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2 novembre 2004

FICHE RESSOURCE SAGE : GESTION COMMERCIALE 100 VERSION 11

1. PRESENTATION GENERALE DE LA GESTION COMMERCIALE 100
SAGE Gestion Commerciale 100 est un logiciel ddi la gestion des ventes, achats et stocks d'articles. Il doit permettre le transfert en comptabilit des critures comptables issues de la facturation et des rglements. Il assure :

GESTION DES ACHATS ET DES FOURNISSEURS Gestion de la chane des achats : commandes, livraisons, factures, rglements, transfert des critures dachat en comptabilit, retours et avoirs, rapprovisionnement, gestion des tarifs dachat. GESTION DES VENTES ET DES CLIENTS Gestion de la chane de facturation : devis, commandes, livraisons, factures, rglements, transfert des critures de vente en comptabilit, retours et avoirs, gestion des tarifs de vente. GESTION DES STOCKS Gestion des entres et des sorties de stock, saisie de linventaire.

Traitements dans le logiciel de gestion commerciale de sage ligne 100

Les oprations courantes d'Achats, Ventes, Livraisons, Facturations, Mise jour des stocks, se font dans le menu , (principalement avec le bouton AJOUTER du menu). Les divers documents (bons de commandes, . De

de livraisons, factures...), voluent les uns vers les autres en cliquant sur le bouton TRANSFORMER

mme un bouton VALORISER permet de calculer la valeur globale d'un document. Les documents, (commandes, factures...), sont constitus d'un en-tte, dans lequel on dtermine la date et le tiers concern, (client ou fournisseur), et d'un corps de document, (avec une ligne par article contenant ses rfrences, dsignation, quantit, prix, remise...). Pour passer de la zone d'en-tte la 1 ligne de corps, il faut avoir valid avec la touche ENTREE la dernire zone renseigne dans l'en-tte de lcran.

2. RECOMMANDATIONS PEDAGOGIQUES
Il est ncessaire de respecter les tapes suivantes aprs la cration ou louverture du dossier pour pouvoir tenir une gestion commerciale et donc pour pouvoir crer un dossier exploitable par les tudiants ou les lves. Seules les tapes 3 et 6 (cration de catgories de clients et reprise des stocks initiaux) ne sont pas obligatoires. Si vous souhaitez faire crer et paramtrer un dossier par vos tudiants ou vos lves, vous devez au minimum respecter ces tapes aprs la cration du dossier.

PREMIERE ETAPE : CREATION DES

CATEGORIES COMPTABLES ASSOCIEES A LA GESTION COMMERCIALE

Pour pouvoir transfrer les oprations commerciales, il est ncessaire de crer des catgories comptables pour les achats, les ventes et les stocks et daffecter un journal comptable aux achats, ventes et rglements. Dans le cas de la librairie fournier, nous crons pour la catgorie comptable : - vente : ventes en France - achat : achats de bandes dessines - stock : stocks de bandes dessines et pour les journaux comptables : - ventes : code VTE - achats : code ACH - rglements ventes et achats : BQ1

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DEUXIEME ETAPE : CREATION DUN

DEPOT DE STOCKAGE

Il est ncessaire davoir au moins un lieu de stockage des marchandises ou des fournitu res consommables. Il faut donc crer un dpt de stockage. Si lentreprise possde plusieurs lieux de stockage, cela lui permettra de suivre les stocks des articles dans chaque lieu de stockage.

TROISIEME ETAPE : CREATION DES

CATEGORIES DE CLIENTS OU CATEGORIES TARIFAIRES

Les clients peuvent tre classs en plusieurs catgories lesquelles on applique des tarifs ou barmes diffrents suivant la famille darticle ; il est donc indispensable de crer des catgories tarifaires. Dans le cas de la librairie fournier, nous crons pour les catgories tarifaires suivantes : professionnel particulier

QUATRIEME ETAPE : CREATION DES FAMILLES DARTICLES

Une famille darticles est un ensemble darticles prsentant des caractristiques communes. Exemple : bandes dessines. Il faut entendre par caractristiques communes : les mmes mthodes de valorisation des stocks, les mmes catgories comptables , les mmes conditions de ventes (remise ou coefficient); il faut donc crer des familles darticles. Dans le cas de la librairie fournier, nous crons la famille Bandes Dessines avec les coefficients tarifaires appliqus sur le prix dachat HT suivants : professionnel : coefficient 1 particulier : coefficient 1,2

CINQUIEME

ETAPE : CREATION DES ARTICLES

Un article est une rfrence, achete ou vendue, qui appartient OBLIGATOIREMENT une famille, (une famille peut contenir un ou plusieurs articles, mais un article n'appartient qu' une et une seule famille). Il faut entendre par rfrence la fois un produit physique, le port,, lescompte, les rabais, les remises et les ristournes etc. Si les articles prsentent des comptabilisations diffrentes de la famille, il est ncessaire de leur crer un plan de compte en fonction de leur catgorie comptable. Il est donc ncessaire de crer une fiche par article

SIXIEME

ETAPE : REPRISE DES STOCKS INITIAUX

Il est ncessaire de reprendre lors de la cration dun nouveau dossier ou lors du paramtrage du dossier de reprendre les stocks initiaux. Cela seffectue dans le menu de la fentre principale. Ce menu est rserv la mise jour MANUELLE uniquement des stocks, suite une entre ou une sortie sans document. Cette commande ne devrait tre utilise que dans les cas suivants : pour constat er le stock initial sans quil y ait eu dAchat, ou pour constater des sorties, (inexplicable) sans quil y ait eu Ventes.

3. CREER UN DOSSIER
Vous avez votre disposition pour vous aider dans lutilisation de Sage Gestion Commerciale100 : Laide en ligne en cliquant sur licne :

1 - METTRE EN OEUVRE DE SAGE GESTION COMMERCIALE 100

- LANCER WINDOWS

Document1 - 3 - DANS puis

2 novembre 2004 slectionner , puis

2 - LA FENETRE PRINCIPALE DE SAGE GESTION COMMERCIALE 100 VERSION 11

Lors de louverture de Sage Gestion Commerciale 100 vous obtenez lcran suivant :

La barre doutils horizontale

La barre doutils verticale ou barre verticale est compose : - De groupes Gestion de ventes Gestion des achats Gestion des articles et stocks Paramtres comptables Gestion avance - de fonctions. Par exemple, pour la gestion des ventes : Saisir un devis client Saisir une commande client Saisir un bon de livraison client Saisir une facture client Liste des documents de ventes Saisir un rglement client Liste des clients Interroger un client

Il suffit de cliquer sur le bouton du groupe pour faire apparatre ses fonctions Celle-ci se compose de 2 barres doutils : - Une barre horizontale classique identique la version 10 (ou de celle de windows jusqu la version XP) - une barre verticale plus proche de linterphase graphique windows XP

3 - LA BARRE VERTICALE DE LA FENETRE PRINCIPALE

En cliquant avec le bouton droit de la souris dans la barre verticale, vous pouvez modifier les paramtres de celle-ci :

- en cliquant sur

, vous changez lapparence des icnes :

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- en cliquant sur

, vous pouvez crer un groupe qui vous soit personnel :

Vous pouvez donner un nom votre nouveau groupe

- en cliquant avec le bouton droit de la souris sur le groupe, vous pouvez - si vous ajoutez des fonctions en les slectionnant, vous obtenez : Vous pouvez dvelopper une branche en cliquant sur ou la rduire en cliquant sur

ou

vous confirmez la fonction slectionne en cliquant sur le bouton si vous ajoutez un raccourci, il faut lui indiquer le chemin et slectionner le dossier comme dans lexemple ci dessous en confirmant grce :

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vous obtenez au final :

4 - MASQUER LA BARRE VERTICALE

Vous pouvez si vous le souhaitez masquer la barre verticale bien que celle-ci soit trs pratique car elle regroupe toutes les oprations les plus courantes. Pour cela, il suffit de cliquer dans la barre verticale avec le bouton droit de la souris, vous obtenez :

en cliquant sur

, celle-ci disparatra et vous obtenez uniquement la barre horizontale :

pour faire rapparatre la barre verticale, il suffit dans

de la barre horizontale de cliquer sur

5 - CREATION D UN NOUVEAU DOSSIER DE GESTION COMMERCIALE

Pour crer un nouveau dossier de Gestion Commerciale, il faut cliquer sur suivant : ,apparat alors lcran

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En gnral, on ouvre un dossier Gestion Commerciale partir dun dossier comptable existant, on laisse donc loption clique par dfaut, puis on clique sur . Vous obtenez lcran suivant :

