Microsoft PowerPoint 2000

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NDICE
1. INTRODUO..............................................................................................................................................3 2. PROJETO DA APRESENTAO..............................................................................................................8 2.1. ELEMENTOS IMPORTANTES........................................................................................................................8 2.1.1. Objetivo.............................................................................................................................................8 2.1.2. Pblico-Alvo......................................................................................................................................9 2.1.3. Local..................................................................................................................................................9 2.1.4. Tempo de Durao............................................................................................................................9 2.1.5. Documentos.......................................................................................................................................9 2.1.6. Recursos Adicionais..........................................................................................................................9 2.2. CRIAO DO CONJUNTO DE SLIDES........................................................................................................10 2.2.1. Layout dos Slides.............................................................................................................................10 2.2.2. Texto dos Slides...............................................................................................................................10 2.2.3. Programao Visual dos Slides.......................................................................................................10 2.2.4. Efeitos Especiais..............................................................................................................................11 2.3. ROTEIRO DA APRESENTAO..................................................................................................................11 2.4. CUIDADOS E PADRES.............................................................................................................................12 2.4.1. Cuidados..........................................................................................................................................12 2.4.2. Padres............................................................................................................................................13 2.5. FORMAS DE CRIAO..............................................................................................................................13 2.5.1. Utilizao do Assistente de AutoContedo......................................................................................13 2.5.2. Abertura de uma Apresentao em Branco.....................................................................................13 2.5.3. Modelos de Estrutura......................................................................................................................13 2.5.4. Abertura de uma Apresentao Existente.......................................................................................14 3. TELA DO POWERPOINT 2000 E RECURSOS BSICOS....................................................................15 3.1. INICIALIZAO.........................................................................................................................................15

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1. Introduo
Este poderoso aplicativo da Microsoft capaz de transformar a difcil tarefa de elaborar uma apresentao e preparar os recursos para torn-la uma tarefa simples e agradvel. O Microsoft PowerPoint 2000 (aqui chamado apenas de PowerPoint 2000) fcil de usar, simples de aprender, bom para estimular a criatividade individual e capaz de desenvolver nas pessoas o prazer pelo trabalho com computadores. O PowerPoint est em sua verso 2000. Esta verso foi construda para trabalhar com os sistemas operacionais Windows 95/98/2000 e utilizar toda a sua potencialidade. Em vista disso, ele exige um computador equipado com processador Pentium de qualquer velocidade. Alm disso, recomendvel que o computador tenha um mnimo de 32 (trinta e dois) MB de memria e um disco rgido de pelo menos 500 MB de capacidade. importante ter um monitor colorido, para aproveitar bem os recursos do programa e um kit multimdia para verificar os recursos de sons. Ele utiliza todas as facilidades do Windows 95 ou 98, ou at o 2000, o que se traduz por facilidade de uso, possibilidade de trabalhar com mais de um programa ao mesmo tempo, imprimir a apresentao enquanto executa outra tarefa, facilidade para trocar dados e objetos entre aplicativos e muitas outras funcionalidades. Um breve resumo das novidades e caractersticas do PowerPoint 2000 e do Office 200 so apresentadas a seguir: Obter a melhor instalao: o PowerPoint 2000 determina a melhor instalao para o computador, com base no que j est instalado e usado. Se tiver uma verso anterior do PowerPoint, o PowerPoint 2000 usar o Assistente de perfil do Office para preservar vrias das configuraes de usurio. O PowerPoint 2000 tambm poder remover verses anteriores do PowerPoint. Obter o programa de que o usurio precisa: medida que usa o Office, talvez veja atalhos, cones e comandos para recursos e suplementos que no foram instalados originalmente. Quando precisar da funcionalidade, bastar clicar em um comando para que o Office 2000 instale o recurso ou suplemento. Manter o Office 2000 sendo executado: pode-se fazer com que o Office corrija problemas com arquivos que no sejam imprescindveis (como fontes e modelos), clicando em Detectar e corrigir no menu Ajuda. Esse comando reinstala arquivos que estejam faltando ou corrompidos. Os problemas com arquivos essenciais e entradas de registro so detectados e corrigidos automaticamente quando o usurio abre o programa do Office. Acessar os documentos mais rapidamente: com o aperfeioamento das caixas de dilogo Abrir e Salvar (menu Arquivo), possvel ver mais arquivos ao mesmo tempo e os acessa em cada programa do Microsoft Office. Use a barra de locais para chegar s pastas e locais que so usadas com mais freqncia. Clique em Histrico para ver os 20 a 50 ltimos documentos e pastas nos quais o usurio trabalhou. Em seguida, clique no boto Voltar para retornar facilmente s pastas que foram usadas recentemente. Reunir e colar com a rea de transferncia do Office: use a nova rea de transferncia do Office para reunir objetos de todos os programas, incluindo o navegador da Web, e col-los quando precisar. possvel armazenar at 12 objetos na rea de transferncia do Office. Ver somente os comandos mais usados: somente os itens usados com mais freqncia so exibidos nos novos menus e barras de ferramentas personalizados do Office 2000. Pode-se facilmente expandir menus para revelar todos os comandos. Aps clicar em um comando, ele exibido no menu personalizado. As barras de ferramentas dividem o espao em uma nica faixa na tela, para que se tenha mais espao para trabalhar. Quando se clica em um boto de uma barra de ferramentas, esse boto adicionado s barras de ferramentas personalizadas da tela. possvel facilmente personalizar as barras de ferramentas, arrastando controles de comandos para elas.

