Volume 2.2 Orçamento e Património 28.5.2012

Manual de Procedimentos
Volume 2.2 rea Oramental e Patrimonial
Direo Financeira Volume: 2.2 rea Oramental e Patrimonial
MANUAL DE PROCEDIMENTOS
Reviso n. Data:
ndice
Princpios Gerais ................................................................................................................. 4 Abreviaturas e Acrnimos .................................................................................................... 8 Legislao Aplicvel .......................................................................................................... 10 Mapa de Actualizao do Documento ............................................................................... 12 Captulo 1 rea Oramental ........................................................................................... 13
Processo 1 Elaborao do Oramento ................................................................................... 13
Subprocesso 1.1 Custos com o Pessoal ............................................................................................. 13
Processo 2 Execuo Oramental ......................................................................................... 13 Processo 3 Cumprimento dos normativos da Lei do OE ........................................................ 13 Processo 4 PIDDAC............................................................................................................... 14 Processo 5 Elaborao de Mapas para a RUTL..................................................................... 14 Processo 6 Informao ao MEC-GPEARI .............................................................................. 14 Processo 7 Envio de Informao ao TC ................................................................................. 14 Processo 8 Envio de Informao IGF .................................................................................. 14 Processo 9 Elaborao do oramento interno ........................................................................ 15 Processo 10 MGO.................................................................................................................. 15 Processo 11 Execuo do oramento interno MGO ............................................................ 15 Mapas dos Processos Apresentados ........................................................................................ 16
Captulo 2 Ncleo do Patrimnio .................................................................................... 22

Processo 1 Inventrio e Registo de Bens ............................................................................... 22 Processo 2 Conferncias das Fichas de Bem ........................................................................ 24 Processo 3 Fichas de Bens e Etiquetas ................................................................................. 24 Processo 4 Etiquetagem, Actualizao e Arquivo das Fichas de Bem ................................... 25
Subprocesso 4.1 Etiquetagem ............................................................................................................. 25 Subprocesso 4.2 Bens sem Etiquetagem ............................................................................................ 26 Subprocesso 4.3 Actualizao e Arquivo das Fichas de Bem ............................................................ 26
Processo 5 Conferncia Fsica dos Bens ............................................................................... 27 Processo 6 Abates e Mudanas de Localizao e Transporte ............................................... 28
Subprocesso 6.1 Autos de Abate ........................................................................................................ 29 Subprocesso 6.2 Mudana de Localizao dentro do IST .................................................................. 29 Subprocesso 6.3 Mudana de Localizao para fora do IST .............................................................. 30 Subprocesso 6.4 Guias de Transporte ................................................................................................ 30
Processo 7 Doaes .............................................................................................................. 31

Subprocesso 7.1 Doaes Concedidas ao IST ................................................................................... 31 Subprocesso 7.2 Doaes Concedidas pelo IST ................................................................................ 32
Processo 8 Amortizaes....................................................................................................... 33 Mapas dos Processos Apresentados ........................................................................................ 34

Verso 00-12 Data: Junho de 2012 Elaborado por: Ana Guimares Verificado Aprovado Pgina: 2
Reviso n. Data:
Captulo 3 Ncleo de Compras e Aprovisionamento ...................................................... 42

1 Aquisio de Bens e Servios ............................................................................................. 42
1.1 Aquisio de Bens e Servios ao abrigo do Cdigo dos Contratos Pblicos ............................... 42
1.1.1 Ajuste Directo .........................................................................................................................................................50 1.1.2 Concurso Pblico ...................................................................................................................................................53 1.1.3 Concurso Limitado por Prvia Qualificao .......................................................................................................57 1.1.4 - Procedimento de Negociao ...............................................................................................................................60 1.1.5 Dialogo Concorrencial ...........................................................................................................................................63
1.2 Aquisio de Bens e Servios ao abrigo do Regulamento de Compras do Instituto Superior Tcnico.................................................................................................................................................... 67
1.2.1 Procedimento Simplificado ...................................................................................................................................72 1.2.2 Procedimento Geral...............................................................................................................................................73 1.2.3 Procedimento com Anuncio Obrigatrio .............................................................................................................75
1.3 - Plataformas ..................................................................................................................................... 77

1.3.1 Plataforma Central de Compras ..........................................................................................................................77 1.3.1.1 - Ajuste Directo Regime Simplificado .............................................................................................. 77 1.3.1.2 Procedimento Simplificado .............................................................................................................. 80 1.3.1.3 - Procedimento Geral ......................................................................................................................... 82 1.3.2 Plataforma Gatewit Compras Pblicas ...............................................................................................................86 1.3.2.1- Ajuste Directo Regime Geral .......................................................................................................... 87 1.3.2.2 - Concurso Pblico ............................................................................................................................. 91 1.3.2.3 - Concurso Pblico Urgente ............................................................................................................... 96 1.3.2.4 Passos Plataforma Gatewit ............................................................................................................. 96
1.4 Outros .......................................................................................................................................... 117

1.4.1 Procedimento com Anuncio Obrigatrio ...........................................................................................................117 1.4.2 Contratao Abrigo do n 1 e n 2 do art. 5 do CCP ...................................................................................120
2 Armazm........................................................................................................................... 121
2.1 Regras Gerais de Funcionamento ............................................................................................... 121 2.2 Aquisio de Material ................................................................................................................... 122
2.2.1 Recepo de Material em Armazm .................................................................................................................125 2.2.2 Levantamento de Material no Armazm...........................................................................................................127
2.3 Notas de Imputao ..................................................................................................................... 128
Mapas dos Processos Apresentados ...................................................................................... 129
Verso 00-12 Data: Junho de 2012
Elaborado por: Ana Guimares Verificado Aprovado Pgina: 3
Reviso n. Data:
Princpios Gerais
Descrio sumria das competncias e funes da rea Oramental e Patrimonial. A rea oramental e patrimonial tem como objectivos elaborar a proposta de oramento anual e o reporte peridico da sua execuo, de acordo com a legislao vigente. Elaborar o oramento interno efectuando o seu controlo atravs do MGO e de anlises de desvios. Coordenar todos os processos de aquisio de bens e servios de acordo com a legislao aplicvel, bem como o reporte de informao anual e trimestral deste sector. Garantir o registo e actualizao do patrimnio mvel e imvel da instituio, assim como, apresentar o calculo das amortizaes para o encerramento das contas. A rea oramental e patrimonial tem como competncias garantir a correcta elaborao e execuo do oramento externa e internamente de acordo com a legislao aplicada no decorrer do ano econmico. Assegurar a aplicao da legislao nos processos de aquisio de bens e servios. Garantir o registo dos bens de imobilizado com base no CIBE para um correcto calculo das amortizaes em concordncia com o POC-Educao. A rea Oramental e Patrimonial tem as seguintes funes: Preparar e elaborar, anualmente, o oramento ordinrio e os necessrios oramentos suplementares e organizar os processos de alterao oramental, designadamente de reforo e transferncias de verbas com respectivo registo no SIGO; Acompanhar e garantir a execuo financeira do oramento e tratar a informao contida no sistema contabilstico, nomeadamente atravs da apresentao da execuo oramental e financeira mensal e respectiva introduo no SIGO; Elaborar o relatrio trimestral de execuo oramental acompanhado do quadro de indicadores de gesto oramental; Elaborar trimestralmente a previso de execuo anual; Preparar e enviar aos rgos competentes os elementos indispensveis ao controlo das despesas includas em projectos financiados por qualquer entidade;
Reviso n. Data:
no caso do PIDDAC, realizar todos os procedimentos em conformidade com o definido legalmente; Elaborar os relatrios trimestrais de execuo financeira do PIDDAC; Cumprir todas as circulares e prazos definidos pela DGO; Elaborar o oramento interno do IST; Efectuar os registos no mbito das dotaes das unidades e sub-unidades no MGO; Efectuar mensalmente o controlo do oramento interno atravs da analise da execuo no MGO; Apresentar propostas de correco de desvios; Apresentar indicadores de gesto e demais analises e documentao que lhe forem determinados. Colaborao e indicao AC, DRH e DT das obrigaes legais emanadas superiormente, nomeadamente, RUTL, DGO e legislao em vigor.
Esta rea compreende os seguintes ncleos: - Ncleo de Patrimnio - Ncleo de Compras e Aprovisionamento Ncleo Patrimnio tem como objectivos a organizar das operaes de alienao, transferncia, abates, permutas, valorizao (grandes reparaes ou beneficiaes), desvalorizao, gesto de bens mveis e imveis em conformidade com o Cadastro e Inventrio dos Bens do Estado e atendendo s regras estabelecidas pelo POCED; Providenciar a inventariao anual do imobilizado. Garantir o registo matricial de todos os imveis. Ao Ncleo de Patrimnio compete a gesto do patrimnio do IST. Ncleo Patrimnio tem as seguintes funes Providenciar a inventariao do imobilizado, mantendo actualizadas as fichas de imobilizado dos bens mveis e imveis; Garantir que o processo de etiquetagem efectuado;
Reviso n. Data:
Assegurar o registo contabilstico das operaes e o controlo adequado das depreciaes de bens; Manter um registo especfico para bens cedidos a outros organismos, para bens abatidos, roubados, alienados ou qualquer outra situao especfica; Manter um registo actualizado com caracterizao fsica de todos os imveis, nmeros de pisos, sala, reas, ano de construo; Proceder periodicamente a conferncias fsicas de bens mveis; Acompanhar a contabilizao das imobilizaes em curso. Elaborar processos de registo de todos os imveis na Conservatria do Registo Predial; Elaborar processos de inscrio matricial de todos os imveis na respectiva Repartio de Finanas; Efectuar o calculo das amortizaes do exerccio e acumuladas O Ncleo de Compras e Aprovisionamento tem como objectivos, proceder ao aprovisionamento e armazenamento de materiais e equipamentos necessrios ao regular e contnuo funcionamento dos servios. Garantir os stocks mnimos de bens. Elaborar processos de aquisio de acordo com a legislao aplicvel. Efectuar a reafectao de custos e facturao informaticamente. De acordo com o Regulamento de Organizao e de Funcionamento dos Servios de Natureza Administrativa e de Apoio do Instituto Superior Tcnico compete ao Ncleo de Compras e Aprovisionamento garantir a correcta gesto das aquisies. O Ncleo de Compras e Aprovisionamento tem as seguintes funes, entre outros: Proceder ao aprovisionamento de materiais e equipamentos necessrios ao regular e contnuo funcionamento dos servios; Assegurar um correcto armazenamento dos bens, materiais e equipamentos aprovisionados, garantindo a gesto do armazm; Efectuar o registo informtico nas diversas aplicaes informticas (gesto de stock, e MGO) dos bens e materiais adquiridos e expedidos mediante requisio interna devidamente autorizada, bem como, emisso e envio do respectivo documento nota de imputao ou factura no caso de entidade externa;
Reviso n. Data:
Garantir os stocks mnimos de forma a no se verificarem rupturas dos mesmos; Garantir a actualizao imediata do valor das existncias e do custo mdio unitrio dos bens em armazm; Preparar e organizar processos de aquisio de bens e servios, nos termos das disposies legais vigentes, e quando aplicado celebrar contratos; Abertura e lanamento de procedimentos nas plataformas; Publicitao na Base.gov; Controlar e executar caues, garantias.
Reviso n. Data:
Abreviaturas e Acrnimos
AC AOP AP CC CCP CG CIBE CPA DGO DOC DR DRH DT FF GIAF GAJIST GIAF GPEARI GQAI IGF IST JOUE MEC MGO MI NCA NEO NP rea Contabilstica rea Oramental e Patrimonial rea de Projetos Centro de Custos Cdigo dos Contratos Pblicos Conselho de Gesto Cadastro do Inventrio dos Bens do Estado Cdigo do Procedimento Administrativo Direo Geral do Oramento Dotaes dos rgos Centrais Dirio da Republica Direo de Recursos Humanos Direo Tcnica Fonte de Financiamento Gesto Integrada Administrativa e Financeira Gabinete de Apoio Jurdico do IST Gesto Integrada Administrativa e Financeira Gabinete de Planeamento, Estratgia, Avaliao e Relaes Internacionais Gabinete de Qualidade e Auditoria Interna Inspeo Geral de Finanas Instituto Superior Tcnico Jornal Oficial da Unio Europeia Ministrio da Educao e Cincia Mdulo de Gesto Oramental Mdulo de Imobilizado Ncleo de Compras e Aprovisionamento Ncleo de Execuo Oramental Ncleo de Patrimnio
Reviso n. Data:
OE POCED RCIST RE RUTL SIGO TC TP U. E.
Oramento de Estado Plano Oficial de Contas Para o Sector Educao Regulamento de Compras do Instituto Superior Tcnico Requisies Externas Reitoria da Universidade Tcnica de Lisboa Sistema de Informao de Gesto Oramental Tribunal de Contas Taguspark Unidade de Explorao
Reviso n. Data:
Legislao Aplicvel
Legislao
Lei n. 55-A/2010, de 31 de Dezembro DL 29-A/2011, de 1 de Maro Circulares Srie A da DGO
Descrio
Lei do Oramento de Estado para 2011 Decreto-Lei de Execuo Oramental para 2011 Instrues de elaborao e execuo das diversas matrias oramentais Lei do Enquadramento Oramental Republicada na Lei 52/2011, de 13 de Outubro Regime Juridico das Instituies de Ensino Superior Cadastro e Inventrio do Bens do Estado Plano Oficial de Contabilidade Pblica para o Sector Educao (POC-Educao) Cdigo dos Contratos Pblicos (Republicado no Decreto Lei n. 278/2009 de 2 de Outubro) Estabelece os modelos de anuncio de proedimentos pr-contratuais previstos no CCP Nomeia a comissao de acompanhamento do CCP e fixa a sua composio (Alterada pela Portaria n 1265/2009, de 16 de Outubro) Publica a actualizao dos limares comunitrios
Lei 91/2001, de 20 de Agosto
Lei 62/2007, de 10 de Setembro Portaria 671/2000, 2 Srie, de 17 de Abril de 2000 Portaria 794/2000, de 20 de Setembro 2000 Decreto Lei n. 18/2008, de 29 de Janeiro Portaria n 701-A/2008, de 29 de Janeiro
Portaria n 701-B/2008, de 29 de Janeiro
Portaria n 701-C/2008, de 29 de Janeiro
Reviso n. Data:
Legislao
Portaria n 701-D/2008, de 29 de Janeiro Portaria n 701-E/2008, de 29 de Janeiro
Descrio
Aprova o modelo de dados estatisticos Aprova os modelos do bloco tcnico de dados, relatrio de formao de contrato, relatrio anual, relatrio de execuo do contrato, relatrio de contratao e do relatrio final de obra Regula a constituio, funcionamento e gesto do portal nico da Internet dedicado aos contratos pblicos Define os requisitos e condies a que deve obdecer a utilizao de plataformas electrnicas pelas entidades adjudicantes Aprova o contedo obrigatrio do programa e do projecto de execuo, bem como os procedimentos e normas a adoptar na elaborao e afseamento de projectos de obras pblicas Define o regime de acompanhamento e fiscalizao da execuo dos projectos de investigao e desenvolvimento e cria a respectiva comisso Cdigo de Procedimento Administrativo
Portaria n 701-F/2008, de 29 de Janeiro Portaria n 701-G/2008, de 29 de Janeiro
Portaria n 701-H/2008, de 29 de Janeiro
Portaria n 701-J/2008, de 29 de Janeiro
Decreto-Lei n 442/91, de 15 de Novembro
(rectificado conforme Rectificao n 22-A/92, de 29 de Fevereiro e de acordo com as alteraes introduzidas pelo Decreto-Lei n 6/96, de 31 de Janeiro e pelo Decreto-Lei n 18/2008, de 29 de Janeiro) Regulamento de Compras do IST Disciplina a locao ou aquisio de bens mveis e a aquisio de servios e de empreitadas de obras pblicas pelo IST.
Despacho n 10695/2011, do IST publicado no DR, 2 serie n 164- 26 Agosto de 2011
Reviso n. Data:
Mapa de Actualizao do Documento

Responsvel Ana Isabel Guimares (Responsvel da rea) Gentil Cardoso O qu Analisar as actualizaes dos vrios captulos (propostas apresentadas) Captulo 1 - AOP Capitulo 2 Ncleo de Patrimnio Anualmente Quando Como Resultado/ Registo
Anualmente
Rever legislao e adequao dos processos
Proposta de alterao Submeter a proposta responsvel da rea Submeter a proposta responsvel da rea Submeter a proposta responsvel da rea
Rever legislao e prazos de reporte Rever legislao e adequao dos processos Rever legislao e adequao dos processos
Miguel Santos
Anualmente
Capitulo 3 Ncleo de Iria Fernandes Compras e Aprovisionamento
Anualmente
Captulo: 1 - rea Oramental Reviso n. Data:
Captulo 1 rea Oramental

Processo 1 Elaborao do Oramento
Preparar e elaborar, anualmente, o projecto de oramento de funcionamento e investimento do IST, submetendo-o no SIGO e nos servios online da DGO.
Subprocesso 1.1 Custos com o Pessoal

Projeco dos custos com o pessoal para o ano em causa com anlise e disponibilizao dos elementos de acordo com os requisitos solicitados anualmente na circular de instrues de preparao do projecto oramento para acompanhamento do mesmo.
Processo 2 Execuo Oramental

Acompanhar e garantir a execuo oramental do IST, de acordo com a Lei, Decreto-Lei e Circulares do Oramento por Classificao Orgnica, Programa Medida, Fonte de Financiamento, Classificao Funcional e classificao econmica.
Processo 3 Cumprimento dos normativos da Lei do OE

Cumprir todas as circulares e prazos definidos pela DGO, nomeadamente: Mapas de execuo oramental; Balancetes analticos; Alteraes Oramentais interrubricas, crditos especiais, integrao de saldos; Informao relativa Unidade de Tesouraria; Deslocaes em territrio nacional e estrangeiro (RCM n 51/2006); Encargos Assumidos e no pagos: Saldo da dvida inicial, movimento no ms e saldo da dvida que transita; Previso da execuo oramental para o ano, incluindo previso de despesas de anos anteriores a suportar; Actualizao da execuo fsica do PIDDAC; Relatrio de Execuo Oramental;
Informao relativa aos fluxos financeiros da Administrao Central para as Autarquias Locais (cooperao tcnica e financeira); Conta de Gerncia/Prestao de Contas do exerccio; Informao necessria aferio da Regra do Equilbrio Oramental; Informao relativa a entrega de saldos; Previso trimestral da execuo de despesa e receita at ao final do ano.
Processo 4 PIDDAC
Controlo das despesas includas em projectos financiados por qualquer entidade; no caso do PIDDAC, realizar todos os procedimentos em conformidade com o definido legalmente.
Processo 5 Elaborao de Mapas para a RUTL

Informao a prestar pelo IST RUTL no mbito do acompanhamento e monitorizao da execuo oramental: Mapas 7.1 e 7.2 do POC-Educao: Execuo Oramental extrados do SIGO, despesa e receita; Mapa-modelo RCP (Remuneraes Certas e Permanentes); Alteraes Oramentais Externas; Alteraes PIDDAC.
Processo 6 Informao ao MEC-GPEARI

Informao a prestar pelo IST ao MEC-GPEARI no mbito do acompanhamento e monitorizao da execuo PIDDAC: Alteraes oramentais PIDDAC; Relatrio trimestral de Execuo PIDDAC.
Processo 7 Envio de Informao ao TC

Informao a prestar pelo IST ao Tribunal de Contas: Mapa de Despesa do financiamento do Estado.
Processo 8 Envio de Informao IGF

Informao a prestar pelo IST Inspeco Geral de Finanas: Subvenes.
Processo 9 Elaborao do oramento interno

Com base no oramento externo aprovado efectuar a diviso do oramento de despesa e receita internamente quer ao nvel das unidades autnomas quer ao nvel dos centros de custos inerentes s dotaes dos rgos Centrais. No documento produzido apresentar as pticas econmicas e financeiras dos diversos tipos de despesas e receitas, com maior descriminao de alguns factores essenciais para a poltica de gesto anual da Escola.
Processo 10 MGO
Efectuar os registos das dotaes, atribuio de fundos de maneio, apuramento e transferncias de saldos e transferncias entre centros de custos das unidades e subunidades no MGO.
Processo 11 Execuo do oramento interno MGO

Efectuar a anlise da execuo oramental ao nvel dos centros de custos com DOC, com apresentao de analises de desvios e medidas correctivas e/ou preventivas.
Mapas dos Processos Apresentados

Descrio do Processo: Elaborao do Oramento e Custos com o Pessoal Identificao (processo, subprocesso procedimento)
Processo 1 - Elaborao - Carregamento nos suportes informticos Subprocesso 1.1 - Custos com o Pessoal inerentes elaborao do oramento Anualmente Elaborao do Oramento
Responsvel
Quando se procede / prazo
Fluxo do processo Como se procede Resultado/ registo

Carregamento e submisso no SIGO e nos servios online da DGO Carregamento e submisso no SIGO e nos servios online da DGO
Recepcionado de:
Expedido para:
Quem valida
Quem aprova
Ana Guimares
DGO e RUTL
Chefe de Diviso
Conselho de Gesto
Gentil Cardoso
Ana Guimares
Anualmente
Previso de custos totais e nmero cfr solicitado
DRH
DGO e RUTL
Chefe de Diviso
Conselho de Gesto
Descrio do Processo: Execuo Oramental Identificao (processo, subprocesso procedimento) Quando se procede / prazo
Mensal e Trimestralment e

