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XI.- CONTABILIDAD

El objetivo del mdulo de contabilidad es que para su empresa sea sencillo el llevar todos sus registros y reportes contables al da invirtiendo el mnimo esfuerzo y tiempo posibles. Para que esto sea posible, el mdulo de contabilidad se puede configurar para que se generen las plizas detalladas en lnea, es decir, en el momento que se registran los documentos de la operacin del SAI de los mdulos de bancos, proveedores, almacn, produccin y clientes para evitar recapturas. Tambin incluye el mdulo de contabilidad la Generacin automtica de plizas para generar las plizas de los documentos que quedaron pendientes de contabilizarse ya sea porque al momento de darlos de alta no tenan asociadas sus cuentas contables o bien porque no se activ la opcin de plizas detalladas en lnea. En esta opcin de Generacin automtica de plizas tambin se generan las plizas provenientes de la operacin que no se hayan configurado como detalladas, sino como diarias o globales mensuales. El SAI podr generar automticamente todas estas plizas provenientes de su operacin gracias a que previamente se configuran las cuentas contables que se relacionan con estos procesos. Por ejemplo, el sistema le permitir asociar la cuenta contable de ventas ya sea por producto o por clase de producto y ya sea aplicable para todos sus almacenes de venta o bien una cuenta contable por almacn de venta, y de esta manera har la respectiva pliza contable de ventas a las cuentas contables configuradas previamente. Adems de lo anteriormente mencionado, este mdulo permite la captura manual de plizas contables, incluye una consulta inteligente de plizas, y le permitir llevar fcilmente sus estados financieros, razones financieras, unidades de negocio, presupuestos, reportes auxiliares y depreciaciones de activos fijos.
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Definir Tablas

________ UNIDADES DE NEGOCIO ______________________________

# Contabilidad # Definir # Tablas

En esta opcin se definen las unidades de negocio que se van a utilizar dentro del mdulo contable. Una unidad de negocio se utiliza para segmentar la informacin contable de la empresa, es decir, en lugar de dar de alta diferentes cuentas contables para segmentar la informacin, se dan de alta unidades de negocio y se le relacionan a la cuenta contable, lo cual hace el catlogo de cuentas contables ms pequeo. Ejemplo: Si tuviramos varias sucursales supongamos Monterrey, Mxico y Guadalajara, pero no se quiere dar da alta una cuenta contable especficamente de Cuentas por cobrar de clientes para cada sucursal, puedo dar de alta una nica cuenta contable de Cuentas por cobrar y manejar como unidades de negocio a las sucursales Monterrey, Mxico y Guadalajara. En las asociaciones contables se podr definir la misma cuenta contable de Cuentas por cobrar pero variar la unidad de negocio para asociarle la que le corresponda a cada almacn. Adems, cuando se capturen plizas contables manuales y se seleccione una cuenta contable que maneje unidades de negocio, el sistema le pedir al usuario que le asigne la unidad de negocio al momento en que est capturando la pliza contable. Cabe mencionar que se incluyen en el SAI formatos especiales del Balance general y el Estado de resultados que se pueden generar Por unidad de negocio en donde mostrar en diferentes columnas del reporte cada unidad de negocio y tambin las unidades de negocio estarn disponibles como filtros en los reportes de estados financieros, reportes auxiliares y razones financieras. Si tienen dados de alta Datos estadsticos podr definirle cada uno de sus datos estadsticos a cada unidad de negocio. Es opcional la captura de este catlogo.

________ CONCEPTOS DE PLIZAS _____________________________

Este catlogo se utiliza para definir los conceptos ms comunes a utilizar en las plizas contables y solamente seleccionarlo al momento de dar de alta la pliza sin necesidad de reescribirlo. Se pueden tambin cambiar conceptos ya capturados y dar de baja los que no se vaya a utilizar. Es opcional la captura de este catlogo.

________ AGRUPADORES DE CUENTAS CONTABLES ____________

Este catlogo de agrupadores se utiliza en el SAI para poder agrupar varias cuentas contables para efecto de los filtros de los reportes contables. Adems de ser til este dato para filtrar la informacin de los reportes que incluye el SAI tambin le puede ser til para los reportes personalizados que podr construir manejando las Hojas de clculo que incluye el SAI en Excel. Es opcional la captura de este catlogo.

________ DATOS ESTADSTICOS _______________________________

Este catlogo se utiliza para poder dar de alta los datos estadsticos que se quieran manejar y relacionarlos directamente a las cuentas contables y a las unidades de negocio para filtrar informacin en los reportes de acuerdo a dichos datos estadsticos. Adems de ser til este dato para filtrar la informacin de los reportes que incluye el SAI tambin le puede ser til para los reportes personalizados que podr construir manejando las Hojas de clculo que incluye el SAI en Excel. Es posible dar de alta hasta 4 datos estadsticos cada uno con n cantidad de valores. Para agregar un nuevo dato estadstico, es necesario hacer click en el botn de Agregar, y el campo de la izquierda estar listo para que se le teclee el nuevo dato estadstico, una vez tecleado, presionar la tecla Enter para comenzar a teclear las diferentes opciones que va a tener ese dato estadstico, una vez concluido con esto, utilizar el botn S para guardar los cambios.

________ REPORTES___________________________________________

Esta opcin se utiliza para poder ver los catlogos capturados de manera de reporte para su fcil revisin. Tambin es posible exportar esta informacin a algn formato externo para su manipulacin. Es posible ordenar el reporte de diferente manera y tambin utilizar filtros para obtener informacin ms especfica.
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Polticas

________ GENERALES _________________________________________

# Polticas

En esta pantalla, se van a definir las configuraciones generales para el mdulo de contabilidad. Inicio de contabilidad.- Esta opcin permite configurarle al sistema a partir de cundo queremos que empiece a considerar el sistema las plizas generadas para los reportes y saldos de las cuentas contables. Es decir que si yo tengo configurado que el inicio de la contabilidad es en Enero del 2006, todas las plizas que se hayan generado anteriores a esa fecha las va a ignorar en los reportes y saldos de las cuentas contables. Ejercicio estndar.- Aqu se configura a partir de qu mes y por una longitud de 12 meses se van a mostrar los reportes de manera estndar como el ejercicio, aunque al generar los reportes se podr modificar los rangos de fechas. Estructura.- Aqu se define la estructura que se va a utilizar para las cuentas contables. Ejemplo: si se define 33 el formato de cuentas contables tendr 2 segmentos de 3 caracteres cada uno separados por un guin quedando as XXX-XXX. Tipo.- Aqu se define si las cuentas contables van a permitir solamente nmeros o tambin caracteres (letras) en su estructura. Cuenta de cuadre para captura de plizas.- Aqu se configura a qu cuenta se van a ir los descuadres cuando la pliza que se est capturando no est cuadrada. Es posible tambin configurar un monto mximo de cuadre para que el SAI no permita cantidades mayores en el descuadre de cada pliza. Configuracin de bsqueda de cuentas.- Esta opcin sirve para configurar de qu manera se van a desplegar las bsquedas de las cuentas en el mdulo contable si por rbol para que el sistema

despliegue el rbol de cuentas y se seleccione la necesaria o por lista de cuentas afectables, para que solamente vaya mostrando las cuentas contables afectables que contengan la informacin que se est tecleando. Bsqueda por lista

Bsqueda por rbol

Ordenar bsquedas por lista por.- Aqu se configura para cuando se tiene seleccionada la opcin de Buscar por lista slo cuentas afectables cmo se quiere que se ordene, si por nmero de cuenta o por nombre. Consecutivo de plizas.- Aqu se configura cmo va a llevar el SAI el consecutivo de las plizas, si por mes o continuo. Si seleccionamos la opcin Por mes el sistema comenzar con un consecutivo nuevo cada mes para cada tipo de pliza (Ingresos, Egresos, Diario). Si seleccionamos la opcin Continuo el sistema seguir con la numeracin consecutiva a travs de los meses y no se reiniciar dicho consecutivo cada mes. Navegacin de plizas contables.- Aqu se le configura al sistema si en la pantalla de captura de plizas se van a mostrar todas las plizas existentes o solamente las del mes de trabajo aunque se podr cambiar la navegacin de plizas contables directamente estando sobre la barra de navegacin de las plizas contables presionando el botn derecho del ratn. Imprimir al guardar plizas.- Esta opcin sirve para configurarle al sistema si se quiere que muestre la pantalla de impresin al guardar una pliza automticamente. Permitir captura de moneda en plizas contables.- Esta opcin le permite al usuario capturar la moneda en la que est la pliza y el tipo de cambio an y cuando para efectos de reportes y de saldos de cuentas contables siempre tomar las cantidades en moneda nacional. Captura forzosa de unidades de negocio en cuentas que lo manejen.- Esta opcin obliga al usuario a capturar la unidad de negocio a las cuentas que la manejen y que no permita continuar la captura hasta que se capture.

Una vez terminadas las configuraciones, es necesario presionar el botn S para que se guarden los cambios.

________ PLIZAS AUTOMTICAS _____________________________

Esta opcin sirve para configurar cmo queremos que el SAI genere las plizas provenientes de la operacin, si detalladas, diarias o mensuales, as como si las asociaciones contables se van a hacer por empresa o por almacn. Tambin es posible configurarle al SAI si queremos que en el concepto de la pliza se incluya la clave o el nombre del proveedor o cliente que tiene relacionado. Generacin detallada.- A cada documento o folio del sistema se le genera una pliza contable. Generacin diaria.- Se genera una pliza global diaria para todos los movimientos para cada concepto o detalle de pliza. En este caso el sistema agrupa las cantidades por cuenta contable. Generacin mensual.- Se genera una pliza global para todos los movimientos de ese mes para cada concepto o detalle de pliza. En este caso el sistema agrupa las cantidades por cuenta contable. Es posible definir una opcin distinta para cada concepto o detalle de pliza. Tenemos dos maneras de generar las plizas: Generar las plizas detalladas en lnea.- Esta opcin genera una pliza en lnea de todos los documentos que se registran en el SAI en el momento que se est haciendo, es decir, al momento que yo guardo una factura, el sistema le genera su pliza contable siempre y cuando todas las cuentas contables implicadas estn relacionadas correctamente. Esta configuracin aplicar slo para los conceptos que se les defina que se les generar su pliza Detallada, ya que los conceptos que se definan como Mensual o Diaria las ignorar el sistema para efectos de generar su pliza en lnea. Tenemos dos configuraciones adicionales: o Mostrar avisos cuando las plizas no se puedan generar.- Esta opcin sirve para que el

SAI avise al usuario al momento de que no pueda generar una pliza en lnea debido a que los conceptos en el documento no tienen todas las cuentas contables asociadas correctamente. El documento podr ser guardado pero la pliza tendr que generarse por el proceso de Generacin de plizas automticas una vez que las cuentas contables estn asociadas correctamente. o Excluir plizas en lnea de ganancias y prdidas cambiarias (Habilite esta opcin si utiliza el cierre cambiario).- Esta opcin se utiliza cuando la empresa utiliza el cierre cambiario debido a que si no se marca el sistema estar generando en lnea las plizas de ganancias y prdidas cambiarias cuando lo correcto es que se generen hasta que se haya realizado el proceso del Cierre cambiario para que las plizas de ganancia y prdida cambiaria utilicen el tipo de cambio del cierre cambiario. Generar las plizas detalladas al ejecutar el proceso de Generacin de plizas automticas.Habilite esta opcin si no desea que el SAI genere las plizas en lnea y quiera generarlas hasta que se ejecute este proceso manualmente.

Es importante definir si las asociaciones contables se requieren por EMPRESA o por ALMACN. En caso de que quieran asociar cuentas contables o unidades de negocio diferentes para separar en contabilidad las operaciones que se generan en los diferentes almacenes, entonces se tendr que definir por ALMACN. En caso de que ni las cuentas contables ni las unidades de negocio sean diferentes en las operaciones de sus diferentes almacenes se tendr que definir por EMPRESA.

___ PAQUETE ESTNDAR PARA EXPORTACIN DE PLIZAS ___

Aqu se configura el formato estndar para la exportacin de plizas, dependiendo del paquete que est seleccionado, en el proceso de exportacin de plizas, el sistema sugerir ese formato aunque se pueda cambiar al momento de ejecutar el proceso. Es posible tambin seleccionar la ruta estndar para que se guarde el archivo que se genera para exportar las plizas an y que se pueda modificar al momento de ejecutar el proceso. Es importante mencionar que si se selecciona la opcin de Ninguno, no se llevar contabilidad (No se generarn las matrices contables), entonces el sistema no llenar las tablas de las asociaciones contables las cuales en algunos casos dependiendo de la informacin que maneje la empresa, pueden llegar a ocupar mucho espacio en el disco duro.
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Plantillas de plizas Plantillas de plizas (Pantalla)

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Utilice esta pantalla para dar de alta plantillas de plizas las cuales le ayudarn a capturar plizas repetitivas con mucho menor esfuerzo y sin margen de error. Las plantillas que se den de alta las podr mandar llamar desde la pantalla de captura de plizas, as como desde la emisin de cheques sin aplicacin a facturas y desde la captura de otros movimientos de bancos para que se capturen solamente los datos necesarios para poder generar la pliza y as evitar errores en la seleccin de cuentas contables y en el clculo de algunos valores. # Plantillas de plizas # Plantillas de plizas (Pantalla) $ Plantillas de plizas (Pantalla) k Plantillas de plizas (Pantalla)

Folio.- nmero consecutivo como identificador. Copiar plantilla.- Este botn se utiliza para mandar llamar una plantilla previamente guardada y hacerle modificaciones para generar una nueva plantilla. Tipo.- Seleccione el tipo de pliza que corresponde a la plantilla (Ingreso, Egreso, Diario). Concepto.- Seleccione el concepto que va a estar relacionado a esta plantilla.

Veamos que cuando estamos haciendo una captura de una nueva plantilla, aparece un botn en la primer columna de la cuadrcula:

Este botn tiene las siguientes opciones: Subir partida.- Utilice esta opcin para cambiar de posicin hacia arriba el rengln de la cuadrcula en donde est posicionado. Bajar partida.- Utilice esta opcin para cambiar de posicin hacia abajo el rengln de la cuadrcula en donde est posicionado. Eliminar partida.- Utilice esta opcin para borrar el rengln de la cuadrcula en donde est posicionado. Salir.- Utilice esta opcin para cerrar el men de opciones para la cuadrcula.

Cuenta Fija.- Sirve para asignar una cuenta fija a la plantilla ya sea para cargo o para abono para que salga ya llena al momento de mandar llamar la plantilla. Aqu podemos teclear la cuenta o utilizar las bsquedas ya mencionadas anteriormente para localizar la cuenta que deseamos, es posible tambin, si as est configurada la cuenta, seleccionar la unidad de negocio que se va a utilizar. Variable.- Utilice esta opcin si desea que el sistema le haga una pregunta que se especifica en la siguiente pantalla para que seleccione la cuenta contable al momento de estar llenado la pliza. Cargos Fijo.- Utilice esta opcin para capturar un valor y que ya salga pre-lleno al momento de estar dando de alta la pliza utilizando la plantilla. En la siguiente pantalla el sistema nos preguntar el valor que le vamos a asignar a este Cargo, podemos teclearlo manualmente o utilizar la calculadora presionado la letra <C> para realizar algunas operaciones y que se llene el valor con lo calculado en la calculadora. Variable.- Utilice esta opcin si desea que el sistema le haga una pregunta que se especifica en la siguiente pantalla para que introduzca el valor manualmente al momento de estar llenando la pliza. Frmula.- Utilice esta opcin para que en base a una frmula y la informacin capturada en la pliza se calcule un valor y se utilice para el Cargo. Ejemplo: o Para decir que vamos a utilizar el valor que est capturado en la partida 1 y lo vamos a multiplicar por 0.15 para despus este resultado dividirlo entre el valor que viene en la partida 2 y que a eso le sumemos el valor que viene en la partida 3 utilizamos la siguiente frmula: ((P1 * 0.15) / P2) + P3. Consideraciones: - Se podrn utilizar parntesis para agrupacin. - Para hacer referencia a otra partida se utiliza la letra P + el nmero de la partida. Ejemplo: si queremos hacer alusin al valor de la partida 2 utilizamos P2. - Los smbolos a utilizar son los siguiente: o * = Multiplicacin. o / = Divisin.

o + = Suma. o - = Resta. o ^ = Exponenciacin. Cuadre.- Utilice esta opcin para que el sistema automticamente calcule el valor que cuadra la pliza.

