Introduo

Conceitos e Aplicaes SAP R/3

FI (Finanas)
R

SAP AG

Sistema R/3 Verso 4.0B Maio/1999

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Copyright

1-1

Introduo

O modelo de integrao do R/3

SD FI

Planej. Planej. Produo

PP

Admin. Admin. Materiais

Vendas e Distrib. MM Distrib.

MM

Contab. Contab. Financeira

Controlling

CO

R/3
Recursos Humanos

Admin. Admin. Imobilizado

AM

Admin. Admin. Qualidade

QM

Manuteno

PS Cliente / Servidor Sistema de Projetos ABAP PM WF HR

Solues Industriais

IS

Workflow

O sistema R/3 da SAP estabelece novos padres para software standard com aplicao universal. Com base em tcnicas de desenvolvimento avanadas, o sistema R/3 possibilita uma integrao abrangente de processos empresariais e de processamento eletrnico de dados. O sistema R/3 combina tecnologia de ponta com funcionalidade administrativa abrangente, fornecendo solues comerciais totalmente integradas para a sua empresa.

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1-2

Introduo

Contabilidade financeira ... setor pblico

Curso Avanados
5 dias AC200 Processamento e configurao de clientes e fornecedores 2 dias AC205 Encerramento financeiro 4 dias AC305 Contabilidade do imobilizado AC220 Ledger especial 5 dias AC240 Funes de consolidao 5 dias 2 dias AC260 Funcionalidade financeira adicional

AC290 Administrao imobilirios .

3 dias de bens

2 dias AC705 Controle de recursos financeiros : configurao e organizao 2 dias AC270 Administrao de viagens de negcios

2 dias AC710 Sistema de informaes da administrao financeira

R

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1-3

Introduo

Logon no sistema

R/ 3

Mandante Usurio Senha Idioma

Antes de efetuar o logon no sistema R/3, necessrio conhecer o nmero de mandante, o nome do usurio e a senha. Se preferir trabalhar em outro idioma que no o standard, indique o respectivo cdigo no campo Idioma. Se no campo Mandante j estiver indicado um nmero, este pode ser aceito ou no. Pressione a tecla TAB para posicionar o cursor no incio do campo Usurio. Entre o nome do usurio no campo Usurio e pressione a tecla TAB para deslocar o cursor para o campo Senha. Entre sua senha no campo Senha. Enquanto voc digita a senha, aparecem asteriscos (*) no campo e apenas o cursor se movimenta. Por razes de segurana, o sistema no exibe a senha.

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1-4

Introduo

A janela SAP
SAP R/3

Menu Janela
Pessoal Sistemas Info Ferramentas Sistema Ajuda

Escritrio

Logstica

Contabilidade

? ?
Menu dinmico

cone ENTRAR Botes de funo Campo de comando

Barra do ttulo Barra de ferramentas de comando Barra de menu Barra de cones

Opes de exibio no Customizing

Barra de status

N do modo
CIP (1) (001)

N do sistema
R

hs 2135

OVR

04:27 PM

Dependendo do menu, so apresentadas diferentes listagens na barra de menu. A barra de ferramentas standard contm botes para funes utilizadas freqentemente. A barra de ferramentas de comando muda de acordo com a tela. A barra de status identifica o sistema e as mensagens de exibio. possvel saltar diretamente para uma transao ao digitar o respetivo cdigo de transao no campo de comando. O cdigo de transao da tela determinado pelo status de sistema da respectiva tela.

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1-5

Introduo

O menu do R/3
Contabilidade Cont.financeira

...
Cont. a rec.

... ... ...

... ...

Dados mestre

... ... ...

Cliente Empresa Dados gerais Endereo Controle Pagamentos

R

O sistema R/3 possui a seguinte hierarquia: Nvel do menu principal Nvel da aplicao Nvel da tarefa Quando voc efetua logon no sistema R/3, exibido o menu standard do R/3, onde possvel selecionar as aplicaes individuais. Abra um menu pull-down ao clicar no menu da aplicao. As entradas de menu seguidas por uma seta contm um submenu. Para acessar o nvel de menu da aplicao, clique sobre uma entrada de menu ou selecione um submenu no menu standard do R/3. So apresentadas tarefas neste nvel de menu (por exemplo, Criar dados mestre). Clique sobre a respectiva tarefa para acessar a primeira tela, a fim de selecionar os objetos de tarefa.

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1-6

Introduo

Trabalho em vrios modos

Modo Modo 2 2

Modo 1

Modo Modo 3 3
Centro de custo Cont.de custos Vlido desde Denominaes Nome Texto breve Txt.descritivo
Dir. exec. C .custo quadro executivo X

Modo 6

Modo 4

Modo 6
R

Ao abrir vrios modos, possvel processar vrias tarefas paralelamente. No menu de sistema, clique na opo Criar modo. O sistema abre uma nova janela, na qual possvel processar uma nova tarefa, independentemente da primeira janela. possvel abrir at seis modos diferentes. Para ativar um modo em background, clique com o mouse. Ao arrastar o mouse, possvel deslocar a janela na tela. Ateno: os objetos abertos por um usurio ficam bloqueados para outros usurios. Voc pode bloquear outros objetos desnecessariamente ao trabalhar com vrios modos.

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1-7

Introduo

A barra de cones no sistema R/3

Entrar Gravar Voltar Sair Cancelar Ajuda Executar Procurar Ordenar Imprimir Modificar Exibir

Folhear

O boto ENTRAR acessa a prxima tela ou janela. igual tecla Enter. O boto GRAVAR grava o trabalho no banco de dados. O boto VOLTAR acessa a tela anterior sem gravar o trabalho. O boto SAIR encerra a tarefa atual. O sistema volta para o nvel anterior ou para o menu principal. O boto CANCELAR cancela a tarefa atual sem gravar o trabalho. O boto AJUDA acessa a ajuda on-line. O boto EXECUTAR inicia uma atividade do sistema. O boto PROCURAR executa uma busca de dados na tela atual. O boto ORDENAR reorganiza os dados por ordem alfabtica de acordo com a coluna destacada. O boto IMPRIMIR imprime os dados exibidos na tela atual. O boto MODIFICAR <-> EXIBIR. Os botes FOLHEAR acessam a tela seguinte ou a pgina anterior, ou a primeira ou ltima pgina. Para obter uma sntese de quais teclas de funo encontram-se ativas, clique com o boto direito do mouse.

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1-8

Introduo

A ajuda do R/3

SAP R/3

Escritrio

Logstica

Contabilidade

Pessoal

Sistemas Info

Ferramentas

Sistema

Ajuda

? ?
Menu dinmico

Ajuda ampliada Biblioteca R/3 Pesquisa... Glossrio Inf. de release Introduo Opes... Ajuda para a ajuda

No sistema R/3, existem vrias formas de acessar a ajuda. A Introduo um bom comeo para se conhecer os fundamentos do sistema R/3 como, por exemplo, efetuar logon e logoff, utilizar o R/3, trabalhar com vrios modos etc. Descreve as telas mais comuns. Descreve as atividades mais comuns. A Introduo faz parte da biblioteca do sistema R/3. exibida no formato HTML. Contm ligaes para outras sees da ajuda. As informaes de release explicam o que foi modificado nos releases do sistema R/3.

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1-9

Introduo

Arquivos de ajuda SAP em HTML

Ajuda SAP - Biblioteca R/3
Ocul. Voltar Avanar
ndice

Home Imprimir Opes

Contedo

Pesquisa

Biblioteca R/3 BC - Base CA - Funes p/ aplicaes FI - Cont. Financeira HR - Recursos Humanos LO - Logstica Informaes

Biblioteca R/3

A maioria dos files de ajuda do R/3 possui formato HTML. A Biblioteca R/3 uma biblioteca on-line que contm toda a documentao do R/3. possvel pesquisar as informaes necessrias ou percorrer todas as aplicaes. A Ajuda ampliada exibe textos de ajuda especficos na biblioteca do sistema R/3, com base na tela em que o usurio se encontra ao cham-la. O Glossrio define os termos tcnicos utilizados no sistema R/3.

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1-10

Introduo

Ajuda de campos

F1

Empresa

F4

Campo : Definio :

Empresa A empresa representa uma unidade com contabilidade prpria como , por exemplo , uma firma no mbito de um grupo de empresas .

? ? ?
Empresa 0001 0002 0003 Nome da empresa SAP AG Walldorf SAP Itlia SAP Sua

Selecionar Ajuda ampliada Inform. tcnicas

R

Para exibir a ajuda para um campo, posicione o cursor no campo e pressione [F1] ou selecione o smbolo de ajuda (ponto de interrogao). possvel exibir definies de glossrio para os termos destacados no texto de ajuda. Para isso, clique com o mouse no termo ou posicione o cursor e selecione o boto Referncia. Para obter mais informaes sobre os valores de entrada possveis e definies de campos, selecione os botes Ajuda ampliada ou Informaes tcnicas na janela de ajuda. Para acessar uma lista com os valores de entrada possveis ou os matchcodes para pesquisar os dados desejados, coloque o cursor no campo de entrada e pressione [F4] ou selecione a seta para baixo ao lado do campo de entrada. Para transferir um valor da lista de valores de entrada, coloque o cursor no valor e clique em Selecionar, pressione [F2], ou clique duas vezes com o boto esquerdo do mouse.

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1-11

Introduo

Contabilidade legal

Vises da Empresa
LEGAL/ EXTERNO Qual a carga de impostos para o perodo atual ? ADMINISTRAO O departamento de servios foi lucrativo ?

RISCO E LIQUIDEZ Qual o nvel mnimo de liquidez para o risco considerado ?

ANLISE DE MERCADO Qual foi o produto menos lucrativo na regio sul ?

R

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1-12

Introduo

O sistema de contabilidade deve ser flexvel e conter informaes em um formato o qual possibilite que as decises sejam tomadas de acordo com as perspectivas individuais da empresa.

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1-13

Introduo

Contabilidade financeira
Autoridades fiscais Seguros Acionistas

e administrativa
Jornalistas Banqueiros Autoridades legais

Contadores Pessoal admin.

Executivos

Analistas financeiros Diretoria

Auditores

Tcnicos operacionais

H dois grupos de usurios de sistema contbil: * Usurios de sistema que contm informaes contbeis externas Em geral, esses usurios necessitam de informaes publicadas de acordo com as exigncias legais. * Usurios de sistema que contm informaes contbeis internas Esses usurios esto em todos os nveis da empresa e precisam de informaes sobre as operaes internas da empresa.

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1-14

Introduo

Relatrios
Balano Patrimonial

Demonstrativo

de Resultados
Fluxo de Caixa

Contabilidade

externa

Lucros e Perdas

Lucros Acumulados

Relatrios internos Contabilidade interna

Custos Produtos

Centro Custo Plano de tarifas

Centro Lucros

Os sistemas de contabilidade interna e externa so sistemas interligados, mas os quais possuem diferentes mtodos e dimenses de anlise financeira para poder suportar os processos de tomadas de deciso da empresa. A contabilidade externa diz respeito contabilidade financeira. Ela produz uma perspectiva do demonstrativo de resultados financeiros. A contabilidade interna diz respeito contabilidade administrativa ou de custos. Seu enfoque est direcionado ao desempenho interno da organizao.

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1-15

Introduo

Normas versus flexibilidade

NORMAS Contabilidade financeira
Auditoria Fiscal

Relatrios Relatrios Shareholde Shareholde dos dos Shareholde Shareholde rr acionistas acionistas rr Reports Reports ................... ................... Reports Reports ................... ................... ................... IAS ................... ................... ................... ................... ................... :::::::::::::::::: :::::::::::::::::: ................... GAAP ................... ::::::::::::::::: ::::::::::::::::: :: ::::::::::::::::: ::::::::::::::::: GOB :: :: :: ::

Banco

FLEXIBILIDADE Contabilidade administrativa

A contabilidade financeira segue os padres dos princpios e exigncias legais. A contabilidade administrativa, por sua vez, caracterizada por procedimentos que no so regulamentados pelas exigncias legais.

