Manual de Ususario-GP2010 Gesproyect

Gestproject 2010 Din-Q Solucin Global
GESTPROJECT 2010
MANUAL DE USUARIO
Din-Q Solucin Global 2010
Manual de aprendizaje
Gestproject 2010 Basic, Estndar y Calidad
Indice general.
1. Introduccin .......................................................................................................................... 3 1.1. Uso de Gestproject.................................................................................................... 3 1.2. Modelo de Gestin en Gestproject............................................................................ 6 Uso de la interfaz de Gestproject....................................................................................... 7 2.1. Formularios .................................................................................................................. 7 2.2. Consultas ................................................................................................................... 10 2.3. Mens ........................................................................................................................ 17 Proyectos. ........................................................................................................................... 20 3.1. Formulario del Proyecto: ............................................................................................ 20 3.2. Libro del edificio. ........................................................................................................ 29 3.3. Documentos ............................................................................................................... 32 3.4. Planificacin. .............................................................................................................. 33 3.5. Diario de proyecto ...................................................................................................... 37 3.6. Diario de obra............................................................................................................. 38 3.7. Actas de Obra ............................................................................................................ 39 Gestin. .............................................................................................................................. 41 4.1. Agenda ....................................................................................................................... 41 4.2. Comunicaciones......................................................................................................... 44 4.3. Mensajes internos ...................................................................................................... 44 4.4. Partes de trabajo ........................................................................................................ 45 4.5. Biblioteca.................................................................................................................... 47 4.6. Normativa ................................................................................................................... 48 Administracin .................................................................................................................... 48 5.1. Facturacin ................................................................................................................ 48 5.2. Presupuestos ............................................................................................................. 53 5.3. Costes de personal .................................................................................................... 59 Participantes ....................................................................................................................... 60 6.1. Participantes .............................................................................................................. 60 6.2. Personal ..................................................................................................................... 63 6.3. Contactos ................................................................................................................... 65 6.4. Departamentos........................................................................................................... 66 6.5. Mi Empresa ................................................................................................................ 68 Calidad ................................................................................................................................ 69 7.1. Objetivos de calidad ................................................................................................... 69 7.2. Responsabilidades ..................................................................................................... 71 7.3. Documentos del sistema............................................................................................ 72 7.4. No conformidad .......................................................................................................... 74 7.5. Acciones correctivas y preventivas ............................................................................ 75 7.6. Evaluacin a proveedores ......................................................................................... 76 7.7. Evaluacin a clientes ................................................................................................. 77 7.8. Formacin .................................................................................................................. 78 7.9. Auditoria ..................................................................................................................... 80 Herramientas ...................................................................................................................... 82 8.1. Opciones .................................................................................................................... 82 8.2. Parmetros generales ................................................................................................ 84 8.3. Perfiles y usuarios ...................................................................................................... 85 8.4. Copia de seguridad .................................................................................................... 87 Consultas ............................................................................................................................ 88 9.1. Proyectos ................................................................................................................... 89 9.2. Participantes .............................................................................................................. 91 9.3. Contactos ................................................................................................................... 91 9.4. Personal ..................................................................................................................... 91 9.5. Econmicos................................................................................................................ 92 9.6. Agenda ....................................................................................................................... 93 9.7. Accesos...................................................................................................................... 93
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Din-Q Solucin Global Desarrollador de Gestproject
9.8. Biblioteca.................................................................................................................... 94 9.9. Normativa ................................................................................................................... 94 9.10. Calidad ................................................................................................................... 94 10. Glosario .......................................................................................................................... 96 11. Anexo ............................................................................................................................. 96 11.1. Tutorial: Proyecto................................................................................................... 97 11.2. Tutorial: Diseador de Informes ......................................................................... 101 11.3. Tutorial: Anlisis econmico. ............................................................................... 107
1. Introduccin
El nuevo control de calidad que exige la normativa, clientes y organismos oficiales, requiere de una detallada organizacin, planificacin y coordinacin de las actividades y recursos. Gestproject es una moderna solucin de organizacin y gestin que contempla todas las funciones necesarias para aumentar la eficacia y productividad, mejorando sus procesos, plazos, costes y calidad del proyecto. Funcionalidad: Gestin de proyectos (ficha tcnica, estructuras de carpetas, participantes, control y seguimiento de actividades e hitos). Planificacin de fases, actividades, tareas, calendario de proyecto (diagrama de Gantt). Seguimiento de incidencias, modificaciones, visitas a obra, actas Control de la documentacin (lista de planos y revisiones), comunicaciones (interna y externa). Gestiones administrativas (colegios, administracin) Facturacin y control de proveedores (gestin de cobros y pagos, IVA, retenciones). Relacin de participantes clasificados por tipologa. Anlisis econmico del proyecto (ingresos, costes generales y de personal). Integracin de la informacin (proyectos, participantes, contactos). Seguridad y control de acceso por usuario y perfiles (configurables). Libro del edificio (agentes, participantes y datos del edificio segn la LOE) Planificacin (diagramas de Gantt) Obra (visitas y actas)
Mdulos opcionales Calidad (gestin ISO 9001)
1.1. Uso de Gestproject

Gestproject tiene un funcionamiento comn y homogneo y dispone de los siguientes elementos visuales: Consultas: representacin tabular de la informacin (Ver Consultas).
Formularios: introduccin y visualizacin de datos.
Se ha tratado de que la aplicacin sea lo mas flexible posible para adaptarse a las necesidades de los diferentes usuarios del mismo. Para ello, la mayora de los desplegables asociados a campos de seleccin pueden configurarse desde el men Herramientas\ Parmetros generales. A lo largo de este documento se sealar en cada campo cuando es posible esa configuracin as como la ruta que se ha de seguir para encontrar dicho parmetro.
Ventanas auxiliares: Existen 4 ventanas auxiliares para un acceso rpido a la informacin. La informacin que se muestra slo hace referencia al usuario activo: notas, tareas pendientes, mensajes internos y proyectos favoritos: 1.- Proyectos favoritos: consulta de proyectos en proceso, etc. Desde el men "Opciones" dentro del formulario de proyectos, seleccionar "Aadir a favoritos". En la ventana seleccionar "Quitar de favoritos" para eliminarlo. La visualizacin de columnas se organiza segn las consultas (Ver consultas). 2.- Tareas pendientes: relacin de tareas en proceso o pendientes de ejecutar por el usuario actual. Segn se completen desaparecern de la consulta. 3.- Mensajes sin leer: relacin de mensajes recibidos sin leer por el usuario actual. Desaparecen automticamente al leerlos. Es posible aadir a parte de trabajo desde este formulario. 4.- Notas: espacio para anotar cualquier tipo de evento que necesitamos recordar para su ejecucin o control. Permite clasificar las notas con las Categoras y las Etiquetas. Se pueden situar en diferentes puntos de la pantalla (horizontal o vertical), arrastrndolo hasta el lugar deseado. Es posible seleccionar el ancho de la ventana si est en vertical o la altura en el caso de tener una situacin horizontal (arrastrar el extremo de la ventana). Marcar el icono Auto Ocultar para mantener una visualizacin permanente o bien desmarcar para que se oculte automticamente.
Men contextual. Acceso: desde cualquier consulta, en el rea de la tabla, con el ratn clic derecho. Opciones: 1.- Copiar: copia los datos seleccionados al portapapeles. 2.- Pegar: pega los datos del portapapeles en Gestproject, Excel, Word, etc. 3.- Columnas: ocultar/mostrar cualquiera de las columnas de la consulta. 4.- Quitar filtros: elimina los filtros actuales.
5.- Quitar resmenes: elimina las operaciones matemticas aplicadas en cada columna. 6.- Expandir: mostrar todas las filas de cada grupo. 7.- Contraer: mostrar slo los grupos. 8.- Aadir: aadir una nueva fila de informacin (por defecto aparece el usuario actual de la sesin. La fecha se puede cambiar mediante el calendario al pulsar en la flecha). 9.- Ver/Modificar: abre el formulario para modificar la informacin. 10.- Eliminar: elimina la/s fila/s seleccionada/s. 11.- Ver en nueva ventana: abre un nuevo formulario. 12.- Imprimir vista actual: imprime la consulta tal como se muestra en pantalla, con las filas seleccionadas. 13.- Imprimir: imprime la plantilla seleccionada. 14.- Vista preliminar: muestra una vista previa de la plantilla seleccionada. 15.- Plantilla: contiene el diseo del formulario o consulta. 16.- Actualizar: actualizar la informacin de pantalla (en entornos cliente/servidor otros usuarios pueden haber realizado cambios).
Men opciones. Acceso: desde cualquier formulario, en el botn "Opciones. Opciones: 1.- Vista preliminar: muestra una vista previa de la plantilla seleccionada. 2.- Imprimir: imprime la plantilla seleccionada. 3.- Plantilla: contiene el diseo del formulario o consulta. 4.- Actualizar: actualizar la informacin de pantalla (en entornos cliente/servidor otros usuarios pueden haber realizado cambios).
1.2. Modelo de Gestin en Gestproject

Gestproject 2010 integra todos los elementos bsicos para el control y seguimiento del ciclo del proyecto. Estos elementos de control son la base de una gestin eficaz del proyecto que est complementado por los diferentes procesos, actividades, tareas o informacin que forman parte del proyecto y que utilizamos como base de la coordinacin del mismo. Control del ciclo del proyecto.
CONTROL ECONMICO:
DIRECCIN JEFEDE PROYECTOS
Ingresos Costesde personal Costesgenerales
DIRECCIN ADMINISTRACIN
ELEMENTOS DE CONTROL: Diariode proyecto Visitasde obra Actasde obra Revisiones

DIRECCIN JEFEDE PROYECTOS DIRECCIN FACTULTATIVA
DIRECCIN RESPONSABLECALIDAD
GESTIN DE CALIDAD: Base paraISO 9001 Base paraISO 14001 Base paraOHSAS18001
CLIENTES DIRECCIN JEFEDE PROYECTOS
GESTIN DOCUMENTAL: Planos, memorias, presupuestos,etc. Contratos Normativa Listados vigentes PLANIFICACIN Y PROGRAMACIN: Diagramas Gantt Tareas yrecursos
TOMADATOS: Plantillas Datos previos Ficha urbanstica Consultas tcnicas Caractersticas tcnicas.
JEFEDE PROYECTOS TCNICOS COLABORADORES
JEFEDE PROYECTOS TCNICOS COLABORADORES
Toma de datos (Ficha tcnica) Datos generales del proyecto. Planificacin y programacin Diagramas de Gantt para la planificacin y programacin de tareas y recursos. Gestin documental. Control de documentos que componen el proyecto (planos, memoria, pliego de condiciones, etc.). Elementos de control. Diario de proyecto. Diario de visita a obra. Actas de obra. Revisin de documentos y proyectos. Control econmico. Anlisis econmico del proyecto (ingresos, costes generales y de personal). Gestin de calidad. Control y seguimiento del sistema de calidad (segn ISO 9001).
2. Uso de la interfaz de Gestproject.

