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CONOCIMIENTOS
En esta Unidad de Competencia desarrollars los siguientes conocimientos disciplinares: Resaltar Caractersticas y Aspectos Esenciales de Ms Project. Definir Tareas y Recursos del Proyecto. Asignar Recursos a Tareas. Dar Formato e Imprimir un Plan. Realizar el Seguimiento de las Tareas.
HABILIDADES
En esta Unidad de Competencia desarrollars las siguientes habilidades relacionadas con los conocimientos profesionales: Trabajo Individual: Descargar la versin de prueba de Ms Project 2007. A realizar a lo largo de esta Unidad de Competencia. Caso Prctico: Manejar Project 2007 y Visio 2007. A realizar a lo largo del Mdulo/Curso. Debate: Proponer programas y softwares tiles para seguir la ejecucin. A realizar a lo largo del Mdulo/Curso.
ACTITUD
En esta Unidad de Competencia desarrollars especialmente la siguiente actitud: Orientacin a la Innovacin.
AUTOEVALUACIN
Caractersticas y Aspectos Esenciales de Ms Project. Definicin de Tareas y Recursos del Proyecto. Asignacin de Recursos a Tareas. Formato e Impresin de un Plan. Seguimiento de las Tareas.
Mediante el uso de plantillas por defecto que facilita el programa. A travs de la creacin de un proyecto nuevo.
Para seleccionar estas plantillas de debe realizar la siguiente secuencia, para posteriormente escoger aquella que ms se adece al proyecto a realizar.
Crear un nuevo proyecto Plantillas en mi PC Plantillas
Para comenzar a trabajar en un proyecto nuevo desde el inicio, la secuencia sera: Proyecto Nuevo
Archivo Nuevo Proyecto en blanco
Gua de Proyectos
Una forma fcil de comenzar un proyecto desde cero es utilizando la gua de proyectos, es decir, el asistente que aparece a la izquierda del diagrama de Gantt inicial.
Ver Activar Gua de Proyectos
Multitud de vistas dependiendo del aspecto del proyecto en el que se est interesado. Estas vistas permiten obtener informacin del proyecto y tambin editarla. Se pueden dividir en:
Vistas que se centran en los detalles de las tareas o de los recursos del proyecto. Vistas especficas de la asignacin (uso de tareas y uso de recursos).
Mltiples informes que presentan la informacin de forma organizada, estn enfocados a la impresin pero no son editables.
Es importante darse cuenta que la vista inferior no es una vista general de proyecto sino que est subordinada a la seleccin que se tenga en la vista superior. El acceso al men de informes difiere ligeramente entre las versiones 2003 y 2007 de Project. Informes
Men Ver Informes, y despus seleccionar la categora
Consideraciones
Calendario General
Cada recurso en el proyecto tendr un calendario propio e individual, pero el calendario inicial del que partir ser el que se defina aqu. Este calendario ser el que heredar por defecto cada recurso. Project siempre trabaja en horas. Si en algn momento se mete una unidad de tiempo diferente en el sistema, el programa lo transformar en horas y trabajar con ellas.
Unidades
Horario
En la figura se muestra el paso 4 del proceso de definicin de perodos laborables generales. Aqu se define a cuntas horas equivale un da de trabajo, a cuntas horas una semana laboral y cuantos das laborables tiene un mes.
Ejemplo
Si la duracin de una tarea es de un mes, eso significar, utilizando los datos de la figura, que su duracin en horas es de:
1 mes
Diagrama En l se puede comprobar que las fechas no laborables se representan de Gantt sombreadas.
Una vez introducido el nombre de la tarea se deber especificar su duracin. La duracin puede ser desde minutos a meses dependiendo de la abreviatura que se seleccione. La duracin de las tareas se acomoda al horario laboral que se haya definido en el proyecto.
Si se quiere que una tarea no siga el horario laboral y se desarrolle de forma continua, entonces se debe aadir t a la abreviatura del tiempo.
Estimacin de la Duracin
Ejemplo
La tarea secado del hormign lleva 16 horas pero no divididas en 8 horas en un da laboral y otras 8 horas en otro, sino que se seca de forma continua en 16 horas seguidas e independientes de cualquier horario. Por tanto, se deber especificar 16ht en la duracin de la tarea.
Para especificar hitos (eventos importantes y significativos del proyecto), se tiene que crear una tarea y especificarle una duracin con tiempo cero.