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1-16

Introduo

Empresa
Uma empresa corresponde a uma entidade contbil independente (menor unidade organizacional para a qual pode ser criado um conjunto completo de contas ). Por exemplo , uma empresa que faz parte de um grupo de empresas .
UNIDADE CONTBIL INDEPENDENTE

EMPRESA

Ativo

Passivo

Receita Despesas Lucros / Perdas

R

Os balancetes e as estimativas de lucros e perdas, exigidos por lei, podem ser criados para a empresa. A designao da empresa constitui informao necessria para todas as transaes financeiras do R/3. Ela deve ser informada na tela da transao, caso contrrio o sistema far a busca desta informao a partir dos parmetros de configurao do sistema. O cdigo da empresa utiliza um campo alfanumrico de 4 dgitos.

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1-17

Introduo

A funo m ulti-empresas
Nos negcios internacionais, com frequncia, as operaes esto localizadas em inm eros pases. Uma vez que a m aioria dos governos e autoridades fiscais determ inam que cada empresa deve corresponder a uma entidade jurdica em separado, em geral definida um a empresa para cada pas.

Em presa 1 Em presa 2 Em presa 4

Em presa 5

Em presa 3

SAP AG

Em geral, a empresa no vai alm das fronteiras nacionais. Sendo assim, a criao de uma empresa deve ser feita segundo os termos das leis fiscais e comerciais, alm de outros critrios de contabilidade financeira.

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1-18

Introduo

Razo
Empresa
Outros parmetros
Todos os lanamentos de contabilidade financeira atualizam o Razo .

Razo Razo

O Razo representa todas as contas usadas pela empresa .

R

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1-19

Introduo

Balano patrimonial e perdas

Balano Ativos Passivos Patrimnio

clculo de lucros e
Comprov . Rendimento Receita

Empresa

Despesas Renda lquida

Os comprovantes financeiros so criados por meio do Razo da empresa . Podem ser criados os seguintes comprovantes : Balano patrimonial Clculo de lucros e perdas
R

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1-20

Introduo

O grupo de empresas
O grupo de empresas corresponde unidade legal de consolidao na qual as empresas esto associadas .

EMPRESA
Ativos Passivos Receitas Despesas

EMPRESA
Lucros / Perdas

O grupo de empresas pode compreender uma ou mais empresas e corresponde a principal estrutura utilizada para consolidaes. O cdigo do grupo de empresas utiliza um campo alfanumrico de 6 dgitos.

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1-21

Introduo

A diviso
A funo diviso usada para criao do balano patrimonial e de clculos de lucros e perdas para fins internos , ou para atender as necessidades do sistema de informao do segmento externo . Todas as empresas podem usar as divises .

Empresa 1

Empresa 2

Diviso 1

Diviso 2

Diviso 3
R

Diversas divises podem ser definidas, para as quais o sistema ir atualizar os lanamentos efetuados para a empresa. A funo diviso pode ser utilizada para facilitar na contabilizao do segmento externo, cobrindo as principais reas de operao da empresa (linhas de produtos, subsidirias), quando exigido por lei. Se no houver exigncia legal para o segmento empresarial externo, a funo diviso torna-se opcional. O cdigo da funo diviso corresponde a um campo alfanumrico de 4 dgitos.

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1-22

Introduo

Aplicaes de contabilidade financeira

do R/3

FI-GL FI-AR FI Mdulos de contabilidade financeira FI-AP FI-LC FI-SL FI-AA FI-FM FI-TM

Contabilidade Clientes Fornecedores Consolidao Ledger especial Contabilidade Administrao Administrao negcios

do Razo

legal do imobilizado de Oramentos de viagens de

As contabilidade externa e interna so sistemas independentes porm interrelacionados, os quais enfocam diferentes mtodos e dimenses de anlise, para auxiliar nos diversos tipos de tomadas de deciso. A contabilidade externa denominada contabilidade financeira. Ela produz os comprovantes financeiros da organizao. A contabilidade interna denominada contabilidade ou controlling administrativo. Seu enfoque principal no desempenho interno da organizao.

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1-23

Introduo

FI: Contabilidade financeira

(1)

FI

A funo Contabilidade financeira atende as demandas internacionais de contabilidade da empresa atravs do fluxo de dados aberto e integrado , e auxilia nas decises financeiras . Os lanamentos das diferentes aplicaes no sistema R/3 so efetuados em tempo real. Por exemplo , se houver lanamento no livro auxiliar "Fornecedores ", o sistema atualiza automaticamente esta entrada no Razo .

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1-24

Introduo

FI: Contabilidade financeira

O componente Contabilidade financeira reas :

(2)

FI

do R/3 est dividido nas seguintes

FI-LG Contabilidade do Razo . A tarefa principal da contabilidade do Razo fornecer um quadro abrangente da contabilidade externa e das contas a ela relacionadas . FI-LC Consolidaes . Sua tarefa combinar os resultados das operaes financeiras das empresas em um grupo , para obter resultados globais . Esses resultados mostram a posio financeira como se as empresas consolidadas fossem uma nica unidade econmica . FI-AP Fornecedores . Este mdulo administra os dados contbeis todos os fornecedores . , ainda , parte integral do sistema de compras . FI-AR Clientes . Este mdulo administra os dados contbeis dos clientes . , ainda , parte integral da administrao de vendas .
R

de

SAP AG

SAP BRASIL

1-25

Introduo

FI: Contabilidade financeira

(3)

FI

FI-AA Contabilidade do imobilizado . Este mdulo abrange o ciclo de vida dos ativos , desde a primeira aquisio at a baixa . O sistema calcula os valores para depreciao , juros e outros . FI-SL Ledger especial.
informaes

Este mdulo fornece

um resumo das
usurio . a

de aplicaes

mltiplas propostas pelo

Controle dos recursos financeiros

verificao e controle financeiros elaborao oramentria .

. Este mdulo suporta atravs de tcnicas de

Administrao

de viagens de negcios Este mdulo oferece uma srie completa de procedimentos para o processamento de dados de viagem , desde a entrada e aprovao de uma solicitao de viagem at o lanamento dos custos reais da viagem . A integrao com Controlling (CO) e Clculo das folhas de pagamento (CFP) assegura um correto e eficiente procedimento de lanamento , definio de valor e pagamento dos custos de viagem .
R

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1-26

Introduo

Dados-mestre

Contabilidade ao longo da cadeia

Suprimento Estoque Produo

de valores
Vendas

Ativo

Materiais

Despesas

Materiais

Receita

Fornecedor Sobretaxa de custos indiretos Custos de fabricao Rentabilidade

Cliente Controlling

WIP WIP
R

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1-27

Introduo

Os mdulos de contabilidade do R/3 so responsveis pelo registro de todas as transaes financeiras que ocorrem na empresa. Quando as compras so efetuadas, as contas especficas do razo so lanadas no livro fiscal e os dados de custos so transferidos para a contabilidade interna, por meio do mdulo de controle de custos. Alm disso, no caso de uma venda para um cliente, as informaes sobre o mercado e as receitas so capturadas.

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1-28

Introduo

Dados contbeis no R/3

Registros mestre
2999

Registros que permanecem no sistema durante um longo perodo .

2000 1999 1998

Contas Contas do do Razo Razo Registros Registros mestre mestre do do cliente cliente Registros Registros mestre mestre do do fornecedor fornecedor Registros Registros mestre mestre do do banco banco Registros Registros mestre mestre imobilizado imobilizado Centros Centros de de lucros lucros Centros Centros de de custos custos Segmentos Segmentos de de Rentabilidade Rentabilidade Ordens Ordens internas internas

Registros de transaes
Partidas Partidas individuais individuais Faturas Faturas Pagamentos Pagamentos
1998

Registros que existem por tempo limitado no R/3.

Os registros mestre so utilizados para controlar a forma na qual os dados das transaes so lanados e processados no sistema. Alm disso, possvel tambm arquivar os dados mestre das contas que no esto sendo mais utilizadas, embora estes sejam mantidos no sistema apenas para auxiliar no processamento das transaes dirias. Os registros de transaes capturam os dados dos eventos normais de processamento do R/3, os quais so arquivados periodicamente, para maior desempenho do sistema. Os dados so extrados do banco de dados do R/3, apagados e depois gravados em um arquivo, ou transferidos para um sistema de arquivamento. importante compreender a diferena entre estes dois tipos de registros, j que cada um configurado e administrado de modo diferente no R/3.

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1-29

Introduo

Plano de contas
Plano de contas operacional Fornece definio sobre validao dos registros m estre do razo

Cada em presa possui apenas UM plano de contas operacional

Plano de contas

Em presa

Em presa

Em presa

-------------- SAP AG

Cada empresa do R/3 usa apenas um plano de contas para validao do tempo de lanamento de dados no dirio. Esse plano chamado de plano operacional. Por sua vez, o mesmo plano de contas pode ser usado por diversas empresas com necessidades contbeis similares. As informaes dos dados-mestre do plano de contas de uma empresa podem ser transferidas para outra empresa, facilitando, desta forma as instalaes do sistema. O cdigo do plano de contas um campo alfanumrico de 4 dgitos.

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1-30

Introduo

Grupos de contas do Razo

Plano de contas
INT

Grupos de contas
AS CASH GL MAT PL Imobilizado Contas de fundos lquidos Contas do Razo Contas de admin. materiais Contas de resultado
R

O grupo de contas Razo uma funo de classificao dos dados-mestre do Razo, e constitui uma entrada necessria durante a criao de uma nova conta. Se um registro mestre criado ou modificado para uma empresa, o grupo de contas determina os campos para as telas de entrada de dados. O grupo de contas tambm determina em que intervalo de nmeros a conta Razo est situada.

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1-31

Introduo

Registro mestre do Razo segmento plano de contas

Plano de contas

113100 INT Fundos lquidos Conta do balano Contas de fundo lquido

Contm dados comuns este Plano de contas .

a todas as empresas que utilizam

R

Os registros mestre do Razo contm 2 segmentos: plano de contas e empresa (ver prxima pgina). O segmento do plano de contas compreende dados como nome e nmero da conta, alm de definir se a conta uma conta de balano ou uma conta de lucros e perdas. Essa informao usada pelo programa de transporte de saldo, para determinar como o saldo da conta ser administrado. O segmento do plano de contas tambm contm dados comuns a todas as empresas que utilizam o mesmo plano. O plano de contas associado a empresa na tela de registro de dados gerais da empresa, durante a configurao do sistema contbil financeiro.

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1-32

Introduo

Registro Mestre do Razo - segmento do plano de contas

Empresa 1000 Empresa 3000

Moeda Exibio do Item Categoria de imposto

DEM

Moeda Exibio do Item Categoria de imposto

USD

Admin. Partida em aberto .

Admin. Partida em aberto .

Contm dados especficos das necessidades de uma empresa .

Os dados especficos da empresa devem constar em seus registros contbeis, j que diversas empresas podem utilizar o mesmo plano de contas. Disso resulta que empresas individuais podem controlar suas necessidades de processamento empresarial utilizando um nico plano de contas comum para fornecer as capacidades contbeis.

