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POLITICA DE COMPRAS

PROPOSITO Establecer una poltica a fin de asegurar que la asignacin de recursos de una operacin estn adecuadamente autorizados y controlados . ALCANCE Esta poltica aplica a todas las divisiones, subsidiarias y acuerdos de operacin en condiciones de cooperacin o consolidacin, de aqu en adelante denominadas Operacin. DECLARACION de POLITICA Es poltica de la Operacin que el aprovisionamiento debe efectuarse en las mejores condiciones, sin favoritismos. Mejores Condiciones debe entenderse como la mejor oferta disponible en condiciones competitivas de mercado tomando en cuenta: Calidad, Cumplimiento de Especificaciones, Entrega, Precio, Transporte, Costo, Ejecucin y Condiciones de Pago . Por lo anterior, una Poltica formal de Compras debe ser desarrollada por cada Operacin a fin de conducir nuestra actividad de compras en las condiciones ms ventajosas. 1.0 DEFINICIONES REQUISICION: Autorizacin para la adquisicin de bienes o servicios. REQUERIR: Identificar los tems, materiales, mercancas y servicios que se necesitan. COMPRAR: Adquisicin de los bienes y servicios solicitados en una requisicin. 2.0 OBJETIVOS La Poltica de Compras tiene tres objetivos mayores:

Hacer Hacer posible posible la la ms ms ventajosa ventajosa o o conveniente conveniente decisin decisin de de compra. compra. Para cumplir este objetivo, la Poltica de Compras debe contemplar Para cumplir este objetivo, la Poltica de Compras debe contemplar procedimientos procedimientos de: de: Desarrollo, revisin Desarrollo, revisin y y uso uso de de una una Lista Lista de de Proveedores Proveedores Calificados Calificados;; Uso Uso de de Procedimientos Procedimientos Competitivos Competitivos de de Cotizacin Cotizacin;; Uso de Diferentes Mtodos de Aprovisionamiento Uso de Diferentes Mtodos de Aprovisionamiento..

Proveer Proveer efectivos efectivos Mecanismos Mecanismos de de Control Control sobre sobre el el Proceso Proceso de de Aprovisionamiento Aprovisionamiento estableciendo estableciendo lneas lneas separadas separadas de de autoridad autoridad para para Requerir Requerir Comprar Comprar Recepcin Recepcin Custodia Custodia de de activos activos e e inventarios. inventarios.

Proveer Proveer informacin informacin adicional adicional para para la la planeacin planeacin de de futuros futuros requerimientos de compras e identificar mtodos que puedan requerimientos de compras e identificar mtodos que puedan ser ser empleados empleados por por la la Operacin Operacin a a fin fin de de cumplir cumplir con con sus sus necesidades necesidades de de compras compras a a los los precios precios ms ms favorables. favorables.

3.0 PROCEDIMIENTOS GENERALES ADMINISTRACION Cada Operacin u Oficina Regional deber asignar a un individuo como cabeza funcional del Procedimiento de Compras . Este gerente tendr total responsabilidad y autoridad para administrar y controlar los procedimientos de compras de todos los bienes y servicios necesarios para la Operacin, conforme a las previsiones de esta Poltica . En Operaciones de menor tamao, el gerente de compras ser el nico individuo funcional con el poder de comprometer a la Operacin para la adquisicin de materias primas, materiales de empaque y otros bienes o servicios. En Operaciones de tamao mayor, el gerente de compras podra necesitar el apoyo adicional de personal calificado que tendr la misma autoridad de efectuar compromisos de compras. COMITE DE COMPRAS Dependiendo del tamao de la operacin y de sus necesidades particulares, podra ser necesario el establecimiento de un Comit de Compras. El Comit de Compras deber tener la responsabilidad y autoridad para supervisar la Funcin de Compras. El Comit de Compras debe conformarse por representantes de todas las reas relevantes de la Operacin, ejemplo: Finanzas, Produccin, Ventas, RR.HH., etc. Las responsabilidades del Comit de Compras incluyen: 1 Revisin de polticas (Contralor) , procedimientos (Gerente de Compras) y ejecucin de la funcin de compras (Gerente de Operaciones). 2 Aprobacin del Plan Anual de Compras (Gerente de Operaciones y Gerente General).

