Manual Controlo Interno Fevereiro

MANUAL DE CONTROLO INTERNO
Aprovado pela Comisso Instaladora, em reunio de 02 de Fevereiro de 2011.
www.ipca.pt
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Prembulo
A Portaria n. 794/2000, de 20 de Setembro, que aprovou o POC - Educao, estabelece no ponto 2.9 que as entidades contabilsticas obrigadas a utilizar o POC - Educao () adoptaro um sistema de controlo interno, polticas, mtodos, tcnicas e procedimentos de controlo, bem como quaisquer outros a definir pelos respectivos rgos de gesto. Refere ainda que () o sistema de controlo interno a adoptar pela instituio, compreende um conjunto de procedimentos tendentes a garantir: a) A salvaguarda dos activos; b) O registo e actualizao do imobilizado da Entidade; c) A legalidade e a regularidade das operaes; d) A integralidade e exactido dos registos contabilsticos; e) A execuo dos planos e polticas superiormente definidos; f) A eficcia da gesto e a qualidade da informao; g) A imagem fiel das demonstraes financeiras. Para alm da definio dos objectivos do controlo interno, o POC - Educao refere tambm no seu ponto 2.9.3, que o controlo interno dever incluir princpios bsicos, a seguir mencionados, que lhe do consistncia: a) Segregao de funes, de forma a evitar que sejam atribudas a mesma pessoa duas ou mais funes concomitantes, com o objectivo de impedir ou dificultar a pratica de erros ou irregularidades ou a sua dissimulao; b) Controlo das operaes, consistindo na verificao ou conferncia das operaes, que de acordo com o princpio da segregao de funes deve ser feita por pessoa (s) diferente (s) que interveio na sua realizao ou registo; c) Definio de autoridade e de responsabilidade, nomeadamente nveis de autoridade e de responsabilidade em relao a qualquer operao; d) Pessoal qualificado, competente e responsvel, devendo ter habilitaes literrias e tcnicas necessrias e a experiencia profissional adequada ao exerccio das funes que lhe so atribudas;
3 / 176 e) Registo metdico dos factos, devendo ter em conta a observncia das regras contabilsticas aplicveis e os comprovantes ou documentos justificativos; f) Outros princpios: todas as operaes devem ser autorizadas; o pessoal de cada departamento deve ser sujeito a rotaes peridicas entre si; todos os resultados devero ser adequadamente avaliados e dever ser facultada formao permanente ao pessoal. De forma a dar cumprimento ao POC-Educao, leis e regulamentos, so de salientar os seguintes procedimentos ou decises do IPCA com vista ao controlo interno:
a) Desde 13 de Maio de 2008 que o IPCA tem um Fiscal nico o qual, para alm da normal certificao das contas, colabora com a instituio em auditorias e na emisso de pareceres solicitados; b) Os Servios Jurdicos emitem pareceres em todas as aquisies de bens e servios solicitados pela presidncia, incluindo no mbito da formao de contratos de prestao de servios de formao; c) Os Servios Financeiros, antes da autorizao da realizao da despesa e do respectivo pagamento, verificam se todos os processos esto de acordo com as normas internas e com a Lei; d) Em finais de 2009, a Comisso Instaladora aprovou o Plano Anti-Corrupo exigido pelo Tribunal de Contas e que se encontra disponvel na pgina internet do IPCA e que se anexa ao presente MCI; e) Em Janeiro de 2010 foi criado um Gabinete de Auditoria Interna; f) Em 20 de Janeiro de 2010 foi aprovado o 1 Manual de Controlo Interno do IPCA o qual inclui os principais procedimentos administrativos e contabilsticos, define responsveis e procedimentos de controlo, a informao e comunicao e a superviso de todos os processos de despesa e receita e de alterao do patrimnio da Instituio.
No entanto, considerando a auditoria do Tribunal de Contas (2 Seco), ao exerccio de 2008, realizada entre 1 a 26 de Maro e 5 a 14 de Abril de 2010, a qual apresenta algumas recomendaes ao actual MCI, e tendo ainda em linha de conta a aprovao recente dos Estatutos Definitivos do IPCA aprovado a 2 verso do Manual de Controlo Interno do Instituto Politcnico do Cvado e do Ave o qual se rege pelas seguintes normas: Artigo 1. Objectivos e mbito de aplicao 1. A elaborao do Manual de Controlo Interno - MCI visa dar cumprimento ao estipulado no ponto 2.9 Sistema de Controlo Interno do POC Educao, aprovado pela Portaria n. 794/2000, de 20 de Setembro, promovendo uma adequada uniformizao dos princpios e procedimentos contabilsticos, com vista a uma
4 / 176 correcta administrao dos recursos financeiros pblicos, segundo critrios da legalidade, economia, eficincia e eficcia. 2. O presente MCI estabelece as regras gerais que disciplinam todas as operaes relativas gesto do IPCA e respectivos Servios e Unidade Orgnicas, nas suas diversas vertentes, nomeadamente, administrativa, financeira, oramental, contabilstica, patrimonial, aquisio de bens e servios, locaes e empreitadas. 3. Os dirigentes e responsveis do IPCA, dos Servios e das Unidades Orgnicas, devero implementar e fazer cumprir as normas definidas no presente MCI. 4. O presente MCI no se aplica aos SAS dada a sua autonomia financeira1 devendo ter um Manual de Controlo Interno prprio (vide artigo 8.).
Artigo 2. Objecto 1. O MCI integra os procedimentos de controlo interno na rea de receita, despesa, operaes de tesouraria, cadastro e inventrio dos bens, auditoria interna e anexos ao presente manual, designadamente, os procedimentos de Gesto de pessoal, e: D01 - Despesas com pessoal; D02 - Despesas com aquisio de bens, servios e locao; D03 Despesas com contratos de tarefa e avena; D04 - Despesas com empreitadas; D05 Despesas por fundo de maneio. 2. So igualmente matrias referidas no presente MCI, os procedimentos de receita, de registo na contabilidade patrimonial, garantias e caues, prestao de contas, gesto do patrimnio, contabilidade analtica e auditoria e controlo interno. Artigo 3. Definio de funes de controlo Na definio das funes de controlo e na nomeao dos respectivos responsveis deve atender-se: a) identificao das responsabilidades funcionais; b) Aos circuitos obrigatrios dos documentos e s respectivas verificaes; c) Ao cumprimento dos princpios da segregao de funes, nomeadamente para salvaguardar a separao entre o controlo fsico e o processamento dos correspondentes registos.
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Artigo 65. dos Estatutos do IPCA
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Artigo 4. Identificao funcional dos documentos administrativos Os documentos escritos que integram processos administrativos, todos os despachos e informaes sobre eles exarados e os documentos do sistema contabilstico devem sempre identificar os dirigentes e demais colaboradores que os subscrevem, bem como a qualidade em que o fazem, de forma legvel, referindo a delegao de competncias sempre que aplicvel e relevante fundamentao. Artigo 5. rgos e Responsveis Por Despacho do Presidente do IPCA so identificados os rgos e os responsveis de cada procedimento referido no MCI. Artigo 6. Princpios, regras e procedimentos da despesa Devem ser observados os princpios oramentais, contabilsticos e patrimoniais, bem como todos os procedimentos contabilsticos estabelecidos no POC - Educao e demais legislao aplicvel. As vrias fases da execuo oramental da despesa so definidas no Decreto-Lei n. 115/92, de 28 de Julho nos seguintes termos: Registo do Cabimento prvio (artigo 13.) Para a assuno de compromissos, devem os servios e organismos adoptar um registo de cabimento prvio do qual constem os encargos provveis. Requisitos Gerais (n. 1 do artigo 22.) A autorizao de despesas fica sujeita verificao dos seguintes requisitos: a) Conformidade legal; b) Regularidade financeira; c) Economia, eficincia e eficcia Processamento (artigo 27.) O processamento a incluso em suporte normalizado dos encargos legalmente constitudos, por forma que se proceda sua liquidao e pagamento.
6 / 176 Liquidao (artigo 28.) Aps o processamento, os servios e organismos determinaro o montante exacto da obrigao que nesse momento se constitui, a fim de permitir o respectivo pagamento. Autorizao de pagamento (artigo 29.) 1- A autorizao e a emisso dos meios de pagamento competem ao dirigente do servio ou organismo, com possibilidade de as delegar e subdelegar. 2Dada a autorizao e emitidos os respectivos meios de pagamento, ser efectuado imediatamente o respectivo registo. Artigo 7. Princpios, regras e procedimentos da receita Devem ser observados os princpios oramentais bem como a demais legislao aplicvel nesta matria, nomeadamente: Verificao da inscrio oramental (nenhuma receita poder ser cobrada sem antes ter sido inscrita no oramento); Liquidao atravs da emisso da factura ou documento equivalente; Cobrana, emisso de recibo ou documento equivalente. Artigo 8. Servios de Aco Social 1. Compete ao Administrador/Director2 dos Servios de Aco Social propor ao Presidente do IPCA um Manual de Controlo Interno devendo incluir normas e procedimentos administrativos, financeiros, contabilsticos a ainda normas e procedimentos sobre: a) Bolsas de estudo; b) Bolsas e prmios de mrito; c) Alimentao; d) Controlo de higiene e qualidade de cantinas e bares; e) Transporte interno de estudantes; f) Apoio ao associativismo e actividades desportivas e culturais. 2. O MCI dos SAS dever ser submetido a parecer do Conselho de Aco Social e aprovado pelo Conselho Geral do IPCA. 3. Compete ao Director dos SAS divulgar pelos estudantes, associaes e colocar no stio do SAS todas as normas em vigor, bem como em todos os meios de comunicao institucionais. 4. Salvo revogao expressa em Despacho, at aprovao do MCI dos SAS aplica-se o presente manual.
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Designao nos termos do artigo 67. dos Estatutos do IPCA
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Artigo 9. Escolas 1. No mbito da autonomia administrativa, pedaggica e cientfica, compete a cada escola elaborar o seu Manual de Procedimentos - MP sobre: a) Horrios dos docentes e atendimento dos estudantes; b) Faltas, frias e licenas; c) Sumrios, textos de apoio; d) Marcao de exames, jris; e) Gesto de material e de espaos. 2. O MP de cada escola submetido apreciao do Presidente do IPCA. 3. Compete ao Director de cada escola divulgar pelos estudantes, associaes e colocar no stio do IPCA todas as normas em vigor.
Artigo 10. Violao do Manual de Controlo Interno Por actos que contrariem o preceituado no presente MCI, respondem, directamente, os responsveis dos servios por si e pelos seus subordinados, sem prejuzo de posterior responsabilidade pessoal e disciplinar do autor do acto. Artigo 11. Alteraes e casos omissos O presente Manual pode ser alterado por deliberao do Presidente do IPCA, sempre que razes de eficincia e eficcia o justifiquem, assim como dvidas de interpretao e os casos omissos. As alteraes ao MCI devem ser divulgadas no dia til seguinte sua deliberao Artigo 12. Entrada em vigor O presente manual foi aprovado em reunio ordinria da Comisso Instaladora, de 02 de Fevereiro de 2011.
8 / 176 Artigo 13. Entrada em vigor e revogao O presente manual entra em vigor no dia seguinte sua aprovao, revogando na sua totalidade o MCI aprovado em 20/01/2010.
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RELAO DE SIGLAS
SIGLAS APNOR CCP CET CI CCISP CGD CIBE CPA DE DGO DGES DR ESG EST FM FU FCT FSE GACI IGCP-TEI IPCA IRS IVA JOUE LVCR MCI MP MCTES OE PCI
DESIGNAO Associao de Politcnicos do Norte Cdigo dos Contratos Pblicos Curso de Especializao Tecnolgica Comisso Instaladora Conselho Coordenador dos Institutos Superiores Politcnicos Caixa Geral de Depsitos Cadastro e Inventrio dos bens do Estado Cdigo de Procedimento Administrativo Documento equivalente Direco Geral do Oramento Direco Geral do Ensino Superior Dirio da Repblica Escola Superior de Gesto Escola Superior Tecnologia Fundo de Maneio Fiscal nico Fundao da Cincia e Tecnologia Fundo Social Europeu Gabinete de Auditoria e Controlo Interno Instituto de Gesto da Tesouraria do Crdito Pblico -Transferncia Electrnica Interbancria Instituto Politcnico do Cvado e do Ave Imposto sobre o Rendimento de Pessoas Singulares Imposto sobre o Valor Acrescentado Jornal Oficial da Unio Europeia Lei de Vnculos, Carreiras e Remuneraes Manual de Controlo Interno Manual de Procedimentos Ministrio da Cincia, Tecnologia e Ensino Superior Oramento de Estado Processo de Controlo Interno
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SIGLAS PEC PIDDAC PLC POC POC-EDU PRODEP PROTEC QUAR RBIDES RCTFO RH RJIES SA SAQ SAS SC SCI SF SIADAP SIBS SJ SP UE UO
DESIGNAO Plano de Estabilidade e Crescimento Plano de Investimento e Despesas de Desenvolvimento da Administrao Central Pedido de Libertao de Crdito Plano Oficial de Contabilidade Plano Oficial de Contabilidade para o sector da Educao Programa de Desenvolvimento Educativo para Portugal Programa de Apoio Formao Avanada de Docentes do Ensino Superior Politcnico Quadro de Avaliao e Responsabilizao Registo Biogrfico de Docentes do Ensino Superior Regime do Contrato de Trabalho em Funes Pblicas Recursos Humanos Regime Jurdico das Instituies de Ensino Superior Servios Acadmicos Servio de Aquisies Servios de Aco Social Servios Centrais Sistema de Controlo Interno Servios Financeiros Sistema Integrado de Avaliao do Desempenho da Administrao Pblica Sociedade Interbancria de Servios Servios Jurdicos Sector do Patrimnio Unio Europeia Unidades Orgnicas
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NDICE PARTE I Disposies Gerais ................................................................................................................. 17 I. 1. Natureza jurdica ............................................................................................................................. 17 I. 2. Estrutura organizacional.................................................................................................................. 18 PARTE II Enquadramento geral do Sistema de Controlo Interno .......................................................... 22 II.1. Justificao ..................................................................................................................................... 22 II.2. Controlo interno............................................................................................................................... 23 II.3. Normas de auditoria ........................................................................................................................ 24 II.4. Limitaes ....................................................................................................................................... 24 PARTE III Princpios e Regras Oramentais ......................................................................................... 26 III.1. Princpios e regras oramentais ..................................................................................................... 26 III.1.1. Princpios oramentais .............................................................................................................. 26 Anualidade ( artigo 4.)........................................................................................................................ 26 Unidade e universalidade ( artigo 5.) ................................................................................................. 27 No compensao( artigo 6.)............................................................................................................. 27 No consignao ( artigo 7.) .............................................................................................................. 28 Especificao ( artigo 8.) ................................................................................................................... 28 Equilbrio ( artigo 9.)........................................................................................................................... 29 III.1.2. Instrumentos de Gesto ............................................................................................................ 29 III.1.3. Publicidade ................................................................................................................................ 29 III.1.4. Regras oramentais .................................................................................................................. 29 III.1.4.1.Execuo do oramento de despesas ................................................................................... 29 III.1.4.2. Execuo do oramento de receitas ..................................................................................... 31 III.2. Princpios Contabilsticos ............................................................................................................... 32 III.2.1. Princpio da entidade contabilstica ........................................................................................... 32 III.2.2. Princpio da continuidade .......................................................................................................... 32 III.2.3. Princpio da consistncia ........................................................................................................... 32 III.2.4. Princpio da especializao (ou do acrscimo) ......................................................................... 32 III.2.5. Princpio do custo histrico........................................................................................................ 33 III.2.6. Princpio da prudncia............................................................................................................... 33 III.2.7. Princpio da materialidade ......................................................................................................... 33 III.2.8. Princpio da no compensao ................................................................................................. 33 PARTE IV Norma de Controlo Interno ................................................................................................... 34 IV.1. Gesto de Pessoal ........................................................................................................................ 34 IV.1.1. Vnculos, Carreiras e Remuneraes ....................................................................................... 34 IV.1.1.1. Mapa de pessoal................................................................................................................... 34 IV.1.1.2. Regimes de vinculao ........................................................................................................ 36
12 / 176 IV.1.1.3. Incompatibilidade e impedimentos ........................................................................................ 36 IV.1.1.4. Organizao das carreiras .................................................................................................... 38 IV.1.1.5. Alterao do posicionamento remuneratrio (pessoal no docente) .................................... 39 IV.1.1.6. Alterao do posicionamento remuneratrio (pessoal docente) ........................................... 40 IV.1.1.7. Tipos de mobilidade .............................................................................................................. 41 IV.1.2. Recrutamento de pessoal ......................................................................................................... 42 IV.1.2.1. Recrutamento de pessoal no docente ................................................................................ 42 IV.1.2.2. Recrutamento de pessoal docente ....................................................................................... 43 IV.1.3. Regime jurdico-funcional.......................................................................................................... 43 IV.1.3.1. Faltas .................................................................................................................................... 43 IV.1.3.2. Frias .................................................................................................................................... 45 IV.1.3.3. Abono do vencimento de exerccio perdido .......................................................................... 45 IV.1.3.4. Licenas;............................................................................................................................... 46 IV.1.4. Formao de pessoal no docente ......................................................................................... 47 IV.1.5. Balano social ......................................................................................................................... 47 IV.1.6. Greve....................................................................................................................................... 48 IV.1.7. Publicitao de actos relativos aos colaboradores .................................................................. 49 IV.2. Documentos previsionais............................................................................................................... 51 IV.2.1. Aspectos gerais ....................................................................................................................... 51 IV.2.2. Plano de actividades ............................................................................................................... 52 IV.2.3. Mapa de pessoal ..................................................................................................................... 52 IV.2.4. Oramento............................................................................................................................... 52 IV.2.5. Registos contabilsticos ........................................................................................................... 54 IV.2.6. Alteraes oramentais ........................................................................................................... 54 IV.2.7. Balano previsional individual e consolidado .......................................................................... 55 IV.2.8. Demonstrao de resultados individual e consolidado ........................................................... 55 IV.3. Execuo do oramento e contabilidade oramental .................................................................... 56 IV.3.1. Regras gerais .......................................................................................................................... 56 IV.3.2. Operaes de despesas ........................................................................................................ 58 D01 Despesas com Pessoal ............................................................................................................... 58 IV.1. Objectivo da norma ..................................................................................................................... 58 IV.2. Campo de aplicao da norma .................................................................................................... 58 IV.3. Princpios gerais .......................................................................................................................... 58 IV.4. Procedimentos sobre vencimentos .............................................................................................. 59 IV. 5. Fases do processamento de vencimentos e outros abonos ....................................................... 61 IV.6. Ajudas de Custos ......................................................................................................................... 61 IV.7. Modelos ....................................................................................................................................... 65 D02 Despesas com Aquisio ou Locao de Bens Mveis e Aquisio de Servios ....................... 70 IV.1. Objectivo da norma ...................................................................................................................... 70
13 / 176 IV.2. Princpios gerais ............................................................................................................................ 70 IV.3. Procedimentos ............................................................................................................................... 72 IV.3.1. Critrio da escolha do procedimento em funo do valor ......................................................... 72 IV.3.2. Peas do Procedimento ............................................................................................................ 73 IV.3.4. Delegao de competncias: .................................................................................................... 73 IV.3.5. Ajuste Directo............................................................................................................................ 75 IV.3.6. Regras de formao do procedimento no regime simplificado (artigo 128. do CCP) .............. 76 IV.3.7. Regras de formao do procedimento no regime geral (artigo 112. a 127. do CCP)............. 77 IV.3.8. Regras de formao do procedimento no concurso pblico(artigo 130. e seguintes do CCP) 78 IV.3.9. Regras de aprovao dos procedimentos e adjudicao ......................................................... 79 IV.3.10. Regras de validao de factura ou documento equivalente e pagamento ............................. 80 IV.3.11. Regras de pagamento ............................................................................................................ 81 D03 Despesas com Empreitadas........................................................................................................ 82 IV.1. Objectivo da norma ...................................................................................................................... 82 IV. 2. Campo de aplicao da norma.................................................................................................... 82 IV.3. Procedimentos pr-contratuais .................................................................................................... 82 IV.4. Procedimentos a adoptar aps celebrao do contrato ............................................................... 85 IV.5. Fluxogramas dos procedimentos ................................................................................................. 90 IV.5.1. Proposta de Aquisio - da requisio interna at autorizao ............................................ 90 IV.5.2. Proposta de Aquisio da autorizao at adjudicao .................................................... 91 IV.5.3. Regime Geral procedimentos at adjudicao ..................................................................... 92 IV.5.4. Concurso Pblico procedimentos at adjudicao ............................................................... 93 IV.5.5. Factura validao e pagamento............................................................................................ 94 D04 Contratos de tarefa e avena ...................................................................................................... 95 IV.1. Objectivo da norma ...................................................................................................................... 95 IV.2. Campo de aplicao da norma .................................................................................................... 95 IV.3. Termos e tramitao processual no mbito da obrigatoriedade de parecer prvio ..................... 95 IV.4. Procedimentos nos contratos de tarefa e avena para leccionao < a 5.000 .......................... 97 IV.5. Procedimentos nos contratos de tarefa e avena a 5.000 e a 75.000 ............................... 100 IV.6. Modelos ....................................................................................................................................... 104 D05 Despesas por Fundo de Maneio ................................................................................................. 116 IV.1. Objectivo da norma ...................................................................................................................... 116 IV.2. Campo de aplicao da norma .................................................................................................... 116 IV.3. Princpios Gerais.......................................................................................................................... 116 IV.4. Fases ........................................................................................................................................... 117 IV.5. Procedimentos ............................................................................................................................. 117 IV.6. Prestao anual de contas........................................................................................................... 119 IV.7. Contabilizao ............................................................................................................................. 119 IV.8. Constituio e Responsabilizao ............................................................................................... 119
14 / 176 IV.9. Modelos ....................................................................................................................................... 120 IV.3.3. Operaes de receitas................................................................................................................ 123 IV.3.3.1. Objectivo da norma ............................................................................................................... 123 IV.3.3.2. Servios que geram receita .................................................................................................. 123 IV.3.3.3. Meios de cobrana e postos de cobrana ............................................................................ 124 IV.3.3.4. Tabela de emolumentos ....................................................................................................... 124 IV.3.3.5. Entrega da Receita ............................................................................................................... 125 IV.3.3.6. Registo contabilstico ............................................................................................................ 125 IV.3.3.7. Arquivo do processo de arrecadao da receita................................................................... 126 IV.3.3.8. Controlo de Receita .............................................................................................................. 126 IV.3.4. Regras gerais de controlo da Tesouraria .................................................................................. 126 IV.4.Contabilidade Patrimonial.................................................................................................................. 128 IV.4.1. Princpios gerais ......................................................................................................................... 128 IV.4.2. Bancos........................................................................................................................................ 128 IV.4.3. Dvidas a receber........................................................................................................................ 128 IV.4.4. Dvidas a pagar........................................................................................................................... 129 IV.4.5. Existncias ................................................................................................................................. 130 IV.4.6. IVA .............................................................................................................................................. 130 IV.4.7. IRS.............................................................................................................................................. 130 IV.5. Garantias e caues......................................................................................................................... 131 IV.5.1. Objectivo da norma ................................................................................................................... 131 IV.5.2. Campo de aplicao da norma ................................................................................................. 131 IV.5.3. Procedimentos .......................................................................................................................... 131 IV.5.4. Garantias e Caues ................................................................................................................ 131 IV. 6. Prestao de Contas .................................................................................................................... 135 IV.6.1. Objectivo da norma ................................................................................................................... 135 IV.6.2. Trabalhos de fim de exerccio ................................................................................................... 135 IV.6.3. Prestao de Contas ................................................................................................................ 136 IV. 6.4.Consolidao de Contas ........................................................................................................... 138 IV.6.5. Relatrio de Gesto .................................................................................................................. 138 IV.6.6. Relatrio de Actividades ........................................................................................................... 139 IV. 7. Gesto do Patrimnio ...................................................................................................................... 140 IV.7.1. Objectivo da norma ................................................................................................................... 140 IV.7.2. Campo de aplicao da norma ................................................................................................. 140 IV.7.3. Princpios gerais ....................................................................................................................... 140 IV.7.4. Inventrio e cadastro ................................................................................................................ 140 IV.7.5. Gesto e manuteno dos edifcios e mobilirio ...................................................................... 143 IV.7.6. Gesto das viaturas .................................................................................................................. 143 IV.7.7. Seguros..................................................................................................................................... 146
15 / 176 IV. 8. Contabilidade analtica ................................................................................................................. 147 IV.8.1. Objectivos ................................................................................................................................. 147 IV.8.2. Modelo de contabilidade analtica no IPCA .............................................................................. 147 IV.8.3. Conceitos adoptados ................................................................................................................ 148 IV.8.4. Exerccio econmico ................................................................................................................. 148 IV.8.5. Plano de contas ........................................................................................................................ 148 IV.8.6. Apuramento de custos e proveitos............................................................................................ 149 IV.8.7. Custos directos ......................................................................................................................... 149 IV.8.8. Custos com o pessoal ............................................................................................................... 149 IV.8.9. Custos com funcionamento....................................................................................................... 149 IV.8.10. Amortizaes do exerccio ...................................................................................................... 150 IV.8.11. Custos directos ....................................................................................................................... 150 IV.8.12. Proveitos ................................................................................................................................. 151 IV.8.13. Procedimento de controlo ....................................................................................................... 151 IV.8.14. Modelo de afectao de custos indirectos - Projectos de I&D do 7 PQ................................. 151 Parte V Auditoria e Controlo Interno ..................................................................................................... 153 V.1. Objectivo da norma......................................................................................................................... 153 V.2. Competncia .................................................................................................................................. 153 V.3. Definies ....................................................................................................................................... 153 V.4. Dever de Colaborao .................................................................................................................... 154 V.5. Princpios gerais ............................................................................................................................. 154 V.6. Independncia ................................................................................................................................ 154 V.7. Confidencialidade ........................................................................................................................... 155 V.8. Objectividade .................................................................................................................................. 155 V.9. Diligncia ........................................................................................................................................ 155 V.10. Procedimentos .............................................................................................................................. 155 V.11. Planeamento ou Programa de Auditoria....................................................................................... 156 V.12. Preparao e conduo da Auditoria .......................................................................................... 156 V.13. Princpios dos relatrios .............................................................................................................. 156 V.14. Requisitos dos relatrios ............................................................................................................. 157 V.15. Audio do servio auditado........................................................................................................ 157 V.16. Medidas correctivas ..................................................................................................................... 157 V.17. Prova Documental ....................................................................................................................... 157 V.18. Aplicao ..................................................................................................................................... 158 V.19. Prazos ......................................................................................................................................... 161 V.20. Fiscal nico ................................................................................................................................. 161 V.21. Auditoria externa.......................................................................................................................... 162 Parte VI Legislao ............................................................................................................................... 164 VI.1. Legislao de enquadramento da actividade ................................................................................ 164
16 / 176 VI.1.1. Enquadramento Estaturio e Financiamento ............................................................................ 164 VI.1.2. Enquadramento contabilstico e fiscal....................................................................................... 165 VI.1.3. Ajudas de Custo........................................................................................................................ 168 VI.1.4. Cadastro e Inventrio dos Bens ................................................................................................ 168 VI.1.5. Enquadramento Recursos Humanos e contratao ................................................................. 168 VI.2. Regulamentao interna................................................................................................................ 170 VI.2.1. Geral ......................................................................................................................................... 170 VI.2.2. Escolas ..................................................................................................................................... 171 VI.2.3. SAS ........................................................................................................................................... 172 VI.3. Regulamentao interna revogada................................................................................................ 173 Parte VII Plano de Gesto de Riscos de Corrupo e Infraces Conexas ......................................... 176
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PARTE I DISPOSIES GERAIS
I. 1. Natureza jurdica O Instituto Politcnico do Cvado e do Ave (IPCA), uma instituio de ensino superior politcnico, criada pelo Decreto-Lei n. 304/94, de 19 de Dezembro, e integra duas unidades orgnicas de ensino, a Escola Superior de Gesto (ESG) e a Escola Superior de Tecnologia (EST). O IPCA, enquanto instituio de ensino superior, obedece ao disposto no Regime Jurdico das Instituies de Ensino Superior (RJIES), aprovado pela Lei n. 62/2007, de 10 de Setembro, que regula, designadamente, a sua constituio, atribuies e organizao, o funcionamento e competncia dos seus rgos e, ainda, a tutela e fiscalizao pblica do Estado sobre a mesma, no quadro da sua autonomia. Para a prossecuo da sua misso e atribuies, o IPCA dispe dos meios humanos para o seu desempenho, incluindo pessoal docente e no docente. Os seus Estatutos Definitivos foram homologados pelo Ministro da Cincia, Tecnologia e Ensino Superior, atravs da publicao na 2. srie do Dirio da Repblica do Despacho Normativo n. 21/2010, de 22 de Julho de 2010, entrando em vigor no dia seguinte ao da sua publicao. No entanto o regime de instalao termina com a efectiva entrada em funo do Presidente do IPCA estatutariamente eleito, nos termos do n. 1 do artigo 90. do Despacho Normativo n. 21/2010 do Gabinete do Ministro do Ministrio da Cincia, Tecnologia e Ensino Superior.
A natureza jurdica e autonomia do IPCA so definidas no artigo 5. dos seus Estatutos do seguinte modo:
Artigo 5. Natureza jurdica e autonomia 1 O IPCA uma pessoa colectiva de direito pblico. 2 O IPCA goza de autonomia estatutria, cultural, cientfica, pedaggica, patrimonial, administrativa, financeira e disciplinar, nos termos da lei. 3 O IPCA, em tudo o que no contrariar o disposto no RJIES e demais leis especiais, est sujeito ao regime aplicvel s demais pessoas colectivas de direito pblico de natureza administrativa, designadamente a lei quadro dos institutos pblicos.
18 / 176 Os Estatutos Provisrios ainda constituem a norma fundamental de organizao interna e de funcionamento do IPCA, enquanto se encontrar em regime de instalao, de acordo com o n. 2 do artigo 38. do RJIES, salvo nas disposies j em vigor nos Estatutos Definitivos. So atribuies da Instituio de acordo com o inscrito nos Estatutos Definitivos:
Artigo 3. Atribuies 1 O IPCA, como instituio de ensino superior pblica, prossegue as atribuies definidas no artigo 8. do RJIES com especial interveno no vale do Cvado e no vale do Ave. 2 So atribuies do IPCA a realizao de ciclos de estudos visando a atribuio de graus acadmicos, bem como de cursos ps -secundrios, de cursos de formao ps -graduada e outros, nos termos da lei. 3 Compete ao IPCA, designadamente: a) Criar o ambiente educativo apropriado s suas finalidades; b) Estimular a criao cultural e o desenvolvimento do esprito cientfico e do pensamento reflexivo, bem como estimular a formao intelectual e profissional dos seus estudantes; c) Assegurar as condies para que todos os cidados devidamente habilitados possam ter acesso ao ensino por si ministrado e aprendizagem ao longo da vida; d) Formar diplomados nas diferentes reas de conhecimento, aptos para a insero em sectores profissionais e para a participao no desenvolvimento da sociedade portuguesa, bem como colaborar na sua formao contnua; e) Promover a mobilidade de estudantes e docentes, tanto a nvel nacional como internacional, designadamente no espao europeu de ensino superior; f) ()
I. 2. Estrutura organizacional
I. 2.1. Nos termos dos Estatutos do IPCA, este constitudo pelos seguintes rgos: Conselho Geral Presidente Conselho de Gesto Conselho Acadmico Conselho para Avaliao e Qualidade Provedor do Estudante I. 2.2. At a tomada de posse do Presidente do IPCA, eleito de acordo com os Estatutos do IPCA, esta instituio constituda pelos seguintes rgos: Conselho Geral, que entrou em funes em 6 de Janeiro de 2011
19 / 176 Presidente da Comisso Instaladora Comisso Instaladora I. 2.3. Com a nomeao do Presidente, atravs de acto eleitoral previsto no artigo 32. dos Estatutos do IPCA, a estrutura orgnica ser representada da seguinte forma:
Presidente do IPCA
Vice-Presidente
Director da ESG
Administrador
Director da EST
I. 2.4 A partir de 2 de Junho de 2009, passou a existir no IPCA, em cumprimento com a legislao em vigor, um Provedor do Estudante, cuja aco se desenvolve em articulao com a associao de estudantes e com os rgos e servios da instituio, tendo como funo principal a defesa dos direitos e legtimos interesses dos estudantes (n 1 do artigo 46. dos Estatutos).
Artigo 46. Provedor do estudante () 3 - Compete ao provedor do estudante desenvolver as actividades e iniciativas que julgue adequadas ao bom desempenho do mandato, designadamente: a) Apoiar e promover a integrao dos estudantes no IPCA, tendo em vista, nomeadamente, a promoo do sucesso escolar; b) Apreciar as reclamaes apresentadas pelos estudantes devendo para o efeito actuar em colaborao com os rgos e servios competentes, emitindo recomendaes; c) Proceder a todas as investigaes, audincias e diligncias que considere necessrias ou convenientes, podendo adoptar todos os procedimentos desde que no colidam com os direitos e interesses legtimos dos estudantes, docentes e no docentes; d) Emitir pareceres sobre quaisquer matrias relacionadas com a sua actividade ou a solicitao dos rgos do IPCA ou das suas escolas; e) Ser ouvido antes da aprovao de regulamentos que versem sobre as actividades acadmicas, tais como, Regulamento de Inscrio, Avaliao e Passagem de Ano, de Bolsas de Estudos, calendrio de exames; f) Criar e manter uma base de dados onde constem os processos, queixas e reclamaes apresentadas pelos estudantes com vista a apurar o tipo de queixas/ processos e a concluso dos mesmos; g) Colaborar com os rgos e servios competentes na procura das solues mais adequadas aos interesses legtimos dos estudantes. ()
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I. 2.5. Os Servios de Aco Social do IPCA tm por finalidade a execuo das polticas de aco social de modo a proporcionar a todos os estudantes, sobretudo aos socialmente desfavorecidos, melhores condies de estudo, atravs de apoios e prestaes de servios, tais como, alimentao, servios de sade, apoio a actividades culturais e recreativas, entre outros.
Presidente do IPCA
Administrador/Director(*)
Conselho de Aco Social
(*) Nova designao a partir da eleio do novo Presidente do IPCA pelo processo eleitoral previsto no artigo 32. dos Estatutos Definitivos.
I. 2.6. Anualmente o Presidente do IPCA atravs de Despacho (PR) delega na Responsvel pelos SAS as seguintes competncias: a) Atribuio de apoios no quadro da aco social escolar: Regras, procedimentos e operaes tcnicas tendentes a determinar o clculo das bolsas de estudo, dos complementos a atribuir aos estudantes deslocados e no deslocados e a atribuio dos auxlios de emergncia devendo obedecer ao disposto no Regulamento de atribuies de bolsa a estudantes de estabelecimentos do Ensino Superior Pblico, nas regras e procedimentos tcnicos para o clculo de bolsas de estudo da DGES e na Lei; Publicitao no stio da internet do IPCA as referidas regras e procedimentos; Elaborar e enviar DGES as listas mensais dos apoios atribudos; Controlar a dotao atribuda pela DGES e informar atempadamente sobre a previso de saldo negativo e a consequente necessidade de reforo oramental para atribuio de bolsas. b) Gesto corrente dos servios; c) Execuo dos planos aprovados; d) Cumprimento das obrigaes previstas nos contratos celebrados, no mbito das funes da aco social escolar; e) Elaborao do plano actividades e relatrio de actividades; f) Prestar as informaes legalmente exigidas no que diz respeito execuo oramental, patrimonial, gesto dos recursos humanos, elaborao do mapa de pessoal e avaliao do pessoal afecto aos servios.
21 / 176 I. 2.7. Face homologao dos Estatutos do IPCA a 22 de Julho de 2010, os SAS gozam a partir de 1 de Janeiro de 2011 de autonomia administrativa e financeira, nos termos e mbito definidos por lei e nos Estatutos, sendo a gesto financeira competncia: a) da Comisso Instaladora at ao final do regime de instalao; b) do Conselho de gesto, de acordo com o n. 1 e n. 2 do artigo 65. dos Estatutos do IPCA.
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PARTE II ENQUADRAMENTO GERAL DO SISTEMA DE CONTROLO INTERNO
II. 1. Justificao O regime da Administrao Financeira do Estado, institudo pela Lei de Bases de Contabilidade Publica, Lei n. 8/90, de 20 de Fevereiro, e legislao complementar, nomeadamente o Decreto-Lei n. 155/92 de 28 de Julho, veio estabelecer uma adequada uniformizao dos princpios e procedimentos contabilsticos, com vista a uma correcta administrao dos recursos financeiros pblicos, segundo critrios da legalidade, economia, eficincia e eficcia. O conceito de eficincia relaciona os recursos ou factores de produo utilizados e o produto com que foi obtido, facto que, muitas vezes se denomina de produtividade. Quanto eficcia, esta traduz-se na comparao dos efeitos face aos objectivos que foram fixados. No mbito desta reforma (Decreto-Lei no 155/92, de 28 de Julho), consagra-se um novo sistema de controlo de gesto, definindo-se como formas de controlo da gesto oramental as seguintes: a) Auto controlo, pelos rgos competentes dos prprios servios e organismos; b) Controlo interno, sucessivo e sistemtico, da gesto, designadamente atravs de auditorias a realizar aos servios e organismos; c) Controlo externo, a exercer pelo Tribunal de Contas. Com a aprovao do Plano Oficial de Contabilidade Pblica pelo Decreto-Lei n 232/97, de 3 de Setembro, criaram-se condies estabelecendo como principal objectivo a criao para a integrao de uma Contabilidade oramental, patrimonial e analtica numa Contabilidade moderna, dado que a Contabilidade publica clssica se preocupava essencialmente com o controlo oramental e a legalidade das despesas e receitas pblicas. Relativamente ao Controlo Interno, refere o POC-Educao:
2.9 Sistema de controlo interno 2.9.1 As entidades contabilsticas obrigadas a utilizar o POC-Educao adoptaro um sistema de controlo interno que englobe o plano de organizao interno, polticas, mtodos, tcnicas e procedimentos de controlo, bem como quaisquer outros a definir pelos respectivos rgos de gesto. 2.9.2 O sistema de controlo interno compreende um conjunto de procedimentos tendentes a garantir: a) A salvaguarda dos activos; b) O registo e actualizao do imobilizado da entidade; c) A legalidade e a regularidade das operaes; d) A integralidade e exactido dos registos contabilsticos; e) A execuo dos planos e polticas superiormente definidos; 1.1. de Controlo Interno no POC Educao f) ASistema eficcia da gesto e a qualidade da informao; g) A imagem fiel das demonstraes financeiras.
23 / 176 Na sequncia da criao do Conselho de Preveno da Corrupo, atravs da Lei n. 54/2008, de 4 de Setembro, entidade independente que desenvolve a sua actividade no domnio da preveno da corrupo e infraces conexas, foi aprovado no IPCA o Plano de Gesto de Riscos e Infraces Conexas - PGRCIC em 31 de Dezembro de 2009, que se anexa ao MCI. O PGRCIC do IPCA tem como fundamento os pilares institucionais, abstractos e concretos, designadamente: Formao e aspectos gerais sobre os participantes envolvidos; Identificao de aco de preveno da corrupo e infraces conexas e de maximizao da diminuio dos inerentes riscos das temticas envolvidas. Deste modo foi criada a Comisso de Preveno de Corrupo -CPC, composta por 4 elementos, atravs do Despacho Interno (PR) n. 3/2010, de 19 de Fevereiro.
II. 2. Controlo interno O "Sistema de Controlo Interno" representa todas as polticas e procedimentos (controlos internos) adoptados pela gesto de uma entidade que contribuam para a obteno dos objectivos da gesto de assegurar, tanto quanto praticvel, a conduo ordenada e eficiente da sua actividade, incluindo a aderncia s polticas da gesto, a salvaguarda de activos, a preveno e deteco de fraude e erros, o rigor e a plenitude dos registos contabilsticos, o cumprimento das leis e regulamentos e a preparao tempestiva de informao financeira credvel. O controlo interno uma forma que pressupe a existncia de um plano e de sistemas coordenados destinados a prevenir a ocorrncia de erros e irregularidades ou a minimizar as suas consequncias e a maximizar o desempenho da entidade na qual se insere. A organizao do controlo interno varia em funo de factores como a dimenso e a natureza da entidade, o nmero de unidades operacionais e a sua disperso geogrfica. O controlo interno compreende o controlo contabilstico e administrativo. O controlo contabilstico visa garantir a fiabilidade dos registos contabilsticos, facilitar a reviso das operaes financeiras autorizadas pelos responsveis e a salvaguarda dos activos. J o controlo administrativo compreende o controlo hierrquico e dos procedimentos e registos relacionados com o processo de tomada de decises e, portanto, com os planos, polticas e objectivos definidos pelos responsveis. A implementao de um sistema de controlo interno numa entidade pressupe a existncia de dois requisitos prvios inerentes actividade gestora: a autorizao e registo das operaes realizadas. A autorizao das operaes pode assumir forma global e especfica. A autorizao global quando dada para operaes de carcter rotineiro, que no envolvam valores importantes ou no se integrem em situaes especficas.
24 / 176 A autorizao especfica quando contempla operaes sujeitas a tomadas de deciso, devidas quer sua prpria natureza, quer s implicaes legais e financeiras que a rodeiam. O registo contabilstico, simultaneamente meio de prova e meio de controlo, s constitui um requisito vlido do controlo interno quando est apoiado em documento justificativo probatrio, exacto e completo, e satisfaz as normas legais e as regras contabilsticas aplicveis.
II. 3. Normas de auditoria Decorrendo da sua constituio jurdica, o IPCA obriga-se a adoptar e respeitar os princpios e regras padronizadas nacionalmente e internacionalmente em matria de auditoria, uma vez que no existe qualquer regulamentao especfica para a Administrao Pblica. Deste modo, o IPCA compatibiliza as suas normas e regulamentos internos com as normas internacionais de auditoria pblicas emanadas pela INTOSAI International Organization of Supreme Audit Institutions, pela EUROSAI European Organization of Supreme Audit Institutions, e pela IFAC Internatiobnal Federation of Accountants. Em matria de normas nacionais de auditoria pblica, o IPCA aplica as normas tcnicas de reviso/auditoria (NTRA), que compreendem normas gerais, de trabalho de campo e de relato, suplementadas e desenvolvidas por directrizes de reviso/auditoria e supletivamente aplicveis as normas e recomendaes de auditoria emitidas pela IFAC. Em situao de dvida na interpretao das normas nacionais e/ou internacionais, o IPCA recorre as normas do Tribunal de Contas inscritas no Manual de Auditoria e de Procedimentos (volume I).
II. 4. Limitaes A implementao e manuteno de um SCI so uma das mais importantes responsabilidades do rgo de gesto de qualquer organizao. No entanto, a existncia de um sistema de controlo interno, por mais elaborado que seja, no pode por si s garantir a integridade e a exactido dos registos contabilsticos. Independentemente de estar bem concebido e funcionar eficazmente, o controlo interno pode apenas proporcionar uma segurana aceitvel gesto e ao rgo de gesto em relao obteno dos objectivos de controlo interno da entidade. Deste modo, no possvel atravs do sistema de controlo interno, garantir a deteco de todos os erros. Resultam algumas limitaes a ele inerentes, das quais se salientam: A segregao de funes dificulta, mas pode no evitar o conluio ou a cumplicidade;
25 / 176 Os poderes de autorizao de operaes por parte daqueles a quem os mesmos foram confiados, podem ser usados de forma abusiva ou arbitrria; A competncia e a integridade do pessoal que executa as funes de controlo podem deteriorar-se por razes internas ou externas, no obstante os cuidados postos na sua seleco e formao; A prpria direco do organismo pode em muitos casos ultrapassar ou ladear as tcnicas de controlo por si implantadas; O controlo interno tem em vista geralmente operaes correntes, no estando preparado para as transaces pouco usuais; Por ltimo, a prpria existncia do controlo s se justifica quando a relao custo/benefcio positiva, isto , quando o custo de determinado procedimento no desproporcionado relativamente aos riscos que visa cobrir.
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PARTE III PRINCPIOS E REGRAS ORAMENTAIS