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1-33

Introduo

Conta de reconciliao e livros auxiliares

Cliente 1 1.000 Cliente 2 500

Razo Conta de reconciliao : crditos nacionais 1.000 500

A conta de reconciliao garante a integrao em tempo real entre uma conta de livro auxiliar e o Razo. Exemplo: a conta de Crditos nacionais definida como uma conta de reconciliao. Para as contas dos clientes 1 e 2, a conta de Crditos nacionais tambm definida como conta de reconciliao. Deste modo, todos os lanamentos efetuados nas contas do cliente so automaticamente efetuados na conta dos Crditos nacionais. A conta de reconciliao do Razo no faz os lanamentos diretamente, por si s. Desta forma, garante-se que as reconciliaes entre os livros auxiliares e o razo sejam efetuadas.

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1-34

Introduo

Conta de reconciliao na contabilidade financeira

Plano de contas

140000 INT Crditos - nac . Crd .negociveis - nacionais

Empresa

Moeda Categoria de imposto Conta de reconciliao Admin. Partida em aberto Exibio de itens individuais ......

A conta de reconciliao definida para a empresa no registro mestre de contas do Razo. As contas de reconciliao podem ser definidas para os diferentes tipos de clientes, fornecedores e imobilizados.

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1-35

Introduo

Atualizao do registro mestre de clientes

Mandante Dados gerais Coordenadas bancrias

Geral

Contabilidade
Dados da empresa Conta de reconciliao Condies de pagto Ordenao de partidas nnnnnn ZB01 0005 Dados da rea

Vendas
de vendas NORD001 B001 01

Regio de vendas Escritrio de vendas Grupo de preo

Os dados utilizados para o processamento das transaes so armazenados no segmento contbil do registro mestre, enquanto que os dados relevantes sobre as funcionalidades do mdulo de vendas e distribuio so armazenados no segmento de vendas. Os dados contbeis so especficos da empresa, enquanto que os dados de vendas so especficos do segmento de vendas, do canal de distribuio e da diviso. A manuteno centralizada das contas facilita o acesso de ambos, os registros contbeis e de vendas.

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1-36

Introduo

Registro mestre
Registros mestre de cliente
Grupo de contas Clientes nacionais DEBI DEBI

de cliente - grupo de contas

N da conta numrico Intervalo 10.00049.999 Atribuio interna Estrut .da tela Ttulo Ttulo Nome Nome Ttulo Ttulo Nome Nome Incotermos Incotermos Nome Nome

Clientes estrangeiros

DEBA DEBA

numrico

50.00089.999

interna

Filiados

VERB VERB

alfanumrico

A-Z

externa

Temporrio

CPD CPD

numrico

90.000

interna

Ttulo Ttulo Nome Nome Endereo Endereo

R

O grupo de contas determina: Como a conta numerada Um intervalo numrico para seleo do nmero da conta (o sistema utiliza o nmero de conta para identificar o cliente) Quais campos so exibidos quando o usurio entra ou modifica os dados mestre de cliente e se uma entrada deve ou no ser feita nesses campos (status do campo) Se a conta uma conta temporria

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1-37

Introduo

Atualizao do registro mestre do fornecedor

Dados gerais Mandante Coordenadas bancrias

Geral

Contabilidade
Dados da empresa Conta Conta de de reconciliao reconciliao Condies Condies de de pagto pagto Chave de ordenao Chave de ordenao nnnnnn nnnnnn ZB01 ZB01 0005 0005 Dados da organiz Organiz Organiz .de .de compras compras Centro Centro Local Local de de expedio expedio

Compras
.de compras nnnn nnnn nnnn nnnn 0001 0001

Os dados utilizados para o processamento operaes financeiras so armazenados no segmento contbil do registro mestre, enquanto que os dados relevantes sobre as funcionalidades do mdulo de administrao de materiais so armazenados no segmento de compras. Os dados contbeis so especficos da empresa, enquanto que os dados de compras so especficos do segmento de compras. A manuteno centralizada das contas facilita o acesso de ambos, os registros contbeis e de compras.

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1-38

Introduo

Dados mestre
Registros mestre
Fornecedores nacionais Grupo de contas KRED KRED Fornecedores estrangeiros

de fornecedor - grupo de contas

N da conta numrico Intervalo 10.00049.999 50.00089.999 Atribuio interna Estrut .da tela Ttulo Ttulo Nome Nome

do fornecedor

KREA KREA

numrico

interna

Ttulo Ttulo Nome Nome Incotermos Incotermos Nome Nome

Filiados VERB VERB Termporrio CPD CPD numrico 90.000 interna

R

alfanumrico

A-Z

externa

Ttulo Ttulo Nome Nome Endereo Endereo

O grupo de contas determina: Como a conta numerada Um intervalo numrico para seleo do nmero de conta (o sistema utiliza o nmero de conta para identificar o fornecedor) Quais campos so exibidos quando o usurio entra ou modifica os dados mestre de fornecedor e se uma entrada deve ou no ser feita nesses campos (status do campo) Se a conta uma conta temporria.

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1-39

Introduo

Grupos de contas do Razo em detalhes (1)

Mudar Mudar viso viso :: Grupos Grupos de de contas contas Razo Razo :: Sntese Sntese Pl .contas Int Int Int Int Int Gr .contas AS CASH GL MAT PL Da conta 100000 200000 300000 400000 500000 Para a conta 199999 299999 399999 499999 599999 Descrio Imobilizado Contas de fundos lquidos Contas do Razo Contas admin.de materiais Contas de resultado

Utilizado para classificar as contas do Razo definidas pelo usurio no plano de contas , exibindo -se suas entradas no demonstrativo de resultados . Nota : Cada plano de contas deve ter no mnimo um grupo de contas definido .

Intervalo numrico que uma conta Razo deve ter quando criada para um determinado grupo de contas de um plano .
R

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1-40

Introduo

Grupos de contas do Razo em detalhes (2)

Grupos de status do campo disponveis para cada grupo de contas . Atual .grupo status do campo : Sntese Controle de contas Administrao de conta do Razo Entrada de documento Coordenadas bancrias /financeiras Clculo de juros Joint venture Regras de campo individual para controle de contas , a serem utilizadas durante a criao ou modificao de um registro mestre do Razo , dentro deste grupo de contas .
R

Atualizar grupo

de status do

campo : Controle de contas Ent .neces . Ent .opc . Exibir

Controle de contas Moeda Categoria de imposto Conta de reconciliao ... ...

Suprimir

Os planos de contas padro possuem grupos predefinidos e disponveis para cpia .

de contas

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1-41

Introduo

Grupos de contas de cliente e fornecedor (1)

Grupo de contas

N conta :

Intervalo :

Atribuio

Estrut .de tela Endereo Nome

Varejo

RETL

numrico

10.000 49.999

interna

Atacado

WHLS

numrico

50.000 99.999

interna

Endereo Nome Setor ind .

CD (ocasional )

CPDA

alfabtico

A-Z

externa

Nome Idioma

Os grupos geralmente so divididos por tipo

Definida pelo usurio

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1-42

Introduo

Grupos de contas de cliente e fornecedor (2)

Grupo de contas
Ordem

Interv .numrico Conta -CD

Suprm . Reg. Opc .

Status do campo
Dados gerais Dados da empresa Dados de vendas

Endereo
Comunicao Controle Pagamentos Admin. cta .Razo Pagamentos Correspondncia Seguro

Nome Forma do end.

Conc .pesq . ...

Nota : Uma vez criado , um registro mestre de conta individual no pode modificar os grupos de contas .

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1-43

Introduo

Registro-mestre da conta Razo - 2 segm entos

O registro-m estre da conta Razo dividido em dois segm entos: plano de contas e em presa.

Segmento do plano de contas

Fundos lquidos
Conta do balano: Conta de resultado: (Transp.de saldo inicial)

Descrio:

O C C ut on C N on G r o tr l c d s .l t a r up u a d a a n lo c o s o n do t d ba de ta e o s .a ju b nc co de u t ro a n r nt a c re om s ia s r ia f. . s :

N da conta: 113100

Razo Balano Balano Result. P&L T T T T T T T T T T T T T T T T T T T T T T T T T T T T T T

Segm ento da empresa

M oeda Im posto

Adm in.de partida Contr.de lantos...

O segm ento do plano de contas se refere apenas ao plano de contas (e pode ser utilizado por m ais de um a em presa). O segmento da em presa est relacionado som ente a um a em presa especfica.
R

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1-44

Introduo

Contas de reconciliao
Entrada do documento

Sistema R/3

Livro auxiliar Fornec ./Cliente /Imobil . Simultneo

Contabilidade

do Razo

Conta de reconciliao

Conta de reconciliao uma conta do livro auxiliar ao Razo .

do Razo utilizada para lanar contas

A conta de reconciliao e o livro auxiliar so atualizados ao mesmo tempo durante o lanamento de uma transao . Os detalhes das partidas individuais so mantidos no livro auxiliar . Os dados sintticos so mantidos na conta de reconciliao . As contas de reconciliao no podem ser atualizadas diretamente .
R

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1-45

Introduo

Organizao

dos relatrios
Os relatrios so organizados por aplicao pelas ESTRUTURAS DE RELATRIOS. ESTRUTURAS DE RELATRIOS so representaes grficas dos relatrios . O R/3 contm ESTRUTURAS DE RELATRIOS padro para cada rea . Todavia , essas estruturas podem ser personalizadas para atender s necessidades especficas de cada sociedade . As estruturas de relatrio podem ser acessadas pela opo SELEO DO RELATRIO , no submdulo do cabealho do Sistema de informaes .
R

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1-46

Introduo

Variantes do relatrio
A variante do relatrio um modo de armazenar critrios seleo predefinidos para um relatrio . Um relatrio individual pode ter mltiplas variantes . No entanto , uma variante individual s pode ser utilizada por relatrio . de

um

As variantes so necessrias para que os relatrios possam ser executados em segundo plano (background). As variantes permitem a existncia de opes padronizadas de relatrios , as quais garantem a consistncia na produo dos relatrios . Elas tambm so teis para a execuo de relatrios com complexos critrios de seleo de dados .

Documentos dirios

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1-47

Introduo

Processos Empresariais Integrados

Contabilidade FI CO
Documento contbil

TR IM EC

Processos empresariais

Funes de apoio
R

A administrao normal de um empreendimento envolve muitos processos empresariais, como por exemplo, a fabricao de motos, aulas como meio de gerar receita para uma universidade ou operaes de um movimentado hospital. Nestes exemplos, os mdulos financeiros de um sistema integrado tm por funo capturar todas as transaes financeiras relevantes medida que estas ocorrem e convert-las em relatrios, para satisfazer todos os requisitos, internos e externos. O sistema R/3 usa a funo Documento Contbil para capturar todas as transaes principais.

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1-48

Introduo

O Conceito de Documento da

SAP
DOCUMENTO

BALANO Ativo
113100 Citibank 800.000

CLP Receita

Ndoc : 88675
Data: 05.06.199X Empresa : XXXX Moeda : $$$ ....

Passivo

Dbito

Crdito

113200 Fuji Bank 200.000 70.000 Aes ordin . 1.000.000

Despesa

Aes Citibank Fuji Bank

800.000 200.000

1.000.000

Total :

1.000.000

1.000.000

O sistema R/3 registra um documento para cada uma das transaes empresariais, no mnimo. Cada um dos documentos recebe um nmero exclusivo. O nmero do documento pode ser atribudo no R/3 (= atribuio interna), ou o usurio pode atribuir este nmero durante o lanamento (= atribuio externa). Um evento empresarial pode produzir mais de um documento no R/3. Durante o recebimento das mercadorias de um fornecedor, um documento de material criado para manter o rastreamento de detalhes importantes do estoque, e um documento contbil criado para rastrear informaes financeiras, tais como contas do Razo e valores. Nem todos os eventos empresarias para os quais um documento criado exercem impacto financeiro significativo, sendo assim, nestes casos o documento contbil no produzido. Um exemplo disto seria um pedido de compra.

