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LECCIN N IV

PAPELES DE TRABAJO Y CONTROL INTERNO

CAPACIDAD A DESARROLLAR Analiza y prepara los papeles de trabajo que sustenten la aplicacin correcta de los diferentes procedimientos y tcnicas de auditora. Tambin analiza y evala el control interno de una empresa. LOS PAPELES DE TRABAJO 1. DEFINICION El trabajo del Auditor queda anotado en una serie de papeles que constituyen en principio la prueba material del trabajo realizado, adems, en ellos se deja constancia de la profundidad de las pruebas y de la suficiencia de los elementos en que se apoyo la opinin, en otras palabras, son evidencia de la calidad profesional del trabajo de Auditora que es realizado en una Empresa o Entidad. Los papeles de trabajo son los documentos en que el Auditor registra los datos e informaciones obtenidas a lo largo de su examen y los resultados obtenidos de las pruebas realizadas, las que le servirn para poder elaborar su informe o dictamen final que deber presentar a la empresa o entidad, y quedar como prueba de todo lo trabajado. 2. ELEMENTOS.Los papeles de trabajo deben ser claros y concisos respecto de la cuenta u operacin a la que se refieran, del trabajo desarrollado y de las conclusiones obtenidas, esto se logra estableciendo un mnimo de elementos que es conveniente tener en cuenta al elaborarlos. Algunos de estos elementos que deben contener toda cdula o papel de trabajo de auditora, son: Nombre de la empresa a la que se audita. Fecha del cierre del ejercicio examinado. Titulo o descripcin breve de su contenido. Fecha en que se prepar. Nombre de quien lo prepar. Fuentes de donde se obtuvieron los datos. Descripcin concisa del trabajo efectuado. Conclusin.

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3. OBJETIVOS E IMPORTANCIA.Tomndose en cuenta todo lo enunciado, los objetivos e importancia de los papeles de trabajo son: 1. - En ellos el Auditor respalda y fundamenta sus informes, Dictmenes y Carta de observaciones. 2. - Sirven de fuente de informacin posterior al propio cliente o entidad auditada, a otro Auditor que se le pueda contratar para opinar sobre el trabajo realizado, a las autoridades de entidades fiscalizadoras como la Contralora General de la Repblica y en su caso a las autoridades judiciales. 3. - Con ellos se evidencia el trabajo realizado, su alcance, sus limitaciones y su oportunidad de presentacin. 4. - Ellos sirven para comprobar que el Auditor realizo un trabajo de calidad profesional. 5. - Sirven de gua para la realizacin de futuras auditorias y como referencia para determinar la consistencia en la aplicacin de los principios de contabilidad generalmente aceptados de un ejercicio a otro. 4. CLASIFICACION.Se acostumbra clasificar a los papeles de trabajo desde dos puntos de vista: 4.1. - Por su uso: Papeles de uso continuo. Papeles de uso temporal. Los papeles de trabajo pueden contener informacin til para varios ejercicios (acta constitutiva, contratos a plazos mayores a un ao o indefinidos, cuadros de organizacin, catlogos de cuentas, manuales de procedimientos, etc.). Por su utilidad ms o menos permanente a este tipo de papeles se les acostumbra conservar en un expediente especial, particularmente cuando los servicios del Auditor son requeridos por varios ejercicios contables. De la misma manera los papeles de trabajo pueden contener informacin til solo para un ejercicio determinado (confirmaciones de saldos a una fecha dada, contratos a plazo fijo menor de un ao, conciliaciones bancarias, etc.); en este caso, tales papeles se agrupan para integrar el expediente de la auditoria del ejercicio a que se refieran. 4.2. - Por su contenido: Hoja de trabajo. Cdulas sumarias o de Resumen. Cdulas de detalle o descriptivas. Cdulas analticas o de comprobacin.

Aunque en diseo y contenido los papeles de trabajo son tan variados como la propia imaginacin, existen en el transcurso del trabajo de Auditoria papeles claves cuyo contenido esta mas o menos definido, y estos son utilizados de acuerdo al requerimiento y necesidad que tenga el Auditor y la experiencia que posea en su uso.