III. 1. Princpios e regras oramentais III. 1.1. Princpios oramentais A Lei de Enquadramento Oramental (Lei n. 91/2001, de 20 de Agosto) aplica-se ao oramento do Estado, que inclui os oramentos dos servios que no dispem de autonomia administrativa e financeira, dos servios e fundos autnomos e da segurana social, bem como s correspondentes contas, estabelecendo:
Artigo 1. Objecto A presente lei estabelece: a) As disposies gerais e comuns de enquadramento dos oramentos e contas de todo o sector pblico administrativo; b) As regras e os procedimentos relativos organizao, elaborao, apresentao, discusso, votao, alterao e execuo do Oramento do Estado, incluindo o da segurana social, e a correspondente fiscalizao e responsabilidade oramental; c) As regras relativas organizao, elaborao, apresentao, discusso e votao das contas do Estado, incluindo a da segurana social.
A Lei n. 91/2001, de 20 Agosto, define os princpios que devem ser cumpridos na elaborao do Oramento, nos seus artigos n.os 4. a 11., a seguir identificados:
Anualidade ( artigo 4.)
1 - Os oramentos dos organismos do sector pblico administrativo so anuais. 2 - A elaborao dos oramentos a que se refere o nmero anterior deve ser enquadrada na perspectiva plurianual que for determinada pelas exigncias da estabilidade financeira e, em particular, pelas resultantes das obrigaes referidas no artigo 14. 3 - Os oramentos dos organismos do sector pblico administrativo podem integrar programas, medidas e projectos ou aces que impliquem encargos plurianuais, os quais evidenciaro a despesa total prevista para cada um, as parcelas desses encargos relativas ao ano em causa e, com carcter indicativo, a pelo menos cada um dos dois anos seguintes. 4 - O ano econmico coincide com o ano civil. 5 - O disposto no nmero anterior no prejudica a possibilidade de existir um perodo complementar de execuo oramental, nos termos previstos na lei.
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Unidade e universalidade ( artigo 5.)
1 - O Oramento do Estado unitrio e compreende todas as receitas e despesas dos servios integrados, dos servios e fundos autnomos e do sistema de segurana social. 2 - Os Oramentos das Regies Autnomas e das autarquias locais so independentes do Oramento do Estado e compreendem todas as receitas e despesas das administraes, regional e local, incluindo as de todos os seus servios e fundos autnomos. 3 - O Oramento do Estado e os Oramentos das Regies Autnomas e das autarquias locais devem apresentar, nos termos do artigo 29, o total das responsabilidades financeiras resultantes de despesas de capital assumidas por via de compromissos plurianuais, decorrentes da realizao de investimentos com recurso a operaes financeiras cuja natureza impea a contabilizao directa do respectivo montante total no ano em que os investimentos so realizados ou os bens em causa postos disposio do Estado.
No compensao( artigo 6.)
1 - Todas as receitas so previstas pela importncia integral em que foram avaliadas, sem deduo alguma para encargos de cobrana ou de qualquer outra natureza. 2 - A importncia integral das receitas tributrias corresponde previso dos montantes que, depois de abatidas as estimativas das receitas cessantes em virtude de benefcios tributrios e os montantes estimados para reembolsos e restituies, sero efectivamente cobrados. 3 - Todas as despesas so inscritas pela sua importncia integral, sem deduo de qualquer espcie. 4 - O disposto nos nmeros anteriores no prejudica a possibilidade de os fluxos financeiros associados a operaes de gesto da dvida pblica directa serem objecto de inscrio oramental, de acordo com as regras prprias estabelecidas no presente diploma e nas leis de enquadramento oramental das Regies Autnomas ou das autarquias locais.
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No consignao ( artigo 7.)
1 - No pode afectar-se o produto de quaisquer receitas cobertura de determinadas despesas. 2 - Exceptuam-se do disposto no nmero anterior: a) As receitas das reprivatizaes; b) As receitas relativas aos recursos prprios comunitrios tradicionais; c) As receitas do oramento da segurana social afectas ao financiamento dos diferentes subsistemas; d) As receitas que correspondam a transferncias provenientes da Unio Europeia, de organizaes internacionais ou de oramentos de outras instituies do sector pblico administrativo que se destinem a financiar, total ou parcialmente, determinadas despesas; e) As receitas que correspondam a subsdios, donativos ou legados de particulares, que, por vontade destes, devam ser afectados cobertura de determinadas despesas; f) As receitas que sejam, por razo especial, afectadas a determinadas despesas por expressa estatuio legal ou contratual. 3 - As normas que consignem certas receitas a determinadas despesas tm carcter excepcional e temporrio, em termos a definir em legislao complementar.
Especificao ( artigo 8.)
1 - As receitas previstas devem ser suficientemente especificadas de acordo com uma classificao econmica. 2 - As despesas so fixadas de acordo com uma classificao orgnica, econmica e funcional, podendo os nveis mais desagregados de especificao constar apenas dos desenvolvimentos, nos termos da presente lei. 3 - As despesas podem ainda ser estruturadas, no todo ou em parte, por programas. 4 - A especificao das receitas cessantes em virtude de benefcios fiscais ser efectuada de acordo com os cdigos de classificao econmica das receitas. 5 - No oramento do Ministrio das Finanas ser inscrita uma dotao provisional destinada a fazer face a despesas no previsveis e inadiveis. 6 - So nulos os crditos oramentais que possibilitem a existncia de dotaes para utilizao confidencial ou para fundos secretos, sem prejuzo dos regimes especiais legalmente previstos de utilizao de verbas que excepcionalmente se justifiquem por razes de segurana nacional, autorizados pela Assembleia da Repblica, sob proposta do Governo. 7 - A estrutura dos cdigos da classificao econmica das receitas e das classificaes econmica e funcional das despesas definida pelo Decreto-Lei n. 26/2002, de 14 de Fevereiro.
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Equilbrio ( artigo 9.) 1 - Os oramentos dos organismos do sector pblico administrativo prevem as receitas necessrias para cobrir todas as despesas, sem prejuzo do disposto no artigo 20, artigo 22 e artigo 25 2 - As Regies Autnomas no podero endividar-se para alm dos valores inscritos no Oramento do Estado, nos termos da Lei das Finanas das Regies Autnomas. 3 - O aumento do endividamento em violao do nmero anterior origina uma reduo no mesmo montante das transferncias do Oramento do Estado devidas no ano subsequente, de acordo com as respectivas leis de financiamento.
III. 1.2. Instrumentos de Gesto O IPCA est sujeito ao Plano Oficial de Contabilidade Pblica para o Sector da Educao (POC Educao), empregando igualmente outros instrumentos necessrios boa gesto e ao controlo do oramento, nos termos previstos na lei.
III. 1.3. Publicidade O IPCA assegura a publicao no stio do IPCA de todos os documentos que se revelem necessrios para assegurar a adequada divulgao e transparncia do seu oramento e da sua execuo.
III. 1.4. Regras oramentais
III. 1.4.1.Execuo do oramento de despesas Na execuo do oramento das despesas, devem ser respeitados os seguintes princpios e regras: Nenhuma despesa poder ser assumida, autorizada e paga sem que, para alm de ser legal, esteja inscrita em oramento a dotao adequada e nela tenha cabimento. Os crditos oramentais da despesa constituem o limite mximo a utilizar na sua realizao. E proibido realizar despesas por operaes de Tesouraria.
30 / 176 Todos os servios do Estado so obrigados a ter uma conta corrente com as dotaes oramentais. As despesas a realizar com a compensao em receitas legalmente consignadas podem ser autorizadas at concorrncia das importncias cobradas. As despesas devero ser autorizadas ate 31 de Dezembro, terminando no perodo complementar de execuo oramental, legal e anualmente estabelecido, o prazo para o seu pagamento. Os encargos regularmente assumidos relativos a anos anteriores sero satisfeitos de conta das verbas adequadas do oramento, que estiver em vigor no momento em que se proceda ao seu pagamento. No que diz respeito definio dos momentos da despesa dever ser cumprida a Norma Interpretativa n. 2/2001 da Comisso de Normalizao Contabilstica da Administrao Pblica, publicada no DR, II Srie, n. 125, de 30 de Maio de 2001, atravs do Aviso n. 7467/2001 (2 srie):
Orientao Norma interpretativa n. 2/2001 Movimentao da conta 25 do POCP () De harmonia com o disposto no Decreto-Lei n. 155/92, de 28 de Julho, aps o processamento, os servios e organismos determinaro o montante exacto da obrigao que nesse momento se constitui, a fim de permitir o respectivo pagamento (artigo 28. liquidao da despesa). De acordo com o decreto-lei acima citado, a autorizao e a emisso dos meios de pagamento competem ao dirigente do servio ou organismo, a que se segue o registo dos respectivos pagamentos (artigo 29. autorizao de pagamento), atendendo aos prazos previstos no mesmo diploma (artigo 31. prazo). Tendo em considerao o disposto na legislao em vigor e os objectivos inerentes elaborao e apresentao das demonstraes financeiras dos servios e organismos pblicos, com vista a proporcionarem uma imagem verdadeira e apropriada da situao financeira, dos resultados e da execuo oramental, a comisso executiva entende que os registos da autorizao de pagamento e da emisso dos meios de pagamento coincidem no tempo, para efeitos contabilsticos. ()
31 / 176 III. 1.4.2. Execuo do oramento de receitas Na execuo do oramento de receitas, devem ser respeitados os seguintes princpios (regime jurdico das receitas):
Princpio da legalidade, criadas por lei ou obtidas na base da mesma; Princpio da renovao anual, que implica uma autorizao oramental anual; As receitas liquidadas e no cobradas at 31 de Dezembro devem ser contabilizadas pelas correspondentes rubricas do oramento do ano em que a cobrana se efectuar; Nenhuma receita poder ser liquidada e arrecadada, se no tiver sido objecto de inscrio oramental adequada; A cobrana das receitas pode ser efectuada para alm dos valores inicialmente previstos no oramento Princpio da no compensao, que implica a inscrio das receitas na sua totalidade e sem deduo de qualquer espcie; Princpio da no consignao que probe a afectao de determinada receita para suportar determinada despesa, sem prejuzo de legislao especial;
Deve-se ainda dar cumprimento ao estipulado na norma interpretativa n. 2/2001 da Comisso de Normalizao Contabilstica da Administrao Pblica, no que diz respeito a:
() definio dos momentos da receita. Para este efeito consideram--se dois momentos: liquidao (inclui auto-liquidao e liquidao prvia) e cobrana. A liquidao corresponde ao clculo e apuramento do montante a pagar pelo sujeito passivo, efectuada pelas entidades que administram a receita, no caso da liquidao prvia, ou da responsabilidade do devedor, no caso de auto-liquidao. A liquidao est indelevelmente associada emisso do documento de divida. Assim, equipara-se facturao. Do ponto de vista patrimonial corresponde consagrao do direito a receber. A cobrana dos valores apurados na liquidao correspondente ao ressarcimento da divida, total ou parcial, atravs de meios monetrios ou outros, pelas entidades legalmente autorizadas para o efeito.
32 / 176 III. 2. Princpios Contabilsticos A contabilidade do IPCA obedece aos seguintes princpios contabilsticos que devem conduzir obteno de uma imagem verdadeira e apropriada da situao financeira, dos resultados e da execuo oramental da entidade.
III. 2.1. Princpio da entidade contabilstica Constitui entidade contabilstica todo o ente pblico ou de direito privado que esteja obrigado a elaborar e apresentar contas de acordo com os planos de contabilidade pblica sectoriais. Quando as estruturas organizativas e as necessidades de gesto e informao o requeiram, podem ser criadas sub-entidades contabilsticas, desde que esteja devidamente assegurada a coordenao com o sistema central. Quando no mesmo espao institucional de uma entidade, coexistam outras entidades (caso das unidades orgnicas de uma universidade ou instituto politcnico ou servios dependentes de uma direco regional de educao) e todas estejam obrigadas a elaborar e apresentar contas de acordo com o referido plano, ou seja, todas so entidades contabilsticas, o conjunto integrar um grupo pblico, ficando sujeitas s normas de consolidao de contas. Num grupo pblico, cabe entidade me assegurar a coordenao do processo de consolidao de contas, sem prejuzo da coordenao relativa a eventuais sub-entidades. No caso do IPCA o grupo pblico constitudo por duas entidades contabilsticas, sendo o IPCA a entidade me e os SAS a entidade consolidada, uma vez que estes servios gozam de autonomia administrativa e financeira.
III. 2.2. Princpio da continuidade De acordo com este princpio, considera-se que o IPCA opera continuadamente, com durao ilimitada.
III. 2.3. Princpio da consistncia Entende-se que o IPCA no alterar as suas polticas contabilsticas de um exerccio para o outro. Contudo poder faz-lo desde que as alteraes que tiverem efeitos materialmente relevantes, sejam devidamente referidas de acordo com o anexo s demonstraes financeiras, do POC Educao.
III. 2.4. Princpio da especializao (ou do acrscimo) De acordo com este princpio, os proveitos e os custos so reconhecidos quando obtidos ou incorridos, independentemente do seu recebimento ou pagamento, devendo incluir-se nas demonstraes financeiras dos perodos a que respeitem. Consideram-se proveitos todas as operaes contabilsticas registadas na
33 / 176 classe 7 do POC Educao e consideram-se custos todas as operaes contabilsticas registadas na classe 6 do POC Educao.
III. 2.5. Princpio do custo histrico De acordo com este princpio, os registos contabilsticos devem basear-se em custos de aquisio ou de produo, quer a valores monetrios nominais, quer a valores monetrios constantes. O IPCA, conforme previsto no POC Educao, efectua provises para cobrana duvidosa das dvidas a receber e actualiza os seus activos fixos efectuando amortizaes previstas no CIBE (Cadastro e Inventrio dos bens do Estado). As excepes ao registo com base no princpio do custo histrico encontram-se previstas no CIBE e carecem de Despacho do Presidente do IPCA.
III. 2.6. Princpio da prudncia Para o integral cumprimento do princpio da prudncia que determina () que possvel integrar nas contas um grau de precauo ao fazer as estimativas exigidas em condies de incerteza sem, contudo, permitir a criao de reservas ocultas ou provises excessivas ou a deliberada quantificao de activos e proveitos por defeito ou de passivos e custos por excesso, os SF propem anualmente a criao de provises e o registo das mesmas na conta Acrscimos e diferimentos, com a devida fundamentao. Esta proposta carece de Despacho do Presidente do IPCA.
III. 2.7. Princpio da materialidade Considerando que as demonstraes financeiras devem evidenciar todos os elementos que sejam relevantes e que possam afectar avaliaes ou decises () deve ser evitado o registo em contas residuais (Outros custos / Outros proveitos), de modo a no desvirtualizar as demonstraes financeiras. Este princpio deve ser tido em especial ateno na classificao das despesas de Fundo de Maneio, e na aquisio de bens inventariveis.
III. 2.8. Princpio da no compensao Em rigor, () no se devero compensar saldos de contas activas com contas passivas (balano), de contas de custos e perdas com contas de proveitos e ganhos (demonstrao dos resultados) e, em caso algum, de contas de despesas com contas de receitas (mapas de execuo oramental). Contudo, desde que devidamente fundamentado pelos SF, podero ser autorizadas excepes a este princpio atravs de Despacho do Presidente. Sempre que ocorrerem excepes a este princpio, as mesmas devem ser evidenciadas nos anexos s demonstraes financeiras.
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PARTE IV NORMA DE CONTROLO INTERNO
IV. 1. Gesto de Pessoal
IV. 1.1. Vnculos, Carreiras e Remuneraes A Lei n. 12-A/2008, de 27 de Fevereiro (LVCR) define e regula os regimes de vinculao, de carreiras e de remuneraes dos trabalhadores que exercem funes pblicas. No IPCA, existem 3 mapas de pessoal: Um dos SAS uma vez que tm autonomia administrativa e financeira; Dois do IPCA que contemplam pessoal docente e pessoal no docente.
IV. 1.1.1. Mapa de pessoal a) Tendo em considerao a misso, as atribuies, a estratgia, os objectivos superiormente fixados, as competncias das unidades orgnicas e os recursos financeiros disponveis, o IPCA planeia, aquando da preparao da proposta de oramento, as actividades de natureza permanente ou temporria, a desenvolver durante a sua execuo, as eventuais alteraes a introduzir nas unidades orgnicas flexveis, bem como o respectivo mapa de pessoal docente e no docente. Estes elementos acompanham a respectiva proposta de oramento, devendo ser elaborados pelo Administrador do IPCA (pessoal docente e no docente do IPCA) e pelo Director dos SAS (pessoal afecto a esta unidade do IPCA); b) Os mapas de pessoal contm a indicao do nmero de postos de trabalho de que o IPCA e SAS carecem para o desenvolvimento das respectivas actividades, caracterizados em funo: i) Do cargo ou da carreira e categoria que lhes correspondam;
ii) Da atribuio, competncia ou actividade que o seu ocupante se destina a cumprir ou a executar; iii) Dentro de cada carreira e, ou, categoria, quando imprescindvel, da rea de formao acadmica ou profissional de que o seu ocupante deva ser titular; c) Os mapas de pessoal so aprovados, mantidos ou alterados pelas entidades competentes para a aprovao das propostas de oramento e tornados pblicos por afixao nos Servios Centrais do
35 / 176 IPAC e nos SAS, nas Unidades Orgnicas e inseridos em pgina electrnica, assim devendo permanecer durante o ano econmico; d) As verbas oramentais dos rgos ou servios afectas a despesas com pessoal destinam -se a suportar os seguintes tipos de encargos: a. Com as remuneraes dos colaboradores que se devam manter em exerccio de funes no rgo ou servio; b. Com o recrutamento de colaboradores necessrios ocupao de postos de trabalho previstos, e no ocupados, nos mapas de pessoal aprovados e, ou, com alteraes do posicionamento remuneratrio na categoria dos colaboradores que se mantenham em exerccio de funes; c. Com a atribuio de prmios de desempenho dos colaboradores dos rgos ou servios. e) Compete ao Conselho de Gesto3 decidir sobre o montante mximo de cada um dos tipos de encargos referidos na alnea d) do n. 1 que se prope suportar, podendo optar, sem prejuzo do disposto no artigo 47. da LVCR sobre alterao de posio remuneratria obrigatria, pela afectao integral das verbas oramentais correspondentes a apenas um dos tipos. Esta deciso tomada no prazo de 15 dias aps o incio de execuo do oramento; f) Quando no seja utilizada a totalidade das verbas oramentais destinadas a suportar os encargos com o recrutamento, a parte remanescente acresce s destinadas a suportar os encargos relativos a prmios de desempenho, salvo em situaes de proibio expressas previstas nas Leis de execuo do oramento do ano a que se referem; g) Para efeitos do disposto anteriormente e controlo do pessoal, os Recursos Humanos devero manter actualizadas listagens de pessoal docente e no docente, onde deve constar as seguintes informaes: i) Nome;
ii) Carreira e categoria; iii) Incio e termo de funes; iv) Habilitaes; v) Acumulaes; vi) Nmero horas de leccionao (no caso de pessoal docente); vii) Unidades curriculares e cursos onde leccionam (no caso de pessoal docente)
Comisso Instaladora at criao do Conselho de Gesto
36 / 176 viii) Avaliao de desempenho; ix) Estado civil; x) Nmero de dependentes.
IV. 1.1.2. Regimes de vinculao De acordo com a LVCR as relaes jurdicas de emprego, a partir de 1 de Maro de 2008, constituem-se nas seguintes modalidades: a) Comisso de servio para o exerccio de cargos no inseridos em carreiras, designadamente cargos dirigentes; b) Nomeao para o exerccio de funes em carreiras cujo contedo funcional se insira no cumprimento de atribuies, competncias e actividades referidas no artigo 10 (funes associadas ao exerccio de poderes de soberania e autoridade); c) Contrato de trabalho para o exerccio de cargos e funes no abrangidas pelas alneas anteriores as relaes jurdicas de emprego passam a constituir-se nos termos do disposto no artigo 9..
IV. 1.1.3. Incompatibilidade e impedimentos As funes pblicas, sejam elas quais forem, so, em regra, exercidas em regime de exclusividade. A acumulao com outras funes pblicas e com funes ou actividades privadas depende sempre da autorizao da entidade competente, ou seja, do Presidente do IPCA (artigos 25. e seguintes da LVCR e o Decreto-Lei n. 151/2006, de 2 de Agosto), com base em requerimento do interessado que deve obedecer ao disposto no artigo 29. da LVCR. carreira especial de pessoal docente do ensino superior politcnico aplica-se ainda o disposto no ECPDESP, que contm normas especiais que regulam o exerccio de funes em acumulao por parte dos docentes, a saber: a) Docentes em regime de tempo integral podem, quando previamente autorizados pelo Presidente do IPCA, acumular funes docentes noutro estabelecimento de ensino superior, at ao limite mximo de 6 horas lectivas semanais; b) A acumulao de funes docentes em instituies de ensino superior privadas carece, para alm dos demais condicionalismos legalmente previstos, de comunicao: i) Aos rgos competentes das instituies de ensino superior respectivas, por parte do docente;
37 / 176 ii) Direco -Geral do Ensino Superior, pelos RH do IPCA. c) O IPCA pode celebrar com instituies de ensino superior pblicas e privadas protocolos de cooperao visando a acumulao de funes docentes nos termos e com os limites das alneas anteriores; d) Os docentes em tempo integral no IPCA: i) No podem exercer funes em rgos de direco de outra instituio de ensino superior;
ii) Podem ser vogais de conselhos cientficos, tcnico-cientficos ou pedaggicos de outra instituio de ensino superior; e) O regime de dedicao exclusiva implica a renncia ao exerccio de qualquer funo ou actividade remunerada, pblica ou privada, incluindo o exerccio de profisso liberal. A violao do compromisso implica a reposio das importncias efectivamente recebidas correspondentes diferena entre o regime de tempo integral e o regime de dedicao exclusiva, para alm da eventual responsabilidade disciplinar; f) No viola o disposto na alnea anterior a percepo de remuneraes decorrentes de: i) Direitos de autor;
ii) Realizao de conferncias, palestras, cursos breves e outras actividades anlogas; iii) Ajudas de custo; iv) Despesas de deslocao; v) Desempenho de funes em rgos da instituio a que esteja vinculado; vi) Participao em rgos consultivos de instituio estranha quela a que pertena, desde que com a anuncia prvia desta ltima e quando a forma de remunerao seja exclusivamente a de senhas de presena; vii) Participao em avaliaes e em jris de concursos ou de exames estranhos instituio a que esteja vinculado; viii) Elaborao de estudos ou pareceres mandados executar por entidades oficiais nacionais, da Unio Europeia ou internacionais, ou no mbito de comisses constitudas por sua determinao; ix) Prestao de servio docente em instituio de ensino superior pblica diversa da instituio a que esteja vinculado, quando, com autorizao prvia desta ltima, se realize para alm do perodo semanal de trinta e cinco horas de servio e no exceda quatro horas semanais;
38 / 176 x) Actividades exercidas, quer no mbito de contratos entre a instituio a que pertence e outras entidades pblicas ou privadas, nacionais, estrangeiras ou internacionais, quer no mbito de projectos subsidiados por quaisquer dessas entidades, desde que se trate de actividades da responsabilidade da instituio e que os encargos com as correspondentes remuneraes sejam satisfeitos atravs de receitas provenientes dos referidos contratos ou subsdios, nos termos de regulamento aprovado pela prpria instituio de ensino superior; g) A percepo da remunerao prevista na anterior subalnea x) s pode ter lugar quando a actividade exercida tiver nvel cientfico ou tcnico previamente reconhecido pelo rgo de direco da instituio de ensino superior como adequado natureza, dignidade e funes destas ltimas, e quando as obrigaes decorrentes do contrato ou da aceitao do subsdio no impliquem uma relao estvel; h) As regras de dedicao exclusiva do Presidente do IPCA so as definidas no artigo 37. dos Estatutos do IPCA; i) As regras de dedicao exclusiva dos Directores das Escolas do IPCA so as definidas no n. 3 do artigo 51. dos Estatutos do IPCA.
IV. 1.1.4. Organizao das carreiras a) So gerais as carreiras cujos contedos funcionais caracterizam postos de trabalho de que a generalidade dos rgos ou servios carece para o desenvolvimento das respectivas actividades. b) So especiais as carreiras cujos contedos funcionais caracterizam postos de trabalho de que apenas um ou alguns rgos ou servios carecem para o desenvolvimento das respectivas actividades. c) So gerais as carreiras de: c1) Tcnico superior; c2) Assistente tcnico; c3) Assistente operacional. d) A cada carreira, ou a cada categoria em que se desdobre, corresponde um contedo funcional legalmente descrito e a cada categoria das carreiras corresponde um nmero varivel de posies remuneratrias.
39 / 176 IV. 1.1.5. Alterao do posicionamento remuneratrio (pessoal no docente) a) Tendo em considerao as verbas oramentais destinadas a suportar o tipo de encargos previstos na alnea b) do n. 1 do artigo 7. da LVCR, o Presidente do IPCA decide, nos termos dos n.os 3 e 4 do mesmo artigo, se, e em que medida, este se prope suportar encargos decorrentes de alteraes do posicionamento remuneratrio na categoria dos colaboradores do rgo ou servio; b) Preenchem os universos definidos nos termos da alnea anterior os colaboradores do rgo ou servio, onde quer que se encontrem em exerccio de funes, que, na falta de lei especial em contrrio, tenham obtido, nas ltimas avaliaes do seu desempenho referido s funes exercidas durante o posicionamento remuneratrio em que se encontram: i) Duas menes mximas, consecutivas;
ii) Trs menes imediatamente inferiores s mximas, consecutivas; ou iii) Cinco menes imediatamente inferiores s referidas na alnea anterior, desde que consubstanciem desempenho positivo, consecutivas; c) H lugar a alterao obrigatria para a posio remuneratria imediatamente seguinte quela em que o colaborador se encontra, na falta de lei especial em contrrio, tenha acumulado 10 pontos nas avaliaes do seu desempenho referido s funes exercidas durante o posicionamento remuneratrio em que se encontra, contados nos seguintes termos: i) Trs pontos por cada meno mxima;
ii) Dois pontos por cada meno imediatamente inferior mxima; iii) Um ponto por cada meno imediatamente inferior referida na alnea anterior, desde que consubstancie desempenho positivo; iv) Um ponto negativo por cada meno correspondente ao mais baixo nvel de avaliao; d) Na falta de lei especial em contrrio, a alterao do posicionamento remuneratrio reporta -se a 1 de Janeiro do ano em que tem lugar; e) Ainda que no se encontrem reunidos os requisitos previstos na alnea a), o Presidente do IPCA, ouvido o Conselho Coordenador da Avaliao, e nos limites fixados pela deciso referida nos n.os 2 e 3 do artigo 46., pode alterar, para a posio remuneratria imediatamente seguinte quela em que se encontra, o posicionamento remuneratrio de colaborador em cuja ltima avaliao do desempenho tenha obtido a meno mxima ou a imediatamente inferior; f) Por restries oramentais do IPCA ou imposio do Governo definido no oramento ou no Plano de Estabilidade e Crescimento (PEC), o Presidente do IPCA poder no efectuar alteraes de posicionamento remuneratrio em determinado ano.
40 / 176 IV. 1.1.6. Alterao do posicionamento remuneratrio (pessoal docente) a) O IPCA, cumprir com as normas orientadoras do sistema de avaliao de desempenho do pessoal docente, emanadas pelo MCTES, pelo CCISP e por normas internas; b) Por Despacho (PR) n. 55/2010, aprovado pela Comisso Instaladora, em reunio de 8 e Julho de 2010 e publicado no DR, atravs do Despacho n. 11965/2010, de 23 de Julho foi aprovado o Regulamento de Avaliao do Desempenho dos Docentes do IPCA, referindo no seu artigo 3.:
Artigo 3. Periodicidade da Avaliao 1 A avaliao tem um carcter regular e realizar-se- obrigatoriamente de trs em trs anos. 2 Os docentes contratados a termo certo ou por tempo indeterminado em perodo experimental so sempre avaliados, respectivamente, no final do perodo a que se refere o contrato ou do final do perodo a que se refere o contrato ou do final do perodo experimental. 3 A classificao anual de cada um dos anos avaliados que resulta do ciclo de avaliao. 4 Na avaliao da dimenso pedaggica do desempenho, os resultados da avaliao de cada ano lectivo sero integralmente considerados na avaliao do ano civil em que o ano lectivo se conclua. 5 A avaliao atribuda num determinado perodo pode ser revista, a requerimento do interessado, sempre que num dos dois perodos seguintes se tenha verificado a aprovao em provas de doutoramento ou de agregao, ou que um determinado contributo, cientifico ou qualquer natureza, produzido no perodo, venha a evidenciar nos perodos seguintes um impacto relevante, ou venha a ser objecto de especial reconhecimento designadamente atravs de prmio nacional, estrangeiro ou internacional.
c) Quanto s dimenses da avaliao, o artigo 6. emana:

Artigo 6. Dimenses da Avaliao 1 A avaliao dos docentes tem por base as funes gerais dos docentes e incide sobre as dimenses: (i) Tcnico-Cientfica; (ii) Pedaggica; e, (iii) Organizacional. 2 A diferenciao a que se refere o nmero anterior, deve contudo ser efectuada respeitando os seguintes limites nas suas dimenses: a) Dimenso Pedaggica: 35%; b) Dimenso Tcnico-Cientfica: 40%; c) Dimenso organizacional: 25%. () 4 Nos termos da alnea c) do n. 2 do artigo 35. - A do ECPDESP podero os docentes solicitar a alterao das ponderaes referidas no n. 2 deste artigo, tendo em conta a especificidade da sua rea disciplinar. 5 A concretizao da pretenso referida no nmero anterior dever, mesmo assim, respeitar os seguintes limites mximos e mnimos: a) Dimenso Pedaggica: mnimo 30% mximo 40%; b) Dimenso Tcnico-Cientfica: mnimo 35% mximo 45%; c) Dimenso organizacional: mnimo 20% mximo 30%. () d) Quanto aos intervenientes no processo de avaliao referem os artigos 13. e 14.:
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Artigo 13. Intervenientes Intervm no processo de avaliao de desempenho dos docentes, no mbito do IPCA: d) O avaliado; e) O Conselho Coordenador de Avaliao do IPCA, o avaliador; f) O Conselho Pedaggico; g) O Conselho Tcnico-cientfico, h) O Presidente do IPCA; i) A Comisso Paritria. Artigo 14. Avaliado 1 O docente tem direito avaliao do seu desempenho, que considerada para o seu desenvolvimento profissional. 2 O docente tem direito a que lhe sejam garantidos os meios e condies necessrias ao seu desempenho.
e) De referir ainda que os docentes so semestralmente sujeitos a avaliao pedaggica, atravs de inquritos por questionrio, por parte dos estudantes, sendo-lhes entregue os respectivos resultados, os quais incluem a sua avaliao e posio para cada item em relao mdia de todos os docentes do curso. A distribuio, recolha e tratamento da avaliao da responsabilidade do Gabinete de Qualidade do IPCA; f) Por restries oramentais do IPCA ou imposio do Governo definido no oramento ou no PEC, o Presidente do IPCA poder no efectuar alteraes de posicionamento remuneratrio em determinado ano, conforme Lei n. 55-A/2010, de 31 de Dezembro.
IV. 1.1.7. Tipos de mobilidade A mobilidade geral integra as seguintes modalidades conforme, artigos 58. da LVCR e seguintes: a) Cedncia de interesse pblico: i) Cedncia de interesse pblico para entidade abrangida pela LVCR;
ii) Cedncia de interesse pblico para entidade no abrangida pela LVCR; b) Mobilidade interna: i) Mobilidade interna na categoria na mesma actividade;
ii) Mobilidade interna na categoria noutra actividade;
42 / 176 iii) Mobilidade interna inter-carreiras; iv) Mobilidade interna inter-categorias. Artigo 60. Modalidades de mobilidade interna 1 A mobilidade interna reveste as modalidades de mobilidade na categoria e de mobilidade inter-carreiras ou categorias. 2 A mobilidade na categoria opera -se para o exerccio de funes inerentes categoria de que o trabalhador titular, na mesma actividade ou em diferente actividade para que detenha habilitao adequada. 3 A mobilidade inter-carreiras ou categorias opera se para o exerccio de funes no inerentes categoria de que o trabalhador titular e inerentes: a) A categoria superior ou inferior da mesma carreira; ou b) A carreira de grau de complexidade funcional igual, superior ou inferior ao da carreira em que se encontra integrado ou ao da categoria de que titular. 4 A mobilidade inter-carreiras ou categorias depende da titularidade de habilitao adequada do trabalhador e no pode modificar substancialmente a sua posio.
IV. 1.2. Recrutamento de pessoal
IV. 1.2.1. Recrutamento de pessoal no docente a) O recrutamento de pessoal no docente obedece ao disposto na LVCR e na Portaria n. 83-A/2009, de 22 de Janeiro e o disposto nas normas internas. b) A deciso de recrutamento de pessoal pelo Presidente do IPCA depende: b1) Da prvia deciso sobre o montante mximo de cada um dos encargos com as remuneraes dos colaboradores que se devem manter em funes; b2) Recrutamento de colaboradores e alterao de posicionamento remuneratrio; b3) Prmios de desempenho. c) O recrutamento de colaboradores necessrios ocupao de todos ou de alguns postos de trabalho previstos, e no ocupados, nos mapas de pessoal aprovados, publicitado o respectivo procedimento concursal, designadamente atravs de publicao na 2. srie do DR. d) O procedimento concursal simplificado e urgente, obedecendo aos seguintes princpios: d1) O jri do procedimento composto por colaboradores da entidade empregadora pblica, de outro rgo ou servio e, quando a rea de formao exigida revele a sua convenincia, de entidades externas;
43 / 176 d2) Inexistncia de actos ou de listas preparatrias da ordenao final dos candidatos; d3) A ordenao final dos candidatos unitria, ainda que lhes tenham sido aplicados mtodos de seleco diferentes; d4) O recrutamento efectua -se pela ordem decrescente da ordenao final dos candidatos colocados em situao de mobilidade especial e, esgotados estes, dos restantes candidatos. e) Quando no seja utilizada a totalidade das verbas oramentais destinadas a suportar os encargos com o recrutamento, a parte remanescente acresce s destinadas a suportar os encargos relativos a prmios de desempenho, salvo em situaes de proibio expressas previstas nas Leis de execuo do oramento do ano a que se referem.
IV. 1.2.2. Recrutamento de pessoal docente O recrutamento de docentes obedece ao disposto no ECPDESP e nas normas internas aprovadas na sequncia da aprovao daquele diploma, nos termos do seu artigo 29-A., a saber:
Artigo 29. -A Regulamentos 1 O rgo legal e estatutariamente competente de cada instituio de ensino superior aprova a regulamentao necessria execuo do presente Estatuto, a qual abrange, designadamente, os procedimentos, as regras de instruo dos processos e os prazos aplicveis aos concursos e convites, no quadro da necessria harmonizao de regras gerais sobre a matria. 2 No que se refere aos concursos, os regulamentos devem abranger a tramitao procedimental, designadamente as regras de instruo de candidaturas, os prazos, os documentos a apresentar, os parmetros de avaliao, os mtodos e critrios de seleco a adoptar e o sistema de avaliao e de classificao final. 3 Os regulamentos a aprovar pelas instituies no podem afastar as disposies do presente Estatuto
IV. 1.3. Regime jurdico-funcional Os sujeitos de uma relao jurdica de emprego pblico diferente da comisso de servio e da nomeao, so regidos na sua actividade pelo disposto no RCTFP. IV. 1.3.1. Faltas a) Ao abrigo do RCTFP falta a ausncia do colaborador no local de trabalho, durante o perodo compreendido no seu horrio de trabalho. O RCTFP fixa um elenco taxativo de justificaes
44 / 176 atendveis, ou seja, uma lista de situaes tpicas que justificam a no comparncia ao trabalho. Com excepo das faltas dadas pelos colaboradores eleitos para as estruturas de representao colectiva, o regime de faltas imperativo, ou seja, no podem ser previstos outros tipos de faltas, sendo insusceptvel de modificao por instrumento de regulamentao colectiva de trabalho ou contrato individual; b) Nos casos de ausncia do trabalhador por perodos inferiores ao perodo de trabalho a que est obrigado, os respectivos tempos so adicionados para determinao dos perodos normais de trabalho em falta; c) So consideradas faltas justificadas aquelas que constam do elenco legalmente previsto (n. 2 do artigo 185. do RCTFP). So consideradas faltas injustificadas todas as que no se encontram previstas na lei, ou que se verifiquem sem qualquer motivo ou quando as razes invocadas forem comprovadamente falsas, ou, ainda, quando no forem apresentados os meios de prova solicitados pelo dirigente competente;
2 - So consideradas faltas justificadas: a) As dadas, durante 15 dias seguidos, por altura do casamento; b) As motivadas por falecimento do cnjuge, parentes ou afins, nos termos do artigo 187.; c) As motivadas pela prestao de provas em estabelecimento de ensino, nos termos da legislao especial; d) As motivadas por impossibilidade de prestar trabalho devido a facto que no seja imputvel ao trabalhador, nomeadamente doena, acidente ou cumprimento de obrigaes legais; e) As motivadas pela necessidade de prestao de assistncia inadivel e imprescindvel a membros do seu agregado familiar, nos termos previstos neste Regime e no anexo ii, Regulamento; f) As motivadas pela necessidade de tratamento ambulatrio, realizao de consultas mdicas e exames complementares de diagnstico que no possam efectuar-se fora do perodo normal de trabalho e s pelo tempo estritamente necessrio; g) As motivadas por isolamento profilctico; h) As ausncias no superiores a quatro horas e s pelo tempo estritamente necessrio, justificadas pelo responsvel pela educao de menor, uma vez por trimestre, para deslocao escola tendo em vista inteirar-se da situao educativa do filho menor; i) As dadas para doao de sangue e socorrismo; j) As motivadas pela necessidade de submisso a mtodos de seleco em procedimento concursal; l) As dadas por conta do perodo de frias; m) As dadas pelos trabalhadores eleitos para as estruturas de representao colectiva, nos termos do artigo 293.; n) As dadas por candidatos a eleies para cargos pblicos, durante o perodo legal da respectiva campanha eleitoral; o) As que por lei forem como tal qualificadas, designadamente as previstas nos Decretos - Leis n.os 220/84, de 4 de Julho, 272/88, de 3 de Agosto, 282/89, de 23 de Agosto, e 190/99, de 5 de Junho.
Artigo 185. Tipos de faltas
d) Os meios de prova ou os processos de justificao, em regra, esto previstos na lei relativamente a cada situao. Nos casos em que a juno de meios de prova ou processos de justificao
45 / 176 especficos no estejam legalmente previstos, pode o dirigente competente exigir ao colaborador prova dos factos invocados para a justificao, esta exigncia deve ser efectuada nos 15 dias seguintes comunicao da ausncia (n. 1 do artigo 190.do RCTFP); e) As faltas justificadas, quando previsveis, e salvo disposio especial, so obrigatoriamente comunicadas ao dirigente do servio com antecedncia mnima de 5 dias. Quando imprevisveis, as faltas justificadas so obrigatoriamente comunicadas logo que possvel; f) Compete ao dirigente do servio enviar as faltas justificadas e injustificadas aos RH no prazo mximo de dois dias; g) Sempre que possvel os RH devem efectuar os descontos das faltas, no vencimento do prprio ms.
IV. 1.3.2. Frias a) O RCTFP mantm a durao do perodo de frias que em 31 de Dezembro de 2008 vigorava genericamente na Administrao Pblica: 25 dias teis de frias, sendo este perodo aumentado progressivamente de acordo com a idade e a antiguidade do colaborador. O direito a frias: i) irrenuncivel e, fora dos casos previstos na lei, o seu gozo efectivo no pode ser substitudo, ainda que com o acordo do colaborador, por qualquer compensao (econmica ou outra); ii) Reporta-se, em regra, ao trabalho prestado no ano civil anterior; iii) No est condicionado assiduidade ou efectividade de servio; iv) Adquire-se com a celebrao do contrato e vence-se, em regra, no dia 1 de Janeiro de cada ano civil. v) A remunerao do perodo de frias corresponde que o colaborador receberia se estivesse em servio efectivo, excepo do subsdio de refeio. vi) Alm da remunerao do perodo de frias, o colaborador tem direito a um subsdio de frias de valor igual a um ms de remunerao base mensal, que deve ser pago por inteiro no ms de Junho de cada ano. b) Por Despacho (PR), anualmente so definidas as regras a atender na formalizao do pedido de frias anual, assim como a identificao dos Dirigentes que as podem autorizar;
IV. 1.3.3. Abono do vencimento de exerccio perdido a) Enquanto for residualmente aplicvel o disposto no Decreto-Lei n. 100/99, de 31 de Maro, aplica-se o disposto no artigo 29., n.6, do mesmo diploma;
46 / 176 b) O Presidente do IPCA pode, a requerimento do interessado e tendo em conta a assiduidade e o mrito evidenciado no desempenho das funes, nomeadamente atravs da ltima classificao de servio, autorizar o abono do vencimento de exerccio perdido, nos termos e mediante a aplicao dos procedimentos definidos por Despacho (PR).
IV. 1.3.4. Licenas a) Licena a ausncia prolongada do servio mediante autorizao prvia; b) A Lei n 59/2008, de 11 de Setembro, que aprovou o RCTFP, alterou significativamente as normas relativas s licenas sem vencimentos dos ex-funcionrios e agentes, regra geral, o regime antes regulado pelo Decreto-Lei n 100/99, de 31 de Maro, deixou de se aplicar aos que agora se encontram com aquela modalidade de relao jurdica de emprego. No entanto, as disposies deste diploma continuam a abranger os funcionrios nomeados de acordo com o elencado no artigo 10. da Lei n. 12-A/2008, de 27 de Fevereiro:
Artigo 10. mbito da nomeao So nomeados os trabalhadores a quem compete, em funo da sua integrao nas carreiras adequadas para o efeito, o cumprimento ou a execuo de atribuies, competncias e actividades relativas a: a) Misses genricas e especficas das Foras Armadas em quadros permanentes; b) Representao externa do Estado; c) Informaes de segurana; d) Investigao criminal; e) Segurana pblica, quer em meio livre quer em meio institucional; f) Inspeco.
c) Aos trabalhadores com contrato de trabalho podem ser concedidas licenas sem remunerao, sendo as mesmas reguladas pelos artigos 234 e 235 do RCTFP Anexo I Lei n 59/2008, de 11 de Setembro, incluindo: i) Licenas no interesse particular: a) Regime Geral (sem prazo), n. 1 do artigo 234. do RCTFP Anexo I; b) De longa durao para frequncia de cursos de formao, n.os 2 a 4 do artigo 234. do RCTFP Anexo I; ii) Licenas no interesse da Administrao:
47 / 176 c) Por circunstncias de interesse pblico, n. 5 do artigo 234. do RCTFP Anexo I; d) Para acompanhamento do conjugue colocado no estrangeiro, n. 5 do artigo 234. do RCTFP Anexo I; e) Para exerccio de funes em organismos internacionais, n. 5 do artigo 234. do RCTFP Anexo I; iii) Licenas no mbito da proteco da maternidade e da paternidade: f) Licena Parental complementar (Decreto-Lei n. 89/2009, de 9 de Abril e Decreto-Lei 91/2009, de 9 de Abril); g) Especial para acompanhamento de menores de 6 anos; iv) Outras licenas. d) A solicitao de licena formalizada em requerimento pelo colaborador ao dirigente mximo do servio, que profere parecer e remete ao Presidente do IPCA para despacho, no qual deve indicar a durao bem como a data em que a licena pode comear a ser gozada. No caso de licena prevista nos pontos i, ii, e iv da alnea c), solicitada por docente, esta deve ainda ser acompanhada de parecer do Director do Departamento e do Conselho Tcnico-cientfico.
IV. 1.4. Formao de pessoal no docente a) De acordo com o disposto na LVCR e no RCTFP os colaboradores tm o direito e o dever de frequentar, todos os anos, aces de formao e aperfeioamento profissional na actividade em que exercem funes; b) Compete aos RH divulgar os cursos e aces de formao atravs de insero no link dos RH da pgina electrnica do IPCA; c) De acordo com as disponibilidades financeiras do IPCA e das UO, compete aos dirigentes mximos propor a realizao de cursos e aces de formao pelos colaboradores que lhes esto afectos;
IV.1.5. Balano social a) O IPCA enquanto instituio de ensino superior caracterizado como instituto pblico e com mais de 50 colaboradores deve elaborar anualmente o seu balano social com referncia a 31 de Dezembro do ano anterior; b) Compete aos RH elaborar o balano social, devendo a informao a incluir no balano social ser a prevista no formulrio anexo ao Decreto-Lei n.190/96;
48 / 176 c) Elaborado o Balano Social o mesmo dever ser confrontando com outros documentos estatsticos que reportam data de 31 de Dezembro do ano anterior; d) Aps confrontao dos diversos documentos estatsticos os mesmo devero ser verificados pelo Administrador do IPCA antes do envio entidade referida na alnea e); e) O balano social levado ao conhecimento e apreciao do MCTES at 31 de Maro do ano seguinte quele a que diz respeito; f) O balano social deve ser elaborado de forma a incentivar e garantir a efectiva participao dos colaboradores de cada servio ou organismo e dever ser remetido pelos RH, acompanhado da respectiva fundamentao at 31 de Maro; g) At 15 de Abril devem ser enviadas cpias dos balanos sociais s organizaes sindicais da funo pblica que o solicitem; h) Os RH devem divulgar o balano social por todos os colaboradores do servio ou organismo atravs da sua afixao nos Servios Centrais e UO, por forma bem visvel, e atravs da insero no link dos RH da pgina electrnica do IPCA.
IV. 1.6. Greve Em caso de conhecimento de pr-aviso de greve, os RH devem providenciar pelo cumprimento dos seguintes procedimentos: a) Carregar a base de dados atravs do preenchimento de formulrio electrnico disponvel em www.dgaep.gov.pt, at s 11 horas e 30 minutos de cada dia de greve, devendo esta informao ser actualizada at s 16 horas do mesmo dia; b) Tomar pblicos os mapas contendo os dados referidos na alnea anterior, em cada dia de greve, at s 12 horas e 16 horas e 30 minutos, respectivamente, permitindo a sua acessibilidade a toda e qualquer pessoa, da seguinte forma: i) Por afixao nos Servios e Centrais e UO;
ii) Por insero no link dos RH da pgina electrnica do IPCA; iii) Por outros meios legalmente previstos e adequados ao livre acesso informao administrativa, designadamente o imediato envio aos rgos de comunicao social, quando solicitado; c) Informar o Presidente do IPCA sobre o nmero de colaboradores com descontos efectuados at ao dia 22. Os SF devem comunicar esta informao DGO at ao ltimo dia do ms em que o processamento de vencimentos deve reflectir os descontos por ausncia por motivo de greve.
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IV. 1.7. Publicitao de actos relativos aos colaboradores a) Compete aos RH, mediante as informaes transmitidas pelos outros Servios e pelas UO: i) Preparar a insero do mapa de pessoal aprovado, em lugar adequado na pgina electrnica do IPCA e respectivas alteraes (artigo 5., n.3, da LVCR); ii) Publicar na 2. srie do Dirio da Repblica (artigo 37., da LVCR), por extracto: - Os actos que determinam, relativamente aos colaboradores contratados, mudanas definitivas de rgo ou servio e, ou, de categoria; - As comisses de servio e os actos de cessao da relao jurdica; iii) Preparar a insero, por extracto, em lugar adequado na pgina electrnica do IPCA (artigo 38., da LVCR): - Dos contratos a termo resolutivo, certo ou incerto, e as respectivas renovaes; - Dos contratos de prestao de servios e as respectivas renovaes; - Das cessaes das modalidades de vinculao referidas anteriormente; iv) Preparar a insero, por extracto, em lugar adequado na pgina electrnica do IPCA, das decises de alterao da posio remuneratria (artigos 46., n.5 e 48., n.4, da LVCR); v) Inserir, por extracto, em lugar adequado na pgina electrnica do IPCA, as listas nominativas de transio (artigo 109., da LVCR); vi) Preparar e publicitar, em lugar adequado na pgina electrnica do IPCA, os procedimentos concursais que se encontrem a decorrer, os resultados da aplicao dos mtodos de seleco e a lista unitria de ordenao final, aps homologao (Portaria n. 83-A/2009, de 22 de Janeiro); vii) Preparar e publicitar decises sobre atribuio de prmios de desempenho (artigo 119., n. 8, da Lei n. 67-A/2007, de 31 de Dezembro, que aprovou o Oramento de Estado para 2008); b) Compete aos RH, mediante as informaes transmitidas pelos outros Servios e pelas UO, em relao aos actos referentes especificamente ao pessoal docente: i) Preparar a insero do mapa de pessoal aprovado, em lugar adequado na pgina electrnica do IPCA e respectivas alteraes (artigo 5., n. 3, da LVCR); ii) Preparar e publicitar os concursos realizados no mbito do ECPDESP (artigo 29.-B, n.1): - Na 2. srie do Dirio da Repblica;
50 / 176 - Na bolsa de emprego pblico; - No stio da internet da Fundao para a Cincia e a Tecnologia, I. P., nas lnguas portuguesa e inglesa; - Na pgina electrnica do IPCA, nas lnguas portuguesa e inglesa; iii) Preparar e publicitar a contratao de docentes ao abrigo do ECPDESP, por concurso ou por convite (artigo 29.-B, n.4): - Na 2. srie do Dirio da Repblica; - Na pgina electrnica do IPCA; iv) Dar cumprimento ao demais exigido na LVCR sobre publicitao de actos, que tenha aplicao no mbito do ECPDESP; c) Compete ao Centro de Informtica, com base nas informaes transmitidas e no carregamento de dados elaborados pelos RH, organizar e inserir os actos relativos contratao de pessoal docente e no docente na pgina electrnica do IPCA da seguinte forma: i) Na pgina electrnica do IPCA, nos servios RH, deve constar um link com o ttulo Publicitao de actos relativos contratao de colaboradores ; ii) Dentro desse link devem existir uma srie de pastas, a saber: - Procedimentos concursais de recrutamento de pessoal no docente; - Concursos de recrutamento de pessoal docente no mbito do ECPDESP; - Celebrao de contratos e renovao de contratos a termo resolutivo, certo ou incerto e prestaes de servios; - Contratao de pessoal docente no mbito do ECPDESP, com contrato no IPCA; - Cessao de contratos do ano em curso; - Mapa de pessoal actual; - Alterao de posio remuneratria; - Transio de pessoal; - Atribuio de prmios de desempenho; - Formao de pessoal no docente; - Balano social; - Greve.
51 / 176 IV. 2. Documentos previsionais
IV. 2.1. Aspectos gerais IV. 2.1.1. Os documentos previsionais do IPCA, de elaborao anual, so: Plano de actividades, Mapa de pessoal; Oramento; Balano previsional individual e consolidado (n+1); Demonstrao de resultados previsional individual e consolidado (n+1); Outros que sejam definidos por Lei ou aprovados pelo rgo interno competente. IV. 2.1.2. Os documentos previsionais devem incluir o plano de actividades, o mapa de pessoal e o oramento dos SAS. IV. 2.1.3. As fases do processo de elaborao dos mapas previsionais e respectivos responsveis so os constantes no quadro seguinte:
Fases
Responsvel
Prazos
Observao Os Directores das Escolas, Responsvel pelos Servios de Aco Social, Responsvel pelos servios financeiros, servios acadmicos, Recursos Humanos e demais unidades, fornecer a informao necessria para a elaborao em tempo til dos documentos previsionais. Conselho de Gesto4
Administrador do IPCA Elaborao
Incio logo que o IPCA seja informado do PLAFOND do MCTES
Director dos SAS, documentos referidos em 2.1.2. Aprovao Envio Tutela Colocao no site do IPCA rgo Legalmente Competente Administrador do IPCA Pelo menos 3 dias antes do prazo para envio do Oramento ao MCTES No prazo definido pelo MCTES Prazo mximo de 5 dias aps aprovao pelo MCTES
Administrador do IPCA
Plano de actividades Mapa de Pessoal Oramento por classificao econmica
Comisso Instaladora enquanto o IPCA se encontrar em regime de instalao
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IV. 2.2. Plano de actividades IV. 2.2.1. O Plano de Actividades dever ser elaborado de acordo com a legislao em vigor, Decreto-Lei n. 183/96, de 27 de Setembro e com as instrues emitidas pelas entidades competentes, designadamente pela Secretaria de Estado de Modernizao Administrativa. IV. 2.2.2. Este documento elaborado pelos Servios Centrais (coordenado pelo Administrador do IPCA) com contributos das unidades orgnicas, incluindo os SAS em captulo prprio (este elaborado pelo Director dos SAS), que devem apresentar todas as propostas de actividades para o ano civil/econmico, acompanhadas pela respectiva previso de despesas e de receitas e os recursos humanos necessrios. IV.2.2.3. Compete ao Administrador do IPCA elaborar a estrutura do Plano de Actividades devendo a mesma seguir a estrutura do Relatrio de Actividades para efeitos de posterior anlise entre as actividades realizadas e as actividades previstas. O plano de actividades, deve incluir a seguinte informao: Misso e objectivos estratgicos do IPCA; Objectivos operacionais; Actividades a desenvolver em ensino, investigao e prestao de servios; Recursos humanos necessrios (pessoal docente, no docente, prestaes de servios); Recursos materiais necessrios (Recursos pedaggicos e cientficos; Instalaes e equipamentos; Servios de apoio); Recursos Financeiros (oramento por actividades).
IV. 2.3. Mapa de pessoal IV. 2.3.1. O mapa de pessoal deve acompanhar as propostas de oramento do IPCA para o ano n+1 devendo incluir um mapa de pessoal especfico para os colaboradores dos SAS em captulo autnomo. IV. 2.3.2. O mapa de pessoal aprovado pela entidade competente para a aprovao da proposta de oramento. IV. 2.3.3. O recrutamento para novos postos de trabalho no ano n est condicionado sua previso no mapa de pessoal com a respectiva caracterizao dos postos de trabalho.
IV. 2.4. Oramento IV. 2.4.1. O IPCA dever elaborar dois tipos de oramentos:
53 / 176 Oramento por actividades com receitas prprias e fontes de financiamento, onde so apresentadas as despesas e receitas por actividades, nomeadamente mestrados, ps graduaes, cursos breves, organizao de conferncias, prestao de servios; Oramento por classificao econmica e fontes de financiamento, onde se apresenta a previso anual dos recebimentos e pagamentos do IPCA para o ano econmico (conforme exigido pela Direco Geral do Oramento - DGO).
IV. 2.4.2. O IPCA dever, para cada actividade constante no Plano de Actividades com receitas prprias, proceder elaborao de um oramento, onde apresentada a respectiva previso das receitas e despesas.
Actividade :________________________________________________________________ Unidade orgnica: __________________________________________________________ Data de Incio: ___/____/_______ Data prevista de concluso: ___/____/______ N de horas (se aplicvel)_____________
Despesa Classificao Econmica Designao Valor a pagar Classificao Econmica Receita Designao Valor a receber
Total da Despesa do ano n Total da Despesa de anos anteriores Total da Despesa
Total da Receita do ano n Total da Receita de anos anteriores Total da Receita
IV. 2.4.3. A elaborao do oramento do IPCA, por classificao econmica dever obedecer s seguintes regras: a) O oramento dever fundamentar-se no plano de actividades e no mapa de pessoal; b) No que diz respeito a despesas de pessoal, o Oramento dever reger-se pela LVCR; c) A prioridade, ao nvel da dotao de despesas com pessoal, recai no pagamento das remuneraes do pessoal em exerccio de funes e, s aps estar coberta esta rubrica, que se podem inscrever verbas destinadas cobertura dos encargos; d) Devem ser seguidas as instrues anuais emitidas por circular da DGO (www.dgo.pt);
54 / 176 e) No lado da receita deve ter-se em conta: As verbas atribudas ao IPCA pelo MCTES, correspondentes s dotaes do OE e do PIDDAC; As previses sobre os contratos de investigao cientfica, de desenvolvimento tecnolgico e/ou de prestao de servios; Outras fontes de financiamento externo; As previses de receitas prprias, elaboradas com base no Plano de Actividades. f) Nos termos da LVCR, as verbas que o IPCA inscreve nos projectos de oramento relativas a despesas com pessoal deve dar cobertura s trs seguintes categorias de encargos: As remuneraes e outras despesas de natureza certa e permanente do pessoal em exerccio de funes no IPCA; Os encargos associados ao recrutamento de pessoal necessrio ocupao de postos de trabalho previstos nos respectivos mapas de pessoal e/ou s alteraes do posicionamento remuneratrio na categoria do pessoal em exerccio de funes; e Os prmios de desempenho a atribuir aos colaboradores, incluindo a opo gestionria. g) Devem ser cumpridos os princpios oramentais definidos na Lei de Enquadramento Oramental. IV. 2.5. Registos contabilsticos IV. 2.5.1. Aps aprovao do oramento pela tutela, os SF procedem abertura do oramento na Contabilidade Oramental, reportada data de 1 de Janeiro, conforme POC-Educao. IV. 2.5.2. Os SF devem ainda registar na Contabilidade Oramental, com data de 1 de Janeiro: Os compromissos assumidos em anos anteriores, a pagar no ano n; Os compromissos assumidos em anos anteriores a pagar, em anos posteriores; Os compromissos com pessoal, a pagar de contratos celebrados em anos anteriores; O saldo de tesouraria. IV. 2.6. Alteraes oramentais IV. 2.6.1. As alteraes ao oramento, por alteraes nas rubricas oramentais da despesa, sem alterao do valor total do oramento, devem obedecer s regras em vigor e aprovao do rgo legalmente competente. IV. 2.6.2. As alteraes ao oramento da despesa com alterao do valor total do oramento s so permitidas se existir aumento de receita em valor igual ou superior montante e devem ser aprovadas pelo rgo legalmente competente. IV. 2.6.3. As alteraes ao oramento de investimentos financiados pelo PIDDAC ou QREN devem obedecer s regras em vigor e aprovao do rgo legalmente competente.
55 / 176 IV. 2.6.4. Aps aprovao de cada alterao oramental, os SF do IPCA procedem ao registo contabilstico na Contabilidade Oramental, conforme POC-Educao. IV. 2.7. Balano previsional individual e consolidado
O balano previsional do ano n+1 baseia-se: no balano previsional do ano n; na demonstrao de resultados previsional do ano n+1; na proposta de oramento para o ano n+1. IV 2.8. Demonstrao de resultados individual e consolidado
A demonstrao de resultados por natureza previsional do ano n+1 baseia-se: no balano previsional do ano n; na demonstrao de resultados previsional do ano n; na proposta de oramento para o ano n+1.
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IV. 3. Execuo do oramento e contabilidade oramental
IV. 3.1. Regras gerais Durante a execuo do oramento, devem ser observadas as seguintes regras:
a) As operaes de execuo do oramento das receitas e das despesas obedecem ao princpio da segregao das funes. Deste modo: O responsvel pelo registo contabilstico no pode requisitar qualquer aquisio de bens ou servios; O responsvel pelos SF e o Tesoureiro no podem efectuar as reconciliaes bancrias nem requisitar qualquer aquisio de bens ou servios; O responsvel pelos SF e o responsvel pela Tesouraria do IPCA no podem participar em jris de aquisio de bens e servios, b) As disposies necessrias execuo do OE so estabelecidas pelo Governo por Decreto-Lei de execuo oramental e, em complemento, so emanadas instrues pela DGO, atravs de circulares; c) No mbito da gesto corrente, cabe ao rgo legalmente competente proceder s operaes de execuo oramental e prtica dos actos de autorizao de despesa e de autorizao de pagamento, salvo as competncias delegadas em outros rgos, obrigatoriamente publicados no DR; d) A execuo dos oramentos do IPCA da competncia do Presidente, devendo ser utilizadas prioritariamente as receitas prprias no consignadas por lei para a cobertura das respectivas despesas; e) O registo contabilstico das fases da execuo da despesa da responsabilidade dos SF devendo ser executado no momento referido no quadro seguinte:
Cabimento Despesa compromisso aquisio de bens e servios Despesa compromisso pessoal Obrigaoaquisio de bens e servios Obrigaopessoal
Contabilidade oramental Proposta de aquisio de Bens e Servios Data de assinatura do contrato 1 de Janeiro ou data de assinatura de contrato -----------------
Contabilidade Patrimonial ------------------------data da verificao da factura data de processamento de vencimentos
Contabilidade analtica ------------------------At ltimo dia do ms (quando custo) At ltimo dia do ms
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f) O registo contabilstico das fases da receita da responsabilidade dos SF devendo ser executado no momento referido no quadro seguinte:
Contabilidade oramental Liquidao de receita Data da liquidao Data do depsito/recebimento
Contabilidade Patrimonial Data da liquidao Data do depsito/recebimento
Contabilidade analtica At ltimo dia do ms (quando proveito) ---------------------
Cobrana de receita
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IV. 3.2. Operaes de despesas D01 Despesas com Pessoal
IV. 1. Objectivo da norma Estabelecer os procedimentos e os mtodos de controlo associados s despesas com pessoal docente e no docente, designadamente, pagamento de vencimentos, descontos e outros abonos. IV. 2. Campo de aplicao da norma Aplica-se no processo de pagamento dos vencimentos e outros abonos e respectivos descontos. IV. 3. Princpios gerais IV. 3.1. As despesas com pessoal pressupem os seguintes registos contabilsticos: a) Cabimento e compromisso, no incio do contrato, dos encargos com o pessoal existente; b) Obrigao, na data do processamento de vencimentos, atravs das folhas de abonos; c) Autorizao de pagamento, na data em que a ordem de pagamento autorizada; d) Pagamento, na data da transferncia bancria. IV. 3.2. Os registos contabilsticos do cabimento e compromisso devem ser efectuados no incio do ano econmico e efectuados os ajustamentos sempre que se verifique nova admisso ou mudana de situao do colaborador. IV. 3.3. O subsdio de frias pago junto com o vencimento do ms de Junho e o subsdio de Natal pago em Novembro, conforme legislao em vigor, salvo o caso do ltimo ms do contrato em que os subsdios e acertos devidos so pagos nesse ms. IV. 3.4. As horas extraordinrias s podero ser prestadas com prvia autorizao do Presidente do IPCA, at ao limite mximo legalmente previsto (100 horas anuais), mediante proposta fundamentada dos responsveis dos servios ou unidades orgnicas. IV. 3.5. S poder ser efectuado um processamento extraordinrio, mediante autorizao prvia do Presidente do IPCA. IV. 3.6. As regras sobre regime de exclusividade so as definidas na Lei e em regulamentao interna, atravs de Despacho (PR). IV. 3.7. A admisso de pessoal docente ou no docente tem efeitos a partir da data referida em Despacho (PR) e depois de assinado o contrato. IV. 3.8. O contrato referido no nmero anterior elaborado em documento prprio do IPCA e deve referir obrigatoriamente a data e fim do contrato, a categoria, o servio a prestar e a remunerao mensal.
59 / 176 IV. 3.9. Os concursos de pessoal docente devem obedecer ao estabelecido no Estatuto da Carreira Docente do Ensino Superior Politcnico, da legislao sobre a contratao pblica e dos regulamentos internos do IPCA; IV. 3.10. Os concursos de pessoal no docente devem obedecer ao estabelecido na legislao sobre a contratao pblica e nos regulamentos internos do IPCA. IV. 3.11. Os postos de trabalho colocados a concurso de pessoal docente e no docente devem estar previstos no Mapa de Pessoal. IV. 3.12. Compete aos Recursos Humanos comunicar ao Administrador do IPCA com, pelo menos, 90 dias de antecedncia os contratos de pessoal no docente que necessitam de autorizao para renovao. IV. 3.13. Compete aos Recursos Humanos comunicar aos Directores das Escolas com, pelo menos, 60 dias de antecedncia os contratos de pessoal docente que necessitam de autorizao para renovao. IV. 3.14. So definidas, por Despacho PR, as regras sobre: O processo de contratao, renovao de contratos e abertura de concursos de pessoal; Reposio de vencimentos; Pagamento de horas extraordinrias; Os abonos para falhas; As autorizaes de actividades remuneradas em outras instituies; Remuneraes adicionais em prestao de servios do IPCA e acumulao de funes; Alteraes de posicionamento remuneratrio. IV. 3.15. Os Despachos PR referidos no nmero anterior so divulgados pelos Recursos Humanos a todo o pessoal docente e no docente, por e-mail e colocao no site do IPCA. IV. 3.16. Compete ao GACI verificar periodicamente o cumprimento das obrigaes por parte dos RH apresentando um relatrio ao Presidente do IPCA. IV. 4. Procedimentos sobre vencimentos IV. 4.1. Compete ao Servio de Recursos Humanos: a) Elaborar o mapa de vencimentos e outros abonos at ao dia 15 de cada ms; b) Conferir e assinar os seguintes mapas de vencimento com o histrico de todos os meses do ano devidamente conferidos, rubricados e datados por este servio: Mapa de vencimento, com o histrico de todos os meses do ano; Mapa de transferncia bancria; Mapas de descontos da segurana social e caixa geral de aposentaes; Mapa de descontos facultativos, tais como sindicatos; Outros mapas justificativos dos valores em causa. c) Criar as seguintes folhas de vencimentos por tipo de pessoal:
60 / 176 Dirigentes e pessoal no docente; Dirigente e pessoal no docente dos SAS; Pessoal docente de carreira; Pessoal docente convidado ou em mobilidade; Pessoal docente em substituio (PROTEC); Monitores; Outros. IV. 4.2. O GACI verifica todos os mapas de vencimento e outros abonos, e emite parecer at ao dia 21 de cada ms. IV. 4.3. Os SF integram o processamento de vencimentos e outros abonos. Caso seja necessrio efectuar correces, as mesmas devero ser efectuadas atravs de processamento manual. IV. 4.4. Os SF efectuam a integrao do processamento na contabilidade (fase da obrigao) e ao mesmo tempo conferem este processamento atravs da folha de fria dos colaboradores (por tipo de pessoal), bem como todos os documentos que lhe deram origem. IV. 4.5. Aps parecer positivo do GACI os RH envia ao rgo legalmente competente, para autorizao de pagamento, at ao dia 22 de cada ms, os elementos abaixo mencionados: a) Mapa de vencimento, com o histrico de todos os meses do ano; b) Mapa de transferncia bancria; c) Mapas de descontos da segurana social e caixa geral de aposentaes; d) Mapa de descontos facultativos, tais como sindicatos; e) Outros mapas justificativos dos valores em causa. IV. 4.6. O rgo legalmente competente autoriza os pagamentos vencimentos e descontos - at ao dia 23 de cada ms. IV. 4.7. A Tesouraria verifica se estes documentos autorizados em papel esto de acordo com o ficheiro de upload no Homebanking do IGCP- TEI. IV. 4.8. A Tesouraria procede ao pagamento, tendo em conta as seguintes datas: a) Recebimento dia 25 de cada ms; b) Se o dia 25 for um sbado ou feriado na Sexta, o recebimento ser dia 24 de cada ms; c) Se o dia 25 for um domingo ou feriado na Segunda, o recebimento ser dia 26 de cada ms. IV. 4.9. Os Recursos Humanos colocam e submetem a informao relativa aos descontos obrigatrios na plataforma da Segurana Social e da Caixa Geral de Aposentaes (CGA), at ao dia 10 do ms seguinte, em relao a cada um dos colaboradores ao servio, o valor da remunerao que constitui a base de incidncia contributiva, os tempos de trabalho que lhes corresponde e a taxa contributiva aplicvel. IV. 4.10. O pagamento das contribuies e das quotizaes Segurana Social mensal e efectuado do dia 10 at ao dia 20 do ms seguinte quele a que as contribuies e quotizaes dizem respeito pela Tesouraria, de acordo com o artigo 43. do Lei n. 110/2009, de 16 de Setembro.
61 / 176 IV. 4.11. Quanto CGA a Tesouraria procede transferncia das verbas at ao dia 13 do ms seguinte. IV. 4.12. A Tesouraria deve integrar os pagamentos dos vencimentos nos SF, at ao ltimo dia til anterior ao do pagamento referente a cada ms. IV. 4.13. Compete ao GACI verificar periodicamente o cumprimento das obrigaes por parte dos RH, SF e Tesouraria, apresentando os respectivos relatrios ao Presidente do IPCA IV. 5. Fases do processamento de vencimentos e outros abonos Dando cumprimento ao emanado no POC Educao, as fases do processamento de vencimentos e outros abonos obedecem segregao de funes, evitando que sejam atribudas mesma pessoa duas ou mais funes concomitantes, com o objectivo de impedir ou dificultar a prtica de erros ou irregularidades ou a sua dissimulao. Assim, os procedimentos devem respeitando o princpio da segregao de funes os seguintes intervenientes: Aco 1. Registo das faltas, frias, licenas de todos os colaboradores bem como as dedues aos vencimentos 2. Processamento de mapa de vencimentos e outros abonos at ao dia 15 de cada ms por pessoa diferente que efectuou o registo das faltas, frias e licenas 3. Verificao dos mapas de vencimento e envio dos mesmos ao GACI 4. Validao de todos os mapas de vencimentos e outros abonos 5. Integrao informtica do processamento de vencimentos e outros abonos at ao dia 22 de cada ms (mdulo RH para mdulo Contabilidade) 6. Autorizao de pagamento 7. Pagamento 8. Registo contabilstico do pagamento Servio RH Observaes O interveniente da aco 1 da aco 2 O interveniente da aco 2 da aco 1 Interveniente da aco 2 ----O interveniente da aco 5 da aco 8 --------O interveniente da aco 8 da aco 5
RH RH GACI SF rgo competente Tesouraria SF
IV. 6. Ajudas de Custos IV. 6.1. Trata-se de um abono dirio concedido a funcionrios (docentes e no docentes) do Estado, quando h necessidade de se deslocarem para realizar actividades em servio oficial do Instituto, fora da localidade do seu local de trabalho. IV. 6.2. O IPCA aplica o regime das ajudas de custo emanado para os funcionrios da administrao pblica (Decreto-lei n 106/98 de 24 de Abril e Decreto-lei n. 192/95, de 28 de Julho) e cujos valores so revistos
62 / 176 anualmente por Portaria prpria. Estes valores destinam-se a cobrir despesas com o alojamento e as duas refeies principais, no sendo necessria a apresentao de documentos de despesa. IV. 6.3. Anualmente, publicada portaria com indicao dos valores a vigorar em cada ano para o subsdio de refeio e para o abono das ajudas de custo. Actualmente encontra-se a vigorar a Portaria n. 1533D/2008, de 31 de Dezembro, com as alteraes introduzidas pelo Decreto-Lei n. 137/2010, de 28 de Dezembro. IV. 6.4. Quando as deslocaes se realizam no pas, esse abono concedido em parcelas: 25% do abono para suportar o encargo com almoo (onde deduzido o valor do subsdio de refeio caso se trate de um dia til); 25% do abono destina-se a suportar o encargo com o jantar; 50% destina-se a suportar o encargo com alojamento. Quando as deslocaes so efectuadas fora do pas o valor do abono atribudo na totalidade (100%) por cada dia de servio prestado. IV. 6.5. Nas deslocaes dirias (aquelas realizadas num perodo de 24 horas ou que no impliquem despesas suplementares) abonam-se as seguintes percentagens de ajudas de custo: Deslocaes Dirias Perodo abrangido pela deslocao, ainda que parcialmente Entre as 13h00 e as 14h00 Entre as 20h00 e as 21h00 Se implicar alojamento Quantitativo das ajudas de custo 25% 25% 50%
IV. 6.6. Nas deslocaes por dias sucessivos (que se efectivam num perodo de tempo superior a 24 horas) abonam-se as seguintes percentagens de ajudas de custo:
Deslocaes por dias sucessivos Dia de partida Perodo abrangido pela deslocao At s 13h00 Depois das 13h00 e at s 21h00 Depois das 21h00 Dia de regresso Perodo abrangido pela deslocao At s 13h00 Depois das 13h00 at s 20h00 Depois das 20h00 Quantitativo das ajudas de custo 0% 25% 50% Quantitativo das ajudas de custo 100% 75% 50%
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IV. 6.7. O regime jurdico do abono de ajudas de custo e transporte ao pessoal da Administrao Pblica, quando deslocado em servio pblico em territrio nacional encontra-se fixado, no Decreto-Lei n. 519-M/79, de 28 de Dezembro. Ao longo dos anos tm surgido alteraes, mormente atravs do Decreto-Lei n 192/95, de 28 de Julho que disciplina o abono de ajudas de custo por deslocao em servio ao estrangeiro, o Decreto-Lei n. 106/98, de 24 de Abril que estabelece normas relativas ao abono de ajudas de custo e de transporte pelas deslocaes em servio pblico e a Portaria n. 1553-D/2008, de 31 de Dezembro, que Estabelece as tabelas de ajudas. IV. 6.8. A 28 de Dezembro de 2010, publicado o Decreto-Lei n. 137/2010, que estabelece a reduo dos valores das ajudas de custo e do subsdio de transporte para todos os colaboradores que exercem funes pblicas. IV. 6.9. As alteraes introduzidas atravs do artigo 4. do Decreto-Lei n. 137/2010, de 28 de Dezembro, referem-se a:
Artigo 4. Reduo do valor das ajudas de custo e do subsdio de transporte 1 Os valores das ajudas de custo a que se refere o artigo 38. do Decreto -Lei n. 106/98, de 24 de Abril, fixados pelo n. 2. da Portaria n. 1553 -D/2008, de 31 de Dezembro, so reduzidos da seguinte forma: a) 20 % no caso da subalnea i) da alnea b) do n. 2. da Portaria n. 1553 -D/2008, de 31 de Dezembro; b) 15 % no caso das subalneas ii) e iii) da alnea b) do n. 2. da Portaria n. 1553 -D/2008, de 31 de Dezembro. 2 Os valores das ajudas de custo fixados nos termos do disposto no artigo 14. do Decreto -Lei n. 106/98, de 24 de Abril, so reduzidos em 20 %. 3 Os valores das ajudas de custo a que se refere o artigo 4. do Decreto -Lei n. 192/95, de 28 de Julho, fixados pelo n. 5. da Portaria n. 1553 -D/2008, de 31 de Dezembro, so reduzidos da seguinte forma: a) 20 % no caso da alnea a) e da subalnea i) da alnea b) do n. 5. da Portaria n. 1553 -D/2008, de 31 de Dezembro; b) 15 % no caso das subalneas ii) e iii) da alnea b) do n. 5. da Portaria n. 1553 -D/2008, de 31 de Dezembro.
IV. 6.10. Para ser processado o abono da ajuda de custo dever ser apresentado, devidamente preenchido e assinado, o Boletim Itinerrio (Modelo n 683 da Imprensa Nacional Casa da Moeda) e a justificao do servio realizado (ex. convocatria para uma reunio, certificado de presena), devendo ainda referir antecipadamente se pretende apresentar factura do alojamento (hotel no superior a 3 estrelas), para que no seja processada a percentagem correspondente ao alojamento no Boletim Itinerrio. IV. 6.11. As despesas decorrentes das deslocaes, em servio, carecem de autorizao prvia.
64 / 176 IV. 6.12. S em casos excepcionais dever ser permitido o uso de automvel prprio do funcionrio ou agente ou o recurso ao automvel de aluguer, sem prejuzo da utilizao de outro meio de transporte que se mostre mais conveniente, desde que em relao a ele esteja fixado o respectivo abono. IV. 6.13. O recurso ao uso de automvel prprio, apenas dever ocorrer em casos de comprovado interesse dos servios. A entidade competente para autorizar, sempre o rgo competente do Instituto, podendo as mesmas ser subdelegadas em outros dirigentes de servio. IV. 6.14. Esta autorizao dever ser sempre dada por despacho lavrado no modelo de ajudas de custo. Na eventualidade de o acto ser praticado no exerccio de uma competncia delegada, dever sempre ser identificado o despacho de delegao. IV. 6.15. O interessado que pretenda, por sua convenincia prpria, utilizar veculo prprio em deslocaes de servio, abonando-se o montante correspondente ao custo das passagens em transporte colectivo, dever juntar ao boletim itinerrio uma tabela ou fotocpia de tabela actualizada do prestador do servio de transporte onde conste o preo do trajecto, caso este fosse efectuado utilizando transporte afecto ao servio pblico. IV. 6.16. Os quantitativos dos subsdios de transporte a que se refere o artigo 38. do Decreto-Lei n. 106/98, de 24 de Abril e com as alteraes introduzidas pela Portaria n. 30-A/2008, de 10 de Janeiro, Portaria n. 1553-D/2008, de 31 de Dezembro, so alterados, passando a vigorar o Decreto-Lei n. 137/2010, de 28 de Dezembro, assim apresenta-se um quadro exemplificativo das alteraes legais introduzidas pelos diplomas em referncia: Quantitativos dos subsdios de transporte por km Legislao Transporte em veculo prprio Transporte em veculos de servio pblico Um funcionrio 0,37 Transporte em veculo de aluguer Dois funcionrios - 0,16 cada um por Km Trs ou mais funcionrios - 0,12 cada um por Km Um funcionrio 0,38 Dois funcionrios - 0,16 cada um por Km Trs ou mais funcionrios - 0,12 cada um por Km Um funcionrio 0,34 Dois funcionrios 0,14 cada um por Km Trs ou mais funcionrios - 0,11 cada um por Km 0,12 0,12 0,11 Portaria n. 30-A/2008 0,39 Portaria n. 1553-D/2008 0,40 Decreto-Lei n. 137/2010 (em vigor em 2011) 0,36
65 / 176 IV. 6.17. As alteraes introduzidas atravs do n. 4 do artigo 4. do Decreto-Lei n. 137/2010, de 28 de Dezembro, referem-se a:
Artigo 4. Reduo do valor das ajudas de custo e do subsdio de transporte () 4 Os valores dos subsdios de transporte a que se refere o artigo 38. do Decreto -Lei n. 106/98, de 24 de Abril, fixados pelo n. 4. da Portaria n. 1553 -D/2008, de 31 de Dezembro, so reduzidos em 10 %. ()
IV. 6.18. As deslocaes ao estrangeiro, seja qual for o montante das despesas decorrentes e/ou a sua durao, carecem de autorizao prvia e expressa. IV. 6.19. Os funcionrios (docentes e no docentes) aps a deslocao no pas ou no estrangeiro ficam obrigados a apresentar a documentao justificativa das despesas realizadas, acompanhados da autorizao superior. obrigatrio o preenchimento do Boletim Itinerrio por ms, sendo obrigatrio o envio do mesmo para os SF at ao 10 dia do ms seguinte. IV. 6.20. indispensvel, que a pessoa designada pelo Director da ESG/EST ou pelo Responsvel Servio efectue a confirmao do contedo de todas as colunas, e que, para alm da assinatura, autentique o documento com carimbo do servio, bem como a legislao aplicvel. IV. 6.21. Na coluna de observaes deve ser inscrito justificao caso seja pertinente. IV. 6.22. Os documentos a apresentar so: Boletim de Ajudas de custo; Cpia da autorizao do rgo competente; Fotocpia dos tales de embarque ou bilhetes de avio em classe econmica; Documentos de despesa de transporte; Certificado de participao em conferncias; Recibos de portagens referentes a deslocaes em viatura prpria. IV. 6.23. Compete aos SF verificar os documentos de despesa apresentados para reembolso, o correcto preenchimento do Boletim Itinerrio, bem como os documentos que o acompanham e legislao em vigor. IV. 6.24. Compete ao GACI efectuar auditorias peridicas para verificao do cumprimento desta norma, devendo apresentar relatrios ao Presidente do IPCA. IV. 7. Modelos D01.1 Ajudas de Custo; D01.2 Boletim Itinerrio.
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Modelo D01.1 - Ajudas de Custo
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(1)
Modelo D01.2 - Boletim Itinerrio
(2)
(3)
(4)
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Modelo D01.2 - Boletim Itinerrio
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Nota explicativa de preenchimento do Boletim Itinerrio A pessoa designada pelo Director da ESG/EST ou pelo Responsvel (1) Processe-se Servio efectua a confirmao do contedo de todas as colunas do BI, e que, para alm da assinatura, autentique o documento com carimbo do servio, com indicao da legislao em vigor. (2) Ministrio da Cincia, Tecnologia e Ensino Superior (3) Observaes a) Direco Geral do Ensino Superior b) Instituto Politcnico do Cvado e do Ave Justificao que se considere pertinente 1 O abono da ajuda de custo corresponde ao pagamento de uma parte da importncia diria que estiver fixada ou da sua totalidade, conforme o disposto nos nmeros seguintes. 2 Nas deslocaes dirias, abonam-se as seguintes percentagens da ajuda de custo diria: a) Se a deslocao abranger, ainda que parcialmente, o perodo compreendido entre as 13 e as 14 horas 25%; (4) O art 8. do Decreto-Lei n. 106/98, estipula as condies de atribuio: b) Se a deslocao abranger, ainda que parcialmente, o perodo compreendido entre as 20 e as 21 horas 25 %; c) Se a deslocao implicar alojamento 50%. 3 As despesas de alojamento s so consideradas nas deslocaes dirias que se no prolonguem para o dia seguinte, quando o funcionrio no dispuser de transportes colectivos regulares que lhe permitam regressar sua residncia at s 22 horas. 4 Nas deslocaes por dias sucessivos abonam-se as seguintes percentagens da ajuda de custo dirio.
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D02 Despesas com Aquisio ou Locao de Bens Mveis e Aquisio de Servios
IV. 1. Objectivo da norma Estabelecer os mtodos de controlo associados aquisio ou locao de bens mveis ou de aquisio de servios e o respectivo procedimento de realizao da despesa. Em conformidade com o estipulado no artigo 203. do Cdigo Civil:
as coisas so imveis ou mveis, simples ou compostas, fungveis ou no fungveis, consumveis ou no consumveis, divisveis ou indivisveis, principais ou acessrias, presentes ou futuras. So coisas imveis: a) Os prdios rsticos e urbanos; b) As guas; c) As rvores, os arbustos e os frutos naturais, enquanto estiverem ligados ao solo; d) Os direitos inerentes aos imveis mencionados nas alneas anteriores; e) As partes integrantes dos prdios rsticos e urbanos. f) parte integrante toda a coisa mvel ligada materialmente ao prdio com carcter de permanncia. Consideram-se bens mveis todas as coisas no compreendidas nas coisas imveis.
IV. 2. Princpios gerais IV. 2.1. O processo de aquisio ou locao de bens mveis ou de aquisio de servios observa as regras e procedimentos constantes no CCP, publicado atravs do Decreto-Lei n. 18/2008, de 29 de Janeiro. IV. 2.2. Qualquer aquisio precedida de um pedido de levantamento de necessidades dirigido ao responsvel pelo SAQ. IV. 2.3. Os pedidos devem ser assinados pelo dirigente da Unidade Orgnica, conforme mapa seguinte:
Origem Escola SAS Centro de informtica, Servios Acadmicos, Biblioteca, Servios Centrais
Responsvel Director solicita ou d parecer Director solicita ou d parecer Responsvel pelo servio proponente, e parecer do Administrador do IPCA
Documentos
Modelo especfico Oramentos (quando aplicvel) Preo base sem IVA
71 / 176 IV. 2.4. As aquisies s podem ser efectuadas aps autorizao do rgo legalmente competente para a deciso de contratar e aps verificao do cumprimento das normas legais aplicveis, com excepo das aquisies a realizar por Fundo Maneio de acordo com o ponto D05 Despesas com o Fundo Maneio, desta norma. IV. 2.5. Nenhuma aquisio dever ser autorizada sem ter a informao de cabimento, excepo das aquisies a realizar por FM de acordo com o ponto D05. IV. 2.6. Nenhuma compra ou contrato poder ser efectuado sem a autorizao prvia do rgo legalmente competente ou de quem tenha competncias delegadas. IV. 2.7. proibido o fraccionamento da despesa com a inteno de a subtrair ao regime previsto no CCP, nomeadamente no que diz respeito s regras de escolha do procedimento. IV. 2.8. No podero integrar os jris dos procedimentos qualquer membro dos rgos de governo do IPCA, os directores das unidades orgnicas, o Administrador do IPCA, o Director dos SAS, o responsvel pelos Servios Jurdicos, responsvel pelos SF e os colaboradores afectos Tesouraria. IV. 2.9. Dever integrar uma pessoa externa no jri dos processos de aquisio ou locao de bens mveis ou de aquisio de servios, quando superiores ou iguais a 75 000, salvo em situaes devidamente fundamentadas. IV. 2.10. No podero ainda pertencer aos jris dos procedimentos os responsveis pela apresentao das propostas de aquisio de bens ou servios. IV. 2.11. Tem competncia para designar os membros dos jris o rgo legalmente competente para a deciso de contratar. IV. 2.13. A Instituio, desde que estejam cumpridos os requisitos estabelecidos na lei, opta por regra pelo critrio de adjudicao do preo mais baixo. Desde que devidamente fundamentado poder ser escolhido o critrio do economicamente mais vantajoso. IV. 2.14. exigido sempre o parecer tcnico especializado em todas as aquisies de equipamento e software informtico. IV. 2.15. Sempre que haja delegao de competncias, da responsabilidade das unidades orgnicas proceder aquisio de bens consumveis, sendo da responsabilidade dos respectivos Directores a verificao do cumprimento da legislao. IV. 2.16. A entrega de bens deve ser efectuada no servio interessado, onde se procede conferncia fsica, qualitativa e quantitativa (preenchimento do modelo auto de recepo), confrontando com a respectiva factura ou documento equivalente. Dando cumprimento ao estipulado no POC-Educao, nomeadamente segregao de funes a conferncia da recepo do bem adquirido tem de ser efectuado por pessoa diferente, de quem props a sua aquisio. IV. 2.17. Os bens sero objecto de inventariao pelo Sector do Patrimnio de acordo com as regras do CIBE e do ponto C01 Controlo e Inventariao do Imobilizado desta norma.
72 / 176 IV. 2.18. Compete ao SAQ garantir que os procedimentos de aquisio de bens e servios so realizados atravs da plataforma electrnica quando aplicvel. IV. 2.19. Nos termos do artigo 34., do CCP, compete aos SAQ preparar a elaborao dos anncios de pr-informao no JOUE, submet-los a autorizao superior e posterior envio, quando aplicvel. IV. 2.20. Dando cumprimento ao disposto no artigo 472., do CCP, sobre obrigaes estatsticas, compete aos SAQ preparar informao sobre os dados estatsticos relativos aos contratos de aquisio e locao de bens e de aquisio de servios e relativos aos contratos de empreitada de obras pblicas, submetendo-a a autorizao superior e garantir o seu envio Agncia Nacional de Compras Pblicas, E. P. E., e ao Instituto da Construo e do Imobilirio, I. P. (conforme o contrato em causa), at 31 de Maro de cada ano, conforme modelo aprovado por portaria conjunta dos Ministros responsveis pelas reas das finanas e das obras pblicas. IV. 3. Procedimentos
IV. 3.1. Critrio da escolha do procedimento em funo do valor a) As regras do procedimento so feitas em funo do valor (artigos 19., 20. e 21. do CCP) ou em funo de critrios materiais (artigos 24. 30. do CCP). b) Em matria de valores, as regras dos procedimentos mais frequentes no IPCA so:
Procedimento
Objecto
Valor*
Ajuste directo simplificado
Aquisio de bens, servios ou locao Planos, projectos, criaes conceptuais de engenharia ou arquitectura
< 5 000,00
< 25 000,00
Ajuste directo
Aquisio de bens, servios ou locao
< 75 000,00
Empreitada de obras pblicas
< 150 000,00
Sem publicao no JOUE5 Concurso pblico ou limitado Com publicao do JOUE3
< 193 000,00
193 000,00
REGULAMENTO (CE) n. 1177/2009 da COMISSO, de 30 de Novembro de 2009
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* Valores apresentados com IVA excludo
IV. 3.2. Peas do Procedimento a) As peas dos procedimentos diferem consoante o tipo de procedimento a realizar. No quadro seguinte so elencadas as peas de cada um dos procedimentos, conforme definido no artigo 40. do CCP.
Procedimento Ajuste directo simplificado Ajuste directo
Peas Convite apresentao de propostas Convite apresentao de propostas
Plataforma electrnica No obrigatrio Obrigatrio6
Caderno de encargos Programa do procedimento Concurso pblico Caderno de encargos b) O anncio no constitui uma pea do procedimento; c) Nas situaes em que obrigatrio a publicitao da abertura do procedimento em DR, esta efectuada pelo SAQ. A publicao em DR est sujeito a pagamento, operao realizada pela Tesouraria aps autorizao do rgo competente. d) Sempre que se verificarem desconformidades ou contradies entre as diversas peas do procedimento, as regras de prevalncias so as definidas nos nos. 2 e 5 do artigo 96. do CCP. IV. 3.4. Delegao de competncias: a) Atravs de deliberao da Comisso Instaladora do IPCA, e em conformidade com o Despacho n. 23691/2009 (2. srie), publicado no D.R. de 28 de Outubro, foram delegadas competncias: a1) No Presidente do IPCA para a deciso de contratar, para autorizar a escolha de procedimento prvio e para autorizar a realizao de despesa relativamente aquisio de bens e servios, at ao montante de 5.000; a2) No Presidente e na Administradora do IPCA para a autorizao de todos os pagamentos. b) Dever ser respeitado o determinado no Decreto-Lei n. 197/99, de 8 de Junho no seu artigo 17., quanto aos limites para autorizar a despesa, conforme o disposto na alnea f) do n. 1 do artigo 14. do prembulo do Decreto-Lei n. 18/2008, de 29 de Janeiro que aprova o Cdigo dos Contratos Pblicos. Obrigatrio
Salvo em situaes devidamente fundamentadas e com autorizao do Presidente do IPCA
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Artigo 17. Competncia para autorizar despesas 1 So competentes para autorizar despesas com locao e aquisio de bens e servios as seguintes entidades: a) At 99.759,58, os directores-gerais ou equiparados e os rgos mximos dos servios com autonomia administrativa; b) At 199.519,16, os rgos mximos dos organismos dotados de autonomia administrativa e financeira, com ou sem personalidade jurdica; c) At 3.740.984,23, os ministros; d) At 7.481.968,46, o Primeiro-Ministro; e) Sem limite, o Conselho de Ministros. 2 As despesas devidamente discriminadas includas em planos de actividade que sejam objecto de aprovao ministerial podem ser autorizadas: a) At 149.639,37, pelos directores-gerais ou equiparados e pelos rgos mximos dos servios com autonomia administrativa; b) At 299.278,74, pelos rgos mximos dos organismos dotados de autonomia administrativa e financeira, com ou sem personalidade jurdica. 3 As despesas relativas execuo de planos ou programas plurianuais legalmente aprovados podem ser autorizadas: a) At 498.797,90, pelos directores-gerais ou equiparados e pelos rgos mximos dos servios com autonomia administrativa; b) At 997.595,79, pelos rgos mximos dos organismos dotados de autonomia administrativa e financeira, com ou sem personalidade jurdica;() c) Sem limite, pelos ministros e pelo Primeiro-Ministro.
Nota Sublinhado nosso, valores apresentados em euros, utilizado a taxa de converso legal.
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c) Por sua vez, o Ministro da Cincia, Tecnologia e Ensino Superior delegou no Presidente do IPCA, atravs do Despacho n. 26445/2009, de 4 de Dezembro as seguintes competncias:
() 1 Delego, com a possibilidade de subdelegar, a competncia para a prtica dos seguintes actos, desde que, em todos os casos, esteja assegurada a prvia cabimentao oramental, nos seguintes presidentes dos institutos politcnicos e das escolas politcnicas no integradas: () d) Autorizar a contratao, o procedimento, a adjudicao e as despesas inerentes a empreitadas de obras pblicas, relativas execuo de planos ou programas plurianuais legalmente aprovados, cujo valor global no ultrapasse o limite de 20 000 000, com excluso da aprovao de programas preliminares e de projectos de execuo; e) Autorizar a contratao, o procedimento, a adjudicao e as despesas inerentes a empreitadas de obras pblicas e locao e aquisio de bens e servios, cujo valor global das mesmas no ultrapasse o limite de 3 740 984, com excluso da aprovao de programas preliminares e de projectos de execuo para empreitadas de valor superior a 2 500 000; ()
IV. 3.5. Ajuste Directo IV. 3.5.1. Conceito e modalidade O ajuste directo o procedimento em que a entidade adjudicante, no caso o IPCA, convida directamente uma ou vrias entidades sua escolha a apresentar proposta, podendo com elas negociar aspectos da execuo do contrato a celebrar: Ajuste directo simplificado
(< a 5.000)
Convite a uma entidade
Aquisio de bens, servios ou locao

