EL ALCANCE En un proyecto existen tres actividades que deben ser controladas: alcance, costo y tiempo.

Alcance se puede definir como El documento que detalla todos los entregables, especificaciones y responsabilidades de todas las partes, para la elaboracin de un producto, la entrega de un servicio, un proyecto, o cualquier otra actividad en la que debemos realizar una inversin o gasto. Normalmente es exclusivo para cada actividad o proyecto.

En un proyecto o cualquier negociacin de servicios y hasta en la adquisicin de ciertos bienes debemos expresar formalmente al proveedor a travs del alcance qu deseamos y cules son las caractersticas especficas de lo que va a entregar (entregables). En este sentido el Dr. Luis Amndola expresa en su libro Direccin y Gestin de Paradas de Planta, P.109, El proceso de desarrollo de un informe escrito, que sirve de base para las futuras decisiones sobre la parada de planta, debe incluir, en particular, los criterios utilizados para determinar si la parada de planta o sus fases han sido completadas satisfactoriamente. Es decir, que en l debemos plasmar todos los aspectos que deseamos asegurar sean evaluados y que son claves para el xito del proyecto o negocio, y al evaluarlo al finalizar la actividad podremos saber si se han completado todas las etapas con el nivel de calidad especificado. Este documento debe realizarse cuando se concibe la actividad y es una de las herramientas que debe utilizar la gerencia como fundamento para dar su aprobacin inicial. Sin este documento no debemos iniciar ninguna actividad o proyecto ya que no recibiramos los entregables deseados y se tomara el riesgo de dejar muchos aspectos claves flotando, tomando el riesgo de este modo de tener altos costos y se extienda la duracin de manera no deseada. Un alcance debe contener en detalle la fecha en que se iniciar la actividad que el mismo cubre y quienes formarn parte de la misma. El mismo es el punto de partida de la actividad luego que se obtienen las aprobaciones. Como sabemos, toda actividad de un proyecto debe ser planificada por lo que el alcance debe realizarse con suficiente anticipacin al comienzo del proyecto; puede ser creado por una sola rea de la empresa o entre todas. Es preferible que el alcance sea creado entre todas las reas involucradas. Dentro de los puntos a incluir estn fechas de las entregas, restricciones, anlisis, tems a suplir tanto por el comprador como por el suplidor, lista de actividades que debe realizar el proveedor, a quien deber reportarse el suplidor, responsabilidades del suplidor, responsabilidades de quien est adquiriendo los bienes o servicios, forma de comunicacin, riesgos y quien los cubre, representantes de cada empresa que sern los contactos o representantes, frecuencia y tipos de informes, penalidades, entre otros. Aparte del alcance tambin podemos crear un contrato que en el caso de que llegue a ser estndar (Genrico) podra utilizarse para referenciar el alcance de trabajo y este ltimo servira como buen complemento. Respecto a la cantidad de pginas que debe contener un alcance debemos decir que es muy variable. El mismo puede llegar a tener desde una pgina hasta cientos de pginas, todo esto depender de la magnitud de la actividad que se est planificando realizar. En los proyectos, la variacin del alcance debe ser controlada en todo momento y los cambios siempre debern ser aprobados por quienes han autorizado la realizacin del mismo. Es recomendable tambin el asignar una persona para que administre el alcance una vez ha sido creado y aprobado. Para un mismo proyecto podemos llegar a tener ms de un alcance, este depender de su magnitud de la cantidad de terceros que se requiera. Edward Farkas en la pgina www.ehow.com public los siguientes consejos para leer un alcance despus que el mismo ha sido creado y poder comenzar a administrarlo: 1. Marcar la informacin importante con un marcador 2. Subrayar todos los interesados que se mencionan en el alcance para saber cmo distribuir la documentacin y quienes sern parte de la comunicacin y se les debe mantener informados. 3. Subrayar todo tem que usted considere puede ser un riesgo(nos pueda sacar del plan y de prepuesto)

4. Subrayar los entregables 5. Resaltar las restricciones y fechas de compromiso 6. Determinar si hay alguna dependencia(documento, etc.) o permiso que requerir el tercero

