JCI Local Action Guides-SPA-1.1

JCI Training
Guas de Accin Local de la JCI

Las Guas de la JCI para una Administracin Local
Versin 1.1
Publicacin Oficial de la JCI
Guas de Accin Local de la JCI

Misin de la JCI Ofrecer oportunidades de desarrollo que preparen a los jvenes para crear cambios positivos. Visin de la JCI Ser la principal red mundial de jvenes ciudadanos activos. Sobre la JCI La JCI es una comunidad mundial de jvenes ciudadanos activos, entre los 18 y 40 aos de edad, quienes comparten la creencia que para poder crear cambios positivos, deben trabajar en conjunto para mejorar ellos mismos y el mundo que los rodea. Con ms de 5.000 Organizaciones Locales en ms de 100 pases y territorios, la JCI conforma una energtica comunidad internacional de casi 200.000 ciudadanos activos. Involucrndose en actividades que van desde el desarrollo comunitario hasta proyectos internacionales, mediante su participacin, liderazgo y accin, los miembros de la JCI estn comprometidos en convertirse en mejores personas para crear un futuro mejor para todos. Guas de Accin Local de la JCI Las Guas de Accin Local de la JCI son una serie de publicaciones con sugerencias claras y concretas sobre la mayora de los temas que afectan al liderazgo y administracin de una Organizacin Local de la JCI. Se pueden utilizar en los cursos y tambin ser impresas por separado y entregadas a los funcionarios para una rpida referencia sobre sus responsabilidades. Contenido Membresa El Miembro Individual Reclutamiento de Miembros Participacin de los Miembros Retencin de Miembros Empezando una Nueva Organizacin Local Dirigentes Junta Directiva Local Presidente Local Presidente Inmediato Anterior Local Vicepresidente Ejecutivo Local Vicepresidente Local Secretario Local Tesorero Local Director Local Administracin y Gestin Estructura Administrativa Local Constitucin Local y Normas Planificacin Estratgica Local Plan de Accin Local Presupuestos y Patrocinios Protocolo Local Copyright by JCI: Todos los derechos reservados. Esta publicacin o partes de ella no podr ser traducida a cualquier otro idioma sin la expresa autorizacin del Secretario General de la JCI. Publicado por: Junior Chamber International (JCI), Inc. 15645 Olive Boulevard Chesterfield, MO 63017, USA Tel: +1-636-449-3100 Toll free (from USA only): 1-800-905-5499 Fax: +1-636-449-3107 E-mail: training@jci.cc - website: www.jci.cc Mercadeo y Comunicaciones Plan de Mercadeo Comunicaciones Internas Comunicaciones Externas Administracin de la Pgina Web Reuniones Planificacin de Reuniones Reuniones Locales Presidir Reuniones Procedimientos Parlamentarios Lluvia de Ideas Proyectos Proceso de Planificacin de Proyectos Locales Plan de Accin de Proyectos
GUA DE Los Miembros de la JCI comparten unos valores en comn. Un miembro de JCI Local Action Guides la JCI debe esforzarse por ser un fiel reflejo de los valores de la JCI. Como ACCIN LOCAL
miembro, usted debe fijarse tres metas: 1. Convertirse en el mejor miembro de su Organizacin Local. 2. Convertir a su Organizacin Local en la mejor Organizacin Local de la JCI. 3. Como miembro dedicado, ayudar a su Organizacin Local a convertir su comunidad en la mejor comunidad local del mundo. Al alcanzar estas metas, no tendr deberes especficos o constitucionales como suelen tener los funcionarios y los miembros de la Junta Directiva, pero s tendr responsabilidades muy reales. A continuacin se enumeran algunos de estos deberes: Mantenerse Activo La membresa de la JCI es diferente a otras organizaciones, tiene mucho que ofrecer a sus miembros: capacitacin para el desarrollo de habilidades, desarrollo personal, reconocimiento comunitario, y la satisfaccin de involucrarse de lleno en programas que brindan beneficios a la comunidad. Sin embargo, estos beneficios slo estn disponibles para los miembros activos, los que asisten a todas las reuniones y trabajan con empeo en todos los proyectos asignados. Estar Comprometido No existe tal cosa como un buen miembro a medias en la JCI. El movimiento de la JCI se rige por una filosofa; tiene metas y propsitos expresados en la Misin de la JCI. Sus miembros deben estar comprometidos con sus ideales, exige dedicacin al trabajo arduo, y requiere de un profundo entendimiento de los problemas de las personas. Si usted es capaz de hacer este compromiso, ser un miembro valioso para su Organizacin Local. Ser un Colaborador Hay muchos miembros de la JCI que estn cargados de buenas ideas, que son buenos pensadores y que podran desempear un papel til en el proceso de toma de decisiones. Sin embargo, muchas veces permanecen callados en las reuniones, tal vez por timidez o por temor a que sus ideas sean ridiculizadas. Con mucha frecuencia, las ideas verdaderamente buenas surgen despus que se ha tomado una decisin. Su Organizacin Local necesita de su colaboracin. Adquiera la destreza de hablar en pblico, piense las ideas detenidamente y presente un argumento razonado para sustentar sus opiniones. Est preparado para escuchar a los opositores y aceptar cualquier sealamiento positivo que se haga. Aspire a ser un miembro que es escuchado y cuyas ideas son valoradas. Ser Eficiente La eficiencia es una de las claves para el progreso. Independientemente de la tarea que tenga en sus manos, es importante que entienda qu es lo que tiene que hacer, que participe totalmente con las dems personas involucradas y que haga el mejor trabajo posible. No tenga miedo de preguntar si no entiende algo. No dude en buscar ayuda si siente que es necesario.
RESPONSABILIDADES
El Miembro Individual
Para cumplir su Misin, la JCI cuenta con cientos de miles de miembros en todo el mundo. Cada uno de los miembros es un pilar sobre el que la Misin de la organizacin descansa. Cada uno de los miembros es el tesoro ms valioso de la organizacin, y tiene un papel importante que desempear en el xito de la misma. El objetivo final de la JCI es ofrecer a los individuos la oportunidad de crear cambios positivos en sus comunidades. De esta manera, los individuos tambin mejoran. Su membresa en la JCI le traer grandes beneficios personales. Puede ser un medio para lograr el desarrollo total de su personalidad, y le abrir nuevos horizontes. Como miembro, usted aprender a hacer mucho ms de lo que hara en otras asociaciones. En la primera etapa de su vida, aproveche la oportunidad para convertirse en una persona con habilidades reales y variadas, y lo ms importante, convirtase en un ciudadano activo que contribuir a crear cambios positivos en su comunidad.
GUA DE ACCIN LOCAL DE LA JCI: El Miembro Individual

No existe un cargo ms importante que otro dentro de la JCI, y cada miembro es un eslabn en la cadena humana de logros. La organizacin necesita al miembro de base que realiza su trabajo a conciencia. Ser Confiable El miembro con quien se puede contar en todo momento, de quien los dems pueden depender, es el miembro que llegar directo a la cima. Muchos proyectos buenos fracasan porque una sola persona defraud al equipo. La mayora de las actividades de la JCI requieren trabajo en equipo, y de usted depende poner de su parte y hacer lo que se espera de usted. De igual forma, evite entusiasmarse tanto como para encargarse de ms de lo que puede manejar. Tener mucho que hacer es tan perjudicial como no hacer nada. El resultado es el mismo.
JCI Local Action Guides
La JCI es excepcional, porque permite a sus miembros darse el lujo de aprender de sus errores de manera que no debe temer a enfrentarse a algo nuevo. Aun cuando no alcance un xito total encontrar un beneficio personal duradero al poner en prctica lo que ha aprendido en su trabajo y su vida personal. Organice Ser miembro de la JCI no es una actividad para realizar nicamente en su tiempo libre, ya que ser un miembro activo de una buena Organizacin Local puede exigir mucho de su tiempo y sus talentos. Debe organizar su tiempo para darle atencin a su familia, su trabajo y su carrera en la JCI sin descuidar ninguno de ellos. Es aconsejable involucrar a su familia y a la empresa para la cual trabaja, as como a sus socios de negocios, en sus actividades de la JCI, as vern el buen trabajo que usted realiza y los beneficios que obtiene. Siga Hacia Delante Debido a lo mucho que ste exige de usted, su perodo de vida activa en la JCI podra ser relativamente breve. Cuando tenga pleno conocimiento de lo que esto conlleva, evale el tiempo que podr dedicar a la JCI y establezca su meta personal, ya sea la de ser Presidente Local, Presidente Nacional o Presidente de la JCI. Planifique los pasos que deber tomar en su ruta hacia el xito y luego, poniendo en prctica todo lo que aprenda, aspire a alcanzar lo mximo. No obstante, recuerde siempre que el final de su carrera en la JCI debe ser slo el principio el comienzo de su compromiso personal para crear cambios positivos en su comunidad y su nacin. Sea un buen miembro de la JCI hoy, y ser un lder extraordinario maana.
RECOMENDACIONES
Es importante que aprenda lo ms que pueda sobre la JCI, ya que slo as podr participar plenamente en la organizacin. Aprenda la historia de su Organizacin Local, de su Organizacin Nacional y de la JCI. Averige todo lo que pueda sobre actividades y proyectos recientes. Saber lo que se ha hecho en el pasado no slo le dar ideas, sino que le ayudar a aprender de las experiencias de otros y reconocer los errores que debe evitar. Estudie la constitucin de su Organizacin Local, as como su estructura y organizacin. Asista a tantas reuniones regionales, nacionales e internacionales como sea posible. No slo aprender lo que ocurre en esos mbitos, sino tambin de las experiencias que compartir con los miembros que conocer. Ms que nada, aproveche cada oportunidad para aprender destrezas nuevas y aumentar las que ya posee. Utilice Su Organizacin Local es una organizacin de desarrollo personal y empresarial, de la cual usted se beneficiar enormemente al aprovechar los cursos de capacitacin en desarrollo personal, liderazgo, gerencia y desarrollo de destrezas que se ofrecern. Sin embargo, el verdadero aprendizaje lo recibir cuando aplique sus nuevos conocimientos en situaciones reales y de esa manera usted gana experiencia y mayor conocimiento.
RESUMEN
Cuando convierta los problemas en retos que pueda superar; cuando se fije objetivos y los logre, y cuando combine los talentos que posee ahora con las destrezas que adquirir en el futuro, alcanzar el crecimiento personal que le dar una nueva dimensin y una nueva forma de vida. Considere las siguientes palabras de Thomas Wolfe: "Si un hombre tiene talento y no lo utiliza, ha fracasado; si tiene talento y utiliza slo la mitad, ha fracasado parcialmente; si tiene talento y aprende a usarlo por completo, ha alcanzado un xito glorioso y conoce una satisfaccin y un triunfo que pocos conocern.
2009 Junior Chamber International (JCI) Inc. All rights reserved. 15645 Olive Blvd. Chesterfield, MO 63017, USA Tel: +1-636-4493100 Fax: +1-636-4493107 www.jci.cc
GUA DE JCI Local Action Guides Debe organizarse una Comisin de Reclutamiento de Miembros, bajo la ACCIN LOCAL
supervisin del Vicepresidente con las siguientes responsabilidades: 1. Fijar metas reales de reclutamiento Decida cuantos miembros pueden incorporarse a la estructura actual y pueden ser involucrados en las actividades existentes. Considere a los miembros que saldrn por diferentes razones, como la edad, el trabajo, perdida de inters, mudanza, etc. 2. Decida lo que tiene para ofrecer Vea el propsito de la Organizacin Local de la JCI y decida que clases de oportunidades de desarrollo que preparen a los jvenes para crear cambios positivos tiene esa Organizacin Local para ofrecer a sus miembros. Evale las actividades que tienen hoy y lo que sera necesario para satisfacer los objetivos de los miembros que quieren oportunidades de desarrollo. 3. Decida cuando est listo para entregarlo Lo peor que puede pasar es invitar a nuevos miembros y cuando ellos ingresan, la Organizacin Local no est lista con las actividades planeadas. Asegrese que todo est planeado cuando los nuevos miembros ingresan. 4. Decida el contenido del mensaje de reclutamiento Preprese para contar las historias de la JCI de una manera vibrante e impactante a los miembros potenciales. Asegrese que el mensaje sea realista y refleje el propsito de la Organizacin Local de la JCI.
EL PLAN DE RECLUTAMIENTO
Reclutamiento de Miembros
En lnea con la Misin de la organizacin de la JCI, las Organizaciones Locales de la JCI existen para proveer oportunidades a los jvenes. Las Organizaciones Locales de la JCI deben seguir reclutando jvenes ciudadanos activos para que ellos puedan tomar las oportunidades de prepararse para crear cambios positivos en sus comunidades. Las Organizaciones Locales exitosas tienen una clara estrategia de reclutamiento y nunca dejan de reclutar jvenes. Como cualquier otra cosa, la vida es un juego de nmeros. Mientras ms jvenes ingresen a una Organizacin Local, mayor ser el impacto en la comunidad y la tarea de crear cambios positivos ser ms fcil. Una Organizacin Local necesita reclutar constantemente nuevos miembros para tener ideas frescas, para que ocupen los cargos de quienes avanzaron y para reemplazar a quienes han salido por lmites de edad o para asumir cargos de liderazgo en sus comunidades.
EL MIEMBRO IDEAL DE LA JCI

Seleccionar a los miembros que tengan el perfil de la JCI no es una tarea fcil. Requiere de una bsqueda profunda y anlisis del comportamiento y las acciones de los jvenes. A la hora de buscar el perfil del miembro, considere estos aspectos: 1. Quin encaje con los Valores y Principios de la JCI Busque jvenes que demuestren pasin por los Valores de la JCI y por los principios expresados en el Credo de la JCI. 2. Quin quiera crecer y mejorar constantemente Busque jvenes que busquen una superacin personal, nuevas experiencias y nuevos conocimientos constantemente. 3. Quin est dispuesto a ayudar a otros Busque a jvenes que realicen servicio comunitario como voluntarios, y que pertenezcan a otras organizaciones de jvenes. 4. Quin participe en otras organizaciones Busque a jvenes que participen activamente en sus clubes,
GUA DE ACCIN LOCAL DE LA JCI: Reclutamiento de Miembros

asociaciones u organizaciones. 5. Quin tenga un perfil de lder potencial
Busque a jvenes que lideren otras asociaciones o sean siempre el punto de referencia en los temas comunitarios. 6. Quin tenga el tiempo y los recursos para ser un miembro activo Busque a jvenes que estn involucrados en actividades voluntarias, clubs culturales, deportes, otras organizaciones.
que el pblico se beneficie directamente. Cursos de desarrollo profesional, reuniones especiales con expertos y otros eventos relacionados traer un beneficio directo para el pblico. Averige lo que estn buscando y provaselos. 3. Incluir a los miembros potenciales en las organizaciones de las actividades Si ya han seleccionado algunos proyectos, incluya a los miembros potenciales en la organizacin de estos eventos. La participacin puede ser individual, o pueden invitar a otra organizacin o asociacin a la que los miembros potenciales estn asociados para ayudar a organizar los eventos. Esto permitir a los miembros actuales a interactuar con los miembros potenciales. Por supuesto, asegrese de mostrar su mejor producto, a travs de la planificacin cuidadosa y la ejecucin profesional del proyecto.
ATRAER A LOS MIEMBROS

Ahora que sabemos a quienes buscamos, y donde estn, necesitamos decidir que mostrarles para atraer su atencin. 1. Los miembros potenciales deben ser los usuarios finales de las actividades Prepare una serie de actividades o proyectos donde el objetivo sea llegar al usuario final del producto. Organice eventos al aire libre, foros de negocios, participe en ferias comerciales y ferias comunitarias para promocionar su organizacin y sus actividades, invite a los lderes de la comunidad a las reuniones para discutir las mejoras de la ciudad, etc., eso involucrar al usuario final. Averige a qu tipo de actividades les gustara participar. Sin importar lo que usted organice, la actividad debe estar alineada a la Misin de la organizacin y debe proveer oportunidades de desarrollo que preparen a los jvenes crear cambios positivos en sus comunidades. 2. Los miembros potenciales deben beneficiarse de los proyectos Adems, organice proyectos o actividades en las
RESUMEN
Si la Organizacin Local tiene una buena imagen en la comunidad y realiza proyectos de y para los miembros potenciales, es ms probable que estn dispuestos a participar cuando sean invitados a ello. Dependiendo de la edad media de los miembros actuales, no sera prudente reclutar a nuevos miembros que no estn cerca de ese promedio. Por supuesto, los nuevos miembros deben ser siempre menores que el promedio actual de miembros, pero la brecha generacional no puede ser demasiado grande. Si el actual promedio de edad es demasiado alto trabaje para acercarlo poco a poco. Un cambio drstico puede tener efectos dramticos en la membresa.
GUA DE JCI Local Action Guides Dos grupos comparten la responsabilidad por los nuevos miembros: los ACCIN LOCAL
lderes y los miembros de la Organizacin Local. A continuacin ofrecemos algunas sugerencias sobre cmo ambos grupos pueden hacer que los nuevos miembros se desenvuelvan en un ambiente que propicie su superacin personal y su formacin como miembros de la JCI. 1. Orientacin Organice una reunin de orientacin para grupos pequeos de nuevos miembros. Empiece la sesin inmediatamente despus de que los miembros lleguen. Es recomendable que uno ingrese como miembro despus de haber participado de una orientacin para asegurar que entiendan la Misin, Visin y Valores de la organizacin. Padrino/Mentor Asigne un miembro activo y con experiencia para ser responsable de las necesidades del nuevo miembro. Participacin Familiar Asegrese de que el nuevo miembro le explique a su cnyuge sobre la organizacin y las actividades de la misma, y exhrtelo a que comparta con su familia desde un principio. Entrevista para determinar los intereses de los miembros Puede tratarse de un cuestionario escrito o de una entrevista personal, y por lo general se efecta durante la sesin de orientacin o durante los primeros meses. Los resultados deben registrarse en el expediente de cada miembro y actualizarse peridicamente, especialmente cuando de nuevos miembros se trata. Plan de Progreso Personal Utilizando el modelo de la Gua de Accin del Miembro Individual, prepare un Plan de Progreso Personal para cada nuevo miembro y revselo peridicamente. Proyecto para nuevos miembros Organice una sesin del curso Proyecto para Nuevos Miembros. Los nuevos miembros harn una encuesta sobre las necesidades de la comunidad, una lluvia de ideas sobre los diferentes proyectos y elegirn un proyecto que ser llevado a cabo por uno de los nuevos miembros. Si se utilizan otros cursos de orientacin, cercirese de que los nuevos miembros organicen un proyecto sencillo, de poca envergadura. Ese proyecto les dar la oportunidad de ganar experiencia y de darse a conocer en la Organizacin Local. Capacitacin Bsica Todos los nuevos miembros deben aprender estas tcnicas bsicas (aparte de las enseadas en el programa de orientacin): procedimientos parlamentarios que se siguen en las reuniones, oratoria, planificacin de proyectos, habilidades de presentaciones, y protocolo bsico. Sesiones de Capacitacin Adems de la informacin que se les imparte en los programas de orientacin y de capacitacin bsica, los nuevos miembros estn interesados en aprender y aprovechar las tcnicas que la JCI ofrece a toda persona interesada y entusiasta. Visita la pgina Web de la JCI para buscar sesiones de capacitacin acordes para los nuevos miembros. 9. Incentivos y Premios Debe haber un programa de incentivos que premie a los nuevos miembros por participar en las reuniones y trabajar en los proyectos. De igual manera, el programa de incentivos
RESPONSABILIDADES
Participacin de los Miembros

Los nuevos miembros son eso precisamente... nuevos! No conocen an las enormes potencialidades de la JCI, sus fundamentos filosficos, sus propsitos, sus triunfos. Tampoco entienden todava el papel que han de desempear en la organizacin. Los nuevos miembros no han descubierto an lo que su Organizacin Local ha hecho, est haciendo o har en el futuro. Pudiera parecer que los nuevos miembros afrontan obstculos insalvables. Pero la realidad es bien distinta: tienen en su haber tres caractersticas de valor incalculable: curiosidad, entusiasmo y energa. Si la Organizacin Local satisface la curiosidad con materiales y respuestas, anima su entusiasmo con un liderazgo efectivo y buenos proyectos, y maneja su energa con desafos y actividades valiosas, el nuevo miembro debera permanecer el tiempo necesario para convertirse en un excelente joven ciudadano activo y un lder para el futuro.
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GUIA DE ACCION LOCAL DE LA JCI: Participacin de los Miembros
JCI Local Action Guides participacin de los miembros. La Misin de la