( 5.000 e a 75.000)
Ajuste directo geral
Planos, projectos, criaes conceptuais de engenharia ou arquitectura

( 5.000 e a 25.000)
Convite a pelo menos 3 entidades
Empreitadas
(< 150.000)
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IV. 3.5.2. Princpios gerais IV. 3.5.2.1. Qualquer modalidade de ajuste directo deve iniciar-se com a apresentao de uma proposta de aquisio ou locao de bens mveis ou de aquisio de servios onde conste obrigatoriamente: a) O fundamento legal para a proposta da escolha do procedimento; b) O rgo competente para a deciso de contratar e o respectivo fundamento legal; c) No caso do ajuste directo geral, a proposta das peas do procedimento para aprovao, a proposta das entidades a convidar e a proposta da constituio do jri (no caso do convite a mais de uma entidade). IV. 3.5.2.2. Na escolha das entidades a convidar devem ser observadas as seguintes regras: a) No podem ser convidadas entidades a apresentar propostas para a celebrao de contratos cujo objecto seja constitudo por prestaes do mesmo tipo ou idnticas s dos contratos j celebrados com essas entidades no ano econmico em curso e nos dois anos econmicos anteriores, quando o preo acumulado seja igual ou superior a 75 000. b) No podem ser convidadas empresas a apresentar propostas, quando a estas num mesmo ano econmico tenham sido adjudicadas objectos do mesmo tipo ou idnticos atravs de um procedimento de ajuste directo simplificado, num valor acumulado igual ou superior a 5 000. c) No podem ser convidadas a apresentar propostas entidades que tenham fornecido bens mveis ou prestado servios entidade adjudicante, a ttulo gratuito, no ano econmico em curso ou nos dois anos econmicos anteriores. d) No podem ser convidadas a apresentar propostas entidades que tenham, a qualquer ttulo, prestado, directa ou indirectamente, assessoria ou apoio tcnico na preparao e elaborao das peas do procedimento. IV. 3.6. Regras de formao do procedimento no regime simplificado (artigo 128. do CCP) IV. 3.6.1. O prazo de vigncia do ajuste directo simplificado no pode ter a durao superior a um ano, a contar da deciso de adjudicao, nem pode ser prorrogado e o preo contratual no passvel de reviso; IV. 3.6.2. A proposta de aquisio ou locao de bens mveis ou de aquisio de servios, deve ser elaborada conforme as normas legais em vigor pelo servio interessado, donde consta a justificao da necessidade, devendo ser acompanhada com o preo estimado sem IVA do bem ou aquisio do servio; IV. 3.6.2. Da proposta consta parecer do Director da Escola, do Administrador do IPCA e do dirigente dos SAS, conforme o caso, excepto quando os mesmos sejam responsveis pela apresentao das propostas; IV. 3.6.3. A proposta remetida ao SAQ, que as imprime, numera sequencialmente e elabora uma proposta de aquisio ou locao de bens mveis ou de aquisio de servios, obedecendo s regras constantes no CCP;
77 / 176 IV. 3.6.4. De seguida, a proposta remetida aos SF que anexam a conta corrente da entidade a adjudicar, para efeitos de verificao do valor acumulado, antes da autorizao do procedimento; IV. 3.6.5. Os SF, depois de enquadrar a despesa no Programa, na Medida, na Fonte de Financiamento e na Actividade correspondente, verificam o seguinte: a) Existe disponibilidade oramental na correspondente rubrica: Nos SF emitido o respectivo cabimento prvio (sem entidade associada), sempre que possvel, no dia til seguinte ao da sua recepo; Os documentos iniciais do processo juntamente com o cabimento prvio, devem ser apresentados ao rgo competente, para autorizar o desencadear do respectivo procedimento; b) No existe qualquer disponibilidade oramental: Os SF verificam a inexistncia de dotao oramental, apondo na documentao recebida, essa mesma informao; A documentao submetida a apreciao do rgo legalmente competente. IV. 3.6.6.A documentao submetida a apreciao do rgo legalmente competente, que pode exarar um dos seguintes despachos: Autorizo; No Autorizo; Proceder a alterao. IV. 3.7. Regras de formao do procedimento no regime geral (artigo 112. a 127. do CCP) IV. 3.7.1 A proposta de abertura do procedimento para aquisio ou locao de bens mveis ou de aquisio de servios deve ser elaborada conforme as normas legais em vigor pelo SAQ mediante apresentao de proposta de aquisio efectuado pela pessoa/servio interessado, donde consta a justificao da necessidade (requisio interna - RI). Excluem-se as contrataes de docentes, cujo procedimento pr-contratual se rege por normas prprias definidas no ponto IV. 1. Gesto de Pessoal do presente MCI; IV. 3.7.2. Das peas do procedimento que acompanham a proposta de abertura do procedimento, deve constar o preo base, com o valor aproximado do bem ou da prestao de servio; IV. 3.7.3. Da RI consta parecer do Director da Escola, do Administrador do IPCA e do dirigente dos SAS, conforme o caso, excepto quando os mesmos sejam responsveis pela apresentao das propostas; IV. 3.7.4. Os SF anexam a conta corrente da (s) entidade (s) a adjudicar, para efeitos de verificao do valor acumulado, antes da autorizao do procedimento; IV. 3.7.5. Os SF, depois de enquadrar a despesa no Programa, na Medida, na Fonte de Financiamento e na Actividade correspondentes, verificam o seguinte: a) Existe disponibilidade oramental na correspondente rubrica:
78 / 176 Nos SF emitido o respectivo cabimento prvio, sempre que possvel, no dia til seguinte ao da sua recepo; Os documentos iniciais do processo juntamente com o cabimento prvio, devem ser apresentados ao rgo competente, para autorizar o desencadear do respectivo procedimento; b) No existe qualquer disponibilidade oramental: Os SF verificam a inexistncia de dotao oramental, apondo na documentao recebida, essa mesma informao; A documentao submetida a apreciao do rgo legalmente competente. IV. 3.7.6. A documentao submetida a apreciao do rgo legalmente competente, que pode exarar um dos seguintes despachos: Autorizo; No Autorizo; Proceder a alterao. IV. 3.8. Regras de formao do procedimento no concurso pblico (artigo 130. e seguintes do CCP) IV. 3.8.1. A proposta de abertura do procedimento para aquisio ou locao de bens mveis ou de aquisio de servios deve ser elaborada conforme as normas legais em vigor pelo SAQ, mediante proposta de aquisio efectuada pela pessoa/servio interessado, donde consta a justificao da necessidade; IV. 3.8.2. Das peas do procedimento que acompanham a proposta de abertura do procedimento, deve constar o preo base, indicado pelo responsvel da proposta de aquisio, com base no valor aproximado do bem ou da prestao de servio, bem como o custo previsto para o ano econmico em que o Concurso Pblico aberto; IV. 3.8.3. Da proposta de aquisio consta parecer do Director da Escola, do Administrador do IPCA e do dirigente dos SAS, conforme o caso, excepto quando os mesmos sejam responsveis pela apresentao das propostas; IV. 3.8.4. Os SF, depois de enquadrar a despesa no Programa, na Medida, na Fonte de Financiamento e na Actividade correspondentes, verificam o seguinte: a) Existe disponibilidade oramental na correspondente rubrica: Nos SF emitido o respectivo cabimento prvio (sem entidade associada), sempre que possvel, no dia til seguinte ao da sua recepo; Os documentos iniciais do processo juntamente com o cabimento prvio, devem ser apresentados ao rgo competente, para autorizar o desencadear do respectivo procedimento. b) No existe qualquer disponibilidade oramental:
79 / 176 Os SF verificam a inexistncia de dotao oramental, apondo na documentao recebida, essa mesma informao; A documentao submetida a apreciao do rgo legalmente competente. IV. 3.8.5. A documentao submetida a apreciao do rgo legalmente competente, que pode exarar um dos seguintes despachos: Autorizo; No Autorizo; Proceder a alterao.
IV. 3.9. Regras de aprovao dos procedimentos e adjudicao Independentemente do tipo de procedimento de contratao, as regras de aprovao do procedimento so em muito semelhantes, a saber: O rgo competente para autorizar a despesa despacha desfavoravelmente; O rgo competente para autorizar a despesa despacha favoravelmente. Existem dois momentos em que o rgo competente se pronuncia, um primeiro momento na autorizao da abertura do procedimento, e um segundo momento na adjudicao, sendo estes momentos coincidentes exclusivamente no ajuste directo simplificado. IV. 3.9.1. Despacho desfavorvel IV. 3.9.1.1. Fase da abertura do procedimento Aps informao de cabimento o rgo competente pronuncia-se sobre a Requisio Interna RI exarando o despacho de no autorizo. A RI devolvida aos SF, para que procedam anulao do respectivo cabimento prvio e arquivo de todo o processo contabilstico em pasta especfica para o efeito, e remetam a informao ao responsvel pela apresentao da proposta de aquisio e ao SAQ. IV. 3.9.1.2. Fase da adjudicao Estando o procedimento concludo em termos de tramitao, o SAQ elabora uma proposta de adjudicao ou de no adjudicao, a qual remetida ao rgo competente exarando este rgo, o despacho de no autorizo. O despacho desfavorvel dever ser sempre fundamentado, uma vez que existe um dever de adjudicao definido no artigo 76. do CCP. Os fundamentos da no adjudicao encontram-se regulados no artigo 79. do CCP, a saber:
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1 No h lugar a adjudicao quando: a) Nenhum candidato se haja apresentado ou nenhum concorrente haja apresentado proposta; b) Todas as candidaturas ou todas as propostas tenham sido excludas; c) Por circunstncias imprevistas, seja necessrio alterar aspectos fundamentais das peas do procedimento aps o termo do prazo fixado para a apresentao das propostas; d) Circunstncias supervenientes ao termo do prazo fixado para a apresentao das propostas, relativas aos pressupostos da deciso de contratar, o justifiquem; e) No procedimento de ajuste directo em que s tenha sido convidada uma entidade e no tenha sido fixado preo base no caderno de encargos, o preo contratual seria manifestamente desproporcionado; f) No procedimento de dilogo concorrencial, nenhuma das solues apresentadas satisfaa as necessidades e as exigncias da entidade adjudicante. ()
IV. 3.9.2. Despacho Favorvel IV. 3.9.2.1. Fase de abertura do procedimento Aps informao de cabimento o rgo competente pronuncia-se sobre a Requisio Interna RI, exarando o despacho de autorizo. A RI remetida ao SAQ, para desencadear os procedimentos necessrios definidos no Manual de Procedimentos do SAQ. IV. 3.9.2.2. Fase da adjudicao Estando o procedimento concludo em termos de tramitao, o SAQ elabora uma proposta de adjudicao acompanhada da minuta de contrato, quando aplicvel, a qual remetida ao rgo competente para autorizar a despesa exarando o despacho de autorizo. remetido aos SF cpia do despacho de autorizao para registo do compromisso e eventual rectificao do cabimento prvio pelo valor adjudicado, tambm informado o jri e o servio emissor da RI. Aps apresentao dos documentos de habilitao e da prestao da cauo, quando aplicvel, pelo adjudicatrio, o SAQ redige o contrato para que a outorga do mesmo seja realizada. IV. 3.10. Regras de validao de factura ou documento equivalente e pagamento IV. 3.10.1. Aquisio e locao de bens IV. 3.10.1.1. Em caso de aquisio ou locao de bens, estes devem ser recebidos e conferidos quantitativa e qualitativamente por um colaborador afecto ao servio que props a aquisio, que deve ainda assinar e datar o Auto de Recepo onde anexa a Guia de Remessa e remete aos SF. IV. 3.10.1.2. Aquando da recepo da factura ou documento equivalente, os SF procedem verificao da conformidade com o processo de aquisio e com o Auto de Recepo, procedendo em seguida ao
81 / 176 respectivo processamento e emisso da Autorizao de Pagamento, que ser presente para aprovao do rgo competente, acompanhado dos documentos que deram origem a despesa. IV. 3.10.2. Aquisio de servios IV. 3.10.2.1. Em caso de aquisio de servios, estes devem ser verificados quantitativa e qualitativamente pelo coordenador do servio em causa, atravs de emisso de parecer sobre o relatrio ou documentos contratualmente previstos no caso da leccionao ou formao. IV. 3.10.2.2. Aquando da recepo da factura ou documento equivalente, os SF procedem verificao da conformidade com o processo de aquisio e com relatrio ou documentos contratualmente previstos, procedendo em seguida ao respectivo processamento e emisso da Autorizao de Pagamento, que ser presente para aprovao do rgo competente, acompanhado dos documentos que deram origem a despesa.
IV. 3.11. Regras de pagamento IV. 3.11.1. A Tesouraria, antes de submeter o processo para pagamento: a) Valida a declarao de situao regularizada relativamente a dvida s Finanas e Segurana Social, mediante informao contida em base de dados criada para esse efeito (no caso de inexistncia de declarao ou caducidade das mesmas, devem ser efectuadas diligncias para a sua obteno e actualizao da base de dados); b) Junta cpia da ficha de publicitao, nos termos definidos nos artigos 127. e 465. do CCP e da Portaria n. 701-F/2008 de 29 de Julho; c) Remete ao GACI para verificao. IV. 3.11.2. Estando o processo completo, a Tesouraria remete o mesmo ao rgo competente para autorizar o pagamento, nos termos definidos no presente manual. IV. 3.11.3. Havendo autorizao de pagamento, a Tesouraria desencadeia os procedimentos necessrios na aplicao Homebanking, de forma a dar inicio transferncia do valor em pagamento. Caso no se verifique esta situao, por falta de informao que o permita fazer pelo sistema de Homebanking, a Tesouraria procede emisso do respectivo cheque. IV. 3.11.4. Aquando do pagamento, a Tesouraria junta ao processo o comprovativo do meio de pagamento e remete cpia do comprovativo ao adjudicatrio para emisso de recibo quando aplicvel. IV. 3.11.5. O processo arquivado com todos os documentos que conduziram a cada uma das fases da execuo oramental, salvo os contratos reduzidos a escrito que so arquivados pelo SAQ.
82 / 176 D03 Despesas com Empreitadas
IV. 1. Objectivo da norma Por empreitada de obras pblicas considera-se o contrato que tenha por objecto quer a execuo quer, conjuntamente, a concepo e a execuo de uma obra pblica que se enquadre nas subcategorias previstas no regime de ingresso e permanncia na actividade de construo, executadas por conta do IPCA (dono de obra pblica), aplicando-se o disposto no CCP e na legislao complementar sobre essa matria. IV. 2. Campo de aplicao da norma Edifcios construdo, a construir ou a reabilitar, arranjos exteriores e interiores.
IV. 3. Procedimentos pr-contratuais IV. 3.1 formao de contratos de empreitada de obras pblicas aplicam-se, com as necessrias adaptaes, o disposto na parte D02 Despesas com Aquisio ou Locao de Bens Mveis e Aquisio de Servios deste MCI. IV. 3.2 As especificidades a observar so as seguintes: a) A escolha do procedimento a adoptar no mbito deste tipo de contrato de acordo com o critrio do valor consta no ponto 3.1 da D02 Despesas com Aquisio ou Locao de Bens Mveis e Aquisio de Servios deste MCI; b) Para efeitos do CCP, () o valor do contrato o valor mximo do benefcio econmico que, em funo do procedimento adoptado, pode ser obtido pelo adjudicatrio com a execuo de todas as prestaes que constituem o seu objecto, e no caso de um contrato de empreitada de obras pblicas, o benefcio inclui ainda o valor dos bens mveis necessrios sua execuo e que a entidade adjudicante ponha disposio do adjudicatrio (); c) O caderno de encargos do procedimento de formao de contratos de empreitada de obras pblicas deve ser integrado pelos seguintes elementos da soluo da obra a realizar, nos termos do artigo 43. do CCP: i) Programa; ii) Projecto de execuo; d) Quando a obra a executar assuma complexidade relevante ou quando sejam utilizados mtodos, tcnicas ou materiais de construo inovadores, o projecto de execuo referido no nmero anterior deve ser objecto de prvia reviso por pessoa singular ou colectiva devidamente qualificada para a elaborao desse projecto e distinta do autor do mesmo;
83 / 176 e) Em casos excepcionais devidamente fundamentados, nos quais o adjudicatrio deva assumir, nos termos do caderno de encargos, obrigaes de resultado relativas utilizao da obra a realizar, ou nos quais a complexidade tcnica do processo construtivo da obra a realizar requeira, em razo da tecnicidade prpria dos concorrentes, a especial ligao destes concepo daquela, a entidade adjudicante pode prever, como aspecto da execuo do contrato a celebrar, a elaborao do projecto de execuo, caso em que o caderno de encargos deve ser integrado apenas por um programa; f) Em qualquer dos casos previstos nas alneas anteriores, o projecto de execuo deve ser acompanhado de: i) Uma descrio dos trabalhos preparatrios ou acessrios, tal como previstos no artigo 350. do CCP; ii) Uma lista completa de todas as espcies de trabalhos necessrias execuo da obra a realizar e do respectivo mapa de quantidades; g) Em qualquer dos casos previstos nas alneas anteriores, o projecto de execuo deve ser acompanhado, sempre que tal se revele necessrio: i) Dos levantamentos e das anlises de base e de campo; ii) Dos estudos geolgicos e geotcnicos; iii) Dos estudos ambientais, incluindo a declarao de impacto ambiental, nos termos da legislao aplicvel; iv) Dos estudos de impacte social, econmico ou cultural, nestes se incluindo a identificao das medidas de natureza expropriatria a realizar, dos bens e direitos a adquirir e dos nus e servides a impor; v) Dos resultados dos ensaios laboratoriais ou outros; vi) Do plano de preveno e gesto de resduos de construo e demolio, nos termos da legislao aplicvel; h) Em qualquer dos casos previstos nas alneas anteriores, projecto de execuo deve ainda ser acompanhado do planeamento das operaes de consignao, seja esta total ou parcial nos termos do disposto nos artigos 358. e 359., do CCP; i) O contedo obrigatrio dos elementos referidos nas alneas c) e e) est fixado na Portaria n. 701H/2008, de 29 de Julho; j) O caderno de encargos nulo quando: i) No seja integrado pelos elementos de soluo de obra previstos na alnea c) e na parte final alnea e); ii) Seja elaborado em violao do disposto nas alneas c), d) e f); iii) O projecto de execuo nele integrado no esteja acompanhado dos elementos previstos na alnea g);
84 / 176 iv) Os elementos da soluo da obra nele integrados no observem o contedo obrigatrio previsto na portaria referida na alnea i); k) Na elaborao do caderno de encargos relativo formao de contratos de empreitada de obras pblicas deve ser respeitado o formulrio aprovado pela Portaria n. 959/2009, de 21 de Agosto; l) De acordo com o artigo 57., n. 2, do CCP, a proposta alm dos documentos previstos no n. 1, deve ser acompanhada dos seguintes documentos: i) Uma lista dos preos unitrios de todas as espcies de trabalho previstas no projecto de execuo; ii) Um plano de trabalhos, tal como definido no artigo 361., do CCP, quando o caderno de encargos seja integrado por um projecto de execuo; iii) O projecto de execuo quando este tiver sido submetido concorrncia pelo caderno de encargos; m) O concorrente deve indicar na proposta os preos parciais dos trabalhos que se prope executar correspondentes s habilitaes contidas nos alvars ou nos ttulos de registo ou nas declaraes emitidas pelo Instituto da Construo e do Imobilirio, I. P., nos termos do disposto na alnea a) do n. 5 do artigo 81., do CCP, para efeitos da verificao da conformidade desses preos com a classe daquelas habilitaes; n) Quando o preo base for fixado no caderno de encargos, considera-se que o preo anormalmente baixo quando seja 40% ou mais inferior quele; o) A excluso de qualquer proposta com fundamento em preo anormalmente baixo (que no tenha sido justificado ou a justificao no seja considerada) ou com fundamento na existncia de fortes indcios de actos, acordos ou prticas ou informaes susceptveis de falsear as regras de concorrncia, devem ser comunicadas pelo jri ou servio responsvel pelo procedimento ao SAQ e SP para comunicao imediata Autoridade da Concorrncia e ao pelo Instituto da Construo e do Imobilirio, I. P.; p) O adjudicatrio, alm dos documentos de habilitao previstos no artigo 81., n. 1, do CCP, tem de apresentar os alvars ou os ttulos de registo emitidos pelo Instituto da Construo e do Imobilirio, I. P., contendo as habilitaes adequadas e necessrias execuo da obra a realizar ou, no caso de o contrato respeitar a um lote funcionalmente no autnomo, as habilitaes adequadas e necessrias execuo dos trabalhos inerentes totalidade dos lotes que constituem a obra. Para efeitos da verificao das habilitaes referidas, o adjudicatrio pode apresentar alvars ou ttulos de registo da titularidade de subcontratados, desde que acompanhados de declarao atravs da qual estes se comprometam, incondicionalmente, a executar os trabalhos correspondentes s habilitaes deles constantes, nos termos do artigo 81., n. 2 e n. 3 e artigo 126., n. 3, do CCP;
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q) A no apresentao dos documentos de habilitao, a no entrega da cauo e a no outorga do contrato, por facto imputvel ao adjudicatrio, determina a caducidade da adjudicao e a comunicao ao Instituto da Construo e do Imobilirio, I. P.; r) No caso do procedimento de concurso pblico sem publicao no JOUE, no pode ser fixado um prazo para apresentao das propostas inferior a 20 dias a contar da data de envio para publicao do anncio. IV. 4. Procedimentos a adoptar aps celebrao do contrato
IV. 4.1. Compete ao SAQ a gesto dos processos de empreitada, nomeadamente: a) Verificar e dar seguimento a todos os procedimentos aps a celebrao do contrato de empreitada de obras pblicas, como seja: a. Verificar se o contrato se encontra sujeito a Visto Prvio do Tribunal de Contas e promover o processo relativo obteno do comprovativo da concesso do Visto; b. No prazo de 10 dias a contar da data da celebrao de um contrato de empreitada ou de concesso de obras pblicas, enviar o relatrio de contratao ao Instituto da Construo e do Imobilirio, I. P., de acordo com o modelo aprovado pela Portaria n. 701-E/2008, de 28 de Julho; b) Em caso de contratos adicionais, elaborar e remeter uma sntese histrica da empreitada, bem como uma cpia dos contratos e respectivos adicionais, anteriormente celebrados; c) Praticar actos e enviar relatrios relativos ao acompanhamento da empreitada definidos no MCIPCA e comunicao s entidades competentes, conforme previsto no artigo 466., do CCP; d) Publicitar ficha contendo os elementos essenciais do contrato no portal nico da Internet dedicado aos contratos pblicos (www.base.gov.pt), devendo anexar esta ficha ao processo e demais relatrios necessrios ao cumprimento do disposto no CCP e legislao complementar;
IV. 4.2. Controlo da empreitada IV. 4.2.1. Direco tcnica da obra e representante do empreiteiro: a) Durante a execuo do contrato, o empreiteiro representado por um director de obra, salvo nas matrias em que, em virtude da lei ou de estipulao diversa no caderno de encargos ou no Contrato, se estabelea diferente mecanismo de representao; b) O empreiteiro obriga-se, sob reserva de aceitao pelo dono da obra, a confiar a sua representao a um tcnico com a qualificao mnima de Engenheiro Civil;
86 / 176 c) Aps a assinatura do contrato e antes da consignao, o empreiteiro confirmar, por escrito, o nome do director da obra, indicando a sua qualificao tcnica e ainda se o mesmo pertence ou no ao seu quadro tcnico. Esta informao ser acompanhada por uma declarao subscrita pelo tcnico designado, com assinatura reconhecida, assumindo a responsabilidade pela direco da obra e comprometendo-se a desempenhar essa funo com proficincia e assiduidade; d) As ordens, os avisos e as notificaes que se relacionem com os aspectos tcnicos da execuo da empreitada so dirigidos directamente ao director da obra; e) O director da obra dever acompanhar assiduamente os trabalhos e estar presente no local da obra sempre que para tal seja convocado; f) O dono da obra poder impor a substituio do director da obra, devendo a ordem respectiva ser fundamentada por escrito; g) Na ausncia ou impedimento do director de obra, o empreiteiro representado por quem aquele indicar para esse efeito, devendo estar habilitado com os poderes necessrios para responder, perante o director de fiscalizao da obra, pela marcha dos trabalhos; h) O empreiteiro designar um responsvel pelo cumprimento da legislao aplicvel em matria de segurana, higiene e sade no trabalho. IV. 4.2.2. Representao do dono de obra: a) Durante a execuo o dono da obra representado por um fiscal da obra, salvo nas matrias em que, em virtude da lei ou de estipulao distinta no caderno de encargos ou no contrato, se estabelea diferente mecanismo de representao; b) O dono da obra notifica o empreiteiro da identidade do fiscal da obra que designe para a fiscalizao local dos trabalhos at data da consignao; c) O fiscal da obra tem poderes de representao do dono da obra em todas as matrias relevantes para a execuo dos trabalhos, nomeadamente para resolver todas as questes que lhe sejam postas pelo empreiteiro nesse mbito, exceptuando as matrias de modificao, resoluo ou revogao do Contrato, alteraes de materiais ou de processos construtivos; d) A obra e o empreiteiro ficam tambm sujeitos fiscalizao que, nos termos da lei, incumba a outras entidades. IV. 4.3. Pagamentos IV. 4.3.1.Regras gerais a) O pagamento ao empreiteiro dos trabalhos includos no contrato far-se- por medio, no perodo determinado no contrato, com observncia do disposto nos artigos 387. e seguintes do CCP;
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b) As facturas e os respectivos autos de medio so elaborados de acordo com o modelo e respectivas instrues fornecidos pelo director de fiscalizao da obra; c) Cada auto de medio deve referir todos os trabalhos constantes do plano de trabalhos que tenham sido concludos durante o ms, sendo a sua aprovao pelo director de fiscalizao da obra condicionada realizao completa daqueles; d) No caso de falta de aprovao de alguma factura em virtude de divergncias entre o director de fiscalizao da obra e o empreiteiro quanto ao seu contedo, deve aquele devolver a respectiva factura ao empreiteiro, para que este elabore uma factura com os valores aceites pelo director de fiscalizao da obra e uma outra com os valores por este no aprovados; e) O pagamento dos trabalhos a mais e dos trabalhos de suprimento de erros e omisses feito nos termos previstos nos nmeros anteriores, mas com base nos preos que lhes forem, em cada caso, especificamente aplicveis, nos termos do artigo 373. do CCP; f) O pagamento das facturas relativas a empreitadas e reviso de preos s ser efectuado depois do auto de medio ter sido visado pelo director de fiscalizao da obra e ter sido apresentado o respectivo relatrio de acompanhamento da empreitada. IV. 4.3.2. Fluxo de procedimentos mensal a) O adjudicatrio, conforme previsto no contrato, deve elaborar a factura e o auto de medies, conforme instrues do director de fiscalizao da empreitada; b) De seguida, o adjudicatrio deve apresentar os referidos documentos ao director de fiscalizao da empreitada, para aprovao; c) Aps esta aprovao, o director de fiscalizao da empreitada remete a factura e o auto de medies com o seu parecer, bem como relatrio mensal de acompanhamento da empreitada que deve elaborar, ao SP; d) O SP, verificando o cumprimento de todos os requisitos previstos no contrato, informa e remete os respectivos documentos (factura, auto de medies e relatrio) aos SF para pagamento; e) Aos SF compete: Verificar os documentos apresentados e a informao do SP; Se tudo estiver conforme, propor superiormente a autorizao de pagamento, com cabimento prvio; Enviar os documentos ao MCTES, f) Tesouraria compete efectuar o pagamento no prazo mximo determinado no contrato aps a apresentao da respectiva factura.
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IV. 4.3.3. Liquidao da empreitada e relatrio final a) Na falta de estipulao contratual, a conta final da empreitada elaborada, pelos SF em articulao com o director de fiscalizao da obra, no prazo de dois meses aps a primeira reviso ordinria de preos subsequente recepo provisria; b) Se no houver lugar reviso ordinria de preos, o prazo a que se refere o nmero anterior inicia-se na data da recepo provisria; c) Os trabalhos e os valores em relao aos quais existam reclamaes pendentes de deciso so liquidados medida que aquelas forem definitivamente decididas; d) Da conta final da empreitada devem constar os seguintes elementos: Uma conta corrente qual so levados, por verbas globais, os valores de todas as medies e revises ou acertos decorrentes de reclamaes decididas, o prmio por cumprimento antecipado do contrato e as sanes contratuais aplicadas; Um mapa dos trabalhos a mais, dos trabalhos de suprimento de erros e omisses e dos trabalhos a menos, com a indicao dos preos unitrios pelos quais se procedeu sua liquidao; Um mapa de todos os trabalhos e valores sobre os quais subsistam reclamaes ou reservas do empreiteiro ainda no decididas, com expressa referncia ao mapa da alnea anterior, sempre que os mesmos tambm constem daquele; e) Elaborada a conta final da empreitada, a mesma enviada, depois de autorizada pelo rgo legalmente competente, no prazo de 15 dias, pelo SP ao empreiteiro, podendo este, no mesmo prazo, proceder sua assinatura ou, discordando da mesma, apresentar reclamao fundamentada; f) Para efeitos do disposto no nmero anterior, o empreiteiro pode consultar e examinar os documentos de suporte elaborao da conta final da empreitada; g) O dono da obra comunica ao empreiteiro a sua deciso sobre a reclamao apresentada no prazo de 30 dias a contar da recepo desta; h) Independentemente da assinatura da conta final da empreitada, a no apresentao, no prazo fixado, da reclamao pelo empreiteiro equivale aceitao da mesma, sem prejuzo das reclamaes pendentes; i) No prazo de 10 dias a contar da data da assinatura da conta final ou da data em que a conta final se considera aceite pelo empreiteiro, o SP deve enviar ao Instituto da Construo e do Imobilirio, I. P., o relatrio final da obra, de acordo com modelo aprovado por Portaria. IV. 4.3.4. As despesas relativas a empreitadas pressupem os seguintes registos contabilsticos: a) Verificao da existncia de cabimento, na data da proposta de abertura de concurso;
89 / 176 b) Compromisso, na data da adjudicao; c) Obrigao, na data da conferncia da factura ou documento equivalente; d) Autorizao de pagamento, na data em que a Ordem de Pagamento autorizada; e) Pagamento, na data de transferncia bancria ou da emisso do cheque.
90 / 176 IV. 5. Fluxogramas dos procedimentos IV. 5.1. Proposta de Aquisio - da requisio interna at autorizao
Levantamento da necessidade de aquisio ou locao de bens e servios (preenchimento de requisio interna)
Data de entrada
No Devoluo origem
Autorizao do Dirigente do servio para dar sequncia requisio
Sim
Entrega da requisio aos Servios Financeiros
Data e entrada
1. Verificar atribuio de verbas 2. Informao de cabimento Devoluo origem
Sim
No
Registo nos Servios Financeiros
Pedido de Autorizao de realizao da despesa, do tipo de procedimento e jri quando aplicvel
Despacho
Sim
No
Envio ao Servio de Aquisies para dar sequncia
Anulao do cabimento pelos Servios Financeiros
91 / 176 IV. 5.2. Proposta de Aquisio da autorizao at adjudicao
Data de entrada
Servio de Aquisies
Emisso da requisio externa (ajuste directo simplificado)
OU
Elaborao das peas
Data de entrada
Verificao pelo GACI