Para dar un poco de luz sobre la importancia del alcance vamos a poner el ejemplo de que deseamos comprar un computador nuevo. Cunta variedad de computadores existe en nuestros das? Es grande, Verdad? Por lo que sera correcto si especificamos todo lo que se desea que contenga dicho computador para que pueda satisfacer nuestras necesidades y nosotros quedar satisfechos al realizar la adquisicin. Qu garantas nos ofrecer el proveedor?, entre otros aspectos. Con este ejemplo tan simple demostramos qu tan importante es el alcance. En resumen, un alcance debe contener la siguiente informacin bsica: Detalles de la actividad a realizar y razones por las que se debe hacer Niveles de confidencialidad con que debe manejarse la informacin que se suple o a la que el tercero acceder Detallar claramente los entregables con sus respectivas fechas de entrega. Cules son las fechas crticas y los hitos (Milestones) Cules sern las penalidades, si aplica, de no entregar en las fechas comprometidas Qu suplir el contratista, qu suplir nuestra empresa. Garantas requeridas. Fuente:http://calidad.pucp.edu.pe/wiki-calidad/el-alcance-en-un-proyecto-su-importancia-y-eficacia Existen diversas teoras de cmo desarrollar un alcance, qu formato debe tener o qu aspectos debe incluir, sin embargo la finalidad es la misma: la definicin y control de lo que est y no est Incluido en el proyecto. En la Gestin de Proyectos, las herramientas para describir el alcance del producto de un proyecto son: La Estructura de Desglose de Trabajo (EDT o WBS) y las descripciones del mismo. El propsito de una EDT es documentar el alcance del proyecto. Su forma jerrquica permite una fcil identificacin de los elementos finales. Siendo un elemento exhaustivo en cuanto al alcance del proyecto, la EDT sirve como la base para la Planificacin de un Proyecto. Todo trabajo a ser hecho en el proyecto debe poder rastrear su origen en una o ms entradas de la EDT. Ejemplo para un proyecto cuyo foco es crear un producto de software para ser comercializado en Mltiples clientes: Una EDT es una presentacin simple y organizada del trabajo requerido para completar el proyecto. Existen muchas maneras de organizar la presentacin de este trabajo. Por ejemplo, se puede organizar de acuerdo a los Grupos de Proceso del ciclo de vida del proyecto o de las fases (Inicio, Planificacin, Ejecucin, Control y Cierre), mostrando cada fase como un elemento del nivel ms alto. Otra forma de organizarla es teniendo en cuenta las responsabilidades funcionales. Algo importante de recordar es que la EDT documenta el alcance del proyecto, no su plan de ejecucin. Si los requisitos del proyecto no se definen totalmente, si no se describen bien o si no hay un control de cambios eficaz, puede sobrevenir la corrupcin del alcance (Scope creep en ingles) y son aquellos cambios no controlados en el alcance de un Proyecto. Este fenmeno puede ocurrir cuando el Alcance de un proyecto no se define, documenta, o controla correctamente. Tpicamente, la corrupcin del alcance consiste en productos nuevos o nuevas caractersticas de productos ya aprobados que hacen que el equipo de proyecto se desve de su propsito original. Debido a su tendencia a centrarse en solamente una dimensin de un proyecto, la corrupcin del alcance puede tambin dar lugar a que el equipo de proyecto exceda su Presupuesto y Cronograma originales. Mientras el alcance de un proyecto crece, ms tareas se deben terminar con el mismo costo y cronograma que la cantidad original de tareas del proyecto. La Corrupcin del alcance puede ser un resultado de:

