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REPUBLiQEiPU BENIN MINISTERE DE LECO'ND^E.-.ET DES FINANCES

fficacit dans la transparence

INTRODUCTION
. Le Ministre de l'Economie et des Finances, aux termes des dispositions du dcret n 2008-111 du 12 mars 2008 portant ses attribution s, organisation et fonctionnement a, entre autres missions, la mise en uvre de la politique du gouvernement en matire de finances publiques. Cette mission se traduit annuellement par l'laboration et l'excution du Budget Gnral de l'Etat. Aussi, le ministre charg des finances exerce-t-il un contrle permanent sur les finances publiques. C'est dans ce cadre que des structures de contrle sont institues pour l'aider dans cette mission. Au nombre de celles-ci, se trouve le Contrle Financier qui s'occupe du contrle a priori des oprations de dpenses sur le Budget Gnral de l'Etat. Ce contrle nagure limit l'excution du budget, s'est actuellement tendu son laboration qui reste une condition sine qua non pour sa bonne excution. De plus, le contrle a priori qui se limitait la rgularit de la dpense, s'tend la qualit de la dpense. Pendant longtemps, le Contrle Financier est rest dpourvu d'un document de rfrence pouvant permettre aux agents, notamment aux nouveaux recruts, de traiter sans hsitation les divers dossiers relevant de leurs comptences. Mais, le souci de la transparence et la recherche permanente de l'efficacit, surtout dans le contexte actuel de la gestion axe sur les rsultats, ont conduit le Contrle Financier amorcer des innovations au nombre desquelles, l'laboration de son manuel de procdures. Le prsent document reprsente donc au plan interne, un outil de travail pour les agents du Contrle Financier et au plan externe, un document d'information pour ses usagers. Il est structur en cinq (05) parties titres comme suit : Le Bureau des Affaires Administratives et du Matriel (BAAM) ; Le Bureau des Etudes et de la Rglementation (BER) ; Le Bureau de la Comptabilit des Engagements (BCE) ; Les Dlgations ; I r.r Rceptions.

Les quatre premires parties dcrivent les procdures au niveau de chaque bureau et des dlgations, tandis que la dernire dcrit les procdures suivre lors des rceptions.

I. LE BUREAU DES AFFAIRES ADMINISTRATIVES ET DU MATERIEL f BAAM I. 1. LES ATTRIBUTIONS Le Bureau des Affaires Administratives et du Matriel prvu l'article 8 du dcret n 93-178 du 04 aot 1993 est charg de : la rception, l'enregistrement, la dactylographie, la saisie et l'expdition du courrier administratif ordinaire ; l'accueil des usagers ; la gestion du personnel et du matriel ; la tenue des dossiers individuels de personnel et des archives. Le Bureau des Affaires Administratives et du Matriel (BAAM) est plac sous l'autorit d'un chef de Bureau (C/BAAM) nomm par arrt du Ministre charg des Finances et responsable devant le Contrleur Financier.

I. 2. L'ORGANISATION Suivant la note de service n 028/MF/CAB du 26 aot 1997, le Bureau des Affaires Administratives et du Matriel, comprend trois (03) divisions savoir : le Secrtariat Central ; le Pool de Saisie ; la Division administrative et du matriel. Chaque division a sa tte un chef de division.

I. 2. 1. LE SECRETARIAT CENTRAL Pour excuter ses tches, le Secrtariat Central dispose de deux sections la Section courrier "Arrive" ; la Section courrier "dpart".

I. 2.1.1. La section courrier "arrive" Le courrier "arrive" est l'ensemble des documents de diffrentes natures reus par une administration en provenance de tiers (personne physique ou morale). On distingue trois sortes de courrier " arrive" : les correspondances : lettres, messages ports, messages tlphons, tlex, etc. ; les dossiers relatifs aux projets d'actes administratifs : arrts, dcisions, notes de service, circulaires, contrats de marchs, contrats de travail, etc. soumis au visa du Contrleur Financier ; autres documents : ampliations de textes, ouvrages, journaux, revues, etc.

La section courrier "arrive" est charge de : la rception ; l'enregistrement ; la ventilation interne du courrier "arrive". I. 2. 1. 1. 1. La rception On distingue deux cas : 1. Le courrier "arrive" officiel II est prsent par un porteur sous pli ferm ou ouvert appuy d'un cahier ou registre de transmission. Le Chef de Division vrifie sur le document et dans le registre la correspondance des lments ci-aprs : le numro d'enregistrement ; le nom du destinataire ; le cachet du service expditeur. Si cette vrification ne rvle aucune observation, le courrier est retir au porteur contre signature dans le registre. En cas de discordance, le courrier est rejet et remis au porteur. 2. Le courrier "arrive" prive II est remis main main l'agent du Secrtariat contre dcharge. Sa remise au destinataire se fait de la mme manire. I. 2.1.1. 2. L'enregistrement On distingue l'enregistrement des correspondances et autres documents et l'enregistrement des projets d'actes administratifs. 1. Cas des correspondances et autres documents Les correspondances et autres documents rceptionns sont dpouills par le chef de division secrtariat central. L'enregistrement fait appel aux oprations suivantes : Apposition du cachet courrier "arrive" ; Attribution de numro et de la date d'arrive ; Enregistrement dans le registre courrier "arrive" o sont mentionns : la date des oprations ; le numro d'envoi de l'expditeur ; le numro d'arrive au Contrle Financier ; le nom de l'expditeur ; l'objet de la correspondance.

Tout !e courrier.est ensuite envoy au Chef du Bureau des Affaires Administratives et du Matriel qui fait des propositions d'affectation. Il est ensuite retourn au Chef de Division qui srie le courrier en procdant au classement des documents par bureau en les classant dans des chemises et le transmet au Contrleur Financier pour apprciation des propositions d'affectation. Le courrier, aprs affectation dfinitive par le Contrleur Financier, revient au Chef de Division Secrtariat Central pour ventilation. 2. Cas des dossiers relatifs aux projets d'actes administratifs On distingue la situation des nouveaux dossiers arrivs et celle des anciens dossiers. a) Situation des nouveaux dossiers Chaque dossier reoit une date et un numro d'arrive. L'agent de la section courrier "arrive" inscrit dans un registre les lments ci-aprs : le numro d'arrive ; la date d'arrive ; le nom du service initiateur du dossier arriv ; le numro d'envoi du service ; la nature du projet d'acte. Regroups suivant leur nature par bureau et par service (BER, BCE, BAAM, Dlgations) les dossiers inscrits dans un registre sont transmis au Chef du Bureau des Affaires Administratives et du Matriel qui les affecte aux bureaux et services concerns. b) Situation des anciens dossiers Les anciens dossiers sont ceux qui ont t dj traits une fois et retourns aux services initiateurs pour divers motifs. Revenus au Contrle Financier aprs satisfaction aux motifs de rejet, ils sont rceptionns nouveau la Section Courrier "Arrive" et les premiers numros d'arrive sont conservs. Les numros des anciens dossiers ainsi que ceux des nouveaux dossiers du jour sont ports dans le cahier de transmission et transmis au Chef du Bureau des Affaires Administratives et du Matriel pour suivre le circuit indiqu ci-dessus.

I. 2.1.1. 3. La ventilation interne du courrier "arrive" II existe deux cas : 1. Cas des correspondances et autres documents Les correspondances et autres documents inscrits par bureau dans le cahier de transmission interne sont ports par le chef de division du secrtariat central au niveau de chaque chef de Bureau qui dcharge dans le registre prvu cet effet. 2. Cas des projets d'actes administratifs Les dossiers relatifs aux projets d'actes administratifs appuys d'un registre de transmission sont achemins par l'agent de liaison du Bureau des Affaires Administratives et du Matriel vers le secrtariat du Bureau comptent pour tre rceptionns. Les dossiers sont ensuite rpartis aux agents pour traitement.

I. 2.1. 2. La section courrier "dpart" Le courrier "dpart" est l'ensemble des documents adresss par le Contrle Financier des tiers. Il comprend : les correspondances ; les dossiers relatifs aux actes administratifs viss. Cette section a pour tches l'enregistrement et l'expdition du courrier "dpart".

I. 2.1. 2.1. L'enregistrement


II est propre chaque nature de dossier. 1. Les correspondances Les originaux des correspondances signes par le Contrleur Financier sont enregistrs au pool de la dactylographie et adresss a la section courrier "dpart". L'agent plac ce poste prpare le courrier, en indiquant sur l'enveloppe, le nom du destinataire, le numro de la correspondance prcd de la mention SO (Service Officiel) et y appose le cachet du Contrleur Financier. 2. Les projets d'actes administratifs a) Les projets d'actes viss Les dossiers viss en provenance du Bureau des Etudes et de la Rglementation (BER) ou du Bureau de la Comptabilit des Engagements (BCE) sont achemins au Secrtariat Central. Le Chef de Division ou son collaborateur inscrit sur la ligne de l'enregistrement

l'arrive de chaque dossier la mention VISE . Il transmet les dossiers la section courrier "dpart". L'agent charg de la gestion du courrier "dpart" appose sur chaque dossier vis le cachet courrier "dpart", li lui attribue un numro, indique la date, transcrit chaque numro dans le cahier de transmission rserv cet effet. b) Les projets d'actes reiets Les dossiers rejets sont enregistrs suivant les numros de rejet dans un registre et transmis aux services initiateurs. I. 2.1. 2. 2. L'expdition du courrier L'agent de liaison dpose les correspondances et autres documents dans les services concerns contre dcharge dans le cahier de transmission. Quant aux courriers affranchir par la voie postale, l'agent de liaison remplit les formalits d'expdition. I. 2. 2. LE POOL DE LA DACTYLOGRAPHIE ET DE LA SAISIE Le pool de la dactylographie et de la saisie a pour tches : la dactylographie et la saisie du courrier soumettre la signature du Contrleur Financier ou de son adjoint. Il s'agit des lettres, des messages, des rapports d'activits, des circulaires, des tats de dcompte ou divers avantages ; l'enregistrement du courrier dactylographi ou saisi ; le classement des copies des correspondances dans des classeurs et des botes d'archivage.

I; 2. 2.1. La dactylographie et la saisie des documents Les documents dactylographier et saisir sont transmis au Chef de Division du Pool de Dactylographie et de la Saisie. Celui-ci les rpartit entre ses collaborateurs "et lui-mme pour la mise au propre. Aprs la dactylographie ou la saisie, les documents sont collationns par l'agent ayant procd la saisie, puis le Chef Division Pool avant d'tre retourns au Chef du service initiateur pour paraphe. Ensuite les documents sont disposs dans un parapheur et transmis pour signature au Contrleur Financier ou son Adjoint. Aprs signature, les parapheurs sont retourns au Pool de Dactylographie et de la saisie pour le traitement du courrier. I- 2. 2. 2. L'enregistrement du courrier * Le chef de Division du Pool Dactylographie et de la Saisie porte sur chaque correspondance :

le numro suivant l'ordre chronologique ; la date de l'enregistrement.

Les correspondances saisies sont photocopies en nombre d'exemplaires requis. L'original est mis sous pli et dpos au Secrtariat Central pour expdition.

I. 2. 2. 3. Le classement du courrier Les copies des correspondances saisies et reues sont classes dans des chronogrammes selon leur nature ("dpart" et "arrive"). I. 2. 3. LA DIVISION ADMINISTRATIVE ET DU MATERIEL La Division Administrative et du Matriel comprend deux (02) sections : la Section du Personnel ; la Section du Matriel.

I. 2. 3.1. La Section du Personnel La section du Personnel a pour tches : le suivi de la carrire du personnel ; la tenue des dossiers individuels du personnel ; l'tablissement des tats des avantages financiers.

I. 2. 3. 1.1. Le suivi de la carrire du personnel II est ouvert pour chaque agent du Contrle Financier un dossier individuel o sont classs tous les actes relatifs sa carrire. A la parution d'un nouvel acte administratif, l'agent concern dpose une copie au Chef Section Personnel du Bureau des Affaires Administratives et du Matriel (BAAM) qui le transmet pour exploitation. En dbut de chaque anne, le chef de la Section du Personnel recense tous les agents proposables un avancement ou une promotion. Pour les avancements, la liste des agents est tablie et transmise par un bordereau accompagne des derniers actes administratifs la Direction des Ressources Humaines du Ministre chargs des Finances pour la prise des projets et acheminement au Ministre charg de la Fonction Publique. Dans le cas d'une promotion, l'agent proposable remplit les bulletins de notes des trois dernires annes auxquels est joint son dernier acte. Une fois les bulletins de note signs par le Contrleur Financier, les dossiers ainsi constitus sont transmis la Direction des Ressources Humaines du Ministre charg des Finances qui les achemine au Ministre charg de la Fonction Publique, pour les commissions de promotion.

I. 2. 3. 1. 2. La tenue des dossiers individuels


Les copies des actes administratifs sont classes dans les dossiers individuels de chaque agent, sans oublier les agents en dtachement ou en disponibilit. Le chef de la Section du Personnel labore en dbut de chaque anne l'tat nominatif de l'effectif du personnel de mme que le projet de titre de cong administratif. Il tient un tableau des mouvements du personnel : congs, absences, sanctions disciplinaires, etc. I. 2. 3.1. 3. L'tablissement des tats des avantages financiers 11 est soumis la fin de chaque trimestre des propositions de notation du personnel au Contrleur Financier. Ces notes tiennent compte du rendement de chaque agent et servent de base au calcul et l'tablissement des tats des avantages financiers octroys par divers arrts au personnel. I. 2. 3. 2. La section du Matriel Elle s'occupe des mouvements d'entre et de sortie du matriel.

I. 2. 3. 2. 1. Les entres
Le Gestionnaire de crdits contacte, par crit, trois (03) fournisseurs diffrents qui envoient trois (3) factures pro forma accompagnes des pices administratives permettant d'tablir la demande d'engagement. Aprs la signature du Contrleur Financier, la demande d'engagement et les trois factures pro forma sont adresses au Directeur des Ressources Financires et du Matriel (DRFM) qui choisit l'un des fournisseurs, complte le remplissage de la demande et la signe. Le bon de commande SIGFIP est tabli et retourn au Chef Service Matriel pour tre remis au Fournisseur. Ce dernier livre directement les matriels et fournitures au Contrleur Financier. La rception se fait par une commission compose : du DRFM ou de son reprsentant ; du Chef de la Section Matriel ; du Dlgu du Contrleur Financier ; du Fournisseur ou de son reprsentant ;

Les articles rceptionns sont enregistrs sur les fiches de stocks et le registre d'inventaire, le livre journal et le livre du compte de gestion.

I. 2. 3. 2. 2. Les sorties

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Le Contrleur Financier, son adjoint, la Secrtaire Particulire, les Dlgus, les chefs Bureaux expriment leurs besoins par crit qui sont soumis l'apprciation du Chef du Bureau des Affaires Administratives et du Matriel (C/BAAM). Au regard des disponibilits des stocks, ce dernier arrte la quantit des articles servir. Le Chef de la Section Matriel porte la liste des articles dans le carnet de demande de matriel qui est vis par le C/BAAM et par le demandeur. Les mmes articles sont mentionns dans le carnet de sortie du matriel que le demandeur signe avant l'enlvement des fournitures. Cette sortie de matriel tout comme les prcdentes sont enregistres sur les fiches de stocks qui constatent les mouvements d'entre et de sortie, ainsi que dans le registre inventaire du matriel en cours de consommation.

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II. LE BUREAU DES ETUDES ET DE LA REGLEMENTATION (BER) II. 1. LES ATTRIBUTIONS Conformment aux dispositions de l'article 9 du Dcret n 93-178 du 04 aot 1993 portant attributions, organisation et fonctionnement du Contrle Financier et de l'article 4 de l'arrt n 0042/MF/DC/CC du 31 mars 1995 portant m odalits d'application du dcret 93-178 du 04 aot 1993, le Bureau des Etudes et de la Rglementation est charg : d'tudier tous les projets de textes et d'actes administratifs soumis au visa ou l'avis du Contrleur Financier au regard du respect de la conformit et de la Rgularit par rapports aux lois et rglements en vigueur ; de proposer, si possible, conjointement avec d'autres administrations des amliorations apporter aux textes en vigueur.

II. 2. L'ORGANISATION
Pour assumer ses attributions, le Bureau des Etudes et de la Rglementation dispose d'un Secrtariat et de trois (03) divisions. II. 2.1. LE SECRETARIAT DU BUREAU DES ETUDES ET DE LA REGLEMENTATION Le Secrtariat du Bureau des Etudes et de la Rglementation s'occupe de l'enregistrement, de la rpartition des dossiers ainsi que de la saisie des correspondances
administratives.

Les dossiers en provenance du Bureau des Affaires Administratives et du Matriel (BAAM) sont dposs au Secrtariat du BER avec le registre de transmission. Les dossiers rceptionns par les agents du Secrtariat sont transcrits dans le registre de rpartition qui tient lieu de registre ARRIVEE , puis affects aux agents suivant leurs attributions. Aprs traitement, les dossiers " sans observation" ou rejets ou objet d'un visa rserv sont dposs au Chef du Bureau des Etudes et de la Rglementation (C/BER) qui les apprcie avant d les retourner au secrtariat du BER o ils sont enregistrs dans le registre des dossiers traits puis transmis au Contrleur Financier ou son adjoint, chacun suivant son champ de comptence. Les dossiers viss par le Contrleur Financier ou son Adjoint sont enregistrs dans un registre appel le registre des dossiers viss avant d'tre achemins au Secrtariat Centrai. Les dossiers dont les rejets sont approuvs par le Contrleur Financier ou son adjoint, sont remis l'opratrice pour la saisie de la lettre de rejet y relative.

13 Les messages invitantes Contrleur Financier diverses runions et transmis au BER sont affects aux agents par le C/3ER puis ensuite consigns dans le registre des messages avant leur rpartition aux agents dsigns. L'tude des dossiers s'effectue au niveau des diffrentes divisions. II. 2. 2. LA DIVISION DU PERSONNEL DE L 'ETAT La Division du Personnel de l'Etat tudie divers dossiers dont ceux relatifs l'volution de la carrire des agents. II. 2. 2. 1. Les dossiers relatifs rvolution de la carrire des agents II s'agit des dossiers suivants : engagement ; nomination ; titularisation ; avancement d'chelons ; promotion ; reclassement ; changement de corps ; contrat de travail ; notes de service (engagement gens de maison);

II. 2. 2. 1. 1. L'Engagement
L'engagement est l'acte par lequel l'Etat recrute les agents titulaires de diplmes acadmiques (CEPE, BEPC, BAC, licence, matrise...) dans la fonction publique. Ceux-ci sont recruts en qualit d'lves, puis sont nomms stagiaires aprs un (01) an de formation. Un dossier d'engagement doit comporter, entre autres, les pices ci-aprs: une demande manuscrite ; un extrait d'acte de naissance ; un certificat de nationalit ; un. diplme + quivalence ventuellement ; un certificat de prise de service ; un certificat de visite et contre visite mdicale ; un extrait de casier judiciaire ; une dcision d'admission au concours de recrutement ; une correspondance de mise disposition de l'agent par le Ministre de la Fonction Publique ; un certificat de position militaire ou attestation de service civique, idologique et militaire (SCPIM) ; et un acte de mariage (pour les femmes maries).

Le contrle porte essentiellement sur : . . le timbre du projet d'acte ; la dnomination du ministre initiateur ; les signatures des autorits comptentes ; le prambule du projet d'acte qui doit correspondre aux textes en vigueur (ces textes doivent tre cits par ordre de prsance) ; la validit des pices fournies ; la conformit des pices avec le projet d'acte d'engagement ; la conformit des dispositions du projet d'acte avec les textes rgissant le corps de l'agent ; l'imputation budgtaire ; l'indice de traitement par rapport au diplme prsent dans le dossier ; la date d'effet qui est la date de prise de service.

