PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS

1. DESCRIPCIN DEL CONTENIDO

ITEM 1. 2. 3. 4. 5. 2. CONTROL DE FIRMAS

CONTENIDO CONTROL DE FIRMAS OBJETIVO ALCANCE ACTIVIDADES REGISTROS

P G 1 2 2 2 3

FIRMAS

FIRMA

FIRMA

FECHA:

16/03/2013

FECHA:

FECHA:

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a: 3. DESCRIPCIN DE LOS CAMBIOS

Vigenci

Cdig o:

GC - P1

Versi n:

VERSIN

ITE M

ASPECTO CAMBIADO

SOLICITANT E DEL CAMBIO

4. REFERENCIAS DE NORMATIVIDAD NORMA ISO 9001:2008 Sistemas de Gestin de Calidad Requisitos NORMA ISO 9000:2010 Sistemas de Gestin de Calidad Conceptos y vocabulario GTC 10013: 2002 Directrices para la documentacin del Sistema de Gestin de Calidad. 5. OBJETIVO Establecer los parmetros y criterios necesarios para gestionar los documentos y registros del Sistema de Gestin de la Calidad asegurando el uso adecuado y la disponibilidad continua de toda la documentacin, segn lo establecido en la Norma ISO 9001. 6. ALCANCE Este procedimiento aplica a todos los documentos y registros del Sistema de Gestin de la Calidad de SABANA MILK S.A 7. ACTIVIDADES 7.1 REALIZACIN Y ACTUALIZACIN

El proceso de realizacin, actualizacin y posterior revisin de los documentos y/o registros se realiza segn el siguiente

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Ver Anexo 1

7.2 DESARROLLO DE LAS ETAPAS

7.2.1 Elaboracin, modificacin, anulacin, control de cambios en la Documentacin Cuando surja la necesidad de elaborar, modificar anular un documento, el jefe o lder del proceso que lo requiera debe diligenciar la correspondiente Solicitud de Documentos GC-F1 y entregarla al analista de Calidad. Las modificaciones realizadas se registran de manera general en un archivo denominado control de cambios (solo se mantiene el ltimo cambio), donde se relaciona el cdigo, la versin, fecha de vigencia y una breve descripcin de las modificaciones que se realicen al documento. Cuando la elaboracin, modificacin anulacin, sea de un formato, se debe diligenciar la Solicitud de Documentos GC-F1, anexando la propuesta de cambio para el formato. La versin del formato cambia, sin afectar la versin del procedimiento o instructivo al cual se encuentre relacionado, siempre y cuando el cambio no afecte el procedimiento. Una vez se elaboran o modifican los documentos y registros, la accin realizada se divulga a travs de un correo electrnico y se publican para su uso. 7.2.2 REVISIN El Analista de Calidad revisa el documento y verifica que cumpla con las pautas dadas en este procedimiento, de ser necesario, podr realizar observaciones, comunicndolas al interesado, para cambiar el documento y finalmente registrar su firma en la casilla revis. Con esta firma, se entregan los documentos al Gerente General o al Gerente responsable de cada proceso para que revise su contenido y verifique la factibilidad de aplicacin del mismo (Recursos Disponibles). Los documentos del Sistema de Gestin de Calidad deben ser revisados mnimo cada tres (03) aos para su actualizacin y se ratificarn con la fecha de la revisin. 7.2.3 APROBACIN Una vez revisados los documentos por los involucrados, se otorga la aprobacin

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con la firma del Gerente Jefe responsable del proceso o el Gerente General en la casilla aprob. En caso, que el Gerente General no se encuentre (ausente del pas) la aprobacin de los documentos la realiza el representante de la direccin, o el representante legal. Para prevenir dificultades en la consulta de los documentos ante una falla del sistema informtico electrnico de la empresa, se imprime el original de cada uno de ellos con firmas de elaborado, revisado y aprobado, y se conserva en el archivo fsico del Sistema de Gestin de Calidad. 7.2.4 DIVULGACIN Una vez Gestin de Calidad aprueba los documentos, se protegen para su edicin en formato PDF (a excepcin de los formatos). Se publican las versiones vigentes en la red de SABANA MILK S.A donde se encontrarn disponibles para todos los usuarios de la empresa en modo de consulta, lectura, teniendo la posibilidad de imprimirlos en caso que lo requieran, pero, estas copias sin las firmas no sern controladas por el Sistema de Gestin de Calidad y cada usuario ser responsable de consultar siempre el documento vigente en red. Cada Gerente Coordinador de Proceso ser responsable de difundir e implementar los documentos propios de su trabajo, y se asegurar de que todos los documentos del Sistema de Gestin Calidad que aplican a su rea se encuentran establecidos, documentados, implementados y son mantenidos. En caso de requerir una copia firmada de cualquier documento del Sistema de Gestin de Calidad, sta debe ser solicitada al Analista de Calidad, quien colocar un sello de tinta azul de COPIA NO CONTROLADA en todas las hojas, esta copia no se actualiza ni tiene ningn tipo de control. 7.3 IDENTIFICACIN