Execues oramentais da receita e despesa Diversos documentos
Responsvel
Recepcionado de:
Expedido para:
Quem valida
Quem aprova
Gentil Cardoso
Processo 2 e 3
Anlise da execuo oramental
GIAF
DGO
Chefe de Diviso
Descrio do Processo: PIDDAC Identificao (processo, subprocesso procedimento)

Processo 4
Responsvel
Gentil Cardoso

Sempre que necessrio
Fluxo do processo Como se procede

Verificao
Resultado/ registo
NA
Recepcionado de:
Expedido para:
Quem valida
Chefe de Diviso
Quem aprova
Descrio do Processo: Elaborao de Mapas para a RUTL Identificao (processo, subprocesso procedimento)
Processo 5
Responsvel

Calculo das RCP Apuramento das alteraes oramentais
Resultado/ registo
Envio mapas do SIGO e documentao prpria
Recepcionado de:
Expedido para:
Quem valida
Quem aprova
Gentil Cardoso
Mensal
GIAF
RUTL
Chefe de Diviso
Descrio do Processo: Informao ao MEC-GPEARI Identificao (processo, subprocesso procedimento)

Processo 6
Responsvel

Trimestralment e

Anlise da execuo oramental
Resultado/ registo
Execues oramentais da receita e despesa
Recepcionado de:
GIAF
Expedido para:
MEC/GPEARI
Quem valida
Chefe de Diviso
Quem aprova
Gentil Cardoso
Descrio do Processo: Envio de Informao ao TC Identificao (processo, subprocesso procedimento)

Processo 7
Responsvel
Gentil Cardoso

Anualmente a 31 de Maro

Modelo prprio do TC
Recepcionado de:
GIAF
Expedido para:
TC
Quem valida
Chefe de Diviso
Quem aprova
Descrio do Processo: Envio de Informao IGF Identificao (processo, subprocesso procedimento)

Processo 8
Responsvel

Anualmente a: -31 de Maro; -30 Setembro

Envio de Informao
Resultado/ registo
Modelo prprio da IGF
Recepcionado de:
Expedido para:
IGF
Quem valida
Chefe de Diviso
Quem aprova
Gentil Cardoso
Descrio do Processo: Elaborao do Oramento Interno Identificao (processo, subprocesso procedimento) Quando se procede / prazo Fluxo do processo Como se procede
Diviso do or.externo aprovado. Apresnetao de previses, indicadores e politicas de gesto
Responsvel
Resultado/ registo
Recepcionado de:
Expedido para:
Quem valida
Quem aprova
Ana Guimares
Processo 9
Anualmente
Oramento Interno Documento
CG
CG
CG e Conselho de Escola
Descrio do Processo: MGO Identificao (processo, subprocesso procedimento)

Processo 10
Responsvel

Quando necessrio

Registo no MGO
Resultado/ registo
Actualizao do saldo disponvel
Recepcionado de:
Responsveis Custos de custo e CG
Expedido para:
Quem valida
Ana Guimares
Quem aprova
Ana Guimares
Descrio do Processo: Execuo do Oramento Interno - MGO Identificao (processo, subprocesso procedimento) Quando se procede / prazo Fluxo do processo Como se procede Resultado/ registo
Ponto de execuo; Necessidades Medidas a tomar
Responsvel
Recepcionado de:
Expedido para:
VicePresidente para a Gesto Financeira e Administrativa
Quem valida
VicePresidente para a Gesto Financeira e Administrativ a
Quem aprova
VicePresidente para a Gesto Financeira e Administrativ a
Ana Guimares
Processo 11
Mensal
Analise dos registos efectuados
MGO
Ncleo d e
Captulo: 2 - Ncleo de Patrimnio Reviso n. Data:
Captulo 2 Ncleo do Patrimnio

Processo 1 Inventrio e Registo de Bens
A inventariao efectuada com base nos registos contabilsticos efectuados pelas diversas U.E.s no GIAF, nas contas de imobilizado (42 44). Esta tarefa executada, maioritariamente, com base na listagem de val. contabilidade do mdulo de gesto de terceiros do GIAF, seleccionando o perodo pretendido. Com base nos elementos constantes na referida listagem constata-se a origem da aquisio, dado as aquisies poderem ocorrer pela plataforma da central de compras do IST ou pela plataforma de compras da Gatewit, que implica uma RE. So os documentos disponveis ou inerentes s plataformas que iro sustentar documentalmente a inventariao e registo dos bens mveis. Para os bens adquiridos pela Central de Compras do IST, so impressos os respectivos processos Oramento; Nota de encomenda, Factura; Auto de Entrega; e demais documentao com informao relevante. Para os bens adquiridos por RE solicitam-se aos respectivos servios e/ou Ncleo de Contabilidade as cpias dos documentos comprovativos da aquisio. Torna-se necessrio imprimir, tambm, do GIAF as notas de lanamento dos registos contabilsticos dado a listagem inicial no apresentar o(s) centro(s) de custo ao qual est afecta a aquisio. Depois de impressas todas as cpias, so separadas por nmero de processo para serem efectuados os respectivos registos no Mdulo do Imobilizado (MI).
Elaborado por: Verificado Aprovado Pgina: 22
Ncleo d e
S possvel proceder ao registo de qualquer bem no MI aps o registo contabilstico da factura pela respectiva contabilidade. A documentao inicialmente compilada ser o suporte documental do registo informtico, bem como do arquivo fsico. Nestas cpias sero inscritos em carimbo prprio a classificao CIBE associada ao(s) bem(ns), o nmero de inventrio gerado automaticamente pelo MI e a rubrica de quem efectuou o registo. O registo dos bens realizado no GIAF Mdulo do Imobilizado. No registo de um bem de imobilizado so registados diversos parmetros obrigatrios e outros que embora teis e complementares dependem da informao disponibilizada na documentao base de registo. So informaes imprescindveis no registo de qualquer bem de imobilizado:
Classificador Geral (CIBE). Esta codificao est definida por grupos de bens (ex. equipamento informtico). este classificador que define a taxa e inerentemente a vida til estimada para cada tipo de bem; Descrio do bem (por ex. SECRETARIA, PORTATIL, etc.)1; Data da factura e de incio de utilizao do bem (normalmente so coincidentes); Valor mximo fiscal/imobilizado/contabilstico, que corresponde ao valor de aquisio acrescido ou no do valor do IVA, consoante o IVA seja ou no dedutvel.
Os pontos acima descritos so a base de clculo das amortizaes. Os registos dos bens contemplam ainda a seguinte informao:
N do documento, que apresenta o processo da central de compras IST ou a RE e o n. da factura; NIF do fornecedor; Nmero do registo contabilstico Com esta informao garante-se a relao com os processos de aquisio constantes nas plataformas informticas e com os registos efectuados na contabilidade
Todos os campos de texto so preenchidos com letra maiscula. Verso 00-12 Data: Junho de 2012 Elaborado por: Verificado Aprovado Pgina: 23
Ncleo d e
Nome do responsvel do bem; Localizao do bem Plo; edifcio, sala e piso, ou localizao exterior ao IST se aplicvel; Propriedade e afectao de propriedade; Afectao: o Relao com conta poc da classe 4, classificao econmica e rubrica de projecto; o U.E, C.C e/ou projecto a que est afecto o bem, que o adquiriu; o Fonte de financiamento que suportou a aquisio do bem; A afectao pode ser repartida caso o bem no tinha sido adquirido/pertena de uma nica unidade (U.E., cc, proj) interna, ou financiado por uma nica fonte de financiamento. Esta repartio corresponde diviso constante nos registos contabilisticos e nos processos de aquisio. Informao complementar de caracterizao do bem, como por exemplo, marca, modelo, n. de srie, cor, etc.
Processo 2 Conferncias das Fichas de Bem

Aps o registo dos bens no MI procede-se conferncia dos lanamentos. Em virtude dos registos dos bens de imobilizado abrangerem diversas informaes de extremo significado no calculo das amortizaes, a constar nas contas finais do IST, as verificaes so efectuadas ao longo do ano e ao nvel da:
- Fonte de financiamento; - Conta poc da classe 4 - U.E.
No final da conferncia garante-se que os valores registados na Contabilidade coincidem com os registados no MI, em qualquer altura do ano, dado ocorrerem correces de meses anteriores no decorrer do ano.
Processo 3 Fichas de Bens e Etiquetas
Ncleo d e
Aps as conferncias dos dados inseridos, trimestralmente atravs do MI so impressas as listagens de bens por localizao, as fichas de bem e as respectivas etiquetas (em papel e impressora prpria). Este trabalho realizado por vrios elementos do NP dado cada elemento ter a seu cargo a etiquetagem de um determinado conjunto de edifcios. As etiquetas so anexadas respectiva ficha de bem e separadas por pavilho (edifcio). No que concerne aos bens do plo Taguspark (TP), as fichas e respectivas etiquetas so enviadas para a rea tcnica do TP para os colegas procederem etiquetagem dos bens localizados neste plo e completarem eventual informao em falta aquando da criao da ficha do bem, nomeadamente a localizao exacta do bem.
Processo 4 Etiquetagem, Actualizao e Arquivo das Fichas de Bem

Aps o registo dos bens no MI e conferncia dos mesmos procede-se aos trabalhos de etiquetagem e arquivo das fichas de bens com todas as actualizaes passveis de serem efectuadas na presena fsica dos bens.
Subprocesso 4.1 Etiquetagem

A etiquetagem efectuada por pavilho, trimestralmente, ou seja, no decorrer de um trimestre efectuada a etiquetagem dos bens registados no trimestre anterior. Cada colaborador do NP faz os mapa de etiquetagem referentes aos pavilhes que tem a seu cargo. As fichas de bem so separadas por responsvel de bem - pessoa inerente ao cc ou projecto que adquiriu o bem.
Ncleo d e
elaborado em forma de mapa de excel um mapa descritivo dos vrios bens a etiquetar inerentes a cada responsvel. Estes mapas so enviados via e-mail para os respectivos responsveis, onde solicitada a informao exacta da localizao dos bens, bem como sugerido o dia e a hora para se proceder etiquetagem. A etiquetagem dos bens est grandemente dependente do responsvel dos bens pois necessria a garantia do mesmo para se aceder ao equipamento para a colocao da etiqueta. Com excepo dos laboratrios os colaboradores em parceria com os gestores dos pavilhes tm livre acesso s salas para procederem aos trabalhos inerentes ao ncleo, designadamente a etiquetagem. O NP d preferncia a que a etiquetagem seja feita na presena do responsvel do bem ou algum por ele designado. No momento da colagem da etiqueta so conferidos vrios elementos constantes na ficha do bem, como por exemplo: a marca, o modelo, o nmero de srie, cores, etc. Nesta altura tambm realizada a conferncia fsica do bem (localizao) que constava inicialmente no auto de entrega documento disponibilizado junto ao processo.
Subprocesso 4.2 Bens sem Etiquetagem

Devido especificidade de alguns bens no se pode colar etiqueta no mesmo, essas etiquetas so colocadas directamente na Ficha de Bem e no MI no campo Descrio escreve-se a designao FICHA DE BEM para se poder identificar todos os bens que no tm etiqueta colada.
Subprocesso 4.3 Actualizao e Arquivo das Fichas de Bem

Concluda a etiquetagem e a conferncia fsica dos novos bens, procede-se actualizao das fichas de bem no MI. Por vezes os bens, tm as informaes
Verso 00-12 Data: Junho de 2012 Elaborado por: Verificado Aprovado Pgina: 26
Ncleo d e
incompletas devido falta de informao disponvel aquando do primeiro registo dos mesmos, logo nesta fase procede-se actualizao das fichas de bens com os dados recolhidos anteriormente no processo de etiquetagem. Seguidamente arquivam-se as referidas fichas de bens com os dados que foram modificados no MI, este arquivo organizado por nmero de inventrio. Para uma optimizao de consulta este arquivo feito de forma digital, ou seja, todas as fichas so digitalizadas, e criada uma pequena base de dados em excel onde as mesmas constam para consulta, desta forma consegue-se consultar de forma mais clere as fichas de bem quando surgem dvidas e ao mesmo tempo economizar pastas de arquivo e espao fsico.
Processo 5 Conferncia Fsica dos Bens

A conferncia fsica dos bens visa garantir que os bens registados como activos no MI independentemente do seu valor lquido (valor do bem menos amortizaes decorridas) constituem efectivamente o patrimnio do IST. Com este processo de conferncia detecta-se se o bem est obsoleto ou inutilizado mas nunca tenha sido considerado para abate, bem como, se permanece na localizao registada no MI ou eventualmente por alguma razo foi realocado a outra localizao e/ou responsvel. Este procedimento permite uma rentabilizao mais eficiente do patrimnio da instituio, dado poderem existir diversos bens que embora ainda tenham capacidade de utilizao independentemente do nmero de anos de vida til estimados e decorridos - no responda s necessidades inerentes ao propsito da sua aquisio mas que sejam adaptados s necessidades de outros servios. Esta uma situao comum em termos de mobilirio ou equipamento informtico, por exemplo.
Ncleo d e
Este procedimento no minimiza nem retira a responsabilidade aos utilizadores/responsveis dos bens de indicarem ao NP, atravs de formulrio prprio disponvel na pgina do ncleo, o abate ou transferncia de localizao dos bens. Este procedimento de suma importncia em sede de auditorias financeiras, dado a componente de imobilizado e respectivas amortizaes terem um peso significativo na prestao de contas das instituies. A conferncia fsica regular e documentada garante a veracidade dos elementos constante no apuramento destes valores, permitindo demonstrar a no existncia de sobre ou sub valorizao do patrimnio e amortizaes da instituio. Este procedimento relevante em auditorias de projectos e/ou outras inspeces realizadas por outras entidades pblicas. Este processo tm uma periodicidade anual, para tal selecciona-se por amostragem uma parte representativa de todo o universo dos campi do IST na Alameda e Taguspark. Esta conferncia efectuada preferencialmente por meio de equipamento informtico Pocket disponvel no NP, no entanto tambm pode ser realizado atravs de conferncias manuais com base em listagens extradas do MI por localizao. Com a utilizao dos pocket a probabilidade de erro diminuda, bem como, as eventuais actualizaes so feitas automaticamente no MI.
Processo 6 Abates e Mudanas de Localizao e Transporte

Todos os bens esto afectos a uma U.E, CC e/ou projecto, e dentro desta hierarquia a um responsvel, normalmente o responsvel do CC ou projecto. da inteira responsabilidade da pessoa indicada como responsvel do bem, a comunicao de abate ou alterao de localizao.
Ncleo d e
Subprocesso 6.1 Autos de Abate

Os pedidos de abate so recepcionados no NP no decurso do ano, em formulrio prprio disponvel na pgina electrnica do NP. Os abates s podem ser realizados aps autorizao escrita do CG, atravs do despacho favorvel no formulrio de proposta de abate. Periodicamente so remetidos ao CG as propostas de abate recepcionadas e nas quais so inscritas, no verso do formulrio, informaes inerentes ao bem sujeito a abate, concretamente:
Data completa de aquisio do bem; Taxa de amortizao aplicada e respectivo n. de anos; Valor liquido do bem data do abate.
O registo dos abates s efectuado no MI aps despacho do CG e com a data do mesmo. Aps o registo do abate no MI o responsvel do bem informado via e-mail da autorizao do abate ou em caso de despacho negativo o motivo do mesmo. A comunicao AC (rea contabilstica) dos bens abatidos efectuada no perodo de fecho de contas. Esta informao disponibilizada atravs de listagem/ficheiro extrado do MI, por motivo de abate e por CC.
Subprocesso 6.2 Mudana de Localizao dentro do IST
Ncleo d e
As mudanas de localizao interna (dentro do IST) dos bens no esto pendentes de despacho do CG, os responsveis dos bens remetem ao NP o formulrio disponvel na pgina electrnica do ncleo Mudana de Localizao e o NP procede s alteraes indicadas no MI.
Subprocesso 6.3 Mudana de Localizao para fora do IST

Estas circunstncias so comuns em casos de aquisio de equipamento atravs de projectos que decorrem fora do IST ou em parceria com outras instituies nacionais ou internacionais. Para que qualquer bem possa ser realocado em espao fsico fora dos plos do IST necessrio submeter a despacho do CG. O responsvel do bem dever efectuar uma comunicao escrita dirigida ao VicePresidente para os Servios Administrativos e Financeiros do IST, indicando o motivo da deslocalizao, bem como, a identificao do n. de inventrio do bem que ser deslocado. S aps despacho favorvel do CG a alterao ser registada no MI e se poder efectuar a deslocalizao. A localizao que passar a constar na ficha do bem o organismo para onde foi transferido o bem, no existindo uma localizao minuciosa do espao fsico desse organismo (edifcio, piso, sala, etc.).
Subprocesso 6.4 Guias de Transporte

Todo e qualquer patrimnio do IST no pode ser retirado do reduto do IST sem autorizao prvia para o mesmo.
Ncleo d e
Por vezes para efectuar reparaes em determinados equipamentos necessrio o mesmo ser transportado para empresas especializadas naquele tipo de equipamento/reparao. O transporte deste equipamento em carro particular ou atravs de empresas de transporte obriga ao acompanhamento de uma guia de transporte. A Guia de Transporte, disponvel no site do NP, dever ser remetida, devidamente preenchida, ao NP para o mesmo confirmar os dados do bem e submete-la a despacho do CG. S aps a autorizao do CG o bem poder ser transportado para fora do IST.
Processo 7 Doaes
As doaes independentemente do motivo e valor obrigam a registo no patrimnio da instituio. Nos casos que envolvam valores diferentes de zero implicam um movimento contabilstico.
Subprocesso 7.1 Doaes Concedidas ao IST

Quando so concedidas doaes de bens ao IST obrigatrio efectuar um protocolo entre as partes envolvidas. No protocolo constar:
Identificao comercial (se aplicvel) e fiscal das partes2; Descriminao dos bens doados o mais detalhadamente possvel; Indicao do valor dos bens no patrimnio da entidade doadora data da doao; Motivo da doao
O IST no tem registo comercial. Verso 00-12 Data: Junho de 2012 Elaborado por: Verificado Aprovado Pgina: 31
Ncleo d e
O protocolo carece de parecer jurdico do Gabinete de Apoio Jurdico do IST (GAJIST) antes de ser assinado pelo Presidente do IST. Aps a assinatura do protocolo por todas as partes envolvidas, dever ser remetida uma via (ou cpia) para o NP para que o mesmo proceda ao registo dos bens e posteriormente etiquetagem dos mesmos. A comunicao AC destas doaes efectuada no perodo de fecho de contas.
Subprocesso 7.2 Doaes Concedidas pelo IST

A doao de bens por parte do IST a terceiros ter que ser sempre devidamente fundamentada e avaliada pelo GAJIST, em virtude de sermos uma instituio pblica. Esta obrigatoriedade independentemente da origem de financiamento da aquisio dos bens. Nos casos excepcionais que possam ocorrer este tipo de doaes, com base em documento com parecer do GAJIST e assinado pelo Presidente do IST dever ser comunicado ao NP o n. de inventrio dos bens doados e a data da doao. O NP dever efectuar um relatrio com a descriminao o mais pormenorizada possvel dos bens e o valor lquido dos mesmos data da doao. Em alternativa poder ser disponibilizada entidade beneficiria da doao listagens do MI com a informao necessria para a mesma. A comunicao AC destas doaes efectuada no perodo de fecho de contas.
Ncleo d e
Processo 8 Amortizaes
De acordo com o estipulado pelo POC-Educao, as amortizaes so calculadas pelo critrio mensal, com base na data de inicio de utilizao do bem e valor mximo fiscal do bem. Anualmente o valor das amortizaes comunicado AC. O valor das amortizaes acumuladas indicado por conta 48 (amortizaes acumuladas), atravs de listagem extrada do MI. entregue AC a especializao de subsdios de investimento do ano em clculo.
Captulo: 2 Ncleo de Patrimnio Reviso n. Data:

Descrio do Processo: Inventrio e Registo dos Bens Identificao (processo, subprocesso procedimento) Quando se procede / prazo
Durante o trimestre respectivo

Obter documentao das plataformas de aquisio de bens. Retirar listagem do GIAF e Registar os Bens no MI para a U.E. 20 Obter documentao das plataformas de aquisio de bens. Retirar listagem do GIAF e Registar os Bens no MI para as U.E. 10, 62, 64, 66 e 70 Obter documentao das plataformas de aquisio de bens. Retirar listagem do GIAF e Registar os Bens no MI para a U.E. 40
Responsvel
Resultado/ registo
Recepcionado de:
Expedido para:
Quem valida
Quem aprova
Anunciao Flix
Processo 1
Inventariao de Bens no Mdulo do Imobilizado
Luis Miguel Santos
Ricardo Rodrigues
Processo 1
Luis Miguel Santos
Luis Miguel Santos
Processo 1
Luis Miguel Santos
Descrio do Processo: Conferncias das Fichas de Bem Identificao (processo, subprocesso procedimento)
Processo 2
Responsvel

Durante o trimestre respectivo Durante o trimestre respectivo Durante o trimestre respectivo

Listagem do MI e da Contabilidade e verificar os valores entre o MI e a Contabilidade para a U.E. 20 Listagem do MI e da Contabilidade e verificar os valores entre o MI e a Contabilidade para as U.E. 10, 62, 64, 66 e 70 Listagem do MI e da Contabilidade e verificar os valores entre o MI e a Contabilidade para a U.E. 40
Resultado/ registo
Conferncia entre MI e Contabilidade Conferncia entre MI e Contabilidade Conferncia entre MI e Contabilidade
Recepcion ado de:
Expedido para:
Quem valida
Luis Miguel Santos Luis Miguel Santos Luis Miguel Santos
Quem aprova
Anunciao Flix
Ricardo Rodrigues
Processo 2
Luis Miguel Santos
Processo 2
Descrio do Processo: Fichas de Bens e Etiquetas Identificao (processo, subprocesso procedimento)