II. 2. 2. 1. 2. La Nomination
La nomination c'est l'intgration d'un agent dans un corps du cadre rgulier de la fonction publique sur la base d'un diplme technique ou professionnel. Cette nomination lui confre la qualit de stagiaire dans le corps. Les pices fournir sont les mmes que celles fournies pour l'engagement. L'agent prcdemment engag doit fournir les pices ci-aprs : une demande manuscrite de nomination ; un diplme ou une attestation de fin de formation professionnelle ; un acte d'engagement ; un certificat de reprise de service ventuellement ; un engagement triennal, quinquennal ou dcennal selon la catgorie.

En ce qui concerne les enseignants, en plus des pices fournies pour l'engagement, ils doivent joindre: un certificat de non- bgaiement ; un certificat de non- surdit ; un certificat d'acuit visuelle.

Le contrle s'effectue de la mme manire que dans le cas de l'engagement.

II. 2. 2. 1. 3. La Titularisation
La titularisation intervient un (1) an aprs la nomination. L'agent de l'Etat dj nomm dans un corps sera titularis dans ce mme corps. La titularisation n'est pas automatique. Les dossiers y relatifs sont soumis l'apprciation d'une commission nationale cre par le Ministre charg de la Fonction Publique. Cette commission prside par le Directeur charg de la gestion des carrires des agents de l'Etat est compose :

du Directeur des Ressources Humaines de l'intress ou son reprsentant ; d'un reprsentant du corps de l'agent ; d'un reprsentant du Contrleur Financier (CF) ; d'un reprsentant du Syndicat.

Le dossier de titularisation se compose des pices ci-aprs: une demande manuscrite ; un bulletin d'expertise mdicale ; une attestation de fin de Service Civique Patriotique Idologique et Militaire (SCPIM) ou de Position Militaire ; un acte de nomination ; un rapport de fin de stage ; un bulletin individuel de notes.

Au sein de la commission, le travail se fait en deux tapes : > Premire tape : A cette tape, on procde : au contrle de la validit des pices verses au dossier ; la consignation des informations issues de l'analyse des pices, et des avis des membres de la commission ; la signature des tats nominatifs par chacun des membres de la commission. > Deuxime tape : Aprs l'laboration des projets d'arrt de titularisation, le reprsentant du Contrleur Financier vrifie leur conformit p?i rapport aux pices en souche et y appose son paraphe. La titularisation donne droit la bonification de l'anne de stage probatoire ainsi que de la dure du service militaire ou SCPIM effectue antrieurement la prise de service. Ces bonifications sont alors prises en compte pour l'avancement de l'agent l'chelon suprieur. II ?.. 2.1. 4, L'avancement d'chelon - L'avancement d'chelon est automatique, il est octroy l'Agent Permanent de l'Etat tous les deux ans sauf si les statuts particuliers du corps auquel appartient l'agent en disposent autrement. Les pices fournir sont : une demande manuscrite ; une copie du dernier acte administratif. d'acte. Le contrle porte sur la validit des pices en souche et leur conformit au projet

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II. 2. 2.1. 5. La promotion


Elle correspond un avancement de grade; c'est le passage d'un grade infrieur un grade suprieur dans un mme corps aprs deux ans de service au dernier chelon de ce grade. Elle est constate par une commission nationale dont la composition est analogue celle de la titularisation. Le dossier de promotion se compose des pices ci-aprs : la copie du dernier acte administratif ; les bulletins de note des trois (03) dernires annes ; toutes autres actes jugs ncessaires (mise en disponibilit, interruption de service).

Au sein de la commission, le travail se fait en deux tapes : > Premire tape : A cette tape, on procde : au contrle de la validit des pices verses au dossier ; la lecture des apprciations crites et chiffres portes sur chacun des bulletins de notes. Aprs cette lecture une note sera propose par chacun des membres de la commission suivant des critres dfinis par le Statut Gnral des Agents Permanents de l'Etat. La note globale qui varie entre 0 et 20 est gale la moyenne des notes attribues par chaque membre. Cette note permet de faire le classement des agents par ordre de mrite. > Deuxime tape Aprs l'laboration des projets d'arrt de promotion, le reprsentant du Contrleur Financier vrifie leur conformit par rapport aux pices en souche et y appose son paraphe. NB : Aussi bien pour les promotions que pour les avancements d'chelons, les priodes d'interruption de services ne sont pas prises en compte.

II. 2. 2.1. 6. Le reclassement


Le reclassement d'un Agent Permanent de l'Etat est une volution de sa situation administrative du fait du changement de son grade par le passage : d'un corps donn un corps suprieur ; d'une catgorie donne une catgorie suprieure ; d'une chelle donne une chelle suprieure.

Ce changement peut intervenir : l'intrieur d'un mme corps ou dans un autre ; dans une mme administration ou dans une autre.

17II existe trois cas de figures : le reclassement bas sur les dispositions statutaires pour les agents ayant pris service aprs le 17 octobre 1981 ; le reclassement bas sur les dispositions transitoires pour ceux en service avant le 17 octobrel981 ; le reclassement bas sur des dispositions spciales prvues : Soit par le statut gnral des Agents Permanents de l'Etat ; Soit par certains statuts particuliers. 1. Reclassement bas sur les dispositions statutaires II s'opre lorsqu'un Agent Permanent de l'Etat, nomm sur la base d'un diplme donn, obtient un diplme professionnel suprieur ou la suite de son admission un concours professionnel. Le dossier de reclassement est compos des pices ci-aprs : une demande manuscrite ; le dernier acte administratif ; le diplme professionnel nouvellement obtenu ou la dcision d'admission au concours professionnel et le certificat de reprise de service ventuellement.

D'autres pices peuvent tre jointes au dossier. Il s'agit entre autres : de l'autorisation du Ministre en charge de la Fonction Publique ; des dcisions de mise en stage et de retour de stage dlivres par le ministre en charge de la Fonction Publique.

Le contrle porte sur la validit des pices en souche et leur conformit au projet d'acte. Ce reclassement se fait un indice gal ou immdiatement suprieur dans le corps correspondant la nouvelle qualification de l'agent. La date d'effet de ce reclassement est soit, le lendemain de la date d'obtention du diplme, soit la date de reprise de service de l'agent ou le lendemain du droulement du concours professionnel. L'agent ainsi reclass conserve dans son nouveau grade soit la totalit, soit la moiti de l'anciennet acquise dans l'ancien grade conformment l'article 72 du Statut Gnral des Agents Permanent s de l'Etat. 2. Reclassement bas sur les dispositions transitoires : Trois (03) cas sont distinguer : les agents appartenant un corps rgulier de la Fonction Publique ; les agents auxiliaires rgis par le dcret 110/PCM du 25 avril 1960 et ceux rgis par les conventions collectives ;

Les agents ayant obtenu au cours de leur carrire des diplmes acadmiques suprieurs. Le dossier de reclassement est compos des pices ci-aprs : une demande manuscrite ;

. une copie de l'acte d'engagement ou de nomination ; une copie de l'acte portant le dernier grade ; une cope du nouveau diplme s'il y a lieu. Le contrle porte sur la validit des pices en souche et leur conformit au projet d'acte. a) Pour les agents appartenant un corps rgulier de la Fonction Publique : Ils sont reclasss grade pour grade dans les nouveaux corps ; l'anciennet conserve dans le nouveau grade est gale l'anciennet acquise dans l'ancien grade. b) Pour les autres : Ils sont reclasss l'chelon du dbut dans le corps d'accs. La date d'effet de ces reclassements est soit le 01/01/1980, soit la date de prise de service comprise entre 01/01/1980 et le 17/10/1981 (date de signature des nouveaux statuts particuliers). Ils conservent les 2/3 de l'anciennet totale acquise dans l'administration et ce, dans la limite de six (06) ans soit 3 chelons, conformment l'article 171 du Statut Gnral des Agents Permanents de l'Etat.

3. Reclassement bas sur les dispositions spciales II faut distinguer le reclassement bas sur les dispositions de l'article 17 du Statut Gnral des Agents Permanents de l'Etat et le reclassement bas sur les dispositions spciales prvues par certains statuts particuliers.

a) Le reclassement bas sur les dispositions de l'article 17 d Statut Gnral des Agents Permanents de l'Etat. Il est tabli pour chaque corps, une liste annuelle d'aptitude en vue de la nomination dans le corps hirarchiquement suprieur, des agents particulirement mritant et ayant accompli au moins 25 ans de services effectifs dont 05 ans au moins dans le corps d'appartenance. Les intresss doivent tre l'chelle suprieure de leur corps d'appartenance. Les , bnficiaires sont reclasss l'chelle suprieure du nouveau corps concordance d'indice ou indice immdiatement suprieur dans le nouveau corps.

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Ce reclassement est prononc par une commission nationale prside par le Ministre charg de la Fonction Publique et compose : du Directeur des Ressources Humaines de l'intress ou son reprsentant ; d'un reprsentant du corps de l'agent ; d'un reprsentant du ministre charg des finances ; d'un reprsentant du Syndicat.

Les pices fournir sont : l'acte de nomination ou d'engagement ; l'acte de reclassement (CRAPE 3) ; l'acte de reclassement dans le dernier corps ventuellement ; l'acte portant le dernier grade ; le procs verbal (PV) du comit de direction ayant statu cet effet. Au sein de la commission, le travail se fait en deux tapes : > Premire tape :

A cette tape on procde : au contrle de la validit des pices verses au dossier ; - la consignation de l'avis des membres de la commission. > Deuxime tape :

Aprs l'laboration des projets d'arrt de reclassement, le reprsentant du Contrleur Financier vrifie leur conformit par rapport aux pices en souche et y appose son paraphe.

b) Le reclassement bas sur les dispositions spciales prvues par certains statuts particuliers. Certains statuts particuliers ont prvu dans leurs dispositions le mode de reclassement clans certains corps de leur administration. En dehors des pices communes au reclassement, certaines pices spcifiques aux corps concerns sont requises. Notons que dans tous les cas, les dcrets d'application de la loi n 86-013 du 26 fvrier 1986 portant Statut Gnral des APE, dfinissent pour chaque corps, les modalits de reclassement.

II. 2. 2.1. 7. Le Changement de Corps Le changement de corps est la nomination d'un APE dans un corps autre que celui dans lequel il a t titularis. Il peut avoir lieu dans les cas suivants : L'agent est reconnu inapte par le conseil de sant exercer une fonction donne ; L'agent a excut pendant trois annes conscutives les fonctions autres que celles dvolues son corps d'origine.

20 Le changement de corps est prononc par le Ministre charg de la fonction publique sur demande de l'agent et aprs avis motiv du Ministre de tutelle. L'agent qui bnficie d'un changement de corps intgre le nouveau corps dans le grade et l'chelon comportant un indice de traitement gal celui affect au grade et chelon qu'il dtenait dans son corps d'origine. L'intress conserve dans ses grade et chelon, l'anciennet qu'il runissait dans ses anciens grade et chelon. Son anciennet de services effectifs dans son corps d'origine est reporte dans son nouveau corps. Les pices constitutives du dossier diffrent selon les cas :

1. Cas d'inaptitude physique de l'agent Les pices constituer sont : une demande crite prcisant le corps d'accs ; un rapport du conseil de sant ; un avis motiv du Ministre de tutelle ; une copie de l'acte portant le dernier grade de l'agent.

2. Cas d'anciennet de trois annes conscutives dans une fonction Les pices constituer sont : une demande crite prcisant le corps d'accs ; un rapport d'apprciation du responsable de l'administration utilisatrice de l'agent ; une lettre d'autorisation du Ministre charg de la Fonction Publique ; une copie de l'acte portant le dernier grade.

Le contrle porte sur : la validit des pices verses au dossier et la conformit du projet d'acte par rapport aux pices en souche.

II. 2. 2.1. 8. Le contrat de travail


Le contrat de travail est un acte par lequel les personnes ne remplissant pas les conditions d'ge ou de citoyennet requise pour intgrer un corps rgulier de la Fonction Publique, les agents retraits ou autres personnes, louent leur service l'Etat. Cet acte peut tre dure dtermine ou indtermine selon les cas, renouvelable ou non. Les clauses du contrat en prcisent les termes conformment au code du travail, au dcret portant rgime juridique d'emploi des agents contractuels de l'Etat.

21

La rmunration de l'agent contractuel est base, soit sur son diplme ou sa qualification professionnelle, soit sur les divers dcrets portant rmunration des autorits politico- administratives. Les retraits sont rmunrs sur la base des 75% de leur dernier traitement salaria!. Les pices fournir par les agents recruts contractuels de l'Etat sont les mmes que celles d'un dossier d'engagement d'un Agent Permanent de l'Etat. 1. Cas des agents retraits maintenus en fonction par un arrt ministriel II faut : l'arrt du ministre de tutelle justifiant le maintien en service de l'agent ; l'acte portant le dernier grade ; la fiche de paie rcente ; l'acte de mise la retraite. 2. Cas des agents retraits nomms par dcret II fau : le dcret portant nomination de l'intress ; l'acte portant son dernier grade ; la fiche de paie rcente ; l'acte de mise la retraite ; le certificat de prise de fonction, ventuellement. 3. Cas des personnalits politico-administratives non APE II faut : le dcret portant la nomination ; les diplme et titre ; l'acte de naissance ; le certificat de prise de service.

Le contrle porte entre autres sur : la validit des pices verses au dossier ; la conformit du projet d'acte par rapport aux pices en souche ; la signature des parties contractantes ; le nombre d'exemplaires (4).

22 II. 2. 2. 2-.Les dossiers relatifs la position des agents II existe aussi les dossiers d'agents qui, pour une raison ou une autre, cessent provisoirement ou dfinitivement d'exercer dans l'Administration Publique. Il s'agit des dossiers de : dtachement et fin de dtachement ; mise en disponibilit et fin de mise en disponibilit ; affectation pour ordre ; dmission, admission la retraite, rvocation, radiation , licenciement, etc.

II. 2. 2. 2.1. Le dtachement et la fin de dtachement 1. Le dtachement Le dtachement est la position d'un agent qui, affect auprs d'une socit d'Etat ou d'un organisme continue de bnficier des droits l'avancement et la retraite dans son corps d'origine. Le dtachement peut tre prononc dans les cas suivants : d'office par le Gouvernement ; par arrt conjoint du Ministre charg de la Fonction publique et du Ministre charg des Finances aprs avis du Ministre de tutelle. a) Les pices constitutives pour le premier cas une demande crite de l'agent ; le relev du conseil des Ministres ayant prononc le dtachement ; l'acte portant le dernier grade de l'agent ; le certificat de cessation de paiement ; le certificat de prise de service. b) Les pices constitutives pour le deuxime cas une demande crite de l'agent ; l'arrt conjoint des Ministres ayant prononc le dtachement ; l'acte portant le dernier grade de l'agent ; le certificat de cessation de paiement ; le certificat de prise de service.

Le contrle porte sur : la validit des pices verses au dossier ; la conformit du projet d'acte par rapport aux pices en souche.

NB : Le dtachement peut tre renouvel sur demande de l'agent. Il doit produire cet effet l'acte de dtachement initial et l'avis du Ministre charg de la Fonction Publique.

23 ?.. La fin de dtachement et la reprise de service La fin de dtachement d'un Agent Permanent de lEtat est l'expiration du dlai de son sjour dans une socit ou un organisme. La fin du dtachement d'un agent est gnralement suivie de sa reprise de service dans son administration d'origine. Le dossier comporte les pices ci-aprs :
i :

une demande crite ; une copie de l'acte administratif portant le dernier grade de l'agent ; une copie de l'acte de dtachement ou de renouvellement de dtachement ; un certificat de cessation de paiement dlivr par l'organisme ; une autorisation de reprise de service du Ministre charg de la Fonction Publique ; un certificat de reprise de service.

Le contrle porte sur : la validit des pices verses au dossier ; la conformit du projet d'acte par rapport aux pices en souche. NB : Certains agents demeurent dans cette position de dtachement jusqu' leur admission la retraite.

II. 2. 2. 2. 2. La mise en disponibilit et la fin de mise en disponibilit 1. La mise en disponibilit La disponibilit est la position d'un Agent Permanent de l'Etat qui, plac hors de son Administration ou service d'origine, cesse de bnficier des droits l'avancement et la retraite. On distingue deux cas de mise en disponibilit : la disponibilit prononce la demande de l'agent et la disponibilit prononce d'office l'expiration d'un cong de maladie de longue dure ou de convalescence. a) La disponibilit prononce la demande de l'agent Les pices constitutives sont les suivantes : une demande crite de l'agent ; un avis favorable du Ministre de tutelle ; une lettre du Ministre charg de la Fonction Publique autorisant la mise en disponibilit ; un acte portant le dernier grade de l'agent ; un certificat de cessation de paiement.

NB : S'agissant d'un cas de rapprochement de conjoint, l'acte de mariage et le titre d'affectation du conjoint sont exigs.

2 4

b) La disponibilit prononce ('expiration d'un cong de maladie de longue dure ou de convalescence Les pices constitutives sont les suivantes : une demande crite de l'agent ; un certificat mdical ; un rapport du Conseil de Sant ; un acte portant le dernier grade de l'agent ; un relev de solde portant les derniers lments de son salaire.

JNB : Un Agent Permanent de l'Etat peut demander une mise en disponibilit pour lever un enfant de moins de 5 ans ou malade. Dans ce cas, le dossier doit comporter un extrait d'acte de naissance de l'enfant. 2. La fin de mise en disponibilit et la reprise de service La fin de mise en disponibilit d'un agent est l'expiration de la priode au cours de laquelle il a cess ses fonctions dans l'administration pour divers motifs. La fin de la mise en disponibilit peut avoir lieu dans deux cas : Aprs puisement de la dure rgulire de mise en disponibilit ; Sur l'ordre donn par le Ministre de tutelle de l'agent pour une reprise immdiate du service, si une enqute a rvl que cet agent exerce une activit incompatible avec les intrts de son service d'origine. Les pices constitutives sont : une demande crite ; une copie de l'acte administratif portant le dernier grade de ,'agent ; une copie de l'arrt de mise en disponibilit ou de son renouvellement ; une autorisation de reprise de service dlivre par le Ministre charg de la Fonction Publique ; un certificat de reprise de service.

Le contrle porte sur : la validit des pices verses au dossier ; la conformit du projet d'acte par rapport aux pices en souche.

II. 2. 2. 2. 3. La dmission
La dmission rsulte d'une demande crite de l'agent de l'Etat marquant sa volont non quivoque de quitter son administration ou service. L'Agent Permanent de l'Etat dmissionnaire perd ses droits pension, mais bnficie du remboursement des retenues pour pension opres sur ses traitements. Le

s pices constitutives sont : une demande de dmission crite ; une lettre d'acceptation de l'autorit de tutelle ; un certificat de cessation de paiement.

II. 2. 2. 2. 4. L'admission la retraite 1. Cas des agents civils Lorsqu'un agent a atteint 30 annes de services effectifs ou la limite d'ge de sa catgorie (catgorie A : 60 ans ; catgorie B : 58 ans ; catgories C, D et E : 55 ans), le Ministre charg de la Fonction Publique lui adresse une lettre appele Lettre de notification qui lui signifie qu' partir d'une certaine date, l'intress doit faire valoir son droit la retraite. Les pices fournir sont : l'extrait d'acte de naissance ; l'acte d'engagement ou de nomination dans la fonction publique appuy du certificat de prise de service ; l'arrt de titularisation ; l'acte de CRAPE 3 ; l'arrt de reclassement s'il y a lieu ; l'acte portant le dernier grade de l'agent ; l'tat des services ; !e certificat d'individualit en cas de ncessit ; l'tat signaltique des services militaires ou l'attestation de Servie? Civique Patriotique Idologique et Militaire (SCPIM) s'il y e lieu.