Esta codificacin se aplica con independencia del objeto y naturaleza del documento o registro, es decir, la empresa agrupa procedimientos, instructivos, manuales, formatos, siguiendo esta pauta y su numeracin no tiene otro significado. Los documentos y registros del Sistema de Gestin de Calidad por medio de un cdigo como se describe a continuacin:
CODIFICACIN DE LOS DOCUMENTOS DEL SGC CDIGO XX-YZ Z

se identificarn

XX

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Sigla del Proceso

Tipo de documento

No. consecutivo

CODIFICACIN DE LOS PROCESOS Y SUBPROCESOS

ESTRATGICOS

GESTIN GERENCIAL RECOLECCIN

GG RC TR DR TH GC

MISIONALES APOYO EVALUACIN

TRANSFORMACIN DISTRIBUCIN TALENTO HUMANO GESTIN DE CALIDAD BPM

CODIFICACIN TIPOS DE DOCUMENTOS NOMBRE INICIALES MANUAL M DOCUMENTO D PROCEDIMIENTO P PLAN DE CALIDAD PC INSTRUCTIVO I FORMATO F EJEMPLO CODIFICACIN CDIGO GC-P1 P PROCEDIMIENTO

GC GESTIN DE CALIDAD

1 No 1

7.4 CONTENIDO 4.4.1 Los documentos del Sistema de Gestin de Calidad, deben contener los siguientes aspectos: Logo de SABANA MILK. Nombre del documento. Cdigo. Versin. Fecha de vigencia. Objetivo. Alcance. Actividades. Registros. Pginas enumeradas. Documentos relacionados (cuando apliqu

Nota 1: Los formatos slo deben contener logo, nombre, cdigo, versin y fecha de vigencia.

7.5 CONTROL DE LOS DOCUMENTOS 7.5.1 Emisin y Actualizacin de la Lista Maestra de Documentos y Lista Maestra de Registros. El Analista de Calidad es responsable de mantener una lista maestra de todos los documentos y registros emitidos y controlados del Sistema de Gestin de Calidad, este listado ser actualizado de acuerdo con la ltima versin emitida y aprobada. El Analista de Calidad, valida peridicamente las listas maestras para verificar que los documentos y registros referenciados corresponden a la ltima versin. Este listado permite observar el estado actual de la revisin de los documentos controlados emitidos. El Gerente o Coordinador de cada proceso informa a todos los usuarios del documento sobre la ltima versin actualizada. 7.5.2 DOCUMENTOS DE ORIGEN EXTERNO Los documentos de origen externo que controla la empresa son: Normas Vigentes o libros de consulta: El Coordinador de Proceso o a quien delegu es el responsable del control de las normas, verificndolas y actualizndolas peridicamente; se deben registrar en el formato Control de Documentos de Origen Externo GC-F2. Documentos legales: El Gerente General o a quien delegue es el responsable de controlar, verificar y actualizar las modificaciones de los documentos legales, los cuales se registran en el formato Control de Documentos de Origen Externo GC-F2. Si existen actualizaciones o versiones ms recientes, se retiran e identifican con un sello tinta azul de DOCUMENTO OBSOLETO (cuando se requiera conservarlas) o se destruyen para evitar el uso no intencionado de los mismos. En caso de generarse copias de estos documentos no se controlarn, slo el documento original. Estos documentos de origen externo no se codifican. 7.5.3 DOCUMENTOS OBSOLETOS Cuando el documento sea modificado o anulado, la versin anterior original del documento se almacenar para efectos de preservacin del conocimiento y/o efectos legales, se le colocar un sello con tinta azul de DOCUMENTO OBSOLETO y se mantendr en el archivo fsico de Gestin de Calidad, junto con la solicitud de documentos respectiva.
7.6 CONTROL DE REGISTROS