Processo 3
Responsvel
Luis Miguel Santos Belmira Nascimento

No final da conferncia dos bens Depois de impressas as listagens por pavilho Depois de impressas as listagens por pavilho Depois de impressas as listagens por pavilho
Como se procede
Listagem do MI por CC dos bens desse trimestre Imprimir no MI as Fichas de Bem e Etiquetas.
Resultado/ registo
Listagem de Bens por CC Ficha de Bem e Etiquetas para etiquetagem Ficha de Bem e Etiquetas para etiquetagem Ficha de Bem e Etiquetas para etiquetagem
Fluxo do processo Recepci Expedido onado para: de:
Quem valida
Quem aprova
Processo 3
Lusa Farelo
Processo 3
Imprimir no MI as Fichas de Bem e Etiquetas
Regina Felix
Processo 3
Imprimir no MI as Fichas de Bem e Etiquetas
Descrio do Processo: Etiquetagem, Actualizao e Arquivo das Fichas de Bem Identificao (processo, subprocesso procedimento)
Processo 4 Subsprocesso 4.1, 4.2, 4.3 Processo 4 Subsprocesso 4.1, 4.2, 4.3 Processo 4 Subsprocesso 4.1, 4.2, 4.3
Responsvel

Depois de Impressas as Fichas de Bem e Etiquetas Depois de Impressas as Fichas de Bem e Etiquetas Depois de Impressas as Fichas de Bem e Etiquetas
Como se procede
Contactar os responsveis pelos vrios CC e combinar datas para a etiquetagem, actualizar no MI e Arquivo Contactar os responsveis pelos vrios CC e combinar datas para a etiquetagem, actualizar no MI e Arquivar Contactar os responsveis pelos vrios CC e combinar datas para a etiquetagem, actualizar no MI e Arquivar
Resultado/ registo
Etiquetagem e actualizao das fichas de imobilizado no MI Etiquetagem e actualizao das fichas de imobilizado no MI Etiquetagem e actualizao das fichas de imobilizado no MI
Fluxo do processo Recepci Expedid onado o de: para:
Quem valida
Quem aprova
Belmira Nascimento
Lusa Farelo
Regina Flix
Descrio do Processo: Conferncia Fsica dos Bens Identificao (processo, subprocesso procedimento)
Processo 5
Responsvel

Anualmente
Como se procede
Atravs de listagens ou com Pockets e verificar nos locais os bens existentes Atravs de listagens ou com Pockets e verificar nos locais os bens existentes Atravs de listagens ou com Pockets e verificar nos locais os bens existentes
Resultado/ registo
Actualizao dos bens por localizao Actualizao dos bens por localizao Actualizao dos bens por localizao
Fluxo do processo Recepci Expedid onado o de: para:
Quem valida
Quem aprova
Belmira Nascimento
Lusa Farelo
Processo 5
Anualmente
Regina Felix
Processo 5
Anualmente
Descrio do Subprocesso: Autos de Abates Identificao (processo, subprocesso procedimento)

Subsprocesso 6.1
Responsvel
Anunciao Flix

ND no mximo anualmente

Registar no MI os Abates de Bens
Resultado/ registo
Actualizao do valor do patrimnio bruto do IST
Recepcionado de:
Responsvel pelo bem
Expedido para:
Conselho de Gesto
Quem valida
Luis Miguel Santos
Quem aprova
Conselho de Gesto
Descrio do Subprocesso: Mudanas de Localizao Identificao (processo, subprocesso procedimento)

Subsprocesso 6.2 e 6.3
Responsvel
Anunciao Flix

ND no mximo anualmente

Registar no MI as Mudanas de Localizao
Resultado/ registo
Actualizao da localizao de bens
Recepcionado de:
Responsvel pelo bem
Expedido para:
Quem valida
Luis Miguel Santos
Quem aprova
Descrio do Subprocesso: Guias de Transporte Identificao (processo, subprocesso procedimento)

Subsprocesso 6.4
Responsvel
Luis Miguel Santos

ND

Verificao dos elementos constantes na Guia de Transporte
Resultado/ registo
Recepcionado de:
Responsvel pelo bem
Expedido para:
CG
Quem valida
Luis Miguel Santos
Quem aprova
CG
Descrio do Processo: Doaes Identificao (processo, subprocesso procedimento)

Subsprocesso 7.1 e 7.2
Responsvel
Luis Miguel Santos

ND

Registo dos bens doados
Resultado/ registo
Recepcionado de:
CG ou Responsvel pelo bem
Expedido para:
AC
Quem valida
Ana Guimares
Quem aprova
Descrio do Processo: Amortizaes Identificao (processo, subprocesso procedimento) Fluxo do processo Como se procede
Calculo e verificao das amortizaes. Calculo da especializao de subsdios de investimento
Responsvel
Resultado/ registo
Recepcionado de:
Expedido para:
Quem valida
Quem aprova
Ana Guimares
Processo 8
Anualmente
Apuramento de valores para fecho de contas
AC
Ana Guimares
Auditoria externa
Captulo: 3 Ncleo de Compras e Aprovisionamento Reviso n. Data:
Captulo 3 Ncleo de Compras e Aprovisionamento

1 Aquisio de Bens e Servios
Em concordncia, com a legislao em vigor, o Instituto Superior Tcnico (IST) adquire bens e/ou servios, no mbito: Cdigo dos Contratos Pblicos (CCP), aprovado pelo Decreto-Lei n 18/2008, de 29 de Janeiro, alterado pelo Decreto-Lei n 278/2009, de 2 de Outubro; Regulamento de Compras do Instituto Superior Tcnico (RCIST), aprovado pelo Despacho n 10695/2011, publicado no Dirio da Republica, 2 serie, n 164, de 26 de Agosto de 2011, revogando o despacho n 24539/20091. O procedimento de aquisio a adoptar dever estar de acordo com o mbito da aquisio. Deste modo, se se tratar por exemplo de uma aquisio para a vertente Ensino o procedimento de aquisio a adoptar dever estar de acordo com o CCP, ao passe que se tratar de uma aquisio realizada no mbito da actividade cientfica e tecnolgica o procedimento a adoptar dever estar ao abrigo do RCIST.
1.1 Aquisio de Bens e Servios ao abrigo do Cdigo dos Contratos Pblicos

Sendo o IST uma Entidade Adjudicante, nos termos do disposto do artigo 2 do CCP, no que respeita contratao pblica, encontra-se este vinculado ao regime substantivo constante no CCP. O CCP estabelece para a formao de contratos, cujo objecto abranja prestaes que esto ou sejam susceptveis de estar submetidas concorrncia de mercado2, cinco tipos
Despacho n 24359/2009 publicado no Dirio da Republica, 2 serie, n 216, de 06 de Novembro de 2009. De acordo com o n 2 do artigo 16 do DL18/2008 consideram-se submetidas concorrncia de mercado, designadamente, as prestaes tpicas abrangidas pelo objecto dos seguintes contratos, independentemente da sua designao ou natureza: a)Empreitada de obras pblicas; b) Concesso de obras pblicas; c) Concesso de servios pblicos; d) Locao ou aquisio de bens mveis; e) Aquisio de servios; f) Sociedade
2
de procedimentos, de acordo com a Parte II Contratao Pblica, do n1 do artigo 16 do CCP: Ajuste Directo; Concurso Publico; Concurso Limitado por prvia qualificao; Procedimento de negociao; Dilogo concorrencial.
A escolha do procedimento para a formao de contratos de locao ou de aquisio de bens mveis e de aquisio de servios, tida tendo em conta um dos seguintes critrios: Em funo do Valor do contrato De acordo com o n 1 do artigo 17 do CCP, o valor do contrato a celebrar o valor mximo do benfico econmico que, em funo do procedimento adoptado, pode ser obtido pelo adjudicatrio com a execuo de todas as prestaes que constituem o seu objecto. A escolha dos procedimentos de Ajuste Directo, de Concurso Publico ou de Concurso Limitado por Previa Qualificao condicionada pelo valor do contrato a celebrar. A escolha do Ajuste Directo fundada no critrio do valor, apenas permite a celebrao de contratos de valor inferior a 75.000,00. A escolha de Concurso Pblico ou do Concurso Limitado por Previa Qualificao permite a celebrao de contratos de qualquer valor, excepto quando os respectivos anncios no sejam publicados no JOUE, caso em que s permite a celebrao de contratos de valor inferior ao limiar comunitrio3. Em funo do Critrio Material A escolha do procedimento permite a celebrao de contratos de qualquer valor, estando em causa critrios materiais que, verificando-se justificam a adopo de um determinado procedimento, independentemente do valor do contrato a celebrar. A escolha do Ajuste Directo fundada nos critrios materiais permite a celebrao de contratos de qualquer valor, caso se verifiquem as condies previstas nos artigos 24 a 27 do CCP.
3
Valor referido na alnea b) do artigo 7 da Directiva n 2004/18/CE, do Parlamento Europeu e do Conselho, de 31 de Maro.
No mbito do CCP, e de acordo com o artigo 36, o procedimento de formao de qualquer contrato, inicia-se com a Deciso de Contratar (que cabe ao rgo competente para autorizar a despesa). A Deciso da escolha do Procedimento (artigo 38) de formao de contratos deve ser fundamentada e cabe ao rgo competente para a Deciso de Contratar. Quando o contrato a celebrar implique o pagamento de um preo, o Preo Base (artigo 47) o preo mximo que a entidade adjudicante se dispe a pagar pela execuo de todas as prestaes que constituem o seu objecto. Entende-se por Preo Contratual (artigo 97), o preo a pagar pela entidade adjudicante, em resultado da proposta adjudicada, pela execuo de todas as prestaes que constituem o objecto do contrato. Apresenta-se de seguida quadro abaixo que identifica as peas do procedimento de formao de contrato para cada tipo procedimento.
Procedimento Ajuste Directo Concurso Pblico Concurso Limitado por Prvia Qualificao Peas do Procedimento de formao de contrato (Art. 40 do CCP) Convite apresentao Propostas Caderno de Encargos Programa de Procedimento Caderno de Encargos Programa de Procedimento Convite apresentao Propostas Caderno de Encargos Programa de Procedimento Convite apresentao Propostas Caderno de Encargos Programa de Procedimento Convite apresentao Solues Convite apresentao Propostas Memoria Descritiva Caderno de Encargos
Procedimento de Negociao
Dilogo Concorrencial
As peas do procedimento so aprovadas pelo rgo competente para a deciso de contratar (artigo 40).
O Programa do Procedimento (artigo 41) o regulamento que define os termos a que obedece a fase de formao do contrato at a sua celebrao. O Caderno de Encargos (artigo 42) a pea do procedimento que contem as clusulas a incluir no contrato a celebrar (jurdicas, econmicas e tcnicas, gerais e especiais). A Proposta a declarao pela qual o concorrente manifesta entidade adjudicante a sua vontade de contratar e o modo pelo qual se dispe a faze-lo. A Proposta constituda pelos seguintes documentos: Declarao do concorrente de aceitao do caderno de encargos4; Documentos que contenham os atributos da proposta, de acordo com os quais o concorrente se dispe a contratar; Documentos exigidos pelo programa do procedimento que contenham os termos ou condies aos quais a entidade adjudicante pretende vincular o concorrente; Documentos que contenham os esclarecimentos justificativos da apresentao de um preo anormalmente baixo, quando esse preo resulte, directa ou indirectamente, das peas do procedimento; Quaisquer outros documentos que o concorrente apresente por os considerar indispensveis explicitao dos respectivos atributos. Prazo de Obrigao de Manuteno das Propostas Sem prejuzo da possibilidade de fixar um prazo superior no programa do procedimento ou no convite, os concorrentes so obrigados a manter as respectivas propostas pelo prazo de 66 dias (a contar da data do termo do prazo fixado para apresentao das propostas). No entanto, no procedimento por Concurso Publico Urgente o prazo de Obrigao de Manuteno das Propostas de 10 dias. Jri do Procedimento
Elaborada em conformidade com o modelo constante do anexo I ao CCP

Os Procedimentos para a formao de contratos so conduzidos por um jri, designado pelo rgo competente para a deciso de contratar, composto em nmero impar, por um mnimo de trs membros efectivos (Presidente, e dois suplentes), salvo no Ajuste Directo em que tenha sido apresentada uma nica proposta. Anlise das Propostas Terminado o prazo fixado para a apresentao das propostas, o jri analisa as que foram apresentadas em todos os seus atributos, propondo a excluso daquelas relativamente s quais se verifique algum dos motivos materiais de excluso previstos no n. 2 do artigo 70. ou algum dos motivos formais de excluso previstos no n. 2 do artigo 146. (aplicvel a todos os procedimentos por remisso). Adjudicao A Adjudicao o acto pelo qual o rgo competente para a deciso de contratar aceita a nica proposta ou escolhe uma entre as propostas apresentadas. Num mesmo procedimento podem ser efectuadas adjudicaes de propostas por lotes (podem ser celebrados tantos contratos quantas propostas adjudicadas ou quantos os adjudicatrios). A Adjudicao realizada segundo um dos seguintes critrios: O da proposta economicamente mais vantajosa5 O do mais baixo preo6
O rgo competente para a deciso de contratar deve tomar a deciso de adjudicao e notific-la aos concorrentes at ao termo do prazo da obrigao de manuteno das propostas.
Os factores e subfactores que densificam o critrio da proposta economicamente mais vantajosa, devem abranger todos os aspectos da execuo do contrato submetido Concorrncia (apenas estes), no podendo dizer respeito, directa ou indirectamente, a situaes, qualidades, caractersticas ou outros elementos de facto relativos aos concorrentes. 6 S pode ser adoptado o critrio do mais baixo preo quando o caderno de encargos defina todos os restantes aspectos da execuo do contrato, submetendo concorrncia apenas o preo a pagar pela entidade adjudicante.
A deciso de adjudicao notificada, em simultneo, aos concorrentes. Juntamente com a notificao de adjudicao, o rgo competente para a deciso de contratar deve notificar o adjudicatrio para: Apresentar os documentos de habilitao (artigo 81); Se for devida, prestar cauo (artigos 88 a 91), indicando expressamente o seu valor; Se for caso disso, confirmar no prazo para o efeito fixado os compromissos assumidos por terceiras entidades relativos a atributos ou a termos ou condies da proposta adjudicada. As notificaes anteriormente referidas devem ser acompanhadas do Relatrio Final de anlise de propostas. No h lugar a adjudicao quando: Nenhum candidato se haja apresentado ou nenhum concorrente haja apresentado proposta; Todas as candidaturas ou todas as propostas tenham sido excludas; Por circunstncias imprevistas, seja necessrio alterar aspectos fundamentais das peas do procedimento aps o termo do prazo fixado para a apresentao das propostas; Circunstncias supervenientes ao termo do prazo fixado para a apresentao das propostas, relativas aos pressupostos da deciso de contratar, o justifiquem; No procedimento de ajuste directo em que s tenha sido convidada uma entidade e no tenha sido fixado preo base no caderno de encargos, o preo contratual seria manifestamente desproporcionado7; No procedimento de dilogo concorrencial, nenhuma das solues apresentadas satisfaa as necessidades e as exigncias da entidade adjudicante. A deciso de no adjudicao deve ser notificada a todos os concorrentes, devidamente fundamentada. Esta deciso determina a revogao da deciso de contratar.
obrigatrio dar incio a um novo procedimento no prazo mximo de seis meses a contar da data da Notificao da deciso de no adjudicao.
Documentos de Habilitao O adjudicatrio apresenta os documentos de habilitao, devendo faz-lo aps a notificao da deciso de adjudicao. Os documentos de habilitao a apresentar encontram-se elencados no artigo 81. No caso de se tratar de um procedimento de formao de um contrato de locao ou de aquisio de bens mveis ou de um contrato de aquisio de servios, o adjudicatrio deve apresentar: Declarao emitida conforme modelo constante do anexo II ao CCP; Documentos comprovativos de que no se encontram nas situaes previstas nas alneas d) e e)8 do artigo 55; Declarao prevista na alnea i)9 do artigo 55.
Todos os concorrentes so notificados, em simultneo, da apresentao dos documentos de habilitao pelo adjudicatrio, podendo consult-los na plataforma electrnica utilizada pela entidade adjudicante. A adjudicao caduca se, por facto da sua responsabilidade, o adjudicatrio no apresentar os documentos de habilitao, devendo ser adjudicada a proposta ordenada em lugar subsequente. Cauo (art. 88 e seguintes do CCP) Sempre que o preo contratual seja igual ou superior a 200.000,00 obrigatria a prestao de cauo. O valor da cauo a prestar dever ser de 5% do preo contratual10. Quando o preo contratual for inferior a 200.000,00 a entidade adjudicante poder prescindir da prestao da cauo ou em alternativa quando previsto no caderno de encargos, proceder reteno de at 10% do valor dos pagamentos a efectuar.
Tenham a sua situao regularizada relativamente a contribuies para a segurana social e a impostos (certides emitidas pela segurana social e pela administrao fiscal);
No foi condenado por crime que afecte a sua honorabilidade profissional, nem por participao em actividades de uma organizao criminosa, corrupo, fraude ou branqueamento de capitais (certido do registo criminal). Quando o preo total da proposta adjudicada for considerado anormalmente baixo, o valor da cauo a prestar pelo adjudicatrio de 10% do preo contratual.
10
O adjudicatrio dever prestar a cauo no prazo de 10 dias uteis a contar da notificao da deciso de adjudicao. Caso o adjudicatrio no preste a cauo (por facto que lhe seja imputvel) a adjudicao caduca e o rgo competente para a deciso de contratar deve adjudicar a proposta ordenada em lugar subsequente. Celebrao do Contrato (art. 94 e seguintes do CCP) Quando o preo contratual dos bens e servios for inferior a 10.000,00 no exigvel a reduo do contrato a escrito e poder ser dispensado nos casos previstos no n 2 do art. 95. A minuta do Contrato aprovada pelo rgo competente para a deciso de contratar, em simultneo com a Deciso de Adjudicao. Caso exista cauo a minuta do contrato s aprovada depois de comprovada a prestao da cauo pelo adjudicatrio. Depois de aprovada a minuta de contrato, os adjudicatrios so notificados juntamente com a Deciso de Adjudicao. A minuta do contrato considera-se aceite pelo adjudicatrio, quando haja aceitao expressa ou quando no haja reclamao nos cinco dias subsequentes notificao. A outorga do contrato deve ter lugar no prazo de 30 dias contados da data de aceitao da minuta ou da deciso sobre a reclamao, mas nunca antes de: Decorridos 10 dias contados da data da Notificao de deciso de Adjudicao11; Apresentados os documentos de habilitao exigidos; Comprovada a prestao de cauo, quando esta for devida; Confirmados os compromissos referidos na alnea c) do n 2 do artigo 77 Caso o adjudicatrio no comparea na outorga do contrato por facto que lhe seja imputvel, a adjudicao caduca e o rgo competente para a deciso de contratar tem de adjudicar a proposta ordenada em lugar subsequente.
11
No aplicvel quando tiver sido adoptado o procedimento de concurso pblico urgente

