FERRAMENTA DE GESTO RECI A anlise RECI uma ferramenta que ajuda a identificar quem responsvel pelas atividades desenvolvidas,

as, quem as executa, quem consultado e quem informado, seja no mbito limitado de uma equipe de trabalho, seja em relao a um rgo, entidade ou programa. Por meio da anlise RECI possvel: Estabelecer a responsabilidade pelas decises e pela execuo das atividades; Identificar o tipo ou grau de participao de cada agente (pessoa, rgo ou departamento) em cada deciso; Tornar mais clara a relao entre as partes envolvidas; Conhecer a distribuio de poder.

As iniciais RECI representam papis claramente definidos: R: Quem responsvel (quem detm a responsabilidade final, com poder de veto: pessoa que arcar com o nus pelo eventual insucesso) E: Quem executa (quem encarregado de desenvolver a atividade, aquele ou aqueles responsveis pela implementao) C: Quem consultado (aquele que deve ser consultado antes que as decises ou aes sejam implementadas) I: Quem informado (aquele que deve ser informado depois que a deciso ou ao for implementada).

APLICAO DA ANLISE RECI Essa ferramenta muito utilizada como ferramenta de gesto e em procedimentos de auditorias de natureza operacional, podendo ser empregada para: Aumentar a produtividade por meio da definio clara de responsabilidades; Reduzir a necessidade de se refazer tarefas; Eliminar a superposio de atribuies e o trabalho redundante, liberando recursos e aumentando a capacidade de trabalho; Tornar as estruturas organizacionais mais enxutas, reduzindo nveis organizacionais desnecessrios; Definir uma nova estrutura organizacional; Compreender o impacto poltico e psicolgico de mudanas na estrutura organizacional.

Sua utilizao pode contribuir para aumentar a economia, a eficincia e a eficcia de uma instituio ou

programa, podendo ser usada de forma isolada ou em complementao a outras tcnicas de diagnstico. A anlise RECI produz uma matriz que pode representar a estrutura existente ou uma nova estrutura organizacional. Em qualquer dos casos, recomenda-se a participao dos gestores do rgo ou programa durante todo o processo, como forma de garantir a viabilidade da proposta e a aceitao do resultado final.

ELABORAO DA MATRIZ RECI

FIGURA 01: COMO ELABORAR A MATRIZ RECI

Fonte:Tcnic as Auditoria de :

anlise RECI / Tribunal de Contas da Unio. Secretaria de Fiscalizao e Avaliao de Programas de Governo.

1 PASSO: Identificar as principais atividades e decises na rea em estudo. Realize entrevistas e workshops com o pessoal do rgo/projeto Selecione somente as principais atividades/decises: a) procure ser conciso, evite longas descries; b) lembre-se de que estamos tratando de papis/responsabilidades e no de pessoas; c) evite generalidades do tipo participar de reunies; d) utilize verbos de ao. Relacione as principais atividades e decises na 1 coluna esquerda da matriz RECI (eixo "y").

2 PASSO: Identificar os principais agentes / rgos envolvidos em cada atividade. Registre cada um na 1 linha da matriz RECI (eixo "x").

3 PASSO: Atribuir as iniciais RECI para montar a matriz. Trabalhe com os envolvidos. Selecione uma amostra do pessoal do rgo ou programa que conhea as atividades listadas e represente cada um dos agentes / rgos identificados na matriz. A partir das informaes obtidas junto ao pessoal do rgo, identifique as responsabilidades de cada agente / rgo em relao a cada atividade e atribua as iniciais RECI. Somente o pessoal do rgo deve indicar onde as iniciais RECI devem ser atribudas em cada caso - a matriz no refletir a realidade se a equipe responsvel pela matriz influenciar o processo. No despreze qualquer inicial RECI atribuda pelo pessoal do rgo. O objetivo do processo revelar

ambiguidades e identificar aspectos confusos. No h respostas certas e nenhuma avaliao deve ser feita at que a matriz RECI esteja completa. O processo de elaborao da matriz deve levar a equipe a refletir sobre novos papis e responsabilidades. FIGURA 2. EXEMPLO DE MATRIZ RECI

Fonte:Tcnicas de Auditoria : anlise RECI / Tribunal de Contas da Unio. Secretaria de Fiscalizao e Avaliao de Programas de Governo.

4 PASSO: Rever a matriz RECI a partir de dois tipos de anlise, horizontal e vertical: a) Na anlise horizontal, examine cada atividade e verifique os seguintes aspectos: As oportunidades de aperfeioamento; Ausncia de R (responsvel): nenhum agente responsvel pela atividade. Toda atividade deve ter um responsvel ou no ser implementada; Ausncia de E (executor): nenhum agente tem a atribuio de executar tal atividade, logo, ela no ser realizada porque nenhum recurso lhe foi alocado; Muitos Cs: ser necessrio consultar tantos agentes? Somente as consultas que contribuem para o desenvolvimento da atividade devem ser mantidas. muitos Is: ser necessrio informar a tantos agentes sobre a atividade? Mantenha apenas aqueles que realmente necessitam ser informados sobre a atividade.

b) Na anlise vertical, verifique: As responsabilidades de cada agente e identifique as oportunidades de aperfeioamento; Muitos Rs: esse agente capaz de assumir tantas responsabilidades? Algumas no poderiam ser delegadas? Muitos Es: esse agente deve executar tantas atividades? Ausncia de Rs ou Es: esse agente pode ser excludo uma vez que no responsvel ou executor de nenhuma atividade? As pessoas que atualmente ocupam essas posies possuem habilidades adequadas para desempenhar as competncias que lhes so atribudas?

5 PASSO: Desenvolver nova matriz RECI, observando as seguintes diretrizes. Quando estiver atribuindo novas responsabilidades para os agentes, siga a seguinte orientao: a) Atribua os papis de R e E aos agentes que se encontram mais prximos s atividades ou que detenham maior conhecimento a respeito; b) S deve haver um responsvel para cada atividade; c) Reduza o nmero de Cs , Is, verificaes e autorizaes para cada atividade - nem sempre agregam valor; d) Certifique-se de que a soluo proposta est de acordo com a cultura organizacional. 6 PASSO: Redefinir comunicao, novos papis e responsabilidades. Faa entrevistas e workshops com os gestores envolvidos para discutir as mudanas de papis e responsabilidades propostas na nova matriz. 7 PASSO: Elabore a verso definitiva da matriz e confirme com os gestores as suas novas atribuies. Sempre que necessrio, reavalie essas atribuies.

REFERNCIA: Brasil. Tribunal de Contas da Unio. Tcnicas de Auditoria : anlise RECI / Tribunal de Contas da Unio. - Braslia : TCU, Secretaria de Fiscalizao e Avaliao de Programas de Governo, 18 p.