CPEL - Informtica Bsica Semana 5 Sesin 1

Validacin de datos
Es la forma en que Excel impide que ingresen los datos que escribimos en las celdas (nmeros, textos, fechas y horas, etc.) verificando que stos se encuentren dentro de lmites especificados previamente. De este modo se impide que se cometan errores al momento de digitar la informacin. Por ejemplo: Impedir ingresar edades de personas que sean mayores a 100 aos. Impedir que se ingresen votos en una mesa de sufragio mayores a 200 electores. Impedir que se escriban cdigos de artculos que no existen en la lista de precios. Para validar datos siga este procedimiento: 1. Seleccione las celdas que desee restringir. 2. En la ficha Datos de la cinta de opciones haga clic en Validacin de datos y elija la ficha Configuracin. 3. En el cuadro Permitir, seleccione la opcin de acuerdo a las caractersticas de la validacin. Por ejemplo: Para validar slo nmeros, seleccione la opcin de Nmero entero o Decimal. Para validar fechas, seleccione la opcin de Fechas. 4. Haga clic en el operador que desee en el cuadro Datos y especifique el lmite inferior o superior para los datos, o bien ambos lmites, dependiendo del operador que se seleccione. Pueden introducirse valores, referencias de celda o frmulas para los lmites. Si desea permitir que la celda que se est restringiendo est en blanco o si desea definir lmites que utilicen una referencia de celda, o una frmula que dependa de celdas que inicialmente estn en blanco, compruebe que la casilla de verificacin Omitir blancos est activada. Para hacer obligatorias las restricciones definidas en las celdas en blanco, tratndolas como si tuvieran ceros, desactive la casilla de verificacin Omitir blancos. 5. Para que aparezcan mensajes que pidan entradas y que expliquen o impidan las entradas incorrectas, especifique los tipos de mensajes que desee en las fichas Mensaje de entrada y Mensaje de error.

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Para omitir la presentacin de mensajes, desactive las casillas de verificacin Mostrar mensaje al seleccionar la celda en la ficha Mensaje de entrada y Mostrar mensaje de error si se introducen datos no vlidos en la ficha Mensaje de error.

Ordenar datos
Cuando disponemos de muchos datos, lo ms habitual es ordenarlos siguiendo algn criterio. Esta ordenacin se puede hacer de forma simple, es decir, ordenar por una columna u ordenar por diferentes columnas a la vez, siguiendo una jerarqua. Para hacer una ordenacin simple debemos posicionarnos en la columna que queramos ordenar y, desde la pestaa Datos y los botones de la seccin Ordenar y filtrar se lograr que la ordenacin sea ascendente o descendente respectivamente. Para ordenar por ms de un criterio de ordenacin, se debe seleccionar el botn Ordenar y cuando aparezca el cuadro de dilogo se debe seleccionar los campos por los que se desea ordenar.

En el desplegable Ordenar por elegiremos la columna. Si los datos tienen un encabezado que les da nombre, Excel los mostrar. Si no, mostrar los nombres de columna (columna A, columna B, etc.).

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Deberemos indicar en qu se basa nuestra ordenacin (Ordenar segn). Se puede elegir entre tener en cuenta el valor de la celda, el color de su texto o fondo, o su icono. Y cul es el Criterio de ordenacin: Si ascendente (A a Z), descendente (Z a A). O bien si se trata de un criterio personalizado como: lunes, martes, mircoles, etc. Cuando hemos completado un criterio, podemos incluir otro pulsando Agregar nivel. De forma que podremos ordenar por ejemplo por nombre y en caso de que dos o ms registros tengan el mismo nombre, por apellido.

Filtros
Filtrar una lista no es ni ms ni menos que de todos los registros almacenados en una tabla seleccionar aquellos que correspondan con algn criterio fijado por nosotros. Excel nos ofrece dos formas de filtrar una lista: Utilizando el Filtro (autofiltro), Utilizando filtros avanzados.

Utilizando el Filtro (autofiltro)

Para utilizar el Filtro nos servimos de las listas desplegables asociadas a las cabeceras de campos (podemos mostrar u ocultar el autofiltro en la pestaa Datos, marcando o desmarcando el botn Filtro). Por ejemplo: Si pulsamos sobre la flecha del campo 1er Apellido, nos aparece un men desplegable que nos ofrece una serie de opciones para realizar el filtro. Por ejemplo, si slo marcamos Moreno, Excel filtrar todos los registros que tengan Moreno en el 1er apellido y las dems filas desaparecern de la lista. Otra opcin, es usar los Filtros de texto que veremos en ese mismo men, donde se despliegan una serie de opciones: En cualquier opcin, accedemos a una ventana donde podemos elegir dos condiciones de filtro de texto y exigir que se cumpla una condicin o las dos. Excel evaluar la condicin elegida con el texto que escribamos, y si se cumple, mostrar la fila. En el ejemplo, slo se mostrarn los registros cuyo 1er Apellido tenga una o en el segundo carcter y no contenga la letra z.