organizacin debe ser en todo momento la razn detrs de la participacin de miembros. 10. Contacto Deles la oportunidad a los nuevos miembros de presentarse a s mismos en alguna reunin general de miembros para ganar confianza. Este suele ser el debut de una larga y emocionante carrera dentro de la JCI, y la mayora de los nuevos miembros siempre recuerdan su primera introduccin en la Reunin General. Esta podra ser una experiencia abrumadora para algunas personas. Sea un buen entrenador, y de el ejemplo para los miembros. 11. Asigne Responsabilidad Tan pronto como sea posible, nombre a un nuevo miembro para trabajar en el comit de algn proyecto, de manera que se sienta parte del equipo y tenga la oportunidad de aprender con la prctica. 12. Literatura y Materiales Es de suma importancia que los nuevos miembros reciban una carpeta con materiales que expliquen la organizacin, y los beneficios de su membresa. Esta carpeta hace posible que los nuevos miembros se respondan a s mismos algunas de las preguntas que tal vez tengan.
no debe ser la nica motivacin para la
las aspiraciones de los nuevos miembros. Los nuevos miembros quieren sentirse parte de la organizacin, ser aceptados como tales, superarse, disfrutar de los beneficios de pertenecer a la JCI, dirigir y ser dirigidos, ser activos y, de vez en cuando, felicitados y premiados. 2. Ofrece a los nuevos miembros la oportunidad de trabajar en proyectos de calidad, de incluir a su familia en las actividades; tienen que tener motivos convincentes para invertir tiempo, dinero y energa; buscan la oportunidad de ser lderes, de superarse, de ayudar al desarrollo de sus comunidades y quieren forjar amistades duraderas 3. Debe motivar a los nuevos miembros a que asistan a las reuniones, a que hablen en las reuniones, a que expresen sus ideas y aspiraciones ante los miembros, etc.
RESUMEN
La JCI no es una simple organizacin voluntaria. Tiene casi 200.000 miembros en cerca de 5.000 Organizaciones Locales en ms de 100 pases y territorios, y desde su fundacin en 1915, han hecho de ella la mejor organizacin de jvenes del mundo! Asegrese de que, desde un comienzo, los nuevos miembros sepan que los beneficios de la JCI son interminables.
RECOMENDACIONES
1. Es preciso que la Organizacin Local comprenda
GUA DE JCI Local Action Guides 1. La nica manera en que una Organizacin Local pueda satisfacer las ACCIN LOCAL
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RESPONSABILIDADES
necesidades y aspiraciones de sus miembros es conocindolos a fondo. Es esencial, por lo tanto, que toda Organizacin Local mantenga un registro completo y actualizado de sus miembros.
Retencin de Miembros
Al igual que el resto de la sociedad, los miembros son personas ocupadas, de gran movilidad social. No estn dispuestos a comprometerse de por vida con ninguna tarea que no entiendan bien. Estn muy conscientes del tiempo libre que disponen y quieren invertirlo nicamente en labores especficas y de duracin definida. La gran cantidad de organizaciones voluntarias de todo tipo han hecho que el cuidado de sus miembros sea an mayor. Las Organizaciones deben proveer las oportunidades de satisfacer los objetivos y aspiraciones prometidas a sus miembros al momento de ingresar. En el momento que la Organizacin pierde importancia para los miembros, ellos pueden, incluso sin ganas, buscar otra organizacin voluntaria donde satisfacer lo que buscan.
Por cuanto sus miembros son la razn de ser de una Organizacin Local, un funcionario debe tener la responsabilidad especfica de tratar de satisfacer las necesidades de esos miembros. La orientacin debe ser un proceso continuo, que tome en cuenta las necesidades de todos los miembros, ya sean estos nuevos, no tan nuevos o de mucha experiencia. Es importante tener sesiones para todos los tipos de miembros, a fin de mantener su entusiasmo en la Organizacin Local. La supervisin reviste especial importancia en las organizaciones voluntarias. Muy pocos miembros pueden motivarse a s mismos durante todo el tiempo que pertenecen a una organizacin de este tipo. La supervisin exige planificacin, habilidad y atencin, y supone adems: a. Reconocimiento por sus triunfos, b. Identificar los aspectos en los que mejoraron, y c. Hacer trabajo de seguimiento en reas en las que necesitan mejorar.
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Se debe tratar de que cada miembro tenga su propio plan de progreso personal y que un funcionario verifique peridicamente el adelanto que los miembros han logrado en sus respectivos planes. Hay que conocer los factores bsicos que hacen que una persona abandone la Organizacin Local y formular una lista de los que ocurren con ms frecuencia. Entre los motivos ms comunes cabe citar los siguientes: a. b. c. d. e. La persona sencillamente trasciende el mbito de la organizacin, El programa no le ofrece nada de especial inters, La persona no participa en las actividades, por uno u otro motivo, Desilusin, Falta de oportunidades en los proyectos y en el liderazgo de la Organizacin Local
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Algunos problemas concretos que pudieran afectar a su Organizacin Local son los siguientes: a. b. c. d. Mudanzas a otras partes del pas, Mayor competencia de otras Organizaciones Locales, Poco liderazgo, Nuevas responsabilidades en el trabajo.
Una vez que se hayan identificado los problemas, hay que actuar con rapidez para instituir remedios eficaces que logren retener a los miembros antes que sea demasiado tarde. 7. Es bueno que todos los miembros participen en la evaluacin peridica de los propsitos y objetivos. De esta manera la Organizacin Local puede calibrar mejor la necesidad de contar con programas u oportunidades de liderazgo. Se debe evitar caer en la tentacin de querer satisfacer a todo el mundo en todo momento. Considerando el gran nmero de organizaciones voluntarias que hay en la comunidad, es mejor tener objetivos bien
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GUIA DE ACCION LOCAL DE LA JCI: Retencin de Miembros
especficos; de lo contrario, se corre el riesgo de sembrar la discordia tratando de atender todas las necesidades individuales. El secreto del xito estriba, en que los programas estn alineados a la Misin de la JCI y que los miembros comprendan su rol a la hora de cumplir con la Misin.
de sus miembros, cmo trofeos, grficas en las paredes, e informes. 4. Formule una amplia lista de temas relacionados con los objetivos y programas de la Organizacin Local que puedan ser estudiados por miembros. Para los nuevos miembros existe la oportunidad de trabajar en proyectos o participar en programas de capacitacin, cmo los Seminarios de Una Hora. Para los miembros con ms experiencia, hay programas de desarrollo individual, proyectos ms grandes y oportunidades de liderazgo en la administracin de una Organizacin Local. Para miembros con mayor experiencia, las oportunidades de liderazgo son regionales, nacionales e internacionales, fomentan los proyectos comunitarios y obtienen cursos de desarrollo individual ms avanzados. Para los miembros especiales que desarrollan cierto tipo de habilidades, la Organizacin Local debe proveer oportunidades ventajosas para la organizacin cmo para el miembro, por ejemplo, la preparacin para ocupar cargos pblicos.
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Muchas Organizaciones Locales cometen el error de no explicarles debidamente a sus miembros la historia, los principios, los logros y las posibilidades de la JCI. Los miembros deben tener a su disposicin literatura abundante sobre estos temas. Invite a ex miembros a hablar sobre los triunfos de la organizacin y su crecimiento. En ocasin de sus visitas, los funcionarios nacionales e internacionales deben compartir con los miembros informacin actualizada sobre las actividades de la JCI en distintos planos. Asegrese de que los miembros visiten las pginas Web de las Organizaciones Nacionales y de la JCI.
RECOMENDACIONES
1. La Junta Directiva debe realizar una reunin con la finalidad de evaluar a los miembros y hablar de su situacin, sus aspiraciones personales, los propsitos y objetivos de la Organizacin Local, cmo recuperar el inters de los miembros que han dejado de formar parte en sus actividades, y otros temas de ndole general relacionados con la administracin futura de una organizacin eficaz. D a conocer los resultados y, ante todo, ponga en prctica sus recomendaciones. 2. Establezca una Comisin de Desarrollo Personal, responsable de realizar programas de capacitacin para los miembros. 3. Cercirese de que su Organizacin Local tenga numerosas seales visibles de la labor y los logros
RESUMEN
Al igual que los buenos lderes, los buenos miembros no nacen sino que se hacen. La Organizacin Local debe ir ms all de la cuestin de supervivencia porque siempre habrn miembros potenciales. Lo que se necesita es establecer una serie de mecanismos de defensa contra el estancamiento de programas, las fricciones entre los miembros, la incertidumbre sobre los objetivos, la indiferencia del liderazgo, la falta de comunicacin, la ausencia de la planificacin estratgica. Es un hecho muy conocido que en las organizaciones voluntarias los mejores resultados los obtiene un puado de miembros consagrados. A pesar de esta realidad, deben aceptar el desafo constante de multiplicar ese puado y transformarlo en una mayora.
GUA DE JCI Local Action Guides 1. Hable con la Junta Directiva para determinar si la Organizacin Local ACCIN LOCAL
est preparada como para emprender la fundacin de una nueva Organizacin Local. 2. Escoja con prudencia al director del Comit de Extensin, que debe ser un miembro con buena personalidad, una excelente carrera en la JCI, que domine las tcnicas administrativas bsicas, y lleno de entusiasmo. Pdale al director del Comit de Extensin que escoja un grupo competente y dinmico de miembros nuevos y experimentados. Asigne ciertas responsabilidades a los integrantes del comit (promocin y publicidad, finanzas, reuniones, oradores e instructores, ceremonia de inauguracin, seguimiento, etc.). Conozca las reglas, normas y procedimientos de la Organizacin Nacional referentes a las extensiones. Escoja la zona precisa y determine los linderos exactos del distrito. Informe inmediatamente de sus planes a la Organizacin Nacional, al Vicepresidente Nacional encargado y a las Organizaciones Locales vecinas situadas cerca de la zona en que quiere fundar la nueva organizacin. Elabore un plan de accin que deber ser presentado a la Junta Directiva para obtener la aprobacin y el apoyo de ambos. El plan debe incluir un presupuesto realista. Haga los contactos iniciales con lderes cvicos y de negocios, de otras organizaciones voluntarias y de la Cmara de Comercio de la localidad en cuestin.
RESPONSABILIDADES
Creando una Nueva Organizacin Local

Si una organizacin es lo suficientemente buena como para ingresar en ella, ha de ser tambin lo suficientemente buena como para compartirla con otros. Si no compartimos los beneficios de la superacin personal y la participacin en las cuestiones de la comunidad, no estamos siendo fieles a los ideales de la JCI. El mundo no est aguardando pacientemente a que le presenten a la JCI - por el contrario, tenemos que competir con una amplia gama de factores - que van desde la apata hasta otras atracciones y otros compromisos. El aumento del nmero de miembros de la organizacin no es algo que se lograr fcilmente - sino que ser el fruto de la perseverancia y el trabajo.
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10. Haga un anlisis completo de las necesidades de la comunidad en la zona escogida. Formule planes tentativos para proyectos comunitarios. Utilice estos documentos como carta de presentacin al alcalde, a los lderes cvicos y de negocios, y, oportunamente, para alentar a los miembros potenciales. 11. Haga listas de posibles miembros sacadas del personal de compaas comerciales, organizaciones profesionales y otras instituciones que atraigan a personas jvenes. 12. Escoja unas cuantas personas claves. Invtelas a sus reuniones y a una reunin especial de orientacin en que, por ejemplo, pudiera ofrecerse el seminario "Orientacin de Nuevos Miembros". Esas personas sern los primeros lderes locales. 13. Escoja una Junta Directiva provisional para la nueva Organizacin Local y deles capacitacin y orientacin bsica sobre cmo administrar una organizacin local. 14. Realice la primera sesin de orientacin y asegrese de que sea una funcin dinmica. Explique la JCI, sus principios, las oportunidades que ofrece, etc. 15. Lleve a cabo la segunda reunin de organizacin y vuelva a hacer nfasis en los beneficios de ingresar a la JCI. Trate de que se apruebe
GUA DE ACCIN LOCAL DE LA JCI: Creando una Nueva Organizacin Local

16. Realice la primera reunin de la Junta Directiva y trate asuntos tales como el presupuesto, el calendario de reuniones, proyectos, afiliaciones, etc. 17. Organice la primera reunin plenaria y adopte oficialmente la Constitucin de la Organizacin Local, elija la Junta Directiva definitiva y elabore el programa de la ceremonia de inauguracin. 18. Realice otra reunin de Junta Directiva para ultimar los detalles de la ceremonia de inauguracin. Lleve a cabo la ceremonia y asegrese sea de total xito.
la Constitucin de la Organizacin Local y, si se aprueba, de que se elija la Junta Directiva provisional y se nombre el comit encargado de organizar la inauguracin formal de la organizacin.
3. Requisitos de Afiliacin: Cercirese de haber cumplido con todos los requisitos de afiliacin a la Organizacin Nacional de manera que la nueva Organizacin Local pueda comenzar a recibir los servicios de la secretara nacional. 4. Seguimiento: La fundacin de una nueva Organizacin Local es solo el comienzo. Un miembro de la Junta Directiva debe servir como enlace con la nueva Organizacin Local durante un perodo de un ao despus de la reunin de inauguracin. Organice una reunin conjunta de ambas Junta Directivas al menos cada tres meses, y por lo menos tres reuniones plenarias conjuntas en el transcurso de un ao. Siga brindando oradores y miembros experimentados que ayuden a organizar cursos de capacitacin y proyectos durante estos primeros doce meses. 5. Documentacin: He aqu algunos de los materiales que necesitar para desarrollar una buena labor: la Gua para la Constitucin de la Organizacin Local de la JC,; el Manual de Extensin, la Gua de Procedimientos Parlamentarios, el Manual "Un Ao para Dirigir", Seminario de Orientacin de Nuevos Miembros, el formulario y documentos de afiliacin para miembros, y materiales varios; modelos de rdenes del da, presupuestos y actas de la Organizacin Local, publicaciones e informaciones generales de la Organizacin Nacional y de la JCI; Toolkits de la Organizacin Local, etc.
RECOMENDACIONES
1. Reuniones de Organizacin: Esto debe ser organizado a la perfeccin. Todos los oradores invitados deben ser de primersima calidad, escogidos de entre funcionarios de la JCI que dominen el arte de hablar en pblico, o personas ajenas a la organizacin, como lderes de la localidad, etc. Debe haber una breve sesin social despus de la reunin, y disponerse de suficiente documentacin para registrar los datos de los miembros potenciales. 2. Reunin de Inauguracin: Asegrese de que sea una velada solemne y memorable, en que se aprovechen al mximo las oportunidades de obtener publicidad. Se debe invitar a ella a un corte seccional de la comunidad que represente a las autoridades locales, negocios y otras organizaciones voluntarias. La toma de posesin de los nuevos funcionarios, la entrega de los distintivos, y la distribucin de kits para los miembros, han de efectuarse en el marco de una ceremonia bien organizada que d ms realce a la reunin.
RESUMEN
"Nadie est ms consciente que yo, en mi posicin actual, de la continua necesidad que nuestro pas tiene de hombres osados y capaces, que sepan hacer frente a los muchos y complejos problemas del futuro. Es muy alentador saber que hay organizaciones como la Cmara Jnior, que ofrecen una reserva de lderes de la que se nutren las comunidades y el pas para satisfacer esas necesidades". (John F. Kennedy, Presidente de los Estados Unidos de Amrica, 1962).
GUA DE Una Organizacin Local necesita de una Junta Directiva de alto rendimiento JCI Local Action Guides ACCIN LOCAL
con las siguientes cualidades: Todos saben las metas de la organizacin y sus respectivas responsabilidades dentro de ella. Todos estn comprometidos a responder con una retroalimentacin honesta. Cada miembro del equipo respeta y valora las diferentes opiniones. El equipo se basa en la confianza y en la posibilidad de discrepar sin ser desagradable, y est dispuesto a ayudar. El equipo obtiene resultados. Los xitos y logros son celebrados como equipo.
RESPONSABILIDADES
La Junta Directiva Local

Sera difcil para una Organizacin Local reunirse para cada vez que una decisin deba hacerse. Una Junta Directiva es un grupo ms pequeo elegido por los miembros con la autoridad de decidir en su nombre. La Junta Directiva tambin lleva a cabo las actividades diarias de la organizacin. El poder de decisin de la Junta Directiva debe limitarse a aquellas decisiones que no estn en el nivel de la Asamblea General. La autoridad, la toma de decisiones y responsabilidades debe permanecer siempre en manos de los miembros en forma de la Asamblea General. La Junta Directiva no crea las reglas de la Organizacin Local. Sino que, lleva a cabo las decisiones y los mandatos de los miembros. Un miembro de la Junta tiene el permiso de tomar algunas decisiones en nombre de los miembros y puede ser considerado legalmente responsable por el abuso de poder, mala interpretacin y el uso indebido del cargo.
Una Junta Directiva tiene las siguientes responsabilidades bsicas: 1. Establecer normas y guas, y supervisor las operaciones. Los miembros de la Junta Directiva deben evaluar constantemente si las normas siguen siendo vlidas o eficaces. Ellos deben liderar, orientar y supervisar a los miembros para garantizar la efectividad. La Junta establece las normas de la constitucin local con el objetivo de orientar a la Organizacin Local para manejarse de manera eficaz, eficiente, legal y ticamente. El papel de la Junta es el de establecer el marco dentro del cual los miembros pueden llevar a cabo las actividades. La Junta debe identificar el alcance de la actividad, definir los temas crticos que deben abordarse, establecer las posiciones polticas, las prioridades, y fijar los objetivos, y luego permitir a los directores de proyectos determinar la forma de hacer el trabajo. 2. Ofrecer Liderazgo. Cada miembro de la Junta deber liderar a algunos miembros de la Organizacin Local, aplicando los conocimientos de liderazgo ya obtenidos y adquiriendo ms. Pero la parte ms importante es el liderazgo que la Junta Directiva demuestra como un equipo. Los funcionarios y directores a menudo creen conocer su papel cmo lderes, pero a veces pierden el punto: de que son los jugadores de un equipo de liderazgo. Esto incluye hasta al Presidente, quien tiene que analizar su papel como primero entre iguales. La Junta y los funcionarios lideran luego de desarrollar una visin compartida, el sentido de Misin y un plan organizacional. Las agendas personales deben dejarse de lado. Los lderes voluntarios debern brindar sus opiniones y pasiones cuando se debatan cuestiones en la mesa Directiva, pero una vez que la Junta ha tomado una decisin, los directores y funcionarios estn obligados a dar su apoyo a la decisin de la Junta fuera de la sala de reuniones. 3. Planificar para brindar direccin. La Junta Directiva es responsable de asegurarse que la Organizacin Local cuente con un plan de accin anual y con un plan estratgico de largo plazo, claro y conciso que se extienda por tres a cinco aos. La Junta no es la nica responsable por el desarrollo del plan, pero debe estar lo suficientemente involucrada en la participacin de su desarrollo. La clave del xito es la apropiacin del plan. Todas las decisiones de la Junta y todas las acciones de los comits deben estar vinculadas a la aplicacin del plan. Al mantener una distribucin equitativa de las actividades durante todo el
GUIA DE ACCION LOCAL DE LA JCI: Junta Directiva Local

ao, la Junta se asegura que los miembros tendrn siempre desafos y actividades sin una sobrecarga. 4. Asegurar la integridad financiera de la organizacin. Transparencia, honestidad, eficiencia y profesionalismo son las palabras claves para mantener las finanzas de una Organizacin Local sana y slida. Informes mensuales sobre las finanzas deben ser distribuidos a los miembros para mantenerlos informados sobre la situacin financiera de la Organizacin Local. Tal vez el mejor papel de una Junta es la responsabilidad por la salud fiscal de la organizacin. Para cumplir con esta responsabilidad, la Junta necesita un plan financiero institucional que est vinculado al plan estratgico. El plan financiero no gua al plan estratgico sino viceversa. El plan estratgico establece la direccin y las prioridades y el plan financiero establece simplemente cmo los recursos sern asignados para lograr los objetivos del plan estratgico. Para ser capaz de relacionar el plan financiero con el plan estratgico, la Organizacin Local debe tener un sistema de presupuestos que identifique los ingresos y egresos a un nivel programtico. Luego, sobre una base anual, se relacionan los resultados financieros y programticos, para as poder realizar los ajustes debidos a los planes estratgicos y financieros. Por ltimo, el enfoque de la Junta debe ser tanto en el plan financiero a largo plazo como en el presupuesto anual; para garantizar la integridad financiera a largo plazo de la Organizacin Local, la Junta debe ahorrar en ciertos momentos e invertir en otros.
prepararse para las reuniones de Junta, asistir a estas reuniones, hacer seguimiento despus de las reuniones, asistir a reuniones de la Organizacin Local, representar a la organizacin dentro y fuera de la misma, y hacer las lecturas y preparacin necesarias en las reuniones de Junta. El xito de las reuniones de la Junta se caracteriza por una fuerte participacin de todos los miembros - no por la dominacin de unos pocos. 2. Evaluar en todos los niveles. Un programa de evaluacin efectiva, examina el rendimiento en estas reas. Desempeo de las Normas: Son las normas de la Organizacin Local relevantes y actuales? Dispone de mecanismos para garantizar un control de rutina de todas las normas? Desempeo financiero: Est el presupuesto relacionado al plan estratgico? Es el presupuesto controlado de forma sistemtica por la Junta y la Asamblea General? Qu tan exitosa es la Organizacin Local en lograr el presupuesto de cada ao? Desempeo de la organizacin: Qu tan exitosa ha sido la Organizacin Local en la implementacin de los objetivos en el plan estratgico? Cada ao, la Junta Directiva deber evaluar si la estructura actual sigue siendo aplicable y eficaz. Los cambios en el nmero de miembros, actividades, finanzas, etc, puede resultar en la necesidad de cambiar la estructura actual. Esto afectar a las finanzas y el rendimiento. La Junta Directiva no realiza los cambios estructurales, pero los recomienda a la Asamblea General para su consideracin o aprobacin. La Junta Directiva debe revisar constantemente la estructura y su eficiencia.
RECOMENDACIONES
Cada miembro de la Junta debe: 1. Participar responsablemente. Muchas personas dependen del xito de la Organizacin Local, como para que un miembro de la Junta no cumpla con su responsabilidad de liderazgo. Los miembros de la Junta Directiva deben dedicar una cantidad considerable de tiempo, para poder cumplir con sus responsabilidades, como;
RESUMEN
Formar parte de la Junta Directiva de una Organizacin Local es un honor y un deber que no debe tomarse a la ligera. La responsabilidad de la Junta es alcanzar metas de la organizacin de una manera eficaz y eficiente a travs de la planificacin, organizacin, direccin y gestin de los recursos.
GUA DE Aqu se detallan algunas de las responsabilidades del Presidente Local. JCI Local Action Guides ACCIN LOCAL
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. Establecer y mantener un buen programa de administracin. Organizar una revisin peridica del programa anual de actividades. Regular y supervisar las actividades de la Organizacin Local. Ejercer algn grado de control, firme pero cordial, sobre los proyectos principales. A comienzos de ao, organizar y llevar a cabo una capacitacin para todos sus funcionarios. Motivar a su Junta Directiva y a los miembros en general para que cumplan como es debido con sus responsabilidades y deberes. Ayudar a los funcionarios a realizar las tareas que se les han asignado. Establecer un buen clima de trabajo para sus funcionarios. Presidir a la Junta Directiva y reuniones locales generales.
RESPONSABILIDADES
Presidente Local
Uno llega a ser Presidente Local solamente una vez en la vida. Es un honor y una responsabilidad. Sus compaeros lo han elegido. No debe perder ni un instante en aprender el cargo y sus distintos requisitos. El liderazgo es una cualidad que usted ya posee parcialmente. Lo que le falta lo debe adquirir con una combinacin de experiencia y aprendizaje. Ser buen Presidente Local tal vez le resulte tarea fcil, pero, si sabe el concepto fundamental de su nuevo cargo, la experiencia pudiera serle adems muy provechosa. 1. Usted es el lder, la figura de relaciones pblicas, el portavoz oficial de la Organizacin Local. Es tambin el funcionario de enlace entre su Organizacin Local, Nacional e Internacional, as como tambin entre otras organizaciones.
10. Cerciorarse de que el programa estimula su continuo crecimiento. 11. Terminar las tareas que hayan quedado pendientes de aos anteriores. 12. Preparar un plan de accin para el ao siguiente. 13. Verificar que todas las actividades sean consistentes con la Misin de la JCI. 14. Controlar los procesos y resultados; modificar las actividades de ser necesario. 15. Participar plenamente en las actividades cotidianas de la Organizacin Local. 16. Cumplir los distintos requisitos de la Organizacin Nacional. 17. Presentar un informe en la reunin plenaria al trmino del ao.
2.
RECOMENDACIONES
1. Conocimiento Lea todos los informes y toda la informacin pertinente a las actividades en los aos anteriores. Hable sobre temas importantes con funcionarios y ex funcionarios locales y, siempre que sea posible, con funcionarios nacionales. Renase con el Presidente Inmediato Anterior. 2. Transicin Realice una reunin informal con la actual Junta Directiva con el objetivo de tratar su programa. Solicite sugerencias. 3. Organizacin Examine cuidadosamente la estructura de la Organizacin Local para ver
GUA DE ACCIN LOCAL DE LA JCI: Presidente Local

si satisface sus requisitos en el momento actual. 4. Programa
8.
Relaciones Pblicas Asegrese de contar con un plan de comunicacin con los medios, la comunidad y otras organizaciones que promuevan la Misin, Visin y Valores de la organizacin.
Con la Junta Directiva desarrolle un programa anual basado en el plan de accin aprobado. Revise peridicamente para asegurarse de que los proyectos se llevan a cabo puntualmente, y para hacer los cambios que sean necesarios. 5. Finanzas Supervise cuidadosamente las finanzas de la Organizacin Local. Vele por que se lleven registros contables apropiados. Mantenga un estricto control del presupuesto y el flujo de caja, y revise regularmente las cifras presupuestarias. 6. Reuniones Cercirese de preparar cuidadosamente todas las reuniones, ya sean de la Junta Directiva o plenarias. Toda reunin ha de tener objetivos claros y servir de estmulo a los miembros. Estn sus miembros interesados en asistir la siguiente reunin? Estn ellos involucrados en las discusiones? Si no, piense en cmo mejorar la estructura de las reuniones. 7. Membresa Analice las necesidades y aspiraciones de los miembros. Estn las actividades actuales satisfaciendo las necesidades y objetivos de los miembros?
9. Sucesin Trabaje con la Junta Directiva desde principio de ao para desarrollar planes y posibles candidatos para cargos futuros. Cercirese de que los posibles candidatos obtengan mayor informacin sobre el manejo y dinmica de una Organizacin Local a travs de su participacin constante y capacitacin. Nadie sabe la cantidad de problemas que tendr que afrontar como Presidente Local, pero podemos asegurarle que sern bastantes. Lidere democrticamente, con visin de futuro, considerando debidamente el programa de la Organizacin Local, orientando y supervisando a sus funcionarios, reconociendo sus logros y mantenindose al tanto de las aspiraciones de los miembros. El ser Presidente Local no significa que usted lo sepa todo. Aprenda mientras dirige!
RESUMEN
Usted es Presidente Local durante un slo ao. Si distribuye como es debido ese corto periodo, se rodea de un equipo capaz, formula y pone en prctica un programa que beneficie a la Organizacin Local, a los miembros y a la comunidad, al cabo de ese ao usted tendr la satisfaccin de haber terminado un ao exitoso.
GUA DE El Presidente Inmediato Anterior no debe desempear un papel activo como JCI Local Action Guides ACCIN LOCAL
lder en la administracin de la Organizacin Local. Esa funcin le corresponde ahora al nuevo Presidente Local. Pero tampoco debe desperdiciar todo el caudal de experiencia que ha adquirido. Como Presidente Inmediato Anterior asuma responsabilidades especficas y esfurcese por cumplirlas. En primer lugar, utilice todos sus conocimientos para ayudar a la Junta Directiva y a los miembros en general. Debe considerar las cuestiones con cuidado, y hacer uso de sus dotes diplomticos. Debe hacer todo lo posible por que la transicin de un equipo a otro se produzca sin problemas y con un liderazgo eficiente, sea cordial y de ayuda, est a la disposicin y enterado de las necesidades y aspiraciones de la nueva administracin. A continuacin enumeramos las responsabilidades fundamentales del Presidente Inmediato Anterior de la Organizacin Local: 1. Organizar una reunin especial de la Junta Directiva saliente con la entrante para tratar la transicin de la administracin y sea lo ms amable posible. 2. Coordinar una reunin informal con el Nuevo Presidente para tratar temas de la transicin y su participacin como Presidente Inmediato Anterior. 3. Mantenga en mente que usted es parte de la Junta Directiva. La Constitucin Local debe estipular que usted tiene funciones especficas y responsabilidades que desarrollar. 4. Asistir a las reuniones y ofrecer consejos; aportar sugerencias e ideas tiles cuando lo estime apropiado. 5. Sentarse junto al Presidente en las reuniones de la Junta Directiva y la Asamblea General, apoyndolo en todo momento. Abstenerse de comparar su ao con el de l. 6. Pedirle al Presidente que le asigne tareas especficas para llevarlas a cabo. De esta manera tendr la oportunidad de compartir sus conocimientos y aportar una contribucin significante. 7. En muchas Organizaciones Locales, el Presidente Inmediato Anterior hace las veces de Asesor Legal General y de experto en cuestiones parlamentarias durante las reuniones.
RESPONSABILIDADES
Presidente Local Inmediato Anterior