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 5. PROPIEDAD.-

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Los papeles de trabajo son propiedad del Auditor, l los prepar y son la prueba material del trabajo efectuado, pero, esta propiedad no es irrestricta ya que por contener datos que puedan considerarse confidenciales, est obligado a mantener absoluta discrecin respecto a la informacin que contienen. Es decir, los papeles de trabajo son del Auditor, pero queda obligado al secreto profesional que estipula no revelar por ningn motivo los hechos, datos o circunstancias de que tenga conocimiento en el ejercicio de su profesin (a menos que lo autorice l o los interesados) y salvo los informes que obligatoriamente debe presentar a la Contralora General de la Repblica o en su caso al Poder Judicial cuando es requerido por tales entidades. 6. EL PROGRAMA DE AUDITORIA.El programa de Auditoria, es el procedimiento a seguir, en el examen a realizarse, el mismo que es planeado y elaborado con anticipacin y debe ser de contenido flexible, sencillo y conciso, de tal manera que los procedimientos empleados en cada Auditoria estn de acuerdo con las circunstancias del examen. El Programa de Auditoria, significa la tarea preliminar trazada por el Auditor y que se caracteriza por la previsin de los trabajos que deben ser efectuados en cada servicio Profesional que presta, a fin de que este cumpla ntegramente sus finalidades dentro de la Normas cientficas de la Contabilidad y las Normas y Tcnicas de la Auditoria. El programa de Auditoria o plan de Auditoria, es el resultado que se desea obtener, la lnea de conducta a seguir dentro de los principios y preceptos de la Auditora. El programa de Auditora, es la lnea de conducta a seguir, las etapas a franquear, los medios a emplear. Es una especie de cuadro anticipado en el cual los acontecimientos prximos se han previsto con cierta precisin, segn la idea que uno se ha formado de ellos. El mtodo a emplearse en la elaboracin del plan o programa de Auditora, segn apreciacin de los Contadores Pblicos Colegiados que se dedican a la Auditora, debe ser preparado especialmente para cada caso, ya que no existen dos casos de Auditora exactamente iguales, as como es imprescindible dar a cada Programa de Auditora la autonoma necesaria. En la preparacin del programa de Auditora se debe tomar en cuenta: Las Normas de Auditora. Los Procedimientos y Tcnicas de Auditora. Las experiencias anteriores. Los levantamientos iniciales. Las experiencias de terceros.