Vous cliquez sur

vous obtenez lcran suivant : Permet de slectionner le rpertoire de sauvegarde de votre fichier LIBRAIRIE_FOURNIER.mae, il sagit gnralement de votre rpertoire personnel sur le rseau local

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2 novembre 2004 , vous obtenez

Aprs avoir recherch et mis en surbrillance votre fichier de comptabilit, vous cliquez sur lcran suivant :

Vous pouvez, si vous vous tes tromp revenir sur le nom et le rpertoire en cliquant nouveau sur rectifier votre ou vos erreurs. Vous cliquez sur pour ouvrir le dossier comptable, vous obtenez lcran suivant :

et

Cet cran nest autre que lcran de saisie des coordonnes de lentreprise. Vous cliquez sur revenez lcran de cration du fichier de Gestion Commerciale suivant :

. Vous

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Vous cliquez sur

. Vous revenez lcran de cration du fichier Gestion Commerciale suivant :

Vous cliquez sur

vous obtenez lcran suivant :

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Vrifier le chemin et le rpertoire de cration du fichier de Gestion Commerciale

Vous tapez dans cette zone le nom de votre fichier de gestion commerciale ici LIBRAIRIE_FOURNIER.gcm

Aprs avoir slectionner le rpertoire de sauvegarde et nommer votre fichier de Gestion commerciale, vous cliquez sur , vous obtenez lcran suivant :

Vous pouvez, si vous vous tes tromp revenir sur le nom et le rpertoire en cliquant nouveau sur rectifier votre ou vos erreurs. Vous cliquez sur Vous arrivez sur la page principale de

et

pour enregistrer dfinitivement votre nouveau dossier. comme suit :

Page daccueil de

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4. LES ETAPES DE CREATION DUN DOSSIER

1 - POUR OUVRIR UN DOSSIER DE GESTION COMMERCIALE EXISTANT
Cliquez sur puis Vous obtenez lcran suivant :

Vous slectionnez le rpertoire ou le fichier dans lequel se trouve votre dossier de gestion commerciale (Normalement celle-ci doit se trouver dans votre rpertoire personnel sur le rseau local) puis

2 - CREER DES CATEGORIES COMPTABLES ASSOCIEES A LA GESTION COMMERCIALE

Pour crer des catgories comptables, obligatoires pour calculer la TVA ou lorsquon veut exporter les oprations commerciales vers le logiciel de comptabilit, il est ncessaire de crer les catgories comptables. Pour cela, il suffit dans de slectionner , lcran obtenu est le suivant :

En cliquant sur cet onglet vous pouvez crer les options par dfaut du logiciel de Gestion Commerciale

vous cliquez sur longlet

apparat alors lcran suivant :

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Vous slectionnez

vous obtenez aprs avoir slectionn

, lcran suivant :

Vous slectionnez

vous slectionnez

et vous obtenez lcran suivant :

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Zone de saisie de la Catgorie Comptable

Vous tapez votre Catgorie Comptable soit ventes en France et vous validez votre cration avec la touche Entre. Vous crez les autres Catgorie Comptable, Achat et stock. Vous fermez la bote de dialogue en cliquant sur .

3 - AFFECTER DES JOURNAUX COMPTABLES A LA GESTION COMMERCIALE

Vous pouvez indiquer si vous utilisez uniquement un seul journal de vente et un seul journal dachat des journaux par dfaut. Pour cela, , il suffit dans suivant : de slectionner , lcran obtenu est le

En cliquant sur cet onglet vous pouvez choisir les journaux par dfaut du logiciel de Gestion Commerciale

Document1 - 13 vous cliquez sur longlet

2 novembre 2004 apparat alors lcran suivant : Vous slectionnez le journal par dfaut des achats ACH et pour les ventes VTE

Vous entrez un libell des ventes et des achats pour le transfert en comptabilit (voir ci-dessous)

Libell ventes Cette zone permet de paramtrer le libell des critures qui seront transfres en comptabilit lors de la mise jour comptable des critures de ventes. Linsertion, dans le texte, du caractre @ suivi dune lettre code permet dinsrer automatiquement une donne. Ces codes sont les suivants : @I : affiche lintitul du client ou du fournisseur, @P : affiche le numro de pice de la facture, @R : affiche le contenu de la zone Rfrence de len-tte de pice. @T : affiche le type du document : Facture si la valorisation est positive, Avoir si elle est ngative. Dans notre exemple, on saisira comme libell ventes : @T n @P @I. Libell achats Cette zone se paramtre de faon identique celle des ventes. Aprs avoir paramtr les diffrentes rubriques, vous devez obtenir lcran suivant :

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Paramtres comptables par dfaut des rglements Cet encadr ainsi que le suivant runissent toutes les options utilises par la mise jour comptable. Rglements ventes Cette zone liste droulante saisissable permet de paramtrer le journal qui sera propos par dfaut lors des mises jour comptables du domaine vente (il pourra cependant tre modifi au moment de la passation comptable). Elle affiche la liste des journaux de type Trsorerie existant dans le fichier comptable. Rglements achats Cette zone liste droulante saisissable permet de paramtrer le journal qui sera propos par dfaut lors des mises jour comptables du domaine achat (il pourra cependant tre modifi au moment de la passation comptable). Elle affiche la liste des journaux de type Trsorerie existant dans le fichier comptable. Un mme journal peut tre utilis aussi bien pour les rglements ventes que les rglements achats. Il est ncessaire de prvoir les diffrences de rglements. Pour cela, il est ncessaire de prvoir les comptes de diffrences de rglement : il suffit dans de slectionner , lcran obtenu est le suivant :

En cliquant sur cet onglet vous pouvez choisir les journaux par dfaut du logiciel de Gestion Commerciale

vous cliquez sur longlet

et dans lcran de dialogue

, vous cliquez sur longlet

apparat alors lcran suivant :

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En tapant le premier chiffre de la classe, vous accdez la liste droulante et vous slectionnez le compte adquate

En gnral, les carts de rglement figure dans le journal des OD

4 - CREER UN DEPOT DE STOCKAGE

Pour crer un dpt de stockage, il suffit dans lcran obtenu est alors le suivant : de la fentre principale de slectionner

vous cliquez sur licne

pour crer votre premier dpt de stockage, vous obtenez alors lcran suivant :

Vous compltez les diffrentes rubriques comme dans cet cran

Ne pas oublier de cocher pour lentrept qui est le principal lieu de stockage

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5 - CREER DE CATEGORIES TARIFAIRES

Les clients peuvent tre classs en plusieurs catgories lesquelles on applique des tarifs ou barmes diffrents suivant la famille darticle ; Il est possible crer plusieurs catgories de clients qui possdent des tarifs diffrents. Pour cela, il suffit dans de slectionner , lcran obtenu est le suivant :

En cliquant sur cet onglet vous pouvez crer les options par dfaut du logiciel de Gestion Commerciale

vous cliquez sur longlet

apparat alors lcran suivant :

Vous slectionnez

vous obtenez aprs avoir slectionn

, lcran suivant :

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Vous compltez la zone Intitul et vous validez votre saisie avec la touche Entre

Vous pouvez choisir des tarifs diffrentiels appliquer sur le prix HT ou TTC

Vous crez les diffrentes catgories tarifaires (attention les taux de remise ventuels ou les coefficients seront saisis ultrieurement dans les familles darticles)

6 - CREER DES FAMILLES DARTICLES

Pour crer des familles darticles, il suffit dans de la fentre principale de slectionner ou

vous pouvez dans la barre verticale est alors le suivant :

cliquer sur

, lcran obtenu

vous cliquez sur licne pour crer votre premire famille darticles, vous obtenez alors lcran suivant : il est ncessaire de respecter un certain nombre dtape indiqu par un numro

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2 novembre 2004 1 - Vous entrez le premier code famille ici BD 2 - Vous entrez lintitul de la famille ici Bandes Dessines

3 - Vous choisissez la mthode de suivi de stock ici CMUP pour la famille Bandes Dessines 4 - Vous choisissez la premire catgorie comptable concernant la famille Bandes dessines ici Ventes en France puis vous remplissez le cadre en dessous

7 - Vous vous positionnez sur code taxe 1 puis dans la liste droulante vous slectionnez le code taxe V05 et vous validez votre choix avec la touche Entre. Vous pouvez ensuite passer la seconde catgorie comptable soit ici achats de bandes dessines et vous recommencez partir de ltape 5 et ainsi de suite

5 - Vous tapez les premiers chiffres du compte gnral de ventes soit ici 707 puis vous slectionnez avec la liste droulante le compte 70710000 et vous validez avec la touche Entre

