Manual de Funciones y Procedimientos de Auditoria Interna02

Manual de Funciones y Procedimientos de Auditora Interna (Guas) 1
UDAI-M1-CIV MODELO DE PAPELES DE TRABAJO PARA CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO DE CAJA Y BANCOS MINISTERIO DE COMUNICACIONES, INFRAESTRUCTURA Y VIVIENDA UNIDAD DE AUDITORA INTERNA P. T No. : PAPELES DE TRABAJO CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO CAJA Y BANCOS ENTIDAD: REA A EXAMINAR: PASO No. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 PREGUNTAS SI Realizan mensualmente la conciliacin bancaria La persona que registra las operaciones en los libros, es quin efecta la conciliacin bancaria La conciliacin bancaria es revisada y aprobada por el Jefe Financiero Las conciliaciones bancarias son elaboradas en los libros de bancos Los libros se encuentran autorizados por la CGC Quien elabora cheques, paga y los registra en los libros Los cheques llevan consignado la palabra NO NEGOCIABLE Los cheques que giran son a nombre de empresas. Llevan firmas mancomunadas los cheques Existe control o registro de los cheques La chequera arrastra saldos La chequera est bajo el resguardo del responsable de emitir cheques y es quien la solicita Existen dispositivos de seguridad para la custodia y resguardo de los cheques. Existe control en la solicitud de chequeras Manejan por separado las cuentas bancarias Reportan de forma peridica los fondos y/o saldos de las cuentas a las autoridades Tienen cheques en circulacin mayor a seis meses La persona que elabora los cheques es quin informa a los proveedores que pueden recogerlos Los pagos que son realizados a proveedores es por medio de va electrnica RESPUESTAS NO N/A COMENTARIOS
Manual de Funciones y Procedimientos de Auditora Interna (Guas)
UDAI-M1-CIV
PASO No. 20 21 22 23 24 25 26
PREGUNTAS SI Si la respuesta anterior es afirmativa, el que lleva control y registro de los libros da autorizacin al banco para que proceda con la transaccin Verifica que el banco haya efectuado correctamente el dbito Utiliza los fondos de una cuenta para cubrir otros que no corresponden Si la respuesta es afirmativa lo realiza bajo su responsabilidad Se inhabilitan las firmas autorizadas cuando existen cambios de responsables El responsable del registro y control de las cuentas bancarias realiza otras funciones El responsable del registro y control de las cuentas bancarias paga fianza de fidelidad
RESPUESTAS NO N/A
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ELABORADO POR: FIRMA NOMBRE DEL ENTREVISTADO:
FECHA SUPERVISADO: FIRMA FECHA: FIRMA Y SELLO:
FECHA
UDAI-M2-CIV MODELO DE PAPELES DE TRABAJO PARA ARQUEO DE VALORES MINISTERIO DE COMUNICACIONES, INFRAESTRUCTURA Y VIVIENDA UNIDAD DE AUDITORA INTERNA P.T. No.: PAPELES DE TRABAJO ARQUEO DE VALORES ENTIDAD: TIPO DE AUDITORA: TIPO DE FONDOS: RESPONSABLE: PERODO A EXAMINAR: MONTO: EN LETRAS DESCRIPCIN EN BILLETES:
CANTIDAD DENOMINACIN SUB-TOTAL TOTAL
FONDO ROTATIVO
CAJA CHICA
Q. 100.00 Q. 50.00 Q. 20.00 Q. 10.00 Q. 5.00 Q. Q. Q. Q. Q. Q. 1.00 0.50 0.25 0.10 0.05 0.01
Q. Q. Q. Q. Q. Q. Q. Q. Q. Q. Q.
Q.
EN MONEDAS
SALDO AL (FECHA DEL ESTADO DE CUENTA) SEGN BANCO (S) CUENTA No.
Q. Q.
( +) VALES (ANTICIPOS PARA GASTOS)
Q. Q. Q. Q. Q. . Q.
( + ) VITICOS (ANTICIPO)
UDAI-M2-CIV
DESCRIPCIN ( + ) DOCUMENTOS DE LEGTIMO ABONO VALOR TOTAL DEL ARQUEO........................... DIFERENCIA (+) (-) CIFRAS CONCILIADAS
CANTIDAD
DENOMINACIN
SUB-TOTAL
TOTAL
Q. Q.
Q.
Q. Q. Q. Q.
El infrascrito Auditor actuante hace constar que los fondos, documentos y valores fueron devueltos a entera satisfaccin al responsable del fondo ELABORADO POR: FIRMA NOMBRE DEL RESPONSABLE: FECHA SUPERVISADO: FIRMA FECHA: FIRMA Y SELLO: FECHA
UDAI-M2A-CIV MODELO DE PAPELES DE TRABAJO PARA CONCILIACIN BANCARIA MINISTERIO DE COMUNICACIONES, INFRAESTRUCTURA Y VIVIENDA UNIDAD DE AUDITORA INTERNA P. T No. : PAPELES DE TRABAJO CONCILIACIN BANCARIA ENTIDAD: TIPO DE AUDITORA: TIPO DE FONDOS: RESPONSABLE DEL FONDO: PERODO A EXAMINAR: NOMBRE DE LA CUENTA: No. DE LA CUENTA: BANCO:
DESCRIPCIN
SALDO AL (FECHA DEL CORTE) SEGN REGISTROS CONTABLES SALDO AL (FECHA DEL CORTE) SEGN ESTADO DE CUENTA BANCARIA
VALORES
VALORES
VALORES Q.
Q. Q. Q. Q. Q. Q. Q. Q. FECHA
( - ) CHEQUES EN CIRCULACIN
( + ) CRDITOS ( - ) DBITOS
SALDOS CONCILIADOS AL (FECHA DEL CORTE)
ELABORADO POR: FIRMA NOMBRE DEL RESPONSABLE:
FECHA SUPERVISADO: FIRMA FECHA: FIRMA Y SELLO:
UDAI-M3-CIV MODELO DE PAPELES DE TRABAJO PARA CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO DE PRESUPUESTO MINISTERIO DE COMUNICACIONES, INFRAESTRUCTURA Y VIVIENDA UNIDAD DE AUDITORA INTERNA P. T No. : PAPELES DE TRABAJO CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO PRESUPUESTO ENTIDAD: REA A EXAMINAR: PASO No. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 PREGUNTAS SI Est autorizado el registro que actualmente llevan para el control del presupuesto Tienen de forma sistematizado el control y registro del presupuesto, independientemente del SICOINWEB Realizan conciliaciones peridicas de los registros presupuestarios con los saldos reportados en el SICOIN-WEB La persona responsable de realizar las operaciones en los registros presupuestarios tambin los ingresa al SICOIN-WEB Todo el personal que integra la Seccin de Presupuesto esta capacitado para el manejo del SICOIN WEB Han tenido rechazo ante la UDAF por insuficiencia de fondos Se tiene cuidado de registrar las operaciones en el rengln y la partida correspondiente Procuran remitir oportunamente ante la UDAF su Plan Mensualizado de Caja (PMC) En la elaboracin del Plan Mensualizado de Caja (PMC), participan las unidades que tienen presupuesto RESPUESTAS NO N/A COMENTARIOS
UDAI-M3-CIV
PASO No. 10
PREGUNTAS SI Los que participan en la elaboracin del Plan Mensualizado de Caja (PMC), lo proyectan tomando en consideracin factores de riesgos, imprevistos, contingencias y compromisos preestablecidos Cuando es aprobado y ejecutado el Plan Mensualizado de Caja (PMC) ha sido efectivo su ejecucin Si la pregunta anterior es negativa, considera que ha sido por no haber tomado en cuenta algunos gastos o bien por atraso en la ejecucin
RESPUESTAS NO N/A
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11 12
ELABORADO POR: FIRMA
FECHA SUPERVISADO: FIRMA
FECHA
NOMBRE DEL ENTREVISTADO:
FECHA:
FIRMA:
UDAI-M4-CIV MODELO DE PAPELES DE TRABAJO DE EJECUCIN DEL PRESUPUESTO MINISTERIO DE COMUNICACIONES, INFRAESTRUCTURA Y VIVIENDA UNIDAD DE AUDITORA INTERNA PAPELES DE TRABAJO EJECUCIN DEL PRESUPUESTO ENTIDAD: TIPO DE AUDITORA: RESPONSABLE: PERODO A EXAMINAR: P . T. No.:
RENGLN O GRUPO
DESCRIPCIN
PRESUPUESTO APROBADO INICIAL
TRANSFERENCIAS DBITOS CRDITOS
GASTOS SALDO M0DIFICADO COMPROMETIDOS
GASTOS DEVENGADOS
SALDO POR COMPROMETER S/AUDITORA
%
DE EJECUCIN
FECHA
SUPERVISADO: FIRMA FECHA: FIRMA:
FECHA
UDAI-M5-CIV
MODELO DE PAPELES DE TRABAJO PARA CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO DE ALMACN Y/O SUMINISTROS MINISTERIO DE COMUNICACIONES, INFRAESTRUCTURA Y VIVIENDA UNIDAD DE AUDITORA INTERNA P. T No. : PAPELES DE TRABAJO CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO ALMACN Y/O SUMINISTROS ENTIDAD: REA A EXAMINAR: PASO No. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13
RESPUESTAS
PREGUNTAS Se encuentran autorizados los registros en dnde se operan los movimientos Realizan de forma peridica chequeo fsico de las existencias Informan a su jefe inmediato cuando se establecen desviaciones en la verificacin de las existencias Realizan cruces de existencias fsicas contra registros Suscriben actas por faltantes o sobrantes Quien despacha e ingresa los productos, registra las operaciones Verifican que los vales de despacho lleven las autorizaciones correspondientes Los vales estn prenumerados El responsable del almacn paga fianza de fidelidad Llevan registros sobre las existencias de formularios oficiales (formas) Quien elabora las constancias de ingreso a almacn e inventario, remite las copias a dnde corresponden Elaboran constancias de ingresos de almacn e inventarios, sin tener a la vista el bien Al encargado de inventarios le informan sobre bienes que son de carcter inventariable a travs de la copia de ingresos de almacn e inventarios Llevan control y registro dnde queda evidencia que el encargado de inventarios se le inform sobre los bienes inventariables Tienen control sobre el stock de existencia de bienes con grado de obsolescencia Se ha realizado trmite para la baja de los productos que se encuentran obsoletos Reportan a su jefe inmediato que productos tiene mayor rotacin
SI
NO
N/A
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14 15 16 17
10
UDAI-M5-CIV
PASO No. 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29
RESPUESTAS
PREGUNTAS Reportan a su jefe inmediato que productos tienen suficiente existencia El producto se encuentra debidamente resguardado y clasificado Existen extintores contra incendio La ubicacin de cada extintor esta sealizada de tal forma que permite una fcil localizacin Su instalacin es la recomendada Los extintores son revisados peridicamente para su mantenimiento adecuado El personal esta capacitado para la utilizacin de los extintores Existen medidas de seguridad para restringir el acceso de personal ajeno al almacn Son claras las instrucciones que indican las medidas de seguridad. Tienen avisos para rutas de evacuacin en caso de siniestros Se tiene un botiqun para primeros auxilios Realiza otras funciones no inherentes al cargo
SI
NO
N/A
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FECHA SUPERVISADO: FIRMA FECHA: FIRMA:
FECHA
UDAI-M6-CIV MODELO DE PAPELES DE TRABAJO PARA ALMACNES Y/O SUMINISTROS MINISTERIO DE COMUNICACIONES, INFRAESTRUCTURA Y VIVIENDA UNIDAD DE AUDITORA INTERNA P.T. No.: PAPELES DE TRABAJO ALMACN Y/O SUMINISTROS ENTIDAD: TIPO DE AUDITORA: RESPONSABLE: PERODO A EXAMINAR:
SALDOS S/REGISTROS CONTABLES AL (FECHA DE REVISIN) SALDO S/AUDITORA AL (FECHA DE CORTE) SALDO S/CHEQUEO FSICO AL (FECHA DE CORTE)
DESCRIPCIN
INGRESOS
EGRESOS
VARIACIONES ( +) ( -)
V. U.
VALOR TOTAL
U.M.
FECHA
FECHA
12
UDAI-M7-CIV MODELO DE PAPELES DE TRABAJO PARA CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO DE ACTIVOS FIJOS (BIENES MUEBLES INMUEBLES) MINISTERIO DE COMUNICACIONES, INFRAESTRUCTURA Y VIVIENDA UNIDAD DE AUDITORA INTERNA P. T No. : PAPELES DE TRABAJO CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO ACTIVOS FIJOS (BIENES MUEBLES E INMUEBLES) ENTIDAD: REA A EXAMINAR: PASO No. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 PREGUNTAS SI Se encuentran autorizados los registros dnde se operan las alzas y bajas de los bienes Las tarjetas de responsabilidad estn autorizadas Tienen tarjeta de responsabilidad todo el personal sobre los bienes asignados Practican peridicamente chequeo fsico a los bienes Llevan control y registro de los bienes que se encuentran en mal estado Los bienes que se encuentran en mal estado estn debidamente clasificados Han realizado trmites para realizar la baja de los bienes que se encuentran en mal estado Informan cuando un bien es trasladado de un lugar a otro Se encuentran debidamente rotulados los bienes Se encuentran asegurados los bienes La bodega dnde permanecen los bienes en depsito cuenta con seguro La bodega pertenece a la institucin Si la respuesta anterior es afirmativa, tienen documentos legales que amparen su titularidad Solicitan al rea de almacn informacin sobre los bienes que son de carcter inventariables Remiten oportunamente por parte del rea de almacn informacin sobre los bienes inventariables Consideran adecuado el procedimiento utilizado para informar sobre los bienes inventariables del almacn Remiten oportunamente las alzas y bajas a la Direccin de Bienes del Estado RESPUESTAS NO N/A COMENTARIOS
UDAI-M7-CIV
PASO No. 18 19 20
RESPUESTAS PREGUNTAS SI Tienen el control sobre el inventario de equipo de informtica, maquinaria, vehculos y otros equipos Se ha realizado chequeo fsico sobre el equipo de informtica, maquinaria, vehculos y otros equipos Se auxilian con personal especial cuando se practican revisiones fsicas sobre equipo de informtica, maquinaria, vehculos y otros equipos Realiza otras funciones no inherentes al cargo Paga fianza de fidelidad, el responsable del inventario FECHA SUPERVISADO: FIRMA FECHA: FIRMA: FECHA NO N/A COMENTARIOS
21 22
14
UDAI-M8-CIV
MODELO DE PAPELES DE TRABAJO PARA ACTIVOS FIJOS (BIENES MUEBLES INMUEBLES) MINISTERIO DE COMUNICACIONES, INFRAESTRUCTURA Y VIVIENDA UNIDAD DE AUDITORA INTERNA PAPELES DE TRABAJO ACTIVOS FIJOS (BIENES MUEBLES E INMUEBLES) ENTIDAD: TIPO DE AUDITORA: RESPONSABLE: PERODO A EXAMINAR:
INVENTARIO S/REGISTROS CONTABLES AL (FECHA DE REVISIN)
P. T. No.:
MOVIMIENTO
ALZAS BAJAS
DESCRIPCIN DE LA CUENTA
No. tarjeta Saldo Inicial
SALDO SEGN AUDITORA AL (FECHA DE CORTE)
SALDO S/CHEQUEO FSICO AL (FECHA DE CORTE)
VARIACIONES V. U. ( +) ( -)
VALOR TOTAL
FECHA
FECHA
UDAI-M9-CIV MODELO DE PAPELES DE TRABAJO PARA CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO DE FONDO ROTATIVO MINISTERIO DE COMUNICACIONES, INFRAESTRUCTURA Y VIVIENDA UNIDAD DE AUDITORA INTERNA P. T No. : PAPELES DE TRABAJO CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO FONDO ROTATIVO ENTIDAD: REA A EXAMINAR: PASO PREGUNTAS RESPUESTAS No. SI NO N/A En la utilizacin de Fondo Rotativo existe 1 autorizacin para el manejo de caja chica Para la emisin de cheque de caja chica se recibe 2 vale por el monto aprobado. Solicita de manera peridica el reembolso del fondo 3 rotativo Considera razonable el tiempo con que es aprobado 4 los reembolso por la UDAF Le remiten a tiempo los documentos para la 5 preparacin de los reembolsos El que prepara los listados para solicitar el 6 reembolso, lo realiza de manera efectiva y a tiempo Realizan de forma peridica el arqueo del fondo 7 rotativo Es revisado de forma continua los gastos y la 8 integracin del arqueo del Fondo Rotativo El responsable del fondo rotativo es el mismo de la 9 caja chica Los controles que utilizan para registrar las 10 operaciones del fondo rotativo estn autorizados La documentacin previo a solicitar su reembolso, 11 verifican que este correcto el rengln y la disponibilidad presupuestaria. El responsable del fondo rotativo realiza otras 12 funciones La persona que gira cheques es la misma que efecta 13 las conciliaciones bancarias. Los cheques que giran son a nombre de empresas. 14 Los cheques emitidos llevan consignado la palabra 15 NO NEGOCIABLE COMENTARIOS
16
UDAI-M9-CIV
PASO PREGUNTAS RESPUESTAS No. SI NO N/A Llevan firmas mancomunadas los cheques 16 Existen dispositivos de seguridad para la custodia y 17 resguardo de los cheques. El responsable del fondo rotativo paga fianza de 18 fidelidad
