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Integrierte Geschäftsprozesse mit SAP ERP Skript 11: Projektmanagement in SAP ERP Tutor: Dipl.-Wirt.-Inf. Taymaz Khatami
Integrierte Geschäftsprozesse mit SAP ERP
Skript 11: Projektmanagement in SAP ERP
Tutor: Dipl.-Wirt.-Inf. Taymaz Khatami

Integrierte Geschäftsprozesse mit SAP ERP Projektmgmt in SAP ERP

Copyright

mit SAP ERP – Projektmgmt in SAP ERP Copyright - Das vorliegende Skriptum baut zu großen

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Integrierte Geschäftsprozesse mit SAP ERP Projektmgmt in SAP ERP

Inhaltsverzeichnis

mit SAP ERP – Projektmgmt in SAP ERP Inhaltsverzeichnis COPYRIGHT 2 INHALTSVERZEICHNIS 3

COPYRIGHT

2

INHALTSVERZEICHNIS

3

ABBILDUNGSVERZEICHNIS

5

1 PROJEKTMANAGEMENT IN SAP ERP

8

2 GRUNDLAGEN DES PROJEKTMANAGEMENTS MIT SAP ERP

10

2.1

THEORIE: ÜBERBLICK ÜBER DAS PROJEKTMANAGEMENT IN SAP ERP

10

2.1.1 Organisationsebenen im Projektmanagement

11

2.1.2 Stammdaten im Projektsystem

11

2.1.3 Phasen eines Projekts

12

2.2

THEORIE: PROJEKTSTRUKTUREN UND STAMMDATEN

14

2.2.1 Projektstrukturplan

14

2.2.2 Netzplan

18

2.2.3 Weitere Strukturen im SAP-Projektsystem

22

2.2.4 Bearbeitungsfunktionen

23

2.3

PRAXIS: STAMMDATEN SAP MM/CO/HCM

27

2.3.1 Dummy-Material für Projekt anlegen

27

2.3.2 Controlling-Stammdaten

29

2.3.3 Anlegen eines Personalstammsatzes

31

2.4

PRAXIS: PROJEKTSTRUKTUREN

33

2.4.1 Anlegen der Projektdefinition

34

2.4.2 Anlegen des Projektstrukturplans

36

2.4.3 Anlegen eines Meilensteins für die Phase Blueprint

38

2.4.4 Anlegen eines Netzplans für die Phase Prototyp

39

2.4.5 Vorgänge und Anordnungsbeziehungen anlegen

40

2.4.6 Anlegen eines Meilensteins für die Phase Prototyp

42

2.4.7 Anlegen eines PSP-Elements für Sonderaufwendungen

42

2.5

ERLÄUTERUNG

44

2.5.1 Überblick über das Projektmanagement in SAP ERP

44

2.5.2 Projektstrukturen und Stammdaten

47

3 PROJEKTPLANUNG UND PROJEKTBUDGETIERUNG

53

3.1

THEORIE: PROJEKTPLANUNG UND PROJEKTBUDGETIERUNG

53

3.1.1 Aspekte der Planung

53

3.1.2 Terminplanung

54

3.1.3 Ressourcenplanung

56

3.1.4 Material im Projekt

59

3.1.5 Kostenplanung im Projekt

60

3.1.6 Auftragszuordnung zum Projekt

62

3.1.7 Kostenplanung und Budgetierung

63

3.2

PRAXIS: PROJEKTPLANUNG

67

3.2.1 Terminplanung

67

3.2.2 Ressourcenplanung und automatische Terminierung

68

3.2.3 Kostenplanung

71

3.2.4 Grafische Planungshilfen

74

3.2.5 Projektfreigabe

77

3.2.6 Erfassen der projektbezogenen Kundenaufträge

77

3.2.7 Kreditmanagement

84

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Integrierte Geschäftsprozesse mit SAP ERP Projektmgmt in SAP ERP

Geschäftsprozesse mit SAP ERP – Projektmgmt in SAP ERP 3.3 E RLÄUTERUNG 85 3.3.1 Aspekte der

3.3

ERLÄUTERUNG

85

3.3.1 Aspekte der Planung

85

3.3.2 Terminplanung

85

3.3.3 Ressourcenplanung

86

3.3.4 Material im Projekt

87

3.3.5 Kostenplanung im Projekt

88

3.3.6 Auftragszuordnung zum Projekt

88

3.3.7 Kostenplanung und Budgetierung

89

4 PROJEKTDURCHFÜHRUNG

92

4.1

THEORIE: PROJEKTDURCHFÜHRUNG

92

4.1.1 Aspekte der Projektrealisierung

92

4.1.2 Möglichkeiten der Rückmeldung

93

4.1.3 Integration mit dem Einkaufsprozess

96

4.1.4 Zuordnung von Belegen

97

4.2

PRAXIS: PROJEKTDURCHFÜHRUNG

99

4.2.1 Istkostenerfassung: Phase Blueprint

99

4.2.2 Rückmeldung Phase Blueprint

100

4.2.3 Automatische Istkostenerfassung und Rückmeldung: Phase Prototyp

102

4.2.4 Projektplantafel

104

4.2.5 Erfassen von Projekt-Stunden für die Sonderaufwendungen

105

4.2.6 Fakturierung der Kundenaufträge: Blueprint- und Prototyp-Phase

109

4.2.7 Aufwandsbezogene Faktura für die Sonderaufwendungen

111

4.3

ERLÄUTERUNG

118

4.3.1 Aspekte der Projektrealisierung

118

4.3.2 Möglichkeiten der Rückmeldung

118

4.3.3 Integration mit dem Einkaufsprozess

119

4.3.4 Zuordnung von Belegen

120

5 PERIODENABSCHLUSS UND INFORMATIONSSYSTEM

121

5.2

THEORIE: PERIODENABSCHLUSS UND INFORMATIONSSYSTEM

121

5.2.1 Periodenabschluss: Prozess

121

5.2.2 Informationssysteme: Überblick

124

5.3 PRAXIS: INFORMATIONSSYSTEM

127

5.4 ERLÄUTERUNG

129

5.4.1 Periodenabschluss: Prozess

129

5.4.2 Informationssysteme: Überblick

130

6 DATENBLATT

132

7 REFLEXION

133

7.1 FRAGEN

133

7.2 MUSTERLÖSUNG

136

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Abbildungsverzeichnis

SAP ERP – Projektmgmt in SAP ERP Abbildungsverzeichnis Abbildung 1: Prozessübersicht: Projektmanagement 9

Abbildung 1: Prozessübersicht: Projektmanagement

9

Abbildung 2: Eigenschaften von Projekten

10

Abbildung 3: Organisationseinheiten im Projektsystem

11

Abbildung 4: Stammdaten im Projektmanagement

12

Abbildung 5: Phasen eines Projekts

13

Abbildung 6: Projektstrukturplan: Funktionen

15

Abbildung 7: Projektdefinition Techno-Doping

16

Abbildung 8: Operative Kennzeichen im Projektstrukturplan

17

Abbildung 9: Hierarchiegrafik: SAP System-Screenshot

17

Abbildung 10: Netzpläne und Vorgänge: Struktur

18

Abbildung 11: Netzpläne und Vorgänge: Funktionen

21

Abbildung 12: Netzplangrafik

22

Abbildung 13: Project Builder (1)

24

Abbildung 14: Project Builder (2)

25

Abbildung 15: Projektplantafel

26

Abbildung 16: Prozessübersicht: Stammdatenpflege

27

Abbildung 17: Zuordnung Leistungsart/Leistungsartengruppe: SAP System-Screenshot

31

Abbildung 18: Prozessüberblick: Projektdefinition

33

Abbildung 19: Projektstruktur: SAP System-Screenshot

34

Abbildung 20: Anlegen eines neuen Projekts: SAP System-Screenshot

34

Abbildung 21: Projektdefiniton: SAP System-Screenshot

35

Abbildung 22: PSP-Element Entwicklung (1): SAP System-Screenshot

36

Abbildung 23: PSP-Element Entwicklung (2): SAP System-Screenshot

37

Abbildung 24: Untergeordnete PSP-Elemente: SAP System-Screenshot

38

Abbildung 25: Meileinstein zuweisen: SAP System-Screenshot

39

Abbildung 26: Netzplan anlegen: SAP System-Screenshot

40

Abbildung 27: Vorgänge anlegen: SAP System-Screenshot

41

Abbildung 28: Anordnungsbeziehung anlegen: SAP System-Screenshot

41

Abbildung 29: Meilenstein Prototyp anlegen: SAP System-Screenshot

42

Abbildung 30: Projektdefinition im Project Builder: SAP System-Screenshot

43

Abbildung 31: Organisationsebenen in SAP PS: help.sap.com

45

Abbildung 32: Aspekte der Planung

53

Abbildung 33: Grafische Darstellungen der Projektplantafel

54

Abbildung 34: Terminplanung mit PSP-Elementen

55

Abbildung 35: Ressourcenplanung

57

Abbildung 36: Eigenbearbeitung

58

Abbildung 37: Fremdbearbeitung

59

Abbildung 38: Material im Projekt

59

Abbildung 39: Kostenplanung im Projekt

61

Abbildung 40: Easy Cost Planning

62

Abbildung 41: Auftragszuordnung zum Projekt

63

Abbildung 42: Kostenplanung und Budgetierung

64

Abbildung 43: Budgetierung

65

Abbildung 44: Verfügbarkeitskontrolle

66

Abbildung 45: Prozessüberblick: Projektplanung

67

Abbildung 46: Arbeitsvorrat: SAP System-Screenshot

67

Abbildung 47: Ressourcenplanung Spezifikation: SAP System-Screenshot

69

Abbildung 48: Termine PSP-Element Prototyp: SAP System-Screenshot

70

Abbildung 49: Termine Netzplan Prototyp: SAP System-Screenshot

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Integrierte Geschäftsprozesse mit SAP ERP Projektmgmt in SAP ERP

Geschäftsprozesse mit SAP ERP – Projektmgmt in SAP ERP Abbildung 50: Termine Vorgänge Spezifikation/Konstruktion:

Abbildung 50: Termine Vorgänge Spezifikation/Konstruktion: SAP System-Screenshot

71

Abbildung 51: Easy Cost Planning: SAP System-Screenshot

73

Abbildung 52: Netzplankalkulation: SAP System-Screenshot

74

Abbildung 53: Hierarchiegrafik öffnen: SAP System-Screenshot

74

Abbildung 54: Hierarchiegrafik: SAP System-Screenshot

75

Abbildung 55: Netzplangrafik: SAP System-Screenshot

75

Abbildung 56: Projektplantafel öffnen

76

Abbildung 57: Projektplantafel: SAP System-Screenshot

76

Abbildung 58: Prozessübersicht: Kundenauftragsmanagement

77

Abbildung 59: Kundenauftrag für Meilensteinfaktura; Fallstudie PS, 2007

78

Abbildung 60: Konditionen für projektbezogenen Kundenauftrag: SAP System-Screenshot 79

Abbildung 61: Kontierung Meilenstein: SAP System-Screenshot

80

Abbildung 62: Fakturierungsplan (1): SAP System-Screenshot

80

Abbildung 63: Fakturierungsplan (2): SAP System-Screenshot

81

Abbildung 64: Kontierung Sonderaufwendungen: SAP System-Screenshot

83

Abbildung 65: Dynamische Posten Profil: SAP System-Screenshot

83

Abbildung 66: Verfügbarkeitsprüfung: help.sap.com

91

Abbildung 67: Aspekte der Projektrealisierung

93

Abbildung 68: Möglichkeiten der Rückmeldung

94

Abbildung 69: Istdaten für PSP-Elemente

95

Abbildung 70: Cross Application Time Sheet

95

Abbildung 71: Integration mit dem Einkaufsprozess

97

Abbildung 72: Zuordnung von Belegen

98

Abbildung 73: Prozessüberblick: Projektdurchführung

99

Abbildung 74: Istkostenerfassung Blueprint: SAP System-Screenshot

100

Abbildung 75: Meilensteinfakturierung; Fallstudie PS, 2007

100

Abbildung 76: Meilensteinfakturierung: SAP System-Screenshot

101

Abbildung 77: Vorgang Spezifikation rückmelden: SAP System-Screenshot

102

Abbildung 78: Status des Vorgangs: SAP System-Screenshot

103

Abbildung 79: Isttermin Meilenstein automatisch gesetzt: SAP System-Screenshot

104

Abbildung 80: Actual Costs Project Planning Board: SAP System-Screenshot

104

Abbildung 81: Prozessübersicht: Sonderaufwendungen

105

Abbildung 82: CATS (Cross Application Time Sheet); Fallstudie PS, 2007

105

Abbildung 83: Zeiterfassung Beraterstunden: SAP System-Screenshot

106

Abbildung 84: Freigabe Arbeitszeiten: SAP System-Screenshot

106

Abbildung 85: Datentransfer nach SAP CO: SAP System-Screenshot

107

Abbildung 86: Kosten-Erlös-Bericht: SAP System-Screenshot

108

Abbildung 87: Prozessüberblick: Fakturierung

109

Abbildung 88: Fakturierung: SAP System-Screenshot

110

Abbildung 89: Buchhaltungsbeleg: SAP System-Screenshot

110

Abbildung 90: Schematische Darstellung aufwandsbezogener Fakturierung

113

Abbildung 91: Aufwandsbezogene Fakturierung (1): SAP System-Screenshot

114

Abbildung 92: Aufwandsbezogene Fakturierung (2): SAP System-Screenshot

115

Abbildung 93: Aufwandsbezogene Fakturierung: SAP System-Screenshot

116

Abbildung 94: Faktura Druckansicht: SAP System-Screenshot

117

Abbildung 95: Periodenabschluss: Prozess

122

Abbildung 96: Abrechnung Soll Haben

123

Abbildung 97: Mehrstufige Abrechnung Direkte Abrechnung

124

Abbildung 98: Informationssysteme: Überblick

125

Abbildung 99: Strukturinfosystem

126

Abbildung 100: Kostenartenbericht

126

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Integrierte Geschäftsprozesse mit SAP ERP Projektmgmt in SAP ERP

Geschäftsprozesse mit SAP ERP – Projektmgmt in SAP ERP Abbildung 101: Prozessüberblick: Infosystem 127

Abbildung 101: Prozessüberblick: Infosystem

127

Abbildung 102: Kosten-Erlös-Bericht (1): SAP System-Screenshot

127

Abbildung 103: Kosten-Erlös-Bericht (2): SAP System-Screenshot

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Integrierte Geschäftsprozesse mit SAP ERP Projektmgmt in SAP ERP Projektmanagement in SAP ERP

– Projektmgmt in SAP ERP Projektmanagement in SAP ERP 1 Projektmanagement in SAP ERP Das Ziel

1 Projektmanagement in SAP ERP

Das Ziel dieser Lerneinheit besteht darin, Ihnen das Projektmanagement im SAP ERP System näher zu bringen.

