Support de cours

Les ERP dans les organisations

Intervenant : Aimad AMZIL aimad11@yahoo.com

Sommaire
1. Installation et mise en place 2. Cration dune nouvelle de donnes 3. Paramtrage 3.a. Les options de lentreprise 3.b. Comptable 4. Structuration des donnes comptables de lentreprise 5. Paramtrage des modes de gestion 5.a. Lintgration comptable et financire 5.b. Paramtrage des module Vente et Distribution 6. Structuration des donnes de lentreprise 6. a. Cration dun fournisseur 6. b. Cration des familles 6.c. Cration des articles 6.d. Cration des clients 6.e. Cration dun dpt de stockage 7. Traitement des donnes 7.a. Processus dachat 7. b. Processus de vente 8. Module production 8.a. Cration des composantes de la nomenclature 8.b. Intgration des modules de la chaine logistique

Ce document reprsente les paramtres de base dune formation sur la logique dintgration des systmes dinformation, en prenant le cas de la solution Sage.

1. Installation et mise en place Ouvrir le fichier GECOMAES

Lancer linstallation partir du Setup

Aprs vous avancez sur Suivant, et vous saisissez le code dauthenticit que vous allez copier du fichier SERIAL .

Suivre linstallation par Suivant jusqu Terminer

2. Cration dune nouvelle de donnes

Lancement de lapplication Pour crer une nouvelle base de donnes, vous devez, dabord, lancer lapplication Sage : Dmarrer / Sage / Sage 100 Gestion Commerciale
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Puis vous faites : Fichier / Nouveau

Le systme vous oblige attacher ou crer une base de donnes comptable. Vous devez cocher : Crer un nouveau fichier comptable, pour une nouvelle cration. Et vous cliquez sur suivant Information sur la raison sociale

Et vous cliquez sur suivant

Indication des coordonnes de lentreprise

Et vous cliquez sur suivant, Information sur lexercice comptable

La solution indique par dfaut la date du systme dexploitation comme date de dbut et de fin dexercice. Vous pouvez la modifier selon lapplicabilit de votre exercice comptable.

Pour fixer la longueur des comptes, vous devez fixer un chiffre de 3 13. Et vous cliquez sur suivant ;
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Indication de la monnaie de tenue comptable

Le systme vous propose par dfaut lEURO, vous pouvez modifier en fonction de la monnaie de votre comptabilit.

Et vous cliquez sur suivant ; Vous compltez les informations et les paramtres daffichage de votre monnaie de tenue comptable.

Les donnes standards comptables

Dans le cadre dun paramtrage dune entreprise marocaine, il vaut mieux demander la solution Sage que le paramtrage des donnes comptables et commerciales soit manuel.

Et vous cliquez sur suivant

Nomination des bases de donnes

Le systme vous oblige crer, dabord le fichier comptable (*.mae), que vous devez enregistrer, en lui donnant un nom.

Aprs, vous enregistrez et le systme vous en envoie lcran ci-aprs,

Et vous cliquez sur suivant, afin davoir la possibilit de crer le fichier commercial (*.gcm)

Vous cliquez sur parcourir afin denregistrer le fichier commercial

Vous enregistrer, et le systme vous donne la main pour finaliser lenregistrement de votre base de donnes.

3. Paramtrage
Le paramtrage est regroup dans la partie Fichier. Nous pouvons paramtrer le langage interne de lentreprise ainsi que la culture de gestion.
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Le systme vous accorde les fentres des diffrents paramtres que vous pouvez adapter au cas de votre entreprise. 3.a. Les options de lentreprise Fichier / propos de votre socit / Options

Agenda

Vous double-cliquez sur agenda, et vous informez le systme des titres des vnements habituels pour vos intresss internes (client, fournisseurs, dpt, collaborateur, article et ressource). Ceci sera bas en fonction de votre culture. Vous avez le choix davoir deux niveaux pour alimenter vos titres de rendez -vous adapts en interne. Client : Rendez- vous client
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Bureau, Prospection Fournisseurs: Visite fournisseurs Bureau socit, son bureau Dpt : Dplacement Rendez-vous avec chef dpt Collaborateur: Runion des commerciaux Pipe Line, Reporting, prsentation Article : Evnement article Livraison, promotion