3 Revisin y aprobacin de los Lmites de Autorizacin (juntamente Contralor y Gerente de Compras), y 4 Revisin y aprobacin del procedimiento de cotizacin (Gerente de Compras, incluyendo revisin de la documentacin relativa a las cotizaciones). Donde una Operacin ha determinado que no se justifica la existencia de un Comit de Compras (ej. imprctico debido al tamao de la Operacin), el Gerente General o el Gerente de Operaciones deber asumir las responsabilidades en ausencia del Comit de Compras con asistencia de Finanzas (Contralor) en el desarrollo y aseguramiento del cumplimiento de esta Poltica. PLAN ANUAL DE COMPRAS (Ver OBJETIVOS POLITICA Objetivo 3) Para hacer posible el objetivo de planificacin de los futuros requerimientos de compras y el mejoramiento de los mtodos para satisfacer las necesidades de compras de la Operacin en las ms favorables condiciones de precios, competitividad, alineacin con objetivos, competencia tecnolgica, calidad y confiabilidad, el Gerente de Compras debe preparar y el Comit de Compras debe revisar un Plan Anual de Compras (APP) . El plan identificar todos los ms importantes bienes y servicios a ser provistos durante el siguiente ao as como estimar los volmenes y costos de cada uno. SEPARACION DE FUNCIONES (Ver OBJETIVOS POLITICA Objetivo2) Adecuadas evaluaciones y revisiones deben establecerse para controlar las transacciones de compra y el mantenimiento de activos e inventarios . Es responsabilidad del Departamento de Compras la aprobacin de las Ordenes de Compra en concordancia con las polticas. Individuos distintos deben tener a su cargo las siguientes funciones: 1 Facultad de comprometer a la Operacin en acuerdos de compra y preparacin de las Ordenes de Compra (Funcin de Compras); 2 Recepcin de materiales y verificacin de volmenes y especificaciones contra documentos de despacho (Control de Calidad y Bodegas); 3 Aprobacin de facturas de proveedores: el departamento de Cuentas por Pagar debe recibir un documento de recepcin firmado previo a que se autorice el pago de facturas; 4 Desembolsos: luego que se ha autorizado el pago de una factura, se requiere adicionalmente una aprobacin del desembolso en concordancia con las polticas y procedimientos de utilizacin de fondos de la Operacin (el Cajero no debe ser parte del Departamento de Cuentas por Pagar); 5 Auditora Interna: el rea contable es responsable por el mantenimiento de registros adecuados de inventarios, desembolsos de gastos y capital, cuentas por pagar y pagos, y por conducir peridicamente auditoras y verificacin fsica de inventarios para comprobacin con registros;

6 Mantenimiento de inventarios: el solicitante tiene la responsabilidad por la custodia de los materiales o bienes recibidos y por la certificacin en la recepcin de los servicios. 4.0 SOLICITUD DE BIENES Y SERVICIOS Todas las compras (mayores a US $------------) deben iniciarse con una requisicin aprobada. Los jefes de departamento tienen la autoridad para emitir una requisicin para su funcin dentro de los lmites establecidos por la Operacin. Un formulario adecuado de requisicin debe utilizarse para proveer de una notificacin escrita a la funcin de compras sobre los bienes y servicios requeridos. Especificaciones detalladas de los materiales o servicios pedidos deben facilitarse oportunamente a fin de que el Gerente de Compras pueda solicitar y evaluar cotizaciones competitivas de los proveedores, seleccionar uno y emitir la Orden de Compra. 5.0 SOLICITUD DE OFERTAS Y EVALUCION (Uso de Procedimientos Competitivos de Cotizacin - Ver OBJETIVOS POLITICA 1 Numeral 2) Para asegurar que las compras se hacen en los mejores precios y condiciones, es preferible que al menos tres pero no menos de dos ofertas competitivas se reciban de proveedores. Todas las ofertas deben recibirse por escrito, una propuesta oral debe confirmarse de manera escrita. Todas las empresas que respondan a una solicitud de ofertas deben enviar su mejor propuesta. La informacin que deben incluir estas ofertas es la siguiente: 1 2 3 4 5 6 7 8 Nombre y direccin del vendedor; Condiciones y fecha de entrega; Cdigo del material, cantidad y precio; Informacin sobre normas y garantas; Particularidades especiales de los materiales; Fecha de expiracin de la oferta (fecha validez); Condiciones de pago; Firma y cargo del representante:

Compras de bienes y servicios superiores a US $............. (dependiendo de la Operacin) requieren un mnimo de 3 ofertas de proveedores. SOLICITUD DE OFERTAS La solicitud de ofertas debe realizarse de la manera siguiente: 1 Preparacin de una solicitud de ofertas y su autorizacin en base al pedido de compra o requisicin; 2 Envo de la solicitud a proveedores;

3 Seguimiento de la respuesta de proveedores; 4 Tabulacin de las ofertas recibidas de proveedores; 5 Elaboracin del formato de cotizacin incluyendo todas las ofertas recibidas con un comentario sobre las condiciones financieras y otros trminos.

Preparacin Preparacin de de Solicitud Solicitud de de Ofertas Ofertas

Envo Envo de de Solicitud Solicitud de de Ofertas Ofertas

Requisicin Requisicin

Seguimiento Seguimiento Respuesta Respuesta de de Proveedores Proveedores

Elaboracin Elaboracin de de Formato Formato de de Cotizacin Cotizacin

Tabulacin Tabulacin de de Ofertas Ofertas Recibidas Recibidas

Las ofertas deben ser obtenidas por el Departamento de Compras. El Gerente de Compras debe seleccionar una de las propuestas, teniendo en consideracin factores como la calidad del producto, confiabilidad del proveedor, precio etc. El Gerente de Compras debe documentar las razones para la seleccin de una oferta particular, entregando sta y las otras propuestas al comit de Compras para su revisin. El Comit de Compras debe revisar y aprobar la seleccin efectuada as como le proceso de solicitud de propuestas en su totalidad. CONTROL DE LAS OFERTAS 1 Nadie puede descubrir una propuesta a otros proveedores . 2 Una fecha lmite debe establecerse para la recepcin de propuestas a los proveedores. SELECCIN DEL PROVEEDOR (PROPUESTA) La seleccin de un proveedor (propuesta) debe basarse en las mejores condiciones y precio consistentes con la calidad del material o producto y la habilidad del proveedor para ejecutar el compromiso de acuerdo a las

necesidades de la Operacin. Propuestas dentro de un margen del 5% sobre la menor propuesta se considerarn como igualmente competitivas . Otros factores a considerar aparte del precio en la seleccin de una propuesta son:

Mantenimientode deun unnmero nmeroadecuado adecuadode defuentes fuentesde deaprovisionamiento aprovisionamiento(efecto (efecto Mantenimiento de apalancamiento); de apalancamiento); Altos estndares de calidad confiabilidad; Altos estndares de calidad yy confiabilidad; Habilidad para cumplir con los requerimientos de servicio entrega; Habilidad para cumplir con los requerimientos de servicio yy entrega; Necesidad de productos y materiales especficos; Necesidad de productos y materiales especficos; Estabilidad financiera del proveedor; Estabilidad financiera del proveedor; Condiciones de pago; Condiciones de pago; Efecto en la relacin con clientes dentro de la comunidad de negocios; Efecto en la relacin con clientes dentro de la comunidad de negocios; Relaciones estratgicas y a largo plazo; Relaciones estratgicas y a largo plazo; Habilidad para simplificar ampliar la base de competencia con otras compaas Habilidad para simplificar yy ampliar la base de competencia con otras compaas (Outsourcing). (Outsourcing).