Am Ende dieses Kapitels können Sie:

- die in einem Projekt verwendeten Grunddaten beschreiben

- die grundlegenden Funktionen des Projektstrukturplans beschreiben

- den Zweck von Netzplanen und Vorgängen erläutern

- die grundlegenden Funktionen der Projektplantafel erläutern

- das Ziel der Planung von PSP-Daten und der Terminierung erklären

- die Arten der Ressourcenplanung und ihre Auswirkungen auf die Integration erklären

- die verschiedenen Projektkosten- und Erlösplanungsarten und ihre Auswirkungen auf die Integration erläutern

- die Unterschiede zwischen Planung und Budgetierung erklären

- die Funktion der Verfügbarkeitskontrolle erläutern

- die Funktionen zum Buchen auf Projekte und ihre Auswirkungen auf die Integration erläutern

- verschiedene Methoden für das Buchen von Arbeit auf ein Projekt beschreiben

- die Integration zwischen Projekten und Materialmanagement in einem Einkaufsvor- gang definieren

- die Funktionen des Periodenabschlusses und ihre Auswirkungen auf die Integration beschreiben

- die Szenarios für die Abrechnung von Projekten aus der Sicht der Integration erklären

- die Reporting- und Analyse-Werkzeuge im Projektsystem erörtern.

Szenario der Fallstudie Ein Kunde, der jährlich ein erfolgreiches Team bei einem dreiwöchigen Radrennen in Frank- reich an den Start schickt, kontaktiert Ihr Unternehmen. Der Kunde hat genug von seinen Lie- feranten aus den chemischen und pharmazeutischen Branchen und möchte sich stattdessen mit technischen Hilfsmitteln einen Vorteil im Rennen verschaffen. Aus diesem Grund werden Sie und einige Ingenieure am Standort Frankfurt damit beauftragt, innerhalb eines Projektes ein neues Rennrad zu entwickeln, dass allen anderen Konkurrenzprodukten überlegen ist. Das Projekt läuft unter dem Codenamen Techno-Doping.

In der praktischen Anwendung zu dieser Lerneinheit werden Sie zunächst die für die Projekt- durchführung notwendigen Stammdaten pflegen. Dabei werden Sie einen Dummy- Materialstammsatz, eine Leistungsart und einen Personalstammsatz anlegen. Zu der Stamm- datenpflege gehört auch der darauf folgende Schritt der Projektdefinition. Dabei wird die Pro- jektstruktur in Form vom Projektstruktur- und Netzplänen im SAP ERP System abgebildet. Nachdem die Stammdaten im System angelegt sind, werden Sie die Projektplanung durchfüh- ren. Dazu gehören die Termin-, Ressourcen- und Kostenplanung. Nach der Freigabe des Pro- jektes wird der Kundenauftrag erfasst und das Projekt durchgeführt. Bei der Projektdurchfüh- rung erfassen Sie Kosten und Leistungen, die während der Projektbearbeitung angefallen sind

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Integrierte Geschäftsprozesse mit SAP ERP Projektmgmt in SAP ERP Projektmanagement in SAP ERP

– Projektmgmt in SAP ERP Projektmanagement in SAP ERP und kontieren diese auf die Projektstruktur. Darauf

und kontieren diese auf die Projektstruktur. Darauf basierend erstellen Sie die Rechnung für den Kunden.

Darauf basierend erstellen Sie die Rechnung für den Kunden. Abbildung 1: Prozessübersicht: Projektmanagement Copyright

Abbildung 1: Prozessübersicht: Projektmanagement

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Integrierte Geschäftsprozesse mit SAP ERP Projektmgmt in SAP ERP Grundlagen des Projektmanagements mit SAP ERP

in SAP ERP Grundlagen des Projektmanagements mit SAP ERP 2 Grundlagen des Projektmanagements mit SAP ERP

2 Grundlagen des Projektmanagements mit SAP ERP

Dieser Abschnitt gibt Ihnen einen Überblick über das SAP Projekt System (SAP PS) und er- läutert die Organisationsebenen in SAP PS. Darüber hinaus werden die Stammdaten und Pro- jektstrukturen in SAP PS vorgestellt.

2.1 Theorie: Überblick über das Projektmanagement ERP

in SAP

Theorie: Überblick über das Projektmanagement ERP in SAP stellen. Groß angelegte Projekte, wie beispielsweise der

stellen.

Groß angelegte Projekte, wie beispielsweise der Bau einer kompletten Anlage, aber auch kleinere Vorhaben, wie die Organisation einer Messe, erfordern eine genaue Planung der zahlreichen Detailaktivitäten. Der Projektverantwortliche muss die termin-, kosten- und leistungsgerechte Durchführung des Projekts sicherstellen und die notwendigen Ressourcen und Finanzmittel optimal bereit-

Was ist ein Projekt? Projekte sind Vorhaben, die sich durch besondere Merkmale auszeichnen:

- In der Regel sind Projekte komplex, einmalig und beinhalten ein hohes Risiko für das Unternehmen.

- Es werden dabei genaue Zielvorgaben zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer vereinbart.

- Projekte sind sowohl zeitlich begrenzt, als auch kosten- und kapazitätsintensiv.

- An der Abwicklung eines Projektes sind mehrere Abteilungen beteiligt.

- Projekte unterliegen bestimmten Qualitätsanforderungen.

- Projekte besitzen in der Regel eine hohe strategische Bedeutung für das durchführende Unternehmen. Projekte sind normalerweise in den betrieblichen Ablauf eines Unternehmens eingebunden. Um alle anfallenden Aufgaben in der Projektrealisierung steuern zu können, ist eine projekt- spezifische Organisation notwendig, die zwischen den betroffenen Fachbereichen angesiedelt ist (siehe Abbildung) und somit (technische) Schnittstellen zu allen Fachabteilungen haben sollte (Integration).

zu allen Fachabteilungen haben sollte (Integration). Abbildung 2: Eigenschaften von Projekten Copyright Prof. Dr.

Abbildung 2: Eigenschaften von Projekten

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Integrierte Geschäftsprozesse mit SAP ERP Projektmgmt in SAP ERP Grundlagen des Projektmanagements mit SAP ERP

in SAP ERP Grundlagen des Projektmanagements mit SAP ERP 2.1.1 Organisationsebenen im Projektmanagement Das

2.1.1 Organisationsebenen im Projektmanagement

Das Projektsystem im SAP ERP-System besitzt keine eigene Organisationseinheit, wie Sie es bisher von den anderen Fachabteilungen kennen. In Abhängigkeit von der Art und Konfigura- tion des Projekts werden Organisationseinheiten unterschiedlicher Bereiche verwendet (Ver- trieb, Einkauf, Produktion, Buchhaltung, Controlling, Personaladministration usw.). Auch daran zeigt sich die Schnittstellenfunktion eines Projektes. Bei der Projektdefinition (oberster Projektknoten) sind die Organisationseinheiten Kosten- rechnungskreis und Buchungskreis Mussfelder, d. h. diese beiden Organisationseinheiten müssen bei der Projektdefinition angegeben werden. Der Geschäftsbereich muss angegeben werden, wenn im angegebenen Buchungskreis Geschäftsbereichsbilanzen geführt werden. Der Kostenrechnungskreis stellt dabei die für das Gesamtprojekt verantwortliche Organisati- onseinheit dar. Der Kostenrechnungskreis kann nach der Definition des Projektes nicht mehr verändert werden. Untere Projektebenen (z. B. PSP-Elementen, siehe folgende Ausführungen) können aber unterschiedliche Buchungskreisen zugeordnet werden, wenn diese Buchungs- kreise dem in der Projektdefinition angegebenen Kostenrechnungskreis angehören.

angegebenen Kostenrechnungskreis angehören. Abbildung 3: Organisationseinheiten im Projektsystem 2.1.2

Abbildung 3: Organisationseinheiten im Projektsystem

2.1.2 Stammdaten im Projektsystem

Je nach Anforderung des Projektes, welches in einem SAP ERP System durchgeführt werden soll, können Projekte mit einem Projektstrukturplan (PSP), ein oder mehreren Netzplänen oder aus einer Kombination beider abgebildet bzw. strukturiert werden. Ein Projektstrukturplan bildet den Aufbau eines Projektes im SAP ERP System ab und stellt somit ein Modell des Projekts dar, das die zu erfüllenden Projektleistungen hierarchisch abbildet. Er bildet die operative Basis für die Planung der Kosten, Erlöse und Zahlungen so- wie für die Terminierung und Budgetierung.

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in SAP ERP Grundlagen des Projektmanagements mit SAP ERP Mithilfe eines oder mehrerer Netzpläne kann ein

Mithilfe eines oder mehrerer Netzpläne kann ein Projekt oder Teile eines Projekts ablaufori- entiert abgebildet werden. In einem Netzplan werden dazu einzelne Aspekte des Projektes als Vorgänge abgebildet, die durch Anordnungsbeziehungen mit einander verknüpft sind. D. h., Vorgänge bilden den Ablauf eines Projekts oder den Ablauf von Aktivitäten aus dem Projekt ab. Vorgänge bilden die operative Basis für die Planung und Steuerung von Terminen, Kosten und Ressourcen (Personal, Maschinen, Fertigungshilfsmittel, Material). Vorgängen können zu PSP-Elementen zugeordnet werden. Dadurch werden Termine und Kosten aus den Vorgängen in die PSP-Elemente heraufgereicht und sind dort aggregiert aus- wertbar. Verfügungen der Vorgänge werden gegen die Budgets der PSP-Elemente geprüft.

werden gegen die Budgets der PSP-Elemente geprüft. Abbildung 4: Stammdaten im Projektmanagement 2.1.3 Phasen

Abbildung 4: Stammdaten im Projektmanagement

2.1.3 Phasen eines Projekts

Während der Realisierung durchläuft das Projekt verschiedene Phasen innerhalb seines Le- benszyklus. Die Durchführung umfangreicher Projekte erfordert dabei ein hohes Maß an prä- ziser Planung und Koordination. In einer Vorausschau des Projektablaufs sind Termine fest- zulegen, Ressourcen verfügbar zu machen, Geldmittel bereitzustellen. Das Projektsystem im SAP ERP System unterstützt dabei alle Phasen der Projektabwicklung und profitiert von der Integration mit den anderen SAP-Funktionsbereichen.

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in SAP ERP Grundlagen des Projektmanagements mit SAP ERP Abbildung 5: Phasen eines Projekts Copyright Prof.
in SAP ERP Grundlagen des Projektmanagements mit SAP ERP Abbildung 5: Phasen eines Projekts Copyright Prof.

Abbildung 5: Phasen eines Projekts

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in SAP ERP Grundlagen des Projektmanagements mit SAP ERP 2.2 Theorie: Projektstrukturen und Stammdaten Je nach

2.2 Theorie: Projektstrukturen und Stammdaten

Je nach Anforderung des Projektes, welches in einem SAP ERP System durch- geführt werden soll, können Projekte mit einem Projektstrukturplan (PSP), einem oder mehreren Netzplänen oder aus einer Kombination beider abgebildet bzw. strukturiert werden. Projektstrukturpläne ohne zugeordnete Netzpläne werden häufig zur Abbildung von Projekten eingesetzt, bei denen die Control- ling-Aspekte (z. B. Kosten- oder Investitionsprojekte) und weniger die logistischen Prozesse im Vordergrund stehen. Netzpläne hingegen werden eingesetzt, um logistische Funktionen innerhalb einer Projektdefinition abzubilden. Beispiele hierfür wären die automatische Ter- minplanung mit Hilfe der Terminierung, die Planung von Ressourcen oder die Beschaffung von Materialien.

Planung von Ressourcen oder die Beschaffung von Materialien. 2.2.1 Projektstrukturplan Mit Hilfe eines

2.2.1

Projektstrukturplan

Mit Hilfe eines Projektstrukturplans (PSP) wird im SAP ERP System der Aufbau eines Projektes abgebildet. Dabei werden Projektstrukturelemente (PSP-Elemente) verwendet, um ein Projekt in verschiedene Teile zu gliedern und die hierarchische Form des Projektes darzu- stellen. Die einzelnen Projektteile können wiederum durch PSP-Elemente gegliedert werden, bis der benötigte Detaillierungsgrad für das Projekt erreicht wird. Prinzipiell kann ein Projekt im SAP ERP System bis zu 99 Gliederungsstufen besitzen und pro Stufe können beliebig vie- le PSP-Elemente zugeordnet werden. Aus Performancegründen sollte ein Projektstrukturplan aber maximal 10.000 PSP-Elemente enthalten.