Remarque : il est indispensable pour crer une famille darticles de respecter les tapes 1 4. Vous devez obtenir cet cran :

7 - CREER DES COEFFICIENTS OU DES REMISES PAR FAMILLE DARTICLES

Pour crer un taux de remise et le coefficient qui permettra de dterminer le prix de vente dune famille darticle, il faut slectionner la famille darticles concerne :

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puis dans lcran principal de la famille darticles :

Cet onglet permet dintroduire les taux de remise et les coeffIcients appliquer par catgories tarifaires

vous slectionnez longlet , vous compltez les lignes des catgories tarifaires comme dans lexemple cidessous en cliquant deux fois sur la ligne slectionne :

Deux cliques rapides permettent de faire apparatre la bote de dialogue qui suffit de complter

Vous introduisez le taux de remise

Vous introduisez le coefficient

vous cliquez sur

pour valider vos saisies et vous passez la catgorie suivantes

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8 - CREER DES ARTICLES

Pour crer un article, il suffit dans obtenu est alors le suivant : de la fentre principale de slectionner lcran

vous cliquez sur licne

pour crer votre premier article, ou vous pouvez dans la barre verticale

cliquer sur

vous obtenez alors lcran suivant :

Vous compltez les diffrentes zones

le fait dinscrire le

va valider votre saisie de la rfrence comme dans lexemple ci-dessous :

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Votre rfrence a t valide

Les catgories tarifaires sont apparues

le fait de cliquer sur un onglet quelconque va effectuer le calcul des prix de vente comme dans lexemple ci -dessous :

il est ncessaire ensuite dindiquer pour chaque le fournisseur habituel grce longlet lcran qui est apparu :

et de complter

Il faut complter cette zone fournisseur en se positionnant dans cette zone

pour complter la zone , il suffit de cliquer sur licne fournisseurs avec la souris , vous obtenez alors lcran suivant :

aprs vous tes positionn dans la zone

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2 novembre 2004 Vous choisissez le fournisseur grce la liste droulante Attention le fournisseur doit exister sinon il faut le crer au pralable Il sagit de la rfrence du fournisseur et non la vtre

Vous devez absolument saisir le prix dachat HT et non comme ici le prix TTC

Vous entrez le taux de remise puis vous cliquez sur longlet , apparat lcran suivant :

Vous slectionnez le lieu de stockage

Vous entrez les stocks mini et maxi que vous validez avec la touche Entre

9 - REPRENDRE LES STOCKS INITIAUX

Il est ncessaire de reprendre les stocks initiaux des articles. Pour cela, il suffit dans principale de slectionner lcran obtenu est alors le suivant : de la fentre

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vous cliquez sur licne obtenez lcran suivant :

ou dans la barre verticale

, vous

Vous laissez cocher

puis, vous validez avec

, vous obtenez alors lcran suivant :

Vous changez la date et vous indiquez 01/01/04 Vous inscrivez la rfrence de lentre ici stock initial

vous validez la rfrence avec la touche Entre de faon pouvoir remplir la premire ligne comme d ans lcran cidessous :

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En vous positionnant sur cette zone et appuyant sur la touche F4 vous voyez apparatre la liste des articles

vous faites apparatre la liste des articles grce la touche F4 comme dans lcran ci -dessous :

Il suffit de slectionner larticle dans la liste

aprs avoir slectionner le premier article ici ALIX001, vous faites ,vous pouvez alors complter la quantit du stock initial de larticle ici 30 et vous validez votre saisie avec la touche Entre, vous devez obtenir lcran cidessous :

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Vous validez votre saisie avec la touche Entre, vous devez obtenir lcran ci -dessous :

vous pouvez entrer les autres lignes des stocks initiaux des articles

5. LES TRAITEMENTS
LES OPERATIONS SUR LES ACHATS 1 - DE LA COMMANDE AU REGLEMENT DU FOURNISSEUR : TRAITER LES ACHATS
Pour traiter les achats, il faut se positionner dans lcran obtenu est alors le suivant : de la fentre principale , puis slectionner

vous cliquez sur licne

ou vous pouvez directement dans la barre verticale

, vous obtenez lcran suivant :

Document1 - 26

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Vous cochez

1.1. CREATION DUN BON DE COMMANDE

En cliquant sur , ou vous pouvez directement dans la barre verticale ,

on obtient lcran suivant :

Vous indiquez la date de la commande Vous indiquez le numro du bon Vous slectionnez le fournisseur Vous indiquez la date de livraison souhaite aprs avoir slectionn le fournisseur vous validez avec la touche Entre. Vous obtenez alors lcran suivant quil suffit de complter :

La touche F4 vous permet dobtenir la liste des articles comme ci aprs :

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Vous slectionnez dans la liste le bon article puis vous cliquez sur positionnez sur

, avec la touche TAB, vous vous

et vous entrez le bon prix dachat (attention dans notre exemple le prix affich est le prix et vous entrez la

TTC) si ncessaire, puis de nouveau avec la touche TAB, vous vous positionnez sur bonne quantit. Vous validez votre ligne avec la touche Entre Vous obtenez alors lcran suivant :

le logiciel peut vous demander de recalculer le prix de revient :

vous rpondez , vous entrez les lignes suivantes si ncessaire, vous cliquez sur obtenez la valorisation de votre bon de commande :

et vous

vous fermez lcran en cliquant sur Le bouton vous permet de choisir un modle de bon de commande et de limprimer. Vous obtenez lcran suivant et il est ncessaire de retrouver le bon document dans le bon rpertoire :

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Chemin permettant de retrouver le bon document ici le bon de commande se trouve dans : C:\Program Files\GecoMaes\Documents standards\Achat Ou C:\Documents and Settings\All Users\Documents\Sage\Gestion Commerciale\Documents standards\Achat

aprs avoir slectionn le bon rpertoire, vous obtenez lcran suivant :

Vous slectionnez

lorsque lcran suivant :

est slectionn vous cliquez sur le bouton

, vous obtenez alors

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Vous slectionnez la bonne imprimante

Doit tre cliqu vous cliquez sur le bouton , lcran obtenu est alors le suivant :

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en cliquant sur le bouton , vous pouvez imprimer le bon de commande. Vous pouvez quitter laperu en cliquant sur ou agrandir laperu en cliquant sur le bon de commande.

1.2. TRANSFORMER UN BON DE COMMANDE EN BON DE LIVRAISON Pour transformer un bon de commande en bon de livraison, il suffit aprs avoir slectionn le bon de commande comme dans lcran ci-dessous :

de cliquer sur licne

, vous obtenez lcran suivant :

il suffit de cliquer sur le bouton

, lcran suivant apparat :

Ne pas oublier de changer le numro

Ne pas oublier de changer la date

vous cliquez sur

, et lcran suivant vous indique que le document dachat a chang :

Document1 - 31

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Bon de livraison la place de Bon de Commande

1.3. TRANSFORMER UN BON DE LIVRAISON EN FACTURE DACHAT

Pour transformer un bon de livraison en facture, il suffit aprs avoir slectionn le bon de livraison comme dans lcran ci-dessous :

de cliquer sur licne

, vous obtenez lcran suivant :

il suffit de cliquer sur le bouton

, lcran suivant apparat :

Document1 - 32

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Ne pas oublier de changer le numro

Ne pas oublier de changer la date

vous cliquez sur

, et lcran suivant vous indique que le document dachat a chang :

1.4. REGLER UNE FACTURE DACHAT ATTENTION : lorsque vous avez rgle une facture, il est impossible de modifier la facture ou son rglement. Pour constater le rglement dun fournisseur, il suffit de se positionner dans de la fentre principale puis de
slectionner ou vous pouvez directement dans la barre verticale ,

lcran obtenu est alors le suivant :

Vous slectionnez la facture que nous avons rgle

vous cliquez sur licne

et vous obtenez alors lcran suivant :

Document1 - 33

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vous cliquez sur le bouton

, vous obtenez alors :

vous cliquez sur le bouton

, vous obtenez : Vous compltez en fonction des renseignements concernant le rglement

puis vous cliquez sur rglements

, votre rglement est enregistr ; pour le vrifier vous pouvez diter le journal des

2 - CREER DIRECTEMENT UNE FACTURE DACHAT

La cration dune facture dachat repose sur au minimum 4 tapes Premire tape : crer une facture Pour crer une facture dachat, il faut se positionner da ns lcran obtenu est alors le suivant :

de la fentre principale de slectionner

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vous cliquez sur licne

, vous obtenez lcran suivant :