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1-49

Introduo

O Documento Contbil
N Documento : 88675 Data: 05.06.199X Empresa : XXXX Moeda : $$$
Dbito
Aes City Bank Fuji Bank 800.000 200.000 1.000.000

Cabealho

Crdito
1.000.000

Itens do documento

Total:

1.000.000

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O documento contbil tem duas partes. A parte do cabealho contm dados relevantes para a administrao de todo o documento, tais como o nmero do documento, data de lanamento, empresa, moeda e texto do documento. As partidas individuais formam os detalhes do documento. Cada partida individual deve conter informaes sobre a conta, valor e outras informaes do lanamento. O documento contbil deve conter 2 partidas individuais, no mnimo. Os valores de dbito e crdito so exigidos para que o saldo seja zero antes do lanamento ser feito.

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1-50

Introduo

Tipos de Docum entos

Fatura emitida

Fatura recebida

Banco

XXXXX XXXXXXXXX

DR Tipo de conta N Docum ento

KR D, S 1800000025

SB

Clientes

SAP SAP AG AG

Os documentos contbeis so administrados no sistema R/3 atravs da funo Tipo de Documento. O tipo de documento exibido no cabealho de cada documento. Os documentos podem ser visualizados, colocados em sequncia e arquivados por tipo de documento. O sistema R/3 contm tipos de documentos pr-configurados, porm o sistema permite a criao de tipos de documentos adicionais.

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1-51

Introduo

Tipos de Documentos
Tipo doc. Nome AA AF DR KR SA SB Contab . imobilizado Lanam . depreciao Fatura cliente Fatura fornecedor Contas Razo (geral ) Contas Razo (bancos ) Interv . Numer . Tipo conta 01 03 18 19 20 20 ADKMS AS ADMS AKMS DKS DKS

O campo Tipo de documento fornece o intervalo de numerao dos documentos contidos. O campo Tipo de documento identifica os tipos de contas permitidos para um determinado documento. No sistema R/3 existem 5 diferentes tipos de contas: D Devedores (Clientes) K Credores (Fornecedores) S Contas do Razo A Imobilizado M Materiais

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1-52

Introduo

Intervalos de Numerao

do Documento

N 01 02

Ano 1996 1999

Do N 0000100001 0000200000

Para N 0000199999 0000399999

N atual

Externo

0000100047 X

X1 X2

PARE! PARE!

Estes 2 intervalos ficam reservados para modelos e documentos de lanamento peridico

No Guia de Implementao Financeira, os intervalos de numerao esto configurados para atender aos requisitos empresariais individuais. Os Intervalos de Numerao podem ser definidos interna ou externamente. No sistema R/3, alguns intervalos de numerao ficam reservados para usos especiais.

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1-53

Introduo

A Trilha de Auditoria
RELATRIOS
B/S P&L

SALDOS

PART. INDIV.

DOCUMENTO/TRANSAO

113100 Citibank
Janeiro Fevereiro Maro Abril 45.000.000 670.000.000 45.560.000 784.000

113100 Citibank
13.000.000 70.197.000 7.000 347.000 15.230.000 23.000

DOCUMENTO ORIGINAL

Arquivado opticamente

Depois de lanados os documentos, os dados resultantes podem ser visualizados em nveis de detalhes, desde os documentos originais at os relatrios finais.

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1-54

Introduo

Lanamento - 4 Datas

de um Documento

Data do doc .: Uso para fins especficos

Controle do Documento
Data do doc .: Dezembro 21 , 1999 Data de lan .: Dezembro 22 , 1999 Data da conv .: Dezembro 23 , 1999 Data do reg .: Dezembro 21 , 1999 Part. Indiv . 1 ... Part. Indiv . 2 ...

Data de lanamento : Atualizao dos valores da transao Data da conv .: Data da taxa de cmbio para lanam moeda estrangeira

Data do reg .: Data de entrada do doc . lanado

R R

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1-55

Introduo

Lanamento - Moedas

de um Documento

Moeda Transao : Moeda na qual a transao lanada

Controle do Documento
Moeda Transao : Moeda Local: 1 Moeda Paralela : 2 Moeda Paralela : Libra Inglesa Marco Alemo Dlar EUA Euro Moeda Local: A moeda da empresa est sempre atualizada .

Part. Indiv . 1 ... Part. Indiv . 2 ...

1 Moeda Paralela : Por exemplo : moeda do grupo

Nota : O R/3 sempre rastrear a moeda local e a da transao . Duas moedas adicionais tambm podem ser rastreadas com base em opes adicionais de configurao .

2 Moeda Paralela : Por exemplo : Euro

R

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1-56

Introduo

Lanamento de um Documento - Tipos de Documentos

Pagamentos Cliente 00000000000999999999 Pagamento Cliente DR 0000123456 Itens Cliente Razo

Documentos Originais Fatura Fornecedor No. 1112 KR

Documentos

R/3

Faturas Fornecedor 10000000001999999999

1000234567

Itens Fornecedor Razo

1000234567 Ref. No. 1112

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O tipo de documento atribui um intervalo de numerao ao documento . Os intervalos de numerao podem ser definidos externa ou internamente . Por razes de segurana , grupos de autorizao podem estar vinculados a tipos de documentos . Lanamentos negativos so controlados por tipo de documento .
R

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1-57

Introduo

Tipos Importantes de Documentos-padro

de N o ta o it C r d e t C li e n to m en Paga te C lie n to s s s e n to m a Lan zo ta R a n o C

ras F a tu e t C li e n

DG

DR

m en D o cu is G e ra

AB

SA KN

DZ

ra s F a tu c e d o r e F o rn

s de N o ta o it C r d c ed o r e F o rn

to s m en r a g a P o eced F o rn

aq u id s F a t. l a t no d a s e d ito de cr ner o de F r ced o

R R

KG

KR

Nota: O R/3 entregue com os tipos de docum entos m ais com uns pr-configurados.
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KZ

1-58

Introduo

Lanamento de um Documento - Chaves de Lanamento

Conta

1 . S, D, K, A, M ?

PK Part. Indiv . 1 Montante 2 . Dbito ou crdito ? Cdigo de Imposto Detalhes Adicionais Diviso Centro de Custo Texto 3 . Status Campo ? ...

A Chave de Lanamento tem funes de controle dentro das partidas individuais

Controla : 1. tipo de conta (cliente , fornecedor , conta do Razo , imobilizado , materiais ) vlida para a partida individual 2. se o montante lanado a dbito ou a crdito 3. status do campo dos detalhes adicionais

Nota : O status do campo determina o layout da tela para cada partida individual, no lanamento .
R R

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1-59

Introduo

Lanamento - Conta

de um Documento

Detalhe da Part. Indiv .

Cada partida individual deve conter uma conta . Pode ser uma conta do Razo ou uma conta do livro auxiliar . O Tipo de Conta da chave de lanamento usada identifica se a conta ser do Razo ou do livro auxiliar . Os tipos vlidos de conta para entrada de partida individual so :
Clientes ou Fornecedores Devedores ou Credores
A chave de lan . 31 sempre uma entrada de crdito usada para as contas de fornecedor do livro auxiliar .

Contas do Razo Imobilizados Materiais

31
Chave Lan .

Fornecedor ABC
Conta
R R

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1-60

Introduo

Lanamento de um Documento - Campos de Classif . Contbil

Detalhe da Part. Indiv .

Classificaes contbeis adicionais so feitas para cada partida individual para proporcionar ligao a estruturas organizacionais adequadas e dados -mestre .

Despesas de Viagem

Centro de Custo 3100

combustvel /km para Jos

Diviso 9900

Nas partidas individuais , textos informativos podem ser acrescentados para auxiliar o depto . de contab . interno .
R R

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1-61

Introduo

Lanamento - Gravao
Conta Part. Indiv . 1 Part. Indiv . 2

de um Documento
O documento , depois do lanamento e da atribuio de um nmero , parte permanente do banco de dados . O R/3 rastreia quaisquer modificaes do documento e o prepara para arquivamento quando for atingido o tempo adequado .

...
Gravar

Banco Dados
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R R

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1-62

Introduo

Exibio de Documentos Modificados

Documento
Empresa N Documento Exerccio Da data da modific . Modificado por Lista de campos modificados
Campo A Campo B Campo C : Lista das modif . de um campo espec .
Data MM/DD/AAAA Campo Campo B Novo Val.3 Ant. Val.2

Conta Razo
Plano de Contas Conta do Razo Da data da modific . Modificado por

MM/DD/AAAA Campo B : Data MM/DD/AAAA Hora hh:mm:ss

Val.2

Val.1

Cliente /Fornecedor
Cliente / Fornecedor Empresa rea de reclamao Da data da modific . Modificado por

Inf . detalhada sobre modif . de um campo

Usurio Joana Campo B de Part. Indiv . 001 para

Val. 2 Val. 3

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1-63

Introduo

Lanamentos Simplificados
Doc. de Referncia Doc. No. 087234098 Partidas Indiv .:
PK 40 50 50 Conta 123000 345560 907902 Montante 5000 2000 3000

Documento Modelo Doc. Modelo No. 255 Partidas Indiv .:

PK 40 50 50 Conta 123000 345560 907902 Montante 5000 2000 3000

Memorizao de Dados Cabealho & Part. Indiv .:

Empresa : 000101/23/95 PK 40 Conta 123000 Montante 5000

Cabealho : 23.01.1995 Partidas Individuais

PK 40 50 50 Conta 123000 345560 907902

Empresa : 0001

:
Montante 5000 2000 3000

Documento Gravado
R

Os documentos de referncia e de modelo, e a funo de bloqueio de dados ajudam a reduzir o nmero de entradas necessrias para criao de um novo documento. Os documentos de referncia so documentos anteriormente lanados, que podem ser copiados. Os documentos de modelo tambm podem ser copiados para um novo lanamento. A funo memorizao de dados permite a entrada automtica de alguns dados para os lanamentos repetitivos.

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1-64

Introduo

Lanamento
Documento
Cabealho :

por Documento j Gravado

Referncia ):
Empresa : 0001

# 1 ( Documento
01/19/1995

Partidas individuais :
PK 40 50 50 Conta 123000 345560 907902 Montante 5000 2000 3000

Documento
Cabealho :

# 2:
01/23/1995 Empresa : 0001

Partidas individuais :
PK 40 50 50 Conta 123000 345560 907902 Montante 5000 2000 3000

Ao lanar um documento, algumas vezes mais fcil usar uma classificao contbil freqente ou anteriormente usada. Isto feito com documentos de referncia. Neste exemplo, o usurio copia um documento existente para lanar um novo. Para tanto, basta escolher Documento de Referncia no momento do lanamento.

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1-65

Introduo

Entrada Rpida no Razo

Variveis do Padro da Tela
SAP01-Standard 1
PK 40 40 50 Conta 415000 415000 113100

linha
TX BA i0 9900 i0 990 Centro Custo Ordem CC 3200 3000 310 3000 3000

Partidas Individuais :
Montante 5000 4000 9000

Entrada rpida - conta , c. custo & montante Partidas Individuais :

PK 40 50 50 Conta 123000 345560 907902 Centro Custo 546 546 556 Montante 5000 2000 3000

Usurio pode escolher o padro que atende s necessidades especficas

R

Existe uma tela separada para a entrada rpida de partidas individuais da conta do Razo. Para lanar partidas individuais normais necessrio uma nova tela para cada partida, na qual o sistema apresenta ao usurio os campos disponveis. Em contrapartida, a entrada rpida do Razo usa formatos de edio de partida individual com campos predefinidos. Esta seleo limitada tem, em geral, 1 ou 2 linhas de comprimento; assim sendo, a entrada de mltiplas partidas individuais torna-se mais rpida, pois estas cabem na mesma tela. O sistema permite a customizao de vrios formatos de edio de entrada, para atender s diversas exigncias do usurio.

