HOJA DE TRABAJO Ajustes contables

Tomado del libro: Contabilidad General Por: Angel Maria Fierro Martinez Para emitir estados financieros que presenten racionalmente la situacin econmica de la empresa se aplica el siguiente proceso de elaboracin de hoja de trabajo, donde se verifica la informacin de cada una de las cuentas que intervienen en el balance de prueba. Cada cuenta mayor y de resultados se examina a la luz de los principios de contabilidad generalmente aceptados en Colombia, como si se fuera a elaborar los planos de construccin de un edificio, as mismo se construye los planos del balance general y del estado de resultados para darle certeza y coherencia a la informacin contable, porque los errores u omisiones que aparezcan se corrigen mediante ajustes contable que plantean nuevos registros en contabilidad. Tanto la apertura de constitucin de la sociedad comercial como el desarrollo de las operaciones comerciales contenidas en el proceso contable se tuvo en cuenta el ciclo contable, ahora tambin, en el proceso de elaboracin de la hoja de trabajo se preparan los soportes de contabilidad denominados notas de contabilidad tanto para los ajustes contable como para el cierre de ejercicio, los cuales, vuelven y cumplen el mismo recorrido de codificacin, registro en libros de contabilidad tanto auxiliares como principales, hasta lograr la emisin de los estados financieros.

1. AJUSTES Y CORRECCIONES
Los ajustes de contabilidad tienen que ver con los errores u omisiones cometidos voluntaria o involuntariamente en los registros de contabilidad. Son mltiples las razones como se vera en cada cuenta, por las cuales se cometen errores u omisiones, la principal causa es la falta de soporte y su conocimiento oportuno, para ello se hacen algunos anlisis de verificacin con proveedores, clientes y trabajos especiales sobre todo tipo de propiedad, tales como calculo de las depreciaciones, estudio de cartera, y circularizacin a clientes, etc. El objetivo primordial de los ajustes de contabilidad es darle razonabilidad a los estados financieros, porque si se emiten faltndoles el reconocimiento de algn ingreso o subestimado el costos o gastos, no reflejarn la situacin real de la empresa y los directivos y administrativos tendrn una falsa imagen del estado actual financiero y las decisiones que tomen no van hacer las ms acertadas. 7. Los ajustes a las operaciones, consisten en tomar cada cuenta y analizarla desde el punto de vista contable, legal y tributario para validar la informacin con los principios contables y dejarla por su valor real.

2. HOJA DE TRABAJO
La hoja de trabajo consiste en tomar el balance de prueba (o de comprobacin de saldos) de los libros Auxiliares de contabilidad, o del libro Mayor y Balances, para someterlo al riguroso anlisis de verificacin y comprobacin de la informacin, con el fin de detectar errores, omisiones o sobre estimaciones en cada cuenta. Se fundamente en las siguientes normas: Verificacin de las afirmaciones: antes de emitir estados financieros, la administracin del ente econmico debe cerciorarse que se cumplen satisfactoriamente las afirmaciones, explcitas e implcitas, en cada uno de sus elementos (...). (Artculo 57 Decreto 2649/93). Ajustes: antes de emitir estados financieros deben efectuarse los ajustes necesarios para cumplir la norma tcnica de asignacin, registrar los hechos econmicos realizados que no hayan sido reconocidos, corregir asientos que fueron hechos incorrectamente y reconocer el efecto de la prdida de poder adquisitivo de la moneda funcional. (Artculo 58, Decreto 2649/93). Antecedentes y consecuentes: para lograrlo se preparan los antecedentes que son todo el proceso de apertura, constitucin, inversiones y operaciones para llegar al balance general de saldos y el consecuente anlisis particular de cada cuenta de donde se tenga como resultado registros de ajustes y correcciones los que se llevan en notas de contabilidad que se van exponiendo en la medida que avanza el anlisis, como por ejemplo: Arqueo de caja: los revisores fiscales o auditores internos deben controlar la caja en forma permanente para evitar fraudes con los dineros de la empresa y los faltantes llevarlos a la cuenta de gastos y los sobrantes como ingreso no operacional; cuando son valores de consideracin debe llevarse a cuentas especiales y proceder a denunciar a los responsables ante las autoridades competentes. Los documentos soportes donde se registran estos ajustes son las notas de contabilidad de las siguientes situaciones: Faltantes en caja general llevado a responsabilidades o gastos operativos cuando no son representativos. Cheques devueltos por fondos insuficientes los cuales se reclasifican. Sobrantes son llevados a obligaciones por pagar cuando son situaciones que deben aclararse o tambin se llevan como mayor valor de caja general cuando tienen otros conceptos. Para el presente caso, se elabor el arqueo de caja por parte del responsable de los valores efectivos y se detect faltante en caja de $50.000 que se contabilizo: Cdigo Cuentas Dbitos Crditos 136530 Responsabilidades 50.000 110505 Caja general 50.000 Registra el faltante en caja general, de acuerdo al arqueo de caja