Abonos Fijo.- Utilice esta opcin para capturar un valor y que ya salga pre-lleno al momento de estar dando de alta la pliza utilizando la plantilla. En la siguiente pantalla el sistema nos preguntar el valor que le vamos a asignar a este Abono, podemos teclearlo manualmente o utilizar la calculadora presionado la letra <C> para realizar algunas operaciones y que se llene el valor con lo calculado en la calculadora. Variable.- Utilice esta opcin si desea que el sistema le haga una pregunta que se especifica en la siguiente pantalla para que introduzca el valor manualmente al momento de estar llenando la pliza. Frmula.- Utilice esta opcin para que en base a una frmula y la informacin capturada en la pliza se calcule un valor y se utilice para el Abono. Ejemplo: o Para decir que vamos a utilizar el valor que est capturado en la partida 1 y lo vamos a multiplicar por 0.15 para despus este resultado dividirlo entre el valor que viene en la partida 2 y que a eso le sumemos el valor que viene en la partida 3 utilizamos la siguiente frmula: ((P1 * 0.15) / P2) + P3. Consideraciones: - Se podrn utilizar parntesis para agrupacin. - Para hacer referencia a otra partida se utiliza la letra P + el nmero de la partida. Ejemplo: si queremos hacer alusin al valor de la partida 2 utilizamos P2. - Los smbolos a utilizar son los siguiente: o * = Multiplicacin. o / = Divisin. o + = Suma. o - = Resta. o ^ = Exponenciacin. Cuadre.- Utilice esta opcin para que el sistema automticamente calcule el valor que cuadra la pliza. Referencia Llene aqu la referencia que desee que se guarde en la pliza. Este campo es alfanumrico y nos puede servir para rastrear plizas por referencia en la Consulta inteligente de plizas descrita ms adelante en esta ayuda. Concepto Teclee el concepto especfico para la partida. Este campo es alfanumrico y nos puede servir para rastrear plizas por referencia en la Consulta inteligente de plizas descrita ms adelante en esta ayuda.

________ EJEMPLO ____________________________________________

Veamos una plantilla ejemplo que podemos dar de alta. El nombre de esta plantilla es Declaracin de impuestos mensual y nos va a servir para registrar el IVA mensual en base al flujo, as como el ISR a pagar y el IETU a pagar en su declaracin mensual de impuestos. Veamos como quedara la pantalla de la plantilla capturada y su impresin:

En el reporte impreso vamos a poder ver el detalle de la estructura de la pliza, vemoslo:

Una vez teniendo esta plantilla, vamos a utilizarla en una captura de pliza, el primer paso es entrar a la pantalla de Plizas contables consultas, una vez estando ah presionamos el botn Altas. El sistema nos sugerir la fecha de la pliza y nos preguntar el Tipo de captura, ah seleccionamos Plantilla. El sistema nos mostrar la siguiente pantalla

En esta pantalla el sistema nos mostrar todas las plantillas que tenemos dadas de alta para que seleccionemos la que vamos a utilizar, en este caso solamente tenemos una. Utilicmosla para el ejemplo. El sistema comenzar a hacer las preguntas que le configuramos previamente a la plantilla como podemos ver en la siguiente pantalla.

Esta pantalla nos est pidiendo el IVA de compras por flujo para abonar a la cuenta 101100000 IVA acreditable, capturemos la cantidad solicitada y presionemos el botn SI, el sistema mostrar la siguiente pantalla.

Esta pantalla nos est pidiendo el IVA ventas por flujo para cargar a la cuenta 201020015 IVA Trasladado Clientes, capturemos la cantidad solicitada y presionemos el botn SI, el sistema mostrar la siguiente pantalla.

Esta pantalla nos est pidiendo el ISR a pagar para cargar a la cuenta 101140000 Anticipos a ISR, capturemos la cantidad solicitada y presionemos el botn SI, el sistema mostrar la siguiente pantalla.

Esta pantalla nos est pidiendo el IETU a pagar para cargar a la cuenta 101150000 Anticipos a IETU, capturemos la cantidad solicitada y presionemos el botn SI, el sistema mostrar la siguiente pantalla.

En esta pantalla estamos viendo que el SAI insert toda la informacin que le alimentamos en una pliza ya completa con sus cuentas que estaban previamente configuradas y con el clculo de las frmulas. Esta opcin de captura por medio de plantillas sirve para ahorrar muchsimo tiempo y para evitar errores de captura. Presionemos el botn SI para guardar la pliza y terminar con el ejemplo.
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Mes de trabajo Definir mes de trabajo contable

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# Mes de trabajo # Definir mes de trabajo contable $ Definir mes de trabajo contable k Definir mes de trabajo contable

Esta opcin se utiliza para configurarle al mdulo contable exclusivamente, el mes que se va a tomar como el sugerido al generar los reportes contables. Tomar mes de trabajo contable del mes de inicio de sesin.- Esta opcin se utiliza para que el sistema por default tome el mes actual de la sesin para utilizarlo como el mes en los reportes del mdulo de contabilidad. Definir manualmente.- Aqu se define cul es el mes y ao que se quiere que se tome por default en los reportes del mdulo de contabilidad. Esta configuracin no afecta a ningn proceso ni a ninguna captura del mdulo de contabilidad, sino que es exclusivamente para los reportes del mdulo contable.
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Cuentas de contrapartida para movs. de almacn Cuentas de contrapartida para movs. de almacn (Pantalla)

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Aqu se definen las cuentas contables asociadas que se utilizarn como contrapartida en las plizas contables de entradas y salidas al almacn de cada uno de los diferentes movimientos de almacn tales como resultados de produccin, correccin, obsequio, etc. A todos los movimientos de almacn relacionados a la produccin se les debe de relacionar LA MISMA # Cuentas de contrapartida para movs. de almacn # Cuentas de contrapartida para movs. de almacn (Pantalla) $ Cuentas de contrapartida para movs. de almacn (Pantalla) k Cuentas de contrapartida para movs. de almacn (Pantalla)

cuenta contable que corresponda a los productos en proceso. Estos movimientos relacionados a la produccin son: Entrada por Resultado de Orden de Produccin Entrada por Cancelacin de Res. De Ord. De Prod. Entrada por Cancelacin de Orden de Produccin Entrada por Recuperacin Entrada por Orden de Produccin Salida por Resultado de orden de Produccin Salida por Cancelacin de Res. De Ord. De Prod. Salida por Orden de Produccin Salida por Cancelacin de Recuperacin Es posible tambin relacionarle una unidad de negocios estndar a cada cuenta de contrapartida para que el sistema genere esa pliza en automtico, si la cuenta seleccionada se configur como que maneja unidades de negocio.
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Matriz de relaciones contables Matriz de relaciones contables (Clientes y Proveedores)

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En estas dos opciones (Clientes y proveedores) es en donde se definen las cuentas contables a afectar para cada tipo de cliente o proveedor. En clientes se define qu cuenta contable de Cuentas por cobrar se afecta para cada tipo de cliente y sus respectivas cuentas de ventas, devoluciones sobre ventas y costo de ventas para cada clase de productos/servicios; mientras que en Proveedores se define la cuenta contable de Cuentas por pagar que se afectar para cada tipo de proveedor as como sus respectivas cuentas de gastos, compras y devoluciones sobre compras por clase de productos y servicios. En caso de que est definido en las polticas que el enlace contable ser por almacn es posible definir distintas cuentas contables para cada tipo de cliente en cada almacn; en caso contrario en la seccin de Catlogo de almacenes aparecer la leyenda Todos. Si no se define la cuenta contable de cuentas por cobrar para algn tipo de cliente, entonces hay que definirla por cliente en el catlogo de clientes. De la misma forma, si no se define la cuenta contable de ventas, devoluciones sobre ventas o costo de ventas para alguna clase entonces hay que definirlas para cada producto o servicio de la clase en el catlogo de productos y servicios. Si no se define la cuenta contable de cuentas por pagar para algn tipo de proveedor o acreedor, entonces hay que definirla por proveedores/acreedor en el catlogo de proveedores. De la misma forma, si no se define la cuenta contable de gastos, compras, o devoluciones sobre compras para alguna clase entonces hay que definirlas para cada producto o servicio de la clase en el catlogo de productos y servicios. Si tiene alguna duda sobre la naturaleza de cada cuenta contable que debe asociar en el SAI, consulte la siguiente tabla: Naturaleza Contable Activo Cuentas relacionadas en el SAI Cada cuenta bancaria, cuentas por cobrar, facturas de contado, cada almacn, Productos en proceso, IVA acreditable, IVA de importacin.

# Matriz de relaciones contables # Matriz de relaciones contables (Clientes y Proveedores) $ Matriz de relaciones contables (Clientes y Proveedores) k Matriz de relaciones contables (Clientes y Proveedores)

Pasivo Capital Resultados Acreedoras (Ingresos) Resultados Deudoras (Egresos)

Cuentas por pagar, IVA por pagar, retencin de IVA e ISR, compras y devoluciones sobre compras. No hay ninguna cuenta contable que se asocie en el SAI relacionada con el capital. Ventas, descuentos, notas de cargo a clientes, ganancia cambiaria y devoluciones de ventas. Gastos, descuentos de proveedores, cuentas contables de cada centro de costo, costo de ventas, egresos por notas de cargo de proveedores, prdida cambiaria. Se recomienda poner aqu las cuentas contrapartida de almacn que no tengan que ver con produccin.

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Cuentas contables consultas grficas

En opcin es donde vamos a definir nuestro catlogo de cuentas contables, as como los presupuestos por cuenta contable. Tambin vamos a poder realizar consultas de saldos, movimientos, presupuestos y ver grficas de la cuenta contable que se tenga seleccionada en la seccin izquierda de la pantalla.

________ DATOS GENERALES __________________________________

En esta seccin es donde vamos a definir el nmero de cuenta, el nombre en espaol y en ingls, a qu # Cuentas contables consultas grficas $ Cuentas contables consultas grficas k Cuentas contables consultas grficas

subcuenta pertenece, el tipo de cuenta y su naturaleza, as como si dicha cuenta va a manejar o no unidades de negocio, etc. No. Cuenta.- En esta seccin vamos a teclear el nmero de la cuenta contable. Este nmero de cuenta contable no puede exceder los 20 caracteres y ser con la segmentacin que se haya configurado en las polticas del mdulo de contabilidad. Nombre en espaol.- Aqu va el nombre de la cuenta contable. Nombre en ingls.- Aqu va el nombre de la cuenta contable en ingls para que cuando se saquen los reportes en ingls, tome este nombre y lo muestre. Subcuenta de.- Si la cuenta contable que estamos dando de alta es una subcuenta de otra cuenta contable, captrela aqu y el sistema mostrar el nombre de la cuenta seleccionada automticamente. Estando en este campo podr seleccionar la cuenta contable haciendo doble clic en la parte izquierda de la pantalla donde se muestra el catlogo de cuentas contables. Tipo de cuenta.- Seleccione el tipo de cuenta que va a tener (Activo, Pasivo, Capital, Resultados de ingresos y Resultados de egresos). Estos tipos son fijos dentro del sistema. Naturaleza.- Seleccione la naturaleza de la cuenta (Deudora o Acreedora). Maneja unidades de negocio.- Si la cuenta va a manejar unidades de negocio, seleccione esta opcin. Agrupador.- Si la cuenta va a pertenecer a algn agrupador para poder filtrar los reportes por este dato, seleccione el agrupador. No detallar subcuentas en balance / No detallar subcuentas en estado de resultados.- Si no queremos ver en el reporte de Balance general Estado de resultados las subcuentas que tiene esta cuenta contable , sino que queremos que acumule en esta cuenta contable los valores de sus subcuentas, seleccionar esta opcin. Estatus.- Seleccione el estatus de la cuenta (Activa o Inactiva). Si el estatus es Inactiva, el sistema no permitir capturar una pliza con esa cuenta contable. Tratamiento para razones financieras (opcional).- Seleccione el comportamiento de la cuenta para los reportes de razones financieras (Activo circulante, Pasivo circulante, Inventario, Costo de lo vendido, Cuentas por cobrar, Cuentas por pagar, Ventas, Devoluciones y descuentos clientes, Impuestos de ventas netas, Retenciones de ventas netas, Compras netas con impuestos). Estos tratamientos son fijos en el sistema ya que estn pre-configurados para los reportes de Razones financieras. Datos estadsticos.- Seleccione los datos estadsticos que va a tener asociados la cuenta para poder filtrar los reportes por este dato.

________ SALDOS ______________________________________________

En esta seccin vamos a poder consultar el saldo de la cuenta contable seleccionada mes por mes del ao o del rango de fechas seleccionado y tambin poderlo comparar contra lo presupuestado. Es posible tambin filtrar el saldo por la unidad de negocio seleccionada en caso de que la cuenta contable maneje unidades de negocio. En este caso, se ver el saldo de la cuenta contable para la unidad de negocio seleccionada, y en el caso de que utilice el filtro de Datos estadsticos entonces incluir el sistema los valores de la cuenta contable slo considerando las unidades de negocio que tengan asociadas los datos estadsticos seleccionados. Para poder ver la informacin simplemente seleccione los filtros deseados y presione el botn Traer Datos. El sistema desplegar la informacin en pantalla. Esta informacin la podemos imprimir, ver en pantalla y exportarla a Microsoft Excel para su posterior manipulacin. Rango de fechas.- Utilice este filtro para seleccionar un perodo de tiempo deseado para la consulta, seleccione el mes y ao inicial y el mes y ao final. Datos estadsticos.- Seleccione los datos estadsticos de los cuales desea consultar los saldos para que el sistema incluya los valores de la cuenta contable slo considerando las unidades de negocio que tengan asociadas los datos estadsticos seleccionados. Unidad de negocio.- Seleccione la unidad de negocio de la cual desea ver los saldos. Para adentrarse en la informacin, puede teclear <Ctrl+i> o doble clic sobre el rengln del mes y ao que desee y el sistema lo llevar a sus movimientos respectivos de ese mes y ao para que consulte la informacin de dnde provino.

________ MOVIMIENTOS _______________________________________

En esta seccin vamos a poder consultar los movimientos que conforman el saldo de la cuenta contable, es decir todos los cargos y abonos detallados que la afectan. Directamente desde aqu, podemos ver la pliza del movimiento haciendo doble clic sobre el movimiento que deseamos ver y el sistema abrir la pantalla de plizas para mostrarla. Es posible tambin utilizar filtros como el de rango de fechas, datos estadsticos y unidades de negocio. Esta informacin la podemos imprimir, ver en pantalla y exportarla a Microsoft Excel para su posterior manipulacin. Rango de fechas.- Utilice este filtro para seleccionar un perodo de tiempo deseado para la consulta, seleccione el mes y ao inicial y el mes y ao final. Datos estadsticos.- Seleccione los datos estadsticos de los cuales desea consultar los movimientos para que el sistema incluya los movimientos de la cuenta contable slo considerando las unidades de negocio que tengan asociadas los datos estadsticos seleccionados. Unidad de negocio.- Seleccione la unidad de negocio de la cual desea ver los movimientos. Dividir cuadrcula.- Utilice este botn si desea que la cuadrcula donde se muestran los datos se divida en dos y para dejar ciertas celdas siempre visibles.

________ SUBCUENTAS ________________________________________

En esta seccin vamos a poder revisar los saldos de las subcuentas que tenga relacionadas esa cuenta contable. En caso de que la cuenta sea de ltimo nivel, el sistema desplegar un mensaje en el que se indica que la cuenta no tiene subcuentas y no desplegar ninguna informacin. Esta informacin la podemos imprimir, ver en pantalla y exportarla a Microsoft Excel para su posterior manipulacin. Rango de fechas.- Utilice este filtro para seleccionar un perodo de tiempo deseado para la consulta, seleccione el mes y ao inicial y el mes y ao final. Datos estadsticos.- Seleccione los datos estadsticos de los cuales desea consultar las subcuentas. El sistema incluir las subcuentas que no manejen unidad de negocio y que adems tenga asociada los datos estadsticos seleccionados y tambin incluir las subcuentas que manejen unidades de negocio pero slo considerando las unidades de negocio que tengan asociadas los datos estadsticos seleccionados. Unidad de negocio.- Seleccione la unidad de negocio de la cual desea ver las subcuentas. Cuentas.- Utilice esta opcin para traer solamente las cuentas que se quieran ver. Los filtros disponibles son: o Todas.- Muestra todas las subcuentas de la cuenta seleccionada. o Con movimientos.- Muestra solamente las subcuentas que han tenido movimientos de la cuenta seleccionada. o Saldo diferente a cero.- Muestra solamente las subcuentas cuyo saldo sea diferente de cero ya sea positivo o negativo. o Movimientos y saldo no cero.- Muestra solamente las subcuentas que tengan movimientos y su saldo sea diferente de cero, ya sea positivo o negativo. o Movimientos o saldo no cero.- Muestra solamente las subcuentas que tengan movimientos o en su defecto que tenga un saldo diferente de cero, ya sea positivo o negativo.

