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La planeacin es un proceso de pensamiento: un ejercicio de raciocinio y creacin; de generacin de ideas; de anlisis de pensamientos y escenarios; de evaluacin de alternativas y posibilidades. Desde estos puntos de vista, el costo de planear es mnimo y su impacto en el presente y futuro de la organizacin es invaluable.
Es el cimiento para la toma de decisiones estratgicas. Sin este fundamento, las decisiones y acciones subsecuentes quizs sean fragmentadas e inconsistentes con la salud de la empresa en el largo plazo.
La responsabilidad por la elaboracin y puesta en marcha de los planes estratgicos y tcticos de una organizacin, reside en sus directivos; sin embargo, responsabilidades diversas se distribuyen entre los miembros de la empresa.
Liderazgo Apoyo al proceso Participacin Desarrollo del proceso Revisar Aprobar Lograr que terminen los objetiva Coordinar actividades Aclara dudas Supervisa el desarrollo Apoya a quien lo necesite Acopia la informacin Escribe memoria del desarrollo Estructura y ordena informacin
Facilitador
Documentador
La Planeacin Estratgica:
En la Planeacin Estratgica, primero, se establece el futuro deseado tan abiertamente como sea posible, de manera creativa y libre de las restricciones de la experiencia y las circunstancias actuales, y despus se eligen acciones que permitan acercarse a la imagen del futuro a partir de las posibilidades existentes y de la consideracin del entorno. La Planeacin Estratgica considera que el futuro depende de lo que se haga en el presente; entonces, se planea diseando primero un futuro deseado que sea factible y que involucre en principio nicamente medios actualmente disponibles, para luego preparar, seleccionar, implantar y controlar maneras de hacerlo posible.
La Planeacin Estratgica:
Caractersticas: Prospectiva Integral Participativa
Interactiva
Indicativa Opcional Operativa
La Planeacin Estratgica:
Caractersticas: Prospectiva Integral Participativa
Porque tiende hacia un futuro ideal, es decir, es un proceso para decidir de antemano:
Qu tipo de esfuerzos deben hacerse.
Interactiva
Indicativa Opcional Operativa
La Planeacin Estratgica:
Caractersticas: Prospectiva Integral Participativa
Interactiva
Indicativa Opcional Operativa
Por la visin de conjunto para su formulacin, adems de ser organizada y conducida con base en una realidad entendida.
La Planeacin Estratgica:
Caractersticas: Prospectiva Integral Participativa
Interactiva
Indicativa Opcional Operativa
En tanto que en su formulacin intervienen los diferentes actores del quehacer institucional.
La Planeacin Estratgica:
Caractersticas: Prospectiva Integral Participativa
Interactiva
Indicativa Opcional Operativa
Ya que orienta permanentemente las acciones institucionales, con base en la evaluacin de los resultados obtenidos y en los cambios que se presentan en el entorno social.
La Planeacin Estratgica:
Caractersticas: Prospectiva Integral Participativa
Por su carcter orientador propone principios para que cada institucin los adopte de acuerdo con su propia naturaleza y problemtica. Y mediante la concertacin se logre al mismo tiempo el compromiso institucional.
Interactiva
Indicativa Opcional Operativa
La Planeacin Estratgica:
Caractersticas: Prospectiva Integral Participativa
Interactiva
Indicativa Opcional Operativa
Al prever alternativas para superar e impulsar situaciones cambiantes que afecten el desarrollo.
La Planeacin Estratgica:
Caractersticas: Prospectiva Integral Participativa
Interactiva
Indicativa Opcional Operativa
Porque sus acciones impactan en la toma de decisiones y el quehacer institucional en el marco de desarrollo.
Pensamiento estratgico
Planeacin tctica
La Misin:
Se define como la razn de ser de la institucin, la cual determina su existencia. Marca de manera clara y sinttica su quehacer sustantivo y estratgico, as como el fin para el que fue creada, asimismo, fija el rumbo a seguir de la institucin, en tanto sea un enunciado claro, ser esencial para establecer objetivos y formular estrategias adecuadas.
La Misin:
La misin da a conocer a la comunidad su propsito fundamental, establece el qu se hace y para qu se hace; se enfoca en su funcin y en la atencin de sus usuarios; incluye sus valores, su filosofa y sus cualidades especiales. Debe guiar a todos hacia una accin concertada, encaminada a un propsito comn.
dependencia, entidad o unidad administrativa. No necesariamente se tiene que hacer referencia a la personalidad jurdica de la institucin.
