Universidad de Carabobo Facultad Experimental de Ciencia y Tecnologa Departamento de Computacin Sistemas de Informacin

Sistemas de Gestin del Conocimiento

Autores: Carlos Aguilera Gregory Prez

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Contenido

Introduccin .................................................................................................. 3 Prembulo ..................................................................................................... 4 trabajo de investigacin. .............................................................................. 4 Sistemas de Gestin del Conocimiento ......................................................... 5 Definicin: .............................................................................................................................. 5 Propsito: ............................................................................................................................... 6 Objetivos:................................................................................................................................ 6 Estructura/Elementos/Componentes de la Gestin del Conocimiento: ........... 7 Informacin que maneja los Sistemas de Gestin del Conocimiento: .............. 8 Organizaciones que utilizan los Sistemas de Gestin del Conocimiento: ......... 9 reas que apoya la Gestin del Conocimiento en una Organizacin: .............. 9 Organizaciones relevantes que utilizan el Sistemas de Gestin del Conocimiento:..................................................................................................................... 10 Beneficios y Desventajas de la Gestin del Conocimiento: ................................. 11 Bibliografa ........................................................................................................................... 12

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Introduccin
En la actualidad que el conocimiento lleva consigo un gran valor, tanto en el mbito monetario como en el mbito personal o propio de una organizacin, pero este solo tiene realmente utilidad cuando es transferido a otros, de forma tal que pueda ser captado, analizado e interpretado para generar nuevos conocimientos y soluciones a distintos escenarios en el que pueda verse una empresa u organizacin. Para lograr esto las organizaciones hacen uso de los sistemas de gestin del conocimiento la cual busca constantemente identificar, encontrar, clasificar, proyectar, presentar y usar de un modo ms eficiente el conocimiento, la experiencia del negocio y cuyo propsito principal es traducir el conocimiento en accin y este en resultados como, mejor comunicacin, mejores oportunidades de negocio, elevar el rendimiento de la empresa entre otros. Sin duda los sistemas de gestin del conocimiento son de gran importancia para las organizaciones ya que mientras ms inteligente es una empresa y ms conocimiento acumula, mayor es la posibilidad de lograr ventaja frente a sus competidores; este trabajo busca resaltar los aspectos mas importante que tiene un KMS siendo lo mas concreto y explicito posible.

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Prembulo Antes de entrar en el tema de sistemas de gestin del con|ocimiento empezaremos explicando o definiendo Qu se entiende por conocimiento? Ya que esta palabra es el eje central de este trabajo de investigacin. Ya que no existe una nica manera definir el conocimiento puesto que es un concepto amplio y abstracto citaremos algunas definiciones que le dieron algunos personajes. El conocimiento suele entenderse como: 1. Una representacin en la mente humana de lo que se da fuera de ella. Segn Descartes. 2. Es el proceso a travs del cual el sujeto construye sus objetivos mediante sucesivas sntesis. Segn Immanuel Kant. 3. Es una creencia personal justificada que aumenta la capacidad de un individuo para llevar a cabo una accin de manera eficiente . Segn Nonaka & Huber. De estas tres definiciones se puede observar que el conocimiento es un proceso personal de cada ser humano, el cual solo es til a otra persona si se comunica de forma que el receptor pueda interpretarlo y asimilarlo. De manera anloga en una organizacin, el conocimiento tiene poco valor si no se comparte dentro de la misma y es precisamente all, donde entra los sistemas de gestin del conocimiento.

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Sistemas de Gestin del Conocimiento

Definicin:

Es un proceso sistmico y especifico de una organizacin, cuya finalidad es adquirir, organizar y comunicar el conocimiento de los empleados, para que otros empleados puedan hacer uso de l y as ser ms productivos y eficaces en su trabajo. Es el proceso constante de identificar, encontrar, clasificar, proyectar, presentar y usar de un modo ms eficiente el conocimiento y la experiencia del negocio, acumulada en la organizacin, de forma que mejore el alcance del empleado para conseguir ventajas competitivas. Es la planificacin, organizacin, coordinacin y control de las actividades que lleven a la captura, creacin y difusin del conocimiento en la empresa u otro tipo de organizacin de una manera eficiente.

Mientras ms inteligente es una empresa y ms conocimiento acumula, mayor es la posibilidad de lograr ventaja frente a los competidores del mercado. Las empresas que aprovechan al mximo sus conocimientos no tienen que repetir tareas, ni perder tiempo en realizarlas; estn preparadas para mostrar su rentabilidad, para compartir y para no acaparar el conocimiento en la organizacin, estn en el camino del aprendizaje compartido. Evolucionan en un espacio propio, tienen la capacidad de conducirse con la efectividad requerida y se desarrollan tanto dentro como fuera de la organizacin.