Las tareas deben organizarse en diferentes niveles jerrquicos o fases. As, se tendrn tareas de nivel superior que englobarn conjuntos de tareas de menor nivel. Las tareas que engloban a otras ms simples en Project se denominan tareas resumen y se visualizan fcilmente porque se representan en negrita.
En estas tareas no es posible editar su duracin, ya que esta viene definida por la duracin de las tareas inferiores que las componen. La forma ms intuitiva de definir tareas de resumen es mediante la utilizacin de las flechas de aplicar y anular sangra. Un sangrado ms interior significa una tarea de nivel inferior.
Para ver el nivel jerrquico de una tarea rpidamente, resulta til conocer su cdigo EDT (Esquema de Descomposicin de Tareas).
Organizacin en Fases
General
Personalizada
Mediante la definicin de un cdigo EDT personalizado que debera ir acompaada con insertar una columna junto al nombre de la tarea en la que se seleccione el nombre de campo EDT.
Proyecto EDT Definir cdigo
Muchas de las tareas creadas dependen de otras para su ejecucin, y esta informacin es muy relevante dentro del proyecto por lo que debe ser definida en el mismo. En Project la secuencia entre las tareas se define seleccionando una tarea predecesora y una sucesora (con la tecla CTRL y el botn izquierdo de ratn por ejemplo). Existen cuatro tipos de relacin entre tareas:
Fin a comienzo (la ms habitual), por la que la tarea sucesora no comienza hasta que se haya completado la predecesora. Comienzo a comienzo, por la que la sucesora no comienza hasta que comience la predecesora. Fin a fin, por la que la sucesora no finaliza hasta que no finalice la predecesora. Comienzo a fin, que raramente se utiliza.
Este tipo de relaciones se pueden visualizar mediante lneas en el diagrama de Gantt, en los diagramas de red o bien mediante tablas que incluyan el campo predecesoras.
Las relaciones de fin a comienzo, las ms frecuentes, se pueden establecer directamente mediante el icono de la cadena. Todo tipo de relaciones, a travs del panel de tareas, editando la columna predecesoras en la tabla apropiada. Tambin se pueden definir todo tipo de relaciones simplemente haciendo doble clic sobre cualquier tarea, abriendo la informacin de la misma y yendo a la pestaa predecesoras.
Documentacin Adicional
En Project es posible incluir informacin adicional sobre una tarea mediante notas. Esto puede ser relevante cuando se necesite recordar algn detalle en alguna tarea que incluya algn aspecto especial. Una forma sencilla de realizar el proceso es haciendo doble clic sobre cualquier tarea, abriendo la informacin de la tarea y yendo a la pestaa notas. Tambin es posible incluir hipervnculos de la misma forma en las tareas.
Duracin de un Plan
Tambin se podr calcular de forma visual en la vista de diagrama de Gantt con la secuencia:
Ver Zoom Proyecto completo
Tipo Trabajo. Una vez utilizados en una tarea, pueden ser utilizados en otra. No son consumidos en la tarea, independientemente de que sean recursos fsicos o no. Tipo Material. Aquellos que se consumen en el desarrollo de una tarea y no pueden por tanto ser utilizados en otra.
Se pueden definir por ejemplo en las celdas de la vista hoja de recursos y pueden ser:
La utilizacin de una u otra forma de definicin de los recursos influir en el control de los calendarios laborales propios de cada uno.
Ejemplo
Se pueden definir 2 carpinteros en proyecto como carpintero 1 y carpintero 2. Tambin podra ser la definicin como carpintero con una capacidad del 200%.
Recursos de Equipamiento
Se especifican exactamente igual que los recursos humanos. La capacidad marca el nmero de unidades de las que se dispone en el proyecto.
Son los que se consumen y que sern agotados, durante el progreso del proyecto. Aunque Project no est especficamente pensado para ello, nos permite obtener una cierta idea del consumo de inventarios. Por defecto se pueden incluir 2 tipos de tasa:
Tipo Material
Recursos Materiales
Estndar. Se corresponde con el coste por unidad. De coste del recurso. Para esta, la tasa estndar se debe incluir dividida por una unidad de tiempo (por ejemplo 40/h, con lo que Project interpretar una tasa de 40 /h).
Recordar que si se cambia el calendario base, general o estndar, se modifica para todos los recursos, pero si se cambia el calendario individual de un recurso slo se modifica el calendario propio del recurso cambiado.
Hacer doble clic sobre cualquier recurso estando en la vista hoja de recursos, con lo que se abrir la pantalla informacin del recurso. En la pestaa general (depende de si la versin de Project es la de 2003 o 2007) aparecer el botn cambiar calendario laboral, que permitir configurarlo.