2.2.1.1 Projektstrukturplan: Funktionen

Der Projektstrukturplan ist die Basis für die weiteren Planungsschritte im Projekt. Der Schwerpunkt liegt auf der Planung, Beschreibung, Steuerung und Überwachung der Kosten, den Eckterminen und dem Budget. Die Planung von Terminen, Kosten und Zahlungsdaten erfolgt häufig durch Vorgänge, die PSP-Elementen zugeordnet werden. Damit ergeben sich folgende Funktionen von Projektstrukturplänen im SAP ERP System:

- Planung und Erfassung von Terminen

- Hierarchische Budgetverwaltung

- Kostenplanung und Kontierung von Belegen

- Planung und Fakturierung von Erlösen

- Planung und Überwachung von Zahlungsflüssen

- Bestandsführung von Materialien

- Diverse Periodenabschlusstätigkeiten

- Überwachung des Projektfortschritts

- Aggregierte Auswertung von Daten

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in SAP ERP Grundlagen des Projektmanagements mit SAP ERP Abbildung 6: Projektstrukturplan: Funktionen Der
in SAP ERP Grundlagen des Projektmanagements mit SAP ERP Abbildung 6: Projektstrukturplan: Funktionen Der

Abbildung 6: Projektstrukturplan: Funktionen

Der Projektstrukturplan sollte alle relevanten Aspekte eines Projektes beinhalten, um eine vollständige Planung und Analyse des Projektes im SAP ERP System zu ermöglichen. Die Aufgaben und Funktionen der einzelnen Projektteile sollten klar abgegrenzt und eindeutig definiert sein. Es existieren diverse Arten, einen Projektstrukturplan innerhalb einer Stufe zu gliedern. Beispielsweise kann dabei eine phasenorientierte, eine funktionsorientierte Struktu- rierung oder eine Strukturierung nach organisatorischen Gesichtspunkten erfolgen.

Phasenorientierte Strukturierung Bei dieser Form der Strukturierung können die einzelnen PSP-Elemente bspw. eine Konstruk- tions-, eine Beschaffungs- und eine Montagephase darstellen. Diese Form der Strukturierung ist insbesondere für eine aussagekräftige Terminplanung und die sukzessive Durchführung von Projektteilen geeignet.

Funktionsorientierte Strukturierung Diese Form der Strukturierung kann bspw. einen Schiffsbauprojekt seine funktionalen Kom- ponenten und deren Fertigung gliedern. So würden PSP-Elemente für Motor, Rumpf, Kabinen etc. angelegt werden. Wenn mit Projektbeständen (Material im Projekt) gearbeitet wird, kön- nen so separate Bestände für die einzelnen Baugruppen geführt werden.

Strukturierung nach organisatorischen Gesichtspunkten Hierbei können Strukturen bspw. einzelne PSP-Elemente für Vertrieb, Einkauf und Produkti- on beinhalten oder eine Aufteilung nach verantwortlichen Kostenstellen umfassen. Diese Form der Strukturierung erlaubt im Reporting den unmittelbaren Ausweis der Kostenanteile für die verschiedenen Organisationseinheiten.

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in SAP ERP Grundlagen des Projektmanagements mit SAP ERP Folgende Abbildung zeigt eine schematische Darstellung der

Folgende Abbildung zeigt eine schematische Darstellung der Projektdefinition für das Projekt Techno-Doping. Dabei wurde eine phasenorientierte Strukturierung für die Projektdefinition gewählt.

Strukturierung für die Projektdefinition gewählt. Abbildung 7: Projektdefinition Techno-Doping 2.2.1.2

Abbildung 7: Projektdefinition Techno-Doping

2.2.1.2 Operative Kennzeichen von Projektstrukturplanelementen

PSP-Elemente stellen die einzelnen Teile eines Projektes dar. Besondere Bedeutung für die Steuerung von PSP-Elementen haben die operativen Kennzeichen. Bei den Grunddaten eines PSP-Elements können die Kennzeichen Planungselement, Kontierungselement und Faktu- rierungselement gesetzt werden. Dadurch werden die (Controlling-)Eigenschaften des PSP- Elements festgelegt. Weiterhin bestimmen operative Kennzeichen, welche Aufgaben das PSP-Element in der Projektdurchführung übernimmt.

Planungselement: PSP-Elemente, auf denen manuell Kosten geplant werden sollen, werden als Planungselemente gekennzeichnet. Kontierungselement: Dieses Kennzeichen steuert, ob dem PSP-Element Aufträge (insb. auch Vorgänge bzw. Netzpläne) zugeordnet werden können. Weiterhin ist dadurch die Kon- tierung von Belegen bzw. Kosten auf den PSP-Elementen möglich. Ist das Kennzeichen nicht gesetzt, können auch keine Bestellanforderungen, Bestellungen oder Rechnungen mit dem PSP-Element verrechnet werden. Fakturierungselement: Sollen auf einem PSP-Element Erlöse geplant und ggf. später Isterlöse gebucht werden, muss dieses Kennzeichen gesetzt sein.

Unabhängig von der Stufe im Projektstrukturplan können für ein PSP-Element beliebige Kombinationen aus diesen drei Kennzeichen gesetzt werden.

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in SAP ERP Grundlagen des Projektmanagements mit SAP ERP Ein weiteres Kennzeichen, das die Controlling-Eigenschaft

Ein weiteres Kennzeichen, das die Controlling-Eigenschaft eines PSP-Elements beeinflusst, ist das Kennzeichen Statistisch. Dadurch werden die Istkosten auf einem PSP-Element nur statistisch unter dem Werttyp 11 (Statistisches Ist) statt unter dem Werttyp 4 (Ist) fortge- schrieben. Das bedeutet, dass bei der Kontierung von Belegen auf dieses PSP-Element immer neben dem statistischen PSP-Element ein „echtes“ Kontierungsobjekt (z. B. Kostenstelle, Kundenauftrag etc.) als Empfänger der Kosten angegeben werden muss. Statistische Kontie- rungen dienen in der Regel Reporting- und Analysezwecken.

rungen dienen in der Regel Reporting- und Analysezwecken. Abbildung 8: Operative Kennzeichen im Projektstrukturplan

Abbildung 8: Operative Kennzeichen im Projektstrukturplan

2.2.1.3 Hierarchiegrafik

Die Hierarchiegrafik zeigt den hierarchischen Aufbau eines Projektstrukturplans in grafischer Form. In Abhängigkeit vom Grafikprofil des Projekts und der Auswahl unter Darstellung PSP-Elemente können unterschiedliche Daten zu jedem PSP-Element angezeigt werden. Per Mausklick können operative Kennzeichen eines PSP-Elements in der Graphik geändert oder das Detailbild zu einem PSP-Element aufgerufen werden. Weiterhin kann in der Hierarchie- grafik direkt ein PSP-Element angelegt und sofern erlaubt gelöscht werden.

PSP-Element angelegt und sofern erlaubt gelöscht werden. Abbildung 9: Hierarchiegrafik: SAP System-Screenshot

Abbildung 9: Hierarchiegrafik: SAP System-Screenshot

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2.2.2

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Netzplan

ERP Grundlagen des Projektmanagements mit SAP ERP Netzplan Netzpläne dienen der Abbildung des Ablaufs verschiedener

Netzpläne dienen der Abbildung des Ablaufs verschiedener Projektaktivitäten. Die Projektak- tivitäten und deren Abfolge bzw. deren Verknüpfungen werden in Form von Vorgängen und Anordnungsbeziehungen im System dargestellt. Mit Hilfe von Netzplänen können insbeson- dere diverse logistische Integrationen in der Materialwirtschaft, Produktion, Instandhaltung, Kapazitätsplanung und im Einkauf genutzt werden. Netzpläne sollten eine Größe von 500 Vorgängen nicht überschreiten, da pro Netzplan in der Regel nur ein Verantwortlicher (Disponent) hinterlegt wird. Weiterhin ist die Sperrlogik des SAP Systems bei der Konzipierung und der Größe des Netzplans zu beachten. Immer wenn ein Netzplanobjekt bearbeitet wird, ist der gesamte Netzplan gesperrt. In der Regel, aber nicht zwangsläufig (Ein Projekt kann auch ganz ohne PSP-Elemente bzw. ohne einen Projektstrukturplan angelegt werden und nur einen Netzplan verwenden) werden Vorgänge für PSP-Elemente angelegt. Das heißt, die Vorgänge werden den betreffenden PSP- Elementen zugeordnet. Über die Zuordnung werden Plan- und Istdaten der Vorgänge (Termi- ne, Kosten und Zahlungsdaten) in die PSP-Elemente aggregiert.

2.2.2.1 Netzpläne und Vorgänge: Struktur

Ein Netzplan besteht aus einem Netzplankopf sowie Vorgängen. Vorgänge können durch Anordnungsbeziehungen miteinander verknüpft werden. Mithilfe von Vorgangselementen können Vorgänge detailliert werden.

Vorgangselementen können Vorgänge detailliert werden. Abbildung 10: Netzpläne und Vorgänge: Struktur

Abbildung 10: Netzpläne und Vorgänge: Struktur

Netzplankopf Der Netzplankopf bildet einen Rahmen für die unterschiedlichen Objekte des Netzplans. Er enthält sowohl steuernde Profile und Kennzeichen als auch Vorschlagswerte für die verschie- denen Netzplanobjekte. Der Netzplankopf enthält ein Netzplanprofil, eine Netzplanart und

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in SAP ERP Grundlagen des Projektmanagements mit SAP ERP das Werk in dem das Projekt bearbeitet

das Werk in dem das Projekt bearbeitet wird. Über das Werk ermittelt das System die Zuge- hörigkeit zum Buchungskreis und zum Kostenrechnungskreis.

Vorgänge Die Vorgänge in einem Projekt beschreiben die einzelnen Arbeits- oder Projektschritte. Vor- gänge werden durch Anordnungsbeziehungen verknüpft, um eine kausale und chronologische Reihenfolge festzulegen. Zugleich bilden sie ein Mengengerüst für die Planung von:

- Terminen (automatisch über Terminierung)

- Kosten (automatisch über Kalkulation)

- Ressourcen (Eigenleistungen und Fremdleistungen)

- Materialbedarfen (durch zugeordnete Komponenten)

Man unterscheidet bei Netzplänen die vier unterschiedlichen Vorgangstypen:

- Eigenbearbeitung: Ein Eigenbearbeitungsvorgang dient der Planung und Erfassung einer Leistung, die von Kapazitäten (z. B. Personen, Maschinen etc.) des eigenen Un- ternehmens erbracht wird.

- Fremdbearbeitung: Ein Fremdbearbeitungsvorgang dient der Planung und Beschaf- fung einer Leistung, die von einer unternehmensexternen Ressource erbracht wird. Mit Hilfe der Angaben zur Fremdleistung, dem Endtermin des Fremdbearbeitungsvor- gangs, der Warengruppe und der verantwortlichen Einkaufsorganisation sowie Ein- käufergruppe kann das System später eine Bestellanforderung generieren.

- Dienstleistung: Ähnlich wie ein Fremdbearbeitungsvorgang dient auch ein Dienstleis- tungsvorgang der Planung und Beschaffung von Fremdleistungen über den Einkauf. Während mit dem Fremdbearbeitungsvorgang nur eine spezifische Leistung beschafft wird, erlaubt der Dienstleistungsvorgang die Planung und Beschaffung mehrerer Dienstleistungen sowie die Angabe von Daten zu noch nicht näher spezifizierten Leis- tungen.

- Kosten: Für die Planung und spätere Kontierung von Kosten, die nicht aufgrund von Eigenleistungen, der Beschaffung von Fremdleistungen oder Dienstleistungen über den Einkauf oder den Verbrauch von Materialien entstehen, können Kostenvorgänge eingesetzt werden. Beispiele hierfür wären Reisekosten oder andere Primärkosten.

Anordnungsbeziehungen Mit Hilfe von Anordnungsbeziehungen werden Abfolgen von Vorgängen definiert. Wenn eine Anordnungsbeziehung zwischen zwei Vorgängen erstellt wird, wird festgelegt, welcher Vorgang der Vorgänger und welcher der Nachfolger ist. Entsprechend wird die logische Ab- folge spezifiziert. Es stehen folgende Arten von Anordnungsbeziehungen im SAP ERP Sys- tem zur Verfügung:

- Normalfolge: Der Nachfolger beginnt zeitlich nach dem Ende des Vorgängers.

- Anfangsfolge: Der Nachfolger beginnt zeitlichgleich oder zeitlich nach dem Start des Vorgängers.

- Endfolge: Der Nachfolger endet zeitgleich oder zeitlich nach dem Ende des Vorgän- gers.

- Sprungfolge: Der Vorgänger beginnt zeitlich nach Ende des Nachfolgers.

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in SAP ERP Grundlagen des Projektmanagements mit SAP ERP Vorgangselemente Vorgangselemente dienen der Detaillierung

Vorgangselemente Vorgangselemente dienen der Detaillierung von Vorgängen. Es werden folgende Vorgangs- elementtypen unterschieden:

- Eigenbearbeitungselement

- Fremdbearbeitungselement

- Dienstleistungselement

- Kostenelement

Dabei haben die einzelnen Typen dieselbe Funktion wie schon bei den Vorgängen. Im Gegen- satz zu Vorgängen besitzen Vorgangselemente keine Anordnungsbeziehungen und sind somit nicht relevant für die Terminierung des Netzplans.