Al cabo de un ao de arduo trabajo y dedicacin a la Organizacin Local, ha acumulado un enorme volumen de conocimientos, experiencias y nuevas habilidades. Estos recursos pudieran hacer de usted la persona idnea para dirigir los destinos de la Organizacin Local durante el ao siguiente, pero como Presidente Inmediato Anterior, ya no es el Presidente Local. Usted debe brindar la oportunidad de que su sucesor adquiera los mismos conocimientos, experiencias y habilidades que usted adquiri como Presidente Local. Despus de adquirir todas esas habilidades en su ao como Presidente Local, aspire a posiciones ms altas en la organizacin o en la comunidad. Contine utilizando lo aprendido para crear cambios positivos en diferentes aspectos. Para aquellos que han sido electos a cargos nacionales luego de su ao como Presidente Local, su ao se ver bastante interesante con las nuevas experiencias y desafos.
RECOMENDACIONES
La Organizacin Local debe tener algunos programas que sean de inters para los miembros ms experimentados. El miembro que lleva bastante tiempo trabajando en distintos proyectos ya no se siente atrado por proyectos sencillos y ordinarios. Los miembros con mayor experiencia estn en condiciones de emprender proyectos ms substanciales y complejos.
GUIA DE ACCION LOCAL DE LA JCI: Presidente Local Inmediato Anterior

El Presidente Anterior pudiera tener la responsabilidad de coordinar y llevar a cabo esos proyectos, suponiendo, desde luego, que no haya asumido un cargo nacional. A continuacin ofrecemos algunas sugerencias: 1. Revisar la Constitucin Local. 2. Ofrecer su experiencia como capacitador u orador invitado en las sesiones de nuevos miembros. 3. Disponerse para participar en las comisiones de planificacin estratgica.
RESUMEN
Hay muchos otros proyectos que pudieran ser de inters para el Presidente Inmediato Anterior. Esos proyectos pueden ser de gran importancia ya que l conoce a fondo la administracin local y es uno de sus "miembros experimentados". El Presidente Inmediato Anterior tiene la responsabilidad de ofrecer sus servicios a su sucesor y de tomar parte en el trazado de los planes para el futuro de la Organizacin Local.
GUA DE El Vicepresidente Ejecutivo tiene dos responsabilidades principales: JCI Local Action Guides ACCIN LOCAL
RESPONSABILIDADES
supervisar a los Vicepresidentes y realizar las labores administrativas que el Presidente no tiene tiempo de hacer. Enumeramos a continuacin algunas de las responsabilidades refentes al cargo de Vicepresidente Ejecutivo. En esta lista se aprecian las facetas administrativas y directivas del cargo: 1. Pedirle al Presidente que le asigne sus responsabilidades y deberes. Informarse de los nombres y los antecedentes de los Vicepresidentes que deber supervisar. 2. Realizar una reunin especial con los Vicepresidentes que le han sido asignados y organizar su equipo para el ao. Explicarles sus responsabilidades y deberes, la manera en que debern reportar sus informes, las fechas de las reuniones futuras, sus objetivos y sus plazos. 3. Ayudar a sus Vicepresidentes a planificar sus programas. 4. Servir de vnculo entre los Vicepresidentes y el Presidente. 5. Formar parte en la seleccin y capacitacin de los Directores. Participar en su orientacin, supervisin y seguimiento. 6. Realizar informes peridicos al Presidente sobre el adelanto alcanzado en su campo de responsabilidad y tratar con l de distintas maneras de resolver los problemas que puedan existir. 7. Aceptar plena responsabilidad por los triunfos y los fracasos en su campo de responsabilidad. 8. En conjunto con los otros funcionarios electos, forman el Comit Ejecutivo. El mismo tiene ciertas responsabilidades especficas. Tratar el papel del Comit Ejecutivo con los dems funcionarios involucrados. 9. Estar dispuesto a sustituir al presidente en cualquier momento. 10. Aprender a llevar a cabo con xito una reunin. 11. Estar informado de la situacin econmica de la Organizacin Local. De ser elegido presidente el ao prximo, el vicepresidente ejecutivo heredar la situacin econmica que exista en ese momento.
Vicepresidente Ejecutivo Local

Si una Organizacin Local crece demasiado, y la Junta Directiva tiene muchos miembros, una posible solucin para acortar las lneas de comunicacin y liderazgo es la creacin del cargo de Vicepresidente Ejecutivo. Este cargo tendr la responsabilidad de supervisar a los Vicepresidentes. Al ser electo como Vicepresidente Ejecutivo Local, usted est tomando un cargo con oportunidades ilimitadas para su desarrollo personal y enfrentando la oportunidad de obtener el mximo cargo dentro de una Organizacin Local La Presidencia. Esta cartera presenta dos aspectos y es de suma importancia tanto para la Organizacin Local, como para usted. Usted es el brazo derecho del Presidente, quien depender de sus habilidades administrativas durante su ao en el cargo. Y para usted, es el ao en que deber aprender y ensayar el papel de Presidente porque, quin sabe?, el ao prximo puede ser usted el Presidente.
RECOMENDACIONES
1. Conocimiento Reciba los archivos de su predecesor y lea todo el material con detenimiento. Elimine todo lo que no tenga que ver con su nueva cartera y prepare su propio archivo para el ao entrante. Hable de sus responsabilidades con su predecesor (que bien pudiera ser el nuevo Presidente Local) y con otros funcionarios y ex funcionarios que puedan orientarle acerca de sus responsabilidades en general.
GUIA DE ACCION LOCAL DE LA JCI: Vicepresidente Ejecutivo Local

2. Planificacin
Tenga una buena conversacin con el Presidente, quien le explicar a grandes rasgos en qu consisten sus responsabilidades. Renase a continuacin con los Vicepresidentes que le han sido asignados. Aydelos a establecer sus objetivos y a fijar plazos para alcanzarlos. 3. Programa
de las circunstancias. Mantenga su atencin en la membresa. Al ao siguiente, usted podra ser Presidente y anhelar una Organizacin Local saludable. Verifique constantemente la situacin econmica porque, usted heredar su estado financiero en su ao presidencial. Est al tanto de cualquier indicio de descontento o discordia entre los miembros. Si el Presidente no est teniendo mucho xito, por el bien de su Organizacin Local, por la integridad de su propio cargo, y por la preservacin de una buena Organizacin Local, aydele en todo lo posible y trate de apuntalar los aspectos ms dbiles de su administracin.
Organice su propio programa y ayude a sus Vicepresidentes a formular los suyos. Pdales al Presidente y al Comit Ejecutivo que los aprueben todos. Cercirese de que tanto usted como los Vicepresidentes que le han sido asignados tengan un buen sistema de archivos. 4. Delegacin Hable con el Presidente sobre los procedimientos que el Comit Ejecutivo deber seguir cuando sea necesario hacer las veces del Presidente en reuniones, funciones y proyectos. 5. Supervisin Aprenda a supervisar. El Vicepresidente Ejecutivo ocupa el segundo cargo en orden jerrquico dentro de la Organizacin Local. Condzcase a la altura
RESUMEN
Puede decirse que el cargo de Vicepresidente Ejecutivo es probablemente el ms importante de la Junta Directiva. A pesar de ello, muchos Vicepresidentes Ejecutivos no terminan de percatarse de esa importancia. El cargo tiene la doble responsabilidad de ser el brazo derecho del Presidente y, al mismo tiempo, escuela de aprendizaje para la Presidencia. Si se lo elige Presidente para el ao siguiente, su preparacin har que la transicin sea mucho ms eficaz.
GUA DE Enumeramos a continuacin algunas de las responsabilidades inherentes al JCI Local Action Guides ACCIN LOCAL
cargo de Vicepresidente Local. En esta lista se aprecian las facetas administrativas y directivas del Vicepresidente: 1. Reunirse con el Presidente y repasar las responsabilidades, el programa, los objetivos, las comunicaciones y los sistemas de informacin, as como los plazos para el ao que comienza. 2. Ponerse al tanto de sus responsabilidades y deberes. 3. Reunirse con los Directores de quienes usted sea responsable y organizar su equipo para el ao. Explicarles sus responsabilidades y deberes, la manera en que debern rendir sus informes, las fechas de las reuniones futuras, sus objetivos y sus plazos. 4. Ayudar a los Directores a formular planes para sus propios programas. 5. Servir de vnculo principal entre los Directores y la Junta Directiva. 6. Capacitar correctamente a los Directores. Preparar sus sesiones de capacitacin y estar constantemente al tanto de su actuacin y sus necesidades. 7. Rendirle informes peridicos al Presidente sobre el adelanto alcanzado en los proyectos de las distintas Directorias que le han sido asignadas. 8. Aceptar plena responsabilidad por los triunfos y los fracasos en su campo de responsabilidad. 9. Conjuntamente con los dems funcionarios elegidos, integran la Junta Directiva. La Junta Directiva tiene ciertas responsabilidades especficas. 10. Aprender a presidir y a llevar a cabo con xito una reunin. Se le pedir que ayude a los Directores y a los encargados de los proyectos a dirigir sus reuniones.
RESPONSABILIDADES
Vicepresidente Local
La eleccin al cargo de Vicepresidente Local normalmente suele ser el primer paso en la carrera de la mayora de los miembros de la JCI. El camino que con l se abre es ancho, est lleno de oportunidades y puede llevar al cargo ms alto en la organizacin, el de Presidente de la JCI. Ha trabajado usted mucho en numerosas otras funciones de la Organizacin Local, ha sido, por ejemplo, Director de Proyectos o Director de comisiones, y la experiencia adquirida en esos cargos le servir de mucho para desempear las nuevas responsabilidades de la Vicepresidencia encargada de supervisar a sus asignados. Ahora est asumiendo un cargo lleno de oportunidades ilimitadas para su desarrollo personal y para candidatarse a Presidente Local el ao siguiente.
RECOMENDACIONES
1. Conocimiento ntimo Reciba los archivos de su predecesor y lea todo el material con detenimiento. Hable de sus responsabilidades con su predecesor (que bien pudiera ser el nuevo Presidente Local) y con otros funcionarios que puedan orientarle acerca de sus responsabilidades en general. 2. Planificacin Tenga una buena conversacin con su supervisor, quin le explicar a grandes rasgos en qu consisten sus responsabilidades.
GUIA DE ACCION LOCAL DE LA JCI: Vicepresidente Local

Renase con los Directores que le han sido asignados.
RESUMEN
En su condicin de Vicepresidente, ser usted responsable de la constante actividad y activacin de los Directores y de velar por que todos los miembros participen plenamente en esas actividades de la Organizacin Local.
Aydelos a establecer sus objetivos y a fijar plazos para alcanzar sus metas. 3. Programa Organice su propia agenda y ayude a sus Directores a formular las suyas. Pdales al Presidente y a la Junta Directiva que los aprueben todos.
GUA DE El Secretario o la Secretaria Local es el punto focal de la estructura JCI Local Action Guides ACCIN LOCAL
administrativa. Un Secretario o una Secretaria Local: 1. Sabe que su responsabilidad primordial es servir a la Organizacin Local y al Presidente. 2. Sabe escribir bien y expresarse de manera sucinta. 3. Entiende los requisitos de la Constitucin Local. 4. Tiene cierta experiencia en el arte de la correspondencia. 5. Supervisa todas las labores de secretara y de impresin. 6. Entiende a cabalidad las reglas de los procedimientos de las reuniones. 7. Lleva las actas de todas las reuniones locales, las reproduce y distribuye a los miembros a la mayor brevedad posible despus de cada reunin. 8. Establece y mantiene el sistema de archivos para la correspondencia, las actas, los registros y la informacin sobre los proyectos. 9. Elabora los rdenes del da para las reuniones locales y ayuda a los miembros de la Junta Directiva a redactar los rdenes del da de sus respectivos comits. 10. Lleva el calendario de citas del Presidente y de la Junta Directiva. 11. Sigue de cerca las actividades de los distintos Comits. 12. Verifica que se pongan en prctica las decisiones adoptadas en las reuniones y que los funcionarios cumplan debidamente con sus responsabilidades. 13. Hace los preparativos para las elecciones. 14. Sirve de enlace entre los miembros de la Junta. 15. Enva recordatorios a los que se han comprometido a realizar alguna tarea. 16. Llega temprano a todas las reuniones y funciones para cerciorarse de que todo est listo. 17. Supervisa y actualiza los registros histricos de la Organizacin Local. 18. Lleva un registro donde anota las decisiones ms importantes tomadas en las reuniones y funciones. Verifica el adelanto alcanzado. 19. Asiste al mayor nmero posible de reuniones con la finalidad de mantenerse bien informado de sus actividades y poder asesorar al Presidente sobre temas importantes.
RESPONSABILIDADES
Secretario Local
El Secretario Local, adems de poseer ciertos conocimientos de las funciones del cargo y mucho entusiasmo e iniciativa, lleva sobre sus hombros el peso de la responsabilidad de la administracin de la Organizacin Local. Es por esta responsabilidad, y por las posibilidades de lucimiento que la posicin ofrece, que el miembro que llega a la Secretara Local puede estar seguro de que su ao en el cargo ser uno de los ms gratos de su carrera en la JCI.
RECOMENDACIONES
Enumeramos a continuacin algunas sugerencias para las responsabilidades del Secretario que pueden agruparse en cinco campos principales:
GUA DE ACCIN LOCAL DE LA JCI: Secretario Local

1. Servicio al Presidente.
El secretario trabaja en ntima colaboracin con el Presidente; le mantiene al tanto de todas las tendencias (por ejemplo, nmero de miembros asistentes a reuniones, participacin en proyectos, etc.). Sirve de enlace entre el Presidente y los Directores de proyectos; elabora los rdenes del da y los consulta con el Presidente; es ayudante eficaz, competente y entusiasta del Presidente Local. 2. Servicio a la Junta Directiva.
membretadas de la Organizacin Local; verifica el adelanto logrado en distintas actividades; enva recordatorios oportunos; se mantiene en contacto con otras Organizaciones Locales, con la sede de la Organizacin Nacional, con los funcionarios nacionales y con la JCI; y verifica que el directorio de la membresa se actualice peridicamente. 5. Registros. El secretario lleva todos los archivos histricos y los actualiza cuando es necesario; supervisa el mantenimiento de todos los registros de los miembros y lleva los archivos de los proyectos y los actualiza como sea necesario. Elabora pautas que los Directores de proyectos puedan seguir para hacer sus propios registros. Guarda todos los artculos de venta a los miembros y todos los efectos de escritorio, las banderas, los estandartes con el Credo, el mallete, los trofeos, y lleva cualesquiera otros registros que ayuden a administrar mejor la Organizacin Local. Una Advertencia. Esta lista de actividades parece ser larga y abarcar un campo muy amplio de responsabilidades. El Secretario no tiene la responsabilidad personal de llevar a cabo todas estas tareas pero s debe seguirlas de cerca. La Junta Directiva decidir qu miembro o funcionario debe asumir la responsabilidad de cada tarea y el Secretario debe, con tacto y de manera cordial, asegurarse de que esa persona cumpla debidamente con sus deberes.
El secretario trabaja en estrecha colaboracin con el Tesorero en todo lo relativo a correspondencia, recibos bancarios y actividades miscelneas. Ofrece servicios de secretara a todos los integrantes de la Junta Directiva, en especial a los Vicepresidentes. Ayuda al Director de Relaciones Pblicas con las comunicaciones en general. Mantiene al da los archivos de la Junta Directiva; enva recordatorios oportunos a los miembros de la Junta Directiva. 3. Servicio a la Membresa. El secretario debe estar siempre en disposicin de responder a las preguntas de los miembros; es l quien debe programar las reuniones y encargarse de todos los preparativos; enva recordatorios a los miembros; anuncia pblicamente los rdenes del da (mediante el correo electrnico, pgina web, etc.); pone las actas a la disposicin de los miembros (mediante el correo electrnico, pgina web, etc.); anuncia el programa de eventos del ao; mantiene registros precisos. 4. Comunicaciones, correspondencia. La correspondencia es el principal medio de relaciones pblicas; el secretario ha de atenderla a conciencia y con puntualidad; vela por que toda la correspondencia sea dirigida con hojas
RESUMEN
El Secretario Local tiene que ser el miembro ms polifactico de la Junta Directiva. El xito o el fracaso de la Organizacin Local dependen de la capacidad administrativa del Secretario y de su capacidad de crear una atmsfera de eficacia que haga posible el sano desarrollo de un variado programa de actividades.
GUA DE 1. Poner informacin sobre el presupuesto a la disposicin de la Junta JCI Local Action Guides ACCIN LOCAL
Directiva y los miembros. 2. Garantizar que las cuentas del ao anterior hayan sido revisadas por un contador competente que no est relacionado de modo alguno con la Organizacin Local. 3. Reunirse con su predecesor para tratar las responsabilidades del cargo. 4. Cerciorarse de que cada integrante de la Junta Directiva le presente su presupuesto a la Junta a comienzos de ao. 5. Elaborar un presupuesto en borrador al comienzo del ao; presentrselo a la Junta Directiva y posteriormente a la Asamblea General para su adopcin. 6. Al formular el presupuesto, estimar los ingresos por lo bajo y los egresos por lo alto. 7. Investigar sin demora la situacin del fondo de reserva y de las inversiones que la Organizacin Local pudiera tener. Buscar maneras de aprovechar mejor esos fondos. 8. Tener un alto sentido de la tica profesional y saber formular planes. 9. Establecer las normas que rigen las finanzas de la Organizacin Local (por ejemplo, los costos administrativos deben sufragarse con las cuotas; los proyectos deben generar sus propios fondos, etc.). 10. Mantener un estricto control del presupuesto y del flujo de caja. 11. Llevar un diario de ingresos en que se anoten los fondos recibidos. 12. Llevar un diario de egresos en que se anoten los cheques librados y los pagos efectuados. 13. De no ser contador, tomar un curso elemental de tenedura de libros. 14. Elaborar estados de cuenta mensuales y hacer una comparacin con el presupuesto todos los trimestres. Hacer pblicos los detalles y aprovechar una reunin para hablar de la situacin actual, las tendencias y las alteraciones que sean precisas hacerle al presupuesto. 15. Imprimir los modelos necesarios (por ejemplo, pedidos de compra, modelos para el presupuesto de proyectos, formularios para las cuentas de gastos de los funcionarios, etc.) 16. Enfocar todas las actividades y todas las conversaciones sobre programas desde el punto de vista de las apropiaciones del presupuesto, de manera de impedir que miembros demasiado entusiastas gasten ms de la cuenta. 17. Preparar siempre el presupuesto de manera que arroje un supervit.
RESPONSABILIDADES
Tesorero Local
Aunque los triunfos de una Organizacin Local no se pueden cuantificar monetariamente, muy pocas cosas pueden lograrse sin las finanzas adecuadas. Las buenas finanzas son fruto de un programa bien disciplinado. Y ningn programa de finanzas puede tener xito sin la direccin de un tesorero competente. Es un honor ser elegido para este cargo, y la persona que lo merece debe estar muy consciente de que la prosperidad de la Organizacin Local depende en buena parte de su dedicacin.
RECOMENDACIONES
1. Cada miembro de la Junta Directiva debe preparar un presupuesto. Sume sus recomendaciones a las suyas, para preparar una propuesta de presupuesto. A estos renglones debe aadirle otra suma para hacer
GUA DE ACCIN LOCAL DE LA JCI: Tesorero Local

frente a posibles gastos imprevistos y para sufragar nuevos programas que se adopten posteriormente.
Por ltimo, incluya algo de reserva. El presupuesto as elaborado comprende las solicitudes de la Junta Directiva y del tesorero, fondos para programas nuevos y un monto especial como reserva. 2. Enumere todas las fuentes de ingresos: cuotas, publicidad, patrocinios, subsidios, proyectos de recaudacin de fondos, etc. 3. Enumere sus ingresos y egresos. Al preparar el presupuesto, coloque los ingresos a la derecha o la izquierda de los egresos, por encima o por debajo. No hay una regla fija para su colocacin. Una vez que las columnas estn en la hoja, la comparacin es fcil. 4. Debe elaborar un resumen trimestral de ingresos y egresos actualizados. Esto debe ser circulado entre la Junta Directiva y luego en la Asamblea General. Para su propia conveniencia, haga una grfica del flujo de caja y reparta copias a los miembros de la Junta Directiva todos los meses. A mediados de ao, compare las cifras reales con las presupuestadas. En las reuniones de la Junta Directiva y de la Asamblea General hable con detalles del estado de las finanzas.
Publicidad (fondos por anuncios publicados en boletines informativos, en el sitio Web u otros medios) Convenciones y Reuniones (fondos recaudados de las inscripciones de delegados) Donativos (fondos donados por benefactores) Subvenciones (subvenciones de otras organizaciones) Intereses (intereses acumulados) Venta de productos (fondos generados mediante la venta de productos) Patrocinio (fondos de patrocinadores de proyectos)
Egresos Publicidad (mercadeo y reclutamiento) Viajes autorizados (fondos para los viajes de las juntas directivas) Comunicaciones/ Publicaciones (fondos para medios de comunicacin y publicidad) Convenciones y Reuniones (fondos y depsitos pagados para la celebracin de convenciones y reuniones) Seguros (seguro para proteger equipo, etc.) Visitas de funcionarios (funcionarios y visitantes oficiales) Artculos de oficina (material de oficina) Programas (fondos asignados para programas) Productos (fondos para productos, de haber alguno) Relaciones Pblicas (fondos para esfuerzos de Relaciones Pblicas) Alquiler (pago del alquiler del edificio de la secretara, si corresponde) Salario del personal (pago de nmina del personal, si corresponde) Impuestos (impuestos aplicables, si corresponde) Telfono/Fax/Internet (se explica por s solo)
EJEMPLO DE UN PRESUPUESTO LOCAL