2. Qu hacemos? Es la determinacin sinttica del quehacer sustantivo de
la institucin pblica, generalmente, se responde a travs de la razn para la que fue creada.
3. Para qu lo hacemos? Es la finalidad de la institucin consiste en la
identificacin de la utilidad del quehacer de la dependencia, entidad o unidad administrativa en funcin de su propio compromiso.
Para quin lo hacemos? Implica determinar, de manera muy general, la poblacin usuaria que se beneficia con la actuacin de la institucin gubernamental. recursos fundamentales con los que se cuenta para cumplir con el quehacer de la dependencia, entidad o unidad administrativa.
La Visin:
Una accin sin visin...carece de sentido. Una visin sin accin...es un sueo. Una visin con accin... puede cambiar al mundo. (Joel Arthur Barker)
La Visin:
Es la concepcin de la organizacin como producto de la anticipacin que le permite ver ms all de lo inmediato. Representa el escenario altamente deseado que la institucin quisiera alcanzar en un determinado tiempo, enuncia las expectativas a mediano y largo plazos. Es el fundamento de la misin y de los objetivos estratgicos, pero su alcance lo proporciona el enfoque deseado y el tiempo.
La Visin:
Una visin debe articular la percepcin de un futuro realista, creble y atractivo para la institucin con el diseo de mejores cursos de accin que los actuales. Se construye con imaginacin y sentido prctico.
La Visin:
Sin Visin
Con Visin
O b j e t i v o
Cual es el objetivo?
mediano plazo.
2.Qu deseamos lograr? Que logros queremos alcanzar en el mediano plazo. 3.Cmo queremos que nos describan? Cmo le gustara que las personas
comunidad interna (alumnos, profesores y directivos) y a la comunidad externa (padres, autoridades y pblico en general).
Una vez realizado el anlisis, a travs de responder las preguntas anteriores, se integran las respuestas en un solo prrafo que constituir la visin de la institucin.
Misin
Visin
Captura la razn de ser de la institucin. Describe una realidad que perdura en el tiempo.
VALORES
Principios o creencias aceptados por una comunidad, sea empresa, nacin o familia, generalmente propuestos por los fundadores o los rganos de direccin, y expresados en documentos o cdigos internos para fomentar las conductas y actitudes aceptadas como forma bsica del desempeo y convivencia colectiva.
Los valores acordados ayudarn a: Determinar la tolerancia y el campo de los esfuerzos de las empresas Reclutar personal que trabaje con eficiencia en la empresa Establecer los principios de cmo se va a administrar el negocio e indicar prioridades significativas en las polticas y estrategias de desarrollo del personal.
Ejemplos:
tica Innovacin
Rentabilidad
Calidad Honestidad Confianza Integridad Seguridad e higiene Ambiente de trabajo
Imagen de la empresa
Productividad Servicio al cliente Satisfaccin del
personal Respeto
Es un requisito indispensable para lograr un resultado eficaz, ya que la comunicacin de ideas, propsitos y valores permite la cohesin interna, evita la dispersin de esfuerzos y aumenta la sinergia y motivacin de todas las personas que laboran en la organizacin.
Para comunicar una declaracin de misin, visin y valores existen diversas posibilidades como las siguientes: o Membretes. o Literatura de ventas. o Publicaciones internas (boletines). o Orientacin a nuevos empleados. o Manuales para empleados. o Placas en la pared. o Tarjetas de visita. o Letreros acrlicos para mesa. o Carteles. o Pisapapeles. o Juntas de personal.
Si no conoces el entorno pero te conoces a ti mismo, tienes las mismas posibilidades de ganar que de perder. Si no conoces el entorno ni te conoces a ti mismo, todos tus combates se convertirn en derrotas.
Sun Tzu, El arte de la guerra
DIAGNOSTICO
Constituye un proceso fundamental para el desarrollo general de la planeacin, el cual permite precisar la naturaleza y magnitud de los problemas que afectan a una organizacin. En esta parte del proceso se busca identificar cules son los principales problemas crticos que estn impidiendo que la institucin, se desarrolle adecuadamente en un aspecto en particular. Para esto, el diagnstico que utiliza la tcnica FODA, identifica dos mbitos: el interno y el externo. El primero nos permitir conocer cules son nuestras fortalezas (F) y debilidades (D), y el segundo identificar las oportunidades (O) y amenazas (A), para derivar de ello nuestro mejor posicionamiento estratgico en el sector donde se desenvuelve la institucin y del que se derivan las estrategias a seguir.