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Utilizando Filtros avanzados

De manera adicional a la opcin de Filtros, se puede utilizar tambin Filtros Avanzados para poder acceder a la informacin deseada de una tabla de datos, de manera tal que se tenga mayor flexibilidad al momento de generar los criterios deseados. Para utilizar Filtros avanzados es necesario seleccionar en la seccin Ordenar y filtrar de la ficha Datos. En el Rango de la lista se especifican los registros de la lista a los que queremos aplicar el filtro. En el Rango de Criterios se selecciona la fila donde se encuentran los criterios de filtrado. Si deseamos guardar el resultado del filtrado en otro lugar, seleccionamos la opcin Copiar a otro lugar, en ese caso se rellena el campo Copiar a con el rango de celdas que recibirn el resultado del filtrado. Si marcamos la casilla Slo registros nicos, las repeticiones de registros (filas con exactamente los mismos valores) desaparecern. Para el Rango de Criterios se debe realizar lo siguiente: Se trabaja en una zona de la hoja de Excel para formar las condiciones que se van a utilizar en el parmetro rango_criterios. Esta zona debe tener en una fila los encabezados de los campos de la lista que intervienen en la condicin (se recomienda copiarlos) y debajo se indican las condiciones. No es necesario colocar el signo igual = delante del valor. Tambin se pueden combinar varias condiciones empleando los operadores Y y O. Si las condiciones estn escritas en la misma fila, estarn uniddas por el operador Y. En cambio si las condiciones estn escritas en distintas filas, estarn unidas por el operador O y el registro aparecer en el resultado del filtrado si cumple al menos una de las condiciones. Por ejemplo: ubicado

En el primer grfico se filtrarn los registros de nombre Rosa Y que adems tengan un cdigo mayor que 3. En el segundo grfico se filtrarn los registros de nombre Rosa O con cdigo mayor que 3.

Tenga en consideracin los siguientes smbolos utilizados en filtros avanzados: * Reemplaza a uno o ms caracteres o a ninguno

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? < > <>

Reemplaza un carcter menor que mayor que diferente a

Mencin especial merece el uso de frmulas dentro del filtro avanzado. Esto quiere decir que el usuario puede usar cualquier tipo de frmula que arroje un resultado de falso o verdadero (prueba lgica) en una columna especial de filtro avanzado. Para esto tome en cuenta las siguientes recomendaciones: El nombre de la columna a utilizar para colocar el criterio con la frmula debe ser diferente a cualquier otro nombre de columna de la tabla de datos. Se puede usar cualquier frmula que arroje un resultado verdadero o falso. Si se va seleccionar un rango en la frmula, use celdas absolutas para fijar el rango.

Funciones de Base de Datos

Estas funciones se utilizan cuando queremos realizar clculos sobre un grupo de datos pero aadiendo una condicin de criterios de manera similar al utilizado en el filtro avanzado. Por ejemplo si tenemos una columna con el beneficio obtenido por nuestros automviles y queremos saber cunto ha sido el beneficio de los vehculos de tipo Ford, no podemos utilizar la funcin suma porque sumara todos los automviles, en este caso lo podramos conseguir con la funcin de base de datos BDSUMA incluye la condicin de filtrado automvil="Ford". Igual que en el caso de los Filtros Avanzados, se debe crear una tabla de criterios para poder hacer la respectiva seleccin de los campos que intervendrn al momento de aplicar las funciones de Base de Datos. Las funciones de base de datos son las siguientes y todas ellas tienen la misma estructura: FUNCION (datos, campo, criterios):

Funcin BDCONTAR BDCONTARA BDMAX BDMIN BDPRODUCTO BDPROMEDIO BDSUMA BDEXTRAER

Descripcin Cuenta las celdas que contienen un nmero Cuenta las celdas que contienen un valor Obtiene el valor mximo Obtiene el valor mnimo Obtiene el producto de los valores indicados Obtiene el promedio de los valores indicados Obtiene la suma de los valores indicados Obtiene un valor de un campo en una fila que cumpla un criterio de seleccin

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BDVAR BDVARP BDDESVEST BDDESVESTP

Calcula la varianza sobre una muestra de valores Calcula la varianza sobre todos los valores de un campo Calcula la desviacin estndar sobre una muestra de valores Calcula la desviacin estndar sobre todos los valores de un campo

Ejercicio 1
1. Descargar el archivo Ejercicio Excel Datos y gurdelo en su computadora en Mis Documentos. bralo para empezar el ejercicio, en la primera hoja Validacin. 2. Complete este ejercicio referente a validacin de datos, segn indicaciones contenidas all.

Ejercicio 2
1. Vaya a la hoja Ordenar. 2. Complete el ejercicio utilizando la funcionalidad de ordenar datos.

Ejercicio 3
1. Vaya a la hoja Filtro. 2. Complete el ejercicio utilizando la funcionalidad de filtros automticos. Adicionalmente responda a las preguntas formuladas.

Ejercicio 4
1. Descargar el archivo Ejercicio Excel Filtro Avanzado y gurdelo en su computadora en Mis Documentos. Lea y verifique la informacin que aparece en la primera hoja Teora. 2. Complete los ejercicios utilizando la herramienta de filtro avanzado de acuerdo a lo solicitado en la hoja Instrucciones.

Ejercicio 5
1. Regrese al archivo Ejercicio Excel Datos y vaya a las hojas BD-1 y BD-2. 2. Complete los ejercicios utilizando las funciones de base de datos.