No caso dos contratos que impliquem o pagamento de um preo pelo contraente publico, este poder efectuar adiantamentos de preo por conta de prestaes a realizar ou de actos preparatrios ou acessrios das esmas quando: O valor dos adiantamentos no seja superior a 30% do preo contratual e; Seja prestada cauo de valor igual ou superior aos adiantamentos efectuados (aplicvel o disposto nos artigos 88 e 90).
Em casos excepcionais, podero ser efectuados adiantamentos (sem que estejam reunidas as condies acima mencionadas) mediante deciso fundamentada do rgo competente para autorizar a despesa. Os pagamentos devem ser efectuados no prazo de 30 dias aps a entrega das respectivas facturas. Pode no entanto, ser estabelecido um prazo distinto, no devendo exceder em qualquer caso 60 dias. 1.1.1 Ajuste Directo De acordo com o artigo 112 do CCP, o Ajuste Directo o procedimento em que a entidade adjudicante convida directamente uma ou vrias entidades sua escolha a apresentar proposta, podendo com elas negociar aspectos da execuo do contrato a celebrar. A tramitao procedimental para o Ajuste Directo encontra-se prevista nos artigos 112 ao 129 do CCP. O prazo mnimo para apresentao de propostas fixado livremente. de salientar que, de acordo com o n 2 do artigo 113 do CCP, no podem ser convidadas a apresentar propostas, na sequncia de ajuste directo, entidades s quais o IST j tenha adjudicado, no ano econmico e curso e nos dois anos econmicos anteriores, o valor acumulado das aquisies a dado fornecedor o valor de 75.000,00 euros. O Procedimento por Ajuste Directo estabelece a adopo de dois regimes:
Regime Simplificado Formao de um contrato de aquisio ou locao de bens mveis ou de aquisio de servios cujo preo contratual no seja superior a 5.000,00 euros (sem IVA), de acordo com o n1 do artigo 128 do CCP. A escolha deste procedimento contempla tambm que o prazo de vigncia de um contrato celebrado no pode ter a durao superior a um ano, a contar da deciso de adjudicao, nem pode ser prorrogado, de acordo com alnea a) do artigo 129 do CCP. O preo contratual no passvel de reviso (alnea b) do artigo 129 do CCP). Regime Geral - Formao de um contrato de aquisio ou locao de bens mveis ou de aquisio de servios cujo preo contratual no seja superior a 75.000,00 euros (sem IVA), de acordo com alnea a), n 1 do artigo 20 do CCP. Mediante o procedimento por Ajuste Directo e independentemente do valor, o CCP prev ainda critrios materiais que, permitem a celebrao de quaisquer contratos (art. 24), contratos de locao ou aquisio de bens moveis (art. 26), e contratos de aquisio de servios (art. 27). Apresenta-se abaixo um fluxograma que ilustra, em termos gerais, as principais fases deste procedimento. Alerta-se no entanto que, no se encontram evidenciadas as especificidades que podem ocorrer em cada fase.
Pressuposto: Locao ou Aquisio de bens e/ou servios < 75.000,00 AJUSTE DIRECTO REGIME GERAL
Convite c/ Caderno Encargos (art. 115) 1 ou + Convidados (n 1 do art. 114) Apresentao das Propostas 1 Proposta Possibilidade de convidar o concorrente a melhorar a sua proposta (n2 art. 125) + 1 Proposta Negociao?
Sesso Negociao (art. 118 a 120) SIM Verso Final Propostas (art. 121) Relatrio Preliminar (art. 122) Audincia Prvia (art. 123) Projecto de Deciso (n 1 art. 125) Relatrio Final (art. 124)
NO
Autorizao de Adjudicao Notificao de Adjudicao
Adjudicao Apresentao Documentos Habilitao (art. 126) Publicao de Ficha (art. 127)
1.1.2 Concurso Pblico De acordo com o CCP, o concurso pblico prev uma das seguintes modalidades: Concurso Pblico com publicao no Dirio Repblica (DR) Concurso Pblico com publicao no DR e Jornal Oficial da Unio europeia (JOUE) Concurso Pblico Urgente
A tramitao procedimental relativa ao Concurso Pblico com publicao no DR ou com publicao do DR+JOUE encontra-se prevista nos artigos 130 ao 154 do CCP. No caso de se tratar de contratos de locao ou de aquisio de bens moveis ou de contratos de aquisio de servios o Concurso Pblico com publicao no DR ou com publicao do DR+JOUE pode ainda ter, ou no, leilo electrnico. Se o anncio do concurso for apenas publicado em Portugal (DR) s podem ser celebrados contratos de valor inferior ao dos limiares comunitrios (ANO 2011 193.000,00 nas aquisies de bens ou servios). Ao invs, e se o anncio do concurso for publicado no JOUE os contratos podero ser de qualquer valor. O prazo mnimo para apresentao das propostas fixado livremente com respeito aos limites mnimos estabelecidos, de acordo com: Quando o anncio do concurso pblico no seja pulicado no JOUE no pode ser fixado um prazo para apresentao de propostas inferior a 9 dias a contar da data do envio para publicao do anncio; Quando o anncio do concurso pblico seja publicado no JOUE no pode ser fixado um prazo para apresentao de propostas inferior a 47 dias a contar da data do envio para publicao do anncio (regra geral). O CCP prev assim a possibilidade de se celebrar um concurso num formato muito clere. Pode ser adoptado o Concurso Publico Urgente quando estiver em causa a celebrao de um contrato de locao ou de aquisio de bens moveis ou de aquisio de servios de uso corrente com caracter de urgncia.
A tramitao procedimental referente ao Concurso Pblico Urgente encontra-se prevista nos artigos 155 ao 161 do CCP. Tudo o que no esteja previsto no intervalo dos artigos mencionados o procedimento de Concurso Pblico Urgente rege-se pelas disposies que regulam o procedimento de Concurso Pblico anteriormente referido. O critrio de adjudicao adoptado no mbito deste procedimento tem obrigatoriamente que ser o do mais baixo preo e o valor do contrato a celebrar ter que ser inferior ao liminar comunitrio. Relativamente tramitao do concurso pblico urgente destacam-se as seguintes especificidades: Publicitado no DR, no qual consta o programa de concurso e o caderno de encargos; O prazo mnimo para a apresentao das propostas de 24 horas (desde que estas decorram integralmente em dias teis) e o prazo da obrigao de manuteno das propostas de 10 dias; No caso de o mais baixo preo constar de mais do que uma proposta, deve ser adjudicada aquela que tiver sido apresentada mais cedo O adjudicatrio deve apresentar os documentos de habilitao exigidos no prazo de 2 dias a contar da data da notificao da adjudicao (programa de procedimento poder fixar um prazo inferior).
Expem-se de seguida em termos gerais, um primeiro fluxograma que ilustra o Concurso Pblico com publicao no DR e o Concurso Publico com publicao do DR e JOUE e, um segundo fluxograma que ilustra o Concurso Publico Urgente. Naturalmente que, no se encontram reflectidas as especificidades que podem ocorrer em cada fase apresentada.
Pressuposto: Locao ou Aquisio de bens e/ou servios <Valor referido na alnea b) do art. 7 da Directiva n 2004/18/CE ANO 2011 <193.000,00 CONCURSO PBLICO
Anncio DR (art. 130)
Anncio DR + JOUE (art. 130 e Consulta e Fornecimento peas do procedimento (art. 133) Apresentao Propostas (art. 62)
Prazo mnimo apresentao Propostas (art. 136)
Consulta e Fornecimento peas do procedimento (art. 133) Apresentao Propostas (art. 62)
Para Consulta das Propostas
Publicitao da Lista de Concorrentes (n 1, art. Atribuio Login e Password (n 2, art. 138) Avaliao das Propostas (art. 70 e art. 139) Leilo? (art. 140) NO SIM
No dia imediato ao termo prazo fixado para apresentao das propostas
Convite participar Leilo (art. 142) Leilo (art 140 a 145)
Relatrio Preliminar (art. 146) Audincia Prvia (art. 147) Relatrio Final (art. 148)
Autorizao de Adjudicao Notificao de
SIM Fase de Negociao (art. 149) NO Adjudicao
Negociao (art. 151) 2 Relatrio Preliminar (art. 152) Audincia Prvia (art. 153) 2 Relatrio Final (art. 154)
Adjudicao
Apresentao Documentos Habilitao (art. 83)

SE foi publicitado no JOUE
Envio de anncio de adjudicao ao servio de publicaes oficiais das comunidades Europeias (art. 78)
Pressupostos: Locao ou Aquisio de bens e/ou servios <Valor referido na alnea b) do art. 7 da Directiva n 2004/18/CE ANO 2011 <193.000,00 Critrio de Adjudicao seja igual ao mais baixo preo
CONCURSO PBLICO URGENTE
Anncio DR com Programa de Concurso + Caderno de Encargos (art. 157)
Apresentao das Propostas (art. 62) Prazo mnimo para apresentao proposta de 24 horas em dias teis (art. 158) Leilo? (art. 140) SIM Convite a Participar no Leilo (art. 142) NO
Leilo (art. 140 a 145)
Autorizao de Adjudicao
Adjudicao
Notificao de Adjudicao
Apresentao Documentos Habilitao (art. 161)
1.1.3 Concurso Limitado por Prvia Qualificao O Concurso Limitado por Prvia Qualificao rege-se pelas disposies que regulam o concurso pblico (no sendo aplicvel o disposto nos artigos 149 a 161 do CCP) e o que est previsto nos artigos 162 a 192 do CCP. O Concurso Limitado por Prvia Qualificao poder ainda ter ou no Leilo electrnico, no caso de contratos de locao ou de aquisio de bens mveis ou de contratos de aquisio de servios. No mbito deste procedimento, no h lugar a fase de negociao das propostas. Este procedimento integra duas fases distintas: Apresentao das candidaturas e qualificao dos candidatos (art. 167. a 188.); Apresentao e anlise das propostas e adjudicao (art. 189. a 192.). Se o anncio do concurso for publicado somente no DR s podem ser celebrados contratos de valor inferior ao dos limiares comunitrios (ANO 2011 193.000,00 nas aquisies de bens ou servios). Caso o anncio do concurso seja publicado no DR + JOUE os contratos podero ser de qualquer valor. Apresenta-se de seguida o fluxograma, apresentando de forma geral as fases relativas a este procedimento.
Pressuposto: Locao ou Aquisio de bens e/ou servios <Valor referido na alnea b) do art. 7 da Directiva n 2004/18/CE ANO 2011 <193.000,00 CONCURSO LIMITADO POR PRVIA QUALIFICAO
Anncio DR (art. 167)
Anncio DR + JOUE (art. 167 e 131) Consulta e Fornecimento peas do Concurso (art. 133) Apresentao Candidaturas (art. 170)
Prazo mnimo apresentao Candidaturas (art. 174)
Consulta e Fornecimento peas do Concurso (art. 133) Apresentao Candidaturas (art. 170)
Consulta das candidaturas
Publicitao da Lista de Candidaturas (n 1, art. 177) Atribuio Login e Password (n 2, art. 177) Anlise das Candidaturas (art. 178) Relatrio Preliminar fase de Qualificao (art. 184)
No dia imediato ao termo prazo fixado para apresentao das candidaturas
Audincia Prvia (art. 185) Relatrio Final de Qualificao (art. 186) Deciso de Qualificao (art. 187 e 188) Convite dos Candidatos qualificados (art. 189) Anncio do concurso foi publicitado no JOUE? NO SIM Apresentao das propostas (art. 62) Apresentao das propostas (art. 62)
ANUNCIO DR
ANUNCIO JOUE
ANUNCIO DR
ANUNCIO JOUE
Prazo mnimo apresentao Propostas (art. 191) No dia imediato ao termo prazo fixado para apresentao das propostas
Publicitao da Lista de Concorrentes (n 1, art. 138)

Atribuio Login e Password (n 2, art. 138)
Avaliao das Propostas (art. 70 e art. 139) SIM
Leilo? (Art. 140) NO
Convite participar Leilo (art. 142) Leilo (art 140 a 145)
Relatrio Preliminar (art. 146)
Audincia Prvia (art. 147) Relatrio Final (art. 148)

Adjudicao Apresentao Documentos Habilitao (art. 83)

Se foi publicitado no JOUE
Envio de anncio de adjudicao ao servio de Publicaes Oficiais das Comunidades Europeias (art. 78)
1.1.4 - Procedimento de Negociao
O Procedimento de Negociao est previsto nos artigos 193 a 203 do CCP e rege-se pelas disposies que regulam o concurso limitado por prvia qualificao. O procedimento por Negociao integra as seguintes fases: Apresentao das candidaturas e qualificao dos candidatos; Apresentao e anlise das verses iniciais das propostas; Negociao das propostas; Analise das verses finais das propostas e adjudicao.
O recurso ao Procedimento de Negociao s pode ser adoptado em funo dos critrios materiais, pelo que permite a celebrao de contratos de qualquer valor. Estas situaes encontram-se previstas no art. 29 do CCP. Este procedimento no permite recorrer ao leilo electrnico. Apresenta-se posteriormente o fluxograma referente ao Procedimento de Negociao.
Procedimento de Negociao
Critrios materiais = qualquer valor e) n 1 art. 29, n1 do art. 31
Independentemente preo base se o procedimento negociao for adoptado abrigo a) a d) n1 art29
Anncio DR (n 1 art. 197) Consulta e Fornecimento peas de Negociao (art. 133) Apresentao Candidaturas (art. 170)
Anncio DR + JOUE (n2 art. 197 e 131) Consulta e Fornecimento peas de Negociao (art. 133) Apresentao Candidaturas (art. 170)
Publicitao da Lista de Candidaturas (n 1, art. 177) Atribuio Login e Password (n 2, art. 177) Anlise das Candidaturas (art. 178) Relatrio Preliminar fase de Qualificao (art. 184) Audincia Prvia (art. 185) Relatrio Final de Qualificao (art. 186) Deciso de Qualificao (art. 187 e 188) Convite dos Candidatos qualificados (art. 189 e 199) Anncio do concurso foi publicitado no JOUE? NO SIM
Apresentao das Propostas (art. 62)

Apresentao das Propostas (art. 62)

N No dia imediato ao termo prazo fixado para apresentao das propostas
Publicitao da Lista de Concorrentes (n 1, art. 138)

Atribuio Login e Password (n 2, art. 138) Avaliao das Propostas (art. 70 e art. 139) Sesso de Negociao (Art. 118 a 120)
Verso Final das Propostas (art. 121)
Relatrio Preliminar (art. 152)
Audincia Prvia (art. 153) Relatrio Final (art. 154)
Adjudicao Apresentao Documentos Habilitao (art. 83)

1.1.5 Dialogo Concorrencial
O Dilogo Concorrencial rege-se pelas disposies que regulam o concurso limitado por prvia qualificao e o que est previsto nos artigos 204 a 218 do CCP. Neste procedimento no possvel recorrer ao leilo electrnico nem adoptar uma fase de negociao. O Dilogo Concorrencial integra as seguintes fases: Apresentao das candidaturas e qualificao dos candidatos; Apresentao das solues e dilogo com os candidatos qualificados; Apresentao e anlise das propostas e adjudicao.
O recurso a este procedimento s pode ser adoptado em funo dos critrios materiais, pelo que permite a celebrao de contratos de qualquer valor. Estas situaes encontramse previstas no art. 30 do CCP. Expe-se de seguida, o fluxograma referente a este procedimento.
Dilogo Concorrencial
Outros Contratos
Bens e Servios
Anncio DR (art. 208) Consulta e Fornecimento peas do Dilogo (art. 133 e n 2 art 207) Apresentao Candidaturas (art. 170)
Anncio DR + JOUE (art. 208 e 131) Consulta e Fornecimento peas do Dilogo (art. 133 e n 2 art 207) Apresentao Candidaturas (art. 170)
Publicitao da Lista de Candidaturas (n 1, art. 177) Atribuio Login e Password (n 2, art. 177) Anlise das Candidaturas (art. 178) Relatrio Preliminar fase de Qualificao (art. 184) Audincia Prvia (art. 185) Relatrio Final de Qualificao (art. 186) Deciso de Qualificao (art. 187 e 188) Convite dos Candidatos qualificados (art. 209) Apresentao de Solues (art. 210 e 62) Relatrio Preliminar de admisso e excluso das solues (n 1 e 2 do art. 212)
Audincia Prvia (n 3 art. 212)

DC
DC Verso 00-12 Data: Junho de 2012 Elaborado por: Verificado Aprovado Pgina: 64
Relatrio Final de Admisso e Excluso das Solues (n 4 art. 212) Deciso sobre a Admisso e Excluso das Solues (n 5 art. 212) Dilogo com os Candidatos qualificados (art. 213 e 214) Relatrio do Dilogo (art. 215) NO
H uma Soluo Satisfatria?
Notificao da Concluso Dilogo (art. 216)

Fim de Procedimento
SIM
Notificao da Concluso Dilogo + Convite c/ Caderno de Encargos (art. 216, 217 e n 2 e 4 do art. 189) Apresentao das Propostas (art. 62)
Prazo mnimo apresentao propostas (art. 218) Consulta das propostas No dia imediato ao termo prazo fixado para apresentao das propostas
Publicitao da Lista de Concorrentes (n 1, art. 138) Atribuio Login e Password (n 2, art. 138) Avaliao das Propostas (art. 70 e 139) Relatrio Preliminar (art. 146) Audincia Prvia (art. 147) Relatrio Final (art. 148) Adjudicao
DC
DC Verso 00-12 Data: Junho de 2012 Elaborado por: Verificado Aprovado Pgina: 65
Apresentao dos Documentos Habilitao (art. 83)
1.2 Aquisio de Bens e Servios ao abrigo do Regulamento de Compras do Instituto Superior Tcnico
O RCIST, de acordo com o artigo 1 disciplina a locao ou aquisio de bens mveis e a aquisio de servios e de empreitadas de obras pblicas pelo Instituto Superior Tcnico, quando realizadas no mbito da actividade cientfica e tecnolgica12. da responsabilidade de quem tem capacidade para autorizar a despesa verificar se a despesa se enquadra efectivamente no mbito da actividade cientfica e tecnolgica, pelo que em caso negativo dever ser adoptado um procedimento ao abrigo do CCP, de acordo com o n 2 do art. 27 do RCIST. Deste modo, o RCIST permite a no aplicao da Parte II do CCP, ao abrigo da faculdade conferida pelo n 3 do artigo 5 do DL 18/2008, alterado pelo DL 278/2009. O RCIST, de acordo com n 1 do artigo 4, prev a possibilidade de trs tipos de procedimentos, para a formao dos contratos referidos anteriormente: Procedimento Simplificado; Procedimento Geral; Procedimento com anncio obrigatrio.
A contagem de qualquer prazo relativo aos procedimentos efectuada nos termos do art. 72 do CPA.
De acordo com o n 1 do artigo 27 do RCIST, presumem-se aquisies realizadas no mbito da actividade cientfica e tecnolgica as actividades conduzidas pelos centros de custo e sub centros de custo identificadas como exercendo actividade cientfica e tecnolgica, identificados em tabela existente na pgina electrnica do Conselho de Gesto, disponvel em https://fenix.ist.utl.pt/cg/lateral/documentos/assuntosfinanceiros?_request_checksum_=2875f61303fb4c0bdf6957135f4c 42149732247d
12
No mbito do RCIST, e de acordo com o artigo 5, o procedimento de formao de qualquer contrato, inicia-se com a Deciso de Contratar (cabe ao rgo competente a autorizao da despesa). A Deciso de Escolha do Procedimento deve ser fundamentada e cabe ao rgo competente para a deciso de contratar. Aquando da Deciso de contratar, o rgo competente para autorizar a despesa designar quem apreciara a (s) proposta (s) (se um individuo se um Jri) e lhe submeter o parecer de escolha. Em todos os procedimentos de valor igual ou superior a 25.000,00 ser dado conhecimento ao CG (da constituio do Jri, do objecto de aquisio e valor).
Apresenta-se abaixo as peas de procedimento de formao de contratos para cada procedimento.
Tipo de Procedimento
Peas do Procedimento de formao de contrato: (Artigo 6)
Procedimento Simplificado Procedimento Geral
Convite Convite
Procedimento com anncio obrigatrio
Convite Anncio Caderno de encargos
As Peas do Procedimento so aprovadas pelo rgo competente para a deciso de contratar.
Relativamente aos esclarecimentos sobre as peas do procedimento, para os trs procedimentos, podem ser prestados e as rectificaes das mesmas podem ser efectuadas at ao dia anterior ao do termo do prazo fixado para a apresentao de propostas. O convite apresentao de propostas para os trs tipos de procedimentos dever conter obrigatoriamente os elementos abaixo assinalados, consoante o procedimento adoptado.
Tipo Procedimento Elementos obrigatrios
Procedimento Simplificado
Procedimento Geral
Procedimento com anncio obrigatrio X X X 6 Dias teis X
A entidade Adjudicante O rgo que tomou a deciso de contratar Identificao documentos que devero acompanhar as propostas Prazo apresentao propostas (em regra) Modo apresentao propostas Contedo obrigatrio propostas Critrio de adjudicao
13 14
X X
X X X
3 Dias teis X X X
6 Dias teis X
O convite poder ainda mencionar se as propostas sero objecto de negociao.
13
A proposta deve integrar todas as informaes que permitam efectuar a avaliao das caractersticas tcnicas do servio/bem a fornecer, bem como o preo, prazo de execuo/entrega, condies de pagamento e validade dos servios/prazo de garantia, entre outros.
A adjudicao o acto pelo qual o rgo competente para a deciso de contratar aceita a nica proposta ou escolhe uma de entre as propostas apresentadas. A Deciso de adjudicao carece de fundamentao expressa. A Adjudicao realizada segundo um dos seguintes critrios: O da proposta economicamente mais vantajosa15 O do mais baixo preo
A notificao da deciso de adjudicao a todos os concorrentes obrigatria no Procedimento Geral e no Procedimento com Anuncio Obrigatrio. A guarda do procedimento dever ser mantida durante um perodo no inferior a cinco anos, de modo a garantir a auditoria do mesmo. De acordo com o artigo 23 do RCIST, todas as adjudicaes realizadas no mbito do RCIST, so objecto de publicitao na pgina electrnica do IST, onde consta indicao do adjudicatrio e Data da Adjudicao e o objecto e valor da adjudicao, disponvel em http://www.ist.utl.pt/pt/sobre-IST/informacao-oficial/rcist/ . Contrato Quando o preo contratual for igual ou superior a 25.000,00 obrigatrio a reduo do contrato a escrito. A minuta do contrato aprovada pelo rgo competente para a deciso de contratar e dever ser notificada ao adjudicatrio simultaneamente com a deciso de adjudicao.
A proposta deve integrar todas as informaes que permitam efectuar a avaliao das caractersticas tcnicas do servio/bem a fornecer, bem como o preo, prazo de execuo/entrega, condies de pagamento e validade dos servios/prazo de garantia, entre outros. 15 Os factores e subfactores que densificam o critrio da proposta economicamente mais vantajosa, devem abranger todos os aspectos da execuo do contrato submetido Concorrncia (apenas estes), no podendo dizer respeito, directa ou indirectamente, a situaes, qualidades, caractersticas ou outros elementos de facto relativos aos concorrentes.
14
Cauo Quando o preo contratual for de valor superior a 75.000,00 obrigatrio a prestao de cauo pelo adjudicatrio (salvo disposio em contrario nas peas do procedimento). O valor da cauo de 5% a 10% do preo contratual. Se previsto no programa de procedimento, e quando no tenha sido exigida a prestao de cauo, pode a entidade adjudicante proceder reteno de at 10% do valor dos pagamentos a efectuar. Em simultneo com a deciso de adjudicao, o rgo competente para a deciso de contratar, notifica o adjudicatrio para proceder prestao de cauo. O prazo para a prestao da cauo de 10 dias a contar da notificao da adjudicao, devendo o adjudicatrio comprovar essa prestao no dia imediatamente subsequente.
1.2.1 Procedimento Simplificado A tramitao procedimental para o Procedimento Simplificado encontra-se prevista no art. 19 do RCIST. Este procedimento utilizado para a formao de contratos de contratos de valor igual ou inferior a 10.000,00 euros e obriga ao convite, no mnimo a uma entidade. No Procedimento Simplificado, o prazo de manuteno das propostas fixado livremente no convite. Apresenta-se abaixo um fluxograma que ilustra, as principais fases deste procedimento.
Pressuposto: Locao ou Aquisio de Bens e/ou Servios 10.000,00 Procedimento Simplificado Ofcio de Pedido de Inicio do Procedimento (art. 5) Convite apresentao Proposta - 1 ou + entidades (n 1 do art. 19)
Apresentao de Propostas Regra 3 dias teis/Possibilidade de fixar outro prazo art. 9 e alnea c) do n 3 art. 19
1 Proposta
+ 1 Proposta
Negociao (art. 22) (Concorrentes notificados c/ antecedncia mnima de 2 dias)
NO SIM
Apresentao Verso Final Propostas
Elaborao Parecer de Escolha
Elaborao Parecer de Adjudicao
Introduzir Proposta Plataforma Central de Compras
1.2.2 Procedimento Geral A tramitao procedimental relativa ao Procedimento Geral encontra-se prevista no art. 20 do RCIST. Este procedimento utilizado para a formao de contratos de valor superior a 10.000,00 e igual ou inferior a 75.000,00. Este procedimento obriga ao convite a no mnimo 3 entidades. No entanto, se o nmero de entidades a convidar for inferior a trs, tal dever ser expressamente fundamentado e submetido a autorizao prvia ao CG. No Procedimento Geral o prazo de manuteno das propostas fixado de 66 dias, com a possibilidade de fixar um prazo superior. Este procedimento obriga existncia de jri. Apresenta-se abaixo um fluxograma que ilustra de forma geral, as principais fases do Procedimento Geral. Naturalmente que as especificidades deste procedimento no se encontram explanadas no fluxograma.
Pressuposto: Locao ou Aquisio de Bens e/ou Servios >10.000,00; 75.000,00 Procedimento Geral
Ofcio de Pedido de Inicio do Procedimento (art. 5)
Convite Apresentao Proposta - Mnimo 3 Entidade (n 1 do art. 20)
Se as entidades convidar inferior a trs dever ser expressamente fundamentado e submetida autorizao prvia do CG n2 do art. 20 Procedimentos 25.000,00 ser dado conhecimento ao CG n 2 do art. 14
Apresentao de Propostas Regra 6 dias teis/Possibilidade de fixar outro prazo art. 9 e alnea d) do n 3 art. 20
1 Proposta
+ 1 Proposta
Negociao (art. 22) (Concorrentes notificados c/ antecedncia mnima de 2 dias)