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FECHA
UDAI-M10-CIV MODELO DE PAPELES DE TRABAJO PARA CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO DE CAJA CHICA MINISTERIO DE COMUNICACIONES, INFRAESTRUCTURA Y VIVIENDA UNIDAD DE AUDITORA INTERNA P. T No. : PAPELES DE TRABAJO CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO CAJA CHICA ENTIDAD: REA A EXAMINAR: PASO PREGUNTAS RESPUESTAS No. SI NO N/A Esta autorizado y aprobado por las autoridades el 1 manejo de la caja chica. El valor de la caja chica es manejado en su totalidad 2 en efectivo. Si la respuesta anterior es negativa, utilizan efectivo 3 para compras menores. Emite vales cuando le solicitan efectivo para la 4 compra de un bien y/o servicio. Tiene control en que se va utilizar el efectivo que se 5 hace referencia en el numeral anterior y lleva registros sobre esto. Los registros que llevan para el control de la caja 6 chica estn autorizados. Utilizan controles para establecer si tienen rengln 7 y disponibilidad presupuestaria previo a realizar un gasto. La documentacin previo a solicitar su reembolso, la 8 verifican que este adecuadamente. Realizan de forma peridica arqueo de caja chica 9 Es revisado de forma continua los gastos y la 10 integracin de caja chica. El responsable de caja chica realiza otras funciones 11 La persona que gira cheques es la misma que efecta 12 las conciliaciones bancarias. Los cheques que giran son a nombre de empresas. 13 Los cheques emitidos llevan consignado la palabra 14 NO NEGOCIABLE. Llevan firmas mancomunadas los cheques. 15 Quienes firman los cheques. 16 COMENTARIOS
18
UDAI-M10-CIV
PASO PREGUNTAS RESPUESTAS No. SI NO N/A Existe control o registro de los cheques. 17 Existen dispositivos de seguridad para la custodia y 18 reguardo de los cheques. Existe manual de procedimiento para el manejo de 19 fondo de caja chica. El responsable de la caja chica paga fianza de 20 fidelidad.
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FECHA
UDAI-M11-CIV MODELO DE PAPELES DE TRABAJO PARA CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO DE COMBUSTIBLES Y LUBRICANTES MINISTERIO DE COMUNICACIONES, INFRAESTRUCTURA Y VIVIENDA UNIDAD DE AUDITORA INTERNA P. T No. : PAPELES DE TRABAJO CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO COMBUSTIBLES Y LUBRICANTES ENTIDAD: REA A EXAMINAR: PASO RESPUESTAS No. PREGUNTAS SI NO N/A Los controles que utilizan para el registro de las 1 operaciones estn autorizados El consumo de combustible es a travs de cupones o 2 indique que sistema utiliza Realiza chequeos peridicos a las existencias 3 Realizan cruces de existencias fsicas contra 4 registros Quin revisa las existencias fsicas es personal ajeno 5 al almacn y/o depsito de combustibles y lubricantes Quien despacha e ingresa los productos registra las 6 operaciones Suscriben actas por faltantes o sobrantes 7 Informan a su jefe inmediato cuando se establecen 8 desviaciones en la verificacin de las existencias El responsable del control y registro paga fianza de 9 fidelidad. Los vales estn prenumerados. 10 Verifica que los vales de despacho o cuotas 11 asignadas, poseen las autorizaciones correspondientes. Despacha producto a vehculos de otras instituciones 12 que no sean de la dependencia o ha vehculos no oficiales. Las bombas de despacho estn en condiciones 13 aceptables. La vara de medicin se encuentra en buenas 14 condiciones. Los tanques se encuentran cubicados. 15 Cuenta con medidas de seguridad industrial. 16 El personal ha tenido capacitacin de medidas de 17 seguridad industrial. Se encuentra debidamente rotulado y sealizado el 18 rea de despacho. COMENTARIOS
20
UDAI-M11-CIV PASO RESPUESTAS No. PREGUNTAS SI NO N/A Tienen tanques areos 19 Si la respuesta anterior es afirmativa, el lugar es 20 adecuado dnde se encuentran Reciben mantenimiento peridico las bombas de 21 despacho y depsitos por parte de empresas proveedoras.
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FECHA
UDAI-M12-CIV
MODELO DE PAPELES DE TRABAJO PARA LA INTEGRACIN DE COMBUSTIBLES Y LUBRICANTES MINISTERIO DE COMUNICACIONES, INFRAESTRUCTURA Y VIVIENDA UNIDAD DE AUDITORA INTERNA PAPELES DE TRABAJO INTEGRACIN DE COMBUSTIBLES Y LUBRICANTES ENTIDAD: TIPO DE AUDITORA: RESPONSABLE: PERODO A EXAMINAR: SISTEMA DE USO: POR VALE
SALDOS S/REGISTROS CONTABLES SEGN AUDITORA ANTERIOR
P.T. No.:
POR CUPONES
DESCRIPCIN
U.M.
INGRESOS
EGRESOS
SALDO S/AUDITORA AL (FECHA DE CORTE)
SALDO S/CHEQUEO FSICO Y/O CUPONES AL (FECHA DE CORTE)
V. U.
VALOR TOTAL
GASOLINA DIESEL GRASA LQUIDO DE FRENOS ACEITES: 10 W 15W-40 OTROS
Gl. Gl. Lb. Oct. Gl Gl Gl
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UDAI-M12-CIV
DESCRIPCIN
U.M. INTEGRACION DE CUPONES
SALDOS S/REGISTROS CONTABLES SEGN AUDITORA ANTERIOR
INGRESOS
EGRESOS
SALDO S/AUDITORA AL (FECHA DE CORTE)
SALDO S/CHEQUEO FSICO Y/O CUPONES AL (FECHA DE CORTE)
V. U.
VALOR TOTAL
CUPONES DE Q. 20, 50 Y 100
FECHA
FECHA
UDAI-M13-CIV MODELO DE PAPELES DE TRABAJO PARA CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO DE COMPRAS DE BIENES Y SERVICIOS MINISTERIO DE COMUNICACIONES, INFRAESTRUCTURA Y VIVIENDA UNIDAD DE AUDITORA INTERNA P. T No. : PAPELES DE TRABAJO CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO COMPRAS DE BIENES Y SERVICIOS ENTIDAD: REA A EXAMINAR: RESPUESTAS PASO PREGUNTAS No. SI NO N/A Verifica que cada solicitud de compra est 1 debidamente autorizado por el jefe de la Unidad que lo solicita y la autoridad superior Utilizan el sistema de Guatecompras para las 2 compras directas 2.1 Se publican en el sistema de Guatecompras, todos los eventos de compras en los tiempos que establece la ley Llevan un control sobre reclamos de productos de 3 mala calidad, por compras realizadas a determinados proveedores Tiene participacin sobre juntas de cotizacin y/o 4 licitacin Cuenta con un banco de datos sobre proveedores 5 elegibles El banco de proveedores est autorizado por las 6 autoridades superiores de la institucin Los proveedores considerados como elegibles, estn 7 en funcin de los precios, calidad y/o servicio Tienen control sobre los proveedores que se les 8 adeuda Realizan compras al crdito 9 Llevan control y registro de las requisiciones 10 Llevan control y registro de las Ordenes de Compra 11 El responsable de realizar cotizaciones elabora 12 rdenes de compra El encargado de compras tambin realiza los pagos 13 Tienen control sobre los pagos que se realizan a los 14 proveedores Previo a concretarse una compra verifican la 15 disponibilidad presupuestaria COMENTARIOS
24
UDAI-M13-CIV
RESPUESTAS PASO PREGUNTAS No. Realiza otras funciones inherentes al cargo 16 17 Paga fianza de fidelidad el responsable de compras FECHA SUPERVISADO: FIRMA FECHA: FIRMA: FECHA COMENTARIOS SI NO N/A
UDAI-M14-CIV MODELO DE PAPELES DE TRABAJO PARA COMPRAS DE BIENES Y SERVICIOS (SUMARIA) MINISTERIO DE COMUNICACIONES, INFRAESTRUCTURA Y VIVIENDA UNIDAD DE AUDITORA INTERNA P.T. No.: PAPELES DE TRABAJO COMPRAS DE BIENES Y SERVICIOS (SUMARIA) ENTIDAD: TIPO DE AUDITORA: RESPONSABLE: PERODO A EXAMINAR: CLASE DE GASTO DETALLE DEL GASTO VALOR F. R. C. CH. O. C.
No. De Comprobante nico de registro CUR-
RENGLN O GRUPO DE GASTO
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FECHA
SUPERVISADO: FIRMA
FECHA
26
UDAI-M15-CIV MODELO DE PAPELES DE TRABAJO PARA COMPRAS DE BIENES Y SERVICIOS (ANALTICA) MINISTERIO DE COMUNICACIONES, INFRAESTRUCTURA Y VIVIENDA UNIDAD DE AUDITORA INTERNA P.T. No.: PAPELES DE TRABAJO COMPRAS DE BIENES Y SERVICIOS (ANALTICA) ENTIDAD: TIPO DE AUDITORA: RESPONSABLE: PERODO A EXAMINAR: NIVEL DE MUESTRA: MAYORES DE: DE Q. 5,0000.00 A Q. 10,000.00 Q. 30,001.00 A Q. 100,000.00 CLASE DE GASTO:
Q. 10,001.00 A Q. 30,000.00 Q. 100,001.00 EN ADELANTE ORDEN COMPRA
FONDO ROTATIVO
CAJA CHICA
ASPECTOS A VERIFICAR
DETALLE DEL GASTO VALOR
INGRESO AL ALMACN INVENTARIABLE PRECIO ARRIBA DEL MERCADO MALA CALIDAD EXCLUSIVIDAD A UN SOLO PROVEEDOR SIN SALDO PRESUPUESTARIO
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OTROS
UDAI-M15-CIV
DETALLE DEL GASTO VALOR
INGRESO AL ALMACN INVENTARIAPRECIO BLE ARRIBA DEL MERCADO MALA CALIDAD EXCLUSIVIDAD SIN SALDO A UN SOLO PRESUPUESTAPROVEEDOR RIO
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OTROS
FECHA
SUPERVISADO: FIRMA
FECHA
28
UDAI-M16-CIV MODELO DE PAPELES DE TRABAJO PARA CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO DE REMUNERACIONES MINISTERIO DE COMUNICACIONES, INFRAESTRUCTURA Y VIVIENDA UNIDAD DE AUDITORA INTERNA No. : PAPELES DE TRABAJO CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO REMUNERACIONES (POR CONTRATO) ENTIDAD: REA A EXAMINAR: PASO No. 1 2 3 4 PREGUNTAS
SI
RESPUESTAS
COMENTARIOS
NO
N/A
5 6 7 8 9 10 11 12 13
Tienen controles para determinar que personal esta fuera de nmina Existe buena comunicacin entre el Departamento de Recursos Humanos y/o Personal y el Departamento Financiero Verifica que todo pago lleve el informe y la factura respectiva Solicitan en el primer pago para servicios profesionales la fianza, constancia de colegiado activo, contrato y Nmero de Identificacin Tributaria Verifican que las facturas por servicios profesionales lleven adjunto los timbres los cuales estn sujetos Elaboran pagos sin tener el contrato respectivo Preparan la nmina en el debido tiempo para evitar atraso en los pagos
Realiza clculos aritmticos con el propsito de establecer si la disponibilidad presupuestaria es suficiente para cubrir los compromisos de pago durante el perodo
Si la respuesta anterior es afirmativa, los realiza de forma peridica Avisan oportunamente a las autoridades superiores cuando tienen dficit presupuestario para cubrir el pago del personal que presta sus servicios. Recibe de forma directa la factura y el informe de la persona contratada Previo a contratar una persona sus servicios, consultan si existe disponibilidad presupuestaria Solicitan al personal el rgimen en que se encuentran inscritos en el Impuesto Sobre la Renta (ISR)
UDAI-M16-CIV
PASO No. 14 15 16
PREGUNTAS
SI
RESPUESTAS
COMENTARIOS
NO
N/A
La persona responsable realiza otras funciones inherentes al cargo Verifica que las facturas provenientes de servicios tcnicos y/o profesionales sean conforme a los servicios que presta a la Entidad Paga fianza de fidelidad el responsable de llevar control y registro de los pagos del personal FECHA SUPERVISADO: FIRMA FECHA: FIRMA: FECHA
30
UDAI-M17-CIV MODELO DE PAPELES DE TRABAJO DE REMUNERACIONES MINISTERIO DE COMUNICACIONES, INFRAESTRUCTURA Y VIVIENDA UNIDAD DE AUDITORA INTERNA P.T. No.: PAPELES DE TRABAJO RENUMERACIONES (POR CONTRATO) ENTIDAD: TIPO DE AUDITORA: RESPONSABLE: PERODO A EXAMINAR:
DETALLE DEL GASTO
VALOR
CONTRATO FIANZA
COMENTARIOS
SERVICIOS PROFESIONALES SERVICIOS TCNICOS TIMBRES PROFESIONALES PRESTA SUS SERVICIOS EN LA DEPENDENCIA FACTURA E INFORME
UDAI-M17-CIV
DETALLE DEL GASTO
VALOR
CONTRATO FIANZA
COMENTARIOS
SERVICIOS PROFESIONALES SERVICIOS TCNICOS TIMBRES PROFESIONALES PRESTA SUS SERVICIOS EN LA DEPENDENCIA FACTURA E INFORME
FECHA
SUPERVISADO: FIRMA
FECHA
32
UDAI-M18-CIV MODELO DE PAPELES DE TRABAJO PARA CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO DE CONTROL PERSONAL MINISTERIO DE COMUNICACIONES, INFRAESTRUCTURA Y VIVIENDA UNIDAD DE AUDITORA INTERNA P. T No. : PAPELES DE TRABAJO CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO CONTROL DE PERSONAL ENTIDAD: REA A EXAMINAR: PASO No.
1
PREGUNTAS
SI Sabe el nmero total del personal que tiene la institucin
RESPUESTAS
NO N/A
COMENTARIOS
2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16
Tienen registros por separado del personal permanente y por contrato debidamente identificado El registro del personal es llevado de forma sistematizada Llevan registro y control de las vacaciones del personal permanente Comunican con anticipacin al personal para el goce de sus vacaciones Hay personal que tienen varios perodos atrasados de vacaciones Las vacaciones son dadas conforme a las necesidades de la institucin Si la respuesta es negativa, entonces la persona decide a su conveniencia Realizan chequeos peridicos del personal Efectan revisiones de entrada y salida del personal Existe un adecuado control de entrada y salida del personal Llevan registros del personal que han demostrado irresponsabilidad dentro de sus actividades de trabajo Notifican al personal cuando son sorprendidos con varias faltas Llevan control sobre los permisos cuando exceden mas de ocho horas o por menor tiempo Cuando son autorizados estos permisos son descontados de las vacaciones Requieren constancias del IGSS cuando el personal utiliza el servicio de esta institucin
UDAI-M18-CIV
PASO No. 17 17
PREGUNTAS
SI
RESPUESTAS
NO N/A
COMENTARIOS
18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33
Llevan control sobre las suspensiones que efecta el IGSS al personal Se notifica al Departamento Financiero oportunamente de las altas, bajas, suspensiones y permisos especiales que generen pagos y/o suspensin de salarios Todo el personal porta su gfete de identificacin Tienen control sobre el personal que es trasladado El personal que es objeto de traslado tienen documentos que los amparan Para las oportunidades de ascenso para personal se hacen las evaluaciones respectivas Se ha realizado evaluaciones al personal de conformidad a las funciones que desempea Si la respuesta es afirmativa, han realizado cambios para mejora y reubicacin del personal Tienen buena relacin con los miembros del sindicato Tiene injerencia el sindicato (si hubiera) en las decisiones administrativas, cuando el personal es amonestado por incumplimiento de sus labores Se respetan las obligaciones y derechos que contiene el PACTO COLECTIVO Adems de lo que contiene el PACTO COLECTIVO se dan otros beneficios al personal que no gozan el derecho de jubilacin Es alto el nmero de personas que estn comprendidos como de tercera edad Si la respuesta anterior es afirmativa, el personal es por planilla Han realizado gestiones ante otras instancias para mejorar la calidad de vida de estas personas Al personal de nuevo ingreso se le informa de las actividades que tiene que desarrollar Promueven cursos de capacitacin para el personal Si la respuesta es afirmativa, existe preferencia para el personal que tiene acceso a los cursos FECHA SUPERVISADO: FIRMA FECHA: FIRMA: FECHA
UDAI-M19-CIV MODELO DE PAPELES DE TRABAJO DE CONTROL DE PERSONAL MINISTERIO DE COMUNICACIONES, INFRAESTRUCTURA Y VIVIENDA UNIDAD DE AUDITORA INTERNA P.T. No.: PAPELES DE TRABAJO CONTROL DE PERSONAL ENTIDAD: TIPO DE AUDITORA: RESPONSABLE: PERODO A EXAMINAR:
CEDULA No.
RENGLN CONTRATADO
ESTADO DEL PERSONAL