Conocer los puntos fuertes ayuda a mantenerse centrado y a ver nuevas oportunidades de desarrollo.
Una evaluacin adecuada de las debilidades inyectar una dosis de realidad a la planeacin que se realice.
EVALUACIN INTERNA
EVALUACIN ENTORNO
DEBILIDADES
AMENAZAS
FORTALEZAS
OPORTUNIDADES
Fortalezas:
Son actividades internas que la institucin realiza bien o cualidades de la misma, que ayudan a conseguir los objetivos institucionales establecidos, porque se cuenta con un ambiente laboral adecuado y con los recursos humanos, materiales y financieros suficientes para realizar eficientemente el trabajo.
Debilidades:
Es una actividad que la institucin realiza con un nivel de eficiencia y eficacia menor al deseado, que obstaculiza el logro de los objetivos; se puede identificar como una carencia de lo necesario e indispensable para el desarrollo de las actividades encomendadas.
Oportunidades:
Constituyen situaciones del exterior que pueden beneficiar o facilitar el logro de los objetivos de la institucin.
El considerar a una circunstancia como oportunidad depende de la habilidad de la institucin para saber reconocerla y de su capacidad para aprovecharla.
Amenazas:
Son hechos o situaciones que se dan o pueden presentarse en el exterior, son potencialmente dainas para la institucin porque pueden dificultar o impedir el logro de los objetivos.
Fortalezas
Capacidades especiales con que posee la empresa y por las que cuenta con una posicin privilegiada frente a la competencia.
Oportunidades
Variables que resultan positivas, favorables, explotables y que se deben descubrir en el entorno en el que acta la empresa.
FODA
Debilidades
Factores que provocan una posicin desfavorable frente a la competencia. Recursos de los que se carece, atraso tecnolgico, etctera.
Amenazas
Situaciones que provienen del entorno ( variables externas) y que pueden llegar a atentar incluso con la permanencia de la organizacin.
Fortalezas
Potencial humano Capacidad del proceso Productos y servicios Situacin financiera
Oportunidades
Mercado y clientes Industria y gobierno Competencia Tecnologa
FODA
Debilidades
Atraso tecnolgico Bajo nivel organizativo Poco nivel de integracin Falta de liquidez
Amenazas
Mayor competencia Mercado y clientes Tecnologa Industria y gobierno
Deteccin de fortalezas:
Una fortaleza constituye todo lo que una institucin tiene: historia, tradicin, situacin geogrfica, personal, administrativo, posicin en la comunidad. Deben utilizarse en relacin con la visin, es decir, con los que la institucin tiene en su conjunto para lograr llegar a la situacin deseada. Preguntas: Qu tenemos? Qu hemos desarrollado? Qu tipo de especialistas tenemos? Qu impacto en la comunidad hemos logrado? De qu recursos disponemos? Cules son las mejores prcticas (con el personal, administrativas, sociales)? Estamos satisfechos con el lugar que se ocupamos en el medio?
Fortalezas:
Es necesario ver las fortalezas con el mismo entusiasmo con el que se sealan los defectos. De lo contrario las cosas pueden ir muy mal
Fortalezas:
REDACTA LAS FORTALEZAS: __________________________________________ __________________________________________ __________________________________________ __________________________________________
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Deteccin de debilidades:
Una debilidad se entiende como todo aquello que requiere atenderse y solucionarse, ya que constituye un obstculo para el cumplimiento de objetivos. Analizar en detalle los datos bsicos del servicio prestado permite detectar con claridad aquellos obstculos que se presentan en la operacin estratgica.
Es factible visualizar la manera de convivir con ellos, de ser necesario, o de eliminarlos en lo posible.
Deteccin de debilidades:
Los problemas pueden ser detectados de dos maneras:
a) Analizando
Disminucin de la penetracin en la sociedad. Reduccin en la calidad de los servicios. Obsolescencia de los servicios. Prdida de imagen. Perdida de apoyos importantes o reduccin presupuestal por no alcanzar las expectativas del sector.
Deteccin de debilidades:
Los problemas pueden ser detectados de dos maneras: b) Detectando el grado de dificultad con el que se presenta el desenvolvimiento de las expectativas de planeacin. Por ejemplo: Dificultad para satisfacer requerimientos de la operacin (carencia de recursos). Baja calidad de los servicios. Limitaciones para mantener al da la calidad de los servicios. Imposibilidad de satisfacer las demandas de la sociedad. Elevados costos de operacin.