Todos los pasos para la seleccin de una propuesta diferente a la menor oferta debe ser adecuadamente justificada por escrito y mantenida en los archivos de compra. Surgirn situaciones en que una Operacin para su funcionamiento o por su localizacin se convierta en dependiente de un proveedor particular de un bien o servicio por razones como: 1 El proveedor tiene un largo y positivo historial de asociacin con la Operacin; 2 El proveedor tiene un amplio conocimiento de las especificaciones y condiciones de funcionamiento de la maquinaria y equipos; 3 El proveedor est adecuadamente localizado cerca de la Operacin. En estas condiciones el Ejecutivo de Compras asignado debe revisar la compra ms racional y evaluar las necesidades frente a las barreras para el ingreso de otros proveedores. Debern Debern tomarse tomarse todas todas las las acciones acciones para para eliminar eliminar la la dependencia dependencia de de un un proveedor proveedor y y promover promover el el desarrollo desarrollo de de relaciones con otros proveedores calificados. relaciones con otros proveedores calificados.

Referirse a los prrafos siguientes para el caso de que la evaluacin de un solo proveedor resulte en beneficio de la Operacin. PROVEEDORES PARTICULARES Una Operacin puede preferir a un proveedor especial para ciertos materiales. Aunque existan fuentes alternativas de aprovisionamiento, se puede preferir un solo proveedor por sus mejores trminos, servicio, condiciones de entrega o especial experiencia. Al menos anualmente, las compras de un Proveedor Particular deben ser revisadas por el Gerente de Compras a fin de asegurar lo siguiente: que no existe otra alternativa aceptable que ofrezca similares beneficios a un menor o igual precio, que el precio actual no es excesivo en comparacin con otros proveedores, considerando todos los beneficios adicionales derivados de la relacin con el proveedor particular, y que las transacciones de compra se encuentran en el control absoluto de la Operacin. Es importante que la funcin regional de compras haga su evaluacin para asegurar que un proveedor regional no pueda constituir una alternativa. PROVEEDORES UNICOS Ciertos materiales podran ser obtenidos de un proveedor especfico. El Gerente de Compras tiene la responsabilidad de asegurar que ese solo proveedor constituye la mejor alternativa para la Operacin. Una revisin anual para todos los proveedores especficos debe conducirse por el Gerente de Compras para evaluar estas relaciones y desarrollar un programa para identificar fuentes alternativas. EXCEPCIONES A LAS LICITACIONES Podran surgir situaciones en que la solicitud de ofertas no sea factible o prctica. Ejemplo de estas situaciones son las siguientes: 1 2 3 4 5 6 Compras especializadas, incluidas: Servicios legales, Auditoras externas; Contribuciones de Caridad; Adquisicin de Muebles; Impuestos, suscripciones; Servicios, arrendamientos, mensajera.

El Gerente de Operaciones y el Jefe de Produccin podran suspender la solicitud de ofertas en los siguientes casos: 1 Cuando es claro que un material se obtiene de un proveedor especfico o particular. 2 Cuando ciertas materias primas pueden comprarse directamente en el mercado.

El personal de operaciones podra con autorizacin previa ignorar el requisito de obtener cotizaciones en las siguientes situaciones: 1 La compra de un mismo material para el que se han recibido propuestas idnticas en los ltimos seis meses ; 2 En caso de requerimiento urgente de un material o servicio ; (requerimientos de urgencia no deberan ocurrir en un entorno planificado, las solicitudes de urgencia deben ser monitoreadas por el Gerente de compras para asegurar que no existe un abuso de este recurso). Cuando no se haya cumplido con el requisito de licitacin, el comprador deber documentar por escrito la siguiente informacin y mantenerla con los archivos de compras: 1 Nombre y firma del comprador; 2 Nombre y direccin del vendedor; 3 Costo de la adquisicin; y 4 Razones por las que no se cumpli el proceso de licitacin. 6.0 METODOS DE APROVISIONAMIENTO Objetivo 1 - Numeral 3) (Ver OBJETIVOS POLITICA