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Propsito: Su propsito principal es traducir el conocimiento en accin y este en resultados. Actualmente las empresas son cada vez ms dependientes del conocimiento, y esto se debe a que: Es necesario aprovechar las aptitudes de los empleados y elevar su productividad. Hacer comprender que atraer a personal calificado har sobrevivir la empresa ante la competencia. El perodo de vida del conocimiento es cada vez ms corto.

Las telecomunicaciones e Internet aminoran el tiempo y las distancias geogrficas. Los productos y servicios son cada vez ms sofisticados y, por consiguiente, contienen un valioso conocimiento, no slo en cualidad, sino tambin en cantidad.

Objetivos: Los objetivos de la gestin del conocimiento son: Incrementar las oportunidades de negocio. Aumentar la comunicacin. Aumentar la competitividad presente y futura. Elevar el liderazgo de las empresas en su mercado. Elevar el rendimiento.

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Estructura/Elementos/Componentes de los Sistemas de Gestin del Conocimiento:

Las caractersticas ms importantes que un KMS puede incluir son las siguientes: 1. Propsito: un KMS tiene que tener un objetivo explicito permitiendo la colaboracin, el compartir buenas practicas y similares. 2. Contexto: una perspectiva de los sistemas KMS es ver que el conocimiento es informacin organizada con inteligencia, acumulada e integrada en un contexto de creacin y aplicacin de dicho conocimiento. 3. Procesos: los sistemas KMS son desarrollado para soportar y permitir procesos de conocimiento intensivo, como tareas o proyectos de creacin, construccin, identificacin, captura, seleccin, evaluacin, acceso, recuperacin y aplicacin, que es el llamado ciclo de vida del conocimiento. 4. Participantes: Los usuarios pueden jugar roles activos de participantes involucrados en las redes del conocimiento y en las comunidades, aunque esto no tiene porque ser necesariamente el caso. Los sistemas KMS estn diseados para que el conocimiento se desarrolle colectivamente y para que la distribucin de dicho conocimiento sea un proceso continuo de cambio, reconstruccin y aplicacin en diferentes contextos, por diferentes participantes con diferentes backgrounds y experiencias. 5. Instrumentos: los sistemas KMS debe soportar instrumentos como la captura, creacin y comparticin de aspectos codificables de la experiencia, la creacin de directorios de conocimiento corporativos, con su correcta clasificacin, taxonoma u ontologa, localizadores de experiencia, sistemas de gestin de habilidades, herramientas de colaboracin para permitir conectar personas interesadas en los

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mismos temas, permitiendo de esta manera la creacin de redes de conocimiento. Un KMS ofrece servicios integrados para desarrollar instrumentos KM para una red de participantes, que sern trabajadores activos del conocimiento durante todo el ciclo de vida de este. Los sistemas KMS pueden ser usados para procesos de cooperacin, colaboracin entre comunidades, organizaciones virtuales, sociedades u otras redes virtuales, para gestionar contenidos, actividades, interactuar y generar flujos de trabajo, proyectos, trabajos, departamentos, privilegios, roles, participantes con el propsito de extraer y generar nuevo conocimiento, darle valor y transferirlo, generando nuevos servicios, usando nuevos formatos e interfaces en diferentes canales de comunicacin.

Informacin que maneja los Sistemas de Gestin del Conocimiento: Este nuevo enfoque sobre el conocimiento, como la clave fundamental para un futuro exitoso, es un movimiento que nace en el interior de las empresas u organizaciones. Los integrantes de la organizacin aprenden tanto de los errores como de los xitos propios y ajenos. Este movimiento basado en el conocimiento est cambiando los enfoques sobre cmo una organizacin comienza, progresa y madura, muere o se reforma. En l no slo se incluye el conocimiento que los empleados tienen sobre un tema, sino tambin la cultura general de los integrantes de la empresa. Por eso entre las principales fuentes de informacin que maneja un sistema gestin del conocimiento se encuentran: manuales de cursos, conferencias, software, patentes, prcticas y normas, rutinas organizacionales, procesos, know-how tcnico, diseo de productos y servicios, estrategias de marketing, comprensin del cliente, experiencia aplicada, relaciones con los consumidores y contactos empresariales, as como la creatividad personal y la innovacin.

