2.

Los objetivos que debe perseguir la Administracin Documental son: Establecer los procedimientos para ejecutar rpidamente los trmites de los documentos que se procesan. Proporcionar informacin cierta y rpida de los documentos que se tramitan. Realizar el control de los documentos que se crean, procesan y archivan. Recepcin y orientacin. Registro y distribucin. Archivo.

ENSAYO ADMINISTRADOR DOCUMENTAL, EL EJE DIRECCIONAL A UNA MEJOR ORGANIZACIN Cabe recordar que la administracin documental es el procedimiento que se le debe dar a un documento, con el fin de conservar la informacin de una manera precisa, gil y oportuna a aquellos que la requieran, con el objetivo de controlar, mantener, almacenar, eliminar y recuperar la informacin de toda clase. En muchas compaas no hay un eje que direccione toda la informacin que es tan vital de conservarla y facilitar para su bsqueda en cualquier momento dado. Afortunadamente, hoy en el Siglo XX, tenemos la dicha de conservar la informacin mediantes equipos, medios magnticos, discos duros, etc., que respalden toda la documentacin fsica guardada. Con esto, quiero expresar que he tenido la experiencia de conocer a aquella persona que ha hecho un excelente trabajo dentro de la organizacin que estuve desempendome como digitadora desde hace un ao, y es el ADMINISTRADOR DOCUMENTAL, eje que ha direccionado por mucho tiempo planeando, dirigiendo, controlando, circulando, conservando toda clase de informacin, con el fin de lograr una eficiencia dentro de la organizacin, apoyado con un sistema de gestin documental que hoy en da permite un acceso rpido, fcil y seguro a los documentos y datos de la empresa; reduccin de la circulacin de documentos y registros en papel; automatizacin de las actividades requeridas para el proceso de control de documentos; agilidad en el proceso de emisin y revisin de documentos.

Es as como se puede destacar la importancia que hay en un buen direccionamiento que este apoyado por un excelente sistema documental dentro de cualquier organizacin, ya sea pblica o privada.

3. Dentro de las funciones que realizaba de mi puesto de trabajo eran:

Recepcin de documentos Toda la documentacin llegaba a mi puesto de trabajo para su respectiva clasificacin. Clasificacin de los documentos Clasificar los documentos por ciudades, luego por procedimiento, es decir, la documentacin tena que realizarse de acuerdo a la peticin o solicitud que venan en el documento. Digitacin de la informacin Una vez clasificada la documentacin se correspondiente para cada peticin o solicitud. Impresin del documento Se hacia una impresin (borrador) para su respectiva auditoria, correcciones. Aprobacin Una vez que el procedimiento para cada peticin o solicitud fuese auditada y corregida se procede a la aprobacin del mismo para su impresin final. proceda a la digitacin

Archivo Una vez impreso el documento de dicha peticin o solicitud se procede a su respectivo archivo hasta que se haga la notificacin del documento. Finalmente se hace un backup de la informacin digitada y es guardada por el Administrador del sistema.