El hecho de no existir una norma patrn para la elaboracin del plan o programa de Auditora, no excluye la existencia de normas generales que se aplican a todos los casos y que constituyen los fundamentos de la tcnica de la Auditora en un determinado sector. Lo que no se debe perder de vista es que el programa de Auditora debe ser una gua segura e indicadora de lo que deber ser hecho y posibilite la ejecucin fiel de los trabajos de buen nivel Profesional, que acompae el desarrollo de tal ejecucin. Un programa de Auditora, es un procedimiento de revisin lgicamente planeado. Adems de servir como una gua lgica de procedimientos durante el curso de una Auditora, el programa de Auditora elaborado con anticipacin, sirve como una lista de verificacin a medida que se desarrolle la Auditora en sus diversas etapas y a medida que las fases sucesivas del trabajo de Auditora se terminen.
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El programa de Auditora, deber ser revisado peridicamente de conformidad con las condiciones cambiantes en las operaciones del Cliente y de acuerdo con los cambios que haya en los principios, normas y procedimientos de Auditora. Al planear un programa de Auditora, el Auditor debe hacer uso de todas las ventajas que le ofrecen sus conocimientos Profesionales, su experiencia y su criterio personal. 6.1 CARACTERISTICAS DEL PROGRAMA DE AUDITORIA.El programa de Auditora, envuelve en su elaboracin todo lo que ser realizado durante el proceso de la Auditora. Por esta razn tiene un campo de accin tan dilatado que requiere evidentemente una disciplina mental y una capacidad profesional apreciable. El carcter de flexibilidad del programa de Auditora, aconseja en la prctica no detenernos en minucias exageradas, siendo preferible la elaboracin de planes o programas de mbito ms general, dejndose las particularidades para ser estudiadas en cada oportunidad por los responsables de su ejecucin. Junto con cada plan se debe hacer un cronograma de trabajo con el nombre de los responsables de su ejecucin. Entre las caractersticas que debe tener el programa de Auditora, podemos anotar: 1. - Debe ser sencillo y comprensivo. 2. - Debe ser elaborado tomando en cuenta los procedimientos que se utilizarn de acuerdo al tipo de empresa a examinar. 3. - El programa debe estar encaminado a alcanzar el objetivo principal. 4. - Debe desecharse los procedimientos excesivos o de repeticin. 5. - El programa debe permitir al Auditor a examinar, analizar, investigar, obtener evidencias para luego poder dictaminar y recomendar. 6. - Las Sociedades Auditoras, acostumbran tener formatos pre establecidos los cuales deben ser flexibles para que puedan ser adecuados a un determinado tipo de empresa. 7. - El programa debe ser confeccionado en forma actualizada y con amplio sentido critico de parte del Auditor. 6.2 CONTENIDO DE LOS PROGRAMAS DE AUDITORIA.El programa de Auditora, presenta en forma lgica las instrucciones para que el Auditor o el personal que trabaja una Auditora, pueda seguir los procedimientos que debe emplearse en la realizacin del examen. En general el programa de Auditora, en cuanto a su contenido incluye los procedimientos especficos para la verificacin de cada tipo de activo, pasivo y resultados, en el orden normal que aparecen en los estados econmicos y financieros de la empresa. El programa de Auditora, tiene como propsito servir de gua en los procedimientos que se van adoptar en el curso de la Auditora, y, servir de lista y comprobante de las fases sucesivas de la Auditora, a fin de no pasar por alto ninguna verificacin. El programa no debe ser rgido, sino flexible para adaptarse a las condiciones cambiantes que se presenten a lo largo de la Auditora que se est practicando. El programa de Auditora, es un enunciado lgicamente ordenado y clasificado, de los procedimientos de Auditora que se van a emplear, la extensin que se les va a dar y la oportunidad en la que se aplicarn. En ocasiones se agregan a estas algunas explicaciones o detalles de informacin complementaria tendientes a ilustrar a las personas que van a aplicar los procedimientos de Auditora, sobre caractersticas o peculiaridades que debe conocer. Existen muchas formas y modalidades de un programa de Auditora, desde el punto de vista del grado de detalle a que llegue, se les clasifica en programas generales y programas detallados.

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Los programas de Auditora generales, son aquellos que se limitan a un enunciado genrico de las tcnicas a aplicarse, con indicacin de los objetivos a alcanzarse, y son generalmente destinados a uso de los jefes de los equipos de Auditora. Los programas de Auditora detallados, son aquellos en los cuales se describen con mayor minuciosidad la forma prctica de aplicar los procedimientos y tcnicas de Auditora, y se destinan generalmente al uso de los integrantes del equipo de Auditora. Resulta difcil establecer una linea divisoria entre los programas de Auditora generales y detallados, la aplicacin de uno u otro programa debe obedecer a las caractersticas del trabajo a efectuarse, a la forma de organizacin de la Sociedad de Auditora que la va realizar, a los procedimientos de supervisin que tiene establecido la Sociedad Auditora, y las polticas generales de la propia Sociedad. 7. VENTAJAS DEL PROGRAMA DE AUDITORIA.Es la experiencia del Auditor, el que se encarga de dar las pautas y aspectos necesarios e importantes a ser tomados en el programa de Auditora que elabora para poder realizar un trabajo Profesional determinado. El programa de Auditora bien elaborado, ofrece las siguientes ventajas: 1. - Fija la responsabilidad por cada procedimiento establecido. 2. - Efecta una adecuada distribucin del trabajo entre los componentes del equipo de Auditora, y una permanente coordinacin de labores entre los mismos. 3. - Establece una rutina de trabajo econmico y eficiente. 4. - Ayuda a evitar la omisin de procedimientos necesarios. 5. - Sirve como un historial del trabajo efectuado y como una gua para futuros trabajos. 6. - Facilita la revisin del trabajo por un supervisor o socio. 7. - Asegura una adherencia a los Principios y Normas de Auditora. 8. - Respalda con documentos el alcance de la Auditora. 9. - Proporciona las pruebas que demuestren que el trabajo fue efectivamente realizado cuando era necesario.