Para adentrarse en la informacin, puede teclear <Ctrl+i> o doble clic sobre el rengln de la subcuenta que desee y el sistema lo llevar al nivel inferior en caso de que la subcuenta seleccionada tenga a su vez subcuentas, y en caso contrario lo llevar a sus movimientos respectivos de esa cuenta contable y de ese mes y ao para que consulte la informacin de dnde provino.

________ PRESUPUESTOS ______________________________________

En esta seccin vamos a poder capturar y consultar el presupuesto que se asign para cada mes de la cuenta contable seleccionada. Esto nos va a servir para poder hacer el comparativo entre el saldo y lo presupuestado y revisar si ya se excedi el presupuesto o todava tenemos disponible. Esta informacin la podemos imprimir, ver en pantalla y exportarla a Microsoft Excel para su posterior manipulacin. Agregar / quitar unidades de negocio.- Utilice este botn para habilitar o deshabilitar la columna de unidades de negocio y poder asignarle un presupuesto a cada unidad de negocio en caso de que la cuenta contable maneje unidades de negocio.

________ GRFICAS ___________________________________________

En esta seccin vamos a poder ver de manera grfica la informacin que podemos consultar en las dems secciones de esta pantalla. Podemos utilizar varios filtros y graficar diferente informacin, as como tambin ver grficas comparativas vs. otras cuentas o vs. la misma cuenta pero del ao anterior. Esta grfica la podemos imprimir, ver en pantalla e incluso cambiar su apariencia haciendo doble clic sobre la grfica o presionando el botn Propiedades para poder seleccionar distintos tipos de grfica, colores, ttulos, etc. Rango de fechas.- Utilice este filtro para seleccionar un perodo de tiempo deseado para la grfica, seleccione el mes y ao inicial y el mes y ao final. Datos estadsticos.- Seleccione los datos estadsticos de los cuales desea consultar los saldos para que el sistema incluya los valores de la cuenta contable slo considerando las unidades de negocio que tengan asociadas los datos estadsticos seleccionados. Datos a graficar.- Seleccione que es lo que desea graficar (Cargos, Abonos, Saldo, Presupuestado, Ejercido, Diferencia) o cualquier combinacin entre ellas. As como tambin si desea obtener el comparativo vs. otra cuenta o vs. la misma cuenta pero del ao anterior. Propiedades.- Utilice este botn para personalizar su grfica. Miles.- Seleccione esta opcin si desea ver las cantidades divididas entre mil. Unidad de negocio.- Seleccione la unidad de negocio de la cual desea ver grfica.

________ REPORTES ___________________________________________

En esta seccin vamos a poder imprimir y exportar nuestro catlogo de cuentas contables utilizando varios filtros para obtener la informacin deseada.

________ EJEMPLOS ___________________________________________ CONSULTAS DE SALDOS DE CUENTAS ADENTRNDONOS EN SU DETALLE DE FORMA INTERACTIVA
Es posible consultar los saldos de una cuenta y adentrarnos en su detalle de saldos de subcuentas hasta llegar a las cuentas afectables de forma interactiva. Veamos qu informacin podemos encontrar en la cuenta de Activo. Seleccionemos la cuenta de Activo y veamos sus subcuentas. Para esto, es necesario dar clic en el rbol de cuentas sobre la que dice Activo y despus seleccionar la pestaa llamada Subcuentas y presionar el botn Traer datos. Hagmoslo.

El sistema nos mostrar el resultado de la consulta, como podemos ver, la cuenta de Activo tiene como subcuentas la cuenta de Circulante y la de Fijo. Si nosotros quisiramos ver qu subcuentas tiene la cuenta de Circulante podemos hacer doble clic sobre el nombre de la cuenta para que el sistema nos muestre el resultado. Hagmoslo.

Ahora el sistema como podemos ver en el rbol de cuentas, nos rastre las subcuentas que tiene la cuenta de Circulante y nos las muestra en la pestaa de Subcuentas. Como podemos apreciar en el rbol de cuentas, la cuenta de Bancos tiene otras cuentas dentro. Vemoslas dando doble clic sobre el nombre de Bancos en la pestaa de Subcuentas.

Aqu podemos apreciar que la cuenta de Bancos tiene la siguientes subcuentas relacionadas que son la de Bancos moneda nacional y Bancos moneda extranjera. Si nosotros hacemos doble clic sobre una de las subcuentas que nos mostr el resultado anterior, el sistema seguir abriendo las subcuentas que tenga relacionadas, pero en caso de que esa cuenta ya sea una cuenta de ltimo nivel, el sistema nos mostrar los movimientos que conforman el saldo que nos mostr en la pestaa de Subcuentas. Demos doble clic sobre la cuenta de Bancos moneda nacional y veamos que resultado nos presenta.

Como la cuenta de Bancos moneda nacional ya no tiene subcuentas relacionadas, el sistema nos muestra los movimientos de esa cuenta para poder ver ya el detalle de esa cuenta de ltimo nivel. Veamos qu sucede si le damos doble clic a un movimiento en la pestaa de Subcuentas. Demos doble clic sobre el movimiento con folio de pliza 1.

El sistema rastrear ese folio de pliza y mostrar la pantalla de captura de plizas con la pliza completa. Una vez en esta pantalla de Plizas contables podemos presionar el botn de flecha verde (Seguimiento de documentos) en caso de que provenga esta pliza de la operacin de los dems mdulos del SAI y nos llevar a una pantalla de seguimiento del documento del cual provino la pliza. De esta manera nosotros podemos rastrear toda la informacin relacionada con cada cuenta contable.

CAMBIO DE TAMAO Y TIPO DE LETRA EN LA SECCIN IZQUIERDA (EL RBOL) DEL CATLOGO DE CUENTAS CONTABLES.

Presionamos el botn Fuente.

Seleccionemos el tipo de letra Times New Roman y el tamao 18. Veamos cmo queda. El sistema recordar el tipo de letra y tamao seleccionado por cada usuario para la prxima vez que entre a esta pantalla.

CAMBIAR EL TAMAO DEL RBOL DE CUENTAS.

Para cambiar el tamao del rbol de cuentas contables, es necesario posicionar el mouse en el extremo derecho del rbol sobre la seccin que se indica y dar un clic sin soltarlo para arrastrar y fijar el nuevo tamao. Veamos cmo se hace. Nos posicionamos sobre la lnea que est en el extremo derecho del rbol de cuentas contables, una vez ah, el cursor del mouse debe de cambiar al que se muestra a continuacin.

Una vez que el mouse cambi el cursor al que vimos anteriormente, solamente queda presionar el botn izquierdo de mouse y arrastrar hacia la derecha o hacia la izquierda para aumentar o disminuir el tamao del rbol de cuentas. Aumentmoslo.

Veamos como al aumentar el tamao del rbol de cuentas, el espacio destinado para las consultas de informacin de las cuentas se reduce, hagamos el proceso inverso y hagamos ms pequeo el rbol de cuentas.

Estas configuraciones del tamao de la seccin izquierda del rbol no se quedan guardadas por usuario por lo que hay que hacerlas cada vez que se quiera estando en esta pantalla.

OCULTAR Y MOSTRAR EL RBOL DE CUENTAS CONTABLES.

Para ocultar el rbol de cuentas contables, es necesario presionar el botn Ocultar que se ubica en la parte inferior izquierda de la pantalla, lo cual puede ser til cuando queremos maximizar el espacio de las consultas de la pantalla, veamos cmo.

Al presionar el botn, el rbol de cuentas contables se oculta y se habilita el botn de Mostrar rbol. Veamos.

Para volver a mostrar el rbol, solamente presionamos el botn de Mostrar rbol y el sistema mostrar de nuevo el rbol de cuentas con el tamao default. Veamos.

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Plizas contables consultas

Esta pantalla nos da la opcin de hacer la captura de plizas contables que no se generan en automtico provenientes de la operacin, y tambin nos permite esta pantalla modificar o dar de baja plizas contables capturadas previamente. Las plizas contables que se capturan aqu pueden hacerse de forma directa o a partir de plantillas que se hayan dado de alta anteriormente. Tambin nos da la opcin de hacer bsquedas inteligentes para localizar plizas contables ya capturadas y tambin se podr generar una pliza contable nueva copindola de una pliza contable capturada previamente que se localiz mediante la Consulta inteligente de plizas. Adicionalmente, cuando consultamos una pliza contable ya registrada podemos presionar el botn de flecha verde (Seguimiento de documentos), la cual estar disponible en caso de que provenga esta pliza de la operacin de los dems mdulos del SAI, y nos llevar a una pantalla de seguimiento del documento del cual provino la pliza, lo cual es de gran utilidad para rastrear el origen de la pliza contable.

________ CAPTURA - EDICIN _________________________________

# Plizas contables consultas $ Plizas contables consultas k Plizas contables consultas

En la pestaa de Captura edicin podemos encontrar: Fecha.- Capture la fecha de la pliza o utilice el cono a un lado para desplegar un calendario y seleccionar la fecha desde ah. El sistema permite utilizar fechas de cualquier ao y mes, aunque no estn dentro del mes de trabajo contable, solamente el sistema no permite utilizar fechas de meses ya cerrados contablemente mediante los cierres contables. Tipo de pliza.- Seleccione el tipo de pliza (Ingreso, Egreso o Diario). Estos 3 tipos de pliza son fijos por el SAI por lo que no se podrn agregar nuevos tipos o eliminar ninguno de los establecidos. Moneda.- Si se tiene configurado en las polticas del mdulo contable la opcin para Permitir captura de moneda en plizas contables, el SAI le permitir que seleccione la moneda en la que se va a capturar la pliza. Si la moneda es distinta a pesos, el sistema permitir capturar el tipo de cambio para la conversin a pesos. Recordemos que todos los saldos de las cuentas contables se llevan en pesos. Tipo de cambio.- Capture aqu el tipo de cambio en caso de que la moneda sea distinta a pesos. Folio.- El sistema sugiere el folio siguiente consecutivo en base al tipo de pliza y tambin en base a como se tiene configurado en las polticas del mdulo contable sobre el consecutivo continuo o por mes. Es posible capturar el folio manual siempre y cuando no est ya ocupado por otra pliza del mismo tipo en el mismo mes y ao. Concepto.- Seleccione el concepto de la pliza si est dado de alta en el catlogo de conceptos. Tambin es posible capturar el concepto manualmente an y cuando no est previamente dado de alta. Estatus.- El sistema mostrar el estatus de la pliza (Emitida o Cancelada). Cuando se cancelan plizas se podrn seguir consultando desde esta pantalla aunque aparecer el estatus Cancelada. Si desea eliminar completamente del sistema las plizas canceladas podr hacerlo en Contabilidad>Procesos>Eliminar plizas canceladas.

Cuenta.- Teclee el nmero de cuenta y utilice las bsquedas ya sea por lista o por rbol para seleccionar la cuenta contable deseada para el asiento. Nombre.- El sistema llenar este campo con el nombre de la cuenta seleccionada. Cargos.- Capture la cantidad del cargo a la cuenta. Estando en este campo podr capturar la letra C y el sistema desplegar una calculadora donde podr hacer cualquier operacin y al salirse de la calculadora con <ESC> el sistema pasar la cantidad resultante para que no sea necesaria su recaptura. Tambin y slo en el caso de que la pliza se encuentre descuadrada se podr utilizar la tecla <F3> para que el sistema sugiera la cantidad que cuadrar la pliza automticamente, lo cual le podr ahorrar tiempo de captura. Abonos.- Captura la cantidad del abono a la cuenta. Estando en este campo podr capturar la letra C y el sistema desplegar una calculadora donde podr hacer cualquier operacin y al salirse de la calculadora con <ESC> el sistema pasar la cantidad resultante para que no sea necesaria su recaptura. Tambin y slo en el caso de que la pliza se encuentre descuadrada se podr utilizar la tecla <F3> para que el sistema sugiera la cantidad que cuadrar la pliza automticamente, lo cual le podr ahorrar tiempo de captura. Unidad de negocio.- Capture la unidad de negocio si la cuenta tiene habilitada la opcin para manejar unidades de negocio. En caso de que no se maneje el sistema no pedir que se capture este dato. Referencia.- Teclee la referencia de cada partida de la pliza contable. Concepto.- Teclee el concepto que se le va a asignar a cada partida de la pliza contable. Descuadre.- Este campo mostrar cual es la cantidad de descuadre de la pliza. Procedencia.- El sistema mostrar de dnde viene esa pliza (Automtica, Manual, Automtica modificada). o Automtica.- El sistema gener en automtico esa pliza ya sea en lnea, por medio de la Generacin de plizas automticas o bien desde la Emisin de cheques o desde la captura de Otros movimientos de bancos. o Manual.- El usuario captur la pliza contable manualmente en esta pantalla. o Automtica modificada.- Cuando una pliza automtica es modificada por el usuario queda con esta procedencia. Usuario.- El sistema mostrar el usuario que gener o modific dicha pliza. Cuando la pliza se inserte por medio de las hojas de clculo de Excel, quedar vaco este dato. Detalle.- El sistema mostrar el documento que gener la pliza en caso de ser automtica (Cobranza, Pagos, Facturas a clientes, Facturas a proveedores, etc.) Cuando la pliza se inserte por medio de las hojas de clculo de Excel, en este dato mostrar el sistema Hoja de clculo.

En el proceso de captura de las plizas es muy til el utilizar al momento de capturar un cargo o un abono la tecla <C> la cual nos desplegar una calculadora con la cual podemos hacer operaciones aritmticas para llegar a una cantidad y que se inserte en automtico. Es posible tambin utilizar la tecla <F3> para que el sistema auto-llene la cantidad faltante para cuadrar la pliza. Para dar de alta una nueva cuenta, hacer una consulta a una cuenta contable ya capturada, subir una partida de posicin, bajar una partida de posicin o eliminar una partida de la cuadrcula, podemos utilizar el siguiente botn, el cual nos mostrar estas opciones.

________ CONSULTA INTELIGENTE DE PLIZAS _______________

Esta opcin nos da la ventaja de poder mandar llamar masivamente plizas contables en base a criterios especficos. Es posible definir filtros en los botones Filtros Generales y Rastrear Documentos para poder traer especficamente las plizas que necesitamos. Una vez que estemos visualizando las plizas contables resultantes de la consulta inteligente, es posible pasar a la seccin de Captura Edicin para poder modificarla o darla de baja. Si se le quiere sacar una copia a la pliza contable seleccionada y guardarla como una pliza nueva hay que presionar el botn de Copiar. En la pestaa de Consulta inteligente de plizas podemos encontrar: Traer datos.- Esta botn se utiliza para realizar la consulta y que el sistema nos muestre el resultado en pantalla. Utilice este botn una vez que ya haya seleccionado los filtros necesarios para su consulta. Copiar.- Utilice este botn para copiar la pliza seleccionada de la seccin de Plizas dentro de la Consulta inteligente de plizas a la pestaa de Captura Edicin y poderla modificar para posteriormente guardarla como una pliza nueva y evitarse la recaptura. Filtros Generales.- Utilice este botn para llenar los filtros necesarios para realizar la consulta de las plizas requeridas, veamos los filtros que se pueden utilizar:

Rastrear Documentos.- Utilice este botn si conoce el documento que quiere rastrear para que el sistema nos muestre sus plizas contables relacionadas. El sistema slo mostrar las plizas contables que gener el sistema de forma automtica y no las plizas que se capturan de forma manual. Los documentos que podemos rastrear son: o Clientes: Facturas, Notas de cargo y cheques devueltos, Devoluciones, descuentos y anticipos, Cobranza. o Proveedores: Facturas, Notas de cargo y cheques devueltos, Devoluciones, descuentos y anticipos, Pagos. o Almacn: Movimientos de almacn. Veamos la pantalla:

________ EJEMPLOS __________________________________________ NAVEGACIN DE PLIZAS

Es posible navegar entre las plizas ya capturadas, veamos cmo podemos hacer esto sin necesidad de utilizar el botn Buscar.

Para poder hacer esto, es necesario utilizar los botones que se muestran en la siguiente pantalla.

Veamos para qu sirve cada botn: Este botn se utiliza para ir a la primera pliza. Este botn se utiliza para retroceder una pliza. Este botn se utiliza para avanzar una pliza. Este botn se utiliza para ir hasta la ltima pliza.

Es posible tambin agregar un filtro directamente en la pantalla para que el sistema navegue por las plizas de Todas las fechas o Slo del mes de trabajo. Para agregar este filtro es necesario hacer clic con el botn derecho del mouse sobre alguno de los botones de navegacin y el sistema desplegar el siguiente men.