SEDE Y LUGAR DE TRABAJO
VACACIONES SUSPENDIDO POR EL IGSS PERMISO
No.
NOMBRES Y APELLIDOS COMPLETOS
DE ORDEN
DE REGISTRO
PUESTO SALARIO 011
031 029
189
COMENTARIO
UDAI-M19-CIV ESTADO DEL PERSONAL

SEDE Y LUGAR DE TRABAJO
VACACIONES SUSPENDIDO PERMISO POR EL IGSS
CDULA No.
RENGLN CONTRATADO
No.
NOMBRES Y APELLIDOS COMPLETOS
DE ORDEN
DE REGISTRO
PUESTO
SALARIO
011
031 029
189
COMENTARIO
FECHA
SUPERVISADO: FIRMA
FECHA
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UDAI-M20-CIV MODELO DE PAPELES DE TRABAJO PARA CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO DE CAJA FISCAL MINISTERIO DE COMUNICACIONES, INFRAESTRUCTURA Y VIVIENDA UNIDAD DE AUDITORA INTERNA P. T No. : PAPELES DE TRABAJO CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO CAJA FISCAL ENTIDAD: REA A EXAMINAR: PASO RESPUESTAS No. PREGUNTAS SI NO N/A Realizan revisiones peridicas de la caja fiscal 1 previo a su autorizacin Revisa que los datos consignados en la caja fiscal 2 corresponden al mes que se est operando Tiene al da las cajas fiscales 3 Estn reportadas de forma oportuna a la Controlara 4 General de Cuentas Tiene saldos o partidas por conciliar de meses 5 anteriores Si la pregunta anterior es afirmativa, tienen 6 conocimiento las autoridades de este hecho Conoce las causas respecto a las partidas por 7 conciliar Si la pregunta anterior es afirmativa, han realizado 8 gestiones ante otras instancias para imputar responsabilidades Si no se conocen las causas, entonces es por falta 9 de personal competente y eficiente para su integracin Previo a elaborar la caja fiscal verifica que los 10 documentos estn debidamente aprobados y autorizados por UDAF Concilia los saldos de las cuentas bancarias contra 11 el saldo que refleja la caja fiscal El saldo que reporta la caja fiscal es superior a lo 12 autorizado de Fondo Rotativo El que elabora la caja fiscal tambin realiza 13 funciones de registro de operaciones y pago de cheques Verifica que la documentacin relacionada en la 14 caja fiscal no contenga irregularidades Tiene debidamente archivadas las cajas fiscales que 15 ya fueron objeto de revisin por la Contralora General de Cuentas COMENTARIOS
UDAI-M20-CIV
PASO No. 16 17
RESPUESTAS PREGUNTAS SI Tienen reparos de la Contralora General de Cuentas sin resolver Paga fianza de fidelidad el responsable de elaborar la caja fiscal NO N/A COMENTARIOS
FECHA
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UDAI-M21-CIV MODELO DE PAPELES DE TRABAJO DE ARQUEOS DE CAJA FISCAL MINISTERIO DE COMUNICACIONES, INFRAESTRUCTURA Y VIVIENDA UNIDAD DE AUDITORA INTERNA P.T. No.: PAPELES DE TRABAJO ARQUEO DE LA CAJA FISCAL ENTIDAD: TIPO DE AUDITORA: RESPONSABLE: PERODO A EXAMINAR:
DESCRIPCIN
TOTAL DE EFECTIVO DOCUMENTOS DE LEGTIMO ABONO: FACTURAS PENDIENTES DE LISTAR FACTURAS LISTADAS FACTURAS PENDIENTES DE REINTEGRO DEPOSITOS EN BANCOS: (A LA FECHA DEL ARQUEO) Q. CUENTA No. Q. CUENTA No. Q. Q. Q.
VALOR PARCIAL
Q.
VALOR TOTAL
Q.
Q. Q.
SUMA IGUAL AL SALDO DE CAJA...............................................................
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UDAI-M22-CIV MODELO DE PAPELES DE TRABAJO PARA CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO DE EXISTENCIAS DE FORMAS MINISTERIO DE COMUNICACIONES, INFRAESTRUCTURA Y VIVIENDA UNIDAD DE AUDITORA INTERNA P. T No. : PAPELES DE TRABAJO CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO EXISTENCIAS DE FORMAS ENTIDAD: REA A EXAMINAR: PASO No. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 PREGUNTAS SI Realizan peridicamente arqueo de formas Revisa que los datos consignados en la caja fiscal tiene relacin con la informacin del mes anterior Realizan inventario fsico del total de la formas existentes Tiene diferencias de saldos con lo reportado en la caja fiscal Si la pregunta anterior es afirmativa, tienen conocimiento las autoridades de este hecho Conoce las causas respecto a la diferencia de saldos Si la pregunta es afirmativa, han realizado gestiones ante otras instancias para imputar responsabilidades nicamente el responsable del fondo rotativo tiene acceso a retirar formas cuando necesita Por medio de solicitud escrita el responsable despacha las formas El responsable de la custodia de las formas, informa mensualmente sobre los saldos de existencias o folios por utilizar El responsable del fondo rotativo solicita oportunamente a la Seccin de Talonarios de la Contralora General de Cuentas, la autorizacin de formularios. RESPUESTAS NO N/A COMENTARIOS
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UDAI-M22-CIV
FECHA
UDAI-M23-CIV MODELO DE PAPELES DE TRABAJO DE ARQUEOS DE FORMAS MINISTERIO DE COMUNICACIONES, INFRAESTRUCTURA Y VIVIENDA UNIDAD DE AUDITORA INTERNA P.T. No.: PAPELES DE TRABAJO ARQUEO DE FORMAS ENTIDAD: TIPO DE AUDITORA: RESPONSABLE: PERODO A EXAMINAR:
TIPO DE FORMULARIO 63-A2 92-A 1-H 200-A-3
EXISTENCIAS SALDO DEL No. AL No.
No. DE FORMULARIO UTILIZADOS
DEL No.
AL No.
FECHA SUPERVISADO: ELABORADO POR: FIRMA FIRMA
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UDAI-M24-CIV MODELO DE PAPELES DE TRABAJO PARA CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO PARA LA SEGURIDAD FSICA EN EL REA DE INFORMTICA MINISTERIO DE COMUNICACIONES, INFRAESTRUCTURA Y VIVIENDA UNIDAD DE AUDITORA INTERNA P. T No. : PAPELES DE TRABAJO CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO LISTA DE CHEQUEO PARA EL CENTRO DE CMPUTO ENTIDAD: REA A EXAMINAR: PASO No. PREGUNTAS SI A) PISO FALSO El material del piso es falso 1 NOTA: Si la respuesta es afirmativa llene el cuestionario UDAI-M24A-CIV. B) TECHO FALSO El material del techo es falso y resistente. 1 NOTA: Si la respuesta es afirmativa llene el cuestionario UDAI-M24B-CIV. C) MEDIO AMBIENTE Se cuenta con un sistema central de aire 1 acondicionado Este sistema es de aireacin plena 2 Con cuantos equipos estacionarios cuenta 3 El tablero de comando de estos equipos est dentro 4 del CPD. Cada cunto se hace mantenimiento a estos 5 equipos Hay instalado un dispositivo que mantengan 6 automticamente un nivel recomendado de temperatura Funciona correctamente este dispositivo 7 Con que frecuencia se le hace mantenimiento 8 Se registra diariamente la temperatura ambiente 9 Cual es la temperatura ambiente promedio 10 Es buena la iluminacin del rea 11 Cual es la iluminacin (luces) promedio del rea 12 Es mnima la cantidad de material combustible que 13 se mantiene en el CPD. El material de los muebles y divisiones es 14 resistente. RESPUESTAS NO N/A COMENTARIOS
UDAI-M24-CIV PASO No. 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 PREGUNTAS SI La ubicacin de los muebles es buena, tal que ayuda a la proteccin de los cables de los equipos Se tiene instalados extintores manuales de incendio Cuntos instalados en el CPD. Cuntos instalados en las reas usuarias De que clase de agente extintor son Cuantos extintores tiene su carga vigente La ubicacin de cada extintor esta sealizada de tal forma que permite una fcil localizacin Su instalacin es la recomendada Hay un letrero que indique en que tipo de incendio y como usarlo Son claras las instrucciones que se indican en el letrero El letrero esta en buenas condiciones Se tiene un botiqun para primeros auxilios Las cestas de basura son metlicas Peridicamente se estn vaciando las cestas de basura, dependiendo de la cantidad producida de la misma Se dispone de lmparas de luz de emergencia (bateras) Mximo cunto dura su servicio continuo RESPUESTAS NO N/A COMENTARIOS
D) CONTROL DE ACCESO Existe un sistema de control de acceso al CPD 1 El sistema de control de acceso al CPD es manual 2 Si es un sistema electrnico, que tecnologa se 3 aplica Se registran todos los eventos de acceso, 4 concedidos y denegados Dependiendo del usuario, se define su rea y 5 horario de acceso Se cumplen a cabalidad estas restricciones 6 Quien define los usuarios que tienen acceso al 7 CPD Se presentan visitas al CPD 8 Siempre que personas ajenas a la dependencia 9 visitan el CPD, se les acompaa a todo el momento durante la misma El personal de mantenimiento de equipos ingresa 10 el CPD Este personal est totalmente identificado 11 Est debidamente identificado el procedimiento 12 del sistema de control de acceso al CPD Todos los procedimientos estn bien 13 documentados
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UDAI-M24-CIV
PASO No. 14 15 16
PREGUNTAS SI Se complementa el sistema de control de acceso al CPD con un circuito cerrado de televisin (CCTV) Se cuenta con un programa de sealizacin de las reas restringidas Se tiene identificado el cargo que custodiar las llaves de las puertas de acceso a las reas restringidas
RESPUESTAS NO N/A
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E) INFRAESTRUCTURA LOCAL Y OPERACIONAL Esta claramente definidas las reas del CPD 1 (Unidades de disco, operacin, impresin, Cintoteca, papelera, etc.) Su distribucin de planta es buena 2 El rea de impresin esta debidamente aislada 3 Su ubicacin es la ms recomendable 4 Se dispone de un programa de evacuacin para 5 casos de emergencia Estn claramente identificadas y definidas las rutas 6 de evacuacin Dichas rutas de evacuacin estn libres de 7 obstculos Las salidas estn bien sealizadas (puertas y luces) 8 El rea del CPD est ubicada lejos de las rutas de 9 alto trfico dentro del edificio Existen puertas y/o ventanas del CPD que dan al 10 exterior de la dependencia Se tiene un tablero elctrico independiente para el 11 CPD Desde este tablero se puede cortar el flujo de 12 potencia Este tablero elctrico se encuentra dentro del CPD 13 Las lneas de potencia estn estabilizadas 14 Qu marca es el estabilizador 15 Cul es el nmero de inventario 16 Cada cunto se le hace mantenimiento 17 Las lneas de potencia estn aterrizadas 18 Cundo mide la tierra de la lnea de potencia 19 Hay respaldo de potencia por un motor generador 20 Qu capacidad tiene 21 Cul es su nmero de inventario 22 Cada cunto se le hace mantenimiento 23 Se tiene Unidad de Potencia ininterrumpida (UPS) 24 Qu marca es la UPS 25 Qu capacidad tiene la UPS 26 Cul es su numero de inventario 27 Cada cunto se le hace mantenimiento 28
UDAI-M24-CIV
PASO No. 29 30 31 32
PREGUNTAS SI Qu marca es el supresor Qu capacidad tiene Cul es su nmero de inventario Cada cunto se le hace mantenimiento
RESPUESTAS NO N/A
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F) VECINDAD Quienes son los vecinos al CPD: 1 a) Norte b) Oriente c) Sur d) Occidente El CPD est prximo a una va pblica de alto 2 trfico El trfico que utiliza esta va son vehculos pesados 3 Se perciben vibraciones en el piso de CPD 4 En la vecindad hay fuentes de contaminacin 5 ambiental, como polvo, holln, cenizas, vapores, etc. Se tienen instalados filtros que protejan al CPD de 6 esta contaminacin ambiental El aire acondicionado est instalado de tal forma 7 que no succiona aire contaminado En la vecindad hay depsitos de agua 8 Existen fuentes de explosin en la vecindad 9 En la vecindad se tiene un sindicalismo fuerte 10 En el rea donde se encuentran la dependencia se 11 han registrado motines Hay compaas multinacionales en la vecindad 12 Dichas compaas han tenido cualquier clase de 13 terrorismo Se conocen casos de hurto en la vecindad 14 La empresa cuenta con un aislamiento perimetral 15 Dicho aislamiento perimetral est iluminado y 16 vigilado G) PERSONAL Y PROCEDIMIENTOS Que cargos existen en el CPD: 1 DIRECTOR DE SISTEMAS cuntos? ANALISTAS cuntos? JEFES DE PRODUCCION cuntos? OPERADORES DE SISTEMAS cuntos? AUXILIARES DEL SISTEMA cuntos? USUARIOS DEL SISTEMA cuntos? Existe la definicin respectiva para cada uno de los 2 cargos
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UDAI-M24-CIV
PASO No. 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16
PREGUNTAS SI La persona que ejerce cada uno de estos cargos conoce sus funciones y responsabilidades con respecto a Sistemas Existen personas relacionadas con el CPD que tienen ms de un perodo de vacaciones vencido Hay personas que tiene ms de tres (3) aos continuos en el mismo cargo Se rota al personal por los diferentes cargos de la empresa El personal usuario de sistemas ha recibido cursos de capacitacin sobre el rea tcnica El personal relacionado con sistemas ha recibido cursos de cmo utilizar y cuidar los equipos de computacin El usuario cumple dichas normas Existe procedimientos y/o manuales para el usuario sobre como operar y cuidar los equipos El personal ha recibido charlas sobre como actuar en casos de emergencia Se han dictado cursos de cmo operar y que tipo de extintor utilizar El personal operativo de sistemas ha recibido estos cursos Se cuenta con un directorio actualizado de todo el personal de sistemas, que incluya nombre, direccin y telfono Se tiene un directorio visible de los bomberos, ambulancia, polica nacional civil, etc., que incluya el nmero telefnico de emergencia. Se realizan simulacros de situaciones de emergencia.
RESPUESTAS NO N/A
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H) SEGURIDAD DE LA INFORMACIN Estn claramente identificadas las personas 1 autorizadas para entregar/retirar informacin del CPD, en cualquier medio Existe un procedimiento que defina cmo se 2 entrega/retira del CPD el medio de informacin Se tiene un inventario de medios magnticos 3 Cada medio magntico tiene su etiqueta que 4 permita identificarlo claramente. Existe un procedimiento que defina como se debe 5 rotular un medio magntico Se est cumpliendo dicho procedimiento 6 Existen normas sobre acceso y prstamo de medios 7 magnticos a personal interno y/o externo a la dependencia
UDAI-M24-CIV
PASO No. 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24
PREGUNTAS SI Se cumplen dichas normas de acceso y prstamo Peridicamente se hacen arqueos de medios magnticos Cuando se destruye un medio magntico se hace en presencia de un delegado de la Unidad de Auditora Interna. Hay un procedimiento que regule la destruccin de medios magnticos Se esta cumpliendo este procedimiento Est normalizada la destruccin de medios magnticos Se cumple las normas sobre la destruccin de medios Se hacen copias de soporte de la informacin Con que periodicidad Se hacen copias de soporte de los procedimientos y programas Con que periodicidad Se tiene copia de soporte de la configuracin del equipo y del sistema operacional Las copias de soporte estn almacenada en un sitio de acceso restringido El sitio de almacenamiento de las copias es cerrada El sitio de almacenamiento de las copias es hermtico La temperatura promedio del ambiente es la apropiada? Se cuenta con una estantera para la ubicacin de los medios magnticos
RESPUESTAS NO N/A
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FECHA
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UDAI-M24A-CIV
MODELO DE PAPELES DE TRABAJO PARA CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO PARA LA SEGURIDAD FISICA EN EL REA DE INFORMTICA MINISTERIO DE COMUNICACIONES, INFRAESTRUCTURA Y VIVIENDA UNIDAD DE AUDITORA INTERNA P. T No. : PAPELES DE TRABAJO CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO LISTA DE CHEQUEO PARA EL CENTRO DE CMPUTO (PISO FALSO) ENTIDAD: REA A EXAMINAR: PASO No. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 RESPUESTAS PREGUNTAS SI El material del piso es resistente Con que frecuencia se asea debajo del piso falso Que tipo de ducteria va por debajo del piso falso El material de la ductera es resistente Es bueno el estado de la ductera que va por debajo del piso falso. Hay cajas concentradoras de conexiones tanto elctricas como telefnicas. Est en buenas condiciones el estado de las cajas concertadoras. Cada tubera o cableado est identificado por un color Cada lnea elctrica, telefnica o lgica est claramente identificada El piso losa, tiene un buen desnivel para desages Se cuenta con ductera de aguas sucias Es suficiente la capacidad de desages de la ductera Se cuenta con detectores de humedad debajo del piso falso Funcionan correctamente los detectores de humedad Se tiene instalado un sistema de deteccin de incendios debajo del piso falso Funciona correctamente este sistema de deteccin de incendios. Cada cunto se la hace mantenimiento a ste sistema de deteccin de incendios. NO N/A COMENTARIOS