8. RESPONSABILIDAD POR EL PROGRAMA DE AUDITORIA.La elaboracin del programa de Auditora es una responsabilidad del Auditor, casi tan importante como el Informe de Auditora que emite. Es esencial que el programa de Auditora sea elaborado por el Auditor jefe del equipo de Auditora, para lo cual se basar en experiencias anteriores y deber tomar necesariamente en cuenta las Leyes, Principios, Normas y Tcnicas a aplicarse en cada caso. Es importante tambin que los Socios y el Auditor Supervisor, revisen el programa de Auditora evaluando su eficiencia y eficacia. Sin embargo es necesario apuntar que la responsabilidad de la elaboracin del programa de Auditora y su ejecucin, est a cargo del Auditor jefe de equipo, el cual no solo debe encargarse de distribuir el trabajo y velar por el logro del programa, sino esencialmente evaluar de manera continua la eficiencia del programa, efectuando los ajustes necesarios cuando las circunstancias lo ameriten.

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 EL CONTROL INTERNO 1. CONCEPTO

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El Control Interno es la base donde descansan las actividades y operaciones de una empresa, es decir, que las actividades de produccin, distribucin, financiamiento, administracin, entre otras son regidas por el control interno.

Es un instrumento de eficiencia y no un plan que proporciona un reglamento tipo policaco o de carcter tirnico, el mejor sistema de control interno, es aquel que no daa las relaciones de empresa a clientes y mantiene en un nivel de alta dignidad humana las relaciones de patrn a empleado.* La funcin del control interno es aplicable a todas las reas de operacin de los negocios, de su efectividad depende que la administracin obtenga la informacin necesaria para seleccionar de las alternativas, las que mejor convengan a los intereses de la empresa. El control interno debe establecer previo estudio de las necesidades y condiciones de cada empresa. El control interno segn las Normas y Procedimientos de Auditora en su glosario tcnico lo define como: "Est representado por el conjunto de polticas y procedimientos establecidos para proporcionar una seguridad razonable de poder lograr los objetivos especficos de la entidad". 2. ESTRUCTURA DEL CONTROL INTERNO La estructura del control interno Consta de los siguientes elementos: a) Ambiente de control. b) Sistema Contable. c) Procedimientos de Control. 3. OBJETIVO DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO Tiene varios objetivos como: 4 Evitar o reducir fraudes. 4 Salvaguarda contra el desperdicio. 4 Salvaguarda contra la insuficiencia. 4 Cumplimiento de las polticas de operacin sobre bases ms seguras. 4 Comprobar la correccin y veracidad de los informes contables. 4 Salvaguardar los activos de la empresa. 4 Promover la eficiencia en operacin y fortalecer la adherencia a las normas fijadas por la administracin.