Si se desea navegar en todas las plizas, seleccione la opcin De todas las fechas y si desea navegar solamente en las plizas del mes de trabajo, seleccione la opcin Slo del mes de trabajo.

COPIAR UNA PLIZA YA HECHA PARA GENERAR UNA NUEVA

Para copiar una pliza que ya est capturada en el sistema para generar una nueva pliza contable, es necesario hacer lo siguiente: Mandamos traer la pliza que necesitamos utilizando la pestaa de Consulta inteligente de plizas y utilizando los filtros disponibles, mandemos buscar la pliza nmero 17 del 28 de diciembre del 2007. Veamos el filtro utilizado. Una vez que se llenen los filtros necesarios, presionamos el botn Traer datos.

Veamos la informacin que nos muestra la consulta.

Para generar una nueva pliza como copia de una pliza anteriormente capturada solamente seleccionamos la pliza y presionamos el botn Copiar que est dentro de la pestaa de Consulta inteligente de plizas. Hagmoslo.

Como podemos ver ahora la pliza seleccionada en la pestaa de Consulta inteligente de plizas ya est en la pestaa de Captura Edicin lista para ser modificada y el sistema ya le asign el siguiente folio consecutivo. Una vez modificada solamente presionamos el botn S y la pliza quedar guardada.

SEGUIMIENTO DE DOCUMENTOS
En el SAI es posible realizar el seguimiento de documentos sin necesidad de consultar reportes gracias a las pantallas especiales con las que cuenta el sistema. En el mdulo de contabilidad tambin contamos con esta ventaja. Veamos cmo podemos ver el documento que gener una pliza en especfico. Lo primero que tenemos que hacer es localizar la pliza que queremos rastrear y de la cual queremos ver el documento operativo que la gener. Algunas plizas mandan llamar directamente la pantalla de captura que la gener, ms otros tipos de plizas mandan llamar directamente las pantallas de seguimiento dado que estas pantallas muestran ms informacin ligada al documento operativo dndonos la ventaja de poder tener una consulta ms completa. Veamos los dos ejemplos. Cuando la pliza manda llamar la pantalla de seguimiento del documento. Busquemos la pliza nmero 18 con fecha del 24 de septiembre del 2007 de Diario. Podemos buscarla ya sea utilizando los botones de navegacin o el botn Buscar.

El sistema nos desplegar la pliza en pantalla, ahora para poder ver qu documento operativo tiene relacionado esta pliza es necesario utilizar el botn Seguimiento de documentos (flecha verde). Presionemos el botn y veamos a dnde nos lleva.

El sistema desplegar la siguiente pantalla.

En esta pantalla podemos ver que el sistema nos rastre el documento que gener esa pliza y nos est mostrando una factura, con todo su detalle de partidas. Tambin nos muestra los pagos que tiene relacionados esta factura. La razn primordial por la que el sistema no nos muestra la pantalla de captura de facturas es porque en la pantalla de seguimiento de facturas podemos ver mucha ms informacin acerca de dicha factura. Veamos ahora el proceso inverso, supongamos que en la pantalla de facturas buscamos la factura nmero A 2321 y la traemos a pantalla, hagmoslo.

Utilicemos ahora el botn de seguimiento de documentos (flecha verde) para rastrear la pliza que gener esta factura.

Seleccionamos la opcin Pliza contable y el sistema nos desplegar la siguiente pantalla.

En esta pantalla nosotros podremos realizarle cambios a la pliza si tenemos derechos para modificarla, as como imprimirla y cancelarla. De esta manera podemos interactuar con la informacin en el sistema haciendo las bsquedas ms fciles y ms inteligentes para poder localizar la informacin que necesitamos. Cuando la pliza manda llamar directamente la pantalla de captura donde se gener el documento.

Veamos ahora el caso en el que la pliza manda llamar directamente una pantalla de captura. Busquemos la pliza con folio 1 de tipo Ingresos y con fecha del 20/09/2007 y traigmosla a pantalla, podemos utilizar el botn Buscar o tambin los botones de navegacin. Una vez trada la pliza a pantalla, utilicemos el botn Seguimiento de documentos (flecha verde) para ver qu documento gener esa pliza.

Presionamos el botn Seguimiento de documentos

El sistema desplegar la siguiente pantalla.

Podemos ver que la pantalla que nos abri es una pantalla de captura y fue donde precisamente se realiz el documento que gener esa pliza y nos da la opcin de poder imprimir el documento. Ahora veamos el caso inverso, mandemos llamar la pliza directamente desde una pantalla de captura. Entremos a la pantalla de Aplicacin de cobranza y busquemos la aplicacin con folio 665. Vemosla en pantalla.

Una vez en pantalla, utilicemos el botn de Seguimiento de documentos para seleccionar la opcin Pliza contable como se muestra a continuacin.

El sistema nos desplegar la siguiente pantalla

En esta pantalla vemos ahora la pliza que se gener con el documento que buscamos en la pantalla de Aplicacin de cobranza y nos da la opciones de cancelar, modificar o imprimir la pliza.
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Generacin de plizas automticas

________ GENERACIN ________________________________________

# Generacin de plizas automticas $ Generacin de plizas automticas k Generacin de plizas automticas

Esta pantalla sirve para que el SAI genere todas las plizas contables provenientes de su operacin en los mdulos de bancos, proveedores, almacn, produccin y clientes de acuerdo con las definiciones y asociaciones de cuentas contables que se hicieron previamente. Esta opcin es de gran utilidad ya que no tendr que hacer las plizas contables manualmente y no tendr que incurrir en re-trabajos por esta actividad ya que el SAI podr generar las plizas provenientes de la operacin de manera automtica. Las plizas provenientes de su operacin que el SAI podr contabilizar automticamente con este proceso son las siguientes: Compras y gastos Notas de cargo a proveedores Descuentos de proveedores Devoluciones a proveedores Pagos a proveedores Facturas a clientes Notas de cargo a clientes Descuentos a clientes Devoluciones de clientes Cobranza de clientes Entradas de almacn Salidas de almacn Transferencias de almacn Ganancia cambiaria de clientes Ganancia cambiaria de proveedores Prdida cambiaria de clientes Prdida cambiaria de proveedores

Anticipos de clientes Anticipos a proveedores Cheques devueltos de clientes Cheques devueltos a proveedores

Antes de la generacin de plizas contables es necesario verificar que todos los datos se hayan capturado y registrado en forma correcta, para hacer esto es necesario cuadrar los documentos fsicos contra los reportes del SAI. Ejemplo: Se deben cuadrar las facturas a clientes contra el reporte de Consecutivo de facturas del mdulo de clientes, las facturas de compra contra el reporte de Consecutivo de facturas de compra/gastos, etc. Si al realizar la verificacin se detecta que faltan datos o que algunos documentos fueron mal registrados (por ejemplo que no cuadran los totales de alguna factura) entonces se deber proceder a corregir el error, ya sea capturando los documentos que faltan o dando de baja los que estn mal capturados. Una vez correctos todos los documentos registrados en el SAI se deben de generan las plizas contables. Si ustedes tienen seleccionada la poltica del mdulo de contabilidad para Generar las plizas detalladas en lnea y descubre que hay documentos mal capturados, el sistema generar automticamente plizas contables de contrapartida o cancelacin de las plizas ya generadas al momento que cancele alguno de estos documentos que se cancelaron errneamente. De todas formas podr ejecutar este proceso de Generacin automtica de plizas en el caso de que haya habido documentos que no se les gener su pliza contable en lnea por haber faltado de asociar algunas cuentas contables a conceptos que utilizaba el documento. Si ustedes NO tienen seleccionada la poltica del mdulo de contabilidad para Generar las plizas detalladas en lnea, entonces el sistema slo generar plizas a los documentos NO CANCELADOS e ignorar los cancelados. Para generar las plizas contables de todas las transacciones realizadas en el SAI y pendientes de generarles su pliza contable es necesario correr este proceso de Generacin de plizas automticas. Para poder generar plizas mensuales es necesario haber corrido previamente el proceso de Cierre del mes que se desea contabilizar. El proceso requiere que no haya ningn usuario utilizando el sistema. Puede generar todas las plizas, o bien, puede seleccionar slo los conceptos que desee generar en ese momento (oprimiendo el botn Tipos de plizas a generar y seleccionando los conceptos deseados). Tambin puede activar la opcin No realizar verificacin de datos para que el sistema no verifique que todas las cuentas contables est relacionadas y que no haya plizas a las que les falte cuenta o que estn descuadradas. (No se recomienda) Para empresas productoras que utilicen conceptos de mano de obra y gastos de fabricacin dentro de las formulaciones estndar de los productos es necesario que al finalizar el mes se realice la siguiente pliza de ajuste como complemento de las plizas que el SAI ha generado: Pliza de Ajuste Productos en Proceso Cuenta de Gastos Cargo xxxx xxxx Abono

Donde el valor de xxxx se obtiene del total de gastos de fabricacin y mano de obra que aparecen en el reporte de Resumen de Costos de Productos Producidos desglosado por folio dentro de

Produccin>Reportes de produccin>Resultados de rdenes de produccin. Esto es porque el SAI previamente le ha cargado al costo de los productos terminados el valor de gastos de fabricacin y Mano de obra directa, y como consecuencia qued un saldo en la cuenta puente de Productos en proceso. CUADRAR LAS PLIZAS GENERADAS A manera de verificacin de que toda la informacin contable se gener correctamente, el siguiente paso es verificar que las plizas generadas coincidan con la informacin que aparece en los reportes de los otros mdulos del SAI. Para hacer esto entramos a la opcin de Contabilidad>Auxiliares contables y seleccionamos el reporte Plizas agrupadas por detalle para ver las plizas de cada concepto (compras, facturas a clientes, pagos, etc) agrupadas artificialmente en una pliza. Este reporte se generar con el rango de fechas a cuadrar, por ejemplo, el mes en curso. Ahora debemos cuadrar cada pliza agrupada contra el reporte adecuado en el SAI. A continuacin se presenta una gua de contra qu reportes se cuadra cada pliza. Pliza agrupada por detalle* Compras y gastos Reporte del SAI El total de la pliza debe ser igual a: Total de la columna Total en M.N. ms la suma de las retenciones de IVA e ISR

Consecutivo de Compras (En Proveedores>Reportes de compras>Estadsticas de compra/gastos) Notas de cargo a proveedores Consecutivo de notas de cargo y cheques devueltos (En Proveedores>Reportes de compras>Notas de cargo y cheques devueltos) Descuentos de proveedores Consecutivo de devoluciones, descuentos y anticipos(En Proveedores>Reportes de compras>devoluciones, descuentos y anticipos) Devoluciones a proveedores Consecutivo de devoluciones, descuentos y anticipos(En Proveedores>Reportes de compras>devoluciones, descuentos y anticipos) Pagos proveedores Pagos por folio (En Proveedores>Cuentas por pagar>Reportes de pagos) Facturas a clientes Consecutivo de facturas (En Clientes>Reportes de ventas>Estadsticas de ventas) Notas de cargo a clientes Consecutivo de notas de cargo y cheques devueltos (En Clientes>Reportes de ventas>Notas de cargo y cheques devueltos)

Total de la columna Total en M.N. + la suma de las retenciones de IVA e ISR pero el reporte debe ser filtrado por Razn: Notas de cargo Total de la columna Total en M.N. + la suma de las retenciones de IVA e ISR pero el reporte debe ser filtrado por Razn: Descuentos Total de la columna Total en M.N. + la suma de las retenciones de IVA e ISR pero el reporte debe ser filtrado por Razn: Devoluciones El total que aparece al final del reporte

Total de la columna Total en M.N. ms la columna de retencin de IVA Total de la columna Total en M.N. ms la columna de retencin de IVA pero el reporte debe ser filtrado por Razn: notas de cargo

Descuentos a clientes

Consecutivo de devoluciones, descuentos y anticipos (En Clientes>Reportes de ventas>devoluciones, descuentos y anticipos) Devoluciones de clientes Consecutivo de devoluciones, descuentos y anticipos (En Clientes>Reportes de ventas>devoluciones, descuentos y anticipos) Cobranza a Clientes Cobranza por folio (En Clientes>Cuentas por cobrar>Reportes de Cobranza) Entradas a Almacn El reporte Total por tipo de movimiento (En Almacn>Reportes de Almacn) Salidas de Almacn El reporte Total por tipo de movimiento (En Almacn>Reportes de Almacn) Transferencias de almacn Total por tipo de movimiento (En Almacn>Reportes de Almacn) Ganancia y prdida cambiaria Sistema>Procesos>Reportes de de clientes y proveedores ganancias/prdidas cambiarias>Prdida o ganancia cambiaria resumida. Anticipos a Proveedores Consecutivo de devoluciones, descuentos y anticipos (En Proveedores>Reportes de compras>devoluciones, descuentos y anticipos) Anticipos de clientes Consecutivo de devoluciones, descuentos y anticipos (En Clientes>Reportes de ventas>devoluciones, descuentos y anticipos) Cheques devueltos de Consecutivo de notas de cargo y Proveedores cheques devueltos (En Proveedores>Reportes de compras>notas de cargo y cheques devueltos) Cheques devueltos de clientes Consecutivo de notas de cargo y cheques devueltos (En Clientes>Reportes de Ventas>notas de cargo y cheques devueltos)

Total de la columna Total en M.N. ms la columna de retencin de IVA pero el reporte debe ser filtrado por Razn: Descuentos Total de la columna Total en M.N. + la suma de las retenciones de IVA pero el reporte debe ser filtrado por Razn: Devoluciones El total que aparece al final del reporte

Al final donde dice Total de Entradas Netas Al final donde dice Total de Salidas Netas Al final donde dice Total Transferencias Total de la columna Utilidad o Prdida Cambiaria filtrando el reporte por clientes o proveedores segn sea el caso. Total de la columna Total en M.N. pero el reporte debe ser filtrado por Razn: Anticipos

Total de la columna Total en M.N. pero el reporte debe ser filtrado por Razn: Anticipos

Total de la columna Total en M.N. pero el reporte debe ser filtrado por Razn: Cheque devuelto

Total de la columna Total en M.N. pero el reporte debe ser filtrado por Razn: Cheque devuelto

*Recuerde que debe cuadrar los reportes con los datos NETOS, generando el reporte de Plizas agrupadas por detalle con la opcin de netear cantidades por cuenta contable.

CUADRAR SALDOS Una vez que se ha terminado la generacin de plizas contables (y en caso de que utilice un sistema contable diferente al SAI, una vez que haya exportado las plizas contables del SAI y las haya importado en su paquete contable) debemos asegurarnos que se ha realizado en forma correcta. Para hacer esto debemos consultar la Balanza de Comprobacin del periodo y verificar los saldos de las siguientes cuentas: Verifique que el saldo de cada cuenta bancaria sea igual que el reporte de Saldos globales por cuenta Bancaria (a la fecha final del mes a cuadrar) en la columna Saldo final (se encuentra en Bancos>Reportes de bancos>Reportes de cuentas). Podr cuadrar slo las cuentas en moneda nacional ya que en el reporte del SAI vienen todas las cantidades en la moneda de la cuenta bancaria pesos, dlares, etc..- pero en contabilidad siempre se reflejan las cantidades en moneda nacional. Verifique que el saldo de la cuenta de inventarios sea igual al que aparece en el reporte de Existencia Calculada al costo registrado a la fecha final del mes a cuadrar dentro del SAI (se encuentra en Almacn>Reportes de almacn). Si tiene definidas diferentes cuentas contables para los diferentes almacenes puede cuadrar las cantidades para cada almacn o tambin con los totales de todos los almacenes. Verifique que el saldo de la cuenta de clientes (cuentas por cobrar) sea igual al total que aparece en el reporte Cuentas x cobrar calculadas por cliente a la fecha final del mes a cuadrar (se encuentra en Clientes>Cuentas por cobrar>Reportes de cuentas por cobrar). Si tiene definidas diferentes cuentas contables para los diferentes clientes, tipos de clientes y/o almacenes puede cuadrar las cantidades individualmente o tambin con los totales de estas cuentas contables. Verifique que el saldo de la cuenta de proveedores (cuentas por pagar) sea igual al total que aparece en el reporte Cuentas por pagar calculadas por proveedor a la fecha final del mes a cuadrar (se encuentra en Proveedores>Cuentas por Pagar>Reportes de cuentas por pagar). Si tiene definidas diferentes cuentas contables para los diferentes proveedores, tipos de proveedores y/o almacenes puede cuadrar las cantidades individualmente o tambin con los totales de estas cuentas contables.