Ingresos Ingresos por concepto de cuotas (fondos que provienen estrictamente de los miembros) Cuotas de afiliacin (cuotas que pagan los miembros) Ingresos no provenientes de cuotas (ingresos de otras fuentes)
RESUMEN
El presupuesto no es una camisa de fuerza. Si resulta incmodo, se puede y debe cambiar. Cobre todo el dinero que corresponda, pague todas las cuentas por cheque con la firma del presidente; pague todas las deudas puntualmente. Obtendr as un beneficio muy importante: sus tcnicas presupuestarias mejorarn notablemente.
GUA DE Aqu se listan las responsabilidades ms importantes de un Director de una JCI Local Action Guides ACCIN LOCAL
Organizacin Local: 1. Aclarar sus funciones y conseguir una descripcin detallada de sus funciones por parte del Vicepresidente Local. 2. Reunirse con el Vicepresidente asignado para tratar los objetivos que se le han encomendado en su campo de responsabilidad. 3. Reunirse con su predecesor para intercambiar opiniones sobre las responsabilidades del cargo y aceptar el traspaso de sus archivos. 4. Despus de reunirse con todas las personas apropiadas, fijarse sus propios objetivos y formular un programa para alcanzarlos. Mantenga sus objetivos compatibles con los de la Organizacin Local. 5. Durante esta etapa de su evolucin como lder, es buena idea conocer la constitucin y las normas Locales, los procedimientos que se siguen en sus reuniones y la forma de rendir informes, y desarrollar las habilidades necesarias para hablar en pblico, redactar cartas y, en general, para comunicarse de manera efectiva. 6. Dar buen ejemplo. Como lder del equipo, su ejemplo ayudar a forjar los lderes del futuro. 7. Ser medio de comunicacin entre la Junta Directiva y los miembros. 8. Entender la escala jerrquica y la posicin que desempea en ella. Cerciorarse de comprender el sistema de informes. Si necesita permiso para hacer ciertas cosas, saber qu es preciso hacer para obtenerlo. 9. Por sobre todo, ser entusiasta, positivo, organizado y leal.
RESPONSABILIDADES
Director Local
Este cargo es el primer paso importante en la escala jerrquica del liderazgo en la Organizacin Local. Es una oportunidad de aprender a dirigir. Sobre la base de este cargo, puede usted prepararse para ocupar otras posiciones ms encumbradas en la JCI en los prximos aos. Un Director Local puede trabajar en proyectos o en tareas especficas. Usted podr ocupar este cargo por un ao completo o por diferentes periodos de tiempo, dependiendo de la duracin del proyecto o tarea. Mientras desempea este cargo, debe echar firmes cimientos organizativos y directivos. Sea meticuloso en sus preparativos y trabaje a conciencia. Como lder del equipo, contribuir usted a forjar los destinos de su Organizacin Local, de su comunidad y de su propio futuro.
RECOMENDACIONES
A continuacin encontrar, algunas de las interrogantes que posiblemente ya se haya planteado y le ofrecemos algunas de las respuestas que, sin duda, ha estado buscando. Ha comenzado usted su ascenso a la cima. Esa trayectoria no debe estar inspirada por mviles puramente egostas de conveniencia personal. Antes bien, debiera estar animada por el sincero deseo de servir a sus compaeros y contribuir al bienestar de la comunidad. 1. Por qu ser Director Local? Porque es un desafo interesante, el resultado natural de la capacitacin directiva, el sendero que conduce a cargos ms altos; porque da satisfaccin en la vida personal; porque toda Organizacin Local necesita buenos lderes y porque sa es la esencia misma de la JCI. 2. Cundo estas preparado para ser un Director Local? Cuando ya haya trabajado en muchos proyectos, luego haber sostenido conversaciones con miembros y ex miembros de la Junta Directiva acerca de las responsabilidades del Director; cuando haya ledo la Constitucin y las Normas; cuando entienda los procedimientos parlamentarios; y cuando posea la confianza necesaria en s mismo para dirigir a sus compaeros. Tome la posicin seriamente, preprese y postlese.
GUA DE ACCIN LOCAL DE LA JCI: Director Local

3. Cul es la mejor manera de llevar a cabo sus responsabilidades? y en incrementar la eficacia de la Organizacin Local.
Mantngase informado y al da; asista regularmente a las reuniones de la Junta Directiva; hable con su Vicepresidente u otros funcionarios; participe en cursos que le ayudarn a mejorar su labor; confe en su capacidad; lleve un buen archivo; sea siempre organizado; fjese metas y formule planes para alcanzarlas. 4. En qu se concentra usted en este cargo? En aprender sus responsabilidades y mejorar la manera en que administra su tiempo; en las decisiones de la Junta Directiva, las necesidades de los miembros, sus objetivos, en su planificacin,
RESUMEN
Forma usted parte de un equipo que pudiera muy bien ser responsable de las actividades de muchas personas. Es una responsabilidad seria, que debe encararse seriamente. Planifique participar en las reuniones de la Junta Directiva, Asambleas Generales, Convenciones Nacionales, Conferencias de rea y Congresos Mundiales, estas son grandes oportunidades de compartir experiencias y de aprender de los dems. El buen lder local vela por que su Organizacin Local tenga un buen ao. Que esa sea su meta.
GUA DE JCI Local Action Guides No hay una estructura organizativa ideal que se ajuste a las necesidades de ACCIN LOCAL
1. Ninguna persona debe ser solicitada a supervisar ms de cinco personas.
LA ESTRUCTURA
cada Organizacin Local de la JCI, pero hay una adecuada para usted. Aqu hay algunas pautas que ayudarn en el diseo de la estructura de su Organizacin Local:
Estructura Administrativa Local

La estructura organizativa de una Organizacin Local deber ser apta para satisfacer sus propias necesidades. Sin embargo, cada Organizacin Local necesita de los siguientes componentes: 1. Asamblea General. Es por medio de este rgano que se controla a la Organizacin Local. 2. Junta Directiva. La funcin de la Junta Directiva es la de dirigir a la Organizacin Local y facilitar su administracin. 3. Comits de Programas o Proyectos. Son a travs de stos comits que las actividades de la Organizacin Local son llevadas a cabo. Cada miembro debe ser asignado a trabajar en al menos un Comit.
En la JCI, los funcionarios son voluntarios que tienen una vida y profesin fuera de la JCI. No los sobrecargue con demasiadas personas a quienes supervisar. El mximo de personas que una persona puede llegar a supervisar es de tres a cinco. 2. Balancear la carga de trabajo con todos los miembros de la Junta. Cada miembro de la Junta debe tener una participacin equitativa en el trabajo y nadie debe estar sobrecargado, mientras otros pueden tener poco o nada que hacer. Esto slo va a generar tensin que puede conducir al resentimiento entre los miembros de la Junta. 3. Permitir una estructura organizacional flexible. Si aumenta o disminuye drsticamente el nmero de miembros durante el ao, la estructura debe ser flexible para adaptarse a la nueva realidad. Si los miembros de la Junta renuncian o se mudan de ciudad, y la organizacin local experimenta una reduccin de miembros, no debe haber la necesidad de sustituir a los miembros faltantes de la Junta. Se deben acomodar temporalmente las responsabilidades a otro miembro de la Junta. 4. Establecer una comunicacin fcil y rpida en dos direcciones. A medida que las directorias aumentan, las dificultades de comunicacin se multiplican. Se debe desarrollar una comunicacin eficiente y fcil de entender, con un sistema de informes para evitar dificultades en la obtencin de informacin para los miembros o los informes y sugerencias a la Junta. 5. Delegar responsabilidades y autoridad. Debe quedar bien claro quin reporta a quien y quien es la persona responsable de la toma de decisiones y hasta donde llega su poder. 6. Todos los supervisores deben saber qu se espera de ellos, la importancia de su papel en el logro de los objetivos generales, y las normas por las que su desempeo ser juzgado. Hacer las descripciones de trabajos y responsabilidades asignadas claras y bien conocidas por todos. La Junta Directiva debe establecer las normas mnimas que definirn si el trabajo se ha completado satisfactoriamente o no.
EVOLUCIN DE TENDENCIAS
En el mundo actual, con este ritmo rpido, los jvenes estn comenzando a reescribir la frmula para una organizacin exitosa. La mayora de los miembros ms jvenes de nuestras organizaciones locales son conocedores de la tecnologa, muy ingeniosos y ms importante an: son impacientes.
GUIA DE ACCIN LOCAL DE LA JCI: Estructura Administrativa Local

Quieren oportunidades inmediatas para participar, pero pueden no permanecer mucho tiempo en la organizacin. La nueva filosofa para los jvenes profesionales parece ser as: 1. Ingresan a una empresa u organizacin y aprenden tanto como pueden; 2. Se involucran inmediatamente y buscan una oportunidad de avanzar a los nuevos desafos; 3. Estn acostumbrados a trabajar en equipo y ansan liderarlos. 4. Siempre mantienen la posibilidad de ingresar a diferentes organizaciones en bsqueda de otras oportunidades. 5. Cuando ellos aspiran a alcanzar posiciones de liderazgo, por lo general lo hacen dentro de un corto perodo de afiliacin. A veces, este proceso puede tomar tan poco como un ao y, a veces, pueden durar varios. Sin embargo, investigaciones indican que es raro encontrar jvenes profesionales que permanezcan en la misma compaa u organizacin por largos perodos de tiempo. Esto afecta dramticamente a las Organizaciones Locales de la JCI, por ello deben ser discutidas las ideas alternativas para una estructura potencial de las Organizaciones Locales en el futuro. Los miembros locales estn siempre en movimiento y cambiando. Las Organizaciones Locales deben adaptarse a las nuevas tendencias y a las nuevas realidades.
dos Vicepresidentes, Secretario y Tesorero. Una manera de mantener los miembros ms jvenes activos e involucrarlos es la de hacer hincapi en el uso de las Directorias de Proyectos para cada actividad. Establecer las Directorias de Proyecto para todo, desde proyectos comunitarios hasta para el reclutamiento de miembros o las relaciones pblicas. Los miembros pueden participar siendo Directores de Proyectos del boletn por tres meses, capacitar a alguien ms para hacerse cargo de esa tarea, y a continuacin, pasar a ser el Director de Proyecto para el Evento de Redes de Negocios. Mediante el uso de una pequea Junta Directiva, la Organizacin Local insta a los miembros de la Junta a buscar constantemente a nuevos Directores de Proyectos, que aprenden haciendo. Ventajas: 1. Los miembros se involucran de inmediato; 2. Si un Director de Proyecto no cumple sus responsabilidades como corresponden, hace menos dao a la organizacin que si un miembro de la Junta Directiva falla; 3. Los Directores de Proyecto pueden aprender a organizar diferentes tipos de proyectos, eventos y tareas administrativas antes de estar en la Junta; 4. Si son talentosos, los jvenes pueden ascender rpidamente dentro de la organizacin.
RECOMENDACIONES
Dependiendo del tamao de las pequeas y medianas Organizaciones Locales, se debe considerar mantener el tamao de la Junta Directiva relativamente pequea. Por ejemplo, una pequea o mediana Organizacin Local debe limitar los cargos en la Junta al Presidente,
RESUMEN
El siguiente ejemplo de estructura organizacional puede ser til para examinar su estructura actual. Recuerde que es slo un ejemplo. Utilizar las partes aplicables a su Organizacin Local.
Organizacin con menos de 30 miembros Presidente Junta Directiva
Secretario
Vicepresidente
Presidente Inmediato Anterior y Asesor Legal
Vicepresidente
Tesorero
Directores de Proyectos
Directores de Proyectos
Miembros
GUA DE JCI Local Action Guides La Constitucin incluye: ACCIN LOCAL

1. El nombre de la organizacin. Indicar el nombre oficial (legal) y cualquier variacin por la cual la organizacin tambin ser conocida. 2. Su misin, sus propsitos y sus principios. Declarar la razn de existencia de la organizacin y qu tipos de principios guiarn a las actividades, a su administracin y a la toma de decisiones en general. 3. Miembros potenciales. Explicar los requisitos y procedimientos para formar parte de la membresa de la organizacin. 4. Cmo se deber liderar a la organizacin y cmo se procede a la eleccin de funcionarios: i. Cmo ser la autoridad suprema? Cul ser su composicin? Cundo se reunirn? ii. Qu cargos tendr? Quin los elegir o asignar? Cmo sern electos o asignados? iii. Cmo se implementarn las normas? Quin ser el responsable de velar por su cumplimiento?
OBJETIVOS
Constitucin y Normas Locales

La Constitucin Local es el documento ms fundamental de la organizacin. El contenido de cualquier Constitucin debe hacerse constar con claridad y sencillez. Ninguna Constitucin puede ser eficaz si se trata de legislar para obtener ms informacin, stos son ms convenientes tratarlos a travs de normas, que son las reglas del trabajo de todos los das. La prueba del valor de una Constitucin es su eficacia para dar a los miembros potenciales una comprensin adecuada de la naturaleza, objetivos y propsitos de la organizacin.
5. Las finanzas de la organizacin. Se debe indicar quin paga las cuotas y quin decide sobre el monto que cada miembro debe abonar. Asimismo, deber indicar las responsabilidades de los funcionarios encargados del dinero y quines pueden firmar documentos financieros en nombre de la organizacin. 6. El mtodo utilizado para modificar la Constitucin. La Constitucin slo puede modificarse si las propuestas han sido distribuidas de antemano a todos los miembros votantes. Se debe exigir una mayora de dos tercios para ser cambiada. Tambin puede indicar un qurum mnimo necesario para cualquier modificacin con el propsito de evitar que un nmero reducido de miembros modifiquen los derechos de una gran mayora. 7. La Constitucin de la Organizacin Local no debe estar en conflicto con la de la Organizacin Nacional y de la JCI. La Organizacin Local debe asegurarse de que la Constitucin refleje las normas de la Organizacin Nacional y de la JCI. La Constitucin puede incluir: 1. Artculos: Los artculos de la Constitucin marcan por separado las secciones o clusulas que especifican el propsito u otros trminos y condiciones de la Asociacin. Los artculos son las normas y reglamentos por los que la Asociacin se rige. 2. Estatutos: El propsito de los estatutos es para ayudar a definir las normas y reglamentos. Como tales, son subsidiarias de los artculos de la Constitucin y deben estar redactados de manera que, sea apto para satisfacer las necesidades de la organizacin.
MANUAL DE NORMAS
Una Organizacin Local tambin puede adoptar un Manual de Normas para dar detalles de las actividades del da a da, tales como: Como se realizarn las reuniones:
GUIA DE ACCION LOCAL DE LA JCI: Constitucin y Normas Locales

Incluye cuando se realizarn las reuniones, quienes sern los encargados y las reglas de reuniones que se utilizarn. Como se deben presentar los informes: Incluye quien es el responsable de la presentacin de informes, y que se hace con el informe. Como se deben realizar las actividades: Debe estar claro quin es el responsable de las actividades, como sern realizadas y financiadas. Como el desempeo de los funcionarios debe ser evaluado:
El Manual de Normas define las medidas mnimas de desempeo para los funcionarios y las consecuencias de su no cumplimiento. Cualquier otra regla que no pueda ser considerada como artculo o estatuto de la Constitucin. En la mayora de los casos la enmienda del Manual de Normas no necesita votacin de la Asamblea General.
RESUMEN
La Junta Directiva Local decide sobre los cambios de normas por una mayora de dos tercios. Su constitucin le dicta lo que es aplicable en cada caso.
GUA DE JCI Local Action Guides La planificacin estratgica afecta todos los aspectos de la vida de la ACCIN LOCAL
COMPONENTES
Organizacin Local, incluso sus programas y servicios, el reclutamiento y patrocinadores, sus comunicaciones, finanzas, relaciones pblicas, etc. Por consiguiente, el proceso de planificacin estratgica afecta a todos los grupos constituyentes de la organizacin y a todos los interesados en el xito de sta. Los integrantes del Comit de Planificacin Estratgica deben entender claramente en qu consiste la planificacin estratgica y cmo este proceso puede ser de gran beneficio para la organizacin. Si se lleva a cabo como es debido, la planificacin estratgica ha de ser un proceso sencillo y eficaz, capaz de responder preguntas como stas: 1. Cul es el propsito o misin de la Organizacin Local?
Planificacin Estratgica Local

Cada Organizacin Local debe tener un plan que vaya ms all de sus actividades anuales. El plan estratgico proporciona una gua al futuro de la Organizacin Local. Se identifican metas estratgicas y mtodos para lograr dichas metas en un periodo de tiempo determinado. Mientras el liderazgo de la Organizacin Local cambia cada ao, es muy importante que la misma mantenga una concentracin estratgica que la posicione en la comunidad y contine atrayendo a jvenes. Un plan estratgico es recomendado para cada tres a cinco aos. Asigne un Comit de Planificacin Estratgica para tratar el futuro de la Organizacin Local y presentar sus recomendaciones a largo plazo a la Junta directiva y luego a la Asamblea General.
Cul es la razn de ser de la Organizacin Local? 2. Qu visin tiene la Organizacin Local de lo que el futuro le tiene deparado? 3. Qu oportunidades ofrece la Organizacin Local? Qu oportunidades debiera prestar en un futuro? 4. Cules son las expectativas de la membresa actual en contraposicin a los futuros miembros? Cmo puede la Organizacin Local hacerles frente a esos desafos? 5. Habida cuenta de las condiciones ambientales y de las capacidades actuales de la Organizacin Local, en dnde debiera concentrar sus esfuerzos y recursos para realizar su misin con el fin de alcanzar su visin? 6. Qu parmetros se emplearn para medir los resultados que se obtengan de la puesta en prctica de estas prioridades? 7. Qu esfuerzos se harn para revisar las prioridades de la organizacin a medida que cambien las condiciones?
PASOS DE LA PLANIFICACIN ESTRATEGICA

1. Plan de xito La Organizacin Local debe decidir quines participarn en el proceso, qu se espera que cada fase produzca, y la manera en que el proceso de planificacin se llevar a cabo. 2. Recabe informacin para realizar un autoanlisis o un estudio de la organizacin. Se debe formular una lista completa y precisa de todos los aspectos de la Organizacin Local: a. b. c. d. Reuniones Activos Premios Constitucin
GUA DE ACCIN LOCAL DE LA JCI: Planificacin Estratgica Local

e. f. g. h. i. j. k. l. m. n. o. p. q. r. s. t. 3.

6.
Estructura Administrativa Cuotas Finanzas Procedimientos de Reclutamiento Ceremonias de juramento Comunicaciones Elecciones Proyectos Comunitarios Programas de Capacitacin Publicaciones Senadores de la JCI Funciones Sociales Relaciones Pblicas Compromisos Nacionales Participacin Internacional Objetivos, etc.
Organizacin Local pueda mejorar su actuacin en sus diferentes sectores. Escoja los parmetros con que se va a medir y supervisar la puesta en prctica de cada una de las prioridades estratgicas. Los servicios que se prestan suelen ser de naturaleza cualitativa y, por consiguiente, difciles de medir. Por ello es bueno emplear parmetros para medir el adelanto logrado en cada prioridad. 7. Estudie lo que se ha adelantado en las prioridades estratgicas de la Organizacin Local y revise el plan al menos una vez al ao. Este paso debe realizarse tambin cada vez que se susciten problemas u oportunidades extraordinarias. Los cambios en el ambiente externo y en las circunstancias internas suelen exigir reacciones nuevas y diferentes de la organizacin.
Identifique las cuestiones esenciales para el futuro de la organizacin. El comit debe analizar los datos para ver qu luz arrojan sobre el futuro a largo plazo de la Organizacin Local. Hacer una lista corta, pero amplia, de las seis u ocho cuestiones ms trascendentales que el Comit de Planificacin Estratgica debe considerar.
RESUMEN
Cuando se realiza debidamente, la planificacin estratgica puede ser una de las actividades ms gratas y fructferas de la Organizacin Local. El proceso abarca una amplia gama de ideas, visiones del futuro, personas, sentimientos, datos especficos, realidades concretas y sueos nobles. La tcnica de la planificacin estratgica hace que la organizacin Local llegue a conocer mejor a la organizacin y a su propio entorno. Este conocimiento, a su vez, hace posible que la Junta Directiva de la Organizacin Local tome decisiones ms atinadas sobre cuestiones de trascendencia institucional como los principios de la organizacin, sus prioridades a largo plazo, sus metas y sus objetivos.
4.
Escoja las prioridades estratgicas que guiarn a la Organizacin Local durante los prximos aos. Las prioridades estratgicas afectan a toda la Organizacin local y se refieren a las relaciones entre sta y sus miembros. Ningn paso es ms importante que la decisin de concentrar tiempo y recursos limitados en el logro de unas pocas metas de importancia vital.
5.
Formule iniciativas o planes de accin para cada una de las prioridades estratgicas. El comit debe buscar maneras en que la
GUA DE El plan de accin presenta claramente las metas que la Organizacin Local JCI Local Action Guides se propuso lograr en un ao determinado. El plan de accin debe ir alineado ACCIN LOCAL
al Plan Estratgico de la Organizacin Local. El plan de accin debe responder a las preguntas siguientes: 1. Por qu existe la Organizacin? Su misin o propsito. La Misin de una organizacin constituye su razn de ser, la definicin de su propsito. Cada Organizacin Local es nica en su clase, por definicin, y ha de tener su propia Misin que, no obstante, ha de estar estrechamente relacionada con la de la JCI: Ofrecer oportunidades de desarrollo que preparen a los jvenes para crear cambios positivos. 2. En dnde concentrar la organizacin sus esfuerzos? - Los Campos de Resultados. El propsito debe dividirse en Campos de Resultados que ayuden a determinar las actividades en que la organizacin y sus funcionarios deben invertir la mayor parte de su tiempo, talento, energa y dinero. Los Campos de Resultados son los puntos en que se debe concentrar la atencin preferencial de la organizacin, y donde los resultados y no las actividades, son importantes. 3. Qu queremos hacer? - Los Objetivos. Los objetivos son la base sobre la que se determinan las actividades que deben llevarse a cabo. Tambin sirven para establecer las normas de evaluacin de esas actividades. Un objetivo es una formulacin del resultado que debe alcanzarse y debe comenzar con un verbo en infinitivo que denote accin o logro. Todo objetivo ha de ser claro, realista y mesurable. 4. De quin ser la responsabilidad? - El funcionario responsable. Cada objetivo debe indicar claramente quin ser responsable de coordinar la accin y los logros. Esa persona tendr la responsabilidad de formular estrategias y asignarle nuevas responsabilidades a cada una de ellas. 5. Cundo debe comenzar y terminar? - Los plazos. El objetivo tambin debe indicar la fecha o el lapso de tiempo en que debe lograrse el resultado. 6. Cunto va a costar? - El presupuesto. El objetivo debe indicar la inversin mxima que la Organizacin Local est dispuesta a hacer. 7. De qu manera queremos hacerlo? - Las estrategias. El objetivo se divide a continuacin en estrategias ms pequeas, que vienen a ser pasos que se toman para alcanzarlo. Estas estrategias tambin deben indicar quin es responsable, cul es su plazo y cul ser su costo.
PROCESO DE PLANIFICACIN
Plan de Accin Local