NB : Pour les agents ayant connu des interruptions de service ou des dtachements, les actes relatifs ces positions doivent tre joints au dossier. 2. Cas des agents militaires L'admission la retraite des agents militaires est prvue par les diffrents textes et lois rgissant leurs corporations. En effet, chaque grade, correspond un nombre d'annes pour faire valoir ses droits la retraite. Exemple : L'ge d'admission la retraite est fix comme suit pour les grades suivants : Les gnraux : 60 ans ; Les Adjudants-chefs : 52 ans ; Les Adjudants : 50 ans ; Les Sergents-chefs : 49 ans ; Les Sergents : 48 ans Les pices fournir sont : l'extrait d'acte de naissance ; le certificat d'individualit en cas de ncessit ;

26 le premier acte de mutation ; l'tat signaltique ; l'acte portant son dernier grade ; l'acte de radiation en cas de ncessit ; l'arrt d'admission la retraite.

Le contrle de l'aspect physique porte sur : la prsentation ; le sommaire ; la signature et le nom du responsable qualifi du service initiateur ; les ampliations ; les encarts prvus pour les signataires comptents (DRSC, CF, MEF, MTFP, ...)

Le contrle de l'aspect technique consiste en : la lecture minutieuse du projet d'acte depuis le prambule, pour vrifier si ls textes de loi sont bien cits, s'ils sont toujours en vigueur et conformes au type de dossier concern ; l'analyse chronologique des diffrents articles du projet et leur libell. Gnralement, l'article 1er, fait rfrence aux textes servant de base au projet,

II. 2. 3. LA DIVISION DES PENSIONS ET DES RENTES VIAGERES


A la retraite, l'APE bnficie d'une pension au Fonds National de Retraites du Bnin (FNRB). Il y a deux sortes de pensions : la pension agent ; la pension des ayants cause.

Les dossiers relatifs ces pensions sont traits par la division ainsi que les dossiers de capital-dcs et de rentes viagres d'invalidit.

II. 2. 3.1. La pension IL 2. 3.1.1. La pension agent 1. Cas des agents civils
Cette pension concerne les APE qui ont rgulirement rempli soit la condition d'anciennet de service (30 ans) soit la condition d'ge limite de leur catgorie et/ou corps (55 ans, 58 ans 60 ans, 65 ans) conformment aux textes en vigueur. Toutefois, tout APE peut sur sa demande jouir d'une retraite proportionnelle aprs un nombre d'annes de service (15 ans au minimum). Pour la liquidation de la pension, l'agent doit constituer un dossier compos des pices suivantes : l'acte de naissance ; la notice de renseignements A ; l'acte d'engagement ou de nomination ;

27 . l'acte de titularisation ; l'acte de reclassement CRAPE 3 ; tous les actes de reclassement ; l'acte portant le dernier grade ; l'arrt d'admission la retraite ; le certificat de cessation de paiement ; l'tat signaltique des services faits (civils et militaires) ; l'acte de mariage (pour la femme qui porte le nom de son poux) ; la dclaration de recette du Trsor Public au besoin ; l'acte de dtachement et de fin de dtachement s'il y a lieu. l'acte de naissance de tous les enfants vivants gs de moins de 20 ans.

Pour les femmes, il faut : le-certifcat de prise de service ; la dernire fiche de paie ; l'acte de naissance de tous les enfants, mme ceux dcds ; le certificat de vie et de charge qui retrace le nombre d'enfants ; le certificat de scolarit de tous les enfants gs de 7 ans ; le certificat d'apprentissage lgalis. Pour les enfants en apprentissage, il faut que l'enfant ait moins de 17 ans. 2. Cas des agents militaires L'admission la retraite des agents militaires est prvue par les diffrents textes et lois rgissant leurs corporations. En effet, chaque grade, correspond un nombre d'annes pour faire valoir ses droits la retraite. Exemple : L'ge d'admission la retraite est fix comme suit pour les grades suivants : Les gnraux : 60 ans ; Les Adjudants-chefs : 52 ans ; Les Adjudants : 50 ans ; Les Sergents-chefs : 49 ans ; Les Sergents : 48 ans Les pices fournir sont : l'extrait d'acte de naissance ; le certificat d'individualit en cas de ncessit ; le premier acte de mutation ; l'tat signaltique ; l'acte portant son dernier grade ; l'acte de radiation en cas de ncessit ; l'arrt d'admission la retraite. Le contrle porte sur : la validit des pices verses au dossier ; la conformit des pices par rapport au projet d'arrt de concession de pension ; le calcul de la pension.

28 Le calcul de la pension prend en compte la valeur indiciaire de l'agent la date de son admission la retraite, son indice, le taux d'annuit. Pension mensuelle = Indice x Valeur indiciaire x Taux

12
L'indice est dtermin par rapport au grade du bnficiaire. Le taux est gal l'annuit x 2%. (L'annuit = nombre d'annes de service augment ventuellement des annes de bonifications). l/5
me

NB : L'annuit des agents militaires = Nombre d'anne de services augment du . Exemple : 20 ans de services donne une annuit de 20 + 20/5 = 24.

La date d'effet est la date d'admission la retraite si le dossier est dpos dans le temps rglementaire. Dans le cas contraire, il y a : ,. Prescription annale si le dossier est dpos un an aprs la date d'admission la retraite; c'est--dire que le titulaire ne bnficie que d'un an d'arrirs de pension ; Dchance si le dossier est dpos aprs 5 ans, l'intress perd totalement la pension laquelle il a droit.

II. 2. 3.1. 2. La pension des avants-cause La pension des ayants cause concerne les poux et pouses rgulirement maris et les enfants des agents dcds en activit ou la retraite. Les pices fournir sont :

1. La pension de veuve ou de veuf


C'est la pension accorde l'pouse ou l'poux de l'agent de l'Etat dcd(e) qui remplissait les conditions pour bnficier d'une pension de retraite. Les pices f-.urnir sont les suivantes : la notice de renseignement " V " ou "V 2" ; l'acte de mariage ; le certificat de non sparation de corps, de non remariage et de non concubinage notoire ; l'ancien livret de pension pour les cas de dcs la retraite ; l'tat de services pour les cas de dcs en activit ; l'acte portant le dernier grade et une fiche de paie rcente pour les-cas de dcs en activit ; l'extrait d'acte de dcs du (de la) conjoint (e) ; le certificat d'individualit (en cas de ncessit) ; la dclaration sur l'honneur (C'est un document produit par le chef de famille ou tout membre influent de la famille : frre, sur, fils ou fille majeurs, attestant que le dfunt a laiss une ou plusieurs veuves) ; le certificat de non abandon de domicile conjugal pour le veuf dlivr par le tribunal (pension pour veuf).

:!

29 Le contrle porte sur : la validit des pices verses au dossier ; la conformit des pices par rapport au projet d'arrt de concession de pension ; le calcul de la pension. Pension veuve ou veuf = Pension agent 2

2. Pension Temporaire Orphelins (PTC C'est la pension accorde aux enfants mineurs de l'agent de l'Etat dcd et qui remplissait les conditions pour bnficier d'une pension de retraite. Les pices fournir sont les suivantes : la notice de renseignement "0" ; l'ancien livret de pension pour les cas de dcs la retraite ; le certificat de dcs ; l'tat des services pour les cas de dcs en activit ; l'acte portant le dernier grade et une fiche de paie rcente pour les cas de dcs en activit ; le certificat de vie et de charge des orphelins (rempli par l'administrateur des biens et sign du maire) ; l'acte de naissance des orphelins mineurs ; le procs-verbal de conseil de famille homologu ou une ordonnance de tutelle dlivre par un tribunal ventuellement ; le Certificat d'individualit (en cas de ncessit).

Le contrle porte sur : la validit des pices verses au dossier ; la conformit des pices par rapport au projet d'arrt de concession de pension et le calcul de la pension. PTO = Pension agent 2 Notons que les orphelins se partagent 50 % de la pension agent dans la limite de 10% par enfant au cas o ils sont moins de six (6). A partir de (6) ils se partagent les 50% de pension agent proportionnellement. Outre ces deux sortes de pension, la Division des Pensions et des Rentes Viagres traite aussi les dossiers relatifs au capital-dcs et la rente viagre d'invalidit.

30 II. 2. 3. 2. Le Capital - dcs Le capital -dcs est une aide que l'Etat accorde aux ayants - cause de l'Agent Permanent de l'Etat civil ou militaire dcd en activit. Pour en bnficier, il faut fournir les pices ci-aprs : l'acte de dcs ; le certificat de cessation de paiement du dfunt ; l'acte de naissance des orphelins mineurs ; le certificat de vie et de charge ; l'acte d'homologation du procs-verbal du conseil de famille ; l'acte de mariage ; l'acte portant le dernier grade du dfunt ; la fiche de paie rcente ; le certificat d'individualit en cas de ncessit ; l'acte de non divorce, non remariage, non concubinage notoire.

Le contrle porte sur : la validit des pices verses au dossier ; la conformit des pices par rapport au projet de dcision d'octroi du capital ; et le calcul du capital-dcs. Capital - dcs = Indice rel x Valeur indiciaire L'indice rel tant l'indice correspondant au dernier grade du dfunt. Le montant se rpartit de la manire suivante : le tiers (1/3) au veuf ou la veuve ou entre les veuves ; les deux tiers (2/3) entre les enfants mineurs concurrence de six (06) enfants au maximum. Le montant dtermin par enfant mineur est major de vingt mille (20.000) Francs CFA.

NB : Le Capital dcs est frapp de la forclusion si le dossier y relatif est introduit 04 ans aprs la date du dcs de l'agent. Aprs la vrification de la prsence et de la rgularit des diffrentes pices produites. il est procd au contrle du montant du capital - dcs.Le capital-dcs est accord aux ascendants directs si l'agent dcd n'a ni conjoint (e) ni enfant. NB : II peut arriver que le CCP mentionne un trop peru, objet d'un ordre de recettes. Dans ce cas, on rpartit le reliquat qui se dtermine de la manire suivante : Montant Capital dcs - Montant Ordre de recettes. Lorsque le montant de l'ordre de recettes est suprieur celui du capital dcs, il n'y a plus de reliquat rpartir. Le solde est rcupr sur la pension du dfunt jusqu' puisement.

31 II. 2. 3. 3. La rente viagre d'invalidit


L'Agent Permanent de l'Etat qui a t mis dans l'impossibilit dfinitive et absolue de continuer ses fonctions par suite d'infirmit rsultant de blessures ou de maladies contractes ou aggraves, soit au service ou l'occasion du service, soit en accomplissant un acte de dvouement dans un intrt public ou en exposant ses jours pour sauver la vie d'une ou plusieurs personnes, a droit une rente viagre. Le mdecin traitant value le degr d'incapacit de l'agent. A ce degr, est affect un taux dtermin par la commission de rforme en fonction du barme indicatif en vigueur. Les pices fournir sont les suivantes : l'acte de naissance de l'intress ; l'acte d'engagement ou de nomination ; l'acte portant son dernier grade ; le PV de la commission de rforme prcisant le taux d'invalidit et la date d'effet. Le contrle porte sur : la validit des pices verses au dossier ; la conformit des pices par rapport au projet d'arrt portant rente d'invalidit.

Le calcul de la rente : La rente d'invalidit est dtermine partir du taux d'invalidit et de l'indice de traitement de l'agent suivant la formule ci-aprs :

Rente = Indice de l'agent x Valeur indiciaire x Taux de rente

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NB: Le montant de la rente d'invalidit ne doit pas tre infrieur au traitement affrent lindice 100 ; Le montant de la pension plus la rente ne doit pas excder 100% du traitement indiciaire de l'agent lorsqu'il tait en activit ; Le montant de la Pension + la Rente ne doit pas tre infrieur 50% du traitement indiciaire de l'agent lorsqu'il tait en activit ; En cas d'attentat ou d'une lutte dans l'exercice normal de ses fonctions, ce montant est port 80% si le taux d'invalidit est au moins gal 66% ; A la retraite, la rente d'invalidit est concde, liquide et paye dans les mmes conditions et suivant les mmes modalits que la pension. Le contrle du dossier de rente viagre revient vrifier le projet d'arrt portant rente d'invalidit et apprcier la validit de la pice en souche. En effet, le procs-verbal de la commission de rforme doit : prouver que la commission a sig pour discuter du cas de l'agent devenu invalide ; fixer le taux d'invalidit de l'agent concern ; indiquer la date d'effet du bnfice de la rente :

32 tre sign de tous les membres de la commission de rforme. Le projet de dcision doit tre prsent par le MFPTRA en l'occurrence la DRSC. Il doit comporter deux parties : Au prambule, les textes fondamentaux devant rgir la situation sont viss notamment la loi 86-014 du 26 septembre 1986 portant code des pensions civiles et militaires de retraite. Le PV de la commission de rforme doit tre galement cit. Sur le projet de dcision : L'article 1er stipule que le Ministre charg de la Fonction Publique dcide d'accorder la rente viagre d'invalidit l'agent concern conformment aux dispositions de la loi n 86-014 du 26 septembre 1986 et aux conclus ions de la commission de rforme ; L'article 2 prcise l'imputation budgtaire ; et Le dernier article mentionne la publication de la dcision au journal officiel.

Il faut signaler que la dcision du Ministre charg de la Fonction Publique ne peut pas tre contraire celle de la commission de rforme. Le projet de dcision doit tre vis par le Contrleur Financier, le Ministre charg des Finances et le Ministre de la Fonction Publique. II. 2. 4. LA DIVISION DES MARCHES PUBLICS ET CONTRATS La Division des Marchs Publics et Contrats est charge d'une part de l'tude de divers projets de marchs publics relatifs l'acquisition des biens et services, la construction et la rhabilitation de diverses infrastructures et d'autre part, de l'tude des dossiers relatifs la prise en bail p?r l'Administration des appartements en vue d'abriter les services publics ou des autorits administratives qui en ont droit. A ce titre, les agents prennent galement part aux travaux d'ouverture, de dpouillement et de jugement des offres dans le cadre des appels d'offres relatifs aux projets de march et aux sances de ngociations pralables la conclusion d'un contrat de bai!.

II. 2. 4.1. Les marchs publics


Les projets de. marchs publics dcoulent d'une procdure de gr gr ou d'un appel d'offres qui donne lieu une consultation ouverte ou restreinte. Les offres sont reues des soumissionnaires dans les conditions et sous les formes dfinies au dossier de consultation. Ce dossier est un document labor par le matre d'ouvrage conformment au code des marchs publics et dfinissant les caractristiques techniques de l'ouvrage raliser, du matriel acqurir ou les termes de rfrence des tudes raliser. Il fait galement tat des conditions de participation des soumissionnaires, des critres d'valuation et d'attribution du march. L'intervention du Contrleur Financier dans la chane de passation des marchs publics se situe deux (02) niveaux savoir : la phase d'tude des offres ;

33 la phase d'tude des projets de march.

II. 2. 4. 1. 1. La phase d'tude des offres Cette tape est consacre l'ouverture, au dpouillement, l'analyse, l'valuation et au jugement des offres. 1. L'ouverture des offres Elle fait suite un appel d'offre ou une consultation l'issue duquel, des soumissionnaires dposent leurs offres conformment aux dispositions du dossier d'appel d'offres qu'ils ont acquis auprs du matre d'ouvrage suite une publication ou une consultation. L'ouverture des plis a lieu dans les cas suivants : lorsque li procdure concerne un appel d'offre ouvert, l'ouverture a lieu quel que soit le nombre de plis reus ; en cas de consultation restreinte, il faut au moins trois (03) plis provenant des soumissionnaires prcdemment retenus par le PV relatif la manifestation d'intrt (Short List). A dfaut, la procdure est dclare infructueuse, sauf avis contraire du bailleur de fonds.

A la phase de l'ouverture, le travail prliminaire consiste vrifier l'intgrit des plis et leur conformit par rapport aux normes de prsentation dfinies par le dossier d'appel d'offres. L'ouverture des offres peut se faire en une ou deux tapes : Elle est fate en une tape, lorsque l'appel d'offres concerne l'excution ou la rfection d'un ouvrage, la livraison de fournitures ou de divers quipements. A l'ouverture des plis les propositions techniques et financires sont connues suite une lecture publique. Il est fait tat du contenu de chacune des propositions sur une fiche donnant la prcision du montant des soumissions, de mme que de la prsence ou non des pices exiges dans le dossier d'appel d'offres. Cette fiche doit tre paraphe par tous les participants l'ouverture y compris les soumissionnaires ou leurs reprsentants. Elle est faite en deux (02) tapes, lorsque la consultation concerne les tudes. A la premire tape, seule la proposition technique des soumissionnaires dont les offres sont dposes dans les dlais requis et suivant les normes de prsentation exiges pourront tre ouvertes. A la deuxime tape, l'ouverture des propositions financires n'interviendra que suite au dpouillement, l'analyse et l'valuation des propositions techniques des soumissionnaires reconnues conformes pour l'essentiel et ayant runi la note minimum totale exige.

Dans tous les cas, l'ouverture des offres donne lieu l'tablissement d'un procsverbal (PV) sign des membres de la cellule de passation des marchs ou toute autre commission comptente tenant lieu. Le PV d'ouverture retrace le droulement des travaux. Il comporte notamment :

34 les rfrences du dossier d'appel d'offres (DAO) ; les rfrences de l'acte portant cration de la commission d'ouverture, de dpouillement, d'analyse et d'valuation des offres s'il y a lieu ; la date prcise et le lieu de l'ouverture ; la nature de la consultation et son objet ; la composition de la commission comptente en charge du dossier ; le nombre de soumissionnaires consults ou ayant achet le dossier d'appel d'offres ; la raison sociale des soumissionnaires ; le montant des soumissions l'exception du PV d'ouverture des offres techniques lorsqu'il s'agit des "ETUDES " ; un tableau annexe faisant tat de la prsence ou non des pices exiges au dossier.

2. Le dpouillement et l'valuation des offres Cette phase de la procdure de passation des marchs publics est consacre d'une part, l'tude de la conformit et de la validit des pices exiges et produites par les soumissionnaires retenus l'issue de l'ouverture des offres et d'autre part, l'valuation des propositions y affrentes. l Etude de la conformit et de la validit des pices La conformit : Elle consiste en la vrification minutieuse des pices tant dans le fond que dans la forme par rapport aux exigences du dossier d'appel d'offres ou au titre de certaines pices dont les modles sont joints. La validit des pices : A cette tape, il s'agit de faire une analyse approfondie des pices reconnues conformes afin de se rendre compte si elles ne sont entaches d'aucune nullit par rapport au DAO et aux textes en vigueur. Par exemple, pour le cas des attestations de non faillite, il est exig qu'elle soit date de moins de trois (03) mois alors que la validit de l'attestation de la Caisse Nationale de Scurit Sociale se dtermine par rapport au dernier trimestre chu avant le dpt des offres. 3. Evaluation des offres Elle concerne les offres dont les pices fournies restent conformes et valides par rapport au DAO. On distingue : l'valuation des offres techniques ; l'valuation des offres financires. a) Evaluation des offres techniques La mthode d'valuation suit un canevas dfini dans le DAO. L'valuation des offres techniques se fait sur la base de la grille de notation contenant les critres et sous critres auxquels sont affectes des notes, en tenant compte des spcifications techniques ou des termes de rfrence.