________ CONSULTAS - DESHACER _____________________________

En esta pestaa vamos a poder las generaciones de plizas contables que hemos hecho, as como tambin el mes, ao y el tipo de generacin que se realiz, el estatus y en qu fecha se realiz la generacin. Es posible tambin deshacer algunas generaciones ya hechas simplemente seleccionndolas en el check box de la izquierda y presionando el botn Deshacer generaciones marcadas para posteriormente volverlas a generar en caso de que se hayan hecho modificaciones. Es necesario comentar que aunque ya estn generadas plizas para un mes en especfico, es posible volver a generar plizas para ese mes y el sistema solamente generar las plizas que no se haban generado anteriormente. Aunque existieran plizas automticas generadas por el sistema a las que se les hicieron modificaciones por el usuario, el sistema las cancelar al deshacer la generacin de plizas y dejar el documento sin pliza contable asociada para que al volver a ejecutar el proceso de Generacin automtica de plizas le genere su respectiva pliza contable. Otro caso en que el sistema volver a crear a los documentos su respectiva Pliza automtica al volver a ejecutar el proceso de Generacin automtica de plizas es cuando se cancela o da de baja por el usuario la pliza que tena asociada.

________ REPORTES ___________________________________________

En esta pestaa, podremos consultar a manera de reporte, las generaciones que se han hecho de las plizas y las podremos imprimir para guardar algn registro.
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Estados financieros

Dentro de los estados financieros podr generar la siguiente informacin: Balance general, Estado de resultados, Balanza de comprobacin, Libro mayor, y el Origen y aplicacin de recursos. Al generarlos podr aplicar los siguientes filtros: Unidades de negocio.- Si desea puede seleccionar una o varias unidades de negocio que quiere que el sistema considere al generar la informacin de los estados financieros. Agrupador.- En caso de que seleccione un agrupador, el sistema mostrar la informacin incluyendo slo las cuentas contables que tengan asociado el agrupador seleccionado. Datos estadsticos.- Si selecciona el filtro de datos estadsticos, el sistema incluir las cuentas contables que no manejen unidad de negocio y que adems tengan asociadas los datos estadsticos seleccionados y tambin incluir las cuentas contables que manejen unidades de negocio pero slo considerando las unidades de negocio que tengan asociadas los datos estadsticos seleccionados. El sistema tambin le permitir consolidar la informacin de varias empresas en los estados financieros dentro de la pestaa Consolidar.

________ BALANCE GENERAL _________________________________

El balance general es un documento contable que refleja la situacin patrimonial de una empresa en un momento del tiempo. Consta de tres partes, activo, pasivo y capital. El activo muestra los elementos # Estados financieros $ Estados financieros k Estados financieros

patrimoniales de la empresa, mientras que el pasivo y capital detalla su origen financiero. La legislacin exige que este documento sea imagen fiel del estado patrimonial de la empresa. El activo suele subdividirse en activo fijo y activo circulante. El primero incluye los bienes muebles e inmuebles que constituyen la estructura fsica de la empresa, y el segundo la tesorera, los derechos de cobro y los inventarios. En el pasivo y capital se distinguen entre recursos propios (capital), pasivo a largo plazo y pasivo circulante. Los primeros son los fondos de la sociedad (capital social, reservas); el pasivo a largo plazo lo constituyen las deudas a largo plazo (obligaciones), y el pasivo circulante son capitales ajenos a corto plazo (crdito comercial, deudas a corto plazo). Se formula de acuerdo con un formato y un criterio estndar para que la informacin bsica de la empresa pueda obtenerse uniformemente. BALANCE GENERAL COMPARATIVO El balance general comparativo es en el que se comparan los diferentes elementos que lo integran en relacin con uno o ms periodos, con el objeto de mostrar los cambios ocurridos en la posicin financiera de una empresa y facilitar su anlisis. BALANCE GENERAL CONSOLIDADO El balance general consolidado es aqul que muestra la situacin financiera de una entidad compuesta por la compaa tenedora y sus subsidiarias, como si todas constituyeran una sola unidad econmica. El SAI suma las cantidades de las diferentes empresas que se hayan seleccionado para el consolidado sin discriminar ni quitar las operaciones entre las diferentes compaas. Formato.- Seleccione cmo desea visualizar el reporte (Simple, 12 meses o Por unidad de negocio) Estilo.- Seleccione cmo desea ver el formato del reporte (Normal, Comparativo vs. Otro perodo o Comparativo vs. Presupuestado). (Slo aplica para el formato Simple). Fecha.- Seleccione el rango de fechas del cual desea ver el reporte. El sistema sugiere como fecha inicial el inicio del ejercicio y como fecha final tendr que poner la fecha a la cual quiere consultar el balance general. El rango de fechas entre la fecha inicial y la fecha final servir al sistema para colocar la cantidad correspondiente del estado de resultados en el rengln de Utilidad o (prdida) del ejercicio ya que las cantidades que no se encuentren en este rango de fechas y de los cuales no se haya hecho el cierre de ejercicio las reflejar el sistema en el rengln de Utilidad o (prdida) anterior. Nivel de detalle.- Seleccione si el nivel de detalle del reporte se va a tomar en base al definido a cada cuenta o manual con una x cantidad de niveles. Si se selecciona la opcin de De acuerdo a definicin de cuentas, el sistema acumular los saldos en las cuentas que se haya definido en el catlogo de cuentas contables con la opcin de No detallar subcuentas en balance sin mostrar el detalle de estas subcuentas. Saldos.- Seleccione si quiere ver las cuentas que tienen saldo cero o no. Pliza de cierre.- Seleccione esta opcin si desea incluir en el reporte la pliza de cierre de ejercicio. Moneda.- Seleccione la moneda en la que desea ver el reporte y capture el tipo de cambio para la conversin. (Recordemos que todo est contabilizado en pesos por lo que este tipo el reporte se generar con la operacin aritmtica de dividir el tipo de cambio capturado entre la cantidad en pesos). Opciones de formato o Mostrar cifras en miles.- Utilice esta opcin si desea que las cantidades se dividan entre mil. o Mostrar lneas en reportes.- Utilice esta opcin si desea ver los reportes con lneas divisorias para su ms fcil interpretacin.

Mostrar texto en ingls.- Utilice esta opcin para que el reporte tome los nombres en ingls de las cuentas contables y tome las etiquetas en ingls para presentarlo.

________ ESTADO DE RESULTADOS ____________________________

El estado de resultados es el documento contable que muestra el resultado de las operaciones (utilidad o prdida) de la empresa durante un periodo determinado. El estado de resultados presenta la situacin financiera de una empresa en un rango de fechas determinado, tomando como parmetro los ingresos y gastos efectuados; proporciona la utilidad de la empresa. Generalmente acompaa a la hoja del Balance General. El estado de resultados muestra la diferencia entre el total de los ingresos en sus diferentes modalidades; venta de bienes, servicios, cuotas y aportaciones y los egresos representados por costos de ventas, costo de servicios, prestaciones y otros gastos y productos en un periodo determinado. Formato.- Seleccione cmo desea visualizar el reporte (Simple, 12 meses o Por unidad de negocio) Estilo.- Seleccione cmo desea ver el formato del reporte (Acumulado, Comparativo vs. Otro perodo o Comparativo vs. Presupuestado). (Slo aplica para el formato Simple). Fecha.- Seleccione el rango de fechas del cual desea ver el reporte. Acumulado.- Seleccione el rango de fechas del cual se desea ver el acumulado en el reporte. (Slo aplica para el estilo Acumulado) Comparativo.- Seleccione el rango de fechas del cual se desea ver el comparativo en el reporte. (Slo aplica para el estilo Comparativo vs otro periodo) Nivel de detalle.- Seleccione si el nivel de detalle del reporte se va a tomar en base al definido a cada cuenta o manual con una x cantidad de niveles. Si se selecciona la opcin de De acuerdo a definicin de cuentas, el sistema acumular los resultados en las cuentas que se haya definido en el catlogo de cuentas contables con la opcin de No detallar subcuentas en estado de resultados sin mostrar el detalle de estas subcuentas. Saldos.- Seleccione si quiere ver las cuentas que tienen saldo cero o no. Mostrar slo.- Seleccione que es lo que desea que muestre el reportes (Ingresos o Egresos). Moneda.- Seleccione la moneda en la que desea ver el reporte y capture el tipo de cambio para la conversin. (Recordemos que todo est contabilizado en pesos por lo que este tipo el reporte se generar con la operacin aritmtica de dividir el tipo de cambio capturado entre la cantidad en pesos). Opciones de formato o Mostrar cifras en miles.- Utilice esta opcin si desea que las cantidades se dividan entre mil. o Mostrar lneas en reportes.- Utilice esta opcin si desea ver los reportes con lneas divisorias para su ms fcil interpretacin. o Mostrar texto en ingls.- Utilice esta opcin para que el reporte tome los nombres en ingls de las cuentas contables y tome las etiquetas en ingls para presentarlo.

________ BALANZA DE COMPROBACIN _______________________

La balanza de comprobacin es una lista de todos los saldos deudores y acreedores de todas las cuentas contables para comprobar la igualdad, sumndolos en columnas separadas; esto as a consecuencia de que la contabilidad a base de partida doble deriva su nombre del hecho de que el registro de toda operacin requiere el asiento de cargos y abonos de una operacin que suman igual importe, resulta obvio que el total de cargos de todas las cuentas debe ser igual al total de los abonos.

La balanza de comprobacin sirve para localizar errores dentro de un perodo identificado de tiempo y facilita el encontrarlos en detalle y corregirlos. Es una lista muy conveniente de los saldos de las cuentas que sern empleados en la preparacin de los Estados Financieros. Fecha.- Seleccione el rango de fechas del cual desea ver el reporte. Nivel de detalle.- Seleccione si el nivel de detalle del reporte se va a tomar en base al definido a cada cuenta o manual con una x cantidad de niveles. Si se selecciona la opcin de De acuerdo a definicin de cuentas, el sistema acumular las cantidades en las cuentas que se haya definido en el catlogo de cuentas contables con la opcin de No detallar subcuentas en balance o con la opcin de No detallar subcuentas en estado de resultados sin mostrar el detalle de estas subcuentas. Cuentas.- Seleccione que cuentas quiere mostrar el en reportes si las cuentas con movimientos o saldo no cero, todas, con movimientos, con saldo diferente de cero o movimientos y saldo no cero. Pliza de cierre.- Seleccione esta opcin si desea incluir en el reporte la pliza de cierre de ejercicio. Moneda.- Seleccione la moneda en la que desea ver el reporte y capture el tipo de cambio para la conversin. (Recordemos que todo est contabilizado en pesos por lo que este tipo el reporte se generar con la operacin aritmtica de dividir el tipo de cambio capturado entre la cantidad en pesos). Opciones de formato o Mostrar cifras en miles.- Utilice esta opcin si desea que las cantidades se dividan entre mil. o Mostrar lneas en reportes.- Utilice esta opcin si desea ver los reportes con lneas divisorias para su ms fcil interpretacin. o Mostrar texto en ingls.- Utilice esta opcin para que el reporte tome los nombres en ingls de las cuentas contables y tome las etiquetas en ingls para presentarlo.

________ LIBRO MAYOR _______________________________________

El reporte de Libro mayor se puede sacar en 2 formatos, el Auxiliar y el Condensado por mes. El formato Auxiliar detallar las subcuentas de las cuentas contables que se definieron como No detallar subcuentas en balance o con la opcin de No detallar subcuentas en estado de resultados para brindar un detalle adicional a los reportes que muestran la informacin acumulada. El formato Condensado por mes no detallar las subcuentas antes mencionadas sino que acumular las cuentas segn el nivel de detalle que se quiera y mostrar los condensados de cargos, abonos y saldo final para cada cuenta contable, as como sus acumulados de cargos y abonos. Formato.- Seleccione como desea ver el libro de mayor, si como auxiliar o condensado por mes. Fecha.- Seleccione el rango de fechas del cual desea ver el reporte. Nivel de detalle.- Seleccione si el nivel de detalle del reporte se va a tomar en base al definido a cada cuenta o manual con una x cantidad de niveles. Si se selecciona la opcin de De acuerdo a definicin de cuentas, el sistema tomar como referencia las cuentas que se haya definido en el catlogo de cuentas contables con la opcin de No detallar subcuentas en balance o con la opcin de No detallar subcuentas en estado de resultados. Cuentas.- Seleccione que cuentas quiere mostrar el en reportes si las cuentas con movimientos o saldo no cero, todas, con movimientos, con saldo diferente de cero o movimientos y saldo no cero. Pliza de cierre.- Seleccione esta opcin si desea incluir en el reporte la pliza de cierre de ejercicio. Moneda.- Seleccione la moneda en la que desea ver el reporte y capture el tipo de cambio para la conversin. (Recordemos que todo est contabilizado en pesos por lo que este tipo el reporte se generar con la operacin aritmtica de dividir el tipo de cambio capturado entre la cantidad en pesos).

Opciones de formato o Mostrar cifras en miles.- Utilice esta opcin si desea que las cantidades se dividan entre mil. o Mostrar lneas en reportes.- Utilice esta opcin si desea ver los reportes con lneas divisorias para su ms fcil interpretacin. o Mostrar texto en ingls.- Utilice esta opcin para que el reporte tome los nombres en ingls de las cuentas contables y tome las etiquetas en ingls para presentarlo.

________ ORIGEN Y APLICACIN DE RECURSOS ________________

El origen y la aplicacin de recursos se resume de la siguiente manera: parte del resultado de mes, ya sea que se haya generado utilidad (Origen) o que se haya obtenido prdida (Aplicacin) y se calcula la diferencia entre el saldo final y el saldo inicial de cada cuenta del balance (Activo, Pasivo y Capital). En el caso de las cuentas de Activo, si la cantidad disminuye se coloca del lado del Origen, si aumenta se coloca del lado de la Aplicacin. En el caso de las cuentas de Pasivo y Capital, si la cantidad disminuye, se coloca del lado de la Aplicacin y si aumenta se coloca del lado del Origen. En pocas palabras este reporte indica cmo es que se aplic el recurso obtenido y de dnde se obtuvo. Resultado Activo Pasivo Capital Total Origen Utilidad (Disminuye) (Aumenta) (Aumenta) Suma Origen Aplicacin Prdida (Aumenta) (Disminuye) (Disminuye) Suma Aplicacin

Fecha.- Seleccione el rango de fechas del cual desea ver el reporte. Nivel de detalle.- Seleccione si el nivel de detalle del reporte se va a tomar en base al definido a cada cuenta o manual con una x cantidad de niveles. Si se selecciona la opcin de De acuerdo a definicin de cuentas, el sistema acumular las cantidades en las cuentas que se haya definido en el catlogo de cuentas contables con la opcin de No detallar subcuentas en balance o con la opcin de No detallar subcuentas en estado de resultados sin mostrar el detalle de estas subcuentas. Saldos.- Seleccione si quiere ver las cuentas que tienen saldo cero o no. Pliza de cierre.- Seleccione esta opcin si desea incluir en el reporte la pliza de cierre de ejercicio. Moneda.- Seleccione la moneda en la que desea ver el reporte y capture el tipo de cambio para la conversin. (Recordemos que todo est contabilizado en pesos por lo que este tipo el reporte se generar con la operacin aritmtica de dividir el tipo de cambio capturado entre la cantidad en pesos). Opciones de formato o Mostrar cifras en miles.- Utilice esta opcin si desea que las cantidades se dividan entre mil. o Mostrar lneas en reportes.- Utilice esta opcin si desea ver los reportes con lneas divisorias para su ms fcil interpretacin. o Mostrar texto en ingls.- Utilice esta opcin para que el reporte tome los nombres en ingls de las cuentas contables y tome las etiquetas en ingls para presentarlo.