Vous cochez

Deuxime tape : crer len-tte de la facture En cliquant sur , ou vous pouvez directement dans la barre verticale ,

,on obtient lcran suivant :

Vous indiquez la date de la facture Vous indiquez le numro de la facture Vous slectionnez le fournisseur Vous indiquez la date de livraison

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Troisime tape : crer le corps de la facture aprs avoir slectionn le fournisseur vous validez avec la touche Entre. Vous obtenez alors lcran suivant quil suffit de complter :

La touche F4 vous permet dobtenir la liste des articles comme ci aprs :

Vous slectionnez dans la liste le bon article puis vous cliquez sur , avec la touche TAB, vous vous positionnez sur et vous entrez le bon prix dachat, puis de nouveau avec la touche TAB, vous vous positionnez sur et vous entrez la bonne quantit, puis de nouveau avec la touche TAB, vous vous positionnez sur touche Entre et vous entrez le taux de remise si ncessaire. Vous validez votre ligne avec la

Quatrime tape : crer le pied de facture Vous obtenez alors lcran suivant :

vous cliquez sur

et vous obtenez la valorisation de votre facture :

Document1 - 36

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3 - CREER UN DOCUMENT DACHAT AVEC ESCOMPTE

Pour crer un document dachat avec escompte (gnralement une facture), il suffit dentrer le taux descompte lors de la valorisation du document comme dans lexemple ci-dessous :

Vous entrez le taux descompte et vous validez avec la touche Entre

aprs avoir valid avec la touche Entre, vous obtenez la valorisation dfinitive de votre facture dachat comme dans lcran ci-dessous :

Vous pouvez vrifier que les totaux sont justes

Il est alors possible en cliquant sur licne en cliquant directement sur le licne

dimprimer la facture dachat. Vous pouvez crer les factures suivantes et vous tes revenu la premire tape.

4 - CREER UN DOCUMENT DACHAT AVEC PORT OU EMBALLAGE

Pour crer un document dachat (prparation de commande, bon de commande, bon de livraison ou facture) avec port ou emballages, il faut saisir le port et les emballages comme tant des articles comme dans lexemple cdessous :

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Vous entrez la valeur du port ou de lemballage consign

La touche F4 vous permet dobtenir la liste des articles comme ci aprs :

Vous devez obtenir une saisie semblable celle-ci

5 - CREER UN DOCUMENT DACHAT AVEC ACOMPTE

Pour crer un document dachat (prparation de commande, bon de commande, bon de livraison ou facture) avec acompte, il suffit de cliquer sur licne , vous obtenez lcran ci-aprs :

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Vous entrez le montant Vous entrez la date de lacompte vous validez lacompte grce la touche Entre. Vous quittez lcran prcdent en cliquant sur licne .

6 - AJOUTER UNE REMISE SUR UN ARTICLE DANS UNE FACTURE DACHAT EXISTANTE
Pour ajouter une remise supplmentaire obtenue notre fournisseur sur un article, il suffit dans de la fentre principale de slectionner ou vous pouvez directement dans la barre verticale

lcran obtenu est alors le suivant :

vous slectionnez la facture sur laquelle figure l article dont le fournisseur nous a accord une remise puis vous cliquez sur licne , vous obtenez lcran suivant :

vous slectionnez larticle et vous entrez le taux de remise :

Document1 - 39

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vous validez le taux de remise avec la touche Entre, la bote de dialogue suivant apparat :

vous rpondez

et vous obtenez lcran suivant :

le calcul avec remise a t effectu

7 - CALCUL ET IMPRESSION DUNE FACTURE DACHAT

Il est souvent ncessaire pour une entreprise de vrifier les factures reues. Pour cela, la gestion commerciale de SAGE autorise le calcul et ventuellement limpression dune facture dachat. Si lon souhaite effectuer le calcul dune facture dachat, il suffit dans de la fentre principale de slectionner ou vous pouvez

directement dans la barre verticale suivant :

,lcran obtenu est alors le

vous slectionnez la facture en cliquant deux fois sur la ligne de la facture calculer. Lcran obtenu est alors le suivant :

Document1 - 40

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vous cliquez sur le bouton fournisseur :

, le logiciel valorise la facture, il est alors facile de vrifier avec la facture reue du

Limpression dune facture dachat doit tre peu courante car en gnral, une entreprise se contente de comptabiliser les factures reues. Si lon souhaite effectuer quand mme cette impression, il suffit aprs avoir vrifi le calcul de cliquer sur , lcran obtenu est alors le suivant :

vous cliquez sur

, lcran est alors le suivant :

Document1 - 41

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vous cliquez sur le bouton

, apparat alors lcran suivant :

Chemin permettant de retrouver le bon document ici le bon de commande se trouve dans : C:\Program Files\GecoMaes\Documents standards\Achat Ou C:\Documents and Settings\All Users\Documents\Sage\Gestion Commerciale\Documents standards\Achat

aprs avoir slectionn le bon rpertoire, vous obtenez lcran suivant :

Vous slectionnez

Document1 - 42 lorsque suivant :

2 novembre 2004 est slectionn vous cliquez sur le bouton , vous obtenez alors lcran

Vous slectionnez la bonne imprimante

Doit tre cliqu vous cliquez sur le bouton , lcran obtenu est alors le suivant :

Document1 - 43

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en cliquant sur le bouton , vous pouvez imprimer la facture. Vous pouvez quitter laperu en cliquant sur ou agrandir laperu en cliquant sur la facture.

8 - CREER UN NOUVEAU FOURNISSEUR EN COURS DE SAISIE

Pour crer un nouveau fournisseur lors du traitement dun achat, il suffit lorsque lon constate son absence dans la liste des fournisseurs de taper son nom comme dans lexemple ci-dessous : Aprs avoir saisi les divers renseignements du document dachat (date de livraison, rfrence etc.) au moment de la validation apparat lcran suivant :

vous cliquez sur le bouton dans lcran ci-dessous :

, vous pouvez alors saisir les renseignements concernant le fournisseur comme

Vous pouvez complter longlet

Document1 - 44

2 novembre 2004

en cliquant sur

, vous pouvez commencer la saisie des articles achets, livrs ou commands.

9 - CREER UN NOUVEAU ARTICLE EN COURS DE SAISIE

Pour crer un nouvel article lors du traitement dun achat, il suffit lorsque lon constate son absence dans la liste des articles de cliquer sur comme dans lexemple ci-dessous :

vous obtenez :

Vous compltez les diffrentes zones

vous devez obtenir lcran suivant :

Document1 - 45

2 novembre 2004

vous devez complter longlet

ainsi que longlet

Document1 - 46

2 novembre 2004

10 - LES FACTURES DAVOIR SUR ACHATS 10.1. LES RETOURS DE MARCHANDISES

Pour crer une facture davoir concernant un retour de marchandises, il suffit dans de slectionner ou vous pouvez directement dans la barre verticale de la fentre principale

slectionner la facture dachat qui fait lobjet dun retour :

ici, il sagit de la facture XXHA1,vous ouvrez la facture puis vous cliquez sur licne suivant :

et vous obtenez lcran

Vous cochez

Vous indiquez le numro du bon de retour ainsi que la date

Vous cliquez sur

lcran obtenu est alors le suivant :

Document1 - 47

2 novembre 2004

vous fermez la facture principale en cliquant sur

et vous obtenez :

vous slectionnez et ouvrez le bon de retour que vous modifiez en fonction de votre retour de marchandises :

Vous indiquez la date de la facture davoir Vous indiquez le numro de la facture Vous slectionnez le fournisseur

vous validez avec la touche Entre len-tte du bon de retour puis vous remplissez le corps du bon de retour comme dans lcran ci-aprs :

Document1 - 48

2 novembre 2004

vous validez la ligne avec la touche Entre. Vous pouvez rajouter un texte complmentaire en cliquant sur le bouton :

Vous entrez votre commentaire

vous cliquez sur , vous pouvez ensuite cliquer sur le bouton est alors facile de vrifier avec la facture davoir reue du fournisseur :

, le logiciel valorise le bon de retour, il

Limpression du bon de retour se fait en cliquant sur le bouton

, apparat alors lcran suivant :

Document1 - 49

2 novembre 2004

Chemin permettant de retrouver le bon document ici le bon de commande se trouve dans : C:\Program Files\GecoMaes\Documents standards\Achat Ou C:\Documents and Settings\All Users\Documents\Sage\Gestion Commerciale\Documents standards\Achat

aprs avoir slectionn le bon rpertoire, vous obtenez lcran suivant :

