DESPACHO Y DISTRIBUCIN DE BIENES

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MINISTERIO DE SALUD DE COSTA RICA REA DE GESTIN: SOPORTE LOGSTICO Y ADMINISTRATIVO

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1. Introduccin
El despacho y distribucin de bienes es tambin de relevancia pues culmina los procesos previos dndoles la relevancia que les pertenece. Si este proceso no se realiza de la mejor manera, los esfuerzos en las etapas anteriores pueden verse desperdiciados. Este proceso tiene una influencia directa en el grado de satisfaccin de los clientes finales de los servicios generales del AAD (rea de Almacenamiento y Distribucin). Este procedimiento inicia su aplicacin una vez que se origina una solicitud de materiales.

2. Objetivo
Establecer una gua para el proceso de Despacho y Distribucin de Bienes que permita la atencin oportuna a las necesidades de las distintas Unidades Organizativas en funcin de la disponibilidad de los recursos en el rea de Almacenamiento y Distribucin, y de acuerdo con las condiciones bsicas requeridas por el solicitante.

3. Alcance
reas de Almacenamiento y Distribucin, Ministerio de Salud de Costa Rica, en los tres niveles de gestin.

4. Definiciones
Para mayor comprensin de este procedimiento se debe hacer referencia a los siguientes conceptos: Baja de bienes Inventario Bienes patrimoniales Unidades organizativas

5. Referencias
Ley # 6227 Ley General de la Administracin Pblica Decreto Ejecutivo # 30720-H Reglamento para el registro y control de bienes y servicios de la administracin central Decreto Ejecutivo # 30640-H Reglamento para el funcionamiento de las Proveeduras Institucionales de los Ministerios de Gobierno, reformado por Decreto Ejecutivo nmero 31483-H.

6. Responsables
El responsable del proceso es la Sub-rea de Despacho y Distribucin, en las Unidades Organizativas correspondientes en los tres niveles de gestin.

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7. Procedimiento
7.1. Recibo, registro y trmite de las solicitudes de bienes

Con el arribo de las solicitudes de materiales (Anexo 1) se inicia el despacho. La revisin consiste en verificar que la solicitud se presenta en original y dos copias, con las debidas autorizaciones. Se sella y se incluye en el registro respectivo por secuencia numrica. 7.2. Preparacin y embalaje de los bienes

El encargado de bodega, verifica en el sistema si hay existencia de los mismos en el inventario (agotando la consulta a los niveles de gestin correspondientes). En caso negativo, se indica por escrito en la solicitud de materiales, que no hay existencia del producto en bodegas y se regresa a proveedura. En caso de que el producto est en existencia, el sistema genera un documento denominado Orden de Entrega (Anexo 4), el cual indica entre otros: la cantidad, el cdigo, la descripcin, el valor en colones, el lugar de destino de los materiales, y los datos de las personas que entregan y que reciben el material. El original de la Orden de Entrega debe ser archivado en el expediente de Unidad de destino o destinatario, por el encargado de bodega con los datos completos de la persona que recibe el material y las respectivas firmas. El encargado de bodega debe preparar la mercadera de acuerdo con la Orden de Entrega, empacar en el menor nmero de bultos, sellar y rotular las cajas con el nombre de lugar de destino y el nmero de Orden de Entrega, si as lo amerita. En el caso de los traslados de bienes desde la bodega hasta el usuario, el responsable del transporte de los mismos, debe garantizar su salvaguarda e integridad y es responsable de los daos que pudiera adquirir por efectos del traslado. 7.3. Dar de baja o trasladar el bien

Si hay bienes que deben ser dados de baja o trasladados se procede a realizar la baja de bienes o su traslado segn sea el caso, en apego a lo establecido en el Reglamento para el Registro y Control de Bienes de la Administracin Central en sus artculos 13, y del 24 al 44 . Una vez concluido el proceso se deben actualizar los inventarios institucionales y el sistema de informacin especfico establecido para tal fin. Posteriormente se realiza la evaluacin y el seguimiento del inventario institucional. 7.4. Entrega de los bienes

Con base en los pedidos pendientes de distribucin, se programa la distribucin en funcin de la cantidad a entregar (peso y volumen de la carga, vs. capacidad del vehculo), la ubicacin geogrfica de los distintos receptores a fin de definir la ruta ideal, la disponibilidad de transporte y la prioridad de entrega de las solicitudes. Una vez realizada la asignacin y programacin de tiempos y rutas, se realizan las giras para hacer efectiva la entrega de los materiales en el lugar designado.

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Puesto que la carga es responsabilidad del chofer hasta la entrega de la misma en el lugar de destino, este funcionario debe estar presente en el momento de la carga y dar por recibido el material a transportar, firmando una copia del documento de despacho que dejar como comprobante del viaje al que le entreg los bienes. En igual forma debe presenciar la descarga de los materiales en el lugar de destino y obtener del encargado del establecimiento un recibo conforme en la Orden de Entrega recuperando la original y dejndole la copia. 7.5. Autoevaluacin de gestin

La autoevaluacin de gestin corresponde a una identificacin de oportunidades de mejora donde los funcionarios a partir de la aplicacin del proceso, determinan mejores formas de ejecutarlo (ejecutar pasos simultneamente), necesidades adicionales para ejecutarlo mejor (requerimientos de capacitacin) o si existi negligencia en algunos pasos del proceso, afectando el resultado final. 7.6. Gestin de auditora especfica

Dependiendo de la naturaleza y grado de desconcentracin del proceso, el responsable determina la necesidad de realizar una auditora especfica del proceso o sobre las unidades organizativas que tienen responsabilidad del mismo, con el fin de evaluar y dar seguimiento al cumplimiento de la normativa institucional en el mbito de sus competencias. 7.7. Implementar oportunidades de mejora

Con base en los resultados de la autoevaluacin de gestin y de la auditoria especfica el responsable del proceso determina si existen oportunidades de mejora que puedan ser implementadas por l o su equipo. Las oportunidades de mejora que se implementan por el lder del proceso son las que del todo no afectan a otra unidad, o que pueden afectar a otra unidad.

8. Indicadores de desempeo
Indicadores de impacto Grado de satisfaccin de los usuarios finales de los bienes

Indicadores de gestin % de Inventarios actualizados y completos % de solicitudes atendidas oportunamente

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9. Diagrama

Diagrama de Flujo DESPACHO Y DISTRIBUCIN DE BIENES

Cdigo: MS.NC.AAD.SLA.01.03 Versin 1 Unidad organizativa: Fuente: Sub-rea de Despacho y Distribucin Elaborado por: Fecha elaboracin: Hoja 1 de 1 Actividades Sub-rea de Despacho y Distribucin Sub-rea de Registro, Control y Custodia de Bienes INICIO Responsable Flujo Informacin Detalle Flujo de Informacin

Cdigo

Descripcin

Sub-rea de Recepcin

Coordinacin de AAD

7.1

Recibo, registro y trmite de las solicitudes de bienes

7.2

Realizar la preparacin y embalaje de los bienes

7.3

Dar de baja o trasladar el bien en el sistema

7.4

Entregar los bienes al solicitante

7.5

Realizar la autoevaluacin de proceso

Si No

Se requiere de Auditora Especfica? 7.6 Gestionar auditoria especfica Existen oportunidades de mejora que puedan ser implementadas por el responsable del proceso?
Si No

7.7

Implementar oportunidades de mejora

FIN

Se envian los resultado de la Autoevaluacion del proceso y la Auditoria especifica a Control Interno

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10.

Anexos

Anexo 1

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