Gestproject utiliza un interfaz muy intuitivo basado en formularios y consultas, as como en mens contextuales para el manejo de la informacin que se mostrar en pantalla. A continuacin realizaremos una breve descripcin de los elementos de dicha interfaz.
2.1. Formularios
En cada formulario tendremos diferentes elementos a rellenar con diferentes formas para hacerlo. Tenemos cuadros de edicin, en los que tendremos que insertar nosotros la informacin que se desea guardar (Vase el cuadro de Ttulo) o bien cuadros de seleccin (Vase Ubicacin) en los que tendremos que elegir una de las entradas de la lista.
Existe otro tipo de cuadro muy comn en los formularios de Gestproject: la fecha. Esta se puede introducir a mano o valindose del calendario que nos ofrece la interfaz al pulsar la flecha que se encuentra a la derecha del mismo.
Dentro de cada formulario tendremos un botn de Opciones con una serie de comandos que generalmente tendrn que ver con la impresin de la informacin que se muestra en el formulario:
Estos elementos se unen a los tpicos botones que nos permiten manejar el tamao de la ventana, minimizar, maximizar y cerrar el formulario. El botn de Eliminar borra la entrada que estamos viendo actualmente de la base de datos. Cancelar descarta todos los cambios que se hayan introducido hasta el momento en los cuadros del formulario y se cierra, mientras que Aceptar guarda dichos cambios. Dentro de algunas ventanas nos podemos encontrar un panel como Categoras:
En estos paneles tenemos diversas categoras de informacin donde tendremos una serie de opciones que influirn en la informacin mostrada en la parte general de la ventana. En el caso de la figura anterior vemos que tenemos escogida la informacin perteneciente a la categora de Proyecto, dentro de esta escogeremos la opcin Elementos constructivos:
Obtenemos informacin de los elementos constructivos a modo de consulta.
Dentro del botn de Opciones, en el formulario de proyectos, disponemos, adems de las opciones de impresin, de un acceso al libro del edificio del proyecto actual, creacin y visualizacin de carpetas y aadir el proyecto a favoritos.
Otras cuestiones a tener en consideracin son los formularios que ofrecen ms de una consulta, estando estas relacionadas, como por ejemplo las referentes a los perfiles y usuarios, dentro de herramientas o las consultas referentes a los departamentos y al personal asociado a los mismos. Los listados ofrecern la informacin que est asociada a la fila que se encuentre en ese momento seleccionada en el listado superior.
En el caso de los departamentos el interfaz nos ofrece la posibilidad de ver el rbol de departamentos as como el personal asociado a cada uno de ellos.
2.2. Consultas
Las consultas son una representacin tabular de la informacin. En este apartado vamos a ver cmo se pueden utilizar los diferentes elementos que la componen.
Para ver el funcionamiento de las consultas tomamos como ejemplo las Facturas Emitidas. En la figura anterior vemos en primer lugar la pestaa de la consulta. Una primera franja donde se puede apreciar el texto Arrastre hasta aqu un ttulo de columna para agrupar por l, despus la banda de ttulos de columna y finalmente el listado de los datos. Tanto los ttulos de columnas como la informacin que se muestra en cada fila y columna se pueden configurar usando filtros y ocultando las columnas que no necesitemos. A continuacin describiremos las diferentes operaciones que se pueden realizar con esta nueva interfaz de listados:
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Agrupacin por columnas: agrupa la informacin para clasificarla segn los valores registrados. Filtro de columnas: filtra la informacin segn diferentes criterios. Resmenes de columnas: realiza clculos en cada columna (media, cantidad, mximo, mnimo y suma). Mostrar/Ocultar/Fijar columnas: controla la visualizacin de las columnas de la consulta. Todas estas opciones se pueden combinar entre si, ofreciendo una optima y precisa gestin de la informacin. Vamos a ver algunos ejemplos a travs de la consulta Facturas Emitidas:
Arrastramos la columna Estado hasta la zona de agrupacin, la cual se encuentra en la parte superior de los ttulos de columnas. El interfaz cambia para mostrar, clasificadas en dos grupos, las facturas Cobradas y Pendientes. Es posible hacer una segunda agrupacin, por ejemplo por las diferentes formas de pago:
En este caso tendramos dos grupos a la vez. El orden se puede cambiar, simplemente desplazando el campo al lugar deseado. Para mostrar la informacin de cada grupo, solo habra que extender la rama haciendo doble clic en el ttulo del grupo o un clic en el icono +.
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En cada columna, es posible realizar Resmenes y mostrar la suma, promedio, etc.
Para incluir un resumen hacemos clic en el smbolo de la columna que necesitemos, en nuestro caso Base Imponible, y seleccionamos Suma, (es posible aadir otras opciones disponibles), por ejemplo:
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En este caso vemos los resmenes de dicha columna y sus datos segn las diferentes agrupaciones que se han realizado en el listado. Con estas opciones es posible realizar diferentes estudios estadsticos y econmicos de forma muy sencilla. Por ejemplo: total facturacin por ejercicio, por trimestre, total cobrado, pendiente de pago, etc.
Se pueden realizar filtros por diferentes conceptos, por ejemplo: clientes (es posible conocer lo facturado a un cliente, por ejercicios, su facturacin, lo cobrado o lo pendiente de cobrar).
Otra posibilidad sera seleccionar Personalizado. Aparece la siguiente ventana que nos permite elegir diferentes opciones del Operador por ejemplo No es igual.
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En el campo Operando indicamos el valor del campo, por ejemplo 2007.
La consulta mostrar la relacin de facturas de todos los ejercicios menos los del ao 2007.
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Es posible utilizar diferentes criterios para el filtro con el botn Aadir una condicin. El filtro contiene otras opciones como son, Todos para quitar el filtro, Sin valor muestra las filas sin valor en el campo seleccionado y Con valor las filas con valor.
Nota: seleccionar la condicin Y para cumplir con todos requisitos del filtro. Seleccionar O en el caso contrario.
Una opcin muy til es el control visual de las columnas en cada consulta. Esto nos permite ocultar las columnas innecesarias. Para quitar columnas simplemente arrstrela fuera de la zona del listado.
Por ltimo, mediante la opcin fijar campos es posible mantener fijas algunas columnas que necesitemos visualizar constantemente. Por ejemplo: para ver siempre el nmero de factura, fecha, ejercicio base imponible y el cliente, marcamos sobre el icono de dichas columnas:
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Cuando nos desplazamos sobre el resto de columnas, estas quedaran siempre visibles.
Administrar vistas Nueva opcin para guardar vistas en las consultas: 1.- Configurar la consulta (filtros, sumatorios y agrupacin). 2.- Aadir en el campo Nombre el ttulo de la nueva vistapara almacena el grupo de vistas. 3.- Seleccionar una en el campo vista.
Vista: - Seleccionar: activa la vista indicada en el campo Vista. - Nombre: indicamos el nombre de la nueva vista. - Guardar como: guarda el nombre de la nueva vista. - Restablecer vista: activa todos los campos disponibles en la consulta y los reubica segn la configuracin original. Nota: es posible disponer de una coleccin de vistas en cada consulta. Se almacena el orden de los campos, filtros, sumatorios, agrupacin, etc. Exportar / Importar configuraciones. La configuracin del conjunto de consultas se puede exportar para utilizarla en diferentes equipos o intercambiarla con otros usuarios.
Nota: se genera un archivo de intercambio .gcf.
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2.3. Mens
Para utilizar los diferentes elementos que componen Gestproject, se han elaborado unos mens de acceso, as como unas barras de herramientas que son totalmente configurables, desde su apariencia, hasta la asignacin de teclas rpidas o atajos de teclado. Estos mens son dinmicos, es decir, muestran siempre las operaciones que se pueden realizar dentro de un determinado contexto. As pues, cuando estamos en un mbito en el que no se puede realizar ningn tipo de edicin, caso de no tener consultas o formularios abiertos, ese men estar vaci y ningn men contextual ser invocado a travs del botn derecho del ratn. En cuanto a los elementos del men a los que no se tenga acceso por motivos de permisos, estos aparecern sombreados, quedando bloqueados. A continuacin mostramos el men principal de Gestproject y todas sus barras de herramientas as como formas bsicas de configuracin:
En primer lugar aparece un men principal en texto, para despus dejar paso a las barras de herramientas, las cuales contienen los mismos iconos que el men. Su visibilidad se puede manejar desde el men Ver\Barras de herramientas.
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Las barras de herramientas pueden ser tambin modificadas aadiendo o quitando botones a cada una de ellas. Para ello pulsaremos en el lateral derecho de la barra:
Adems de poder aadir o quitar botones, podemos realizar otro tipo de configuraciones como poner teclas rpidas a cada una de las opciones de la barra de herramientas; para ello hacemos clic derecho en las barras de herramientas y nos aparecer el siguiente men:
Al pulsar Personalizar nos aparecer un men para configurar nuestras barras de herramientas:
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La primera pestaa Barras nos permite gestionar barras de herramientas as como asignar el teclado a cada comando. Para asignar las teclas nos valdremos de la siguiente ventana, donde escogeremos una tecla para el comando que deseemos enlazar:
Aqu vemos como, por ejemplo, el comando copiar tiene asignada la combinacin de teclas CTRL + C. La pestaa:Comandos, nos permite asignar o quitar comandos a las diferentes barras de tareas. La pestaa Opciones nos permite controlar algunos aspectos del comportamiento del las barras de herramientas.
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Buscar
Formulario para buscar participantes o proyectos de forma sencilla. Se encuentra en el men Edicin\Buscar.
3. Proyectos.
3.1. Formulario principal del Proyecto:
Este formulario nos ofrece el elemento principal para el control y seguimiento del flujo de trabajo del proyecto. La estructura de la informacin est basada en la L.O.E. y agrupada por su naturaleza (proyecto, obra, participantes, etc.). Est dividido en dos reas: identificacin y men. o o Identificacin: datos bsicos para registrar el proyecto y conocer su estado. Men: ficha tcnica, elementos de control, relacin de participantes, etc.
A continuacin se van a enumerar, junto con una sencilla descripcin, los elementos que conforman este formulario y que se pueden ver en la siguiente figura:
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1.- Proyecto: ttulo del proyecto. Tambin aparece en la pantalla principal. 2.- Cdigo: codificacin que acompaa al ttulo. Es un campo abierto y corresponde al usuario establecer su criterio para organizar sus proyectos. Se puede emplear una codificacin diferente para clasificar cada grupo de actividades o encargos, por ejemplo: 0001-07, 07-0002, 0004-07-viv, of-0012-07 (podemos emplear texto para indicar la tipologa del mismo, etc.). Tiene otra funcin adicional: es el nombre de la carpeta del proyecto por defecto, siempre y cuando no se rellene el apartado de Carpeta de la ficha general, donde almacenamos todo tipo de documentos (archivos de planos, memoria, presupuesto, texto, fotografas, etc.). 3.- Clave: campo de libre uso. Se puede emplear para agrupar proyectos: tipologa (viviendas, oficinas, concursos, etc.), promotor (privado o pblico), alias (referencia para la identificacin), etc. 4.- Grupo: Permite clasificar los proyectos por edificacin, obra civil, industrial, urbanismo, medioambiente, energa, etc. O por usos genricos (Ver men "Herramientas Parmetros generales Proyecto"). 5.- Tipo: Est en funcin del Grupo y es una clasificacin para indicar una tipologa o un uso pormenorizado del proyecto (Ver men "Herramientas Parmetros generales Proyecto"). 6.- Encargo: es el alcance del encargo que nos solicita el cliente. 7.- Fase actual: seleccionamos una de la lista. Previamente debemos hacer una planificacin de las fases. 8.- Situacin: hito (en proceso, sin empezar, terminado, pendiente de revisin, etc.) en el que se encuentra el proyecto (Ver men "Herramientas Parmetros generales Proyecto"). 9.- Prioridad: valor que establece la urgencia del encargo. Deberamos establecer un rango de valores para las tareas, fases y proyectos. Por ejemplo, tareas de 100 a 300, fases de 400 a 600 y proyectos de 800 a 1000. 10.- Estado: valor fijo con las opciones "Abierto" o "Cerrado". Todo proyecto "Cerrado" queda bloqueado y no es posible aadir, modificar o eliminar elemento alguno (diarios, actas, planificacin, tareas, facturas, etc.). 11.- Fecha: apertura del proyecto. 12.- Plantilla: Con la Plantilla establecemos que proyectos se pueden emplear como tipo o referencia de los nuevos proyectos. Slo los proyectos Plantilla estn disponibles en el asistente de proyectos.
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Dentro de los diferentes elementos de control que nos ofrece el formulario podemos encontrar cuatro grandes categoras: o o o o o Proyecto: Relacin de los diferentes elementos de control referentes al proyecto. Obra: Relacin de los diferentes elementos de control referentes a la obra. Datos econmicos: Estudios y anlisis econmicos referentes al proyecto. Participantes: Relacin de participantes asociados o con relacin al proyecto. Otros: otros elementos de inters como imgenes asociadas u observaciones.
Empezaremos con una descripcin de todos los elementos que conforman la categora de proyecto:
Proyecto:
1. General. Pantalla principal del proyecto. Indicamos la direccin del mismo y aadimos una fotografa singular. El campo "Carpeta" es la ruta de las carpetas del proyecto. Si est vaca se utilizar la ruta general (Ver men "Herramientas\Opciones"). En el apartado general se puede indicar una ruta de proyecto distinta a la general (Men Herramientas\Opciones\Ubicaciones\Proyectos). As mismo al adjuntar cualquier documento la ruta relativa hace referencia a la carpeta de archivos del proyecto o proyectos y la absoluta es independiente a la configuracin de la carpeta de archivos. 2. Redaccin. Recopilacin de datos y marco de redaccin del proyecto. Se puede reflejar desde el resumen de la memoria, pliego de condiciones, ficha urbanstica, etc. 3. Datos generales. Recopilacin de elementos bsicos del proyecto como altura, superficie, etc. Tambin se puede reflejar el estudio de necesidades del cliente. Nota: los valores de los elementos se personalizan desde el men "Herramientas\ Parmetros generales\Proyecto". 4. Elementos constructivos. Recopilacin y descripcin de los diferentes elementos constructivos.
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Nota: los valores de los elementos se personalizan desde el men "Herramientas\ Parmetros generales\Proyecto". 5. Normativa. Relacionar la normativa de obligado cumplimiento al proyecto. El campo observaciones pertenece al proyecto, el resto depende del registro en Administracin / Normativa. Nota: los valores provienen del listado de men Gestin\Normativa 6. Planificacin. Es el elemento principal para el control, seguimiento y progreso del proyecto. Nota: planificar es planear y coordinar los diferentes medios necesarios antes del inicio de la redaccin de un proyecto. Para ms informacin consulte Planificacin. 7. Diario. Es un elemento de control para el registro de incidencias, modificaciones o aspectos relevantes que ocurren a lo largo del proyecto. Nota: para ms informacin Consulte diario de proyecto. 8. Documentos. Es un elemento de control para el registro y control de los documentos que componen el proyecto (planos, memoria, pliego de condiciones, etc.) y sus diferentes revisiones. Nota: para ms informacin consulte Documentos del proyecto. 9. Comunicaciones. Es un elemento de control para el registro de las comunicaciones del proyecto. Nota: para ms informacin consulte Comunicaciones del proyecto. 10. Registros. La consulta Registros se incorpora en el proyecto. Aparece el nuevo campo Asunto del diario de proyecto y visitas a obra. Nota: esta consulta es muy til porque muestra un listado del conjunto de apuntes introducidos en el proyecto (diario de proyecto, visitas a obra, actas y comunicaciones).
Obra
1. Diario de visitas. Es un elemento de control para registrar y documentar la actividad de la direccin de obra. Nota: para ms informacin consulte Diario de visitas. 2. Actas de obra. Es un elemento de control que constituye el medio para transmitir instrucciones de obra y donde se reflejan las incidencias, modificaciones o aspectos tratados en una visita, etc. Nota: para ms informacin consulte Actas de obra.
Datos econmicos.
Anlisis de los diferentes aspectos econmicos del proyecto: 1. Anlisis econmico. Balance econmico asociado al proyecto presentado por fase de proyecto. 2. Anlisis de coste de personal. Relacin de los costes de personal presupuestados y reales comparados segn las fases del proyecto y las tareas de las mismas. 3. Anlisis de costes generales. Relacin de los costes generales presupuestados y reales comparados segn las fases y las tareas del proyecto. 4. Anlisis de ingresos. Relacin de los ingresos generados por el proyecto comparado por cada fase presupuestada.
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Participantes.
Relacin de los diferentes agentes que actan en el proyecto (segn la L.O.E.). 1. Clientes. Participante que nos realiza el encargo.
2. Tcnicos. Relacin de los tcnicos autores del proyecto. Pueden ser de cualquier disciplina (arquitectura, ingeniera, instalaciones, etc.) y titulacin.
3. Colaboradores. Participante al que se le subcontrata alguna actividad del proyecto (delineacin, instalaciones, clculo, memorias, etc.). Es conveniente reflejar la actividad que realiz para posteriores consultas.
4. Personal. Relacin del personal que ha participado en alguna tarea, actividad, etc. Sirve, tambin, como control de acceso al proyecto (dependiendo del permiso del usuario).
5. Constructoras. Constructora que ejecuta la obra.
6. Entidades de control. Participante que supervisa, controla, etc. la ejecucin de obra.
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7. Instaladores. Participante que ejecuta las instalaciones.
8. Contactos. Relacin de los diferentes contactos que actan en el proyecto. Es una lista de acceso rpido a los datos bsicos sin salir del proyecto.
Otros
1. Imgenes. Es un espacio reservado para clasificar y almacenar las fotografas de proyecto y obra. Nota: dentro de la carpeta del proyecto se crea automticamente una llamada "Imgenes" en la cual podemos crear subcarpetas para clasificar las fotografas.
2. Observaciones. Es un espacio reservado para registrar cualquier anotacin relevante (tcnica, administrativa, etc.).
Revisin:
La revisin del proyecto es uno de los elementos fundamentales de control. Mediante la lista de chequeo es posible revisar las diferentes Verificaciones y evaluar el grado de incidencias.
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Cada una de las diferentes fases planificadas son susceptibles de revisin. Para elegir una lista de chequeo, seleccionamos Asociar Lista desde el men contextual. Aparece una nueva ventana que nos ofrecer las listas disponibles (Ver men "Herramientas\Parmetros generales\Verificaciones"). La lista se puede completar mediante nuevos Grupos y Verificaciones con las opciones del men contextual. Cada registro mantiene un histrico de revisiones con su estado, manteniendo visible grficamente el actual.
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Opciones disponibles para la revisin. Aadir Grupo: Aade un nuevo Grupo al seleccionado. Aadir Verificacin: Aade una nueva Verificacin al grupo seleccionado. Marcar como: Aade una revisin con el estado que se indique, registrando adems, la fecha y el usuario. Ver/Modificar: En los grupos permite cambiar su nombre y en las verificaciones abre su formulario. Eliminar: Elimina el nodo seleccionado, y aquellos hijos que le correspondan. Asociar Lista: Aade una lista a la fase seleccionada. Borrar Lista: Borra completamente la lista de chequeo con sus registros. Contraer Todo: Contrae todo a los grupos principales de la lista de chequeo. Expandir Grupo: Expande el grupo seleccionado as como los grupos que contenga. Contraer Grupo: Contrae el grupo seleccionado as como los grupos que contenga. Vista Preliminar: Imprime la lista de chequeo a travs de la vista preliminar. Imprimir: Imprime la lista de chequeo.
A la hora de marcar los diferentes elementos segn el estado hay que tener en cuenta:
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Cuando se marca un grupo con un estado determinado, todo lo que el grupo contenga asume dicho estado, aadiendo un registro por cada una de las verificaciones. Cuando se marca un elemento verificacin, se aade una revisin con el nombre del usuario y fecha actual. Cuando se marca un elemento, la lista de chequeo recalcula el estado de los grupos que se encuentras en niveles superiores de manera automtica
Se puede acceder a los datos que hay dentro de una verificacin, como por ejemplo su historial relativo a cambios de estado, haciendo doble clic encima de la misma, lo cual abrir un formulario como el que se puede ver en la siguiente figura.
Desde este formulario podremos consultar los distintos cambios de estado. El estado general de la verificacin vendr dado por el estado de la ltima revisin.
Sugerencia: Esta consulta es un ejemplo claro de "lista de proyecto" con informacin del estado, fase, tipo, situacin, etc. Adems tenemos un acceso directo a la carpeta de proyectos.
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3.2. Libro del edificio.