Todas las compras deben hacerse por medio de un adecuadamente preparado y aprobado formulario de Orden de Compra o por medio de un contrato escrito. Para inversiones de capital referirse al Manual CAPEX y de contabilizacin de Propiedades, Planta y Equipo. La Orden de Compra documenta un acuerdo entre la Operacin y un vendedor para la adquisicin de un bien o servicio a un precio y condiciones especificadas. Se asignar al Gerente de Compras una cantidad pre numerada de rdenes de Compra y ser responsable por la recepcin y emisin de estos formularios. Copia de todas las rdenes emitidas y de los formularios cancelados deben mantenerse en archivo. Todas las compras de activos de capital o su arrendamiento deben estar amparadas por una Aplicacin Autorizada de Inversin de Capital. Se requieren contratos para la adquisicin de propiedades, construccin de edificios, compras no regulares, acuerdos a largo plazo u rdenes de compra amplias para bienes y servicios. El Gerente de Compras, con la aprobacin del Gerente General, podr delegar a diferentes personas la autoridad para aprobar Ordenes de Compra y Contratos; la delegacin est sujeta a las condiciones definidas en la tabla de Lmites de Autorizacin. Ordenes de Compra Amplias pueden negociarse con proveedores calificados para compras a largo plazo, solamente cuando la

centralizacin de un alto volumen de compra u otras ventajas modifiquen el precio negociado . Estas rdenes de compra establecen un precio de la empresa pero permite al comprador emplear fechas de entrega diferidas. Todas las rdenes de Compra Amplias deben ser aprobadas por el Gerente General y no pueden emitirse por perodos mayores a un ao y por volmenes que excedan los lmites especificados. Estas negociaciones deben ser revisadas al menos semestralmente por el Gerente de Compras, tomando en cuenta el precio, ejecucin, servicio, calidad y otros trminos. Artculos de gran valor (ej. Generadores de turbina, proyectos de ampliacin de planta) pueden requerir la participacin de ingenieros consultores. Artculos de bajo valor(ej. Papelera, suministros de oficina o limpieza) pueden abastecerse generalmente bajo una Orden de Compra Abierta, con poca implicacin cotidiana del departamento de compras. Los lineamientos para la Licitacin o Solicitud de Ofertas tambin se aplican para las rdenes de Compra Amplias, rdenes de Compra Abiertas y Contratos de Consultora. Las Operaciones debern establecer procedimientos de revisin para asegurar que los lmites de autorizacin de rdenes de Compra no estn siendo excedido por la colocacin recurrente para el mismo material o servicio de O/C por debajo del lmite establecido. La aprobacin de contratos multi anuales debe obtenerse de la Regin. Cualquier cambio en una Orden de compra debe ejecutarse a travs de la emisin de un Orden de Compra Revisada. La Orden de Compra original no debe alterarse. Los cambios o modificaciones requieren el mismo nivel de control y aprobacin que la O/C original, el valor total ser el valor de la O/C original ms el valor de la revisin. Bajo Bajo ninguna ninguna circunstancia circunstancia se se aceptar aceptar la la emisin emisin de de un un Orden de Compra posteriormente a la ejecucin de una Orden de Compra posteriormente a la ejecucin de una negociacin. negociacin.

Los Lmites de Autoridad para solicitar y aprobar rdenes de Compra deben ser establecidos por el Gerente de Compras. Estos Lmites de Autoridad deben ser aprobados por el Comit de compras o su equivalente y el Contralor de la Operacin. 7.0 COMPENSACIONES

Todas las transacciones de aprovisionamiento que contemplen compensaciones de proveedores deben ser formalmente documentadas en un Acuerdo de compensacin que especifique el monto de la compensacin, el tiempo de pago y la entidad de pago. Es responsabilidad del Contralor de la Operacin asegurar que todas las compensaciones se han recuperado dentro del plazo acordado. 8.0 LISTA DE PROVEEDORES CALIFICADOS (Ver OBJETIVOS POLITICA Objetivo 1 - Numeral 1) El Comit de Compras establecer los criterios para la evaluacin de proveedores: estos criterios deben ser documentados en el Manual de Compras de la Operacin. La amplitud de la evaluacin de un proveedor debe mantener una relacin directa con el volumen y naturaleza de la compra . El Comit tambin definir los procedimientos para conducir y documentar la evaluacin as como la aprobacin de un proveedor. La decisin para la seleccin de un proveedor debe basarse en el equilibrio de los siguientes factores: Precio Precio y y Condiciones; Condiciones; Calidad y Calidad y Servicio; Servicio; Capacidad Capacidad Tecnolgica; Tecnolgica; Historial de Historial de Ejecucin; Ejecucin; Reputacin Reputacin y y Profesionalismo; Profesionalismo; Estabilidad Estabilidad Financiera; Financiera; Conveniencia; Conveniencia; Aspectos Aspectos relacionados; relacionados; Innovacin; Innovacin; Productividad; Productividad; Alineamiento Alineamiento con con objetivos. objetivos.