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Auxiliares contables

________ ANEXOS DEL CATLOGO _____________________________

Este reporte le proporciona un desglose de las cuentas contables que el sistema no detalla en el balance general y estado de resultados, sino que se acumulan en cuentas contables de nivel superior. Por esta razn, este reporte es ideal como un anexo al balance general y estado de resultados al proporcionar el detalle que por razones prcticas no se puede mostrar en los estados financieros antes mencionados. Fecha.- Seleccione el rango de fechas del cual desea ver el reporte. Tipo.- Seleccione si quiere ver todas, las de ingresos, egresos o diario. Nivel de detalle.- El nivel de detalle que se seleccione aqu determinar en qu cuentas comenzar mostrando su informacin con todas sus subcuentas dependientes o de nivel inferior. Si se selecciona la opcin de De acuerdo a definicin de cuentas, el sistema mostrar slo las cuentas que se hayan definido en el catlogo de cuentas contables con la opcin de No detallar subcuentas en balance o con la opcin de No detallar subcuentas en estado de resultados y mostrar tambin las subcuentas que dependan de estas cuentas. Cuentas.- Seleccione que cuentas quiere mostrar el en reportes si las cuentas con movimientos o saldo no cero, todas, con movimientos, con saldo diferente de cero o movimientos y saldo no cero. Pliza de cierre.- Seleccione esta opcin si desea incluir en el reporte la pliza de cierre de ejercicio. Moneda.- Seleccione la moneda en la que desea ver el reporte y capture el tipo de cambio para la conversin. (Recordemos que todo est contabilizado en pesos por lo que este tipo el reporte se generar con la operacin aritmtica de dividir el tipo de cambio capturado entre la cantidad en pesos). Opciones de formato o Mostrar cifras en miles.- Utilice esta opcin si desea que las cantidades se dividan entre mil. o Mostrar texto en ingls.- Utilice esta opcin para que el reporte tome los nombres en ingls de las cuentas contables y tome las etiquetas en ingls para presentarlo.

________ PLIZA CONCENTRADA ______________________________

Este reporte muestra como una pliza concentrada con todas las cuentas que tuvieron movimientos en el perodo de tiempo especificado con sus cargos, sus abonos, sus cargos netos y sus abonos netos. Fecha.- Seleccione el rango de fechas del cual desea ver el reporte. Tipo.- Seleccione si quiere ver todas, las de ingresos, egresos o diario. Nivel de detalle.- Seleccione si el nivel de detalle del reporte se va a tomar en base al definido a cada cuenta o manual con una x cantidad de niveles. Si se selecciona la opcin de De acuerdo a definicin de cuentas, el sistema acumular las cantidades en las cuentas que se haya definido en el catlogo de cuentas contables con la opcin de No detallar subcuentas en balance o con la opcin de No detallar subcuentas en estado de resultados sin mostrar el detalle de estas subcuentas. Saldos.- Seleccione si quiere ver las cuentas que tienen saldo cero o no. Pliza de cierre.- Seleccione esta opcin si desea incluir en el reporte la pliza de cierre de ejercicio.

# Auxiliares contables $ Auxiliares contables k Auxiliares contables

Moneda.- Seleccione la moneda en la que desea ver el reporte y capture el tipo de cambio para la conversin. (Recordemos que todo est contabilizado en pesos por lo que este tipo el reporte se generar con la operacin aritmtica de dividir el tipo de cambio capturado entre la cantidad en pesos). Opciones de formato o Mostrar cifras en miles.- Utilice esta opcin si desea que las cantidades se dividan entre mil. o Mostrar texto en ingls.- Utilice esta opcin para que el reporte tome los nombres en ingls de las cuentas contables y tome las etiquetas en ingls para presentarlo.

________ CONSECUTIVO DE PLIZAS __________________________

Este reporte permite ver las plizas por folio como fueron generadas por el sistema o capturadas por el usuario ordenadas por fecha y folio. Fecha.- Seleccione el rango de fechas del cual desea ver el reporte. Tipo.- Seleccione si quiere ver todas, las de ingresos, egresos o diario. Pliza de cierre.- Seleccione esta opcin si desea incluir en el reporte la pliza de cierre de ejercicio. Mostrar.- Seleccione si desea ver el detalle de cada pliza o los puros encabezados. Moneda.- Seleccione la moneda en la que desea ver el reporte y capture el tipo de cambio para la conversin. (Recordemos que todo est contabilizado en pesos por lo que este tipo el reporte se generar con la operacin aritmtica de dividir el tipo de cambio capturado entre la cantidad en pesos). Detalle.- Seleccione si desea ver slo las plizas provenientes de un tipo de documento, por ejemplo las de Compras y gastos. Enviadas.- Seleccione si desea ver slo las plizas que se han exportado a un formato de texto o slo las que estn pendientes de exportarse a un formato de texto. Plizas.- Seleccione si desea ver un rango especfico de folios de plizas. Folio de generacin.- Seleccione si desea ver slo las plizas que se generaron en un rango de folios de generacin automtica de plizas. Usuario.- Seleccione si desea ver slo las plizas capturadas por un rango especfico de usuarios. Opciones de formato o Mostrar cifras en miles.- Utilice esta opcin si desea que las cantidades se dividan entre mil. o Mostrar texto en ingls.- Utilice esta opcin para que el reporte tome los nombres en ingls de las cuentas contables y tome las etiquetas en ingls para presentarlo. o Corte por hoja.- Utilice esta opcin para que el reporte muestre un formato especial donde aparezca cada folio de pliza en una hoja independiente. (No aplica cuando se genera para mostrar los puros encabezados)

________ PLIZAS AGRUPADAS POR DETALLE _________________

Este reporte agrupa artificialmente todas las plizas de cada concepto en una sola pliza contable (por ejemplo una pliza de compras y gastos y otra de facturas a clientes) lo cual es de suma utilidad para poder cuadrar las plizas contables con los reportes operacionales del SAI para asegurarnos que la generacin automtica de plizas se hizo correctamente. Fecha.- Seleccione el rango de fechas del cual desea ver el reporte.

Tipo.- Seleccione si quiere ver todas, las de ingresos, egresos o diario. Moneda.- Seleccione la moneda en la que desea ver el reporte y capture el tipo de cambio para la conversin. (Recordemos que todo est contabilizado en pesos por lo que este tipo el reporte se generar con la operacin aritmtica de dividir el tipo de cambio capturado entre la cantidad en pesos). Detalle.- Seleccione si desea ver slo las plizas provenientes de un tipo de documento, por ejemplo las de Compras y gastos. Plizas.- Seleccione si desea ver un rango especfico de folios de plizas. Folio de generacin.- Seleccione si desea ver slo las plizas que se generaron en un rango de folios de generacin automtica de plizas. Opciones de formato o Mostrar cifras en miles.- Utilice esta opcin si desea que las cantidades se dividan entre mil. o Mostrar texto en ingls.- Utilice esta opcin para que el reporte tome los nombres en ingls de las cuentas contables y tome las etiquetas en ingls para presentarlo.

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Razones financieras

________ RAZONES FINANCIERAS ______________________________

Las razones financieras le proporcionan informacin muy til para su toma de decisiones al dejarles a su disposicin indicadores clave y su comportamiento a travs del tiempo. Uno de los instrumentos ms usados para realizar anlisis financiero de entidades es el uso de las Razones Financieras, ya que estas pueden medir en un alto grado la eficacia y comportamiento de la empresa. Estas presentan una perspectiva amplia de la situacin financiera, puede precisar el grado de liquidez, el apalancamiento financiero y todo lo que tenga que ver con su actividad. Las Razones Financieras, son comparables con las de la competencia y llevan al anlisis y reflexin del funcionamiento de las empresas frente a sus rivales. RAZONES DE LIQUIDEZ: La liquidez de una organizacin es juzgada por la capacidad para saldar las obligaciones a corto plazo que se han adquirido a medida que stas se vencen. Se refieren no solamente a las finanzas totales de la empresa, sino a su habilidad para convertir en efectivo determinados activos y pasivos corrientes. Las razones financieras que incluye el SAI de liquidez son las siguientes: Capital neto de trabajo: Esta razn se obtiene al descontar de los derechos corrientes de la empresa todas sus obligaciones corrientes. Este dato debe de ser siempre positivo para poder afrontar los pagos a corto plazo de la empresa. ndice de solvencia: Este considera la verdadera magnitud de la empresa en cualquier instancia del tiempo y es comparable con diferentes entidades de la misma actividad. Este ndice debe de ser mayor a 1 para poder afrontar los pagos a corto plazo de la empresa y entre mayor sea el ndice significa una mayor solvencia de la empresa.

# Razones financieras $ Razones financieras k Razones financieras

ndice de la prueba del cido: Esta prueba es semejante al ndice de solvencia, pero dentro del activo corriente no se tiene en cuenta el inventario de productos, ya que este es el activo con menor liquidez. Es deseable que este ndice sea mayor a 1 para poder afrontar los pagos a corto plazo de la empresa y entre mayor sea el ndice significa una mayor solvencia de la empresa. Rotacin de inventario: Este mide la liquidez del inventario por medio de su movimiento durante el periodo. Sirve para calcular el nmero de veces que se vende el inventario promedio en el perodo. Entre mayor sea el ndice significa una mayor liquidez del inventario de la empresa. Perodo de venta de inventarios: Representa el promedio de das que un artculo permanece en el inventario de la empresa antes de ser vendido. Rotacin de cuentas por cobrar: Sirve para calcular el nmero de veces que las cuentas por cobrar se convierten en efectivo en un perodo dado. Entre mayor sea el ndice significa una mayor liquidez de las cuentas por cobrar de la empresa. Perodo promedio de cobro: Es una razn que indica la evaluacin de la poltica de crditos y cobros de la empresa y que representa el promedio de das que nos tardamos en cobrar las ventas de la empresa. Perodo de conversin de inventarios: Corresponde a la suma del perodo de venta de inventarios y el perodo promedio de cobro y quiere decir el nmero promedio de das que un artculo pasa desde que se adquiere hasta que se cobra. Rotacin de cuentas por pagar: Sirve para calcular el nmero de veces que las cuentas por pagar se convierten en efectivo en un perodo dado. Perodo promedio de pago: Permite vislumbrar las normas de pago de la empresa y que representa el promedio de das que nos tardamos en pagar las compras que realiza la empresa.

RAZONES DE ENDEUDAMIENTO: Estas razones indican el monto del dinero de terceros que se utilizan para generar utilidades, estas son de gran importancia ya que estas deudas comprometen a la empresa en el transcurso del tiempo. La razn financiera que incluye el SAI de endeudamiento es las siguiente: Apalancamiento: Mide la proporcin del total de activos aportados por los acreedores de la empresa. Este ndice debe de ser menor a 1 y entre menor sea el ndice significa un menor factor de riesgo de un excesivo apalancamiento o de deudas de la empresa.

CONSIDERACIONES: Para poder generar las razones financieras y ver su valor correcto, es necesario que definamos primero en el catlogo de cuentas contables, el tratamiento que le vamos a dar a esta cuenta para el clculo de las razones financieras, es importante mencionar que si se nos olvida relacionar las cuentas con los tratamientos, no vamos a ver informacin correcta. No todas las cuentas contables de su catlogo tendrn un tratamiento para razones financieras, sino slo las que correspondan a los conceptos listados a continuacin. Los tratamientos para razones financieras que hay que asociar a su catlogo de cuentas contables son las siguientes: Activo circulante Pasivo circulante Inventario Costo de lo vendido Cuentas por cobrar Cuentas por pagar

Ventas Devoluciones y descuentos clientes Impuestos de ventas netas Retenciones de ventas netas Compras netas con impuestos

* Para poder obtener las razones financieras de Rotacin de cuentas por pagar y Perodo promedio de pago es necesario capturar una pliza registrando el CARGO a la cuenta de Compras netas incluyendo impuestos y el ABONO a la Cuenta de cuadre de estadstica de compras dentro de la Cuenta estadstica de compras de Egresos ya que el sistema no realiza este asiento automticamente dentro de la Generacin automtica de plizas. Formato.- Seleccione cmo desea visualizar el reporte (Simple o a 12 meses) Fecha.- Seleccione el rango de fechas del cual desea ver el reporte. Moneda.- Seleccione la moneda en la que desea ver el reporte y capture el tipo de cambio para la conversin. (Recordemos que todo est contabilizado en pesos por lo que este tipo el reporte se generar con la operacin aritmtica de dividir el tipo de cambio capturado entre la cantidad en pesos). Opciones de formato o Mostrar cifras en miles.- Utilice esta opcin si desea que las cantidades se dividan entre mil. o Mostrar texto en ingls.- Utilice esta opcin para que el reporte tome los nombres en ingls de las cuentas contables y tome las etiquetas en ingls para presentarlo.

Al generar las razones financieras podr aplicar los siguientes filtros: Unidades de negocio.- Si desea puede seleccionar una o varias unidades de negocio que quiere que el sistema considere al generar las razones financieras. Agrupador.- En caso de que seleccione un agrupador, el sistema mostrar la informacin incluyendo slo las cuentas contables que tengan asociado el agrupador seleccionado. Datos estadsticos.- Si selecciona el filtro de datos estadsticos, el sistema incluir las cuentas contables que no manejen unidad de negocio y que adems tengan asociadas los datos estadsticos seleccionados y tambin incluir las cuentas contables que manejen unidades de negocio pero slo considerando las unidades de negocio que tengan asociadas los datos estadsticos seleccionados. El sistema tambin le permitir consolidar la informacin de varias empresas al generar las razones financieras dentro de la pestaa Consolidar.
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Hojas de clculo

# Hojas de clculo $ Hojas de clculo k Hojas de clculo

En esta pantalla es donde vamos a encontrar los archivos de Excel que el sistema trae pre-cargados los cuales nos van a ayudar a realizar consultas personalizadas, calcular las depreciaciones de nuestros activos fijos y a insertar plizas contables directamente al SAI. Para que dichos archivos funcionen, es indispensable que tengan instalado el programa Microsoft Excel con su respectiva licencia de uso en la computadora(s) donde lo van a utilizar, de lo contrario el archivo no se podr ejecutar. Para poder utilizar los reportes, es indispensable el habilitar el uso de las macros en Excel. Al ejecutar el archivo por primera vez, Excel preguntar si se desea que se habiliten las macros, al permitirlo y guardar los cambios en el archivo, la configuracin de las macros ya quedar predeterminada para cuando se ejecute dicho archivo (dependiendo de la versin de Excel que tengan instalada). Ejecutar.- Para utilizar este botn, es necesario seleccionar alguno de los archivos que se encuentran en la lista, de lo contrario, el sistema har caso omiso. Restaurar.- Utilice este botn si desea que los archivos originales reemplacen los archivos que estn ubicados en la ruta marcada en Ubicacin. Utilice este botn solamente si ya cuenta con un respaldo de los archivos en los que ha estado trabajando y que estn ubicados en la ruta marcada en Ubicacin, de lo contrario, el sistema lo reemplazar por el original y se perdern todos los datos capturados anteriormente. Es posible especificarle mediante la opcin Opciones de restauracin de hojas de clculo cul archivo queremos restaurar o si deseamos restaurar todos.

Agregar.- Utilice este botn para agregar a la lista algn archivo de Excel que usted haya realizado y que quiera ejecutar desde el SAI por medio de esta opcin. Al momento de agregar un archivos de Excel el sistema lo copiar a la ruta especificada en Ubicacin para que sea ejecutado desde ah y ah se guarden todos los cambios. Eliminar.- Utilice esta botn para quitar de la lista algn archivo de Excel. El sistema tambin eliminar el archivo de la ruta especificada en Ubicacin. Ubicacin.- El sistema mostrar la ruta donde se encuentran los archivos de Excel mostrados en la lista. Dicha ruta es relativa a la carpeta de la instalacin del sistema y de donde se encuentren los datos de la empresa. Ej. La ruta de donde estn los datos de mi empresa es: C:\VSAI\Empresas\Demo\ por lo que la carpeta hojas_de_calculo se encontrar en dicha ubicacin. Opciones de restauracin de hojas de clculo.- Utilice esta opcin para configurarle al sistema la opcin deseada para que al momento de presionar el botn Restaurar, restaure todos los archivos o solo el que se especifique.

________ EJEMPLOS___________________________________________ HABILITANDO MACROS EN MICROSOFT EXCEL 2007

Veamos cmo habilitar el uso de las macros en Microsoft Excel 2007. Primero ejecutamos desde el SAI el archivo que queremos utilizar, ya sea el de consultas personalizadas, el de hoja de depreciaciones o el de insertar pliza. Excel nos mostrar la siguiente pantalla:

En esta pantalla, tenemos que presionar el botn Opciones para que nos muestre la siguiente pantalla:

Seleccionamos la opcin Habilitar este contenido y presionamos el botn aceptar. Una vez hecho esto, las macros ya han sido habilitadas para este documento. Si deseamos que ya no nos vuelva a preguntar este mensaje Excel al momento de ejecutar nuestro archivo, guardamos los cambios del documento.