Con este formulario redactamos el Libro del Edificio segn la L.O.E. Actualmente generamos la parte de los datos del edificio (Parte I, caractersticas del edificio). La mayora de la informacin se rellena en el formulario de proyecto, introduciendo en este formulario slo los particulares para su redaccin. Vamos a ver cuales son los elementos que componen este formulario, accesible desde el men de opciones del formulario de proyecto:
3.2.1. General
1. Datos generales. En las diferentes pestaas (Direccin de obra, Datos de la propiedad, Rgimen de propiedad y Cargas reales) introducimos los datos generales y registras del edificio.
2. Fechas. Son los datos de la "Historia de las obras" que indicamos en el formulario de proyectos, apartado "Actividades". Para imprimir la actividad hay que marcar en la opcin "Mostrar en el Libro" en su formulario.
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3. Descripcin. Son las caractersticas del edificio que se describen en cada aparado del Libro del edificio.
4. Fotografas. Recopilacin fotogrfica del libro del edificio. Para aadir una fotografa hacer clic dentro de la columna de ubicacin.
5. Unidades de ocupacin. Descripcin de las diferentes unidades de ocupacin.
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3.2.2. Participantes.
Relacin de las diferentes empresas o profesionales que actan en el proyecto o la obra. Los datos forman parte del formulario de proyecto.
Aadir garantas: en el rea de la consulta, con el ratn, clic derecho + ver/modificar, o con un doble clic. Rellenar las garantas del participante teniendo en cuenta que la primera fila es para las garantas anuales, la segunda para las trienales y la tercera para las decenales. Para que el participante aparezca en el informe a imprimir hay que marcar en la opcin "Mostrar en el Libro" en su formulario.
Sugerencia: Ejemplo de una consulta filtrada por "Proyecto". Se puede utilizar, adems, como lista de planos.
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3.3. Documentos
Es un elemento de control para el registro y control de los documentos que componen el proyecto (planos, memoria, pliego de condiciones, etc.) y sus diferentes revisiones. Adems, se genera automticamente una lista de planos o documentos en general con referencia a su estado y revisin actual.
A continuacin veremos la descripcin de cada uno de los elementos que componen este formulario para el registro de documentos: 1.- Documento: referencia del plano, memoria, carta, documento oficial, etc. 2.- Ttulo: nombre del documento. 3.- Tipo: valor para indicar planos, memoria, requisitos del cliente, requerimientos, documentos oficiales, informes, etc. (Ver men "Herramientas Parmetros generales Tipo"). 4.- Grupo: valor que hace referencia a los detalles, cimentacin, cotas, fontanera, electricidad, aire acondicionado, arquitectura, instalaciones, etc. (Ver men "Herramientas\Parmetros generales\Grupo"). 5.- Estado: hito del documento para indicar que se encuentra terminado, en proceso, anulado, pendiente impresin, pendiente revisin, etc. (Ver men "Herramientas\Parmetros generales\Proyecto"). Para realizar la revisin del documento, adjuntamos el archivo correspondiente. El documento se puede revisar, con el botn "Revisar", en cualquier momento (requiere que el usuario disponga del correspondiente permiso). Segn progrese el proyecto se
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producirn diferentes versiones y quedarn registradas y documentadas para su posterior consulta.
3.4. Planificacin.
Este elemento de Gestproject nos proporciona la principal herramienta de control y seguimiento de los proyectos que estemos supervisando. Nos va a permitir definir las fases que conformarn los proyectos as como las tareas que se realicen dentro de ellas, su duracin prevista, real, as como otra serie de parmetros que describiremos a continuacin. Nota: planificar es planear y coordinar los diferentes medios necesarios antes del inicio de la redaccin de un proyecto. Fases:
1.- Fase: indicar la fase a planificar (Ver men "Herramientas\Parmetros generales\Proyecto"). 2.- Inicio/Fin/Duracin: valores que determinan la duracin de la fase. El campo "Duracin" establece la fecha fin a partir del inicio. Si la fase dispone de tareas, los valores dependern de las mismas. 3.- Prioridad: representa el grado de prioridad de la fase (se recomienda utilizar intervalos de 100). 4.- Completado: % completado de la fase (si la fase tiene tareas, el valor depende del resultado de las mismas).
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Tareas:
1.- Tarea: indicar la tarea a planificar (Ver men "Herramientas\Parmetros generales\Proyecto"). 2.- Inicio/Fin/Duracin: valores que determinan la duracin de la fase. El campo "Duracin" establece la fecha fin a partir del inicio. 3.- Prioridad: representa el grado de prioridad de la tarea (se recomienda utilizar intervalos de 100). 4.- Hito: referencia que determina un evento importante o de control del proyecto. 5.- Progreso: % completado de la tarea. La opcin "Auto" permite controlar el valor desde los recursos. Dentro de este formulario podemos ver las tareas predecesoras anlogamente a como lo hacemos en los listados de las consultas simplemente haciendo un clic en la pestaa Predecesoras. Tambin podemos ver los recursos as como aadirlos a travs del listado situado en la pestaa Recursos
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Diagrama de Gantt: Es el elemento de control ms importante para el control del proyecto, permitiendo asignar tareas, recursos y plazos.
Diagrama de Gantt Dentro del diagrama de Gantt podemos ver todos los proyectos conjuntamente con su lnea temporal. Si expandimos la rama de cada proyecto podremos ver las fases en las que se divide y a su vez las tareas que las conforman. Si se desea modificar la duracin de las tareas slo hay que arrastrar uno de los extremos de cada barra, elemento que corresponder a una fase o tarea y estirarla hasta la fecha que deseemos. La duracin de las fases o del propio proyecto se ver afectada de igual modo si excedemos el limite anterior. Para aadir dependencias hacemos clic con el botn derecho y elegimos Editar relaciones. Con esta opcin activa seleccionaremos una barra de tarea y a continuacin la tarea dependiente. Por ltimo tenemos la opcin de consultar las fases y las tareas a travs de sus respectivos formularios haciendo doble clic en la barra temporal correspondiente del diagrama.
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Se puede asociar un documento o varios a las tareas. Slo estarn disponibles los documentos dados de alta previamente dentro de la ficha de Proyecto en la categora de Proyecto\Documentos y relacionados con la fase de la tarea.
Dentro del formulario de proyecto, disponemos de dos pestaas: Gantt (fechas previstas y progreso) y Seguimiento (compara fechas previstas y reales. Slo visualizacin, no es posible editar las tareas).
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3.5. Diario de proyecto

Es un elemento de control para el registro de incidencias, modificaciones o aspectos relevantes que ocurren a lo largo del proyecto.
Sus diferentes campos se describen a continuacin: 1.- Tipo: valor para indicar una incidencia, modificacin, informe, etc. (Ver men "Herramientas\Parmetros generales\Tipo"). 2.- Origen: valor que hace referencia al proyecto, obra, cliente, administracin, etc. (Ver men "Herramientas\Parmetros generales\Origen"). 3.- Estado: hito fijo del diario ("Pendiente" o "Resuelto").
Sugerencia Ejemplo de una consulta filtrada por "Proyecto".
Ejemplo de una "Departamento".
consulta
filtrada
por
"Proyecto"
agrupada
por
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3.6. Diario de obra.

Es un elemento de control para registrar y documentar la actividad de la direccin de obra.
Sus diferentes campos se describen a continuacin: 1.- Nmero de la visita: se genera automticamente. Se pueden repetir para documentar diferentes archivos o comentarios agrupados por captulos de obra, elementos constructivos, gestiones, etc. 2.- Grupo: valor que hace referencia a las partidas de obra, elementos constructivos, gestiones, etc. (Ver men "Herramientas\Parmetros generales\Grupo"). 3.- Estado: hito fijo de la visita ("Pendiente" o "Resuelto").
Sugerencias: Ejemplo de una consulta filtrada por "Proyecto".
Ejemplo de una consulta filtrada por "Proyecto" y agrupada por "Departamento".
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3.7. Actas de Obra

Es un elemento de control que constituye el medio para transmitir instrucciones de obra y donde se reflejan las incidencias, modificaciones o aspectos tratados en una visita, etc. En este formulario tenemos tres pestaas, las cuales nos mostrarn la informacin general del acta, asistentes y los detalles de la misma, es decir los puntos.
Aqu tenemos las otras dos pestaas, con sus respectivas descripciones de campos.
1.- Actuacin: funcin que tiene el asistente en la reunin o en la obra (valores por defecto: promotor, direccin facultativa, constructora, subcontratista, instalador y entidad de control).(Ver men "Herramientas\Parmetros generales\Proyecto\Actuacin en obra"). 2.- Asistente: nombre del asistente (aparecen todos los participantes y contactos).
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Por ltimo los detalles de la misma:
1.- Punto: apartado del acta (se puede codificar de forma personalizada, 1.1, 1-1, A, B, etc.) 2.- Grupo: valor que hace referencia a las partidas de obra o elementos constructivos (Ver men "Herramientas\Parmetros generales\Grupo"). 3.- Tipo: valor para indicar incidencias, modificaciones, cambio de calidad, informe tcnico, etc. (Ver men "Herramientas\Parmetros generales\Tipo"). 4.- Origen: asistente que origin la incidencia, peticin, comentario, modificacin, etc. Normalmente el promotor, constructor, direccin facultativa, etc. (Ver men "Herramientas\Parmetros generales\Origen"). 5.- Responsable: asistente responsable de la ejecucin o resolucin. 6.- Ejecucin: fecha real de resolucin. 7.- Estado: hito fijo del punto del acta ("Pendiente" o "Resuelto") que est en funcin de la fecha de ejecucin. Mientras no se ejecute el estado es Pendiente. Sugerencias: Ejemplo de una consulta filtrada por "Proyecto".
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4. Gestin.
En esta seccin del men de Gestproject vamos a tener una serie de elementos que nos van a permitir gestionar aspectos como el econmico (facturacin y presupuestos) as como nuestra agenda o los partes de trabajo que se tengan que cumplimentar por parte del personal.
4.1. Agenda
Es un elemento de control de las actividades diarias de cada usuario.
La Agenda nos ofrece la posibilidad de gestionar nuestro tiempo y de consultar las citas que realicemos de manera similar al Outlook de Microsoft. Para insertar un evento haga clic sobre la zona indicada. Despus de esto rellnela con los datos que desee. Si desea editarlo haga doble clic sobre el evento creado. Nos aparecer el siguiente formulario que pasamos a describir:
1.- Asunto: descripcin breve de la actividad a realizar. 2.- Categora: valor para indicar una reunin, llamada, visita, etc. (Ver men "Herramientas\Parmetros generales\Generales"). 3.- Ubicacin: es un valor que indica la ubicacin de la cita. 4.- Comienzo: fecha y hora de inicio de la actividad
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5.- Finalizacin: fecha y hora de finalizacin de la actividad. 6.- Todo el da: al marcar aparece la actividad en la cabecera del da indicado. 7.- Avisar a falta de: indicar horas/minutos para que Gestproject avise del evento. 8.- Proyecto y fase: proyecto y fase asignados a la actividad si se desea. 9.- Descripcin: detalle de la actividad. 10.- Periodicidad: las actividades se pueden repetir en el tiempo. Haciendo clic en este botn se puede seleccionar una combinacin de la frecuencia de repeticin. Esto se hace a travs del formulario que se muestra a continuacin. 11.- Etiqueta: tiene asociada un color que se muestra en la pantalla general de la agenda.
Para asignar los participantes o contactos que vayan a asistir a la cita habr que dirigirse a la pestaa Asistentes, donde tambin podremos ver un listado de aquellas personas que vayan a asistir al evento. 1.- Aadir personal: aparece una nueva pantalla para seleccionar el personal que ver en su agenda la nueva cita. 2.- Aadir contactos: son los contactos asignados a la cita.
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4.1.1. Compartir agenda