El Gerente de Compras es responsable por conducir la evaluacin y mantenimiento de la necesaria documentacin de la seleccin de proveedores. Antes de que un vendedor pueda ser incorporado a la Lista de Proveedores Calificados, el Comit de Compras debe revisar los registros y aprobar la recomendacin. El Gerente de compras vigilar que la emisin de rdenes de Compra se efecte de acuerdo con la Lista de Proveedores Calificados. Todos los proveedores activos con un significativo volumen de negocios con la Operacin y todos los proveedores de materiales o componentes estratgicos deben ser evaluados al menos anualmente por el Comit de Compras para mantener su condicin de Proveedor Calificado .

La Lista de Proveedores Calificados debe actualizarse cada vez que se produzca una eliminacin o adicin. Esta Lista debe indicar lo siguiente:

Nombre Nombre del del Gerente Gerente de de Compras; Compras; Fecha Fecha en en que que la la Lista Lista fue fue actualizada; actualizada; Razn social, direccin, Razn social, direccin, e.mail, e.mail, telfono telfono y y fax fax del del proveedor; proveedor; Nombre Nombre del del Gerente Gerente General General y y persona persona de de contacto contacto con con el el Proveedor; Proveedor; Informacin Informacin Financiera Financiera (Bancaria); (Bancaria); El Cdigo de Cuentas por El Cdigo de Cuentas por Pagar Pagar asignado asignado al al proveedor; proveedor; Referencia Referencia de de aprobacin aprobacin por por Control Control de de Calidad, Calidad, si si aplica; aplica; Firma Firma del del Gerente Gerente de de Compras Compras y y del del Gerente Gerente General; General; Registro nico de Contribuyentes y Patente Registro nico de Contribuyentes y Patente de de Operacin Operacin del del proveedor; proveedor; Estados Estados Financieros; Financieros; y y Lista Lista de de referencias referencias de de negocios negocios del del proveedor. proveedor.

La Operacin establecer procedimientos para monitorear la ejecucin de cada proveedor y la calidad del material o servicio recibidos . Confirmacin escrita de las normas de calidad sern entregadas por los proveedores, cuando sea necesario. Circunstancias de incumplimiento deben reportarse al Comit de Compras. 9.0 REGISTROS DE COMPRAS El personal de compras es responsable por organizar y mantener archivos para soportar y justificar los criterios relevantes por los que se tom una decisin de compra. Estos registros deben conservarse a disposicin por un mnimo de dos aos. Para cada transaccin, los registros de compra deben incluir como mnimo la siguiente documentacin: 1 Requisicin y especificaciones; 2 Cotizaciones competitivas y precios de mercado; 3 Ordenes de Compras emitidas y canceladas; 4 Documentacin de proveedores especficos y exoneracin de licitaciones.

Tambin debe incluir lo siguiente: 1 Lmites de Autoridad; 2 Evaluacin de proveedores; 3 Archivo de rdenes de Compra. 10.0 AUDITORIA DE COMPRAS Trimestralmente, el Gerente de Compras debe efectuar y el Comit de Compras supervisar una auditoria de compras. 1 La auditoria debe contemplar la revisin de los registros para asegurar que la documentacin est completa y se conserva y que o se han excedido los Lmites de Autoridad. 2 La auditoria debe incluir una evaluacin de las compras efectuadas hasta la fecha en relacin al Plan Anual de Compras.