2.2.2.2 Netzpläne und Vorgänge: Funktionen

Mit Hilfe eines oder auch mehrerer Netzpläne können Projekte oder Teile eines Projektes ab- lauforientiert im SAP System abgebildet werden. Die Anordnungsbeziehung zwischen zwei Vorgängen definiert zum einen deren logische Abfolge und zum anderen deren zeitliche Ab- hängigkeiten. Durch die Verknüpfung von Vorgängen unterschiedlicher Netzpläne können auch netzplanübergreifende Abläufe abgebildet werden. Ein wichtiger Vorteil der Netztechnik ist, dass das SAP System auf Basis der Dauer einzelner Vorgänge und deren zeitlicher Abfol- ge automatisch Plantermine für jeden Vorgang und den gesamten Netzplan sowie Pufferzeiten und zeitkritische Vorgänge ermitteln kann. Mit den Vorgängen im Netzplan werden Arbeitskräfte, Kapazitäten, Materialien, Hilfsmittel und Dienstleistungen, die für die verschiedenen Aufgaben in der Projektdurchführung benö- tigt werden, geplant. Wichtige Funktionen von Netzplänen sind somit:

- Terminierung

- Ressourcenplanung

- Rückmeldung von Arbeit

- Fremdbeschaffung von Leistungen

- Materialplanung, -beschaffung und -lieferung

- Netzplankalkulation

- Diverse Periodenabschlusstätigkeiten

- Überwachung des Projektfortschritts

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in SAP ERP Grundlagen des Projektmanagements mit SAP ERP Abbildung 11: Netzpläne und Vorgänge: Funktionen 2.2.2.3
in SAP ERP Grundlagen des Projektmanagements mit SAP ERP Abbildung 11: Netzpläne und Vorgänge: Funktionen 2.2.2.3

Abbildung 11: Netzpläne und Vorgänge: Funktionen

2.2.2.3 Netzplangrafik

In der Netzplangrafik werden Vorgänge eines oder auch mehrerer Netzpläne grafisch darge- stellt. Das System ordnet dabei die Vorgänge automatisch entsprechend ihrer logischen Ab- folge. Die grafische Abfolge kann in der Netzplangrafik auch manuell per Drag & Drop ver- ändert werden. Zusätzlich können die Vorgänge anhand der verwendeten Arbeitsplätze oder der PSP-Elemente, denen sie zugeordnet sind, gruppiert werden. In der Netzplangrafik stehen alle Funktionen zum Anlegen eines Netzplans zur Verfügung. Beispielsweise können Vorgänge oder Anordnungsbeziehungen erstellt werden. Die Netz- strukturgrafik kann aus verschiedenen Transaktionen des Projektsystems aufgerufen werden, z. B. im Project Builder, in der Projektplantafel und im Informationssystem. Weiterhin kann eine Zyklusanalyse durchgeführt werden. Dabei handelt es sich um eine Funktion, die nur in der Netzstrukturgrafik durchgeführt werden kann. Ein Zyklus ist ein ge- schlossener Kreis von Anordnungsbeziehungen und Vorgängen (d. h. ausgehend von einem Vorgang gelangt man über Anordnungsbeziehungen zu diesem Vorgang zurück). Liegt ein Zyklus vor, so kann der Netzplan nicht terminiert werden. Die Zyklusanalyse ist ein Hilfsmit- tel, um in einem solchen Fall den Zyklus zu finden und zu bearbeiten.

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in SAP ERP Grundlagen des Projektmanagements mit SAP ERP Abbildung 12: Netzplangrafik 2.2.3 Weitere Strukturen im
in SAP ERP Grundlagen des Projektmanagements mit SAP ERP Abbildung 12: Netzplangrafik 2.2.3 Weitere Strukturen im

Abbildung 12: Netzplangrafik

2.2.3 Weitere Strukturen im SAP-Projektsystem

Folgende Strukturen spielen im SAP ERP Projektsystem sowohl bei der Verwendung von Projektstrukturplänen als auch bei Nutzung von Netzplänen eine entsprechende Rolle.

Meilensteine Meilensteine dienen im Projektsystem dazu, Ereignisse von besonderer Bedeutung, wie bspw. das Erreichen wichtiger Projektabschnitte abzubilden. Dazu werden in einem Meilenstein neben Daten zu dessen Verwendungszweck bzw. Funktion ein beschreibender Kurz- und ggf. Langtext und der geplante Termin, an dem der Meilenstein voraussichtlich erreicht wird, hin- terlegt. Das Erreichen eines Meilensteins kann mit dem Setzen des Isttermins dokumentiert werden. Meilensteine können Vorgängen und PSP-Elementen zugeordnet werden. Sie besit- zen unterschiedliche Verwendungsmöglichkeiten. Beispielsweise können sie zur Meilenstein- fakturierung im Vertrieb oder dem Starten von Workflow-Aufgaben verwendet werden.

PS Texte PS-Texte (Projektstrukturtexte) sind frei definierte Texte, die in einem PS-Textkatalog ver- waltet werden. Die Texte werden nach verschiedenen Textarten unterschieden. PS-Texte kön- nen einem oder mehreren PSP-Elementen oder Vorgängen zugeordnet werden. PS-Texte können in SAP ERP SAPscript oder in Microsoft Word eingegeben werden. Dabei werden die Dateien in der Datenbank von SAP ERP abgespeichert.

Integration zur Dokumentenverwaltung Innerhalb des Projektsystems kann auch die Dokumentenverwaltung von SAP ERP genutzt werden, um PSP-Elementen und Vorgängen Dokumentinformationssätze zuzuordnen. Im Dokumentenverwaltungssystem (DVS) sind einem (SAP-ERP-internen) Dokumentinformati-

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in SAP ERP Grundlagen des Projektmanagements mit SAP ERP onssatz (externe) Originaldokumente unterschiedlichster

onssatz (externe) Originaldokumente unterschiedlichster Formate (z. B. Excel, Word, PPT, BMP, TIF, CAD-Formate) zugeordnet (vergleiche auch Lerneinheit Life-Cycle- Management). Aus dem Projektinformationssystem ist eine Anzeige der Dokumentinformati- onssätze und ihrer Originaldokumente online möglich. Die Originale können auch über das Internet angezeigt werden.

2.2.4

Bearbeitungsfunktionen

Operative Projektstrukturen können im SAP ERP System manuell oder durch das Kopieren von (Standard-)Vorlagen angelegt werden. Als Kopiervorlagen können Standardprojektstruk- turpläne, Standardnetze, aber auch andere (eigene) Projektstrukturen und Simulationsversio- nen verwendet werden. Für das Anlegen, Ändern und Anzeigen operativer Projektstrukturen stehen im SAP System verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung. Die wesentlichen Tools zur Projekterstellung sind der Project Builder und die Projektplantafel. Dabei kann ein Pro- jekt auch im Project Builder angelegt und später in der Projektplantafel bearbeitet werden et vice versa. Welches Tool im Endeffekt verwendet wird, hängt von den Vorlieben des Endbe- nutzers ab.

2.2.4.1 Project Builder

Über den Project Builder (Transaktion CJ20N) können alle Objekte mit Ausnahme der Zu- ordnung von Fertigungshilfsmitteln im Projektsystem gepflegt werden. Der Project Builder ist ein zentrales Tool für die Definition von Projekten im SAP ERP System. Die Oberfläche des Project Builder besteht aus den folgenden drei Bereichen:

- Arbeitsvorrat und Vorlagenbereich: Im Arbeitsvorrat im unteren linken Bereich der Project Builder Oberfläche befinden sich immer die fünf zuletzt bearbeiteten Projekte eines Benutzers. Im Vorlagenbereich, ebenfalls im unteren linken Bereich, befinden sich die einzelnen Objekte (PSP-Elemente, Vorgänge etc.), mit deren Hilfe die Struk- tur eines Projektes gebildet werden kann. Durch Doppelklick oder per Drag & Drop können die Vorlagenobjekte in den oberen linken Bereich eingefügt werden.

- Strukturbaum: Im Strukturbaum des Project Builder (oberer linker Bereich) werden die Projektdefinitionen, PSP-Elemente, Netzplanköpfe, Vorgänge etc. eines Projektes mit ihrer Identifikation und Bezeichnung dargestellt. Im Strukturbaum befindet sich somit das aktuell zu bearbeitende Projekt in seiner hierarchischen Anordnung.

- Detailbild: Im Detailbild auf der rechten Seite werden die einzelnen Eingabefelder zur Steuerung des im Strukturbaum aktuell ausgewählten Projektelements angezeigt. Hier erfolgen die notwendigen Einträge (z. B. Termine, Ressourcen, Zuordnungen etc.) zur Steuerung der einzelnen Elemente.

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in SAP ERP Grundlagen des Projektmanagements mit SAP ERP Abbildung 13: Project Builder (1) Mit dem
in SAP ERP Grundlagen des Projektmanagements mit SAP ERP Abbildung 13: Project Builder (1) Mit dem

Abbildung 13: Project Builder (1)

Mit dem Project Builder lassen sich Objekte, die für die Definition von Projekten im SAP System zur Verfügung stehen, wie z. B. Projektdefinition, PSP-Elemente, Vorgänge, Vor- gangselemente, PS-Texte, Belege, Meilensteine oder Materialkomponenten, in einer Projekt- definition anlegen oder ändern. Dazu können Detailbilder, Listen oder Grafiken (Hierarchie- grafik, Netzplangrafik) (1-4) genutzt werden. Neben dem manuellen Anlegen von Projektstrukturen können auch operative Standardpro- jektstrukturen (PSP-Strukturen oder Netzpläne) oder Standardstrukturen (Standard-PSP- Strukturen, Standard-Netzpläne) als Vorlage verwendet werden (7). Es besteht zudem die Möglichkeit, PSP-Strukturen, Standard-PSP-Strukturen und Standard-Netzpläne in eine vor- handene Projektstruktur aufzunehmen (5). Wenn ein Projekt angelegt werden soll, kann ein operatives Projekt oder ein Standardprojekt gemeinsam mit allen Objekten der darunter liegenden Ebenen (PSP-Elemente, Vorgänge, PS- Texte, Belege, Meilensteine, Komponenten) kopiert werden (6).

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in SAP ERP Grundlagen des Projektmanagements mit SAP ERP Abbildung 14: Project Builder (2) 2.2.4.2 Projektplantafel
in SAP ERP Grundlagen des Projektmanagements mit SAP ERP Abbildung 14: Project Builder (2) 2.2.4.2 Projektplantafel

Abbildung 14: Project Builder (2)

2.2.4.2 Projektplantafel

Die Projektplantafel ist eine grafische Oberfläche, mit der alle Daten für ein Projekt angelegt und bearbeitet werden können. Dazu gehören:

- Projektdefinition, PSP-Elemente, Vorgänge, Anordnungsbeziehungen, Meilensteine, Dokumente und PS-Texte

- Planung von Terminen und Ressourcen (Arbeit, Fremdbearbeitung)

- Kostenplanung über Vorgänge

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in SAP ERP Grundlagen des Projektmanagements mit SAP ERP Abbildung 15: Projektplantafel Die Projektplantafel basiert
in SAP ERP Grundlagen des Projektmanagements mit SAP ERP Abbildung 15: Projektplantafel Die Projektplantafel basiert

Abbildung 15: Projektplantafel

Die Projektplantafel basiert auf einer interaktiven SAP-Balkenplangrafik. Wichtige Navigati- onshilfen erhält man in der Projektplantafel wie folgt:

- Über Doppelklick auf verschiedene Stellen der Projektplantafel kann in Detailbilder verzweigt werden, um die Feldauswahl oder die zeitlichen Einstellungen zu verändern.

- Über die rechte Maustaste werden alle Möglichkeiten zur jeweiligen Cursorposition angeboten (wichtig: die Möglichkeiten hängen von der Cursorposition ab!).

- Wenn alle Objekte markiert werden und Alle abhängigen Objekte einblenden gewählt wird, werden alle Objekte in der Projektplantafel angezeigt.

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in SAP ERP Grundlagen des Projektmanagements mit SAP ERP 2.3 Praxis: Stammdaten SAP MM/CO/HCM Das SAP

2.3 Praxis: Stammdaten SAP MM/CO/HCM

mit SAP ERP 2.3 Praxis: Stammdaten SAP MM/CO/HCM Das SAP ERP Projekt System ist mit fast

Das SAP ERP Projekt System ist mit fast allen SAP ERP Komponenten inte- griert. Entsprechend müssen Sie für eine Projektdurchführung mit SAP PS eine Vielzahl von Stammdaten anderer SAP ERP Komponenten pflegen.

Bevor Sie nun im Folgenden Ihr Projekt im SAP ERP System erfassen, pfle- gen Sie zunächst alle Stammdaten aus den anderen Funktionsbereichen, die Sie im Laufe der Projektbearbeitung benötigen werden. Dazu zählen

- ein Materialstammsatz,

- eine Leistungsart und dessen Tarif,

- eine Verkaufskondition und

- ein Personalstammsatz.

Tarif, - eine Verkaufskondition und - ein Personalstammsatz. Abbildung 16: Prozessübersicht: Stammdatenpflege Daran

Abbildung 16: Prozessübersicht: Stammdatenpflege

Daran anschließend erfassen Sie die Projektdefinition im SAP ERP-System.