No Sim Devoluo origem
Remessa ao SAQ para envio da requisio externa (ajuste directo simplificado) Remessa aos Servios Financeiros e cpia ao servio emissor da requisio interna
Remessa ao rgo legalmente competente para aprovao das peas Aprova (remessa ao SAQ para dar incio ao procedimento)
Devoluo ao SAQ para proceder a alteraes
Servios Financeiros aguardam a remessa da factura
92 / 176 IV. 5.3. Regime Geral procedimentos at adjudicao

AJUSTE DIRECTO Regime Normal (art.112. a 127.)
Autorizao da despesa e de abertura do procedimento pelo rgo competente
Convite c/ caderno encargos a 1 ou + entidades (art. 115. e n. 1 do art. 114. )
Apresentao das propostas
+ 1 proposta
1 proposta Anlise preliminar das propostas
Anlise da proposta pelos servios da entidade adjudicante negociao
Sim No Possibilidade de convidar o concorrente a melhorar a sua proposta (n. 2 do art. 125.) Sesso de Negociao (art.118. a 120.)
Verso final propostas (art. 121.)
Relatrio preliminar (art. 122.)
Audincia PrVia (art. 123.)
Projecto de deciso final
Relatrio Final (art. 124.)
Adjudicao pelo rgo competente
Notificao da deciso de adjudicao Apresentao documentos habilitao (art. 126.) Publicitao de ficha em www.base.gov.pt (art. 127.)
Autorizao
93 / 176 IV. 5.4. Concurso Pblico procedimentos at adjudicao
CONCURSO PBLICO (art. 130. a 154.)
Autorizao da despesa e de abertura do procedimento pelo rgo competente
Anncio DR (art. 130.)
Anncio DR + JOUE Publica o da Lista de Concorrentes em plataforma electr nica (art. 130. e art. 131.) utilizada pela entidade adjudicante (n. 1 do art. 138) no dia imediato ao termo do prazo para apresenta o das propostas Consulta e fornecimento das peas do concurso (art.133.) Prazo mnimo para a apresentao das propostas = art.136.
Consulta e fornecimento das peas do concurso (art.133.) Prazo mnimo para a apresentao das propostas = art.135.
Publicao da Lista de Concorrentes em plataforma electrnica utilizada pela entidade adjudicante (n.. 1 do art.138.) no dia imediato ao termo do prazo para apresentao das propostas
Avaliao das propostas (art 70. e 139.) Negociaes (art. 151.) Negociao (art. 149.) Sim Relatrio preliminar (art.152.) No Audincia Prvia (art. 153.) Relatrio Final (art.154.)
Adjudicao pelo rgo competente
Notificao da deciso de adjudicao
Apresentao documentos habilitao (art. 83.)
Celebrao de Contrato
Publicitao de ficha em www.base.gov.pt
Autorizao
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IV. 5.5. Factura validao e pagamento
Data de entrada
Recepo da factura ou documento equivalente (DE)
Entrega factura ou DE aos Servios Financeiros
Bens
Locao
Servios
Empreitada
Validao da factura ou DE atravs do auto de recepo emitido pelo servio receptor do bem
Validao da factura ou DE atravs do relatrio mensal emitido pelo servio responsvel do bem
Validao da factura ou DE atravs do relatrio do servio prestado
Validao da factura ou DE atravs do relatrio de fiscalizao
Factura ou DE em conformidade com o documento de validado
Factura ou DE no conforme o documento de validao
Devoluo ao adjudicatrio para alterao em conformidade com a fundamentao apresentada pelo IPCA
Fase da Obrigao
Registo na Contabilidade
Verificao do processo de despesa pelo GACI

No Sim Devoluo origem para rectificao
Remessa ao rgo competente para autorizao de Pagamento

Devoluo origem para retificao
Transferncia bancria ou cheque
Sim
No
Pagamento
Verificao pelo GACI
Arquivamento do processo
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D04 Contratos de tarefa e avena
IV. 1. Objectivo da norma Estabelecer os procedimentos e os mtodos de controlo associados aos contratos de tarefa e avena, designadamente o pagamento de contratos de tarefa ou avena, nos termos do disposto no artigo 35., da LVCR. IV. 2. Campo de aplicao da norma IV. 2.1. Aplica-se no processo de contratos de tarefa ou avena, incluindo despesas com formao.
IV. 2.2. Considera-se contrato de tarefa, aquele que tem como objecto a execuo de trabalhos especficos,
de natureza excepcional, no podendo exceder o termo do prazo contratual inicialmente estabelecido.
IV. 2.3. Considera-se contrato de avena, () aquele que tem como objecto prestaes sucessivas no
exerccio de profisso liberal, com retribuio certa mensal, podendo ser feito cessar a todo o tempo, por qualquer das partes, mesmo quando celebrado com clusula de prorrogao tcita, com aviso prvio de 60 dias e sem obrigao de indemnizar.
IV. 2.4. A celebrao dos contratos de tarefa e avena s podem realizar-se nas condies previstas na lei,
nomeadamente Despacho n. 16066/2008, de 12 de Junho de 2008, Decreto-Lei n. 72-A/2010, de 18 de Junho, Portaria n. 371-A/2010, de 23 de Junho, Decreto-Lei n. 18/2008, de 29 de Janeiro, Lei n. 12A/2008, de 27 de Fevereiro, Despacho n. 1463/2010, de 22 Setembro e Portaria n. 4-A/2011, de 3 de Janeiro. IV. 3. Termos e tramitao processual no mbito da obrigatoriedade de parecer prvio A tramitao inscrita na Portaria n. 4-A/2011, de 3 de Janeiro, diploma que regula os termos do parecer prvio vinculativo, aplica-se () a todos os contratos de aquisio e servio nomeadamente nas modalidades de contrato de tarefa e avena e ou cujo objecto sejam a consultadoria tcnica designadamente jurdica, arquitectnica, informtica ou de engenharia, ().
IV. 3.1. Nos termos da Portaria n. 4-A/2011, de 3 de Janeiro, a celebrao de contratos de prestao de
servios, dispensando qualquer tramitao, conforme regulado no seu artigo 4., a saber:
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Artigo 4. Parecer genrico e obrigao de comunicao 1 - concedido parecer genrico favorvel celebrao de contratos de prestao de servios nas situaes previstas no artigo anterior, desde que no seja ultrapassado o montante anual de (euro) 5 000 (sem IVA) a contratar com a mesma contraparte e o trabalho a executar se enquadre numa das seguintes situaes: a) Aces de formao que no ultrapassem 132 horas; b) Prestaes de servio cuja execuo se conclua no prazo de 20 dias, a contar da notificao da adjudicao.()
IV. 3.2. No sendo exigvel contrato ou havendo dispensa da celebrao do mesmo, nos casos referidos no artigo 4. da Portaria n. 4-A/2011, de 3 de Janeiro, nenhum aspecto de execuo do contrato pode ter inicio antes da apresentao de todos os documentos de habilitao7 no prazo de 10 dias a contar da data daquela notificao, nos termos do n. 3 do artigo 95. do CCP; IV. 3.3. Antes da deciso de contratar servios que no se enquadrem no n. 3.1., dever instruir-se o pedido de parecer, nos termos definidos no n. 1 do artigo 3. da Portaria n. 4-A/2011, de 3 de Janeiro.
Artigo 3. Pedido de parecer 1 - Antes da deciso de contratar, o dirigente mximo do rgo ou servio solicita aos membros do Governo responsveis pelas reas das finanas e da Administrao Pblica a emisso de parecer. 2 - O pedido de parecer instrudo com os seguintes elementos: a) Descrio do contrato e seu objecto, demonstrando no se tratar de trabalho subordinado, bem como a inconvenincia do recurso a modalidade de relao jurdica de emprego pblico constituda ou a constituir; b) Declarao de confirmao de cabimento oramental emitida pela delegao da DirecoGeral do Oramento, ou pelo Instituto de Gesto Financeira da Segurana Social, I. P., quando se trate de organismo que integre o permetro da segurana social aquando do respectivo pedido de autorizao; c) Indicao e fundamentao da escolha do procedimento de formao do contrato; d) Informao sobre a contraparte, designadamente no que respeita relao ou participao de ex-colaboradores do rgo ou servio, bem como do respectivo cnjuge, algum parente ou afim em linha recta ou at ao 2. grau da linha colateral, ou de qualquer pessoa com quem viva em economia comum; e) Demonstrao do cumprimento e aplicao da reduo remuneratria prevista no artigo 19. da Lei n. 55-A/2010, de 31 de Dezembro, juntando elementos e clculos relevantes, face ao contrato em renovao ou anteriormente celebrado sempre que a prestao de servios tenha idntico objecto e ou contraparte .()
Nos termos dos artigos 81. a 87. do CCP
97 / 176 Em alternativa a realizao de pedidos de pareceres individuais, aps o levantamento das prestaes de servio a realizar em determinado perodo, poder ser solicitado um () parecer para autorizao excepcional de celebrao de um nmero mximo de contratos a que se refere o n. 5 do artigo 22. da Lei n. 55-A/2010, de 31 de Dezembro(). Acrescem, a este pedido para alm dos referidos anteriormente, ( ) fundamentao e demonstrao bastante de que o mesmo essencial prossecuo das atribuies do rgo ou servio, do no aumento de encargos, da no prorrogao ou renovao automtica e proposta de cumprimento de obrigaes de comunicao e registo. Sendo exigida a reduo a escrito do contrato, nos casos no contemplados no artigo 4. da Portaria n. 4A/2011, de 3 de Janeiro, nenhum aspecto de execuo deste poder ter inicio antes da outorga do mesmo e antes da apresentao de todos os documentos de habilitao no prazo de 10 dias a contar da data daquela notificao, nos termos do n. 3 do artigo 95. do CCP. IV. 3.4. obrigatria a comunicao dos servios contratados pelo IPCA, independentemente da sua reduo a escrito, at ao final do ms seguinte quele em que foi adjudicado para o endereo electrnico contratacaoservios@mf.gov.pt. IV. 4. Procedimentos nos contratos de tarefa e avena para leccionao < a 5.000 IV. 4.1. As propostas de contratao devero ser remetidas aos RH, com a antecedncia prvia de 10 dias teis em relao ao incio da prestao de servios, devendo ser acompanhadas dos seguintes elementos: a) Formulrio, donde consta a concordncia da entidade formadora; b) Minuta da acta do conselho cientfico; c) Curriculum Vitae; d) Certificado de habilitaes. IV. 4.2. Os elementos descritos no ponto anterior, com a excepo da alnea a), so substitudos por uma declarao do Director da Unidade Orgnica, referenciado que documentos encontram-se arquivados na respectiva Escola. IV. 4.3. dispensada a entrega do Curriculum Vitae nas propostas de contratao de tarefa e avena quando, em ano em curso e/ou no ano imediatamente anterior, o formador proposto tiver colaborado com a instituio e, decorrente dessa colaborao, j tiver sido apresentado Curriculum Vitae. IV. 4.4. A apresentao do prenunciado na alnea d) do ponto 4.1., dispensado nas seguintes situaes: a) Formadores que obtiveram o curso no IPCA; b) Formadores que j entregaram o certificado de habilitaes em contratos anteriores;
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c) Formadores com vnculo em outras instituies de ensino superior, nomeadamente verificao no REBIDES. IV. 4.5. Os RH, no prazo de dois dias teis: a) Analisam toda a proposta; b) Verificam se tm todos os elementos exigidos em anexo; c) Inserem informao na base de dados e anexam listagem dos contratos de prestao de servios relativa entidade em causa. IV. 4.6. Os SF, no prazo de dois dias teis: a) Analisam se est em conformidade com o Despacho (PR), relativos ao valor hora a pagar; b) Informam a dotao disponvel (informao de cabimento); c) Anexam a conta corrente do prestador de servios, de acordo com a base de dados cedida pelos RH. IV. 4.7. Os SJ, no prazo de trs dias teis, emitem parecer acerca da legalidade da despesa e do contrato e envia o processo ao Administrador do IPCA. IV. 4.8. O Administrador do IPCA remete o processo para emisso de parecer prvio favorvel ao Presidente do IPCA. IV. 4.9. s propostas, depois de autorizadas pelo rgo legalmente competente, devero ser anexos extractos da deciso de autorizao. IV. 4.10. Compete aos RH: a) Solicitar os comprovativos de situao regularizada por dvidas s finanas e segurana social ao prestador de servios; b) Inserir na base de dados do balano social, n. de efectivos e outros questionrios e informaes solicitadas a nvel de pessoal existente e publicitar na pgina electrnica do IPCA ao abrigo da LVCR. IV. 4.11. dispensada a celebrao de contrato, nas prestaes de servios relativas a Seminrios e Conferncias, cabendo a instruo destes processos e o respectivo arquivo aos Directores das Unidades Orgnicas.
99 / 176 IV. 4.12. Os SF procedem ao registo contabilstico do compromisso. IV. 4.13. O Administrador do IPCA remete o original de todo o processo completo e autorizado aos RH, ficando arquivado nestes servios na capa de Prestaes de Servios a aguardar o recibo verde/acto isolado, relatrio (quando aplicvel), registos de assiduidade, sumrios e elementos de avaliao. IV. 4.14. O servio requisitante, no fim da prestao de servios, envia aos SF os respectivos documentos de despesa (recibo verde/acto isolado), verificados pela pessoa indicada para o efeito, acompanhados dos seguintes elementos: a) Relatrio (quando aplicvel); b) Registos de assiduidade, sumrios e elementos de avaliao, podendo ser substitudos por uma declarao do Director da Unidade Orgnica, certificando que documentos encontram-se arquivados no respectivo dossier pedaggico, c) Formulrio para autorizao de pagamento, com a confirmao do responsvel pelos SA em como a pauta de avaliao encontra-se naquele servio. IV. 4.15. Os SF analisam os documentos e anexam todo o processo de despesa que est arquivado e procedem ao registo contabilstico da fase da Obrigao e emitem uma ordem de Pagamento, que enviaro para a Tesouraria (processo de despesa) e que dever ser constitudo pelos seguintes documentos: a) Documento que originou a cabimentao; b) Documento que originou o compromisso; c) Documento que originou a obrigao; d) A declarao de no dvidas das finanas; e) A declarao de no dvidas Segurana Social; f) Extracto da contabilidade analtica relativa ao projecto (quando aplicvel).
IV. 4.16. Quando se trate de entrada em funcionamento de qualquer curso de CET, Ps-Graduao, Mestrado, etc., deve ser integrado uma listagem de todos os docentes/formadores a contratar (nome e habilitaes acadmicas) com o respectivo nmero de horas e valor a pagar. IV. 4.17. A proposta objecto de cabimento oramental, para posterior aprovao pelo Conselho de Gesto8, dispensando assim o cumprimento das formalidades infra referenciadas. IV. 4.18. O rgo legalmente competente autoriza o pagamento, assinando no carimbo de Autorizao e devolve os processos Tesouraria, para processamento do pagamento.
Ou Comisso Instaladora at eleio do Presidente do IPCA e tomada de posse do mesmo
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IV. 4.19. Os pagamentos a efectuar pela Tesouraria podem ser por dois meios: a) Transferncia bancria (por regra); b) Cheque (casos excepcionais, devidamente fundamentados). IV. 4.20. A Tesouraria aquando o pagamento, junta ao processo de despesa o documento comprovativo do pagamento (cpia do cheque ou documento justificativo da transferncia) e envia s entidades, por e-mail o comprovativo do pagamento. IV. 4.21. A Tesouraria entrega todo o processo aos SF para imprimirem as notas de pagamento, juntarem ao processo e arquivarem por classificao econmica e dentro esta, por nmero de dirio de pagamento. O processo arquivado com todos os documentos que conduziram ao registo de cada uma das fases da execuo oramental. IV. 4.22. No podem ser contratados servios a quem num mesmo ano econmico tenham sido adjudicadas objectos do mesmo tipo ou idnticos atravs de um procedimento de ajuste directo simplificado, num valor acumulado igual ou superior a 5 000.
IV. 5. Procedimentos nos contratos de tarefa e avena
a 5.000 e a 75.000
IV. 5.1. Compete ao servio requisitante e aos demais servios dar cumprimento ao disposto no ponto 4.3. da parte D02 Despesas com Aquisio ou Locao de Bens Mveis ou de Aquisio de Servios e observar o cumprimento de todos os procedimentos ali estabelecidos, com as necessrias adaptaes, at fase de autorizao da adjudicao e da realizao da despesa. IV. 5.2. As propostas de autorizao da adjudicao e da realizao da despesa devero ser remetidas aos RH, com a antecedncia prvia mnima de 20 dias teis em relao ao incio da prestao de servios, devendo ser acompanhadas dos seguintes elementos: a) Processo de ajuste directo [( convite, proposta (s), relatrio preliminar (se for aplicvel), audincia prvia (se for aplicvel), relatrio final (se for aplicvel)]; b) Formulrio, donde consta a concordncia da entidade formadora, de acordo com modelo em anexo; c) Minuta da acta do Conselho Cientfico (no caso de leccionao de formao); d) Curriculum Vitae; e) Certificado de habilitaes ( excepo da leccionao em seminrios e conferncias), e/ou certificao legalmente exigida;
101 / 176 f) Minuta de contrato ( excepo da leccionao em seminrios e conferncias), de acordo com o modelo em anexo. IV. 5.3. Os elementos descritos no ponto anterior, com a excepo da alnea a) e b), so substitudos por uma declarao do Director da Unidade Orgnica, em como os referidos documentos encontram-se arquivados na respectiva Escola. IV. 5.4. dispensada a entrega do Curriculum Vitae nas propostas de contratao de tarefa e avena quando, em ano em curso e/ou no ano imediatamente anterior, o formador proposto tiver colaborado com a instituio e, decorrente dessa colaborao, j tiver sido apresentado Curriculum Vitae. IV. 5.5. A apresentao do certificado de habilitaes prenunciado na alnea e) do ponto 5.2., dispensado exclusivamente nas seguintes situaes: a) Formadores que obtiveram o curso no IPCA; b) Formadores que j entregaram o certificado de habilitaes em contratos anteriores; c) Formadores com vnculo em outras instituies de ensino superior, nomeadamente atravs de verificao no REBIDES. IV. 5.6. Os RH, no prazo de dois dias teis: a) Analisam toda a proposta; b) Verificam se tm todos os elementos exigidos em anexo; c) Inserem informao na base de dados e anexam listagem dos contratos de prestao de servios relativa entidade em causa. IV. 5.7. Os SF, no prazo de dois dias teis: a) Analisam se est em conformidade com o Despacho (PR), relativos ao valor hora a pagar; b) Informam a dotao disponvel (informao de cabimento); c) Anexam a conta corrente do prestador de servios, de acordo com a base de dados cedida pelos RH. IV. 5.8. Os SJ, no prazo de trs dias teis, emitem parecer acerca da legalidade da despesa e do contrato e envia o processo ao Administrador do IPCA. IV. 5.9. O Administrador do IPCA remete o processo para autorizao do rgo competente.
102 / 176 IV. 5.10. s propostas, depois de autorizadas pelo rgo legalmente competente, dever ser anexo extracto da deciso de autorizao, incluindo extracto de acta do Conselho Tcnico-Cientfico e contrato assinado. IV. 5.11. Compete aos RH: a) Notificar o adjudicatrio e todos os concorrentes da adjudicao, acompanhada do relatrio final (se aplicvel); b) Notificar o adjudicatrio da minuta do contrato (se aplicvel), para aprovao, e para proceder entrega dos documentos de habilitao exigidos nas peas do procedimento a fim de completar o processo de aquisio, nomeadamente, comprovativos de situao regularizada por dvidas s finanas e segurana social c) Notificar os outros concorrentes da entrega dos documentos de habilitao (se aplicvel); d) Cumprir os procedimentos necessrios outorga do contrato por ambas as partes, se for o caso; e) Inserir na base de dados do balano social, n. de efectivos e outros questionrios e informaes solicitadas a nvel de pessoal existente e publicitar na pgina electrnica do IPCA ao abrigo da LVCR; f) Publicitar a ficha contendo os elementos essenciais do contrato no portal nico da Internet dedicado aos contratos pblicos (www.base.gov.pt), devendo anexar esta ficha ao processo e demais relatrios necessrios ao cumprimento do disposto no CCP e legislao complementar. IV. 5.12. Depois do contrato original estar assinado por ambas as partes, devero os RH enviar uma cpia aos SF e ao servio requisitante e informar o jri (caso exista). IV. 5.13. Os SF procedem ao registo contabilstico do Compromisso. IV. 5.14. O Administrador do IPCA deve remeter o original de todo o processo completo e autorizado aos RH, ficando arquivado nestes servios na capa de Prestaes de Servios a aguardar o recibo verde/acto isolado, relatrio (no caso das prestaes gerais) registos de assiduidade, sumrios e elementos de avaliao (no caso da leccionao de formao). IV. 5.15. O servio requisitante, no fim da prestao de servios, deve enviar aos SF os respectivos documentos de despesa (recibo verde/acto isolado), verificados pela pessoa indicada para o efeito, acompanhados dos seguintes elementos: a) Relatrio (no caso das prestaes gerais);
103 / 176 b) Registos de assiduidade, sumrios e elementos de avaliao (no caso da leccionao de formao), substitudos por uma declarao do Director da Unidade Orgnica, em como estes documentos encontram -se arquivados no respectivo dossier pedaggico, c) Formulrio para autorizao de pagamento, com a confirmao do responsvel pelos SA em como a pauta de avaliao encontra -se naquele servio. IV. 5.16. Os SF analisam os documentos e anexam todo o processo de despesa que est arquivado e procedem ao registo contabilstico da fase da Obrigao e emitem uma Ordem de Pagamento, que enviaro para a Tesouraria (processo de despesa) e que dever ser constitudo pelos seguintes documentos: a) Documento que originou a cabimentao; b) Documento que originou o compromisso; c) Documento que originou a obrigao; d) A declarao de no dvidas das finanas; e) A declarao de no dvidas Segurana Social; f) Extracto da contabilidade analtica relativa ao projecto (quando aplicvel); Internet dedicado aos contratos pblicos (www.base.gov.pt)). IV. 5.17. Quando se trate de entrada em funcionamento de qualquer curso de CET, Ps-Graduao, Mestrado, etc., deve ser integrado uma listagem de todos os docentes/formadores a contratar (nome e habilitaes acadmicas) com o respectivo nmero de horas e valor a pagar (descriminando o custo/hora de leccionao e o valor das deslocaes se aplicvel). IV. 5.18. A proposta objecto de cabimento oramental, para posterior aprovao pelo rgo legalmente competente, dispensando assim o cumprimento das formalidades infra referenciadas. IV 5.19. O rgo legalmente competente autoriza o pagamento, assinando no carimbo de Autorizao e devolve os processos Tesouraria, para processamento do pagamento. IV. 5.20. Os pagamentos a efectuar pela Tesouraria podem ser por dois meios: Transferncia Bancria (por regra); Cheque (casos excepcionais, devidamente fundamentados). IV. 5.21. A Tesouraria aquando o pagamento, junta ao processo de despesa o documento comprovativo do pagamento (cpia do cheque ou documento justificativo da transferncia) e envia s entidades o comprovativo como fez o pagamento; g) Cpia da ficha de publicitao (contendo os elementos essenciais do contrato no portal nico da
104 / 176 IV. 5.22. A Tesouraria entrega todo o processo aos SF para imprimirem as notas de pagamento, juntarem ao processo e arquivarem por classificao econmica e dentro esta, por nmero de Dirio de Pagamento. O processo arquivado com todos os documentos que conduziram ao registo de cada uma das fases da execuo oramental. IV. 6. Modelos D04.1 Proposta de Contrato de prestao de Servios para Formao; D04.2 Parecer prvio Contrato de Aquisio de Servios D04.3 Prestao de Servios de Formao; D04.4 Minuta do Contrato.
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Modelo D04.1 Proposta de Contrato de Prestao de Servios para Formao
PROPOSTA DE CONTRATO DE PRESTAO DE SERVIOS PARA FORMAO
JUSTIFICAO PARA PARECER GENRICO (Portaria n. 4-A/2011, de 3 de Janeiro)
No foi ultrapassado com a contraparte o montante anual de 5.000
E (colocar um x no que se aplica)

Aco de formao no ultrapassa as 132 horas Prestao de servio cuja execuo se conclui em 20 dias DESCRIO DO CONTRATO
(colocar um x no que se aplica)
MODALIDADE
Tarefa Avena Aquisio de outros servios Pessoa singular Pessoa colectiva* Sociedades unipessoais Formao Consultadoria jurdica Consultadoria arquitectnica Consultadoria informtica Consultadoria de engenharia Outra consultadoria tcnica Outra tarefa/avena
CONTRAPARTE
OBJECTO DO CONTRATO
* Pessoa colectiva cuja rea de actividade seja o trabalho temporrio ou a subcontratao de trabalhadores em regime de trabalho temporrio
DESCRIO DO OBJECTO DO CONTRATO

Os docentes da Escola Superior de Gesto (ESG) / Escola Superior de Tecnologia (EST) tm uma carga lectiva completa. A ESG/EST vai leccionar cursos de especializao tecnolgica/mestrado/outro, existindo a necessidade da contratao da prestao de servios no regime de tarefa para leccionar parte das unidades curriculares. O presente contrato tem como objecto a prestao de servios para a leccionao de aces de formao em unidade curricular com (indicar o nmero) horas. O trabalho a executar tem natureza autnoma e o recurso aquisio da prestao de servios justifica-se pelo facto de ser menos oneroso do que o recurso aquisio de servio docente atravs do regime de contrato de trabalho em funes pblicas nos termos do ECPDESP. (Escrever outra descrio)
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IDENTIFICAO DA FORMAO
(caso se aplique)
Curso e Edio
(indicar se for o caso de Seminrio)
Unidade Curricular
Horas
Local
PERODO DA PRESTAO DE SERVIO Incio: __/__/______ Termo: __/___/______ ESCOLHA DO PROCEDIMENTO

A escolha do procedimento da formao do contrato, nos termos do Cdigo dos Contratos Pblicos (CCP), aprovado pelo Decreto-Lei n. 18/2008, de 29 de Janeiro, ser o ajuste directo, regime simplificado, uma vez que a prestao de servio inferior a 5.000,00, nos termos dos artigos 17., 18., 20., n. 1 al. a), 128. e 129. do CCP. A escolha do procedimento da formao do contrato, nos termos do Cdigo dos Contratos Pblicos (CCP), aprovado pelo Decreto-Lei n. 18/2008, de 29 de Janeiro, ser o ajuste directo, regime geral, uma vez que a prestao de servio inferior a 75.000,00, nos termos dos artigos 17., 18., 20., n. 1 al. a), 114. a 127. do CCP. VALOR DA PRESTAO DE SERVIO O valor base da prestao de servio 0,00 (extenso), a que acresce IVA taxa em vigor IDENTIFICAO DA CONTRAPARTE Prope-se a celebrao de contrato de prestao de servio com: (colocar o nome) - Ex-colaborador do IPCA: Sim/No - Cnjuge de ex-colaborador do IPCA: Sim/No - Parente ou afim em linha recta ou at 2. grau da linha colateral de ex-colaborador do IPCA: Sim/No - Pessoa que viva em economia comum com ex-colaborador do IPCA: Sim/No
ACEITAO DA CONTRAPARTE Declaro que aceito os termos do contrato Assinatura da Contraparte ______________________________________________
(caso se aplique)
ANEXOS a) Minuta/Parecer da Acta do CTC b) Currculo do Prestador de Servios c) Minuta Contrato d) Certificado de Habilitaes
(1)
DECLARAO (1) Declaro que os documentos referidos nas alneas a), b) e d) se encontram arquivados nos na Escola Superior de _________________ O Director da ESG/EST
_______________________
Em substituio da apresentao dos documentos referidos nas alneas a), b) e d).
Barcelos, (dia) de (ms) de 20
O Director da ESG/EST/A Administradora do IPCA/ A Administradora dos SAS IPCA _________________________________________
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(Informao prevista na al. e) do n. 2 da Portaria n. 4-A/2011 de 3 de Janeiro)
SERVIO DE RECURSOS HUMANOS
SERVIOS FINANCEIROS
(Informao de cabimento)
AUTORIZAO DA COMISSO INSTALADORA Aprovado na Comisso Instaladora de / / O Presidente da Comisso Instaladora _______________________________ Joo Baptista da Costa Carvalho
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Modelo D04.2 Proposta de Contrato de Prestao de Servios para Formao
PARECER PRVIO CONTRATO DE AQUISIO DE SERVIOS
JUSTIFICAO PARA O PEDIDO DE PARECER PRVIO (Portaria n. 4-A/2011, de 3 de Janeiro)

Foi ultrapassado com a contraparte o montante anual de 5.000 Aco de formao com mais de 132 horas Prestao de servio cuja execuo no se conclui em 20 dias DESCRIO DO CONTRATO
MODALIDADE
Tarefa Avena Aquisio de outros servios Pessoa singular Pessoa colectiva* Sociedades unipessoais Formao Consultadoria jurdica Consultadoria arquitectnica Consultadoria informtica Consultadoria de engenharia Outra consultadoria tcnica Outra tarefa/avena
CONTRAPARTE
OBJECTO DO CONTRATO
* Pessoa colectiva cuja rea de actividade seja o trabalho temporrio ou a subcontratao de trabalhadores em regime de trabalho temporrio
DESCRIO DO OBJECTO DO CONTRATO

Os docentes da Escola Superior de Gesto (ESG) / Escola Superior de Tecnologia (EST) tm uma carga lectiva completa. A ESG/EST vai leccionar cursos de especializao tecnolgica/mestrado/outro, existindo a necessidade da contratao da prestao de servios no regime de tarefa para leccionar parte das unidades curriculares. O presente contrato tem como objecto a prestao de servios para a leccionao de aces de formao em unidade curricular com (indicar o nmero) horas. O trabalho a executar tem natureza autnoma e o recurso aquisio da prestao de servios justifica-se pelo facto de ser menos oneroso do que o recurso aquisio de servio docente atravs do regime de contrato de trabalho em funes pblicas nos termos do ECPDESP. (Escrever outra descrio)
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IDENTIFICAO DA FORMAO
(caso se aplique)
Curso e Edio
(indicar se for o caso de Seminrio)
Unidade Curricular
Horas
Local
PERODO DA PRESTAO DE SERVIO Incio: __/__/______ Termo: __/___/______ ESCOLHA DO PROCEDIMENTO