Conciliacin bancaria: consiste en comparar el extracto bancario con el libro auxiliar de bancos para observar las diferencias y proceder con los ajustes contables correspondientes en notas de contabilidad. Hecha la conciliacin bancaria deben resultar algunas de las siguientes diferencias entre el extracto bancario y el auxiliar de bancos: NC por concepto de intereses financieros liquidados por la institucin bancaria por cuentas corrientes, ttulos valores o cuentas de ahorro. NC por prstamos concedidos, cartas de crdito, sobregiros por la entidad bancaria no registrados en contabilidad. NC por consignaciones nacionales al cobro, o en trnsito, no registradas. Consignaciones en trnsito no registradas por el banco y conocidas por medio de Fax. ND por concepto de intereses, gastos bancarios, chequeras, comisiones, los cuales se llevan al respectivo gasto operativo con crdito al banco. ND por asistencia tcnica, estudio de crdito, papelera. Las notas que enva el banco si son de naturaleza crdito, la empresa la analiza y elabora su correspondiente nota dbito, as mismo las notas dbito del banco ejerce efecto contrario en la empresa las cuales sirven de soporte para elaborar las notas de contabilidad crdito. En la Conciliacin Bancaria se detect la falta de contabilidad de la chequera por $120.000. Cdigo Cuentas 530505 Gastos bancarios 111005 Moneda nacional Registra el valor de la chequera Dbitos 120.000 120.000 Crditos

Aparece tambin una diferencia de $615.000 por concepto de intereses sobre el saldo que la empresa ha mantenido en el Banco. Cdigo Cuentas Dbitos Crditos 111005 Moneda nacional 615.000 421005 Intereses 615.000 Registra el valor de los intereses sobre saldo en cuenta bancaria Cartera: el anlisis a las cuentas por cobrar se hace clasificndola de acuerdo a su fecha de vencimiento, as: en cartera no vencida (0-90 das) el 0%, sobre la cartera vencida entre 91 a 180 das el 5%, a cartera vencida entre 181 a 360 das el 10% y a la cartera vencida de ms de 360 das el 15%. Adems la cartera vencida mayor de un ao se reclasifica como incobrable y se le da poder al cobrador si es de menor cuanta $500.000, caso contrario el poder es para el profesional del derecho para que realice el respectivo cobro judicial. En el presente caso no se encontr cartera vencida. Los errores y omisiones mas frecuentes, son: Cartera de empleados en clientes. Cuentas de socios en clientes. Falta de provisiones. Cartera totalmente vencida.

Inventario fsico: el inventario fsico consiste en primer lugar verificar las existencias fsicas de todos los bienes de propiedad de la empresa, mediante el siguiente procedimiento: se cuentan las unidades de las mercancas por su gnero y especie para montar el inventario final en el sistema de inventario peridico o para comprobar la informacin del sistema de inventario permanente. Si se encuentran diferencias son objeto de ajustes contables: Faltantes de mercanca, debido a sustraccin por manos fraudulentas. Faltantes de mercanca por deterioro o evaporacin. Sobrantes de mercanca por docenas de 13 o promociones especiales que ofrecen las casas proveedoras. Sobrantes por mercancas aun no registradas en contabilidad. Devolucin de mercancas por los clientes. Devoluciones en ventas. Fletes de mercancas en gastos. Costo de ventas: si el sistema de inventarios que se utiliz es el permanente, no requiere hacer ajuste al costo de ventas debido a su permanente control, pero si se aplica el sistema peridico el resultado del inventario fsico ser el inventario final, las compras se castigarn al igual que el inventario inicial y la diferencia constituye el costo de ventas el cual absorbe cualquier diferencia por evaporacin, deterioro o malos manejos. Cdigo Cuentas Dbitos Crditos 6135 Costo de ventas 36.000.000 1435 Inventario de mercancas. (I. Fsico) 24.000.000 1435 Inventario de mercancas. (I. Inicial) 0 6205 Compras 60.000.000 Registra el costo de ventas por el sistema de inventario peridico Gastos pagados por anticipado: son sujetos de ajuste cuando se ha recibido el servicio, como en los siguientes casos: Factura de servicios no registrados por la empresa. Amortizacin de arrendamientos, intereses, seguros pagados por anticipado, los cuales ya cumplieron con su objetivo y se recibi el servicio por parte de la empresa proveedora. Clasificacin de algunos gastos llevados improcedentemente a gastos del perodo los cuales se utilizarn en ejercicios siguientes. Cargos diferidos contabilizados en perodos anteriores no se ha causado el valor correspondiente al recibirse el servicio. Por el mes de diciembre se contabiliza la amortizacin de gastos de arrendamiento, notariales y de registro mercantil. Cdigo Cuentas Dbitos Crditos 522010 Construcciones y edificaciones 500.000 524005 Notariales 10.000 526595 Registro mercantil 60.000 526595 Cargos diferidos 38.333 170525 Arrendamientos 500.000 171004 Organizacin y preoperativos 70.000 171012 Estudios y proyectos 38.333 Registra la causacin de gastos y cargos diferidos de puesta en marcha