Es frecuente consultar o compartir la agenda del personal o colaboradores. En funcin de los ser posible visualizar al resto de usuarios. Tambin puede ser necesario indicar una cita a un compaero o que la secretaria refleje una cita en nuestra agenda.
En la figura vemos un ejemplo de la apariencia que toma la agenda cuando se estn consultando las citas de dos usuarios de Gestproject 2010 desde el mismo formulario de Agenda.
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4.2. Comunicaciones
Es un elemento de control para el registro de las comunicaciones del proyecto (cliente o promotor, colaborador, constructora, colegio profesional o administracin, etc.).
1.- Nmero del registro: campo automtico. Manualmente se puede indicar uno diferente. 2.- Tipo: entrada/salida. 3.- Fecha: por defecto aparece la fecha actual, cambindose mediante el calendario al pulsar en la flecha. 4.- Estado: hito fijo de la comunicacin ("Pendiente" o "Resuelto"). 5.- Asunto: comentario referente a la comunicacin. 6.- Tipo de documento: valor que hace referencia a una carta, informe, memoria, plano, presupuesto, etc. (Ver men "Herramientas\Parmetros generales\Generales"). 7.- Medio / Soporte: valores para categorizar la comunicacin. 8.- Ubicacin: valor que hace referencia al sitio fsico o donde se archiva la comunicacin (archivo 20, archivo 10-A, c:\documentos\0001-2003, etc.).
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4.3. Mensajes internos

Permite enviar mensajes con avisos al personal interno de la empresa usuario de Gestproject. Se pueden localizar los mensajes en el formulario de Mensajes sin leer o en el men Gestin\Mensajes internos\Bandeja de entrada.
4.4. Partes de trabajo

Este es el formulario principal del parte de trabajo.
Al seleccionar la fecha en el calendario se muestra la lista de partes del da en el apartado "Partes de trabajo". En "Resumen" se puede consultar la duracin y costes por da, semana o mes. Los datos corresponden al usuario que aparece en "Personal". Si tenemos permiso se puede seleccionar uno diferente. Vamos con el formulario que nos permite introducir los datos del parte de trabajo, que recordamos se accede desde el men contextual (clic botn derecho) escogiendo Aadir. Tambin se puede aadir partes de trabajo desde la Agenda y desde las Tareas pendientes
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Los campos del parte son los siguientes: 1.- Fecha: fecha del parte de trabajo. 2.- Personal: nombre del usuario. 3.- Revisin: fecha de revisin (queda bloqueado para el usuario, salvo un administrador o usuario con permiso). 4.- Revisado por: nombre del usuario que revisa o cierra el parte. 5.- Proyecto: proyecto asociado. 6.- Fase: fase asociada. 7.- Tarea: tarea asociada. 8.- Horas: cantidad de tiempo en horas trabajado. 9.- Extras: cantidad de horas extras trabajadas. 10.- Coste: cualquier tipo de coste extra que se desee registrar (esta opcin requiere tener permisos para manejar datos econmicos) 11.- Grupo: clasifica la tarea para un anlisis tcnico y econmico global ms eficaz. 12.- Tipo clasifica la tarea para un anlisis econmico y ms rpido por tareas de produccin, administrativas, asuntos personales, vacaciones, etc. Sale la predeterminada en Parmetros Generales\Tipo\Parte de trabajo. Nota: es posible dejar el parte sin proyecto. El coste pasa a ser estructural. Sugerencias. Existen diferentes consultas para analizar los costes y duracin del proyecto, con el detalle necesario (Ver men "Consultas\Econmicos\Costes de personal Anlisis de costes de personal").
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Es posible revisar en bloque todos los partes de un usuario o varios por fechas, aos, etc.
4.5. Biblioteca
Registro de la documentacin tcnica externa (artculos, revistas, etc.) relevante para la redaccin de proyectos: 1.- Tipo: valor para indicar revista, artculo, etc. (Ver men "Herramientas\ Parmetros generales\Tipo"). 2.- Grupo: valor que hace referencia al rea de actuacin, como por ejemplo, arquitectura, ingeniera, instalaciones, etc. (Ver men "Herramientas\Parmetros generales\Grupo").
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3.- Ubicacin: valor que hace referencia al sitio fsico donde se archiva el documento (archivo 20, archivo 10-A, c:\documentos\0001-2003, etc.).
4.6. Normativa
Registro de las normativas vigentes que afecten a la redaccin de proyectos.
1.- mbito: referencia geogrfica a la que hace referencia la normativa. 2.- Grupo: valor que hace referencia al rea de actuacin, como por ejemplo, arquitectura, estructura, cimentacin, ingeniera, instalaciones elctricas, instalaciones de aire acondicionado, etc. (Ver men "Herramientas\Parmetros generales\Grupo"). 3.- Tipo: para definir el rango de la normativa. 4.- Ubicacin: valor que hace referencia al sitio fsico donde se archiva el documento (archivo 20, archivo 10-A, c:\documentos\0001-2003, etc.). 5.- Organismo: entidad que emite la norma.
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5. Administracin
5.1. Facturacin
Registro de la factura de honorarios de los diferentes servicios realizados. Es un elemento de control econmico que permite consultar: facturacin por proyecto o grupo, comparativa con el presupuesto, importes pendientes de facturar, estado del cobro. Es posible gestionar la facturacin de varias empresas o autnomos a la vez. El siguiente formulario pertenece a las facturas emitidas o de honorarios:
Sus respectivos campos se describen a continuacin:
1.- Nmero de factura: campo automtico que depende de la empresa que la emite. Manualmente se puede indicar uno diferente. 2.- Ejercicio: campo automtico que depende de la fecha. 3.- Fecha: por defecto aparece la fecha actual pero es posible cambiarla mediante el calendario. 4.- Emitida por: empresa o autnomo que emite la factura. Aparece por defecto la "Oficina predeterminada" (Ver men "Participantes\Datos de oficina"). 5.- Cliente: participante que seleccionamos de la lista. Aparecen los tipificados como "Clientes". 6.- Forma de pago: dato informativo para incluir en la factura impresa. 7.- Previsto: fecha estimada de cobro. 8.- IVA/IGIC: impuesto de la factura. El valor se puede modificar individualmente en cada factura. Por defecto aparece el impuesto predeterminado (Ver men "Herramientas\Parmetros generales\Facturacin"). 9.- IRPF: si la factura la emite un autnomo, aparecer la retencin de IRPF. El valor se puede modificar individualmente en cada factura. Por defecto aparece el impuesto predeterminado (Ver men "Herramientas\Parmetros generales\ Facturacin").
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Para rellenar las facturas correctamente tendremos que ayudarnos de dos listados que nos ofrecen la posibilidad de llevar los conceptos de la factura y sus respectivos vencimientos de, en este caso, cobro. Veamos el formulario resultante de Aadir un Detalle a la factura:
Los campos disponibles son: 1.- Descripcin: Concepto de la factura. Puede completarse con informacin ms detallada en el recuadro debajo del mismo. (Ver men "Herramientas\Parmetros generales\ Facturacin"). 2.- Proyecto: Proyecto al que se asocia la factura. 3.- Fase: Fase del proyecto. Depende de las planificadas en el Presupuesto (pestaa Fases). 4.- Actividad: Area de actividad de la empresa. (Ver men "Herramientas\Parmetros generales\Generales") 5.- Precio/U: Precio unitario. 6.- Unidades: Cantidad de unidades a facturar. Permite dos decimales. 7.- Total: Se corresponde con el nmero de unidades por su precio. Es el total a facturar de ese concepto. Automticamente el valor del Total se suma a la base imponible de la factura, recalculndose todos los campos de la misma. En ocasiones, es necesario indicar gastos suplidos, como justificacin de pagos a terceros:
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Los campos disponibles son: 1.- Descripcin: Concepto del gasto suplido. 5.- Precio/U: Precio unitario. 6.- Unidades: Cantidad de unidades. 7.- Total: Se corresponde con el nmero de unidades por su precio. Es el total del gasto suplido de ese concepto. Automticamente el valor del Total se suma al campo Suplido del formulario principal.
La siguiente pestaa permite registrar los cobros y vencimientos de la factura:
Sus campos son: 1.- Fecha: es la fecha real de cobro. 2.- Vencimiento: es la fecha prevista del cobro. 3.- Importe: valor del cobro. 4.- Forma de pago: medio del cobro. 5.- N Cuenta: datos bancarios donde se registra el movimiento. 6.- Estado: hito fijo del cobro ("Pendiente" o "Cobrado"). Nota: Aparece automticamente "Cobrado" cuando indicamos un valor en el campo "Fecha". Slo aparecer sumado al total cobrado si este posee este estado. Al igual que el formulario anterior esta informacin se ve reflejada automticamente en el formulario de la factura. El formulario de las facturas recibidas tiene un trato anlogo excepto que aparecen dos nuevos conceptos en el mismo, veamos sus caractersticas:
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Veamos de nuevo sus campos: 1.- Nmero de factura: campo manual. 2.- Ejercicio: campo automtico que depende de la fecha. 3.- Fecha: por defecto aparece la fecha actual, cambindose mediante el calendario al pulsar en la flecha. 4.- Emitida a: empresa o autnomo que recibe la factura. Aparece por defecto la "Oficina predeterminada" (Ver men "Participantes\Datos de oficina"). 5.- Proveedor: participante que seleccionamos de la lista. Aparecen los tipificados como "Proveedor". 6.- Forma de pago: dato informativo para incluir en la factura. 7.- Previsto: fecha estimada del pago. 8.- IVA/IGIC: impuesto de la factura. El valor se puede modificar individualmente en cada factura. Por defecto aparece el impuesto predeterminado (Ver men "Herramientas\Parmetros generales\Facturacin"). 9.- IRPF: si la factura la emite un autnomo, aparecer la retencin de IRPF. El valor se puede modificar individualmente en cada factura. Por defecto aparece el impuesto predeterminado (Ver men "Herramientas\Parmetros generales\Facturacin"). 10.- Personal: seleccionarlo en la lista desplegable. Permite realizar un anlisis y control de costes por personal (dietas, viajes, carburante, etc.). 11.- Departamento: seleccionarlo en la lista desplegable. Permite realizar un anlisis y control de costes por departamento (proyectos, obra, etc.). 12.- Tipo de gasto: valor para indicar colaboradores, carburante, visados, dietas, viaje, copias, alquiler, etc. y realizar un anlisis y control de costes por su tipologa (Ver men "Herramientas\Parmetros generales\Facturacin"). El manejo de los conceptos de pagos y sus vencimientos son anlogos a las de las facturas emitidas. En cuanto a las facturas rectificativas, su uso es idntico al de las facturas ordinarias. Se utilizan para realizar abonos a nuestros clientes o de nuestros proveedores a nosotros por cambios de importe, etc. Nota: Al registrar la factura conseguimos dos cosas: el documento para imprimir y entregar al cliente y el control econmico de la facturacin total o por cada proyecto (agrupado por ejercicio, trimestre, valor total, cobros pendientes, importe cobrado, etc.).
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5.2. Presupuestos
Es un elemento de control econmico que permite realizar una previsin de costes y posteriormente analizar desviaciones. Es posible gestionar los presupuestos de varias empresas o autnomos a la vez. Los costes del proyecto se dividen en: directos y de personal. El coste directo es cualquier gasto que tendremos que realizar para el desarrollo del proyecto (colaboradores, visado, material de oficina, copias, etc.). El coste de personal es el derivado del tiempo dedicado al desarrollo del proyecto. El presupuesto lo podemos calcular a partir de la previsin del coste o por valores de las tablas colegiales (clculo externo). Veamos el formulario principal de los presupuestos:
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A continuacin los campos que nos ofrece y su descripcin: 1.- Ttulo: referencia interna del presupuesto. 2.- Nmero: campo automtico. 3.- Fecha: por defecto aparece la actual pero es posible cambiarla mediante el calendario. 4.- Descripcin: referencia general a la actividad a realizar. Normalmente se imprime como cabecera en el presupuesto. 5.- Cliente: participante que seleccionamos de la lista. Aparecen los tipificados como "Clientes". 6.- Oficina: empresa o autnomo que emite el presupuesto. Aparece por defecto la "Oficina predeterminada" (Ver men "Participantes\Datos de oficina"). 7.- Proyecto: proyecto asignado al presupuesto. Es posible realizar varios presupuestos al mismo. Inicialmente quedar vaco hasta que no est aceptado el presupuesto. 8.- Concepto: detalle de la actividad a realizar. 9.- Coste previsto: valor que utilizamos como referencia del coste total y para aplicar un margen de beneficio si nos interesa. Se puede introducir manualmente (previamente calculado con cualquier otro sistema o no) o calcularlo en Gestproject (en este caso aparece automticamente). 10.- Margen: % que aplicamos para calcular el importe del presupuesto. Si est en 0 el campo "Presupuesto" suma el importe de los detalles (restando el descuento si lo hubiera). 11.- Presupuesto: importe ofertado al cliente. Es la suma del importe del detalle (restando el % del descuento si lo hubiera). En el caso de indicar un % de margen sobre el coste, no tendra en cuenta el importe de los detalles. 12.- Descuento: % aplicado directamente al "Presupuesto". 13.- Fecha seguimiento: referencia para contactar con el cliente. 14.- Aprobado: fecha de aceptacin del presupuesto. 15.- Estado: es necesario indicar "Aceptado" para realizar consultas econmicas. 16.- Beneficio: margen de beneficio (importe del presupuesto menos el coste previsto).
El apartado del Anexo: es el contrato o informacin tcnica, administrativa, etc. que interese que firme el cliente. Es posible, tambin, adjuntar un documento. La pestaa de resumen nos ofrece los costes por cada fase con su % segn el origen (personal o general). Aqu tenemos un ejemplo:
Este listado es meramente informativo. Para introducir los datos hay que utilizar las otras pestaas del presupuesto que correspondern a los costes de personal, directos y la asignacin de presupuesto a cada fase.
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Relacin de costes directos del proyecto:
Para aadir informacin realizamos un clic en el botn derecho y elegimos Aadir. Esto abrir el siguiente formulario:
Esta relacin de costes directos del proyecto los utilizaremos posteriormente para analizar posibles desviaciones, hacer otros presupuestos similares, etc. Los diferentes campos se describen en la siguiente lista: 1.- Tipo de gasto: valor para indicar colaboradores, carburante, visados, dietas, viaje, copias, alquiler, etc. (Ver men "Herramientas\Parmetros generales\ Facturacin"). 2.- Fase: fase en la que se presupuesta 3.- Coste Previsto: coste presupuestado para ese tipo de gasto
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Lo siguiente es la relacin de costes de personal en funcin de las tareas a realizar en cada fase por cargo o recurso:
Posteriormente es posible analizar la previsin de horas por cada fase, tarea, etc.
Descripcin de los campos: 1.- Responsable: puesto o cargo que debe realizar la tarea o actividad. 2.- Duracin: tiempo previsto para la ejecucin de la tarea. 3.- Coste: importe previsto que nos costar la tarea o actividad. Se calcula mediante la duracin y el coste asignado al "Cargo" (Ver men "Herramientas\ Parmetros generales\ Generales"). 4.- Coste adicional: cualquier tipo de coste extra (dietas, kilometraje, etc.).
Por ltimo tenemos la posibilidad de asignar porcentajes del presupuesto (o importes absolutos) a cada fase del proyecto, siempre que su suma no exceda del 100% del presupuesto:
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El valor y porcentaje se actualizan de forma inmediata. Desde el mismo formulario es posible realizar la factura automticamente, simplemente tenemos que seleccionar desde el botn Opciones Facturar. Se permite facturar varios conceptos a la vez que se incluiran dentro de la misma factura.
Sugerencia: Comparativa del coste y duracin prevista con los datos reales (Ver men "Consultas/Anlisis costes de personal").
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Comparativa del presupuesto y facturacin (Ver men "Consultas/Anlisis ingresos del proyecto").
Es posible analizar los presupuestos por tipologa de proyecto. Por ejemplo: relacin de proyectos aprobados por tipologa, etc.
Se puede copiar, desde la consulta, un presupuesto completo con todos los datos asociados (anexo, costes directos, personal e importe en cada fase). Es posible crear un presupuesto Plantilla (el nmero 0) y copiar toda su informacin. Si establecemos un % en las fases, al aadir el importe, automticamente indica el valor correspondiente.
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5.3. Costes de personal