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Ver os documentos abertos: use a barra de tarefas do Windows para alternar entre documentos abertos do Office cada um representado por um cone na barra de tarefas. Criar atalhos para acessar o que deseja mais rapidamente: o usurio ou o administrador do sistema pode criar atalhos para arquivos, pastas e pginas da Web, usando hyperlinks ou a pasta Favoritos. Personalize botes nas barras de ferramentas do Office para vincular o contedo especfico da empresa e os recursos da Internet que o usurio usa com mais freqncia. Levar o Office junto quando sair: o administrador do sistema pode, agora, configurar o perfil de usurio para que o acompanhe a fim de que ele esteja sempre disponvel quando efetuar logon em um computador. O perfil de usurio contm informaes como dicionrios e modelos personalizados e listas de AutoCorreo e AutoFormatao. Alm disso, opes e preferncias personalizadas que so diferentes para cada usurio como programas instalados, cones na rea de trabalho e opes de cor ficam disponveis quando o usurio efetua o logon em um computador com o seu perfil de usurio. Assistente aperfeioado: o Assistente do Office usa menos espao na tela e continua fornecendo grande ajuda quando preciso. Mas se ele no conseguir responder a pergunta, possvel pedir a ele que o leve para a Web para obter mais informaes. Pode-se tambm, informar a Microsoft sobre as perguntas que no foram respondidas (o que ajudar a aperfeioar a Ajuda em verses futuras do Microsoft Office). E se no gostar do Assistente, o usurio poder desativ-lo de forma permanente e usar o ndice ou ndice analtico da Ajuda. Dicas e sugestes: o Assistente ajuda a criar apresentaes melhores, fornecendo dicas e sugestes com base na tarefa do momento. Quando se inicia determinadas tarefas, uma lmpada exibida na tela. Clique nessa lmpada para exibir a dica. Texto AutoAjuste: se o usurio tiver algumas linhas extras de texto que no se ajustem em um espao reservado para texto, o PowerPoint 2000 redimensionar automaticamente o texto para que ele se ajuste no espao. Novo modo normal: o novo modo normal exibe simultaneamente os modos de slide, estrutura de tpicos e anotaes em seus prprios painis ajustveis, para que o usurio possa ver tudo de uma s vez. Ferramentas de tabela nativa: novas ferramentas de tabela nativa permitem que se crie e formate tabelas no PowerPoint 2000. Use a ferramenta Desenhar tabela praticamente do mesmo modo que usa uma caneta para desenhar uma tabela basta clicar e arrastar para desenhar os limites e parties de clula da tabela. possvel agora criar clulas individuais na altura e largura que desejar. Marcadores grficos: novos marcadores grficos adicionam uma aparncia diferente aos slides. Eles podem ser usados para substituir os marcadores baseados em fonte padro. Uma grande seleo de marcadores foi includa; e tambm possvel importar seus prprios marcadores personalizados. Listas numeradas: o PowerPoint 2000 oferece, agora, suporte a listas numeradas. Quando se altera a ordem de itens em uma lista numerada, o PowerPoint a renumera automaticamente. Opes de folhetos: as opes de folheto foram expandidas. Agora pode-se imprimir dois, trs, quatro, seis ou nove slides em uma pgina na orientao horizontal ou vertical. Narrao de voz aperfeioada: as narraes podem agora ser gravadas e editadas em um slide de cada vez, oferecendo maior flexibilidade na preparao da trilha sonora. Novos modelos de estrutura e contedo: uma grande variedade de novas estruturas encontramse disponveis para serem utilizadas nos slides incluindo um nmero de modelos animados com animao predefinida. Introduo ao PowerPoint 2000: o tutorial do PowerPoint 2000 apresenta os recursos e ajuda a criar a primeira apresentao.