Catalogue articles Vous pouvez architecturer larborescence de votre catalogue, en fonction de la gestion des articles que vous disposez. PC Portable: PC Portable Professionnel, PC Portable Home Pc Portable Professionnel : Pc Portable Professionnel HP, Pc Professionnel Dell PC Portable Home : PC Portable Home HP, PC Portable Home Dell

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Catgorie comptable

Ce paramtre est obligatoire pour rattacher les articles aux comptes comptables dachat et de ventes. Il sagit de nommer les pistes de taxation comptables selon les rgimes appliqus. Vente: Vente au Maroc, Vente en France

Achat: Achat du Maroc, Achat de ltranger

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Stock: Stock au Maroc

Catgorie tarifaire

Il sagit dindiquer les diffrents types de clients afin de pouvoir affecter les coefficients de vente, au niveau des familles dtail et les articles. Code risque

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Selon la gestion dencours crdit adapte par lentreprise, le systme offre trois options : livrer, surveiller et bloquer. Vous pouvez traiter les plafonds afin que le systme puisse vous informer sur la solvabilit du client lors de ldition dun document de gestion commerciale. Exemple : A livrer

A surveiller

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A bloquer

Conditions de livraison

Il suffit dindiquer au systme les modalits de livraison adaptes en interne . Conditionnement

Si vous groupez les articles que vous vendiez en package, o le prix ne change pas. Le systme vous donne le droit daffecter un numr pour rfrencer le groupement darticles.

Dans notre exemple, nous avons nomm : Ecrin de 03, crin de 06. 16

Devise

Mode de rglement

Il faut alimenter votre systme par les numrs des modes de rglement que vous utilisez. Exp : Chque, espce,

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Unit dachat et de vente

Il faut informer le systme par les intituls des units dachat et de vente. 3.b. Comptable

Afin de paramtrer le systme des donnes comptables, il faut structurer les donnes de lentreprise.

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4. Structuration des donnes comptables de lentreprise

Afin de structurer les donnes comptables de lentreprise, il faut faire. Structure / Comptabilit / Plan comptable

Vous devez alimentez votre systme par votre plan comptable.

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Taux de Taxes

TVA Dductible sur achat sur 20%

TVA collecte sur vente sur 20%

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Codes journaux

Cration des journaux suivant le besoin de lentreprise. ACH : Achat / Intitul : Journal des Achats VTE : Vente / Intitul : Journal des Ventes OD: Gnral / Intitul : Journal des Oprations Diverses BANQ : Trsorerie / Intitul : Journal de Banque

Modles de rglement

Cette option permet de prenregistrer les modalits de paiement gnralement pratiques par lentreprise. Exp :

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5. Paramtrage des modes de gestion Fichier / A propos de votre socit 5.a. Lintgration comptable et financire On doit affecter pour chaque journal son type, pour que le systme mette jour le module financier. La comptabilisation des facture achat et vente dans les journaux

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 La comptabilisation des rglements et des carts de rglement

Affecter les journaux de trsorerie pour que la comptabilisation des rglements sintgre au module financier. La gestion de lencours client

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Afin que le paramtrage du code risque indiqu dans la partie option puisse tre appliqu, il faut informer le systme des documents qui va tenir compte pour bloquer lencours client. Aussi, il ne faut laisser aucun, pour activer le suivi des encours clients. 5.b. Paramtrage des module Vente et Distribution Le volet commercial

Gestion des livraisons

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Gestion des stocks

Lindisponibilit en stock ne peut tre gre quaprs

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Volet prfrence

6. Structuration des donnes de lentreprise 6. a. Cration dun fournisseur Structure / Fournisseur

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Il ne faut pas oublier laffectation du compte comptable fournisseur. Puis affecter la catgorie comptable cre au niveau du paramtre Option / Catgorie comptable/ Achat, au fournisseur.

6. b. Cration des familles Structure / familles darticles Famille de type centralisateur

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Famille Dtail

Il ne faut pas oublier les paramtres lis au type de famille, le suivi de stock, les catgories achat et vente.