2.3.1 Dummy-Material für Projekt anlegen

Um das Projekt mit dem Kunden später abrechnen zu können, ist das Anlegen eines Material- stammsatzes für ein Materialdummy notwendig. Dieses „Material“ wird dann im Kundenauf- trag als Platzhalter für das Projekt an den Kunden verkauft. Dummystammsätze werden all- gemein für nicht-physische „Materialien“ bzw. Produkte (z. B. Dienstleistungen) angelegt. Legen Sie nun einen Dummy-Materialstammsatz für die Projektabwicklung an.

Dummy-Materialstammsatz:

Dieser Materialstammsatz wird später im Verkaufsbeleg als Dummy stellvertretend für das dem Kunden zu verkaufende Projekt verwendet.

Wählen Sie:

Logistik Materialwirtschaft Materialstamm Material Anlegen speziell Dienstleistung (MMS1)

1. Machen Sie die folgenden Angaben:

- Material Techno-xxyy

- Branche

- Drücken Sie Enter.

Service Provider

2. Das System zeigt Ihnen die Sichtenauswahl an. Wählen Sie die folgenden Sichten:

- Grunddaten 1

- Grunddaten 2

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in SAP ERP Grundlagen des Projektmanagements mit SAP ERP - Vertrieb: VerkaufsorgDaten 1 - Vertrieb:

- Vertrieb: VerkaufsorgDaten 1

- Vertrieb: VerkaufsorgDaten 2

- Vertrieb: allg./Werksdaten

- Disposition 1

- Disposition 2

- Disposition 3

- Disposition 4

3. Geben Sie die folgenden Organisationsebenen an:

- Werk

- Verkaufsorg.

- Vertriebsweg

- Lassen Sie das Feld Lagerort leer, da eine Dienstleistung nicht gelagert wer-

1300 (Frankfurt)

1000 (Deutschl. Frankfurt)

10 (Endkundenverkauf)

den kann!

- Bestätigen Sie Ihre Eingaben mit Enter.

4. Grunddaten 1:

- Langtext

- Basismengeneinheit

- Sparte Spartenübergreifend [00]

- allg.Postypengr 0005 (Meilenstein-Faktur.)

Techno-doping-xxyy

ST (Stück)

5. Vertrieb: VerkOrg 1:

- Auslieferungswerk

- Steuerklassifikation

1300 (Frankfurt)

1 (Volle Steuer)

6. Vertrieb: VerkOrg 2:

- StatistikGrMaterial

- allg.Pos.typenGruppe

- Positionstypengruppe

1 (Statistikrelevant)

0005 (Meilenstein-Faktur.)

0005 (Meilenstein-Faktur.)

0005 (Meilenstein-Faktur.) 0005 (Meilenstein-Faktur.) Links im Bild ist bereits das Feld allg.Pos.typengruppe

Links im Bild ist bereits das Feld allg.Pos.typengruppe auf [0005] eingestellt. Gemeint ist hier das rechte Feld Positionstypengruppe. Beide Felder müssen den Eintrag 0005 haben.

7. Vertrieb: allg./Werk

- Verfügbarkeitsprüf.

8. Disposition 1:

- Einkäufergruppe

- Dispomerkmal

9. Disposition 2:

- Planlieferzeit

10. Disposition 3:

- Strategiegruppe

KP (Keine Prüfung)

000 (Chef, H.)

ND (Keine Disposition)

60 Tage.

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in SAP ERP Grundlagen des Projektmanagements mit SAP ERP Hierdurch können Sie später in der Fallstudie
in SAP ERP Grundlagen des Projektmanagements mit SAP ERP Hierdurch können Sie später in der Fallstudie

Hierdurch können Sie später in der Fallstudie dieses Material im Verkaufsbe- leg mit einem Projektstrukturplanelement aus dem Modul PS verknüpfen.

11. Sichern Sie das neue Material.

2.3.2

Controlling-Stammdaten

Als nächstes legen Sie Stammdaten im CO-Umfeld an. Auch mit diesen Prozessschritten sind Sie bereits vertraut. Sie müssen einen Testfahrer für das neue Rad einstellen, damit dieser den Prototyp hinsicht- lich der technischen Überlegenheit gegenüber Konkurrenzprodukten testen kann. Die von Ihrem Testfahrer geleisteten Stunden sollen unter einer eigenen Leistungsart erfasst werden.

2.3.2.1 Anlegen der Leistungsart für den Testfahrer

Zunächst legen Sie die Leistungsart für den Testfahrer an. Wählen Sie folgende Transaktion:

Rechnungswesen Controlling Kostenstellenrechnung Stammdaten Leistungs- art Einzelbearbeitung Anlegen (KL01)

1. Machen Sie die folgenden Angaben:

- Kostenrechnungskreis

1000

(falls gefragt)

- Leistungsart

T-xxyy

- Gültig ab

01.01.(!) diesen Jahres

- bis

31.12.9999

- Drücken Sie Enter.

2. Geben Sie die folgenden Daten ein:

- Bezeichnung

Testfahrer-xxyy

- Leistungseinheit

STD (Stunden)

- Kostenstellenarten

* (alle)

- Leistungsartentyp

- VerrechKostenart

1 (manuelle Erfassung, manuelle Verrechnung)

616000 (DILV Kontrolle)

3. Sichern Sie Ihre Eingaben. Das System bestätigt, dass die Leistungsart hinzugefügt

wurde.

2.3.2.2 Planen der Stundensätze für die Leistungsart

Für die Bewertung der Testfahrer-Stunden soll ein interner Stundensatz geplant werden. Zu- ständig dafür ist die Kostenstelle 4280. Dabei fallen für den Testfahrer pro Stunde 100 € an Kosten an. Bedenken Sie, dass dies nur die internen Kostenpositionen für das Controlling darstellen. Der Kunde kriegt natürlich einen höheren Kostensatz verrechnet, da Sie ja noch

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in SAP ERP Grundlagen des Projektmanagements mit SAP ERP Profit aus dem Testfahrer schlagen wollen. Dazu

Profit aus dem Testfahrer schlagen wollen. Dazu aber später mehr (Dynamische Posten Pro- fil).

Rufen Sie die folgende Transaktion auf:

Rechnungswesen Controlling Kostenstellenrechnung Planung Leistungser- bringung/Tarife Ändern (KP26)

1. Geben Sie die folgenden Daten ein:

- Version

0 (Plan/Istversion)

- von Periode

1

- bis Periode

12

- Geschäftsjahr

aktuelles Jahr

- Kostenstelle

4280 (Qualitätskontrolle)

- Leistungsart

T-xxyy (Testfahrer-xxyy)

- Drücken Sie

- Leistungsart T-xxyy (Testfahrer-xxyy) - Drücken Sie oder F5. 2. Geben Sie in der Spalte Tarif

oder F5.

2. Geben Sie in der Spalte Tarif fix einen Stundensatz von 100 an.

3. Sichern Sie Ihre Eingaben.

2.3.2.3 Zuordnung der Leistungsart zur Leistungsartengruppe

Im Folgenden werden Sie die zuvor angelegte Leistungsart zu einer Leistungsartengruppe zuordnen. Diese Zuordnung dient später im Geschäftsprozess als Grundlage für die auf- wandsbezogene Fakturierung.

Da alle Teilnehmer der Fallstudie ihre Leistungsarten derselben Leistungsarten- gruppe zuordnen, kann es an dieser Stelle kurzfristig zu Sperrproblemen kom- men, da unter Umständen gerade ein anderer Fallstudienbearbeiter die Zuord- nung vornimmt und damit den Datenzugriff sperrt. Diese Datenbanksperre ist notwendig, damit die Konsistenz der Daten im System gewahrt wird. Warten Sie in diesem Fall kurz und probieren Sie die im Folgenden beschriebene Änderung der Leistungsarten- gruppe erneut!

beschriebene Änderung der Leistungsarten- gruppe erneut! Wählen Sie folgende Transaktion: Rechnungswesen 

Wählen Sie folgende Transaktion:

Rechnungswesen Controlling Kostenstellenrechnung Stammdaten Leistungsar- tengruppe Ändern (KLH2)

1. Geben Sie als Leistungsartengruppe Testfahrer an und bestätigen Sie mit Enter.

2. Bestätigen Sie die evtl. auftretende Frage, ob der Datensatz geändert werden soll, mit Ja.

3. Ordnen Sie der Leistungsartengruppe Ihre Leistungsart T-xxyy zu, indem Sie auf das

-Symbol (Leistungsart einfügen) klicken. Geben Sie nun in der ersten Spalte die Leistungsart T-xxyy an und wählen Sie Enter.

die Leistungsart T-xxyy an und wählen Sie Enter . Copyright Prof. Dr. Heimo H. Adelsberger/Dipl.-Wirt.-Inf.

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in SAP ERP Grundlagen des Projektmanagements mit SAP ERP Abbildung 17: Zuordnung Leistungsart/Leistungsartengruppe:
in SAP ERP Grundlagen des Projektmanagements mit SAP ERP Abbildung 17: Zuordnung Leistungsart/Leistungsartengruppe:

Abbildung 17: Zuordnung Leistungsart/Leistungsartengruppe: SAP System-Screenshot

4. Sichern Sie Ihre Eingaben (

SAP System-Screenshot 4. Sichern Sie Ihre Eingaben ( ) und verlassen Sie den Dialog ( ).

) und verlassen Sie den Dialog (

Sie Ihre Eingaben ( ) und verlassen Sie den Dialog ( ). Warum Sie diese Zuordnung

).

Sie Ihre Eingaben ( ) und verlassen Sie den Dialog ( ). Warum Sie diese Zuordnung

Warum Sie diese Zuordnung vorgenommen haben, erfahren Sie später bei der Erfassung der Aufwandsbezogenen Fakturierung (Dynamische Posten Profil).

2.3.3 Anlegen eines Personalstammsatzes

Nun müssen Sie für Ihren Testfahrer den Personalstammsatz pflegen. Wählen Sie dazu fol- gende Transaktion:

Personal Personalmanagement Administration Personalstamm Personalmaß- nahmen (PA40)

1. Machen Sie die folgenden Angaben:

- Personalnummer

- Beginn

990xxyy

01.01. (! ) des aktuellen Jahres

2. Selektieren Sie weiter unten die Maßnahme Zeiterfassung (Ministamm) durch An- klicken der Zeile, so dass diese vollständig farbig unterlegt ist. Klicken Sie dann auf

das

vollständig farbig unterlegt ist. Klicken Sie dann auf das -Symbol. 3. In der folgenden Sicht ordnen

-Symbol.

3. In der folgenden Sicht ordnen Sie den Mitarbeiter folgenden Organisationseinheiten zu:

- Personalbereich

- MitarbGruppe

- MitarbKreis

- Sichern Sie Ihre Eingaben.

1300 (Frankfurt)

1 (Aktive)

DU (Angestellte)

4. Sie gelangen nun in den Dialog Daten zur Person anlegen. Vervollständigen Sie hier

alle Mussfelder (mit dem

. Vervollständigen Sie hier alle Mussfelder (mit dem -Symbol gekennzeichnet), wie folgt: - Anrede Herr -

-Symbol gekennzeichnet), wie folgt:

- Anrede

Herr

- Nachname

Test

- Vorname

Tom-xxyy

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- Geburtstag

- Sichern Sie Ihre Eingaben.

01.01.1980

ERP - Geburtstag - Sichern Sie Ihre Eingaben. 01.01.1980 5. In dem Dialog Organisatorische Zuordnung anlegen

5. In dem Dialog Organisatorische Zuordnung anlegen geben Sie ein:

- Geschäftsbereich (Geschber.)

- Sichern.

9900 (Verwaltung/Sonstige)

6. In dem erscheinenden Fenster ändern Sie nichts, sondern klicken direkt auf das

Fenster ändern Sie nichts, sondern klicken direkt auf das -Symbol (Zuordnung übernehmen). 7. Eventuell auftretende

-Symbol (Zuordnung übernehmen).

7. Eventuell auftretende Warnungen übergehen Sie mit Enter.

8. Geben Sie im Dialog Sollarbeitszeit anlegen ein:

- Arbeitsstd. pro Tag

8

- Wöch. Arbeitstage

5

9. Sichern Sie die Eingaben.

Ihr Mitarbeiter ist jetzt im System erfasst. Nun muss der Personalstammsatz für die Verwen- dung von Arbeitszeitblättern erweitert werden. Dabei gibt man an, welche Leistungen (zuvor angelegte Leistungsart T-xxyy) dieser Mitarbeiter erbringt, um diese dann mit dem entspre- chenden Sätzen abrechnen zu können.

Erweitern des Personalstammsatzes

Wählen Sie die folgende Transaktion:

PersonalPersonalmanagement Administration Personalstamm Pflegen (PA30)

1. Geben Sie im Feld Personalnummer Ihre zuvor angelegte Personalnummer 990xxyy an.

2. Informationstyp ist 0315 (Vorschlagswerte Arbeitszeitblatt). Wählen Sie Enter.

3. Klicken Sie auf das

4. Geben Sie folgendes ein:

Enter. 3. Klicken Sie auf das 4. Geben Sie folgendes ein: -Symbol ( Anlegen ). -

-Symbol (Anlegen).

- Senderkostenstelle

- Leistungsart

- Werk

5. Sichern Sie Ihre Eingaben.

4280 (Qualitätskontrolle)

T-xxyy

1300 (Frankfurt)

Damit sind alle für den weiteren Verlauf benötigten Stammdaten angelegt. Wir fassen zu- sammen:

- Wir haben einen Materialstammsatz im Logistikfunktionsbereich,

- eine Leistungsart sowie einen Tarif im Controlling

- und schließlich einen Personalstamm für den Testfahrer, der Sonderaufwendungen leisten soll, angelegt.

