Chapitre 1 : la comptabilit de caisse

La comptabilit de caisse
l'origine de la comptabilit de caisse se trouve l'ide que, pour limiter les risques de dtournement, Seul le caissier doit tre seule une personne (ventuellement plusieurs), le habilit percevoir et verser caissier, doit tre habilite percevoir de l'argent et effectuer des paiements pour le compte de l'entreprise. de l'argent pour le compte de Les diffrents responsables de l'entreprise n'ont pas ce pouvoir et ils ne peuvent que donner des ordres au l'entreprise caissier, celui-ci n'ayant de son ct aucun pouvoir d'initiative et ne devant qu'excuter les ordres. Pour viter les contestations, seuls les ordres crits sont valables. Pour contrler les mouvements d'argent, il suffit alors de contrler le caissier. Pour cela, le plus efficace est d'enregistrer systmatiquement les entres et sorties en caisse partir de documents justificatifs. Par exemple, lorsqu'un client paye la caisse, il exige un reu ou un ticket, soit pour prendre possesion de son achat, soit pour viter d'tre accus de vol. De mme, le caissier n'accepte de donner l'argent de la caisse son responsable qu'en change d'un reu. Tous ces documents mis ou reus par le caissier sont des pices justificatives qui vont tre enregistres par le comptable. La comptabilit telle que nous la connaissons est ainsi ne de la conjonction de trois facteurs : Une relation fondamentale Pour toute priode, la relation suivante est toujours vrifie : Encaisse de dbut + encaissements = dcaissements + encaisse de fin

Cette galit signifie simplement que, si l'on considre une priode, au dbut il pouvait y avoir de l'argent dans la caisse (encaisse de dbut), puis de l'argent est entr (encaissements). Cet argent est ncessairement soit sorti (dcaissements), soit rest dans la caisse (encaisse de fin). Cette galit peut galement s'crire : Encaisse de fin = encaisse de dbut + encaissements dcaissements

Francix Malherbe

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Ainsi, si l'encaisse de dbut est connue et si les pices justificatives d'encaissements et de dcaissements sont disponibles, il suffit de compter l'encaisse de fin de priode pour vrifier l'absence de dtournement de la part du caissier. Un principe de prcaution Pour que le contrle soit efficace, il ne suffit pas que toutes les oprations d'encaissements et de Toutes les critures doivent dcaissements soient rgulirement enregistres et tre passes rgulirement de bases sur des documents justificatifs, il faut galement que les critures ne puissent pas tre manire chronologique modifies aprs la vrification de la caisse car, sinon, il faudrait vrifier nouveau toutes les oprations depuis la cration de l'entreprise chaque contrle. Aussi, l'un des principes de base de la tenue des comptes est que toutes les critures doivent tre passes rgulirement de manire chronologique, tout retour en arrire devant tre rendu impossible, les ventuelles erreurs tant, non pas effaces, mais annules par des critures de sens contraire. Un problme pratique Au moment de la naissance de la comptabilit les calculatrices n'existaient pas et le moyen le plus simple pour additionner des entres comptes positivement et des sorties comptes ngativement tait de sparer les entres des sorties de manire n'avoir qu'une seule soustraction faire. Par exemple, supposons que l'on dsire enregistrer les oprations suivantes : Apport en capital Achat de marchandises Vente de marchandises Achat de marchandises Paiement d'un salaire Vente de marchandises 900 800 1000 400 200 300

Il faudrait faire les calculs suivants : Apport en capital Achat de marchandises Vente de marchandises Achat de marchandises Paiement d'un salaire Vente de marchandises + 900 800 + 1000 400 200 + 300

Ce genre de calcul n'est pas facile faire la main, surtout si les chiffres sont nombreux. La solution ce problme a consist enregistrer les entres et les sorties de manire chronologique, mais sparment dans des colonnes diffrentes. Le total des entres et celui des sorties pouvaient

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ainsi simplement tre effectus sparment et la seule soustraction consistait faire la diffrence entre ces deux totaux. Les entres ont t naturellement enregistres dans la colonne de gauche puisqu'elles ont ncessairement lieu avant les sorties et que, en Italie, pays d'o est issu le premier ouvrage de comptabilit, on crit de gauche droite. Les sorties ont donc t enregistres dans la colonne de droite. + Apport en capital Achat de marchandises Vente de marchandises Achat de marchandises Paiement d'un salaire Vente de marchandises Total 900 800 1000 400 200 300 2200 1400

Dbit, crdit, solde

Mais les comptables ont donn aux colonnes des noms qui font rfrence aux pices justificatives servant de base aux enregistrements dans les comptes. Ainsi, la colonne de gauche, celle des entres, a pris le nom de dbit, la colonne de droite celui de crdit.

Le mot dbit indique que le caissier doit rendre l'argent entr dans sa caisse

Le mot dbit correspond au verbe latin debere qui signifie devoir. Il indique simplement que le caissier n'est pas propritaire de l'argent qui entre dans sa caisse et qu'il doit donc pouvoir le rendre. Le mot crdit correspond au verbe latin credere qui signifie croire, il signifie qu'en change de toute sortie d'argent le caissier reoit une pice justificative qui lui permet d'tre cru lors d'un contrle.Un compte de caisse se prsente donc sous la forme suivante : Dbit Apport en capital Achat de marchandises Ventes de marchandises Achats de marchandises Paiement d'un salaire Vente de marchandises Solde Total 900 800 1000 400 200 300 800 2200 2200 Crdit

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Le comptable contrle la caisse sur la base de pices justificatives. Certains de ces pices justificatives sont dtenues par le caissier, elles sont mises par les responsables de l'entreprise qui lui ont demand d'effectuer un paiement, d'autres sont mises par le caissier et dtenues par ceux qui ont dpos de l'argent la caisse.

