Introducci n a MS Access Introduccin

Mtodos de Inicio Abrir una Base de Datos existente La Ventana de Base de Datos Abrir paneles de tareas y pasar de uno a otro Utilizacin de las Vistas Exploracin de Tablas Exploracin de Consultas Exploracin de Formularios Exploracin de Informes Creacin de una Base de Datos

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M todos de Inicio Mtodos

Acceso directo en el men Inicio Inicio - Todos los programas Microsoft Office Ejecutar Abrir un archivo de Access

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Interfaz de usuario de Access

Barra de Men

Barras de Herramientas

Panel de Tareas

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Abrir una Base de Datos existente

Panel de Tareas
Archivos recientes Ms

Barra de herramientas Men Archivo Ctrl + A Abrir un .mdb

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Abrir una Base de Datos existente

Importante: cuando abre un archivo en Access, puede aparecer un cuadro de dilogo Advertencia de seguridad que indica que el archivo quizs no sea seguro. Access muestra esta advertencia para asegurarse de que el archivo que va a abrir procede de una fuente conocida o de confianza. Si ve esta advertencia cuando intenta abrir archivos de prcticas para cualquiera de las clases, haga clic en Abrir para cerrar el cuadro de dilogo Advertencia de seguridad y abrir el archivo de prcticas.

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La ventana Base de Datos

Al abrir una base de datos, aparece en pantalla la ventana Base de datos La barra Objetos y la barra Grupos aparecen a la izquierda de esta ventana Objeto es un trmino genrico que hace referencia a cualquier componente de una de base de datos de Access (tabla, consulta, formulario, informe, etc.)

Puede Puede pasar pasar a a la la ventana ventana Base Base de de datos datos desde desde cualquier cualquier otra otra ventana ventana de de Access Access presionando presionando F11 F11

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Abrir Paneles de tareas y pasar de uno a otro

El Panel de tareas que aparece al iniciar Access contiene opciones para crear o abrir una base de datos de Microsoft Access o un proyecto de Microsoft Access Puede mostrar u ocultar el Panel de tareas al iniciar Access desde el men Herramientas En cualquier momento puede abrir el Panel de Tareas
Men Ver Ctrl + F1

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Utilizaci n de las Vistas Utilizacin

Access ofrece distintas formas de visualizacin de los objetos Cada vista muestra la informacin desde una perspectiva especfica
Vista Vista Vista Vista Diseo Hoja de Datos Formulario Preliminar

Para abrir un objeto en una vista determinada:

Barra de herramientas de la ventana Base de datos Men contextual

Para pasar de una vista a otra en un objeto abierto:

Botn Vista Men contextual
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Tablas
Las tablas almacenan los datos que utilizan el resto de los objetos para llevar a cabo los procedimientos y las actividades del programa Una tabla est formada por los campos y los registros que se ven en un formato de columnas y filas, los campos corresponden a las columnas y los registros a las filas
Campos

Registros

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Abrir una Tabla en la vista Hoja de datos

Hoja de Datos
Para ver, introducir, buscar y filtrar datos en forma plana

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Elementos de la Tabla
Registro actual sin cambios

Registro en blanco

Primer registro

Registro actual

ltimo registro

Cantidad total de registros

Registro anterior
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Registro siguiente

Nuevo registro
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Desplazarse por los registros de una Tabla

Con el mouse
Haciendo clic en el registro correspondiente Mediante los botones correspondientes de la barra de navegacin Con las flechas del cursor Escribiendo el nmero de registro correspondiente en la barra de navegacin

Con el teclado

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Ocultar y mostrar columnas en una Tabla

Mientras ve una tabla en la vista Hoja de datos, puede manipular las columnas y filas de una tabla de Access sin que esto afecte a los datos subyacentes
Men Formato Men contextual

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Introduccin a MS Access Diapositiva 13

Ver la estructura de una Tabla en la vista Dise o Diseo

Vista Diseo
Para crear y modificar la estructura de la tabla

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Consultas
Las consultas extraen datos especficos de una o varias tablas basados en los criterios de bsqueda Tambin se pueden utilizar como origen para formularios, informes Las consultas permiten recuperar, combinar, reutilizar y analizar sus datos
Crear una consulta es como hacer una pregunta a Access. Al ejecutar la consulta, Access da la respuesta

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Introduccin a MS Access Diapositiva 15

Ver una Consulta en la vista Hoja de datos

Hoja de Datos
Cuando se abre una consulta de seleccin, Microsoft Access ejecuta la consulta automticamente y muestra los resultados en la vista Hoja de datos

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Introduccin a MS Access Diapositiva 16

Ver una Consulta en la vista Dise o Diseo

Vista Diseo
Permite crear, modificar y agregar criterios a una consulta Muestra las tablas o las consultas existentes en las que puede basar la consulta

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Introduccin a MS Access Diapositiva 17

Ejecutar una Consulta

Cuando termine de disear la consulta, ejectela
botn Ejecutar de la barra de herramientas Diseo de consulta Opcin Ejecutar del men Consulta

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Introduccin a MS Access Diapositiva 18

Formularios
Un formulario permite ingresar, modificar y eliminar datos en forma mucha ms natural y cmoda Se pueden usar controles que ayudan al ingreso de datos segn de qu tipo se trate Se utilizan datos relacionados para no tener que conocer cdigos de memoria Se puede controlar la apertura y cierre de otros formularios y la impresin de informes

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Ttulo

Elementos de un Encabezado Formulario

Etiqueta Imagen

Detall e Controles Etiquetas de control Primer registro

Registro actual

ltimo registro

Cantidad total de registros

Registro anterior
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Registro siguiente

Nuevo registro
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Desplazarse por los registros de un Formulario

Con el mouse
Mediante el scroll Mediante los botones correspondientes de la barra de navegacin Con las teclas AvPg y Re Pg Escribiendo el nmero de registro correspondiente en la barra de navegacin

Con el teclado

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Introduccin a MS Access Diapositiva 21

Ver la estructura de un Formulario en la vista Dise o Diseo

Vista Diseo
Para crear y modificar la estructura del formulario

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Informes
Un informe puede tener distintos formatos para que la informacin sea ms fcil de usar y su aspecto resulte ms atractivo que el de una tabla Se obtienen datos de tablas, consultas y formularios Pueden agregarse grficos e imgenes Se pueden emitir listados, resmenes, facturas, etc.

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Introduccin a MS Access Diapositiva 23

Desplazarse por las p ginas de un Informe pginas

Con el mouse
Mediante los botones correspondientes de la barra de navegacin Con las teclas AvPg y Re Pg Con las flechas de cursor Escribiendo el nmero de registro correspondiente en la barra de navegacin

Con el teclado

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Introduccin a MS Access Diapositiva 24

Ver la estructura de un Informe en la vista Dise o Diseo

Vista Diseo
Para crear y modificar la estructura del informe

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Introduccin a MS Access Diapositiva 25

Creaci n de una Base de Datos Creacin

Microsoft Access proporciona tres mtodos para crear una base de datos
Asistente para base de datos Utilizando una Plantilla Base de datos en blanco

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Introduccin a MS Access Diapositiva 26