UDAI-M24A-CIV
PASO No. 18 19 20 21 22
RESPUESTAS PREGUNTAS SI Existe un sistema de extincin automtica de incendios debajo del piso falso Funciona correctamente ste sistema de extincin de incendios Con qu periodicidad se le hace mantenimiento a este tipo de extincin Si existe otro sistema de extincin de incendios, de que tipo es y si funciona correctamente Se le hace mantenimiento y cada cuanto NO N/A COMENTARIOS
FECHA
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UDAI-M24B-CIV
MODELO DE PAPELES DE TRABAJO PARA CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO PARA LA SEGURIDAD FSICA EN EL REA DE INFORMTICA MINISTERIO DE COMUNICACIONES, INFRAESTRUCTURA Y VIVIENDA UNIDAD DE AUDITORA INTERNA P. T No. : PAPELES DE TRABAJO CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO LISTA DE CHEQUEO PARA EL CENTRO DE CMPUTO (TECHO FALSO) ENTIDAD: REA A EXAMINAR: PASO No. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 RESPUESTAS PREGUNTAS SI Qu tipo de ductera va por dentro del techo falso Es bueno el estado de la ductera que va por dentro del techo falso y resistente Hay cajas concentradoras de conexiones tanto elctricas como telefnicas en el techo falso Estn en buen estado las cajas concentradoras Sobre la placa techo existe alguna fuente de agua Est en buen estado la placa techo La placa techo esta impermeabilizada Cada cuanto se le hace mantenimiento a la placa techo Se tiene instalado un sistema de deteccin de incendios en el techo falso Funciona correctamente un sistema de deteccin de incendios Cada cuanto se la hace mantenimiento a este sistema de deteccin de incendios Existe un sistema de extincin automtica de incendios en el techo falso Funciona correctamente ste sistema de extincin de incendios Con qu periodicidad se le hace mantenimiento a ste sistema de extincin. Las lmparas de iluminacin instaladas en el techo falso tienen balastros Con qu periodicidad se le hace mantenimiento a las lmparas NO N/A COMENTARIOS
UDAI-M24B-CIV
FECHA
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UDAI-M25-CIV MODELO DE PAPELES DE TRABAJO PARA CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO PARA LA SEGURIDAD FSICA EN EL REA DE INFORMTICA MINISTERIO DE COMUNICACIONES, INFRAESTRUCTURA Y VIVIENDA UNIDAD DE AUDITORA INTERNA P. T No. : PAPELES DE TRABAJO CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO SEGURIDAD FSICA EN EL REA DE INFORMTICA ENTIDAD: REA A EXAMINAR: PASO No. 1 2 3 4 5 PREGUNTAS SI Se han adoptado medidas de seguridad en el ETI. Existe una persona responsable de seguridad Se ha dividido la responsabilidad para tener un mejor control de la seguridad Existe personal de vigilancia en la dependencia La vigilancia se contrata: a) Directamente b) Por medio de empresas que venden ese servicio. Existe una clara definicin de funciones en los puestos claves. Se investiga a los vigilantes cuando son contratados directamente Se controla el trabajo fuera del horario. Se registran las acciones de los operadores para evitar que realicen algunas pruebas que puedan daar el sistema Existe vigilancia en el Ente de Tecnologa e Informtica ETI (ETI) las 24 horas En la entrada del ETI existe: a) Vigilante b) Recepcionista c) Tarjeta de control de acceso d) Ninguno Se permite el acceso a los archivos y programas a los programadores, analistas y operadores. RESPUESTAS NO N/A COMENTARIOS
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UDAI-M25-CIV PASO No. 13 14 RESPUESTAS PREGUNTAS SI Se ha instruido a estas personas, sobre que medidas tomar en caso de que alguien pretenda ingresar sin autorizacin El espacio que ocupa el ETI est situado a salvo de: a) Inundacin b) Terremotos c) Fuego d) Sabotaje El ETI da al exterior Describa brevemente la construccin del ETI, de preferencia proporcionando planos y material con que fue construido y equipo (muebles, sillas, etc.) Existe control en el acceso al ETI : a) Por identificacin personal b) Por tarjeta magntica c) Por claves verbales d) Otras Son controladas las visitas y demostraciones en el ETI Se registra el acceso al ETI de personas ajenas a la direccin del Departamento Se vigila la moral y el comportamiento del personal del ETI con el fin de mantener una buena imagen y evitar un posible fraude Existe alarma para: a) Detectar fuego, calor, humo, en forma automtica b) Avisar en forma manual la presencia de fuego c) Detectar una fuga de agua d) Detectar magnticos e) No existe Estas alarmas estn en: a) En el ETI b) En la Cintoteca y discoteca Existe alarma para detectar condiciones anormales del ambiente: a) En el ETI b) En la Cintoteca y discoteca c) En otros lados y cuales La alarma es perfectamente audible Esta alarma tambin esta conectada: a) Al puesto de guardias b) A la estacin de bomberos c) A ningn otro lado d) Otros NO N/A COMENTARIOS
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UDAI-M25-CIV PASO No. 26 RESPUESTAS PREGUNTAS SI Existen extintores de fuego: a) Manuales b) Automticos c) No existen Se ha capacitado al personal en el manejo de los extintores Los extintores, manuales o automticos son a base de: a) Agua b) Gas c) Otros Se revisa de acuerdo con el proveedor el funcionamiento de los extintores. Solicita el control que lleva el proveedor del estado de los extintores Si es que existen extintores automticos, son activados por los detectores automticos de fuego Si los extintores automticos son a base de agua, se han tomado medidas para evitar que el agua cause ms dao que el fuego. Si los extintores automticos son a base de gas, se han tomado medidas para evitar que el gas cause ms dao que el fuego. Existe un lapso de tiempo suficiente, antes que funcionen los extintores automticos, para que el personal: a) Corte la accin de los extintores por tratarse de falsas alarmas. b) Pueda cortar la energa elctrica c) Pueda abandonar el local sin peligro de intoxicacin. d) Es inmediata su accin Los interruptores de energa estn debidamente protegidos, etiquetados y sin obstculos para alcanzarlos. Saben que hacer los operadores del ETI en caso de que ocurra una emergencia ocasionada por fuego El personal ajeno a operacin sabe que hacer en el caso de una emergencia (incendio, inundacin, terremoto) Existe salida de emergencia Esta puerta solo es posible abrirla: a) Desde el interior b) Desde el exterior c) Ambos lados NO N/A COMENTARIOS
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UDAI-M25-CIV PASO No. 40 41 42 RESPUESTAS PREGUNTAS SI Se revisa frecuentemente que no est abierta o descompuesta la cerradura de la puerta y de las ventanas, si es que existen. Se ha informado o capacitado a todo el personal en la forma en que se deben desalojar las instalaciones en caso de emergencia Se han tomado medidas para minimizar la posibilidad de fuego: a) Evitando artculos inflamables en el ETI. b) Prohibiendo fumar a los operadores en el interior. c) Vigilando y manteniendo el sistema elctrico d) No se ha previsto Se ha prohibido a los operadores el consumo de alimentos y bebidas en el interior del ETI para evitar daos al equipo Se limpia con frecuencia el polvo acumulado Se controla el acceso y prstamo en la: a) Discoteca b) Cintoteca c) Programateca Explique la forma como se ha clasificado la informacin vital, esencial, no esencial, etc. Se cuenta con copias de los archivos en lugar distinto al de la computadora Explique la forma en que estn protegidas fsicamente estas copias (bveda, cajas de seguridad, etc.) que garantice su integridad en caso de incendio, inundacin, terremoto, etc. Se tienen establecidos procedimientos de actualizacin a estas copias Indique el nmero de copias que se mantiene, de acuerdo con la forma en que se clasifique la informacin: 0, 1, 2 y 3 Existe Unidad de Auditora Interna en la dependencia La Unidad de Auditora Interna conoce todos los aspectos de los sistemas Que tipos de controles ha propuesto Se cumplen Se auditan los sistemas en operacin NO N/A COMENTARIOS
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UDAI-M25-CIV PASO No. 56 RESPUESTAS PREGUNTAS SI Con qu frecuencia: a) Cada seis (6)meses b) Cada ao c) Otra (especifique) Cuando se efectan modificaciones a los programas, a iniciativa de quien es: a) Usuario b) Director de Informtica c) Jefe de Anlisis y programacin d) Programador e) Otras (especifique) La solicitud de modificaciones a los programas se hace en forma: a) Oral a) Escrita (proporcionar formatos) Una vez efectuados las modificaciones, se presentan pruebas a los interesados Existe control estricto en las modificaciones Se revisa que tenga la fecha de las modificaciones cuando se hayan efectuado Si se tiene terminales conectadas, se han establecidos procedimientos de operacin Se verifica identificacin: a) De la terminal b) Del usuario c) No se pide identificacin Se han establecido que informacin puede ser manipulada y porque persona Se ha establecido un nmero mximo de violaciones en sucesin para que la computadora cierre esta terminal y se de aviso al responsable de ella Se registra cada violacin a los procedimientos con el fin de llevar estadsticas y frenar las tendencias mayores Existen controles de seguridad sobre las siguientes operaciones: a) Recepcin de documentos b) Informacin confidencial c) Captacin de documentos d) Computo electrnico e) Programas f) Discotecas y cintotecas Documentos de salida NO N/A COMENTARIOS
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UDAI-M25-CIV
PASO No.
RESPUESTAS PREGUNTAS SI g) Archivos magnticos h) Operacin del equipo de computacin i) Identificacin del personal j) Polica k) Seguros contra robo e incendio l) Cajas de seguridad Otras (especifique) Tienen seguros todos estos equipo (solicitar el documento) NO N/A COMENTARIOS
68
FECHA
58
UDAI-M26-CIV MODELO DE PAPELES DE TRABAJO PARA EL CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO PARA ENTREVISTAR A LOS USUARIOS DEL SISTEMA DE OPERACIN Y/O INFORMACIN MINISTERIO DE COMUNICACIONES, INFRAESTRUCTURA Y VIVIENDA UNIDAD DE AUDITORA INTERNA P. T No. : PAPELES DE TRABAJO CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO ENTREVISTA A LOS USUARIOS DEL SISTEMA DE OPERACIN Y/O INFORMACIN ENTIDAD: REA A EXAMINAR: PASO No. 1 2 PREGUNTAS SI Considera que el ETI da los resultados esperados Como considera usted, en general, el servicio proporcionado por el ETI: a) Deficiente b) Aceptable c) Satisfactorio d) Excelente Por qu? Cubre sus necesidades el sistema que utiliza el ETI: a) No las cubre b) Parcialmente c) La mayor parte d) Todas Por qu? Hay disponibilidad en el ETI para sus requerimientos: a) Generalmente no existe b) Hay ocasionalmente c) Regularmente d) Siempre Por qu? Son entregados con puntualidad los trabajos: a) Nunca b) Rara vez c) Ocasionalmente d) Generalmente e) Siempre Por qu? RESPUESTAS NO N/A COMENTARIOS
UDAI-M26-CIV PASO No. PREGUNTAS SI Que piensa de la presentacin de los operadores solicitados al ETI. a) Deficiente b) Aceptable c) Satisfactorio d) Excelente Por qu? Que piensa de la asesora que se imparte sobre informtica a) No se proporciona b) Es insuficiente c) Satisfactoria d) Excelente Por qu? Que piensa de la seguridad en el manejo de la informacin proporcionada por el sistema que utiliza: a) Nula b) Riesgosa c) Satisfactoria d) Excelente Por qu? Existen fallas de exactitud en los procesos de informacin: Cules? Como utiliza los reportes que se le proporcionan Cules no utiliza De aquellos que no utiliza, por que razn los recibe Que sugerencias presenta a la eliminacin de reportes: a) Modificacin b) Fusin c) Divisin de reporte Se cuenta con un manual de usuario por sistema Es claro y objetivo el manual del usuario Que opinin tiene el manual: NOTA: Pida el manual del usuario para evaluarlo Quin interviene de su departamento en el diseo de sistemas Que sistemas deseara que se incluyeran FECHA SUPERVISADO: FIRMA FECHA: FIRMA: FECHA RESPUESTAS NO N/A COMENTARIOS
9 10 11 12 13
14 15 16 17 18
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UDAI-M27-CIV MODELO DE PAPELES DE TRABAJO PARA DETERMINAR EL RIESGO DE CONTROL MINISTERIO DE COMUNICACIONES, INFRAESTRUCTURA Y VIVIENDA UNIDAD DE AUDITORA INTERNA P. T No. : PAPELES DE TRABAJO RIESGO DE CONTROL ENTIDAD: TIPO DE AUDITORA: PERODO A EXAMINAR:
No.
RIESGO DE CONTROL REAS
DETALLE DE CONTROLES INTERNOS
PUNTOS
1. Tamao de la Entidad 2. Organizacin 3. Activos Fijos 4. Nmero y Tamao de Programas 5. Actividad 6. Ingresos 7. Seguros p/Resguardo de lo Bienes. 8. Diversidad y complejidad de las Operaciones 9. Sistema de Administracin Financiera 10. Departamento de Auditora Interna 11. Adquisicin de Bienes
UDAI-M27-CIV
No.
RIESGO DE CONTROL
DETALLE DE CONTROLES INTERNOS
PUNTOS
12. Contratos de personal 13. Constante cambio de personal 14. Aplicacin de Normas Emitidas por la Contralora General de Cuentas. 15. Leyes y Regulaciones Aplicables. 16. Sistemas de Administracin 17. Rubro de Ingresos y Grupos de Gastos.
COMENTARIO: ELABORADO POR: FIRMA FECHA SUPERVISADO: FIRMA FECHA
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UDAI-M28-CIV MODELO DE PAPELES DE TRABAJO PARA DETERMINAR EL RIESGO INHERENTE MINISTERIO DE COMUNICACIONES, INFRAESTRUCTURA Y VIVIENDA UNIDAD DE AUDITORA INTERNA P. T No. : PAPELES DE TRABAJO RIESGO INHERENTE ENTIDAD: TIPO DE AUDITORA: PERODO A EXAMINAR:
No. ATRIBUTOS 1. Ejecucin Presupuestaria 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.
EVALUACIN Y/O VERIFICACIN
Obtenga el monto por Grupo y Rengln de la Ejecucin Presupuestaria (por el perodo auditado) Seleccione los renglones que sern objeto de muestra y elija Muestra uno para determinar el riesgo inherente. Que el valor neto de la Orden Compra sea igual al total del Monto documento de soporte en lo que corresponde. Que la Orden Compra este debidamente documentada con el Afectacin Contable soporte que corresponda de acuerdo a su afectacin contable. Que haya evidencia de revisin de los clculos, dentro del Clculos Aritmticos documento por parte de los responsables en el Departamento Financiero. Que las ordenes de compra, estn firmados por los Firmas Responsables responsables de acuerdo a los manuales. Que el beneficiario asignado corresponda a la misma entidad o Beneficiario persona que identifican los documentos de soporte. Documentos de Soporte (Cur, Que el documento de soporte, est de acuerdo con el detalle de la orden de compra. Facturas, bouchers, etc.) Requisitos Fiscales (IVA, ISR, Que los documentos de soporte cumplan con los requisitos fiscales que indican las leyes respectivas. etc.) Que la prestacin del servicio se haya hecho cumpliendo con normas, reglamentaciones y leyes aplicables. Que los servicios hayan sido cancelados oportunamente y sin recargos por mora en el pago.
10. Requisitos Legales 11. Servicio Prestado 12. Recargos e Intereses
Que los servicios hayan sido cancelados oportunamente y sin recargos por mora en el pago.
UDAI-M28-CIV
No. ATRIBUTOS 13. Almacn 14. Inventario 15. Registros 16. Tarjetas de Responsabilidad
EVALUACIN Y/O VERIFICACIN