Les pices justificatives prsentent pour ceux qui les dtiennent le caractre d'une crance, au sens habituel du terme, et pour ceux qui les ont mis le caractre d'une dette. Pour s'en convaincre, il suffit de considrer que, si les comptables ne savaient pas calculer, un moyen simple de vrifier la caisse serait de :

Le mot crdit signifie qu'en change d'une sortie d'argent le caissier reoit une pice justificative qui lui permet d'tre cru lors d'un contrle

commencer par rembourser le caissier de ses dcaissements en change des pices justificatives qu'il dtient (crances du caissier sur l'entreprise / dettes de l'entreprise envers le caissier), lui demander ensuite de rendre les sommes qu'il a encaiss au nom de l'entreprise en change des pices justificatives dtenues par l'entreprise (crances de l'entreprise sur le caissier / dettes du caissier envers l'entreprise).

Mais les comptables savent calculer, aussi, pour viter cette vrification fastidieuse, ils ont invent le solde. Le solde du compte est, par dfinition, le montant qui quilibre le total des deux colonnes. Ici, il montre quel est le montant de l'encaisse la fin de l'exercice. Cependant, cela n'est vrai que s'il n'y avait aucune encaisse au dbut de l'exercice. En effet, sil y avait, par exemple, 500 dans la caisse en dbut dexercice, le montant de la caisse en fin dexercice ne serait pas 800 mais 800+500=1200.

Notons galement que le compte caisse est tenu du point de vue du caissier puisque la colonne "dbit" enregistre les dettes du caissier envers l'entreprise et non celles de l'entreprise envers le caissier.

Flux et stocks
Il faut souligner ici limportance du dcoupage du temps par les comptables en priodes appeles exercices et le lien qui est tabli entre les comptes de deux exercices conscutifs. Tout compte peut, en thorie, tre trait de deux manires diffrentes selon que l'on veut que son solde puisse tre interprt comme un flux ou comme un stock. Un flux correspond une priode, un stock une date. Ainsi, le total des encaissements pendant une anne correspond un flux, le montant de l'encaisse un instant donn, par exemple au moment de la vrification de la caisse, correspond un stock. Le mot stock est utilis ici dans

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un sens familier aux conomistes, plus large que celui qu'utilisent habituellement les comptables d'entreprise. Comme tout compte, le compte caisse peut donc tre trait soit comme un compte de flux, soit comme un compte de stock, selon ce que l'on cherche mesurer. La diffrence entre les deux rside dans la reprise ou non, du solde de clture l'ouverture de l'exercice suivant.

Le compte caisse est trait comme un compte de stock

Un compte de flux ne reprend pas le solde de l'exercice prcdent et son solde de fin d'exercice montre la diffrence entre les entres et les sorties, c'est--dire ici la variation d'encaisse. Un compte de stock reprend l'ouverture le solde de l'exercice prcdent et son solde en fin d'exercice correspond au montant de l'encaisse en fin d'exercice. Dans l'exemple suivant, le premier compte est un compte de flux, le second un compte de stock. Compte de caisse trait en flux Dbit Vente de marchandises Paiement d'un salaire Achat de marchandises Solde Total 800 300 400 100 800 800 Crdit

Compte de caisse trait en stock Dbit Solde de l'exercice prcdent Vente de marchandises Paiement d'un salaire Achat de marchandises Solde Total 800 800 300 400 800 1600 1600 Crdit

Ainsi de l'galit fondamentale : Encaisse de dbut + entres = sorties + encaisse de fin

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On peut dduire deux comptes, un compte de flux et un compte de stock. Dans le compte de stock, l'encaisse de dbut correspond au solde du compte de l'exercice prcdent.

Contrairement un compte de stock, un compte de flux ne garde pas de trace de ce qui s'est pass au cours des exercices prcdents. Le compte caisse est trait comme un compte de stock car il est plus intressant de connatre l'encaisse de fin d'exercice que la variation d'encaisse au cours de l'exercice. Notons que le solde du compte Caisse qui apparat dans la colonne Crdit de chaque exercice est repris dans la colonne Dbit de l'exercice suivant afin de pouvoir s'ajouter aux entres. Le compte caisse reprend donc dans sa colonne dbit non seulement les encaissements de l'exercice mais aussi l'encaisse de dbut d'exercice. Celle-ci est aussi l'encaisse de fin de l'exercice prcdent, c'est--dire le solde du compte caisse de l'exercice prcdent.

La banque
Le banquier est trait exactement de la mme manire que le caissier car il effectue le mme type d'oprations pour le compte de l'entreprise, le statut juridique tant ici sans importance. Ainsi, dans la comptabilit de l'entreprise, les versements sur son compte courant apparaissent au dbit du compte du banquier, ses paiements et prlvements apparaissant au crdit. Bien entendu, ceci peut apparatre quelque peu surprenant aux clients des banques que nous sommes car nos relevs de compte font apparatre les versements sur nos comptes courants au crdit et nos dpenses au dbit, c'est--dire exactement l'inverse de ce qui est fait dans le compte banque dans la comptabilit de l'entreprise. Cela est, en fait, tout fait normal car les relevs de

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compte que nous recevons sont des copies de comptes tenus du point de vue de la banque et non de notre point de vue. Comme le compte Caisse, le compte Banque est trait comme un compte de stock, c'est--dire que son solde la clture d'un exercice est repris l'ouverture de l'exercice suivant.

Ce texte n'engage que son auteur : Francis Malherbe

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