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1-66

Introduo

Modelo de Classificao Contbil

Modelo de Classificao Contbil
Nmero Modelo 9889 Partidas Individuais :
PK 40 50 50 Conta 123000 345560 907902 Montante 5000 2000 3000

Documento Gravado
Cabealho : 23.01.1995 Partidas Individuais :
PK 40 50 50 Conta 123000 345560 907902 Montante 5000 2000 3000
R

Empresa : 0001

O modelo de classificao contbil contm partidas individuais que so default do sistema. O modelo de classificao contbil pode ter um nmero indefinido de partidas individuais e inclui o montante lanado e o documento. O lanamento no modelo de classificao contbil no precisa ser completo. Por exemplo, a conta pode estar inclusa no modelo, enquanto que os campos do centro de custo e do montante ficam em branco, os quais sero preenchidos no lanamento final, quando da utilizao do modelo.

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1-67

Introduo

Modelos Mltiplos
Mod. Classif . Contbil N 9889
PK 40 50 50 Conta 123000 345560 907902 Montante 5000 2000 3000

em um Documento
Documento Gravado
Cabealho : 01/23/1995
PK 40 50 50 40 40 40 50 40 50 Conta 123000 345560 907902 123114 453698 489956 125589 125552 456688 C. Custo 546 546 556 522 456 852 159 522 535

CdCo : 0001
Montante 5000 2000 3000 320 8500 9500 250 530 280

Entrada Manual Mod. Classif . Contbil N 8655

PK 40 50 50 Conta 123000 345560 907902 Montante 5000 2000 3000

Entrada Manual

O modelo de classificao contbil reduz , consideravelmente etapas envolvidas no lanamento de itens , assim como a probabilidade de erros em lanamentos peridicos .

, as
R

No mesmo documento podem ser usados diferentes modelos de classificao contbil. A entrada de partidas individuais adicionais tambm pode ser feita manualmente. Esta funo destina-se, principalmente, a lanamentos na contabilidade financeira. Durante o lanamento, o modelo de classificao contbil pode ser aberto vrias vezes para adicionar as partidas individuais repetidamente.

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1-68

Introduo

Pr -edio de Documentos
Eu no sei qual o centro de custo para completar este lanamento !! Esta partida individual precisa de aprovao antes do lanamento .

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1-69

Introduo

Pr -edio de Documentos
Entrar um documento incompleto Concluir Concluir e e Gravar Gravar depois depois

Valores da transao no atualizados !!!

Pr -edio

documento

Aplicao

Atualizar

Banco de dados

Contas Razo Clientes Fornecedores Part. Indiv . - ndice -

Exibir Exibir /modificar /modificar /analisar /analisar documentos documentos pr pr -editados -editados

Documentos

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1-70

Introduo

Reviso das Tcnicas usadas em Lanam entos

Entrada Rpida no Razo

Docum entos M odelo

Docum entos de Referncia

M odelos de Classificao Contbil

?
IDs de Parm etros M em orizao de Dados

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1-71

Introduo

Condies de Pagamento
As condies de pagamento so definidas alfanumricas de 4 caracteres . em chaves

O R/3 contm chaves de condies de pagamento comuns ; entretanto , novas condies de pagamento podem ser definidas na configurao . Cada condio formada por at 3 combinaes possveis de vencimento e disponibilidade de desconto .

ZB01

Explicao definida pelo usurio

14 dias 3%, 30 dias 2%, 45 dias lquido

R R

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1-72

Introduo

Condies de Pagamento - Datas

A Data Base define o incio das condies de pagamento . O R/3 permite a customizao desta para atender as necessidades do usurio . data

Data fatura Dez . 01 199X Recebimento / Data de lanamento Dez . 02 199X Lanamento Dez . 03 199X

Data base inicial Nenhuma data Data do documento Data de lanamento Data do registro

R R

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1-73

Introduo

Condies para Pagamentos a Prestaes

O sistema permite definir condies de pagamento em prestaes proporcionais. Cada prestao pode ter sua prpria definio. Denomina -se Pagamentos a Prestaes.

Cond . Pagam . Prestao R001 R001 R001 1 2 3

% 50 30 20

Cond . Pagam . ZB50 ZB51 ZB52

R R

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1-74

Introduo

Anlise Detalhada da Partida

Exibir Partidas individuais 0000415000 / 3000 Suprimento externo

do Documento
3

- Conta do Razo : Lista Bsica

Partidas Individuais

Atribuio 0000001000 0000001000 Selecionado Exibido

Doc. N 5000000004 1900000002 1900000003

Div. 1000 1000 1000

DT KR KR

Data doc. 12/12/199X 12/13/199X

PK 01 40 40 USD USD USD

Moed 250.00 100.00 100.00

Montante

WE 12/10/199X

450.00 USD 450.00 USD

Neste Neste exemplo exemplo ,, o o usurio usurio inicia inicia com com a a exibio exibio da da partida partida individual individual e, e, com com um um clique clique duplo duplo sobre sobre a a linha linha desejada desejada ,, faz faz a a ligao ligao com com o o documento a documento original. original. Neste Neste caso caso ,, clicar clicar duas duas vezes vezes sobre sobre a segunda segunda partida partida individual individual ..
R

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1-75

Introduo

Anlise Detalhada da Partida Individual

Exibir Docum ento : Partida individual 002

Conta Razo Em presa

415000 3000 N Docum ento 1900000002

Part. Indiv. 2 / Entr. Dbito / 40 M ontante Cd. Im posto 100 I1

Im p. Jurisdio IL0000000 Classificaes contbeis adicionais Diviso 1000

R

Estes so os detalhes da partida individual do docum ento . M aiores inform aes sobre esta entrada podem ser obtidas ao ser exibido o cabealho do docum ento .
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1-76

Introduo

Anlise Detalhada do Cabealho do Documento

Tipo Docum ento Texto do Cabealho Doc. de Referncia Data do doc. Data do reg. M oeda Tipo do Objeto Entrada feita por Data do reg. M odificado em C_Ronaldo 12/12/199X Transao Horrio ltim a atualiz. FB01 14:29:47 12 199X DEM 12/12/199X 12/12/199X 199X SA Docum ento do Razo

Perodo contbil 12

Estes so os detalhes do cabealho do docum ento .

R

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1-77

Introduo

Ordenar pelo Campo de Atribuio

0000415000 / 3000 Suprim ento externo As partidas individuais podem ser ordenadas pelo cam po de alocao

Atribuio 0000001000 0000001000 Selecionado Exibido

Doc. N 5000000004 1900000002 1900000003

Div. 1000 1000 1000

DT WE KR KR

Data doc. 12/10/199X 12/12/199X 12/13/199X 450.00 450.00

PK Moed 01 40 40 USD USD USD

Montante 250.00 100.00 100.00

USD USD

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1-78

Introduo

Cam po de Atribuio
Atribuio Atribuio 0000001000 0000001000 Doc. Doc. N N 1900000002 1900000002 Div. Div. 1000 1000 DT DT Data Data doc. doc. 12/12/199X 12/12/199X PK PK Moed Moed 40 40 USD USD Montante Montante 100.00 100.00

KR KR

O cam po de Atribuio um cam po de referncia adicional para partidas individuais. As partidas individuais podem ser ordenadas na lista de partidas individuais pelo contedo do cam po. O cam po de Atribuio preenchido autom aticam ente (chave de ordenao do registro-m estre) ou m anualm ente (entrada na partida individual).
R

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1-79

Introduo

Estrutura de Linhas
Tipo Doc. Tipo D Doc. oc. N N Doc. Doc. D Data ata doc. doc. C . C. C.. Lan Lan. M Montante ontante

A tribuio

N N Doc. Doc.

D Diviso iviso

Tipo Doc. Tipo D Doc. oc.

D Data Data ata doc. doc.

C. . C . Lan C. Lan.

M Moeda oeda

M Montante Montante ontante

C Conta Conta onta

Em Empresa presa

Usurio U surio Usurio

C C. C.. Custo Custo

M Montante ontante

O cam po nm ero de atribuio pode, m as no precisa necessariam ente, estar includo na estrutura da partida individual. Acim a, exem plos de diferentes estruturas de linhas.
R

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1-80

Introduo

Listas de Trabalho
Ao exibir situaes de contas ou partidas individuais, as listas de trabalho podem ser usadas para consultas rpidas e sim ultneas a vrias contas. Listas de trabalho podem ser definidas para os seguintes objetos: BUKRS (em presa) KUNNR (cliente) LIFNR (fornecedor) SAKNR (conta do Razo) Funcionalidade interem presarial: um a das caractersticas da lista de trabalho.

Objeto
BUKRS B UKRS SAKNR Lista Trab. AA XX Valor

Descrio
Empresa Em presa C onta Razo

C onta Razo Grupo 1 C onta Razo Grupo 2

C onta Razo 1 C onta Razo 2

Definir valores para cada lista de trabalho form ada.

R

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Introduo

Listas de Trabalho: continuao

Exibir Exibir partidas partidas individuais individuais de de Conta Conta do do Razo: Razo: Tela Tela Inicial Inicial

Conta do Razo Empresa 1000

Seleo das partidas Partidas em aberto Partidas co mp ensad as Partidas pr-editadas

Acessar Acessar a a funo funo Lista Lista de Trabalho de Trabalho atravs atravs deste deste boto boto ou ou pelo pelo cam caminho inho de de m menu. enu.
Com lista de trabalho

Condies de seleo...

Este Este exem exemplo plo m mostra ostra com como oa a Lista Lista de de Trabalho Trabalho pode pode consultar consultar partidas partidas individuais individuais de de m mais ais de de uma uma conta. conta.
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Introduo

Relatrios Financeiros
A anlise de relatrios ser feita em cinco m dulos.

FI - Contabilidade Financeira 1
FI-G L FI-A R FI-A P FI-LC FI-SL FI-A A Contabilidade do Razo C lientes Fornecedores Consolidao Legal Razo Especial C ontabilidade Im obiliz.

CO - Contabilidade de Custos 3 4
C O-OM C O-PC C O-PA C O-ABC Controlling Custos Indiretos Controlling Custos Produto Vendas & Dem. Resultados Custeio baseado na ativid.

EC - Contabilidade Em presarial
EC-PC A Contab. de Centro de Lucro EC-MC Consolidao de A dm . EC-EIS Sistem a de Inf, Executivas

TR - Tesouraria
TR -CM A dm inistrao de C aixa TR -FM Adm. de Oramento TR -TM Adm. de Tesouraria

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Introduo

Programa de pagamentos automticos

Atividades financeiras peridicas

Reclam aes & clculo de juros

Processam ento autom tico de pagam ento & recibo

FINANAS

Preparao e elaborao de dem onstrativo de resultados

Encerram ento de atividades Correspondncia

Entradas peridicas
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Introduo

As tarefas financeiras peridicas compreendem: Processamento de pagamentos e recibos automticos. Monitoramento de conta de terceiros, envio de demonstrativos, reclamao de contas e cobrana de juros, quando necessrio. Criao de lanamentos peridicos e provises. Preparo e criao de demonstrativos financeiros peridicos. Encerramento dos livros financeiros.