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6.c. Cration des articles Structure / Article

Afin de paramtrer le fournisseur de cet article, il faut cliquer, en bas, sur longlet fournisseur et demandez lajout dun nouveau fournisseur.

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6.d. Cration des clients

Structure / Client

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6.e. Cration dun dpt de stockage Structure / dpt de stockage

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7. Traitement des donnes 7.a. Processus dachat Bon de commande achat Afin de crer un bon de commande, vous faites Traitement / documents des achats / nouveau

Vous validez par ok, et le systme vous lance la page du bon de commande, ou vous devez affecter un fournisseur et slectionner larticle. Vous slectionnez le fournisseur puis vous cliquez sur Entrer, et ensuite sur F4 pour avoir la liste des articles. Vous choisissez larticle que vous voulez acheter et ensuite vous cliquez deux fois sur Entrer.

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Bon de livraison

Dans la logique dintgration du processus, la validation du bon de livraison seffectue en transformation du bon de commande.

Vous cliquez sur Transformer et vous confirmez la validation du bon de livraison

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Facture dachat

A partir du bon de livraison, vous transformez le document de bon de livraison en facture. Inventaire

Etat / Inventaire / Etat prparatoire Vous pouvez vrifier la mise jour du stock aprs validation du bon de livraison.

Echancier fournisseur

Le systme pourra aussi vous parvenir le tableau de bord li aux chances fournisseur Distrisoft, suite lopration dachat que vous avez assur. Etat / Etat Libre / Echance fournisseur / Ok Vous devez chercher le format dans votre disque dur :C/. Puis, suivant votre systme dexploitation install, Utilisateurs / Public / Documents publics / Sage / Gestion commerciale / Documents standards / Etats Libres et vous slectionnez Relev chances fournisseurs

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Rglement fournisseur

Traitement / Gestion des rglements / Saisie de rglement fournisseur Nous estimons un chque dun montant de 10000 Dhs adress au fournisseur Distrisoft.

Vous slectionnez la ligne de rglement que vous avez enregistr et vous cliquez sur le bouton slectionner

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Le systme va automatiquement vous envoyer une page o vous devez slectionner les chances rattaches.

Une fois vous avez imput et slectionn les chances, vous devez valider par Ok/.

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Nous remarquons la mise jour de votre tableau dchances fournisseur.

Comptabilisation de la facture achat

Afin de comptabiliser la facture achat fournisseur, vous devez ouvrir le document de facture et cliquer sur le bouton comptabiliser

Une fois le document valid, le systme met jour les tats comptables, notamment le journal des achats, la balance, le bilan.

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Comptabilisation du rglement dachat

Traitement / Mise jour de la comptabilit /

Mise jour financire

Journal des achats

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Journal de banque

Balance des comptes

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7. b. Processus de vente Bon de commande vente

Afin de crer un bon de commande, vous faites Traitement / documents des achats / nouveau

Vous validez par ok, et le systme vous lance la page du bon de commande, ou vous devez affecter un client et slectionner larticle. Vous slectionnez le client puis vous cliquez sur Entrer, et ensuite sur F4 pour avoir la liste des articles. Vous choisissez larticle que vous voulez vendre, ensuite vous cliquez deux fois sur Entrer.

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Bon de livraison

Dans la logique dintgration du processus, la validation du bon de livraison seffectue en transformation du bon de commande.

Vous validez par Ok, et le systme vous averti du risque financier du client. Le systme a pris en compte les paramtres du code risque (Fichier : Option / Code risque), et la gestion dencours (fichier / Comptable / Gnral/ Encours client).

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Facture

A partir du bon de livraison, vous transformez le document de bon de livraison en facture. Echance client

Le systme pourra aussi vous parvenir le tableau de bord li aux chances Client, suite lopration de vente que vous avez assur. Etat / Etat Libre / Echance client / Ok Vous devez chercher le format dans votre disque dur :C/. Puis, suivant votre systme dexploitation install, Utilisateurs / Public / Documents publics / Sage / Gestion commerciale / Documents standards / Etats Libres et vous slectionnez Relev chances Client

Rglement client

Traitement / Gestion des rglements / Saisie de rglement Client Nous estimons un chque dun montant de 12000 Dhs adress au Client.

