Cmo redactar informes

. Gua para activistas comunitarios ..

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PARTE C: Cmo redactar informes:

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Estas orientaciones estn escritas de forma que sean tiles para cualquier cooperante que trabaje en proyectos con fondos externos, que estn diseados para estimular a las comunidades locales a gestionar su propio desarrollo.
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. Objetivos diferentes, contenidos de informes diferentes:

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Hemos notado que los objetivos de los activistas son diferentes a los de los proyectos comunitarios que apoyan.
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Esto implica que sus informes sern diferentes, porque la esencia de un buen informe es la comparacin de los resultados logrados con los esperados.

Informes en general:
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Un principio fundamental que debe tener presente al redactar cualquier informes es relatar los resultados de sus actividades. sto requiere cierto anlisis por su parte y va ms all de una mera descripcin de esas actividades.
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Est trabajando para un proyecto que tiene varios donantes, cuyos fondos se canalizan a travs de una agencia que necesita estar informada sobre algunas cosas especficas que suceden en el lugar. Sus informes son los principales canales de informacin para la gente que decide sufragar este proyecto u otros similares. Al final del todo, hay una serie de identificadores que deben aparecer en cada documento. Todos los informes deben incluir lo siguiente:

Cada informe separado debe identificarse correctamente. Al principio del todo estn los identificadores principales, por lo menos el ttulo (periodo y ubicacin que cubre el informe) y el autor.
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El nombre del autor (o autores) y es tema general del informe deben estar claramente determinados al principio. El tema general incluye el rea geogrfica y el periodo de tiempo sobre los que est escribiendo. Debera indicar su cargo y cometido adems de su nombre como autor. Cierta informacin identificadora necesaria debe colocarse al pie de la ltima pgina. Ponga el nombre de archivo de ordenador (y la ruta) en la esquina inferior izquierda. Ponga la fecha de impresin en el centro. Ponga tambin las iniciales del autor (en maysculas), un guin y las iniciales del mecangrafo (en minsculas) en el ngulo inferior derecho de la ltima pgina.

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stos son algunos elementos importantes comunes a todos los informes. Los activistas deben estar familiarizados con cinco tipo de informes, distintos entre s:
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Informes mensuales de progreso. Informes del proyecto comunitario. Informes rutinarios del activista. Informes de visitas al lugar del proyecto y Informes de las reuniones.

Examinemos los cinco tipos diferentes de informes.

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. Informes mensuales de progreso:

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Lo siguiente se refiere a cualquier informe rutinario de progreso: mensual, bimensual, trimestral, semestral o anual. Un informe de progreso es distinto a un informe de situacin (IS), en el sentido de que el IS simplemente establece lo que ha ocurrido y cmo se reaccion durante el periodo del informe. Un informe de progreso, por el contrario, relaciona actividades y objetivos.
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La fuente ms importante de informacin de cualquier proyecto pueden ser los informes rutinarios mensuales de progreso, si se hacen en la forma correcta. Los donantes, las centrales de las agencias implementadoras, los lderes del grupo de destino y las agencias que supervisan el proyecto y administran los fondos de los donantes necesitan saber cmo y cuntas de las actividades del proyecto han llevado a lograr los objetivos de ste. Aunque los informes de progreso pueden corresponder a varios formatos diferentes, debe hacerse esta distincin de alguna forma.

Sin embargo, la distincin ms importante que puede hacer es entre: Sus actividades (aportacin) y Los resultados de estas actividades (rendimiento) o efectos en el grupo de destino.

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Disee su informe con dos secciones principales: (a) actividades y (b) resultados, y para cada objetivo del proyecto incluya un apartado en (a) actividades y otro en (b) resultados.
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Un error que cometen a menudo los principiantes es pensar que todo lo que tienen que reflejar son sus actividades. En absoluto. Puesto que no somos principiantes, sino profesionales, podemos demostrar nuestra profesionalidad yendo ms all de la descripcin de actividades en los informes de progreso.

Un buen informe de progreso no es un mero informe de descripcin de actividades, sino que debe analizar los resultados de las actividades de las que informa. El anlisis debe responder a la pregunta hasta qu punto se han alcanzado los objetivos?.
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Revise siempre los objetivos del proyecto antes de redactar cualquier informe mensual de progreso. Habitualmente se encuentran en el documento del proyecto.
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En el componente analtico de su informe, puede listar estos objetivos, cada uno en una seccin separada con un subttulo, y escriba un anlisis sobre la facilidad con la que se ha movido hacia la consecucin de cada objetivo. En el caso de que el objetivo no se haya logrado o cualquiera de sus aspectos cualitativos estn por debajo de lo esperado, debe incluir una explicacin del porqu.

