EJERCICIO 14 DE EXCEL

GESTIN DE DATOS: LISTAS

Los programas de Hoja de clculo permiten, en general, la creacin de bases de datos no demasiado complejas, formadas por: Registros: cada uno de los elementos o entidades sobre los que la base muestra informacin. En una base de datos sobre los empleados de una empresa, cada empleado ocupar un registro; en una base de datos que recoja las facturas expedidas, cada factura ser un registro, etc. En una base de datos confeccionada en Excel (o en cualquier programa de hoja de clculo), los registros se disponen en filas contiguas: cada registro en una fila diferente. Campos: cada uno de los datos o unidades de informacin que la base incluye en relacin con las entidades o elementos de que se trate. En el caso de la base sobre empleados de una empresa, podran ser campos a incluir: nombre, apellidos, DNI, n de afiliacin a la S.S., etc. En estas bases de datos, los campos se disponen en columnas. En la primera celda de cada columna se escribe el nombre del campo (DNI, n de afiliacin, etc.).

EJEMPLO

Nombre Apellidos Jorge Torres Garca Marisa Santos Alcal Eulalio Artigues Lpez

DNI N de afiliacin 40.001.234 071234567 42.213.450 075469817 43.219.098 071793258

Categora prof. 4 2 1

Las principales ventajas de realizar bases de datos en Excel y no en Access (o en otro programa de gestin de bases de datos) son: Resulta ms fcil crear la base en Excel que en Access A efectos de realizacin de clculos y de anlisis numrico de los datos Excel dispone de ms herramientas. No obstante, cuando la base de datos a crear es ms compleja es preferible utilizar el Access (u otro gestor de bases de datos) e importar sus datos desde Excel cuando se quieran analizar.

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ACTIVIDAD A REALIZAR:
La empresa QUMICAS, S.A. ha llevado a cabo tres proyectos de investigacin en los cuales han trabajado 10 empleados. Los empleados que participan en el Proyecto A cobran un sueldo de 12 /hora, los del Proyecto B, de 10,81 /hora; y los del Proyecto C, de 9,01 /hora. Cada trabajador ha realizado gastos de diferente cuanta en la realizacin del proyecto (o proyectos) en que participa, en dos conceptos diferentes: material y desplazamientos. Los datos concretos aparecen en la tabla siguiente:
A 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 EMPLEADOS Gutierrez Hermoso, M Isabel Cebolla Ramos, Antonio Medina Esteban, Pedro Muoz Muoz, Ernesto Casanueva Bermejo, Laura Garca Jimnez, Jose Luis Guzmn Cansado, Francisco Hinojosa Ceballos, Lourdes Montero Pinzn, Rosario Ortega Romero, Virginia PROY. HORAS PTS./H SUELDO . TOTAL 50000 85000 0 90000 10000 50000 0 0 7000 10000 MAT. DESPLAZTOS. B C D E F G

B C B B A A A C C B

320 210 150 320 350 400 350 240 100 50

297,62 505,95 0 535,71 59,52 297,62 0 0 41,67 59,52

0 35,71 23,81 59,52 0 29,76 0 26,79 59,52 0

Abre un nuevo libro en Excel y gurdalo en la memoria USB como 14ex Proyectos. En la Hoja 1 (Proyectos), en el rango A2:G12, introduce la tabla de arriba. En la Hoja 2 (Sueldo por proyecto), rango A2:B5, introduce la siguiente:
A 1 2 3 4 5 B

PROYECTO

SUELDO POR HORA

A B C

12 10,81 9,01

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EJERCICIO 14 DE EXCEL En la celda D3 (hoja Proyectos) introduce la funcin necesaria (funcin BUSCARV) para que aparezca automticamente el sueldo por hora de cada empleado al teclear el proyecto al que ha sido asignado. En la celda E3 (hoja Proyectos) introduce la frmula necesaria para calcular el sueldo total a percibir por cada empleado (que deber incluir los gastos realizados por cada empleado en material y desplazamientos). Una vez introducidos los datos, queremos:

A.- Ordenar la lista alfabticamente, atendiendo a los apellidos y nombres de los empleados. B.- Establecer algn sistema por el que rpida y fcilmente podamos consultar, por separado, los datos de la lista referentes a cada proyecto.