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Novo Clip Gallery: com o novo Clip Gallery possvel organizar figuras em categorias personalizadas, atribui palavras-chave a figuras, arrasta imagens para a apresentao e deixa o Clip Gallery aberto em uma janela menor enquanto trabalha nas apresentaes. O novo Clip Gallery tambm armazena sons e filmes. Se for usada uma figura, som ou filme com freqncia, poder adicion-lo ao Clip Gallery para ter uma fcil acesso ele. Mais AutoFormas: o PowerPoint 2000 contm seis novas categorias de AutoForma para ajudar a criar diagramas de sites da Web, redes, layouts de escritrio e mais. Elementos grficos e objetos: o PowerPoint 2000 facilita o uso de elementos grficos em pginas da Web. Esses elementos para pginas da Web so armazenados automaticamente em formato GIF, JPEG, PNG ou Vector Markup Language (VML, linguagem de marcao de vetor). Mesmo aps salvar a apresentao como uma pgina da Web, o usurio ainda poder editar elementos grficos e objetos quando abrir a pgina no PowerPoint 2000. Suporte a scanner: pode-se digitalizar uma figura diretamente no PowerPoint 2000 na maioria dos scanners compatveis com TWAIN e cmeras digitais. Figuras GIF animadas: o PowerPoint 2000 oferece suporte execuo de figuras GIF animadas para adicionar movimento s apresentaes. Assistente de projetor: o Assistente de projetor define e restaura automaticamente a resoluo de tela correta para o sistema de projeo que estiver usando. O suporte oferecido maioria dos sistemas de projeo mais conhecidos. Suporte a laptop aperfeioado: o novo suporte a laptop desativa qualquer proteo de tela ou modo de economia de energia enquanto o usurio estiver fazendo uma apresentao para impedir qualquer interrupo no desejada. Transmisso de apresentao: com a transmisso da apresentao, possvel agendar e fazer uma apresentao de slides pela Web, completa com udio e vdeo. As apresentaes transmitidas podem ser salvas em um site da Web para execuo futura. Agendar e conduzir uma reunio on-line: pode-se conduzir uma reunio on-line para colaborar com vrios usurios na Web e agendar uma reunio diretamente no PowerPoint 2000 ou usando o Microsoft Outlook. Os participantes podem fazer alteraes na apresentao, ver as que so feitas por outras pessoas e trocar informaes. Tudo em tempo real. Formato e sada HTML duplo: pode-se publicar as apresentaes da Web para se beneficiar dos mais avanados recursos de navegador da Web no Microsoft Internet Explorer 4.0 ou posterior, enquanto preserva a compatibilidade com o Internet Explorer 3.0 e Netscape Navigator 3.0 e posterior. HTML completo: possvel salvar uma apresentao como uma pgina da Web e reabri-la no Microsoft PowerPoint, sem perder formatao ou contedo algum. Barra de navegao em apresentaes da Web: o painel de estrutura de tpicos automaticamente convertido em um ndice analtico para a navegao em uma apresentao da Web. Pginas da Web personalizveis: altere rapidamente o modo como o PowerPoint 2000 gera e formata pginas da Web atravs da caixa de dilogo Opes da Web (menu Ferramentas, comando Opes, guia Geral, boto Opes da Web). Por exemplo, o usurio poder personalizar o local em que os elementos grficos e outros arquivos de suporte sero armazenados e especificar em que formato os elementos grficos sero salvos para usar em pginas da Web. Sempre que possvel, as opes sero compartilhadas com todos os programas do Microsoft Office. Use os modelos de estrutura para criar pginas da Web com uma aparncia profissional. Sem salvar o arquivo, o usurio poder rapidamente visualizar a pgina da Web no navegador com o comando Visualizao de pgina da Web (menu Arquivo). Gerenciamento automtico de vnculos e arquivos: o PowerPoint 2000 gerencia automaticamente arquivos de suporte, como elementos grficos. Quando se cria uma pgina da