Nun können wir uns der Projektstruktur widmen

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in SAP ERP Grundlagen des Projektmanagements mit SAP ERP 2.4 Praxis: Projektstrukturen Im Gegensatz zu den

2.4 Praxis: Projektstrukturen

Projektmanagements mit SAP ERP 2.4 Praxis: Projektstrukturen Im Gegensatz zu den vorangegangenen Stammdatensätzen werden

Im Gegensatz zu den vorangegangenen Stammdatensätzen werden die PS- Stammdaten zur Projektstrukturierung mit Hilfe des Project Builder gepflegt, da dieser die Aufbaulogik des Projekts direkt abbilden kann. In dem folgenden Teil Anlegen der PS-Stammdaten wird eine Projektstruk- turierung vorgenommen.

wird eine Projektstruk- turierung vorgenommen. Abbildung 18: Prozessüberblick: Projektdefinition Bei Ihrem

Abbildung 18: Prozessüberblick: Projektdefinition

Bei Ihrem Projekt geht es um die Entwicklung eines neuen Rennrads für einen Kunden. Bei der Konzeption der Projektstruktur haben Sie festgelegt, dass Ihr Projekt in eine Entwick- lungs- und eine Testphase aufgeteilt wird. Die Entwicklungsphase wird sich aus den Pro- jektteilen Blueprint und Prototyp zusammensetzen. Beide Projektteile werden als Projekt- strukturplan abgebildet. In der Blueprint-Phase werden Ihre Ingenieure die Zeichnungen für das neue Rennrad erstellen. Dafür werden 2 Wochen veranschlagt (Meilenstein 1). In der Pro- jektphase Prototyp soll ein Prototyp des Rennrades gebaut werden. Diese Phase wird unter- gliedert in die Vorgänge Spezifikation und daran anschließend Konstruktion. Spezifikation und Konstruktion sollen entsprechend in einem Netzplan abgebildet werden. Die Dauer der zweiten Phase wird sich aus der Vorgangslänge im Netzplan ergeben (Meilenstein 2). Mit den Meilensteinen werden entsprechende Fakturierungssätze verknüpft. Ist der erste Meilenstein erreicht, werden 30 % der Rechnung an den Kunden erfasst. Mit dem zweiten Meilenstein werden 70 % des Projektpreises fällig. Die Testphase des Projektes wird später als Sonderaufwendungen abgerechnet. Dazu dient die Aufwandsbezogene Fakturierung. Das bedeutet, dass die Testphase nicht entsprechend eines Festpreises abgerechnet wird, sondern von dem Aufwand bei den Tests abhängen wird.

Den Aufbau des in dieser Fallstudie beschriebenen Projektes sehen Sie in der folgenden Dar- stellung.

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in SAP ERP Grundlagen des Projektmanagements mit SAP ERP Abbildung 19: Projektstruktur: SAP System-Screenshot 2.4.1
in SAP ERP Grundlagen des Projektmanagements mit SAP ERP Abbildung 19: Projektstruktur: SAP System-Screenshot 2.4.1

Abbildung 19: Projektstruktur: SAP System-Screenshot

2.4.1 Anlegen der Projektdefinition

Die Grundlage des Projekts wird mit der Projektdefinition gelegt. Dies ist Ihre erste Aufgabe. Wählen Sie folgende Transaktion:

Logistik Projektsystem Projekt Project Builder (CJ20N)

1. Wenn Sie diese Transaktion zum ersten Mal aufrufen, erscheint ein Dialog Will-

kommen im Project Builder

Sie dann Enter. Unter Umständen erscheint das Menü Project Builder: Benutzerspe- zifische Optionen. Übernehmen Sie die vorgeschlagenen Einstellungen mit Enter.

Selektieren Sie Nicht mehr anzeigen und drücken

.

2. Sie befinden sich nun im Dialog Project Builder. Klicken Sie zum Anlegen eines

im Dialog Project Builder . Klicken Sie zum Anlegen eines neuen Projekts auf das -Symbol (

neuen Projekts auf das -Symbol (anlegen) und wählen dann Projekt.

auf das -Symbol ( anlegen ) und wählen dann Projekt. Abbildung 20: Anlegen eines neuen Projekts:

Abbildung 20: Anlegen eines neuen Projekts: SAP System-Screenshot

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3. Machen Sie im Projektkopf folgende Angaben :

- Projektdef.

- Langtext Techno-Doping-xxyy

- Projektprofil

- Drücken Sie Enter.

A-1xxyy

US50 ISP: Serviceprojekte

- Drücken Sie Enter. A-1xxyy US50 ISP: Serviceprojekte 4. Wechseln Sie nun im unteren Fenster in

4. Wechseln Sie nun im unteren Fenster in die Sicht Grunddaten und machen Sie fol- gende Angaben:

in die Sicht Grunddaten und machen Sie fol- gende Angaben: - Kostenrechnungskreis - Buchungskreis - Geschäftsbereich

- Kostenrechnungskreis

- Buchungskreis

- Geschäftsbereich

- Werk

- Im Bereich Termine:

- Fabrikkalender

- Starttermin

- Endtermin

- Drücken Sie Enter.

1000 (CO Europe)

1000 (IDES AG)

9900 (Verwaltung/Sonstige)

1300 (Frankfurt)

01 (Fabrikkalender Deutschland Standard)

Das aktuelle Datum

Der letzte Tag des aktuellen Monats + 3 Monate

Sollten Sie eine Meldung bzgl. eines Datums erhalten, z. B. dass der ausgewählte Tag kein Arbeitstag ist, dann übergehen Sie die Meldung mit Enter.

Arbeitstag ist, dann übergehen Sie die Meldung mit Enter. Abbildung 21: Projektdefiniton: SAP System-Screenshot

Abbildung 21: Projektdefiniton: SAP System-Screenshot

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in SAP ERP Grundlagen des Projektmanagements mit SAP ERP Unser Projekt besteht aus zwei Phasen. In

Unser Projekt besteht aus zwei Phasen. In der ersten Projektphase soll das Forscherteam die technischen Pläne und den Prototyp (Entwicklung) entwickeln. In der zweiten Phase (Test) soll der Prototyp getestet werden.

2.4.2 Anlegen des Projektstrukturplans

Sie verwenden Projektstrukturplanelemente zur weiteren Detailierung Ihrer Projektdefini- tion.

2.4.2.1 Anlegen eines PSP-Elements für die Projektphase Entwicklung

Legen Sie nun Ihr erstes Projektstrukturplanelement (PSP-Element) an. Es handelt sich hier um das Element für die Entwicklungsphase.

Dieses Projektstrukturplanelement wird für die Meilensteinfaktura angelegt. In dem Fenster unten links (Vorlagen: Bezeichnung) sehen Sie unter Einzelne Objekte ver- schiedene Vorlagen zur Festlegung von Projektstrukturen. Selektieren Sie mit der Maus das PSP-Element ( ). Halten Sie den Mausknopf gedrückt. Bewegen Sie die Maus in das Fenster der Projektstruktur oben links. Lassen Sie die Maustaste über der Projektdefinition los, um das PSP-Element dem Projekt hinzuzufügen.

1.

los, um das PSP-Element dem Projekt hinzuzufügen. 1. Abbildung 22: PSP-Element Entwicklung (1): SAP
los, um das PSP-Element dem Projekt hinzuzufügen. 1. Abbildung 22: PSP-Element Entwicklung (1): SAP

Abbildung 22: PSP-Element Entwicklung (1): SAP System-Screenshot

2. Das System legt nun im rechten Fenster als Bezeichnung A-1xxyy-1 für das PSP- Element fest.

3. Geben Sie im Feld rechts daneben die Bezeichnung Entwicklung-Festpreis xxyy ein.

4. In der Registerkarte Grunddaten selektieren Sie zusätzlich die Optionen:

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in SAP ERP Grundlagen des Projektmanagements mit SAP ERP - Fakturierungselement - Kontierungselement -

- Fakturierungselement

- Kontierungselement

- Planungselement

- Drücken Sie Enter, damit das System das neue Element in der Projektstruktur links oben anzeigt.

das neue Element in der Projektstruktur links oben anzeigt. Abbildung 23: PSP-Element Entwicklung (2): SAP

Abbildung 23: PSP-Element Entwicklung (2): SAP System-Screenshot

2.4.2.2 Anlegen eines PSP-Elements für die Projektphase Blueprint

Das Teilprojekt (Entwicklung-Festpreis) ist in zwei Projektphasen unterteilt. Für jede Phase müssen Sie ein PSP-Element anlegen. Beginnen Sie mit dem Element für die Projektphase Blueprint.

1. Ziehen Sie erneut ein PSP-Element aus dem Vorlagenfenster und hängen Sie es an das gerade angelegte Element A-1xxyy-1 Entwicklung-Festpreis an.

2. Das System vergibt als Projektdefinition den Wert A-1xxyy-11.

3. Tragen Sie rechts daneben den Langtext Blueprint xxyy ein und bestätigen Sie mit En- ter.

4. Das Element wurde links in die Projektstruktur eingefügt.

5. In der Registerkarte Grunddaten selektieren Sie zusätzlich die Optionen:

- Fakturierungselement

- Kontierungselement

- Planungselement

- Drücken Sie Enter, damit das System das neue Element in der Projektstruktur links oben anzeigt.

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5. Bestätigen Sie mit Enter.

mit SAP ERP 5. Bestätigen Sie mit Enter . 2.4.2.3 Anlegen eines PSP-Elements für die Projektphase

2.4.2.3 Anlegen eines PSP-Elements für die Projektphase Prototyp

Legen Sie nun ein weiteres PSP-Element für die Projektphase Prototyp an.

1.

Ziehen Sie ein PSP-Element aus dem Vorlagenfenster und hängen Sie es wieder an das bereits angelegte Element A-1xxyy-1 Entwicklung-Festpreis xxyy an.

2.

Das System vergibt als Projektdefinition den Wert A-1xxyy-12.

3.

Tragen Sie rechts daneben den Langtext Prototyp xxyy ein und bestätigen Sie mit En- ter.

4.

Das Element wurde wieder links in die Projektstruktur eingefügt.

6.

In der Registerkarte Grunddaten selektieren Sie zusätzlich die Optionen:

- Fakturierungselement

- Kontierungselement

- Planungselement

- Drücken Sie Enter, damit das System das neue Element in der Projektstruktur links oben anzeigt.

5.

Die folgende Abbildung zeigt, wie Ihre Projektstruktur nun aussehen sollte.

zeigt, wie Ihre Projektstruktur nun aussehen sollte. Abbildung 24: Untergeordnete PSP-Elemente: SAP

Abbildung 24: Untergeordnete PSP-Elemente: SAP System-Screenshot

2.4.3 Anlegen eines Meilensteins für die Phase Blueprint

Sie müssen einen Meilenstein für die Projektphase Blueprint anlegen.

1. Verwenden Sie nun den Meilenstein aus dem Vorlagenfenster und ziehen Sie das Element über das bereits angelegte PSP-Element A-1xxyy-11 Blueprint.

2. Geben Sie als Langtext Meilenstein Blueprint xxyy an.

3. Geben Sie nun im unteren Fenster im Feld Verwendung 00003 (Ende Projektspezifi- kation) ein.

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in SAP ERP Grundlagen des Projektmanagements mit SAP ERP 4. Selektieren Sie das Flag Termin VerkBelg

4. Selektieren Sie das Flag Termin VerkBelg.

5. Wählen Sie als Fakturierungsprozentsatz (FaktProzentsatz) 30%.

6. Bestätigen Sie mit Enter. Das System vergibt automatisch eine Meilensteinnummer (Meilenst.-Nr.) zur eindeutigen Identifikation.

Schreiben Sie sich die Meilenstein ID auf.

Meilenstein Blueprint:

Sie sich die Meilenstein ID auf. Meilenstein Blueprint: Abbildung 25: Meileinstein zuweisen: SAP System-Screenshot

Abbildung 25: Meileinstein zuweisen: SAP System-Screenshot

2.4.4 Anlegen eines Netzplans für die Phase Prototyp

Die Phase Prototyp beinhaltet zwei miteinander verknüpfte Vorgänge. Legen Sie zunächst den Netzplan an.

1. In dem Fenster unten links (Vorlagen: Bezeichnung) sehen Sie unter Einzelne Ob- jekte die Vorlage für Netzpläne. Selektieren Sie mit der Maus das Element Netzplan ( ). Halten Sie den Mausknopf gedrückt. Bewegen Sie die Maus in das Fens- ter der Projektstruktur oben links. Lassen Sie die Maustaste über dem PSP-Element für die Projektphase Prototyp los, um den Netzplan der Projektphase hinzuzufügen.

los, um den Netzplan der Projektphase hinzuzufügen. 2. Tragen Sie rechts hinter dem Feld Netzplan den

2. Tragen Sie rechts hinter dem Feld Netzplan den Langtext Prototyp-Netzplan xxyy ein.

3. Geben Sie im unteren Fenster im Feld Netzplanart PS02 ein und bestätigen Sie mit Enter.

4. Der Netzplan wird der Projektstruktur im linken oberen Fenster hinzugefügt.

5. In der Registerkarte Terminierung ist folgendes festzulegen:

- Starttermin

- Endtermin

- TerminierArt

das aktuelle Datum + 14 Tage

Eintrag löschen und leer lassen

1 Vorwärts

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deselektieren

- Kapazitätsbedarf deselektieren

- Automatisch Term-

- Pausengenau deselektieren

- Bestätigen Sie mit Enter.