NO SIM
Apresentao Verso Final Propostas
Elaborao Parecer de Escolha
Elaborao Parecer de Adjudicao
Deciso da Adjudicao Autorizao Adjudicao Notificao de Adjudicao Concorrentes
1.2.3 Procedimento com Anuncio Obrigatrio A tramitao procedimental do Procedimento com Anncio Obrigatrio encontra-se prevista no art. 21 do RCIST. Este procedimento utilizado para a formao de contratos de valor superior a 75.000,00 euros e inferior ao limiar comunitrio (ANO 2011 193.000,00 nas Locaes ou aquisies de bens e/ou servios). O procedimento com Anncio Obrigatrio obriga a publicao prvia de anncio no site do IST, a saber http://www.ist.utl.pt/pt/sobre-IST/informacao-oficial/rcist/rcist2.html . Este procedimento obriga ao convite a no mnimo quatro entidades. Caso, o nmero de entidades a convidar seja inferior a quatro, tal dever ser expressamente fundamentado e submetido a autorizao prvia ao CG. semelhana do Procedimento Geral, o prazo de manuteno das propostas fixado no Procedimento com Anncio Obrigatrio de 66 dias (possibilidade de fixar um prazo superior). Este procedimento obriga igualmente existncia de jri. Expe-se de seguida em termos gerais, o fluxograma relativo a este procedimento, sendo que as suas especificidades no se encontram espelhadas.
Pressuposto: Locao ou Aquisio de Bens e/ou Servios > 75.000,00 < Limiar Comunitrio (ano 2011 193.000,00) Procedimento com Anncio Obrigatrio Ofcio de Pedido de Inicio do Procedimento (art. 5)
Convite apresentao Proposta Mnimo 4 Entidade (n 2 do art. 21)
Publicao Previa do anncio no site do IST (n 1 e 2 do art. 21)
Se as entidades convidar inferior a quatro dever ser expressamente fundamentado e submetida autorizao prvia do CG n2 do art. 20 Procedimentos 25.000,00 ser dado conhecimento ao CG n 2 do art. 14 Apresentao de Propostas
Regra 6 dias teis/Possibilidade de fixar outro prazo art. 9 e alnea d) do n 3 art. 20 1 Proposta + 1 Proposta Negociao (art. 22)
NO
(Concorrentes notificados c/ antecedncia mnima de 2 dias)

SIM
Apresentao Verso Final Propostas Elaborao Parecer Escolha Elaborao Parecer Adjudicao
Audincia Prvia 3 dias teis (n 4 art. 21) Elaborao Relatrio Final Deciso da Adjudicao Autorizao Adjudicao Notificao Adjudicao Concorrentes
Elaborao Projecto Deciso
1.3 - Plataformas
O IST tem ao dispor duas plataformas que permitem gerir o processo aquisitivo de Bens e/ou Servios, cumprindo todos os trmites processuais associados aos procedimentos de contratao. Deste modo, as plataformas informticas utilizadas no NCA so: Plataforma Central de Compras e a Plataforma Gatewit Compras Pblicas. As plataformas utilizadas para o procedimento de aquisio variam de acordo com o procedimento adoptado. 1.3.1 Plataforma Central de Compras A aplicao informtica Central de Compras disponibilizada pelo IST permite aos seus utilizadores efectuar aquisies de bens e servios. O processo de aquisio on-line pode ser iniciado por qualquer pessoa com login no Fnix IST ID, em nome de um Centro de Custo ou Projecto. Os procedimentos por Ajuste Directo Regime Simplificado, Procedimento Simplificado, e Procedimento Geral so executados atravs da plataforma Central de Compras.
1.3.1.1 - Ajuste Directo Regime Simplificado
da responsabilidade directa do NCA determinados passos na plataforma Central de Compras, nomeadamente: Estado 3 Aprovado e Submetido para Confirmao Conferir e verificar se a proposta apresenta os requisitos fundamentais para o processo avanar. Este passo, estabelecese a seguir ao Passo 2 Requisio Submetida para Aprovao, ou seja, aps o responsvel ter autorizado a aquisio.
A proposta dever estar devidamente formalizada e assente nos seguintes pressupostos: dirigida ao IST, com indicao do NIF 501507930; Mencionar os dados da entidade concorrente: Indicar as condies de pagamento, o prazo de entrega do material ou execuo de servio, o prazo de manuteno das propostas (sem prejuzo da possibilidade de fixao de um prazo superior, as proposta no podero apresentar um prazo de manuteno inferior a 66 dias teis). Posteriormente o processo segue duas opes, designadamente: Opo 1 - Se a proposta estiver correcta e o processo construdo em conformidade, o NCA procede confirmao do mesmo, passando o processo ao estado 4 Processo Confirmado e submetido para cabimento cujos intervenientes passam a ser consoante o aplicvel, a rea de Projectos (AP), Contabilidades Autnomas, o Ncleo de Execuo Oramental (NEO) ou Ncleo de Contabilidade (NC). Opo 2 - Se a proposta no estiver em conformidade e o processo se encontrar mal construdo, ento o NCA procede incluso de um comentrio explicativo e no Confirma o Processo, voltando o processo ao Estado 1 Requisio em Construo, para que seja possvel editar o processo e/ou substituir a proposta. (Nota: Caso o NCA solicite apenas algum esclarecimento o processo no volta ao Estado 1). Depois de devidamente cabimentada a despesa, quer ao nvel do Mdulo de Gesto de Projectos (MGO), quer ao nvel do GIAF, segue-se a autorizao da despesa, da responsabilidade de quem tem competncia para autorizar, no Estado 6 Aquisio Autorizada, sendo que o NCA estar em condies de executar o passo seguinte.
Estado 6 Aquisio Autorizada Gerar a Nota de Encomenda para que a mesma possa ser enviada firma. Sempre que possvel, as Notas de Encomenda so enviadas via fax. O comprovativo de envio da Nota de Encomenda anexado em Outros Ficheiros. O processo fica posteriormente no NCA (arquivado por nmero de Requisio Externa) a aguardar a respectiva entrega de factura e restantes documentos contabilsticos.
As facturas (devidamente identificadas com o n de Requisio Externa e/ou n de processo) tm obrigatoriamente de ser enviadas ao NCA. Estado 8 Factura Recebida - O NCA recepciona as facturas e verifica se as mesmas se encontram em conformidade. Depois de conferidas submete-as na plataforma Central de Compras afim de serem confirmadas, na data de recepo do bem e/ou execuo do servio.
Caso se trate de equipamento, o responsvel pela aquisio ter de confirmar a (s) factura (s) e anexar, na submisso de ficheiros, o auto de entrega do equipamento e envi-lo em documento original, devidamente preenchido, ao Ncleo de Patrimnio16.
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http://np.ist.utl.pt/
Se a aquisio em causa disser respeito a material bibliogrfico, o mesmo acontece, sendo introduzido, aquando da recepo da publicao/livro, na submisso de ficheiros na plataforma de compras, o formulrio aquisio de material bibliogrfico e entregue o original, devidamente preenchido, no Ncleo de Patrimnio. Caso o processo de aquisio apresente entregas parcelares e por consequente vrias facturas o procedimento a adoptar por parte do NCA dever ser o seguinte: medida que as facturas vo dando entrada no NCA as mesmas devero ser submetidas na plataforma central de compras, assinalando no campo respectivo os itens entregues no mbito da factura introduzida, de forma a ser confirmada pelo responsvel da aquisio. Depois de submetida (s) e confirmada (s) a (s) factura (s) e demais documentos contabilsticos, os originais do processo de aquisio so enviados AP, NEO ou contabilidades autnomas, consoante aplicvel.
1.3.1.2 Procedimento Simplificado
Os processos de aquisio do Procedimento Simplificado (RCIST) e do Ajuste Directo Regime Simplificado (CCP) so construdos de igual forma na plataforma Central de Compras. No entanto, enquanto, o limiar da despesa no Procedimento por Ajuste directo Regime Simplificado 5.000,00 no Procedimento Simplificado este limiar de despesa alterado para 10.000,00. No Procedimento Simplificado (RCIST), o NCA interveniente na plataforma Central de Compras nos mesmos Estados que no procedimento por Ajuste directo Regime
Simplificado (CCP) e os procedimentos a adoptar so os mesmos (exemplificados anteriormente). As nicas diferenas verificam-se no Estado 3 Aprovado e Submetido para Confirmao, ou seja, na confirmao da proposta. Enquanto que, no procedimento Simplificado (RCIST), o prazo de manuteno das propostas fixado livremente no convite, no Procedimento por Ajuste directo Regime Simplificado o prazo de manuteno de proposta no poder ser inferior a 66 dias teis. Outra diferena reside na confirmao do Objecto do Contrato, uma vez que este campo aparece editvel no procedimento Simplificado (RCIST), de forma a cumprir com o estipulado no art. 23 do RCIST, ou seja, a publicitao da adjudicao. O campo referente ao Objecto do Contrato no aparece editvel para o Procedimento por Ajuste directo Regime Simplificado. O Arquivo respeitante a procedimentos por Ajuste Directo Regime Simplificado e Procedimento Simplificado no se efectua no NCA. Naturalmente que, existem aquisies com algumas especificidades. No entanto, o modo de execuo por parte do NCA para ambos os procedimentos o mesmo. Indicam-se abaixo, algumas dessas especificidades. Caso o procedimento abranja um Contrato, este normalmente enviado pela entidade adjudicatria (j autenticado) a fim de ser igualmente autenticado pelo Presidente do IST (pelo menos dois exemplares). No entanto, o contrato s enviado ao Presidente do IST para assinatura no momento em que, o processo de aquisio se encontra no Estado 6 Aquisio Autorizada, de forma a garantir que a aquisio tem cabimento e que o responsvel da aquisio autoriza a despesa. Um exemplar dever ficar no IST, o outro dever ser enviado para a entidade adjudicatria, juntamente com cpia da Nota de Encomenda. Caso o procedimento tenha implcito um Pagamento antecipado, dever ser realizado um ofcio17 dirigido ao CG a solicitar autorizao para esse efeito, ao abrigo da faculdade
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Minuta Oficio Pagamento Antecipado

conferida no art. 292, do CCP. O ofcio dever ser entregue no NCA, para ser autorizado pelo CG. Caso estejamos perante um Pronto Pagamento, dever ser realizado igualmente um ofcio18 dirigido ao CG a solicitar autorizao para esse efeito. Caso o procedimento tenha como fim a aquisio de um Alojamento num Hotel Superior a 3 Estrelas necessrio que a despesa seja autorizada pelo CG. Deste modo, e antes do NCA confirmar o processo, necessrio realizar um ofcio19 a solicitar autorizao para esse efeito e entregar no NCA. Se a aquisio se tratar de um Aluguer de Viatura ou Aluguer de Autocarro igualmente necessrio que a despesa seja autorizada pelo CG. Deste modo, e antes do NCA confirmar o processo, necessrio a realizao do ofcio20 a solicitar autorizao para esse efeito e entregar no NCA, para posterior autorizao do CG. Os processos de aquisio que respeitam a Moeda Estrangeira devero ser executados de acordo com os seguintes parmetros: a pessoa responsvel por construir o processo dever efectuar o cmbio, de forma a introduzir o valor em euros, e ser inteiramente da sua responsabilidade o valor introduzido.
1.3.1.3 - Procedimento Geral
O Procedimento Geral, semelhana dos procedimentos anteriormente mencionados, executado na Plataforma Central de Compras, no entanto com algumas especificidades. O responsvel da aquisio inicia o processo na plataforma de acordo com as indicaes nela presente. Posteriormente, procede entrega no NCA do Ofcio de Abertura de Procedimento21/22. O responsvel da aquisio submete ainda em Outros Ficheiros o
Minuta Oficio Pronto Pagamento Minuta Oficio Alojamento superior a 3 estrelas 20 Minuta Oficio Aluguer de Viatura/Autocarro 21 Oficio abertura procedimento: Deciso de Contratar e autorizao de despesa/deciso de escolha do procedimento, disponvel no site do GQAI, http://gqai.ist.utl.pt/html/documentos/ 22 Oficio abertura procedimento: Deciso de Contratar e autorizao de despesa/deciso de escolha do procedimento/deciso de nomear jri, disponvel no site do GQAI, http://gqai.ist.utl.pt/html/documentos/
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template do Convite23, as Especificaes Tcnicas e se for caso disso os Critrios de Adjudicao. Como mencionado anteriormente, este procedimento obriga ao convite a no mnimo trs entidades. Caso, o nmero de entidades a convidar seja inferior a trs, este oficio ter que ser submetido a autorizao prvia do CG. O NCA, procede primeira interveno na plataforma Central de Compras, no Estado 3 Aprovado e Submetido para Cabimento, confirmando se o processo se encontra bem construdo no que respeita edio do item e aos documentos submetidos em Outros Ficheiros. No entanto, o NCA apenas procede a esta confirmao quando o ofcio anteriormente mencionado j se encontra autorizado pelo CG, se for caso disso. O processo fica de seguida, do lado da AP, NEO e Contabilidades Autnomas, consoante o aplicvel, de modo a confirmar os respectivos cabimentos. Efectuados os cabimentos, o processo passa a estar do lado do responsvel para autorizar a despesa., que autorizando passa para o Estado 6 Aquisio Autorizada. somente neste Estado, que o NCA proceder ao restante desenvolvimento do procedimento, de acordo com os seguintes parmetros: O NCA envia (s) entidade (s) o (s) Convite (s), juntamente com as Especificaes Tcnicas, Critrios de Adjudicao (caso aplicvel), e o Anexo I24. Esta documentao posteriormente anexa em Outros Ficheiros. Terminado o prazo para a apresentao de proposta (s) a (s) mesma (s) anexa em Outros ficheiros, dando indicao ao Responsvel da aquisio que a (s) Proposta (s) foi recepcionada (s) e se encontra anexada (s) em Outros Ficheiros para apreciao do Jri e respectiva execuo do Relatrio de Apreciao de proposta (s). O Jri analisa e avalia as propostas, podendo para o efeito pedir aos concorrentes esclarecimentos sobre as mesmas. No caso em que, haja lugar a negociao, (indicao de opo da entidade adjudicante expressa no convite)
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24 24
Template do Convite , disponvel no site do GQAI, http://gqai.ist.utl.pt/html/documentos/ Template do Anexo 1 , disponvel no site do GQA, http://gqai.ist.utl.pt/html/documentos/
os concorrentes devero ser notificados com uma antecedncia mnima de dois dias. Terminada a negociao, notificam-se os concorrentes (prazo fixado para o efeito) para apresentarem as verses finais das propostas. Aps a analise e a avaliao da (s) proposta (s) o Jri elabora fundamentadamente o Relatrio Apreciao de Proposta (s). O NCA elabora a Deciso de Adjudicao, para que juntamente com o Relatrio de Apreciao de Propostas, seja enviado ao CG para aprovar o Relatrio e autorizar a adjudicao. Caso o procedimento a celebrar seja de valor igual ou superior a 25.000,00 obrigatrio a reduo a escrito do contrato. Neste caso, juntamente Deciso de Adjudicao, Relatrio de Apreciao de Propostas remetida tambm a minuta do contrato para aprovao do CG. enviado aos concorrentes a Notificao de Adjudicao juntamente com o Relatrio de Apreciao de Propostas. Caso exista contrato enviada firma juntamente com a Notificao de Adjudicao a minuta de contrato. Decorridos estes procedimentos o NCA edita o processo na plataforma escolhendo o adjudicatrio e editando o item. Posteriormente, emite a Nota de Encomenda a fim de ser enviada firma (acompanhada de uma folha de rosto). Caso o procedimento tenha contrato a Requisio Externa s emitida depois de o contrato estar assinado por ambas as partes. Neste caso, aps a Notificao de Adjudicao, realizado a formalizao de um contrato (atribudo um nmero interno de contrato sequencial), em dois exemplares, e enviados ambos ao Presidente do IST para autenticao. Os dois exemplares so enviados posteriormente firma para autenticao, pelo que devolvido somente um exemplar ao IST. Findo este procedimento, o IST emite a Requisio Externa. O procedimento fica no NCA a aguardar a entrega da factura e demais documentos contabilsticos, de forma a atestar a entrega do bem ou a execuo do servio. O restante procedimento, desde a entrega da factura confirmao de factura igual ao procedimento por Ajuste Directo Regime Simplificado e Procedimento Simplificado, anteriormente explanado. O Arquivo do Procedimento Geral efectuado no NCA, pelo que apenas o original da Requisio Externa e o original da factura (e restantes documentos
contabilsticos) so enviados para a AP, NEO ou Contabilidades Autnomas, consoante o aplicvel.
1.3.2 Plataforma Gatewit Compras Pblicas Os procedimentos por Ajuste Directo Regime Geral ou Concurso Pblico so executados atravs da plataforma Gatewit Compras Pblicas. No entanto, e previamente execuo de todo o procedimento na Plataforma Gayewit, no mbito dos procedimentos celebrados por Ajuste Directo Regime Geral ou Concurso Pblico, necessrio comprovar a respectiva cabimentao da despesa. Assim, o procedimento a adoptar para a aquisio de bens e/ou servios por parte do responsvel da aquisio : Solicitar Ficha de Abertura de Procedimento no NCA consoante o procedimento a adoptar, nomeadamente Ajuste Directo25 ou Concurso Pblico26. Depois de preenchida a respectiva ficha de abertura a mesma dever ser entregue no NCA, devidamente assinada pelo responsvel da aquisio/projecto/centro custo. Juntamente ficha de abertura dever ser anexo as Especificaes Tcnicas ou qualquer outro documento que se entenda necessrio. O NCA atribui respectiva Ficha de Abertura um nmero de Proposta Provisria - PP (nmero sequencial medida que as fichas de abertura so recepcionadas no NCA). Caso o procedimento escolhido se enquadre no mbito do Ajuste Directo Regime Geral (nos termos do art. 20, n. 1, alnea a), e art. 112 do CCP) necessrio que o NCA certifique que o IST, de acordo com o n 2 do artigo 113 do CCP, no tenha adjudicado, no ano econmico e curso e nos dois anos econmicos anteriores, o valor acumulado das aquisies a dado fornecedor o valor superior de 75.000,00 euros. A ficha de abertura depois enviada para AP, NEO ou Contabilidades Autnomas a fim de atestar o cabimento quer ao nvel do MGP, quer ao nvel do GIAF, de modo a confirmar uma cabimentao oramental positiva. Posteriormente, o NCA atribui o nmero de Proposta Definitiva - PD e tendo por base a informao constante na Ficha de Abertura, realizado o Oficio de Abertura de Procedimento para ser devidamente autorizado pelo CG. Aps o
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Ficha de Abertura de Procedimento Ficha de Abertura de Procedimento