Que las adquisiciones de bienes y servicios, hayan sido ingresadas en el almacn y operados los registros oportunamente. Que los bienes hayan sido inventariados con la nomenclatura correspondiente y en el tiempo establecido. Que los registros que amparan los ingresos al almacn e inventarios se encuentren al da as como operados los egresos respectivos. Que los bienes distribuidos al personal que labora en las diferentes Direcciones, Subdirecciones, Jefaturas, Unidades, etc., tenga operado en su tarjeta de responsabilidad los bienes que tienen bajo su uso y custodia.
NOTA: En adelante describir como atributo las reas objeto de evaluacin, asimismo incluir de manera general los controles que se llevan para el efecto. Ejemplo ver numerales 13, 14, 15 y 16.
FECHA
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UDAI-M28A-CIV MODELO DE PAPELES DE TRABAJO PARA DETERMINAR EL RIESGO INHERENTE EN TERMINOS PORCENTUALES. MINISTERIO DE COMUNICACIONES, INFRAESTRUCTURA Y VIVIENDA UNIDAD DE AUDITORA INTERNA P. T No. : PAPELES DE TRABAJO DETERMINACIN DEL RIESGO INHERENTE ENTIDAD: TIPO DE AUDITORA: PERODO A EXAMINAR: GRUPO:
No.
RENGLN: NMERO
ORDEN DE COMPRA CUR MES DESCRIPCIN
VALORES
QUETZALES MUESTRA
RENGLN
ATRIBUTOS A EXAMINAR 6 7 8 9 10 11 12
13
14 15
16
RESUMEN ATRIBUTOS CUMPLIDOS

ATRIBUTOS NO CUMPLIDOS
TOTAL DE ATRIBUTOS
PORCENTAJE
ATRIBUTOS CUMPLIDOS % ATRIBUTOS NO CUMPLIDOS %
TOTAL DE ATRIBUTOS %
UDAI-M28A-CIV
No.
NMERO
RENGLN ORDEN DE COMPRA CUR
MES
DESCRIPCIN
VALORES
QUETZALES MUESTRA
ATRIBUTOS A EXAMINAR 6 7 8 9 10 11 12
13
14 15
16
INTERVALO PARA EVALUAR EL RIESGO /= ATRIBUTO CUMPLIDO x= ATRIBUTO NO CUMPLIDO
1 a 10
COMENTARIO: ELABORADO POR: FIRMA FECHA SUPERVISADO: FIRMA FECHA
66
UDAI-M29-CIV MODELO DE CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES MINISTERIO DE COMUNICACIONES, INFRAESTRUCTURA Y VIVIENDA UNIDAD DE AUDITORA INTERNA
CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES (PLAN ANUAL DE AUDITORA INTERNA) MINISTERIO DE COMUNICACIONES, INFRAESTRUCTURA Y VIVIENDA
AO
UNIDAD A
AUDITAR
UNIDAD A
AUDITAR
UNIDAD A
AUDITAR
UNIDAD A
AUDITAR
UNIDAD A
AUDITAR
UNIDAD A
AUDITAR
UNIDAD A
AUDITAR
UNIDAD A
AUDITAR
UNIDAD A
AUDITAR
UNIDAD A
AUDITAR
UNIDAD A
AUDITAR
UNIDAD A
AUDITAR
No.
ACTIVIDADES
ENERO
FEBRERO
MESES
MARZO ABRIL MAYO JUNIO JULIO
AGOSTO SEPTIEMBRE OCTUBRE NOVIEMBRE DICIEMBRE
TOTAL HORAS
UDAI-M29-CIV
UNIDAD A
AUDITAR
UNIDAD A
AUDITAR
UNIDAD A
AUDITAR
UNIDAD A
AUDITAR
UNIDAD A
AUDITAR
UNIDAD A
AUDITAR
UNIDAD A
AUDITAR
UNIDAD A
AUDITAR
UNIDAD A
AUDITAR
UNIDAD A
AUDITAR
UNIDAD A
AUDITAR
UNIDAD A
AUDITAR
No.
ACTIVIDADES
ENERO
FEBRERO
MESES
MARZO DEL AL ABRIL DEL AL MAYO DEL AL JUNIO DEL AL JULIO DEL AL
AGOSTO SEPTIEMBRE OCTUBRE NOVIEMBRE DICIEMBRE
TOTAL HORAS
FECHA No. DE AUDITORES

COORDINACIN Y SUPERVISIN
TOTAL HORAS ACTIVIDAD ESTIMADAS POR
DEL AL
DEL AL
DEL AL
DEL AL
DEL AL
DEL L
DEL AL
TOTAL HORAS CARGABLES.....................................................................

NOTA: Estos cuadros deben achurarlos de color, en funcin del tiempo que se estima llevar a cabo la auditora, anotando a su derecha la unidad objeto de auditora.
68
UDAI-M30-CIV MODELO DE LA PLANIFICACIN ESPECFICA DE AUDITORA MINISTERIO DE COMUNICACIONES, INFRAESTRUCTURA Y VIVIENDA UNIDAD DE AUDITORA INTERNA P. T No. : PAPELES DE TRABAJO PROGRAMA PARA LA OBTENCIN DE INFORMACIN Y DOCUMENTACIN (PLANIFICACIN ESPECFICA) TIPO DE AUDITORA: ENTIDAD: PERODO A EXAMINAR: No. 1 DESCRIPCIN DEFINICIN: Ref. P/T Hecho por Fecha: Revisado por: Fecha:
OBJETIVOS:
PROCEDIMIENTO:
3.1
TRABAJO A DESARROLLAR:
FECHA
UDAI-M31-CIV MODELO PARA LA EVALUACIN PRELIMINAR DEL CONTROL INTERNO MINISTERIO DE COMUNICACIONES, INFRAESTRUCTURA Y VIVIENDA UNIDAD DE AUDITORA INTERNA P. T No. : PAPEPLES DE TRABAJO EVALUACIN PRELIMINAR DEL CONTROL INTERNO (CUESTIONARIO) ENTIDAD: PERODO A EXAMINAR: RESPUESTAS PASO No. PREGUNTAS SI NO N/A COMENTARIOS
FECHA
70
UDAI-M32-CIV MODELO PARA LA EVALUACIN PRELIMINAR DEL CONTROL INTERNO MINISTERIO DE COMUNICACIONES, INFRAESTRUCTURA Y VIVIENDA UNIDAD DE AUDITORA INTERNA P. T No. : PAPELES DE TRABAJO EVALUACIN PRELIMINAR DEL CONTROL INTERNO (NARRACIN DE PROCEDIMIENTOS) ENTIDAD: PERODO A EXAMINAR: PASO No. ACTIVIDAD RESPONSABLE NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO
FECHA
UDAI-M33-CIV MODELO PARA LA EVALUACIN PRELIMINAR DEL CONTROL INTERNO MINISTERIO DE COMUNICACIONES, INFRAESTRUCTURA Y VIVIENDA UNIDAD DE AUDITORA INTERNA P. T No. : PAPELES DE TRABAJO EVALUACIN PRELIMINAR DEL CONTROL INTERNO (FLUJOGRAMA) ENTIDAD: PERODO A EXAMINAR: PASO No. PROCEDIMIENTO CARGO
DEPTO/SECCIN 1 DEPTO/SECCIN 2
ETCETERA
FECHA
72
UDAI-M34-CIV MODELO DEL FORMATO DEL MEMORANDO DE PLANIFICACIN MINISTERIO DE COMUNICACIONES, INFRAESTRUCTURA Y VIVIENDA UNIDAD DE AUDITORA INTERNA NDICE PAPELES DE TRABAJO MEMORANDO DE PLANIFICACIN ENTIDAD: TIPO DE AUDITORA: REA O CUENTA: PERODO A EXAMINAR: A. ANTECEDENTE
B. LEYES, NORMAS, REGLAMENTOS Y OTROS ASPECTOS LEGALES
C. CONDICIONES PARA AUDITAR LA ENTIDAD
D. REAS CRTICAS Y EVALUACIN DE FACTORES DE RIESGO
E. OBJETIVOS
F. ALCANCE
G. CRITERIOS PARA SELECCIONAR LA MUESTRA
H. INFORMES QUE SE PRESENTARN
UDAI-M34-CIV I. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES
J.
ESTIMACIN DE RECURSOS
TIEMPO ESTIMADO: ELABORADO POR: RMA
TIEMPO REAL: FECHA APROBADO POR: FIRMA FECHA
74
UDAI-M35-CIV MODELO DEL CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES MINISTERIO DE COMUNICACIONES, INFRAESTRUCTURA Y VIVIENDA UNIDAD DE AUDITORA INTERNA NDICE PAPELES DE TRABAJO CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES ENTIDAD: TIPO DE AUDITORA: REA O CUENTA: PERODO A EXAMINAR:
No.
ACTIVIDADES
DEL:
PRIMERA SEGUNDA
AL:
TERCERA
SEMANAS DEL:
CUARTA PRIMERA SEGUNDA
AL:
TERCERA CUARTA
1 PLANIFICACIN 1.1 FAMILIARIZACIN

1.1.1 1.1.2 1.1.3
Revisin Archivo Permanente Revisin Archivo Corriente
1.2 1.3 1.4 2 2.1 3 3.1 3.2 3.3 3.4
Visita Preliminar Evaluacin Preliminar Control Interno Memorando de Planificacin Programas de Auditora EJECUCIN Evaluacin del Control Interno COMUNICACIN DE RESULTADOS Elaboracin del Borrador del Informe Discusin del Borrador del Informe Elaboracin, revisin y aprobacin del Informe Firma y presentacin del informe
ELABORADO: FECHA:
AUTORIZADO POR: FECHA:
APROBADO POR: FECHA:
UDAI-M36-CIV MODELO DE ASIGNACIN DE PERSONAL MINISTERIO DE COMUNICACIONES, INFRAESTRUCTURA Y VIVIENDA UNIDAD DE AUDITORA INTERNA NDICE PAPELES DE TRABAJO ASIGNACIN DE PERSONAL ENTIDAD: TIPO DE AUDITORA: REA O CUENTA: PERODO A EXAMINAR:
PERSONAL ASIGNADO
FECHAS DEL AL
HRS. HOMBRE OBSERVACIONES EST. REAL
ACTIVIDADES 1 PLANIFICACIN 1.1 FAMILIARIZACIN

No.
1.1.1 1.1.2 1.1.3
NOMBRE
CARGO
Revisin Archivo Permanente Revisin Archivo Corriente
1.2 1.3 1.4 2 2.1 3 3.1 3.2 3.3 3.4
Visita Preliminar Evaluacin Preliminar Control Interno Memorando de Planificacin Programas de Auditora EJECUCIN Evaluacin del Control Interno COMUNICACIN DE RESULTADOS Elaboracin del Borrador del Informe Discusin del Borrador del Informe Elaboracin, revisin y aprobacin del Informe Firma y presentacin del informe
AUTORIZADO POR: FECHA: APROBADO POR: FECHA:
ELABORADO: FECHA:
76
UDAI-M37-CIV MODELO DE PROGRAMA DE AUDITORA MINISTERIO DE COMUNICACIONES, INFRAESTRUCTURA Y VIVIENDA UNIDAD DE AUDITORA INTERNA NDICE PAPELES DE TRABAJO PROGRAMA DE AUDITORA ENTIDAD: TIPO DE AUDITORA: REA O CUENTA: PERODO A EXAMINAR:
No. DESCRIPCIN Ref. P/T Hecho por: Fecha Revisado por Fecha
DEFINICIN
OBJETIVOS
2.1 ESPECFICOS
PROCEDIMIENTOS
3.1 ALCANCE
3.2 SELECCIN DE LA MUESTRA
3.3 TRABAJO A DESARROLLAR
TIEMPO ESTIMADO: ELABORADO POR: FIRMA
TIEMPO REAL: FECHA APROBADO POR: FIRMA FECHA
UDAI-M38-CIV MODELO DE CDULA MARCAS MINISTERIO DE COMUNICACIONES, INFRAESTRUCTURA Y VIVIENDA UNIDAD DE AUDITORA INTERNA MARCAS
= SUMATORIA = COTEJADO O COMPARADO = NO ACEPTADO = CONTINUA = CANTIDAD COTEJADA CON OTRO REGISTRO
~ /
= PENDIENTE DE VERIFICAR
IDEM HACIA ABAJO
= INVENTARIO VERIFICADO = INVENTARIO NO VERIFICADO * = ANOTACIN = SUMADO HORIZONTAL < = =