7.6.1 IDNTIFICACIN La identificacin de los registros generados dentro del Sistema de Gestin de Calidad se asegura mediante cdigos, tambin con un nmero consecutivo o incluyendo informacin relacionada que permita determinar su origen y dems aspectos necesarios para garantizar su validez como registro. Cada Gerente Coordinador de proceso es responsable de definir cules son los registros que se deben mantener en su rea. stos deben relacionarse en el documento asociado (procedimiento, instructivo, manual, polticas, etc.) y en la lista maestra de registros.

7.6.2 DILIGENCIAMIENTO

Los registros deben ser legibles, de fcil acceso para la consulta y protegidos para prevenir

el deterioro, modificaciones o prdidas. 7.6.3 Almacenamiento El almacenamiento se realiza teniendo en cuenta si se conserva la copia o el original del registro, la forma, si es magntico o en papel; la ubicacin es decir el sitio donde se encuentra almacenado y el responsable de mantener el registro. El encargado del almacenamiento debe verificar que se cumplan las recomendaciones enunciadas, para garantizar su correcto archivo. En el caso de los registros electrnicos se clasifican y almacenan en las carpetas del servidor o Intranet de acuerdo al rea que correspondan (la rutas especificas, se encuentran en la lista maestra de registros). 76.4 Proteccin Los registros fsicos se deben proteger contra dao y perdida, mantenindolos alejados de sitios hmedos, calor, luminosidad intensa, polvo, plagas, entre otros. Igualmente se deben utilizar carpetas, A-Z, flderes o cualquier otro sistema de archivo, el responsable del registro es el encargado de archivar correctamente la informacin. En el caso de los registros electrnicos, se protegen con permisos de acceso al servidor, con los cuales se habilita la entrada a la informacin competente al cargo que desempee cada trabajador. Estos permisos los asignar el responsable de Sistemas en el momento que las solicite y autorice el Gerente Coordinador del proceso respectivo. La empresa protege la integridad de sus datos almacenados en formato electrnico actuando sobre los siguientes aspectos de seguridad: La proteccin de los datos frente a la ejecucin de cdigos maliciosos, utilizando software especializado. La proteccin de los datos frente a accidentes de hardware o software, realizando actividades planificadas para la generacin de copias de seguridad de la informacin importante (Backup de datos).

Soporte a los usuarios para evitar errores en el almacenamiento de los datos. Instrucciones y recomendaciones a los usuarios para asegurar el buen uso de los equipos de informtica.

7.6.5 Recuperacin Los registros fsicos se recuperan por fecha o consecutivo, lo cual se especifica en la lista maestra de registros correspondiente. Para el respaldo de los datos electrnicos se habilitan copias instantneas de carpetas compartidas en el servidor de archivos, estas son copias de archivos que se encuentran en el servidor y aparecen como versiones anteriores En caso que se eliminen o borren registros electrnicos por equivocacin, sern recuperados

por el responsable de sistemas mediante trazabilidad en las copias instantneas del da o mes a que halla lugar. 7.6.6 Retencin La retencin del registro equivale al periodo definido por el rea, donde se fijar el tiempo que estar disponible para su consulta en el lugar de almacenamiento indicado, esta informacin esta definida en la lista maestra de registros, en la columna tiempo de retencin. Los registros electrnicos se retienen segn lo establecido o determinado por el rea o proceso relacionado, sin embargo, las instantneas se conservan por un mes, pasado este tiempo, en caso de ser necesario los datos se podrn recuperar del backup (respaldo). 7.6.7 Disposicin La disposicin de los registros se establece para cada uno de acuerdo a la garanta, trazabilidad y/o disposiciones legales existentes, y se especifica en la lista maestra de registros correspondiente.

8. REGISTROS Lista Maestra de Documentos F3 Lista Maestra de Registros F4 Solicitud de Documentos F1 Control de Documentos de Origen Externo Registro Documentos Externos Cliente GCGCGCGC-F2 GC-F5

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