Vous slectionnez

lorsque lcran suivant :

est slectionn vous cliquez sur le bouton

, vous obtenez alors

Document1 - 50

2 novembre 2004

Vous slectionnez la bonne imprimante

Doit tre cliqu vous cliquez sur le bouton , lcran obtenu est alors le suivant :

Document1 - 51

2 novembre 2004

en cliquant sur le bouton , vous pouvez imprimer le bon de retour. Vous pouvez quitter laperu en cliquant sur ou agrandir laperu en cliquant sur le bon de retour. REMARQUE : Un bon de retour nest pas une facture davoir ; il est donc ncessaire de transformer le bon de retour en facture davoir. Pour cela, il suffit dans de la fentre principale de slectionner ou vous

pouvez directement dans la barre verticale alors le suivant :

lcran obtenu est

Document1 - 52

2 novembre 2004

Vous slectionnez le Bon de retour transformer

vous slectionnez le bon de retour en cliquant deux fois sur la ligne, lcran est alors le suivant :

vous cliquez sur le bouton

, vous obtenez lcran suivant :

Vous changez le numro de la facture de retour Vous indiquez la date de la facture de retour

vous confirmez la transformation en cliquant sur . Vous pouvez ensuite limprimer si vous le souhaitez. 10.2. LES FACTURES DAVOIR Pour crer une facture davoir concernant un rabais, une ristourne, une remise ou un escompte obtenu hors facture de doit , il suffit dans de la fentre principale de slectionner ou vous pouvez

directement dans la barre verticale suivant :

lcran obtenu est alors le

Document1 - 53

2 novembre 2004

vous cliquez sur licne

et vous obtenez lcran suivant :

Vous cochez

lcran obtenu est alors le suivant :

Vous indiquez la date de la facture davoir Vous indiquez le numro de la facture Vous slectionnez le fournisseur

vous validez avec la touche Entre len-tte du bon davoir financier puis vous remplissez le corps du bon davoir financier comme dans lcran ci-aprs :

Document1 - 54

2 novembre 2004

Ne pas oublier de modifier le P.U HT en tapant de la remise exceptionnelle

La touche F4 vous permet dobtenir la liste des articles comme ci aprs :

vous validez la ligne avec la touche Entre. Vous pouvez ensuite cliquer sur le bouton bon de retour, il est alors facile de vrifier avec la facture davoir reue du fournisseur :

, le logiciel valorise le

Limpression du bon davoir financier se fait en cliquant sur le bouton

, apparat alors lcran suivant :

Document1 - 55

2 novembre 2004

Chemin permettant de retrouver le bon document ici le bon de commande se trouve dans : C:\Program Files\GecoMaes\Documents standards\Achat Ou C:\Documents and Settings\All Users\Documents\Sage\Gestion Commerciale\Documents standards\Achat

aprs avoir slectionn le bon rpertoire, vous obtenez lcr an suivant :

Vous slectionnez

lorsque lcran suivant :

est slectionn vous cliquez sur le bouton

, vous obtenez alors

Document1 - 56

2 novembre 2004

Vous slectionnez la bonne imprimante

Doit tre cliqu vous cliquez sur le bouton , lcran obtenu est alors le suivant :

Document1 - 57

2 novembre 2004

en cliquant sur le bouton , vous pouvez imprimer le bon de retour. Vous pouvez quitter laperu en cliquant sur ou agrandir laperu en cliquant sur le bon de retour. Vous devez transformer votre bon de retour en avoir

11 - RECTIFIER UNE ERREUR SUR UN DOCUMENT DACHAT (BON DE COMMANDE, DE LIVRAISON , FACTURE)
Si lerreur se situe dans une zone non grise comme dans lcran ci -dessous, il suffit de modifier les renseignements errons en les slectionnant :

sinon il faut supprimer la ligne darticle compltement ou ventuellement le document dachat

12 - RECTIFIER UNE ERREUR LORS DE LA TRANSFORMATION DUN DOCUMENT DACHAT

Si lerreur (date de livraison ou de facturation, numro du document etc) se situe lors de la transformation du document dachat (exemple Bon de commande en Bon de livraison), il suffit de slectionner le document rectifier, puis de cliquer sur apparat alors la bote de dialogue suivante :

en cliquant sur

apparat la proposition suivante que vous acceptez en cliquant sur

votre document de dpart est recr.

13 -

REGLER UN FOURNISSEUR (PLUSIEURS FACTURES)

de la fentre principale puis de , ou vous pouvez directement dans la

Pour constater le rglement dun fournisseur, il suffit de se positionner dans slectionner et

barre verticale

lcran obtenu est alors le suivant :

Document1 - 58

2 novembre 2004

Vous permet de slectionner le fournisseur ici DARGAUD

vous validez avec la touche Entre, vous obtenez :

vous retrouvez les montants en cliquant sur

, vous obtenez :

Il faut slectionner et valider avec la touche Entre dans cette zone

vous pouvez slectionner les factures concernes par le rglement ici XXHA1 ET XXHA1R en validant avec la touche Entre, vous obtenez :

Document1 - 59

2 novembre 2004

vous pouvez cliquer sur

, vous obtenez :

Vous compltez la ligne notamment la date

aprs avoir complt la ligne, vous validez avec la touche Entre. Vous pouvez si vous le souhaitez imprimer uniquement le rglement aprs lavoir slectionne grce au bouton , vous obtenez :

Chemin permettant de retrouver le bon document ici le bon de commande se trouve dans : C:\Program Files\GecoMaes\Documents standards\Rglement Ou C:\Documents and Settings\All Users\Documents\Sage\Gestion Commerciale\Documents standards\Rglement

Document1 - 60

2 novembre 2004

vous pouvez cliquer sur

, et vous obtenez :

Vous slectionnez la bonne imprimante

Doit tre cliqu

vous cliquez sur le bouton

, lcran obtenu est alors le suivant :

Document1 - 61

2 novembre 2004

en cliquant sur le bouton , vous pouvez imprimer le document. Vous pouvez quitter laperu en cliquant sur ou agrandir laperu en cliquant sur le document.

14 -

EDITER LE JOURNAL DES REGLEMENTS FOURNISSEURS

de la fentre principale puis de

Pour diter le journal des rglements Fournisseurs, il suffit de se positionner slectionner , lcran est alors le suivant : Vous slectionnez dans la liste

puis vous cliquez sur le bouton

, vous obtenez alors :

Vous slectionnez la bonne imprimante

Doit tre cliqu vous cliquez sur le bouton , lcran obtenu est alors le suivant :

Document1 - 62

2 novembre 2004

en cliquant sur le bouton , vous pouvez imprimer le document. Vous pouvez quitter laperu en cliquant sur ou agrandir laperu en cliquant sur le document.

LES OPERATIONS SUR LES VENTES 1. DE LA COMMANDE AU REGLEMENT DU CLIENT : TRAITER LES VENTES
Pour traiter les ventes, il faut se positionner dans lcran obtenu est alors le suivant : de la fentre principale puis slectionner

Document1 - 63

2 novembre 2004

vous cliquez sur licne obtenez lcran suivant :

ou vous pouvez directement dans la barre verticale

, et vous

Vous cochez

1.1. CREATION DUN BON DE COMMANDE

En cliquant sur , on obtient lcran suivant :

Vous indiquez la date de la commande Vous indiquez le numro du bon Vous slectionnez le client Vous indiquez la date de livraison souhaite aprs avoir slectionn le client vous validez avec la touche Entre. Vous obtenez alors lcran suivant quil suffit de complter :

La touche F4 vous permet dobtenir la liste des articles comme ci aprs :

Document1 - 64

2 novembre 2004

Vous slectionnez dans la liste le bon article puis vous cliquez sur

, avec la touche TAB, vous vous

positionnez sur et vous entrez la bonne quantit comme dans lexemple ci-dessus. Vous validez votre ligne avec la touche Entre Vous obtenez alors lcran suivant :

Vous pouvez ventuellement indiquer ou modifier le taux de remise

vous cliquez sur

et vous obtenez la valorisation du bon de commande :

Vous pouvez taper un taux descompte

vous pouvez revenir lcran prcdent grce licne maintenant le bouton vous permet de choisir un modle de bon de commande et de limprimer. Vous obtenez lcran suivant et il est ncessaire de retrouver le bon document dans le bon rpertoire :

Document1 - 65

2 novembre 2004

Chemin permettant de retrouver le bon document ici le bon de commande se trouve dans : C:\Program Files\GecoMaes\Documents standards\Vente Ou C:\Documents and Settings\All Users\Documents\Sage\Gestion Commerciale\Documents standards\Vente

aprs avoir slectionn le bon rpertoire, vous obtenez lcran suivant :

Vous slectionnez

lorsque lcran suivant :

est slectionn vous cliquez sur le bouton

, vous obtenez alors

Document1 - 66

2 novembre 2004

Vous slectionnez la bonne imprimante

Doit tre cliqu , lcran obtenu est alors le suivant :

vous cliquez sur le bouton

Document1 - 67

2 novembre 2004

en cliquant sur le bouton , vous pouvez imprimer le bon de commande. Vous pouvez quitter laperu en cliquant sur ou agrandir laperu en cliquant sur le bon de commande.