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Web, todos os arquivos de suporte so armazenados em uma pasta de suporte com o mesmo nome que o arquivo .htm principal. Quando se salva a apresentao em um novo local, o PowerPoint verifica os vnculos e corrige os que no esto funcionando. Codificao de texto internacional: se forem criadas pginas da Web para uso internacional, o PowerPoint 2000 salvar os arquivos usando a codificao de texto internacional apropriada para que os usurios de um sistema de outro idioma possam exibir os caracteres corretamente. Elementos grficos e objetos: o PowerPoint 2000 facilita a utilizao de elementos grficos em pginas da Web. Os elementos grficos para pginas da Web so armazenados automaticamente em formatos GIF, JPEG, PNG ou Vector Markup Language (VML, linguagem de marcao de vetor). Mesmo aps salvar a apresentao como uma pgina da Web, o usurio ainda poder editar elementos grficos e objetos quando abrir a pgina da Web no PowerPoint 2000. Scripts: o PowerPoint 2000 oferece, agora, aos desenvolvedores a oportunidade de criar solues de cliente baseado em scripts e HTML quando usarem o Microsoft Visual Studio. H um suporte completo ao navegador para depurao, e as ncoras de script podem ser usadas no PowerPoint e outros documentos do Office. Acesso ao servidor Web: use o recurso Pastas da Web para gerenciar os arquivos armazenados em um servidor Web. Pode-se acessar Pastas da Web atravs do Windows Explorer ou atravs de qualquer programa do Office. Use esse recurso para criar pastas, exibir propriedades e arrastar arquivos para qualquer servidor Web para o qual tenha permisses. Iniciar uma discusso: no navegador da Web, no PowerPoint 2000 ou qualquer outro programa do Microsoft Office, os usurio podem rever uma apresentao ou qualquer tipo de documento do Office. Ancore o painel de discusso na parte inferior da apresentao para adicionar comentrios sobre a apresentao. (Esse recurso requer que o Extenses de servidor do Office esteja instalado no servidor Web.) Inscrever-se em uma apresentao: torne a colaborao ainda mais fcil com as inscries na Web. O Office 2000 automatiza o processo de envio de mensagens de correio eletrnico quando uma apresentao atualizada. possvel inscrever-se em uma apresentao ou pgina da Web e indicar quando deseja ser notificado sobre as alteraes feitas na apresentao. possvel receber mensagens de correio eletrnico ou adicionar a pgina ao canal do Internet Explorer. (Esse recurso requer que o Extenses de servidor do Office esteja instalado no servidor Web.) Iniciar uma reunio on-line: com o Microsoft NetMeeting, pode-se compartilhar e trocar informaes com pessoas em diferentes sites em tempo real. Use a Internet ou uma intranet corporativa para iniciar uma reunio on-line em qualquer programa do Office ou trabalhe diretamente no programa NetMeeting. Use o quadro de comunicaes, envie mensagens na janela de bate-papo ou transfira arquivos a outros participantes. Tambm possvel usar o Microsoft Outlook 2000 para agendar reunies on-line com antecedncia. Suporte a antivrus: os desenvolvedores podem facilmente adicionar verificadores de vrus ao Microsoft PowerPoint 2000 usando a interface de programao. O PowerPoint 2000 tambm oferece ferramentas de verificao de vrus incorporadas nos programas. Assinatura digital de macros: para aumentar a segurana e confiana do usurio, os desenvolvedores podem assinar suas macros do Visual Basic for Applications (VBA) para que os usurios saibam a sua origem e saibam que elas no foram alteradas. Os usurios podem especificar para que um aviso no seja exibido para macros no alteradas assinadas por desenvolvedores especificados. VBA 6: a ltima verso do VBA est includa no PowerPoint 2000, o que coloca o VBA no nvel de recursos de linguagem do Visual Basic. O VBA 6 fornece ao PowerPoint 2000 recursos como formas de usurio sem janela restrita e suporte a controles ActiveX adicionais. Usar vrios idiomas: pode-se inserir, exibir e editar texto em todos os idiomas com suporte em qualquer verso de idioma do Microsoft PowerPoint 2000. Os idiomas com suporte incluem: idiomas europeus, japons, chins, coreano, hebraico e rabe.

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Alterar o idioma de interface: se a corporao forneceu o MultiLanguage Pack para o Microsoft Office 2000, pode-se mudar o idioma da interface do usurio e a Ajuda dos programas do Office. Por exemplo, se a corporao multinacional padronizou uma interface do usurio em ingls para simplificar o treinamento e a soluo de problemas internos, o usurio poder, se preferir, ler a Ajuda em seu idioma nativo (o alemo, por exemplo), especificando para que os programas do Office exibam a Ajuda em alemo. Beneficiar-se do suporte para unicode: o Microsoft Office baseado no padro de codificao de texto em unicode que permite ao PowerPoint 2000 exibir apresentaes corretamente, independente do idioma no qual elas estejam escritas, desde que o sistema operacional oferea suporte aos caracteres especficos do idioma.

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2. Projeto da Apresentao
O primeiro passo a importncia de se planejar cuidadosamente sua apresentao antes de comear a elaborao. Vai ser apresentado tambm, as diferenas entre as diversas etapas de preparo para criao de uma apresentao eficiente.

2.1. Elementos Importantes

necessrio, ao criar uma apresentao eletrnica, primeiro tomar o cuidado com o planejamento, para que tudo ocorra conforme o previsto. No se deve iniciar a montagem de uma apresentao sem antes ter feito uma criteriosa identificao dos seguintes pontos importantes: Objetivo da apresentao; Pblico-alvo da apresentao; Local da apresentao; Tempo de durao da apresentao; Documentos que devem ser gerados; Materiais de apoio que sero necessrios durante a apresentao.