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Organizaciones Conocimiento:

que

utilizan

los

Sistemas

de

Gestin

del

Los sistemas de gestin del conocimiento abarcan una amplia gama de organizaciones que pueden hacer uso de ellas, pero tradicionalmente han sido utilizadas por empresas de servicios profesionales y por consultoras, ya que este tipo de organizaciones generan una serie de conocimientos, datos e informaciones que tienen una gran relevancia para la organizacin, y es importante que estos conocimientos generados sean resguardado, organizado y distribuido dentro de la organizacin para su estudio posterior. Sin embargo como se dijo anteriormente en la actualidad una gran cantidad de organizaciones de diferentes tipos buscan hacer uso de los sistemas de gestin del conocimiento ya que creen poder obtener grandes beneficios a travs de estos sistemas.

reas que apoya la Gestin del Conocimiento en una Organizacin: Entre las herramientas que fortalece la gestin del conocimiento dentro de una organizacin se hallan: Bibliotecas digitales Bases de datos Sistemas de expertos. Las bases de conocimiento estn relacionadas con la inteligencia artificial. Bases documentales Intranets Software Estas herramientas sirven para digitalizar y hacer accesible el conocimiento recogido, permiten un tratamiento verstil del conocimiento, que enlazan con los documentos asociados. Permiten la difusin y rpido acceso al conocimiento. El valor del conocimiento aumenta nicamente si es accesible

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a la organizacin, sin esta condicin, el conocimiento no podra convertirse en una ventaja competitiva. Se trata de tener una idea clara de todo el patrimonio intelectual que se almacena en la organizacin y de ubicarlo de forma que el acceso sea rpido, lo importante es saber dnde se encuentra, para qu sirve y cmo utilizarlo. Organizaciones relevantes que utilizan el Sistemas de Gestin del Conocimiento: Como referencia de organizaciones relevantes que utilizan KMS podemos tomar como ejemplo dos grandes empresas de contabilidad y consultoras como: Accenture: es una empresa multinacional dedicada a la prestacin de servicios de consultora y servicios tecnolgicos. Fue constituida en Hamilton, Bermudas, aunque el da 26 de mayo de 2009 se anunci la aprobacin por parte del comit ejecutivo del traslado de su domicilio social a Irlanda. La revista Fortune la incluy en su lista de las 500 mayores empresas en nivel de ingresos, y cuenta con ms de 244.000 empleados en 120 pases. Este ao obtuvo el premio Empresa Flexible en la categora de empresa grande, que otorga la Comunidad de Madrid al reconocimiento de los programas empresariales que fomentan la conciliacin de la vida laboral y la vida personal de los empleados. Deloitte: es la segunda firma privada de servicios profesionales del mundo, por debajo de PricewaterhouseCoopers, y es una de las llamadas Cuatro Grandes Auditoras. Los servicios que ofrece a nivel global giran en torno a cuatro reas funcionales: consultora, impuestos, asesora financiera y auditora. De acuerdo con la pgina web de la organizacin, Deloitte cuenta con aproximadamente 200,000 profesionales en ms de 150 pases del mundo.

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Beneficios y Desventajas de la Gestin del Conocimiento: Ventajas: Algunas de las ventajas ms destacables de los sistemas de gestin del conocimiento son: La informacin organizacional valiosa se comparte a travs de la estructura de la organizacin. Podemos evitar reinventar la rueda, reduciendo trabajo redundante reutilizando trabajo ya realizado por otros en la misma organizacin. Reduccin de los tiempos de formacin de los nuevos empleados. Reduccin del tiempo para resolucin de problemas. Mejora de la gestin de proyectos.

Desventajas: Disminuye el trabajo en equipo. Poca adaptabilidad del personal a los cambios. Debe existir una buena utilizacin de herramientas para mejorar la calidad de vida de las sesiones de formacin y capacitacin. Para que la formacin se d se requiere la voluntad del personal y eso no se asegura en caso fuese online.

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Bibliografa

Nieves, Y. y Len Santos, M. 2001. La gestin del conocimiento: una nueva perspectiva en la gerencia de las organizaciones. La Habana, Cuba. Rodrguez Castellano, R., Araujo de la Mata, A. y Gutirrez, J. Febrero 2001. La gestin de conocimiento Cientifico-Tecnico en la Universidad: Un caso y un proyecto. Espaa. Espinosa, R. Febrero 2010. KMS: Knowledge Management System o Sistemas para gestin del Conocimiento. http://www.dataprix.com

Samaniego, V. Septiembre de 2009. Ventajas y desventajas de la gestin de conocimiento. http://www.slideshare.net/vmsamaniego/ventajassobre-gestion-del-conocimiento

Barnes S. 2002. Sistema de gestin del conocimiento teora y practica. Editorial Thomson.

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