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El Control Interno En La Auditoria De Los Estados Financieros. La comisin de Procedimientos de Auditoria del IMCP, al estudiar las normas de auditora concluye que el Contador Pblico debe efectuar un estudio y evaluacin adecuados del control interno existente en la empresa que examina, con el fin bsico de determinar la confianza que puede asignar a cada fase y actividad del negocio, para precisar la naturaleza, alcance y oportunidad que ha de dar a sus pruebas de auditora. El estudio de la evaluacin del control interno, tienen como objeto primario la formulacin de un programa de auditora, que al ejecutarse permite al Contador Pblico emitir un dictamen sobre los estados financieros. El fin de la revisin de los procedimientos de contabilidad y de control interno, es averiguar cules son los procedimientos empleados y la eficiencia del sistema de control interno existente, como base para determinar el alcance del examen. La revisin no termina con las investigaciones realizadas al principio de la auditora sino que continan en el transcurso de ella. Otro objetivo es el de tomar nota sobre cualquier modificacin que pueda recomendarse para reforzar, mejorar o simplificar el sistema existente. Estos aspectos se deben comunicar por medio de memorndums de sugerencias, conteniendo las deficiencias localizadas en la organizacin del negocio.

4. PRINCIPIOS BSICOS DEL CONTROL INTERNO Puede considerarse como principio bsico los siguientes: Responsabilidad delimitada La responsabilidad en la realizacin de cada deber, tienen que ser limitada para cada persona. La calidad de control ser ineficiente, si no existe la debida responsabilidad. No se debe realizar transacciones alguna, sin la aprobacin de una persona especficamente autorizada para ello. Separacin de funciones de carcter incompatible Las funciones de iniciacin, autorizacin, contabilizacin de transacciones y custodia de recursos deben separarse dentro del plan de organizacin de la entidad. Por ejemplo la persona responsable de decepcionar los fondos, no deber tener autoridad para registrar ingresos. Evitar tener responsabilidades d transacciones completas Ninguna persona debe tener responsabilidad por una transaccin. Toda persona puede cometer errores y la probabilidad de descubrirlos aumenta, cuando son varias las personas que realizan una transaccin. Por ejemplo, el pago de haberes, debe existir una separacin de funciones entre el que controla la tarjeta de tiempo, preparar la planilla, revisa gira el cheque y efecta el pago.

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Seleccin de servidores hbiles y capacitados Se debe seleccionar y capacitar a los empleados hbiles, ya que capacitados stos producirn un trabajo ms eficiente. Aplicacin de pruebas de exactitud Deberan utilizar pruebas de exactitud, con el objeto de garantizar la correccin de la operacin de que se trata, as como de su consiguiente registracin. Por ejemplo deber compararse el total cobrado diario, con el total depositado en el banco. Rotacin de trabajadores Se deber establecer una poltica de rotacin a los empleados que manejan y custodian recursos financieros y materiales y deber exigirse vacaciones anuales para quienes estn en puestos de confianza. Permite descubrir errores y fraudes si se han cometido, tales como cajeros, almaceneros, jefe de compras. Etc. Fianzas de servidores que manejan recursos financieros Los empleados que manejan recursos materiales y financieros deben de estar afianzados. Por ejemplo el cajero y los cobradores. Instrucciones por escrito Las instrucciones deber ser por escrito, en forma de manual de operaciones las rdenes verbales pueden olvidarse o mal interpretarse. Uso de cuentas de control El principio de la cuenta de control deber utilizarse en todos los casos aplicables. El uso de las cuentas de control sirve como pruebe de exactitud entre los saldos de las cuentas de control sirve como prueba de exactitud entre los saldos de las cuentas ayudando a evaluarlos. Uso de equipo mecnico o electrnico con dispositivos de seguridad El equipo mecnico con dispositivos de prueba nter construido, deber utilizarse siempre que sea posible. Por ejemplo, mquinas registradoras. Partida doble Deber utilizarse el sistema de contabilidad por partida doble. Sin embargo ste sistema no constituye por s mismo un sustituido para el control interno, sino que ms bien ayuda a ste. Uso de formularios pre numerados Deber utilizarse formularios pre numerados para toda documentacin importante (por ejemplo cheques, recibos, rdenes de compras, comprobantes de caja chica etc.) manteniendo controles fsicos sobre el uso de tales formularios y copias legibles en orden numrico.