Deteccin de debilidades:
Incapacidad organizativa para tomar decisiones oportunamente. Insatisfaccin del clientes por los productos y/o servicios. Carencia de instrumentos que faciliten la imparticin de los servicios. Incapacidad de la institucin para adaptarse a los cambios tecnolgicos.
Deteccin de debilidades:
Para detectar las debilidades, es importante identificar si se trata de un problema del sector, pues es posible que otras instituciones estn buscando soluciones o alternativas. Si es el caso, conviene, en consecuencia, buscar alianzas para alcanzar fortaleza y posicin para innovar o enfrentar la situacin. Si es un problema propio de la institucin, es factible que otras instituciones tengan el mismo conflicto, por lo que habr que buscar una solucin antes que los otros, y con ello resolver con prontitud el problema y obtener penetracin en la sociedad al ponerse de manifiesto la calidad de la institucin y su fortaleza para enfrentar y resolver situaciones difciles.
Deteccin de debilidades:
DIRECTIVA
COMPETITIVA
FINANCIERA
DEBILIDADES
TECNOLGICA
TALENTO HUMANO
Debilidades:
REDACTA LAS DEBILIDADES: _______________________________________ _______________________________________ _______________________________________ _______________________________________
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Deteccin de oportunidades:
Las oportunidades son situaciones o condiciones de las que se puede obtener algn provecho o beneficio que puede coadyuvar al logro de objetivos y, con ello, propiciar el crecimiento y desarrollo de la institucin. Buscar y encontrar oportunidades permite detectar nuevas vas de accin mediante una evaluacin constante, sistemtica y crtica de aspectos relacionados con: Crecimiento de la institucin. Mejora en la calidad de los servicios. Introduccin de la tecnologa actual a las actividades de la empresa. Ampliacin y consolidacin de la institucin. Mejoramiento en la administracin y manejo de los recursos. Justificacin para un incremento presupuestal. Mayor impacto en la sociedad a la que se sirve. Coadyuvar al logro de los objetivos sectoriales, entre otros.
Oportunidades:
REDACTA LAS OPORTUNIDADES: _____________________________________________ _____________________________________________ _____________________________________________ _____________________________________________
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Deteccin de amenazas:
Las amenazas provienen del exterior, tomar conciencia de que existen pone en una condicin de alerta ante cualquier variacin que pueda afectar el logro del futuro deseado, al mismo tiempo, funcionan como una presin, que bien utilizada, sirve para mejorar los servicios actuales.
Adems de las variaciones polticas, sociales, culturales o institucionales, es importante poner atencin a los siguientes aspectos:
Alta concentracin de pobreza en la regin. Variaciones en la actividad econmica preponderante en la zona. Incidencia de aspectos culturales externos en la regin. Cambios en los programas de desarrollo social. Cambio de autoridades polticas y administrativas.
Amenazas:
REDACTA LAS AMENAZAS: ______________________________________________ ______________________________________________ ______________________________________________ ______________________________________________
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Matriz FODA:
1. 2.
Debilidades (D)
1. 2.
Fortalezas (F)
Amenazas (A)
1. 2.
Matriz FODA:
1. MAXI-MAXI. Estrategia ofensiva. Potenciar las Fortalezas, para aprovechar las Oportunidades. Pregunta clave: Si potenciamos esta Fortaleza podremos aprovechar mejor esta Oportunidad? 2. MAXI-MINI. Estrategia adaptativa. Superar las Debilidades, para aprovechar las Oportunidades. Pregunta clave: Si superamos esta Debilidad podremos aprovechar mejor esta Oportunidad?
3. MINI-MAXI. Estrategia defensiva. Potenciar las Fortalezas, para defendernos de los efectos de las Amenazas. Pregunta clave: Si potenciamos esta Fortaleza podremos defendernos mejor de los efectos de esta Amenaza?
4. MINI-MINI. Estrategia de supervivencia. Superar las Debilidades, para defendernos de los efectos de las Amenazas. Pregunta clave: Si superamos esta Debilidad podremos defendernos mejor de los efectos de esta Amenaza?
En ese preciso instante suena el timbre de la puerta. Despus de algunos segundos de duda, ambos deciden que ella ir, por lo cual, se envuelve en una toalla, va, abre la puerta y se encuentra con el vecino de al lado de casa.
Si usted comparte la informacin crtica con sus asociados, principalmente sobre crditos y riesgos, evitar situaciones indeseables.