Utilizando la Gua de proyectos. Pulsar en Recursos y luego en el enlace Asignar personas y equipamiento a las tareas siguiendo el asistente que aparece. Seleccionar una tarea en la vista diagrama de Gantt, pulsar Asignar recursos en la barra de herramientas estndar y posteriormente seleccionar los recursos que se desee asignar a dicha tarea. Cuando se finalice, se debe pulsar en el botn Asignar.
Frmula de programacin:
Asignacin en S
Cuando se define una tarea, sta tiene duracin pero no trabajo asociado. Todava no se ha especificado el trabajo en trminos de recursos que se necesita para completarla. Este trabajo en Project se especifica cuando se realiza la primera asignacin.
Ejemplo
Si una tarea tena 8 horas de duracin y se realiza una asignacin de dos recursos tipo trabajo al 100% (es decir, dos unidades), automticamente el trabajo necesario para realizar dicha tarea pasar a ser de 16 horas de acuerdo a la frmula de programacin.
Al asignar un recurso adicional a una asignacin previa Project considera que la cantidad de trabajo necesario para acabar la tarea se mantiene constante, por lo que como se est aumentando el nmero de unidades de Condicionadas por el Esfuerzo recurso y de acuerdo a la frmula de programacin, la duracin de la tarea decrecer. Igualmente si se elimina un recurso de una asignacin en una tarea condicionada por el esfuerzo la duracin aumentar para seguir manteniendo el trabajo constante en la frmula de la programacin. En las tareas no condicionadas por el esfuerzo es la duracin el parmetro que se mantiene constante en la frmula de programacin al realizar una reasignacin. Si se aumenta el nmero de unidades, crecer el trabajo necesario para realizar la tarea y viceversa.
Por defecto en Project las tareas son condicionadas por el esfuerzo, pero se pueden definir: Doble clic sobre la tarea Informacin de la tarea Pestaa Avanzado Seleccionar o deseleccionar el cajetn Condicionada por el esfuerzo.
A pesar de todo, Project solicita confirmacin al realizar una reasignacin por si se quisiese modificar el trabajo, la duracin o el porcentaje de asignacin de cada recurso a la tarea. As, aparecer junto a la tarea reasignada, una etiqueta inteligente permitiendo seleccionar exactamente qu es lo que se desea mantener constante en la frmula de programacin. Los recursos materiales se consumen durante la realizacin de las tareas. Si se quiere llevar un seguimiento del material consumido y su coste, se tienen dos formas de tratarlo:
Asignar recursos Seleccionar el recurso en Nombre del recurso y especificar el n de unidades del recurso material en la columna de unidades
Asignando una tasa variable del recurso de forma que la cantidad utilizada dependa de la duracin de la tarea.
Particularidades
De forma directa haciendo doble clic en cualquiera de las barras y modificando su formato de forma individual. A travs de seleccionar las opciones oportunas en:
Men Formato Estilos de barra
Diagrama de GANTT
Con la utilizacin del asistente que permite elegir cmo representar la asignacin, el tipo de hito, las tareas crticas, completadas, etc. de forma muy sencilla.
Formato Asistente para Diagrama de Gantt
Es posible incluir todo tipo de imgenes diagramas, anotaciones y dibujos en un diagrama de Gantt. Para ello no hay ms que insertarlos en el diagrama exactamente igual a como se hara en cualquier otro programa de Office. No obstante existe una cierta particularidad, el objeto incrustado debe y puede ser ligado en el diagrama:
A una fecha determinada, y por tanto no se ver afectado por ninguna modificacin en el diagrama. A una tarea especfica, y por tanto si la tarea se mueve el objeto se mover de forma solidaria a la tarea.
El texto de una vista puede ser personalizado a gusto del usuario del programa.
Mediante:
Men Formato Estilos de texto
Los informes son formatos predefinidos de tipos de informacin destinados a la impresin de datos de Project y no a la edicin de los datos. Si resulta editable el formato de los informes.
Actualizacin del trabajo cuando todo funciona segn lo previsto. Actualizacin del trabajo completado con porcentajes precisos. Actualizacin de las fechas reales de comienzo y fin, trabajo real y duracin real y restante de cada tarea o la asignacin. Actualizacin del trabajo real en periodos fijos de tiempo (diariamente, semanalmente, etc.).