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Vous slectionnez la ligne de rglement que vous avez enregistr et vous cliquez sur le bouton selectionner. Le systme va automatiquement vous envoyer une page o vous devez slectionner les chances rattaches.

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Une fois vous avez imput et slectionn les chances, vous devez valider par Ok/. Nous remarquons la mise jour de votre tableau dchances client.

Comptabilisation de la facture de vente

Afin de comptabiliser la facture vente client, vous devez ouvrir le document de facture et cliquer sur le bouton comptabiliser

Une fois le document valid, le systme met jour les tats comptables, notamment le journal des achats, la balance, le bilan.

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Comptabilisation du rglement vente

Traitement / Mise jour de la comptabilit /

Mise jour financire

Journal des ventes

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Balance des comptes

8. Module production 8.a. Cration des composantes de la nomenclature Afin de structurer les ressources de lentreprise (Homme, machine et outil), le systme vous demande de crer des articles que vous devez rattaches. Ces dernires doivent tre attaches une famille dtail qui nest pas suivi en stock. Noubliez pas dajouter lunit Heure Fichier/ A propos de votre socit/Option / Unit dachat et de vente

Il faut crer un calendrier qui vous permettra de justifier la planification des ressources.
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Fichier/ Paramtres / Calendrier Nous avons estim que le premier jour de la semaine est Lundi, et que lentreprise travaille du Lundi au Vendredi

Il faut bien sur dfinir, aprs les horaires de travail

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Cration des familles

Famille de type centralisateur

Famille de type dtail

Cration des articles Ressource

Article : X Machine

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Article : XRH Fabrication

Article : X outil

Cration des ressources

Structure / Ressources Ressource Ouvrier

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On estime que la ressource est facture 15 Dhs / Heure.

Ressource Machine

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On estime que la ressource est facture 30 Dhs / Heure.

Ressource Outil

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On estime que la ressource est facture 1 Dhs / Heure.

Cration de larticle composante

Matire premire

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Il est prfrable dindiquer un fournisseur principal. Vous cliquez sur Fournisseur sur la fiche article, puis avec le bouton droit, sur ajouter un nouvel lment.

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Cration de larticle de fabrication

Aprs vous demandez au systme de vous afficher la fiche de la nomenclature.

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Vous indiquez les compositions des articles tangibles.

Puis, vous indiquez les ressources

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Noubliez pas dindiquer le prix de revient dans le prix dachat de larticle

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8.b. Intgration des modules de la chaine logistique Nous vous rappelons lindisponibilit du stock de la matire premire et du produit fini. Saisie dun Bon de commande vente (module vente)

Le magasinier doit livrer ; donc, il transforme le bon de commande en bon de livraison

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Le systme vous indiquera lindisponibilit du produit (Produit Fini), et vous oblige denvoyer une prparation de fabrication au module Production.

Vous validez par OK, et vous remarquez juste aprs que le systme a parvenu un document de prparation de fabrication dans le module production. Traitement / Gestion des fabrications / Documents de fabrications

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Et vous donnez lordre de fabrication, en cliquant sur le bouton: Transformer.

Puis OK. Puisque la matire premire est indisponible, le systme vous demandera lalimentation du stock, travers lenvoi dun document de prparation de commande achat au module achat. Vous validez par OK.

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Automatiquement le systme propose lachat de larticle manquant. Traitement/Documents des achats

Le responsable dachat converti le document de prparation en bon de commande.

Une fois, larticle matire premire est livr, vous transforme z le bon de commande en bon de livraison. Ceci va mettre jours les stocks. Voir inventaire /

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Maintenant, le responsable production peut prlever la marchandise du stock pour la placer dans les ateliers de production travers un ordre de virement.

Nous invitons vrifier les stocks par ltat dinventaire, vous allez remarquer que larticle matire premire nexiste plus. Une fois que le produit fini a t fabriqu, vous pouvez le mettre au stock travers le document du bon de fabrication.

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Vous pouvez verifier la situation de votre stock sur linventaire.

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