Sie sind auf Seite 1von 1

Hinweis fr Dienstreisende

Die Reisekostenabrechnung erfolgt nach Beendigung der Dienstreise durch die Reisekostenstelle nach den Vorschriften des Landesreisekostengesetzes. Dies gilt grundstzlich auch fr Reisen aus Drittmitteln.
1. Genehmigung Dienstreisen mssen grundstzlich vor dem Antritt von dem zustndigen Vorgesetzten in schriftlicher Form genehmigt werden. 2. Abrechnung Die Abrechnung soll so bald wie mglich erfolgen. Hierbei sind alle Belege, insbesondere auch die Fahrkarten/Flugscheine einzureichen. Das Abrechnungsformular sollte 3-fach (Original, Institutsmehrfertigung und Mehrfertigung fr den Reisenden) eingereicht werden. Beachten sie bitte, dass fr den Anspruch auf Ersatz von Reisekosten eine halbjhrige Ausschlussfrist gilt, die am Tage nach Beendigung der Dienstreise beginnt. Diese Ausschlussfrist gilt auch bei der Abrechnung von Abschlgen. 3. Abschlagszahlung Auf Antrag des Dienstreisenden kann ihm eine angemessene Abschlagszahlung auf die zu erwartende Reisekostenvergtung gewhrt werden. Der Abschlag kann jedoch erst nach der schriftlichen Anordnung oder Genehmigung der Dienstreise durch den zustndigen Vorgesetzten ausgezahlt werden. 4. Bahnreisen Bei Fahrten mit der Bundesbahn ist das Grokundenabonnement grundstzlich in Anspruch zu nehmen. Fahrpreisermigungen sind auszunutzen 6. Flugreisen Sie knnen genehmigt werden, wenn eine der folgenden Voraussetzungen gegeben ist. Es handelt sich um Fernstrecken (z.B. auereuropische Lnder) Die Befrderung mit einem regelmig verkehrenden Befrderungsmittel wrde mindestens 12 Stunden dauern. Unter Bercksichtigung der Zeitersparnis ergibt sich, dass die Reise nicht teurer wird, als bei Benutzung der Bahn. Die Wahrnehmung kurzfristig anberaumter, unaufschiebbarer Termine wre ohne Flugzeugbenutzung nicht mglich. Sonstige wichtige Grnde sind gegeben, die unter Gesichtspunkten notwendiger Zeitersparnis zu beurteilen sind. Die jeweils zutreffende Begrndung ist im Dienstreiseantrag anzugeben. Bei Flugreisen ist zu beachten, dass grundstzlich nur die Kosten der billigsten Klasse erstattet werden.

7. Verpflegung und Unterkunft Soweit sie kostenlos von dritter Seite gewhrt werden oder in den Teilnehmergebhren enthalten sind, ist dies bei der Abrechnung anzugeben. Wenn die nachgewiesenen Hotelkosten hher sind als das bernachtungsgeld (Inland 20 ), wird dies als Mehrbetrag zum bernachtungsgeld erstattet. Die Hhe der Hotelkosten ist dabei immer zu begrnden.

5. Reisen mit Privat-PKW Die Benutzung von Privat-PKWs kann nur bei Begrndung der dienstlichen Notwendigkeit genehmigt werden. z.B. wenn der Zielort mit ffentlichen Verkehrsmitteln nicht erreichbar ist bzw. bei Mitnahme von umfangreichem Versuchsmaterial sowie von Gerten.

8. Nebenkosten Nebenkosten mssen in der Reisekostenabrechnung hinsichtlich Zweck und Notwendigkeit eingehend begrndet werden. Sie werden nur gegen Vorlage von Originalbelegen erstattet. (z. B. Telefongebhren, Taxibenutzung usw.)