Proyecto de Gestin del Conocimiento en una Pequea Empresa Cubana. Knowledge Management Project in a Small Cuban Firm.

Guillermo Matos Morales1 Ricardo Chalmeta Rosale2 Iris Snchez Alemn3

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Universidad de Oriente. Departamento de Computacin. Patricio lumumba, s/n. Santiago de Cuba 90500. Cuba. e-mail: gmatosmorales@yahoo.es

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Grupo de Integracin y Re-Ingenieria de Sistemas. Universidad Jaume I de Castelln. Campus Riu Sec 12071 Castelln de la Plana. Espaa. e-mail: rchalmet@lsi.uji.es Unidad Empresarial de Base Productora de Lubricantes CubaLub-Cuba Lubricantes. Carretera de Mar Verde, Km 7 , s/n Santiago de Cuba, Cuba. e-mail: ernesto@erf.uo.edu.cu

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Resumen

En nuestro trabajo exponemos el proyecto de Gestin del Conocimiento que se desarrolla en la empresa de Lubricantes de Santiago de Cuba. De manera muy simplificada se muestra la metodologa que se sigue, la estrategia desarrollada y el estado actual en que se encuentra su implementacin. Palabras clave: gestin del conocimiento, metodologa, proyecto Introduccin Manipular el conocimiento en una organizacin significa obtener ventajas competitivas sostenibles utilizando el conocimiento acumulado durante toda o la mayor parte de su existencia y el de sus integrantes, esta afirmacin que nadie niega y que parece que todo el mundo comprende, no obstante, se hace muy difcil de llevar a cabo fundamentalmente porque la mayor parte de este activo intangible se encuentra escondido en la mente de los miembros y directivos de la organizacin, en los procesos y tareas que se llevan a cabo, en los clientes y los suministradores y otras fuentes del conocimiento. A todo este esfuerzo organizacional se le denomina Gestin del Conocimiento (GC) y tiene como objetivo identificar, manejar y compartir todo el conocimiento explcito y tcito de una empresa tal que los empleados puedan usarlo para ser ms efectivos y productivos en su trabajo dentro de la organizacin[1].

Gestin del Conocimiento en Cuba Desde hace varios aos organismos y empresas cubanas vienen llevando a cabo variados proyectos con el fin de implementar diversas estrategias de gestin del conocimiento, aunque, estos esfuerzos han rendido sus frutos consideramos an insuficientes los programas que se desarrollan sobre todo porque no todas las regiones y empresas se preocupan por igual para tener implementada alguna estrategia de GC. Debemos resaltar, que en el caso de las empresas cubanas y a pesar de la globalizacin y la introduccin de tecnologas de la informacin y las comunicaciones el manejo del conocimiento tiene como objetivo fundamental el uso ms racional de nuestros recursos, el logro de una mayor productividad y la obtencin de los productos resultantes con una mayor calidad basado en una emulacin fraternal y no en una competencia despiadada por el dominio del mercado nacional. Metodologa de Gestin del Conocimiento Para proponer nuestro proyecto de GC nos basamos en la siguiente metodologa[2] la cual se encuentra organizada en diferentes fases, y que dirige el proyecto de desarrollo e implantacin del Sistema de Gestin del Conocimiento, estas fases son: identificar, extraer, procesar, almacenar y compartir. Fase Identificar: Persigue identificar los conocimientos que poseen las diversas fuentes de la empresa, para manipularlos, reconociendo al mismo tiempo al experto que posee dicho conocimiento. Fase Extraer: Establece los mecanismos para extraer la mayor cantidad de conocimiento que sea posible, as como su grado de participacin en la solucin de problemas en la organizacin. Fase Procesar: Consiste en el anlisis y diseo de los depsitos del conocimiento y de los expertos para cada fuente tratada de acuerdo a los datos extrados. Con esta informacin no slo ser posible crear las bases de datos sino adems construir el mapa de conocimiento [3], es decir, visualizar el conocimiento ms all del texto con el fin de evocar, codificar, compartir, usar y expandir conocimiento. Fase Almacenar: Corresponde a la actualizacin de los depsitos de conocimiento de acuerdo a las diversas fuentes utilizadas y a la base de expertos por conocimiento. Fase Compartir: Tiene como objetivo brindar acceso a los depsitos de conocimiento y a la red de expertos a travs de un portal corporativo. El portal emplea el mapa de conocimientos y diversas herramientas de manipulacin del conocimiento para ubicar y acceder a la informacin, la cual se puede encontrar de manera distribuida.