SUMADO VERTICAL CHEQUE EN CIRCULACIN
78
UDAI-M39-CIV
MODELO DE SOLICITUD DE LA CARTA DE REPRESENTACIN MINISTERIO DE COMUNICACIONES, INFRAESTRUCTURA Y VIVIENDA UNIDAD DE AUDITORA INTERNA SOLICITUD DE LA CARTA DE REPRESENTACIN
Guatemala,
de
de 20
DIRIGIDA A LAMAXIMA AUTORIDAD DE LA ENTIDAD AUDITADA SU DESPACHO . Seor, Licenciado, Ingeniero, etc......: Respetuosamente nos dirigimos a usted, para hacer de su conocimiento que de conformidad con el nombramiento No............... de (fecha), emitidos por el Director y/o Coordinador de la Unidad de Auditora Interna de este (Ministerio y/o Dependencia), fuimos designados para practicar auditora en esa (Unidad, Departamento, Seccin, etc.), por el perodo comprendido del (da, fecha y ao). En virtud y en cumplimiento a las Normas de Auditora Interna Gubernamental contenidas en el Acuerdo 0903 de fecha 8 de julio 2003, A-22-2004 y A-23-2004 ambos de fecha 21 de julio de 2004 y A-57-2006 de fecha 08 de junio de 2006, emitidas por el Contralor General de Cuentas, solicitamos se sirva emitir una carta de representacin, de acuerdo al modelo y requerimiento que se adjunta a la presente. Le agradecemos que su carta sea enviada a esta comisin de auditora a ms tardar el (fecha), y a la atencin de (nombre completo del supervisor o bien la persona responsable del grupo de auditora). Atentamente. FIRMA Y NOMBRE DE LOS AUDITORES
C.C. Archivo
UDAI-M40-CIV
MODELO DE LA CARTA DE REPRESENTACIN MINISTERIO DE COMUNICACIONES, INFRAESTRUCTURA Y VIVIENDA UNIDAD DE AUDITORA INTERNA CARTA DE REPRESENTACIN
Guatemala,
de
de 20
Licenciado (Nombre completo del Supervisor o Jefe de Grupo) Auditor Interno Seor Auditor Por este medio me dirijo a usted, con el propsito de indicarle que se proporcion la informacin solicitada y que se detalla adelante, la cual sirvi para realizar el examen a las operaciones financieras-contables y administrativas, por el perodo comprendido del (da, fecha, ao), dicha informacin permitir expresar una opinin razonable, respecto a las cifras si se presentan razonablemente en todos sus aspectos importantes, con principios presupuestarios, contables y conforme al Marco Conceptual de las Normas Generales de Control Interno Gubernamental, aplicados en el (entidad auditada), siendo los siguientes: 1. 2. (Se describe todo lo que servir de base para realizar la auditora.) ......
Atentamente.
Firma o Firmas de la Mxima Autoridad NOTA: El contenido de la informacin solicitada por el auditor, por medio de la carta de representacin, variar de una entidad a otra, de un perodo a otro y de una auditora a otra, por lo que el contenido de este modelo no deben entenderse que es de aplicacin generalizada, depender del criterio del auditor y de las necesidades de obtencin de evidencia adicional para soportar apropiadamente el trabajo de auditora. Si la entidad se negara a proporcionar esta carta, esto constituye una limitacin en el alcance del trabajo, cuyos efectos debe evaluar el auditor para emitir una opinin o una abstencin, as como otras implicaciones que pudiera tener sobre el dictamen.
80
UDAI-M41-CIV MODELO DE LA CARTULA DE ARCHIVO PERMANENTE MINISTERIO DE COMUNICACIONES, INFRAESTRUCTURA Y VIVIENDA UNIDAD DE AUDITORA INTERNA
CARTULA DEL ARCHIVO PERMANENTE
ARCHIVO PERMANENTE ENTIDAD (Nombre Completo)
Guatemala, (mes) (ao)
UDAI-M42-CIV
MODELO PARA EL REGISTRO DE RECOMENDACIONES EMITIDAS MINISTERIO DE COMUNICACIONES, INFRAESTRUCTURA Y VIVIENDA UNIDAD DE AUDITORA INTERNA
(NOMBRE DE LA ENTIDAD) DIRECCIN DE LA UNIDAD AUDITORA INTERNA REGISTRO DE RECOMENDACIONES EMITIDAS

I. INFORMACIN GENERAL
1. UNIDAD EJECUTORA: 2. UNIDAD ADIMINISTRATIVA: 3. AUDITOR ASIGNADO: 4. SUPERVISOR ASIGNADO: 5. FECHA DE ENTREGA DEL INFORME 6. No. DEL INFORME:
II. REGISTRO DE RECOMENDACIONES
No.
RECOMENDACIN
DAS PLAZO
FECHA
RESPONSABLE
82
UDAI-M42-CIV
No.
RECOMENDACIN
DAS PLAZO
FECHA
RESPONSABLE
Elaborado Fecha
Revisado por Fecha
UDAI-M43 -CIV MODELO PARA EL SEGUIMIENTO DE LAS RECOMENDACIONES MINISTERIO DE COMUNICACIONES, INFRAESTRUCTURA Y VIVIENDA UNIDAD DE AUDITORA INTERNA P. T No. :
PAPELES DE TRABAJO SEGUIMIENTO A LAS RECOMENDACIONES DEPENDENCIA: TIPO DE AUDITORA: NOMBRAMIENTO:

No. INFORME: PRIMERA VISITA
FECHA DE VERIFICACIN
SEGUNDA VISITA TERCERA VISITA CUARTA VISITA
AUDITOR RESPONSABLE:
SUPERVISOR:
SITUACIN No. RECOMENDACIN

ATENDIDA PARCIALMENTE ATENDIDA * NO ATENDIDA
RESPONSABLES
OBSERVACIONES
84
UDAI-M43 -CIV
* SI LA RECOMENDACIN EST PARCIALMENTE ATENDIDA O EN PROCESO, EN LA COLUMNA DEBE INDICARSE LAS RAZONES COMENTARIOS:
Elaborado Fecha
Revisado por Fecha
UDAI-M44-CIV MODELO DE LA CDULA DE SUPERVISIN MINISTERIO DE COMUNICACIONES, INFRAESTRUCTURA Y VIVIENDA UNIDAD DE AUDITORA INTERNA P. T. No.: PAPELES DE TRABAJO CDULA DE SUPERVISIN
DEPENDENCIA: UNIDAD A EXAMINAR: CLASE DE TRABAJO: PERODO EXAMINADO: No. DE NOMBRAMIENTO: AUDITOR RESPONSABLE:
CONFORME A LA PLANIFICACIN
FECHA DE REVISIN
REA SUPERVISADA
SI
NO
NOMBRE DEL AUDITORSUPERVISOR
OBSERVACIONES
86
UDAI-M45-CIV MODELO DE DICTAMENES SOBRE ESTADOS FINANCIEROS MINISTERIO DE COMUNICACIONES, INFRAESTRUCTURA Y VIVIENDA UNIDAD DE AUDITORA INTERNA
a) Modelo de Dictamen Limpio Dictamen Seor (es) (Autoridad Superior de la Entidad, Junta Directiva, Presidente, etc.) (Nombre Completo, si es cargo individual Presidente,) (Entidad nombre completo-) Su Despacho Hemos auditado las (estados financieros que correspondan) del (entidad . . . . . . . .), correspondiente al perodo del . . . . . . al . . de . . . . . . de . . . ., Nuestra auditora fue realizada de acuerdo con Normas de Auditora Gubernamental contenidas en el Acuerdo Interno No. 09-03 emitidos por el Contralor General de Cuentas. Estas normas requieren que la auditora sea planificada y desarrollada con el fin de obtener seguridad razonable, respecto a si los estados financieros estn libres de errores importantes. Una auditora incluye el examen, sobre bases selectivas, de la evidencia que respalda los montos y divulgaciones en (los estados financieros auditados). Tambin incluye una evaluacin de las Normas Internacionales de Contabilidad y los principios presupuestarios utilizados por (nombre de la entidad auditada), para el registro y presentacin de la informacin. En nuestra opinin, los (estados financieros) de (..), se presentan razonablemente en todos sus aspectos importantes, de conformidad con principios presupuestarios y de contabilidad generalmente aceptados. Atentamente. Auditor Interno Lugar y fecha.
UDAI-M45-CIV
b) Modelo de Dictamen con Limitaciones Dictamen Seor (es) (Autoridad Superior de la Entidad, Junta Directiva, Presidente, etc.) (Nombre Completo, si es cargo individual Presidente,) (Entidad nombre completo-) Su Despacho Hemos auditado los (estados financieros que correspondan) del (entidad. . . . . . . .), correspondiente al perodo del . . . . . . al . . de . . . . . . de . . . ., Excepto por lo que se discute en el apndice I, nuestra auditora fue realizada de acuerdo con Normas de Auditora Gubernamental contenidas en el Acuerdo Interno No. 09-03, emitidas por el Contralor General de Cuentas. Estas normas requieren que la auditora sea planificada y desarrollada con el fin de obtener seguridad razonable, respecto a si los estados financieros estn libres de errores importantes. Una auditora incluye el examen, sobre bases selectivas, de la evidencia que respalda los montos y divulgaciones en (los estados financieros auditados). Tambin incluye una evaluacin de las Normas Internacionales de Contabilidad y los principios presupuestarios utilizados por (..), para el registro y presentacin de la informacin. I. Limitaciones (las limitaciones se deben detallar en el informe dentro de la seccin del alcance) 1 2. 3. etc. En nuestra opinin, excepto por el efecto de lo mencionado en el apndice I anterior, los (estados financieros auditados), se presenta razonablemente en todos sus aspectos importantes. Atentamente Auditor Interno Lugar y fecha ..
88
UDAI-M45-CIV
c) Modelo de Dictamen con Salvedades Dictamen Seor (es) (Autoridad Superior de la Entidad, Junta Directiva, Presidente, etc.) (Nombre Completo, si es cargo individual Presidente,) (Entidad nombre completo-) Su Despacho Hemos auditado los (estados financieros que correspondan) del (entidad. . . . . . . .), correspondiente al perodo del . . . . . . al . . de . . . . . . de . . . ., Nuestra auditora fue realizada de acuerdo con Normas de Auditora Gubernamental contenidas en el Acuerdo Interno No. 09-03, emitidas por el Contralor General de Cuentas. Estas normas requieren que la auditora sea planificada y desarrollada con el fin de obtener seguridad razonable, respecto a si los estados financieros estn libres de errores importantes. Una auditora incluye el examen, sobre bases selectivas, de la evidencia que respalda los montos y divulgaciones en (los estados financieros auditados). Tambin incluye una evaluacin de las Normas Internacionales de Contabilidad y los principios presupuestarios utilizados por (), para el registro y presentacin de la informacin. I. Salvedades (anotar la condicin y el efecto, y al final del prrafo hacer referencia al No. del hallazgo correspondiente en el informe) 1. 3. etc. En nuestra opinin, excepto por el efecto de lo mencionado en el apndice I anterior, los (estados financieros auditados) de (. . . . . . . . .), se presenta razonablemente en todos sus aspectos importantes, de conformidad con principios presupuestarios y de contabilidad generalmente aceptados. Atentamente Auditor Interno Lugar y fecha.
UDAI-M45-CIV
d) Modelo de Dictamen con Limitaciones y Salvedades

