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GFS Communications AG, St.Gallen

Eine zentrale Stellendatenbank für Freiwilligenarbeit in


der Schweiz?

Anstelle von individuellen Weihnachtsgeschenken für Kunden, leistet GFS


Communications AG in St.Gallen seit fünf Jahren Freiwilligenarbeit in Form von
Projekten, welche für gemeinnützige Organisationen oder Institutionen realisiert
wurden. So kam es zur Anfrage von Benevol St.Gallen für ein Internet-Projekt.

Projektidee nationale Jobbörse für Freiwilligenarbeit

Am Anfang ging es um die Erneuerung des Webauftritts für Benevol St.Gallen. Ein
Projekt in der Grössenordnung von etwa 20'000 Franken, welches auch eine
Stellendatenbank vorsah, um die offenen Stellen auszuschreiben.

Schnell zeigte sich jedoch, dass es nicht sinnvoll gewesen wäre, nur für St.Gallen
eine Stellendatenbank zu realisieren. Denn erstens gibt es Institutionen und
Organisationen, die überregional oder auch national Stellen ausschreiben. Und
zweitens bestand das Bedürfnis nach einer Internet-Stellendatenbank auch bei
anderen Benevol Fachstellen der Schweiz.

Eine einheitliche Lösung würde zudem die Gesamtheit der offenen Stellen
abbilden, Synergien erzeugen sowie Übersicht und Selektionskriterien wie
Themenrubriken und Regionen bieten.

Vorteile, die von Stellensuchenden, der ausschreibenden Organisation und der


einzelnen Benevol Fachstellen gleichermassen geschätzt würden.

Der Entscheid fiel nach eingehender Analyse und detaillierten Abklärungen mit
den interessierten Benevol Fachstellen für eine zentrale Stellendatenbank.

www.freiwilligenjob.ch

Um die offenen Stellen zu erfassen, wurde eine Datenbank entwickelt, welche von
allen Beteiligten gleichzeitig genutzt werden kann. Bald zeigte sich, dass viele
weitere Informationen rund um die offene oder vermittelte Stelle verwaltet werden
mussten, wie Personendaten, Daten über die Organisation, Profile für
Stellensuchende und für offene Stellen, Informationen über Kurse und weitere
Angebote der Fachstellen usw.

Diese gemeinsame Datenbanklösung ermöglicht nun dank Profilen über


Stellensuchende und offene Stellen erstmals einen Abgleich der Daten um
herauszufinden, ob es für eine bestimmte offene Stelle innerhalb der betroffenen
Region bereits Interessenten gibt.

Die Daten der offenen Stellen werden in der zentralen Stellendatenbank


www.freiwilligenjob.ch publiziert. Hier können sich Personen, die sich für eine
freiwillige Tätigkeit interessieren, anmelden.

Zu erwarten ist, dass auch andere Stellenbörsen im Internet, private


Stellenvermittler sowie Gemeinden und viele Organisationen und Institutionen mit
einer Verlinkung auf www.freiwilligenjob.ch hinweisen werden. Die
Entwicklungskosten belaufen sich auf gesamthaft auf über 150'000.-- Franken.
       

Technische Herausforderung

Was auf den ersten Blick einfach und selbstverständlich aussieht, war in der
Realisation eine technische Herausforderung. Denn die neu erfassten Daten
müssen laufend abgeglichen werden, um aktuell zu sein. Zudem wurde aus
Gründen der Sicherheit und des Datenschutzes eine Lösung realisiert, bei der die
beteiligten Fachstellen die Daten lokal bearbeiten und sichern, gegeneinander
abgleichen und das Internet als gemeinsames Publikationsmedium nutzen.

Mit Contento, der Software von GFS Communications AG, wurde die Internet-
Applikation www.freiwilligenjob.ch realisiert. Eine Portal-Lösung, die es möglich
macht, dass alle beteiligten Fachstellen damit arbeiten, jedoch eine getrennte
Administration für ihre eigne Datenstruktur benutzen können.

Die zentrale MS-SQL-Datenbank ist ein ERP-System, das auf die spezifischen
Bedürfnisse der Benevol Fachstellen hin entwickelt wurde. Es umfasst die Bereiche
Personen, Organisationen, Aktivitäten, Stellen, Abrechnung, Korrespondenz und
Profile sowie sämtliche relevanten Statistiken und Auswertungen. Diese
Hauptbereiche sind noch weiter unterteilt in eine Feinstruktur, welche die
Verwaltung und Verknüpfung sämtlicher Daten zulässt. Das Ziel, eine optimalen
Struktur und Verknüpfung sowie keine redundanten Daten zu erzeugen, wurde so
erreicht. Um diese zentrale Datenbank zu spiegeln, wurde ein Office-Client und ein
Job-Client in MS-Access entwickelt. Beide Clients stehen im Internet als Download-
Datei zur Verfügung. Mit dem Job-Client können nur Stellen- und Personendaten
verwaltet werden. Der Office-Client bietet die volle Funktion der zentralen ERP-
Lösung. Die Daten beider Clients werden laufend repliziert, so dass alle
angegliederten Fachstellen auf aktuelle Daten zugreifen können. Zudem stehen die
aktuellen Job-Daten auch im Internet auf der Stellenbörse www.freiwilligenjob.ch
zur Verfügung.

Über GFS Communications AG

1981 in St. Gallen gegründet, gehört die GFS Communications AG zu den


leistungsfähigsten Kommunikationsberatungsagenturen der
Ostschweiz.

St.Gallen, 17. November 2005


GFS Communications AG
Bruno Giordano
Geschäftsführer