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CONCEPTOS BSICOS DE SISTEMAS DE INFORMACIN

DEFINICIN DE SISTEMA Un Sistema es un conjunto de partes que estn integradas con el propsito de lograr un objetivo. Un conjunto de partes. Un sistema tiene ms de un elemento. Un volante no es un sistema, pero es una parte vital de un sistema muy conocido que se llama automvil. Partes integradas. Debe existir una relacin lgica entre las partes de un sistema. Los sistemas mecnicos y electrnicos, como son las lavadoras los juegos de video, tienen muchos componentes que trabajan juntos. Un sistema de administracin de personal cuenta con procedimientos integrados para contratar y adiestrar empleados.
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El propsito de lograr algn objetivo en comn. El sistema se disea para alcanzar uno o mas objetivos. Todos los elementos del sistema deben estar ligados y controlados de manera que se logre el objetivo del sistema. Si definimos al sistema como un conjunto de elementos ntimamente interrelacionados, podemos agregar que los sistemas artificiales casi siempre han sido creados para alcanzar propsitos u objetivos y son, por tanto, sistemas orientados y, como tales, de naturaleza teleolgica por lo tanto un sistema es un plan diseo o mtodo de organizacin cuya finalidad es lograr algn propsito.
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Otras dos caractersticas fundamentales de los sistemas son los siguientes: a) Sinergia, o sea el sistema tomado globalmente posee propiedades que no tienen sus partes, tomadas individualmente. Esto es, el sistema tiene una capacidad de actuacin mayor que la de la suma de sus partes. b) Equifinalidad, es decir, la posibilidad de utilizar diferentes caminos o medios para llegar a un mismo fin, lo cual le permite una gran variedad de comportamientos. Un sistema de informacin recoge, procesa, almacena, analiza y difunde informacin para lograr un objetivo especfico.

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Adems tambin se lo puede definir como un grupo de gente, una serie de procedimientos o equipo de procesamiento de datos, que escoge, almacena y recupera datos para disminuir la incertidumbre en la toma de decisiones mediante el suministro de informacin a todos los niveles de la organizacin: nivel inferior, nivel medio y nivel superior. Nivel inferior (operativo): la informacin que se requiere en este nivel, debe difundir con facilidad el estado y actividades actuales dentro de las funciones bsicas del negocio. Con ello se toman decisiones rutinarias, como la cantidad de materias primas requeridas, reabastecimiento de inventario, etc.

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Nivel medio: Las decisiones que se toman en este nivel requieren de mas tiempo y experiencia. La informacin que se necesita implica la revisin de resmenes y anlisis de datos histricos que permiten planificar y controlar operaciones e implementar polticas que han sido formuladas por la administracin superior. Nivel superior: Se toman decisiones a largo plazo que generalmente son impredecibles y se relacionan con actividades pasadas, presentes y algunas veces futuras, por lo cual se requiere de mayor experiencia y buen juicio. La informacin que se requiere en este nivel debe detallar todas las operaciones de la compaa y sus departamentos, las cuales se encaminan hacia la planificacin estratgica, la asignacin de recursos y la formulacin de polticas.

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OBJETIVOS Puede decirse que un sistema tiene dos tipos de objetivos: los intrnsecos y los asignados. Los objetivos intrnsecos son los propsitos que el sistema adquiere con su propia conformacin y que constituye parte de su naturaleza. Generalmente se trata de propsitos muy bsicos, derivados de la forma de interaccin de sus partes. Los objetivos asignados son los que se imponen al sistema o una modificacin al mismo, para que realice las funciones necesarias a fin de lograr un objetivo.
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Los elementos de un sistema de informacion son de naturaleza diversa y normalmente incluyen: El equipo computacional, es decir, el hardware necesario para que el sistema de informacin pueda operar. Lo constituyen las computadoras y el equipo perifrico que puede conectarse a ellas. El recurso humano que interacta con el Sistema de Informacin, el cual est formado por las personas que utilizan el sistema, alimentndolo con datos o utilizando los resultados que genere. Los datos o informacin fuente que son introducidos en el sistema, son todas las entradas que necesita l sistema de informacin para generar como resultado la informacin que se desea. Los programas que son procesados y producen diferentes tipos de resultados. Los programas son la parte del software del sistema de informacin que har que los datos de entrada introducidos sean procesados correctamente y generen los resultados que se esperan.
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COMPONENTES DEL SISTEMA DE INFORMACIN Un Sistema de Informacin realiza cuatro actividades almacenamiento, procesamiento y salida de informacin. bsicas: Entrada,