Propiedad planta y equipo: es objeto de anlisis para aplicar inicialmente los ajustes integrales y luego causar la depreciacin debido al uso o deterioro o desgaste por la produccin de renta que genera. Algunos errores u omisiones: Falta depreciar activos. Falta ajustes por inflacin. Depreciacin: es un gasto equivalente al desgaste, deterioro u obsolescencia que sufre un bien por el uso en la produccin de la renta. Existen vario mtodos de depreciacin el mas comn es el de la lnea recta que consiste en dividir el bien ajustado por el nmero de das o aos de vida til, una vez descontada la cuota de salvamento. Los resultados se llevan en notas de contabilidad: Ajustes integrales por inflacin cada mes. Cuota de depreciacin del ejercicio una vez conocido el ajuste por inflacin. Ajustes integrales por inflacin a la depreciacin acumulada para que sea proporcional al costo del activo ajustado. Para lograrlo es mejor construir el cuadro de depreciacin del equipo de oficina que va a depreciar excluyendo previamente la cuota de salvamento que consiste en un valor de rescate de los bienes puestos al servicio de la actividad, que se calcula por personal tcnico, para el presente caso fue de $200.000. Como la contabilidad que se realiza es la del mes de diciembre, se toma la base de depreciacin y se divide por el tiempo de vida til que para muebles y enseres es de 120 meses, o sea, 10 aos. Base de depreciacin: $4.800.000 Ajuste integral por inflacin mensual.
Mes Concepto Costo histori co Adicion es y Mejoras Saldo Ajustado 4.800.000 4.800.000 4.800.000 4.800.000 4.800.000 Cuota de Deprecio 40.000 40.000 40.000 40.000 40.000 Depreciaci n Acumulada 40.000 80.000 120.000 160.000 200.000

Dic Saldo En Feb Mar Abr May

4.760.000 4.720.000 4.680.000 4.640.000 4.600.000

Para este primer mes de actividad operativa solamente se contabilizar la cuota de depreciacin sin los ajustes integrales. Cdigo Cuentas Dbitos Crditos 526015 Equipo de oficina 40.000 159215 Equipo de oficina 40.000 Registra la cuota de depreciacin, en la nota de contabilidad

Avalos tcnicos: por lo menos cada tres aos la propiedad, planta y equipo deben ser objeto de avalos tcnicos con el fin de actualizar el costo de los bienes, con el fin de crear la provisin sobre la propiedad, planta y equipo siempre que exista una contingencia o riesgo del bien, o tambin para montar las valorizaciones del activo contra la cuenta de supervit en el patrimonio, como en los siguientes casos: Mayor valor del activo en el avalo tcnico sobre su valor en libros se conoce como valorizacin de activos, contra la cuenta de supervit por valorizacin. Menor valor del activo en el avalo tcnico sobre su valor en libros se conoce como desvalorizacin, que se disminuir hasta la concurrencia de la valorizacin anterior y se contabiliza Supervit por valorizacin contra Valorizacin. Si la prdida de su valor persiste la diferencia se lleva a Gastos de provisin contra Provisin. Mayor valor del activo en el mercado, o de realizacin sobre su valor en libros se conoce como valorizacin de activos, y se lleva contra la cuenta de supervit por valorizacin. Menor valor del activo en el mercado, o valor de realizacin sobre su valor en libros se conoce tambin como desvalorizacin de activos, y disminuye hasta su concurrencia la valorizacin anterior, contra la cuenta de supervit por valorizacin. Si la prdida de su valor persiste frente al valor de mercado o de realizacin, se lleva a gastos mediante la provisin. Obligaciones financieras: las obligaciones financieras pueden haber sufrido alguna modificacin por refinanciamiento o capitalizacin de intereses no pagados, los cuales deben servir para actualizar el pasivo. Obligaciones fiscales: las empresas deben participar anualmente al Estado Colombiano un 33% a partir del ao 2008, de los beneficios netos para que ste preste los servicios de estructura vial, comunicacin y defensa de los bienes y derechos de todas las personas que viven en el pas. Las obligaciones fiscales que ameritan notas de contabilidad, son: Contribucin especial. Retenciones en la fuente practicadas por otros contribuyentes en la venta de bienes. Registro de la provisin de impuesto segn el plan de desarrollo de la empresa, donde se determinan las participaciones del Estado y de los socios de la empresa. Consolidacin de la provisin de impuestos mediante el conocimiento exhaustivo de los impuestos de renta y complementarios con base en la liquidacin privada. Compensacin de los impuestos de renta y complementarios con las retenciones en la fuente que le practicaron durante el ao a la empresa, siempre que posea el certificado de retencin. Compensacin de los impuestos de renta con saldo a favor del Impuesto al valor agregado (IVA). Obligaciones laborales: con base en la nmina, la empresa calcula las prestaciones sociales a las cuales tiene derecho el trabajador de acuerdo a las normas laborales del pas, que se llevan inicialmente a la cuenta de provisiones para pagarlas durante el ejercicio contable, pero si estas persisten porque se pagarn en perodos indeterminados, entonces se consolidan en las cuentas de Obligaciones laborales del grupo 25 en notas de contabilidad: Cesantas, Intereses a las cesantas, Primas de servicio y Vacaciones.

