REDACCIN EMPRESARIAL SESIN 05 OFICIO El oficio es un tipo de documento que sirve para comunicar disposiciones, consultas, rdenes, informes,

o tambin para llevar a cabo gestiones de acuerdos, de invitacin, de felicitacin, de colaboracin, de agradecimiento, etctera. Estas redacciones se utilizan en instituciones como: ministerios, embajadas, municipios, colegios profesionales, sindicatos y oficinas de gobierno, entre otras. Es un documento de carcter oficial que se utiliza para establecer comunicacin entre las instituciones estatales y particulares. El oficio es un documento protocolar que vincula, en especial a las autoridades de ms alta jerarqua. Se usa con la finalidad de comunicar y coordinar acciones, invitar, pedir informacin, contestar, remitir documentos, agradecer o tratar asuntos diversos de trabajos administrativos. Su finalidad Informar, Invitar, Pedir, Remitir. rea de Difusin El oficio de define en dos niveles: Nivel Externo, es decir, fuera de una institucin; y Nivel Interno, dentro de ella. A nivel externo, establece comunicacin con personas ajenas a la entidad, especialmente con aquellos que ocupan cargaos directivos. A nivel interno, enlazan a los que desempea funciones de direccin dentro de una entidad o institucin. FACULTAD PARA FIRMAR OFICIOS Los oficios de circulacin externa , son firmados solamente por la mxima autoridad de la institucin o por quien hace sus veces. Sin embargo en caso de existir la necesidad de enviar oficios fuera de la institucin, abandonando asuntos especficos del trabajo, pueden los que dirigen los rganos internos hacerlos redactar a nombre suyo y firmarlos, pero eso s, sin comprometer la responsabilidad de la referente autoridad. LOS OFICIOS DE CIRCULACIN INTERNA, son firmados por quien desempean cargos directivos en la institucin. PARTES

Membrete : Es el primero. Todas las empresas tienen membrete, lo cual es muy importante para un oficio. Nombre de Ao : Es la denominacin que se le da al ao actual Ejemplo: Ao de la Consolidacin Econmica y Social del Per Lugar y fecha Es la primera parte, en la que se escribe: el lugar desde donde se enva, el da, el mes y el ao en curso.

Numeracin :En esta parte se escriben los tres datos, al igual que el memorndum; la palabra oficio con maysculas, seguida del nmero de expedicin y separada por una lnea oblicua u horizontal y, a

continuacin, las siglas de la oficina de procedencia con letras maysculas, separada por una lnea oblicua u horizontal y el ao en curso.

OFICIO N 02- FAYF-10

Destinatario : Es la parte que abarca cuatro lneas o ms, segn lo requerido. Aqu se escribe: el nombre completo, el cargo y el lugar de la persona a quien se dirige. Asunto : Es la cuarta parte y se escribe con maysculas la palabra ASUNTO, seguida de dos puntos y luego, en resumen, se indica con claridad el mensaje del texto, que se explicar en el cuerpo. Referencia Es la quinta parte que se usa, slo cuando es necesario mencionar la numeracin del documento recibido con anterioridad, a cuyo contenido se quiere dar respuesta. Esta palabra tambin se escribe con mayscula y debajo del asunto. En algunos casos esta parte del oficio se usa para mencionar decretos, resoluciones, directivas o convenios.

Cuerpo o texto

Es la parte central del documento, donde se dar a conocer el mensaje de la comunicacin, en forma clara y precisa y muy brevemente. Generalmente existen expresiones para iniciar el texto, tales como: "Tengo a bien comunicarle..." "Me es muy grato comunicarle..." "Tengo el honor de dirigirme..."

Despedida En la despedida debemos demostrar amabilidad, cortesa. Existen, tambin, expresiones conocidas como: Hago propicia la oportunidad para hacerle llegar mi consideracin y estima personal. Atentamente,

Firma y posfirma Firma:- Se escribe la rbrica a mano. Posfirma: Se coloca el nombre y apellido de la persona que firma el documento, y a su vez el cargo que le distingue, ms el sello respectivo.

Iniciales : Al igual que en el memorndum, las iniciales del remitente se escriben con letras maysculas y, en minsculas, las de la persona que mecanografi el documento.

ACHM/ard

Anexo :Aqu se indica la documentacin que se adjunta al oficio, como catlogos, revistas, tarjetas, programas, etc. Distribucin : Se usa, generalmente, en los oficios mltiples; aqu se menciona a las personas y las dependencias a quienes va dirigido el oficio

Oficio mltiple Es un documento que se usa cuando un mismo tema o texto va dirigido a ms de un destinatario, y por esta razn las instituciones o dependencias incluyen el nmero de oficio, dejando puntos suspensivos para escribir el nombre y el cargo del destinatario, para especificarlo cuando el caso lo requiera. Esto sirve, adems, para agilizar el proceso que dure la documentacin.

El texto de este tipo de documento se basa en la emisin de rdenes, instrucciones, recomendaciones, sugerencias o informaciones a diferentes oficinas o despachos simultneamente. El trato que se considera en el oficio mltiple es vertical descendente y horizontal. Es decir, va dirigido a subordinados, o entre jefes de instituciones del mismo nivel o jerarqua. La estructura del oficio mltiple, bsicamente, es igual que la del oficio simple, no obstante lo cual es importante recordar que: 1. 2. el nmero de oficio es el mismo para todos los ejemplares que se van a distribuir; en el oficio mltiple, necesariamente, se escribe la palabra distribucin, que viene a ser la ltima parte de este tipo de oficio (vase ejemplo).

Oficio de transcripcin La palabra transcripcin nos indica la finalidad de este tipo de redaccin: es un documento que sirve para transcribir el contenido del oficio tal como se da en el original, ntegramente y sin ninguna alteracin. Todo el fragmento o prrafo transcrito debe ir entre comillas y fiel al original. Mediante este documento se emiten: resoluciones, circulares, directivas u otros casos del mismo oficio. El tipo de trato y/o relacin que se cumple por medio de este documento es el de autoridad a subordinados o entre autoridades del mismo nivel, dentro y fuera. Este documento servir para transcribir informes relevantes e importantes. MODELO DE OFICIO PARA INSPECCIN MEMBRETE " Ao de la Consolidacin Econmica y Social del Per Lima,1 de setiembre de 2010 OFICIO N03 /DIGESA/10 Seor: Carlos Quispe Ramrez Representante Legal Embotelladora de aguas San Pablo Jr./Calle/Av. Los Conquistadores. Distrito de San Luis - Lima Asunto : Visita de inspeccin a su Planta de Produccin De mi consideracin: Es grato dirigirme a usted para saludarle cordialmente y a la vez comunicarle que esta Direccin General ha programado para el 20 de octubre del presente ao, una visita de inspeccin a su planta de produccin ubicada en XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX, distrito de XXXXXXXXXXX, departamento de XXX, la misma que estar a cargo de los inspectores cuya relacin se adjunta en el anexo que forma parte del presente documento, dentro del marco de lo indicado en los Artculos 69, 70 y 72 de la Ley General de Aguas. Asimismo, en cumplimiento de las funciones que el Artculo 128 de la Ley General de Salud(Ley 26842), seala a la Autoridad de Salud, dichos inspectores procedern a efectuar ,tomas de muestras, recabar informacin y realizar las dems acciones que consideren pertinentes en el cumplimiento de sus funciones. Sin otro particular, quedo de usted Atentamente, . cc. APRHI Siglas de: Encargado del area/Coordinador de vertimimientos/Inspector