Dictamen
Seor (es) (Autoridad Superior de la Entidad, Junta Directiva, Presidente, etc.) (Nombre Completo, si es cargo individual Presidente,) (Entidad nombre completo-) Su Despacho Hemos auditado los (estados financieros que correspondan) del (entidad.. . . . . .), correspondiente al perodo del . . . . . . al . . de . . . . . . de . . . ., Excepto por lo que se discute en el apndice I y II nuestra auditora fue realizada de acuerdo con Normas de Auditora Gubernamental contenidas en el Acuerdo Interno No. 0903, emitidos por el Contralor General de Cuentas. Estas normas requieren que la auditora sea planificada y desarrollada con el fin de obtener seguridad razonable, respecto a si los estados financieros estn libres de errores importantes. Una auditora incluye el examen, sobre bases selectivas, de la evidencia que respalda los montos y divulgaciones en los estados financieros. Tambin incluye una evaluacin de las Normas Internacionales de Contabilidad y los principios presupuestarios utilizados por (la entidad auditada), para el registro y presentacin de la informacin I. Limitaciones (las limitaciones se deben detallar en el informe dentro de la seccin del alcance) 1. II. Salvedades (anotar la condicin y el efecto, y al final del prrafo hacer referencia al No. del hallazgo en el informe) 1. En nuestra opinin, excepto por el efecto de lo mencionado en los apndices I y II anteriores, los (estados financieros) de (. . . . . . . . .), se presenta razonablemente en todos sus aspectos importantes, de conformidad con principios presupuestarios y de contabilidad generalmente aceptados. Atentamente Auditor Interno Lugar y fecha..
90
UDAI-M45-CIV
e) Modelo de Dictamen Negativo, con limitaciones y salvedades Dictamen Seor (es) (Autoridad Superior de la Entidad, Junta Directiva, Presidente, etc.) (Nombre Completo, si es cargo individual Presidente,) (Entidad nombre completo-) Su Despacho Hemos auditado los (estados financieros que correspondan) del (entidad. . . . . . .), correspondiente al perodo del . . . . . . al . . de . . . . . . de . . . ., Excepto por lo que se discute en el apndice I, nuestra auditora fue realizada de acuerdo con Normas de Auditora Gubernamental contenidas en el Acuerdo Interno No. 09-03, emitidas por el Contralor General de Cuentas. Estas normas requieren que la auditora sea planificada y desarrollada con el fin de obtener seguridad razonable, respecto a si los estados financieros estn libres de errores importantes. Una auditora incluye el examen, sobre bases selectivas, de la evidencia que respalda los montos y divulgaciones en (el estado financiero auditado). Tambin incluye una evaluacin de las Normas Internacionales de Contabilidad y los principios presupuestarios utilizados por (la entidad auditada), para el registro y presentacin de la informacin. I. Limitaciones (las limitaciones se deben detallar en el informe dentro de la seccin del alcance) 1 2. II. Salvedades (anotar la condicin y el efecto, y al final del prrafo hacer referencia al No. del hallazgo en el informe) 1. 2. En nuestra opinin, debido a lo discutido en los apndices I y II anteriores, el (estado financiero auditado) de (. . . . . . . . .), no se presentan razonablemente en todos sus aspectos importantes, de conformidad con principios presupuestarios y de contabilidad generalmente aceptados. Atentamente. Auditor Interno
Lugar y fecha
UDAI-M45-CIV
f) Modelo de Dictamen Negativo, solo con salvedades Dictamen Seor (es) (Autoridad Superior de la Entidad, Junta Directiva, Presidente, etc.) (Nombre Completo, si es cargo individual Presidente,) (Entidad nombre completo-) Su Despacho Hemos auditado los (estados financieros que correspondan) del (entidad . .. . . . .), correspondiente al perodo del . . . . . . al . . de . . . . . . de . . . ., Nuestra auditora fue realizada de acuerdo con Normas de Auditora Gubernamental contenidas en el Acuerdo Interno No.09-03, emitidas por el Contralor General de Cuentas. Estas normas requieren que la auditora sea planificada y desarrollada con el fin de obtener seguridad razonable, respecto a si los estados financieros estn libres de errores importantes. Una auditora incluye el examen, sobre bases selectivas, de la evidencia que respalda los montos y divulgaciones en (los estados financieros auditados). Tambin incluye una evaluacin de las Normas Internacionales de Contabilidad y los principios presupuestarios utilizados por (la entidad auditada), para el registro y presentacin de la informacin. I. 1. 2. 4. etc. En nuestra opinin, debido a lo discutido en el apndice I anterior, el (estado auditado) de (. . . . . . . . .), no se presenta razonablemente en todos sus aspectos importantes, de conformidad con principios presupuestarios y de contabilidad generalmente aceptados. Atentamente Auditor Interno Salvedades (anotar la condicin y el efecto, y al final del prrafo hacer referencia al No. del hallazgo en el informe)
Lugar y fecha
92
UDAI-M46-CIV MODELO DE DICTAMENES SOBRE ESTADOS FINANCIEROS MINISTERIO DE COMUNICACIONES, INFRAESTRUCTURA Y VIVIENDA UNIDAD DE AUDITORA INTERNA
a) Modelo de Dictamen de Abstencin de Opinin Dictamen Seor (Autoridad Superior de la Entidad, Ministro, Secretario, etc.) (Nombre Completo) (Entidad nombre completo-) Su Despacho Hemos auditado los (estados financieros que correspondan) del (Ministerio . . . . . . . .), correspondiente al perodo del . . . . . . al . . de . . . . . . de . . . ., Excepto por lo que se discute en el apndice I, nuestra auditora fue realizada de acuerdo con Normas de Auditora Gubernamental contenidas en el Acuerdo Interno No. 09-03, emitidas por el Contralor General de Cuentas. Estas normas requieren que la auditora sea planificada y desarrollada con el fin de obtener seguridad razonable, respecto a si los estados financieros estn libres de errores importantes. I. Limitaciones (las limitaciones se deben detallar en el informe dentro de la seccin del alcance) 1. 2. 3. Debido a la limitacin indicada en el apndice I anterior, la cual incidi en la oportunidad de la aplicacin de nuestros procedimientos, asimismo, (indicar otros aspectos importantes que limitaron nuestro trabajo) limit el alcance de nuestro trabajo y por lo tanto no expresamos una opinin sobre los (estados financieros) de (identificar la entidad auditada). Atentamente Auditor Interno
Lugar y fecha.
UDAI-M47-CIV MODELO DE PAPELES DE TRABAJO PADE LA CDULA CENTRALIZADORA DE HALLAZGOS. MINISTERIO DE COMUNICACIONES, INFRAESTRUCTURA Y VIVIENDA UNIDAD DE AUDITORA INTERNA P.T. No.: MODELO DE PAPELES DE TRABAJO CDULA CENTRALIZADORA DE HALLAZGOS
Ref. P/T DESCRIPCIN COMENTARIOS CONCLUSIONES MARCAS
TTULO DEL HALLAZGO CONDICIN
a)
b)
c)
CRITERIO
CAUSA
EFECTO
RECOMENDACIN
94
FECHA
a) En esta columna se debe dejar constancia de lo discutido con los responsables de la entidad, de acuerdo a lo regulado en la norma de auditora referente a comunicacin de resultados. b) Con base al resultado de lo discutido, segn la columna de comentarios, aqu se debe dejar constancia del resultado de la discusin, para ser definido el hallazgo en el informe o no, si el hallazgo fue desvanecido de acuerdo a pruebas presentadas o de otro tipo, que tambin se plantearon en la discusin. c) En esta columna se colocan las marcas utilizadas
CDULAS ANEXAS
96
UDAI-MA1-CIV MODELO DE PAPELES DE TRABAJO PARA CDULA DE COMENTARIOS MINISTERIO DE COMUNICACIONES, INFRAESTRUCTURA Y VIVIENDA UNIDAD DE AUDITORA INTERNA P. T No. : PAPELES DE TRABAJO CDULA DE COMENTARIOS PREGUNTA No. COMENTARIO
Ref. P/T
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
ELABORADO POR: FIRMA FECHA SUPERVISADO: FIRMA FECHA
UDAI-MA2-CIV MODELO DE PAPELES DE TRABAJO PARA CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO SOBRE LA PRESTACIN DE LOS SERVICIOS POSTALES DADOS EN CONCESIN MINISTERIO DE COMUNICACIONES, INFRAESTRUCTURA Y VIVIENDA UNIDAD DE AUDITORA INTERNA P. T No. : PAPELES DE TRABAJO CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO PRESTACIN DEL SERVICIO POSTAL ENTIDAD: REA A EXAMINAR: PASO No. 1 2 PREGUNTAS SI Revisan que el concesionario preste el servicio postal conforme a lo indicado y detallado en el contrato Revisan que las cifras reportadas mensualmente, en concepto de pago correspondiente al 5% del canon sobre el valor de la facturacin de los ingresos brutos, estn correctas Si la pregunta anterior es afirmativa solicitan informacin adicional a la reportada para cerciorarse que las cifras estn correctas Tienen reportes o detalles del personal del concesionario que incluya puestos y funciones Han solicitado informes para verificar el cumplimiento de los pagos de carcter fiscal y laboral Tienen registros para el control de los pagos que ha efectuado el concesionario por concepto de arrendamiento de los inmuebles y por el derecho de uso de los bienes intangibles Remite oportunamente los pagos que el concesionario est obligado a presentar ante la Direccin General de Correos y Telgrafos Evalan que el concesionario cumpla con mantener un programa de publicidad en las agencias y a travs de los medios de comunicacin, de los servicios que presta el correo Verifican que el concesionario cumplan con tener pintada todas las agencias de forma homognea y que tenga un rotulo visible con la leyenda CONCESIONARIO DEL CORREO OFICIAL DE GUATEMA, COMENTARIOS Y SUGERENCIAS A LOS TELEFONOS 22677367 223231010 Al 7 RESPUESTAS NO N/A COMENTARIOS
3 4 5 6
7 8
98
UDAI-MA2-CIV
PASO No. 10
PREGUNTAS SI Verifican que cada una de las agencias cumplan con tener un libro de sugerencias y quejas el cual debe estar autorizado por la Direccin General de Correos y Telgrafos Si la pregunta anterior es positiva comprueban de forma peridica cual ha sido la sugerencia o queja ms comn y lo reportan al concesionario para que tomen las medidas necesarias Verifican que efecten los pagos por concepto de almacenaje o vaciado de contenedores en los puertos martimos y areos del pas, as como el transporte postal del pas origen y destino, asimismo otros gastos que generen por la prestacin del servicio Comprueban que el concesionario mantenga vigente el respaldo tcnico del operador oficial del pas miembro de la Unin Postal UPU, con quin suscribi el convenio y que fue presentado en las bases de licitacin como tal Establecen que el concesionario cumpla con las disposiciones internas emanadas por las autoridades de la concesin Cuando han solicitado informacin relacionado con Estados Financieros o de otra ndole, el concesionario ha cumplido en presentarla Si la respuesta anterior es negativa han aplicado alguna multa o sancin de conformidad al contrato Monitorean de forma peridica que todas las oficinas postales de atencin al pblico estn abiertas como mnimo 8 horas diarias de lunes a viernes y 4 horas el da sbado Comprueban que las oficinas postales de atencin al pblico con horarios especiales estn autorizadas por la Direccin General de Correos a propuesta por el concesionario Realizan pruebas selectivas para verificar que las agencias cumplan con tener el mobiliario y equipo necesario y en buenas condiciones para la prestacin del servicio (mostrador, balanza, mquina de escribir y sello identificador)
RESPUESTAS NO N/A
COMENTARIOS
11
12
13
14 15 16 17
18
19
UDAI-MA2-CIV
PASO No. 20 21 22 23
PREGUNTAS SI Verifican que la prestacin del servicio postal sea efectivo a travs de las ventanillas o buzones, o bien el lugar como los usuarios indiquen Comprueban que el personal del concesionario est debidamente uniformado y que porten gafetes de identificacin Verifican que la correspondencia sea manejada a travs de embalajes especiales y por medio de envos debidamente diseados Han evaluado que los actuales mtodos de clasificacin de correspondencia sean giles y expeditas en su encaminamiento, el cual deben incluir a que categora corresponde, formato, distribucin y la aplicacin de la gua de codificacin postal El mtodo de clasificacin de correspondencia que se hace referencia en el numeral anterior est autorizado por la Direccin General de Correos y Telgrafos Evalan sobre la eficacia en la entrega de envos postales a travs de las modalidades que indica el Reglamento de Operaciones Se est cumpliendo con realizar pruebas en la entrega de la correspondencia, para alcanzar los estndares y metas fijadas en el Reglamento de Operaciones Verifican de manera selectiva que la correspondencia est en condiciones aceptables de conservacin, conforme a las normas internacionales (Convenio Postal Universal) Verifican que toda carta o paquete, sea retirada nicamente por el remitente y conforme a los requisitos que indica el Reglamento de Operaciones Han comprobado que todos los apartados postales estn debidamente autorizados y aprobados por la Direccin General de Correos y Telgrafos Han realizado visitas fsicas a todas las oficinas establecidas en el territorio nacional, para comprobar el encaminamiento indirecto, entrega y recepcin de la correspondencia conforme al sistema combinado (radial y punto a punto)
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UDAI-MA2-CIV PASO No. 31 32 PREGUNTAS SI Verifican si tienen registros y controles sobre correspondencia que por alguna circunstancia no fue entregada Cuando el concesionario traslada la correspondencia rezagada a la Direccin General de Correos, esta es comparada con los registros y controles para comprobar su razonabilidad La Direccin General de Correos y Telgrafos, da cumplimiento en publicar a travs de un medio de comunicacin masivo de la correspondencia rezagada para que sea reclamada Cuando la correspondencia no es reclamada suscriben actas paras dejar constancia de su destruccin, tomando como parmetros los aspectos que indica el Reglamento de Operacin Les notifican de productos perecederos y que hayan quedado en rezago para que procedan a destruccin. Evalan que los registros, controles y entrega para la correspondencia definida como POSTA RESTANTE sea efectivo Se ha comprobado que el Concesionario mantenga a disposicin para atender cualquier reclamo el servicio de dos lneas telefnicas, una gratuita y otras de seal de fax, un apartado postal y una direccin de correo electrnico El concesionario lleva un control o bitcora de los reclamos de los usuarios y si son atendidos dentro de los veinticuatro horas siguientes de recibido Cuenta el concesionario con una base de datos y que este conectado a la Direccin General de Correos y Telgrafos para que pueda verificar la informacin en funcin de los reclamos y que se hayan resuelto en tiempo Si la respuesta es afirmativa han impuesto multas y/o sanciones cuando no han sido resueltos los reclamos Evalan de forma peridica que las tasas, tarifas y franqueos por la prestacin del servicio estn aplicadas correctamente El concesionario cumple con presentar a la Direccin General de Correos y Telgrafos un detalle del volumen y precios facturados por franqueo de envos cuando se trate de portes pagados y porte a pagar RESPUESTAS NO N/A COMENTARIOS
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UDAI-MA2-CIV PASO No. 43 PREGUNTAS SI Si la pregunta anterior es afirmativa la informacin es comparada con los registros y controles del concesionario para comprobar la legitimidad de la informacin Se tiene conocimiento que el concesionario efecta tarifas especiales para la prestacin del servicio, a excepcin de las que son permitidas en el Reglamento de Operaciones Si la pregunta anterior es afirmativa estn autorizadas y aprobadas por las autoridades Superiores del Ministerio Realizan evaluaciones peridicas en la cual el concesionario no est incurriendo en prohibiciones que le indica el Reglamento de Operaciones Si la pregunta anterior es afirmativa tienen procedimientos o formatos diseados para monitorear sobre las prohibiciones a las cuales est sujeta el concesionario Tienen conocimiento si la Unidad de Concesiones y Desincorporaciones de este Ministerio ha evaluado al concesionario sobre el cumpliendo de las obligaciones contenidas en el Contrato de Concesin. Si la pregunta anterior es afirmativa les han remitido copia del informe pormenorizado del resultado del anlisis, en la que incluyen si fuera necesario la ejecucin de acciones a seguir Cuando el concesionario es sujeto a una sancin y/o multa previo a la imposicin le corren audiencia al Representante Legal Han tenido conocimiento que el concesionario haya participado de forma unilateral en eventos nacionales o internacionales en materia postal, promovidas por Administraciones Postales y Agencias y/o Secretaras Internacionales reconocidas por sus siglas UPAEP Y UPU Se ha negado el concesionario en permitir a la Oficina de la Inspeccin Postal de la Direccin General de Correos y Telgrafos en cumplir con los trabajos de supervisin La Oficina de la Inspeccin Postal ha confiscado envos por malas practicas de recepcin tal como lo establecen los Convenios Postales Internacionales y Locales RESPUESTAS NO N/A COMENTARIOS
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PASO No. 54 55 56 57 58
PREGUNTAS SI Verifica la oficina de la Inspeccin Postal que las recomendaciones hechas por la Direccin General de Correos y Telgrafos sean aplicadas Cumple el concesionario con remitir el programa anual de control, tanto de auditora interna como externa El concesionario ha remitido los manuales de normas y procedimientos, reglamento interno de trabajo y manuales seguridad e higiene industrial Si la respuesta anterior es afirmativa la Oficina de Inspeccin Postal verifica el cumplimiento de los manuales y el reglamento El concesionario ha remitido un detalle de los itinerarios de las lneas reas, transporte local y departamental para el cumplimiento de sus funciones Tiene un detalle actualizado de todos los buzones y sus respectivas ubicaciones en todo el territorio de la Repblica La Oficina de Inspeccin Postal rinde mensualmente a las autoridades de la Direccin y a la UCD, un informe de forma detallada y pormenorizada de los resultados obtenidos conforme a las acciones de supervisin que ejerce El concesionario cumple con remitir los documentos, informes y reportes a la Direccin General de Correos tal como lo especifica el Reglamento de Operaciones Tienen un archivo de cada uno de los formularios E-001 al E-016 remitidos por el concesionario Tienen debidamente clasificados los reportes semanales que remite el concesionario de la correspondencia internacional recibida y expedida en el pas conforme a los criterios dados en el Reglamento de Operaciones Existen informes de las cuentas y pagos presentadas y aceptadas por las distintas Administraciones Postales del intercambio de correspondencia internacional