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Introduo

Processam ento autom tico de pagam ento

Fatura Fatura Fatura

O que deve ser pago. Regras predefinidas determ inam quais partidas em aberto so selecionadas e agrupadas para pagam ento. Quando executar o pagam ento. Basicam ente, a data de vencim ento das partidas em aberto determ ina quando o pagam ento executado. Contudo, possvel determ inar a data de pagam ento com m ais detalhes na configurao. Para quem efetuar o pagam ento. Com o efetuar o pagam ento. Existem regras para selecionar um m eio de pagam ento (cheques, letras de cm bio, transferncia bancria etc.). De onde efetuar o pagam ento.
R

Quais Quais faturas? faturas? Quando Quando pagar? pagar? Para Para quem quem? ? M Meio eio de de pgm pgmt? t? De De onde? onde?
Fatura Fatura

PA
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GO

O programa de pagamento tem sido desenvolvido para pagamentos internacionais de fornecedores e clientes, e controla tanto pagamentos de entrada como de sada. suficientemente flexvel para permitir a definio das caractersticas de pagamento que variam de pas para pas, tais como meio de pagamento, formulrio de pagamento ou especificaes de suporte de dados.

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Introduo

Execuo program a seleo de pagam ento

Dados-mestre Controle Controlede de pagam ento pagam ento Parm etros Parm etros atuais atuais Docum entos

Execuo Execuode deproposta proposta

Dados da proposta

Processar Processar proposta proposta

Execuo Execuo programa programade de pgmto. pgmto.

Imprim ir dados

Especficos do pas

Pagam ento Pagam ento& & relatrios relatriosde desada sada

Cheque
Aviso de pgmto.
Transf.bancria
X XX XX XX X X XX XX

Lista de pagam entos

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O programa de seleo de pagamentos do sistema R/3 utiliza dados do registro mestre do fornecedor (cliente) armazenados nos documentos dos fornecedores (montantes e datas devidas), tais como opes de configurao e critrios de seleo do tempo de execuo, para determinar quais faturas sero selecionadas para pagamento. apresentada ao usurio uma proposta, a qual pode ser processada se necessrio. Se a proposta estiver correta, os dados podero ser lanados e as contas individuais do livro auxiliar atualizadas. A etapa final a sada do pagamento, onde o meio de pagamento determinado pelas necessidades de cada pas.

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Introduo

Meios de pagam ento

Letras de cm bio Dbito direto Transfer. crdito Transfer. bancria Cheques Remessa Transfer. padro

O sistem a padro contm m eios de pagam ento com uns e form ulrios correspondentes, e definido separadam ente para cada pas.

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Introduo

Compensao
Cliente ABC
dbitos

de partidas em aberto
Partidas em aberto so, na verdade, transaes inacabadas. Por exemplo, a fatura no paga de um cliente permanece na conta do cliente at que o pagamento seja efetuado. Na compensao dessas partidas, o

crditos

2000 3000

5000

Podem Podem ser ser compensados compensados Dbitos Dbitos = = Crditos Crditos

sistema determina um nmero de documento de compensao e a data em que a compensao foi feita. Desta forma, as faturas na conta do cliente so indicadas como pagas e as partidas na conta de compensao de crdito so indicadas como aplicadas

.
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Introduo

Exerccios

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Introduo

Dado Mestre

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Introduo

Execute as tarefas solicitadas para obter maior compreenso de registros mestre do Razo. 1Crie uma conta do Razo para fundos lquidos no nvel do plano de contas INT. Essa conta ser utilizada para a folha de pagamento e deve ser uma conta de balano, que integre o grupo de contas FUNDOS LQUIDOS. Utilize o nmero 1137XX, em que XX se refere ao nmero do grupo. CONS o Plano de contas do grupo de empresas, portanto, atribua a nova conta ao nmero da conta do grupo 110100 em CONS. Memorize o nmero da nova conta do Razo.

Caminho de menu: Contabilidade Contab. financeira Razo Dados mestre No plano de contas Criar Entrar o nmero da conta 1137XX Entrar o plano de contas INT e clicar em enter para passar prxima tela Entrar o breve Texto descritivo dos fundos lquidos da folha de pagamento Clicar sobre o campo Conta do balano. Entrar FIN. no campo grupo de contas Entrar 110100 como Nmero da conta do grupo. Gravar 2Crie a conta do exerccio anterior no nvel da Empresa 1000. A Exibio de itens individuais necessria nessa nova conta. O critrio de classificao para a exibio das partidas individuais deve ser por nmero do documento e exerccio (chave de ordenao 002). J que a conta bancria, os campos relacionados ao instituto bancrio devem ser exibidos quando ela for utilizada; desta maneira, atribua a conta ao grupo de status do campo G005. Certifique-se que a conta est marcada como Relevante para o fluxo de caixa. Por enquanto, no necessrio preocupar-se com o restante dos detalhes Bancrios/Financeiros. A conta ser administrada em UNI, que a moeda local para a empresa 1000.

Caminho de menu: Contabilidade Contab. financeira Razo Dados mestre Criar Entrar o nmero da conta 1137XX Entrar a empresa 1000 e clicar em enter para passar prxima tela Selecionar o quadro Exibio partida individual Entrar a chave de ordenao 002. Entrar o grupo de status do campo G005. Selecionar o quadro Movimento de caixa relevante. SAP BRASIL
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Introduo

Selecionar o cone GRAVAR para gravar a conta na empresa 1000. 3Crie uma nova conta do Razo para Despesas de reciclagem no plano de contas INT. Levar em considerao que essa uma conta de despesas e assegurar que ela foi anexada a uma conta de demonstrao de resultados. Anexe a conta ao grupo de contas SAKO. Utilize o nmero 4043XX para a nova conta. Ela ser atribuda ao plano de contas CONS com o nmero 312600. Memorize o nmero da nova conta.

Caminho de menu: Contabilidade Contab. financeira Razo Dados mestre No plano de contas Criar Entrar o nmero de conta 4043XX Entrar o Plano de contas INT e clicar em enter para passar prxima tela Entrar texto descritivo dos fundos lquidos da folha de pagamento Marcar X para contas de resultado Selecionar SAKO no campo do grupo de contas. Entrar 312600 como o nmero do grupo de contas. Clicar no cone GRAVAR para gravar a conta no plano de contas. 4 Disponibilize a nova Conta de reciclagem para a Empresa 1000. Selecione Exibio de partidas individuais para a nova conta. O critrio de classificao para a exibio das partidas individuais deve ser por nmero de documento e exerccio (chave de ordenao 002). Leve em considerao que a conta uma conta de despesas e os campos de tipo de despesa devem ser exibidos durante o processamento de documentos, portanto, atribua a conta ao grupo de status do campo G033. Atribua tambm ao item financeiro 1423. Marcar o campo Permitido lanamento direto sem imposto. Caminho de menu: Contabilidade Contab. financeira Razo Dados mestre Criar Entrar o nmero da conta 4043XX Entrar a Empresa 1000 e clicar em enter para passar prxima tela Natureza de imposto - Selecionar Lanar sem imposto possvel Selecionar Exibio de partidas individuais

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Introduo

Entrar a Chave de ordenao 002. Entrar o Grupo de status do campo G033. Entrar o Item financeiro 1423. Selecionar o cone GRAVAR para gravar a conta na empresa 1000. 5 Crie um cliente, CUST-XX, para a Empresa 1000. XX refere-se ao nmero do grupo em sala de aula. Posteriormente, esse cliente ser utilizado para testes. necessrio atribuir o cliente ao grupo de contas KUNA para permitir uma atribuio externa de nmeros.

Crie um nome exclusivo para o cliente e preencha os dados no nvel do mandante. O endereo Haupstrasse 100, Heidelberg, Germany, cdigo postal 68944. O cliente est localizado no estado de Baden Wuerttemberg. Use o campo Regio para registrar essa informao. Seu nmero de identificao fiscal de IVA DE188888889. Entrar o nmero do grupo, grupoXX, no campo conceito de pesquisa. Esse campo sempre utilizado para a pesquisa de clientes. Atribua ao cliente o cdigo de idioma em que o curso est sendo aplicado. Aps completar as informaes do cliente, crie registros especficos da sociedade para a empresa 1000. Com a conta de reconciliao 140000, vincule o cliente ao Razo; as condies de pagamento, como compras, estaro disponveis imediatamente (ZB00). O grupo de liberao utilizado para classificar clientes e fornecedores. Depois de entrar todas as informaes, grave os dados. Caminho de menu: Contabilidade Contab. financeira Clientes Dados mestre Criar Entrar CUST-XX no campo de cliente Entrar 1000 para a empresa Entrar o Grupo de contas KUNA e clicar em enter para passar tela de endereo Nome, escolher um nome exclusivo (seja criativo!) Entrar Grupo XX no campo conceito de pesquisa O endereo Haupstrasse 100, Heidelberg, Germany, cdigo postal 68944. Pas DE Regio 08 Entrar o cdigo de idioma de acordo com o idioma utilizado no curso de treinamento. Clicar em enter para passar prxima tela. O nmero de identificao fiscal de IVA DE188888889. Em seguida, clicar em enter para prosseguir Clicar em enter para passar tela Pagamentos Entrar 140000 na conta de reconciliao e, em seguida, clicar enter SAP BRASIL
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Introduo

Entrar ZB00 nas condies de pagamento. Avanar por entre as telas restantes e gravar os dados quando solicitado. 6J que uma ordem de cliente geralmente inserida no mdulo Vendas e Distribuio, crie a viso de vendas de registro-mestre para o cliente. O cliente emitir ordens na Organizao de vendas 1000, canal de distribuio 12 e diviso 00. H uma preparao similar no CUST-99, portanto, para simplificar a tarefa, consulte CUST-99 em CC 1000, organizao de vendas 1000, canal de distribuio 12 e diviso 00.

Caminho de menu: Contabilidade Contab. financeira Clientes Dados mestre Atualizao central Criar Entrar Cliente: CUST-XX Empresa: 1000 Organizao de vendas: 1000 Canal de distribuio: 12 Setor de atividade: 00 Entrar Dados de referncia (Dados para cpia) Cliente: CUST-99 Empresa: 1000 Organizao de vendas: 1000 Canal de distribuio: 12 Setor de atividade: 00 Clicar em enter para prosseguir e visualizar, nas telas que se seguem, os dados contidos na parte de Vendas e Distribuio do Mestre de cliente. Se necessrio, indicar cdigo 0 para classificao de impostos. Salvar dados. 7Crie um fornecedor, VEND-XX, para a empresa 1000. Esse fornecedor ser utilizado posteriormente para avaliar o suprimento de materiais. Atribua o fornecedor ao grupo de contas LIEF para permitir a atribuio externa de nmeros. Preencha os dados no nvel do mandante. Crie um nome exclusivo para o fornecedor. O endereo do fornecedor Bahnhofstrasse 29000 em Hockenheim - o cdigo postal 68766. O fornecedor est localizado no estado de Badem Wuerttemberg. Use o campo regio para registrar essa informao. O nmero de identificao fiscal de IVA desse fornecedor DE177777779. Entre o nmero de grupo, grupoXX, no campo de conceito de pesquisa. Esse campo deve ser utilizado para localizar os fornecedores.