La asignacin del coste hora del personal es obligatorio para calcular el coste de las tareas en cada proyecto. Este formulario muestra el histrico del coste hora.
Seleccionamos el personal para acceder a su histrico de costes directos. Con el siguiente formulario aadimos el coste:
Es posible aadir costes diferentes en el mismo ao. Los partes de trabajo tomarn constantemente el coste asociado a su rango de fechas. Desde la pestaa Nminas es posible imputar los gastos correspondientes a cada persona. Para el personal de direccin, jefes de proyecto, obra, etc. se puede utilizar la opcin Estructural para imputar el gasto como un coste indirecto o estructural. Para ms informacin consulte Tutorial anlisis econmico. El funcionamiento de entrada de datos es idntico al de los costes.
El campo Importe es el total del salario, calculndose a partir del resto de campos. Las nminas marcadas con la opcin Estructural ser tenidas en cuenta, en su ao natural, como coste estructural o indirecto. Sugerencia: Comparativa del coste y duracin prevista con los datos reales (Ver men "Consultas/Anlisis costes de personal").
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6. Participantes
6.1. Participantes
Agente de la edificacin, ingeniera o construccin (empresa o autnomo) que interviene en el proyecto, por ejemplo: cliente o promotor, colaborador, constructora, entidad de control, colegio profesional, tcnico, proveedor, etc. Los participantes se pueden clasificar mediante los campos "Tipo" (cliente, colaborador, constructora, entidad de control, colegio profesional, etc.), "Actividad" (promotor, colaborador de clculo, constructora de edificacin, fontanera, saneamientos, electricidad, proveedor general, etc.) y "Clase" (empresa, autnomo o persona fsica). Cada participante puede tener la tipologa necesaria, siendo habitual: 1.- Cliente y constructora. 2.- Colaborador y proveedor (tambin podra ser un subcontratista que ejecuta instalaciones, etc.). 3.- Colegio profesional y proveedor.
Veamos el formulario: El formulario nos ofrece la posibilidad de introducir un tipo de informacin muy general del participante en esta primera pestaa (Direcciones), la cual es muy intuitiva, con la salvedad de Clase de Participante: 1.- Clase de Participante: es un desplegable que permite clasificarlos por empresa, autnomo o persona fsica (es una informacin importante para el tratamiento de la facturacin). Se puede desactivar un participante con la fecha de baja as no puede asociarse a un proyecto, factura, presupuesto, etc
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Nota: En el caso de una empresa como clase de participante, los campos nombre y apellidos deben quedar vacos. Ser en "Contactos" donde incorporemos las diferentes referencias en la empresa. En este caso se mostrar el campo Empresa en los diferentes listados de participantes o en los que se muestren datos asociados a dicho participante como personal. Pestaa de Tipos y Actividades Clasificacin del participante en funcin de su actuacin. Adems permite agruparlos para realizar consultas, etc. En funcin de su tipologa aparecer en diferentes apartados del proyecto y otras reas de Gestproject. Relacin de tipos (lista fija) y actividades (lista personalizable):
Cada tipo de participante lleva asociadas unas actividades concretas que pueden ser configuradas en los parmetros generales. Adems esta clasificacin permite agrupar a los participantes para la realizacin de consultas, etc. En funcin de su tipologa el participante aparecer en diferentes apartados del proyecto y otras reas de Gestproject, siendo su clasificacin obligatoria a tales efectos. 1.- Tipo: es la actuacin del participante en cada proyecto. Marcamos de la lista los que se ajusten al perfil de la empresa, autnomo o persona fsica. 2.- Actividades: actividad que desarrolla. Se pueden marcar varios (Ver men "Herramientas\Parmetros generales\Actividades").
Pestaa Administracin Datos bancarios de nuestros clientes, proveedores, etc. que tendrn una relacin fiscal con nosotros. Pestaa Colegios Profesionales Datos referentes a la pertenencia a los pertinentes colegios profesionales del participante. Pestaa de Contactos Relacin de contactos del participante. Se pueden aadir los necesarios y clasificarlos por diferentes criterios. (Ver Contactos, Cap. 5.3). Tambin es posible aadirlo desde (Ver men "Participantes\Contactos").
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Pestaa de Proyectos: Relacin de proyectos donde acta el participante. Es un listado automtico.
Pestaa Observaciones: Son notas de diversa naturaleza tiles para la relacin que mantenemos con el participante.
En cuanto a las pestaas que se mostrarn en cada momento dentro de este formulario hemos de decir que depende del tipo en el que se catalogue al participante, quedando visibles las siguientes pestaas: Direcciones: Siempre Tipos y actividades: Siempre Administracin: Slo si el participantes es tipo Cliente o Proveedor o es una Oficina. Colegios Profesionales: Slo si el participante es tipo: Colaborador, Tcnico, Instalador, Subcontratista o Datos de Oficina. Contactos: Siempre Proyectos: Siempre Observaciones: Siempre
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6.2. Personal
Son los datos del personal. La informacin tambin aparecer, automticamente, en el formulario de participantes. Adems nos permitir indicar, adicionalmente, otro tipo de actuacin al personal, por ejemplo: colaborador, tcnico (arquitecto, ingeniero, etc.). Nota: el personal que acte en el proyecto como tcnico, tiene que estar en el formulario de participantes como tipo "Tcnico".
Los campos del formulario son fcilmente reconocibles, mencionamos solamente en campo de actividades por su importancia para el resto de la informacin que Gestproject mostrar del personal asociado. 1.- Actividades: son las diferentes funciones asignadas al personal (Ver men "Herramientas\Parmetros generales\ Actividades"). Pestaa Datos Personales: Rellenamos datos como la direccin particular del personal, su e-mail, mvil, etc. Ser una informacin muy til para compartir con el grupo de trabajo.
Pestaa Relacin Laboral: Informacin complementaria del personal en la cual quedan registrados datos como la titulacin, currculo, relacin con la empresa (tipo de contrato), nmero de cuenta personal, tipo de contrato, etc.
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1.- Coste Hora y Hora Extra: es el coste actual que tiene asociado el personal para calcular el coste del proyecto. Son campos de consulta, para modificarlo (Ver men "Administracin\Costes de personal"). 2.- Baja: una vez que se da una fecha de baja queda bloqueado su usuario como medida de precaucin y desaparece de los formularios a la hora de aadir personal.
Pestaa Departamentos y Cargos: Relacin de Departamentos y Cargos que ocupa el personal.
1.- Predeterminado: al indicarlo ser el departamento que aparezca automticamente al cumplimentar diferentes formularios. Slo puede existir uno. Pestaa Historia Laboral: Relacin e histrico de la titulacin, formacin y experiencia laboral. Nota: slo disponible con el mdulo de calidad. Pestaa Formacin: Registro de la formacin recibida en la empresa. Nota: slo disponible con el mdulo de calidad. Pestaa Proyecto: Relacin de proyectos donde se acta. Es un listado automtico. Pestaa Observaciones: Son notas de diversa naturaleza tiles para la relacin contractual con el personal. Sugerencia: Ejemplo de una consulta agrupada por "Actividad".
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6.3. Contactos
Persona relacionada con un participante. Se pueden aadir los necesarios y clasificarlos por diferentes criterios. 1.- Contacto principal: referencia del contacto para realizar listados (ofertas, invitaciones, mailing, datos de referencia, etc.), ya que un participante puede tener varios.
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6.4. Departamentos
Este apartado nos a ayudar a crear reas funcionales o departamentos que nos van a permitir gestionar mejor los recursos humanos de la empresa. Para ello Gestproject nos ofrece un sencillo interfaz que nos mostrar todos los departamentos, en la parte inferior quedara reflejado el personal perteneciente al departamento que actualmente tengamos resaltado en el listado de departamentos. Para tratar de mostrar el esquema departamental Gestproject ofrece un grfico en estructura arbrea que nos facilitar, de un solo vistazo, la informacin sobre la estructura departamental que tenemos junto al personal que compone dichos departamentos.
Desde aqu podemos aadir departamentos, y personal a dichos departamentos a travs de los siguientes formularios:
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Para asignar la pertenencia del nuevo departamento a otro ya creado slo habra que informarlo en el campo Pertenece al departamento, en el cual aparecern todo los departamentos disponibles. Una vez creado el departamento se aade su personal:
Adems de introducir el personal como perteneciente a este departamento podemos marcar dos pociones: la primera es marcar a este personal como responsable de este departamento. La segunda es marcar como departamento predeterminado, lo que nos indica que ser el departamento que aparezca en los desplegables de Gestproject por defecto. Cada personal slo puede tener un departamento predeterminado, si ya se marc uno previamente prevalecer el ltimo en ser marcado. Sin embargo un departamento puede tener varios responsables.
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6.5. Mi Empresa
Es un tipo de participante para registrar los datos de la oficina (empresa o autnomo). Permiten generar facturas (honorarios y de proveedores), presupuestos, etc. La informacin tambin aparecer, automticamente, en el formulario de participantes. De esta forma podremos indicar, adicionalmente, otro tipo de actuacin en el proyecto, por ejemplo, tcnico (arquitecto, ingeniero, etc.), etc.
La informacin que aqu podemos guardar es anloga al del apartado 6.1 Participantes, salvo en el campo: 1.- Predeterminada: rellena automticamente el campo de la Empresa en los formularios que lo requieren (facturas, presupuesto, etc.). Hacemos de nuevo hincapi, en la Clase de Participante y en su implicacin en la muestra de informacin. Si informamos Empresa se mostrar el nombre del campo Empresa, si por el contrario elegimos Autnomo o Persona fsica se mostrarn los valores de los campos Nombre y Apellidos. Para el resto de pestaas ver Participantes
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7. Calidad
7.1. Objetivos de calidad
Registro y seguimiento de los objetivos anuales.
Los campos que nos ofrece el formulario son los siguientes 1.- Cdigo: se compone del prefijo y nmero (automtico) del registro (Ver men "Herramientas\Parmetros generales\Calidad"). 2.- Tipo: clasificacin que permite agrupar los objetivos (calidad, costes, proceso, formacin, presentacin, organizacin, etc.). 3.- Estado: controla la situacin actual del registro (Ver men "Herramientas\ Parmetros generales\Calidad"). 4.- Responsable: persona que cierra o revisa. 5.- Revisin: fecha de cierre o revisin. 6.- Cumplido: % conseguido.
Para ver y aadir las actividades asociadas a cada objetivo recurrimos a la pestaa Actividades donde nos encontramos un listado de las actividades:
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Para introducir datos nos valdremos del siguiente formulario:
Sugerencias: Para el control y seguimiento de cada registro (objetivos, no conformidades, acciones correctivas y preventivas, evaluacin de proveedores, satisfaccin de clientes, formacin y auditorias) disponemos de una consulta particular (Ver men "Consultas\ Calidad\Registros").
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7.2. Responsabilidades
Registro de las diferentes responsabilidades de cada puesto o cargo y departamentos.
1.- Actividad: funcin asignada a un puesto o cargo. Tambin es posible definir cualquier actividad general relacionada directamente con cada departamento (Ver men "Herramientas\Parmetros generales\Calidad"). 2.- Cargo: puesto de trabajo responsable de la actividad. 3.- Departamento: rea funcional a la que afecta la actividad. 4.- Responsabilidad: nivel asignado de responsabilidad. Opciones disponibles: responsable, coordina, es informado y participa.
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7.3. Documentos del sistema