Un control de cambios pobre o ausente. Clientes que fomentan la ambigedad a fin de evitar compromisos. Carencia de la identificacin inicial apropiada de qu se requiere para lograr los objetivos del proyecto Un Gerente de Proyecto o Sponsor dbil. La corrupcin del Alcance es un riesgo en la mayora de los proyectos. Muchos megaproyectos caen a causa del mismo y a menudo da lugar a excesos en el costo. Algunas recomendaciones tiles al momento de elaborar el Alcance son: Desarrollar un documento escrito y formal. Detallar claramente qu actividades y procesos son parte del proyecto, es decir, el trabajo que debe ser realizado con el fin de entregar un producto con las caractersticas y especificaciones solicitadas. De ser necesario, dividir el proyecto o entregable principal en fases ms pequeas. Esto facilitar la administracin. Definir los criterios que se utilizarn para determinar si el proyecto o fase ha finalizado exitosamente, es decir, los criterios de aceptacin. Tomar como base el RFP (Request For Proposal) o propuesta comercial, as como otros documentos relativos al proyecto definidos previamente. Al definir el alcance, tener en mente que lo que no est en el alcance est fuera del Proyecto. Formalizar la aceptacin del alcance con el cliente. El Alcance marca la pauta para la toma de decisiones futuras y realizacin de actividades a nivel operativo y nos ayuda a: Mejorar la precisin en las estimaciones de tiempo, costo y recursos. Facilitar la asignacin clara de responsabilidades. Definir la lnea base para la medicin del desempeo y control. Identificar, tanto el equipo de proyecto como el cliente, el objetivo final del proyecto y sus entregables. Desarrollar y confirmar un entendimiento comn del proyecto entre ambas partes, cliente y equipo de proyecto. Asegurar que el proyecto incluye todo el trabajo requerido y solamente el trabajo requerido para terminar exitosamente. Una vez formalizada la aceptacin del alcance, no basta con guardarlo y olvidarse de l, es necesario llevar un control de los cambios que llegasen a surgir. Durante el desarrollo del proyecto, se puede necesitar una revisin o redefinicin del alcance para reflejar estos cambios. La clara definicin del proyecto es crtica para el xito del mismo. El alcance es solo una de las herramientas utilizadas en la Administracin de Proyectos, que en conjunto buscan desarrollar la habilidad de administrar muchos proyectos con la menor cantidad de recursos. En ocasiones, no se le dedica el tiempo y la importancia necesaria a este tipo de herramientas sin embargo es importante considerar que son la base para el cumplimiento de las expectativas del proyecto. Los proyectos y su administracin se desarrollan en un contexto ms amplio que el proyecto en s. Tanto el lder de proyecto como su equipo deben entender este contexto, el alcance es una de las herramientas de Planificacin que permite considerar un entorno ms amplio. El administrar actividades da a da es necesario para el xito del proyecto pero no es suficiente. Fuente: http://www.materiabiz.com/foros/gestion-de-proyectos/1437-tips-para-definir-correctamente-el-alcance-de-unproyecto.html

OBJETIVOS DEL ALCANCE El objetivo principal de la Gestin del Alcance del Proyecto es definir y controlar qu se incluye y qu no se incluye en el proyecto. Gua PMBOK establece cinco procesos bsicos para la gestin exitosa del alcance del proyecto. Los cinco procesos son los siguientes:

1. Recopilar requisitos 2. Definicin del alcance 3. Creacin de EDT 4. Verificacin del alcance 5. Control del alcance.

Estos procesos, segn la Gua del PMBOK, la Gestin del Alcance del Proyecto se caracterizan por las siguientes actividades: 5.1 1. Recopilar requisitosEs el proceso que consiste en definir y documentar las necesidades de los interesados a fin de cumplir con los objetivos del proyecto. 5.2 Definir el AlcanceEs el proceso que consiste en desarrollar una descripcin detallada del proyecto y del producto. 5.3 Crear la EDTEs el proceso que consiste en subdividir los entregables y el trabajo del proyecto en componentes ms pequeos y ms fciles de manejar. 5.4 Verificar el AlcanceEs el proceso que consiste en formalizar la aceptacin de los entregables del proyecto que se han completado. 5.5 Controlar el AlcanceEs el proceso que consiste en monitorear el estado del alcance del proyecto y del producto, y en gestionar cambios a la lnea base del alcance. Los tres primeros procesos se llevan a cabo durante la fase de planificacin y los dos ltimos se ejecutan durante la fase de control y seguimiento del proyecto.

En el contexto del proyecto, el trmino alcance puede referirse a: Alcance del producto. Las caractersticas y funciones que definen un producto, servicio o resultado.