35 NB: l'issue de l'valuation technique, seules les offres financires des soumissionnaires ayant totalis la note minimale exige dans le DAO, seront values. b) Evaluation des offres financires A cette tape, conformment au DAO, la note financire la plus leve est attribue au soumissionnaire dont la proposition financire est la moins disante. Le calcul de la note financire des autres soumissionnaires se fait par rgle de trois en fonction du montant de leur proposition financire et de la proposition financire la moins disante suivant la formule ci-aprs :

NF=

OMxN ---------OC NF = Note financire des autres offres OM = Montant de l'offre la moins disante OC = Montant de l'offre considre N = Note attribue l'offre la moins disante

II est procd ensuite la combinaison de la note technique et de la note financire de chaque soumissionnaire rest en lice pour obtenir la note globale l'issue de laquelle, se dgage le soumissionnaire le mieux disant qui aura totalis le maximum de points et qui sera propos adjudicataire du march. En cas de notation de chaque offre sur 100 points, des taux dp pondration prvus dans le DAO sont appliqus respectivement aux notes techniques et financires. A l'issue du dpouillement, de l'analyse et de l'valuation des offres techniques et financires, il est produit un rapport dtaill sign de tous les participants. 4. Le jugement des offres A cette tape, le PV d'ouverture et le rapport d'valuation des offres de mme que le projet de PV de jugement des offres sont soumis l'apprciation de la commission de jugement. Aprs l'intgration d'ventuelles observations, il est procd la signature du projet de PV de jugement par les membres de la commission. Le procs-verbal doit comporter : la date et le lieu du droulement de l'analyse des offres ; la nature et l'objet de la consultation ; la raison sociale de l'adjudicataire ; le montant en chiffres et en lettres de la proposition financire.

L'adjudication ainsi prononce peut tre provisoire ou dfinitive selon que le montant du march se situe dans le seuil de comptence de la cellule des marchs publics ou de la

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Direction Nationale des Marchs Publics. II. 2. 4.1. 2. L'tude des projets de marchs publics Les projets de march public sont initis par les dpartements ministriels, les collectivits locales et les institutions de l'Etat suite une adjudication dcoulant d'un appel d'offres ouvert ou restreint ou d'un gr gr. Il doit tre joint au projet de march public, les pices ci-aprs : le PV d'ouverture des offres techniques et financires ; les rapports de dpouillement et d'analyse des offres ; le PV de jugement des offres ; le PV portant avis de la DNMP pour les projets dont le montant est du seuil de sa comptence ; le devis quantitatif et estimatif en ce qui concerne les travaux ; la facture pro forma s'agissant des fournitures ; la note d'honoraire pour les bureaux d'tudes ou des cabinets de prestations ; l'original du relev d'identit bancaire ou postal ; la fiche de notification de march et d'engagement de crdits ; tout autre document utile pour l'tude du march.

Le contrle porte sur : les informations inscrites sur la page de garde ; la rgularit des pices justificatives produites ; la conformit du contenu du projet de march par rapport aux pices justificatives, aux dispositions du code des marchs publics et par rapport tout autre texte de loi y affrent ; les informations inscrites sur la page de signature. 1. Les informations inscrites sur la page de garde La page de garde doit rpondre aux normes de la contexture en vigueur et comporter les lments ci-aprs l'objet du projet ; la structure bnficiaire etyou le matre d'ouvrage ; l'attributaire ; les montants HT et TTC ; l'imputation budgtaire et la gestion (exercice) ; la nature du financement ; le dlai d'excution ; le numro SIGFIP. 2. La rgularit des pices justificatives produites

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Une analyse judicieuse de ces pices exiges au dossier de march, une apprciation de la lettre de march par rapport aux PV en souche au dossier permet de s'assurer de leur rgularit par rapport au projet de lettre de march et de leur conformit au DAO. Il s'agit : du PV d'ouverture des plis

C'est une pice qui doit retracer fidlement le droulement des travaux pendant l'ouverture des offres techniques et financires. Elle doit comporter notamment : la date prcise et le lieu de l'ouverture ; la nature et l'objet de la consultation ; la composition de la commission comptente en charge du dossier ; le nombre de soumissionnaires consults ou ayant acquis le dossier d'appel d'offre et dpos dans le dlai ; la raison sociale desdits soumissionnaires ; le montant des soumissions ; un tableau annexe faisant tat de la prsence ou non des pices exiges au dossier. NB : II convient de rappeler que dans le cas des projets d'tudes, la procdure donne lieu deux PV d'ouverture des plis : un PV pour l'ouverture de l'offre technique et un autre pour les offres financires des soumissionnaires dont l'offre technique est recevable. Le procs-verbal doit tre sign par tous les membres de la commission comptente ayant particip aux travaux. du rapport de dpouillement, d'analyse et d'valuation des offres

C'est un document qui doit faire l'tat de la situation de toutes les pices exiges et produites en souche des propositions techniques et financires des soumissionnaires retenus l'issue de l'ouverture des plis. Une analyse judicieuse de ces pices permet de juger de leur conformit, et de leur validit avant de procder l'valuation des offres rconnues conformes aux exigences du DAO. Il doit tre annex ce rapport un tat dtaill des notes attribues chaque soumissionnaire conformment au barme retenu suivi des commentaires justificatifs ainsi que le classement y relatif. A l'issue du classement, il se dgage une adjudication provisoire ou dfinitive selon que le montant de la proposition financire se situe ou non dans les limites du seuil de comptence des Cellules de Passation des Marchs Publics, conformment aux dispositions du dcret n 2004-565 du 1 er octobre 2004. Le rapport de dpouillement, d'analyse et d'valuation des offres doit tre sign par tous les participants aux travaux. du procs-verbal des jugements

C'est une pice qui statue sur les travaux de dpouillement, d'analyse et d'valuation des offres. Il doit comporter l'objet de la consultation, la raison sociale de l'attributaire et le montant en chiffres et en lettres de la proposition financire objet de l'adjudication.

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Le procs verbal de jugement est sign par les membres de la Cellule de Passation des Marchs Publics ou par ceux de toute autre commission comptente constitue cet effet. du procs-verbal de la Direction Nationale des Marchs Publics La prsence ou non de cette pice en souche d'un projet de march se justifie par rapport aux dispositions du dcret n 2004-565 du 1 er octobre 2004 portant fixation des seuils de passation des Marchs Publics et limites de comptence des organes chargs de la passation des Marchs Publics en Rpublique du Bnin. Ainsi, au titre des projets de march des travaux dont le montant est suprieur ou gal Cent Millions (100.000.000) de francs CFA, des projets de fournitures dont le montant est suprieur ou gal Quarante Millions (40.000.000) de francs CFA et des projets de march de services dont le montant est suprieur ou gal Trente Millions (30.000.000) de francs CFA, il est fait obligation au matre d'ouvrage bnficiaire de ces projets de transmettre la DNMP, les procs-verbaux et rapports issus de l'ouverture, du dpouillement, de l'analyse, de l'valuation et du jugement des offres pour tude. Le procs-verbal de la DNMP cet effet, permet d'avoir son avis et d'ventuelles observations mises sur les travaux effectus par les Cellules de Passation des Marchs Publics ou par toute autre commission comptente constitue cet effet. On y vrifie la concordance des informations par rapport certaines donnes du procs-verbal d'adjudication provisoire transmis par le matre d'ouvrage savoir : l'objet du projet de march ; l'adjudicataire ; le montant en chiffres et en toutes lettres ; les observations ventuelles ; l'avis de la Direction Nationale des Marchs Publics.

Ce procs-verbal est sign du Directeur National des Marchs Publics. du; devis quantitatif et estimatif, de la facture pro forma ou note d'honoraires A ce niveau les lments de calcul sont repris horizontalement et verticalement et le montant total en chiffres doit tre conforme au montant total en lettres. Ces documents doivent tre dats, signs et cachets par l'adjudicataire.

du Relev d'Identit Bancaire ou Postal (RIB ou RIP) 11 doit tre produit en original. Il permet de savoir si le numro du compte bancaire ou postal est effectivement celui de l'adjudicataire. Ce numro doit tre conforme celui qui figure dans le projet de march. de la fiche de notification de march et d'engagement de crdits (dit dans SIGFIP)

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Elle constitue ia preuve effective de la disponibilit de crdits affects au projet de march. L'objet, le bnficiaire, le montant et l'imputation budgtaire mentionns sur la fiche de notification doivent tre identiques ceux qui sont ports dans le projet de march. 3. La conformit des clauses du projet de march au code des marchs publics et tout autre texte rglementaire II s'agit : des clauses relatives l'objet du projet de march L'objet de l'opration doit tre clairement dfini avec toutes les spcification? techniques conformment au Dossier d'Appel d'Offres, au besoin y prciser le numro du lot. des clauses relatives aux pices contractuelles Ces clauses prcisent les diverses pices faisant partie intgrante du projet de march conformment au dossier d'appel d'offre. Il s'agit : des cahiers de charge ; des devis quantitatifs et estimatifs ; des factures pro forma ; de la note d'honoraires selon le cas ; r>u toute autre pice contractuelle.

des clauses relatives au montant Le montant du march doit tre en hors taxes ou toutes taxes comprises selon le cas et libell en chiffres et en lettres. Le montant de la TVA doit tre mis en exergue dans le cas d'un financement du budget national. Pour un financement bilatral le montant de la TVA sur la part du Bnin doit tre mentionn. NB : II importe de prciser dans ces clauses que le montant de la TVA doit tre prlev la source et revers la recette des impts

des clauses relatives au mode de paiement Elles comportent le numro de compte bancaire ou postal de l'adjudicataire conformment l'original du relev d'identit bancaire joint au projet de march. des clauses relatives aux modalits de paiement Dans ces clauses, il est prcis le taux de l'avance de dmarrage qui ne saurait dpasser 30% et dont le montant doit tre cautionn 100% par une banque ou une institution financire agre en Rpublique du Bnin. Il y est galement prvu le paiement du solde par dcomptes successifs en ce qui concerne les travaux sur prsentation des attachements concurrence de 70% du montant

40 du march ; les 10% retenus titre de garantie devant tre librs un (01) an aprs la rception provisoire suite la rception dfinitive. Dans le cas des fournitures et autres prestations de services, le paiement du solde intervient souvent sans retenue de garantie, sur prsentation de la facture certifie du procs-verbal de rception et du march dment enregistr. des clauses relatives aux rceptions Les modalits de rceptions provisoires ou dfinitives doivent tre conformes aux dispositions de l'article 113 nouveau du Code des marchs publics. Toutefois, des spcificits peuvent tre observes selon les cas. des clauses relatives aux modifications Toutes modifications intervenues au cours de l'excution du march doivent faire l'objet d'un avenant aprs consentement des cocontractants et avis de la DNMP. Tout paiement relatif aux travaux supplmentaires est subordonn la signature dudit avenant. des clauses relatives aux pnalits de retard Ces clauses prvoient un taux de pnalit hauteur de l/2000eme du montant final du march par jour calendaire de retard et prcisent le plafond du cumul des pnalits en cas de rcidive de l'entrepreneur. Le plafonnement du cumul des pnalits est fix 5% du montant final des marchs relatifs aux travaux et 10% pour les marchs de fournitures. des clauses relatives au rgime fiscal Elles tiennent compte de la nature du financement et de la spcificit du matriel pour l'option du rgime fiscal envisager. Les projets financement extrieur par exemple bnficient d'un rgime d'exonration de mme que certains matriels spcifiques prciss dans la loi de Finances.

des clauses relatives aux litiges II est prvu dans ces clauses, l'option d'un rglement l'amiable en cas de litige au cours de l'excution du march et le recours au Tribunal de Premire Instance en cas d'chec dudit rglement. des clauses relatives l'approbation II doit y tre prcis que le prsent march ne devient dfinitif qu'aprs son approbation par le ministre en charge des finances.

4. La page de signatures

41 Elle doit comporter : !a signature, la date et: le cachet de l'adjudicataire ; la signature, la date et le cachet du matre d'ouvrage ; l'encart pour le visa du Contrleur Financier pour le financement du budget national ; l'encart pour le. visa du DG/CAA pour le compte des projets financement extrieur ; l'encart pour la signature d'approbation du ministre en charge des finances. Enfin, il est prcis en pied de la page de signature, l'objet du march et ventuellement, le numro du lot concern. NB : Aucun espace vide ne sera admis entre le texte du march et les signatures requises.

II. 2. 4. 2. Les contrats de baux administratifs Un bail administratif est un contrat conclu entre l'Administration et le propritaire d'un immeuble pour abriter un service public ou pour loger une autorit administrative ayant droit un logement dans le cadre de l'exercice de ses fonctions. Les taux des baux administratifs sont fixs par l'arrt n 041/MFE/CAB/DGML/SBAL du 24 janvier 2003 portant rvaluation des baux administratifs. Un projet de contrat de bail doit comporter en souche les pices ci-aprs : une note de prsentation de la Direction Gnrale du Matriel et de la Logistique (DGML) ; le PV de ngociation d;1 montant du bail ; le certificat administratif dlivr par la structure bnficiaire ; l'original du relev d'identit bancaire ou postal au nom du bailleur. Le contrle porte sur : la rgularit et la lgalit des pices ; la forme et la prsentation du contrat de bail.

II. 2. 4. 2.1. La rgularit et la lgalit des pices La note de prsentation Elle doit tre signe du DGML ou de son adjoint. C'est un document qui permet d'identifier le btiment objet du bail par rapport au site, aux caractristiques, l'identit du bailleur et la structure du bnficiaire. Le procs-verbal de ngociation Ce document dcoule d'un compromis entre le bailleur et une commission compose

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du reprsentant de la DGML, du Contrle Financier et de la structure bnficiaire. Le PV de ngociation doit dcrire toutes les caractristiques du btiment et porter le montant auquel la ngociation a abouti conformment aux dispositions de l'arrt n 041/MFE/CAB/DGML/SBAL du 24janvier 20(J3 ' portant rvaluation des baux administratifs. Toutefois, compte tenu de la spcificit de certains btiments, le montant retenu ne rpond pas aux normes d l'arrt susvis. II est produit cet effet une autorisation du Ministre en charge des finances. Le PV de ngociation est sign par tous les participants. Le certificat administratif C'est une pice tablie par la structure bnficire et qui donne la confirmation que le btiment est effectivement occup par une autorit ou abrite une structure administrative partir d'une date donne. Le relev d'identit bancaire ou postal
:1

C'est une pice qui donne la preuve que le numro de compte inscrit dans la lettre de contrat; est effectivement celui du bailleur. Il doit tre produit en original au nom du bailleur. II 2. 4.2. 2. La forme et la prsentation du contrat de bail Aprs la vrification des pices en souche, le contrle porte sur la form et la prsentation du contrat de bail. A cet effet il importe de vrifier si les dispositions ci-aprs rpondent aux normes savoir :
La page de garde

Elle comporte les informations suivantes : lcart pour le numro du contrat aprs la signature du Ministre charg des finances, le montant mensuel, l'identit du bailleur, l'imputation et la gestion budgtaire.

L'objet II retrace lidentit du bailleur et les caractristiques du btiment conformment aux informations qui dcoulent du PV de ngociation. Le montant
. . .

II est mensuel, inscrit en chiffres et en lettres et payable trimestriellement sur un compte bancaire ou postal au nom du bailleur conformment au relev didentit bancaire ou postal produit en souche. Le montant doit tre conforme ce qui est port sur le PV de ngociation L'tat des lieux

43 Avant l'entre en jouissance, l'obligation est faite aux parties contractantes de dresser contradictoirement un tat des lieux dont un exemplaire est remis chacune des parties contractantes. L'engagement du bailleur Le bailleur s'engage procder toutes grosses rparations qui pourraient s'avrer ncessaires au cours de l'excution du contrat. Il prend galement en charge les taxes de ville et autres impositions foncires et les frais d'enregistrement. Il ne peut retirer sous aucun prtexte les cls de l'immeuble aux occupants sauf en cas de rsiliation par les deux parties. L'engagement du preneur Le preneur s'engage n'apporter aucune modification aux locaux sans le consentement pralable du bailleur. La date d'effet Le contrat prend effet compter de la date de ngociation ou tout autre date atteste par un certificat administratif dlivr par l'autorit comptente. Le rglement de litige Les parties s'engagent rgler l'amiable tous les diffrents qui pourront natre au cours de l'excution du contrat. En cas d'chec, le tribunal de premire instance est comptent pour l'arbitrage. La rsiliation Le contrat ne pourra tre rsili qu'aprs un pravis de trois (03) mois rgulirement notifi par l'une ou l'autre des parties cocontractantes. NB : L'examen des projets est assorti d'une -sanction qui peut tre le Visa du Contrleur Financier ou le Visa rserv en cas d'insuffisances constates.

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III. LE BUREAU DE LA COMPTABILITE DES ENGAGEMENTS f BCE) III. 1. LES ATTRIBUTIONS Conformment aux dispositions de l'article 10 de l'Arrt n 95-0042/MF/DC/CC du 31 mars 1995, portant modalits d'application du dcret n 93-178 du 04 aot 1993, le Bureau de la Comptabilit des Engagements est charg de : la vrification et du visa des projets de titres d'engagement et de paiement et des fiches d'engagement relatives l'excution des dpenses ; la centralisation des situations des engagements de dpenses.

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III. 2. L'ORGANISATION
Aux termes des dispositions de l'article 9 de l'arrt ci-dessus vis, le Bureau de la Comptabilit des Engagements comprend deux divisions : la Division des Dpenses Engages (DDE) ; la Division de la Comptabilit Administrative (DCA).

Ces deux divisions sont sous la responsabilit d'un chef de service appel Chef du Bureau de la Comptabilit des Engagements (C/BCE). Il coordonne les activits du service et vise certains titres de paiement conformment la note de service du Contrleur Financier relative la dlgation de signature prise cet effet.

III. 2. 1. LA DIVISION DES DEPENSES ENGAGEES La Division des Dpenses Engages rceptionne, tudie et expdie les titres d'engagement et de paiement provenant de la Direction Gnrale du Budget (DGB), des Ministres et des Institutions de l'Etat.

III. 2.1. 1. Courriers "arrive" et "dpart"


Les courriers "arrive" et "dpart" sont essentiellement constitus des titres d'engagement et de paiement.

III. 2. 1. 1.1. Courrier "arrive"


Les titres d'engagement et de paiement transmis au BCE par bordereau sont reus au secrtariat par un agent qui est charg de vrifier la prsence physique desdits titres. Il dcharge le registre de transmission au cas o le dcompte des titres numrs sur le bordereau est conforme aux titres rellement reus. Dans le cas contraire, il s'abstient. Aprs rception, l'agent du Secrtariat procde la rpartition des dossiers chaque agent de la Division conformment la note de service dfinissant les attributions de chaque agent. L'agent rceptionnaire, en possession des dossiers qu'il reoit pour tude, dcharge le registre interne de rpartition.

III. 2. 1. 1.2. Courrier "dpart"


Aprs tude, les titres de paiement valids, diffrs ou rejets sont retourns au secrtariat du BCE pour tre enregistrs dans le registre Courrier dpart. Ils sont ensuite transmis aux diffrents ordonnateurs dlgus.

III. 2. 1. 2. Etude des dossiers


L'tude concerne les diffrents types de dossiers ci-aprs: titres d'engagement (bons de commande) ; titres de paiement (mandats de paiement, ordre de paiement) ;

46 titres de transport ; ordres de mission ; des projets de dcisions de mandatement ; des projets d'arrt et de dcision portant nomination de Rgisseur et de cration de Rgie et autres arrts et dcision incidence financire.

III. 2.1. 2.1. Le Contrle des titres d'engagement


Les titres de paiement sont essentiellement constitus des bons de commande. Le contrle des bons de commande porte sur les points suivants : la conformit de la demande d'engagement au numro inscrit sur le bon de commande ; l'imputation budgtaire en rapport avec la nature de la dpense (quipement ou achat de biens et services) ; l'objet de dpense qui doit reflter la nature de l'opration ; le montant en chiffres et en lettres sur les trois factures pro forma ou devis des concurrents ; conformit du montant inscrit sur le bon de commande au montant de la facture pro forma retenue; la qualit du fournisseur ou prestataire de service (n INSAE et registre de commerce); la validit des attestations fiscales des trois fournisseurs ; les rfrences des pices justificatives jointes et inscrites sur le bon de commande; la signature, le cachet et le nom de l'ordonnateur- dlgu concern ; la prsence des pices justificatives lies la nature de la dpense. Aprs tude du dossier, l'agent appose son paraphe et le dpose au Chef de division qui vrifie la pertinence des observations issues de l'tude initiale. Le Chef de division approuve paraphe le bon de commande ou le retourne l'agent avec observations. Le bon de commande et les pices justificatives de l'engagement sont ensuite remis, soit au Contrleur Financier, ou son Adjoint, ou au Chef du Bureau de la Comptabilit des Engagements suivant la rpartition des tches, pour visa et validation dans SIGFIP. Ceux-ci, avant d'accorder leur visa s'assurent d'abord de la qualit du travail soumis leur apprciation. Parfois, certains bons de commande peuvent tre mis en diffr ou faire l'objet de rejet.