Registro de los documentos del sistema (manual de calidad, procedimientos, instrucciones tcnicas y formatos) y control de revisiones y la lista de distribucin.
1.- Cdigo: referencia del documento. 2.- Nombre: ttulo del documento. 3.- Tipo: clasificacin que permite agrupar los documentos (manual de calidad, procedimientos, instrucciones tcnicas y formatos). 4.- Estado: controla la situacin actual del registro (Ver men "Herramientas\Parmetros generales\Calidad"). Para aadir revisiones hacemos clic derecho sobre el Histrico y elegimos con un clic Aadir.
Al revisar o aprobar los diferentes campos del registro con los botones "Revisar" y "Aprobar" (estar disponible si disponemos del permiso correspondiente), se rellenarn los campos con el nombre del usuario actual de la sesin de Gestproject, y no se podr cambiar posteriormente. Nota: en la consulta principal aparecer disponible (en funcin de los permisos) slo los documentos relacionados con el usuario actual.
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7.4. No conformidad
Registro de las no conformidades.
1.- Cdigo: se compone del prefijo y nmero (automtico) del registro (Ver men "Herramientas Parmetros generales Calidad"). 2.- Estado: controla la situacin actual del registro (Ver men "Herramientas\Parmetros generales\Calidad"). 3.- Tipo: interno / externo. 4.- Actividad afectada: rea o actividad afectada. 5.- Proyecto: proyecto o expediente al que hace referencia. 6.- Responsable del tratamiento: persona encargada de realizar o coordinar la actividad. 7.- Responsable: persona que cierra o revisa. 8.- Revisin: fecha de cierre o revisin. 9.- Evaluacin: grado de incidencia en la calidad (muy grave, grave o moderada). 10.- Responsable: persona encargada de realizar o coordinar la actividad.
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7.5. Acciones correctivas y preventivas

Registro de las acciones correctivas y preventivas.
1.- Cdigo: se compone del prefijo y nmero (automtico) del registro (Ver men "Herramientas Parmetros generales Calidad"). 2.- Estado: controla la situacin actual del registro (Ver men "Herramientas Parmetros generales Calidad"). 3.- Tipo: indicar Correctiva / Preventiva. 4.- Actividad afectada: area o actividad afectada. 5.- Responsable implantacin: persona encargada de realizar o coordinar la actividad. 6.- Responsable: persona que cierra o revisa. 7.- Revisin: fecha de cierre o revisin. Sugerencias: Para el control y seguimiento de cada registro (objetivos, no conformidades, acciones correctivas y preventivas, evaluacin de proveedores, satisfaccin de clientes, formacin y auditorias) disponemos de una consulta particular (Ver men "Consultas\ Calidad\Registros").
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7.6. Evaluacin a proveedores

Registro de la evaluacin de proveedores.
1.- Cdigo: se compone del prefijo y nmero (automtico) del registro (Ver men "Herramientas Parmetros generales Calidad"). 2.- Estado: controla la situacin actual del registro (Ver men "Herramientas Parmetros generales Calidad"). 3.- Proveedor: participante que seleccionamos de la lista. 4.- Adjunto: registro de la evaluacin del proveedor. 6.- Responsable: persona que cierra o revisa. 6.- Revisin: fecha de cierre o revisin. 8.- Resultado: referencia final de la evaluacin. Sugerencias: Para el control y seguimiento de cada registro (objetivos, no conformidades, acciones correctivas y preventivas, evaluacin de proveedores, satisfaccin de clientes, formacin y auditorias) disponemos de una consulta particular (Ver men "Consultas\ Calidad\Registros"). En el apartado de encuesta es posible disponer de varias encuestas por tipologa de proveedor. El campo resultado es automtico si tenemos una encuesta asociada, en caso contrario se puede indicar un valor automticamente.
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7.7. Evaluacin a clientes

Registro de las encuestas de satisfaccin de clientes.
1.- Cdigo: se compone del prefijo y nmero (automtico) del registro (Ver men "Herramientas\Parmetros generales\Calidad"). 2.- Estado: controla la situacin actual del registro (Ver men "Herramientas\Parmetros generales\Calidad"). 3.- Cliente: participante que seleccionamos de la lista. 4.- Adjunto: registro de la encuesta de satisfaccin. 5.- Responsable: persona que cierra o revisa. 6.- Revisin: fecha de cierre o revisin. 7.- Resultado: referencia final de la encuesta de satisfaccin. Sugerencias: Para el control y seguimiento de cada registro (objetivos, no conformidades, acciones correctivas y preventivas, evaluacin de proveedores, satisfaccin de clientes, formacin y auditorias) disponemos de una consulta particular (Ver men "Consultas\ Calidad\Registros"). Es posible disponer de varias encuestas por tipologa de cliente. El campo resultado es automtico si tenemos una encuesta asociada, en caso contrario se puede indicar un valor automticamente. En el campo Mtodo se indica la forma de entrega/recepcin de la encuesta
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7.8. Formacin
Registro de la planificacin de la formacin y evaluacin.
1.- Cdigo: se compone del prefijo y nmero (automtico) del registro (Ver men "Herramientas\ Parmetros generales\ Calidad"). 2.- Tipo: referencia de donde se impartir (interna o externa). 3.- Estado: controla la situacin actual del registro (Ver men "Herramientas\ Parmetros generales\ Calidad"). 4.- Responsable: persona que cierra o revisa. 5.- Revisin: fecha de cierre o revisin. 6.- Valoracin: resultado final de la evaluacin. La relacin de asistentes la controlamos desde la pestaa Asistentes:
En este listado podemos Aadir al personal que deseemos incluir a travs del siguiente formulario:
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1.- Centro: entidad donde se imparte la formacin (podra se interna). 2.- Asistente: persona asignada para realizar la formacin. 3.- Responsable: persona que cierra o revisa. 4.- Revisin: fecha de revisin. 5.- Valoracin: resultado final de la evaluacin particular del asistente.
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7.9. Auditoria
Registro de la planificacin de las auditorias.
1.- Cdigo: se compone del prefijo y nmero (automtico) del registro (Ver men "Herramientas\ Parmetros generales\Calidad"). 2.- Estado: controla la situacin actual del registro (Ver men "Herramientas\ Parmetros generales\ Calidad"). 3.- Responsable: persona que cierra o revisa. 4.- Revisin: fecha de cierre o revisin. 5.- Resultado: referencia final de la evaluacin.
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Pestaa Informe:
1.- Cdigo: campo compuesto por el prefijo y nmero (manual) del registro. El prefijo puede quedar vaco o desde configuracin indicar un valor de texto (IA-, etc.). 2.- Fecha informe: fecha del informe. 3.- Descripcin: texto del informe.
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8. Herramientas
8.1. Opciones
Gestproject permite la configuracin de una serie de parmetros:
Dentro de la pestaa de Preferencias tenemos diferentes opciones para configurar: Solicitar confirmacin para finalizar sesin: Marque esta opcin para que Gestproject solicite confirmacin cada vez que se quiera cerrar o cambiar de usuario de sesin. Valores Predeterminados: Valores que aparecern por defecto en los campos de Provincia, Localidad y Pas Agenda: Nos permite configurar el horario que seguir la agenda as como los incrementos que definirn la divisin del tiempo. Avisos de mensajes: Nos permite configurar el tiempo entre avisos emergentes as como desactivarlos. La pestaa de Estilos visuales nos permite cambiar el estilo visual del programa:
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Una pequea muestra de un cambio al estilo Appletini.isl:
Por ahora no es posible configurar todos los aspectos de Gestproject por separado. Han de utilizarse una serie de estilos predeterminados. Dentro de la pestaa Ubicaciones nos encontramos tres rutas a informar que corresponden con las rutas en las que van a encontrarse las carpetas que contengan los ficheros de los diferentes proyectos: la ruta de las imgenes comunes, por ejemplo las fotografas de los participantes, etc. Y por ultimo la ubicacin de las plantillas que se van a utilizar en la generacin de los informes a imprimir.
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8.2. Parmetros generales

Gestproject permite la configuracin de una amplia variedad de campos de seleccin, los cuales sern posteriormente utilizados para clasificar la informacin en diferentes elementos de control.
Para configurar dichos campos solo habr que escoger la categora y opcin adecuada e introducir los valores en el listado derecho del formulario.
Verificaciones.
Con el apartado Verificaciones configuramos las diferentes listas de revisin del proyecto:
Desde esta opcin podremos gestionar las listas de chequeo. Las operaciones que nos ofrece el men contextual son: Aadir Grupo: Aade un nuevo Grupo al seleccionado. Aadir Verificacin: Aade una Verificacin nueva al grupo seleccionado. Ver/Modificar: Permite cambiar el texto del elemento. Eliminar: Elimina el nodo seleccionado y aquellos hijos que le correspondan. Duplicar Lista: Copia la lista a una nueva con la misma estructura. Importar Lista: Importa una lista de chequeo desde un fichero .xml. Exportar Lista: Exporta una lista de chequeo a un fichero .xml. Vista Preliminar: Imprime la lista de chequeo a travs de la vista preliminar. Imprimir: Imprime la lista de chequeo.
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8.3. Perfiles y usuarios

Configuracin de usuarios para el acceso a Gestproject. Cada persona debe tener un usuario particular con un "perfil" que le otorga los derechos de acceso (esto permite modular el contenido de informacin que a cada uno le corresponda visualizar o editar). Perfiles. Es el contenedor de privilegios de acceso a las diferentes reas de Gestproject. Se pueden crear tantos como sea necesario. Cada uno puede pertenecer a varios usuarios, por lo que se recomienda agruparlos por cargos o reas funcionales. El perfil "Administradores" tiene acceso a todo el programa y no se puede modificar.
1.- Aadir nuevos "Perfiles": en el rea de la consulta, con el ratn, clic derecho + aadir o marcar sobre la primera fila en gris. Rellenar el nombre y descripcin al que hace referencia. 2.- Eliminar "Perfiles": seleccionar la fila en su lateral izquierdo, con el ratn, clic derecho + eliminar.
Configuracin de los permisos: Gestproject tiene 7 niveles de permisos: 1.- Ver: visualiza el formulario o consulta. 2.- Modificar: aadir o editar el formulario. 3.- Historial: acceso al historial de formacin del personal (disponible slo con el mdulo de calidad). 4.- Slo del Usuario: es el permiso ms bsico, el usuario slo podr visualizar sus datos. 5.- Revisar: revisin de documentos. 6.- Aprobar: aprobacin de documentos (disponible slo con el mdulo de calidad). 7.- Avanzado: si se activa el usuario tiene acceso a todas las pestaas del formulario, en caso contrario slo tendr disponible la pestaa datos personales o direcciones. Nota: El permiso Proyectos / General es uno de las ms importantes ya que habilita el acceso a las siguientes funciones: 1.- Crear proyectos (consulta / asistente) 2.- Crear carpetas de archivos 3.- Aadir como plantilla. 4.- Aadir como curriculum.en el caso de proyectos, slo tendr acceso a los proyectos en los que participa (debe indicarse en el apartado "Personal" en el formulario de proyecto). Los permisos hacen referencia a un formulario, salvo en los siguientes casos, que agrupan varios:
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1.- Planificacin: planificacin y agenda. 2.- Facturacin: facturas emitidas y facturas rectificativas. 3.- Datos econmicos: todas las consultas econmicas de proyecto. Para permitir una actividad hay que marcar la opcin que se desea permitir en el rbol de permisos que se presenta a la derecha del formulario. Nota: El perfil administrador no puede ser cambiado, permaneciendo como un perfil privilegiado a todos los efectos. Usuarios: Cada una de las personas que vaya a tener acceso a Gestproject 2010 tiene que disponer de un usuario con unos privilegios determinados. Antes es necesario dar de alta el personal (Ver Personal, Cap. 5.2).
Para realizar esta operacin siga los siguientes pasos: 1.- Aadir "Usuario": en el rea de la consulta, con el ratn, clic derecho + aadir. Rellenar el nombre de acceso al programa "Usuario" y el personal relacionado. La contrasea la puede indicar el propio usuario en su sesin (Ver men "Herramientas \Cambiar contrasea"). A continuacin seleccionamos el perfil correspondiente. 2.- Eliminar "Usuario": seleccionar la fila en su lateral izquierdo, con el ratn, clic derecho + eliminar.
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8.4. Copia de seguridad.