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Uso limitado de dinero en efectivo Se debe evitar el uso del dinero en efectivo utilizando ste solo para compras menores mediante la modalidad de fondo fijo de caja chica. Los importes mayores se pagarn con cheques. Uso mnimo de cuentas bancarias Se debe de reducir al mnimo el mantenimiento de varias cuentas bancarias debiendo contarse con una cuenta corriente para operaciones generales y no con varas cuentas con fines especficos. Depsitos intactos e inmediatos Todo dinero recibido en efectivo o mediante cheques, rdenes de pago etc. Se deber depositar intacto en la cuenta bancaria respectiva, a mas tardar dentro de las 24 horas de recibido. Esta medida disminuye el riesgo de fraude. 5. TCNICAS O MTODOS A APLICARSE EN LA PLANEACIN DE LA AUDITORA. 1. Estudio y Evaluacin de la Organizacin. 2. Estudio y evaluacin de sistemas y procedimientos. 3. Estudio y evaluacin de flujo gramas. 4. Estudio y evaluacin del sistema de control interno. 5. Anlisis Factorial:

Tcnicas a aplicarse en la planeacin de la auditoria.

5.1. Estudio y Evaluacin de la Organizacin. Para que el auditor pueda darse cuenta cabal de la estructura orgnica y allegarse de elementos para estudiar y evaluar la organizacin y el equipo humano que la integra, deber empezar por obtener un organigrama detallado de la misma, en el caso de que no existiera, ser una razn ms para que el auditor lo elabore o actualice y en el desarrollo de esta tarea encontrar una magnfica oportunidad de empezar a conocer la operacin organizacional de la entidad o de la funcin sujeta a auditora y sobre todo, las personas involucradas.

En la obtencin del organigrama se recomienda que ste se elabore cubriendo los siguientes puntos: Abarcar a toda la entidad o la funcin sujeta a revisin. Contener los puestos principales de la entidad y toda la estructura tratndose de la revisin a una funcin. Quedar perfectamente establecido los tipos de autoridad en caso de ser lineal, funcional y staff.

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5.2. Estudio y evaluacin de sistemas y procedimientos. Representa una de las acciones ms importantes en la planeacin y desarrollo de cualquier trabajo de auditora. Toda entidad debe contar con manuales de sistemas y de procedimientos de operacin sobre los cuales el auditor debe basarse para hacer su estudio y evaluacin de estos conceptos, pero encontramos que muy pocas son las entidades que los tienen, en estos casos, el auditor deber desarrollarlos para sus propsitos. Podemos observar algunos problemas: * La extensin que debe drseles y que va directamente relacionada con el tiempo asignado al auditor para realizar su trabajo. * As como la habilidad para describir los procedimientos de operacin. Tomemos en consideracin que un sistema es la conjuncin de procedimientos de operacin que estn enmarcados en polticas administrativas y/o disposiciones de control, el estudio y evaluacin de dichos procedimientos se debe efectuar en forma independiente por cada uno de los que integran ese sistema para, posteriormente, una vez que se han identificado todos los que conforman el sistema, llevar a cabo el estudio y evaluacin global del mismo. El estudio y evaluacin de un procedimiento de operacin se puede llevar a cabo en el siguiente orden: Primero: Identificar las generalidades del procedimiento: a) Nombre, b) A que sistema o funcin operacional pertenece. c) Dnde inicia. d) Dnde termina. e) Que objetivos persigue. f) Que polticas administrativas y/o disposiciones de control debe respetar. Segundo: Describir en forma secuencial las actividades involucradas en el procedimiento sujeto a anlisis y evaluacin. 5.3. Estudio y evaluacin de flujogramas. El estudio y evaluacin de flujogramas es llevar por medio de una representacin grfica los procedimientos de operacin. Tcnica de Diagrama de flujo (flujograma) Las descripciones dentro del diagrama debern ser mnimas, anotaciones simples de letras o nmeros, anexando en una hoja adicional el significado de dichas letras. _______________________________________________________________________________________ 20

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5.4. Estudio y evaluacin del sistema de control interno. El control interno comprende el plan de organizacin y todos los mtodos y procedimientos que en forma coordinada se adoptan en una entidad para salvaguardar sus activos, verificar la razonabilidad y confiabilidad de su informacin financiera y la complementaria administrativa y operacional, promover eficiencia en la operacin y provocar adherencia a las polticas prescritas por la administracin.