- Pausengenau deselektieren - Bestätigen Sie mit Enter . Abbildung 26: Netzplan anlegen: SAP System-Screenshot 2.4.5
- Pausengenau deselektieren - Bestätigen Sie mit Enter . Abbildung 26: Netzplan anlegen: SAP System-Screenshot 2.4.5

Abbildung 26: Netzplan anlegen: SAP System-Screenshot

2.4.5 Vorgänge und Anordnungsbeziehungen anlegen

Die Phase Prototyp beinhaltet zwei miteinander verknüpfte Vorgänge. Erstellen Sie nun zwei Vorgänge innerhalb Ihres Netzplans und verknüpfen Sie diese miteinander über eine Anord- nungsbeziehung. Dabei soll die Spezifikation terminlich erst fertiggestellt werden, bevor der Konstruktionsvorgang beginnen kann.

2.4.5.1 Anlegen des Vorgangs für die Spezifikation

Legen Sie zunächst den Vorgang für die Spezifikation an.

1. Selektieren Sie mit der Maus unterhalb der Vorgänge das Element Eigenbearbeitung

(

das Fenster der Projektstruktur oben links. Lassen Sie die Maustaste über dem Netz- plan Prototyp-Netzplan xxyy los, um dem Netzplan den Vorgang hinzuzufügen.

). Halten Sie den Mausknopf gedrückt. Bewegen Sie die Maus in

Halten Sie den Mausknopf gedrückt. Bewegen Sie die Maus in 2. Tragen Sie als Bezeichnung den

2. Tragen Sie als Bezeichnung den Langtext Spezifikation xxyy ein.

3. Bestätigen Sie mit Enter.

2.4.5.2 Anlegen des Vorgangs für die Konstruktion

Legen Sie nun den Vorgang für die Konstruktion an.

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in SAP ERP Grundlagen des Projektmanagements mit SAP ERP 1. Selektieren Sie mit der Maus unterhalb

1. Selektieren Sie mit der Maus unterhalb der Vorgänge das Element Eigenbearbeitung ( ). Halten Sie den Mausknopf gedrückt. Bewegen Sie die Maus in das Fenster der Projektstruktur oben links. Lassen Sie die Maustaste über dem Netz- plan Prototyp-Netzplan xxyy los, um dem Netzplan den Vorgang hinzuzufügen.

xxyy los, um dem Netzplan den Vorgang hinzuzufügen. 2. Tragen Sie als Bezeichnung den Langtext Konstruktion

2. Tragen Sie als Bezeichnung den Langtext Konstruktion xxyy ein.

3. Bestätigen Sie mit Enter.

Konstruktion xxyy ein. 3. Bestätigen Sie mit Enter . Abbildung 27: Vorgänge anlegen: SAP System-Screenshot

Abbildung 27: Vorgänge anlegen: SAP System-Screenshot

2.4.5.3 Anlegen einer Anordnungsbeziehung zwischen den Vorgängen

Legen Sie nun eine Anordnungsbeziehung zwischen den beiden Vorgängen fest.

1. Doppelklicken Sie auf den Vorgang Konstruktion im oberen linken Fenster.

Sie auf den Vorgang Konstruktion im oberen linken Fenster. 2. Drücken Sie auf den -Button. 3.

2. Drücken Sie auf den -Button.

3. Klicken Sie unter Anordnungsbeziehungen in das erste Feld in der Spalte Vorg. Wäh- len Sie die F4-Hilfe und doppelklicken Sie auf den Vorschlag 0010 (Spezifikation).

4. Stellen Sie sicher, dass in der Spalte Art der Eintrag NF (Normalfolge) steht.

5. Bestätigen Sie mit Enter.

6. Damit ist der Vorgang Spezifikation als Vorgänger des Vorgangs Konstruktion fest- gelegt.

als Vorgänger des Vorgangs Konstruktion fest- gelegt. Abbildung 28: Anordnungsbeziehung anlegen: SAP

Abbildung 28: Anordnungsbeziehung anlegen: SAP System-Screenshot

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in SAP ERP Grundlagen des Projektmanagements mit SAP ERP 2.4.6 Anlegen eines Meilensteins für die Phase

2.4.6 Anlegen eines Meilensteins für die Phase Prototyp

Zu der Projektphase Prototyp müssen Sie nun auch einen Meilenstein festlegen.

1. Verwenden Sie nun den Meilenstein aus dem Vorlagenfenster und ziehen Sie das Element über den eben angelegten Vorgang Konstruktion.

2. Geben Sie als Langtext Meilenstein Prototyp xxyy an.

3. Geben Sie nun im unteren Fenster im Feld Verwendung 00006 (Projektabschluss) ein.

4. Selektieren Sie die Flags Termin Verkaufsbeleg und Meilenst.-Funktionen. Wählen Sie als Fakturierungsprozentsatz (FaktProzentsatz) 70%. Bestätigen Sie mit Enter.

Schreiben Sie sich die Meilenstein ID auf.

Meilenstein Prototyp:

Sie sich die Meilenstein ID auf. Meilenstein Prototyp: Abbildung 29: Meilenstein Prototyp anlegen: SAP

Abbildung 29: Meilenstein Prototyp anlegen: SAP System-Screenshot

2.4.7 Anlegen eines PSP-Elements für Sonderaufwendungen

Für die auftretenden Sonderaufwendungen, also zusätzliche Leistungen, die für den Kunden erbracht werden, müssen Sie abschließend noch ein weiteres PSP-Element anlegen, um die Fakturierung später zu ermöglichen.

1. Ziehen Sie wieder ein PSP-Element aus dem Vorlagenfenster nach oben. Positionie- ren Sie es auf dem zuerst angelegten Element Techno-Doping-xxyy (A-1xxyy).

2. Das System vergibt als PSP-Element ID den Wert A-1xxyy-2.

3. Tragen Sie rechts daneben den Langtext Sonderaufwendungen xxyy ein.

4. In der Registerkarte Grunddaten selektieren Sie die Optionen:

- Fakturierungselement

- Kontierungselement

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- Bestätigen Sie mit Enter.

mit SAP ERP - Bestätigen Sie mit Enter . Zum Vergleich: Die folgende Abbildung stellt dar,

Zum Vergleich:

Die folgende Abbildung stellt dar, wie Ihre Projektstruktur nun aussehen sollte.

stellt dar, wie Ihre Projektstruktur nun aussehen sollte. Abbildung 30: Projektdefinition im Project Builder: SAP

Abbildung 30: Projektdefinition im Project Builder: SAP System-Screenshot

5. Sichern Sie Ihr Projekt und verlassen Sie den Project Builder.

Damit ist die Abbildung der Projektstruktur abgeschlossen. Wenden wir uns nun der Projekt- planung zu.

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in SAP ERP Grundlagen des Projektmanagements mit SAP ERP 2.5 Erläuterung Da die Theoriekapitel in dieser

2.5 Erläuterung

Da die Theoriekapitel in dieser Lerneinheit sehr ausführlich waren, werden die Erläuterungen eher dazu genutzt, die einzelnen Sachverhalte zusammenzufassen, um Ihnen einen guten Überblick über die Thematik zu verschaffen. Dabei wer- den die wichtigsten Aspekte aufgeführt, die Ihnen als Lernhilfe dienen können.des Projektmanagements mit SAP ERP 2.5 Erläuterung Was haben wir bisher gelernt? Sie haben die

Was haben wir bisher gelernt? Sie haben die Organisationsstrukturen von Projekten in SAP ERP Projekt Sys- tem (SAP PS) sowie Sie haben die Organisationsstrukturen von Projekten in SAP ERP Projekt Sys- tem (SAP PS) sowie die Stammdaten, die in SAP PS verwendet werden, ken- nengelernt.

2.5.1 Überblick über das Projektmanagement in SAP ERP

Projekteigenschaften:

- komplex, einmalig und beinhalten ein hohes Risiko für das Unternehmen

- genaue Zielvorgaben zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer vereinbart

- zeitlich begrenzt,

- kosten- und kapazitätsintensiv

- mehrere Abteilungen beteiligt

- unterliegen bestimmten Qualitätsanforderungen

- besitzen eine hohe strategische Bedeutung

2.5.1.1 Organisationsebenen im Projektmanagement

Zu Beginn einer jeden Maßnahme müssen die Strukturen definiert und gegliedert, die zur Abwicklung benötigt werden, sowie in die vorhandene Unternehmensstruktur eingebunden werden. Das Projektsystem besitzt keine eigenen Organisationsstrukturen, sondern wird über die Zu- ordnung zu den Organisationseinheiten des Rechnungswesens und der Logistik in die beste- hende Unternehmensstruktur eingebettet. So kann das Projektsystem die unterschiedlichen Sichtweisen auf das Projekt durchgängig darstellen. Abhängig vom Typ und Konfiguration des Projektes werden verschiedene Organisationsein- heiten aus den unterschiedlichsten Bereichen verwendet (SD, Einkauf, Produktion, Finanzwe- sen, Controlling, HR, etc.). Die folgende Abbildung zeigt die Organisationsebenen, die für jedes Strukturelement eines Projektes relevant sein könnten. Sie sehen, dass ein Projekt eine integrative Organisationsstruktur in SAP ERP darstellt. In der Projektdefinition ist die Zuordnung zu einem Kostenrechnungskreis, einem Buchungs- kreis und einem Geschäftsbereich, falls in dem Buchungskreis Geschäftsbereichbilanzen er- stellt werden, Pflicht. Der Kostenrechnungskreis kann nach dem Sichern der Projektdefinition nicht mehr verändert werden. Auf tieferen Ebenen (PSP-Elemente) können die einzelnen Or- ganisationseinheiten (mit Ausnahme des Kostenrechnungskreises) von der der Projektdefini- tion abweichen, sofern diese zu dem angegebenen Kostenrechnungskreis gehören.

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in SAP ERP Grundlagen des Projektmanagements mit SAP ERP Abbildung 31: Organisationsebenen in SAP PS: help.sap.com
in SAP ERP Grundlagen des Projektmanagements mit SAP ERP Abbildung 31: Organisationsebenen in SAP PS: help.sap.com

Abbildung 31: Organisationsebenen in SAP PS: help.sap.com

2.5.1.2 Stammdaten im Projektsystem

Projekte werden in SAP ERP mit Hilfe der folgenden Elemente abgebildet:

- Ein Projektstrukturplan (PSP)

- Ein oder mehrere Netzpläne

- Oder eine Kombination aus beidem

Projektstrukturplan

- bildet den Aufbau/die Struktur eines Projektes ab

- Modell des Projekts, das die zu erfüllenden Projektleistungen hierarchisch darstellt

- bildet die operative Basis für die Planung von

o

Kosten

o

Erlösen

o

Zahlungen

o

Terminierung

o

Budgetierung

Netzpläne

- Repräsentiert den Ablauf eines Projektes oder Teile davon

- einzelne Aspekte des Projektes als Vorgänge abgebildet

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in SAP ERP Grundlagen des Projektmanagements mit SAP ERP - Vorgänge sind über Anordnungsbeziehungen mit einander

- Vorgänge sind über Anordnungsbeziehungen mit einander verknüpft

Vorgänge

- Vorgänge bilden den Ablauf eines Projekts oder den Ablauf von Aktivitäten aus dem Projekt ab

- Vorgänge bilden die operative Basis für die Planung und Steuerung von

o

Terminen

o

Kosten

o

Ressourcen (Personal, Maschinen, Fertigungshilfsmittel, Material)

- können zu PSP-Elementen zugeordnet werden

- Termine und Kosten aus den Vorgängen werden in die PSP-Elemente heraufgereicht

und sind dort aggregiert auswertbar

- Verfügungen der Vorgänge werden gegen die Budgets der PSP-Elemente geprüft

2.5.1.3 Phasen eines Projekts

Während der Realisierung durchläuft das Projekt verschiedene Phasen innerhalb seines Le- benszyklus. Idealer Projektablauf:

- Konzept

o

PSP erstellen

o

Dokumente, die das Projekt beschreiben und Ziele festlegen, zuordnen

- Grobplanung

o

PSP Elemente auf höchster Ebene erstellen

o

Netzpläne und Vorgänge auf höchster Ebene erstellen

o

Erste Kostenkalkulationen auf Basis der Budgetzuweisungen durchführen

- Detailplanung

o

Detailliertes Hierarchiemodel des Projektes mit PSP Elementen Meilensteinen und PS Texten erstellen

o

Detailliertes Prozessablaufmodel des Projektes mit Vorgängen, Vorgangsele-

menten, Meilensteinen PS Texten erstellen

o

Terminierung durchführen

o

Kosten im Detail planen

o

Benötigte Ressourcen planen

- Genehmigung

o

Budgets genehmigen und zuweisen

o

Projekt freigeben

- Ausführung

o

Vorgänge werden ausgeführt

o

Aufträge (SD, CO, PP) werden realisiert und rückgemeldet

o

Wareneingänge und Warenausgänge werden erfasst

o

Obligos, Kosten und Erlöse werden gebucht

o

Meilensteine werden bestätigt

- Periodenabschluss

o

Kosten werden auf Controlling Objekte abgerechnet

o

Rechnungen werden erstellt

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o

Projekt wird abgeschlossen

o

Projekt wird analysiert und bewertet

2.5.2 Projektstrukturen und Stammdaten

und bewertet 2.5.2 Projektstrukturen und Stammdaten - Projektstrukturpläne ohne zugeordnete Netzpläne werden

- Projektstrukturpläne ohne zugeordnete Netzpläne werden häufig zur Abbildung von Projekten eingesetzt, bei denen die Controlling-Aspekte (z. B. Kosten- oder Investiti- onsprojekte) und weniger die logistischen Prozesse im Vordergrund stehen.