Gestproject 2010 proporciona una herramienta para la realizacin de copias de seguridad de la base de datos que soporta el contenido de toda la informacin que se guarda en la aplicacin. NO se pueden realizar copias de seguridad de parte de la informacin. La copia de seguridad se har de la totalidad de los datos que contenga. Esto es de gran importancia a la hora de realizar una restauracin, puesto que se perder toda la informacin posterior a la fecha de la copia de seguridad. Veamos el formulario que nos permite realizar la copia de seguridad:
Disponemos de dos pestaas: la primera para crear la copia y la segunda para hacer una restauracin. Copia de seguridad. Tenemos dos opciones: copia manual o programada. La primera simplemente seleccionamos la carpeta de nuestro disco donde queremos realizar la copia y hacer clic en el botn Ejecutar ahora. Se crea un fichero con el nombre de la aplicacin y la fecha. La segunda opcin es un servicio de programacin de copias de seguridad que solo estar activo desde un cliente instalado en el servidor de Gestproject 2010.
Se pueden configurar diversos campos: Ubicacin: lugar relativo al servidor donde se van a guardar las copias. Ejecutar el da: da y hora de inicio del servicio. Periodicidad: frecuencia de creacin de la copia de seguridad. Mantener copias: nmero de copias que el sistema va a mantener antes de empezar a borrarlas. Activar la programacin: selector para activar el servicio.
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Para mantener estas opciones hay que confirmarlas haciendo clic en el botn Programar. Nota Importante: tanto la creacin como restauracin de copias de seguridad se harn en el servidor, por lo que las direcciones indicadas sern siempre relativas al servidor. Restaurar la copia de seguridad. Para realizar la restauracin buscamos el archivo de copia de seguridad y hacemos clic en Restaurar. Al seleccionar el fichero el formulario nos mostrar el contenido del mismo: nombre y ruta de los ficheros de la base de datos. Se ha incluido una opcin para cambiar la ubicacin del destino de la restauracin de la copia de seguridad (botn Restaurar en otra ubicacin).
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9. Consultas
En este capitulo vamos a conocer el apartado de consultas que nos ofrece la aplicacin Gestproject. Su estructura se asemeja al que posee el men principal, estando catalogadas por los mbitos a los que pertenece. Pasemos a hacer una descripcin de cada una de las consultas que nos ofrece Gestproject:
9.1. Proyectos
9.1.1. Proyectos
Consulta que nos permite listar todos los proyectos que estn dados de alta dentro de Gestproject. Se pueden ver y modificar, aadir y borrar entradas desde esta consulta.
9.1.2. Datos Tcnicos

Muestra los elementos de la ficha tcnica de cada proyecto conjuntamente con la informacin del mismo. No se puede editar la informacin.
9.1.3. Diario de proyectos

Lista de las entradas al diario de proyecto junto con la informacin de los proyectos a los que pertenecen. Se pueden ver y modificar, aadir y borrar entradas desde esta consulta.
9.1.4. Diario de visitas a obra

Lista de las entradas al diario de visitas a obra junto con la informacin de los proyectos a los que pertenecen. Se pueden ver y modificar, aadir y borrar entradas desde esta consulta.
9.1.5. Documentos
Listado de todos los documentos de proyecto conjuntamente con los datos del proyecto al que pertenecen. Se pueden ver y modificar, aadir y borrar entradas desde esta consulta.
9.1.6. Comunicaciones
Listado de comunicaciones conjuntamente con la informacin de los proyectos a los que pertenecen. Se pueden ver y modificar, aadir y borrar entradas desde esta consulta.
9.1.7. Actas de obra

En este apartado tenemos dos consultas: Descripcin: Descripcin de las actas de obra relativas a proyectos e informacin del proyecto al que pertenecen. Se pueden ver y modificar, aadir y borrar entradas desde esta consulta.
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Detalles: Listado que desglosa los diferentes puntos de las catas, dando informacin adicional acerca del acta al que pertenecen, as como del proyecto al que estn asociadas. No se puede editar la informacin.
9.1.8. Participantes
Listado de los participantes que forman parte de los proyectos dentro de Gestproject, dando su tipo de actividad dentro de los mismos. No se puede editar la informacin.
9.1.9. Partes de trabajo

Listado de los partes de trabajo e informacin acerca de los proyectos a los que estn asociado. Se pueden ver y modificar, aadir y borrar entradas desde esta consulta.
9.1.10. Gestiones oficiales

Listado que permite resumir las actuaciones de los organismos oficiales (Colegios, Administracin, seguros y servicios) dentro de los proyectos; asi como informacin de los mismos. No se puede editar la informacin.
9.1.11. Planificacin
Diario de tareas Listado de las tareas planificadas, as como de las fases y proyectos a las que pertenecen. Se pueden ver y modificar, aadir y borrar entradas desde esta consulta. Recurso de tareas. Listado de los recursos a los que se hacen referencia en las diferentes tareas junto con la informacin acerca de las tareas a las que pertenecen. Se pueden ver y modificar, aadir y borrar entradas desde esta consulta.
9.1.12. Registros
Listado que recopila todos los registros introducidos en cada proyecto (diario de proyecto, obra, comunicaciones y actividades). No se puede editar la informacin.
9.1.13. Revisiones
Revisin.Listado de los elemento de las listas de chequeo reflejando su estado as como su fecha de revisin y quin la realiz. Se pueden ver y modificar, aadir y borrar entradas desde esta consulta. Detalles. Listado de los elemento de las listas de chequeo junto con todas sus revisiones. No se puede editar la informacin.
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9.2. Participantes
9.2.1. Resumen
Listado resumen con los datos de todos los participantes datos de alta en Gestproject. Se pueden ver y modificar, aadir y borrar entradas desde esta consulta.
9.2.2. Tipos
Listado resumen con los datos de todos los participantes con los tipos a los que pertenecen para su filtrado o agrupacin por este parmetro. No se puede editar la informacin.
9.2.3. Tipos y actividades

Listado de los participantes junto con su tipo y actividades asociados para su agrupacin y filtrado por estos parmetros. No se puede editar la informacin
9.3. Contactos
9.3.1. Contactos
Listado de todos los contactos dados de alta en Gestproject. Se pueden ver y modificar, aadir y borrar entradas desde esta consulta.
9.3.2. Contactos y participantes

Listado de todos los contactos dados de alta en Gesproject junto con los datos de los participantes a los que estn asociados. No se puede editar la informacin
9.4. Personal
9.4.1. Datos personales
Listado de los datos personales del personal dado de alta en Gestproject. Se pueden ver y modificar, aadir y borrar entradas desde esta consulta.
9.4.2. Datos laborales

Listado de los datos laborales del personal dado de alta en Gestproject Se pueden ver y modificar, aadir y borrar entradas desde esta consulta.
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9.5. Econmicos
9.5.1. Facturas emitidas
Listado de las facturas emitidas registradas en Gestproject. Se pueden ver y modificar, aadir y borrar entradas desde esta consulta.
9.5.2. Cobros y vencimientos

Listado de los cobros y vencimientos registrados en Gestproject No se puede editar la informacin
9.5.3. Facturas recibidas

Listado de las facturas recibidas registradas en Gestproject. Se pueden ver y modificar, aadir y borrar entradas desde esta consulta.
9.5.4. Pagos y vencimientos

Listado de los pagos y vencimientos registrados en Gestproject No se puede editar la informacin.
9.5.5. Facturas rectificativas emitidas

Listado de las facturas rectificativas emitidas registradas en Gestproject. Se pueden ver y modificar, aadir y borrar entradas desde esta consulta.
9.5.6. Facturas rectificativas recibidas

Listado de las facturas rectificativas recibidas registradas en Gestproject. Se pueden ver y modificar, aadir y borrar entradas desde esta consulta.
9.5.7. Facturacin de proyectos

Listado que nos ofrece la informacin relativa a lo facturado por cada proyecto, dando informacin acerca del proyecto asociado y la factura a la que pertenece. No se puede editar la informacin.
9.5.8. Costes de personal

Listado de costes de personal y del proyecto al que est asociado dichos costes. La informacin proviene de los partes de trabajo del personal asociados a los respectivos proyectos. No se puede editar la informacin.
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9.5.9. Costes generales

Listado de costes generales y de los proyectos asociados a los mismos. Estos costes tienen como origen las diferentes facturas recibidas de los proveedores. No se puede editar la informacin.
9.5.10. Anlisis econmico

Anlisis del balance de ingresos y gastos as como de los tipos de estos ltimos. No se puede editar la informacin.
9.5.11. Anlisis de coste de personal

Anlisis de los costes del personal frente a lo previamente presupuestado agrupado por las fases y las tareas de los diferentes proyectos. No se puede editar la informacin.
9.5.12. Anlisis de costes generales

Anlisis de los costes generales frente a lo previamente presupuestado agrupado por fase y tipo de gasto, que se asocian a cada proyecto. No se puede editar la informacin.
9.5.13. Anlisis de ingresos

Anlisis que nos ofrece los datos de los ingresos reales que hemos tenido por proyecto y fase frente a lo previamente presupuestado. No se puede editar la informacin.
9.6. Agenda
Listado con todas las citas que hay registradas en las agendas del personal. Se pueden ver y modificar, aadir y borrar entradas desde esta consulta.
9.7. Accesos
9.7.1. Activos
Listado con todo el personal que actualmente esta trabajando con Gestproject.
9.7.2. Histrico
Listado con el histrico de accesos dentro del sistema, identificando el usuario que ha entrado, el perfil que se ha usado y el equipo desde que se ha tenido acceso, as como las fechas de entrada y salida en la aplicacin.
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9.8. Biblioteca
Listado de todas las entradas a la biblioteca de Gestproject.
9.9. Normativa
Listado de todas las entradas referentes a normativas dentro de Gestproject.
9.10. Calidad
9.10.1. Objetivos de calidad
Descripcin. Listado de los objetivos de calidad. Se pueden ver y modificar, aadir y borrar entradas desde esta consulta. Actividades. Listado de las diferentes actividades asignadas a cada objetivo de calidad.
9.10.2. Responsabilidades
Listado de las responsabilidades de calidad
9.10.3. Documentos del sistema

Listado de los documentos del sistema junto con la ltima revisin aprobada
9.10.4. No conformidades
Listado de las no conformidades dadas de alta en el sistema
9.10.5. Acciones correctivas y preventivas

Listado de las acciones correctivas y preventivas dadas de alta en el sistema
9.10.6. Proveedores
Listado de evaluaciones de los proveedores dadas de alta en el sistema
9.10.7. Clientes
Listado de las evaluaciones de satisfaccin dadas de alta en el sistema
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9.10.8. Formacin
Descripcin Listado de los objetivos de calidad. Se pueden ver y modificar, aadir y borrar entradas desde esta consulta Personal Relacin del personal asistente a cursos.
9.10.9. Auditoria
Listado de las auditorias dadas de alta en el sistema
9.10.10.
Registros
Registro general de los documentos de calidad dados de alta en el sistema.
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10. Glosario
Administrador: usuario de Gestproject que se incluye en la instalacin (no se puede eliminar y tiene todos los privilegios de acceso). Participante: agente de la edificacin, ingeniera o construccin (empresa o autnomo) que interviene en el proyecto, por ejemplo: cliente o promotor, colaborador, constructora, subcontratista, instalador, entidad de control, colegio profesional, tcnico, proveedor, etc. Contacto: cualquier persona relacionada con un participante. Fase: cada una de las partes de que se compone el proyecto. A cada fase se puede asignar tareas y recursos para su control y ejecucin. Tarea: cualquier accin que se realiza en el contexto de la planificacin del proyecto y que normalmente puede estar asociada a uno o varios recursos (personal). Se planifica mediante plazos de ejecucin (fecha de inicio y fin). Actividad: cualquier hito o gestin que se realiza durante una fase del proyecto y que no es asignada a un recurso concreto (personal). Se planifica mediante plazos de ejecucin (fecha prevista y ejecucin). Plantillas de impresin: contiene el diseo del formulario o consulta para su impresin. Plantillas de proyecto: modelo que se utiliza como gua para el desarrollo de un proyecto. Se pueden tener tantas como sean necesarias. Cualquier proyecto puede servir como plantilla. Planificacin: diagrama de Gantt para asignar tareas, recursos, plazos, etc. Es el elemento de control ms importante y relevante para el control del proyecto. Elemento de control: informacin que utilizamos para realizar el control y seguimiento del proyecto. Por ejemplo: diario de proyecto, visitas a obra, planificacin, etc. Costes del proyecto: se dividen en dos, generales y de personal. El coste general es cualquier gasto directo que tendremos que realizar para el desarrollo del proyecto (colaboradores, visado, material de oficina, copias, etc.). El coste de personal es el derivado del tiempo dedicado al desarrollo del proyecto por parte de nuestro personal. Consulta: representacin tabular de la informacin, distribuida en columnas y filas. Informe: presentacin de la informacin con un diseo especfico (impresin, pdf, etc.) desde un archivo Xml.
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11. Anexo
11.1. Tutorial: Proyecto
Gestproject integra los elementos bsicos para el control y seguimiento del ciclo del proyecto. Este flujo de trabajo tiene las siguientes ventajas: 1.- Organizacin general: documentos, actividades y procesos para la redaccin de cualquier tipo de proyecto. 2.- Marco de referencia: gua para el desarrollo general del proyecto. 3.- Normalizar actividades: mtodo comn de trabajo.
Estructura y flujo de datos del proyecto:
Identificacin de proyectos.
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Debemos establecer un criterio para identificar (ttulo, cdigo y clave) los proyectos. Esto facilita localizar cualquier informacin de entre todos los documentos y proyectos (por tipologa, localidad, provincia, estado, situacin, fechas, cliente, etc.).
1.- Proyecto: ttulo del proyecto. 2.- Cdigo: codificacin que acompaa al ttulo. Es un campo abierto y corresponde al usuario establecer un criterio para organizar sus proyectos. Se puede emplear una codificacin diferente para clasificar cada grupo de actividades o encargos, por ejemplo: 0001-07, 07-0002, 0004-07-viv, of-0012-07 (podemos emplear texto para indicar la tipologa del mismo, etc.). Este campo tiene otra funcin adicional. Es el nombre de la carpeta del proyecto, donde almacenamos todo tipo de documentos (archivos de planos, memoria, presupuesto, texto, fotografas, etc.). Desde Gestproject accedemos a las carpetas con el explorador de Windows. 3.- Clave: campo de uso libre. Se puede emplear para agrupar proyectos: tipologa (viviendas, oficinas, concursos, etc.), promotor (privado o pblico), alias (referencia para la identificacin), etc. Nota: todo proyecto "Cerrado" queda bloqueado y no es posible aadir, modificar o eliminar elemento alguno (diarios, actas, planificacin, tareas, facturas, etc.).
Carpetas de proyectos.
Como gestor documental, con Gestproject puede controlar toda la documentacin de las diferentes fases del proyecto. Para establecer un cierto orden y almacenar todos los archivos (planos, memoria, etc.) debemos crear una estructura de carpetas para cada fase o cualquier otro criterio. 1.Personalizar la estructura: desde configuracin, men Herramientas/Parmetros generales/Proyecto.. Se pueden exportar estructuras de carpetas.
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2.- Crear la estructura: en el formulario de proyecto, botn opciones, seleccionar "Crear Carpetas". Aparece la lista (descripcin) de configuracin. Seleccionar una y Gestproject crea automticamente la estructura completa.
3.- Ubicacin de las carpetas: Gestproject tiene una ruta o direccin general para ubicar las carpetas de los proyectos (Ver men "Herramientas\Opciones" pestaa Ubicaciones).
4.- Ver carpetas: en el formulario de proyecto, botn opciones, seleccionar "Ver Carpetas". Gestproject abre el explorador de Windows.).
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En esta ruta Gestproject crea una carpeta para cada proyecto (el nombre es el cdigo). Si la organizacin actual o elegida es por aos, clientes, etc. podemos indicar una ruta en el cuadro Carpeta donde se crearn las carpetas correspondientes teniendo como base un directorio con nombre igual al cdigo del proyecto.
4.- Relacionar las carpetas actuales: lo primero que debemos hacer es dar de alta el proyecto en Gestproject. Si las carpetas estn creadas, slo debemos hacer coincidir el nombre del cdigo con el de la carpeta del proyecto e indicar la ubicacin correcta (Ver men "Herramientas\Opciones") o indicarla manualmente desde el formulario.
Histrico de proyectos.
Es conveniente, en la medida de las posibilidades, registrar los proyectos terminados. Lgicamente, los datos bsicos (ttulo, tipologa, fecha aproximada, cliente o promotor, provincia o localidad, etc.) que nos permita tener una relacin de proyectos por cliente, listados, datos estadsticos, referencias para otros proyectos, completar un currculo, etc.
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11.2. Tutorial: Diseador de Informes