Entrada de Informacin. La entrada es el proceso mediante el cual el Sistema de Informacin toma los datos que requiere para procesar la informacin. Las entradas pueden ser manuales o automticas. Las manuales son aquellas que se proporcionan en forma directa por el usuario, mientras que las automticas son datos o informacin que provienen o son tomados de otros sistemas o mdulos. Esto ltimo se denomina interfaces automticas. As, un Sistema de Control de Clientes podr tener una interface automtica de entrada con el Sistema de Facturacin, ya que toma las facturas que genera o elabora el Sistema de Facturacin como entrada al Sistema de Control de Clientes. Las unidades tpicas de entrada de datos a las computadoras son las terminales, las cintas magnticas, las unidades de disquete, los cdigos de barras, los escner, la voz, los monitores sensibles al tacto, el teclado y el ratn, entre otras.

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Almacenamiento de informacin. El almacenamiento es una de las actividades o capacidades ms importantes que tiene una computadora, ya que a travs de esta propiedad el sistema puede recordar la informacin guardada en la sesin o proceso anterior. Esta informacin suele ser almacenada en estructuras de informacin denominadas archivos. La unidad tpica de almacenamiento son los discos magnticos o discos duros, los discos flexibles o disquetes y los discos compactos (CD-ROM). Sin embargo, existen otras formas de almacenamiento.

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Procesamiento de Informacin. Es la capacidad del Sistema de Informacin para efectuar clculos de acuerdo con una secuencia de operaciones preestablecida. Estos clculos pueden efectuarse con datos introducidos recientemente en el sistema o bien con datos que estn almacenados. Esta caracterstica de los sistemas permite la transformacin de datos fuente en informacin que puede ser utilizada para la toma de decisiones, lo que hace posible, entre otras cosas, que un tomador de decisiones genere una proyeccin financiera a partir de los datos que contiene un estado de resultados o un balance general de un ao base.

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Salida de Informacin. La salida es la capacidad de un Sistema de Informacin para sacar la informacin procesada o bien datos de entrada al exterior. Las unidades tpicas de salida son las impresoras, terminales, disquetes, cintas magnticas, la voz, los graficadores y los plotters, entre otros. Es importante aclarar que la salida de un Sistema de Informacin puede constituir la entrada a otro Sistema de Informacin o mdulo. En este caso, tambin existe una interface automtica de salida. Por ejemplo, el Sistema de Control de Clientes tiene una interface automtica de salida con el Sistema de Contabilidad, ya que genera las plizas contables de los movimientos procesados de los clientes.

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Las diferentes actividades que realiza un Sistema de Informacin se pueden observar en el diseo conceptual ilustrado en la figura

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OBJETIVOS DEL SISTEMA DE INFORMACIN Algunos de los principales objetivos de los sistemas de informacin, son: 1. Proporcionar datos oportunos y exactos que permitan tomar decisiones acertadas y mejorar la relacin entre los recursos de la empresa. 2. Garantizar informacin exacta y confiable, as como su almacenamiento de tal forma que este disponible cuando se necesite. 3. Servir como herramienta para que los gerentes realicen planeacin, control y toma de decisiones en sus empresas.

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CLASIFICACIN DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIN La clasificacin de los sistemas de informacin se realiza teniendo en cuenta sus caractersticas similares. Esta clasificacin permite identificar diferentes sistemas, analizarlos, plantear nuevos sistemas etc. entre las clasificaciones se encuentran: 1. Por estructura organizacional: se clasifican a lo largo de lneas estructuradas. Dentro de estos se encuentran los sistemas para divisiones, departamentos, unidades de operacin e incluso para empleados individuales.
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1. CONCEPTOS BSICOS DE SISTEMAS DE INFORMACIN

2. Por rea funcional: para todas las tareas rutinarias o repetitivas que se desarrollan en la empresa y que son esenciales para la operacin de la organizacin. Ejemplo: sistema de informacin contable, sistema de informacin de comercializacin, sistema de informacin de recursos humanos.