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UDAI-MA2-CIV PASO No. 65 66 67 68 69 PREGUNTAS SI El concesionario remite fotocopias de las facturas mensuales de las lneas reas de la correspondencia internacional expedida Tienen informes de encaminamiento y trnsito de la correspondencia internacional expedidas, el cual incluya tiempos de entrega y sus variantes El concesionario remite boletines de verificacin y reclamaciones internacionales enviados, recibidos y aceptados La Direccin General de Correos y Telgrafos verifica que la informacin que se indica a partir del numeral 62 en adelante, sea legitima y confiable La Oficina de Inspeccin Postal supervisa al concesionario sobre la emisin, distribucin y venta de sellos postales, atendiendo las normas legales aplicables a esa actividad Cuando hay una emisin nueva de sellos postales el concesionario cumple con la cantidad que est obligada a remitir a la Direccin General de Correos conforme al Reglamento de Operaciones El concesionario remite un informe relacionado con las cuentas de los abonados nacionales e internacionales Evalan que el concesionario cumplan con las normas y convenios emitidas por la Oficina Internacional y la Secretaria General Internacional en materia de filatelia, dando atencin especial a la recomendacin C-80/1989 que el indica el Reglamento de Operaciones Tienen informes del resultado de la evaluacin que se indica en el numeral que antecede Tiene conocimiento que el concesionario mantenga relaciones con empresa subcontratadas Si la pregunta anterior es afirmativa han verificado que este autorizado por la Direccin General de Correos y Telgrafos y que no afecten las condiciones del contrato y las bases de licitacin Se ha realizado al concesionario una evaluacin a nivel general sobre el cumplimiento de normas internacionales de los servicios postales, contenidos en documentos internacionales suscritos por el Estado de Guatemala Si la pregunta anterior es afirmativa tiene informes de los resultados de la evaluacin RESPUESTAS NO N/A COMENTARIOS
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PASO No. 78
PREGUNTAS SI Han realizado verificaciones en la cual el concesionario mantenga la cobertura geogrfica mnima como se describe en las bases de licitacin y el contrato de concesin Se ha comprobado que los estndares de calidad y tiempo para la correspondencia simple sean de acuerdo a lo establecido en las bases de licitacin Evala que las oficinas postales llenen los requisitos de acuerdo a la categora que le corresponde conforme al Reglamento de Operaciones Tiene conocimiento si el concesionario a cumplido en presentar los estados financieros a la Autoridad Superior dentro los primeros quince das del mes siguiente por conducto de UCD Si la pregunta anterior es afirmativa tienen copias de los estados financieros y son analizados El concesionario ha presentado a la autoridad superior estados financieros semestrales debidamente auditados Tienen copias de informes de auditora relacionados a los Estados Financieros que se citan De los hallazgos establecidos se ha procedido a cumplir con las recomendaciones Han impuesto multas y sanciones de conformidad al Reglamento de Operaciones Si la pregunta anterior es afirmativa tienen registros y controles de las multas y/o sanciones Tienen datos o estadsticas sobre cuales han sido ms comunes las multas y/o sanciones De acuerdo a la pregunta que antecede han tenido reuniones con el concesionario para que tomen medidas que tiendan a eliminar esas irregularidades Solicitan copia de la boleta del depsito al concesionario cuando ha depositado el pago de la multa y/o sancin Comprueban que la fecha de la boleta de depsito est comprendido en el tiempo que regula el Reglamento de Operaciones
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PASO No. 92 93
PREGUNTAS SI Se ha tenido algn conflicto o controversia con el concesionario en la prestacin del servicio En relacin al pregunta anterior se ha logrado conciliarse entre el concesionario y la Autoridad de Control y Aplicacin o ha requerido que se solucione ante otras instancias como lo regula el Reglamento Operaciones
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UDAI-MA3-CIV MODELO DE PAPELES DE TRABAJO PARA CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO SOBRE EL PROCESO DE COBRO DE LAS ESTIMACIONES DE EMPRESAS CONSTRUCTORAS Y SUPERVISORAS MINISTERIO DE COMUNICACIONES, INFRAESTRUCTURA Y VIVIENDA UNIDAD DE AUDITORA INTERNA P. T No. : PAPELES DE TRABAJO CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO PROCESO DE COBRO DE ESTIMACIONES DE EMPRESAS CONSTRUCTORAS Y SUPERVISORAS ENTIDAD: REA A EXAMINAR: PASO No. 1 2 3 4 5 6 PREGUNTAS SI Previo a recibir la documentacin (estimacin), es revisada de manera general para verificar que incluya todos los aspectos para su respectivo trmite Cuenta con una base de datos para el control y registro de las estimaciones Si la respuesta anterior es afirmativa, considera que la base de datos es funcional La base de datos est en red con las dems unidades que son afines al proceso Las cifras reportadas en el cuadro analtico de cantidades de trabajo y el Cuadro General de la Estimacin (sbana) son comparadas fsicamente Realizan pruebas de cumplimiento para comprobar la correcta aplicacin sobre aspectos relativos a las Especificaciones Generales de Carreteras Edicin 1975 y 2001 y sobre todo en lo indicado en el contrato y las bases de licitacin Cuando existe incumplimiento en lo citado en el numeral anterior, suscriben acta para dejar constancia sobre lo establecido Considera que es alto el indice de rechazos que se le hacen a los contratistas y se debe a que no se presentan los documentos requeridos para el trmite de pago Tienen registros de los contratistas que ms rechazos han tenido por lo menos con una frecuencia de tres meses Preparan reuniones con los contratistas para informarles sobre la papelera que deben adjuntar a los documentos de cobro (estimaciones) y su presentacin RESPUESTAS NO N/A COMENTARIOS
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PASO No. 11
PREGUNTAS SI Informan oportunamente a los contratistas cuando existen cambios en la presentacin de la papelera que deben adjuntar en los documentos de cobro (estimaciones) y otros Existe comunicacin directa entre la persona responsable de verificar aspectos tcnicos y el contratista La revisin de los documentos de cobros (estimaciones) se van verificando de acuerdo como van ingresando Los responsables de verificar los aspectos tcnicos tienen asignados los mismos contratistas o bien est en funcin de la disponibilidad de tiempo y la carga de trabajo Cuenta con una copia de cada documento de cobro (estimaciones) que es aprobado y autorizado para su pago Considera que es suficiente el tiempo que se tiene previsto para la revisin de los documentos de cobro (estimaciones) Tiene un archivo permanente por contratista de los ltimos cincos aos, que incluya copias o fotocopias sobre aspectos relevantes del contratista tales como: Las Bases de Licitacin, Contrato y Acuerdo Ministerial que lo aprueba (incluye inicial y modificatorio si hubiese), Documentos de cobro (estimaciones) y todo lo relacionado. Llevan controles de seguridad para verificar que las variaciones (O. C., O.T.S. y A.T.E) no sobrepasen el 20% al Valor Original del Contrato (VOA) Cuando las variaciones que se hacen referencia en el numeral anterior sobrepasan el 20% estos cambios son notificados a las autoridades para su aprobacin y autorizacin, tomando en cuenta que no se exceda del 40% del VOA Tiene reclamos de otras unidades afines al proceso por estar incompleta la papelera para el pago del documento (estimacin) Despus de haber analizado exhaustivamente toda la papelera del documento de cobro (estimaciones) y trasladada para su trmite de pago, se notifica al contratista para indicarle de su estatus. Si la respuesta anterior es afirmativa el responsable de su revisin es la persona quien notifica
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UDAI-MA3-CIV
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UDAI-MA4-CIV MODELO DE PAPELES DE TRABAJO PARA CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO SOBRE EL PROCESO DE PAGO DE LAS ESTIMACIONES DE EMPRESAS CONSTRUCTORAS Y SUPERVISORAS MINISTERIO DE COMUNICACIONES, INFRAESTRUCTURA Y VIVIENDA UNIDAD DE AUDITORA INTERNA P. T No. : PAPELES DE TRABAJO CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO PROCESO PARA EL PAGO DE ESTIMACIONES DE EMPRESAS CONSTRUCTORAS Y SUPERVISORAS ENTIDAD: REA A EXAMINAR: PASO No. 1 2 3 4 5 PREGUNTAS SI Previo a recibir la documentacin (estimacin), es revisada de manera general para verificar que incluya todos los aspectos para su respectivo pago Cuenta con una base de datos para el control y registro de las estimaciones Si la respuesta anterior es afirmativa, considera que la base de datos es funcional La base de datos est en red con las dems unidades que son afines al proceso Los valores reportados en los documentos de pago (estimacin), son comparadas sus cifras con la documentacin anterior para verificar que haya consistencia en los datos Cuando en la revisin de la documentacin de pago (estimacin) establecen la falta de algn documento, este es reportado al Departamento Tcnico para que sea solicitado al contratista Si la pregunta anterior es afirmativa, es relativamente bajo o alto el volumen de devoluciones que se realizan al Departamento Tcnico por distintos conceptos Se han tenido reuniones con personal del Departamento Tcnico, para tomar medidas que tiendan a minimizar el volumen de devoluciones Cuando son pagos con fondos externos la oficina responsable de solicitar la no objecin al banco, les remite copia de la aprobacin y autorizacin de forma oportuna Una vez aprobado y autorizado el pago por el banco, proceden a verificar si existe disponibilidad presupuestaria RESPUESTAS NO N/A COMENTARIOS
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UDAI-MA4-CIV
PASO No. 11
PREGUNTAS SI La orden de compra es elaborada de forma inmediata cuando es autorizado el pago por el banco o bien cumplen primero con lo indicado en el numeral anterior Llevan cuenta corriente por separado de los pagos realizados a los contratistas Tienen control sobre los pagos que estn pendientes de regularizarse en el presupuesto Respecto a los pagos pendientes de regularizar en el presupuesto lo comunican a las autoridades a efecto de que realizan gestiones ante la Direccin Tcnica de Presupuesto para su autorizacin y aprobacin en el presupuesto Tienen controles para garantizar que no hayan duplicidad de pagos cuando estos se efecten a travs del fondo rotatorio o pago directo Se reporta oportunamente toda la informacin relacionada a pagos con fondos externos a la oficina responsable de llevar los registros y operaciones contables de los prstamos La informacin citada en el numeral anterior, incluye los pagos que estn pendientes de regularizarse en el presupuesto Los registros contables que se citan en el numeral diecisis son llevados de manera integral por prstamo o por empresa Los saldos de los registros contables de los fondos externos son conciliados con otros que son llevados en las oficinas ligados al proceso Cuando existen diferencias como resultado de las conciliaciones, estas son comunicadas a los responsables para su respectivo ajuste Se ha practicado Revisiones a los registros contables por auditora interna o externa Si la respuesta anterior es afirmativa, se han establecido hallazgos y han cumplido con su desvanecimiento
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UDAI-MA5-CIV MODELO DE PAPELES DE TRABAJO PARA CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO PARA LA EVALUACIN DE LA UNIDAD DE ADMINISTRACION FINANCIERA MINISTERIO DE COMUNICACIONES, INFRAESTRUCTURA Y VIVIENDA UNIDAD DE AUDITORA INTERNA INDICE PAPELES DE TRABAJO MODELO DE UN CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO EVALUACIN DE LA UNIDAD DE ADMINISTRACION FINANCIERA UNIDAD A EXAMINAR: REA A EXAMINAR:
PASO No.
RESPUESTAS PREGUNTAS SI NO N/A COMENTARIO De cuantas personas se conforma la Unidad de Administracin Financiera? El personal cuenta con el perfil requerido para el cumplimiento de sus funciones El personal de la unidad paga fianza por el manejo de fondos El personal de la unidad ha recibido cursos de capacitacin Existen manuales de procedimientos que regulen las operaciones de ejecucin y autorizacin de operaciones Existen manuales de organizacin y funciones para el personal de la unidad Existen controles adecuados para la recepcin y custodia de la documentacin que ingresa a la Unidad Los analistas cuentan con criterios predefinidos y de forma uniforme para la elaboracin de rechazos de diferente ndole Llevan estadsticas sobre que Unidades Ejecutoras tienen un mayor ndice de rechazos Se han realizado talleres o seminarios para minimizar los rechazos
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UDAI-MA5-CIV RESPUESTAS PREGUNTAS Comunican oportunamente a las Unidades Ejecutoras sobre nuevas disposiciones sean estas internas o externas, relacionadas a la formulacin, programacin y ejecucin del presupuesto En la coordinacin, direccin e integracin del anteproyecto del presupuesto, es elaborado en funcin de los planes, polticas, metas y objetivos institucionales Las Unidades ejecutoras remiten oportunamente la programacin cuatrimestral, para la aprobacin y autorizacin del Plan Mensualizado de Caja Una vez aprobado la programacin cuatrimestral por la Direccin Tcnica de Presupuesto, es comunicado oportunamente a las Unidades Ejecutoras y de que forma La cuota de la programacin cuatrimestral aprobada, es distribuida a cada Unidad Ejecutora conforme a lo solicitado Cuando la unidad ejecutora no ejecuta los gastos aprobados en el Plan Mensualizado de Caja, es susceptible que estos fondos sean canalizados para cumplir con otros compromisos Si la respuesta anterior es afirmativa, previamente a la utilizacin de los fondos ociosos, es informada la Unidad Ejecutora Cuando realizan modificaciones presupuestarias, para el cumplimiento de contingencias y/o imprevistos, informan oportunamente a las Unidades Ejecutoras afectadas presupuestariamente. Llevan control y registro de las modificaciones realizadas al presupuesto aprobado inicialmente Evalan peridicamente la ejecucin del presupuesto Monitorean constantemente para verificar que los porcentajes de ejecucin a nivel de programas y proyectos, demuestren cifras relativamente razonables Cuando se tienen cifras relativamente bajas de la ejecucin presupuestaria, se solicita por escrito a los responsables para que indiquen las causas SI NO N/A COMENTARIO
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UDAI-MA5-CIV
PASO No.
RESPUESTAS PREGUNTAS Conociendo las causas del bajo rendimiento de la ejecucin presupuestaria, proponen acciones que permitan mejorar los niveles de ejecucin y se informa a las Autoridades del Ministerio El Comprobante Unico de Registro -CURes aprobado a nivel de compromiso por las Unidades Ejecutoras y de registro en la etapa de lo devengado en el SICOIN WEB El Comprobante Unico de Registro CUR- a nivel de lo devengado, requiere de la documentacin en original que sustenta el gasto, para su respectiva aprobacin en el SICOIN-WEB Cuentan con filtros que permitan minimizar riesgos, previo a la aprobacin del Comprobante Unico de Registros CURSi la pregunta anterior es afirmativa, describa cuales son Previo a la aprobacin del Comprobante Unico de Registro -CURindependientemente de verificar la documentacin sustentatoria, evalan aspectos de calidad, economa, precio, garanta, etc. En relacin a la documentacin sustentaria que sustenta el gasto, cuando son pagos a contratistas con fondos externos, solicitan una sola vez el contrato de aprobacin para el primer trmite o tambin en los sucesivos Como se tienen distribuidas la revisin, modificacin y anlisis de la ejecucin del presupuesto de las distintas Unidades Ejecutoras que conforman el Ministerio Llevan registros y controles para los ingresos propios del Ministerio Cuentan con polticas y normas para alcanzar una eficacia y eficiencia en el manejo de los fondos rotativos Si la respuesta anterior es afirmativa, informan a las Unidades Ejecutoras sobre el cumplimiento de esas polticas y normas Remiten oportunamente las liquidaciones del fondo rotativo institucional ante la Tesorera Nacional para que sea reintegrado o reembolsado Estiman cierto monto para solicitar el reintegro o reembolso de las liquidaciones del fondo rotativo institucional ante la Tesorera Nacional SI NO N/A COMENTARIO
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UDAI-MA5-CIV
PASO No.
RESPUESTAS PREGUNTAS Cuando la Tesorera Nacional aprueba el monto de las liquidaciones del fondo rotativo institucional, este es acreditado de inmediato a la Unidad Ejecutora El responsable de acreditar a cuenta el monto de los fondos rotativos, lo realiza de forma discrecional o conforme lo solicitado y aprobado El responsable del manejo y registro de las operaciones relacionadas al fondo rotativo institucional y/o privativos es quien realiza las conciliaciones bancarias Podra indicar cuales son los problemas comunes que incurren las Unidades Ejecutoras en la elaboracin y presentacin de la forma FR03, para su respectiva aprobacin Se realizan pagos de forma directa a proveedores Si la respuesta anterior es afirmativa, quien es el responsable de realizarlo y como se informa al proveedor del pago Considera que el proceso de pago para los proveedores, demuestra solides, confiabilidad y oportuno El sistema de pagos de cualquier ndole, contiene filtros que no permiten incurrir en duplicidad de pagos Realizan conciliaciones entre SIAF Local y SIAF Central de la ejecucin presupuestaria Cuenta con archivos de seguridad o backups en el sistema informtico Quien es el responsable de la custodia y resguardo de los archivos de seguridad o backpus Con que periodicidad son retroalimentados o actualizados estos archivos de seguridad o backups El equipo cuenta con medidas de seguridad para proteger los programas y el equipo El personal de la unidad ha sido capacitado para conocer toda la documentacin de soporte que debe contener cada transaccin en particular Se mantiene una comunicacin adecuada entre la unidad y las dependencias del ministerio SI NO N/A COMENTARIO
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UDAI-MA5-CIV RESPUESTAS PREGUNTAS Se realiza anlisis del comportamiento de los ingresos reales con los ingresos presupuestados por dependencia Existe una poltica de precisin y cumplimiento presupuestario que incluya niveles de tolerancia sobre las variaciones por modificaciones dictadas por el MFP Existen reportes de desempeo de las Unidades Ejecutoras que incluyan evaluacin de objetivos, factores, crticos e indicadores de desempeo Qu polticas financieras han sido desarrolladas y aplicadas por UDAF para asegurar la calidad del gasto Remiten al Ministerio de Finanzas Pblicas, el informe de gestin, sobre las operaciones fsicas y financieras de las operaciones presupuestarias, dentro de los primeros quince da del vencimiento del cuatrimestre Remiten a la Contralora General de Cuentas el Plan Operativo Anual POA- dentro de los plazos establecidos Se evala peridicamente el cumplimiento de las metas y objetivos contenidas en el Plan Operativo Anual POAFECHA SUPERVISADO: FIRMA FECHA: FIRMA: FECHA SI NO N/A COMENTARIO
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PRESUPUESTO APROBADO INICIAL

TRANSFERENCIAS DBITOS CRDITOS

GASTOS SALDO M0DIFICADO COMPROMETIDOS

SALDO POR COMPROMETER S/AUDITORA

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No. tarjeta Saldo Inicial

SALDO SEGN AUDITORA AL (FECHA DE CORTE)

SALDO S/CHEQUEO FSICO AL (FECHA DE CORTE)

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SALDO S/AUDITORA AL (FECHA DE CORTE)

SALDO S/CHEQUEO FSICO Y/O CUPONES AL (FECHA DE CORTE)

GASOLINA DIESEL GRASA LQUIDO DE FRENOS ACEITES: 10 W 15W-40 OTROS

Gl. Gl. Lb. Oct. Gl Gl Gl

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SALDOS S/REGISTROS CONTABLES SEGN AUDITORA ANTERIOR

SALDO S/AUDITORA AL (FECHA DE CORTE)

SALDO S/CHEQUEO FSICO Y/O CUPONES AL (FECHA DE CORTE)

CUPONES DE Q. 20, 50 Y 100

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