respectivo despacho (se autorizado) o NCA atribui o nmero de Ajuste Directo ao procedimento, ou nmero de Concurso Pblico, consoante o aplicvel. com base na Ficha de Abertura de Procedimento que iniciado todo o procedimento na plataforma de Compras Gatewit.
1.3.2.1- Ajuste Directo Regime Geral
Apresenta-se de seguida a tramitao no mbito do Ajuste Directo Regime Geral 1 Ofcio de Abertura de Procedimento - O NCA elabora o Ofcio de Abertura de Procedimento onde est implcito: a Deciso de Contratar e autorizao da despesa, a Deciso da escolha do procedimento de Ajuste Directo devidamente fundamentada, a aprovao das peas do procedimento, nomeadamente o convite apresentao de propostas e o Caderno de Encargos, e caso aplicvel a nomeao do Jri. 2 Aps o respectivo despacho (se autorizado) o NCA inicia o procedimento na Gatewit e submete o ofcio na plataforma no tab Abertura de Procedimento. 3 Envio do Convite - O NCA atribui de seguida o nmero de AD ao procedimento. elaborado o ofcio Convite a enviar a (s) entidade (s), acompanhado do respectivo Caderno de Encargos. O NCA faz o upload do convite na plataforma e selecciona os fornecedores a convidar. 4 Esclarecimentos e rectificaes das peas do procedimento de ajuste directo devem ser: solicitados pelas entidades convidadas, por escrito, no primeiro tero do prazo fixado para a apresentao das propostas; e prestados, tambm por escrito, pela entidade para o efeito indicada no convite, at ao termo do segundo tero do prazo fixado para a apresentao das propostas. No entanto, se o prazo fixado para a apresentao das propostas for inferior a 9 dias, os esclarecimentos podem ser prestados e as rectificaes podem ser efectuadas at ao dia anterior ao termo desse prazo.
5 Erros e Omisses - At ao termo do quinto sexto do prazo fixado para a apresentao das propostas, as entidades convidadas devem apresentar ao rgo competente para a deciso de contratar uma lista na qual identifiquem, expressa e inequivocamente, os erros e as omisses do caderno de encargos por eles detectados. A apresentao dessa lista por qualquer entidade, suspende o prazo fixado para a apresentao das propostas desde o termo do quinto sexto daquele prazo at publicitao da deciso do rgo competente para a deciso de contratar sobre a aceitao ou rejeio dos erros e as omisses identificados pelos concorrentes. 6 Apresentao das Propostas (ou verso inicial das propostas no caso do IST ter optado por uma fase de negociao). Os documentos que constituem a proposta devem ser apresentados directamente na plataforma Gatewit por upload. 7 Negociaes (fase eventual) Quando tiver sido apresentada mais de uma proposta e no convite constar a indicao de que as propostas sero objecto de negociao, h lugar a uma fase de negociao. O Jri notifica os concorrentes com uma antecedncia mnima de 3 dias da data, hora e do local da 1 sesso de negociao e do formato adoptado para a negociao. De cada sesso de negociao lavrada uma acta qual deve ser assinada pelos membros presentes do jri e pelos representantes presentes dos concorrentes. Quando o Jri der por terminada a negociao, notifica imediatamente os concorrentes, para em prazo fixado, apresentarem as verses finais integrais das propostas. 8 Analise e avaliao das propostas e esclarecimentos sobre as mesmas O Jri analisa e avalia (para efeitos de excluso e para efeitos de ordenao, atravs da aplicao do critrio de adjudicao) as propostas, podendo para o efeito pedir aos concorrentes esclarecimentos sobre as mesmas. Os esclarecimentos sobre as propostas prestados pelos respectivos concorrentes fazem parte integrante das mesmas. Estes esclarecimentos devem ser
disponibilizados na Gatewit devendo todos os concorrentes ser imediatamente notificados desse facto. O NCA quando recepciona as propostas dever enviar um email ao Jri a solicitar se existe a necessidade de algum esclarecimento. Caso exista o Jri dever enviar ao NCA por exemplo um e-mail (ou qualquer outro documento) a solicitar o esclarecimento. este e-mail que o NCA anexa no caso de se solicitar algum esclarecimento ao concorrente. S depois de verificadas as possveis situaes de esclarecimentos e das respectivas respostas aos esclarecimentos que se dever publicar os documentos. Apenas so publicados os Documentos das Propostas includas. 9 Relatrio Preliminar - Aps a analise e a avaliao da (s) proposta (s) (tanto das verses iniciais como das verses finais, no caso de Negociao), o Jri elabora fundamentadamente o Relatrio Preliminar no qual deve propor a ordenao das propostas e excluso das mesmas. O Relatrio Preliminar entregue no NCA devidamente assinado para que seja efectuado o upload na Gatewit. 10 Audincia Prvia - O jri envia o relatrio preliminar a todos os concorrentes, fixando-lhes um prazo no inferior a 5 dias uteis, para que se pronunciem por escrito, ao abrigo do direito de audincia prvia. Durante esta fase os concorrentes tm acesso s actas das sesses de Negociao e s verses finais das propostas apresentadas. 11 Relatrio Final - Seguidamente, o jri elabora o Relatrio Final devidamente fundamentado. No caso em que o relatrio final resulte uma alterao da ordenao das propostas constante do relatrio preliminar, o jri procede a nova audincia prvia. 12 Adjudicao Deciso de Adjudicao/Notificao Adjudicao aos concorrentes - O Relatrio Final juntamente com o ofcio da Deciso de Adjudicao (elaborado pelo NCA) enviado ao CG para aprovao. O rgo
competente para a deciso de contratar, dever fixar um prazo razovel para o adjudicatrio apresentar os documentos de habilitao devidos e caso seja aplicvel remeter tambm a minuta do contrato para aprovao. Caso seja exigvel a prestao de cauo esta solicitada na Deciso de Adjudicao e s depois de comprovada que aprovada a minuta do contrato. Quando tenha sido apresentada uma nica proposta (sendo dispensado o Jri, no havendo lugar s fases de Negociao, Audincia Previa, e elaborao de Relatrio Preliminar e Relatrio Final) poder o concorrente ser convidado a melhorar a sua proposta. O Projecto de Deciso de Adjudicao submetido ao rgo competente para a deciso de contratar. O NCA elabora a Notificao de Adjudicao para que os concorrentes sejam simultaneamente notificados da Deciso de Adjudicao e do Relatrio Final. Os concorrentes so ainda notificados para apresentarem os documentos de habilitao, minuta do contrato e do pedido de prestao de cauo (caso seja aplicvel). 13 Apresentao dos Documentos de Habilitao - No mbito de um ajuste directo escolhido para a formao de um contrato de locao ou aquisio de bens mveis ou de aquisio de servios, o adjudicatrio tem de apresentar os documentos de habilitao, j referidos no captulo 1.1. O Adjudicatrio dever apresentar os documentos na plataforma Gatewit por upload. Quando os documentos de habilitao (com excepo da declarao emitida conforme modelo constante do anexo II ao CCP) se encontrem disponveis na Internet, o adjudicatrio pode, em alternativa, indicar entidade adjudicante o endereo do stio onde aqueles podem ser consultados, bem como a informao necessria a essa consulta. 14 Requisio Externa - entregue no NCA a respectiva Requisio Externa, sendo enviada para a AP, NEO ou Contabilidades Autnomas consoante o aplicvel, para ser executado a rectificao de cabimento provisrio quer ao nvel do MGP quer ao nvel do Giaf, consoante se trate de projecto ou centro de custo.
15 Publicitao e Eficcia do contrato O NCA procede publicitao do procedimento no portal dos Contratos Pblicos https://www.base.gov.pt/base/Paginas/default.aspx . Esta publicitao efectuada caso se trate de procedimento por Ajuste Directo, pelo que a publicitao dos Ajustes Directos obrigatria para contratos de qualquer valor (n 1 do art. 127. do CCP). Apenas dispensado de publicitao, nos termos do n. 3 do artigo 128. do CCP, os procedimentos ao abrigo do regime simplificado. Esta publicitao condio de eficcia do respectivo contrato, de acordo com o n. 2 do art. 127. do CCP. 16 Envio Requisio Externa firma - A Requisio Externa enviada firma (juntamente com folha de rosto). O procedimento fica a aguardar que a entrega de material ou a execuo do servio seja efectuada. Posteriormente, a factura e demais documentos contabilsticos so entregues no NCA devidamente assinados pelo responsvel da aquisio de forma a confirmar a devida entrega de material ou execuo de servio. A Requisio original, bem como os originais dos documentos contabilsticos so enviadas para a AP, NEO ou Contabilidades Autnomas a fim de ser efectuado o cabimento definitivo.
1.3.2.2 - Concurso Pblico
Apresenta-se de seguida a tramitao relativa ao Concurso Pblico. 1 Ofcio de Abertura de Procedimento O NCA elabora o Ofcio de Abertura de Procedimento onde est implcito: a Deciso de Contratar e autorizao da despesa, a Deciso da Escolha do Procedimento de Concurso Pblico devidamente fundamentada (dever ainda conter a referncia publicao do respectivo anncio no JOUE, quando for o caso; a indicao do recurso a um leilo electrnico ou da opo por uma fase de negociaes; e o regime especial urgente do concurso, quando for o caso) e a Aprovao das Peas Concursais, nomeadamente o programa de procedimento e do caderno de encargos, e a Nomeao do Jri.
2 Anncios - O concurso pblico sempre publicitado no DR, podendo (ou no) o respectivo anncio ser publicado no JOUE. Os anncios a publicar no DR so enviados Imprensa Nacional Casa da Moeda, S.A, enquanto os anncios a publicar no JOUE so enviados ao Servio de Publicaes Oficiais das Comunidades Europeias. Quando o concurso pblico for publicitado em ambos (DR e JOUE), os respectivos anncios devem ser enviados em simultneo. O NCA efectua este procedimento de acordo com o estabelecido. 3 Consulta e Fornecimento das peas do Concurso O programa do concurso e o caderno de encargos so disponibilizados na plataforma Gatewit atravs de upload. 4 Esclarecimentos e rectificaes das peas do concurso - [igual 4 passo da tramitao do ajuste directo, com excepo regra relativa ao prazo para apresentao das propostas inferior a 9 dias]. 5 Erros e Omisses no Caderno de Encargos - [igual 5 passo da tramitao do ajuste directo]. 6 Apresentao das Propostas - [igual 6 passo da tramitao do ajuste directo]. 7 Publicitao da Lista de Concorrentes - No dia til imediato ao termo do prazo fixado para a apresentao das propostas, o jri procede publicitao da lista dos concorrentes na plataforma Gatewit. Aos concorrentes includos na lista facultada a consulta de todas as propostas apresentadas, directamente na Gatewit, mediante a atribuio de um login e de uma password. O interessado que no tenha sido includo na lista dos concorrentes pode reclamar, no prazo de trs dias contados da publicitao da lista, devendo para o efeito apresentar comprovativo da tempestiva apresentao da sua proposta (recibo electrnico), que sendo deferida, o jri fixa-lhe um novo prazo para apresentar a mesma.
8 Analise e avaliao das propostas e esclarecimentos sobre as mesmas [igual 8 passo da tramitao do ajuste directo]. 9 Leilo Electrnico (fase eventual) Aps a anlise e avaliao das propostas, quando o rgo competente para a Deciso de contratar tiver optado pela utilizao de um leilo electrnico, todos os concorrentes so simultaneamente convidados a participar no leilo sendo-lhes comunicada a pontuao global atribuda s respectivas propostas e lugar da ordenao das mesmas em que se encontram. O leilo no pode ter incio antes de decorridos, pelo menos, 2 dias teis a contar da data do envio dos convites. As regras de funcionamento so fixadas no programa do concurso e no convite participao no leilo. 10 Relatrio Preliminar - [igual 9 passo da tramitao do ajuste directo, com excepo referencia relativa s verses inicias e finais das propostas apresentadas]. 11 Audincia Prvia [igual 10 passo da tramitao do ajuste directo, com excepo da referencia negociao das propostas]. 12 Relatrio Final [igual 11 passo da tramitao do ajuste directo]. 13 Negociaes (fase eventual) - H lugar a negociaes quando do programa do concurso constar essa indicao. O Jri notifica os concorrentes com uma antecedncia mnima de 3 dias da data, hora e do local da 1 sesso de negociao e do formato adoptado para a negociao. De cada sesso de negociao lavrada uma acta qual deve ser assinada pelos membros presentes do jri e pelos representantes presentes dos concorrentes. Quando o Jri der por terminada a negociao, notifica imediatamente os concorrentes, para em prazo fixado, apresentarem as verses finais das propostas. Aps a anlise e a avaliao da (s) proposta (s) (tanto das verses iniciais como das verses finais, no caso de Negociao), o Jri elabora fundamentadamente um 2 Relatrio Preliminar no qual deve propor a ordenao das propostas e
excluso das mesmas. Segue-se a fase de audincia prvia durante a qual cada concorrente tem acesso s actas das sesses de negociao com os demais concorrentes e s informaes e comunicaes escritas de qualquer natureza que estes tenham prestado entidade adjudicante, bem como s verses finais das propostas apresentadas. Ao segundo relatrio final aplicvel, com as necessrias adaptaes, todas as regras previstas para o primeiro relatrio final. 14 Adjudicao Deciso de Adjudicao/Notificao Adjudicao aos concorrentes - O Relatrio Final juntamente com o ofcio da Deciso de Adjudicao (elaborado pelo NCA) enviado ao CG para aprovao. O rgo competente para a deciso de contratar, juntamente com a Deciso de Adjudicao dever fixar um prazo razovel para o adjudicatrio apresentar os documentos de habilitao devidos e caso seja aplicvel remeter tambm a minuta do contrato para aprovao. Caso seja exigvel a prestao de cauo esta solicitada na Deciso de Adjudicao e s depois de comprovada que aprovada a minuta do contrato. Quando tenha sido apresentada uma nica proposta (sendo dispensado o Jri, no havendo lugar s fases de Negociao, Audincia Previa, e elaborao de Relatrio Preliminar e Relatrio Final) poder o concorrente ser convidado a melhorar a sua proposta. O Projecto de Deciso de Adjudicao submetido ao rgo competente para a deciso de contratar. O NCA elabora a Notificao de Adjudicao para que os concorrentes sejam simultaneamente notificados da Deciso de Adjudicao e do Relatrio Final. Os concorrentes so ainda notificados para apresentarem os documentos de habilitao, minuta do contrato e do pedido de prestao de cauo (caso seja aplicvel). Quando o Concurso Publico tiver sido publicitado no JOUE a entidade adjudicante dever enviar o anncio de adjudicao ao servio de publicaes Oficias das Comunidades Europeias. 15 Apresentao dos Documentos de Habilitao [igual 13 passo da tramitao do ajuste directo]
16 Requisio Externa - [igual 14 passo da tramitao do ajuste directo]. 17 Envio Requisio Externa firma - [igual 16 passo da tramitao do ajuste directo].
1.3.2.3 - Concurso Pblico Urgente
Ao concurso pblico urgente so aplicadas as mesmas regras que ao concurso publico anteriormente mencionado, com excepo das que dizem respeito a: Esclarecimentos e rectificao das peas do concurso; Erros e omisses do caderno de encargos; Prorrogao do prazo fixado para a apresentao das propostas; Jri do Concurso; Esclarecimentos sobre as propostas; Cauo, Consulta e fornecimento das peas do concurso; Lista dos concorrentes e consulta das propostas apresentadas; Relatrio preliminar; Audincia Prvia; Relatrio Final e Fase de negociao das propostas
1.3.2.4 Passos Plataforma Gatewit
Apresenta-se de seguida uma breve exposio do procedimento a adoptar na plataforma Gatewit Compras Pblicas no mbito destes procedimentos.
Abertura de Procedimento
Inserir Referncia do Procedimento Seleccionar Tipo de Procedimento Selecionar SIM ou No tendo em conta se a despesa d lugar a um encargo oramental no ano econmico Inserir classificao econmica Seleccionar se se pretende constituir lotes Seleccionar tipo de aquisio Escrever Designao que se pretende dar ao procedimento Inserir valor estimado aquisio Classificar CPV Outras Observaes Seleccionar se se pretende ou no constituir jri Seleccionar se se deseja anexar informao interna
O NCA anexa Oficio de Abertura de Procedimento
SUBMETER
Uma vez criado o procedimento automaticamente guardado no Submenu dos Procedimentos Criados. Neste submenu pode-se editar e apagar procedimentos, criar certificados de procedimentos e enviar procedimentos para aprovao.
Naturalmente que, para qualquer uma destas aces ser necessrio seleccionar o procedimento em causa. Antes de enviar o procedimento para aprovao necessrio criar primeiro o Certificado de Procedimento, de modo a que seja possvel a encriptao e desencriptao de Propostas e de Documentos de Habilitao.
Criar Certificado Seleccionar se deseja gerar Certificado Escolher tipo de Certificado
Guardar Certificado
Posteriormente, e ainda que os procedimentos no se encontrem aprovados, os procedimentos depois de gerado o certificado encontra-se no Submenu Procedimentos em Aprovao, sendo que neste menu pode aprovar ou recusar procedimentos. Depois de aprovados ou recusados poder aceder ao submenu Procedimentos Analisados, sendo que neste menu se poder recuperar procedimentos recusados. Depois do procedimento ser aprovado pode-se constituir a lista de jris, no Submenu Constituio do Jri.
Depois de concludo o prazo de entrega das Propostas necessrio voltar ao Menu Abertura de Procedimento e seleccionar o Submenu Senhas do Jri, sendo que neste submenu que as senhas de jri so geradas (sem estas senhas o Jri no consegue aceder as propostas).
Seleccionar Procedimento
Clicar gerar senhas de abertura
Seleccionar os Jris nas Chek Boxes
Gerar Senhas Abertura de Propostas
Caso algum membro de Jri perca a sua senha possvel gerar uma nova senha. O procedimento a adoptar o anteriormente exemplificado, no entanto no momento de seleccionar os membros de jri na chec boxes apenas selecciona esse Jri. Documentao O Menu Documentao permite submeter alguns documentos.
Seleccionar Procedimento Programa de Procedimento (Caso se trate de Concurso Pblico)
ANEXAR
Cadernos de Encargos O NCA anexa as Especificaes Tcnica
Outros Documentos
Formulrio de Proposta
O Formulrio da Proposta tem obrigatoriamente que seguir o modelo disponibilizado na Plataforma Gatewit. Depois de anexados os Documentos, os mesmos podero ser consultados no Submenu Lista de Documentos, sendo que neste submenu podero alem de consultados ser apagados documentos que foram anexados a um Procedimento.
Anncio do Concurso Este Menu permite a criao e publicao de Anncios, consulta dos interessados e disponibilizao das Peas Concursais. Este Menu aplicvel ao Concurso Pblico.
Inserir Referencia do Procedimento Inserir Designao do Procedimento Seleccionar Tipo de Procedimento Pblico (Procedimento com publicao JOUE) (Procedimento sem publicao JOUE) Seleccionar Critrio de Adjudicao (Unicamente o do mais baixo preo) (O da proposta economicamente mais vantajosa) Indicao Critrios de avaliao e respectivas ponderaes
Seleccionar Modelo de Qualificao Seleccionar Data Inicio do Anncio (Data envio publicao DR) Indicar Prazo em dias de abertura de propostas, Data Final abertura de propostas (Campo automtico), e Hora Final de abertura de propostas Indicar Prazo em dias de entrega de propostas, Data Final Entrega de propostas (Campo automtico), e Hora Final de entrega de propostas Indicar Data Final para Solicitao de Esclarecimentos, Prestao de Esclarecimentos e Envio Erros/Omisses Indicar Prazo Manuteno de propostas
Seleccionar nas checkboxes definidas na plataforma os Documentos que os Fornecedores devem fornecer nas Propostas. Se se pretender anexar qualquer outro Documento que no consta na lista definida possvel introduzir outros Elementos. Se se pretender definir Especificaes Tcnicas necessrio seleccionar a respectiva checkbox e preencher o(s) campo(s) de texto. De igual forma, necessrio identificar os Documentos de Habilitao que se pretende que o Adjudicatrio entregue, j definidos nas checkboxes da plataforma. Depois de preenchida toda a informao acima mencionada anexado o Anncio do Concurso. Uma vez criado o anncio automaticamente guardado no Submenu dos Anncios Criados. Neste Submenu possvel editar os Anncios e envi-los para aprovao. Depois de enviado para aprovao ou editado o anncio, o procedimento encontra-se disponvel no Submenu Anncios em Aprovao onde poder ser aprovado ou recusado determinado anuncio. Depois de aprovado o anncio encontra-se disponvel no Submenu Anncios por Publicar. Este tab permite que o anncio seja publicado ficando disponvel na homepage do Gatewit. possvel indicar os meios onde se pretende publicar o anncio, nomeadamente: portais, jornais e nos meios obrigatrios (DR ou JOUE). No Submenu Anncios Publicados possvel alterar as datas de Esclarecimentos e de Erros e Omisses, como tambm anexar Anncios Rectificativos, Anncios de Cancelamento e Anncios de Adjudicao. No Submenu Registo de interessados possvel consultar os Fornecedores interessados no Concurso, ver a sua Candidatura e disponibilizar as Peas Concursais. As mesmas podero ser disponibilizadas automaticamente, sem necessidade de aceitao.
Convite Este Menu permite criar e lanar Convites. Naturalmente, que este Menu aplicvel ao procedimento por Ajuste Directo.
Seleccionar o Procedimento para o qual se pretende criar um convite
Seleccionar forma elaborar Oficio Convite (Novo Convite) (Template pr-definido) (Convite j existente) (Upload do documento do convite) O NCA anexa o upload do Convite
Depois de gerado o oficio convite, automaticamente guardado no Submenu dos Ofcios Convite Gerados (permite editar o Ofcio Convite, Editar o Template ou Apag-lo). Depois de criado o Ofcio Convite o mesmo passa a estar disponvel no Submenu Criar Convite.
Criar Convite
Selecionar Referencia do Procedimento Designao do Procedimento (campo automtico) Classificao para filtro fornecedores Seleccionar Idioma da Proposta Seleccionar Critrio de Adjudicao (Unicamente o do mais baixo preo) (O da proposta economicamente mais vantajosa)
Indicao Critrios de avaliao e respectivas ponderaes
Seleccionar Data Final de Entrega da Proposta e a Hora. Seleccionar Data Abertura da Proposta e a Hora.
Seleccionar Data Final para a solicitao de esclarecimentos
Seleccionar Data Final para envio erros/omisses
Seleccionar Prazo Manuteno da Proposta Seleccionar Proposta ser objecto negociao (SIM) (NO) Indicao dos aspectos que sero inegociveis e qual o modo de execuo da negociao
Indicar Preo base da aquisio Indicar Preo anormalmente baixo
Seleccionar nas checkboxes definidas na plataformaa os Documentos que se pretenda ver anexados s Propostas. Se se pretender anexar qualquer outro Documento que no consta na lista definida possvel introduzir outros Elementos. Definir as Especificaes Tcnicas no campo de texto. necessrio seleccionar a respectiva checkbox e preencher o(s) campo(s) de texto. semelhana dos pressupostos anteriormente mencionados, necessrio identificar os Documentos de Habilitao que se pretende que o Adjudicatrio entregue, j definidos nas checkboxes da plataforma. Posteriormente, e depois de criado, o convite passa a estar disponvel no Submenu Convite Criados, pelo que neste Submenu poder ser editado os Convites, apag-los, seleccionar os Fornecedores e enviar Convites para aprovao. Naturalmente, que antes de qualquer aco necessrio identificar o procedimento em causa. Se se pretende editar ou apagar o convite apenas se selecciona a opo disponvel para esse efeito. Para seleccionar os fornecedores que se pretende convidar selecciona-se a opo Seleccionar Fornecedores (aparecendo uma Lista de Fornecedores), seleccionando nas chec boxes os fornecedores que se pretende convidar. Se se pretender um Fornecedor especfico que no conste na lista de resultados necessrio adicionar lista dos Fornecedores. Posteriormente, e s aps, seleccionar os Fornecedores possvel enviar o Convite para Aprovao. O Convite passa a estar disponvel no Submenu Convites para Aprovao, sendo possvel consultar todo o contedo do convite (exemplo: prazos, Fornecedores seleccionados e os Documentos a serem anexados). Depois de Aprovado, o Convite encontra-se no Submenu Convites por Lanar. Depois de seleccionado o procedimento, clica-se em Lanar e os fornecedores anteriormente seleccionados recebero o convite.
A plataforma coloca ainda ao dispor o Submenu Convites Lanados (este Submenu somente de consulta, pode-se consultar o convite e os Fornecedores seleccionados), e o Submenu Convites Recusados (passvel de serem recuperados convites anteriormente recusados). Esclarecimentos No Menu Esclarecimentos pode-se responder a Esclarecimentos Solicitados pelos concorrentes e criar Avisos e Rectificaes. No Submenu Esclarecimentos Solicitados pode-se consultar e responder aos Esclarecimentos solicitados pelos Fornecedores interessados.
Selecionar Pasta do Procedimento Seleccionar o esclarecimento Prestar esclarecimento
O Submenu Criar Avisos permite criar avisos.
Selecionar Procedimento Indicao das novas Datas Escrever Assunto, Aviso e Nome Seleccionar se se pretende prorrogar prazos (SIM) (NO)
Seleccionar se se deseja anexar documentos
De forma semelhante, o Submenu Criar Rectificaes permite a criao de rectificaes.
Selecionar Procedimento Escrever Assunto, Aviso e Nome
Seleccionar se se deseja anexar documentos
Depois de gerada a resposta, quer ao nvel dos Esclarecimento, Avisos e Rectificaes, a informao passa a estar disponvel no Submenu Informaes Criadas, onde passvel de editar e enviar para aprovao. Depois de enviada para aprovao ou editadas as informaes, o procedimento encontrase disponvel no Submenu Informaes em Aprovao onde poder ser aprovado ou recusado as informaes prestadas aos concorrentes. Este menu tem ainda ao dispor o Submenu Informaes Recusadas (recuperar informaes que foram recusadas) e Informaes Prestadas (consultar informaes que j foram prestadas aos Concorrentes). Erros e Omisses Este Menu permite responder a Erros e Omisses reportados pelos concorrentes. O Submenu Erros e Omisses Reportadas permite consultar questes postas pelos Concorrentes e elaborar as respectivas respostas
Selecionar Procedimento Seleccionar os erros ou emisses que se pretende responder
Ler a questo do Concorrente e escrever a resposta. Poder ser anexado um ficheiro. Seleccionar o deferimento e Guardar
Depois de elaborada a resposta esta passa a estar disponvel do Submenu Erros e Omisses Respondidos, sendo possvel editar a resposta ou envia-la para aprovao. Depois de enviada para aprovao ou editada, a resposta encontra-se disponvel no Submenu Respostas em Aprovao onde poder ser aprovada ou recusada as respostas elaboradas. Este menu tem ainda ao dispor o Submenu Respostas Aprovadas (consultar as respostas enviadas aos concorrentes) e Respostas Recusadas (consultar informaes que j foram prestadas aos Concorrentes). Propostas Neste menu possvel abrir e analisar as Propostas enviadas pelos Fornecedores, pedir Esclarecimentos aos Fornecedores e Publicar Documentos das Propostas. O Submenu Recepo de Propostas permite consultar a recepo de Propostas, inserir senhas de Abertura e elaborar a lista de Concorrentes.
Seleccionar Procedimento para qual se deseja consultar Recepo das propostas
Se o prazo de entrega no tiver terminado s possvel visualizar os fornecedores que j enviaram proposta, bem como a data, hora e ordem de submisso de cada proposta.
Elaborar Lista de Concorrentes
Apos o prazo de abertura de propostas necessrio gerar as senhas de Jri no Submenu Senhas de Jri
Cada Jri recebe no seu email a senha de abertura: Abertura Simultnea e Abertura Remota Inserir as senhas no espao para o efeito
Depois de inseridas as senhas de jri, o procedimento encontra-se automaticamente no Submenu Abertura de Propostas, que permite desencriptar, abrir Propostas e elaborar a Lista de Concorrentes. Depois de identificado o procedimento no qual se pretende abrir as propostas necessrio identificar a Proposta que se pretende abrir e clicar em Abertura de Proposta.
Identificar o Procedimento Identificar a Proposta
Clicar Abertura de Proposta
Seleccionar pasta onde pretende guardar proposta e salvar Clicar OK Processo Terminad o
Seleccionar pasta que contem certificado procedimento e abrir Indicar se se pretende incluir ou excluir a proposta na lista de concorrentes
Seleccionar que se deseja desencriptar o Procedimento Concluir para proceder apreciao
No Submenu Apreciao das Propostas possvel pedir esclarecimentos aos Concorrentes, publicar os Documentos das Propostas e efectuar anlise comparativa.
A plataforma disponibiliza Anlises Comparativas entre as Propostas. Basta apenas escolher a opo Anlise Comparativa, seleccionar as Propostas que se pretende comparar e clicar em Mapa Comparativo. Se se pretender colocar questes aos fornecedores basta escolher a opo pedir esclarecimento, seleccionar o concorrente e clicar em pedido de esclarecimento. Posteriormente, necessrio escrever o Assunto e a Questo a colocar e clicar em Guardar. Para Editar ou Enviar a questo, seleccione o Pedido e clique em Editar/Enviar Esclarecimento. possvel anexar Documentao que se julgue pertinente.
Preparao da Adjudicao
Este menu permite elaborar Relatrios Preliminares e Relatrios Finais, registar Audincias Prvias, definir Caues, criar Minutas, e elaborar a Inteno e o Despacho de Adjudicao.
Seleccionar Procedimento que se pretende elaborar Relatrio Preliminar
Elaborar Relatrio Preliminar Seleccionar forma elaborar Relatrio Preliminar (Novo Relatrio Preliminar) (Template pr-definido) (Relatrio Preliminar j existente) (Upload de Relatrio Preliminar)
Depois de elaborado o Relatrio Preliminar possvel registar a Audincia Prvia.