A escolha do procedimento da formao do contrato, nos termos do Cdigo dos Contratos Pblicos (CCP), aprovado pelo Decreto-Lei n. 18/2008, de 29 de Janeiro, ser o ajuste directo, regime simplificado, uma vez que a prestao de servio inferior a 5.000,00, nos termos dos artigos 17., 18., 20., n. 1 al. a), 128. e 129. do CCP. A escolha do procedimento da formao do contrato, nos termos do Cdigo dos Contratos Pblicos (CCP), aprovado pelo Decreto-Lei n. 18/2008, de 29 de Janeiro, ser o ajuste directo, regime geral, uma vez que a prestao de servio inferior a 75.000,00, nos termos dos artigos 17., 18., 20., n. 1 al. a), 114. a 127. do CCP. VALOR DA PRESTAO DE SERVIO O valor base da prestao de servio 0,00 (extenso), a que acresce IVA taxa em vigor IDENTIFICAO DA CONTRAPARTE Prope-se a celebrao de contrato de prestao de servio com: (colocar o nome) - Ex-colaborador do IPCA: Sim/No - Cnjuge de ex-colaborador do IPCA: Sim/No - Parente ou afim em linha recta ou at 2. grau da linha colateral de ex-colaborador do IPCA: Sim/No - Pessoa que viva em economia comum com ex-colaborador do IPCA: Sim/No
ACEITAO DA CONTRAPARTE Declaro que aceito os termos do contrato Assinatura da Contraparte ______________________________________________
(caso se aplique)
ANEXOS e) Minuta/Parecer da Acta do CTC f) Currculo do Prestador de Servios g) Minuta Contrato h) Certificado de Habilitaes
(2)
DECLARAO (1) Declaro que os documentos referidos nas alneas a), b) e d) se encontram arquivados nos na Escola Superior de _________________ O Director da ESG/EST
_______________________
Em substituio da apresentao dos documentos referidos nas alneas a), b) e d).
Barcelos, (dia) de (ms) de 20
O Director da ESG/EST/A Administradora do IPCA/ A Administradora dos SAS IPCA _________________________________________
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(Informao prevista na al. e) do n. 2 da Portaria n. 4-A/2011 de 3 de Janeiro)
SERVIO DE RECURSOS HUMANOS
SERVIOS FINANCEIROS
(Informao de cabimento)
PARECER PRVIO DO PRESIDENTE DO IPCA
O Presidente do IPCA _______________________________ Joo Baptista da Costa Carvalho
AUTORIZAO DA COMISSO INSTALADORA Aprovado na Comisso Instaladora de / / O Presidente da Comisso Instaladora _______________________________ Joo Baptista da Costa Carvalho
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Modelo D04.3 Prestao de Servios de Formao

Prestao de Servios de Formao (autorizao de pagamento)
Esco l a Su p e ri o r d e Ge st o
Esco l a Su p e ri o r d e Te cn o l o g i a
A - Identific a o da Ac o
C ET Nom e
Me stra d o
C u rso d e P s-Gra d u a o
L o ca l d e Fu n ci o n a m e n to D a ta d e In ci o
/ /
D a ta d e Fi m
B - Identific a o da Unidade Cur r ic ular /F or ma o
Unidade Curricular/Formao N. Total de Horas de

/ /
at
C - Identific a o do F or mador
Fo rm a d o r In te rn o Nome do Formador N. Total de Horas Leccionadas de
Fo rm a d o r Exte rn o
at
Anex os a) Cpia do registo de assiduidade b) Cpia dos sumrios c) Cpia dos elementos de avaliao (enunciados de testes, pautas de avaliao) d) Outros documentos julgados pertinentes para constar do processo da prestao de servios Dec lar a o
(1 )
Declaro que os documentos referidos na alnea a), b) e c) se encontram arquivados no dossier pedaggico da unidade curricular
(1)
Em substituio da apresentao dos documentos referidos nas alneas a), b) e c).
Dir ec tor da ESG /EST : _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ Ser v i os Ac admic os
Confirmo que as pautas de avaliao foram recepcionadas nos Servios Acadmicos

Data :
Res pons v el pelos Ser v i os Ac admic os : Valida o da Infor ma o
Data :
Dir ec tor da Es c ola: G abinete de Auditor ia e Contr olo Inter no Processo em condies de efectura pagamento. Processo no se encontra em condies de efectuar o pagamento pelo seguinte motivo:
Data :
Res pons v el pelo G ACI:
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Modelo D04.4 Minuta do Contrato

MINUTA DO CONTRATO Aos ___ dias de ______ de 20__, Entre Instituto Politcnico do Cvado e do Ave, com o nmero de identificao fiscal 503 494 933, com sede na Av. Dr. Sidnio Pais, n.222, 4750-333 Barcelos, representado pelo seu Presidente, Prof. Doutor Joo Baptista da Costa Carvalho portador do Bilhete de Identidade n. 3455865, emitido em 25 de Janeiro de 2006, pelos Servios de Identificao Civil de Braga, nomeado pelo Despacho n. 20557/2006 (2. srie), Dirio da Repblica, de 10 de Outubro e adiante designado por Primeiro Outorgante, e (nome), portador do bilhete de identidade n. , emitido em __/__/____ pelos Servios de Identificao de ______, residente _____, contribuinte fiscal n. ________, adiante designado como Segundo Outorgante Considerando a) A deciso de adjudicao de _/__/___, proferida por _______________________ (rgo competente); b) O subsequente acto de aprovao da minuta do contrato que ocorreu em __/__/___, praticado por _____________________________ (rgo competente), de for o caso; c) A despesa inerente ao contrato ser satisfeita por dotao oramental na rubrica_____( Se for com despesa em mais de um ano econmico necessrio acautelar o disposto nos artigos 96., n.1, al. h), do Cdigo dos Contratos Pblicos e artigo 22., do D.L. n. 197/99).
celebrado o presente contrato, livremente e de boa f, para prestao de servios em regime de tarefa ao abrigo do artigo 35. da Lei n. 12-A/2008, de 27 de Fevereiro e do disposto no Cdigo dos Contratos Pblicos (conjugados com o Despacho n.__________, no caso de formao), que se rege pelas seguintes clusulas: CLUSULA 1 (Objecto) 1 - O presente contrato tem por objecto a prestao, pelo segundo outorgante, da sua actividade ________________, no mbito ______________________(em caso de formao, identificar Curso e
113 / 176 especificar que o registo de entrada em funcionamento foi feito atravs do Despacho n. (2. srie), publicado no Dirio da Repblica de ____(dia) de ____(ms), nos termos do plano, em anexo, que faz parte integrante do presente contrato). 2 - O presente contrato no confere a qualidade de colaborador que exerce funes pblicas.
CLUSULA 2 (Durao e Vigncia) 1 - A prestao referida na clusula anterior tem a durao de _______________(nmero) horas/meses, decorrendo no local e nas datas a indicar pelo primeiro outorgante ao segundo outorgante, produzindo efeitos desde ___ /___/____ e at ___/___/____, para o incio e termo da prestao, respectivamente. 2 - Qualquer dos outorgantes poder, no entanto, resolver o presente contrato por incumprimento de alguma das clusulas contratuais imputvel ao outro outorgante, nos termos gerais de direito, salvaguardando-se, porm, o disposto na clusula 7.
CLUSULA 3 (Responsabilidade na execuo do contrato) 1 - No mbito da execuo do presente contrato, incumbe ao primeiro outorgante: a) Colocar disposio do segundo outorgante os meios necessrios concretizao das actividades para que foi contratado; b) O pagamento da contraprestao monetria devida ao segundo outorgante pela realizao da actividade. 2 O segundo outorgante realizar a sua prestao de servios, assegurando na sua execuo zelo, dedicao e boa colaborao com o primeiro outorgante (e com os formandos, no caso da formao), nomeadamente, ao nvel da: ____________________________
(No caso da formao: a) Leccionao das (nmero) horas de formao, de acordo com o horrio estipulado; b) Elaborao de material de apoio pedaggico leccionao da referida formao; c) Preparao e implementao de elementos que permitam avaliar os formandos. No caso do exerccio de outra actividade, descrever outras obrigaes do adjudicatrio)
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CLUSULA 4 (Coordenao) A coordenao da execuo do presente contrato de prestao de servios ser assegurada pelo __________(nome), ________________(cargo) _____________________ (Servio ou Escola) do Instituto Politcnico do Cvado e do Ave. CLUSULA 5 (Custos e Condies de Pagamento) 1 O primeiro outorgante obriga-se a pagar ao segundo outorgante, pela aquisio de servios objecto do presente contrato, o valor de _________ (Por extenso), a que acresce IVA taxa legal em vigor, nas seguintes condies ______________________________ . 2 O local da prestao de servio em _______________ e o preo referido no nmero anterior j inclui todas as deslocaes e ajudas de custo. 3 O pagamento referido no nmero anterior deve efectivar-se no final da prestao de servio e aps a entrega de cpia dos seguintes documentos: (No caso da formao: a) Registo de assiduidade; b) Sumrios; c) Elementos de avaliao. No caso do exerccio de outra actividade, apresentar relatrio das actividades desenvolvidas). CLUSULA 6 (Propriedade) Os resultados e trabalhos dos servios prestados, objecto do presente contrato, considerar-se-o, em todo o seu contedo, propriedade do primeiro outorgante. CLUSULA 7 (Dever de Sigilo) O segundo outorgante fica vinculado pelo dever de sigilo relativamente s informaes de que venha a ter conhecimento no mbito da prestao dos servios. CLUSULA 8 (Resoluo de Conflitos) 1 - Os outorgantes comprometem-se a resolver entre si, quaisquer dvidas, lacunas ou dificuldades de interpretao que possam resultar da execuo do presente contrato.
115 / 176 2 No caso de no ser possvel, os outorgantes estipulam o foro do lugar da sede do primeiro outorgante em caso de litgio resultante deste contrato.
Os outorgantes aceitam o presente contrato, com todas as suas condies, das quais tomaram conhecimento e a cujo cumprimento se obrigam nos termos nele expressos.
O presente contrato redigido em duplicado, em ________ folhas, ficando cada outorgante na posse de um exemplar.
Pelo Primeiro Outorgante
Segundo Outorgante
_______________________________ Joo Baptista da Costa Carvalho
_________________________________
116 / 176 D05 Despesas por Fundo de Maneio
IV. 1. Objectivo da norma Estabelecer os mtodos de controlo associados a constituio, reposio e reposio final de fundo de maneio e despesas inferiores a 100 (cem euros) pagas mediante fundo de maneio. IV. 2. Campo de aplicao da norma Aplica-se no processo constituio, reposio e reposio final dos fundos de maneio. IV. 3. Princpios Gerais IV. 3.1. Considera-se que o fundo de maneio uma pequena-caixa para pagamentos de baixo montante, urgentes e inadiveis cuja movimentao da exclusiva competncia do responsvel para o efeito. IV. 3.2. Consideram-se de baixo montante as despesas de valor igual ou inferior a 100 (cada despesa por si s no poder exceder este montante), nomeadamente: a) Despesas com correspondncia, que no possam ser includas na avena; b) Despesas com combustvel, nas situaes em que o abastecimento no possa ser realizado em posto convencionado; c) Despesas com almoos e jantares (at ao limite mximo total por pessoa de 17,50, IVA includo); d) Despesas com material de manuteno (chaves, carimbos, lmpadas, tomadas, cabos, parafusos, vidros, etc); e) Despesas com a organizao de eventos e reunies (arranjos de flores, gua, caf e bolachas); f) Despesas de farmcia; (assinatura peridica). IV. 3.3. As escolas e servios do IPCA, a quem tenha sido atribudo fundo de maneio, tm que pagar as despesas inferiores a 100 por fundo de maneio, com excepo das despesas referidas no nmero seguinte. IV. 3.4. No podero ser efectuados pagamentos por fundo de maneio relativos s seguintes despesas: a) Ajudas de custo; b) Recibos verdes; c) Aquisies de bens duradouros sujeitos a inventrio, incluindo livros; g) Despesas com jornais e revistas, que no possam ser adquiridas atravs de outro procedimento
117 / 176 d) Material diverso de valor superior a 100 para o qual dever seguir os procedimentos legais de aquisio de bens e servios; e) Toda e qualquer despesa que no se enquadre no princpio que regula a atribuio do fundo de maneio, a saber, a despesa ser inadivel e urgente. IV. 3.5. Deve ser elaborada uma folha de caixa onde se regista o saldo inicial e os diferentes gastos que vo sendo justificados e as subsequentes reposies. IV. 3.6. Os responsveis pelos fundos de maneio respondem pelo cumprimento das formalidades legais aplicveis realizao das despesas ali includas bem como pelo respectivo pagamento. IV. 3.7. Compete ao Presidente do IPCA a definio anual de um valor mximo a atribuir como fundo de maneio, para cada escola ou servio. IV. 4. Fases O FM percorre trs fases: a) Constituio: No incio do ano econmico com base na legislao em vigor constitudo o FM em nome do responsvel pelo fundo. b) Reconstituio: De acordo com as necessidades de servio procede-se reconstituio mensal do FM com base nas despesas j efectuadas atravs do seu registo contabilstico. c) Liquidao: No prazo fixado anualmente no Decreto-Lei de Execuo Oramental, procede-se liquidao do FM. Segundo o n. 1 do artigo15. do Decreto-lei n 41/2008, esse valor no pode ultrapassar um duodcimo da dotao do respectivo oramento. IV. 5. Procedimentos IV. 5.1. Constituio IV. 5.1.1. O requerimento de constituio deve ser apresentado at 20 de Janeiro de cada ano econmico atravs do modelo (MD05.1). IV. 5.1.2. Durante o ms de Janeiro, o Presidente do IPCA delibera e informa da autorizao de constituio do FM.
118 / 176 IV. 5.1.3. Aps a deliberao de autorizao de constituio do FM, o impresso (MD05.1) com o despacho do Presidente do Instituto segue para a Tesouraria. IV. 5.1.4. A Tesouraria emite o cheque, endossado ao responsvel, pelo valor atribudo. O cheque devidamente assinado e autenticado com selo branco segue para o responsvel pelo fundo atravs do correio interno, que dever ser levantado e imediato, constituindo deste modo um valor em caixa, sobre a responsabilidade do seu titular. IV. 5.2. Reposio IV. 5.2.1. Os FM devem ser regularizados mensalmente, at ao dia 6 do ms seguinte. IV. 5.2.2. A reposio deve ser feita com base no mapa de reposio de FM que dever acompanhar o conjunto dos documentos de despesa. IV. 5.2.3. A Tesouraria emite o cheque, endossado ao responsvel, pelo valor de reposio. O cheque devidamente assinado e autenticado com selo branco segue para o responsvel pelo fundo atravs do correio interno, que dever ser levantado de imediato, constituindo deste modo um valor em caixa, sendo da responsabilidade do seu titular. IV. 5.2.4. Princpios relativamente reposio de FM: a) Todos os pedidos de reposio de FM carecem de uma autorizao de despesa, que dever ser dada por quem tem competncia para tal, ou ento a quem o responsvel tenha delegado; b) A reposio do FM no dever incluir documentos com datas anteriores ltima reposio; c) Os documentos de suporte tero de ser obrigatoriamente vendas a dinheiro, facturas/recibos e facturas acompanhadas do respectivo recibo e devidamente discriminadas com o tipo de bens adquiridos (tipo de despesa); d) Todos os documentos devem estar devidamente autorizados e assinados pelo responsvel que dever indicar porque foi efectuada a despesa; e) No poder ser feita uma reposio peridica de FM superior ao FM atribudo inicialmente. IV. 5.2.5. Caso o valor de despesa no atinja 30% do montante do FM atribudo, a Tesouraria pode optar por apenas repor o FM no ms seguinte. IV. 5.2.6. A reconstituio do FM efectuada por cheque nominativo pessoa responsvel. IV. 5.2.7. Todos os documentos de despesa apresentados pelo responsvel do FM, cuja natureza no se enquadre na definio de despesa de FM, ou o documento no obedea s regras contabilsticas e fiscais em vigor, no sero pagos. IV. 5.3. Reposio final IV. 5.3.1. Os FM devem ser depositados na conta n. 0035 0135 00077863431 07 pelo responsvel at 22 de Dezembro de cada ano econmico, devendo os documentos de despesa e respectivo comprovativo de depsito, dar entrada na contabilidade at dia 5 do ms seguinte.
119 / 176 IV. 5.3.2. O FM a repor no final do ano econmico deve ser igual ao FM atribudo inicialmente. Esta reposio poder ser feita atravs de numerrio, documentos de despesa ou ambos e deve ser efectuada utilizando o mapa de reposio de FM. IV. 5.3.3. Caso no haja documentos de despesas, o numerrio que constituem o FM inicial ou a sua diferena devem ser entregues na Tesouraria, que proceder ao seu depsito. Desta forma o talo de depsito dever igualar a reposio do FM inicial. IV. 6. Prestao anual de contas Devem ser elaborados pelo SF, os mapas de FM, conforme modelo apresentado nas Instrues n 1/2004, de 14 de Fevereiro, do Tribunal de Contas. IV. 7. Contabilizao A contabilidade procede aos seguintes registos, sendo considerada uma operao de tesouraria at ao momento da entrega de documentos de despesa:
Dbito 118 Fundo maneio 023 XX XX XX - Dotaes disponveis 026 XX XX XX - Cabimentos 622 Fornecimento e servios 26892 - Credores diversos (fundo maneio) 2521 XX XX XX - Oramento do exerccio - fornecimentos e servios 023 XX XX XX - Dotaes disponveis 026 XX XX XX - Cabimentos 622 Fornecimento e servios 26892 - Credores diversos (fundo maneio) 2521 XX XX XX - Oramento do exerccio - fornecimentos e servios 121 Depsito ordem Credito 121 Depsito ordem 026 XX XX XX - Cabimentos 027 XX XX XX - Compromissos 26892 Credores diversos (Fundo maneio) 2521 XX XX XX - Oramento do exerccio - fornecimentos e servios 121 Depsito ordem 026 XX XX XX - Cabimentos 027 XX XX XX - Compromissos 26892 - Credores diversos (fundo maneio) 2521 XX XX XX - Oramento do exerccio - fornecimentos e servios 118 Fundo maneio 118 Fundo maneio
Pela Constituio
Pelo processamento e reposio
Pela restituio no final do ano
Documentos de despesa
em numerrio
XX XX XX classificao econmica respectiva
IV. 8. Constituio e Responsabilizao No incio de cada ano civil so fixados os montantes do FM, bem como os responsveis pelo mesmo, atravs de Despacho (PR).
120 / 176 IV. 9. Modelos D05.1 Constituio de Fundo de Maneio; D05.2 Mapa de Fundo de Maneio.
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Modelo D05.1 Constituio Fundo de Maneio
Constituio de Fundo de Maneio

Exmo. Senhor Presidente da Comisso Instaladora do Instituto Politcnico do Cvado e do Ave
Nome:
Escola / Servio:
Vem por este meio solicitar a V. Exa. a constituio do fundo de maneio para o ano de ____, no montante de _____ euros, conforme regulamento, para fazer face a pequenas despesas de carcter urgente e inadivel. O responsvel do fundo de maneio ___________________________, com a categoria___________________________________.
O Responsvel pelo Servio, Data: ___/ ___ /_____ Assinatura: __________________________________________________
Parecer do Administrador
Autorizao do Presidente
Data __/__/____ Assinatura: ________________________________
Data __/__/____ Assinatura: ________________________________
Nota: O Impresso dever ser preenchido electronicamente, imprimido, assinado e entregue na Recepo do Servio, para se proceder entrada do documento. O Responsvel da Recepo envia aos Servios Centrais para autorizao do Presidente da Comisso Instaladora.
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Modelo D05.2 Mapa de Fundo de Maneio
Mapa de Fundo de Maneio

Escola / Servio: Ms: ____________ de 20___
Despesas Dia/Ms N Documento Designao Descritivo Valor [] Justificao da despesa *
Montante atribudo:___________ Euros
Total (B)
Montante Existente (A)

Data: / / Data: :
Total da Despesa (A)

/ / Data: /
Saldo Final (A-B)