Uma apresentao mais do que um simples conjunto de slides criados para vender uma idia ou um produto. Uma apresentao uma tcnica de comunicao poderosa para convencer um grupo de pessoas a adquirir um produto, a seguir uma idia, a aceitar as concluses de um relatrio, a investir num projeto inovador. O PowerPoint 2000 um recurso excelente para auxiliar na montagem de apresentaes eficientes. Ser discutido em seguida cada um dos pontos importantes na preparao de uma apresentao.

2.1.1. Objetivo
A primeira etapa do processo de criao de uma apresentao consiste na identificao precisa do objetivo a ser atingido. Qual o propsito da apresentao? Que meta se quer atingir? Que mensagem deve ser passada? As respostas a estas perguntas, permitem definir o esquema da apresentao. O PowerPoint 2000 facilita essa definio com a etapa 1 de seu Assistente de AutoContedo. Ele oferece vrias alternativas de tipos de apresentao, tais como: Relatrio Financeiro, Vender um produto, Treinamento e Reportar o progresso, entre outros. A partir da escolha, o programa indica os tipos de slides que devem ser criados para que seja montada uma apresentao consistente e abrangente. Observe a figura 1:

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Figura 1 Tela do Assistente de AutoContedo.

2.1.2. Pblico-Alvo
Aps a definio do objetivo de sua apresentao deve-se delimitar qual o seu pblico, para caracterizar o estilo visual que ter a apresentao. O PowerPoint 2000 oferece basicamente trs tipos de estilos: Profissional, para platias formais, sbrias, empresrios, diretores de empresa; Contemporneo, para platias com pessoas jovens, na maioria, ideal para assuntos alegres e inovadores; e Padro, para platias mistas e heterogneas.

2.1.3. Local
conveniente conhecer o local onde a apresentao vai ser executada para que seja escolhida adequadamente a mdia a ser utilizada durante sua apresentao. Locais amplos, para um nmero significativo de pessoas, exigem o uso de computadores com canhes para uma tela grande, que seja visvel por todos. Locais menores podem ser atendidos por computadores com Data-Show ou projetores de slides. Salas pequenas, para poucas pessoas, podem aceitar transparncias coloridas ou preto e branco, dependendo do pblico.

2.1.4. Tempo de Durao

Qual o tempo que a apresentao vai precisar para ser totalmente exibida. O PowerPoint 2000 oferece a possibilidade de definio do tempo de durao da apresentao. O ideal trabalhar sempre com tempos de 30 minutos ou menos, pois apresentaes muito longas (a menos que seja necessrio) se tornam cansativas e levam os ouvintes ao desinteresse.

2.1.5. Documentos
Definir se o pblico ter algum tipo de cpia da apresentao. Se a resposta for positiva deve-se definir qual o tipo de documento a ser impresso para distribuir aos ouvintes. O PowerPoint 2000 permite a impresso de folhetos para o pblico com os slides e as notas de cada um, alm de anotaes do apresentador para fornecer dados adicionais.

2.1.6. Recursos Adicionais

Depois de conhecer o pblico, o local da apresentao e o tempo disponvel, deve ser identificado se haver necessidade de recursos adicionais, tais como: lanterna apontadora para destacar pontos do slide, flip-chart para detalhar algum assunto, um notebook para substituir o computador da apresentao, entre outras coisas.

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2.2. Criao do Conjunto de Slides

Depois do planejamento e da preparao da apresentao, deve ser iniciado o planejamento dos slides. Um slide pode conter os seguintes elementos: Layout do slide, que resume toda a programao visual de sua apresentao e deve identificar o modelo padronizado de cada slide; Texto, separado em ttulo, dados, cabealho e rodap, que formam a estrutura da mensagem que deve ser transmitida; A programao visual, que define as cores, os efeitos de transio entre slides, grficos e figuras a serem incorporadas em cada slide; Os efeitos especiais de comunicao, que determinam a incluso de sons (msicas tema, por exemplo), filmes e vdeos.

Esta preocupao com a preparao do layout do slide, antes de comear a montagem, permite estipular a forma mais adequada de atingir o objetivo da apresentao e conquistar seu pblico-alvo. A explicao em detalhes de cada um dos quatro elementos de composio do slide ser mostrada a seguir:

2.2.1. Layout dos Slides

Refere-se ao formato escolhido para o slide. Pode-se colocar bordas, separar reas no slide, incluir cores fortes, desenhar caixas. O PowerPoint 2000 permite a escolha de um entre vrios layouts de slide, que pode ser alterado de acordo com sua vontade. Estas opes esto no comando AutoLayout que fornece layouts com figuras, listas com marcadores, quadros, desenhos e grficos. Pode-se incluir, ainda, cabealhos e rodaps para numerar os slides e fazer referncias ao assunto da apresentao.