. Informes de proyectos comunitarios:

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Un informe narrativo detallado mensual debe incluir el punto hasta el que se han logrado los objetivos pretendidos, las razones por las que no se han completado, las experiencias adquiridas y las sugerencias y razones para cambiar los objetivos si se comprueba que hay que hacerlo.
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El informe narrativo puede incluir informacin sobre los eventos y aportaciones (las acciones que se han emprendido, ver ms abajo), pero debe enfatizar los rendimientos (los resultados de esas acciones por cuanto llevan a lograr los objetivos establecidos). Se debe prestar atencin al nmero y ubicacin de los beneficiarios. El informe mensual estar mejor organizado en secciones correspondientes a las secciones de la propuesta.

Adems del informe narrativo, est el informe financiero.

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Un informe financiero mensual detallado debe incluir qu dinero se ha recibido y de dnde(1), qu sumas se han gastado, listadas lnea a lnea de acuerdo a las categoras del presupuesto, razones por las que se ha gastado de ms o de menos, y una valoracin de cmo estos desembolsos han contribuido a alcanzar los objetivos establecidos en el proyecto.

Nota (1): Recomendamos que una OBC obtenga recursos (fondos) de varias fuentes. No permita que la organizacin o grupo se hagan dependientes de un slo donante.

. . . Informes de rutina del activista:

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Observe la diferencia entre un informe de proyecto comunitario y un informe de activista comunitario, recuerde que sus objetivos son diferentes. Los objetivos del proyecto comunitario deben ser simples, como construir una escuela o rehabilitar un suministro de agua. Cules son los objetivos del activista (para reflejar en progreso)? Los objetivos de un activista son diferentes de los objetivos de un proyecto basado en la comunidad, as que el informe de progreso (sobre el logro de los objetivos) ser diferente.
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En trminos sencillo, el resultado esperado del trabajo de un activista es una comunidad movilizada. La descripcin del trabajo de un activista es movilizar, y sto abarca varios elementos (como unin de la comunidad, asegurarse de la participacin de grupos vulnerables y marginales, establecimiento de las prioridades comunitarias, adiestramiento para la gestin, estmulo, liderazgo sin polticos) (2).

Nota (2) : Esta intervencin implica tres elementos importantes: (a) toma de conciencia, luego (b) movilizacin, y luego (c) adiestramiento para la gestin. El adiestramiento para la

gestin comunitaria primero conciencia sobre la necesidad de una administracin transparente, las formas en las que los miembros pueden ver por s mismos que los recursos recibidos han ido verdaderamente al proyecto y no se han desviado a otras cosas. Despus el adiestramiento estudia el cmo conseguir una administracin financiera transparente, el mantenimiento de libros de contabilidad de doble entrada exactos, la relacin entre los recibos y las entradas, la produccin de balances financieros y productos presupuestarios exactos y vlidos. . Esta es una matriz que relaciona los objetivos habituales de los activistas con lo que stos deben incluir en los sus informes.
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Tabla 2: Informes sobre los objetivos de los activistas

Resultados esperados Unificar una comunidad Acciones emprendidas Porcentaje alcanzado Razones (por qu) Lo desea la comunidad? Qu aptitudes tiene el activista? Lo desea la comunidad? Qu aptitudes tiene el activista? Lo desea la comunidad? Qu aptitudes tiene el activista? Lo desea la comunidad? Qu aptitudes tiene el activista? Lo desea la comunidad? Qu aptitudes tiene el activista? Lo desea la comunidad? Qu aptitudes tiene el activista? Lo desea la comunidad? Qu aptitudes tiene el activista? etc. Factores que afectan Grado de concienciacin. Facilidades de reunin. Educacin. Obstculos Cismas sociales, facciones, falta de aptitudes de animacin

Reuniones para (estmelo y explicar los escrbalo) beneficios. Talleres Taller de adiestramiento sobre evaluacin Reunin de animacin para establecer las prioridades Adiestramiento para la gestin, tormenta de ideas

Ayudar a la comunidad a autoevaluarse

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Ayudar a la comunidad a determinar su problema prioritario Ayudar a la comunidad a definir su meta y deglosarla en objetivos especficos Ayudar a la comunidad a identificar sus recursos Ayudar a la comunidad a general estrategias y elegir una Ayudar a la comunidad a formar su comit ejecutivo (CEC) etc.

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Sesiones de tormenta de ideas

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Sesin de tormenta de ideas

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Reuniones organizativas (eleccin o consenso) etc.

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etc.

etc.

etc.