Una buena planificacin es un pre requisito para alcanzar metas. Un plan de accin determina lo que debe hacerse ahora para en el futuro poder satisfacer eficazmente la misin y los objetivos del proyecto o la actividad.
GUIA DE ACCIN LOCAL DE LA JCI: Plan de Accin Local

Una vez concluido el proceso anterior, las actividades deben repartirse a lo largo del ao.
7.
Se formula el programa anual de actividades. El Secretario reparte las actividades a lo largo del ao y hace llegar el programa a todos los miembros conjuntamente con sus respectivas asignaciones y los plazos fijados.
EL CALENDARIO DE PLANIFICACIN
Los siguientes pasos deben ser realizados mientras se desarrolla el plan de accin de la Organizacin Local: 1. Se prepara el borrador del plan de accin. El Presidente y el Secretario tienen la responsabilidad de preparar un borrador del plan de accin para el ao siguiente. Es importante recalcar que el plan de accin es desarrollado por la Junta Directiva anterior al ao en el cual se llevar a cabo. 2. El borrador se le presenta a la Junta Directiva. La Junta Directiva analiza la propuesta y le hace las enmiendas necesarias. 3. La propuesta final se le presenta a la Asamblea General. La propuesta final se pone a consideracin de los miembros en la reunin anual de la Asamblea General, que le hace las enmiendas necesarias. 4. La nueva Junta Directiva incorpora los cambios efectuados por la Asamblea General. Se publica la versin definitiva del plan de accin y se distribuye a todos los miembros de la Organizacin Local. 5. Los miembros de la Junta Directiva preparan sus planes individuales. Cada funcionario de la nueva Junta Directiva prepara un plan de accin despus de asignrsele sus responsabilidades con respecto de distintos objetivos. 6. Se aprueban los distintos planes. La Junta Directiva aprueba el plan de accin de cada funcionario durante su primer mes en funciones. 8.
Los supervisores siguen de cerca las responsabilidades de sus respectivos equipos. Ha llegado el momento de la accin y los supervisores inmediatos de cada funcionario deben seguir de cerca las actividades de los integrantes de sus equipos y cerciorarse de que todo se est llevando a cabo de acuerdo con el plan y el programa.
9.
Se hace la evaluacin y se formulan las recomendaciones para el prximo ao. El Presidente y los supervisores deben evaluar mensualmente el adelanto alcanzado y formular recomendaciones sobre actividades u objetivos que deban incluirse en el plan de accin del ao prximo.
10. Se prepara el borrador del plan de accin del ao prximo. Y se cierra el crculo. Aprovechando como es debido la evaluacin y las recomendaciones, es fcil preparar el borrador del plan de accin para el ao prximo.
RESUMEN
Un Plan de Accin definido y alcanzable constituye una gua para dirigir los esfuerzos de los funcionarios y los miembros, pero tambin es una herramienta que ayuda a comunicar las direcciones y propsitos a los cuales aspira el grupo. Es importante entender que un Plan de Accin no est grabado en piedra una vez que se imprime. Es conveniente revisar sus planes mensualmente y actualizarlos trimestralmente o cuando surja un cambio considerable en las circunstancias de la Organizacin Local.
GUA DE JCI Local Action Guides La diferencia entre los ingresos y gastos deben ser cubiertos por las cuotas ACCIN LOCAL
RECOMENDACIONES
de los miembros. No se encontrarn patrocinios para los gastos administrativos. Esas operaciones deben ser cubiertas por las cuotas de la membresa. Si los gastos son ms elevados que los ingresos, una opcin es aumentar las cuotas y la otra es reducir los gastos. Otra opcin a considerar es el aumento de la membresa. No se puede tener un presupuesto con ms gastos que ingresos. Los proyectos y programas pueden tener patrocinios. Los proyectos pueden atraer a los patrocinadores si los mismos ven el valor de sus proyectos, y no necesariamente porque los proyectos atraigan la atencin de los medios de comunicacin o pblico en general. En la bsqueda de patrocinadores, se debe buscar a las organizaciones que tengan metas y objetivos similares.
Presupuesto y Patrocinio
Al preparar un presupuesto: 1. Listar todos los gastos administrativos (no del proyecto), incluyendo publicidad, viajes, comunicaciones, servicios bsicos, suministros, alquiler, impuestos, etc. 2. Listar todas las fuentes seguras de ingresos, incluyendo los anuncios publicitarios del sitio Web, donaciones y subvenciones garantizadas, venta de productos, etc. 3. Listar la cantidad prevista de miembros pagantes para obtener una idea del ingreso por pago de cuotas de miembros. No incluir a postulantes. Un clculo estimado es el promedio de miembros de aos anteriores.
PASOS DE LA APLICACIN DE UN PRESUPUESTO

Los siguientes pasos son bsicos para aplicar un fuerte control monetario en una Organizacin Local: 1. Preparar el presupuesto: a. Los miembros de la Junta (y la comisin de finanzas, si existiese) indicarn los requisitos, de acuerdo al plan de accin propuesto, b. El Tesorero estimar los gastos administrativos. c. El Tesorero estimar ingresos considerados. d. Un presupuesto equilibrado es el resultado final. 2. Aprobar el presupuesto: a. Se presentar el presupuesto final a la Junta Directiva para su consideracin. b. La Junta modificar y aprobar la propuesta de presupuesto. c. La propuesta final se presentar en la reunin de Asamblea General para su consideracin. d. El presupuesto de la Organizacin Local se modificar y aprobar por la Asamblea General de la Organizacin Local. 3. Evaluacin del presupuesto: a. El Tesorero revisar el presupuesto semanal y preparar un informe mensual para la Junta, incluyendo la situacin actual y las proyecciones de ingresos y gastos para los prximos meses. b. La Junta revisar el presupuesto y las proyecciones una vez al mes. c. La Junta har las modificaciones y correcciones necesarias del presupuesto. 4. Archivos financieros: a. El Tesorero mantendr un libro de registros sobre los ingresos y otro libro para los gastos. b. Todos los pagos deben hacerse mediante cheque, firmado por el Tesorero y el Presidente. c. El Tesorero preparar un informe mensual sobre el balance de la caja, los pagos durante el ltimo mes, y los pagos previstos para el prximo mes.
GUIA DE ACCION LOCAL DE LA JCI: Presupuesto y Patrocinio
DONACIONES Y PATROCINIOS
Hay dos formas de que una Organizacin Local obtenga ingresos adicionales: el patrocinio y las donaciones.
evento por encima de los costes de inscripcin, el Director del proyecto puede decidir acercarse a un hotel para conseguir tarifas mejores o la donacin de las habitaciones. A cambio, el hotel podra recibir tres lugares en las Capacitaciones de la JCI, para tres de sus directivos o empleados, adems de un anuncio en el boletn de noticias y / o sitio web de la Organizacin Local. De esta manera, se puede negociar con el hotel en lugar de pedir una donacin monetaria. Este enfoque puede ser especialmente eficaz para crear asociaciones a largo plazo con una empresa. En el ejemplo anterior, es posible que uno de los directivos del hotel, ingrese a su Organizacin Local. 3. Pequeos patrocinios por un propsito especfico A veces, es mejor pedir donaciones de patrocinio en pequeas cantidades con un propsito especfico, para que la gente pueda ver el beneficio inmediato de su donacin. Por supuesto que, esto se podra hacer con cualquier tipo de donacin. Divida en donaciones de 50 o 75 dlares por una razn especfica, en lugar de pedir 2.500 dlares para patrocinar el proyecto completo. El Director del proyecto puede solicitar donaciones a grandes empresas, pequeas empresas, empresarios, amigos, conocidos y compaeros de trabajo. El presupuesto de un proyecto no tiene que ser patrocinado por uno o dos patrocinantes principales. Se puede ser igual de eficaz con muchos patrocinios de donaciones pequeas
No todos los proyectos resultan atractivos para obtener patrocinios, y ninguna organizacin patrocinar los gastos administrativos, es por ello que las Organizaciones Locales pueden pedir donaciones que ayuden a cubrir los gastos administrativos y a los proyectos que no atraen la atencin de patrocinadores. Tipos de donadores Aqu estn algunas sugerencias para diferentes tipos de donantes: 1. Miembros pasados: Una persona que atribuya gran parte de su xito a su participacin pasada en la JCI. 2. Valor a la comunidad: Un miembro pasado u otros que ven el valor que la JCI ofrece a la comunidad y a los jvenes. 3. Socios: Los proveedores u otras organizaciones que trabajan con la JCI y han sido testigos del valor de la JCI. Tipos de patrocinios: 1. Inversin financiera y valor Una empresa que quiera asociarse al proyecto y as obtener ms negocios por medio de su patrocinio. El proyecto debe ser atractivo para el pblico, ya sea convocando a una gran multitud a un lugar donde los anuncios o productos del patrocinador puedan ser vistos o consiguiendo una gran atencin de los medios, donde los anuncios y los productos de los patrocinadores puedan ser vistos relacionados al proyecto. 2. Intercambio de beneficios Cuando una Organizacin Local est desarrollando un proyecto, hay otros recursos necesarios, adems del dinero. Si el Director del proyecto de la Organizacin Local es creativo y lleno de recursos, muchos de los elementos necesarios para ejecutar correctamente el proyecto pueden ser donados por empresas externas, a pesar de la falta de donaciones monetarias por la empresa. En lugar de tratar de recaudar fondos para el
RESUMEN
Todos los proyectos deben tener un presupuesto bsico. En fechas convenidas, comparar las cifras del presupuesto con las cifras reales e informar a los miembros participantes en el proyecto. Presentarn informes mensuales en las reuniones de Asamblea General sobre la situacin financiera incluyendo las cifras del presupuesto en comparacin con las cifras reales.
GUA DE Al igual que muchas organizaciones, la JCI se rige por un conjunto de reglas, JCI Local Action Guides ACCIN LOCAL
etiqueta o normas que son empleadas en ceremonias o eventos. Pero tambin se deben tomar en cuenta las normas locales, y estas varan dependiendo del rea. El trmino protocolo tiene muchos significados y connotaciones. A estos efectos, diremos que el protocolo es "el cdigo de etiqueta y precedencia generalmente aceptado dentro de un grupo o entidad en particular". En otras palabras, es una forma esperada y aceptable de comportarse en una situacin social determinada.
FILOSOFA
Protocolo Local
Uno de los aspectos ms destacados de un ao en la JCI es la visita de un funcionario internacional a su Organizacin Local o Nacional. Mientras se prepara para recibir a funcionarios internacionales este ao, nos gustara compartir con usted algunos detalles sobre el protocolo. El protocolo es de especial importancia durante ceremonias y funciones oficiales, tales como reuniones nacionales y reuniones de la Organizacin Local, recepciones, visita de un funcionario de la JCI, conferencias de la JCI, congresos mundiales, etc. El protocolo internacional nos ayuda a lidiar con las diferencias culturales de manera formal. De la misma manera que los pases podran tener protocolos distintos, cada organizacin o compaa tiene su propio protocolo.
REGLAS BASICAS
Una de las reglas generales del protocolo es que el husped debe seguir las reglas de la casa. Informe a su invitado sobre la vestimenta adecuada para el evento, la hora de llegada sugerida, el lugar de entrada, dnde debe estacionarse, quin recibir al invitado y en qu lugar, las personas que le sern presentadas al invitado en la entrada, el orden de desfile hacia el vestbulo, la distribucin de los asientos, el orden de los discursos, y el orden de partida al finalizar el evento. En general, los funcionarios electos de la JCI tienen un rango superior al de los funcionarios nombrados. Por ejemplo, un Vicepresidente Ejecutivo electo tienen mayor jerarqua que un Secretario General, un Tesorero o un Asesor Legal General nombrado. Durante las ceremonias oficiales, los funcionarios de menor rango tienen el uso la palabra y son presentados antes que los funcionarios de alto rango. Si hay demasiados funcionarios de menor rango presentes como para presentarlos a todos, slo mencionar sus nombres ser suficiente para reconocer su presencia.
PROTOCOLO PARA EL USO DE LA PALABRA

Asegrese de que la pronunciacin y la puntuacin sean correctas. En general, los funcionarios de menor jerarqua se dirigen a los presentes antes que los funcionarios de mayor rango. Por ejemplo, el orden sera el siguiente: 1. El Presidente Local 2. Los Miembros de la Junta Directiva Nacional 3. El Presidente Nacional 4. Los Vicepresidentes de la JCI 5. Los Miembros del Comit Ejecutivo de la JCI 6. Funcionarios Gubernamentales 7. El Presidente de la JCI 8. El Presidente o Jefe de Estado del Pas Recuerde: Corroborar los ttulos de los funcionarios visitantes, los nombres de los
GUIA DE ACCIN LOCAL DE LA JCI: Protocolo Local

pases, etc., para asegurarse de que los anuncien correctamente. Exhibir adecuadamente las banderas nacionales y de la organizacin. Recitar el Credo de la JCI al comenzar cualquier evento o reunin oficial. Interpretar el himno nacional, de ser necesario.
Tambin se acostumbra saludar a y reconocer la presencia de dignatarios importantes que se encuentran en el saln. En cuanto a la disposicin de los asientos, tenga presente lo siguiente: Los dignatarios importantes, invitados VIP o funcionarios de alto rango deben ocupar los asientos de la primera fila, mientras que los funcionarios de menor jerarqua deben sentarse detrs de stos. Para evitar confusiones, se pueden preasignar los asientos colocando tarjetas con los nombres de los invitados en cada asiento o en el respaldo de la silla. Los invitados extranjeros tienen ms jerarqua que los invitados locales al momento de sentarse. A los cnyuges se les otorga el mismo nivel de jerarqua que a sus esposos o esposas. Por lo tanto, si la Presidenta Local o Nacional que es anfitriona del evento es una mujer casada, a su esposo se le asignar un asiento de acuerdo con el rango que ella posee.
PROTOCOLO PARA LA DISTRIBUCIN DE ASIENTOS

Por lo general, la disposicin de los asientos no slo tiene como propsito honrar la presencia de un invitado o amigo importante, sino tambin mejorar el flujo de la conversacin durante la cena. En una cena informal, tal vez no se espera que se haga un brindis o una oracin para bendecir la comida. En una cena o ceremonia formal, se puede realizar una oracin, una invocacin o un brindis para honrar o celebrar a una persona en particular, o un evento, o fecha importante para la organizacin. Se acostumbra permitir que el invitado principal o VIP emita comentarios breves o d un "mensaje de saludo" justo antes o inmediatamente despus de la cena. El anfitrin debe ser el ltimo en dirigirse a los presentes, con un "mensaje de agradecimiento". Se pueden intercambiar regalos u obsequios antes o despus de la cena. En la mayora de las organizaciones, se acomoda a los invitados en sus asientos de acuerdo a su rango o jerarqua. Se debe dar nfasis a garantizar que los invitados ocupen los asientos que les corresponden.
RESUMEN
Ms que nada, reconozca que las personas son diferentes, y dedique un poco de tiempo a establecer relaciones y aprender cmo piensan y actan las personas de otras culturas. De esta forma, el mundo se abrir ante usted. Segn lo establece nuestra Declaracin de Principios de la JCI, la hermandad de los hombres trasciende la soberana de las naciones...
GUA DE JCI Local Action Guides El anlisis de la situacin, tambin conocido como la investigacin externa, ACCIN LOCAL
es el aspecto principal del plan de mercadeo. Se compone de tres reas principales: Resumen del mercado, anlisis FODA y la competencia. Todas las organizaciones de la JCI existen dentro de una comunidad. Mediante el examen del entorno exterior dentro del entorno de la situacin, se estar mejor preparado para atender las necesidades de la comunidad en el plan de mercadeo... Resumen del mercado El resumen de mercado incluye las necesidades y la demografa del mercado. La investigacin de las necesidades del mercado incluyen los principales problemas que la comunidad necesita enfrentar. Con cul de estos problemas estn ms conectados los miembros? Qu tipo de proyectos obtendr la atencin del pblico? La demografa del mercado tiene en cuenta el objetivo potencial del mercado (los miembros, patrocinadores y socios) en la comunidad. Anlisis SWOT (Fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas) El anlisis SWOT es tanto un anlisis de los mercados internos, cmo externos. En primer lugar, examinar las fortalezas y debilidades internas de la Organizacin Local. Una fuerza interna podra ser la habilidad organizacional, y una debilidad podra ser la falta de recursos fsicos (es decir, espacio de oficina, computadoras, etc.) Luego, comenzar a examinar las oportunidades y amenazas externas. Una oportunidad podra un gran demografa de jvenes ciudadanos activos en la comunidad. Y una amenaza externa podra ser la falta de patrocinadores y socios potenciales para donar ms a la organizacin o a los proyectos, debido a una recesin econmica. La Competencia Sea consciente de otras organizaciones comunitarias que puedan atraer a otros posibles miembros de la JCI, as como de otras Organizaciones Locales de la JCI. Si la Organizacin Local est en una gran ciudad, entre otras organizaciones locales de la JCI, asegrese de que las lneas de comunicacin se mantengan abiertas para que las distintas organizaciones locales no se centren en los mismos problemas o traten de atraer a los mismos miembros y patrocinadores como los otros. Al tratar con otras organizaciones fuera de la JCI, concntrese en los puntos de venta clave de la JCI, que hacen de la JCI nica. Algunos puntos de venta exclusivos para recordar, son, la red mundial de la JCI, jvenes ciudadanos activos y crear un cambio sostenible.
ANALISIS DE LA SITUACION
Plan de Mercadeo
Un plan de mercadeo es un documento escrito que define las acciones necesarias para alcanzar sus objetivos de mercadeo. Un plan de mercadeo organiza los esfuerzos de mercadeo de manera clara y con gran detalle. Al crear un plan de mercadeo, empezar por elegir el lugar, tiempo y personas involucradas. Debido a que el mercadeo consiste en casi todos los aspectos de la organizacin, la junta directiva local debe participar. Un Plan de Mercadeo comienza con el anlisis de su situacin actual, tanto interna como externa. En primer lugar, la investigacin de lo que la comunidad necesita, posibles competidores, y la demografa del mercado. Luego, definir los objetivos y metas de su organizacin, que siempre deben estar relacionados con la Misin y la Visin de la JCI.
ESTRATGIA DE MERCADEO
La estrategia de mercadeo abarca los objetivos y metas ms amplias de la organizacin, y luego se describe cmo obtener las metas y objetivos. Se inicia con la Misin de la JCI: proveer oportunidades de desarrollo que preparen a los jvenes para crear cambios positivos. La Misin establece el propsito y la direccin general de la organizacin. Luego de definir los objetivos, realice un esquema del mercado de destino de los distintos grupos afectados por la JCI. El ltimo aspecto de la estrategia de mercadeo es la mezcla de marketing.
GUIA DE ACCION LOCAL DE LA JCI: Plan de Mercadeo

Metas y Objetivos
Los objetivos y metas de la organizacin son la profundizacin de las ideas claves planteadas en la Misin. Otros objetivos claves e importantes para todas las organizaciones incluyen, atraer a nuevos miembros, la retencin de miembros, establecer un perfil positivo en la comunidad, la atraccin de patrocinadores y socios, la obtencin del apoyo y el reconocimiento por las acciones positivas y proyectos en la comunidad, y estar conectados a otras Organizaciones Locales, Nacionales de la JCI y con la Sede Mundial de la JCI. Mercado Objetivo El mercado objetivo define dnde sus esfuerzos estarn dirigidos y a quines afecta por sus esfuerzos. Para la organizacin esto incluye: los miembros potenciales, posibles socios o patrocinadores, los miembros actuales, actuales socios y patrocinadores, la comunidad y ex alumnos de la JCI. Considere las necesidades de cada grupo, y luego, explique cmo su Organizacin Local puede cumplir esas necesidades.
Mezcla de Marketing La mezcla del marketing son las tcticas utilizadas para obtener los objetivos de mercadeo. El "marketing mix" se compone de cuatro reas, conocidas como las "4 P: producto, plaza, precio y promocin. El producto de la JCI incluye tres partes principales: Misin, Visin y Valores, la experiencia de la JCI, y las ofertas tangibles, como los proyectos, capacitacin y eventos. La plaza (lugar) es definido por la ubicacin de las reuniones, eventos y proyectos. El precio es un rea que cada Organizacin Local debe determinar de forma individual. Algunas cosas a considerar son el presupuesto de la organizacin y lo que la Organizacin Local paga a la Organizacin Nacional por miembro. La promocin es la manera de hacer correr la voz acerca de la organizacin. Es mucho ms que slo publicidad, sino tambin esfuerzos de relaciones pblicas y de cualquier forma para obtener un mayor reconocimiento. La promocin est presente a travs de todo lo que hace la organizacin, por ejemplo, el uso de remeras de la JCI, de cmo sus miembros se presentan en pblico, etc.
GUA DE JCI Local Action Guides Antes de comenzar su labor de comunicacin interna, tome el tiempo para ACCIN LOCAL
considerar algunos factores importantes que influyen en sus decisiones. 1. Pblico objetivo Considere a quienes est apuntando sus esfuerzos. En las comunicaciones internas, esto incluye a los miembros y ex miembros (ex alumnos, senadores, etc.) Examinar las necesidades de los diferentes grupos y subgrupos dentro de su pblico objetivo. Conocer a sus miembros le ayudar a comunicarse con ellos. Debido a su experiencia positiva dentro de la JCI, muchas personas quieren seguir participando, incluso despus de cumplir 40. Estos ex miembros son recursos excelentes para el conocimiento, la historia y las oportunidades de desarrollo. 2. Metas Determinar las metas de su proyecto. Incluir objetivos ms amplios - la promocin de la Misin de la JCI, presentar una imagen clara y coherente de la JCI en la comunidad - y los objetivos ms especficos - mantener a los miembros actualizados sobre las actividades de la JCI o el aumento de la asistencia a eventos de la JCI. Los objetivos de las comunicaciones internas pueden incluir: 1. Para promover la Misin, la Visin y los Valores de la JCI, 2. Para mantener a los miembros al da sobre las actividades de la JCI a nivel local, nacional e internacional, 3. Para inspirar a los miembros y mantenerlos motivados a participar 4. Para presentar una imagen clara y coherente de la JCI, a nivel internacional, nacional y local a fin de reforzar esta imagen y construir la marca Otras metas pueden aadirse para cada proyecto, como el aumento de la asistencia a un evento o el aumento de la participacin en un programa. Aunque algunos de los objetivos - tales como el fomento de la Misin de la JCI - son abstractos, tambin es importante tener objetivos cuantificables. Esto ayuda a medir el progreso despus de que el proyecto est completo. La meta de "aumentar el nmero de nuevos miembros que van a una reunin" es menos eficaz que "aumentar el nmero de nuevos miembros en una reunin en un 15%". 3. Plan de Accin Realice un borrador de un plan de accin para ayudar a tomar decisiones acerca del mensaje y la forma en que ser entregado. Al pensar en la mejor manera de actuar, considere el momento y el lugar correcto para llegar a su pblico objetivo. Esto ayudar a decidir qu tctica utilizar para cada pblico.
PLANIFICACIN
Comunicaciones Internas
La JCI no existira sin los 200.000 dedicados jvenes ciudadanos activos que son miembros en todo el mundo. Las comunicaciones internas se centra en la comunicacin tanto con los miembros actuales, cmo antiguos. Despus de trazar un plan de comunicaciones, en esta seccin se detallan las tcticas para llevar a cabo las comunicaciones internas.
EJECUCIN
Usted lograr su estrategia y plan de accin con las tcticas de comunicacin. La estrategia para la eleccin y ejecucin de tcticas se enmarcarn en un plan de comunicacin: sus objetivos, pblicos y la comprensin del entorno externo.
GUIA DE ACCION LOCAL DE LA JCI: Comunicaciones Internas