2.2.2. Texto dos Slides

Este item est relacionado diretamente com a mensagem que ser passada em cada slide. Uma boa tcnica evitar frases longas e textos compridos. Sempre que possvel, deve-se usar listas com marcadores utilizando palavras curtas que servem para dar o roteiro da apresentao e ajudar o apresentador a lembrar-se da ordem correta dos assuntos. Observe os seguintes lembretes: A linguagem deve ser simples, direta e objetiva; Todo slide deve ter um ttulo, separado da mensagem; Use letras de tipo e tamanho adequados; No use negrito e itlico em excesso; Use marcadores para expresses de mesmo peso; Use listas numeradas para definir a importncia dos assuntos; Faa slides padronizados. Mantenha coerncia do primeiro ao ltimo slide.

2.2.3. Programao Visual dos Slides

Este item enfoca a preocupao com a criao de slides atrativos, bonitos, que chamem a ateno dos ouvintes. Nele abordando a escolha de cores do slide podendo ser definidas as cores de fundo e de texto, que devem ser diferentes para facilitar a leitura. Quando for chamar a ateno para uma parte do texto, ela deve estar em cor diferente das demais. A programao visual inclui, ainda, a incluso de grficos, desenhos e figuras de Clip-Art no slide. possvel, com muita facilidade, incluir grficos do Excel, desenhos do Paint ou figuras do clipart do prprio PowerPoint

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2000 ou de outro aplicativo semelhante. Nunca esquecer de balancear as figuras com o texto para obter um slide agradvel de se ver.

2.2.4. Efeitos Especiais

O PowerPoint 2000 permite a criao de efeitos especiais de transio entre um slide e outro, para tornar a apresentao mais viva e dinmica. O programa oferece diversas alternativas de transio de modo bastante criativo. Ele permite a incluso de trechos sonoros e filmes nos slides, enriquecendo a apresentao com mensagens do Presidente, um filme sobre o produto que est sendo vendido, por exemplo. claro que esses efeitos s funcionam se o computador que estiver sendo usado for equipado com recursos de multimdia.

2.3. Roteiro da Apresentao

A preparao de uma apresentao de qualidade exige etapas bem definidas e que devem ser seguidas sempre. Organizar seu trabalho de forma seqencial e criteriosa uma atitude inteligente para todo tipo de trabalho que se tenha que fazer. As pessoas que fazem compras num supermercado sem preparar uma lista dos produtos que querem comprar, normalmente compram o que no precisam e esquecem os que esto faltando em sua casa. Da mesma maneira, quem prepara o roteiro de sua viagem de carro com antecedncia, marcando os lugares onde quer parar, calculando as distncias e o consumo de combustvel, dificilmente ter problemas. Por outro lado, quem no planeja corre riscos de parar no meio do caminho, sentir fome ou ter outras dificuldades. Por isso, ter um roteiro de aes a realizar importante e ajuda que a tarefa seja cumprida com mais rapidez e eficincia. Os passos deste roteiro so os seguintes: Passo 1 Crie seus slides: A primeira coisa a fazer criar o conjunto dos slides, sem se preocupar com a beleza ou a padronizao. Apenas crie os slides. Se j sabe o que deve escrever em cada slide, pode usar os slides do PowerPoint 2000. Se ainda tem dvidas sobre o que dizer, como dizer, em que ordem dizer, pode ser pedida ajuda, atravs do Assistente de AutoContedo que apresenta, depois de etapas seguidas, uma srie de slides com as idias a serem desenvolvidas. Passo 2 Faa a edio dos slides: Este o momento de formatar os slides, organiz-los na ordem desejada, alterar os slides para que fiquem legveis, criar destaques com o objetivo de chamar a ateno para fatos importantes e refinar o texto escrito. Passo 3 Padronize os slides: Na etapa anterior, os slides forma preparados da maneira que mais agradou. Isso pode ter criado bons slides, mas sem padro, sem consistncia. Ento, preciso rever o conjunto de slides para definir um visual nico e constante entre eles. Isso pode ser feito com a ajuda do PowerPoint 2000, que tem a funo AutoLayout com modelos de slides para ajudar na escolha do padro. Passo 4 Inclua figuras e objetos: possvel enriquecer alguns (ou todos) os slides criados com a incluso de figuras, grficos ou desenhos. O PowerPoint 2000 oferece facilidades para isso. Ele possui uma biblioteca de figuras prontas para sua escolha. Ele permite a criao de grficos no Excel ou desenhos no Paint e que estes sejam inseridos nos slides. Na verdade, pode-se criar planilhas, grficos e desenhos em diversos aplicativos para inclu-los nos slides. Passo 5 Crie notas e folhetos: Agora que a apresentao est pronta, pode-se criar notas que sirvam de lembretes ao apresentador, chamando sua ateno para detalhes ou qualquer observao importante. Tambm, deve-se criar folhetos para distribuio ao pblico, facilitando o acompanhamento da palestra. Este trabalho muito facilitado pelo programa, que tem funes prprias para estas tarefas. Passo 6 Salve e imprima seu trabalho: Com o trabalho concludo, fundamental que a apresentao seja salva, preferencialmente no disco rgido e no disquete, para guardar