Patrimonio: los cambios en el patrimonio se presentan por las decisiones que toma la asamblea general o junta de socios con respecto a: los aumentos del capital social, distribucin de excedentes en calidad de dividendos, participaciones o creacin de reservas legal, reserva ocasional y reservas contingentes. Cuando la sociedad tiene prdidas debe enjugar las prdidas con las utilidades de los ejercicios siguientes, para no dar mala imagen ante las instituciones crediticias. Errores u omisiones: Capitalizacin de dividendos. Falta contabilizar las decisiones de la ltima asamblea. Ingresos: los ingresos pueden resultar sobre estimados o subestimados, en el primer caso se da por ingresos causados los cuales no se ha prestado el servicio y los subestimados porque aquellos ingresos diferidos no se han causado por que ya se prest el servicio o se entreg el bien objeto del ingreso anticipado. Costo de ventas: el costo de ventas puede estar subestimado porque algunas facturas no se han costeado y por consiguiente en el inventario fsico tambin faltan productos. Gastos generales: los gastos por servicios pblicos sino se conocen, se contabiliza un valor estimado para no desfasar los estados financieros, que para este caso son los siguientes por el mes de diciembre. Nota de contabilidad servicios pblicos, fletes y acarreos, honorarios profesionales y comisiones, intereses de obligaciones financieras. En el momento del pago del valor exacto del gasto el excedente sobre lo causado se lleva a los gastos del respectivo mes. Cdigo Cuentas Dbitos Crditos 523525 Acueducto y alcantarillado 35.000 523530 Energa Elctrica 40.000 523535 Servicio telefnico 80.000 233550 Servicios pblicos 155.000 Registra gasto por concepto de servicios pblicos, en NC Existen otros gastos los que se contabilizan para que no desfiguren el resultado del ejercicio tales como: fletes, transportes, acarreos, comisiones, etc. Los gastos por correo son de $15.000, los de transporte, fletes y acarreos por valor de $60.000, cuando estos gastos tengan la base sujeta a retencin en la fuente debe aplicarse. Cdigo Cuentas Dbitos Crditos 523540 Correo, portes y telegramas 15.000 523550 Transporte, fletes y acarreos 60.000 233545 Transporte, fletes y acarreos 60.000 233550 Servicios pblicos 15.000 Registra otros gastos de servicios pblicos, en NC Provisin de impuesto de renta y complementarios: se contabiliza peridicamente sin necesidad de hacer cierres de contabilidad mensuales. Se lleva al gasto por concepto de impuesto planeado del ejercicio, y se ajusta en el siguiente ejercicio de acuerdo a la elaboracin de la declaracin de renta por parte del asesor, que siempre se

llevar a cabo despus del mes de marzo para las personas jurdicas del ao siguiente al fiscal. Es necesario que la provisin se contabilice mensualmente para llevar permanente el gasto de impuestos de renta al ejercicio, como por ejemplo: se estima el impuesto de $510.000, que la empresa proyecta pagar sobre sus actividades, el valor estimado tiene cierto grado de certeza hasta tanto se verifique con la liquidacin exhaustiva del impuesto de renta y complementario a cargo del contribuyente. Cdigo Cuentas Dbitos Crditos 540505 Impuesto de renta y complementarios 510.000 261505 De Renta y complementarios 510.000 Registra provisin del impuesto de renta peridico, NC Los impuestos de industria y comercio se liquidan a partir del total de ventas de $46.800.000 a la tarifa del 0.04% para un total de $187.200. Cdigo Cuentas Dbitos Crditos 521505 De industria y comercio 187.200 241205 Vigencia fiscal corriente 187.200 Registra provisin del impuesto de Industria y comercio