Seleccionar Registar Audincia Previa Indicar Prazo Limite para os Fornecedores se pronunciarem
Submeter
Para notificar os Concorrentes - Lanar Notificao
O Submenu Relatrio Final permite criar o Relatrio Final.

Seleccionar Procedimento que se pretende elaborar Relatrio Final
Elaborar Relatrio Final Seleccionar forma elaborar Relatrio Final (Novo Relatrio Preliminar) (Template pr-definido) (Relatrio Preliminar j existente) (Upload de Relatrio Preliminar)
O NCA anexa o upload do Relatrio Final
Concludo o prazo de Audincia Prvia clicar em Concluir
O Submenu Inteno de Adjudicao possibilita elaborar uma Inteno de Adjudicao ou registar uma No Adjudicao.
Seleccionar Procedimento que se pretende criar Inteno de Adjudicao
Se a inteno de Adjudicao global: seleccionar o nico Fornecedor e indicar o valor da Adjudicao
Se a inteno de Adjudicao por lotes a diferentes Fornecedores: seleccionar os lotes a adjudicar e respectivos valores de Adjudicao.
Indicar data limite de entrega dos Documentos de Habilitao Seleccionar se se pretende anexar documentos
O NCA anexa a Solicitao de Adjudicao
Seleccionar que No deseja registar uma No Adjudicao.
Seleccionar que se deseja registar uma No Adjudicao. Escrever motivo da No Adjudicao.
Seleccionar Concluir
O Submenu Cauo pode definir e editar Caues por Lote (s) ou por Fornecedor (es).
Definir Cauo de forma individual: seleccionar apenas um Lote ou Fornecedor
Definir Cauo de forma colectiva Seleccionar vrios lotes ou vrios Fornecedores em simultneo
Seleccionar Definir Cauo
Preencher a Designao da Cauo, o Valor da Cauo e o Modo de Prestao da Cauo
Registar Cauo
Sempre que forem associadas Caues a um Procedimento, os Fornecedores sero notificados das mesmas aquando da notificao da Inteno de Adjudicao. O Submenu Minuta do Contrato permite criar Minutas por Lote (s) ou por Fornecedor (es) e responder a possveis Reclamaes das Minutas.
Criar Minuta de forma individual: seleccionar apenas um Lote ou Fornecedor
Criar Minuta de forma colectiva Seleccionar vrios lotes ou vrios Fornecedores em simultneo
Seleccionar Criar Minuta
Preencher a Designao da Minuta (Nova Minuta do Contrato) (Template pr-definido) (Minuta do Contrato j existente) (Upload da Minuta do Contrato)
O NCA anexa a Minuta de Contrato
Seleccionar Concluir
S depois de concluindo o anterior processo que as Minutas sero disponibilizadas ao Fornecedor aquando da Notificao da Inteno de Adjudicao.
O Submenu Despacho de Adjudicao permite elaborar o Despacho de Adjudicao.

Seleccionar Procedimento que se deseja elaborar Despacho de Adjudicao
Criar Documento (Despacho de Adjudicao) (Template pr-definido) (Despacho de Adjudicao j existente) (Upload do Despacho de Adjudicao)
O NCA anexa a Notificao de Adjudicao
Seleccionar Criar
O Submenu Assinatura de Documentos permite assinar Relatrios Preliminares, Relatrios Finais, Minutas do Contrato e Despachos de Adjudicao que j se encontrem concludos.
Seleccionar Mostrar Documentos
Seleccionar Documentos que se pretende assinar
Clicar assinar seleccionados
Adjudicao
Este menu permite registar Decises de Adjudicao, notificar os Fornecedores das Decises de Adjudicao, consultar elementos da Cauo, Adjudicar e Caducar. Depois de escolhido o Procedimento, no Submenu Registar Adjudicao possvel consultar os documentos da Deciso de Adjudicao (ou da Deciso de No Adjudicao) e enviar
para Aprovao (escolhendo a opo Enviar para Aprovao. O Submenu Adjudicao em Aprovao possibilita a aprovao ou recusa da Deciso de Adjudicao. Caso a Deciso de Adjudicao seja aprovada o procedimento passa para o Submenu Adjudicao Aprovada. Ao invs e caso a Deciso de Adjudicao seja recusada o procedimento passa para Submenu Adjudicao Recusada, tendo que mencionar o motivo da recusa. No Submenu Adjudicao Aprovada possvel notificar os Concorrentes da Deciso de Adjudicao, ver se as Caues j foram prestadas e se as Minutas j foram disponibilizadas. possvel ainda Caducar Adjudicaes ou proceder a uma No Adjudicao.
Notificar Deciso de Adjudicao Caducar Deciso de Adjudicao
Seleccionar Notificar Seleccionar Lista de Fornecedores a notificar
Seleccionar Caducar Seleccionar Adjudicatrios para os quais deseja caducar a Deciso de Adjudicao Colocar Motivo
Confirmar Notificao
Submeter
Depois de Caducar uma Deciso de Adjudicao o Procedimento muda para o Menu Preparao da Adjudicao, onde possvel elaborar uma nova Inteno de Adjudicao e definir novas Caues ou Minutas.
Proceder No Adjudicao
Proceder Adjudicao
Seleccionar No Adjudicar Colocar Motivo da No Adjudicao
Adjudicar Confirmar Adjudicao
Submeter
no Submenu Documentos de Habilitao que possvel desencriptar e publicar os Documentos de Habilitao. possvel ainda caducar Decises de Adjudicao, prorrogar datas de Entrega dos Documentos de Habilitao, registar Audincias Prvias sobre os Documentos de Habilitao e adjudicar Procedimentos.
Verificar se os Adjudicatrios j enviaram os Documentos de Habilitao
Clicar Por Desencriptar
Seleccionar que se deseja desencriptar o procedimento
Seleccionar pasta do Certificado do procedimento e seleccionar Abrir Seleccionar pasta onde se pretende guardar os documentos e Salvar Processo Terminado
Prorrogar data entrega dos Documentos de Habilitao
Publicar os Documentos de Habilitao
Seleccionar Prorrogar Data Indicar nova Data Limite
Seleccionar Publicar Documentos Seleccionar que se pretende publicar os Documentos de Habilitao
Clicar Prorrogar
Contratos
Este Menu permite criar e celebrar Contratos com os Adjudicatrios.
Seleccionar Procedimento pretende criar contrato
Anexar os contratos desejados para cada adjudicatrio O NCA anexa o Contrato assinado por ambas as partes
Seleccionar Criar
O Submenu Contratos Criados permite editar Contratos e envi-los para Aprovao. Depois de enviada para Aprovao os Contratos so assinados no Submenu Assinatura de Contratos.
Seleccionar contratos que se pretende assinar

Clicar assinar seleccionados
Depois de assinadas os contratos, estes passam a estar no Submenu Contratos em Aprovao. Este submenu permite aprovar ou recusar Contratos. Se a inteno for aprovar o contrato e enviar para o fornecedor o procedimento passa para o Submenu Contratos Aprovados. Ao invs se o contrato for recusado o procedimento passa para Submenu Contratos Recusados, tendo que mencionar o motivo da recusa.
1.4 Outros
1.4.1 Procedimento com Anuncio Obrigatrio O Procedimento com Anuncio Obrigatrio executado em formato papel. semelhana dos procedimentos celebrados por Ajuste Directo Regime Geral, ou por Concurso Pblico o procedimento a adoptar para a aquisio de bens e servios, antes da execuo de todo o procedimento o de solicitar uma Ficha de Abertura de Procedimento27 no NCA relativa ao Procedimento com Anuncio Obrigatrio. Depois de preenchida a respectiva ficha de abertura e entregue no NCA, so seguidos todos os passos anteriormente j expostos no ponto 1.3.2 relativo explicao da Ficha
27
Ficha de Abertura de Procedimento Procedimento com Anuncio Obrigatrio

de Abertura de Procedimento, com excepo do ponto relativo verificao do valor acumulado de 75.000,00. Tendo por base a informao constante na Ficha de Abertura de Procedimento, o NCA elabora o Oficio de Solicitao de Abertura de Procedimento para ser devidamente autorizado pelo CG (autorizao da despesa/escolha do procedimento/nomeao de Jri e aprovao das peas do procedimento). Aps o respectivo despacho (se autorizado) o NCA atribui o nmero de AD ao procedimento. com base na ficha de abertura de procedimento e no Oficio de Solicitao de Abertura de Procedimento que o procedimento iniciado. O NCA envia posteriormente (s) entidade (s) o (s) Convite (s),acompanhado do respectivo Caderno de Encargos. Em simultneo, procede publicao de anncio do procedimento no site do IST (http://www.ist.utl.pt/pt/sobre-IST/informacaooficial/rcist/rcist2.html ). Os esclarecimentos sobre as peas do procedimento podem ser prestados e as rectificaes das mesmas at ao dia anterior ao termo fixado para a apresentao de propostas. Terminado o prazo para a apresentao de proposta (s)28 dada indicao ao Jri que a (s) Proposta (s) foi recepcionada (s) e so enviadas para sua apreciao. e respectiva execuo do Relatrio Preliminar. O Jri analisa e avalia (para efeitos de ordenao, atravs da aplicao do critrio de adjudicao) as propostas, podendo para o efeito pedir aos concorrentes esclarecimentos sobre as mesmas. No caso em que haja lugar a negociao (indicao de opo da entidade adjudicante expressa no convite) os concorrentes devero ser notificados com uma antecedncia
28
Os documentos que constituem a proposta so apresentados por qualquer meio escrito

mnima de dois dias, da data, hora e local. De cada sesso de negociao lavrada a respectiva Acta. Terminada a negociao, notificam-se os concorrentes (prazo fixado para o efeito) para apresentarem as verses finais das propostas. Aps a analise e a avaliao da (s) proposta (s) o Jri elabora fundamentadamente o Relatrio Preliminar no qual deve propor a ordenao das propostas e excluso das mesmas. O jri envia o relatrio preliminar a todos os concorrentes, fixando-lhes um de 3 dias uteis, para que se pronunciem, ao abrigo do direito de audincia prvia. Seguidamente, o jri elabora um Relatrio Final devidamente fundamentado. No caso em que o relatrio final resulte uma alterao da ordenao das propostas constante do relatrio preliminar, o jri procede a nova audincia prvia. O Relatrio Final juntamente com o ofcio da Deciso de Adjudicao (elaborado pelo NCA) enviado ao CG para aprovao. Caso o procedimento a celebrar seja de valor igual ou superior a 25.000,00 obrigatrio a reduo a escrito do contrato. Neste caso, juntamente Deciso de Adjudicao, Relatrio Final remetida tambm a minuta do contrato para aprovao do CG. Caso seja exigvel cauo esta solicitada de aprovao na Deciso de Adjudicao. Deve ser sempre exigida a prestao de cauo quando o preo contratual for de valor superior a 75.000,00, salvo disposio em contrrio nas peas do procedimento. O NCA elabora a Notificao de Adjudicao para que os concorrentes sejam notificados do Relatrio Final, da minuta do contrato a celebrar e do pedido de prestao de cauo (caso seja aplicvel). ainda fixado na Notificao de Adjudicao um prazo de 10 dias uteis para a comprovao da prestao da cauo, bem como um prazo de 5 dias uteis para reclamao da minuta do contrato.
Caso existe a prestao de cauo, o contrato a celebrar apenas efectuado depois da devida prestao da cauo. O contrato a celebrar segue os mesmos trmites que a celebrao do contrato por Procedimento Geral, ou seja, desde a formalizao de dois exemplares ao envio de um exemplar devidamente autenticado. Findo este procedimento, o IST elabora a Requisio Externa para ser enviada firma (acompanhada de uma folha de rosto). O procedimento fica a aguardar que a entrega de material ou a execuo do servio seja efectuada. Posteriormente, a factura e demais documentos contabilsticos so entregues no NCA devidamente assinados pelo responsvel da aquisio de forma a confirmar a devida entrega de material ou execuo de servio. A Requisio original, bem como os originais dos documentos contabilsticos so enviadas para a AP, NEO ou Contabilidades Autnomas afim de ser efectuado o cabimento definitivo. Todo o restante processo arquivado no NCA, semelhana do arquivo do Procedimento Geral, Ajuste Directo Regime Geral e Concurso Pblico. 1.4.2 Contratao Abrigo do n 1 e n 2 do art. 5 do CCP Os procedimentos executados ao abrigo do n 1 do art. 5 do CCP so igualmente executados em formato papel. Encontram-se excludas, entre outras, da aplicao da Parte II do CCP a formao de contratos: Cujo objecto no seja susceptvel de estar submetido concorrncia de mercado (n 1 art. 5 CCP); s aquisies excludas de aplicao da II parte do CCP so aplicveis os princpios gerais e especiais do CPA. Deste modo, os contratos abrangidos pelo n1 do art. 5 do CCP, no lhe so aplicveis as disposies da Parte II do CCP, que regulam os procedimentos pr-contratuais (art. 16 ao 277 do CCP).
Estes procedimentos iniciam com a Ficha de Abertura de Procedimento que depois de preenchida e entregue no NCA, segue todos os passos anteriormente j expostos no ponto 1.3.2 relativo explicao da Ficha de Abertura, com excepo do ponto relativo verificao do valor acumulado de 75.000,00.
2 Armazm
O Armazm tem como objectivo proceder ao aprovisionamento e armazenagem de diverso material necessrio ao funcionamento regular dos servios do IST garantindo a gesto eficiente dos stocks. Para tal necessrio um conjunto de operaes que permitam o controlo das entradas e sadas de bens no Armazm e respectiva imputao de custos, asseguradas atravs da aplicao de Gesto de Stocks.
2.1 Regras Gerais de Funcionamento