- Netzpläne werden eingesetzt, um logistische Funktionen innerhalb einer Projektdefini- tion abzubilden. Beispiele hierfür wären die automatische Terminplanung mit Hilfe der Terminierung, die Planung von Ressourcen oder die Beschaffung von Materialien.

2.5.2.1

Projektstrukturplan

- wird zur Abbildung der Organisation/Hierarchie eines Projektes in SAP ERP verwen- det

- PSP Elemente werden zur weiteren Detaillierung von PSP eingesetzt

- ein Projekt kann bis zu 99 Gliederungsstufen besitzen

- pro Stufe können beliebig viele PSP-Elemente zugeordnet werden

- SAP Empfehlung: ein Projektstrukturplan sollte maximal 10.000 PSP-Elemente ent- halten

Projektstrukturplan: Funktionen

- Hauptfokus von PSP

o

Planung

o

Beschreibung

o

Steuerung

o

Überwachung der Kosten, den Eckterminen und dem Budget

- Die Planung von Terminen, Kosten und Zahlungsdaten erfolgt häufig durch Vorgänge, die PSP-Elementen zugeordnet werden.

- Funktionen von Projektstrukturplänen:

o

Planung und Erfassung von Terminen

o

Hierarchische Budgetverwaltung

o

Kostenplanung und Kontierung von Belegen

o

Planung und Fakturierung von Erlösen

o

Planung und Überwachung von Zahlungsflüssen

o

Bestandsführung von Materialien

o

Diverse Periodenabschlusstätigkeiten

o

Überwachung des Projektfortschritts

o

Aggregierte Auswertung von Daten

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, wie Projekte strukturiert werden können

- Phasenorientierte Strukturierung

- Funktionsorientierte Strukturierung

- Strukturierung nach organisatorischen Gesichtspunkten

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in SAP ERP Grundlagen des Projektmanagements mit SAP ERP Operative Kennzeichen von Projektstrukturplanelementen -

Operative Kennzeichen von Projektstrukturplanelementen

- Operative Kennzeichen legen die (Controlling-)Eigenschaften von PSP-Elementen fest und bestimmen, welche Aufgaben das PSP-Element in der Projektdurchführung übernimmt.

- Operative Kennzeichen werden in der Registerkarte Grunddaten von PSP-Elementen gesetzt

- Folgende Kennzeichen sind verfügbar:

o

Planungselement: Auf dem PSP-Element können manuell Kosten geplant werden echtes Kostenobjekt

o

Kontierungselement: Dem PSP-Element können Aufträge (insb. auch Vor- gänge bzw. Netzpläne) zugeordnet werden, Belege/Kosten können kontiert werden. Bestellanforderungen, Bestellungen oder Rechnungen können mit dem PSP-Element verrechnet werden.

o

Fakturierungselement: Erlöse können auf dem PSP-Element geplant und ggf. später Isterlöse gebucht werden

o

Unabhängig von der Stufe im Projektstrukturplan können für ein PSP-Element beliebige Kombinationen aus diesen drei Kennzeichen gesetzt werden.

- Kennzeichen Statistisch:

o

Istkosten werden auf einem PSP-Element nur statistisch unter dem Werttyp 11 (Statistisches Ist) statt unter dem Werttyp 4 (Ist) fortgeschrieben.

o

Bei Kontierung von Belegen auf einem statistischen PSP-Element muss immer noch ein „echtes“ Kontierungsobjekt (z. B. Kostenstelle, Kundenauftrag etc.) als Empfänger der Kosten angegeben werden.

o

Statistische Kontierungen dienen in der Regel Reporting- und Analysezwe- cken.

Hierarchiegrafik

- zeigt den hierarchischen Aufbau eines Projektstrukturplans in grafischer Form

- Es ermöglicht

o

Darstellung unterschiedlicher Daten zu jedem PSP-Element

o

Änderung operativer Kennzeichen eines PSP-Elements per Mausklick

o

Aufrufen des Detailbilds zu einem PSP-Element

o

Anlegen und Löschen von PSP-Elementen direkt in der Grafik

2.5.2.2

Netzplan

- dienen der Abbildung des Ablaufs verschiedener Projektaktivitäten

- erlaubt diverse logistische Integrationen in der Materialwirtschaft, Produktion, In- standhaltung, Kapazitätsplanung und im Einkauf zu nutzen

- Vorgänge beschreiben die Aktivität, die in einem Netzplan verrichtet werden soll

- Anordnungsbeziehungen bilden die Abfolge von Vorgänge ab und verknüpfen diese miteinander

- SAP Empfehlung: Netzpläne sollten eine Größe von 500 Vorgängen nicht überschrei- ten

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in SAP ERP Grundlagen des Projektmanagements mit SAP ERP - Sperrlogik: Wenn ein Netzplanelement bearbeitet wird,

- Sperrlogik: Wenn ein Netzplanelement bearbeitet wird, dann ist das gesamte Netz für Änderungen gesperrt

Netzpläne und Vorgänge: Struktur Ein Netzplan besteht aus:

- Netzplankopf:

o

steuernde Profile

o

Kennzeichen

o

Vorschlagswerte für die verschiedenen Netzplanobjekte (Vorgänge)

o

Netzplanprofil

o

Netzplanart

o

Werk (Buchungskreis und Kostenrechnungskreis über Werk ermittelt)

- Vorgänge

o

beschreiben die einzelnen Arbeits- oder Projektschritte

o

werden durch Anordnungsbeziehungen verknüpft (kausale und chronologische Reihenfolge)

o

bilden ein Mengengerüst für die Planung von:

Terminen (automatisch über Terminierung)

Kosten (automatisch über Kalkulation)

Ressourcen (Eigenleistungen und Fremdleistungen)

Materialbedarfen (durch zugeordnete Komponenten)

o

vier unterschiedlichen Vorgangstypen:

Eigenbearbeitung: Planung und Erfassung einer Leistung, die von Ka- pazitäten des eigenen Unternehmens erbracht wird.

Fremdbearbeitung: Planung und Beschaffung einer Leistung, die von einer unternehmensexternen Ressource erbracht wird. Mit Hilfe der Angaben zur Fremdleistung, dem Endtermin des Fremdbearbeitungs- vorgangs, der Warengruppe und der verantwortlichen Einkaufsorgani- sation sowie Einkäufergruppe kann das System später eine Bestellan- forderung generieren.

Dienstleistung: Planung und Beschaffung von Fremdleistungen über den Einkauf; erlaubt die Planung und Beschaffung mehrerer Dienstleis- tungen sowie die Angabe von Daten zu noch nicht näher spezifizierten Leistungen.

Kosten: Planung und spätere Kontierung von Kosten, die nicht auf- grund von Eigenleistungen, der Beschaffung von Fremdleistungen oder Dienstleistungen über den Einkauf oder den Verbrauch von Materialien entstehen

- Anordnungsbeziehungen

o

Ermöglicht es Abfolgen von Vorgängen zu definieren

o

Spezifizieren der logischen Abfolge: Vorgänger-Nachfolger-Beziehung

o

folgende Arten von Anordnungsbeziehungen stehen zur Verfügung:

Normalfolge: Der Nachfolger beginnt zeitlich nach dem Ende des Vor- gängers.

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in SAP ERP Grundlagen des Projektmanagements mit SAP ERP  Anfangsfolge : Der Nachfolger beginnt zeitgleich

Anfangsfolge: Der Nachfolger beginnt zeitgleich oder zeitlich nach dem Start des Vorgängers.

Endfolge: Der Nachfolger endet zeitgleich oder zeitlich nach dem Ende des Vorgängers.

Sprungfolge: Der Vorgänger beginnt zeitlich nach Ende des Nachfol- gers.

- Vorgangselemente

o

dienen der Detaillierung von Vorgängen

o

Haben dieselben Funktionalitäten wie die gleichnamigen Vorgänge

o

Keine Anordnungsbeziehungen zwischen Vorgangselementen möglich

o

Es werden folgende Vorgangselementtypen unterschieden:

Eigenbearbeitungselement

Fremdbearbeitungselement

Dienstleistungselement

Kostenelement

Netzpläne und Vorgänge: Funktionen

- ablauforientierte Abbildung von Projekte oder Teile eines Projektes

- Anordnungsbeziehung zwischen zwei Vorgängen definiert deren logische Abfolge und zeitliche Abhängigkeiten

- netzplanübergreifende Abläufe: zwei Vorgänge verschiedener Netzpläne verknüpfen

- Vorteile von Netzplänen: automatische Ermittlung von Plantermine, Pufferzeiten und zeitkritischen Vorgängen auf Basis von Vorgangsdauern und deren zeitlicher Abfolge

- Personal, Kapazitäten, Materialien, Hilfsmittel und Dienstleistungen der einzelnen Vorgänge können geplant werden

- Wichtige Funktionen von Netzplänen sind:

o

Terminierung

o

Ressourcenplanung

o

Rückmeldung von Arbeit

o

Fremdbeschaffung von Leistungen

o

Materialplanung, -beschaffung und -lieferung

o

Netzplankalkulation

o

Diverse Periodenabschlusstätigkeiten

o

Überwachung des Projektfortschritts

Netzplangrafik

- stellt Vorgänge eines oder auch mehrerer Netzpläne graphisch dar

- Vorgänge werden automatisch entsprechend ihrer logischen Abfolge geordnet

- Funktionen: Anlegen, ändern, Abfolge ändern (drag & drop), löschen

- kann aus verschiedenen Transaktionen des Projektsystems aufgerufen werden (Project Builder, Projektplantafel, Informationssystem)

- Zyklusanalyse (nur verfügbar in der Netzstrukturgrafik)

- Liegt ein Zyklus vor, kann der Netzplan nicht terminiert werden

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in SAP ERP Grundlagen des Projektmanagements mit SAP ERP 2.5.2.3 Weitere Strukturen im SAP-Projektsystem Meilensteine

2.5.2.3 Weitere Strukturen im SAP-Projektsystem

Meilensteine

- Abbilden von Ereignissen mit besonderer Bedeutung

- enthält Daten zu Verwendungszweck bzw. Funktion, ein beschreibender Kurz- und ggf. Langtext und der geplante Meilensteintermin

- Erreichen eines Meilensteins wird mit dem Setzen des Isttermins dokumentiert

- Meilensteine können Vorgängen und PSP-Elementen zugeordnet werden

- Verwendungsmöglichkeiten: Meilensteinfakturierung im Vertrieb, Starten von Workflow-Aufgaben etc.

PS Texte

- frei definierte Texte, die in einem PS-Textkatalog verwaltet werden

- werden nach verschiedenen Textarten unterschieden

- können einem oder mehreren PSP-Elementen oder Vorgängen zugeordnet werden

- können in SAP ERP SAPscript oder in Microsoft Word eingegeben werden

Integration zur Dokumentenverwaltung

- Dokumentenverwaltungssystem von SAP ERP kann verwendet werden, um PSP- Elementen und Vorgängen Dokumentinformationssätze zuzuordnen

- Dokumentinformationssätze und entsprechende Originale können aus dem Projektsys- tem aufgerufen werden

- Originale können auch über das Internet angezeigt werden

2.5.2.4 Bearbeitungsfunktionen

- In SAP PS sind Kopiervorlagen zu Standardprojektstrukturplänen, Standardnetzen, anderen (eigenen) Projektstrukturen und Simulationsversionen verfügbar

- Die wesentlichen Tools zur Projekterstellung sind der Project Builder und die Pro- jektplantafel

Project Builder

- Es können alle Objekte mit Ausnahme der Zuordnung von Fertigungshilfsmitteln ge- pflegt werden

- zentrales Tool für die Definition von Projekten

- Die Oberfläche des Project Builder besteht aus den folgenden drei Bereichen:

o

Arbeitsvorrat und Vorlagenbereich

o

Strukturbaum

o

Detailbild

- Der Project Builder wird verwendet, um folgende Elemente anzulegen oder zu ändern:

o

Projektdefinition (PSP)

o

PSP Elemente

o

Netzpläne

o

Vorgänge

o

Vorgangselemente

o

PS Texte

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o

Dokumente

o

Meilensteine

o

Materialkomponenten

Dokumente o Meilensteine o Materialkomponenten - Detailbilder, Listen oder Grafiken (Hierarchiegrafik,

- Detailbilder, Listen oder Grafiken (Hierarchiegrafik, Netzplangrafik) stehen dazu zur Verfügung

- Sie können

o

manuell Projektstrukturen anlegen

o

Standardprojektstrukturen (PSP oder Netzpläne) oder Standardstrukturen (Standard PSP Strukturen, Standardnetzpläne) als Kopiervorlagen verwenden

o

PSP-Strukturen, Standard-PSP-Strukturen und Standard-Netzpläne in eine vorhandene Projektstruktur aufnehmen

o

ein operatives Projekt oder ein Standardprojekt gemeinsam mit allen Objekten der darunter liegenden Ebenen (PSP-Elemente, Vorgänge, PS-Texte, Belege, Meilensteine, Komponenten) kopieren

Projektplantafel

- grafische Oberfläche, mit der alle Daten für ein Projekt angelegt und bearbeitet wer- den können:

o

Projektdefinition, PSP-Elemente, Vorgänge, Anordnungsbeziehungen, Meilen- steine, Dokumente und PS-Texte

o

Planung von Terminen und Ressourcen (Arbeit, Fremdbearbeitung)

o

Kostenplanung über Vorgänge

- basiert auf einer interaktiven SAP-Balkenplangrafik

- Wichtige Navigationshilfen erhält man in der Projektplantafel wie folgt:

o

Über Doppelklick auf verschiedene Stellen der Projektplantafel kann in De- tailbilder verzweigt werden