Para cada proyecto, determine sus objetivos y el plan con el pblico en mente. Esto guiar las decisiones tcticas, de elegir si desea enviar un boletn o un comunicado de prensa, hasta el estilo de escritura que utilice. Hay varias maneras de comunicarse con los miembros y ex miembros. 1. Boletines Impresos Utilice un boletn impreso para informar a los miembros acerca de los eventos, proyectos y noticias, locales, nacionales e internacionales de la JCI. Incluya un calendario, fotografas llamativas e historias vibrantes, que muestren cmo los miembros estn creando un cambio positivo en la comunidad. Recuerde usar una escritura coherente y elementos de diseo (tamao de fuente y color, mrgenes, etc.) en el boletn, para presentar una imagen profesional. 2. Boletines electrnicos Un boletn electrnico es menos costoso de producir y ms rpido de leer que un boletn impreso. Avise a los miembros sobre los prximos eventos e introduzca enlaces para redireccionar a los miembros al sitio web. Incluya un calendario de eventos, secciones cortas con mucha informacin y una seccin de navegacin en la parte superior. Recuerde: sea breve. Recuerde: Valor. Si el boletn electrnico es valioso para los miembros, lo leern, independientemente a la frecuencia - aunque una vez al da es probablemente demasiado. Del mismo modo, si no es valioso para sus miembros, no van a leerlo ni una vez al ao. Retroalimentacin. Obtener informacin de retorno para asegurarse de que lo que usted piensa, realmente le importa a sus miembros. Respetar la privacidad. Siempre ofrecer una opcin de darse de baja, y respetar. Sea breve. Se debe ser capaz de leer un boletn electrnico en cinco minutos o menos. Debe ser simple. Que sea fcil de navegar, as los miembros pueden encontrar la informacin que desean de forma rpida y fcil.
3. Sitio Web Un sitio web es una herramienta de gran alcance. Consultar la Gua para Administradores de Sitios Web, para obtener los pormenores de la adquisicin de un sitio web de la JCI. Su sitio web puede centrarse principalmente en los miembros, pero no olvidar a los miembros potenciales y patrocinadores, a quienes tambin debe llegar el boletn. Incluir una navegacin sencilla, escritura libre de tecnicismos y abreviaturas, y explicaciones claras de la Organizacin Local, as como de la JCI en los planos nacional e internacional. Recuerde actualizar constantemente el sitio para proporcionar informacin nueva y pertinente. 4. Otros materiales impresos Los folletos y otros materiales impresos son tiles como material educativo para los miembros actuales y anteriores con fines informativos y de inspiracin. En la era de la tecnologa, a veces es bueno recibir algo que se pueda sostener. Recuerde presentar una imagen profesional que sea coherente con la marca de la JCI, por su trabajo y correccin, utilizando elementos de diseo coherentes en sus publicaciones. 5. Medios de Comunicacin Social Con una comunicacin social en lnea, se puede interactuar con varios miembros de una sola vez, y permitirles reaccionar a la Organizacin Local. Estas herramientas pueden ser de gran alcance para promover eventos y comenzar las conversaciones en lnea. Medios de comunicacin social son foros en lnea que permiten a los usuarios enviar un mensaje o comentario e interactuar unos con otros, adems de ver el contenido de los dems. Los medios de comunicacin social incluyen sitios de redes sociales (Facebook, MySpace, LinkedIn o Workut), sitios de blogs o mini-blogging (Twitter) y YouTube. Ms importante an, utilizar lo que los miembros utilizan. Pblico: miembros con conocimientos informticos y ex miembros que estn conectados.
Recursos: Mirar el boletn electrnico de la Sede Mundial de la JCI, Be Better, en busca de ideas e inspiracin para crear su boletn electrnico. Suscribirse en la pgina principal de la JCI.
GUA DE JCI Local Action Guides Para garantizar comunicaciones ms eficaces, se debe disear un plan claro ACCIN LOCAL
antes de ejecutar la comunicacin. Considere los siguientes pasos antes de empezar. 1. Pblico objetivo En toda comunicacin existe un pblico especfico que se est intentando alcanzar. Defina su pblico antes de seguir adelante, ya que afecta directamente a lo que usted est tratando de comunicar. Externamente, sus pblicos pueden ser socios y patrocinadores, miembros potenciales o de la comunidad local. Tenga en cuenta tanto el mensaje que desea comunicar con el pblico objetivo, y tambin lo que necesitan saber y en lo que estn interesados. 2. Metas Hay algunos objetivos bsicos de sus comunicaciones que sern parte de cada comunicacin, tales como el fomento de la Misin, Visin y Valores de la JCI. Sin embargo, fije metas concretas para cada comunicacin individual que estn conectadas directamente a la audiencia que la comunicacin desea alcanzar. Los objetivos de comunicacin externa pueden incluir: Socios/Patrocinadores Comunicar el valor que ofrece la JCI Presentar el cambio e impacto que la JCI ha tenido en la comunidad Continuar la comunicacin para crear una fuerte unin. Miembros potenciales Presentar informacin y antecedentes sobre la JCI y su Organizacin Local Inspirar y motivar a la persona Convocarlos a convertirse en miembros de la Organizacin Local Comunidad Difundir la Misin de la JCI Crear una imagen fuerte y positiva de la JCI en la comunidad Obtener el apoyo de la comunidad 3. Plan de Accin Realice un borrador de un plan de accin para ayudar a tomar decisiones acerca del mensaje y la forma en que ser entregado. Al pensar en la mejor manera de actuar, considere el momento y el lugar correcto para llegar a su pblico objetivo. Trate de que el mensaje sea relevante, interesante y autntico para su pblico.
PLANIFICACIN
Comunicaciones Externas
El trabajo de los comunicadores dentro de una Organizacin Local se centra principalmente en los miembros. Pero no olviden a los no miembros. Estas personas representan a los futuros miembros, socios, futuros socios, amigos de la organizacin y la comunidad a la que trata de servir. La comunicacin con los no miembros es de vital importancia para el xito de la Organizacin Local de la JCI. Crear una comunicacin eficaz con los no miembros tambin podr aumentar la cantidad y calidad de oportunidades que se encontrarn.
EJECUCIN
Una vez establecido un plan, es el momento de elegir la salida para la comunicacin. El pblico y los objetivos del proyecto ayudarn a decidir qu tctica de comunicacin se adecua ms al proyecto. 1. Correos electrnicos/Notas de cortesa: Los correos electrnicos, u otra comunicacin para el seguimiento con un socio potencial, miembro potencial o periodista, son su responsabilidad. El seguimiento es esencial, para mantener una comunicacin en ambos sentidos en marcha. El correo electrnico debe ser siempre profesional, lo ms conciso posible, y proporcionar la informacin esencial para el destinatario.
GUIA DE ACCIN LOCAL DE LA JCI: Comunicaciones Externas

2. Comunicado de Prensa: Un comunicado de prensa es una declaracin escrita distribuida a los medios de comunicacin. Es una forma aceptada de comunicacin entre la institucin y el periodista. Es una oportunidad para transmitir los hechos y puntos de vista. Los comunicados de prensa pueden anunciar una serie de actividades relacionadas con la JCI: eventos programados, proyectos comunitarios, premios, logros de los miembros, etc. Un recitado directo de los hechos y estadsticas no cuentan una historia. Un buen comunicado de prensa utiliza hechos, estadsticas y citas para contar una historia, y presenta y valida un punto de vista. Una vez que el comunicado de prensa ha sido enviado, debe hacerse seguimiento. Realice contacto en los medios y asegurarse que el comunicado de prensa fue recibido, y pregunte si tienen alguna pregunta. Recurdeles su informacin de contacto. 3. Kits de prensa: Un kit de prensa es una herramienta invaluable que es principalmente una herramienta de informacin para dar a los periodistas. Puede ser til para periodistas de medios escritos, que incluye a revistas y peridicos; periodistas de medios radiales y televisivos, y son muy tiles para conferencias de prensa. El kit de prensa debe incluir antecedentes acerca de la JCI y la Organizacin Local, un comunicado de prensa, contactos de prensa adicionales acerca de los temas, notas de expertos y otras organizaciones, y si se est utilizando en una conferencia de prensa, declaraciones de los oradores de la conferencia en el papel membretado con los datos de contacto. 4. Entrevistas: Las entrevistas pueden ser una forma eficaz de difundir su mensaje a travs de la televisin y radios locales. Una vez que se ha hecho contacto con un medio local de inters, una entrevista puede ser una gran manera de difundir su mensaje. Durante la entrevista, tenga en cuenta algunos objetivos: mantener una compostura profesional bajo presin, comunicacin clara, concisa, mensajes positivos, vender su mensaje, a usted mismo, as como a la organizacin, y comunicar la competencia y la confianza.
5. Publicidad: Los anuncios son el espacio o el tiempo para la promocin en un medio de comunicacin. La publicidad puede ser muy costosa, pero, para determinados eventos abiertos, pequeos anuncios o boletines dirigidos a sitios web y a pequeos peridicos locales, puede ayudar a llegar a un amplio pblico. Los espectadores podrn juzgar su anuncio en comparacin con los dems en los medios de comunicacin. Si no iguala la calidad de los anuncios del alrededor, puede tener un efecto negativo. Hacer una investigacin a fondo en los precios, puntos de demografa, los calendarios y plazos antes de seleccionar esta opcin. 6. Sitios Web: Los sitios web son una herramienta de comunicacin ideal para su uso con los miembros de la JCI, sin embargo, es importante recordar que los miembros no son las nicas personas que utilizarn su sitio web. Para mantener un sitio web que al usuario le resulte fcil utilizar, tenga en cuenta lo siguiente: Navegacin: Asegrese de que el sitio sea fcil de navegar. La informacin fcil de encontrar y con un sentido lgico. Uso de las palabras: No usar la jerga. Trminos desconocidos pueden ser intimidantes y frustrantes para un extrao en busca de informacin en su sitio web. Contenido: El sitio web puede ser utilizado por quienes no son miembros principalmente como una manera de obtener ms informacin acerca de la organizacin. Recuerde que debe proporcionar informacin bsica acerca de la JCI y la Organizacin Local, y que sea fcil de encontrar para los no miembros.
7. Sealizacin: Cada material que se produce para un evento, tiene el logotipo de la JCI o se refiere a que la JCI est comunicando algo con la gente que lo ve. Carteles, banderas, prendas de vestir y los pines son todos ejemplos de materiales que tienen el nombre y el logotipo de la JCI en ellos. Es importante tener siempre presente lo que cada cosa dice por s misma y cmo grupo con el resto del medio ambiente. 8. Mercadeo Creativo: A veces la mejor manera de hacer llegar el mensaje es pensando desde fuera de la caja. El objetivo final de las comunicaciones es la creacin de una imagen duradera, y positiva de la JCI. Las ideas frescas, y creativas son memorables, as que tienen el poder para hacer su comunicacin ms eficaz!
GUA DE JCI Local Action Guides La gente lee de manera diferente en lnea que en la impresin. Los lectores ACCIN LOCAL
exploran en lugar leer directamente. En la web: El texto se divide en pginas con hipervnculos, a diferencia de con la impresin, donde es un documento completo. Mantenga pginas independientes, con las pginas claramente marcadas, de modo de que los lectores pueden entrar en su sitio en cualquier momento y entender el contenido. Reduzca sus palabras a la mitad. Es ms lento leer en lnea, y los lectores hacen solo una leda rpida. Actualizar el sitio con frecuencia. Informacin obsoleta parece poco profesional. El contenido fresco proporciona a los lectores una razn para regresar a menudo.
IMPRESO VS. EN LNEA
Administracin del Sitio Web

Los sitios web son herramientas esenciales de comunicacin hoy en da. Para maximizar la eficiencia del Sitio Web, adopte un estilo de escritura y organizacin, a un formato Web. Escribir para hacer impresiones es diferente a escribir para una Web. En primer lugar, crear un sitio web de la JCI. Para obtener un sitio web gratis de la JCI, enviar el nombre de la Organizacin Nacional y la Organizacin Local, con el nombre del administrador de la Web al correo electrnico: Asistente de Tecnologa (jheim@jci.cc) . Las solicitudes se procesan en dos das hbiles
ESCRIBIR PARA LA WEB

Sea directo: Sea claro, conciso y directo para que el lector sepa inmediatamente lo que est leyendo, y pueda encontrar lo que l o ella est buscando fcilmente. Lo ms importante primero: Ponga sus ideas ms importantes primero para que el lector no deje de leerlas. Mantenga una organizacin clara, para ayudar a los lectores a encontrar lo que buscan de forma rpida. Mantngalo simple: Frases largas y complejas son difciles de leer en Internet. Mantngalo simple. Mantngase activo: Utilice verbos activos para atraer a los lectores y mantener su atencin. Use palabras claves: Debido a que los lectores web por lo general, buscan en su sitio un tema en particular, utilizando palabras claves en los ttulos y en las pginas les ayudar a encontrar lo que ests buscando. Si un usuario est buscando un artculo en su Web sobre los Objetivos de Desarrollo del Milenio de las Naciones Unidas, usted puede ayudarlo a encontrar el tema en su sitio web con el siguiente encabezado: "los miembros de la JCI trabajan por los Objetivos de Desarrollo del Milenio de la ONU.
O bien, porque con la primera parte de la oracin aparecen otros sitios web, pruebe este: "El Desarrollo del Milenio de la ONU: los miembros de la JCI toman medidas.
Sea honesto: Debido a que el lector no sabe de dnde proviene la informacin, es an ms importante la credibilidad en lnea. Tmese el tiempo para establecer sus propias credenciales, citar sus fuentes, y siempre sea honesto.
ORGANIZACIN
Cmo organizar el sitio web es muy importante para ayudar a las personas a sacar el mximo provecho posible.
GUIA DE ACCION LOCAL DE LA JCI: Administracin del Sitio Web

Encabezados: Use encabezados informativos, cortos y significativos. Los lectores Web, escanean la informacin, en lugar de leer todo el contenido. Encabezados eficaces: Divida el material en segmentos para que los contenidos sean fciles de encontrar Re-direccione a los lectores a lo que estn buscando Capture de su inters y involcrelos Utilice verbos activos y fuertes. "Los Programas Conectan a los Miembros a una Red Mundial" es mejor que "Los Miembros Forman parte de una Nueva Red " Marque claramente el contenido de cada seccin Oraciones No subrayar las frases que no sean hipervnculos. Debido a que los hipervnculos estn subrayados, la gente asume que todo lo subrayado tiene vnculos. No se debe utilizar el color azul para las letras por el mismo motivo. Tenga cuidado de mantener la longitud de la lnea no demasiado larga o demasiado corta. Ambos cansan al leerlos en la Web.
NAVEGACIN
Cuando termine su sitio, solicite a una persona ajena al sitio que lo pruebe para ver si lo puede utilizar fcilmente y encontrar los aspectos importantes. Esta es una buena prueba de cun intuitiva es la navegacin. Puntos a considerar: Hipervnculos: Los enlaces guan al lector a la informacin ms importante de su documento, evite repeticiones, conecte con los detalles de soporte y ayuda de exploracin. Los enlaces son para las personas que quieren leer ms sobre un tema especfico. Sin embargo, no exagere. Demasiados enlaces se hacen difciles de leer. Agrupacin: Agrupe su contenido en segmentos para anticipar cmo los lectores lo vern. Esto permite a los lectores acceder a toda la informacin que necesitan sobre un tema particular, sin dar vueltas. Impresin: Imprima sus sitios luego de disearlos. Asegrese de que el texto no sea demasiado grande al imprimir. Prevea sus pginas, y pruebe su impresin. Adems, deje mrgenes. Segmentacin: No divida la informacin en fragmentos demasiado pequeos. Si no hay suficiente informacin para toda una seccin, considere una combinacin de secciones.
Listas y tablas: Separar la informacin en listas o tablas lo hace ms fcil de leer, visualmente ms interesante y ms fcil de encontrar. Al escribir, buscar informacin que se adapte o tenga ms sentido en una lista de puntos o una tabla, tales como fechas, medidas propuestas de accin o responsabilidades. Descripcin: Fotos o ilustraciones son otra manera de atraer la atencin de los lectores a su pgina Web. Utilice las descripciones de las fotos o ilustraciones para atraer al lector en una historia. Prrafos en la Web: En los sitios web encajan mejor los prrafos cortos. Ya que los prrafos largos son ms intimidantes visualmente. Limitar cada prrafo a un pensamiento nico para que al explorar, el lector no se pierda de la segunda mitad del prrafo. Utilice el contador de palabras en su procesador de textos para asegurarse de que sus prrafos no sean demasiado largos.
DISEO
Utilice un diseo claro para mejorar la legibilidad y exploracin de su texto. Tenga en cuenta: Letras No escribir frases largas en maysculas innecesariamente. Las palabras en letras maysculas son difciles de leer. Para dar nfasis, usar negrita o cursiva. Use el tamao de fuente por defecto en formato HTML para que aparezca en el tamao correcto. Elija los colores de fondo y de texto con cuidado. Una de las mejores posibilidades es la del texto negro sobre un fondo blanco. Imprima un ejemplo de su pgina o mire en diferentes navegadores para ver cmo el texto y los colores de fondo se ven juntos para asegurar que el texto es visible.
TERMINOS A EVITAR No utilice palabras o frases que se refieren al uso de la Web. Escriba de manera efectiva en lnea pero sin llamar la atencin sobre la Web. Pruebe su escritura, imprima la pgina y compruebe si tiene sentido cuando no est en lnea. Entre las palabras que deben evitarse se incluyen: Haga click aqu Siga este enlace Visite este sitio Web
GUA DE JCI Local Action Guides Como Presidente Local, recuerde que el xito de la reunin depende de ACCIN LOCAL
usted y de la Junta Directiva Local. Tenga en cuenta que: 1. Las reuniones sin propsito son un desperdicio de esfuerzos. 2. Escoger un lugar de encuentro que tenga una ubicacin cntrica y adaptado a la finalidad, fresco o con calefaccin, segn la temporada, y tranquila y libre de interrupciones. 3. La asistencia es un pre-requisito para el xito de las reuniones. Para asegurar una buena asistencia, avisar a todas las personas esperadas e interesadas en asistir con la antelacin suficiente, sobre todos los detalles. 4. Los arreglos fsicos es otro factor importante que contribuye al xito de la reunin. Considere los siguientes puntos en la planificacin de la distribucin de los asientos: a. Elija las sillas que son lo ms cmodas posible, de preferencia con posa brazos. Siempre que sea posible evite incmodas sillas plegables. b. Para largas reuniones, la capacidad de asientos debe ser amplia. Para reuniones pequeas es mejor tener unas cuantas sillas, con otras de fcil acceso, que tener demasiados asientos establecidos. c. Organizar las sillas de acuerdo con el propsito de la reunin: Filas o semi-crculos hacia el que preside la reunin son para reuniones informales y breves. Las mesas redondas son ideales para reuniones de Junta, donde la escritura y el trabajo deben llevarse a cabo. La disposicin de los asientos en forma de teatro es adecuado para una reunin formal o con gran asistencia, y dnde se utilizan los procedimientos parlamentarios.
RESPONSABILIDADES
Planificacin de Reuniones
La planificacin global hace de las reuniones de la Organizacin Local ms eficaz. Con una planificacin eficaz, se pueden anunciar las fechas definidas, asegurar los mejores oradores, anunciar y promover programas con bastante antelacin y evitar la anulacin de reuniones debido a la falta de oradores o programas.
5. La reunin debe comenzar y terminar en las horas programadas. Si se necesita ms tiempo, se puede programar otra reunin o los asistentes pueden votar para aadir tiempo extra a la reunin en curso. En ambos casos, la cuestin debe ser votada por los participantes en la reunin.
RECOMENDACIONES
stos son algunos de los aspectos importantes en la planificacin de una reunin exitosa: 1. Orden del da. Con raras excepciones, el Presidente o el Secretario no prepararn el orden del da para su distribucin a los miembros antes de las reuniones. Un orden del da preparado acelerar la reunin y la har ms productiva. 2. Actas. El Secretario mantiene las actas y distribuye las copias de la reunin anterior al comienzo de cada reunin. La aprobacin o la modificacin de las actas debera ser lo primero en el orden del da. 3. Longitud. Si el Presidente dirige las reuniones adecuadamente, el tiempo mximo debe mantenerse dentro de un lmite de dos horas. Se dar a notar por parte de los miembros mayor entusiasmo por las reuniones, si las mismas no duran una noche entera, a menos que sea absolutamente necesario.
GUIA DE ACCION LOCAL DE LA JCI: Planificacin de Reuniones