CONSULTAS PERSONALIZADAS
Veamos cmo podemos crear un reporte contable personalizado desde Excel. Lo primero que tenemos que hacer es ejecutar desde el SAI el archivo de Consultas personalizadas. Una vez habiendo habilitado las macros, Excel nos preguntar que seleccionemos la ruta de donde se encuentra la carpeta de empresas. Normalmente en una instalacin estndar, la carpeta de empresas se encuentra en la ruta C:\VSAI\Epresas. Dicha ruta puede cambiar en el caso de que la instalacin no de haya realizado con los parmetros default que tiene. Seleccionemos entonces la ruta de donde est nuestra carpeta Empresas. Una vez hecho esto, Excel mostrar la siguiente pantalla:

Aqu se mostrar el nombre de las empresas que tengamos dadas de alta en el SAI as como tambin la ubicacin de los datos a los cuales vamos a accesar desde Excel. Si observamos con detenimiento, vemos que en la parte inferior de Excel, se muestran varias hojas del libro, veamos cuales son:

Tenemos las siguiente hojas en el libro de Excel Empresas.- Dicha hoja mostrar las empresas dadas de alta en el Sistema Administrativo Integral SAI y la empresa en la que estamos posicionados actualmente para la consulta de datos. CuentasContables.- Dicha hoja servir para traer del SAI toda la informacin necesaria para poder hacer nuestra hoja con el reporte que necesitamos. Esta hoja puede ser actualizada por medio de un botn para tener la informacin que est en el SAI actualizada. Ejemplo - Razones financieras.- Esta hoja incluye un reporte tipo generado en Excel con consultas directas al SAI y demuestra cmo crear reportes nuevos y como utilizar las frmulas para accesar a la informacin. Funciones.- Esta hoja muestra una lista de funciones que pueden ser utilizadas en este archivo para consultar informacin. A continuacin se muestra la tabla de funciones para referencias futuras. Funciones

Funciones de hoja de clculo

Funcion
NombreCuenta

Descripcin
Obtiene el nombre de la cuenta determinada. Obtiene el nombre en ingles de la cuenta determinada. Obtiene el tipo de la cuenta determinada. Ej. (Activo, Pasivo, Capital, Etc.)

Sintaxis
=NombreCuenta(Cuenta)

Ejemplo
=NombreCuenta(10101123)

NombreIng

=NombreIng(Cuenta)

=NombreIng(10101123)

TipoCuenta

=TipoCuenta(Cuenta)

=TipoCuenta(10101123)

Naturaleza

Obtiene la naturaleza de la cuenta determinada. Ej. (Deudora, Acreedora) Obtiene el agrupador de la cuenta determinada. Obtiene el tratamiento para razones financieras de la cuenta determinada. Obtiene los datos estadsticos relacionadas a la cuenta determinada.

=Naturaleza(Cuenta)

=Naturaleza(10101123)

Agrupador

=Agrupador(Cuenta)

=Agrupador(10101123)

Tratamiento

=Tratamiento(Cuenta)

=Tratamiento(10101123)

DatoEst

=DatoEst(Cuenta,U. negocio, numero de dato estadstico)

=DatoEst(10101123,1,1)

Cargos

Obtiene el importe de cargos =Cargos(Cuenta,U. de un rango de periodos de negocio,Mes inicial,Ao una cuenta determinada. inicial,Mes final,Ao final) Obtiene el importe de abonos de un rango de periodos de una cuenta determinada. Obtiene el saldo inicial de un rango de periodos de una cuenta determinada. Obtiene el saldo final de un rango de periodos de una cuenta determinada. Obtiene el importe del presupuesto de una rango de periodos de una cuenta determinada. Obtiene el importe de la diferencia entre cargos y abonos de un rango de periodos de una cuenta determinada. Obtiene el importe de la diferencia entre el presupuestado y el ejercido de un rango de periodos de una cuenta determinada. Obtiene el saldo final de las cuentas de activo de un rango de periodos de la empresa actual. Obtiene el saldo final de las cuentas de pasivo de un rango de periodos de la empresa actual. Obtiene el saldo final de las cuentas de capital de un rango de periodos de la empresa actual. Obtiene el saldo final de las cuentas de resultados de ingresos de un rango de periodos de la empresa actual. =Abonos(Cuenta,U. negocio,Mes inicial,Ao inicial,Mes final,Ao final) =SaldoIni(Cuenta,U. negocio,Mes inicial,Ao inicial,Mes final,Ao final) =SaldoFin(Cuenta,U. negocio,Mes inicial,Ao inicial,Mes final,Ao final) =Presup(Cuenta,U. negocio,Mes inicial,Ao inicial,Mes final,Ao final) =Ejercido(Cuenta,U. negocio,Mes inicial,Ao inicial,Mes final,Ao final) =Diferencia(Cuenta,U. negocio,Mes inicial,Ao inicial,Mes final,Ao final) =ActivoTotal(U. negocio,Mes inicial,Ao inicial,Mes final,Ao final) =PasivoTotal(U. negocio,Mes inicial,Ao inicial,Mes final,Ao final) =CapitalTotal(U. negocio,Mes inicial,Ao inicial,Mes final,Ao final) =IngresosTotal(U. negocio,Mes inicial,Ao inicial,Mes final,Ao final)

=Cargos(10101123,1,1,2007,12,2007)

Abonos

=Abonos(10101123,1,1,2007,12,2007)

SaldoIni

=SaldoIni(10101123,1,1,2007,12,2007)

SaldoFin

=SaldoFin(10101123,1,1,2007,12,2007)

Presup

=Presup(10101123,1,1,2007,12,2007)

Ejercido

=Ejercido(10101123,1,1,2007,12,2007)

Diferencia

=Diferencia(10101123,1,1,2007,12,2007)

ActivoTotal

=ActivoTotal(0,1,2007,12,2007)

PasivoTotal

=PasivoTotal(0,1,2007,12,2007)

CapitalTotal

=CapitalTotal(0,1,2007,12,2007)

IngresosTotal

=IngresosTotal(0,1,2007,12,2007)

EgresosTotal

Obtiene el saldo final de las cuentas de resultados de egresos de un rango de periodos de la empresa actual.

=EgresosTotal(U. negocio,Mes inicial,Ao inicial,Mes final,Ao final)

=EgresosTotal(0,1,2007,12,2007)

** En las funciones en las cuales se utilice como parmetro la unidad de negocio, si no se quiere detallado por unidad no lo la maneje poner 0 (cero) en dicho parmetro. **

Para continuar con la creacin de un ejemplo nuevo presionemos sobre la pestaa que dice Cuentas contables y presionemos el botn Traer Cuentas. Es posible traer cuentas utilizando filtros pero por esta ocasin traigamos todas las cuentas con toda su informacin. Al presionar sobre la pestaa Cuentas contables, Excel nos mostrar la siguiente pantalla:

Presionemos el botn Traer cuentas para que nos aparezca la pantalla en donde podemos seleccionar algunos filtros que podemos utilizar. Veamos esta pantalla.

Presionemos el botn SI para que Excel traiga toda la informacin a pantalla, veamos el resultado:

Ahora aqu tenemos en Excel toda la informacin necesaria para comenzar a crear nuestro reporte personalizado, desde una hoja nueva que agreguemos al libro, podemos hacer referencia al valor que nosotros queramos para poder construir reportes en base a esta informacin. Tambin es posible utilizar las frmulas anteriormente mencionadas para hacer consultas directamente a la base de datos del SAI pero se recomienda que se tenga solamente el dato por cuenta contable y por periodo 1 vez por documento para no alentar las consultas innecesariamente.

________ EJEMPLO____________________________________________
Veamos como insertar una hoja de clculo para mandar llamar algunas cuentas contables para generar un reporte ejemplo. Primero insertemos la hoja nueva al libro de Excel llamado Consultas personalizadas. Lo nico que tenemos que hacer es presionar en la pestaa que mostraremos a continuacin.

Esta pestaa se encuentra ubicada a un lado de las dems pestaas que mostramos con anterioridad

Insertemos una nueva hoja y pongmosle el nombre de Consulta. Pasa asignar el nombre solamente hacemos doble clic sobre la nueva hoja que insertamos y le escribimos el nombre. Ahora comencemos a insertar cuentas y utilicemos las funciones descritas anteriormente. Vamos a llamar el nombre de 2 cuentas, en este caso son cuentas de bancos y sumemos sus saldos. El primer paso es insertar el nmero de cuenta utilizando las teclas <ALT> + <F2> las cuales nos desplegarn una pantalla para que busquemos la cuenta contable que queremos insertar, veamos.

Como podemos apreciar, si en la pantalla que se despleg con las cuentas contables comienzo a teclear el nombre o el nmero de la cuenta, me comienza a acotar la bsqueda hasta quedar los resultados ms acercados a lo tecleado, seleccionemos la cuenta que deseamos insertar en el campo que est seleccionado y presionemos el botn SI, Hagamos esto para las 2 cuentas contables del Bancos con nmero 101020001 y 101020002. Veamos el resultado

Ahora mandemos llamar los nombres de las cuentas con la funcin NombreCuenta. La sintaxis sera: =NombreCuenta(C6) para traer el nombre de la cuenta que est en la celda C6. Y as sucesivamente. Veamos cmo queda.

Ahora ya tenemos los nombres de las cuentas, traigamos lo saldos finales al 2007. La funcin que vamos a utilizar es SaldoFin, la cual trae el saldo final de la cuenta y necesita como parmetros el mes y ao inicial y el mes y ao final. Agreguemos estos datos en la hoja de clculo para utilizarlos en la frmula y veamos el resultado.

Ya tenemos los saldos finales de las cuentas al 12 de diciembre del 2007, ahora utilicemos la frmula Suma para sumar los saldos y obtener el resultado final.

Comprobemos que los datos que nos muestra Excel son correctos utilizando el SAI, veamos la pantalla de Saldos de la cuenta al ao 2007

Como podemos comprobar, los nmeros cuadran completamente, por lo que cada vez que se actualice el SAI, nuestra hoja de Consulta que acabamos de hacer, se va a actualizar. De esta manera nosotros podemos crear el reporte que deseemos.

HOJA DE DEPRECIACIONES
Este libro de Excel nos va a ayudar a llevar un registro de las adquisiciones de activos fijos a travs del tiempo y nos ayudar a generar la pliza contable necesaria de su depreciacin automticamente y la pliza

del costo de ventas en caso de que se vendan estos activos. No es necesario detallar cada activo fijo, es posible tambin ingresar como concepto Activos fijos adquiridos en X mes y poner el monto total de las adquisiciones de activos fijos del mes. El sistema de igual manera generar la pliza de depreciacin contable considerando el monto total de las adquisiciones por mes o si se da de alta cada activo por separado. Nota: Es necesario habilitar las macros en Excel descrito con anterioridad en esta ayuda. Veamos cmo podemos dar de alta un activo fijo y como se genera su pliza de depreciacin. Lo primero que tenemos que hacer es ejecutar desde el SAI el archivo de Hoja de depreciaciones. Una vez habiendo habilitado las macros, Excel nos preguntar que seleccionemos la ruta de donde se encuentra la carpeta de empresas. Normalmente en una instalacin estndar, la carpeta de empresas se encuentra en la ruta C:\VSAI\Epresas. Dicha ruta puede cambiar en el caso de que la instalacin no de haya realizado con los parmetros default que tiene. Seleccionemos entonces la ruta de donde est nuestra carpeta Empresas. Una vez hecho esto, Excel mostrar la siguiente pantalla:

Aqu se mostrar el nombre de las empresas que tengamos dadas de alta en el SAI as como tambin la ubicacin de los datos a los cuales vamos a accesar desde Excel. Si observamos con detenimiento, vemos que en la parte inferior de Excel, se muestran varias hojas del libro, veamos cuales son:

Tenemos las siguiente hojas en el libro de Excel Empresas.- Dicha hoja mostrar las empresas dadas de alta en el Sistema Administrativo Integral SAI y la empresa en la que estamos posicionados actualmente para la consulta de datos. Plizas.- En esta hoja se generar la pliza de la depreciacin de los activos fijos a depreciar la cual despus se insertar en el SAI para no recapturarla manualmente. Tipos.- En esta hoja se mostrarn los tipos de activos fijos que podemos depreciar, por default la hoja trae los siguientes: o Equipo de cmputo o Equipo de transporte

o Mobiliario y equipo o Edificios Es posible dar de alta tambin nuevos tipos de activos fijos y especificarles los meses en los que se van a depreciar. Tambin es posible modificar los que ya est actualmente pre-configurados. Una vez que agreguemos un nuevo tipo, es necesario utilizar el botn Crear hoja de depreciacin para que Excel agregue la hoja con el nuevo tipo de activo fijo. INPC.- En esta hoja Excel muestra los ndices Nacionales de Precios al Consumidor. Es necesario estar actualizando esta hoja a los actuales los cuales podemos consultar en la pgina del diario oficial de la federacin para que los clculos que involucran este indicador estn correctos. Plantilla.- Este hoja se toma como base para crear las hojas de los tipos de activos fijos. Se recomienda no hacer ninguna modificacin a esta hoja.

Despus se seguirn mostrando las hojas de los distintos tipos de activos fijos generados, seleccionemos la hoja de Equipo de cmputo y demos de alta un activo fijo.

Al momento de que llenamos la Fecha de adquisicin, el concepto y el Monto de adquisicin el sistema calcular automticamente la cantidad a depreciar en cada mes y ya podr generar la pliza del mes en curso para insertarla directamente al SAI mediante la hoja de Pliza. En necesario tambin definir la cuenta contable que se va a utilizar para el Activo y la que se va a utilizar para la Depreciacin del activo para que se pueda generar la pliza correctamente. Pasemos a la hoja Pliza y despus de seleccionar el tipo de activo fijo al cual le vamos a generar su pliza y el mes que queremos generar presionemos el botn Generar. El sistema mostrar lo siguiente:

Se prepar esta hoja de clculo con las siguientes opciones: Insertar pliza de depreciacin contable mensual de: Aqu se especifica si se quiere generar en la misma pliza contable las depreciaciones de todos los tipos de activos fijos o si se quiere especificar un tipo de activo fijo en particular. Mes y ao a depreciar: Aqu se especifica el mes y ao de los cuales se quiere generar la pliza de

depreciacin de activos fijos. El ao tiene que coincidir con el que se tiene especificado dentro de cada hoja de cada tipo de activo fijo. Movimientos: Se puede especificar que la pliza contable la genere con los movimientos Agrupados o Detallados. Si se selecciona la opcin de Agrupados la pliza contable agrupar los diferentes activos que tengan un monto a depreciar en el mes y si selecciona Detallados har una partida independiente por el monto a depreciar de cada activo fijo en la pliza contable de depreciacin. Tipo de pliza: Las plizas por depreciaciones tendrn que ser de tipo Diario. Folio: Se podr capturar el folio si tiene desmarcada la opcin de Generar automticamente folio de pliza aunque el sistema verificar que no exista ese folio de pliza de ese tipo de pliza dentro del mes y ao de la pliza o de lo contrario no permitir que se grabe en el SAI para evitar duplicidades en el folio. Concepto: La hoja de clculo sugiere un concepto de la pliza pero puede modificarla si lo desea. Cuadre automtico a cuenta de cuadre: Si activa esta opcin el sistema mandar a la cuenta de cuadre definida en el SAI el descuadre siempre y cuando no exceda el descuadre el monto mximo definido de cuadre. Generar automticamente folio de pliza: Si se marca esta opcin el sistema asignar el folio de la pliza al momento de grabarla para que corresponda con el consecutivo que se lleva en el SAI y con la poltica definida de acuerdo a si se tiene el consecutivo continuo o por mes. Borrar al terminar de grabar la pliza.- Esta opcin ayuda para que limpie la pliza contable generada al momento de grabarla y estar listo para generar otra pliza ya sea de otro mes y ao o de otro tipo de activo fijo. Una vez realizada la pliza en Excel lo nico que resta es presionar el botn Grabar para que la pliza se inserte en el SAI. En caso de que ya se haya generado y grabado la pliza de depreciaciones en el SAI y posteriormente se agregan equipos a depreciar o se cambian cantidades, al momento de Generar nuevamente la pliza contable de depreciaciones de ese mes y ao aparecer la siguiente pregunta: Ya se generaron movimientos de depreciacin en esas cuentas contables, Deseas generar slo la diferencia? En este caso lo recomendable es contestar que S para evitar duplicar las cantidades de depreciaciones y el sistema siempre generar estos movimientos de pliza con los movimientos AGRUPADOS. Se recomienda que en la hoja correspondiente a cada tipo de activo fijo, como el Equipo de cmputo, se llenen las cuentas contables completas, es decir, las cuentas de: Activo Depreciacin acumulada Gastos por depreciacin Costo de venta de activo Esto servir para que si se le indica a algn activo su ao y mes de venta, el sistema tambin genere dentro de la pliza contable de depreciacin sus respectivos asientos del costo de ventas del activo. DEPRECIACIN FISCAL Aunque esta hoja de clculo genera y graba las plizas de depreciacin contable, el sistema calcula tambin la DEPRECIACIN FISCAL de cada tipo de activo fijo, de acuerdo con los INPC (siempre y cuando llene todos los INPC en la hoja correspondiente). Dentro de cada hoja de clculo que el sistema crea con cada tipo de activo fijo, se muestra el detalle y los totales de los siguientes datos: Depreciacin contable anual Depreciacin actualizada anual Diferencia

Costo de venta anual Costo de venta actualizado anual Diferencia Aunque el sistema no genera ninguna pliza contable referente a la depreciacin fiscal, estos totales facilitan enormemente la declaracin anual fiscal referente a las depreciaciones fiscales.