Segn el Boletn 3050 emitido por la Comisin de Normas y Procedimientos de Auditora, dentro de sus generalidades nos explica que el estudio y evaluacin del control interno se efecta con el objeto de cumplir la norma de ejecucin del trabajo que requiere que "el auditor debe efectuar un estudio y evaluacin adecuado del control interno existente, que le sirva de base para determinar la naturaleza, extensin y oportunidad que va a dar a los procedimientos de auditora". El control interno se divide en: Control Administrativo, donde se debe observar y aplicar en todas las fases o etapas del proceso administrativo. Control Financiero - Contable, orientado fundamentalmente hacia el control de las actividades financieras y contables de una entidad. A la conjuncin de estos dos elementos deriva en el Sistema Integral de Control Interno. La Comisin de Normas y Procedimientos de Auditora del Instituto Mexicano de Contadores Pblicos en su boletn 5030, muestra la metodologa para el Estudio y evaluacin del control Interno, donde recomienda que ese proceso se efecte por ciclos de transacciones, ya que un estudio por cuentas pierde de vista la dinmica de las empresas. Los ciclos bsicos de transacciones a considerar son: ingresos, compras, produccin, nminas y tesorera. El estudio del control interno tiene por objeto conocer como es dicho control interno, no solamente en los planes de la direccin sino en la ejecucin real de las operaciones cotidianas. La evaluacin del control interno es la estimacin del auditor, hecha sobre los datos que ya conoce a travs del estudio, y con base en sus conocimientos profesionales, del grado de efectividad que ese control interno suministre. De este estudio y evaluacin, el Contador Pblico podr desprender la naturaleza de las pruebas diferentes sobre una misma partida. De ello depender la extensin que deba dar a los procedimientos de auditora de empleados y la oportunidad en que los va a utilizar para obtener los resultados ms favorables posibles.

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6. MTODOS PARA EFECTUAR EL ESTUDIO Y EVALUACIN DEL CONTROL INTERNO. Mtodos: a) Mtodo Descriptivo o de memorando. b) Mtodo Grfico. c) Mtodo de Cuestionario. Mtodo Descriptivo: Consiste en la descripcin de las actividades y procedimientos utilizados por el personal en las diversas unidades administrativas que conforman la entidad, haciendo referencia a los sistemas o registros contables relacionados con esas actividades y procedimientos. La descripcin debe hacerse de manera tal que siga el curso de las operaciones en todas las unidades administrativas que intervienen, nunca se practicar en forma aislada o con subjetividad. Detallar ampliamente por escrito los mtodos contables y administrativos en vigor, mencionando los registros y formas contables utilizadas por la empresa, los empleados que los manejan, quienes son las personas que custodian bienes, cuanto perciben por sueldos, etc. La informacin se obtiene y se prepara segn lo juzgue conveniente el Contador Pblico, por funciones, por departamentos, por algn proceso que sea adecuado a las circunstancias. La forma y extensin en la aplicacin de este procedimiento depender desde luego de la prctica y juicio del Contador Pblico observada al respecto, y que puede consistir en: A. Preparar sus notas relativas al estudio de la compaa de manera que cubran todos los aspectos de su revisin. B. Que las notas relativas contengan observaciones nicamente respecto a las deficiencias del control interno encontradas y deben ser mencionadas en sus papeles de trabajo, tambin cuando el control existente en las otras secciones no cubiertas por sus notas es adecuado. Siempre deber tenerse en cuenta la operacin en la unidad administrativa precedente y su impacto en la unidad siguiente. Ventajas: El estudio es detallado de cada operacin con lo que se obtiene un mejor conocimiento de la empresa. Se obliga al Contador Pblico a realizar un esfuerzo mental, que acostumbra al anlisis y escrutinio de las situaciones establecidas.