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cpia do trabalho. Alis, conveniente salvar a apresentao em tempos regulares (exemplo, a cada dez minutos), para evitar a perda total do trabalho em caso de pane no computador, queda de energia, travamento do sistema, ou outros fatores desagradveis. preciso, alm disso, imprimir os slides, as notas do apresentador, os folhetos para o pblico e tudo o mais que tenha sido criado.

2.4. Cuidados e Padres

No momento em que decidido criar uma apresentao eletrnica, deve-se levar em considerao os cuidados e padres que o conjunto de slides deve ter, para que a apresentao tenha uma certa coerncia e que seja criada de maneira rpida e segura.

2.4.1. Cuidados
Depois que foi mostrado como preparar, enriquecer, organizar e iniciar a apresentao para exibila, preciso conversar um pouco sobre alguns cuidados que se deve tomar para no ter problemas no momento principal: a hora de mostrar o trabalho. Na verdade, apenas ser chamada a sua ateno para alguns pontos importantes, mas claro que, ao longo do tempo, ser possvel criar um estilo pessoal e seus pontos de controle. Teste a coerncia: quando terminar de escrever todos os slides e os tiver ordenado na maneira que lhe parea mais adequada para facilitar o entendimento dos ouvintes, deve-se testar a coerncia da apresentao. Faa para si mesmo as seguintes perguntas: A apresentao tem incio, meio e fim? Todas as mensagens previstas foram passadas? Os slides so agradveis e legveis? Se eu estivesse na platia, gostaria de assistir a esta apresentao e entenderia todo o contedo?

Coloque-se na posio do ouvinte: pensar, sentir e reagir como ele s vezes difcil, pois s vezes no se conhece bem o pblico da apresentao. Nesse caso recomenda-se que a apresentao seja feita para colegas de trabalho que no dominem o assunto e, ao final, solicitar a sua opinio sincera. Mea o tempo: outro detalhe importante medir o tempo que ser gasto para fazer a apresentao. Apesar do programa fornecer um medidor de tempo de exibio de cada slide, isso pode ser inconveniente se o apresentador falar mais do que o previsto. A maneira mais segura de medir com segurana o tempo total da apresentao fazer um ensaio. Faa a apresentao para um grupo selecionado e mea o tempo gasto. Identifique os pontos onde houve excesso, corte o que for menos significativo e repita o ensaio at atingir o tempo previsto, sem prejudicar o teor da mensagem que ser passada. Revise o texto: antes de dar o trabalho por concludo, deve-se revisar o texto escrito (ou pedir para um especialista revisar). Corrija os erros de gramtica, de grafia, de redundncia, para no passar pelo constrangimento de fazer uma apresentao com erros.

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2.4.2. Padres
Aps todas essas informaes fica-se com uma vontade enorme de pegar o mouse e comear a estudar e usar o PowerPoint 2000. necessrio um pouco mais de pacincia, por que existe um ltimo assunto a apresentar, antes do uso do programa. Trata-se de criar um padro de trabalho. A maioria dos autores de livros sobre tcnicas de preparao de uma apresentao recomendam o uso dos seguintes padres: Faa apresentaes curtas: no seja prolixo e demorado na exposio de suas idias. As pessoas preferem receber informaes de forma rpida, clara e objetiva. Defina o objetivo da apresentao: os adultos no gostam de receber informaes ao acaso. Eles s se interessam por um assunto quando entendem o contexto geral e onde se quer chegar. Posicione o pblico sobre a empresa: se criada uma apresentao para expor um projeto de sua empresa ou vender um produto dela, comece falando sobre a empresa, dando uma viso geral sobre ela, de forma que permita um conhecimento superficial da mesma. Faa slides legveis: os slides no devem conter muito texto. O ideal que o texto seja escrito em listas numeradas ou com marcadores, citando apenas palavras chaves que auxiliem o apresentador a lembrar-se do assunto a ser abordado e a manter a seqncia planejada.

2.5. Formas de Criao

Para iniciar a criao de uma determinada apresentao de slides no PowerPoint 2000, pode-se adotar uma das vrias maneiras diferentes. So elas:

2.5.1. Utilizao do Assistente de AutoContedo

Este assistente apresenta uma conjunto de instrues formadas para auxiliar a montagem de uma apresentao completa. O Assistente de AutoContedo vai fazendo perguntas e dando alternativas que devem ser escolhidas pelo usurio. Ao chegar ao ltimo quadro de perguntas, o assistente gera, automaticamente, um conjunto de slides, ordenados adequadamente, com as idias necessrias para montar a apresentao de forma consistente.