/
O Responsvel do Fundo Maneio, Data: / / Assinatura:____________________________________
Nota: O Impresso dever ser preenchido electronicamente, assinado e entregue na Recepo do Servio, at dia 6, para se proceder a entrada do documento. O Responsvel da Recepo envia aos SC at dia 7.
Contabilidade
Em: Visto Por: / / Reconstituio Em:
Tesouraria
/ / Valor
Cheque n. Banco
* Manual de Controlo Interno D05 Despesas por Fundo Maneio alnea d) do n. 5.2.4.- Todos os documentos devem estar devidamente autorizados e assinados pelo
responsvel que dever indicar porque foi efectuada a despesa.
123 / 176 IV. 3.3. Operaes de receitas IV. 3.3.1. Objectivo da norma Estabelecer os mtodos de controlo associados arrecadao de receitas. IV. 3.3.2. Servios que geram receita IV. 3.3.2.1. Existem vrios Servios do IPCA geradores de receitas, designadamente os que se apresentam no quadro seguinte onde tambm se identificam os momentos de liquidao e cobrana:
Momentos Liquidao Data da matrcula Data da matrcula/inscrio/requeri mento Data da matrcula/inscrio/requeri mento Data da matrcula/inscrio ltimo dia de cada ms em dvida Data de entrega do livro Data da aquisio Data da aquisio Data de carregamento Data de carregamento Data da candidatura Data da inscrio Documento especfico (Factura) Data da inscrio Documento especfico (Factura) Data do envio do PLC Data aceitao do projecto Data do movimento Contrato Cobrana Data de pagamento Postos de cobrana
UO/Servios
Tipo de receita Propinas Taxas de candidaturas; inscrio/matrcula, exames, reclamaes, recurso, melhoria nota, equivalncias/creditaes; registo de reconhecimentos de graus estrangeiros, multas; Certificados/certides; diplomas/cartas de curso Seguro escolar Juros de propinas
Data da matrcula/inscrio
SA
Data da matrcula/inscrio Data da matrcula/inscrio Data de pagamento Data de entrega do livro Data da aquisio Data da aquisio Data de carregamento Data de carregamento Data da candidatura Data da inscrio Data da transferncia Bancria Data da inscrio Data da transferncia Bancria Data da transferncia Bancria Data da transferncia Bancria Data do movimento Data da transferncia Bancria/ Cheques Tesouraria SC Delegao da Tesouraria no Campus
Biblioteca Tesouraria do Campus
Escolas
Multas Cartes de senhas de refeio; Cartes de Fotocopias Carregamento de plafond de senhas de refeio Carregamento de plafond de fotocpias Taxas de Candidatura a Mestrados, PsGraduaes e CETs Inscrio em Seminrios, Congressos, Palestras, Conferncias e Cursos livres Prestaes de servios Inscrio em Seminrios, Congressos, Palestras, Conferncias Patrocnios Provenientes de financiamento: OE e PIDDAC Provenientes de financiamento: PROTEC, FCT, FSE e outros Juros Rendas de concesso de espaos
Centros de Investigao, Comisses de Eventos
Servios centrais
IV. 3.3.2.2. Na liquidao obrigatrio a emisso de uma factura ou documento equivalente autorizado pelo rgo competente.
124 / 176 IV. 3.3.2.3. Compete ao SF: a) A emisso de facturas e facturas/recibos ou envio de software fiscalmente aceite s diferentes unidades ou servios; b) Informar dos servios que devem liquidar IVA, quando este for legalmente devido. IV. 3.3.2.4. Compete s unidades ou servios referidos em 2.1. a liquidao das receitas, nomeadamente clculo do valor, data limite de cobrana, informao ao cliente, aluno ou utente. IV. 3.3.2.5. Compete ainda s unidades referidas em 2.1. informar os SF das facturas ou documentos equivalentes emitidos devendo referir: a) Unidade ou Servio; b) Tipo receita; c) Nome do estudante e curso no caso de cobrana de propinas. IV. 3.3.3. Meios de cobrana e postos de cobrana IV. 3.3.3.1. Os meios de pagamento so: a) Compras e Servios (pagamentos via SIBS) b) Multibanco; c) Transferncia bancria; d) Numerrio; e) Cheque. IV. 3.3.3.2. Compete aos servios ou unidades referidas em 2.1. verificar as cobranas efectuadas via SIBS, multibanco ou transferncia bancria. IV. 3.3.3.3. Qualquer pagamento a efectuar, de acordo com o inscrito no ponto 3.1., obrigatoriamente efectuado na delegao da tesouraria no campus do IPCA, com a excepo das receitas referenciadas nos Servios Centrais. IV. 3.3.4. Tabela de emolumentos IV. 3.3.4.1. A tabela de emolumentos e taxa a aplicar na arrecadao da receita aprovada atravs de Despacho (PR) anualmente, afixada do site do IPCA. IV. 3.3.4.2. O valor das propinas fixado pelo rgo legalmente competente, divulgado por Despacho (PR) e afixados no stio do IPCA. IV. 3.3.4.3. So tambm fixados pelo rgo legalmente competente: a) O valor das multas, por proposta do responsvel dos SA e Biblioteca; b) O valor do seguro escolar, por proposta do Administrador/Director dos SAS; c) O valor das senhas de refeio, por proposta do Administrador/Director do SAS.
125 / 176 IV. 3.3.5. Entrega da Receita IV. 3.3.5.1. As unidades ou servios entregam semanalmente lista das cobranas por SIBS, Multibanco ou transferncia bancria devendo referir: a) Unidade ou servio; b) Tipo de receita; c) Nome do estudante e curso no caso de cobrana de propinas. IV. 3.3.5.2. A delegao da Tesouraria no Campus do IPCA remete, diariamente, os documentos relativos receita cobrada no dia seguinte com o comprovativo do depsito dirio do numerrio e do depsito dos cheques, assim como os duplicados dos recibos emitidos, devendo ainda informar: a) Unidade ou servio; b) Tipo de receita; c) Nome do estudante e curso no caso de cobrana de propinas. IV. 3.3.5.3. O depsito das receitas cobradas da responsabilidade da delegao da Tesouraria no campus do IPCA. IV. 3.3.6. Registo contabilstico IV. 3.3.6.1. A fase de lanamento da receita na aplicao informtica envolve duas fases: a liquidao e a cobrana da receita. a) A liquidao da receita tem subjacente a classificao na contabilidade oramental (classificao da receita em rubrica da classificao econmica de receitas). Aps a execuo desta tarefa, a aplicao informtica gera os movimentos contabilsticos, aps a seleco dos respectivos artigos. b) A execuo da tarefa cobrana de receitas tem subjacente o registo do recebimento de fundos de tesouraria. Em funo das equivalncias com as contas bancrias e as contas do plano de contas, a aplicao informtica gera automaticamente os movimentos contabilsticos adequados a serem registados na classe 1 (disponibilidades) e 2 (terceiros), incluindo os movimentos nas sub contas 25 (devedores pela execuo do oramento). IV. 3.3.6.2. Compete aos SF o registo contabilstico da receita, de acordo com o seguinte quadro:
Patrimonial Dbito Liquidao Cobrana
Classe 2
Analtica Crdito Classe 9 ---
Crdito
Classe 7 ou conta 27 Classe 2 Conta 25
Classe 1 Conta 25
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IV. 3.3.6.3. Sero considerados proveitos diferidos: a) As receitas de propinas correspondentes a: Valor a cobrar x n. de meses de formao no ano n+1 n. de meses de formao b) As receitas de capital ou PIDDAC correspondentes na sua totalidade, com excepo do valor previsto de amortizao (desvalorizao) do bem no ano N IV. 3.3.7. Arquivo do processo de arrecadao da receita O processo fsico constitudo pelos elementos que deram origem arrecadao da receita, bem como os duplicados dos recibos, facturas/recibos devem ser arquivado nos SF por Dirio de receitas e por data de recebimento. IV. 3.3.8. Controlo de Receita IV. 3.3.8.1. Compete aos servios que liquidam as receitas o cumprimento destas normas, e informar os clientes, alunos e utentes, preferencialmente via e-mail. IV. 3.3.8.2. O GACI deve elaborar pelo menos uma auditoria por ano a cada unidade ou servios responsvel por liquidar receitas. IV. 3.3.8.3. Nos locais de atendimento ao pblico, onde, habitualmente, se faam cobranas, deve ser afixada, em local bem visvel, a seguinte informao Por toda e qualquer importncia entregue obrigatria a exigncia do respectivo recibo. Independentemente da exigncia ou no, do reci bo, por parte de quem paga, este documento deve ser emitido sempre que se efectuem cobranas. IV. 3.4. Regras gerais de controlo da Tesouraria IV. 3.4.1. As funes da Tesouraria radicam na salvaguarda dos valores sua guarda, devendo ter em ateno no seu controlo: Segregao de funes adequada segregao, sempre que possvel; Sadas e entradas de valores todas as sadas e entradas de valores devem estar devidamente documentadas e serem devidamente contabilizadas; Movimentos de caixa e pagamentos a dinheiro reduzido ao indispensvel, privilegiando-se o movimentos por bancos (cheques, transferncias, ordens de pagamento, etc); Numerao de cheques e transferncias cheques e transferncias bancrias devem ser registados sequencialmente; Contagens fsicas devem ser efectuadas contagens fsicas dos valores disponveis em cofre, por colaboradores independentes Tesouraria;
127 / 176 Requisitos de pagamento por cheques os cheques so nominativos, cruzados, assinados na presena dos documentos a pagar, aos quais ser aposto o carimbo de PAGO com indicao do meio utilizado; Cheques no utilizados devem estar guarda da Tesouraria, em lugar seguro; Cheques nulos os cheques anulados devem ser arquivados depois de se lhe destrurem as assinaturas, no caso do mesmo j estar assinado, devendo ser escrito anulado(a vermelho); Cheque em trnsito proceder ao respectivo cancelamento junto do banco decorridos que sejam seis meses, contados do termo do prazo de apresentao e regularizao contabilstica, de acordo com o artigo 52. da Lei Uniforme do Cheque. A Tesouraria verificando que um cheque se encontra em transito pelo menos trs meses deve contactar o portador do mesmo por carta ou e-mail reportando a situao; No compensao os cheques no podem ser compensados com os recebimentos (recebimentos tm de ser integralmente depositados); Depsitos todos os valores recebidos devem ser diria e integralmente depositados, sendo o movimento registado diariamente. Ao talo de depsito devero ser anexos cpias dos recibos emitidos ou documento equivalente; Acesso o acesso aos meios de pagamento deve ser restrito ao tesoureiro e a quem mais o rgo legalmente competente designar; Abertura de contas bancrias sujeita a prvia deliberao do rgo legalmente competente, tituladas pela entidade obrigatoriamente por dois elementos, sendo assinatura obrigatria do Presidente, respeitando obrigatoriamente o Princpio da Unidade da Tesouraria; Encerramento de contas bancrias sujeita a prvia deliberao do rgo competente mediante proposta da tesouraria de contas tituladas pela entidade, no movimentadas, desde que todos os recebimentos ou reembolsos afectos s mesmas estejam concludos
128 / 176 IV. 4. Contabilidade Patrimonial
IV. 4.1. Princpios gerais Todos os documentos contabilsticos so registados pelas contas do plano oficial de contabilidade pblica, POC Educao, sendo as contas que integram as classes 1 a 5 referentes a contas do balano, e as classes 6, 7 e 8 s contas de custos, proveitos e resultados, classe 9 analtica. IV. 4.2. Bancos a) Para controlo das contas bancrias so elaboradas as reconciliaes bancrias, por pessoal afecto aos SF que no tenham acesso conta corrente, respeitando, desta forma a segregao de funes. O modelo adoptado preconizado nas instrues do Tribunal de Contas; b) No final de cada ano econmico faz-se a circularizao dos saldos bancrios (preparao de um oficio para cada uma das instituies financeiras, as quais devem ser assinadas por quem tenha poderes suficientes para obrigar a Entidade); c) A abertura e encerramento de contas bancrias sujeita a prvia deliberao do rgo legalmente competente; d) As contas bancrias so tituladas pela entidade e movimentadas obrigatoriamente, por dois elementos, sendo obrigatria, a assinatura do Presidente do IPCA; e) Todos os cheques so cruzados; f) Os cheques so assinados na presena dos respectivos documentos de suporte, previamente conferidos devendo a primeira pessoa que assina verificar, rubricando, a concordncia do valor e do beneficirio; g) Os cheques em branco encontram-se guarda da Tesoureiro em lugar seguro; h) Os cheques j emitidos mas que, por qualquer motivo, foram anulados, encontram-se arquivados depois de se lhe destrurem as assinaturas, no caso de o mesmo j estar assinado; i) Findo o perodo de validade dos cheques em trnsito, procede-se ao respectivo cancelamento junto instituio bancria, efectuando-se os necessrios registos contabilsticos de regularizao. IV. 4.3. Dvidas a receber a) O controlo das dvidas a receber feito mensalmente pelos Servios Financeiros, e consiste na confrontao entre o balancete da aplicao da contabilidade e o balancete da aplicao de gesto de Tesouraria; b) No registo das receitas a contabilizao, como proveito do exerccio deve ter-se em conta o princpio da especializao dos exerccios. c) Compete aos SF:
129 / 176 i. ii. Elaborao mensalmente a relao das dvidas (contendo o n. da factura, valor em dvida, nome do devedor, etc.) com base nas diversas facturas e recibos. Averiguar mensalmente se os saldos introduzidos nas contas dispostas pelo programa informtico de contabilidade, correspondem aos valores determinados pelo documento elaborado na aplicao de Tesouraria. iii. Elaborar em Janeiro do ano seguinte a circularizao das dvidas a receber (preparao de um oficio para cada um dos clientes seleccionados pelo Fiscal nico, a qual dever ser acompanhada de um impresso-resposta e de um envelope devidamente selado). iv. Com base nas decomposies dos saldos das contas correntes, elaborar, semestralmente, um balancete por antiguidades, permitindo: Detectar os clientes que se vo atrasando nos pagamentos; O planeamento do fluxo de recebimentos a curto prazo; v. Determinar anualmente o valor das dvidas de cobrana duvidosa e do clculo da proviso para cobrana duvidosas. d) Compete ao GACI elaborar anualmente a reconciliao entre extractos de conta corrente dos clientes com as respectivas contas. IV. 4.4. Dvidas a pagar a) O controlo das dvidas a pagar feito mensalmente pelos SF, e consiste na confrontao entre o balancete da aplicao da contabilidade e o balancete da aplicao de gesto de tesouraria. b) Compete aos SF: i. Elaborar mensalmente uma relao das dvidas a pagar (contendo o n. da factura, valor em dvida, nome do fornecedor ou outro credor, etc.). ii. Averiguar mensalmente se os saldos introduzidos nas contas dispostas pelo programa informtico de contabilidade, correspondem aos valores determinados pelo documento elaborado na aplicao de tesouraria. c) Compete ao GACI: i. Controlo dos dbitos a terceiros efectuando a reconciliao entre os extractos de conta corrente dos fornecedores com as respectivas contas da entidade; ii. No final do ano efectuar a circularizao das dvidas a pagar (preparao de uma carta para cada um dos fornecedores e outros devedores e credores seleccionados pelo Fiscal nico.)
130 / 176 IV. 4.5. Existncias a) O IPCA deve possuir apenas um stock mnimo de consumveis de escritrio, pelo que qualquer aquisio deste tipo de bens deve ser registada como um custo. b) No entanto, caso a existncia final a 31 de Dezembro seja materialmente relevante, deve efectuar o ajustamento transferindo o custo do exerccio para custo diferido existncias (classe 3). c) Considera-se materialmente relevante aquisies cujo stock superior a 30% do valor total das compras anuais do bem IV. 4.6. IVA a) O IPCA um sujeito passivo misto porque desenvolve: i. Operaes isentas que no conferem o direito de deduo do imposto (iseno simples), nomeadamente as referentes actividade escolar propriamente dita, ou seja as respeitantes ao ensino; ii. Operaes tributveis que conferem direito deduo de imposto, nomeadamente a prestao de servios. b) A periodicidade para a entrega peridica do IVA depende do enquadramento do Instituto tendo em conta o limite do volume de negcios: i. At 500 000 euros - trimestral; ii. Superior a 500 000 euros - mensal c) O tratamento contabilstico do IVA dever seguir as instrues emanadas pelas circulares da DGO; d) Compete aos SF informar as diferentes unidades ou servios que liquidam receitas informar se a receita est ou no isenta de IVA; e) Compete aos SF propor ao rgo legalmente competente a opo pela afectao real ou pelo prrata; f) Compete aos SF o apuramento do IVA, bem como o preenchimento das declaraes obrigatrias; g) O IPCA utiliza obrigatoriamente a conta IVA SUPORTADO, transferindo mensalmente para custos o IVA SUPORTADO no dedutvel e para IVA DEDUTIVEL o IVA SUPORTADO dedutvel. IV. 4.7. IRS a) O IRS dos colaboradores dependentes processado pelos RH em simultneo com o processamento de salrio, observando o estipulado na tabela de reteno de IRS publicada anualmente em DR. Os RH efectuam as declaraes anuais de rendimentos dos colaboradores
131 / 176 dependentes, e anualmente elaboram o Modelo 10 a entregar ao Ministrio das Finanas no prazo estipulado no ordenamento jurdico. b) O IRS dos colaboradores independentes retido pelos SF, caso exista, tem de ser accionada at ao prazo para entrega do imposto retido nos cofres do Estado, ou seja, at ao dia 20 do ms seguinte, tendo em conta a taxa indicada no documento legalmente exigido entregue pelo prestado do servio. A declarao anual deste tipo de rendimentos efectuada pelos SF. c) A reteno de IRS das rendas da responsabilidade dos SF, sendo entregue nos cofres do estado at ao dia 20 do ms seguinte. IV. 5. Garantias e caues IV. 5.1. Objectivo da norma Identificao e registo das Operaes de Tesouraria.
IV. 5.2. Campo de aplicao da norma Aplica-se nas Operaes de Tesouraria.
IV. 5.3. Procedimentos IV 5.3.1. So consideradas Operaes de Tesouraria, nomeadamente: a) Os descontos em abonos; b) As garantias e caues recebidas em dinheiro, ou transferidas para uma conta do IPCA criada para o efeito; c) Os descontos relativos a Impostos ou Taxas retidas e a entregar ao Estado, com excepo do IVA; d) Outras operaes de tesouraria.
IV. 5.4. Garantias e Caues IV. 5.4.1. No caso de contratos que impliquem o pagamento de um preo pela entidade adjudicante, deve ser exigida ao adjudicatrio a prestao de uma cauo destinada a garantir a sua celebrao, bem como o exacto e pontual cumprimento de todas as obrigaes legais e contratuais que assume com essa celebrao. IV. 5.4.2. exigvel obrigatoriamente a prestao de cauo quando o preo contratual igual ou superior a 200 000.
132 / 176 IV. 5.4.3. Quando, no caso previsto no nmero anterior, no tenha sido exigida a prestao de cauo, pode a entidade adjudicante, se o considerar conveniente, proceder reteno de at 10 % do valor dos pagamentos a efectuar, desde que tal faculdade seja prevista no caderno de encargos. IV. 5.4.4. O valor da cauo de 5 % do preo contratual. IV. 5.4.5. Quando o preo total resultante da proposta adjudicada seja considerado anormalmente baixo, o valor da cauo a prestar pelo adjudicatrio de 10 % do preo contratual. IV. 5.4.6. Quando, em contratos que no impliquem o pagamento de um preo pela entidade adjudicante, for exigida a prestao de cauo, o valor desta no pode ser superior a 2 % do montante correspondente utilidade econmica imediata do contrato para a entidade adjudicante. IV. 5.4.7. As caues podem ser prestadas mediante depsito em dinheiro ou em ttulos, ou mediante garantia bancria ou seguro cauo. IV. 5.4.8. Em caso de depsito do montante da cauo em conta ordem do IPCA, o comprovativo do depsito fica arquivado nos SF, que registar nas contas de ordem e promover a sua liberao nos termos previstos no contrato e no artigo 295. do CCP; IV. 5.4.9. Em caso de entrega de uma Garantia Bancria, que emitida por uma instituio financeira (normalmente um banco), e que permite ao IPCA, em caso de incumprimento do fornecedor exigir junto da instituio financeira o montante da garantia, o comprovativo da garantia fica arquivado nos SF, que registar e promover a sua liberao nos termos previstos no contrato e no artigo 295. do CCP; IV. 5.4.10. No caso dos contratos de empreitadas de obras pblicas, os SF, para reforo da cauo prestada com vista a garantir o exacto e pontual cumprimento das obrigaes contratuais, deduzem s importncias que o empreiteiro tiver a receber em cada um dos pagamentos parciais previstos o montante correspondente a 5 % desse pagamento, salvo se o contrato fixar percentagem inferior ou dispensar tal deduo. A deduo pode ser substituda por ttulos emitidos ou garantidos pelo Estado, por garantia bancria primeira solicitao ou por seguro--cauo, nos mesmos termos estabelecidos para a cauo destinada a garantir o exacto e pontual cumprimento das obrigaes contratuais; IV. 5.4.11. Os montantes deduzidos so depositados em contas bancrias especficas, com a identificao de cada contrato de empreitada de obras pblicas. IV. 5.4.12. As caues prestadas pelo co-contratante podem ser executadas pelo IPCA, mediante deciso da Comisso Instaladora do IPCA, sem necessidade de prvia deciso judicial ou arbitral, para satisfao de quaisquer importncias que se mostrem devidas por fora do no cumprimento por aquele das obrigaes legais ou contratuais, designadamente as seguintes: a) b) Sanes pecunirias aplicadas nos termos previstos no contrato; Prejuzos incorridos pelo IPCA, por fora do incumprimento do contrato;
c) Importncias fixadas no contrato a ttulo de clusulas penais.
133 / 176 IV. 5.4.13. A execuo parcial ou total de cauo prestada pelo co-contratante implica a renovao do respectivo valor, no prazo de 15 dias aps a notificao dos SF para esse efeito. IV. 5.4.14. As contas de ordem destinam-se a registar os montantes relativos a valores titulados como as garantias e caues apresentadas por terceiros e os recibos para cobrana debitados Tesouraria, sendo efectuados os seguintes registos contabilsticos: a) Garantias prestadas por fornecedores ou outros credores: i. Momento da entrega da garantia 091 - Garantias e caues prestadas X 0921 Credores por Garantias e caues X
ii. Garantias Devolvidas 0921 Credores por Garantias e 094- Garantias/Caues caues devolvidas X X
iii. Garantias Accionadas 0921 Credores por Garantias e 093- Garantias/Caues caues accionadas X X
134 / 176
b) Caues prestadas por fornecedores, fornecedores de imobilizado ou outros credores
i. Momento da entrega
091 - Garantias e caues prestadas X
0922 - Caues prestadas X
12- Bancos X
22/26 Fornecedores ou credores X
ii. Caues Devolvidas
094- Garantias/Caues devolvidas X
12- Bancos X
135 / 176
iii. Caues Accionadas 093- Garantias/Caues accionadas X
12- Bancos X
IV. 6. Prestao de Contas IV. 6.1. Objectivo da norma Identificar e efectuar, adequadamente, os trabalhos de fim de exerccio ao nvel das contabilidades oramental e patrimonial.
IV. 6.2. Trabalhos de fim de exerccio IV. 6.2.1. Constituem trabalhos de fim de exerccio os que a seguir se indicam: a) Trabalhos preparatrios de apuramento e regularizao das contas; b) Apuramento dos resultados oramentais, econmicos e financeiros; c) Elaborao dos documentos de prestao de contas. IV. 6.2.2. Considera-se fim de exerccio: a) O dia 31 de Dezembro de cada ano, para a contabilidade patrimonial; b) O dia 31 de Dezembro acrescido do perodo complementar, para a contabilidade oramental;
136 / 176 c) A data do fim do Regime de Instalao e consequentemente tomada de posse do Presidente do IPCA.
IV. 6.2.3. Constituem trabalhos preparatrios para a elaborao do Balano, Demonstrao de Resultados e anexos: a) O inventrio geral das existncias e o apuramento das existncias finais e dos custos das matrias consumidas e das mercadorias vendidas; b) O Inventrio do imobilizado; c) O clculo do montante de provises e amortizaes; d) As operaes relativas ao cumprimento do princpio da especializao dos exerccios. IV. 6.2.4. Nos trabalhos preparatrios referidos no nmero anterior deve ter-se em conta os princpios contabilsticos, os critrios de valorimetria e os lanamentos de regularizao enunciados no POC Educao.
IV. 6.3. Prestao de Contas
IV. 6.3.1. As contas do IPCA devem ser organizadas e documentadas de acordo com: a) Os documentos de prestao de contas, mapas e anexos s demonstraes financeiras conformem os modelos definidos no POC-Educao; b) Outros documentos considerados necessrios nos termos da resoluo do Tribunal de contas, n. 1/2004. IV. 6.3.2. O parecer do rgo fiscalizador referido e previsto no n 3 do artigo 50. do Decreto-Lei n 155/1992, de 28 de Julho, dever ser acompanhado por uma certificao legal das contas. IV. 6.3.3. Os documentos de prestao de contas devem ser um espelho dos actos econmicos, e/ou financeiros passados, deve de servir para controlar a gesto e a execuo do oramento.
IV. 6.3.4. Os documentos de Prestao de Contas exigidos pelo POC-Educao e pelo Tribunal de
Contas so os seguintes:
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Designao Balano Demonstrao de resultados Controlo oramental Despesa Controlo oramental Receita Fluxos de caixa Situao financeira Descontos e retenes Entrega de descontos e retenes Desenvolvimento das despesas com o pessoal Oramento - Despesa Oramento Receita Decomposio das dvidas de terceiros Oramento financeiro Aplicao de fundos prprios Oramento financeiro Origem de fundos prprios Oramento econmico Custos e perda Oramento econmico Proveitos e ganhos Caracterizao da entidade Notas ao balano e demonstrao de resultados por natureza Alteraes oramentais - Despesa Alteraes oramentais - Receita Contratao administrativa - Situao dos contratos Contratao administrativa - Formas de adjudicao Execuo de programas e projectos de investimento Transferncias correntes - Despesa Transferncias de capital - Despesa Subsdios concedidos Transferncias correntes - Receita Transferncias de capital - Receita Subsdios obtidos Activos de rendimento fixo Activos de rendimento varivel Situao e evoluo da dvida e juros Relatrio de gesto OUTROS DOCUMENTOS Guia de remessa Relao nominal de responsveis Acta da reunio de apreciao das contas pelo rgo competente Norma de controlo interno (d) Relao dos documentos de receita e de despesa Certides ou extractos dos saldos bancrios reportados ao fim do exerccio Certides dos juros obtidos no exerccio Certides das verbas recebidas de outras entidades Reconciliaes bancrias Sntese das reconciliaes bancrias Relao de acumulao de funes Balancetes sintticos antes e aps o apuramento dos resultados, devidamente identificados Relatrio e parecer do rgo de fiscalizao e cpia da certificao legal de contas, quando emitidos Mapa POC-Educao 5 6 7.1 7.2 7.3 7.4 7.5.1 7.5.2 7.6 7.7.1 7.7.2 7.8 7.9.1 7.9.2 7.10.1 7.10.2 8.1 8.2 8.3.1 - 1 8.3.1 - 2 8.3.2 - 1 8.3.2 2 8.3.3 8.3.4 1 8.3.4 2 8.3.4 3 8.3.4 4 8.3.4 5 8.3.4 6 8.3.5 1 8.3.5 2 8.3.6 13
2.9
IV. 6.3.5. Estes documentos devero ser apresentados: a) Ao rgo legal ou estatutariamente competente para a sua aprovao; b) Aos organismos ou entidades a quem devam legalmente ser apresentados ou que tenham competncia para os exigir.
138 / 176 IV. 6.3.6.As contas sero remetidas pelos SF ao Tribunal de Contas at 30 de Abril do ano seguinte quele a que respeitem (nos termos do n. 4 do artigo 52. da Lei n. 98/97, de 26 de Agosto - Lei de Organizao e Processo do Tribunal de Contas.
IV. 6.3.7. Os documentos referidos anteriormente devero ser assinados rgo legalmente competente
para a sua apresentao e enviados s entidades competentes em suporte informtico. 6.4. Consolidao de Contas IV. 6.4.1. Sempre que o IPCA tiver participaes financeiras dever proceder consolidao de contas na ptica patrimonial obedecendo s regras estabelecidas pelo POC Educao ou seja, Direco Geral do Oramento e Tribunal de Contas. IV. 6.4.2.As contas dos SAS so, na ptica oramental, apresentadas de forma autnoma e consolidadas na Contabilidade Patrimonial do IPCA. IV. 6.5. Relatrio de Gesto IV. 6.5.1. No relatrio de gesto deve constar a evoluo de alguns indicadores,
nomeadamente:
Indicadores Oramentais Despesas com Pessoal Despesas Totais* Despesas de Capital Despesas Totais Despesas Correntes DespesasTotais Receitas OE Receitas Total Receitas Prprias Receitas Total Despesas com Pessoal Receitas OE Despesas Correntes N. Alunos matriculados Receitas Propinas Receitas Totais Receitas Propinas Receitas Prprias Despesas PIDDAC Receitas PIDDAC Despesas Correntes PIDDAC Receitas Correntes PIDDAC Despesas Capital PIDDAC Receitas Capital PIDDAC Ano n-2 Ano n -1 Ano n
* Oramento Estado + Receitas Prprias (no inclui PIDDAC ou outras despesas consignadas)
139 / 176
Indicadores Econmicos (DR) Amortizaes Custos Totais Fornecimentos e Servios externos Custos Totais Venda e Prestaes de Servios Proveitos Totais Custos com Pessoal Custos Totais Ano n-2 Ano n -1 Ano n
Indicadores Patrimoniais (Balano) Subsdios ao investimento Investimento Total
Ano n-2
Ano n -1
Ano n
IV. 6.5.2. No Relatrio de Gesto deve tambm constar: a) O Mapa da Contabilidade Analtica com a descrio de custos e proveitos por actividade; b) O Mapa do CIBE. IV 6.6. Relatrio de Actividades a) O Relatrio de Actividades pretende registar o percurso da actividade anual do IPCA, descrio da actividade, avaliando os resultados atingidos em relao ao desempenho planeado, quanto misso e viso, estratgias, objectivos especficos e quanto satisfao de necessidades e expectativas estabelecidas pelo IPCA. b) At ao dia 31/11/N, os responsveis das Unidades Orgnicas, Servios Centrais e Servios de Aco Social, remetem aos Servios de Apoio Presidncia toda a informao oportuna, de forma que o Relatrio de Actividades do IPCA seja elaborado e apresentado comunidade no dia do seu aniversrio, sem prejuzo de correces decorrentes de actividades desenvolvidas at 31/12/N. c) Caso ocorram alteraes dignas de registo aps a elaborao do Relatrio de Actividades at data de 31/12/N, as mesmas devero ser objecto de correco; d) Os dados inscritos no Relatrio de Actividades, Relatrio de Gesto e Balano Social referentes a ano anterior so objecto de confrontao e verificao pelo Administrador do IPCA.
140 / 176 IV. 7. Gesto do Patrimnio IV. 7.1. Objectivo da norma Estabelecer as responsabilidades e os mtodos de controlo e inventariao do Imobilizado do IPCA. IV. 7.2. Campo de aplicao da norma Aplica-se na aquisio, inventariao e restantes operaes respeitantes ao imobilizado corpreo. IV. 7.3. Princpios gerais Os princpios gerais de Inventrio e Cadastro, nomeadamente, o registo, abatimentos, reavaliaes, cesso, transferncias, avaliao de bens mveis, imveis e veculos, do Instituto Politcnico do Cvado e do Ave, obedecem Portaria n 671/2000, publicada em Dirio da Repblica II Srie, n 91 de 17 de Abril de 2000, que veio aprovar as instrues regulamentadoras do CIBE Cadastro de Inventrio dos Bens do Estado, respectivo classificador geral, bem como os modelos que lhe so anexos. IV. 7.4. Inventrio e cadastro IV. 7.4.1. Aquisio Todas as aquisies do imobilizado sero efectuadas de acordo com a lei vigente.
IV. 7.4.2. Recepo A seco de Contabilidade, aps conferido pelo servio requisitante, remete ao Patrimnio cpia da autorizao de pagamento e cpia da factura. IV. 7.4.3. Identificao do bem IV. 7.4.3.1. Para efeitos de inventariao, os bens mveis identificam-se a partir da sua designao, marca, modelo, e atribuio do respectivo cdigo correspondente do classificador geral, nmero de inventrio, data e custo de aquisio, custo de produo ou valor de avaliao. IV. 7.4.3.2. Os veculos identificam-se atravs da matrcula, marca, modelo, combustvel, cilindrada e atribuio do nmero de inventrio, nmero de registo, tipo de veculo, ano e custo de aquisio, valor de avaliao. IV. 7.4.3.3. Os imveis identificam-se com a atribuio do nmero de inventrio; distrito, concelho e freguesia; e, dentro desta morada; confrontaes; denominao do imvel; domnio (pblico ou privado) espcie de mvel; natureza dos direitos de utilizao; classificao; caracterizao fsica; ano de
141 / 176 construo das edificaes; inscrio matricial; registo na conservatria; custo de aquisio, de construo ou de avaliao; IV. 7.4.3.4. Os bens do activo imobilizado esto individualmente sujeitos a uma ficha de identificao do bem. IV. 7.4.3.5. Na ficha de identificao, inscreve-se toda a informao relevante para a caracterizao do bem, eventuais alteraes e outros factos patrimoniais que ocorram ao longo do perodo de vida til de cada bem. Cada ficha tem associado, sequencialmente um nmero de inventrio. IV. 7.4.3.6. O IPCA considera que um bem deve ser capitalizado no imobilizado, quando cumpre os seguintes critrios: a) Destino os bens detidos com continuidade ou permanncia que no se destinam venda; b) Durabilidade a durao dos bens seja superior a um ano; c) Custo o valor unitrio do bem seja igual ou superior a 100,00. IV. 7.4.3.7. Consequentemente, por regra podem ser considerados custo, e no imobilizado, as despesas que, obedeam cumulativamente aos seguintes requisitos: a) Valor inferior a 100,00, salvo se em cumprimento do princpio da importncia relativa, existe vrias aquisies do mesmo bem cujo valor global superior a 500 (por exemplo aquisies de vrias cadeiras); b) Durabilidade inferior a um ano. IV. 7.4.3.8. Anualmente, o SP, deve actualizar a informao relativa localizao e estado de conservao dos bens. IV. 7.4.3.9. Qualquer alterao de valor dos bens do activo imobilizado deve constar nas fichas de inventrio, devidamente especificada (grandes reparaes, beneficiaes, valorizaes ou desvalorizaes extraordinrias, avaliaes ou reavaliaes). IV 7.4.3.10. O GACI deve proceder s conferncias fsicas, coordenar as verificaes peridicas e parciais, de acordo com as necessidades do servio e em cumprimento do plano anual de actividade. Estas conferncias podero ser testes substantivos, que podero incidir sobre o universo dos bens ou a uma amostragem desse universo. IV. 7.4.3.11. Essas verificaes fsicas das quantidades existentes e do estado de conservao dos bens, devero ocorrer com a maior regularidade possvel. IV. 7.4.3.12. O resultado da verificao dever permitir a actualizao do ficheiro dos bens, de modo a que haja perfeita concordncia entre o registo e o verificado no acto de conferncia. IV. 7.4.3.13. Caso se verifiquem situaes anmalas (bens no localizados, danificados, em mau estado de conservao) dever-se- proceder sua correco, ou no caso de no ser possvel, no relatrio de verificao recomendar-se- superiormente as medidas necessrias resoluo dos casos identificados.
142 / 176 IV. 7.4.4. Registo IV. 7.4.4.1. Aquando da aquisio de bens de imobilizado corpreo, o responsvel pelo sector de patrimnio deve proceder introduo dos bens no programa informtico, nas fichas respectivas, tendo em conta as seguintes informaes: a) Classificao: operao que consiste na repartio dos bens por cada classe; b) Identificao: operao que consiste na identificao das caractersticas do bem; c) Localizao: operao que consiste na localizao do bem, por edifcio. d) Avaliao: operao que consiste na atribuio de um valor ao bem. IV. 7.4.4.2. Aps preenchimento dos campos obrigatrios atribudo sequencialmente um nmero ao bem, que permite a sua identificao. De modo a facilitar a identificao do bem colada no mesmo, uma etiqueta de cdigo de barras com o respectivo nmero do bem. Quando no possvel a colagem da etiqueta no prprio bem, esta deve ser colada na prpria ficha. IV. 7.4.4.3. Para cada bem introduzido no programa informtico gerado uma ficha, qual anexada a cpia da factura do bem. IV. 7.4.4.4. Em caso de destruio das etiquetas identificativas de bens do activo imobilizado, compete ao Responsvel do Servio onde o mesmo se verificou, informar o sector do patrimnio sem prejuzo do apuramento de posteriores responsabilidades. IV. 7.4.5. Poltica de amortizao de imobilizado IV. 7.4.5.1. Em regra, todos os bens do activo imobilizado devero sofrer amortizaes sistemticas ao longo do seu perodo de vida til, traduzindo o desgaste ou a desvalorizao do bem imobilizado, derivado da sua actividade. IV. 7.4.5.2. O critrio utilizado no IPCA para o clculo das amortizaes o das quotas constantes, obedecendo tambm ao regime duodecimal. Este clculo obedece s taxas previstas pela Portaria n. 671/2000, de 17 de Abril, que regulamenta o CIBE. IV 7.4.5.3. Os bens do activo imobilizado de reduzido valor, ou seja, cujo valor de aquisio do bem seja inferior a 80% do ndice 100 da escala salarial das carreiras do regime geral do sistema remuneratrio da funo publica, so totalmente amortizados no primeiro ano de utilizao (31 de Dezembro), com a excepo de lotes e grupos de bens iguais. IV. 7.4.6. Poltica de abate IV. 7.4.6.1. Qualquer situao em que se verifique o abate, dever ser previamente autorizada pelo rgo legalmente competente do IPCA. IV. 7.4.6.2. O SP dever proceder ao abate de um bem nas seguintes situaes: a) Alienao, se autorizada pelo rgo legalmente competente; b) Furtos, incndios, roubos, comunicados pelo responsvel pela utilizao do bem;
143 / 176 c) Destruio, comunicados pelo responsvel pela utilizao do bem; d) Cesso, se autorizada pela rgo legalmente competente; e) Declarao de incapacidade do bem, comunicado pelo responsvel do Bem; f) Troca, se autorizada pelo rgo legalmente competente. IV. 7.4.6.3. da competncia do rgo legalmente competente a autorizao do abate dos bens imobilizados ao inventrio respectivo, que regulamenta a aquisio, gesto e alienao dos bens mveis do domnio privado do Estado. IV. 7.4.6.4. O sector do patrimnio deve acompanhar todos os processos de alienao, sejam eles a ttulo gratuito ou oneroso dos bens mveis e imveis do IPCA. IV. 7.4.6.5. No caso de cedncia de bens, a ttulo definitivo, a outras entidades, dever ser lavrado um auto de cesso pelo sector do patrimnio. No caso de cedncias temporrias (emprstimos) deve preencher-se uma ficha de sada. IV 7.5. Gesto e manuteno dos edifcios e mobilirio A gesto e manuteno dos edifcios, mobilirio e equipamento, so da responsabilidade dos seguintes dirigentes: Responsvel Edifcio da ESG Edifcio da EST Edifcio dos SAS Edifcio Servios Centrais Campus (espaos exteriores) Director da ESG Director da EST Director dos SAS Administrador do IPCA Responsvel pelas Aquisies e Patrimnio Compete informar sobre a necessidade de reparao; propor a manuteno; propor aquisies.
IV. 7.6. Gesto das viaturas IV. 7.6.1. A responsabilidade pela gesto e manuteno das viaturas dos seguintes Servios: Viatura da marca Peugeot, modelo 407 Viatura da marca Citron, modelo Jumper
Servios de Apoio Presidncia Motorista
IV. 7.6.2. As deslocaes nas viaturas oficiais do IPCA, so registadas em boletim itinerrio da viatura pela pessoa responsvel pela sua utilizao, conforme modelo aprovado pelo Despacho (CI) 10/2006, de 14 de Fevereiro.
144 / 176 IV. 7.6.3. As viaturas podem ser conduzidas pelos motoristas do IPCA e por quem por Despacho (PR) seja autorizado. IV. 7.6.4. Conduo da viatura a) Os condutores das viaturas devero respeitar, rigorosamente, o Cdigo da Estrada e demais legislao em vigor; b) Os condutores das viaturas so responsveis pelas infraces ao Cdigo da Estrada e demais legislao em vigor, cometidas no exerccio da conduo, nomeadamente pelo pagamento de coimas; c) Os condutores das viaturas aos quais foram aplicadas sanes inibitrias de conduzir, ou foram sujeitos a proibio mdica de o fazer, devero de imediato, comunicar esse facto ao seu superior hierrquico; d) O condutor responsvel pela viatura competindo-lhe, nomeadamente: i) Zelar pelo cumprimento dos planos de reviso e de lubrificao; interior sempre que necessrio; iii) Verificar se a viatura tem a documentao e acessrios necessrios para poder circular; iv) Participar, de imediato, ao seu superior hierrquico qualquer dano, anomalia ou falta de componentes detectada; v) Antes de iniciar a conduo verificar o nvel do leo, da gua e a presso dos pneus; e) Acidente - entende-se por acidente qualquer ocorrncia com uma viatura oficial do IPCA de que resultem danos materiais e/ou corporais: i) Compete ao superior hierrquico do condutor a averiguao detalhada dos acidentes na prossecuo dos seguintes objectivos: - Minimizar custos; - Obter indemnizaes; - Atribuir responsabilidade civil; - Comunicar o sinistro e enviar declarao amigvel, propor companhia de seguros dando conhecimento ao Administrador do IPCA; - Detectar indcios de responsabilidade disciplinar e propor considerao superior a abertura de inqurito; - Prevenir a ocorrncia de futuros acidentes; ii) Os condutores devem prestar toda a colaborao necessria para o apuramento dos factos; iii) Em caso de acidente dever sempre o condutor da viatura ter o seguinte procedimento e desde que no seja possvel a interveno das autoridades:
ii) Zelar pela boa conservao da viatura, promovendo a sua lavagem exterior e limpeza
145 / 176 - Preenchimento no local do acidente da declarao amigvel de acidente automvel, com o outro interveniente, o duplicado desta deve ser entregue no mais breve curto espao de tempo ao superior hierrquico, nunca podendo ultrapassar as 48 horas; - Obteno no momento e no local do acidente de dados dos intervenientes e todos os elementos necessrios ao completo preenchimento dos documentos citados nas alneas anteriores, bem como identificao de testemunhas; iv) O condutor da viatura dever solicitar a interveno dos representantes da autoridade com carcter obrigatrio nas situaes abaixo discriminadas: - O terceiro no apresente documentos da sua identificao, da viatura ou da Companhia de Seguros; - O terceiro se ponha em fuga sem se identificar, devendo ser logo anotados todos os dados que permitam a sua posterior identificao, nomeadamente a matrcula do seu veculo; - O terceiro manifeste comportamento perturbado pelo lcool ou por qualquer outra razo anmala; - O terceiro no queira assinar a declarao amigvel de acidente automvel (por no concordar com a sua responsabilidade, caso seja este o caso). f) g) Quando detectada uma avaria deve ser prestada informao pelo condutor da viatura ao superior hierrquico; Se o veculo puder continuar a circular sem agravamento dos danos ou perigosidade para a conduo, o superior hierrquico comunicar a situao ao Administrador do IPCA de modo a ser programada a interveno de reparao para um dia prximo, devendo ser informado o condutor; h) Se a viatura no puder deslocar-se garagem em razo da avaria, dever o seu condutor informar o seu superior hierrquico que comunicar a situao ao Administrador do IPCA, para que, com a maior brevidade, seja avisada a garagem que promover o seu reboque; i) No caso de ocorrer o furto de uma viatura, ou de qualquer acessrio, deve o seu condutor no momento participar de imediato ao superior hierrquico por telefone, confirmando posteriormente por escrito com relatrio circunstanciado de que conste o dia, a hora, o local, identificao de testemunhas e outros dados que possam contribuir para o esclarecimento dos factos.
146 / 176 IV. 7.7. Seguros Ao abrigo das disposies conjugadas do artigo 109., 110. e 111., n. 3, do RJIES, a competncia para autorizar a realizao de despesas com a aquisio de seguros de bens mveis, desde que cobertas por receitas prprias, incluindo seguro de danos prprios com viaturas oficiais do Presidente do IPCA. Compete ao superior hierrquico do condutor da viatura comunicar qualquer acidente havido com a viatura ao Administrador do IPCA e remeter a respectiva declarao amigvel Companhia de Seguros.
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IV. 8. Contabilidade analtica
IV. 8.1. Objectivos Segundo a Portaria de criao do POC Educao, a contabilidade analtica tem como objectivos a obteno do valor dos custos dos servios pblicos que tem como contraprestao um preo, uma taxa ou uma propina de forma a fundamentar esse valor exigido ao utilizador desses servios pblicos. Assim, a contabilidade analtica do IPCA tem como objectivos especficos: a) Calcular o custo dos servios internos, o custo por curso, disciplina e aluno, o custo de cada projecto de investigao e o custo de outras actividades internas, bem como da prestao de servios a comunidade; b) Calcular os custos, proveitos e resultados de actividades, produtos ou servios suportados integralmente pelo comprador (por exemplo um aervio especializado a comunidade externa da entidade); c) Apoiar a adopo de decises sobre a entrega a unidades externas da produo de bens ou prestao de servios; d) Justificar a aplicao de receitas provenientes de actividades externas e destinadas a uma actividade especfica; e) Valorizar os activos circulantes destinados a venda e os activos fixos produzidos pela entidade, para efeitos de registo na Contabilidade Patrimonial; f) Analisar a eficincia na utilizao dos recursos financeiros pblicos, obtendo-se informao se os objectivos previstos foram alcanados e quais os desvios entre os custos previsionais e os custos reais, bem como entre os proveitos previsionais e os proveitos reais para o caso das actividades; g) Proporcionar informao adequada que permita elaborar indicadores de eficincia, eficcia e economia, a incluir no relatrio de gesto; h) Proporcionar informao adequada que permita a elaborao do Mapa de Demonstrao de custos por funes ou actividades, bem como os outros quadros apresentados no ponto 8.4 notas sobre a contabilidade analtica do anexo as demonstraes financeiras. IV. 8.2. Modelo de contabilidade analtica no IPCA a) O IPCA utiliza a contabilidade analtica, por actividades (Sistema ABC). b) Compete aos SF apresentar anualmente a lista das actividades principais e auxiliares.
148 / 176 IV. 8.3. Conceitos adoptados Custos directos so custos imputados directamente a uma determinada actividade. Custos indirectos so comuns a vrias actividades, no podendo deste modo ser imputados a uma nica actividade. Actividades intermdias ou auxiliares so os servios ou tarefas de apoio a concretizao dos objectivos finais da entidade, tais como os servios centrais, servios acadmicos, biblioteca, etc. Actividades finais ou principais so as que constituem os outputs da Instituio e que se agrupam em ensino, investigao e servios externos. IV. 8.4. Exerccio econmico a) Conforme o POC-Educao, no ponto 2.8.5, o exerccio econmico o do ano lectivo ou escolar, devendo no entanto permitir informao dos custos e proveitos de actividades, produtos ou servios com durao no coincidente com o exerccio econmico; b) Para efeitos da contabilidade analtica o ano lectivo decorre de 1 de Setembro de n a 31 de Agosto de n+1; c) Compete aos servios financeiros: a) Obter o valor inicial dos custos por actividades no concludas; b) Imputar mensalmente s actividades as amortizaes de bens mveis e imveis, bem como os custos com frias, subsdio de frias e de natal e seguros anuais. IV. 8.5. Plano de contas a) Compete aos SF apresentar a 1 de Setembro de cada ano o plano de contas da classe 9; b) O plano de contas da classe 9 pode ser ajustado e actualizado sempre que se justifique, nomeadamente sempre que haja reestruturao dos servios ou sempre que forem criadas novas actividades; c) A cada actividade atribuda uma conta analtica desagregada por cinco tipos de custos: Pessoal docente; Pessoal no docente; Funcionamento; Amortizaes; Outros. d) Alm desta desagregao, devem as contas ser desagregadas por anos lectivos, nas actividades cuja durao superior a 12 meses. e) No caso das licenciaturas deve ser apurado o custo por disciplina ou unidade curricular.
149 / 176 IV. 8.6. Apuramento de custos e proveitos a) Os custos dos bens para venda, dos servios prestados e das actividades corresponde aos respectivos custos directos e indirectos, incluindo os custos Servios Centrais, Servios Acadmicos, Biblioteca, etc. b) A classe 9 referida no ponto 5 deve identificar, por contas os custos directos, indirectos, custos incorporveis e no incorporveis. c) Os custos no incorporados devero ser transferidos para a demonstrao de custos por funes. IV. 8.7. Custos directos Conforme esquematizado no circuito da despesa, aps a confirmao das facturas, estas do entrada nos Servios financeiros para o seu registo contabilstico, passando deste modo pela pessoa responsvel pela contabilidade analtica, que procede sua analise e d a informao de qual ou quais analticas a imputar. Esta informao dada atravs de um carimbo onde referida a conta e o ano lectivo em causa. IV. 8.8. Custos com o pessoal a) Na aplicao dos recursos humanos a cada colaborador atribuda uma conta analtica. b) Mensalmente aps o processamento dos vencimentos, na aplicao dos recursos humanos, procede-se exportao do lanamento para a contabilidade e simultaneamente o lanamento reflectido nas contas da analtica. c) Os custos com pessoal no docente - so imputados directamente ao servio a que est afecto que corresponde normalmente a uma actividade auxiliar. d) Os custos com pessoal docente - so imputados conforme actividade desenvolvida por cada docente, devendo ser apresentada uma proposta no inicio do ano ou no inicio da celebrao do contrato, obedecendo s seguintes regras: Os custos com pessoal docente a tempo parcial ou sem exclusividade devem ser imputados directamente s disciplinas ou unidades curriculares que lecciona ou vai leccionar. Os custos com pessoal docente em exclusividade devem ser imputados em funo da actividade proposta e tendo em conta a percentagem da actividade de ensino, investigao e gesto definidas na avaliao anual do docente. IV. 8.9. Custos com funcionamento a) Os custos relativos a funcionamento suportados por contratos anuais e adjudicaes de servios pontuais, so normalmente comuns a diversos s actividades a que respeitam. b) Compete aos SF identificar no incio do ano os vrios custos de funcionamento e sua imputao devendo utilizar-se os seguintes critrios
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Custos Electricidade gua Gs Limpeza Comunicaes Vigilncia Outros
Critrio de imputao % rea % rea % rea % rea N. de pessoas afectas a cada servio % rea A definir anualmente
IV. 8.10. Amortizaes do exerccio a) No momento do registo do bem na aplicao do Patrimnio deve estar associada uma conta analtica referente actividade a que est o bem afecto. b) O clculo das amortizaes efectuado mensalmente na aplicao do patrimnio exportado para a contabilidade no respectivo lanamento contabilstico. Aquando a exportao das amortizaes para o lanamento contabilstico na contabilidade simultaneamente reflectido o valor das amortizaes por analticas. IV. 8.11. Custos directos a) Conforme previsto no ponto 2.8.3 do POC-Educao entende-se que o nmero de horas de cada actividade em relao ao total de horas de trabalho do exerccio econmico deve ser a base principal de repartio dos custos indirectos. b) No final do ano lectivo, e de modo a preencher os mapas finais (POC-EDU-8.4) deve proceder-se distribuio dos custos das actividades auxiliares e custos indirectos pelas diversas actividades principais utilizadoras desses recursos, devendo ser previamente elaborado o seguinte mapa sobre os critrios de repartio dos custos indirectos:
Actividades Auxiliares
SC N. Horas de Actividade ESG N. Horas de Actividade EST N. Horas de Actividade SAS N. Horas de Actividade SA N. de Alunos Empreendorismo N. Horas de Actividade
Ensino Investigao Servios Internos Servios Externos Outras Actividades
Horas Horas Horas Horas Horas
% % % % %
Actividades Principais
% % % %
% %
% % % %
n.
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Para a imputao dos Custos indirectos utilizam-se as seguintes frmulas: Repartio dos Custos Indirectos = N. de Horas de cada Actividade Total de Horas Actividade do IPCA
Repartio dos Custos Indirectos pelas disciplinas ou unidades curriculares = IV. 8.12. Proveitos
N. de alunos de cada disciplina Total de Alunos do IPCA
Os proveitos directos so lanados em simultneo com o registo contabilstico da receita. A cada artigo da receita, definido na aplicao de tesouraria, define-se a conta analtica respectiva. IV. 8.13. Procedimento de controlo Mensalmente o responsvel pela contabilidade analtica deve proceder emisso de extractos por analticas e conferir atravs dos documentos os lanamentos nas contas da classe 9. IV. 8.14. Modelo de afectao de custos indirectos - Projectos de I&D do 7 PQ O stimo Programa-Quadro (7 PQ) o principal instrumento de financiamento de investigao e desenvolvimento tecnolgico da Unio Europeia no perodo de 2007 a 2013. As instituies que pretendam concorrer a projectos de IDT, no mbito deste programa, devero dispor de estruturas de custos que possibilitem o financiamento segundo o modelo de custos totais, Full cost Model os custos directos e indirectos so apurados de acordo com sistemas de contabilidade analtica/custeio real e imputados pelo beneficirio ao projecto. Actualmente o IPCA conta com uma unidade de investigao cientfica, o Centro de Investigao em Contabilidade e Fiscalidade (CICF) da Escola Superior de Gesto, reconhecida pela Fundao para a Cincia e Tecnologia (FCT), em 18 de Junho de 2009, no mbito de uma avaliao levada a cabo por esse organismo. O CICF composto por uma equipa de investigadores, docentes internos externos e tem afecto a este, uma sala a 100%, localizada na Escola Superior de Gesto IV. 8.14.1. Metodologia dos relatrios Projectos de I&D do 7 PQ Relativamente aos elementos que devero constar na metodologia dos relatrios projectos de I&D do 7 PQ, enumeram-se os seguintes: Data de incio da certificao; Custo com o pessoal:
152 / 176 a) Carga horria produtiva (corresponde carga horria anual efectivamente trabalhada, deduzida de frias, baixas por doena e feriados); b) Indicao das actividades/tarefas desenvolvidas; c) Alocao de tempos s tarefas/projectos/actividades; d) Mecanismos criados para evitar dupla imputao de pessoal afecto a vrios projectos; e) Os custos com o pessoal devero envolver apenas as remuneraes fixas standard e os encargos patronais (Segurana Social, ADSE, seguros, quotas, etc.), excluindo as remuneraes adicionais resultantes da alocao a projectos; f) Calcular a taxa de acordo com uma das seguintes hipteses: Custos reais por funcionrio / N de horas produtivas por funcionrio; Custos reais por funcionrio / Mdia do n de horas produtivas e Custo mdio por funcionrio / Mdia do n de horas produtivas. Custos indirectos A chave de imputao deve: a) Incluir apenas os custos que no podem ser directamente imputados s actividades/projectos e que dizem respeito ao funcionamento de toda a instituio; b) No incluir custos de outras actividades que no a de investigao, como o ensino, etc. IV. 8.14.2. Sistema Contabilstico O sistema contabilstico dever permitir a identificao e eliminao dos custos indirectos no elegveis, tais como: impostos indirectos (IVA); direitos aduaneiros; provises; diferenas de cmbio e outras despesas entretanto consideradas no elegveis. IV. 8.14.3. Responsveis a) Compete a cada centro de investigao colaborar com os SF. b) Compete aos SF criar o modelo de afectao de custos indirectos para certificao pelo Revisor Oficial de Contas.
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PARTE V AUDITORIA E CONTROLO INTERNO