3. De acuerdo con la ayuda brindada: apoyan a los gerentes en la toma de decisiones o a empleados administrativos al momento de entregar un informe. Ejemplo graficas, tablas, etc.

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2. VALOR DE LA INFORMACIN Y LA TECNOLOGA

La informacin tiene un gran impacto en la toma de decisiones. Aunque no tiene valor absoluto, su valor est relacionado con quin la usa y en la situacin de uso. El valor normativo de la informacin: Se refiere al conocimiento a priori o preliminar que tenemos acerca de la ocurrencia de los eventos los cuales son relevantes para nuestras decisiones (probabilstico). El valor realstico de la informacin: Es el de reconocer que la informacin apoya las decisiones. Las acciones tomadas afectan a los logros de desempeo. El valor subjetivo de la informacin: Refleja la impresin comprendida de la gente para la informacin.

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2. VALOR DE LA INFORMACIN Y LA TECNOLOGA

Beneficios tangibles: Reduccin en los niveles de inventario, en la lnea de crdito, en horas-hombre, incremento de ventas y reduccin en los costos de mantenimiento. Beneficios intangibles: Mejora de los procesos de toma de decisiones; ampla los horizontes de planeacin; extiende las bases de informacin para la toma de decisiones; facilita la integracin de datos. La inversin en tecnologas de la informacin no lleva a ninguna parte si no va acompaada de una utilizacin inteligente de la informacin que las tecnologas nos permiten gestionar. El xito, el retorno de la inversin, en la aplicacin de las tecnologas de la informacin en una organizacin depende de que ayuden a utilizar mejor la informacin generada en los procesos. El valor de la tecnologa es, pues, el valor que se deriva del mejor uso de la informacin capturada y gestionada con la tecnologa.
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2. VALOR DE LA INFORMACIN Y LA TECNOLOGA

SISTEMAS DE INFORMACIN Y TECNOLOGA La tecnologa en un sistema de informacin se refiere a aquellos dispositivos como hardware, bases de datos, software, redes y otros que se emplean para procesar la informacin. Es decir, alcanzar la meta principal del sistema de informacin: transformar en forma econmica los datos y procesos en conocimiento. Para entender mejor este concepto se requiere el anlisis de cada uno de sus componentes: Datos: son descripciones bsicas de cosas, acontecimientos, actividades y transacciones que se registran, clasifican y almacenan. Pueden ser datos numricos, alfanumricos, figuras, sonidos e imgenes. Informacin: representa datos organizados que han adquirido valor y significado para el receptor. Conocimiento: se constituye de datos o informacin que se ha organizado y procesado de tal forma que sea entendible.
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3. ROL ESTRATGICO DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIN EN LA EMPRESA Y LA VENTAJA COMPETITIVA

Los sistemas de informacin facilitan llevar a cabo la administracin estratgica de la empresa, que incluye la planeacin a largo plazo, la administracin de la respuesta y procesos de innovacin. Esto se desarrolla a travs de los sistemas estratgicos que se definen como aquellos que apoyan o dan una forma o estrategia competitiva de un negocio. Este sistema se caracteriza por su capacidad para cambiar significativamente la manera como se hacen los negocios. La implementacin de este tipo de sistemas permite crear una ventaja competitiva al aumentar el desempeo y la productividad de la empresa. Una adecuada implementacin de estos sistemas puede permitir la reduccin de costos, ofrecer servicios diferenciados para los clientes, realizar entregas a tiempo.

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4. TIPOS DE SISTEMAS DE INFORMACIN. MAPA DE SISTEMAS TRANSACCIONALES DE UNA ORGANIZACIN TIPO

Durante los prximos aos, los Sistemas de Informacin cumplirn tres objetivos bsicos dentro de las organizaciones: Automatizacin de procesos operativos. Proporcionar informacin que sirva de apoyo al proceso de toma de decisiones. Lograr ventajas competitivas a travs de su implantacin y uso.