4. Un aviso previo. En la mayora de los casos, es responsabilidad del Secretario avisar a los miembros sobre la reunin y enviar el orden del da dnde se indiquen las responsabilidades, los informes esperados y el propsito de la reunin.
DURANTE LA REUNIN: Empezar la reunin a tiempo? Estn los funcionarios preparados para entregar sus informes? Est el orador invitado para su discurso? Estn preparados y puestos a disposicin, los regales, placas y certificados a ser entregados? Tienes el orden del da y otro documento que puedas necesitar? Tienes contacto visual con todos los participantes de la reunin? Agradeci a todos los participantes por asistir a la reunin? Se tocaron todos los puntos del orden del da? Tuvieron todos los miembros la oportunidad de hablar y expresar su opinin? Se realizaron todas las discusiones de una manera democrtica? Se anunciaron la fecha, hora, lugar y otras actividades para la siguiente reunin? Termin la reunin a tiempo? DESPUES DE LA REUNIN: Se han enviado notas de agradecimiento? Se inform a los medios de comunicacin sobre los temas ms relevantes tratados y aprobados en la reunin? Se han preparado las actas? Se han confirmado y realizado seguimiento a todos los compromisos y asignaciones? Hay alguna accin necesaria por hacer como resultado de una decisin hecha en la reunin? Se ha enviado a todos los miembros el resumen de las decisiones?
CHECKLIST
PREVIO A LA REUNIN: Est definido en propsito de la reunin? Est planificado y escrito el orden del da? Se han preparado y enviado las actas anteriores a todos los miembros? Entienden los funcionarios sobre qu deben informar? Se ha enviado la convocatoria de la reunin con la hora y el lugar a toda la membresa? Se han puesto en contacto con el orador invitado para confirmar lo siguiente?: El asunto a ser tratado? El tiempo lmite para el discurso? Quin lo recibir? Esta lista la informacin de presentacin del orador? Se han hecho los arreglos con los equipos audiovisuales y micrfono, si fuera necesario? Hay un orador suplente? Se ha reservado la sala de reuniones y hecho los arreglos pertinentes de acomodacin, etc.? Se ha acordado entregar un regalo al orador? Se necesita la presencia de los medios de prensa en la reunin? Se los ha invitado? Se necesita la utilizacin de etiquetas o places con los nombres? Han sido preparados? Se han previsto las banderas? Se prepararon y colocaron el podio, la mesa principal, los carteles, el martillo, etc. en posicin? Se necesita de una decoracin?
GUA DE Existen tres componentes para llevar a cabo buenas reuniones Locales. JCI Local Action Guides ACCIN LOCAL
Primeramente estn los lderes, que incluyen al presidente y al secretario. En segundo lugar est el local en s y los preparativos que se han hecho para la reunin, que por lo general son responsabilidad de la Comisin de Reuniones. Y, por ltimo, tenemos a los participantes, que incluyen no slo a los miembros sino a los que aspiran a serlo, los invitados y los visitantes.
RESPONSABILIDADES
Reuniones Locales
A la mayora de los miembros de las organizaciones voluntarias no les gusta asistir a reuniones. Lo primero que hay que hacer, pues, es cambiar esa actitud en su Organizacin Local si es que existe. Los miembros deben entender que las reuniones son buenas y que gracias a ellas podrn lograr muchas cosas. Las reuniones son la ocasin ideal para compartir con sus compaeros y aprender nuevas ideas y nuevas tcnicas. Si tanto los nuevos miembros como los ms antiguos esperan con inters la prxima reunin, no ha de ser difcil lograr que participen tambin en otras actividades.
Ofrecemos a continuacin algunas sugerencias acerca de cada uno de estos tres componentes: Liderazgo El Presidente debe: 1. Saber los objetivos de la reunin antes de elaborar un orden del da detallado, y cerciorarse de que todos los participantes conozcan esos objetivos antes del inicio de la reunin. 2. Dominar los principios de los procedimientos parlamentarios. Si la Organizacin Local no cuenta con un asesor legal, es buena idea nombrar a alguien que entienda de procedimientos parlamentarios y pueda decidir cuestiones de ese orden. 3. Dar aviso anticipado de la reunin e informacin sobre los puntos que se tratarn. 4. Establecer un ambiente ameno. Todas las reuniones deben incluir un "rompehielos" que ayude a crear una atmsfera ms amistosa. 5. Mantener el decoro de las reuniones, observando el protocolo necesario pero siendo flexible de acuerdo con las circunstancias. 6. Limitar el tiempo a cada orador para evitar las habladuras. 7. Velar por que el secretario levante acta de la reunin y, adems, tomar sus propias notas en caso de que hubiese alguna duda ms adelante. 8. Instar a los asistentes a tomar parte activa en la reunin. Las reuniones estas dirigidas a los participantes, no a los miembros de la Junta. 9. Asegurarse de que haya variedad en la reunin; sa es la mejor garanta de xito. 10. Tener a mano en la mesa presidencial sendos ejemplares de la Constitucin del captulo y del Manual de Procedimientos Parlamentarios. 11. Ofrecer una buena oportunidad de relaciones pblicas internas a los miembros, y de relaciones pblicas externas a los invitados y visitantes. 12. Orientar a los miembros que rinden informes. 13. Hacer sentir parte de la reunin a los invitados y visitantes. 14. Comenzar y concluir la reunin a tiempo.
GUIA DE ACCION LOCAL DE LA JCI: Reuniones Locales

Local y Preparativos El Secretario debe:
1. Encargarse de preparar la sala de reuniones, limpiarla una vez concluida la sesin, y atender todos los dems detalles necesarios.
2. Preparar la sala para la reunin, colocar los asientos en la sala, colgar el estandarte del Credo, las banderas del pas y de la JCI, preparar los equipos audiovisuales, y otros detalles relevantes.
las situaciones embarazosas y dirimir las diferencias con justicia. Abstenerse de dominar la reunin, mantenerse imparcial y no pedir nunca el consejo de los asistentes sobre cuestiones de procedimiento, porque el presidente debe conocerlos a fondo. 5. Por ltimo, hay que asegurarse de que los participantes entiendan el cometido de la reunin. Entre sus objetivos estn: despachar los asuntos de la Organizacin Local, escuchar las palabras de algn orador distinguido, agasajar a los invitados o visitantes presentes, realizar una sesin de capacitacin para los miembros y recibir informes sobre las actividades de la Organizacin Local. Si los miembros entienden los objetivos de la reunin, sern ms tolerantes con los lderes en caso de que se presente alguna dificultad. Un punto que es importante recalcar es que si una comida forma parte de la reunin, debe darse tiempo suficiente para retirar los platos antes de proseguir. No se puede participar plenamente en una reunin si todava hay personas comiendo o bebiendo. El Presidente debe tambin estar atento a los modales de los miembros. Si esa actividad quita el decoro de la reunin o distrae a los participantes, se debe optar por otra.
RECOMENDACIONES
1. El orden del da puede ser todo lo variado que el Presidente quiera. 2. La modalidad de la reunin debe adaptarse a los deseos y la conveniencia de los miembros. Hay que tomar en cuenta sus ocupaciones, horas de trabajo, intereses y aspiraciones. Algunas reuniones incluyen desayuno (y son breves), almuerzo (igualmente breves) o cena (generalmente largas). Los miembros pueden sugerir otros tipos de reuniones. 3. Los procedimientos parlamentarios y el protocolo deben ser parte integral de la reunin con el fin de permitir el mximo de participacin y la libre expresin de pareceres. Si se siguen estas reglas, las reuniones se llevarn a cabo de manera ordenada, todos tendrn oportunidad de hacer uso de la palabra, la mayora tomar decisiones democrticamente, y se protegern los derechos de la minora. 4. El Presidente debe comenzar la reunin a tiempo; hacer las presentaciones de rigor en orden de importancia. Ceirse al orden del da y a su horario personal, e intercalar breves recesos. Seguir los procedimientos parlamentarios apropiados. Evitar
RESUMEN
Pocas actividades resultan ms estimulantes que una reunin llevada a cabo como es debido. Ya sea que se trate de una sesin de trabajo o una funcin social, los miembros deben quedar plenamente satisfechos e interesados en asistir a la prxima. Todo cuanto a la Organizacin Local gira en torno a sus reuniones; para que sus actividades tengan xito, las reuniones tienen que ser buenas y productivas.
GUA DE JCI Local Action Guides Tenga en cuenta lo siguiente la prxima vez que usted presida una reunin: ACCIN LOCAL
1. No domine la reunin. Recuerde que la reunin pertenece a los miembros. Usted est ah para facilitar el debate y la adopcin de medidas. 2. El contacto visual es la clave para controlar la reunin. En la mesa principal debe estar el Presidente de la reunin, el Presidente Inmediato Anterior (parlamentario) y el Secretario, sentados a un lado el Presidente. No se puede establecer contacto visual fcilmente con alguien sentado directamente a cada lado. 3. Siempre comience la reunin a tiempo. Si la reunin inicia tarde con fines de esperar a los pocos que siempre llegan tarde, se le ofende a los que estn all a tiempo. Adems, las personas que estn acostumbradas a llegar tarde van a llegar tarde siempre, no importa cuando inicie la reunin. A dems, empezar la reunin a tiempo, significa que se respeta el tiempo de las personas. 4. Comenzar la reunin con una revisin general sobre lo que se va a tratar. No vaya sobre cada tema del orden del da, sino que, de a la gente un panorama de lo que se va a llevar a cabo. Es una buena manera de introducir a la gente en el ritmo de una reunin. Tambin aclara las expectativas de las personas y permite a otros miembros ayudar a avanzar con la reunin si se estanca. 5. Gue, interceda, pruebe y estimule discusiones durante la reunin. Brinde tempo para que las ideas y pensamientos surgan del grupo, aun cuando se pueda abreviar el debate aportando la respuesta "correcta". Cualquier discusin de grupo se fortalece con la diversidad de pensamientos, as que tmese el tiempo para sacar ideas, incluso de personas ms calladas. Utilice preguntas bien elaboradas para hacer hablar a los miembros menos locuaces. Desaliente a la gente que quiere dominar una discusin o hablar sobre todos los temas. 6. Busque seales visuales, cmo verbales para ver cmo la gente est reaccionando a la discusin. Si las palabras dicen "s", pero el lenguaje corporal dice "no", se debe confiar en el lenguaje corporal. 7. Impedir directamente el comportamiento disruptivo mediante el uso de una pausa para sealar en privado la consecuencia de la conducta con quin corresponda. Nunca ponga en duda los motivos de la persona, simplemente seale la forma en que est interrumpiendo la discusin productiva. Si no se logra, se debe tratar directamente con la persona durante la reunin. 8. No permita que las personas interrumpan en una discusin. Cuando lo hagan, limtese a indicar que va a agregar su nombre a la lista de personas que van a hablar. Impondr una disciplina que permita una discusin ms ordenada. 9. Mantenga el debate replanteando peridicamente el tema y el objetivo de la discusin. Esta tcnica es una forma para evitar que el grupo se desve del tema principal o de perder de vista el propsito de la discusin. 10. Busque el consenso, pero recuerde que la unanimidad no es necesaria. Muchas veces una buena idea se diluye y se reduce a una mala o ineficiente idea a travs de un esfuerzo para conseguir el acuerdo de los ltimos o de dos miembros con la idea. Recuerde que como el Presidente es responsable de todos los miembros, no slo por los discrepantes. Si la gran mayora de los miembros estn de acuerdo, solicite una votacin y siga adelante. 11. Ponga a votacin las cuestiones importantes. No haga suposiciones acerca de cmo los miembros se sienten. A menudo, una minora dar una falsa impresin acerca de cmo la mayora de los miembros se sienten. 12. Despus de un debate razonable, replantear la cuestin antes de cada votacin. Explicar las consecuencias de la votacin, y luego llamar
RESPONSABILIDADES
Presidir las Reuniones

Presidir una reunin o una discusin no es un proceso pasivo, ni tampoco es simplemente llamar a la siguiente persona cuya mano est levantada. El presidente no es solamente un polica de trnsito. Cuando se preside una reunin, recuerde que usted juega el papel principal en la determinacin de si los debates son vivos, provocativos, creativos y enfocados - o no. Tenga en cuenta que su responsabilidad como presidente es a todos los miembros de la Organizacin Local, no slo a unos pocos. A lo largo de la reunin, pregntese si los intereses de todos los miembros estn siendo atendidos por el debate. El reto de asegurarse de que cada miembro hable al menos una vez en cada reunin.
GUIA DE ACCION LOCAL DE LA JCI: Presidir una Reunin

a votacin sin discusin. Si la mocin se aprueba, se debe indicar los pasos a seguir, y quin es responsable. 13. Finalizar la reunin a tiempo. Si debe sobrepasar el tiempo establecido para terminar, pida permiso al grupo, y sea especfico sobre el tiempo adicional necesario. Si los miembros aceptan, estarn atentos. Si se niegan, es porque, de todos modos, no estaban interesados en la discusin. Muchas veces una buena reunin, ha sido arruinada por ser extendida ms all del tiempo de establecido. Y eso es lo que la gente recuerda, en lugar de las cosas buenas que sucedieron en la reunin. 14. Cierre la sesin con una revisin de lo que se ha logrado. Deje que los miembros vayan a casa con la sensacin de que su tiempo ha sido bien gastado. Esto tendr un impacto mayor en su actitud sobre la prxima reunin.
RECOMENDACIONES
Vamos a examinar algunos de los errores ms comunes realizadas por los Presidentes de las reuniones: 1. Realizar votaciones innecesarias. La mayora de las mociones no controversiales se manejan mejor por consentimiento general. Cada vez que el presidente nota que el grupo unnime est de acuerdo con una propuesta, es ms sencillo y ms rpido preguntar, "Hay alguna objecin?" Si no hay ninguna, el presidente dice: "Puesto que no hay ninguna objecin..." y los declara las medidas que deben adoptarse. Sin embargo, el Presidente debe, por supuesto, siempre dar la oportunidad a los miembros a oponerse, porque si alguien lo hace, y no hay consenso general, entonces, la votacin debe ser tomada. Cortar el debate de manera arbitraria. Muchos presidentes no entienden que no tienen el poder para poner fin a la discusin. Slo la Asamblea puede hacer eso, ya sea por votacin o por consenso general. El funcionario que preside en una asamblea democrtica es un funcionario de la asamblea, no su amo. Negar una mocin. No importa qu tan fuertemente el Presidente est en desacuerdo con una mocin, l o ella no tiene el derecho de negarse a que se ofrezca. Por supuesto que, si se basa en un malentendido evidente o fuera de orden, puede explicar este hecho y facilitar a quin propuso la mocin, la oportunidad de retirarla. Permitir comentarios personales. El debate debe limitarse estrictamente al asunto en cuestin, sin alusiones personales. Permitir esto puede resultar en sentimientos de dolor y resentimiento,
2.
que puede infectar a una organizacin para los prximos aos. 5. Permitir comentarios irrelevantes. En una reunin formal, es necesario que los comentarios sean pertinentes a la propuesta en discusin. El Presidente debe, con mucho tacto, pero con firmeza, insistir en que la mocin en curso debe tratarse en primer lugar, antes de que otros temas pueden ser discutidos. 6. Permanecer imparcial. En algunas reuniones de comits, el Presidente no necesariamente tenga que permanecer neutral, pero en las reuniones con un gran nmero de miembros, es esencial. El Presidente no debe tomar posiciones en una controversia, sino, permanecer como un rbitro imparcial. Si el mismo est fuertemente atado al tema, que impide que esto sea posible, el martillo debe ser entregado temporalmente a otro funcionario hasta que el asunto sea resuelto 7. Proteger los derechos de una minora impopular. El Presidente debe impedir que la mayora apruebe una propuesta antes de que ambas partes hayan tenido la oportunidad de hablar. El Presidente debe tratar de alternar el suelo entre partidarios y opositores del tema. 8. Repetir la mocin antes de la votacin. El Presidente debe repetir la mocin, de manera que todos sean conscientes de las palabras exactas. Si la mocin es compleja, el Presidente tiene el deber no slo de repetir, sino tambin para asegurarse de que todos entiendan lo que un voto a favor o en contra del tema significar. 9. Confirmar, despus de la votacin, lo que se ha decidido. Despus de la votacin, el Presidente debe sealar con claridad lo que la reunin acaba de votar. Esto tiene dos propsitos: confirmar a los miembros sobre lo que se ha decidido, y simplificar el trabajo del Secretario para preparar actas exactas. 10. Conocer los procedimientos parlamentarios. Repasar el manual de procedimientos parlamentarios pocos minutos antes de la reunin, puede tranquilizar la mente y facilitar que la reunin sea mejor para todos los interesados.
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RESUMEN
Las reuniones locales son a menudo una de las mejores oportunidades para motivar y retener a los miembros. Una reunin bien realizada, con varias oportunidades de participar para todos los miembros, mantendr a los mismo entusiastas y dispuestos a continuar con su membresa, as como esperando a la prxima reunin.
4.
GUA DE JCI Local Action Guides Los procedimientos parlamentarios garantizan: ACCIN LOCAL
Que las reuniones se lleven a cabo de forma ordenada; Que todos tengan la oportunidad de ser escuchados; Que se tomen decisiones mayoritarias; Que los derechos de la minora estn protegidos.
FILOSOFA
Procedimientos Parlamentarios
Las Organizaciones Locales y Nacionales de la JCI apoyan, y ponen en prctica, los procedimientos parlamentarios en todo el mundo por muchas razones. Aparte de las ventajas obvias de capacitacin en liderazgo y pensamiento disciplinado que surgen de un debate conciso y de una discusin dirigida con claridad, la introduccin de procedimientos parlamentarios ofrece una leccin objetiva en conceptos bsicos de democracia.
Existen muchos conjuntos de reglas y guas para tomar accin eficaz en las reuniones. Cada uno est diseado para permitir la libre discusin y la libre toma de decisiones. La presente gua sobre procedimientos parlamentarios se basa en las Reglas de Orden de Robert (Roberts Rules of Order) y no pretende ofrecer un cuadro completo sobre los procedimientos parlamentarios, como tampoco aspira a presentar cada situacin que podra surgir en una reunin. Pero s le permitir comprender mejor cmo utilizar los procedimientos adecuados en las reuniones puede ayudar a su Organizacin Local a celebrar sus reuniones de negocios de forma ms eficaz.
DERECHO A HACER USO DE LA PALABRA

Para poder expresarnos, debemos obtener el uso de la palabra. La persona debe ponerse de pie y dirigirse al funcionario que preside la asamblea o reunin. Se debe reconocer el derecho a la primera persona que se ponga de pie despus que el orador anterior ha cedido la palabra. Si ms de una persona solicita simultneamente la palabra durante el debate, se aplican las siguientes reglas: 1. El presentador de la mocin tendr prioridad sobre los dems, aun cuando haya sido el ltimo en ponerse de pie, a fin de que pueda explicar la mocin. 2. Nadie recibir una segunda oportunidad para expresarse hasta que todo el mundo haya tenido la oportunidad de ser escuchado. 3. El presidente debe tratar de alternar a los oradores entre los distintos bandos u opiniones que se hayan generado sobre un asunto. Por lo general, el derecho a la palabra no se establece hasta que el funcionario que preside la reunin indica quin tiene el derecho a expresarse. Una vez que se le concede la palabra, el orador debe primero indicar su nombre y, si representa a un grupo, indicar a quin representa. La palabra se concede luego de la presentacin de una mocin. Si se presenta un informe, su lectura precede la presentacin de la mocin. Luego de la mocin, el lector del informe tendr la oportunidad de hablar primero. El uso de la palabra es limitado, a fin de dar a todos la oportunidad de expresarse. El grupo puede imponer reglas ms o menos restrictivas. El derecho a la palabra se puede suspender por completo mediante una mocin. Sin embargo, dicha mocin deber contar con una mayora compuesta por dos terceras partes de los votantes, de manera que una simple mayora no pueda evitar la discusin y se escuche a la minora.
LA MOCIN
La mocin es el medio que utiliza el grupo para tomar accin sobre un asunto. Es una declaracin de lo que se debe hacer y cmo debe hacerse.
GUIA DE ACCION LOCAL DE LA JCI: Procedimientos Parlamentarios

Debe expresarse cuidadosamente para evitar malentendidos. Su contenido debe dirigir claramente la discusin hacia los aspectos importantes de la propuesta. La mocin se presenta declarando, Propongo que (diga el nombre del grupo)(aada lo que se har, quien lo llevar a cabo, cundo se llevar a cabo, cmo se financiar, etc.). Por lo general, la mocin debe ser secundada. Esto significa que la persona que secunda la mocin opina que sta debe discutirse. En ocasiones, el propsito de que alguien secunde una mocin es asegurar que el asunto sea de inters suficiente para presentarlo al grupo, lo que evita que una persona haga perder el tiempo al grupo. El derecho parlamentario se cre para asegurar que el grupo slo considere una sola mocin a la vez. Esto evita confusiones y acelera el proceso y es deber del funcionario que preside la reunin recordarle constantemente al grupo cul es el tema central del debate. Sin embargo, los requisitos para realizar su labor y evitar que una minora pequea, pero bulliciosa, mantenga a un grupo en sesin o haga perder tiempo en asuntos sin importancia exija que se d prioridad a ciertas mociones. stas tienen objetivos especficos que merecen la pronta atencin del grupo. Cuando se presentan estas mociones, se convierten de inmediato en el asunto pendiente del grupo, sobre el cual deben decidir primero. Es importante recordar que en ese momento slo se encuentra ante el grupo la mocin que tiene precedencia, aun cuando estuviesen en debate otras mociones secundarias, incidentales o privilegiadas. No habr confusin si el funcionario que preside mantiene al grupo bien informado y le explica lo que ha sucedido, lo que est sucediendo, y lo que ocurrir prximamente.
para colocarla sobre la mesa, donde no se puede actuar sobre ella. Esto da ms tiempo para evaluar el problema, pero no establece un tiempo definido para su reconsideracin. Mocin para levantar (un asunto) de la mesa: Una mayora de los miembros que votaron para dejar la mocin sobre la mesa pueden levantarla de la mesa ms adelante y llevarla a discusin. Cuando esto se hace, se retoma la discusin de la mocin en la misma condicin en que se dej sobre la mesa (los mismos trminos). Mocin principal: Mocin para lograr parte de las actividades de un grupo. Las dems mociones son, en cierto modo, de procedimiento, mientras que las mociones principales son las que generan accin. Ejemplos: Adoptar un proyecto, aprobar un informe, crear un comit, etc. Mociones subsidiarias: Mociones generalmente diseadas para facilitar la accin sobre una mocin principal es decir, una mocin secundaria a la mocin principal. Ejemplos: Debatir, enmendar, referir a un comit, dejar sobre la mesa, etc. Mociones incidentales: Estas mociones son incidentales a la consideracin de los asuntos en cuestin y logran ciertos propsitos parlamentarios. Ejemplos: Cuestiones de orden y apelacin, suspensin de las reglas, objecin a la consideracin de una pregunta, etc. Mociones privilegiadas: Una mocin es privilegiada cuando requiere una decisin inmediata sobre el asunto con el cual se relaciona, y no sobre el asunto de otra mocin que pudiera haber estado en discusin. Enmiendas: Las enmiendas no siempre son necesarias, pero si alguien desea cambiar una mocin, puede proponer la adopcin de una enmienda. Esto se puede hacer en cualquier momento durante el debate. Se pueden hacer enmiendas adicionales a la enmienda, y se pueden presentar ms enmiendas, pero slo se puede debatir una de ellas a la vez.
TIPO DE MOCIONES
A travs de los aos, el uso de mtodos parlamentarios ha generado el establecimiento de cierta terminologa que con significados parlamentarios especficos. Los trminos suelen variar de acuerdo con el grupo que los utiliza. Mocin para dejar (un asunto) sobre la mesa: Una mocin para retrasar por tiempo indefinido la consideracin de una mocin principal, sacndola en sentido figurado del "piso o de la discusin general
VOTACIN
Luego de completarse el debate, se debe llevar a cabo la votacin. Primero se lleva a votacin la enmienda a la enmienda (de haber alguna); luego se vota sobre la enmienda (ya sea enmendada o como se present originalmente, dependiendo de la votacin anterior); y por ltimo se votar sobre la mocin principal (ya sea enmendada o como se present originalmente, dependiendo de las votaciones anteriores).
GUA DE Muchas veces, las buenas ideas y sugerencias nunca se ventilan porque un JCI Local Action Guides ACCIN LOCAL
miembro no tiene la confianza o la habilidad de expresarse en una reunin. Durante una sesin de tormenta de ideas, se crea una atmsfera que anima a todo el mundo a presentar sus ideas. Puede ser que la idea de un miembro reservado sea la mejor presentada, y la organizacin la considera como una idea totalmente independiente de quin la presenta, y la desarrolla. Resultado: El miembro reservado se siente parte del grupo, ve cmo convierten su idea en una realidad prctica y tiene inters en unirse al grupo y colaborar en la construccin. Se sabe que en ocasiones se condenan las ideas y sugerencias, no por su contenido, sino por el individuo que las presenta. Sin embargo, la sesin para generar ideas supera esta lamentable realidad. La filosofa de la sesin para genera ideas es sencilla. Parte de la premisa de que no existe una sola respuesta para un problema. Supone que muchas de las ideas ms exitosas son aquellas que a primera vista parecan ilgicas, burlonas o no viables. Supone que el juicio crtico y el peso muerto de las experiencias anteriores tienden a reprimir las ideas creativas. La evaluacin crtica de las ideas debe estar separada de su proceso creativo.
FILOSOFA
Brainstorming (Tormenta de Ideas)