1.2. TRANSFORMER UN BON DE COMMANDE EN BON DE LIVRAISON Pour transformer un bon de commande en bon de livraison, il suffit aprs avoir slectionn le bon de commande comme dans lcran ci-dessous :

de cliquer sur licne

, vous obtenez lcran suivant :

il suffit de cliquer sur le bouton

, lcran suivant apparat :

Ne pas oublier de changer la date et le numro de bon

vous cliquez sur

, et lcran suivant vous indique que le document de vente a chang :

Bon de livraison la place de Bon de Commande

Document1 - 68

2 novembre 2004

1.3. TRANSFORMER UN BON DE LIVRAISON EN FACTURE DE VENTE

Pour transformer un bon de livraison en facture, il suffit aprs avoir slectionn le bon de livraison comme dans lcran ci-dessous :

de cliquer sur licne

, vous obtenez lcran suivant :

il suffit de cliquer sur le bouton

, lcran suivant apparat :

Ne pas oublier de changer la date et le numro de la facture

vous cliquez sur

, et lcran suivant vous indique que le document dachat a chang :

1.4. REGLER UNE FACTURE DE VENTE Pour constater le rglement dun client, il suffit de se positionner dans slectionner lcran obtenu est alors le suivant :

de la fentre principale puis de

Document1 - 69

2 novembre 2004 Vous slectionnez la facture que le client nous a rgle

vous cliquez sur licne

et vous obtenez alors lcran suivant :

vous cliquez sur

, vous obtenez :

vous cliquez sur

, pour accder au rglement : Vous entrez le libell du rglement et vous slectionnez le mode de rglement

vous validez votre rglement en cliquant sur

2. CREATION DUNE FACTURE DE VENTE AVEC OU SANS REMISE, AVEC OU SANS ESCOMPTE
La cration dune facture de vente repose sur au minimum 4 tapes Premire tape : crer la facture

Document1 - 70

2 novembre 2004 de la fentre principale de slectionner

Pour crer une facture de vente, il faut se positionner dans lcran obtenu est alors le suivant :

vous cliquez sur licne

et vous obtenez lcran suivant :

Vous cochez

ou vous pouvez directement dans la barre verticale Deuxime tape : crer len-tte de la facture En cliquant sur , on obtient lcran suivant :

cliquer sur

Vous indiquez la date de la facture Vous indiquez le numro de la facture Vous slectionnez le client Vous indiquez la date de livraison

Troisime tape : crer le corps de la facture aprs avoir slectionn le fournisseur vous validez avec la touche Entre. Vous obtenez alors lcran suivant quil suffit de complter :

Document1 - 71

2 novembre 2004

La touche F4 vous permet dobtenir la liste des articles comme ci aprs :

Vous slectionnez dans la liste le bon article puis vous cliquez sur , avec la touche TAB, vous vous positionnez sur et vous entrez la bonne quantit. Vous validez votre ligne avec la touche Entre Quatrime tape : crer le pied de facture Vous obtenez alors lcran suivant :

Le taux de remise sapplique automatiquement, vous le changez si ncessaire

vous cliquez sur

et vous obtenez la valorisation de votre facture :

Document1 - 72

2 novembre 2004

il suffit dentrer le taux descompte et de valider avec la touche Entre Il est alors possible en cliquant sur licne dimprimer la facture de vente. Vous pouvez crer les factures et vous tes revenu la premire tape.

suivantes en cliquant directement sur le licne

3. CREER UN DOCUMENT DE VENTE AVEC PORT OU EMBALLAGE

Pour crer un document de vente (devis, bon de commande, bon de livraison ou facture) avec port, emballage ou tout autre frais divers, il faut saisir le port et les emballages comme tant des articles comme dans lexemple c -dessous :

Vous entrez la valeur du port ou de lemballage consign

La touche F4 vous permet dobtenir la liste des articles comme ci aprs :

Vous devez obtenir une saisie semblable celle-ci

Document1 - 73

2 novembre 2004

4. CREER UN DOCUMENT DE VENTE AVEC ACOMPTE

Pour crer un document de vente (devis, bon de commande, bon de livraison ou facture) avec acompte, il suffit de cliquer sur licne , vous obtenez lcran ci-aprs :

Vous entrez le montant Vous entrez la date de lacompte vous validez lacompte grce la touche Entre. Vous quittez lcran prcdent en cliquant sur licne obtenez alors lcran suivant : et vous

Document1 - 74

2 novembre 2004

Il est alors possible dimprimer directement le document de vente

5. IMPRESSION DUNE FACTURE DE VENTE

Pour imprimer une facture de vente, il suffit dans de la fentre principale de slectionner cliquer sur ou vous pouvez directement dans la barre verticale

, lcran obtenu est alors le suivant :

vous slectionnez la facture en cliquant deux fois dessus. Lcran obtenu est alors le suivant :

Document1 - 75

2 novembre 2004

vous cliquez sur le bouton

, apparat alors lcran suivant :

Chemin permettant de retrouver le bon document ici le bon de commande se trouve dans : C:\Program Files\GecoMaes\Documents standards\Vente Ou C:\Documents and Settings\All Users\Documents\Sage\Gestion Commerciale\Documents standards\Vente

aprs avoir slectionn le bon rpertoire, vous obtenez lcran suivant :

Document1 - 76

2 novembre 2004

Vous slectionnez

lorsque suivant :

est slectionn vous cliquez sur le bouton

, vous obtenez alors lcran

Vous slectionnez la bonne imprimante

Doit tre cliqu vous cliquez sur le bouton , lcran obtenu est alors le suivant :

Document1 - 77

2 novembre 2004

en cliquant sur le bouton , vous pouvez imprimer la facture. Vous pouvez quitter laperu en cliquant sur ou agrandir laperu en cliquant sur la facture.

6. AJOUTER UNE REMISE SUR UN ARTICLE DANS UNE FACTURE DE VENTE EXISTANTE
Pour ajouter une remise supplmentaire sur un article un de vos clients, il suffit dans de la fentre daccueil de slectionner ou vous pouvez directement dans la barre verticale

cliquer sur

, lcran obtenu est alors le suivant :

Document1 - 78

2 novembre 2004

vous slectionnez la facture sur laquelle figure larticle dont vous accordez une remise puis vous cliquez sur licne , vous obtenez lcran suivant :

vous slectionnez larticle et vous entrez le taux de remise :

vous validez le taux de remise avec la touche Entre. Le calcul avec remise a t effectu

7. CREER UN NOUVEAU CLIENT EN COURS DE SAISIE

Pour crer un nouveau client lors du traitement dune vente, il suffit lorsque lon constate son absence dans la liste des clients de taper son nom comme dans lexemple ci-dessous : Aprs avoir saisi les divers renseignements du document de vente (date de livraison, rfrence etc.) au moment de la validation apparat lcran suivant :

Document1 - 79

2 novembre 2004

vous cliquez sur le bouton lcran ci-dessous :

, vous pouvez alors saisir les renseignements concernant le client comme dans

Ne pas oublier daffecter le reprsentant au client longlet catgorie tarifaire correspondante. Pour cela, vous cliquez sur longlet

.Vous devez affecter le client particulier la , vous obtenez lcran suivant :

Vous slectionnez avec la liste droulante la bonne catgorie tarifaire ici Professionels

En cliquant sur

, vous pouvez commencer la saisie des articles achets.