Para su completa comprensin, la metodologa debe verse como un modelo cclico de GC, y es importante que sea as para garantizar que el sistema implementado mantenga su vigencia y las consultas realizadas se ajusten al conocimiento real acumulado en la organizacin.

Figura 1. Modelo cclico de la metodologa de gestin del conocimiento. Estrategia de GC Haggie [4] agrupa las diversas estrategias de GC de acuerdo a como se enfoca el conocimiento, por ejemplo, de acuerdo al Modelo de Nonaka-Takeuchi [5], segn los procesos/reas de negocios que se definen durante el desarrollo del proyecto, por ejemplo, las estrategias que reflejan las diferentes naturalezas y poder que envuelve a la organizacin propuesta por Wiig [6] y aquellas que se miden por los resultados que se obtendrn finalmente a travs de un marco de negocio, por ejemplo, la estrategia de negocios de Zack [7]. Sin pretender ajustarnos completamente a alguna de las estrategias descritas, sino, simplemente adecuarlas a las condiciones existentes con el fin de desarrollar una adecuada estrategia que permita desarrollar un eficiente sistema de gestin de conocimiento, mediante un anlisis exhaustivo de las diversas fuentes del conocimiento entre las que se encuentran los empleados, los procesos de negocios, los clientes, los datos, los documentos y todos aquellos que de una forma u otra brinden algn conocimiento que permita resultados favorables a la gestin de la organizacin, concluimos que debamos comenzar por abordar inicialmente a los empleados y a continuacin los datos.

Para extraer el conocimiento de los empleados se puede realizar una encuesta (la manera ms comn y ms eficiente) para identificar cada una de las actividades fundamentales en las que participa, se trata que describa las habilidades y competencias que hay que tener para desarrollarlas, sin embargo, es comn que varias habilidades no puedan ser descritas adecuadamente debido a la dificultad de poder representar todo el conocimiento por un lado, y por el otro, por la incomprensin y el temor a representar todo lo que saben, es entonces que se hace necesario su utilizacin en la creacin de una red de expertos que permita a la gente contactarlos para responder demandas acerca soluciones de problemas o mejores prcticas realizadas. Los datos por su parte, son observaciones, hechos o imgenes que una vez formalizados, contextualizados, filtrados y resumidos, constituyen informacin, finalmente, la informacin enriquecida por ideas, procedimientos y reglas que permiten realizar acciones y tomar decisiones forma el conocimiento [8]. As queda clara la diferencia que existe entre las tres y el proceso que se sigue desde los datos hasta el conocimiento. La cantidad de datos con que cuentan las organizaciones ha crecido enormemente fundamentalmente al desarrollo tecnolgico. As, actualmente muchos de los datos de las organizaciones se encuentran organizados en servidores corporativos, divididos en datos estructurados (ejemplo, relacionales), semiestructurados (ejemplo, HTML y XML) y no estructurados (ejemplo, texto plano y Audio/Video). Las Organizaciones frecuentemente intentan transformar los datos brutos en conocimiento aprovechable como parte de las iniciativas de la Gestin del Conocimiento [9]. Este proceso de descubrir conocimiento a partir de los datos se puede definir como el conjunto de tcnicas y herramientas aplicadas al proceso no trivial de extraer y presentar conocimiento implcito, previamente desconocido, potencialmente til y humanamente comprensible, a partir de grandes conjuntos de datos, con objeto de predecir de forma automatizada tendencias y comportamientos y/o descubrir de forma automatizada modelos previamente desconocidos [10]. Estado Actual del Proyecto Algunas de las principales acciones planificadas hasta el momento para la implantacin de nuestro proyecto en la empresa de lubricantes de Santiago de Cuba, especficamente en el Departamento Tcnico de dicha organizacin han estado encaminadas a identificar el conocimiento de los empleados. Escogimos este departamento por la importancia que tiene dentro de la organizacin en el control de la produccin y la calidad de los lubricantes as como en la proteccin y seguridad de toda la industria, compuesto por pocos empleados con tareas muy bien definidas. Durante la fase de identificacin del conocimiento se revis la documentacin de cada uno de puestos de trabajo del departamento, analizndose la misin