La sesin para generar ideas o brainstorming es una tcnica o estrategia para atacar o tomar por asalto un problema para alcanzar la mayor cantidad de ideas en el menor tiempo posible. Es esencial que las ideas que se generen sean aceptadas sin objeciones, en trminos de su viabilidad. Primero las ideas las crticas y la evaluacin van despus.
SESIN PARA GENERAR IDEAS

El Tema: Es necesario comenzar con un tema. Supongamos que est pensando en una campaa local para seguridad en el trnsito. El problema debe presentarse en forma de una pregunta especfica, lo que estimular un flujo ilimitado de ideas. Por ejemplo, "Cmo puede nuestra Organizacin Local educar al pblico en cuanto a la seguridad en el trnsito?" No diga, "Debemos lanzar una campaa local sobre seguridad en el trnsito?"
Las Reglas: Todas las ideas deben presentarse sin previa discusin de criterio. No se permiten las crticas. Se fomenta la participacin despreocupada ("libre expresin"). En ocasiones, las ideas alocadas son las mejores. En esta etapa, el objetivo es la cantidad en lugar de la calidad. Se permite subirse sobre las ideas de otros.
Mtodos: La persona que preside explica el propsito de la sesin para generar ideas, anuncia las reglas y escribe el tema en un pizarrn o en un rotafolio. Luego, sta invita a los participantes a presentar ideas y sugerencias, las cuales se anotan en el pizarrn inmediatamente. Los miembros permanecen sentados y slo mencionan en voz alta sus ideas tan rpido como pueden anotarse.
GUIA DE ACCION LOCAL DE LA JCI: Brainstorming (Tormenta de Ideas)

Deje que la sesin de de ideas contine hasta que cese el flujo de ideas.
Luego, el Presidente agradece a los participantes y procede al prximo paso la evaluacin. El grupo puede entonces examinar todas las sugerencias en trminos de su viabilidad, tal vez mediante la tcnica de debate en grupos. El grupo tambin puede delegar esta tarea de evaluacin a un comit elegido para este propsito.
en un grupo grande, independientemente de la cantidad de participantes. Los mismos mtodos bsicos se aplican a todas las sesiones para generar ideas, pero en un comit pequeo se puede eliminar el rotafolios grande y el presidente puede anotar en un bloque de notas todas las sugerencias que se ofrezcan. Al concluir la sesin, el comit podra evaluar el contenido y la viabilidad de las ideas anotadas, y decidir la accin ms conveniente que deben tomar.
LA SECUELA
La parte ms importante del proceso conlleva el uso de las ideas que surgieron de la sesin para generar ideas. Algunas de ellas podran no ser tiles, pero por lo general una gran proporcin son dignas de atencin. Debe manejarse cuidadosamente el proceso de evaluacin del contenido y la viabilidad. El Presidente debe sealar las ideas que sean contrarias a la poltica anterior, o que estn fuera del alcance de la organizacin, y preguntarles si stas se pueden eliminar de la lista. En este momento es vital tener una actitud abierta, ya que una desviacin de la poltica anterior podra ser aceptable para la reunin. Si el tiempo es un factor limitante, el grupo podra delegar el proceso de evaluacin a un comit de investigacin o a su comit ejecutivo. De hacerlo, se debe tener cuidado de que el resultado de su investigacin se informe a todo el grupo, con un informe detallado sobre la aceptacin o rechazo de cada una de las principales ideas.
VENTAJAS
La tormenta de ideas ofrece muchas formas creativas de resolver antiguos problemas. El progreso es reflejo de la existencia de ideas; el estancamiento es la falta de ideas. Al poner en prctica la tormenta de ideas mejorar el poder creativo. Algunas personas son generadores de ideas naturales, pero todos podemos mejorar nuestras facultades creativas mediante la prctica. La tormenta de ideas nos permite detectar el talento rpidamente. Si convoca a los miembros nuevos de su Organizacin Local a una sesin para generar ideas, no tardar mucho en descubrir sus talentos. Cada organizacin contiene una gran cantidad de recursos humanos que con frecuencia se desperdician. La tormenta de ideas puede economizarle horas de investigacin y de discusiones en una conferencia al estilo tradicional. Se pueden crear muchas ideas nuevas en poco tiempo. La tormenta de ideas mejora la comunicacin entre las personas. Su carcter informal propicia la simpata. La tormenta de ideas es un mtodo mediante el cual los miembros ms reservados tienen la oportunidad de hacer su aportacin, convertirse en parte del club, y posiblemente llegar a ser uno de sus miembros ms activos y ms valiosos.
VARIACIN
Otra variacin es utilizar grupos de debate o de discusin para generar ideas. El portavoz de cada grupo anuncia las ideas recopiladas en su grupo, las cuales a su vez se anotan en el rotafolios principal. Al utilizar esta variacin, se combinan las ventajas del grupo de discusin y de la tormenta de ideas para dar a los miembros una mejor oportunidad de participar. Se puede generar ms del doble de las ideas al dividir un grupo grande de una reunin en grupos de discusin ms pequeos. Muchas ideas se repetirn en los distintos grupos, y al anotar la cantidad de veces que se han anotado esas ideas, es posible determinar cules son las ms populares. Lo mencionado anteriormente detalla un mtodo prctico de llevar a cabo una sesin para generar ideas
RESUMEN
Se debe poner cuidado al anotar las ideas, de manera que no se distorsionen los pensamientos de los miembros en un afn del anotador por resumirlas. Siempre que sea posible, utilice las propias palabras clave de los miembros. Alintelos a abreviar sus ideas, pero haga hincapi en la diferencia esencial de ideas que ya se han presentado. Trate todas las ideas con seriedad; no clasifique ningn comentario como humorstico o burln la clasificacin general se llevar a cabo en una reunin posterior.
GUA DE JCI Local Action Guides Las Organizaciones Locales de la JCI llevan a cabo proyectos con un solo ACCIN LOCAL
La Prueba de las Tres Etapas
EL PROYECTO DE LA JCI
objetivo: lograr la Misin de la organizacin. Cada proyecto alrededor del mundo debe tener como objetivo ofrecer oportunidades que preparen a los jvenes para crear cambios positivos.
Proceso de Planificacin de Proyectos Locales

Las Organizaciones Locales de la JCI alrededor del mundo llevan a cabo proyectos con el objetivo de ofrecer a sus miembros la oportunidad que se preparen para crear cambios positivos. Los proyectos ofrecen una oportunidad a los miembros a desarrollar la prctica de organizacin, planificacin, creacin de equipos, liderazgo y habilidades de gestin. Es tambin el medio donde los jvenes pueden crear mejores cambios positivos. La imagen y la eficacia de la organizacin local, as como el desempeo de los miembros individuales, se reflejan en los resultados de cada proyecto. Miles de organizaciones en todo el mundo llevan a cabo proyectos de desarrollo en miles de comunidades, pero lo que hace que los proyectos de la JCI sean nicos es que proporcionan oportunidades que preparan a los miembros a crear cambios positivos.
Antes de poner en prctica cualquier proyecto, se deben considerar las siguientes etapas como referencia, para determinar si el proyecto permanece alineado a la Misin de la JCI. 1. Oportunidades de desarrollo: La Organizacin existe para sus miembros. Las Organizaciones Locales deben proveer recursos donde sus miembros puedan obtener las oportunidades que la JCI ofrece. Todas las Organizaciones Locales deben ofrecer oportunidades donde sus miembros puedan desarrollarse. 2. Preparar a los jvenes: Los jvenes unidos por un mismo bien comn, crean poder. Si existiesen ms jvenes adquiriendo habilidades por medio de las oportunidades de desarrollo, los mismos estaran preparndose, para as poder obtener un impacto mayor en sus comunidades. 3. Crear Cambios Positivos: El cambio positivo es la meta principal de la JCI. Las oportunidades y la preparacin de los jvenes lleva a un cambio positivo. Los proyectos llevados a cabo deben tener sustentabilidad e impactos duraderos creando una comunidad mejor. Los miembros toman medidas para implementar proyectos que tengan relevancia en la comunidad, enfrentando cuestiones de inters comn en la comunidad en general. Es necesario involucrar a la comunidad en su totalidad en el proceso de planificacin. Aqu encontrar algunas ideas tiles.
PLANIFICACIN DEL PROYECTO PASO 1: ENCUESTAS

La mejor manera de descubrir las necesidades de la comunidad es realizar una amplia encuesta. La encuesta debe contener preguntas acerca de los problemas y las necesidades de la comunidad. Se pueden realizar distintos tipos de encuestas: 1. Encuesta Pblica - Consiste en salir a la calle e interrogar a personas . 2. Encuesta de Lderes - Consiste en visitar a figuras prominentes de la comunidad para recabar su opinin. 3. Encuesta Representativa - Se escoge e interroga a un corte seccional que represente al pblico en general. 4. Encuesta mediante Grupos de Discusin. Se organiza una reunin pblica a la que asiste un grupo de personas competentes que hablan de los temas que se quiere considerar. La seleccin de las preguntas bien pudiera determinar el xito o el fracaso de la encuesta. Considrense los siguientes tipos de preguntas: 1. Cierto o falso; s o no - solamente se precisa una respuesta. 2. Seleccin mltiple - se ofrece una seleccin de distintas opciones. 3. Hechos concretos - recaban informacin concreta sobre realidades objetivas como, por ejemplo: cuntos cines hay en la ciudad?
GUIAS DE ACCION LOCAL DE LA JCI: Procesos de Planificacin de Proyectos Locales

4. Opiniones - solicitan puntos de vista. 5. Enumeracin en orden de prelacin - se presenta una lista de necesidades y se pide que se las coloque en orden de importancia.
estrategia debe dividirse en pequeos pasos de accin que indiquen claramente lo que debe hacerse y quin tiene la responsabilidad de hacerlo. Una vez concluido el plan de accin, es necesario recabar la informacin siguiente: un orden cronolgico de acontecimientos o actos; un cronograma; un presupuesto; listas de los deberes de todos los miembros del comit; y una lista de organizaciones ajenas a la organizacin, recursos y personas que toman parte en el proyecto. El plan de accin se le presenta a la Junta Directiva que, con su aprobacin, ratifica el compromiso de la Organizacin Local para con el proyecto.
PASO 2: ANALISIS
Una vez concluida la encuesta, los resultados deben organizarse lgicamente y estudiarse a fondo, de manera de poder colocar la lista de necesidades de la comunidad en orden de importancia relativa. Se debe elaborar un informe en que se presenten los resultados de la encuesta a la Organizacin Local, los lderes de la comunidad y los medios de comunicacin. El prximo paso consiste en formular una lista de los proyectos que necesitan urgente atencin y nombrar un director para cada uno de ellos. Aun cuando es preciso tomar medidas inmediatas para resolver los problemas que la encuesta puso de manifiesto, el mero hecho de haber hecho una encuesta, analizado sus resultados e informado a la comunidad es una aportacin positiva a la comunidad.
PASO 4: ACCIN
En la fase de la accin, el proyecto se pone en marcha y todos los participantes llevan a cabo sus responsabilidades. La fase de accin exige que el director del proyecto aplique habilidades muy importantes como la delegacin, la supervisin, las comunicaciones, el manejo de los recursos humanos, la oratoria y muchas otras ms. Al asignar responsabilidades, tenga en cuenta la necesidad de hacer sacrificios. Los miembros sacrifican tiempo libre, pasatiempos e intereses hasta que el proyecto quede terminado.
PASO 3: PLANIFICACIN
La base del xito de todo proyecto es un equipo bien organizado que lo lleve a cabo. Y la mejor forma de asegurar ese xito es asignar los distintos proyectos a respectivos comits presididos por directores. La primera tarea del director ha de ser que los miembros de su comit estudien el proyecto a fondo y con detenimiento. El plan de accin debe incluir los elementos siguientes: 1. El propsito o misin del proyecto: Hay que establecer la razn porque el comit lleva a cabo el proyecto. El propsito debe precisar los fines del proyecto en una sola oracin que todos los que trabajan en l puedan entender fcilmente. Las responsabilidades principales de los aspectos fundamentales: Las actividades del proyecto deben dividirse en distintos aspectos fundamentales tales como finanzas, promocin, registros, administracin, etc. Los objetivos de cada aspecto: Se deben establecer los objetivos principales de cada aspecto fundamental. Los objetivos deben ser posibles y fciles de entender.
PASO 5: EVALUACIN
La evaluacin es la culminacin natural del proyecto. Es posible que el proyecto haya sido un xito rotundo pero que no haya satisfecho las necesidades de la misin. Y si el proyecto fracas, es necesario saber las razones de su fracaso y las medidas correctivas que pueden aplicarse ahora o en un futuro, cuando se vuelva a intentar un proyecto semejante. Muchas veces se pasa por alto la evaluacin porque los participante estiman que con terminar el proyecto basta.
2.
RESUMEN
Una vez concluido el proyecto, los miembros del comit podrn sentirse orgullosos de su labor y satisfechos de la experiencia que han adquirido, de su superacin personal, de haber dado ms realce a la imagen de la Organizacin Local y de haber mejorado su comunidad.
3.
4. Pasos de accin para cada estrategia: Cada
GUA DE JCI Local Action Guides Un Plan de Accin no es un itinerario de eventos (el cual slo especifica el ACCIN LOCAL
1. Por qu se estableci este proyecto? La Misin o el Propsito.
PROCESO DE PLANIFICACIN
tipo de actividad y cundo se llevar a cabo), ni una lista de cosas que hay que hacer para alcanzar el objetivo. Un Plan de Accin debe responder las siguientes preguntas:
Plan de Accin del Proyecto Local

La planificacin es un prerrequisito para lograr las metas que se han fijado. Seguir un Plan de Accin conlleva evaluar ahora lo que se debe hacer en el futuro para cumplir a cabalidad con la misin y los objetivos del proyecto o actividad en cuestin.
La misin o propsito de un proyecto o actividad es la razn de su existencia, la definicin de su propsito. Cada proyecto es nico y tendr su propia misin, pero debe estar estrechamente relacionado con la misin de la Organizacin Local y con la misin de la JCI: Ofrecer oportunidades de desarrollo que preparen a los jvenes para crear cambios positivos. El proyecto de cumplir con la prueba de las tres etapas; - Ofrecer oportunidades de desarrollo a los miembros - Preparar a los jvenes - Crear cambios positivos en la comunidad 2. Dnde concentrar sus esfuerzos el comit del proyecto? Las Principales reas de Resultados. La misin debe dividirse en Principales reas de Resultados, lo cual determinar dnde el comit y los miembros deben invertir la mayor cantidad de tiempo, talento, energa y fondos. Las Principales reas de Resultados son las reas donde es necesario enfocar la atencin primaria y donde los resultados, no las actividades, son importantes. 3. Qu queremos hacer? Los Objetivos. Los objetivos son la base para determinar qu actividades se deben llevar a cabo. Los objetivos tambin ayudan a establecer criterios para evaluar cmo se llevan a cabo las actividades. Un objetivo es una declaracin de un resultado que desea alcanzarse, y debe comenzar con un verbo de accin en infinitivo. Debe ser claro, alcanzable y mensurable. 4. De quin ser la responsabilidad? - El funcionario responsable. Cada objetivo debe indicar claramente quin ser responsable de coordinar la accin y los logros. Esa persona tendr la responsabilidad de formular estrategias y asignarle nuevas responsabilidades a cada una de ellas 5. Cundo debe comenzar y terminar? - Los plazos. El objetivo tambin debe indicar la fecha o el lapso de tiempo en que debe lograrse el resultado. 6. Cunto va a costar? - El presupuesto. El objetivo debe indicar la inversin mxima que la Organizacin Local est dispuesta a hacer.
GUIAS DE ACCION LOCAL DE LA JCI LOCAL: Plan de Accin del Proyecto Local
7. De qu manera queremos hacerlo? - Las estrategias.
6.
Se aprueban los planes individuales. El Director del Proyecto aprueba el plan de accin de cada miembro. Ahora se pueden establecer el costo y los plazos para todas las actividades.
El objetivo se divide a continuacin en estrategias ms pequeas, que vienen a ser pasos que se toman para alcanzarlo. Estas estrategias tambin deben indicar quin es responsable, cul es su plazo y cul ser su costo. Una vez concluido el proceso anterior, las actividades deben repartirse a lo largo del ao.
7.
Se disea el Calendario de Eventos del proyecto. El comit puede distribuir las actividades en el calendario y enviarlas a todos los miembros del proyecto, indicndoles los plazos y los deberes establecidos.
EL CALENDARIO DE PLANIFICACIN
Los siguientes pasos deben ser realizados mientras el desarrollo del plan de accin del proyecto local: 1. Se prepara el borrador del Plan de Accin. El Director del Proyecto y otros miembros importantes preparan un borrador del Plan de Accin para el proyecto. 2. El Comit del Proyecto enmienda el borrador. El Comit del Proyecto discute el borrador y realiza enmiendas, de ser necesario. 3. Se presenta la Propuesta Final a la Junta Directiva. Se presenta la propuesta al Vicepresidente a cargo, y se realizan enmiendas de ser necesario. 4. El Comit del Proyecto incorpora los cambios aprobados por la Junta Directiva. Se imprime el Plan de Accin final y se distribuye a todos los miembros del proyecto. 5. Los miembros del proyecto preparan sus planes. Cada miembro del proyecto prepara otro plan de accin despus de recibir sus deberes y responsabilidades para distintos objetivos.
8.
Los supervisores dan seguimiento a las tareas de sus equipos. Ahora es el momento de tomar accin, y los supervisores inmediatos de cada miembro deben dar seguimiento a los miembros de su equipo para asegurarse de todo fluya de acuerdo con el plan y el calendario.
9.
Se hace una Evaluacin y se emiten recomendaciones para el futuro. El Director del Proyecto, y el Vicepresidente deben evaluar el progreso mensualmente y emitir recomendaciones sobre acciones que se deben incluir en un proyecto futuro.
10. Se emite un informe y recomendaciones para proyectos futuros. Se realiza un anlisis exhaustivo y se presentan recomendaciones concretas para mejorar proyectos futuros y evitar errores que se cometieron en este proyecto.
RESUMEN
Cualquiera que sea el propsito de redactar un plan de accin, no lo considere como algo grabado en piedra una vez que est impreso. Revise sus planes constantemente para actualizarlos o cuando surja un cambio considerable en las circunstancias del proyecto.
Lista de Cursos Oficiales de la JCI JCI Local Action Guides

Los Cursos Oficiales de la JCI, con las siglas JCI antes del nombre, son los cursos considerados por la Comisin de Capacitacin de la JCI como esenciales para el progreso de la organizacin y desarrollo de los miembros. Los Cursos Oficiales de la JCI deben organizarse en lnea, realizarse por instructores certificados y todos los participantes deben inscribirse personalmente en lnea. La JCI no cobra costo alguno por la organizacin de cualquiera de los Cursos Oficiales de la JCI. Los organizadores pueden cobrar para cubrir los gastos de los instructores, los costes logsticos y los manuales de los participantes que se imprimen en el lugar por el organizador del curso. Estos son los Cursos Oficiales de la JCI actualmente disponibles: JCI CSR, es un curso de medio da con el fin de elevar la conciencia de los efectos a largo plazo que nuestras acciones y comportamientos tienen en la humanidad, la economa y el medio ambiente; promover y generar el debate sobre el concepto de Responsabilidad Social Corporativa y los principios del Pacto Global de las Naciones Unidas, instar a los miembros a asumir responsabilidades como empresas y los ciudadanos en la sociedad y aplicar y poner en prctica actividades con la Responsabilidad Social Corporativa (RSC). JCI Achieve, es el Curso de la JCI para el Desarrollo de una Organizacin Local, que utiliza los debates y estudios de casos para comprender y establecer la identidad de la Organizacin Local, su propsito y qu hacer para cumplir con la Misin de la JCI, adoptar y utilizar eficazmente actividades reconocidas y apreciadas, comprender a los grupos demogrficos y sus caractersticas y cmo construir una organizacin atractiva que atraer a nuevos miembros que estn buscando las oportunidades de desarrollo y desean crear un cambio positivo como ciudadanos activos. JCI Achieve debe ser tomado por todos los miembros que desean comprender plenamente el sentido, el propsito y la dinmica de la construccin de una Organizacin Local atractiva. JCI Admin, es el Curso de la JCI para el Gerenciamiento de una Organizacin Local, es un curso de da completo recomendado para todos los nuevos miembros del consejo directivo local o para cualquier miembro que quiera convertirse en un lder en cualquier nivel de la organizacin local. El curso cubre la estructura de la junta directiva local, la gestin de los asuntos de la organizacin local, la realizacin de reuniones, la planificacin y la importancia de que realizar actividades en la comunidad para el logro de la Misin de la JCI. JCI Admin debe ser tomado por todos los miembros que deseen comprender la dinmica de la gestin, administracin, planificacin y las reuniones de una organizacin local. JCI Presenter, es un curso de da completo diseado para todos los miembros de la JCI que quieren ampliar sus habilidades de presentacin a fin de hacer mejores informes de proyecto y de intervenir durante las reuniones. Este curso se centra en los conceptos de creacin y entrega de una presentacin efectiva utilizando las ayudas visuales y fuertes mtodos de entrega con una mente hacia la comprensin de la audiencia. Durante el curso, los participantes participarn en actividades varias de presentacin; crearn y ofrecern una presentacin, participarn en actividades que demuestran el proceso para crear una presentacin eficaz y explorarn oportunidades para incrementar la confianza de la autopresentacin. JCI Presenter es necesario para asistir a la JCI Trainer. JCI Trainer, es un curso de dos das que abarca los estilos de aprendizaje de adultos, los mejores mtodos de entrenamiento para ensear a los adultos, los instrumentos de capacitacin y otras tcnicas, necesarias para comprender e impartir capacitaciones a un pblico adulto. JCI Trainer debe ser tomado por los que se hayan graduado del JCI Presenter y quieren desarrollar su confianza en la presentacin de informaciones complejas de una manera comprensible e interesante, y aumentar su capacidad para motivar a otros. JCI Designer, es el Curso de la JCI para el Diseo de Capacitaciones, es un curso de tres das que introduce tcnicas y herramientas que los instructores pueden utilizar para disear cursos de capacitacin, con instrucciones detalladas para los instructores, los manuales del participante y las ayudas visuales que permitan a otros instructores realizar de manera eficiente el curso. JCI Designer est destinado a preparar a los instructores que ya han demostrado sus talentos en el campo de la capacitacin en una nueva dimensin del diseo de la capacitacin.
Misin de la JCI Ofrecer oportunidades de desarrollo que preparen a los jvenes para crear cambios positivos. Visin de JCI . Ser la principal red mundial de jvenes ciudadanos activos.
Sobre la JCI La JCI es una comunidad mundial de jvenes ciudadanos activos, entre los 18 y 40 aos de edad, quienes comparten la creencia que para poder crear cambios positivos, deben trabajar en conjunto para mejorar ellos mismos y el mundo que los rodea. Con ms de 5.000 Organizaciones Locales en ms de 115 pases y territorios, la JCI conforma una energtica comunidad internacional de casi 200.000 miembros. Involucrndose en actividades que van desde el desarrollo comunitario hasta proyectos internacionales, mediante su participacin, liderazgo y accin, los miembros demuestran su responsabilidad social y se convierten en mejores personas. Los ciudadanos globales de la JCI estn comprometidos a ser mejores lderes para crear un futuro mejor para todos.

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