Validation
Elle se traduit par : la slection des dossiers sans observation par le Contrleur Financier ; la signature du dossier (original du bon de commande et la fiche d'engagement) et la rtention d'une copie de la fiche d'engagement par le Contrleur Financier ; l'dition et la signature du bordereau de transmission des engagements vers l'Ordonnateur Dlgu ;

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ia transmission de l'ensemble du dossier l'Ordonnateur Dlgu aprs apposition des diffrents cachets, ddoublement, et enregistrement au courrier dpart. * Visa Diffr Les motifs du visa diffr peuvent rsulter du manque d'une pice justificative, du dfaut d'un visa ou d'une signature en amont ou tout motif ventuel laiss l'apprciation du Contrleur Financier. Dans ce cas, le Contrleur Financier saisit les motifs du diffr l'cran, puis dite la fiche de notification du diffr. La fiche de notification du diffr est envoye l'Ordonnateur Dlgu, appuye du dossier concern pour satisfaction aux motifs du diffr dans un dlai maximum de quinze (15) jours. Pass ce dlai le rejet est opr automatiquement par le systme informatique. Reiet Le rejet concerne les dossiers comportant des erreurs ou des lments non conformes aux pices justificatives, la rglementation en vigueur. Dans ce cas, le Contrleur Financier saisit le motif du rejet et dite la fiche de notification de rejet adresser l'Ordonnateur Dlgu. Il est gnr, par le systme informatique, une fiche de dgagement de crdit en deux exemplaires dont le montant est gal au montant de l'engagement initial objet du rejet. NB : II convient de souligner que tous les dossiers valids, diffrs ou rejets sont retourns l'agent qui les avait traits pour tre ddoubls, cachets et transmis au courrier dpart. III. 2.1. 2. 2. Le contrle des titres de paiement Les titres de paiement sont constitus des diffrents types de mandats savoir : les mandats de paiement de bons de commande ; les mandats de paiement des contrats de march ; les mandats relatifs au paiement des dcisions de mandatement ; les mandats des dpenses du personnel ; les mandats des frais de transport ; les mandats de paiement de contributions aux organismes nationaux et internationaux ; les mandats de rgularisation et tous autres mandats imputs aux charges non rparties.

1. Mandats de paiement de Bon de Commande II doit tre annex au mandat de paiement, les pices justificatives ci-aprs :

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le Bon de Commande (BC) original portant l'tiquette blanche dite et colle par l'Ordonnateur Dlgu avant sa remise au fournisseur ; le Bordereau de livraison (BL), l'attestation de service fait, le PV de rception, ou toute autre pice justificative prouvant la ralit du service fait ; l'original de la facture ; le Bordereau d'Envoi (BE) du fournisseur ; le relev d'identit bancaire ou postal de la socit.

Le contrle porte sur : la concordance de l'imputation budgtaire par rapport celle mentionne sur le BC; la conformit de l'objet du mandat de paiement avec celle du BC ; la conformit du montant en chiffres et en lettres de la facture avec celle de la facture pro forma ou le devis. Elle doit tre date, signe, cachete avec le nom du signataire ; la transcription correcte de certaines rfrences sur le MP savoir : le numro et la date du bordereau de livraison ou l'attestation de service fait ou du procs verbal de rception ; le numro, la date et le montant de la facture ; le numro du relev d'identit bancaire ou postal du fournisseur transcrit sur ; le bordereau d'envoi en liaison avec :e mode de rglement ; la concordance entre le numro du compte port sur le mandat de paiement, le bordereau d'envoi et le relev d'identit bancaire ou postal ; la certification des factures par le gestionnaire de crdits ou toute autre ; personne comptente. La mention de "dification prend en compte la nature des biens et des services ; la liquidation des factures par l'Ordonnateur- dlgu ; la signature et le cachet de l'Ordonnateur- dlgu sur le mandat de paiement. 2. Mandats de paiement des dcisions de mandatement Le mandat de paiement des dcisions de mandatement est accompagn des mmes pices justificatives ayant servi prendre ladite dcision. A ces pices, s'ajoutent : la dcision de mandatement ; la fiche d'engagement ; le projet de fiche d'engagement ; la demande d'engagement.

Le contrle porte sur : la dcision de mandatement dment signe par le Contrleur financier et le Ministre de l'Economie et des Finances ; > les pices justificatives de la dcision de mandatement (Elles sont variables, mais doivent tre authentiques) ; le projet de fiche d'engagement qui doit port'3'' le nom de l'agent de saisie et sa

49 signature, le code du Gestionnaire de crdits, le nom de l'Institution ou du Ministre bnficiaire, l'imputation budgtaire, le type de procdure et l'objet de la dpense ; la demande d'engagement signe et cachete du Gestionnaire de crdits et de l'Ordonnateur dlgu ; le projet de mandat sur lequel doit tre vrifi le nom du bnficiaire et sa qualit, telle que mentionne sur la dcision de mandatement, l'imputation budgtaire, l'objet de la dpense, le mode de rglement, le numro du compte bancaire ou postal, les rfrences de la dcision de mandatement.

NB : Le projet de mandat doit tre sign et cachet de l'Ordonnateur dlgu.

3. Mandats de paiement des contrats de march


Sont pays par ce type de mandat, les dpenses excutes par contrat de service, convention de matrise d'ouvrage dlgu, march ou bon de commande pour travaux ou bon commande. Un mandat de paiement de march est accompagn des pices justificatives ci-aprs : la demande d'engagement ; le projet de fiche d'engagement ; l'original de l'engagement juridique pour le premier paiement et la copie pour les autres ; la facture ; le dcompte ; l'attachement ; le procs verbal de rception ; l'original de la caution-bancaire pour les avances vde dmarrage ; toutes autres pices justificatives en cas de ncessit.

Le contrle porte sur les lments ci-aprs : le contenu de l'engagement juridique en ce qui concerne : l'objet du march ; le mode de financement ; les modalits de rglement ; l'enregistrement du march au service des domaines ; les signatures des personnes comptentes.

Lorsqu'il s'agit de rglement d'une avance de dmarrage, la demande du fournisseur ou de l'entrepreneur doit tre accompagne d'une caution bancaire de mme montant et ce, conformment aux prescriptions de l'engagement juridique et d'une facture liquide. Dans le cas du rglement des factures lies aux dcomptes, il doit tre produit, en cas de ncessit, les preuves des dcomptes prcdemment pays. la transcription correcte des rfrences des pices justificatives sur le mandat de paiement (le numro et la date du march ou du contrat, les rfrences de la

50 facture ou du dcompte, ...), de mme que le numro de la demande d'engagement ; la certification et la liquidation des factures par les autorits comptentes ; la nature du mandat de paiement qui doit tre conforme l'objet du rglement ; la signature, les nom et prnoms et le cachet de l'Ordonnateur Dlgu sur la fiche d'engagement ; la procdure de l'engagement sur la demande d'engagement ou de rservation ; la signature du Gestionnaire de crdits et de l'Ordonnateur Dlgu (DRF, DRFM ou Chef de cabinet) sur la demande d'engagement ; le numro de compte bancaire ou postal contenu dans le document d'engagement juridique qui doit tre confirm par le Relev d'Identit Bancaire ou postal (RIB ou RIP). Lorsque le contrle ne rvle aucune irrgularit, le dlgu valide le MP et y appose son visa. Dans le cat contraire, le visa est rserv (diffr ou rejet).

4. Mandats de paiement des dpenses de personnel II est joint au mandat de paiement des dpenses de personnel, les pices ci-aprs : la fiche d'engagement ; le projet de fiche d'engagement ; la demande d'engagement ; les extraits d'actes administratifs (arrts, dcisions, notes de service, signs par les autorits comptentes) ; les bons de paiement, les tats de paiement et toute autre pice justificative de la dpense.

Le contrle porte sur : les calculs des dcomptes de jours, des salaires bruts, des indemnits de logement, des IPTS, de la retenue pour pension, du montant total arrt en chiffres et en lettres sur le mandat de paiement, les bons et les tats de paiement ; l'identit du bnficiaire, l'indice et la priode mandate ; le projet de fiche d'engagement qui doit porter le nom de l'agent de saisie et sa signature, le code du gestionnaire de crdits, le nom de l'institution ou du ministre bnficiaire, l'imputation budgtaire, type de procdure et l'objet de la dpense ; la demande d'engagement signe et cachete du Gestionnaire de crdits et de l'Ordonnateur- dlgu ; le projet de mandat sur lequel doit tre vrifi le nom du crancier, l'imputation budgtaire, l'objet de la dpense, le mode de rglement, le numro du compte bancaire ou postal, les rfrences des pices justificatives.

Le projet de mandat doit tre sign et cachet de l'Ordonnateur Dlgu. Le mode de calcul des soldes-et accessoires est consign dans le tableau joint en annexe.

51 5. Mandats de rgularisation des dpenses excutes par OP (en procdure exceptionnelle) II doit tre joint au mandat de rgularisation des dpenses excutes par OP, les pices suivantes : la copie de l'OP ; la copie de la quittance de reversement en cas de besoin ; la ou les fiches de dgagement ; les quittances de reversement de TVA en cas de besoin ; le relev des pices justificatives de dpense ; les factures ou tats de paiement ; la demande d'engagement introduite par le gestionnaire de crdits ; les bordereaux de livraison, procs-verbaux de rception, ou attestation de service fait ; les bons de commande traditionnels ; toute autre pice justificative de la dpense. Le contrle porte sur : le rapprochement entre le relev des pices justificatives inscrites et celles jointes en souche ; le montant total du relev doit tre gal au montant total des pices justificatives ; l'imputation budgtaire, le report du numro de la demande d'engagement sur le mandat de paiement ; l'objet de la dpense et la nature du mandat de rgularisation ; le report du numro du relev des pices justificatives sur le mandat de paiement ; la prsence de la signature et du cachet de l'Ordonnateur dlgu sur le mandat de rgularisation, les fiches d'engagement et de dgagement en cas de reversement ; la certification et la liquidation des factures et/ou des tats de paiement par !a personne comptente ; le montant de la TVA reverse pour chaque facture ; la concordance entre le montant de la fiche de dgagement et celui de la quittance de reversement du reliquat. 6. Les mandats de paiement des titres de transport Les frais de transport sont ceux engags par l'agent de l'Etat lors de son affectation d'une localit une autre du territoire national ainsi que les Agents de l'Etat admis faire valoir leur droit la retraite. Le contrle des titres de transport Sont annexs aux mandats de paiement des titres de transport, les pices suivantes : La rquisition pralablement vise par le Contrleur Financier ou son dlgu

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dpartemental et l'autorit comptente cet effet ; !e certificat de prise de service ; l'arrt portant admission la retraite de l'intress ou le titre d'affectation selon le cas ; le certificat de vie et de charge des enfants ; le bulletin de paie de l'agent ; le certificat administratif ; le reu du transporteur ; la fiche de dcompte.

Le contrle porte sur : la validit de la rquisition ; le grade et l'indice de paiement du bnficiaire ; le nombre et l'identit de ses descendants ; le moyen de transport ; la dtermination du montant qui est fonction de l'indice de l'agent et de la distance considre.

Dans la rubrique des frais de transport, nous pouvons citer, le remboursement des billets d'avion. Billets d'avion

Leurs montants font l'objet de remboursement l'agent de l'Etat en mission qui a pr financ son voyage sur production des pices justificatives ci-aprs. l'acte justifiant la mission (titre d'affectation, dcision relative la mission, diplme ou attestation de fin de formation dans les universits ou centres de formation ou tout autre acte administratif dlivr par l'autorit comptente) ; l'acte administratif est dlivr par l'autorit comptente ; l'ordre de mission revtu des visas requis au recto et au verso ; les souches des billets jointes au dossier de remboursement ; la dcision de mandatement.

Le contrle porte sur : la rgularit des diffrentes pices en souche ; l'exactitude du montant du mandat ; la liquidation de la souche du billet d'avion par l'Ordonnateur Dlgu. 7. Les mandats de paiement de contribution aux organismes nationaux et internationaux II est joint au mandat : la dcision de mandatement ; la fiche d'engagement de dpense ; le projet de fiche d'engagement ; et

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la demande d'engagement.

Le contrle porte sur : la concordance du nom du crancier, qui est l'organisme ; la vrification de la conformit du numro de compte, de l'imputation budgtaire, du montant de la dpense sur la dcision et sur le mandat de paiement ; la qualit du signataire de la demande d'engagement.

NB : Le mode de validation, de diffr, et de rejet des mandats de paiement est le mme que celui des bons de commande mentionn plus haut.

III. 2.1. 2. 3. Les ordres de paiement


II convient de distinguer deux types d'ordres de paiement (OP) : les OP dpenses urgentes et les OP mise disposition d'avances . Les OP dpenses urgentes concernent essentiellement les vacuations sanitaires et toutes autres dpenses que le Ministre charg des Finances juge ncessaire d'excuter par cette procdure. Les OP mise disposition d'avances concernent les avances accordes aux rgisseurs. 1. OP Dpenses Urgentes II est joint l'OP les pices ci-aprs : la dcision d'vacuation sanitaire ; le devis estimatif de la formation hospitalire.

Le contrle porte sur : le contenu de la dcision d'vacuation sanitaire qui doit tre conforme l'objet de l'OP; l'tude du devis estimatif de la formation hospitalire joint au dossier ; le montant en devise et sa conversion en francs CFA ; la formation hospitalire retenue ; le numro de compte de ladite formation ; le mode de rglement de la dpense ; la demande d'engagement signe et cachete de l'Ordonnateur Dlgu ; l'OP sign et cachet de l'Ordonnateur Dlgu. 2. OP Mise disposition d'avances II doit tre annex l'OP les pices ci-aprs : l'acte de cration de la rgie ;

54 l'acte de nomination du rgisseur ; la lettre d'appel de fonds du gestionnaire de crdits ; la dcision de mise disposition de fonds ; toutes autres pices justificatives de la dpense.

La vrification porte sur : la transcription du numro de la demande d'engagement sur l'OP et la qualit des signataires de cette demande (le Gestionnaire de crdits et l'Ordonnateur Dlgu) ; le contenu de la lettre d'appel de fonds adress l'Ordonnateur Dlgu (le nom du rgisseur, le numro de compte du Trsor, le chapitre d'imputation, l'objet et le montant de l'OP) ; le montant en chiffres et en lettres transcrit sur l'OP ; la qualit du bnficiaire. Le mode de validation, de diffr, et de rejet des ordres de paiement est le mme que celui des mandats de paiement mentionn plus haut.

III. 2. 1. 2. 4. Les ordres de mission


II convient de faire la distinction entre les missions effectues l'intrieur du pays et celles effectues l'extrieur. 1. Mission l'intrieur L'agent en charge du traitement doit vrifier : la qualit de l'ordonnateur de la mission et sa signature ; la cohrence entre les dates de dpart et d'arrive.; la marque et le numro du vhicule, (le vhicule doit figurer sur la liste du parc automobile de la structure) dans le cas contraire, la provenance dudit vhicule doit tre prcise ; le lieu de dpart et de destination ; l'identit des agents qui effectuent la mission. L'objet de la mission doit tre en relation avec les activits du Ministre concern. Pour les ordres de mission soumis au visa du Contrleur Financier en rgularisation, le contrle porte sur la prsence, la validit .des visas au verso de l'ordre de mission, et la qualit du ou (des) signataires, la cohrence entre les dates de dpart et d'arrive portes au recto et au verso du document. 2. Mission l'extrieur Aprs l'autorisation des missions l'extrieur accorde par le gouvernement, les ordres de mission tablis par les Ministres et Institutions de l'Etat sont soumis au visa du Contrleur Financier. L'agent charg de leur traitement doit vrifier les pices et mentions ci-aprs :

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la communication ou le relev des dcisions du Conseil des Ministres ou la lettre du Secrtaire Gnral du Gouvernement ; les nom et prnoms du bnficiaire sur l'ordre de mission ; les dates de dpart et de retour ;

les destinations ;
l'objet de la mission ; l'incidence financire et le budget qui la supporte ; la qualit des signataires ; l'imputation budgtaire ; toutes autres pices justifiant la mission.

III. 2.1. 2. 5. Les protts de dcision de mandatement


Les projets de dcision de mandatement sont gnralement initis par la Direction Gnrale du Budget et transmis au Contrleur Financier pour visa. Ils concernent les dpenses courantes non rparties. Leur tude se fait sur la base des pices qui justifient la crance d'une personne morale ou physique sur l'Etat. Les pices justificatives varient suivant la nature de la dpense engager. Le projet de dcision de mandatement doit mentionner entre autres, le nom du bnficiaire, le montant de la dpense, l'objet de la dpense, le numro de compte du bnficiaire, l'imputation budgtaire, etc. Aprs tude, le projet est vis par le Contrleur Financier s'il n'met aucune rserve. Dans le cas contraire, son visa est rserv par une note d'observation signe du Contrleur Financier.

III. 2.1. 2. 6. Les projets d'arrts de rallocation de crdits


On distingue deux (02) cas : le virement de crdits d'article article ; le transfert de crdits de chapitre chapitre.

Les projets d'arrt de virement d'article article et de virement de chapitre chapitre sont initis par la Direction Gnrale du Budget sur la demande du ministre sectoriel. Ils portent sur les crdits sectoriels. Leur tude est base sur le budget du ministre concern et la lettre de sollicitation. Le projet d'arrt doit comporter : le nom du ministre demandeur ; le chapitre d'imputation ; la dnomination du projet ou le libell du chapitre y relatif ; le tableau de rpartition des crdits dans le cadre de la rallocation.

56 Aprs tude, le projet est vise par le Contrleur Financier s'il ne rvle aucune observation. Dans le cas contraire, son visa est rserv par une note d'observation signe du Contrleur Financier. III. 2. 2. LA DIVISION DE LA COMPTABILITE ADMINISTRATIVE La Division de la Comptabilit Administrative s'occupe de la centralisation de la situation des engagements du Budget Gnral de l'Etat. A la fin de chaque trimestre, le Chef de la Division Comptabilit Administrative dite dans le Systme Intgr de Gestion de Finances Publiques (SIGFIP) la situation des engagements du Budget Gnral de l'Etat. Une fois cette situation dite, il procde une centralisation par secteur. Cette centralisation se fait dans un tableau appropri conu par rapport au Budget vot. Le tableau gnre automatiquement dans Excel, le cumul des engagements par secteur, la mise jour du crdit disponible, et certains taux de consommation en l'occurrence : le taux de consommation des charges non rparties ; le taux des investissements financs sur budget national ; le taux de consommation des autres budgets (CM, FNRB, Fonds Routier, ...).

Les documents sont ensuite transmis au chef du Bureau des Affaires Administratives et du Matriel pour servir d'lment de base pour la ralisation du rapport trimestriel adresser au Ministre charg des Finances. Ce rapport est utile pour l'laboration du compte administratif de l'Etat. Par ailleurs, le Contrleur Financier peut demander certaines statistiques sur la situation de consommation des crdits.