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4. TIPOS DE SISTEMAS DE INFORMACIN. MAPA DE SISTEMAS TRANSACCIONALES DE UNA ORGANIZACIN TIPO

Los Sistemas de Informacin que logran automatizacin de procesos operativos dentro de una organizacin, son llamados frecuentemente Sistemas Transaccionales, ya que su funcin primordial consiste en procesar transacciones tales como pagos, cobros, plizas, entradas, salidas, etctera. Por otra parte, los Sistemas de Informacin que apoyan el proceso de toma de decisiones son los Sistemas de Soporte a la Toma de Decisiones (DSS), Sistemas para la Toma de Decisiones de Grupo (GDSS), Sistemas Expertos de Soporte a la Toma de Decisiones (EDSS) y Sistemas de Informacin para Ejecutivos (EIS). El tercer tipo de sistemas, de acuerdo con su uso u objetivos que cumplen, es el de los Sistemas Estratgicos, los cuales se desarrollan en las organizaciones con el fin de lograr ventajas competitivas, a travs del uso de la tecnologa de informacin.

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Sistemas transaccionales Sus principales caractersticas son: A travs de stos suelen lograrse ahorros significativos de mano de obra, debido a que automatizan tareas operativas de la organizacin. Con frecuencia son el primer tipo de Sistemas de Informacin que se implanta en las organizaciones. Se empieza apoyando las tareas a nivel operativo de la organizacin para continuar con los mandos intermedios y posteriormente con la alta administracin conforme evolucionan. Son intensivos en entrada y salida de informacin; sus clculos y procesos suelen ser simples y poco sofisticados. Estos sistemas requieren mucho manejo de datos para poder realizar sus operaciones y como resultado generan tambin grandes volmenes de informacin.

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Tienen la propiedad de ser recolectores de informacin, es decir, a travs de estos sistemas se cargan las grandes bases de informacin para su explotacin posterior. Estos sistemas son los encargados de integrar gran cantidad de la informacin que se maneja en la organizacin, la cual ser utilizada posteriormente para apoyar a los mandos intermedios y altos. Son fciles de justificar ante la direccin general, ya que sus beneficios son visibles y palpables. El proceso de justificacin puede realizarse enfrentando ingresos y costos. Esto se debe a que en el corto plazo se pueden evaluar los resultados y las ventajas que se derivan del uso de este tipo de sistemas. Entre las ventajas que pueden medirse se encuentra el ahorro de trabajo manual. Son fcilmente adaptables a paquetes de aplicacin que se encuentran en el mercado, ya que automatizan los procesos bsicos que por lo general son similares o iguales en otras organizaciones. Ejemplos de este tipo de sistemas son la facturacin, nminas, cuentas por cobrar, cuentas por pagar, contabilidad general, conciliaciones bancarias, inventarios, etctera. 23

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Sistemas de Apoyo a las Decisiones Las principales caractersticas de estos sistemas son las siguientes: Suelen introducirse despus de haber implantado los Sistemas Transaccionales ms relevantes de la empresa, ya que estos ltimos constituyen su plataforma de informacin. La informacin que generan sirve de apoyo a los mandos intermedios y a la alta administracin en el proceso de toma de decisiones. Suelen ser intensivos en clculos y escasos en entradas y salidas de informacin. As, por ejemplo, un modelo de planeacin financiera requiere poca informacin de entrada, genera poca informacin como resultado, pero puede realizar muchos clculos durante su proceso. No suelen ahorrar mano de obra. Debido a ello, la justificacin econmica para el desarrollo de estos sistemas es difcil, ya que no se conocen los ingresos del proyecto de inversin.
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Suelen ser Sistemas de Informacin interactivos y amigables, con altos estndares de diseo grfico y visual, ya que estn dirigidos al usuario final. Apoyan la toma de decisiones que, por su misma naturaleza son repetitivas y de decisiones no estructuradas que no suelen repetirse. Por ejemplo, un Sistema de Compra de Materiales que indique cundo debe hacerse un pedido al proveedor o un Sistema de Simulacin de Negocios que apoye la decisin de introducir un nuevo producto al mercado. Estos sistemas pueden ser desarrollados directamente por el usuario final sin la participacin operativa de los analistas y programadores del rea de Informtica. Este tipo de sistemas puede incluir la programacin de la produccin, compra de materiales, flujo de fondos, proyecciones financieras, modelos de simulacin de negocios, modelos de inventarios, etctera.
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Sistemas Estratgicos Sus principales caractersticas son: Su funcin primordial no es apoyar la automatizacin de procesos operativos ni proporcionar informacin para apoyar la toma de decisiones. Sin embargo, este tipo de sistemas puede llevar a cabo dichas funciones. Suelen desarrollarse in house, es decir, dentro de la organizacin, por lo tanto no pueden adaptarse fcilmente a paquetes disponibles en el mercado. Tpicamente su forma de desarrollo es con base a incrementos y a travs de su evolucin dentro de la organizacin. Se inicia con un proceso o funcin en particular y a partir de ah se van agregando nuevas funciones o procesos.