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Introduo

O prximo passo atribuir ao fornecedor o cdigo de idioma utilizado no curso. Quando a informao do mandante estiver completa, crie os registros especficos da sociedade para a empresa 1000. Use a conta de reconciliao 160000 para fazer a correlao entre o fornecedor e o Razo e entre as condies de pagamento ZB00 e os meios de pagamento S,C e U. Entre o grupo de planejamento A4 para que possa ser usado na administrao de caixa. Grave os dados aps entrar todas as informaes. Caminho de menu: Contabilidade Contab. financeira Fornecedores Dados mestre Criar Entrar VEND-XX no campo do fornecedor Entrar 1000 para a empresa Entrar o grupo de contas - LIEF e clicar em enter para passar tela de endereo. Nome Entrar um nome exclusivo (seja criativo!) Entrar Grupo XX no campo de conceito de pesquisa O endereo Bahnhofstrasse 29000 em Hockenheim - o cdigo postal 68766 Pas DE Regio 08 Entrar o cdigo de idioma de acordo com o idioma utilizado no curso de treinamento. Clicar em enter para passar prxima tela. O nmero de identificao fiscal de IVA DE177777779, em seguida, clicar em enter para prosseguir. Entrar 160000 na conta de reconciliao e A4 para o grupo de previso e tesouraria e clicar em enter para prosseguir. EntrarZB00 nas condies de pagamento. Entrar S,U e C como os meios de pagamento e clicar enter para prosseguir. Avanar por entre as telas restantes e gravar os dados quando solicitado. 8Leve em considerao que a organizao de compras responsvel pelo controle da criao inicial dos pedidos. Crie a viso de compras do registro mestre para o fornecedor com as seguintes referncias VEND-99, Empresa 1000, Organizao de compras 1000. Modifique o vendedor e o nmero de telefone de acordo com o novo fornecedor. Caminho de menu: Contabilidade Contab. financeira Fornecedores Dados mestre Atualizao central Criar Entrar Fornecedor: VEND-XX Empresa: 1000 SAP BRASIL
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Organizao de compras: 1000 Entrar Dados de referncia (Dados para cpia) Fornecedor: VEND-99 Empresa: 1000 Organizao de compras: 1000 Clicar em enter para avanar pelas prximas telas e visualizar os dados contidos na parte de Compras do Mestre de fornecedor. O Parceiro de fornecimento deve ser: EP Fornecedor VEND-XX 9Modificar as informaes do mestre de cliente criadas anteriormente e revisar os resultados, a fim de verificar as consideraes de auditoria sobre qualquer modificao feita nos registros de dados mestre. Havia um erro na criao do cliente CUST-XX. O endereo correto era Haupstrasse 150, Heidelberg. Faa as modificaes necessrias. Contabilidade Contab. financeira Clientes Dados mestre Modificar Na tela Modificar cliente: Contabilidade 1a tela: Entrar o nmero do cliente CUST-XX Entrar a empresa 1000, clicar no cone selecionar tudo (Com isso, possvel ter acesso a todos os dados gerais e dados mestre especficos da empresa). Clicar em enter para avanar pelas telas selecionadas. A modificao de endereo deve ser feita na tela Endereo. Gravar os dados com o cone GRAVAR. 10 Exibir as modificaes feitas no CUST-XX. Quais os campos modificados de acordo com o relatrio?

Contabilidade Contab. financeira Clientes Dados mestre Exibir modificaes Na 1 tela de Modificaes na conta do cliente: Entrar o nmero do cliente CUST-XX Entrar a empresa 1000 e clicar em enter para prosseguir. Campos modificados: 11 Rua e nmero

Marcar o cone clicando duas vezes para ver as modificaes feitas. Quais os detalhes adicionais disponveis?

Data, Campo, Novo e Antigo, Data, Hora, Usurio que fez a modificao, Campo de/para.

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Documentos Dirios

Execute as seguintes tarefas para conhecer melhor o lanamento de documentos com o R/3. 1Transferir recursos para sua conta de caixa recm aberta para folha de pagamento na Empresa 1000. Debite sua nova conta 1137XX, criada para esta finalidade, e credite a conta 113100. Lanar a transao no montante de 100.000,00 UNI usando a data de hoje como data de lanamento e data valor. Use a caracterstica lanamento do Razo para lanamento de conta do Razo. Chave de lanamento 40 = dbito, usada com Contas do Razo. Chave de lanamento 50 = crdito, usada com Contas do Razo.

Caminho de Menu: Contabilidade Contabilidade Financeira Razo Lanamento Lanamento Conta Razo

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Informaes Cabealho: Data Documento data de hoje Empresa 1000 Moeda UNI Tipo Doc. SA Data Lanamento data de hoje

Primeira Partida Individual CL 40 Montante Data Valor Conta 1137XX pressione Enter para a prxima tela 100.000,00 data de hoje

Segunda Partida Individual CL 50 Montante Data Valor Conta 113100 pressione Enter para a prxima tela 100.000,00 data de hoje

Lanar o documento atravs do cone Gravar ou do Caminho de Menu: Documento Gravar 2Usando o nmero do documento registrado para o exerccio 1 deste captulo, exibir o documento que transferiu recursos para a nova conta de folha de pagamento. Qual o tipo deste documento, seu horrio de lanamento e quantas partidas individuais ele contm?

Caminho de Menu: Contabilidade Contabilidade Financeira Razo Documento Exibir Digite: O nmero do documento registrado no exerccio anterior; Empresa 1000; Ano atual; pressione Enter para prosseguir. Tipo do Doc. chapu). Horrio cabealho. Nmero de Partidas SAP BRASIL SA , encontra-se na tela do cabealho (cone Conforme o caso, encontra-se na tela do

2, encontram-se na tela de sntese do documento.

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Introduo

3-

Lanar uma fatura na sua conta cliente CUST-XX no valor de 15.000,00 na Empresa 1000 dentro de FI (normalmente, isto seria feito em SD, mas para testar, vamos fazer o lanamento manual em FI). O crdito (CL 50) ser feito na conta 800001 do Razo para receita domstica. Considerando que estamos tendo uma receita, existem vrias outras atribuies contbeis a serem rastreadas. O centro de lucro ser 9999, a diviso ser 9900 e a atribuio do segmento COPA ser feita para CUST-XX, empreendimento vendas 1000, canal de distribuio 12, diviso 02. (O objeto de resultado pode ser acessado durante o processamento da partida individual adequada, marcando a caixa "mais" e a caixa "detalhes"; a seguir, clicar sobre o cone "mais dados" na barra de ferramentas para continuar). Quando todos os dados estiverem preenchidos, lanar o documento e registrar o nmero do documento. (Desconsiderar qualquer aviso sobre imposto que possa ocorrer).

Caminho de Menu: Contabilidade Fatura Data Documento Empresa 1000 Moeda UNI Contabilidade Financeira Clientes Lanamento

Informaes Cabealho: data de hoje Tipo Doc. DR Data Lanamento data de hoje

Primeira Partida Individual CL 01 Montante CL 50 Montante Conta CUST-XX pressione Enter para a prxima tela 15.000,00 Conta 800001 pressione Enter para a prxima tela *( Um asterisco far o balano do lanamento ) 9999

Segunda Partida Individual

Centro de Lucro Diviso 1000

Marcar a caixa MAIS; enter para continuar. Marcar a caixa DETALHES ( primeira opo), pressionar Enter. Atribuio de Objeto CO-PA Cliente SAP BRASIL CUST-XX
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Introduo

Organizao de Vendas Canal de Distribuio 12 Setor de atividade 02

1000

Clicar em Avanar e em seguida enter Salvar (Antes de salvar o documento pode-se ver os lanamentos em sntese do documento) 4A transao acima deveria ter sido lanada em CUST-XX no valor de 10.000,00 na Empresa 1000 em FI. O cliente j tem a fatura inicial; portanto, emitir uma nota de crdito no valor de 5.000,00 usando a funcionalidade Nota de Crdito Clientes. Use os mesmos dados do exerccio 1-3. Dica: A primeira Partida Individual usa Chave de lanamento 11, que um crdito para conta tipo fornecedor. A segunda Partida Individual usa a Chave de lanamento 40 que um dbito em contas do Razo. Quando todos os dados estiverem preenchidos, lanar o documento e registrar o nmero do documento. Caminho de Menu: Contabilidade Crdito Data Documento Empresa 1000 Moeda UNI Contabilidade Financeira Clientes Lanamento

Informaes Cabealho: data de hoje Tipo Doc. DG Data Lanamento data de hoje

Primeira Partida Individual CL 11 Montante Conta CUST-XX para a prxima tela, pressione Enter 5.000,00

Segunda Partida Individual CL 40 Montante Conta 800001 para a prxima tela, pressione Enter *( Um asterisco far o balano do lanamento ) 9999

Centro de Lucro Diviso 1000

Marcar a caixa MAIS; enter para continuar. Marcar a caixa DETALHES ( primeira opo), pressionar Enter. Atribuio de Objeto CO-PA SAP BRASIL
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Introduo

Cliente

CUST-XX 1000

Organizao de Vendas Canal de Distribuio 12 Setor de atividade 02

Clicar em Avanar e em seguida enter Salvar (Antes de salvar o documento pode-se ver os lanamentos em sntese do documento) 5Lanar uma fatura para o fornecedor usando a sua conta Fornecedores VEND-XX no valor de 7.000,00 UNI. Debitar a conta de despesa criada 4043XX, centro de custo 2100 na Empresa 1000. Registre o nmero do documento. Caminho de Menu: Contabilidade Contabilidade Financeira Fornecedores Lanamento Fatura Informao Cabealho: Data Documento Empresa 1000 Moeda UNI data de hoje Tipo Doc. KR Data Lanamento data de hoje

Primeira Partida Individual CL 31 Montante Conta VEND-XX pressione Enter para a prxima tela 7.000,00

Segunda Partida Individual CL 40 Conta 4043XX Montante 7.000,00 Lanar o documento atravs do cone Gravar ou do Caminho de Menu: Documento Gravar

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Para modificar um documento lanado, siga o Caminho de Menu Documento Modificar. Quando estiver no modo que permite a alterao do seu documento, escolha uma das linhas individuais para expandir as informaes.

Caminho de Menu: Contabilidade Contabilidade Financeira Fornecedores Documento Modificar Primeira Tela de Documento de Modificao Nmero do documento Empresa Exerccio documento lanado anteriormente 1000 Exerccio Atual

Marcar uma partida individual e adicionar texto. Gravar o Documento. As modificaes sero rastreadas pelo nmero do documento original. 6Visualizar a trilha de auditoria das modificaes introduzidas no seu documento. Registre o horrio em que a modificao foram feitas. Quais as outras informaes disponveis sobre as modificaes?

Caminho de Menu: Contabilidade Contabilidade Financeira Fornecedores Documento Exibir Modificaes Primeira Tela de Documento de Modificao Nmero do documento Empresa Exerccio 71000 Exerccio Atual (para continuar, pressionar Enter) Foi concludo que no apenas faltava texto na fatura original, mas tambm o montante estava errado. A fatura deveria ter sido lanada com o valor de 7.500,00 UNI. Esta modificao precisa ser gravada com um novo nmero do documento. Assim sendo, estorne o documento original. O documento original do perodo atual e ainda est em aberto para lanamento, portanto no necessrio especificar uma data de estorno. Use o motivo para estorno cdigo RE. Lanar o estorno e registrar o seu novo nmero do documento.
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documento lanado anteriormente

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Caminho de Menu: Contabilidade Contabilidade Financeira Fornecedores Documento Estornar Estorno Indiv. Estornar Dados Cabealho Nmero do documento Empresa Exerccio Motivo Estorno documento lanado anteriormente 1000 Exerccio Atual RE

O sistema permite exibir o documento antes do estorno: marcar exibir documento na barra de ferramentas. Para estornar o documento, marcar o cone gravar e, depois, registrar o nmero exclusivo do documento fornecido pelo sistema. 8Exibir o documento estornado. Dentre as informaes do documento estornado, registre o nmero do documento que foi estornado e o motivo para o estorno.

Caminho de Menu: Contabilidade Contabilidade Financeira Fornecedores Documento Exibir Exibir 1 Tela do Documento Nmero do documento Empresa Exerccio do documento estornado 1000 Exerccio Atual (para continuar, pressionar Enter)

Marcar o cone cabealho para visualizar as informaes sobre o documento estornado. Estas informaes contm o nmero do documento original, o exerccio e o cdigo do motivo para o estorno.