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IV. LES SERVICES EXTERIEURS (LES DELEGATIONS^ L e s D l g a t io n s d u C o n t r l e F i n a n c i e r s o n t i n s t i t u e s p a r le d c re t n 93-178 du 04 aot 1993 portant attributions, org anisation et fonctionnement du Contrle Financier en son articlel3. Elles constituent les services extrieurs. Les dlgations sont deux niveaux : dlgations auprs des Ministres et Institutions de l'Etat ; dlgations auprs des dpartements. IV. 1. DELEGATIONS AUPRES DES MINISTERES ET INSTITUTIONS DE L'ETAT IV. 1. 1. LES ATTRIBUTIONS Conformment aux dispositions de l'article 14 du dcret sus cit, les Dlgations du

58 Contrle Financier sont comptentes en matire de contrle a priori portant sur la rgularit budgtaire, juridique et financire et de visa de tous les actes de dpenses du Budget Gnral de l'Etat et des budgets annexes. Le contrle porte sur les projets de titres d'engagement, de paiement, et sur tout acte incidence financire. Les lments sur lesquels s'effectue le contrle dpendent de la nature des supports accompagnant chaque titre. Cependant, la demande d'engagement ou de rservation et la fiche d'engagement se retrouvent aussi bien dans les dossiers relatifs aux engagements et aux paiements (procdure engagement- ordonnancement).

IV. 1.1.1. Les titres d'engagement


II existe deux (02) sortes de titres d'engagement : les titres d'engagement juridique et comptable. Il s'agit : des bons de commande SIGFIP gnrs par le systme informatique ; - des bons de commande traditionnels ; des marchs. les titres d'engagement juridique. Il s'agit : des dcisions de mandatement ; des contrats et bons de commande relatifs aux travaux.

IV. 1.1.1.1. Les titres d'engagement juridique et comptable 1. Bons de commande SIGFIP Ils sont accompagns des pices administratives et comptables obligatoires de chacun des trois (03) prestataires consults. Il s'agit : de la lettre d'invitation adresse aux fournisseurs ; du registre de commerce (RC) ; de la copie de la carte d'immatriculation l'INSAE ; de l'original de l'attestation fiscale 4 colonnes ou de sa copie lgalise ; d'une (01) facture pro forma ou devis ; du relev d'identit bancaire ou postal (RIB ou RIP) ; du bon de rparation (pour les vhicules) ; de toutes autres pices juges utiles.

La vrification de la validit et de la rgularit desdites pices porte sur : l'objet du Registre de Commerce (RC) ; la concordance entre les numros du RC, de l'INSAE et ceux ports sur la facture pro forma ou le devis ; la date de dlivrance de l'attestation fiscale pour s'assurer que le fournisseur est jour vis--vis du fisc ; le remplissage de tous les compartiments de la demande d'engagement ou de rservation de crdits qui doit tre signe par le gestionnaire de crdits et l'Ordonnateur Dlgu ;

59 la signature, les nom et Prnoms de l'agent de saisie sur le projet de fiche d'engagement ; le titre, la signature les nom et prnoms du fournisseur ou du prestataire de service sur les factures pro forma ou devis, et le cachet de l'tablissement, de la socit ou de l'entreprise ; le montant en chiffres et en lettres sur les factures pro forma ou sur les devis.

La vrification de la rgularit et de la validit du bon de commande porte sur les lments ci-aprs : la raison sociale du fournisseur et son numro d'immatriculation l'INSAE ; l e numro de la demande d'engagement transcrit sur le bon de commande ; l'imputation budgtaire en rapport avec la nature de la dpense (quipement, biens et services, ...) ; l'objet de la dpense qui doit reflter la nature de l'opration (achat de fournitures de bureau ou rparation de vhicule, acquisition de matriel informatique, ...) ; le montant en chiffres et en lettres de la facture- pro forma ou du devis transcrit sur le bon de commande ; les rfrences des pices justificatives jointes et transcrites sur le bon de commande ; la signature, le cachet et le nom de l'Ordonnateur Dlgu (DRFM, Prsident d'Institution) sur le bon de commande ; la prsence et la rgularit des pices justificatives (PJ) lies la nature de la dpense. Lorsque le contrle est concluant, le Dlgu du Contrleur Financier identifie la facture- pro forma ou le devis par sa signature ou tout autre signe particulier, valide le bon de commande et y appose son visa. Dans le cas contraire, le visa du Dlgu du Contrleur Financier est rserv (diffr ou rejet)

2. Bons de Commande Traditionnel (BCT) Ils sont accompagns des pices administratives et comptables obligatoires ci-aprs : le registre de commerce (RC) ; la copie de la carte d'immatriculation l'INSAE ; l'attestation fiscale 4 colonnes ; le relev d'identit bancaire (RIB ou RIP) ; la facture pro forma ou le devis ; toutes autres pices juges utiles. La vrification de la validit et la rgularit desdites pices porte sur : l'objet du registre du commerce ; la concordance entre les numros du RC et de I1NSAE et ceux ports sur la facture pro forma ou le devis ; la date de dlivrance de l'attestation fiscale pour s'assurer que le fournisseur est

60 jour vis--vis du fisc. Le Contrle du BCT porte sur les lments ci-aprs : la nature du budget (National ou autre) ; Lexercice budgtaire ; l'imputation budgtaire ; le bnficiaire ; le destinataire ; l'objet; le fournisseur de la commande ; la signature, le cachet, les nom et prnoms du rgisseur et du Gestionnaire de crdits ; les montants inscrits au niveau de l'encart VISA comptabilit des engagements) ; la concordance entre le montant de la facture pro forma ou devis et celui inscrit sur le bon de commande traditionnel original. NB : Un Bon de Commande Traditionnel est en trois (03) feuillets (primata, duplicata et souche): le primata est obligatoire pour la justification des dpenses ; le duplicata est remis aux fournisseurs ; la souche reste dans le carnet. 3. Les Marchs II s'agit des projets de march dont le montant a dj fait l'objet d'un crdit sous forme d'un engagement comptable dans le systme informatique. La demande d'engagement accompagne le projet de march transmis au Dlgu du Contrleur Financier pour validation. Cette validation ne ncessite pas le visa du Dlgu, mais ce dernier peut parapher la page de garde.

IV. 1.1.1. 2. Dcisions de mandatement


C'est un acte administratif incidence financire pris par l'Ordonnateur ou son dlgu pour autoriser le rglement de certaines dpenses dans les cas ci-aprs : paiement de salaires et des IPTS ; reversement des retenues sur salaires (IPTS et cotisations sociales) ; paiement de prime ou indemnit ; paiement de frais de mission ou de frais d'entretien ; remboursement de dpenses pr finances ; rglement des dettes impayes ;

Un projet de dcision de mandatement doit tre accompagn de pices justificatives tenant compte de la nature de la dpense.

61 1. Cas du paiement des salaires, primes et/ou indemnits Les pices justificatives qu'il faut sont : le contrat de travail ; l'attestation de prsence au poste ; l'tat de paiement de salaires et/ou de primes ou indemnits non margs. 2. Cas des reversements de retenues sur salaire Les pices justificatives qu'il faut sont : l'tat d'effectif sign par le dlgu du Contrleur Financier ; l'tat des retenues sur salaires reverser ; l'tat de paiement de salaires margs ; la liste des agents affilis la Caisse Nationale de Scurit Sociale. 3. Cas de paiement des frais de mission ou de frais d'entretien Les pices justificatives qu'il faut sont : les ordres de mission (revtus des visas "Arrive" et "Dpart") des lieux de destination ; les actes administratifs crant la dpense (note de service, ordre de mission, dcision, arrt ou dcret) ; les tats de paiement non margs ; toutes autres pices justifiant la dpense.

4. Cas de remboursement des dpenses pr finances Les pices justificatives qu'il faut sont : l'acte administratif autorisant le rglement (relev des dcisions du conseil des ministres ou tout autre de document en cas de besoin) ; la demande de prfinancement ; la copie de la lettre d'accord du Gestionnaire de crdits ; les originaux des pices justificatives des dpenses (factures, tat de paiement, PV de rception, bordereau de livraison) ; le relev des pices justificatives.

NB : II peut arriver aussi des cas o des dcisions de mandatement peuvent tre labores dans le cadre de remboursement de certaines dettes de l'Etat. 5. Cas de mise disposition de fonds

62 Les dcisions sont labores dans le cadre de la consommation des crdits de subvention ou de transfert. Les pices justificatives sont : le projet de mise disposition de fonds ; la lettre d'appel de fonds ; toutes autres pices justificatives juges utiles. Le contrle porte sur : Au niveau de la dcision de mandatement les visas ; la qualit du bnficiaire ; le chapitre d'imputation de la dpense ; le montant mandater (en chiffres et en lettres) ; le mode de rglement ; le numro de compte en cas de besoin ; la qualit des signataires ; les ampliations.

: Au niveau des pices justificatives la concordance entre le nombre de pices justificatives inscrit sur l'tat rcapitulatif et celui joint au dossier ; la qualit des pices ; la nature des dpenses en relation avec les activits menes.

IV. 1.1. 2. Les titres de paiement


II existe deux (02) catgories savoir : les ordres de paiement ; les mandats de paiement.

IV. 1.1. 2.1. Les ordres de paiement (OP)


Ils zont accompagns des pices justificatives (PJ) ci-aprs : la lettre d'appel de fonds ; la demande d'engagement ; le projet de fiche d'engagement ; l'arrt de cration de la rgie ; l'arrt de nomination du rgisseur ; la dcision de mise disposition de fonds ; toutes autres pices justificatives en cas de ncessit. La vrification porte sur : la transcription du numro de la demande d'engagement sur l'OP et la qualit des signataires de cette demande (le Gestionnaire de crdits et l'Ordonnateur

Dlgu) ; le contenu de la lettre d'appel de fonds adress l'Ordonnateur Dlgu (l'intitule du projet ou de la structure, le nom du rgisseur, le numro de compte du trsor ; le chapitre d'imputation, l'objet et le montant de l'OP ;

II est signaler que la signature de la lettre d'appel de fonds est de la comptence exclusive du gestionnaire de crdits). l'imputation budgtaire ; le montant en chiffres et en lettres transcrit sur l'OP ; la qualit du bnficiaire (Rgisseur ou DAF) ; l'ligibilit de la ligne budgtaire sur l'arrt de cration de rgie ; l'assignation du rgisseur sur la ligne budgtaire d'imputation ou le dcret ae nomination du Directeur des Affaires Financires (DAF) ; la rgularit de la dcision de mise disposition de fonds.

Lorsque le contrle ne rvle aucune irrgularit, le dlgu valide l'OP et y appose son visa. Dans le cas contraire, le visa est rserv (diffr ou rejet).

IV 1.1. 2. 2. Les mandats de paiement (M?) On distingue les mandats de paiement relatif au : bon de commande ; march, contrat ou convention de matrise d'ouvrage ; bon de commande pour travaux ou bon commande ; renouvellement d'avance aux Rgisseurs ; rgularisation d'OP ; paiement de certaines dpenses ayant fait l'objet de procdure engagement ordonnancement. 1. Mandats de paiement de bon de commande H doit tre joint au mandat de paiement de bon de commande les pices justificative: ci-aprs : ie bon de commande original portant l'tiquette blanche que doit coller l'Ordonnateur Dlgu ; le bordereau de livraison (BL), l'attestation de service fait, le procs-verbal! de rception ou toutes autres pices justificatives prouvant la ralit du service fait ; la facture ; la facture pro forma ou devis ayant servi l'tablissement du BC et portant is signature ou le parafe du Dlgu du Contrleur Financier ; le bordereau d'envoi (BE) ; le relev d'identit bancaire ou posta! (RIB ou RIP) de l'tablissement ou de le socit.

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Lorsque le dossier est au complet, le contrle porte sur les lments ci-aprs : l'objet du mandat de paiement en relation avec celui du bon de commande ; le montant de la facture. Ladite facture doit avoir la mme contexture que la facture pro forma ou le devis. Elle doit tre date, signe, cachete avec le nom du signataire ; la transcription correcte de certaines rfrences sur le mandat de paiement savoir : numro et date du bordereau de livraison, de l'attestation de service fait ou du procs-verbal de rception ; numro, date et montant de la facture ; numro de compte de la personne morale en liaison avec le mode de rglement et conforme au numro port sur le RIB ou PIB. le bordereau d'envoi qui doit tre dat, sign et cachet par le fournisseur qui y mentionne ses noms et prnoms ; la certification des factures par le gestionnaire de crdits ou toute autre personne comptente dsigne cet effet. La mention de la certification tient compte de la nature de la dpense. Cette mention est accompagne de la date et du lieu de la certification ; la liquidation des factures par l'Ordonnateur Dlgu qui prend en compte : le montant en lettres et en chiffres de la dpense ; la gestion budgtaire concerne ; le chapitre d'imputation ; la date et le lieu de la liquidation ; la signature, le cachet, les nom et prnoms de l'Ordonnateur Dlgu.

Lorsque le contrle ne rvle aucune irrgularit, le Dlgu du Contrleur Financier valide le MP et y appose son visa. Dans le cas contraire, le visa est rserv (diffr ou rejet).

2. Mandats de paiement de march Sont pays par ce type de mandat, les dpenses excutes par contrat de service, convention de matrise d'ouvrage dlgu, march ou bon de commande pour travaux ou bon commande. Un mandat de paiement de march est accompagn des pices justificatives ci-aprs : la demande d'engagement ; le projet de fiche d'engagement ; l'original de l'engagement juridique pour le premier paiement et la copie pour les autres ; la facture ; le dcompte ; l'attachement ; le procs verbal de rception ; l'original de la caution bancaire pour les avances vde dmarrage ; toutes autres pices justificatives en cas de ncessit.

65 Le contrle porte sur les lments ci-aprs : le contenu de l'engagement juridique en ce qui concerne : l'objet du march ; - le mode de financement ; les modalits de rglement ; l'enregistrement du march au service des domaines ; les signatures des personnes comptentes. Lorsqu'il s'agit de rglement d'une avance de dmarrage, la demande du fournisseur ou de l'entrepreneur doit tre accompagne d'une caution bancaire de mme montant et ce, conformment aux prescriptions de l'engagement juridique et d'une facture liquide. Dans le cas du rglement des factures lies aux dcomptes, il doit tre produit, en cas de ncessit, les preuves des dcomptes prcdemment pays. la transcription correcte des rfrences des pices justificatives sur le mandat de paiement (le numro et la date du march ou du contrat, les rfrences de la facture ou du dcompte, ...), de mme que le numro de la demande d'engagement ; la certification et la liquidation des factures par les autorits comptentes ; la nature du mandat de paiement qui doit tre conforme l'objet du rglement ; la signature, les nom et prnoms et le cachet de l'Ordonnateur Dlgu sur la fiche d'engagement ; la procdure de l'engagement sur la demande d'engagement ou de rservation ; la signature du Gestionnaire de crdits et de l'Ordonnateur Dlgu (DRF, DRFM ou Chef de cabinet) sur la demande d'engagement ; le numro de compte bancaire ou postal contenu dans le document d'engagement juridique qui doit tre confirm par le Relev d'Identit Bancaire ou postal (RIB ou RIP). Lorsque le contrle ne rvle aucune irrgularit, le dlgu valide le MP et y appose son visa. Dans le cas contraire, le visa est rserv (diffr ou rejet).

3. Mandats de renouvellement d'avances aux rgisseurs La premire avance de fonds est mise la disposition des rgisseurs par procdure exceptionnelle (Ordre de paiement) aprs une lettre d'appel de fonds adresse par le Gestionnaire de crdit l'Ordonnateur Dlgu. Aprs la consommation des fonds, le rgisseur introduit un dossier de renouvellement d'avances aux rgies dont le montant est infrieur ou gal la premire avance. Ce dossier doit comprendre : le bordereau d'envoi adress l'Ordonnateur Dlgu par le Gestionnaire de crdits ; le relev des pices justificatives de dpenses jointes (factures et/ou tats de paiement) adress la Direction Gnrale du Trsor et de la Comptabilit Publique mentionnant le montant total des dpenses ;

66 les bons de commande traditionnels justifiant l'engagement pralable les dpenses ; les factures et/ou tats de paiement ; les copies des quittances de reversement des TVA ; la demande d'engagement introduite par le Gestionnaire de crdits ; les bordereaux de livraison, les attestations de service fait, les procs-verbaux de rception ou toutes autres pices y tenant lieu ; le livre journal des dpenses.

Le contrle porte sur : la concordance entre les pices justificatives inscrites sur le relev et les documents physiques. Le montant total du relev doit tre gal au montant total des pices justificatives ; l'imputation budgtaire ; le report du numro de la demande d'engagement sur le mandat de paiement ; la procdure choisie sur la demande d'engagement ou de rservation ; l'objet et la nature du mandat de paiement ; le report des rfrences du relev et/ou du bordereau d'envoi sur le mandat de paiement ; la conformit du montant total du relev des PJ et celui du MP (en chiffres et en lettres) ; la prsence de la signature et du cachet de l'Ordonnateur Dlgu sur le mandat de paiement ; l'enregistrement chronologique sans rature ni surcharge des factures et tats de paiement dans le livre journal. Ce livre journal doit tre ct et paraf par l'Ordonnateur Dlgu ; la certification et la liquidation des factures et/ou tats de paiement par ies personnes comptentes ; les photocopies des quittances de reversement des TVA.

Lorsque le contrle ne rvle aucune irrgularit, le Dlgu du Contrleur Financier valide le mandat de paiement et y appose son visa. Il signe galement le livre journal du rgisseur. Dans le cas contraire, le visa est rserv (diffr ou rejet). 4. Mandats de rgularisation d'avances aux rgies Outre les pices sus cites pour les mandats de paiement de renouvellement, il faut les pices complmentaires ci-aprs : la copie de TOP ; la fiche de dgagement dont le montant est gal la quittance de reversement en cas de reliquat revers ; la copie de la quittance de reversement ; Le contrle du dossier se fait de la mme manire que celui des mandats de renouvellement dvelopp ci dessus. Le livre journal est sign par le vrificateur des caisses d'avances aux rgies en fin d'anne.

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5. Mandats de paiement relatif d'autres catgories de dpenses Dans cette rubrique, on peut classer : les mandats de remboursement et de mise disposition de fonds appuys d'une dcision de mandatement vise par les personnes comptentes ; les mandats de paiement relatifs au rglement de dpenses engages sur des exercices budgtaires antrieurs et ce, dans les limites prvues par les textes ; les mandats de remboursement de la dette publique qui sont appuys de : Un extrait de l'accord de prt et d'un avis d'chance ou d'une photocopie de l'chancier (dettes extrieures) ; Un titre au porteur appuy d'une demande de remboursement (dettes intrieures).

Le contrle de ces types de mandats porte sur les mmes lments au regard de la nature des pices justificatives au dossier. Il faut prciser que la procdure utilise est la procdure d'engagement-ordonnancement. La procdure d'engagement-ordonnancement ne ncessite pas le visa pralable d'un bon de commande. Le mandat de paiement est transmis au Contrleur Financier avec toutes les pices justificatives dont la fiche d'engagement, le projet de fiche d'engagement et la demande d'engagement. Aprs le visa du Contrleur Financier, le mandat valid transmis la Direction Gnrale du Budget, est ordonnanc et envoy la Direction Gnrale du Trsor et de la Comptabilit Publique.

IV. 1. 1. 2. 3. Etude des contrats ou bons de commande relatifs aux travaux II existe plusieurs types de contrats soumis au visa du Dlgu du Contrleur Financier. On peut citer : le contrat de travail des agents non APE pays sur les crdits des Programmes d'Investissement Public (PlP)et autres crdits de transfert ; le contrat de prestation de service (Etude, gardiennage, entretien de locaux administratifs, entretien de matriels, ...) ; le contrat de bail administratif ; le contrat de travaux qui peut se prsenter sous forme de bon de commande de travaux ou un contrat de travaux.

Les contrats de services et bons de commande concerns sont ceux dont les montants sont infrieurs au seuil fix par le Code des Marchs Publics.