INSERTAR PLIZAS
Este libro de Excel nos va a ayudar a insertar al SAI las plizas capturadas en su hoja de clculo. Nota: Es necesario habilitar las macros en Excel descrito con anterioridad en esta ayuda. Veamos cmo podemos insertar una pliza desde Excel al SAI. Lo primero que tenemos que hacer es ejecutar desde el SAI el archivo de Insertar plizas. Una vez habiendo habilitado las macros, Excel nos preguntar que seleccionemos la ruta de donde se encuentra la carpeta de empresas. Normalmente en una instalacin estndar, la carpeta de empresas se encuentra en la ruta C:\VSAI\Epresas. Dicha ruta puede cambiar en el caso de que la instalacin no de haya realizado con los parmetros default que tiene. Seleccionemos entonces la ruta de donde est nuestra carpeta Empresas. Una vez hecho esto, Excel mostrar la siguiente pantalla:

Aqu se mostrar el nombre de las empresas que tengamos dadas de alta en el SAI as como tambin la ubicacin de los datos a los cuales vamos a accesar desde Excel. Si observamos con detenimiento, vemos que en la parte inferior de Excel, se muestran varias hojas del libro, veamos cuales son: Empresas.- Dicha hoja mostrar las empresas dadas de alta en el Sistema Administrativo Integral SAI y la empresa en la que estamos posicionados actualmente para la consulta de datos. Plizas.- En esta hoja se capturar manualmente la pliza que se desea ingresar al SAI. Veamos la hoja Pliza

En esta hoja podemos empezar a capturar la pliza que deseamos insertar al SAI. Lo primero que tenemos que hacer es llenar la fecha de la pliza y seleccionar el tipo de la pliza (Ingreso, Egreso o Diario). Una vez hecho esto podemos utilizar las siguientes opciones: Folio: Lo recomendable es dejar vaco el folio aunque se podr capturar el folio si tiene desmarcada la opcin de Generar automticamente folio de pliza aunque el sistema verificar que no exista ese folio de pliza de ese tipo de pliza dentro del mes y ao de la pliza o de lo contrario no permitir que se grabe en el SAI para evitar duplicidades en el folio. Concepto: Capture aqu el concepto de la pliza contable. Cuadre automtico a cuenta de cuadre: Si activa esta opcin el sistema mandar a la cuenta de cuadre definida en el SAI el descuadre siempre y cuando no exceda el descuadre el monto mximo definido de cuadre. Generar automticamente folio de pliza: Si se marca esta opcin el sistema asignar el folio de la pliza al momento de grabarla para que corresponda con el consecutivo que se lleva en el SAI y con la poltica definida de acuerdo a si se tiene el consecutivo continuo o por mes. Borrar al terminar de grabar la pliza.- Esta opcin se utiliza cuando se van a capturar muchas plizas, para estar listo para capturar la siguiente y para evitar que se guarde varias veces por error la misma pliza contable. Es posible hacer consultas directamente al SAI de los siguientes catlogos: Cuentas contables.- Para acceder a este catlogo es necesario presionar las teclas <ALT> + <F2> al mismo tiempo y el sistema mostrar el catlogo de cuentas de la empresa seleccionada para que podamos seleccionar la cuenta a utilizar. Unidades de negocio.- Para acceder a este catlogo es necesario presionar las teclas <ALT> + <F3> al mismo tiempo y el sistema mostrar el catlogo de unidades de negocio de la empresa seleccionada para que podamos seleccionarla. Conceptos de plizas.- Para acceder a este catlogo es necesario presionar las teclas <ALT> + <F5> al mismo tiempo y el sistema mostrar el catlogo de conceptos de plizas de la empresa seleccionada para que podamos seleccionarla. Veamos un ejemplo de una pliza capturada:

Una vez capturada la pliza en Excel lo nico que resta es presionar el botn Grabar pliza para que Excel inserte la pliza al SAI.
# #

Cierres contables Cierres mensuales

________ ALTAS ______________________________________________

# Cierres contables # Cierres mensuales

Esta pestaa se utiliza para realizar el cierre de un perodo contable y que la informacin que ya est en ese perodo quede protegida contra modificaciones. Una vez hecho este cierre, no se podrn hacer cambios, cancelaciones o altas de plizas en el mes cerrado. Lo nico que tenemos que hacer es presionar el botn Altas para seleccionar el ao y el mes hasta el cual queremos realizar el cierre. El sistema comenzar a realizar dicho cierre y mostrar el progreso del mismo. Las consultas de informacin y reportes se harn ms rpidas una vez que ejecute estos cierres de perodos contables. Es posible revertir o dar de baja estos cierres contables si as lo desea.

________ CONSULTAS _________________________________________

Esta pestaa se utiliza para consultar los cierres mensuales que se han realizado, as como tambin el usuario, la fecha, la hora y el estatus del cierre los cuales pueden ser Activo o Cancelado. En caso de que est cancelado, el sistema mostrar tambin la fecha, hora y el usuario que realiz la cancelacin. Se puede utilizar el filtro de Estatus para solamente mostrar los datos que correspondan a dicho filtro, una vez seleccionado el Estatus por el cual deseamos filtrar, es necesario presionar el botn Traer datos.

________ REPORTES ___________________________________________

En esta pestaa vamos a poder ver la misma informacin que en la pestaa de Consultas pero a manera de reporte, lo cual nos va a permitir imprimirla o exportarla a Excel para su manipulacin.
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Cierres de ejercicios

________ ALTAS ______________________________________________

# Cierres de ejercicios

Esta pestaa sirve para dar de alta un cierre de ejercicio el cual nos permitir generar nuestro resultado de ejercicio contable y bloquear toda la informacin del perodo contenido para que no pueda sufrir cambios, altas o cancelaciones y que se altere la informacin. Para realizar un cierre de ejercicio lo nico que tenemos que seleccionar es el ao y mes inicial y final para considerar en el cierre. Tambin tenemos que poner la cuenta contable del resultado del ejercicio, dicha cuenta tiene que ya estar dada de alta en el catlogo de cuentas contables para que pueda ser seleccionada. Una vez hecho esto, presionamos el botn Aceptar y el sistema comenzar con el proceso del cierre mostrando el avance en la parte inferior de la pantalla. Es posible revertir o dar de baja estos cierres de ejercicio si as lo desea. Concluido este avance, el cierre del ejercicio ha sido realizado satisfactoriamente.

________ CONSULTAS _________________________________________

Esta pestaa se utiliza para consultar los cierres de ejercicio que se han realizado, as como tambin el usuario, la fecha, la hora y el estatus del cierre los cuales pueden ser Activo o Cancelado. En caso de que est cancelado, el sistema mostrar tambin la fecha, hora y el usuario que realiz la cancelacin. Se puede utilizar el filtro de Estatus para solamente mostrar los datos que correspondan a dicho filtro, una vez seleccionado el Estatus por el cual deseamos filtrar, es necesario presionar el botn Traer datos.

________ REPORTES ___________________________________________

En esta pestaa vamos a poder ver la misma informacin que en la pestaa de Consultas pero a manera de reporte, lo cual nos va a permitir imprimirla o exportarla a Excel para su manipulacin.

________ EJEMPLO ____________________________________________

Veamos un ejemplo de un cierre de ejercicio. Veamos nuestro balance general para ver las cuentas de capital con las que contamos, notemos que solamente tenemos una listada que es la cuenta de Utilidades del 2006. Tambin observemos que debido a que no hemos hecho el cierre del ejercicio se observa un rengln que dice Utilidad o (prdida) anterior adicionalmente al rengln que dice Utilidad o (prdida) del ejercicio.

Generemos ahora el cierre de ejercicio del ao 2007 y veamos la diferencia. Para esto, entremos a la pantalla para llenar los datos necesarios y generar el cierre del ejercicio. Veamos como quedara la pantalla con los datos ya llenos.

Ahora presionemos el botn SI para que el sistema genere el cierre del ejercicio y veamos el reporte de Balance general para ver las diferencias.

Por lo que podemos observar en el Balance general, al momento de que generamos nuestro cierre de ejercicio, el sistema agreg la cuenta de Capital al Balance general mostrndonos la utilidad del ao, en este caso podemos observar que la utilidad fue negativa, tambin podemos observar que desapareci el rengln que deca Utilidad o (prdida) anterior y slo se qued el rengln de Utilidad o (prdida) del ejercicio.
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Procesos Crear catlogo estndar de cuentas contables

# Procesos # Crear catlogo estndar de cuentas contables

Esta opcin se utiliza para cuando no tenemos un catlogo de cuentas contables definido y estamos comenzando con la operacin del mdulo de contabilidad del SAI. El sistema ya cuenta con un catlogo de cuentas bsico el cual podemos utilizar e ir complementando conforme vayamos avanzando en la operacin. Podemos utilizar la opcin de Incluir cuentas de produccin para que en caso de que nuestra empresa tenga procesos de fabricacin, el catlogo de cuentas contables genere tambin las cuentas necesarias para produccin. En el caso de que exista un catlogo de cuentas contables ya definido, el sistema reemplazar el catlogo existente por el estndar siempre y cuando no exista ninguna pliza asociada al catlogo actual, de lo contrario el sistema mandar un aviso que dice El catlogo de cuentas est siendo utilizado, es imposible borrarlo y no crear el nuevo catlogo.
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Exportar - Importar

________ CATALOGO __________________________________________

# Exportar - Importar

Esta pestaa se utiliza para poder importar /exportar el catlogo de cuentas, ya sean en formato SAI, Contpaq I o Contpaq Windows. Tanto el exportar como el importar del catlogo de cuentas en alguno de los formatos nos da la ventaja de poderlo importar o exportar en otros sistemas y evitar recapturarlo, evitando errores y tiempos de captura. Veamos qu opciones tenemos: Directorio.- Utilice esta opcin para especificar la ruta ya sea de donde se encuentra el catlogo de cuentas a importar o en donde queremos que se guarde el catlogo de cuentas a exportar. Archivo.- Utilice esta opcin para especificar el nombre del archivo a exportar o para buscar el archivo que se va a importar al SAI. Formato.- Seleccione el formato en el que se va a importar o exportar el archivo anteriormente especificado. Opciones para exportacin: Es posible utilizar varios filtros a la vez para exportar solamente las cuentas contables necesarias. Cuenta.- Utilice este filtro si solamente desea exportar un cierto rango de cuentas contables. Fecha de alta.- Utilice este filtro si solamente desea exportar un cierto rango de cuentas contables que cumplan con la condicin de la fecha de alta especificada. Agrupador.- Utilice este filtro si solamente desea exporta las cuentas contables que pertenecen a dicho agrupador. Tratamiento para razones financieras.- Utilice este filtro si solamente desea exportar las cuentas contables que estn relacionadas a algn tratamiento para razones financieras.

Cuentas con unidades de negocio.- Utilice este filtro si solamente desea exportar las cuentas que tienen marcada la opcin Maneja unidades de negocio en el catlogo de cuentas contables. Tipo de cuenta.- Utilice este filtro si solamente desea exportar las cuentas contables que pertenecen a ese tipo de cuenta. Estatus.- Utilice este filtro para solamente exportar las cuentas contables que se encuentren con el estatus seleccionado.

Opciones para importacin: Reemplazar catlogo existente.- Utilice esta opcin para que el SAI al momento de importar el catlogo de cuentas, reemplace el catlogo existente por el que se va a importar. Posteriormente tendr que presionar los botones de <Exportar> o <Importar> para que se ejecuten los procesos correspondientes.

________ PLIZAS _____________________________________________

Esta pestaa se utiliza para poder importar exportar plizas. Formatos para importacin: SAI Contpaq Windows Contpaq I Formatos para exportacin:

SAI Contpaq Windows Contpaq I Mega Conta Fiscal 2000 MS-DOS Conta Fiscal 2000 Windows Vital Mircosip MS-DOS ASPEL COI

Las opciones que podemos encontrar aqu son las siguientes: Directorio.- Utilice esta opcin para especificar la ruta ya sea de donde se encuentran las plizas a importar o en donde queremos que se guarden las plizas a exportar. Archivo.- Utilice esta opcin para especificar el nombre del archivo a exportar o para buscar el archivo que se va a importar al SAI. Formato.- Seleccione el formato en el que se va a importar o exportar el archivo anteriormente especificado. Opciones para exportacin: Es posible utilizar varios filtros a la vez para exportar solamente las cuentas contables necesarias. Slo plizas pendientes de exportar.- Utilice esta opcin si solamente desea exportar al archivo txt las plizas que no se han exportado en alguna exportacin anterior. Esta opcin se utiliza para cuando queremos llevar la contabilidad tambin en otro paquete contable y estamos pasando continuamente las plizas que genera el SAI a dicho paquete. Exportacin libre de acuerdo a filtros.- Utilice esta opcin si quiere seleccionar los filtros necesarios para exportar la informacin al formato seleccionado. Folio de generacin.- Este folio lleva el consecutivo de las exportaciones que se han realizado. Los botones de Buscar y de Deshacer, nos ayudan a poder encontrar una generacin ya realizada previamente o a borrar una generacin para volverla a generar. Mes y Ao.- Seleccione el mes y ao el cual desea utilizar para exportar. Esta opcin se utiliza solamente para la opcin de plizas pendientes de exportar. Tipos a generar.- Seleccione los tipos de pliza los cuales desea generar en el archivo para exportar. Utilice la opcin Todos para que el sistema seleccione todos los tipos. Filtros Estas opciones se habilitan solamente al utilizar la opcin Exportacin libre de acuerdo a filtros. Fecha.- Seleccione el rango de fechas que desea utilizar para la exportacin de las plizas. Folio.- Seleccione el rango de folios que desea utiliza para la exportacin de las plizas. Tipos de pliza.- Seleccione el tipo de pliza que desea exportar. (Ingreso, Egreso o Diario). Procedencia.- Seleccione la procedencia de la cual desea exportar plizas. (Manual, Automtica o Automtica modificada). Estatus.- Seleccione el estatus a considerar para la exportacin de plizas. (Todas, Emitida o Cancelada). Posteriormente tendr que presionar los botones de <Exportar> o <Importar> para que se ejecuten los procesos correspondientes.
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Saldos iniciales

# Saldos iniciales

Esta pantalla se utiliza para dar de alta la pliza de saldos iniciales para el inicio de la contabilidad. Esta pantalla toma en automtica la fecha anterior al mes y ao que se haya dado de alta en las configuraciones como de inicio de contabilidad. Lo nico que se tiene que hacer es presionar el botn Captura para comenzar a buscar las cuentas contables y el cargo o el abono que se le van a relacionar. Una vez hecho esto, presionamos el botn SI y la pliza queda registrada.
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Cambiar nmero de cuenta contable

# Cambiar nmero de cuenta contable

Esta pantalla se utiliza cuando deseamos cambiar un nmero de cuenta contable por otro y la cuenta ya tiene movimientos. No. de cuenta anterior.- Seleccione el nmero de cuenta contable que sedea cambiar. No. de cuenta nuevo.- Asigne el nmero de cuenta contable al que desea cambiar. Para finalizar el proceso presione el botn Cambiar cuenta. Es importante mencionar que este proceso no puede ser cancelado, por lo que si se comete algn error, tendr que volverlo a ejecutar.
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Eliminar plizas canceladas

Esta pantalla se utiliza para borrar del sistema las plizas que se hayan cancelado y que no se quieran # Eliminar plizas canceladas

conservar. Las plizas canceladas no tienen ningn efecto en los reportes contables por lo que pueden ser eliminadas con toda confianza aunque se perder la rastreabilidad de lo que sucedi con estas plizas. Fecha.- Seleccione el mes y ao inicial y final para considerar las plizas canceladas Tipo de plizas.- Seleccione qu tipos de plizas canceladas quiere eliminar (Todas, Manuales, Automticas, Automticas modificadas). Para finalizar solamente presionamos el botn Eliminar y el sistema borrar todas las plizas con estatus de Canceladas que cumplan con los filtros seleccionados. Este proceso no puede ser revertido por lo que recomendamos que se asesoren primero con un consultor del SAI para saber completamente sus implicaciones.