Document1 - 80

2 novembre 2004

8. LES FACTURES DAVOIR SUR VENTES 8.1. LES RETOURS DE MARCHANDISES

Pour crer une facture davoir concernant un retour de marchandises, il suffit dans de slectionner lcran obtenu est alors le suivant : de la fentre daccueil

Vous slectionnez la facture concerne par le retour de marchandises

vous cliquez sur licne

et vous obtenez lcran suivant :

Vous cochez

lcran obtenu est alors le suivant :

Vous indiquez la date de la facture davoir Vous indiquez le numro de la facture Vous slectionnez le client

vous validez avec la touche Entre len-tte du bon d retour davoir puis vous remplissez le corps du bon de retour comme dans lcran ci-aprs :

Ne pas oublier de modifier le quantit Ne pas oublier la remise initiale

Document1 - 81

2 novembre 2004

vous validez la ligne avec la touche Entre. Vous pouvez ensuite cliquer sur le bouton bon de retour, il est alors facile de vrifier avec la facture davoir reue du fournisseur :

, le logiciel valorise le

Vous pouvez quitter la bote de dialogue en cliquant sur

REMARQUE : Un bon de retour nest pas une facture davoir ; il est donc ncessaire de transformer le bon de retour en facture davoir. Pour cela, il suffit dans de la fentre daccueil de slectionner ou vous

pouvez directement dans la barre verticale obtenu est alors le suivant :

cliquer sur

, lcran

Vous slectionnez le Bon de retour transformer

vous slectionnez le bon de retour en cliquant deux fois sur la ligne, lcran est alors le suivant :

vous cliquez sur le bouton

, vous obtenez lcran suivant :

Document1 - 82

2 novembre 2004

Vous changez le numro de la facture davoir Vous indiquez la date de la facture davoir

vous confirmez la transformation en cliquant sur slectionnant dans la liste des factures.

. Vous pouvez ensuite limprimer si vous le souhaitez en le

8.2. LES FACTURES DAVOIR SUR VENTES Pour crer une facture davoir concernant un rabais, une ristourne, une remise ou un escompte accord hors facture de doit, il suffit dans de la fentre daccueil de slectionner ou vous pouvez

directement dans la barre verticale alors le suivant :

cliquer sur

, lcran obtenu est

vous cliquez sur licne

et vous obtenez lcran suivant :

Document1 - 83

2 novembre 2004

Vous cochez

lcran obtenu est alors le suivant :

Vous indiquez la date de la facture davoir Vous indiquez le numro de la facture Vous slectionnez le client

vous validez avec la touche Entre len-tte du bon davoir financier puis vous remplissez le corps du bon davoir financier comme dans lcran ci-aprs :

Ne pas oublier de modifier le P.U HT en tapant de la remise exceptionnelle

La touche F4 vous permet dobtenir la liste des articles comme ci aprs :

vous validez la ligne avec la touche Entre. Vous pouvez ensuite cliquer sur le bouton bon de retour, il est alors facile de vrifier la facture davoir :

, le logiciel valorise le

Document1 - 84

2 novembre 2004

Limpression du bon davoir financier se fait en cliquant sur le bouton

, apparat alors lcran suivant :

Chemin permettant de retrouver le bon document ici le bon de commande se trouve dans : C:\Program Files\GecoMaes\Documents standards\Vente Ou C:\Documents and Settings\All Users\Documents\Sage\Gestion Commerciale\Documents standards\Vente

aprs avoir slectionn le bon rpertoire, vous obtenez lcran suivant :

Vous slectionnez

Document1 - 85 lorsque lcran suivant :

2 novembre 2004 est slectionn vous cliquez sur le bouton , vous obtenez alors

Vous slectionnez la bonne imprimante

Doit tre cliqu , lcran obtenu est alors le suivant :

vous cliquez sur le bouton

Document1 - 86

2 novembre 2004

en cliquant sur le bouton , vous pouvez imprimer lavoir. Vous pouvez quitter laperu en cliquant sur ou agrandir laperu en cliquant sur lavoir. REMARQUE : Un bon avoir financier nest pas une facture davoir ; il est donc ncessaire de transformer le bon avoir financier en facture davoir.

9 - REGLER UNE FACTURE DE VENTE

Pour constater le rglement dun client, il suffit de se positionner dans slectionner de la fentre daccueil puis de ou vous pouvez directement dans la barre verticale

cliquer sur

, lcran obtenu est alors le suivant :

Vous slectionnez la facture qui nous a t rgle

vous cliquez sur licne

et vous obtenez alors lcran suivant :

vous cliquez sur le bouton

, vous obtenez alors :

vous cliquez sur le bouton

, vous obtenez :

Document1 - 87

2 novembre 2004 Vous compltez en fonction des renseignements concernant le rglement

puis vous cliquez sur rglements

, votre rglement est enregistr ; pour le vrifier vous pouvez diter le journal des

10 -

EDITER LE JOURNAL DES REGLEMENTS CLIENTS

de la fentre daccueil puis de

Pour diter le journal des rglements Clients, il suffit de se positionner slectionner , lcran est alors le suivant :

Vous slectionnez dans la liste

puis vous cliquez sur le bouton

, vous obtenez alors :

Document1 - 88

2 novembre 2004

Vous slectionnez la bonne imprimante

Doit tre cliqu vous cliquez sur le bouton , lcran obtenu est alors le suivant :

Document1 - 89

2 novembre 2004

en cliquant sur le bouton , vous pouvez imprimer le document. Vous pouvez quitter laperu en cliquant sur ou agrandir laperu en cliquant sur le document.

11 -

LES PROBLEMES DE STOCKS : STOCK INSUFFISANT POUR SATISFAIRE UNE COMMANDE

Il est possible lors dune vente que le niveau du stock soit insuffisant ; vous avez alors un cran de ce type :

Stock rel : stock en magasin ici 60 Stock terme : stock rel livraison en cours ici dans lexemple 48 M.CHALAMEL livrer le 25/01 ; il est donc possible de livrer la commande mais il sera ncessaire de passer un rapprovisionnement auprs de notre fournisseur

vous pouvez forcer la livraison et la commande auprs du fournisseur :

Pour traiter le rapprovisionnement, il faut se positionner dans ou vous pouvez directement dans la barre verticale

de la fentre principale , puis slectionner cliquer sur

, lcran obtenu est alors le suivant :

vous constatez quune ligne sest rajoute :

Document1 - 90

2 novembre 2004

vous slectionnez la ligne et vous ouvrez la fentre suivante :

vous transformez votre prparation de commande en bon de commande en cliquant sur complter correctement votre bon de commande :

de faon pouvoir

Normalement, le logiciel a d vous mettre le bon numro de document

vous cliquez sur

, vous obtenez :

Document1 - 91

2 novembre 2004

le logiciel vous calcule la quantit commander avec le stock minimum : vrification stock initial = 60 quantit livre = 36 reste livrer = 48 donc quantit ncessaire 36 + 48 = 84 donc il en manque 84 60 = 24 plus la reconstitution du stock minimum 30 soit 24 + 30 = 54. Vous pouvez donc cliquer sur , vous obtenez :

vous pouvez imprimer et envoyer votre bon de commande votre fournisseur sans oublier de changer la date de livraison souhaite.

6. COMPLEMENTS
1. CREER DE CATEGORIES DE PRODUITS
Les produits regroups par famille darticles peuvent faire lobjet ou non dun suivi de gestion de stock, par exemple les prestations ou les travaux ne font pas lobjet dune gestion de stock puisquil ny a en pas. Il est possible de crer plusieurs catgories de produits en fonction du fait quils possdent des suivis de stockage ou pour des raisons danalyse. Pour cela, il suffit dans suivant : de slectionner , lcran obtenu est le

En cliquant sur cet onglet vous pouvez crer les options par dfaut du logiciel de Gestion Commerciale

vous cliquez sur longlet

apparat alors lcran suivant :

Document1 - 92

2 novembre 2004

Vous slectionnez

vous obtenez aprs avoir slectionn

, lcran suivant :

Vous compltez la zone Intitul et vous validez votre saisie avec la touche Entre

Vous cochez la case Suivi en gestion si la catgorie de produits doit tre suivi en gestion de stock

Vous crez les diffrentes catgories de produits.

2. CREER DUNE NOMENCLATURE

Un article peut tre intgr au sein d'une composition, qu'on appellera alors nomenclature, (par exemple une parure est une nomenclature contenant plusieurs stylos en nombre variable : un bille,un plume ou un roller). Si certain article entre dans la composition dune nomenclature, il est ncessaire de crer une nomenclature qui sera en fait un article supplmentaire.