9-

Documentos de referncia so documentos anteriormente lanados que podem ser copiados. Lanar um documento no R/3 fazendo
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referncia a um nmero de documento que foi criado no exerccio 5. As despesas de reciclagem (conta 4043XX) para este documento devem ser de 5.000,00 UNI; assim, escolher a opo Nenhum montante proposto ao digitar os dados de cabealho. Todos os outros campos permanecero iguais queles do documento original. Quando todos os dados estiverem preenchidos, lanar o documento e registrar o nmero do documento e o da partida.

Para criar um documento usando um documento de referncia ou de modelo, passe para a Primeira Tela de Lanamento Conta Razo . Lanar com modelo uma opo sob Documento na barra de ferramentas. Caminho de Menu: Contabilidade Contab. Financeira Razo Lanamento Lanamento Conta Razo Documento Lanar com Modelo Referncia Nmero do Documento Empresa Exerccio Controle do Processo Nenhum Montante Proposto X (pressionar Enter para prxima tela) 1000 Exerccio Atual nmero do Documento gravado no exerccio 5

Passar por todas as telas, digitando 5.000,00 como montante das duas partidas; em seguida, para gravar o documento, clicar sobre Gravar. Partida - Nmero Exclusivo do Documento CL 40 CL 31 4043XX (centro de custo 2100) VEND-XX 5.000,00 5.000,00

10 -

Lanar um documento com a data de hoje na Empresa 1000 usando o modelo de classificao contbil Utilitrio4. Os montantes de dbito e crdito deste documento deveriam ser 12.000,00. Registrar o
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nmero do documento. Quanto foi lanado conta do Razo 416100, centro de custo 2100? Para inserir um Modelo de Classificao Contbil em um documento, selecionar Mod. Class. Contbil da barra de ferramentas no momento do lanamento. Ser preciso ter todas as informaes de cabealho, completas, antes de passar para o processo Modelo de Classificao Contbil. Caminho de Menu: Contabilidade Contab. Financeira Razo Lanamento Lanamento Conta Razo Informaes de Cabealho: Data do Documento Empresa 1000 Moeda UNI data de hoje Tipo de Doc. data de hoje SA Data de Lanamento

Marcar Mod. Class. Contbil na barra de ferramentas. Modelo de Classificao Contbil Utility4, pressione Enter para a prxima tela. Modelo de Classificao Contbil: Lanamento Soma distribuio Dbito Soma distribuio Crdito distribuio do valor. 12.000,00 12.000,00 , pressionar Enter para ver a

Gravar e registrar seu Nmero exclusivo do Documento. Um item deste documento poder estar solicitando o preenchimento de um campo obrigatrio (Uma linha de outra cor aparecer em destaque, clicar e preencher o campo obrigatrio), em seguida gravar. Exibir o documento selecionando Documento Exibir. 11 Lanar a seguinte partida usando a data de hoje na Empresa 1000 para reclassificao uma despesa usando a funcionalidade Entrada Rpida do Razo. Registrar o Nmero do Documento.

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Para usar a Funcionalidade Entrada Rpida do Razo, passe para a tela Lanamento Conta Razo. Depois que os dados do cabealho estiverem preenchidos, marcar Entrada Rpida do Razo na barra de ferramentas. Caminho de Menu: Contabilidade Contab. Financeira Razo Lanamento Lanamento Conta Razo Informaes de Cabealho: Data do Documento Empresa 1000 Moeda UNI data de hoje Tipo de Doc. data de hoje SA Data de Lanamento

Marcar Entrada Rpida do Razo na barra de ferramentas. Documento Conta Razo: Criar itens de Conta Razo.

CL-40 Conta-416100 custo-1000 CL-40 Conta-416100 custo-2100 CL-40 Conta-416100 custo-2200 CL-50 Conta-417000 custo-1000

Montante-100 Montante-400 Montante-300 Montante-800

Cl-V0 DIV-9900 Cl-V0 DIV-9900 Cl-V0 DIV-9900 Cl-V0 DIV-9900

Centro Centro Centro Centro

Gravar e registrar seu Nmero exclusivo do Documento.

Executar as seguintes tarefas para conhecer melhor o lanamento preliminar de documentos no R/3. 12 Uma fatura recebida do fornecedor VEND-XX para Empresa 1000 no montante de 4.000,00UNI e lanada no R/3 por um novo empregado que faz o dbito da despesa na conta 449000, centro de custo 2100, diviso 9900. Fazer o lanamento preliminar do documento no R/3.

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Introduo

Para pr-editar um documento, deve-se preencher todos os dados e marcar Documento Pr-edio enquanto se estiver no documento para executar a operao. O processamento adicional para documentos preliminares pode ser encontrado sob opes para documento pr-editado contidas na parte de documento dos menus Razo, Clientes e Fornecedores. Caminho de Menu: Contabilidade Contab. Financeira Fornecedores Lanamento Fatura Informaes de Cabealho: Data do Documento Empresa 1000 Moeda UNI data de hoje Tipo de Doc. data de hoje KR Data de Lanamento

1 Partida CL 31 Montante 2 Partida CL 40 Montante Diviso 9900 Caminho de Menu: Documento Pr-editar Mensagem Recebida: Documento XXXXXXXX( nmero exclusivo) foi pr-editado. 13 Antes do lanamento, o supervisor revisa todos os documentos lanados preliminarmente ao final do dia para verificar se existem erros. Executar o comando Modificar Lista de Documentos Preditados para revisar uma listagem dos documentos pr-editados. Ao revisar o relatrio descobre-se que o centro de custo deveria ter sido centro de custo 1000. Modificar e gravar o documento. NOTA: Este
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Conta VEND-XX 4.000,00

pressionar Enter para prxima tela

Conta 449000 4.000,00 2100

pressionar Enter para prxima tela

Centro de custo

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Introduo

procedimento no cria um documento no Razo. Voc apenas grava as modificaes no documento preliminar. Caminho de Menu: Contabilidade Contab. Financeira Fornecedores Documento Documento Pr-editado Modificar Modificar Documento Pr-editado: 1 Tela Empresa 1000 Nmero do Documento Exerccio documento do exerccio anterior pressionar Enter para prxima tela Exerccio Atual

Modificar Documento Pr-editado: Tela Sntese Marcar a partida da conta 449000 para obter os detalhes. Modificar Documento Pr-editado: Modificar Conta Razo Centro de custo 1000

Gravar as modificaes. Estas modificaes continuaro a ser gravadas sob o nmero do documento lanado preliminarmente. A ltima etapa deste exerccio o lanamento efetivo dos documentos. Isto pode ser feito em lotes, aps a reviso e aprovao do revisor s mudanas do dia. Neste curso o programa de atualizao de lote no abordado. Executar as tarefas solicitadas para conhecer melhor a capacidade do gerenciamento de documentos no sistema R/3.

Os usurios podem exibir os detalhes, on-line, da partida individual que serve de base s situaes das contas do Razo, Fornecedores e Clientes, dentro do respectivo submdulo do sistema R/3 marcando a opo Conta no menu principal do submdulo. 14 Marcar a opo viso detalhes partida para contas do Razo. Estando na Primeira Tela, citar os vrios tipos de informaes que podem ser visualizados.
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Introduo

Caminho de Menu: Contabilidade Contab. Financeira Razo Conta Exibir Partida Partidas em Aberto, Partidas Compensadas e Partidas Pr-editadas 15 Visualizar as partidas em aberto da Conta 476000 na Empresa 1000. Observar que existem vrias partidas individuais. Agora, visualizar apenas a atividade da conta no ms de junho de 1997 para a conta 476000. Usar Parmetros de Seleo para limitar a busca.

16 -

Caminho de Menu: Contabilidade Contab. Financeira Razo Conta Exibir Partida ..Selecionar Parmetros de Seleo Nmero do Documento, Tipos de Documentos, Chaves de Lanamento, Moedas, Montantes em moeda interna, Montantes, Datas Valor.

17 -

O gerente de cobrana est interessado no monitoramento dirio de vrias contas-chave para as quais prev riscos em potencial. Ele deseja manter uma Lista de Trabalho que contenha todas as contas com problemas em potencial. Criar uma Lista de Trabalho, LIST-XX que contenha o seu cliente, CUST-XX e vrios outros clientes criados por seus colegas de curso. A Lista de Trabalho deve se basear no objeto KUNNR (Clientes).

Atualizao de Listas de Trabalho uma das Opes Atuais, localizada sob Ambiente na barra de ferramentas principal da aplicao do Razo, Clientes e Fornecedores.

Caminho de Menu. Contabilidade Contab. Financeira Clientes Ambiente Opes Atuais Atualizar Lista de Trabalho para Exibir Saldo Selecionar Kunnr (Clientes) Selecionar Criar Opo na Barra de Ferramentas Lista de Trabalho Descrio LIST-XX Lista do Grupo XX

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Introduo

Valor

Incluir seu cliente, CUST-XX e vrios outros clientes criados pelos colegas do curso; a seguir, GRAVAR a Lista de Trabalho 18 Usando a Lista de Trabalho criada no exerccio anterior, visualizar as partidas em aberto das contas includas usando o Layout dos Dados de Reclamao.

Caminho de Menu. Contabilidade Contab. Financeira Clientes Conta Exibir Partidas Selecionar com Lista de Trabalho na rea de Seleo de Partida Lista de Trabalho Empresa Estrutura de Linha LIST-XX 1000 Dados de Reclamao

19 -

Criar uma fatura para VEND-XX, no montante de 1000. Cobrar as despesas da conta de fornecimento do escritrio, centro de custo 2100.

Caminho de menu: Contabilidade Contabilidade financeira Fornecedores Lanamentos Fatura Informaes de cabealho do documento: Data do doc. Empresa 1000 Moeda UNI Data do dia anterior Data de lanamento Tipo de doc. KR Data do dia anterior

Primeira partida individual CL 31 Montante Conta VEND-XX 1000,00 pressionar enter para prxima tela

Segunda partida individual CL 40 Montante Conta 476000 1000,00 2100 pressionar enter para prxima tela

Centro de custo

Para lanar o documento, selecionar o cone Lanar, ou o caminho de menu: Documento Lanar

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Introduo

20 -

Fazer uma seleo de pagamento para pagar o fornecedor com a nova fatura criada. (Programa automtico de pagamento)

Processamento de pagamento uma das Opes de tarefas peridicas em Fornecedores.

Caminho de menu: Contabilidade Contabilidade peridicas Pagar financeira

Fornecedores Tarefas

A data de execuo deve ser a data de hoje. A identificao deve ser GRXX; pressionar enter para prosseguir.

Criar os Parmetros para a execuo da seleo: para tanto, selecionar Parmetros na barra de ferramentas. A execuo deve incluir Empresa 1000, Meio de pagamento S. A prxima data de lanamento dentro de 1 ms, a contar de hoje. Incluir somente VEND-XX, ento gravar os dados.

Para programar a execuo da proposta, selecionar Proposta (o programa imediatamente inicializado). Para monitorar o progresso do programa de pagamento durante sua execuo, clicar no cone status da barra de ferramentas. Ao receber a mensagem de que o programa est concludo, prosseguir com as etapas posteriores de processamento.

Para exibir a execuo proposta, selecionar Processar Proposta Exibir proposta.. Nesse ponto, possvel fazer modificaes nos pagamentos. Selecionar a opo de execuo de pagamento, fora da barra de ferramentas, e selecionar novamente a opo iniciar imediatamente. Isto lana o documento. Nesse ponto, criado um documento de registro do pagamento. Para visualizar a transao de pagamento, exibir as atividades compensadas de hoje para o fornecedor e registrar o documento de pagamento.
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Introduo

Caminho de menu: Contabilidade Contabilidade financeira Fornecedores Conta Exibir partida Exibir 1 tela de partidas individuais do fornecedor Fornecedor Empresa VEND-XX 1000

Selecionar partidas individuais em aberto e compensadas pressionar enter para prosseguir

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