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Desventajas: Se pueden pasar inadvertidos algunas situaciones anormales. No se tiene un ndice de eficiencia. Mtodo Grfico. Seala por medio de cuadros y grficas el flujo de las operaciones a travs de los puestos o lugares donde se encuentran establecidas las medidas de control para el ejercicio de las operaciones. Este mtodo permite detectar con mayor facilidad los puntos o aspectos donde se encuentran debilidades de control, an cuando hay que reconocer que se requiere de mayor inversin de tiempo por parte del auditor en la elaboracin de los flujogramas y habilidad para hacerlos. Se recomienda el uso de la carta o grfica de organizacin que segn el autor George R. Terry, dichas cartas son cuadros sintticos que indican los aspectos ms importantes de una estructura de organizacin, incluyendo las principales funciones y sus relaciones, los canales de supervisin y la autoridad relativa de cada empleado encargado de su funcin respectiva. Existen dos tipos de grficas de organizacin: Cartas Maestras. Cartas suplementarias. Las cartas maestras presentan las relaciones existentes entre los principales departamentos. Las cartas suplementarias muestran cada una, la estructura de departamento en forma ms detallada. Se recomienda adems el uso combinado de estas cartas con los manuales de operacin ya que se complementan. Ventajas. Proporciona

una

rpida

visualizacin

de

la

estructura

del

negocio.

Desventajas. Prdida de tiempo cuando no se est familiarizado a este sistema o no cubre las necesidades del Contador Pblico. Dificultad para realizar pequeos cambios o modificaciones ya que se debe elaborar de nuevo. Se recomienda como auxiliar a los otros mtodos.

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 Mtodo de Cuestionarios.

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Consiste en el empleo de cuestionarios previamente elaborados por el auditor, los cuales incluyen preguntas respecto a cmo se efecta el manejo de las operaciones y quin tiene a su cargo las funciones. Los cuestionarios son formulados de tal manera que las respuestas afirmativas indican la existencia de una adecuada medida de control, mientras que las respuestas negativas sealan una falla o debilidad en el sistema establecido. Ventajas: Representa un ahorro de tiempo. Por su amplitud cubre con diferentes aspectos, lo que contribuye a descubrir si algn procedimiento se alter o descontinu. Es flexible para conocer la mayor parte de las caractersticas del control interno. Desventajas. El estudio de dicho cuestionario puede ser laborioso por su extensin. Muchas de las respuestas si son positivas o negativas resultan intrascendentes si no existe una idea completa del porque de estas respuestas. Su empleo es el ms generalizado, debido a la rapidez de la aplicacin. De los mtodos vistos anteriormente, ninguno de ellos trata con relativa profundidad, el elemento clave de la entidad, el humano. Para cubrir ese vaco se presenta un cuarto mtodo: Deteccin de funciones incompatibles. El auditor mediante el uso de sencillos cuestionarios, detectar funciones incompatibles del personal involucrado en la operacin, administracin, control y marcha de la entidad sujeta a auditora. Se presenta como una hoja de cuestionario, que en la parte superior derecha, se menciona la funcin clave y ah mismo se anotan los nombres de los ejecutantes, a continuacin, sobre el lado izquierdo de la hoja, estn consignadas otras funciones donde se anotarn los nombres de los ejecutantes, si el nombre de la persona que realiza la funcin clave se repite en las otras funciones, se constituye as una funcin incompatible que ser anotada a continuacin en la columna de observaciones y en consecuencia habremos descubierto una falla en el control interno. 7. ESTUDIO Y EVALUACIN DEL CONTROL INTERNO POR CICLOS DE TRANSACCIONES. Consiste en identificar, por parte del auditor, ciclos de transacciones cuyo control interno estar sujeto a revisin y evaluacin. Esta identificacin incluye el determinar las funciones aplicables a cada ciclo con base en las caractersticas especficas del mismo.

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