68 L'tude de ces dossiers porte sur : l'identit des deux parties contractantes ; la rgularit du co-contractant vis--vis du fisc et de lINSAE ; l'objet du contrat ; le montant du contrat ; l'imputation budgtaire ; les modalits de rglement ; la domiciliation bancaire ; la conformit du RIB ou RIP avec celui inscrit dans les clauses du contrat ; la dure du contrat ; les signatures des personnes comptentes.

NB : Les clauses du bon de commande pour travaux doivent tre conformes aux exigences du code des marchs publics.

IV. 1.1. 2. 4. Les ordres de mission


Le Dlgu du Contrleur Financier est comptent pour viser les ordres de mission l'intrieur du pays. Ces ordres de missions sont individuels et nommment tablis. Le contrle porte sur: la qualit de l'ordonnateur de la mission et celle du signataire. Le signataire doit tre le Directeur de Cabinet ou son adjoint, le Secrtaire Gnral, ou son adjoint et le Secrtaire Gnral du Gouvernement ou son adjoint quand il s'agit des ministres ; la cohrence entre la date de dpart et de retour ; la marque et le numro d'immatriculation du vhicule qui doit figurer sur la liste du parc automobile de la structure. Dans le cas contraire la provenance dudit vhicule doit tre prcise ; l'objet de la mission qui doit tre explicite ; le lieu de la mission ; les nom, prnoms et qualit de l'agent qui effectue la mission;

Pour les ordres de mission soumis au visa en rgularisation, le contrle porte en outre sur : la prsence, et la validit des visas au verso ; la conformit entre les dates de dpart et d'arrive portes au recto et au verso.

IV. 1.1. 2. 5. Les bons de rparation


Le bon de rparation est prsent par le chef parc. Il reprend diagnostiques par le garagiste partir du devis prsent par ce dernier. Le contrle porte sur : l'imputation budgtaire ; les pannes

69 : : la marque et l'immatriculation du vhicule ; l'existence du vhicule dans le parc automobile ; les signatures des personnes comptentes ; ia concordance entre les pannes annonces et celles inscrites sur le devis. NB : Un bon de rparation est en trois (03) feuillets (primata, duplicata, souche). Le primata est joint au dossier du bon de commande, le duplicata est remis au garagiste et la souche est garde dans le carnet. En cas de ncessit, le Dlgu du Contrleur Financier peut se rapprocher de la Direction du Garage Central Administratif (DGCA) pour des informations techniques sur la cohrence du devis de rparation joint au bon de rparation.

IV. 2. DELEGATIONS AUPRES DES DEPARTEMENTS IV. 2. 1. ATTRIBUTIONS Le contrle qu'effectuent les Dlgus Dpartementaux du Contrleur Financier porte sur la gestion des crdits dlgus aux structures dconcentres de la quasi -totalit des Ministres (Directions et Services Dpartementaux). Conformment aux dispositions du dcret n 93-178 d u 04 aot 1993 portant, attributions, organisation et fonctionnement du Contrle Financier en son article 14, les Dlgations du Contrle Financier auprs des Dpartements sont comptentes en matire de contrle a priori portant sur la lgalit et la rgularit budgtaire, juridique et financire des actes de dpenses du Budget Gnral de l'Etat. Elles sont galement charges de donner leur avis motiv sur les budgets des Communes, les comptes administratifs et de gestion avant leur approbation par l'autorit de tutelle qu'est le Prfet du Dpartement. Les Dlgus du Contrleur Financier, dans leur mission de contrle de l'excution du budget de l'Etat, sont aussi chargs d'tudier et de viser les projets d'actes incidence financire des agents des Prfectures dans le cadre de la gestion de leur carrires. Ils traitent les salaires des agents des prfectures et \je certains services dconcentrs. Conformment aux dispositions du dcret n 97-028 du 15 janvier 1999 portant organisation de l'Administration Territoriale de la Rpublique du Bnin, en son article 14, ... le Prfet est conseill dans l'exercice de son contrle de tutelle des communes en matire budgtaire par ' le Dlgu du Contrleur Financier plac auprs d lui . Ainsi, les dlgus dpartementaux sont comptents pour l'tude et le contrle de lgalit budgtaire et administrative des actes communaux. Les lments sur lesquels porte le contrle dpendent de la nature des supports accompagnant les dossiers.

IV. 2. 1.1. Les fiches de dlgation de crdits


Ds le lancement du Budget Gnral de l'Etat par le Ministre charg des Finances, les

70 . DRFM ditent et envoient !;: fiches ce dlgation de crdits aux services dconcentrs de leurs structures, qui en font empitions aux Dlgus Dpartementaux du Contrleur ' Financier. IV. 2.1. 2. Les titres d'engagement II existe deux (02) types de titres d'engagement : les titres d'engagement juridique savoir : les dcisions ; les contrats de prestation de service et bons de commande relatifs aux travaux ; les marchs.

les titres d'engagement comptable savoir : les bons de commande SIGFIP gnrs par le systme informatique ; les bons de commande traditionnels. IV. 2.1. 2.1. Les titres d'engagement juridique 1. Les dcisions On distingue les dcisions de mise disposition de fonds et les dcisions de mandatement. a) Les dcisions de mise disposition Elles accompagnent les ordres de paiement (OP) qui constituent une procdure exceptionnelle d'excution des dpenses publiques. Les dcisions de mise disposition de fonds interviennent lors de l'excution de certaines dpenses telles que l'achat de carburant, le paiement des frais de mission, les frais d'organisation des manifestations officielles, les activits de supervision, de formation, etc.... b) Les dcisions de mandatement Elles sont labores dans le cadre du rglement des factures de la SBEE, de la SONEB, de l'OPT et des factures relatives aux soins de sant. Un projet de dcision de mandatement doit tre accompagn de pices justificatives tenant compte de la nature de la dpense. Le contrle porte sur : Au niveau de la dcision de mandatement les visas ; la qualit du bnficiaire ; le chapitre d'imputation de la dpense ; le montant mandater (en chiffres et en lettres) ;

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le mode de rglement ; - l e numro de compte en cas de besoin ; la qualit des signataires ; les ampliations. > Au niveau des pices justificatives la concordance entre le nombre de pices justificatives inscrit sur l'tat rcapitulatif et celui joint au dossier ; la qualit des pices ; la nature des dpenses en relation avec les activits menes.

2. Les contrats de prestation de services et bons de commande relatifs aux travaux II existe plusieurs types de contrats soumis au visa du Dlgu Dpartemental du Contrleur Financier (DDCF). On peut citer : le contrat de travail ; le contrat de services (entretien des locaux administratifs, de matriel, de gardiennage, etc..) ; le contrat de bail administratif ; le contrat de travaux qui se prsente sous forme de bon de commande comportant des clauses.

Les contrats de services et bons de commandes concerns sont ceux dont les montants sont infrieurs aux seuils fixs par le Code des Marchs Publics.

L'tude de ces dossiers porte sur : l'identit des deux parties contractantes ; la preuve que le co-contractant est jour vis--vis du fisc et de l'INSAE ; ''objet du centrt ; le montant du contrat ; l'imputation budgtaire ; les modalits de rglement ; la dure du contrat ; la qualit des signataires.

3. Les marchs II s'agit des projets de march dont les montants ont dj fait l'objet d'un crdit sous la forme d'un engagement comptable dans le systme informatique. La demande d'engagement accompagne le projet de march transmis au Dlgu

2 Dpartemental du Contrleur Financier pour validation.

IV. 2.1. 2. 2. Les titres d'engagement comptable 1. Les bons de commande SIGFIP Ils sont accompagns des pices administratives et comptables obligatoires de chacun des trois (03) prestataires consults. Il s'agit : de la lettre d'invitation adresse aux fournisseurs ; du registre de commerce (RC) ; de la copie de la carte d'immatriculation l'INSAE ; de l'original de l'attestation fiscale 4 colonnes ou de sa copie lgalise ; d'une (01) facture pro forma ou devis ; du relev d'identit bancaire ou postal (RIB ou RIP) ; du bon de rparation (pour les vhicules) ; de toutes autres pices juges utiles.

La vrification de la validit et de la rgularit desdites pices porte sur : l'objet du Registre de Commerce (RC) ; la concordance entre les numros du RC, de l'INSAE et ceux ports sur la facture pro forma ou le devis ; la date de dlivrance de l'attestation fiscale pour s'assurer que le fournisseur est jour vis--vis du fisc ; le remplissage de tous les compartiments de la demande d'engagement ou de rservation de crdits qui doit tre signe par le gestionnaire de crdits et l'Ordonnateur Dlgu ; la signature, les nom et Prnoms de l'agent de saisie sur le projet de fiche d'engagement ; le titre, la signature les nom et prnoms du fournisseur ou du prestataire de service sur les factures pro forma ou devis, et le cachet de l'tablissement, de la socit ou de l'entreprise ; le montant en chiffres et en lettres sur les factures pro forma ou sur les devis. La vrification de la rgularit et de la validit du bon de commande porte sur les lments ci-aprs : la raison sociale du fournisseur et son numro d'immatriculation l'INSAE ; l e numro de la demande

d'engagement transcrit sur le bon de commande ; l'imputation budgtaire en rapport avec la nature de la dpense (quipement, biens et services, ...) ; l'objet de la dpense qui doit reflter la nature de l'opration (achat de fournitures de bureau ou rparation de vhicule, acquisition de matriel informatique, ...) ; le montant en chiffres et en lettres de la facture- pro forma ou du devis transcrit sur le bon de commande ; les rfrences des pices justificatives jointes et transcrites sur le bon de ; commande ; la signature, le cachet et le nom de l'Ordonnateur Dlgu (DRFM, Prsident, d'Institution) sur !e bon de commande ; la prsence et la rgularit des pices justificatives (PJ) lies la nature de la dpense. Lorsque le contrle est concluant, le Dlgu du Contrleur Financier identifie la facture- pro forma ou le devis par sa signature ou tout autre signe particulier, valide le bon de commande et y appose son visa. Dans le cas contraire, le visa du Dlgu du Contrleur Financier est rserv (diffr ou rejet).

2. Les Bons de Commande Traditionnel (BCT) Ils sont accompagns des pices administratives et comptables obligatoires ci-aprs : le registre de commerce (RC) ; la copie de la carte d'immatriculation l'INSAE ; l'attestation fiscale 4 colonnes ; le relev d'identit bancaire (RIB ou RIP) ; la facture pro forma ou le devis ; toutes autres pices juges utiles.

La vrification de la validit et la rgularit desdites pices porte sur : l'objet du registre du commerce ; la concordance entre les numros du RC et de l'INSAE et ceux ports sur la facture pro forma ou le devis ; la date de dlivrance de l'attestation fiscale pour s'assurer que le fournisseur est jour vis--vis du fisc.

Le Contrle du BCT porte sur les lments ci-aprs : la nature du budget (National ou autre) ; l'exercice budgtaire ; l'imputation budgtaire ; le bnficiaire ; le destinataire ; l'objet ;

le fournisseur de la commande ; la signature, le cachet, les nom et prnoms du rgisseur et du Gestionnaire de crdits ; les montants inscrits au niveau de l'encart VISA comptabilit des engagements) ; la concordance entre le montant de la facture pro forma ou devis et celui inscrit sur le bon de commande traditionnel original.

NB ; Un Bon de Commande Traditionnel est en trois (03) feuillets (primata, duplicata et souche). Le primata est obligatoire pour la justification des dpenses. Le duplicata est

74 remis aux fournisseurs. La souche reste dans le carnet.

IV. 2.1. 3. Les titres de paiement


II s'agit des mandats de paiement relatif aux : bons de commande traditionnels ; marchs ; contrats ; conventions de matrise d'ouvrage ; bons de commande de travaux ; renouvellements d'avances aux rgies ; paiement de certaines dpenses ayant fait l'objet de procdure d'engagement ordonnancement.

IV. 2.1. 3.1. Mandat de paiement de bon de commande


II doit tre joint au mandat de paiement les pices justificatives ci-aprs : le bon de commande original ; le bordereau de livraison (BL), l'attestation de service fait, le procs-verbal de rception ou toutes autres pices justificatives prouvant la ralit du service fait ; la facture certifie par le gestionnaire de crdits et liquide par l'ordonnateur secondaire qu'est le Prfet ; le Relev D'identit Bancaire (RIB) ou Postal (RIP) de l'Etablissement ou de la. Socit. Lorsque le dossier est au complet, le contrle porte sur les lments suivants : l'objet de la dpense sur !e mandat de paiement en relation avec celui du Bon de Commande ; le montant r*e la facture dont la contexture doit tre conforme celle de la facture pro forma ou devis. La facture doit tre date, signe, cachete avec le nom du . signataire ; la transcription correcte de certaines rfrences sur le mandat de paiement, savoir : les numros et date du bordereau de livraison, de l'attestation du service fait ou du procs-verbal de rception ; la conformit du numro de compte de la personne morale avec celui mentionn sur le relev d'identit bancaire ou postal (RIB) ou (RIP) ; la concordance entre les mentions portes sur le mandat de paiement avec celles mentionnes sur le titre de rglement (avis de crdit ou bon de caisse) ; la certification des factures par le gestionnaire de crdits ou toute autre personne comptente dsigne cet effet. Il faut prciser que la mention de la certification doit tenir compte de la nature de la dpense. Cette mention est accompagne de la date et du lieu de la certification ;

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la liquidation des factures par l'Ordonnateur Secondaire qui doit prendre en compte : le montant en lettres et en chiffres de la dpense ; la gestion budgtaire concerne ; le chapitre d'imputation ;

la date et le lieu de la liquidation ;


la signature, le cachet, les noms et prnoms de l'Ordonnateur Secondaire. Lorsque le contrle est concluant, le Dlgu Dpartemental du Contrleur Financier appose son visa. Dans le cas contraire, le visa est rserv.

IV. 2.1. 3. 2. Mandat de paiement de march Sont pays par ce type de mandat, les dpenses excutes par contrat de services, convention de matrise d'ouvrage dlgu, march ou bon de commande pour travaux. Il est accompagn des pices justificatives ci-aprs : un exemplaire du march ; la ou les factures ; le ou les dcomptes ; le ou les attachements ; le procs-verbal de rception ; la demande d'avance de dmarrage en cas de besoin ; l'original de la caution bancaire en cas de paiement de l'avance de dmarrage ou remboursement de retenue de garantie avant terme chu.

Lorsque le dossier est au complet, le contrle porte sur les lments ci-aprs : le contenu de l'engagement juridique en ce qui concerne : l'objet du march ; le mode de financement ; les modalits de rglement ; l'enregistrement du March au Service des domaines ; les signatures des personnes comptentes ; les preuves de dcomptes prcdemment pays ; la transcription correcte des rfrences des pices justificatives sur le mandat de paiement (Numro, date, du march ou du contrat des factures ou des dcomptes) ; la certification et la liquidation des factures ; l'objet du mandat de paiement qui doit tre conforme l'objet de la dpense ; le numro du compte bancaire contenu dans le document d'engagement juridique devant tre confirm par le relev d'identit bancaire (RIB ou RIP).

76 Lorsque Je contrle est concluant le dlgu dpartemental du Contrleur Financier appose sont visa. Dans le cas contraire, le visa est rserv et les motifs de rejet sont ports l'ordonnateur secondaire.

IV. 2. 1. 3. 3. Mandat de paiement de renouvellement d'avances aux rgies


La premire avance de fonds est mise la disposition des rgies et caisse de menues dpenses par procdure exceptionnelle (dcision de mandatement). Aprs la consommation des fonds le rgisseur de caisse introduit un dossier de renouvellement d'avances aux rgies dont le montant est infrieur ou gal la premire avance. Ce dossier doit comprendre : Le relev des pices justificatives de dpenses jointes (factures et / ou tats de paiement) adresss la Recette des Finances ; Les factures et/ou les tats de paiement ; Les bordereaux de livraison, les attestations de service fait, les procs verbaux des rceptions ou toute autre pice en tenant lieu ; Le livre - journal des dpenses ; Ce dossier ainsi constitu et transmis au dlgu dpartemental du Contrleur Financier, le contrle porte sur : La concordance entre les pices justificatives inscrites sur le relev et les documents physiques. Le montant total du relev doit tre gale au montant total des pices justificatives ; L'imputation budgtaire ; L'objet et la nature du mandat de paiement ; La conformit du montant total du relev des pices justificatives et celui du mandat (en chiffres et en lettres) ; La prsence de la signature et du cachet de l'ordonnateur secondaire sur le mandat de paiement ; L'enregistrement chronologique, sans rature ni surcharge des factures et tats de paiement dans le livre- journal. Ce livre journal doit tre ct et paraph et sign la dernire page par l'ordonnateur secondaire ; La certification et la liquidation des factures et / ou tats de paiement par les personnes comptentes ; ' Les photocopies des quittances de reversement de TVA et des reliquats. Lorsque le contrle est satisfaisant, le dlgu dpartemental appose son visa sur le projet de mandat. Dans le cas contraire le visa est rserv.

IV. 2.1. 3. 4. Mandats de paiement relatifs d'autres dpenses


Dans cette catgorie de dpenses on peut classer :

77 les mandats de paiement pour la mise disposition de fonds appuys d'une dcision de mandatement vis par les personnes comptentes ; . !es mandats de paiement relatifs aux rglement des dpenses engages sur des exercices budgtaires antrieurs et ce, dans les limites prvues par les textes. Ces mandats doivent tre accompagns des originaux des pices justificatives de l'anne de cration de la dpense. Le contrle de ces types de mandats porte sur les mmes lments au regard de la nature des pices justificatives jointes au dossier. IV. 2. 1. 4. Les ordres de mission (OM) Le Dlgu Dpartemental du Contrleur Financier est comptent pour viser les ordres de mission l'intrieur du territoire national. Ces ordres de mission sont essentiellement individuels et nommment tablis. Le contrle porte sur -. la qualit du signataire (Prfet, SG ou Gestionnaire de crdits) ; l'objet de la mission ; la cohrence entre les dates de dpart et de retour ; la marque et le numro d'immatriculation du vhicule (ce vhicule doit figurer sur ia liste du parc automobile de la structure. Dans le cas contraire, la provenance du vhicule doit tre prcise) ; le lieu de la mission ; les nom, prnoms et qualit de l'agent bnficiaire de la mission.

Pour les ordres de mission soumis au visa du Dlgu pour la rgularisation, le contrle porte en outre sur : la prsence et la validit des visas au verso ; la conformit entre les dates de dpart et arrive portes au recto et au verso.

IV. 2.1. 5. Les Bons de Rparation (BR) . Afin de permettre aux gestionnaires cje crdits de faire rparer leurs vhicules par ies garagistes privs, le Dlgu Dpartemental du Contrleur Financier avant de viser le bon de rparation pralablement sign, par le prfet , s'assure que le vhicule figure sur. la liste du parc automobile de la structure. Le bon de rparation autorise le garagiste intervenir sur le vhicule. Sur ia base des pannes dceles, il prsente un devis. Ensuite, le bon de commande revtu de la signature de l'Ordonnateur Secondaire (Prfet de dpartement) est accompagn du bon de rparation et du devis du garagiste avant d'tre adress au Dlgu pour visa. Celui-ci, avant d'accorder son visa, procde aux vrifications d'usage.
(

78 IV. 2.1. 6. Les rquisitions Lorsqu'un Agent Permanent de l'Etat (APE) ou assimil bnficie d'un titre d'affectation d'un poste un autre, ou d'un Arrt d'admission la retraite, veut rejoindre sa localit d'origine la fin de sa carrire administrative, il lui est dlivr une rquisition. Les pices exiges pour recevoir le visa du Dlgu Dpartemental du Contrleur Financier sont les suivantes : l'original de la rquisition rempli sans rature ni surcharge et revtu des signatures et sceaux ncessaires ; le titre d'affectation ou l'arrt d'admission la retraite selon le cas ; le certificat de vie et de charge des enfants vivants ; la photocopie de la fiche de paie rcente ; la feuille de dplacement signe par le Maire ; toute pice juge utile pour prouver la situation matrimoniale de l'intress ; toutes autres pices juges utiles.