 Alcance del proyecto. El trabajo que debe realizarse para entregar un producto, servicio o resultado con las caractersticas y funciones especificadas. Los procesos de Gestin del Alcance del Proyecto necesitan integrarse adecuadamente a los procesos de las otras reas de conocimiento, de modo que el trabajo del proyecto genere como resultado la entrega del alcance del producto especificado. 5.1. Recopilar requisitos del Proyecto

Recopilar Requisitos es el proceso que consiste en definir y documentar las necesidades de los interesados a fin de cumplir con los objetivos del proyecto. El xito del proyecto depende directamente del cuidado que se tenga en obtener y gestionar los requisitos del proyecto y del producto. Los requisitos incluyen las necesidades, deseos y expectativas cuantificadas y documentadas del patrocinador, del cliente y de otros interesados. Estos requisitos deben recabarse, analizarse y registrarse con un nivel de detalle suficiente, que permita medirlos una vez que se inicia el proyecto. Recopilar Requisitos significa definir y gestionar las expectativas del cliente. Los requisitos constituyen la base de la EDT. La planificacin del costo, del cronograma y de la calidad se efecta en funcin de ellos. El Grfico siguiente muestra las entradas, las herramientas y tcnicas, y las salidas del proceso Recopilar requisitos del Proyecto:

5.2 Definir el Alcance

Definir el Alcance es el proceso que consiste en desarrollar una descripcin detallada del proyecto y del producto. La preparacin de una declaracin detallada del alcance del proyecto es fundamental para su xito, y se elabora a partir de los entregables principales, los supuestos y las restricciones que se documentan durante el inicio del proyecto. Durante el proceso de planificacin, el alcance del proyecto se define y se describe de manera ms especfica conforme se va recabando mayor informacin acerca del proyecto. Se analizan los riesgos, los supuestos y las restricciones existentes, para verificar que estn completos; segn sea necesario, se irn agregando nuevos riesgos, supuestos y restricciones. La elaboracin del enunciado del alcance detallado es crtica pues establece todo lo que se va a realizar en el proyecto, y se construye sobre la base de los principales productos entregables, asunciones y restricciones, que se documentaron en el enunciado preliminar durante la iniciacin del proyecto. En esta etapa, las necesidades, deseos y expectativas de los interesados se convierten en requisitos (requerimientos). El Grfico siguiente muestra las entradas, las herramientas y tcnicas, y las salidas del proceso Definir el Alcance del Proyecto:

5.3 Crear la Estructura de Desglose del Trabajo (EDT)

Crear la EDT es el proceso que consiste en subdividir los entregables del proyecto y el trabajo del proyecto en componentes ms pequeos y ms fciles de manejar. La estructura de desglose del trabajo (EDT) es una descomposicin jerrquica, basada en los entregables del trabajo que debe ejecutar el equipo del proyecto para lograr los objetivos del proyecto y crear los entregables requeridos, con cada nivel descendente de la EDT representando una definicin cada vez ms detallada del trabajo del proyecto. El Grfico siguiente muestra las entradas, las herramientas y tcnicas, y las salidas del proceso Crear la EDT:

5.4 Verificar el Alcance

Verificar el Alcance es el proceso que consiste en formalizar la aceptacin de los entregables del proyecto que se han completado.

Verificar el alcance incluye revisar los entregables con el cliente o el patrocinador para asegurarse de que se han completado satisfactoriamente y para obtener de ellos su aceptacin formal. La verificacin del alcance difiere del control de calidad en que mientras la primera corresponde principalmente a la aceptacin de los entregables, el segundo se refiere sobre todo a corroborar la exactitud de los entregables y su cumplimiento con los requisitos de calidad especificados para los entregables. Por lo general, el control de calidad se lleva a cabo antes de la verificacin del alcance, pero ambos procesos pueden efectuarse en paralelo. El Grfico muestra las entradas, las herramientas y las tcnicas, y las salidas asociadas al proceso Verificar el Alcance:

5.5 Controlar el Alcance

Controlar el Alcance es el proceso por el que se monitorea el estado del alcance del proyecto y del producto, y se gestionan cambios a la lnea base del alcance. El control del alcance del proyecto asegura que todos los cambios solicitados o las acciones preventivas o correctivas recomendadas se procesen a travs del proceso Realizar el Control Integrado de Cambios. El control del alcance del proyecto tambin se utiliza para gestionar los cambios reales cuando suceden y se integra a los otros procesos de control. Los cambios no controlados a menudo se denominan corrupcin del alcance del proyecto. Los cambios son inevitables, por lo que se impone algn tipo de proceso de control de cambios.

El Grfico siguiente muestra las entradas, las herramientas y las tcnicas, y las salidas asociadas al proceso Controlar el Alcance:

Fuente: http://formulaproyectosurbanospmipe.wordpress.com/2012/05/08/tema-n-5-gestion-de-alcance-del-proyectosegun-la-guia-del-pmbok-30-04-2012-sesion-10/