Gestproject dispone de una serie de informes para la impresin o exportacin (pdf, etc.) y son completamente configurables por el usuario. La personalizacin se realiza a travs de un diseador de informes general.
A l se accede a travs del men de impresin que podemos ver por ejemplo en el men contextual de cada consulta, y escogiendo Modificar Diseo. Una vez que hemos accedido al diseador nos aparecer un formulario como el de la figura anterior, con un men bsico que nos permitir realizar todas las operaciones necesarias para modificar nuestros informes. Las barras de herramientas que nos vamos a encontrar nos hacen ms accesibles todas las opciones de men. Para empezar a manejar este diseador antes hay que saber qu elementos lo componen aparte de los mens:
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Informes: Nos indica cuantos informes componen el principal.
Propiedades: Nos ofrece una lista de propiedades que correspondern en cada caso al elemento que este seleccionado en cada momento.
Seccin de diseo: parte en la que se van a crear y editar los diferentes elementos que compondrn el esquema del informe.
11.2.1. Manejo de campos en el diseador

Para crear campos dentro del informe haga clic en alguno de los iconos de la barra de herramientas de Crear
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Opciones de creacin (por orden): Aadir etiqueta: aade un campo con un texto fijo. Aadir campo de datos: aade un campo con datos de Gestproject Aadir imagen: aade una imagen desde un fichero Aadir lnea: aade una lnea Aadir rectngulo: aade un rectngulo Aadir salto de pgina: aade un salto de pgina
Posteriormente haga clic en la seccin de diseo y arrastre en diagonal hacia la parte inferior derecha de la pantalla para darle el tamao que desee.
En este caso hemos creado un campo imagen. Podemos observar como al tenerlo seleccionado, nos aparecen las propiedades en el lado izquierdo de la figura.
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Estas propiedades son, para todos los campos que se pueden manejar en el diseador, las siguientes agrupadas por temtica: Apariencia (Appearance): Propiedades que controlan la apariencia del texto que va a mostrar el campo. Dentro de estos parmetros encontraremos la alineacin del texto, los colores del fondo y de letra, la fuente de la letra, el formato utilizado as como los mrgenes dentro del campo. Bordes (Border): Propiedades que describirn como van a ser los bordes que enmarcan el campo. Se pueden controlar los estilos del borde as como colores del mismo. Data (Datos): Este conjunto de propiedades es importante a la hora de asociar el contenido de los campos a los datos trados desde la base de datos de Gestproject. Calculated nos indica que es un campo trado precisamente de la base de datos y Text indicar, si la propiedad anterior esta a True (cierto), el nombre del campo que contiene la informacin que se mostrar. Design (Diseo): Son propiedades que se usan para identificar los campos dentro del diseo. La propiedad Visible nos indicar si el campo ser o no visible en la impresin del informe. Image (Imagen): Propiedades que solo afectaran al campo si este es una imagen. Estas nos permiten cambiar cmo se alinea una imagen al campo si esta no es del mismo tamao o si tiene que ocupar todo el espacio del mismo. Layout (Plantilla): Propiedades de plantilla entre las que podemos encontrar los mrgenes de la pgina (Margins) e incluso propiedades que afectan a campos como CanGrow que definen el comportamiento de los campos cuando el texto que contienen es ms extenso de lo que pueden albergar. Special (Especial): Propiedades que dan comportamientos especiales al campo seleccionado como la posibilidad de mostrar texto enriquecido (RTF).
Siempre es importante a la hora de crear o modificar un informe que los campos queden bien alineados y que posean tamaos lo ms estndar posible. Para ello el diseador nos ofrece una serie de funciones que podemos utilizar para confeccionar el informe a nuestro gusto. Para ello accederemos a travs de la siguiente barra de herramientas:
En esta barra encontraremos operaciones (por orden): Enviar al fondo
las
siguientes
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Traer al frente Igualar anchura Igualar altura Igualar tamao Alienar a la izquierda Alienar al centro Alinear a la derecha Alinear abajo Alinear al medio Alinear arriba Igualar espacio horizontal Incrementar espacio horizontal Decrementar espacio horizontal Igualar espacio vertical Incrementar espacio vertical Decrementar espacio vertical
El diseador tambin permite operaciones de edicin:
En la barra de edicin se nos da la posibilidad de deshacer y rehacer cambios que se hayan registrado en el diseo. Tambin nos da las habituales opciones de copiado, cortado y pegado de campos o texto. Por el momento el diseador no permite la inclusin de subinformes por lo que su tratamiento queda fuera de este tutorial. No obstante, podemos editar su contenido del mismo modo que editamos el contenido del informe principal.
11.2.2. Subsecciones del diseador

Dentro del diseador podemos encontrarnos 5 secciones cuyo comportamiento conviene conocer, ya que el contenido de los mismos ser representado en posiciones y nmero de pginas diferente. El ejemplo mas claro lo tenemos en los listados:
Las secciones que podemos ver en la figura son las siguientes: Header (Encabezado): Corresponde al encabezado del documento Page Header (Encabezado de pgina): Esta seccin aparecera en todas las pginas como encabezado. Detail (Detalle): En esta seccin se conformara el cuerpo del informe.
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Page footer (Pie de pgina): Esta seccin aparecera como pie en cada pgina. Footer (Pie): esta seccin cerrara el documento.
En este ejemplo vemos que el titulo del listado y los diferentes ttulos de las columnas apareceran como encabezado en todas las pginas. Tambin, pero esta vez como pie en cada pagina, aparecera un resumen con los totales de cada columna. El cuerpo (Detalle) del informe se compondra de filas de campos calculados desde la base de datos.
Es posible ordenar cada plantilla por 3 campos a la vez.
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11.3. Tutorial: anlisis econmico.

Una de las funciones de Gestproject es el anlisis econmico. Es sencillo conocer la rentabilidad de cada proyecto, facturacin total, por ejercicio, trimestre, cliente, etc. Pasos a realizar para realizar un anlisis del proyecto: 1.Definir los costes de los responsables 2.Definir los costes del 3.- Realizar el presupuesto de honorarios. 4.- Facturas de honorarios. 5.- Facturas de proveedores. 6.- Partes de trabajo. 7.- Anlisis econmico. o cargos. personal.
1.- Definir los costes de los responsables o cargos: en este apartado definimos la relacin de responsables o cargos y le indicamos un coste medio anual para cada uno. Ser el dato que Gestproject utilice para realizar el clculo del coste previsto de las tarareas. Acceso: men Herramientas/Parmetros generales/Generales/Cargos de departamento.
2.- Definir los costes del personal: esta informacin es la base para el clculo del coste real de las tareas. Se realizar por persona o usuario, por este motivo es necesario indicar individualmente el coste directo de cada una de las personas que integran el grupo de trabajo. Acceso: men Administracin/Costes de personal.
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El coste afecta a la relacin de partes introducido por cada una de las personas entre las fechas registradas en Costes de personal. En cualquier momento es posible modificar el coste de partes anteriores mediante la actualizacin de su coste horario.
3.- Realizar el presupuesto de honorarios: el presupuesto se emplea como documento contractual entre nosotros y el cliente. En Gestproject podemos definir el presupuesto de forma detallada y tambin hacer una previsin de costes que nos sirva como base para comparar con la situacin real. Acceso: men Administracin/Presupuestos.
Las pestaas General y Anexo se utilizan para definir el presupuesto y es la parte que entregaremos al cliente. El resto de pestaas se emplearn para realizar la previsin del coste directo previsto. Tan en la pestaa Costes generales y Costes de personal registramos los diferentes costes asociados al proyecto.
Ejemplo de los costes directos (pestaa Costes generales).
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Ejemplo de los costes del personal (pestaa Costes de personal).
En la pestaa Fases se define el importe a facturar en cada fase.
Desde el mismo formulario es posible realizar la factura automticamente, simplemente tenemos que seleccionar desde el botn Opciones Facturar.
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Por ltimo, para que Gestproject tenga en cuenta todos los datos econmicos previstos y se pueda comparar con la situacin real es necesario indicar en el campo Estado el valor Aceptado y que la pestaa Fases tenga informacin.
4.- Facturas de honorarios: registramos las diferentes facturas desde su men correspondiente o bien desde el presupuesto de honorarios. Acceso: men Administracin/Facturacin/Facturas emitidas.
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Desde esta consulta es posible conocer la facturacin total, por cliente, ejercicio, trimestre, pendiente de cobro, etc. Para conocer la facturacin de un cliente, el importe pendiente de cobro, etc., simplemente filtramos por el campo Cliente:
La relacin de facturas pendientes de cobro, simplemente necesitamos realizar un filtro personalizado sobre el campo Pendiente con el Operador > Mayor que.
5.- Facturas de proveedores: registramos las diferentes facturas de proveedores que son un coste directo al proyecto. Acceso: men Administracin/Facturacin/Facturas recibidas. 6.- Partes de trabajo: el personal o colaboradores registran sus partes de trabajo. Acceso: men Gestin/Partes de trabajo. 7.- Anlisis econmico: si se han registrado paso a paso los diferentes elementos de control econmico, estamos en condiciones de consultar diferentes anlisis econmico de un proyecto o de todos. Desde el apartado Datos econmicos en el formulario de proyecto, se pueden realizar diferentes anlisis.
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Anlisis econmico. Balance econmico asociado al proyecto. Recopilacin de ingresos, costes directos e indirectos y de personal. Anlisis de coste de personal. Relacin de los costes de personal previstos (presupuesto) y reales (partes de trabajo). Con la opcin de Grupo de tareas se consigue sincronizar las tareas previstas en presupuesto y las realizadas apuntadas en los partes de trabajo. Es posible indicar la tarea genrica Planos y posteriormente comparar las horas dedicadas con las tareas de Planos de detalle, Planos de instalaciones a partir de su grupo. De esta manera podemos analizar desvos de horas y costes. Anlisis de costes directos. Relacin de los costes directos previstos (presupuesto) y reales (facturas recibidas). Anlisis de ingresos. Relacin de los ingresos previstos (presupuesto) y reales (facturas emitidas). Esta ltima consulta es de especial relevancia ya que permite comparar la facturacin prevista con la actual o real.
Disponemos de una consulta con la recopilacin econmica de cada proyecto en el men Consultas/Econmicos/Anlisis de ingresos de proyectos.
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Por ejemplo, para obtener una lista de proyectos pendientes de facturar, desde el men Consultas/Econmicos/Anlisis de ingresos de proyectos. Realizamos un filtro personalizado sobre el campo Pendiente con el Operador > Mayor que.
La consulta siguiente muestra la relacin de proyectos pendientes de facturar (total o parcialmente).
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11.3.1. Costes indirectos.

Gestproject calcula los costes indirectos segn la ocupacin del proyecto en el ao. Un proyecto al que se le ha dedicado el 20% de horas, tendr un coste indirecto del 20%. El origen del importe de los costes indirectos son las facturas recibidas (sin proyecto asociado) y las nminas de personal con la opcin Estructural marcada. Es posible consultar la informacin tanto en proyecto como en las consultas econmicas.
Coste indirecto de Nminas: opcin Estructurales.
El calculo del coste indirecto podra suponer una operacin de varios minutos. Es por ello que, previamente, el usuario debe indicar expresamente su calculo con la opcin del men contextual, calcular costes. Una vez seleccionada, aparece el siguiente mensaje, para informarnos la ltima vez que realizamos el calculo.
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Desde el formulario del proyecto tambin es posible hacer el calculo de costes estructurales.
Balance econmico por proyecto: ingresos costes. Los costes son: directos, indirectos (estructurales) y personal.
Balance econmico por tipologa de proyecto. Cules son los tipos de proyectos ms rentables?, Cul es el coste directo, indirecto, por tipo de proyecto?, o de personal, ingresos, etc., etc.
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Disponemos de una plantilla Informe econmico donde se agrupan los aspectos econmicos ms importantes en el men Consultas/Econmicos/Anlisis econmicos.
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Mdulos opcionales Calidad (gestin ISO 9001)

1.1. Uso de Gestproject

Formularios: introduccin y visualizacin de datos.

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1.2. Modelo de Gestin en Gestproject

Ingresos Costesde personal Costesgenerales

ELEMENTOS DE CONTROL: Diariode proyecto Visitasde obra Actasde obra Revisiones

CLIENTES DIRECCIN JEFEDE PROYECTOS

JEFEDE PROYECTOS TCNICOS COLABORADORES

JEFEDE PROYECTOS TCNICOS COLABORADORES

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2. Uso de la interfaz de Gestproject.

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Obtenemos informacin de los elementos constructivos a modo de consulta.

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En cada columna, es posible realizar Resmenes y mostrar la suma, promedio, etc.

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En el campo Operando indicamos el valor del campo, por ejemplo 2007.

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Nota: se genera un archivo de intercambio .gcf.

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5. Constructoras. Constructora que ejecuta la obra.