De um modo geral, apresenta-se de seguida algumas competncias/funes, do funcionamento do Armazm, nomeadamente: Proceder atempadamente elaborao de listagens de material e quantidades a encomendar para garantir os stocks mnimos por norma a evitar ruptura de stock. Assegurar um armazenamento correcto dos bens existentes, criando uma disposio lgica e funcional que permite a rpida localizao e acesso aos artigos com mais rotatividade. Os bens mais antigos ou com prazos de validade esto devidamente referenciados para permitir que sejam utilizados primeiro e os bens de baixa rotatividade ou obsoletos esto em local de acesso mais reservado permitindo assim mais espao e funcionalidade no acesso ao material. Para facilitar o atendimento dirio dos utentes do armazm em tempo til os bens de maior rotatividade esto localizados em dois locais: um de fcil acesso que permite a entrega rpida do material e outro onde est guardada a maior quantidade do stock. No final do dia os funcionrios do armazm devem
repor nestes locais de fcil acesso o material que foi expedido nesse dia. O acesso ao armazm est vedado a pessoas estranhas ao servio. O material est armazenado em estantes devidamente ordenadas e identificadas de 1 a 27, com prateleiras de A a F, em dois balces de atendimento e um de apoio. Todo o material tem um ou dois locais de armazenamento devidamente atribudos, existindo um esquema com a localizao do material em cada estante. Proceder recepo e controlo da qualidade e quantidade dos bens adquiridos para stock de armazm atravs do lanamento na aplicao de Gesto de Stocks dos documentos de entrada de material (Entrada de Stocks). Assegurar o lanamento dirio das requisies internas na aplicao de Gesto de Stocks (Guias de Consumo) para apuramento dos consumos efectuados pelos diversos Centros de Custo ou Projectos e consequente emisso mensal de Notas de Imputao ou Facturas. Proceder a contagens fsicas peridicas para conferncia e correcto apuramento de existncias. Estas contagens devem ser feitas mensalmente para rpida deteco de eventuais discrepncias de quantidade entre as contagens fsicas e as quantidades existentes em stock na aplicao. Se houver diferenas devem fazer-se os respectivos acertos localizando possveis erros de lanamento nas guias de consumo: efectuar as respectivas DC (devolues de consumo) ou lanar em GC (guia de consumo) os bens que por lapso constem na requisio interna e no tenham sido lanados. Se no for possvel detectar a origem da diferena de quantidades proceder-se- aos acertos atravs de documentos de Quebras ou Sobras de stocks. Proporcionar aos servios requisitantes informao imediata sobre o custo dos consumos efectuados e garantir a actualizao imediata do valor das existncias e preo unitrio dos bens em armazm.
2.2 Aquisio de Material

aberto, anualmente, um Concurso Pblico para aquisio da maior parte do material existente em stock que inclui quase todo o material de escritrio para consumo
administrativo no IST. Este procedimento visa repor stocks por um ano e contempla algumas entregas parcelares de material como por exemplo o papel para fotocpia e impresso. O restante material como por exemplo artigos de limpeza (detergentes, esfreges, baldes, esfregonas, etc), artigos de conservao e manuteno (lmpadas, pilhas, extenses, etc) e artigos para laboratrio (luvas de latex, lcool, acetona), so adquiridos atravs de Ajuste Directo (simplificado ou de regime geral conforme a necessidade e os valores em causa). Os consumveis de informtica devido a existir uma enorme variedade de impressoras e outros equipamentos e tambm ao facto de serem artigos com prazo de validade que facilmente se podem tornar obsoletos, no existem em stock pelo que tm que ser encomendados atravs de requisio interna entregue at ao 15 dia de cada ms no NCA. Estes pedidos devero ser feitos atempadamente (assim que um consumvel for colocado no equipamento deve ser pedido outro para sua substituio ou ter sempre um de reserva, tendo em conta as necessidades de consumo de cada servio), para que aps a recepo de todas as requisies sejam aferidas as quantidades e referncias necessrias para abertura do procedimento mensal para aquisio deste material. Artigos de informtica, como por exemplo: Cds, DVDs, pens, ratos, etc existem em stock e podem ser requisitados directamente no armazm. O armazm tem em stock artigos de tipografia de uso comum com o logo do IST: envelopes diversos, papel de carta, cartes de cumprimentos. Os servios que queiram adquirir este tipo de artigo personalizado com o nome do servio e cartes de visita em nome individual devem encomend-los atravs de requisio interna e entregar mensalmente no NCA, num processo semelhante ao dos artigos de informtica. Normalmente feito um procedimento mensal para aquisio destes artigos, isto se a quantidade de material encomendado o justificar, podendo este prazo ser alargado se no houver encomendas suficientes para abertura de um procedimento de aquisio (juntar vrios pedidos para obteno de melhores preos e racionalizar a abertura dos procedimentos).
Existem ainda outros artigos que embora constem na listagem de artigos de Economato no existem em stock devido sua especificidade e tambm precisam de ser encomendados, como por exemplo: quadros de porcelana ou corticite, material de proteco e segurana (sapatos, botas). A encomenda de alguns destes artigos devido ao peso e volume podem originar entregas directas nos vrios servios. Se for caso disso, a requisio interna deve mencionar o local de entrega e o contacto da pessoa responsvel pela recepo do material. Aps a recepo e conferncia do material a pessoa responsvel deve entregar o mais breve possvel o documento deixado pelo fornecedor (factura/Guia Remessa) no armazm, devidamente assinado para confirmar a entrega do material, para que o funcionrio do armazm possa efectuar na aplicao os correspondentes movimentos de stock (entrada e sada, ES e GC respectivamente). Se houver diferenas de quantidade ou qualidade entre o material solicitado ao armazm e o entregue directamente pelo fornecedor a pessoa responsvel deve imediatamente contactar um funcionrio do armazm para que este possa tomar as devidas providncias para troca ou devoluo do material. Os pedidos de entregas directas de 50 ou mais resmas de papel A4 80 grs branco para fotocpia ou impresso podem ser entregues no armazm semanalmente, indicando o local de entrega e a pessoa responsvel. Aps a recepo das resmas de papel tambm obrigatria a entrega da guia deixada pelo fornecedor devidamente assinada no armazm. Semanalmente o armazm faz dois pedidos de entregas directas ao fornecedor: s teras e s quintas. A encomenda de qualquer destes artigos tem que ser feita individualmente: uma requisio para artigos de informtica, uma requisio para artigos de tipografia e assim sucessivamente.
O armazm procede anualmente aquisio de agendas e memorandos para o ano seguinte. Estes artigos tambm tm que ser encomendados atravs de requisio interna entregue no armazm at dia 30 de Setembro de cada ano, indicando as quantidades de cada artigo e o tipo de agenda pretendida (A5 e A4). 2.2.1 Recepo de Material em Armazm Nota de Encomenda Aps a aquisio do material, o NCA lana a requisio oficial na aplicao informtica como Nota de Encomenda (NE). A requisio oficial, de seguida, entregue no armazm para posterior confirmao, aquando da entrega do respectivo material (Guia de Remessa). Recepo de material (Entrada de Stock) Os bens entregues em armazm tm que ser acompanhados de guia de remessa ou factura com indicao da requisio oficial a que se referem. Procede-se ento conferncia qualitativa e quantitativa dos bens devendo o documento assinado para o fornecedor levar o carimbo de Recebido, sujeito a conferncia. Se o material estiver de acordo com o mencionado na Nota de Encomenda e depois de devidamente conferido regista-se a sua entrada em stock. Fica assim efectuada a entrada do material em stock, associado respectiva nota de encomenda. Quando a encomenda estiver completa (pode ter s um ou vrios documentos de recepo de material), colocado um carimbo de Encomenda completa, com data e assinatura do funcionrio e arquivam-se todos documentos do fornecedor (guias de remessa ou cpia da factura) com a respectiva nota de encomenda. Se o material j vier com cdigo de barras do fornecedor ser-lhe- atribudo um cdigo alternativo associado ao cdigo do artigo que permite o reconhecimento do material pelo scanner. Se no tiver deve ser etiquetado com os cdigos de barras emitidos pela
aplicao. Segue ento para arrumao no armazm, no local de armazenagem respectivo. Se for material previamente encomendado (ex: toneres e tinteiros) para sair imediatamente, deve ser dividido e reservado de acordo com as requisies internas, j lanadas como Guias de Consumo e fica a aguardar o respectivo levantamento no balco de apoio. Se houver discrepncia entre o material entregue e o encomendado ou material que no esteja nas devidas condies deve fazer-se assim que for possvel a reclamao formal ao fornecedor ou se for caso disso, uma devoluo ao fornecedor. Devoluo ao fornecedor: Se aps a entrada do material se verificar que o mesmo no estava nas devidas condies ou se tem algum problema que no foi detectado na recepo (por exemplo: corresponder ao pedido mas estar avariado ou estragado), informa-se o fornecedor e fazse a respectiva devoluo. O material em causa fica devidamente separado e guardado em local prprio para o efeito a aguardar o levantamento pelo fornecedor que aps a recolha enviar a respectiva nota de crdito, ou proceder troca do material, que ser posteriormente associada DF. Recepo em Armazm sem Nota de Encomenda (Fundo de Maneio) Algumas entradas de material podero ter origem em aquisies por Fundo de Maneio. Nestes casos a recepo feita directamente sem ser associada a nenhuma nota de encomenda: Lanamento de documentos em Facturas de Fornecedor: Todas as recepes de material tm que vir acompanhadas do respectivo documento de fornecedor que pode ser guia de remessa ou de entrega, factura ou VD. Todos estes documentos sero lanados em Facturas de Fornecedor (mesmo o material que j entrou com factura) para permitir que os artigos requisitados em cada guia de consumo possam ser associados com a respectiva factura de fornecedor (relao entrada/sada FIFO).
2.2.2 Levantamento de Material no Armazm Para levantamento do material em stock os funcionrios devem dirigir-se ao Armazm durante o horrio normal de expediente e requisitarem o material necessrio mediante a apresentao de requisio interna devidamente aprovada e assinada no concordo pelo responsvel do servio requisitante. As requisies devem ser preenchidas de forma bem legvel e sem rasuras de modo a identificar claramente os bens e quantidades requisitados. tambm necessrio e imprescindvel a apresentao do carto de Centro de Custos/Projecto no acto de levantamento do material. No caso de haver mais do que uma pessoa autorizada a assinar as requisies internas essa informao deve constar no verso do carto. O funcionrio do Armazm verifica os dados da requisio interna (CCustos/Projecto, Unidade de Explorao e assinatura do responsvel) com o carto e separa o material. Este tem que ser conferido e verificado se est em perfeitas condies, quer pelo funcionrio do armazm quer pelo requisitante no acto do levantamento, assinando a requisio interna no campo recebi com assinatura legvel. Quando o material a requisitar (deve ser preenchida uma linha para cada artigo) for em quantidade superior s linhas da requisio interna existe um impresso de anexo requisio interna formato A4 onde pode ser discriminada a listagem de todo o material. Este anexo tem que estar associado a uma req. interna (ter o mesmo n) e estar assinado no concordo pelo responsvel e no recebi pelo requisitante tal como a requisio a que diz respeito. Lanamento da Guia de Consumo O requisitante entrega o original e duplicado da requisio (folha branca e folha verde) ao funcionrio do armazm que d sada do material com o scanner, originando a respectiva Guia de Consumo e talo que emitido em duplicado (um para ficar agrafado requisio interna e outro para ser entregue ao requisitante).
Este movimento abate ao stock o material expedido. A requisio carimbada com um carimbo de lanado com a data e assinatura do funcionrio e escrito o n sequencial de GC gerado pela aplicao. Lanamento da Devoluo de Consumo Todas as guias de consumo so conferidas e por vezes so detectados erros no lanamento que podem ser diferena de quantidades ou no cdigo do artigo (quando lanado manualmente). Quando isto acontece feita uma contagem fsica aos artigos em questo e se se verificar a diferena de stocks faz-se o respectivo acerto atravs de uma devoluo de consumo, ou seja devolve-se o artigo que saiu indevidamente (DC) e se for caso de troca, lana-se o artigo correcto em nova guia de consumo. Estes acertos so feitos prioritariamente no prprio ms em que ocorrem, antes do apuramento dos consumos mensais e gerao das Notas de Imputao/facturas. Excepcionalmente pode haver necessidade de fazer devolues de consumo de artigos requisitados em meses j passados mas nestes casos o valor da devoluo no pode ser superior ao valor da despesa da entidade nesse ms, dado que as DF originam um crdito na Conta Corrente. Alm das DF originadas em erros de lanamento pode haver DF devido a troca de material, o servio requisitante pode devolver ou trocar material se a troca ou devoluo for feita no mesmo ms em que o material foi levantado no armazm e se estiver em perfeitas condies, dentro da embalagem original. No se aceitam trocas ou devolues de artigos utilizados indevidamente. Na requisio interna escreve-se o n sequencial de DC gerado pela aplicao.
2.3 Notas de Imputao

Mensalmente so conferidas todas as Guias de Consumo com a respectiva requisio interna e feitos os acertos necessrios para o apuramento fidedigno dos consumos de cada entidade e do respectivo valor. Aps estas conferncias so geradas as Notas de Imputao ou Factura (quando se tratar de entidades cujo NIF seja diferente do NIF do IST).
Direo Financeira Volume: 2.2 rea Financeira e Patrimonial
Captulo: 3 - Ncleo de Compras e Aprovisionamento Reviso n. Data:

Descrio do Processo: Aquisio de Bens e Servios Responsvel
Bruno Almeida Nuno Gonalves Domingos Profano Ana Cardoso Isabel Barbosa Isabel Alexandre Rui Quintas Joo Pires Maria Correia Ricardo Veloso
Identificao (processo, subprocesso procedimento)
Fluxo do processo Como se procede Resultad o/ registo Recepciona do de: Expedido para: Quem valida Quem aprova
1.3.1.1 Ajuste Directo Regime Simplificado
Diariamente Aps construo do processo
Conferncia de Oramentos, Envio Requisio Externa ao fornecedor, e recepo/submisso da factura atravs da Plataforma Central de Compras Conferncia de Oramentos, Envio Requisio Externa ao fornecedor, e recepo/submisso da factura atravs da Plataforma Central de Compras
Aquisio bem e/ou servio
Responsvel do Centro Custo/projecto
Contabilidades Autnomas / Ncleo de Projectos
Coordenadora NCA
Idem ao ponto anterior
1.3.1.2 Procedimento Simplificado
Coordenadora NCA
Responsvel

1.3.1.3 Procedimento Geral


Anlise do processo iniciado na plataforma Central de Compras e execuo do procedimento Verificao da Ficha de Abertura de Procedimento e execuo do procedimento em formato papel e lanamento na plataforma Gatewit Verificao da Ficha de Abertura de Procedimento e execuo do procedimento em formato papel e lanamento na plataforma Gatewit Verificao da Ficha de Abertura de Procedimento e execuo do procedimento em formato papel e lanamento na plataforma Gatewit
Resultad o/ registo
Recepciona do de:
Expedido para:
Contabilidades Autnomas / Ncleo de Projectos Contabilidades Autnomas / Ncleo de Projectos
Quem valida
Quem aprova
Responsvel do Centro Custo/projecto Conselho de Gesto
Deolinda Lopes
Coordenadora NCA
Susana Penaguio Ana Bela Pereira Hugo Santos Srgio Magalhes
1.3.2.1 Ajuste Directo Regime Geral
Aps Recepo Ficha Abertura Procedimento
Coordenadora NCA
Conselho de Gesto
1.3.2.2 Concurso Pblico
Coordenadora NCA
Conselho de Gesto
1.3.2.3 Concurso Pblico Urgente
Coordenadora NCA
Conselho de Gesto
Responsvel

1.4.1 Procedimento com Anncio Obrigatrio

Aps Recepo Ficha Abertura Procedimento Aps Recepo Ficha Abertura Procedimento ou Aps construo do processo

Verificao da Ficha de Abertura de Procedimento e execuo do procedimento em papel e lanamento na pgina IST Verificao da Ficha de Abertura de Procedimento e execuo do procedimento em formato papel; Anlise do processo iniciado na plataforma Central de Compras
Resultad o/ registo
Recepciona do de:
Expedido para:
Quem valida
Quem aprova
Deolinda Lopes Susana Penaguio
Coordenadora NCA
Conselho de Gesto
Hugo Santos Srgio Magalhes Rui Quintas
1.4.2 Contratao ao abrigo do n1, art. 5 do CCP
Coordenadora NCA
Responsvel do Centro Custo/projecto Conselho de Gesto
Descrio do Processo: Armazm

Identificao (processo, subprocesso procedimento) Fluxo do processo Quando se procede / prazo Como se procede Resultado/ registo Recepcionado de: Expedido para: Quem valida Quem aprova
Responsvel
Teresa Morais Ana Lcia Freire 2.2.1 - Recepo de material em Armazm
De acordo com o prazo acordado com o fornecedor
Lanamento da Requisio Externa na aplicao de Gesto de Stocks; e Recepo e conferncia do material e registo da sua entrada em stock Mediante apresentao da Requisio interna; Sada do material de armazm originando a respectiva Guia de Consumo Conferncia de Guias Consumo com a Req. Interna e gerao das Notas Imput./facturas
Entrada em Stock Material
Fornecedor
Armazm
Teresa Morais
Ana Lcia Freire
Carla Reis Isaura Ramos
2.2.2 Levantamento de material no Armazm
Diariamente 10h 12h 14h-16h
Sada em Stock Material Levantament o Imputao de Custos
Armazm
Funcionrios IST
Carla Reis Isaura Ramos
Ana Lcia Freire
Ana Paula Nunes
2.3 Notas de Imputao/Facturao
Mensalmente , at ao dia 10 de cada ms
Armazm
Ana Paula Nunes
Ana Lcia Freire

Volume 2.2 Orçamento e Património 28.5.2012

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Manual de Procedimentos

Volume 2.2 rea Oramental e Patrimonial

Direo Financeira Volume: 2.2 rea Oramental e Patrimonial

Captulo 2 Ncleo do Patrimnio .................................................................................... 22

Processo 7 Doaes .............................................................................................................. 31

Processo 8 Amortizaes....................................................................................................... 33 Mapas dos Processos Apresentados ........................................................................................ 34

Direo Financeira Volume: 2.2 rea Oramental e Patrimonial

Captulo 3 Ncleo de Compras e Aprovisionamento ...................................................... 42

1.3 - Plataformas ..................................................................................................................................... 77

1.4 Outros .......................................................................................................................................... 117

2.3 Notas de Imputao ..................................................................................................................... 128

Mapas dos Processos Apresentados ...................................................................................... 129

Verso 00-12 Data: Junho de 2012

Elaborado por: Ana Guimares Verificado Aprovado Pgina: 3

Direo Financeira Volume: 2.2 rea Oramental e Patrimonial

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Verso 00-12 Data: Junho de 2012

Elaborado por: Ana Guimares Verificado Aprovado Pgina: 5

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Verso 00-12 Data: Junho de 2012

Elaborado por: Ana Guimares Verificado Aprovado Pgina: 7

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Verso 00-12 Data: Junho de 2012

Direo Financeira Volume: 2.2 rea Oramental e Patrimonial

OE POCED RCIST RE RUTL SIGO TC TP U. E.

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Lei 91/2001, de 20 de Agosto

Portaria n 701-B/2008, de 29 de Janeiro

Portaria n 701-C/2008, de 29 de Janeiro

Verso 00-12 Data: Junho de 2012

Elaborado por: Ana Guimares Verificado Aprovado Pgina: 10

Direo Financeira Volume: 2.2 rea Oramental e Patrimonial

Portaria n 701-F/2008, de 29 de Janeiro Portaria n 701-G/2008, de 29 de Janeiro

Portaria n 701-H/2008, de 29 de Janeiro

Portaria n 701-J/2008, de 29 de Janeiro

Decreto-Lei n 442/91, de 15 de Novembro

Despacho n 10695/2011, do IST publicado no DR, 2 serie n 164- 26 Agosto de 2011

Verso 00-12 Data: Junho de 2012

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Direo Financeira Volume: 2.2 rea Oramental e Patrimonial

Mapa de Actualizao do Documento

Rever legislao e adequao dos processos

Capitulo 3 Ncleo de Iria Fernandes Compras e Aprovisionamento

Verso 00-12 Data: Junho de 2012

Elaborado por: Ana Guimares Verificado Aprovado Pgina: 12

Direo Financeira Volume: 2.2 rea Oramental e Patrimonial

Captulo: 1 - rea Oramental Reviso n. Data:

Captulo 1 rea Oramental

Subprocesso 1.1 Custos com o Pessoal

Processo 2 Execuo Oramental

Processo 3 Cumprimento dos normativos da Lei do OE

Verso 00-12 Data: Junho de 2012

Direo Financeira Volume: 2.2 rea Oramental e Patrimonial

Captulo: 1 - rea Oramental Reviso n. Data:

Processo 5 Elaborao de Mapas para a RUTL

Processo 6 Informao ao MEC-GPEARI

Processo 7 Envio de Informao ao TC

Processo 8 Envio de Informao IGF

Verso 00-12 Data: Junho de 2012

Direo Financeira Volume: 2.2 rea Oramental e Patrimonial