Document1 - 93 Pour crer une nomenclature, il suffit dans lcran obtenu est alors le suivant :

2 novembre 2004 de la fentre principale de slectionner

vous cliquez sur licne

pour crer votre nomenclature article ou vous pouvez dans la barre verticale

cliquer sur

, vous obtenez alors lcran suivant :

Vous compltez les diffrentes zones

puis vous cliquez sur longlet

, vous obtenez alors lcran suivant :

Document1 - 94

2 novembre 2004

Vous slectionnez dans la liste droulante

Vous slectionnez dans la liste droulante puis vous slectionnez dans la liste droulante de rfrence de larticle entrant dans la nomenclature et vous entrez la quantit comme dans lexemple ci -dessous :

la

Vous validez votre choix darticle et votre quantit grce la touche Entre

Finalement pour la parure FONTANGES TRIO NOIR, vous devez obtenir lcran suivant pour la nomenclature :

Document1 - 95

2 novembre 2004

et pour lcran

vous pouvez si vous le souhaitez insrer une photo de la parure

3. INCLURE LA PHOTO DUN ARTICLE

Pour inclure la photo dun article, il suffit aprs avoir slectionn larticle de cliquer sur longlet lcran suivant : apparat

Document1 - 96

2 novembre 2004

vous cliquez sur longlet

apparat lcran suivant :

vous cliquez sur le bouton

, lcran suivant apparat :

Document1 - 97

2 novembre 2004

Icne qui permet de retrouver le dossier images qui contient les photos des articles

vous slectionnez la photo de votre article ici parker_sonnet.jpg et vous cliquez sur dans votre fiche article comme dans lexemple ci-dessous :

, la photo est incluse

vous procdez de la mme faon pour les autres articles.

4. CREER UN REPRESENTANT ET SON POURCENTAGE DE COMMISSION

Pour crer ou ajouter un reprsentant, il suffit dans lcran obtenu est alors le suivant : de la fentre principale de slectionner

Document1 - 98

2 novembre 2004

Il existe un reprsentant, en le slectionnant et en appuyant sur la touche entre, vous pouvez modifier ses coordonnes

nous pouvons ajouter un nouveau reprsentant grce licne modifier, nous obtenons :

ou le modifier en cliquant deux fois sur la ligne

Nous pouvons saisir ses coordonnes ou les modifier

Pour crer ou modifier une commission, il suffit dans , puis

de la fentre principale de slectionner lcran obtenu est alors le suivant :

Document1 - 99

2 novembre 2004 Il existe dans lexemple une commission sur les bandes dessines

nous pouvons ajouter une nouvelle commission grce licne modifier, nous obtenons :

ou la modifier en cliquant deux fois sur la ligne

Nous entrons ou nous modifions le nom de la commission Nous pouvons slectionner grce aux listes droulantes : - la famille - le reprsentant - lobjectif, le domaine, le calcul, la base de calcul Vous pouvez saisir dans cette zone le pourcentage de remise par tranche maximum que peuvent accorder les reprsentants (vous validez avec la touche Entre)

il suffit ensuite grce longlet lexemple ci-dessous :

de la fiche du reprsentant dattribuer la commission comme dans

Document1 - 100

2 novembre 2004

Vous slectionnez la commission dans la liste droulante que vous validez avec la touche Entre

5. VERIFIER LES CATEGORIES COMPTABLES ET LEUR PLAN DE COMPTE

Pour vrifier les catgories comptables et les comptes, il suffit dans lcran obtenu est alors le suivant : de la fentre principale de slectionner

vous cliquez rapidement deux fois sur larticle vrifier et vous obtenez lcran suivant :

Document1 - 101

2 novembre 2004

Vous cliquez sur longlet

, vous obtenez :

Cette liste droulante permet de vrifier les diffrentes catgories comptables et les comptes associs Comptes associs la catgorie comptable

6. AFFECTATION DE LARTICLE ESCOMPTE A LA CATEGORIE COMPTABLE ESCOMPTE

Lorsque les articles ont t crs, il peut tre ncessaire daffecter certains articles DIVERS comme lESCOMPTE la catgorie comptable ESCOMPTE appele dans le logiciel Article passerelle comptable. Pour cela, il suffit dans de slectionner , lcran obtenu est le suivant :

Document1 - 102

2 novembre 2004

En cliquant sur cet onglet vous pouvez choisir les paramtres Gnraux par dfaut du logiciel de Gestion Commerciale

vous cliquez sur longlet apparat alors lcran suivant :

et dans lcran de dialogue

, vous cliquez sur longlet

Vous cliquez sur la liste droulante et vous slectionnez larticle ESCOMPTE (il faut maintenir appuyer) en cas de fausse manuvre, il faut effacer et recommencer

vous devez obtenir lcran suivant :

Document1 - 103

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7. SUPPRIMER UNE FAMILLE DARTICLES

Pour supprimer une famille darticles, il suffit dans lcran obtenu est alors le suivant : de la fentre principale de slectionner

Vous slectionnez la famille darticles supprimer et vous cliquez sur licne

pour supprimer celle-ci

8. SUPPRIMER UN ARTICLE
Pour supprimer un article, il suffit dans obtenu est alors le suivant : de la fentre principale de slectionner lcran

vous slectionnez larticle supprimer et vous cliquez sur licne

la bote de dialogue suivante apparat :

vous confirmez la suppression en cliquant sur le bouton

Document1 - 104

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9. SUPPRESSION OU MODIFICATION DUNE LIGNE DUN MOUVEMENT DENTREE

Pour supprimer ou modifier une ligne dun mouvement dentre, il suffit dans slectionner ou vous pouvez directement dans la barre verticale de la fentre principale de

cliquer sur

, lcran obtenu est alors le suivant :

Vous slectionnez le document des stocks dans lequel vous souhaitez modifier une ligne

Aprs avoir slectionn le mouvement, il suffit de cliquer sur licne

vous obtenez lcran suivant :

et vous slectionnez la ligne supprimer ou modifier, puis si vous souhaitez la supprimer vous cliquez avec le bouton de la souris ou avec licne , vous obtenez lcran suivant :

vous confirmez la suppression avec la touche , si par contre vous souhaitez uniquement modifier la ligne, il suffit de la slectionner et de modifier les zones errones comme dans lcran ci -dessous :

Document1 - 105

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10. CREER UN PLAN DE COMPTE ATTACHES A UN ARTICLE ET A UNE CATEGORIE COMPTABLE

Lorsquun article est rattach une famille darticles qui ne possde pas de plan de comptes ou un plan de compte diffrents, il est ncessaire de le crer. Pour cela, au moment de la cration de larticle, il faut dans longlet de la fiche article complter la partie suivante : Cette liste droulante permet de slectionner les diffrentes catgories comptables et les comptes associs Comptes associs la catgorie comptable Pour le PORT par exemple nous obtenons lcran suivant :

Ne pas oublier de cocher pour le port

11. MODIFIER OU CREER UNE CATEGORIE TARIFAIRE SUR UN ARTICLE

Pour modifier ou pour crer des conditions particulires pour un article diffrent de la famille darticles, il suffit dans de la fentre principale de slectionner puis de slectionner larticle modifier,lcran obtenu est alors le suivant :

Document1 - 106

2 novembre 2004

vous cliquez sur la ligne de la catgorie tarifaire ici Particuliers que vous souhaitez modifier ou crer, vous obtenez alors lcran suivant : Vous entrez le coefficient ici puis vous fermez la bote de dialogue

le prix et le coefficient apparaissent comme dans lcran ci-dessous :

12. EDITER LES JOURNAUX DE FACTURE DE VENTE OU DACHAT

Pour diter le journal des Factures des ventes ou celui des Achats, il suffit de se positionner daccueil puis de slectionner , lcran est alors le suivant : de la fentre

Document1 - 107

2 novembre 2004

Vous slectionnez dans la liste journal que vous souhaitez diter

le

puis vous cliquez sur le bouton

, vous obtenez alors :

Vous slectionnez la bonne imprimante

Doit tre cliqu vous cliquez sur le bouton , lcran obtenu est alors le suivant :

Document1 - 108

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en cliquant sur le bouton , vous pouvez imprimer le document. Vous pouvez quitter laperu en cliquant sur ou agrandir laperu en cliquant sur le document.

13. TRANSFERER LES ECRITURES EN COMPTABILITE GENERALE

Pour transfrer les factures et les rglements du dossier Gestion Commerciale vers le dossier Comptabilit, il suffit de se positionner dans est alors le suivant : de la fentre daccueil puis de slectionner lcran obtenu

Document1 - 109

2 novembre 2004 Bien vrifier quil sagit du bon dossier comptable Vous slectionnez soit :

Attention, il faut slectionner la bonne catgorie comptable avec le bon code journal

Ne pas oublier de slectionner le bon journal Vous cliquez sur le bouton (mise jour directe comptabilit) et le transfert seffectue, vous pouvez vrifier que , cela

le transfert sest bien effectu en choisissant de la fentre daccueil puis de slectionner vous ouvre la comptabilit gnrale et vous pouvez ouvrir le journal correspondant.