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Para ms informacin sobre los efectos de las intervenciones de animacin comunitaria, consulte la lista de elementos de fortalecimiento comunitario: Elementos de fortalecimiento comunitario, y de los medios de medicin de cambios en cada uno de ellos: Medicin del fortalecimiento comunitario.
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. Informes de las visitas a lugar:

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Aunque puede mencionar o listar las visitas al lugar del proyecto en su informe mensual, las visitas ms importantes deben researse en informes de visita separados.
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Un viaje al lugar del proyecto ha de tener un propsito, por lo que su informe sobre la visita empezar indicando dicho propsito. ste debe justificar el viaje, incluso si fracas en conseguir lo que le impuls a hacer la visita. El propsito debe estar directamente relacionado al menos con uno de los objetivos del proyecto, como se listan en el documento de ste. Un informe de visita al lugar del proyecto debe enfatizar los resultados de dicho viaje. Consigui su propsito? Hasta qu punto? Por qu? Qu observaciones inesperadas ha hecho? Qu consecuencias tienen estas observaciones? Ha observado indicadores de actividades previamente proyectadas? Deben modificarse algunos de los objetivos a causa de estas observaciones? Ha identificado algn problema nuevo? Ha llegado a nuevas conclusiones, slo, o al discutir en las reuniones a las que ha acudido?

Por supuesto, los detalles tcnicos pueden listarse de forma ordenada, con las fechas y lugares del viaje, las personas con las que se ha encontrado (con sus cargos, nombre de sus agencias, hora y lugar de la reunin, etc.) , sitios que se han visitado, reuniones a las que se ha acudido. Haga sus listas fciles de leer, fciles de comprender, y breves pero completas.
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Asegrese de que informa de hasta qu punto ha logrado el propsito de su viaje.

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. Informes de reuniones:
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Todas las reuniones, por supuesto, deben tener un propsito, y ste debe estar relacionado con la consecucin de los objetivos del proyecto. Por lo tanto, los informes de esas reuniones deben concentrarse en el propsito e indicar el resultado de la reunin en trminos de progreso hacia la consecucin de estos objetivos.
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Es precisamente en los informes de reuniones que puede resultar engorroso el uso de la voz pasiva. Evite frases como fue establecido que... o se dijo que.... Utilice la voz activa estableciendo quin dijo qu: el Sr. Otieno (DA) sugiri que... o todo el grupo (excepto la Sra. Kapia) acord que...

La preparacin de informes escritos es parte del adiestramiento fundamental de gestin. La reproduccin y distribucin de informes narrativos debe incluirse en propuestas y contratos.
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. Informes de talleres:
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Adems de los informes del proyecto comunitario y de las actividades de los cooperantes, son muy valiosos los

. Como sucede con cualquier

informe, estos no deben

informes sobre los talleres efectuados. Despus de cada taller, el coordinador (con la colaboracin de otros mediadores, incluyendo un informe escrito del instructor principal) debe escribir un informe. El informe no debe ser una lista de las actividades que se han llevado a cabo. Todos los informes deben ser analticos, centrarse en el resultado de las actividades que han tenido lugar, y en el punto hasta el que se han alcanzado los objetivos del taller.
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terminar con una lista de actividades, sino indicar los resultados de estas actividades (el grado hasta el que se han logrado los fines esperados) y con las lecciones aprendidas (sobre la forma de dirigir un taller, no las lecciones incluidas en l, que en este caso son actividades).

Ver: Preparar un taller.

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. Qu temas deben incluirse?

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Otra vez, durante varios talleres con activistas, pregunt a los participantes qu temas deberan incluirse en los informes de proyectos comunitarios.
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La mayora de los grupos de activistas sugirieron los siguientes:

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Situacin, introduccin. El proyecto es un xito! Por qu? (factores, causas). El proyecto fracasa (en la consecucin de objetivos) Por qu? (razones). La participacin comunitaria (toma de decisiones). La contribucin comunitaria (donaciones, aportaciones como trabajo o dinero). Cambios necesarios (como los de estrategia). Problemas imprevistos. Lecciones aprendidas. Recomendaciones (especificar a quin). No obstante, en general, recuerde que todos los informes deben comparar lo que se esperaba o deseaba con lo que sucedi. Enfatice los resultados de las acciones emprendidas sobre la descripcin de las propias acciones.

Esto forma la base de una buena lista de comprobacin, y puede convertirla en ella para revisar cualquier informe que escriba o ensee a escribir a un comit de implementacin comunitario.
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Para informacin sobre un modelo de formato de informes, que indica dnde colocar cada uno de estos temas, ver: Modelo de formato de informe.

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As que estos son los temas que los distintos tipos de informes deben contener. Por fin, llegamos a algunos consejos y pistas para hacer buenos informes. Un informe es bueno (a) si se lee y (b) si provoca una accin. Cmo podemos escribir buenos informes? Ver Mejores informes.
Derechos de autor 2004 Phil Bartle