2.5.2. Abertura de uma Apresentao em Branco

Caso no queira utilizar o Assistente de AutoContedo para elaborar sua apresentao, o programa permite que os slides possam ser criados livremente e para isso basta escolher a opo Apresentao em Branco, na inicializao do PowerPoint 2000 e criar, um a um, os slides. Pode-se ainda, criar um slide inicial com uma estrutura padro e depois us-lo como base para todos os outros slides da apresentao, onde esse recurso chamado de Slide Mestre.

2.5.3. Modelos de Estrutura

A utilizao de modelos existe para simplificar o trabalho ainda mais. Ele oferece uma srie de modelos de apresentaes prontas, que possveis de usar como padronizao do trabalho. Observe a figura 2:

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Figura 2 Listagem de modelos de apresentaes existentes.

2.5.4. Abertura de uma Apresentao Existente

Pode-se tambm abrir uma apresentao existente e trabalhar sobre ela, fazendo as mudanas necessrias para adapt-la ao que precisa ou para aproveit-la como base para preparar uma nova apresentao.

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3. Tela do PowerPoint 2000 e Recursos Bsicos

Agora sero apresentadas as partes que compem a tela de abertura do PowerPoint 2000 e tambm abordadas as noes bsicas de como no programa no que diz respeito inicializao, manipulao, demonstrao, gravao da apresentao em disco, utilizao do recurso de ajuda, como fechar o programa, etc.

3.1. Inicializao
Aps o programa ter sido instalado, ser exibido o nome na opo Programas no menu Iniciar do Windows. Entretanto, toda instalao do ambiente Windows diferente uma da outra. Muitas pessoas criam seus prprios atalhos no Windows e colocam seus programas em janelas personalizadas, ficando assim, difcil definir qual a forma de carregamento do programa para execut-lo e utiliz-lo. Existem vrias formas de carregar um determinado programa na tela e comear a utiliz-lo. Ser partido do pressuposto que o programa PowerPoint 2000 esteja presente dentro da opo Programas no menu Iniciar, que fica localizada na parte inferior esquerda da janela principal do Windows. Execute os passos a seguir: 1. A partir da tela principal do Windows, pressione o boto esquerdo do mouse uma vez sobre o boto Iniciar, localizado na parte inferior esquerda, conforme a figura 3;

Figura 3 - Boto Iniciar da barra de tarefas. 2. Assim que aparecer o conjunto de opes, clique sobre Programas para que aparea um submenu onde est localizado o Microsoft PowerPoint. Observe o menu Iniciar na figura 4:

Figura 4 - Menu Iniciar do Windows e o submenu Programas.

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Obs.: como os menus do Windows so totalmente personalizveis, as informaes no menu Iniciar podem variar conforme cada computador. 3. Logo aps d um clique sobre o item Microsoft PowerPoint para inicializar o programa; 4. Espere o programa PowerPoint 2000 ser carregado na tela e observe que logo aps o processo de inicializao mostrada a tela de abertura. Ao inicializ-lo pela primeira vez, o usurio convidado a ver uma demonstrao geral do programa e se no quiser navegar pela demonstrao basta clicar o boto Cancelar para dar continuidade ao processo de inicializao do programa. Aps a inicializao do programa mostrada pelo Assistente do Office, conforme a figura 5:

Figura 5 Figura do Assitente do Office. Caso no queira ajuda, feche o Assistente do Office e observe a caixa de dilogo que exibida conforme a figura 6:

Figura 6 Tela de opes do PowerPoint 2000. Para iniciar uma nova apresentao, clique na opo Apresentao em Branco e selecione o boto OK ou, ento, d um duplo clique na opo. A prxima caixa de dilogo a ser apresentada a Novo Slide. Deve-se us-la para selecionar o layout do slide para sua apresentao. O programa oferece 24 layouts, chamados AutoLayouts, a escolher. Observe a figura 7:

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Figura 7 Caixa de dilogo Novo Slide. Para escolher um AutoLayout pode-se usar um dos procedimentos abaixo: Selecionar o layout desejado (se este no estiver sendo apresentado na tela, clique na barra de rolagem at que este seja mostrado) dando um clique e logo aps selecionar o boto OK na caixa de dilogo, ou; Clicar duas vezes sobre o layout desejado.

Aps ter executado todo esse processo de inicializao e escolhido os elementos iniciais para se comear uma apresentao, finalmente apresentada a tela de abertura do programa. Neste momento, ser considerado, inicialmente, a seleo de um slide em branco na caixa de dilogo Novo Slide para mostrar a tela de abertura.

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