PROCEDIMIENTO: A.- Selecciona el rango A2:G12 de la hoja 1. A continuacin, ve a Datos, Ordenar... y configura el cuadro de dilogo de manera que los datos se ordenen alfabticamente segn los apellidos y nombre de los empleados.

B.- Para ver cada vez slo los datos correspondientes a un proyecto vamos a introducir en la lista un filtro automtico o autofiltro. Para ello, selecciona primero el rango de celdas B2:B12. A continuacin, ve a Datos, Filtros y selecciona Autofiltro. Observa cmo en la celda B2, a la derecha, aparece una flecha hacia abajo. Al hacer clic en esa flecha aparece una lista de elementos; seleccionando uno u otro podremos visualizar:

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EJERCICIO 14 DE EXCEL Todos los elementos de la columna seleccionada (seleccionando Todas) Tratndose de datos numricos, los 10 registros (o el nmero que le indiquemos) ms altos o ms bajos de la lista (seleccionando Los 10 ms...) Slo las celdas en que aparezca el Proyecto A (con lo que se visualizarn slo los datos referentes a este proyecto); o slo las del Proyecto B o las del Proyecto C (seleccionando las letras A, B o C) Tambin podemos filtrar datos segn cualquier criterio que se nos ocurra, dentro de las posibilidades ofrecidas por el cuadro de dilogo que aparece al seleccionar Personalizar... (las posibilidades son mayores cuando los datos son numricos)

En este caso, selecciona de la lista desplegable la letra A. Desaparecern instantneamente todos los datos que no hagan referencia al Proyecto A.

ACTIVIDAD A REALIZAR:
Inserta 3 nuevas hojas en el Libro 14ex Proyectos. Copia en ellas el rango A2:G12 de la hoja Proyectos. Para ello: Con el cursor en cualquier celda de la hoja Proyectos, pulsa la tecla Shift (maysculas) y, sin dejar de pulsarla, haz clic con el botn derecho sobre la solapa de la Hoja 3. En el men emergente elige la opcin Insertar. Haz doble clic en Hoja de clculo.

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EJERCICIO 14 DE EXCEL Con el cursor en la hoja Proyectos, selecciona el rango A2:G12 y activa la opcin Copiar. A continuacin, haz clic en la solapa de la Hoja 3 y, pulsando la tecla Shift, clic en Hoja 5. Seguidamente, selecciona la celda A2 de la Hoja 5 y activa la opcin Pegar: el rango A2:G12 se pegar en las hojas 3, 4 y 5 al mismo tiempo. Finalmente, haz clic con el botn derecho sobre la solapa de cualquiera de las tres hojas seleccionadas y elige Desagrupar hojas. Si no lo hicieras, todo lo que escribieras en cualquiera de estas 3 hojas, se escribira tambin en las otras. Renombra las 3 hojas nuevas como Proyectos 2, Proyectos 3 y Proyectos 4.

En la hoja Proyectos 2: Ordena los datos en funcin de la cantidad de horas dedicadas al mismo por cada empleado, de ms a menos (orden descendente) Inserta un filtro en el rango E2:E12 y configralo de modo que se muestren slo los datos de los empleados cuyo sueldo total sea superior a 2000 . Usa la opcin Personalizar... explicada antes (pg. 4). En la hoja Proyectos 3: Ordena los datos en funcin del sueldo total de los empleados, de ms a menos. Filtra los datos de manera que se muestren nicamente los 5 sueldos ms bajos. Usa la opcin Las 10 ms.... En la hoja Proyectos 4: Ordena los datos en funcin del sueldo por hora cobrado por cada empleado, de menos a ms. Filtra los datos de manera que se muestren slo los datos de los empleados cuyo apellido empieza por M.

Inserta tres hojas ms, de la manera ya vista, y nmbralas como Proyectos 5, Proyectos 6 y Proyectos 7. Copia en ellas los datos del rango A2:G12 de la hoja Proyectos y establece las ordenaciones y filtros siguientes (atrs):

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Proyectos 5

Proyectos 6

Proyectos 7

Ordenacin Filtro Segn la cantidad invertida en desplazamientos, de Slo los datos del Proyecto B ms a menos Segn la cantidad invertiSlo los datos de los 3 empleados da en material, de menos a que cobren ms euros por hora ms Slo los datos de los empleados Segn el proyecto, en senque hayan gastado ms de 15 tido descendente euros en material

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