que desarrollan en la empresa, sus funciones bsicas y las matrices de competencia, haciendo hincapi en los saberes y habilidades operativas. En esta ocasin, debido a que la informacin recopilada de la documentacin permiti identificar el conocimiento que puede ser extrado a cada uno de los miembros del departamento y que con la ayuda del jefe de departamento y de la direccin de la empresa se pudo enriquecer la informacin sobre los conocimientos que tienen cada uno de los empleados y que no haban sido reflejados anteriormente, es que se hizo innecesaria en esta fase realizar una encuesta preliminar a los trabajadores. A este resultado le damos gran valor pues nos ahorramos tener que realizar un encuentro ms con los empleados y demostr que las competencias fundamentales de cada uno de ellos pueden ser del dominio de la direccin de la organizacin. A continuacin se muestra el conocimiento identificado clasificado de acuerdo a los saberes que posee (Conoce), habilidades comunicativas (Capacidad) y habilidades operativas (habilidad). Conoce El sistema de Calidad. Las tcnicas aplicadas en el laboratorio. El proceso tecnolgico de la unidad. Las instrucciones de seguridad industrial general y especfica. Las tcnicas de materias primas y productos terminados. Las sustancias qumicas utilizadas en el laboratorio. Capacidad Para entresacar ideas o hechos de una comunicacin oral. Para expresar ideas o hechos en forma clara y convincente. Para redactar ideas claras y de forma gramaticalmente correcta. Para negociar y establecer relaciones con grupos externos. Habilidad Para guiar a individuos o grupos a cumplir objetivos. Para evaluar datos y lneas de actuacin. Para tomar decisiones. Para actuar con rapidez y de forma aproximativa sin paralizarse en detalles.

El prximo paso que est en la frontera entre las fases identificar y extraer, la confeccin de la encuesta deba cumplir con algunos requisitos como es el escrutinio del conocimiento identificado anteriormente de manera directa y abierta, dando la posibilidad al empleado que refleje lo ms natural posible y de la manera que considere las competencias que posee. A continuacin se muestra la encuesta confeccionada para extraer el conocimiento del tcnico en ensayo fsico, qumico y mecnico.

Cuestionario para Extraer el Conocimiento

Fecha: 19 diciembre 2005. Departamento: Departamento Tcnico Puesto de Trabajo: Tcnico de Ensayo Fsico, Qumico y Mecnico. Nombre del Empleado: Aurora Gonzlez Fernndez Actividad Fundamental: Controlar la calidad de las materias primas y los productos terminados. Otras funciones que desempea en la organizacin: Revisar diariamente los anlisis laboratorio, aprobar los certificados de calidad y realizar auditoras. Cmo verifica que se cumpla el sistema de calidad implantado en la organizacin: A travs de los procedimientos de cada proceso. Describa las caractersticas fundamentales del proceso tecnolgico de la unidad en que labora: Los aceites bsicos son alineados a travs de las bombas y enviadas a la .... Qu parmetros fundamentales tiene en cuenta al evaluar las materias primas y los productos terminados: viscosidad, densidad, punto de inflamacin, punto de fluidez, demulsificacin, TBN, fsforo y calcio. De las principales sustancias qumicas utilizadas en el laboratorio, mencione los cuidados ms importantes que debe tenerse en cuenta con cada una: se deben usar, bata sanitaria, calzado especial, guantes de neopreno o anticidos, visera contra cido, manga anticida, ducha de agua para lavados y delantal anticido Existen guas o metodologas para el desarrollo de su actividad diaria: La instruccin inicial general, la instruccin inicial especfica y la instruccin por puesto de trabajo. Informacin de confianza a la que tiene acceso: Certificado de calidad. De donde procede esta informacin: De los proveedores, del especialista principal y son verificados en el laboratorio. Acciones que debe realizar ante situaciones anormales o de emergencia, existe algn documento que norme este proceder y donde se est: debe localizar el inventario de riesgo (Plan de liquidacin de averas) y buscar la accin segn el riesgo. Este documento se encuentra en todas las reas. Entrenamientos o cursos recibidos desde que comenz a laborar en la organizacin: Seminario de clasificacin de aceites bsicos, Castrol S.A. Seminario de produccin y aplicacin de aditivos en la fabricacin de aceites motores, Agih S.A. Diplomado de produccin de lubricantes, UO, MINBAS, Castrol S.A.

Para hacer ms ameno el proceso de extraccin del conocimiento y de manera que la informacin brindada por los empleados quede reflejada lo ms exacta posible en las bases de datos es posible automatizar la realizacin de la encuesta. Sin embargo, es posible que no siempre pueda ser aplicada de esta forma en dependencia del nivel escolar de los encuestados y evitando que algn proceder en vez de brindar confianza, limite la descripcin de las habilidades y conocimientos disponibles.

