FONDO FIJO DE CAJA CHICA Se crear un fondo fijo de caja chica para hacer frente a pagos en efectivo destinados

a gastos menores regulares o corrientes, de acuerdo con las polticas establecidas por la Entidad u Organismo. Estos fondos no podrn utilizarse para pagar o efectuar desembolsos que excedan los lmites autorizados por la Entidad u Organismo, por lo que habr de establecerse un monto mximo. El monto del fondo se establecer de acuerdo con las necesidades de cada Entidad u Organismo, que en ningn momento tanto su valor como el de cada desembolso exceder del lmite que determine el reglamento emitido para tal efecto. Para fijar su lmite se tendr en cuenta el valor mensual del movimiento de gastos menores. Los reembolsos se efectuarn a nombre del encargado de fondo y cuando ste se encuentre agotado en por lo menos el 50% de la cantidad asignada. Dichos reembolsos debern estar soportados con la documentacin que evidencie el pago correspondiente, la cual debe ser cancelada al emitirse el cheque de reembolso, con un sello que contenga la leyenda Pagado, Fecha, Nmero de Cheque y Banco. Los recibos de caja chica deben ser prenumerados; al anularse alguno de ellos, debern marcarse con un sello de Anulado y archivarse el juego completo. Debe anotarse en cada comprobante Recibo de Caja Chica, la cuenta y subcuenta en que se cargar el desembolso, si fuere posible.

MANEJO DE LOS FONDOS DE CAJA CHICA Los pagos con el fondo de caja chica debern estar soportados con la documentacin pertinente y debidamente autorizada. El responsable del fondo fijo exigir que se cumplan las disposiciones referentes a su manejo, en vista de que los reembolsos se efectuarn

luego de que los comprobantes hayan sido revisados y verificados por parte de los empleados responsables del control previo sobre gastos. No debern utilizarse los fondos de caja chica ara efectuar adelantos de prstamos a los funcionarios y empleados. Los fondos de caja chica no deben mezclarse con los fondos por depositar, fondo de caja general, etc. Debern efectuarse arqueos peridicos sorpresivos de dichos fondos. Al efectuarse un adelanto para compras y/o gastos sujetos a rendicin de cuenta, ste deber soportarse con un vale provisional de caja chica. La rendicin de cuentas por los adelantos debe ser efectuada dentro de las 72 horas hbiles siguientes; en caso contrario, la suma correspondiente a dichos adelantos ser cargada directamente a la persona responsable del mismo. Todo desembolso de caja chica deber ser autorizado por un funcionario competente debidamente autorizado para tal fin.

RESPONSABLE DEL FONDO FIJO El responsable del fondo fijo deber ser un empleado independiente del cajero general y de otros empleados que efecten o participen en labores de registros contables u otras funciones financieras. La independencia de este empleado es necesaria a fin de evitar confusiones en la utilizacin del fondo. Los deberes u obligaciones del responsable del fondo debern estar claramente definidas por escrito, adems de sus funciones normales. ARQUEO DE FONDOS Todos los fondos de la Entidad u Organismo estarn sujetos a comprobaciones fsicas por medio de arqueos peridicos y sorpresivos.

Los arqueos debern efectuarse sobre todos los fondos y valores de la Entidad u Organismo, incluyendo los que se encuentran en poder de recaudadores o agentes; y se dejar constancia escrita y firmada por las personas que participan en los arqueos. Los arqueos sern practicados por la contabilidad y en caso necesario por la unidad de auditora interna o por empleados independientes de quienes tienen la responsabilidad de custodia o registros.

DESCRIPCIN DE LAS FUNCIONES DE LA SECRETARIA-CAJERA s comprobantes de Egreso que le emita la auxiliar contable de compra de materia prima, gastos generales como: agua, luz, telfono y otros gastos como: mantenimiento, reparaciones

sociales, anticipos y dems gastos administrativos

la empresa y con la autorizacin del gerente depositar en el Banco , notas de crdito al auxiliar para que este se encargue de hacer los registros respectivos

o de ingresos y Pagos Efectuados