V. 1. Objectivo da norma Estabelecer os mtodos de controlo dos processos, responsabilidades realizao de operaes de verificao de conformidades nos procedimentos de controlo interno, bem como de verificao obrigatrias e reconciliaes. V. 2. Competncia O GACI o servio de controlo interno da actividade dos servios do IPCA, competindo-lhe, proceder s auditorias internas e processos de meras averiguaes designadamente nas reas de: a) Despesas com o pessoal; b) Contas bancrias; c) Dvidas a pagar; d) Dvidas a receber; e) Compras de bens e servios; f) Imobilizado; g) Reconciliaes bancrias; h) Avaliar o grau de eficincia e eficcia da cobrana das receitas; i) Superviso da despesa; j) Elaborar parecer sobre medidas tendentes a melhorar a eficincia dos servios e a modernizao do seu funcionamento, dirigindo-o ao rgo legalmente competente; k) Assegurar que as auditorias internas sejam programadas, planificadas, dirigidas e registadas de acordo com os procedimentos estabelecidos; l) E outros processos que forem determinados pelo rgo legalmente competente. V. 3. Definies Para efeitos do presente documento entende-se por: a) Auditoria: toda a actividade desenvolvida no sentido de verificar, mediante exame e avaliao de evidncia objectiva, se os processos e elementos aplicveis actividade dos servios foram desenvolvidos, documentados, implementados e mantidos, em conformidade com o ordenamento jurdico vigente e as normas regulamentares emanadas pelo rgo legalmente competente;
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b) Auditor: colaborador afecto ao GACI ou qualquer outra pessoa que tenha sido chamada a colaborar nas actividades do Gabinete; c) Programa de trabalho: plano de aco que indica pormenorizadamente os procedimentos a adoptar na realizao de auditoria, definindo com preciso as tarefas a efectuar, permitindo assim, o controlo da qualidade do trabalho realizado e do tempo despendido; d) Aco Correctiva: operao proposta, tendente a eliminar as causas de no conformidade, ou de qualquer outra situao existente, no desejada, de forma a prevenir quer a sua continuidade, quer a sua recorrncia; V. 4. Dever de Colaborao V. 4.1. Os colaboradores e os responsveis pelos servios do IPCA, tm o dever de colaborar com o GACI, facultando toda a informao de que disponham e que lhes seja solicitada. V. 4.2. A informao, a que se refere o nmero anterior, deve ser facultada dentro dos prazos determinados pelo GACI. V. 5. Princpios gerais V. 5.1. O GACI deve exercer a sua actividade com independncia, competncia, diligncia, objectividade, imparcialidade, confidencialidade e responsabilidade. V. 5.2. O GACI deve respeitar as leis, exercer a sua actividade com zelo profissional e com rigor. V. 5.3. O GACI deve, de igual modo, proceder em todas as relaes com os dirigentes, responsveis, funcionrios e colaboradores do IPCA, com urbanidade, correco e cortesia e no comprometer a sua independncia e iseno. V. 5.4. O disposto nos nmeros anteriores igualmente aplicvel a qualquer outro colaborador ou agente que, no estando afecto ao GACI, integre, enquanto elemento e a qualquer ttulo, uma equipa de auditoria, sindicncia, ou processo de meras averiguaes. V. 6. Independncia O princpio da independncia implica a verificao dos seguintes pressupostos relativamente ao GACI: a) Manterem uma atitude de autonomia nos assuntos que se relacionam com a realizao da auditoria, de modo a poder garantir a imparcialidade e a objectividade das suas opinies, concluses, juzos e recomendaes; b) Dispor de livre arbtrio e de capacidade para formular uma opinio justa e desinteressada.
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V. 7. Confidencialidade V. 7.1. O GACI deve respeitar a confidencialidade da informao obtida, no podendo aproveitar se pessoalmente ou em benefcio de terceiros, dos factos de que venham a tomar conhecimento no decorrer da sua tarefa. V. 7.2. A confidencialidade abrange no s a documentao, como as informaes inerentes ao prprio Gabinete. V. 8. Objectividade V. 8.1. O princpio da objectividade pressupe a neutralidade e equilbrio na forma de expor os factos evidenciados atravs das provas obtidas e coligidas de acordo com os princpios e os procedimentos aplicveis. V. 8.2. O GACI deve conduzir de modo profissional e tentar atingir elevados padres de comportamento, competncia e integridade na execuo das suas tarefas. V. 9. Diligncia V. 9.1. O GACI deve ser criteriosos na determinao do mbito da auditoria e na seleco dos mtodos e tcnicas aplicveis na sua execuo. V. 9.2. O GACI deve ainda ser cuidadosos na identificao, obteno e avaliao das provas e demais procedimentos aplicveis. V. 9.3. O GACI deve estar atento s deficincias do controlo, s insuficincias em matria de organizao e execuo da contabilidade, aos erros observados, s operaes susceptveis de indiciar irregularidades financeiras, s despesas injustificadas e aos desperdcios. V. 10. Procedimentos O GACI, na realizao das auditorias, deve observar, nomeadamente, os seguintes procedimentos: a) Estabelecer um programa de auditoria; b) Preparar e conduzir a auditoria; c) Informar o servio a auditar da realizao da auditoria; d) Elaborar Proposta de Relatrio Final e Relatrio Final de Auditoria; e) Notificar o servio a auditar para exercer o direito do contraditrio; f) Apresentar o Relatrio Final ao rgo legalmente competente; g) Dar acompanhamento s medidas correctivas; h) Publicar e arquivar o relatrio.
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V. 11. Planeamento ou Programa de Auditoria V. 11.1. Na realizao de qualquer auditoria deve ser estabelecido um planeamento ou programa da auditoria que contenha a definio do quadro geral a que deve subordinar-se a execuo da auditoria, descrevendo os critrios que permitiro ao auditor conduzir a sua execuo e reviso de forma precisa, sistemtica, eficiente e atempada. V. 11.2. Para efeitos do nmero anterior deve ser preparada, uma lista de verificao e uma agenda de auditoria. V. 12. Preparao e conduo da Auditoria V. 12.1. Determinada a abertura de um procedimento de auditoria, deve o auditado ser notificado do incio da mesma, com uma antecedncia mnima de dois dias teis. V. 12.2. Iniciado o procedimento a que se refere o nmero anterior deve ser promovida uma reunio de apresentao do auditor ao auditado, assim como da agenda da auditoria, sempre que se justifique. V. 12.3. Concluda a auditoria deve ser promovida uma reunio final com o auditado afim de apresentar as concluses a que se chegou com a auditoria, definir e explicar eventuais medidas correctivas, a data limite de implementao ou quaisquer outras consideraes consideradas pertinentes. V. 13. Princpios dos relatrios V. 13.1. Os relatrios devem ser abrangentes de modo a mencionar os objectivos da auditoria, definir o seu alcance e descrever a metodologia utilizada, bem como incluir, concluses e expressar de forma inequvoca uma opinio sobre as constataes verificadas, quer sejam negativas ou positivas e mencionar os esforos desenvolvidos para corrigir quaisquer deficincias observadas. V. 13.2. Os relatrios devem ser suficientemente claros, facilmente inteligveis, no conterem ambiguidades, redigidos de forma simples e os factos serem descritos de forma exacta e lgica, para facilitar a sua compreenso. V. 13.3. Os relatrios devem ser concisos e ter a extenso necessria e suficiente para transmitir os factos verificados e os resultados a que o auditor chegou. V. 13.4. Os relatrios devem ser objectivos, elaborados com imparcialidade e os resultados serem apresentados de forma equilibrada e apropriada, devendo evitar qualquer tendncia para adjectivar observaes. V. 13.5. Os relatrios devem ser suficientemente persuasivos devendo apresentar informao considerada suficiente para justificar a validade das constataes, a razoabilidade das concluses e o interesse das recomendaes.
157 / 176 V. 13.6. Os relatrios devem ser exactos e apresentar informao fivel, devendo as suas constataes e concluses, estar apoiadas em evidncias relevantes, devidamente documentadas. V. 14. Requisitos dos relatrios Os relatrios a que se refere o artigo anterior devem conter, nomeadamente, os seguintes elementos: a) O mbito da auditoria; b) A designao dos auditados; c) O objecto da auditoria; d) A metodologia, os documentos analisados e elaborados; e) O desenvolvimento das actividades incrementadas; f) As no conformidades detectadas; g) As concluses; h) As recomendaes; i) As medidas correctivas. V. 15. Audio do servio auditado V. 15.1. A proposta do relatrio final da auditoria, deve ser remetido ao auditado para que este, querendo, se pronuncie sobre o mesmo no prazo mximo de 15 dias. V. 15.2. Findo o prazo definido no nmero anterior, deve o GACI, remeter o mesmo considerao do rgo legalmente competente do IPCA, no prazo mximo de 10 dias. V. 16. Medidas correctivas V. 16.1. O GACI deve acompanhar a aplicao das medidas correctivas, mediante audio do auditado, verificao de documentao e demais procedimentos complementares considerados necessrios. V. 16.2. O GACI proceder publicao e divulgao do relatrio final da auditoria, bem como dos relatrios referentes s medidas correctivas, sempre que tal seja determinado pelo rgo legalmente competente do IPCA. V. 17. Prova Documental Como prova de que as auditorias foram executadas de acordo com os princpios bsicos no que concerne programao, s reas verificadas, ao trabalho realizado e s constataes delas resultantes, o auditor deve documentar os factos que sejam relevantes e ainda: a) Confirmar e apoiar as opinies e os relatos do GACI; b) Tornar a auditoria mais transparente e eficaz;
158 / 176 c) Provar que o GACI aplicou os princpios e os procedimentos de auditoria; d) Facilitar a programao e a superviso da auditoria; e) Conservar as provas do trabalho realizado. V. 18. Aplicao V. 18.1. Despesas com pessoal V. 18.1.1. O GACI dever proceder conferncia, verificao e registo inerentes s despesas efectuadas pelo Servio de Recursos Humanos relativamente ao processamento de vencimentos, nomeadamente se as mesmas obedecem ao conjunto de normas e disposies legais aplicveis; V. 18.1.2. O GACI poder consultar no servio de Recursos Humanos ou requisitar, para exame e verificao, toda a documentao relacionada com a realizao das despesas com pessoal; V. 18.1.3. Os processos que no se apresentem legalizados, ou por defeituosa organizao no forneam os necessrios elementos de verificao sero devolvidos precedncia com a informao indicativa dos motivos da devoluo, devendo sempre que possvel ser indicado o modo de superar as deficincias detectadas; V. 18.1.4. sempre da responsabilidade da entidade processadora a demora na conferncia e pagamento das despesas que, por falta de preenchimento de formalidades legais ou erro de operao, no possam ser pagas nos prazos estabelecidos. V. 18.2. Contas bancrias A auditoria s contas bancrias visa assegurar-se: a) A abertura de contas bancrias sujeita a prvia deliberao do rgo legalmente competente, e que as contas bancrias so tituladas pela entidade e movimentadas, obrigatoriamente por dois elementos, sendo obrigatria, a assinatura do Presidente; b) Todos os cheques so cruzados; c) Os cheques so assinados na presena dos respectivos documentos de suporte, previamente conferidos devendo a primeira pessoa que assina verificar, rubricando, a concordncia do valor e do beneficirio. d) Os cheques em branco encontram-se guarda do responsvel designado para o efeito, e em lugar seguro; e) Os cheques j emitidos mas que por qualquer motivo, foram anulados, encontram-se arquivados depois de se lhe destrurem as assinaturas, no caso de o mesmo j estar assinado; f) Findo o perodo de validade dos cheques em trnsito, procede-se ao respectivo cancelamento junto instituio bancria, efectuando-se os necessrios registos contabilsticos de regularizao.
159 / 176 V. 18.3. Dvidas a pagar O controlo dos dbitos a terceiros efectuado pelo GACI efectuando a reconciliao entre os extractos de conta corrente dos fornecedores com as respectivas contas da entidade. V. 18.4. Dvidas a receber V. 18.4.1. O controlo dos dbitos de clientes fazer-se- atravs da reconciliao entre extractos de conta corrente dos clientes com as respectivas contas. V. 18.4.2. Com base nas decomposies dos saldos das contas correntes, o GACI dever elaborar, um balancete por antiguidades, permitindo: a) Detectar os clientes que se vo atrasando nos pagamentos; b) O planeamento do fluxo de recebimentos a curto prazo; V. 18.4.3. Deve ser dada colaborao na determinao das dvidas de cobrana duvidosa e do clculo da proviso para cobrana duvidosas. V. 18.5. Compras de bens e servios A auditoria s compras deve assegurar que o processo de compra composto por diversas fases previstas no CCP e verificar se existem: a) Facturas recebidas e no contabilizadas; b) Devolues a fornecedores no acreditadas e no contabilizadas e em consequncia, pagamento da factura integralmente; c) Duplicao de pagamentos; d) Compras em condies no autorizadas; e) Processamento de valores incorrectos. V. 18.6. Imobilizado a) Reconciliaes entre os registos das fichas do imobilizado e os registos contabilsticos quanto aos montantes de aquisies e das amortizaes acumuladas; b) Uma verificao fsica dos bens do activo imobilizado, por meio de testes de amostragem e se confira os registos, devendo proceder-se regularizao a que houver lugar e ao apuramento de responsabilidades, quando for o caso. V. 18.6.2. A auditoria ao imobilizado deve permitir, designadamente, assegurar que: a) As fichas individuais dos bens de imobilizado se encontram permanentemente actualizadas; b) Os critrios de inventariao, avaliao e actualizao obedecem aos princpios estabelecidos no CIBE;
V. 18.6.1. O GACI deve realizar auditorias internas, anualmente, na qual deve efectuar:
160 / 176 c) As aquisies de imobilizado efectuam-se com base em deliberaes do rgo legalmente competente, atravs de requisies externas ou documento equivalente, designadamente contrato, emitido pelos responsveis designados para o efeito, aps verificao do cumprimento das normas legais aplicveis, nomeadamente em matria de empreitadas e fornecimentos. d) A destruio do imobilizado ou alienaes e abates esto autorizados por quem de direito; e) Existe controlo das obras de beneficiaes/manuteno do imobilizado. f) O Gabinete de Auditoria Interna dever confrontar o total das fichas elaboradas de acordo com o CIBE com todas as contas da Contabilidade Patrimonial, nomeadamente quanto ao custo de aquisio ou produo, s amortizaes do exerccio, s amortizaes acumuladas, bem como os abates verificados no exerccio, com o objectivo de detectar bens que tenham sido abatidos e/ou adquiridos sem que se tenha procedido actualizao dos registos ou que os valores registados no CIBE no coincidam com os valores registados na Contabilidade Patrimonial. V. 18.6.3. Tambm dever efectuar, por amostra aleatria, a verificao fsica dos bens do activo imobilizado e a sua operacionalidade, conferindo com os registos, para que se proceda regularizao a que houver lugar e ao apuramento de responsabilidades, quando for o caso. V. 18.6.4. O SP deve colaborar com GACI nas auditorias referidas nos pontos anteriores. V. 18.6.5. O rgo legalmente competente do IPCA pode ainda solicitar auditorias autnomas ao Fiscal nico. V. 18.7. Elaborao de reconciliaes bancrias V. 18.7.1. O GACI dever realizar periodicamente reconciliaes bancrias, para o que lhe devero ser remetidos os respectivos extractos bancrios. V. 18.7.2. Aps a anlise das reconciliaes os SF devem proceder ao registo de todas as regularizaes contabilsticas necessrias, autorizadas superiormente. Cabe ao GACI verificar se as diferenas verificadas nas reconciliaes bancrias, so averiguadas e prontamente regularizadas. V. 18.8. Superviso dos processos de receita O GACI poder consultar nos servios ou requisitar, para exame e verificao, toda a documentao relacionada com a arrecadao da receita, devendo verificar e se existe: a) Prestaes de servios sem facturao ou Guia de Recebimento; b) Falta de registo de algumas cobranas; c) Prestaes de servios em condies no autorizadas; d) Erros na emisso de Guias de recebimento (clientes, preo, etc.); e) Erros de contabilizao; f) Atrasos incobrveis no detectados.
161 / 176 V. 18.9. Superviso dos processos de despesa V. 18.9.1. O GACI dever antes da autorizao de pagamento proceder conferncia, verificao e registo inerentes realizao de todas as despesas efectuadas pelos servios nomeadamente se as mesmas obedecem ao conjunto de normas e disposies legais aplicveis e s regras de instruo de processos sujeitos a fiscalizao prvia do Tribunal de Contas. V. 18.9.2. Os processos de despesa que se no apresentem legalizados, ou que por defeituosa organizao no forneam os necessrios elementos de verificao sero devolvidos procedncia, com a informao indicativa dos motivos da devoluo, devendo, sempre que possvel, ser indicado o modo de superar as deficincias detectadas. V. 18.10. Registo das operaes V. 18.10.1. A auditoria interna ao registo das operaes deve assegurar que: a) Existe segregao entre o controlo e o processamento dos correspondentes registos; b) Os registos contabilsticos so claros e encontram-se processados informaticamente; c) O acesso aos registos est protegido com medidas de segurana, nomeadamente passwords pessoais e intransmissveis e encontra-se vedado com excepo daqueles que tenham por funo a sua conferncia e validao. V. 18.10.2.Periodicamente, podem efectuar-se contagens fsicas aleatrias aos fundos de maneio das diversas escolas ou servios (que consiste na confrontao do dinheiro e dos documentos existentes). Este controlo efectuado pelo GACI ou pelo fiscal nico, donde resultam relatrios de trabalho de campo. V. 19. Prazos A periodicidade das aces a desenvolver pelo GACI, fixada pelo rgo legalmente competente. V. 20. Fiscal nico V. 20.1. O Fiscal nico o rgo responsvel pelo controlo da legalidade, da regularidade e da boa
gesto financeira e patrimonial do IPCA. V. 20.2. As competncias do Fiscal nico so as fixadas no artigo 28. da Lei-Quadro dos Institutos Pblicos, Lei n. 3/2004, publicada no Dirio da Repblica, 1 srie A, de 15 de Janeiro de 2004 V. 20.3. O Fiscal nico do IPCA, em exerccio de funes, foi nomeado pelo despacho n. 13274/2008 conjunto do Ministro das Finanas e da administrao Pblica e da Cincia, Tecnologia e Ensino Superior, publicado no Dirio da Repblica, 2 srie, de 13 de Maio de 2008.
162 / 176 V. 21. Auditoria externa V. 21.1. A Auditoria Externa tem em vista um exame independente, objectivo e competente de um conjunto de demonstraes financeiras de uma entidade, sendo conduzido com o objectivo de exprimir uma opinio sobre se as Demonstraes Financeiras apresentam de forma verdadeira e apropriada a posio financeira da entidade. V. 21.2. O IPCA, sendo uma instituio de ensino superior pblico e sem prejuzo das auditorias mandadas realizar pelo Estado, deve promover a realizao de auditorias externas de dois em dois anos, devendo uma delas reportar-se primeira metade do mandato do presidente e a seguinte preceder em trs meses o final do mandato correspondente, conforme est estabelecido no artigo 118. do Regime Jurdico das Instituies do Ensino Superior (RJIES)
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Fluxograma do GACI
Entidades Etapas Proponente Deciso de Auditoria
rgo legalmente Competente
GACI
Decide a realizao de Auditoria Auditor Reunio de Abertura Entrega de elementos solicitados Reunio de abertura
Solicita elementos
Analisa a auditoria sim So necessrias mais reunies? Reunio posterior necessrio solicitar mais elementos?
Reunio posterior
Auditoria Reunio de encerramento
Reunio de encerramento
Recebe e analisa o Relatrio de auditoria
Elabora e entrega o Relatrio da Auditoria
So necessrios ajustes e correces? sim Notifica o proponente Toma conhecimento da notificao
No
Fim da Auditoria
Executa as medidas correctivas e ajustamentos
Verifica o cumprimento das medidas e ajustamentos
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PARTE VI LEGISLAO
VI.. 1. Legislao de enquadramento da actividade
VI. 1.1. Enquadramento Estaturio e Financiamento Lei n. 67/2007, de 31 de Dezembro Regime da Responsabilidade Civil Extracontratual do Estado e Demais Entidades Pblicas Lei n. 62/2007, de 10 de Setembro Regime jurdico das instituies de ensino superior Lei n. 3/2004, de 15 de Janeiro, alterada pelo Decreto-Lei n. 105/2007, de 3 de Abril, e pela Lei n. 51/2005, de 30 de Agosto Aprova a Lei-Quadro dos Institutos pblicos Lei n. 37/2003, de 22 de Agosto, alterada pela Lei n. 49/2005, de 30 de Agosto Estabelece as bases do financiamento do Ensino Superior Lei n. 98/97, de 26 de Agosto, alterada pelas Leis n. 35/2007, de 13 de Agosto e n. 48/2006, de 29 de Agosto - Lei de Organizao e Processo do Tribunal de Contas Decreto-Lei n. 280/2007, de 7 de Agosto que rege a gesto dos bens imveis do domnio pblico e privado do Estado e do domnio privado dos institutos pblicos Decreto-Lei n. 191/99, de 5 de Junho Regime de Tesouraria do Estado Decreto-Lei n. 183/96, de 27 Setembro Instrumentos de Gesto Portaria n. 1174/2003, de 6 de Outubro Financiamento do ensino superior
Cdigo do Procedimento Administrativo Estatutos do Instituto Politcnico do Cvado e do Ave, aprovados pelo Despacho Normativo n. 21/2010 (2 srie), de 22 de Julho Estatutos Provisrios do Instituto Politcnico do Cvado e do Ave, aprovados pelo Despacho Normativo n.3/2009 (2. srie), de 27 de Janeiro Despacho n. 11809/2009 (2. srie), do Senhor Ministro da Cincia, Tecnologia e Ensino Superior, publicado no D.R., de 15 de Maio, sobre tratamento de reclamaes dirigidas s IES Plano de Gesto de Riscos de Corrupo e Infraces Conexas
165 / 176 VI. 1.2. Enquadramento contabilstico e fiscal Lei n. 31/2009, de 3 de Julho - Aprova o regime jurdico que estabelece a qualificao profissional exigvel aos tcnicos responsveis pela elaborao e subscrio de projectos, pela fiscalizao de obra e pela direco de obra, que no esteja sujeita a legislao especial, e os deveres que lhes so aplicveis e revoga o Decreto n. 73/73, de 28 de Fevereiro Lei n. 91/2001, de 20 de Agosto, com a redaco dada pela Lei n. 48/2004, de 29 de Setembro Enquadramento oramental Lei n. 8/90, de 20 de Fevereiro Bases da Contabilidade Pblica
Decreto-Lei n.18/2008, de 29 de Janeiro que aprovou o Cdigo dos Contratos Pblicos, rectificado pelo Decreto de Rectificao n.18-A/2008, de 28 de Maro e alterado pelo Decreto-Lei n. 278/2009, de 2 de Outubro e pelo Decreto-Lei n.223/2009, de 11 de Setembro Decreto-Lei n. 143-A/2008, de 25 de Julho - Estabelece os termos a que deve obedecer a apresentao e recepo de propostas, candidaturas e solues no mbito do Cdigo dos Contratos Pblicos Decreto-Lei n. 199/2004, de 18 de Agosto Estabelece medidas de carcter extraordinrio tendo em vista a regularizao da situao jurdica do patrimnio do Estado e dos Institutos pblicos Decreto-Lei n. 26/2002, de 14 de Fevereiro Cdigo de Classificao Econmica das Despesas e Receitas Pblicas Decreto-Lei n. 155/92, de 28 de Julho Regime de Administrao financeira do Estado;
Portaria n. 1379/2009, de 30 de Outubro - Regulamenta as qualificaes especficas profissionais mnimas exigveis aos tcnicos responsveis pela elaborao de projectos, pela direco de obras e pela fiscalizao de obras Portaria n. 959/2009, de 21 de Agosto - Aprova o formulrio de caderno de encargos relativo aos contratos e empreitadas de obras pblicas e revoga a Portaria n. 104/2001, de 21 de Fevereiro Portaria n. 701-A/2008, de 29 de Julho - Estabelece os modelos de anncio de procedimentos pr-contratuais previstos no Cdigo dos Contratos Pblicos a publicitar no Dirio da Repblica Portaria n. 701-D/2008, de 29 de Julho - Aprova o modelo de dados estatsticos Portaria n. 701-E/2008, de 29 de Julho - Aprova os modelos do bloco tcnico de dados, do relatrio de formao do contrato, do relatrio anual, do relatrio de execuo do contrato, do relatrio de contratao e do relatrio final de obra
166 / 176 Portaria n. 701-F/2008, de 29 de Julho - Regula a constituio, funcionamento e gesto do portal nico da Internet dedicado aos contratos pblicos (Portal dos Contratos Pblicos) Portaria n. 701-G/2008, de 29 de Julho - Define os requisitos e condies a que deve obedecer a utilizao de plataformas electrnicas pelas entidades adjudicantes, na fase de formao dos contratos pblicos, e estabelece as regras de funcionamento daquelas plataformas Portaria n. 701-H/2008, de 29 de Julho - Aprova o contedo obrigatrio do programa e do projecto de execuo, bem como os procedimentos e normas a adoptar na elaborao e faseamento de projectos de obras pblicas, designados Instrues para a elaborao de projectos de obras, e a classificao de obras por categorias Portaria n. 701-I/2008, de 29 de Julho - Constitui e define as regras de funcionamento do sistema de informao designado por Observatrio das Obras Pblicas Portaria n. 701-J/2008, de 29 de Julho - Define o regime de acompanhamento e fiscalizao da execuo dos projectos de investigao e desenvolvimento e cria a respectiva comisso Portaria n. 794/2000, de 20 de Setembro POC Educao Resoluo n. 13/2007 do Tribunal de Contas Dirio da Repblica, 2. Srie, n. 79, de 23 de Abril Instruo e tramitao dos processos de fiscalizao prvia
Resoluo n. 1/93 do Tribunal de Contas Dirio da Repblica, 1. Srie B, n. 17, de 21 de Janeiro - Instrues e requisitos na organizao e documentao das contas Regulamento n 330/2009, de 30 de Julho - Regulamento do Sistema Nacional de Compras Pblicas Regulamento n 329/2009, de 30 de Julho - Regulamento de gesto do parque de veculos do Estado Regulamento (CE) n. 1177/2009 da Comisso, de 30 de Novembro de 2009 - Altera as Directivas 2004/17/CE, 2004/18/CE e 2009/81/CE do Parlamento Europeu e do Conselho no respeitante aos seus limiares de aplicao no contexto dos processos de adjudicao de contratos; Despacho Normativo n. 35-A/2008, de 29 de Julho - Aprova o Regulamento de Publicao de Actos no Dirio da Repblica. Revoga o despacho normativo n. 38/2006, de 30 de Junho Norma Interpretativa (CNCAP) n. 1 Perodo complementar
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Norma Interpretativa (CNCAP) n. 2 Movimentao conta 25 do POCP Circular Srie A n. 1314 DGO IVA contabilizao como operao extra oramental Despacho n. 5359/2010 (2. srie), publicado em Dirio da Repblica de 24 de Maro Delegao de competncias no Director da EST Despacho n. 5281/2010 (2. srie), publicado em Dirio da Repblica de 23 de Maro Delegao de competncias no Director da ESG Despacho n. 5280/2010 (2. srie), publicado em Dirio da Repblica de 23 de Maro Delegao de competncias no Director da EST Despacho n. 5279/2010 (2. srie), publicado em Dirio da Repblica de 23 de Maro Delegao de competncias no Director da ESG Despacho n. 2221/2010 (2. srie), publicado em D.R. , de 2 de Fevereiro Permisso genrica conduo viatura oficial do IPCA Despacho n. 26445/2009 (2. srie), publicado em D.R. , de 4 de Dezembro Delegao de competncias do MCTES no Presidente do IPCA Despacho n. 25903/2009 (2. srie), publicado em D.R. , de 25 de Novembro Delegao de competncias no Director da ESG Despacho n. 25902/2009 (2. srie), publicado em D.R., de 25 de Novembro Delegao de competncias no Director da EST Despacho n. 23691/2009 (2. srie), publicado em D.R., de 28 de Outubro Delegao de competncias da CI no Presidente e na Administradora do IPCA Despacho n. 23690/2009 (2. srie), publicado em D.R. , de 28 de Outubro Delegao de competncias na Administradora do IPCA Despacho n. 23689/2009 (2. srie), publicado em D.R. , de 28 de Outubro Delegao de competncias no Director da EST Despacho n. 23688/2009 (2. srie), publicado em D.R., de 28 de Outubro Delegao de competncias no Director da ESG Despacho n. 23481/2009 (2. srie), publicado em D.R., de 26 de Outubro Delegao de competncias na Administradora dos SAS
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VI. 1.3. Ajudas de Custo
Decreto Lei n. 137/2010, de 28 de Dezembro Disciplina um conjunto de medidas adicionais de reduo de despesa com vista consolidao oramental prevista no Programa de estabilidade e Crescimento (PEC) para 2010-2013 Decreto-Lei n. 106/98, de 24 de Abril - Estabelece normas relativas ao abono de ajudas de custo e de transporte pelas deslocaes em servio pblico Decreto-lei n. 192/95, de 28 de Julho Disciplina o abono de ajudas de custo por deslocao em servio ao estrangeiro Portaria n. 1553-D/2008, de 31 de Dezembro de 2008 Reviso anual das tabelas de ajudas de custo, subsdios de refeio e de viagem bem como dos suplementos remuneratrios, para os colaboradores em funes pblicas;
VI. 1.4. Cadastro e Inventrio dos Bens
Decreto-Lei n.170/2008, de 26 de Agosto Regime jurdico do parque de veculos do Estado Decreto-Lei n. 280/2007, de 7 de Agosto Reforma do regime do patrimnio imobilirio pblico Decreto-Lei n. 153/2001, de 7 de Maio - Estabelece as regras em matria de alienao a ttulo gratuito de equipamento de informtica pelos organismos da Administrao Central no quadro dos respectivos processos de reequipamento e actualizao de material de informtica Decreto-Lei n.490/99, de 17 de Novembro Conduo de viaturas oficiais Decreto-Lei n. 307/94, de 21 de Dezembro Estabelece o regime de aquisio, gesto e alienao dos bens mveis do domnio privado do Estado
Portaria n. 671/2000, de 17 de Abril Cadastro e Inventrio dos Bens do Estado (CIBE); VI. 1.5. Enquadramento Recursos Humanos e contratao
Lei n. 3-B/2010, de 28 de Abril aboliu a regra da contratao de pessoas colectivas no caso de prestao de servios abrangidos pela Lei n. 12-A/2008, de 27 de Fevereiro
169 / 176 Lei n. 110/2009, de 16 de Setembro Cdigo dos Regimes Contributivos do Sistema Previdencial de Segurana Social Lei n. 59/2008, de 11 de Setembro que aprova o Regime do Contrato de Trabalho em Funes Pblicas Lei n. 58/2008, de 9 de Setembro Estatuto dos Colaboradores que exercem funes pblicas Lei n. 12-A/2008, de 27 de Fevereiro, rectificada pela Declarao de Rectificao n. 22-A/2008, de 24 de Maro - Estabelece os regimes de vinculao, de carreiras e de remuneraes dos colaboradores que exercem funes pblicas
Decreto-Lei n. 206/2009, de 31 de Agosto que aprova o regime jurdico do ttulo de especialista Decreto-Lei n. 151/2006, de 2 de Agosto - Atribui aos reitores, aos presidentes dos institutos superiores politcnicos e aos directores ou presidentes dos conselhos directivos dos estabelecimentos de ensino superior no integrado a competncia para autorizar a acumulao de funes e cargos pblicos com outras funes pblicas ou privadas Decreto-Lei n. 190/96, de 9 de Outubro Balano social para organismos pblicos Decreto-Lei n. 408/89, de 18 de Novembro, com as alteraes introduzidas pelos Decretos-Lei n. 347/91, de 19 de Setembro, n. 76/96, de 18 Junho, n. 212/97, de 16 de Agosto e n. 373/99, de 18 de Setembro Estatuto remuneratrio do pessoal docente no ensino politcnico Decreto-Lei n. 4/89 de 6 de Janeiro de 1989 Abono para falhas Decreto-Lei n.185/81, de 1 de Julho Estatuto da Carreira do Pessoal Docente do Ensino Superior Politcnico, alterado pelo Decreto -Lei n. 69/88, de 3 de Maro e pelo Decreto-Lei n.207/2009, de 31 de Agosto;
Portaria n. 4-A/2011, de 3 de Janeiro - Termos e tramitao do parecer prvio vinculativo dos membros do Governo responsveis pelas reas das Finanas e da Administrao Pblica Portaria n. 371-A/2010, de 23 de Junho regulamentao e tramitao do parecer prvio vinculativo dos membros do Governo responsveis pelas reas das finanas e da Administrao Portaria n. 83-A/2009, de 22 de Janeiro que regulamenta a tramitao do procedimento concursal Portaria n. 1553-C/2008 de 31 de Dezembro de 2008 que aprova a tabela remuneratria nica dos colaboradores que exercem funes pblicas
170 / 176 Decreto Regulamentar n. 1-A/2011, de 3 de Janeiro de 2011 - Procede regulamentao do Cdigo dos Regimes Contributivos do Sistema Previdencial de Segurana Social, aprovado pela Lei n. 110/2009, de 16 de Setembro Decreto Regulamentar n. 14/2008, de 31 de Julho de 2008 - Nveis remuneratrios das carreiras gerais Despacho n. 2221/2010 (2. srie), publicado no Dirio da Repblica de 2 de Fevereiro permisso genrica de conduo das viaturas oficiais do IPCA Despacho n. 15409/2009, de 8 de Julho de 2009 Abono para falhas Despacho n. 16066/2008, de 12 de Junho de 2008 Prestao de Servios Despacho do Senhor Ministro de Estado e das Finanas de 15 de Maio de 2007 Greve
VI. 2. Regulamentao interna
VI. 2.1. Geral
Despacho (PR) 5/2011 Reduo dos valores e pagamento de ajudas de custo e subsdio de transporte Despacho (PR) 4/2011 Dever de Informao sobre as remuneraes auferidas Despacho (PR) 11/2010 Constituio dos Fundos de Maneio Despacho (PR) 10/2010 Regulamento do Fundo de Maneio Despacho (PR) 8/2010 Viatura do IPCA afecta aos Servios da Presidncia Despacho (PR) 3/2010 Permisso genrica de conduo de viaturas afectas ao IPCA Despacho (PR) 101/2009 Regras sobre recuperao do vencimento de exerccio Despacho (PR) 63/2009, de 6 de Agosto, sobre a responsabilidade pelo acompanhamento da reparao dos defeitos da empreitada de execuo do edifcio da ESG Despacho (PR) 56/2009 Pagamento de servios a formadores externos pela leccionao de nos Mestrados, Ps-graduaes e seminrios no IPCA Despacho (PR) 31/2009, sobre a responsabilidade pelo acompanhamento da empreitada de execuo do edifcio da Cantina Despacho Interno (Adm) n.1/2009 Procedimento para apresentao de Proposta de Contratos de Prestao de Servios para Formao
171 / 176 Despacho (PR) 4/2008 Regras sobre preenchimento de boletins itinerrios e pagamento de deslocaes a formadores de CET Informao - 1/2009 Pagamento de ajudas de custo no mbito de servio de jri Despacho (CI) 10/2006, de 14 de Fevereiro Boletim itinerrio da viatura da presidncia;
VI. 2.2. Escolas
Despacho (PR) 8/2011 Delegao de competncias no Director da Escola Superior de Tecnologia Despacho (PR) 7/2011 Delegao de competncias no Director da Escola Superior de Gesto Despacho (PR) 6/2011 Procedimentos despesas PROTEC Despachos (PR) - 101/2010 Regime de Exclusividade para 2011 Despachos (PR) - 100/2010 Alterao do posicionamento remuneratrio dos docentes Despachos (PR) - 93/2010 Projecto de Regulamento dos Concursos para Recrutamento de Professores de Carreira Docente do Instituto Politcnico do Cvado e do Ave Despachos (PR) - 80/2010 Manuteno, conservao e funcionamento das instalaes da Escola Superior de Gesto do Instituto Politcnico do Cvado e do Ave Despachos (PR) - 55/2010 Aprovao do Regulamento de Avaliao do desempenho dos Docentes do IPCA Despachos (PR) - 48/2010 Regimento do Conselho Tcnico-Cientfico da EST Despachos (PR) - 46/2010 Aprovao do Regulamento para atribuio do ttulo de especialista no IPCA Despachos (PR) - 45/2010 Realizao de Cursos breves para Docentes em Regime de Exclusividade Despachos (PR) - 43/2010 Criao do Centro de Investigao Jurdica Aplicada (CIJA) Despachos (PR) - 33/2010 Regimento do Conselho Tcnico-Cientfico da ESG Despachos (PR) - 28/2010 Regulamento de Prestao de Servio Docente do IPCA Despachos (PR) - 8/2010 Regime de exerccio de funes dos docentes em PROTEC
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Despacho (PR) - 114/2009 - Regime de Exclusividade para 2010 Despacho (PR) - 88/2009 Adenda aos contratos celebrados no mbito do PROTEC Despacho (PR) - 83/2009 Regulamento de Contratao de Pessoal Docente Especialmente Contratado do IPCA Despacho (PR) - 61/2009 Autorizao de contratao de docentes e alterao de equiparao (em vigor, na parte que no viola o ECPDESP) Despacho (PR) - 60/2009 Acumulao de servio por parte de docentes Despacho (PR) - 56/2009 - Remunerao a pagar aos formadores dos cursos de ps-graduao e Mestrado Despacho (PR) - 8/2008 Regras sobre leccionao de CET Despachos (Adm) - 1/2009 Normas sobre prestao de servios de formao; Despacho Interno - 4/2009 Atribuio de bolsa PROTEC; Informao - 1/2007 Condies para a autorizao de celebrao de contratos de docentes
VI. 2.3. SAS
Despacho (PR) 7/2011 Delegao de competncias na administradora dos Servios de Aco Social do IPCA Despacho n. 8137/2010 (2 srie de 10 de Maio) Regulamento de atribuio de Bolsa de Estudo para mrito de Estudantes do Instituto Politcnico do Cvado e do Ave Despachos (PR) - 82/2010 Manuteno, conservao e funcionamento das instalaes do edifcio dos Servios de Aco Social do Instituto Politcnico do Cvado e do Ave
Despachos (PR) - 68/2010 Regulamento da creditao na determinao do aproveitamento escolar e no clculo do aproveitamento mnimo de estudantes para efeitos de atribuio de bolsa de estudos Despacho (PR) 52/2010 Pagamento das senhas de refeio pelos estudantes inscritos em cursos de formao Ps-graduada
173 / 176 Despacho (PR) 47/2010 Aprovao do Regulamento de atribuio de Bolsas de estudo por mrito a estudantes do IPCA
Despacho (PR) 78/2009 Delegao de competncias na Administradora dos SAS Despacho (PR) 74/2009 pagamento de complementos de transporte e alojamento a estudantes bolseiros Despacho (PR) 44/2009 pagamento de complementos de transporte e alojamento a estudantes bolseiros Despacho (PR) 26/2009 Candidatura a bolsas de estudo de estudantes de cursos de mestrado Despacho (PR) 12/2009 Competncias do Conselho de Aco Social em regime de instalao Despacho Interno 3/2009 Controlo de senhas de refeio da Cantina Despacho (PR) 27/2008 Lista de autorizao de transferncias bancrias das bolsas de estudo
Despacho (PR) 112/2007 - Regras sobre Atribuio de prmios de Mrito;
VI. 3. Regulamentao interna revogada
Despachos (PR) - 9/2010 Procedimento de autorizao de despesas no mbito do PROTEC Despacho (PR) 30/2009 - Tabela de Emolumentos para a realizao das provas de avaliao de Maiores de 23 anos Despacho (PR) 10/2009 Reorganizao dos Servios do IPCA Despacho (PR) 8/2009 - Delegao de competncias no Director da EST Despacho (PR) 7/2009 - Delegao de competncias no Director da ESG Despacho (PR) 4/200 Afectao de dotaes oramentais gesto de recursos humanos Despacho (PR) 2/2009 Regulamento de Fundo de Maneio Despacho (PR) 76/2008 Regime de Exclusividade para 2009 Despacho (PR) 60/2008 Normas para aumentar o nmero de doutorados Despacho (PR) 2/2008 Conduo de viatura oficial do IPCA Despacho Interno 4/2008 Pagamento do servio docente nocturno Despacho Interno 3/2008 Reorganizao dos Servios do IPCA Despacho (PR) 85/2007 Remunerao a pagar aos formadores dos CET
174 / 176 Despacho (PR) 67/2007 Regras sobre colaborao de docentes Despacho (PR) 64/2007 - Valor da propina para os cursos de licenciatura e bacharelato Despacho (PR) 50/2007 Critrios a cumprir na abertura de concursos para professor Despacho (PR) 49-C/2007 Regras tcnicas de Atribuio de Bolsas de Estudo Despacho (PR) 20/2007 Regras sobre equiparao de docentes convidados Despacho (PR) 5/2007 Conduo de viatura oficial do IPCA Despacho (PR) 4/2007 Conduo de viatura oficial do IPCA Despacho (PR) 2/2007 Pagamentos compensatrios de propinas Despacho (PR) 1/2007 Responsveis dos Servios Despacho (PR) 19/2006 Conduo de viatura oficial do IPCA Despacho (PR) 6/2006 - Conduo de viatura oficial do IPCA Despacho (CI) 18/2006 Regras sobre aquisio de bibliografia no mbito do PRODEP Despacho (CI) 17/2006 Alterao da Tabela de Emolumentos Despacho (CI) 2/2006 - Graus exigidos para a contratao de docentes Despacho (CI) 1/2006 Apoio formao avanada de docentes Circular 6/2006 Regras sobre inscrio de docentes em programas de formao avanada
Despacho (CI) 7/2005 Regras Tcnicas de Atribuio de Bolsas de Estudo Despacho (CI) 5/2005 Regras sobre equiparao de docentes em PRODEP Despacho (CI) 3/2005 Tabela de Emolumentos Despacho (PR) 9/2004 Distribuio de servio docente em cursos de ps-graduao Despacho (PR) 8/2004 Autorizao despesas colquios/conferncias Despacho (CI) 50/2004 Alterao do Regulamento da EST Despacho (CI) 49/2004 Regulamento da EST Despacho (CI) 48/2004 Regulamento da ESG Despacho (CI) 41/2004 Circuito da correspondncia Despacho (CI) 40/2004 Procedimento de equiparao a bolseiro Despacho (CI) 38/2004 Regras sobre a colaborao de docentes Despacho (CI) 37/2004 Procedimentos relativos renovao de contratos de docentes
175 / 176 Despacho (CI) 25/2004 Regras sobre processamento de ajudas de custo Despacho (CI) 22/2004 Regras sobre reposio de vencimentos Despacho (CI) 21/2004 Regras tcnicas sobre crculo das actividades ligadas realizao de despesas Despacho (CI) 20/2004 Regras tcnicas prazos de pagamentos Despacho (CI) 19/2004 Regras tcnicas sobre aquisio de bens Despacho (CI) 18/2004 Regras tcnicas sobre arrecadao de receitas Despacho (CI) 15/2004 Regras de equiparao de docentes Despacho (CI) 6/2004 Alterao do Contrato PRODEP Despacho (CI) 4/2004 Procedimento de contratao de docentes Despacho (CI) 3/2004 Atribuio de Bolsas de Estudo Despacho (CI) 2/2004 Colaborao institucional de docentes Despacho (CI) 1/2004 Leccionao em cursos de ps-graduao Despacho (PR) 9/2003 Horas extraordinrias motorista Despacho (CI) 3/2003 Aprovao do Contrato PRODEP
176 / 176
PARTE VII PLANO DE GESTO DE RISCOS DE CORRUPO E INFRACES CONEXAS

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MANUAL DE CONTROLO INTERNO

Aprovado pela Comisso Instaladora, em reunio de 02 de Fevereiro de 2011.

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Artigo 65. dos Estatutos do IPCA

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Designao nos termos do artigo 67. dos Estatutos do IPCA

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PARTE I DISPOSIES GERAIS

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Conselho de Aco Social

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PARTE II ENQUADRAMENTO GERAL DO SISTEMA DE CONTROLO INTERNO

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PARTE III PRINCPIOS E REGRAS ORAMENTAIS

Anualidade ( artigo 4.)

Unidade e universalidade ( artigo 5.)

No compensao( artigo 6.)

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No consignao ( artigo 7.)

Especificao ( artigo 8.)

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III. 1.4. Regras oramentais

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PARTE IV NORMA DE CONTROLO INTERNO

IV. 1. Gesto de Pessoal

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Comisso Instaladora at criao do Conselho de Gesto

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36 / 176 viii) Avaliao de desempenho; ix) Estado civil; x) Nmero de dependentes.

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c) Quanto s dimenses da avaliao, o artigo 6. emana:

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ii) Mobilidade interna na categoria noutra actividade;

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IV. 1.2. Recrutamento de pessoal

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Artigo 185. Tipos de faltas

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