A partir de aqu describimos el trabajo futuro que desarrollaremos por encontrarnos an en la fase de extraccin del conocimiento. A continuacin, en la fase procesar, debemos realizar el anlisis del conocimiento extrado para agruparlo de forma tal que se eliminen ambigedades, inconsistencias y se pueda lograr disear una base de datos normalizada que satisfaga los requerimientos del sistema de gestin del conocimiento. La fase almacenar, conlleva a la confeccin de nuestro repositorio de conocimiento, muy similar en uso y funcin a un almacn de datos (data warehouse) desde donde aplicar procesamientos analticos en lneas (OLAP). Finalmente para explotar y compartir el conocimiento y aprovechando que la empresa es pequea, se acceder a la informacin a travs de una red de rea local utilizando una pgina Web corporativa con los derechos de acceso que correspondan utilizando un sistema cliente-servidor. Conclusiones El presente proyecto persigue implementar un sistema de Gestin del Conocimiento en una pequea empresa cubana, su desarrollo, adems de las ventajas ya conocidas permitir adquirir la experiencia necesaria para poder acometer otros proyectos de Gestin de Conocimiento en otras empresas del territorio. Es importante destacar que sin el apoyo de la direccin de la organizacin y de los miembros de la misma es muy difcil el trmino exitoso de dicho proyecto. Referencias. [1] Kim, Y. J. Chaudhury, A. Rao, H. R. A Knowledge Management Perspective to Evaluation of Enterprise Information Portals. 2002. Knowledge and Process Management Volume 9 Number 2 pp 5771 [2] Matos, G. Chalmeta, R. Coltell, O. Metodologa para la extraccin del conocimiento empresarial a partir de los datos. 2006. Informacin Tecnolgica. Vol 17 No. 2. [3] Stanford, X., Map your Knowledge Strategy. Information Outlook, http://www.sla.org/content/Shop/Information/infoonline/2001/jun01/stanford.cfm Acceso: enero 2005, (2001). [4] Haggie, K. Kingston,J. Choosing Your Knowledge Management Strategy. Journal of Knowledge Management Practice, June 2003. http://www.tlainc.com/articl51.htm [5] Nonaka,I. Takeuchi,H. The Knowlede-Creating Company : How Japanese Companies Create the Dynamics of Innovation. Oxford University Press, Inc. 1995. [6] Wiig, Karl M. Knowledge Management: An Introduction and Perspective. The Journal of Knowledge Management. Volume 1, No. 1, pp. 6-14. September 1997. [7] Zack M.H. Developing a Knowledge Strategy California Management Review , Vol. 41, No. 3, Spring, pp. 125-145, 1999. http://web.cba.neu.edu/~mzack/articles/kstrat/kstrat.htm [8] Liebowitz, J. Knowledge Management Handbook, CRC Press, (1999).

[9] Davenport, T.H. y V. Grover, Knowledge Management. Journal of Management Information Systems, vol 18, No. 1, (2001). [10] Piatetsky-Shapiro, G. y W. Frawley, Knowledge Discovery in Databases. AAAI Press, Menlo Park, California, http://citeseer.ist.psu.edu/cache/papers/cs/12267/http:zSzzSzwww.kdnuggets.c omzSzgpspubszSzaimag-kdd-overview-1992.pdf/frawley92-knowledge.pdf, Acceso: septiembre 2004, (1992).

Hoja Curricular de los Autores. Ricardo Chalmeta Rosale es Doctor en Informtica y profesor Titular de Universidad en la Universidad Jaume I de Castelln, donde dirige el grupo de investigacin en Integracin y Re-Ingeniera de Sistemas (IRIS). Adems de la actividad docente, ha sido director de proyectos de investigacin financiados por la Comisin Interministerial de Ciencia y Tecnologa (CICYT) y director de proyectos de consultara financiados por empresas de diferentes sectores, especialmente transporte, textil, cermica y construccin. Adems es autor de diferentes libros y artculos en revistas. Guillermo Matos Morales es Master en Ciencia de la Computacin y profesor Asistente en la Universidad de Oriente. Ha dirigido el colectivo de Sistemas Operativos y Redes de Computadoras del Departamento de Computacin y actualmente trabaja en un proyecto de Gestin de Conocimiento con el grupo de Integracin y Re-Ingeniera de Sistemas (IRIS) de la Universidad Jaume I de Castelln, Espaa. Es autor de diversos artculos. Iris Snchez Alemn es Ingeniera Qumica, actualmente se desempea como directora UEBP de Lubricantes de Santiago de Cuba, (CUBALUB Empresa Cubana de Lubricantes). Ha sido coordinadora de produccin de la firma Castrol-Cuba SA, ingeniera principal y subdirectora de calidad. Ha participado en diferentes proyectos entre los que destacan: Obtencin de vitaminas en el Centro de Biotecnologa Industrial en la UO, Obtencin de grasa a partir de aceite vegetal obtenido en Cuba y Obtencin de productos de preservo a partir de la cera de caa.