; i

Le Dlgu, aprs ses vrifications et contrle, vise la rquisition, l'enregistre avant de le remettre au bnficiaire sur prsentation de sa pice d'identit.

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80 V. LES RECEPTIONS Les sances de rception ont lieu lors des livraisons des articles, fournitures de bureau, matriels, quipements, travaux de btiments et ouvrages d'art, objets de bons de commande, ou contrats ou march rgulirement signs. Selon les clauses des contrats ou des marchs, on distingue : les rceptions provisoires ; les rceptions dfinitives qui interviennent conformment aux clauses du march ou du contrat concern.

Les rceptions se font en prsence d'un comit compos du fournisseur ou de son reprsentant, d'un reprsentant de la structure bnficiaire, d'un reprsentant du Contrle Financier, d'un reprsentant par structure indique dans le march ou contrat concern . Pour ces sances, il importe donc de savoir quelles sont les dispositions prendre au dbut, pendant, et la fin de la sance pour se conformer aux normes.

V. 1. DEBUT DE SEANCE AU dbut de la sance, le reprsentant du contrle Financier doit prendre connaissance du document juridique qui constitue le support des contrles effectuer. Il s'agit de l'un des documents ci-aprs : du bon de commande SIGFIP accompagn de la facture pro forma prcdemment authentifi par le Contrleur Financier ou son dlgu ; du bon de commande pour travaux vis par le Contrleur Financier ou son Dlgu et approuv par le Ministre sectoriel ou l'Ordonnateur Dlgu ; du contrat de service sign par le Contrleur Financier ou son dlgu et approuv par le Ministre sectoriel ou l'Ordonnateur Dlgu ; de la convention de matrise d'ouvrage dlgu vise par le Contrleur Financier ou son Dlgu et approuve par le Ministre sectoriel ou l'Ordonnateur Dlgu ; des marchs viss par le Contrleur Financier et approuvs par le Ministre charg des Finances ; des marchs viss par le Dlgu du Contrleur Financier et approuvs par le Prfet du dpartement (Ordonnateur Secondaire).

V. 2. LE CONTROLE La phase du contrle proprement dit qui doit se faire en prsence du fournisseur, du bnficiaire et autres personnes impliques dans l'excution de cette tche portera sur les lments cits dans le document juridique. Sont pris en compte, les lments ci-aprs :

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A. Pour !es fournitures de bureau, les matriels et produits d'entretien, le matriel informatique ou reprographique la marque mentionne sur la facture pro forma ; les quantits ; l'tat des articles ou matriels ; les caractristiques ; les tests de contrle pour s'assurer de la bonne fonctionnalit de certains articles, matriels, quipement si cela s'avre ncessaire. B. Pour les travaux caractre intellectuel Une sance de validation est organise. Sance au cours de laquelle, la commission de rception s'assure que les termes de rfrences sont bien respects par le prestataire. C. Pour les travaux de rparation ou de prestation de services. L'avis de satisfaction crit du bnficiaire est requis travers une attestation de service fait. D. Pour ies bons de commandes pour travaux et les conventions de matrise d'ouvrage dlgu Le contrle s'effectue par corps d'ouvrage.

V. 3. FIN DE SEANCE A. Pour les fournitures de bureau, les matriels et produits d'entretien, le matriel informatique ou reprographique Un bordereau de livraison indiquant la liste des articles et leurs quantits est sign en sance, aprs la rception, par tous les membres du comit. B. Pour les travaux caractre intellectuel Un Procs verbal (PV) de validation ou de rception est sign par tous les participants au cas o les dispositions du march ou du contrat le prvoient. C. Pour les travaux de rparation ou de prestation de service Une fiche technique est signe par le technicien et le responsable charg du matriel ou bien une attestation de service fait est dlivre et signe par le bnficiaire. D. Pour les travaux de construction ou de matrise d'ouvrage dlgu Un procs-verbal (PV) de rception est sign de tous les participants.

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JU|: En cas de rserves au cours d'une rception provisoire, elles sont mentionnes dans le PV avec la prcision que le paiement n'interviendrait qu'aprs la leve desdites rserves attestes par le bnficiaire des travaux. Le reprsentant du Contrle Financier doit faire preuve de professionnalisme au cours des sances de rception pour viter de poser des actes prjudiciables sa structure et lui mme. Il faut souligner aussi que selon l'article 113 nouveau du Code des marchs publics, Les commissions de rception des marchs publics sont composes comme suit : 1. En ce qui concerne la commission nationale de rception Prsident : le matre de l'ouvrage ou son reprsentant ; Rapporteur : le matre de l'ouvrage dlgu ou le matre d'uvre ; Membres : * un (01) reprsentant de la Cellule charge de la passation des marchs publics ; - le titulaire du march ; - le Directeur National charg des marchs publics ou son reprsentant ; - le Contrleur Financier ou son reprsentant ; - un reprsentant du bailleur de fonds et le Directeur Gnral charg de la gestion de la dette publique ou son reprsentant lorsqu'il s'agit de financements extrieurs. 2. En ce qui concerne la commission dpartementale de rception ou d'inspection Prsident : le matre de l'ouvrage ou son reprsentant ; Rapporteur : le matre de l'ouvrage dlgu ou le matre d'uvre ; Membres : - un (01) reprsentant de la Cellule charge de la passation des marchs publics ; - le titulaire du march ; - le Receveur des finances ou son reprsentant ; - le Dlgu du Contrleur Financier ; - un (01) reprsentant du bailleur de fonds, lorsqu'il s'agit de financements extrieurs. 3. En ce qui concerne la commission communale de rception ou d'inspection Prsident : le matre de l'ouvrage ou son reprsentant ; Rapporteur : le matre de l'ouvrage dlgu ou le matre d'uvre ; Membres : - l'adjoint au maire dsign la tte de la Cellule ou son reprsentant ; - un (01) reprsentant de la Cellule charge de la passation des marchs publics ; - le titulaire du march ; - le receveur percepteur ou son reprsentant ;

-un (01) reprsentant du bailleur de fonds, lorsqu'il s'agit de financements extrieurs ;

-Le receveir percepteur ou son reprsentant ; -Un (01) reprsentant du bailleur de fonds, lorsquil sagit de financements extrieurs.

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CONCLUSION
Le prsent manuel de procdures vient combler le vide d'information qui existait entre le Contrle Financier et ses agents ainsi que ses usagers. Son laboration participe du souci de ses acteurs d'amliorer la qualit de ses prestations, d'assurer la transparence et la visibilit de ses actions. Son objectif principal est donc de fournir tant aux usagers du Contrle Financier qu'aux agents qui y prennent nouvellement service, des informations ncessaires sur ses domaines de comptences, les prestations qu'il offre au public, les pices ncessaires pour en bnficier et le processus mis en uvre pour le traitement des dossiers. Nul doute que ce document contribue une meilleure connaissance du Contrle Financier et de ses procdures. Il influencera donc de faon positive, la lutte contre la corruption. Mais une chose est d'avoir un document de rfrence, servant d'claireur pour les agents et les usagers et une autre est de respecter dans la pratique, les procdures indiques. C'est pourquoi, il est indispensable que tous les agents divers niveaux et tous les usagers, quelles que soient leurs relatif; is personnelles avec les acteurs de la structure, fassent l'effort de se conformer aux procdures. Ceci y va de l'intrt de tous, car l'image du Contrle Financier en dpend de mme que la satisfaction des usagers du service public.

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TABLE DES MATIERES


nvritODUCTioiv .............................................................
I. LE BUREAU DES AFFAIRES ADMINISTRATIVES ET DU MATERIEL>(Bj
I. 1. LES ATTRIBUTIONS ............................................................................ I. 2. L'ORGANISATION ............................................................................... I. 2. 1. LE SECRETARIAT CENTRAL .......................................................... I. 2. 1. 1. La section courrier "arrive" ................................................. I. 2. 1. 1. 1. La rception ................................................................. 1. Le courrier 'arrive" officiel ...................................................... 2. Le courrier "arrive" priv ........................................................ I. 2. 1. 1. 2. L'enregistrement .......................................................... 1. Cas des correspondances et autres documents...-*.. ..................................................... 4 2. Cas des dossiers relatifs aux projets d'actes administratifs............................................ 5 I. 2. 1. 1. 3. La ventilation interne du courrier "arrive" .................................................. 6 1. Cas des correspondances et autres documents ........................................................... 6 2. Cas des projets d'actes administratifs ....................................................................... 6 I. 2. 1. 2. La section courrier "dpart" ................................................................................ 6 . 2. 1. 2. 1. L'enregistrement ........................................................................................ 6 1. Les correspondances ............................................................................................. 6 2. Les projets d'actes administras ............................................................................. 6 I. 2. 1. 2. 2. L'expdition du courrier .............................................................................. 7 I. 2. 2. LE POOL DE LA DACTYLOGRAPHIE ET DE LA SAISIE .................................................. 7 I. 2. 2. 1. La dactylographie et la saisie des documents ...................................................... 7 I. 2. ?.. 2. L'enregistrement du courrier .......................................................................... 7 I. 2. 2. 3. Le classement du courrier .............................................................................. 8 I. 2. 3. LA DIVISION ADMINISTRATIVE ET DU MATERIEL ...................................................... 8 I. 2. 3. 1. La Section du Personnel ..................................................................................8 1.2. 3. 1. 1. Le suivi de la carrire du personnel .............................................................. 8 1.2. 3. 1. 2. La tenue des dossiers individuels ................................................................. 9 I. 2. 3. 1. 3. L'tablissement des tats des avantages financiers ...................................... 9 I. 2. 3. 2. La section du Matriel ......................................................................... , ..........9 1.2. 3. 2. 1. Les entres ................................................................................................ 9 I. 2. 3. 2. 2. Les sorties................................................................................................ 10

II. LE BUREAU DES ETUDES ET DE LA REGLEMENTATION (BER) ..........12


II. 1. LES ATTRIBUTIONS ........................................................................................................ 12 IL 2. L'ORGANISATION........................................................................................................... 12 II. 2. 1. LE SECRETARIAT DU BER ................................................................ ; ............. 12 II. 2. 2. LA DIVISION DU PERSONNEL DE L 'ETAT .............................................................. 13 II. 2. 2. 1. Les dossiers relatifs l'volution de la carrire des agents ................................ 13 II. 2. 2. 1. 1. L'Engagement ......................................................................................... 13 II. 2. 2. 1. 2. La Nomination ....................................................................................... 14 II. 2. 2. 1. 3. La Titularisation....................................................................................... 14 II. 2. 2. 1. 4. L'avancement d'chelon ........................................................................... 15 II. 2. 2. 1. 5. La promotion .......................................................................................... 16 II. 2. 2. 1. 6. Le reclassement ...................................................................................... 16 1. Reclassement bas sur les dispositions statutaires ...................................................... 17 2. Reclassement bas sur les dispositions transitoires : .................................................... 17 3. Reclassement bas sur les dispositions spciales........................................................ 18

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II. 2. 2. 1. 7. Le Changement de Corps ........................................................................ 19 1. Cas d'inaptitude physique de l'agent....................................................................... 20 2. Cas d'anciennet de trois annes conscutives dans une fonction................................. 20 II. 2. 2. 1. 8. Le contrat de travail ............................................................................... 20 1. Cas des agents retraits maintenus en fonction par un arrt ministriel ........................ 21 2. Cas des agents retraits nomms par dcret ............................................................ 21 3. Cas des personnalits politico-administratives non APE ............................................... 21 II. 2. 2. 2. Les dossiers relatifs la position des agents .................................................... 22 II. 2. 2. 2. 1. Le dtachement et la fin de dtachement ................................................22 1. Le dtachement .................................................................................................. 22 2. La fin de dtachement et la reprise de service .......................................................... 23 II. 2. 2. 2. 2. La mise en disponibilit et la fin de mise en disponibilit ........................... 23 1. La mise en disponibilit ............................................................................... ....... 23 2. La fin de mise en disponibilit et la reprise de service ................................................ 24 II. 2. 2. 2. 3. La dv mission ........................................................................................... 24 II. 2. 2. 2.4. L'admission la retraite ........................................................................... 25 1. Cas des agents civils............................................................................................ 25 2. Cas des agents militaires ...................................................................................... 25 H. 2. 3. LA DIVISION DES PENSIONS ET DES RENTES VIAGERES..................................... ...26 II. 2. 3. 1. La pension ...................................................................................................... 26 II. 2. 3. 1. 1. La pension agent........................................... \.; ............................... ..-...,.26 1. Cas des agents civils.............................................................................................26 2. Cas des agents militaires ...................................................................................... 27 n. 2. 3.1. 2. La pension des ayants-cause ................................................................... 28 1. La pension de veuve ou de veuf ............................................................................ 28 2. Pension Temporaire Orphelins (PTO) ..................................................................... 29 IL 2.3. 2. Le Capital -dcs ........................................................................................... 30 II. 2. 3. 3. La rente viagre d'invalidit ........................................................................... 31 II. 2. 4. LA DIVISION DES MARCHES PUBLICS ET CONTRATS ............................................... 32 II. 2. 4. 1. Les marchs publics ........................................................................................ 32 II. 2. 4. 1.1. La phase d'tude des offres .................................................................... 33 1. L'ouverture des offres ...........................................................................................33 2. Le dpouillement et l'valuation des offres............................................................... 34 3. Evaluation des offres.............................................................................................34 4. Le jugement des offres .........................................................................................35 II. 2. 4. 1. 2. L'tude des projets de marchs publics..................................................... 36 1. Les informations inscrites sur la page de garde .......................................................... 36 2. La rgularit des pices justificatives produites ......................................................... 36 3. La conformit des clauses du projet de march au code des marchs publics et tout autre texte rglementaire .................................................................................................... 39 4. La page de signatures........................................................................................... 40 II.2. 4. 2. Les contrats de baux administratifs ................................................................... 41 IL 2. 4. 2. 1. La rgularit et la lgalit des pices ........................................................ 41

II. 2. 4. 2. 2. La forme et la prsentation du contrat de bail ................................. 42 III. LE BUREAU DE LA COMPTABILITE DES ENGAGEMENTS (BCE) ........................ 44
m. 1. LES ATTRIBUTIONS ...................................................................................................... 44 III. 2. L'ORGANISATION .......................................................................................................... 45 III. 2. 1. LA DIVISION DES DEPENSES ENGAGEES ................................................................ 45 III. 2. 1. 1. Courriers "arrive" et "dpart" ...................................................................... 45

III. 2. 1. 1.1. Courrier "arrive"....................................................................................... 45


III. 2. 1. 1.2. Courrier "dpart"..................................................................................... 45

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III. 2. 1. 2. Etude des dossiers ................................................................................................... 45 III. 2. 1. 2. 1. Le Contrle des titres d'engagement .............................................................. 46 III. 2. 1. 2. 2. Le contrle des titres de paiement ..................... , .......................................... 47 1. Mandats de paiement de Bon de Commande.................................................................... 47 2. Mandats de paiement des dcisions de mandatement ...................................................... 48 3. Mandats de paiement des contrats de march .................................................................. 49 4. Mandats de paiement des dpenses de personnel ............................................................ 50 5. Mandats de rgularisation des dpenses excutes par OP (en procdure exceptionnelle)51 6. Les mandats de paiement des titres de transport ............................................................. 51 7. Les mandats de paiement de contribution aux organismes nationaux et internationaux...52 III. 2. 1. 2. 3. Les ordres de paiement ....................................................................................53 1. OP Dpenses Urgentes .............................................................................................. 53 2. OP Mise disposition d'avances ................................................................................. 53 III. 2. 1. 2. 4. Les ordres de mission ....................................................................................... 54 1. Mission l'intrieur ......................................................................................................... 54 2. Mission l'extrieur ......................................................................................................... 54 III. 2. 1. 2. 5. Les projets de dcision de mandatement ....................................................... 55 III. 2. 1. 2. 6. Les projets d'arrts de rallocation de crdits .............................................. 55 III. 2. 2. LA DIVISION DE LA COMPTABILITE ADMINISTRATIVE .................................................. 56

IV. LES SERVICES EXTERIEURS (LES DELEGATIONS)............................................57


IV. 1. DELEGATIONS AUPRES DES MINISTERES ET INSTITUTIONS DE L'ETAT ............................ 57 IV. 1. 1. LES ATTRIBUTIONS ........................................................................................................... 57 IV. 1. 1. 1. Les titres d'engagement ............................................................................................ 58 IV. 1. 1. 1. 1. Les titres d'engagement juridique et comptable ............................................ 58 1. Bons de commande SIGFIP...............................................................................................58 2. Bons de Commande Traditionnel (BCT).............................................................................59 3. Les Marchs ........................................................................................................... ".........60 IV. 1. 1. 1. 2. Dcisions de mandatement .............................................................................. 60 1. Cas du paiement des salaires, primes et/ou indemnits..................................................... 61 2. Cas des reversements de retenues sur salaire.................................................................. 61 3. Cas de paiement des frais de mission ou de frais d'entretien .............................................61 4. Cas de remboursement des dpenses pr finances ........................................................ 61 5. Cas de mise disposition de fonds ................................................................................... 61 IV. 1. 1. 2. Les titres de paiement .............................................................................................. 62 IV. 1. 1. 2. 1. Les ordres de paiement (OP) ........................................................................... 62 IV. 1. 1. 2. 2. Les mandats de paiement (MP) ....................................................: ................ 63 1. Mandats de paiement de bon de commande ..................................................................... 63 2. Mandats de paiement de march ......................................................................................64 3. Mandats de renouvellement d'avances aux rgisseurs .......................................................65 4. Mandats de rgularisation d'avances aux rgies ............................................................... 66 5. ' Mandats de paiement relatif d'autres catgories de dpenses ............................... 67 IV. 1. 1. 2. 3. Etude des contrats ou bons de commande relatifs aux travaux................. 67 IV. 1. 1. 2. 4. Les ordres de mission ...................................................................................... 68 IV. 1. 1. 2. 5. Les bons de rparation ..................................................................................... 68 IV. 2. DELEGATIONS AUPRES DES DEPARTEMENTS ......................................................................... 69

IV. 2. 1. ATTRIBUTIONS .......................................................................................................... 69


IV. 2. 1. 1. Les fiches de dlgation de crdits ....................................................................... 69 IV. 2. 1. 2. Les titres d'engagement ............................................................................................ 70 IV. 2. 1. 2. 1. Les titres d'engagement juridique ................................................................... 70 1. Les dcisions .................................................................................................................... 70

2. Les contrats de prestation de services et bons de commande relatifs aux travaux.................................................................................................................................... 71 3. Les marchs ..................................................................................................................... 71

IV. 2. 1. 2. 2. Les titres d'engagement comptable ......................................................... 72 1. Les bons de commande SIGFIP..............................................................................72 2. Les Bons de Commande Traditionnel (BCT) .............................................................. 73 IV. 2. 1. 3. Les titres de paiement ................................................................................... 74 IV. 2. 1. 3. 1. Mandat de paiement de bon dcommande .............................................. 74 IV. 2. 1. 3. 2. Mandat de paiement de march ............................................................. 75 IV. 2. 1. 3. 3. Mandat de paiement de renouvellement d'avances aux rgies .................. 76 IV. 2. 1. 3. 4. Mandats de paiement relatifs d'autres dpenses ................................... 76 IV. 2. 1. 4. Les ordres de mission (OM)............................................................................ 77 IV. 2. 1. 5. Les Bons de Rparation (BR).......................................................................... 77 IV. 2. 1. 6. Les rquisitions ............................................................................................. 73

V. LES RECEPTIONS ................................................................................................... 80


V. 1. DEBUT DE SEANCE ..................................................................................................................... 80 V. 2. LE CONTROLE.............................................................................................................................. 80 V. 3. fl',4 DE SEANCE ................................ , ......................................................................................... 81