Cuando el periodo de planificacin inicial termina resulta conveniente guardar el estado del proyecto en ese momento, para poder posteriormente compararlo con su evolucin y as determinar la divergencia en plazos y costes. En Project hacer esa foto esttica del estado del proyecto para compararlo con futuras situaciones se llama Guardar lnea de base. El momento ms oportuno para guardar una lnea de base se produce cuando el proyecto est definido de la forma ms completa posible pero todava no ha comenzado a introducir los valores reales. En Project es posible guardar hasta 11 lneas de base en un nico plan.
Men Herramientas Seguimiento Establecer lnea de base
El caso ms favorable se produce cuando se ha realizado un plan de proyecto, se ha comenzado el proceso de ejecucin del mismo y se llega a una fecha en la que el proyecto ha seguido el plan con precisin.
El porcentaje de la tarea completada se representa en el diagrama de Gantt con una barra interior, por defecto negra, dentro de la barra que representa la tarea en el diagrama de Gantt. Las tareas completadas del todo aparecen mostradas en la columna indicadores a la izquierda del nombre de la tarea.
Puesto que el caso de funcionamiento segn lo previsto es excesivamente optimista, tambin se tiene la opcin de ir especificando de forma individual el porcentaje completado de cada una de las tareas de forma individual.
Men
Gua de Proyecto
Una de las opciones ms detalladas para indicar los valores de seguimiento de las tareas en un proyecto es mediante la introduccin de sus valores reales.
Paso 1:
Gua de proyectos Seguimiento Prepararse para realizar el seguimiento del progreso del proyecto
Paso 2:
Realizar siempre el seguimiento mediante la especificacin del Trabajo real realizado y Trabajo restante Incorporar informacin del progreso del proyecto Introducir el valor que se desee en el campo Trabajo real
Men Herramientas Seguimiento Actualizar tareas, y especificar los valores del trabajo real realizado
Si se introduce la fecha de comienzo real, Project traslada la tarea para que su comienzo coincida con el valor. Si se introduce la fecha de fin, Project traslada la fecha de finalizacin de la tarea para que coincida y pone la tarea como completada. Si se introduce el trabajo real, Project calcula el trabajo restante. Si la duracin real es menor que la duracin programada, Project calcula la duracin restante. Si la duracin real es igual a la duracin programada, Project pone la tarea como completada. Si la duracin real es mayor que la duracin programada, Project pone la tarea como completa y actualiza la duracin.
HABILIDADES
TRABAJO INDIVIDUAL
Descarga desde la Plataforma, el/los Trabajo/s Individuales/s (TI) relacionado/s con esta Unidad de Competencia y compltalo/s siguiendo las instrucciones indicadas en el archivo Instrucciones para la preparacin y resolucin de un Trabajo Individual Puedes acceder a este archivo a travs de la ventana principal, Campus Virtual, dentro del apartado Recursos > Documentacin/ Documentacin General.
CASO PRCTICO
Descarga desde la Plataforma el Caso Prctico (CP), relacionado con las Unidades de Competencia del Mdulo temticas del Curso y resulvelo, siguiendo las instrucciones indicadas en el archivo Instrucciones para la preparacin y resolucin de un Caso Prctico. Puedes acceder a este archivo a travs de la ventana principal, Campus Virtual, dentro del apartado Recursos > Documentacin/ Documentacin General.
DEBATE
Sigue las instrucciones indicadas en el apartado Habilidades > Debate, de la Gua del Alumno, y debate junto con el resto de compaeros en los diferentes temas abiertos. Puedes acceder a la Gua del Alumno a travs de la ventana principal, Campus Virtual, dentro del apartado Recursos/Documentacin.
ACTITUD
ORIENTACION A LA INNOVACIN Manifestar un inters hacia la mejora y el desarrollo profesional, buscando una diferenciacin respecto de los competidores.
APORTACIONES DE PELCULA
Acceso a travs de la Plataforma
En la Plataforma se presenta un extracto de la pelcula Tiempos Modernos donde se puede ver como las empresas deben ir adaptndose a los tiempos, porque sino todava actualmente estaramos como se refleja en la pelcula de Charles Chaplin. Tiempos Modernos. Charles Chaplin. Estados Unidos, 1936. United Artists
REAS DE FORMACIN
Realizar la formacin en el momento en que la empresa lo necesite. Tramitacin de la documentacin ante la Fundacin Tripartita para la subvencin de la Formacin a cargo del Crdito Anual de la empresa. En la Plataforma de Formacin www.bvbusiness-school.com puede conocer los trmites para agrupar su empresa, ver la oferta de formacin e inscribir a trabajadores en los Cursos.