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4. TIPOS DE SISTEMAS DE INFORMACIN. MAPA DE SISTEMAS TRANSACCIONALES DE UNA ORGANIZACIN TIPO

Su funcin es lograr ventajas que los, competidores no posean, tales como ventajas en costos y servicios diferenciados con clientes y proveedores. En este contexto, los Sistemas Estratgicos son creadores de barreras de entrada al negocio. Por ejemplo, el uso de cajeros automticos en los bancos es un Sistema Estratgico, ya que brinda ventaja sobre un banco que no posee tal servicio. Si un banco nuevo decide abrir sus puertas al pblico, tendr que dar este servicio para tener un nivel similar al de sus competidores. Apoyan el proceso de innovacin de productos y procesos dentro de la empresa, debido a que buscan ventajas respecto a los competidores y una forma de hacerlo es innovando o creando productos y procesos.

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4. TIPOS DE SISTEMAS DE INFORMACIN. MAPA DE SISTEMAS TRANSACCIONALES DE UNA ORGANIZACIN TIPO

Por ltimo, es importante aclarar que algunos autores consideran un cuarto tipo de Sistemas de Informacin denominado Sistemas Personales de Informacin, el cual est enfocado a incrementar la productividad de sus usuarios. Dentro de esta clasificacin se encuentran las hojas de clculo, los sistemas de procesamiento de palabras, utilizacin de agendas, calendarios, etctera. Para efectos de este libro, los Sistemas Personales de informacin sern considerados como herramientas de trabajo que apoyan la productividad de los usuarios.

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5. EL RETO DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIN

1) El reto estratgico de los negocios Los cambios tecnolgicos se mueven ms rpido que los cambios de los seres humanos o las instituciones. Necesitarn del uso de la tecnologa para simplificar la comunicacin y la coordinacin. 2) El reto de la globalizacin. Que los sistemas puedan dar soporte a las ventas y compras de productos en muchos pases. Dadas las diferencias en el lenguaje, culturales y polticas daban lugar a un caos y a la falla de controles de la administracin central.

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5. EL RETO DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIN

3) El reto de la arquitectura de la informacin. Nuevas formas de hacer negocios Brindar ms importancia al hardware, software y redes. 4) El reto de la inversin en los sistemas de informacin. Una cosa es usar la tecnologa de informacin para disear, producir, entregar y mantener nuevos productos, y otra cosa es ganar dinero haciendo esto. Generar cambios en la organizacin debido al desarrollo de sistemas ms eficientes.

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5. EL RETO DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIN

5) El reto de la responsabilidad y control. Los Sistemas de informacin y control, juegan un papel crtico en los negocios, en el gobierno y en la vida diaria, entonces debemos asegurarnos que sean precisos, confiables y seguros. Los sistemas automticos o semiautomticos que funcionen mal pueden traer daos desastrosos. Una empresa hace una inversin al desastre si emplea sistemas que no operen como debieran, que no den informacin que las personas puedan interpretar y usar correctamente.

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