estudio de caso

Agencia de Logstica de Defensa: Usando Minitab para reducir los precios de los repuestos
Como organismo nacional de apoyo en materia de logstica de combate, la Agencia de Logstica de Defensa de los EE.UU. (DLA, por sus siglas en ingls) suministra provisiones y servicios esenciales a los militares de Estados Unidos destacados en el mundo entero. Debido a que la DLA es responsable de proporcionar casi el 100% de los alimentos, el combustible, los suministros mdicos y los equipos que las fuerzas armadas de los EE.UU. necesitan para operar, los altos estndares de calidad establecidos para sus productos y procesos tienen una importancia vital. Entre los equipos que suministra la DLA se encuentran los repuestos necesarios para las reparaciones de los vehculos y las herramientas militares. Para ayudar a mantener bajos los costos de los repuestos, la agencia negoci en junio de 2000 un contrato de precios de doce aos con Honeywell, el cual inclua precios predeterminados y ajustados a la inflacin. Sin embargo, para el ao 2008, la DLA se pregunt si los trminos del contrato de precios seguan siendo razonables. El DLA form un equipo multifuncional de profesionales en Six Sigma Esbelto (LSS, por sus siglas en ingls) de su propia organizacin, el Departamento de Defensa de los EE.UU. y Honeywell para investigar y comprobar si los precios de los repuestos eran razonables. Cuando lleg el momento de analizar sus datos, el equipo se apoy en Minitab Statistical Software.

La Agencia de Logstica de Defensa, con sede en Fort Belvoir, Va., se apoy en Minitab Statistical Software para reducir los precios que estaba pagando por las piezas de repuesto.

HECHOS CLAVE
ORGANIZACIN
U.S. Defense Logistics Agency (DLA)

REVISIN GENERAL
Con sede en Fort Belvoir, Va. 27,000 empleados civiles y militares Opera en 48 estados y 28 pases Administra 26 centros de distribucin en el mundo entero

El reto
El contrato de la DLA con Honeywell inclua precios garantizados para 2,826 piezas de repuesto. El contrato se negoci utilizando el mtodo de fijacin de precios one-pass, un mtodo diseado para evitar que Honeywell registrara beneficios o prdidas econmicas durante el perodo del contrato. Dado que el contrato no inclua disposiciones para reevaluar los precios, la DLA comenz a preocuparse ante la posibilidad de que los precios preacordados estuvieran por encima de los incrementos reales en los costos debido a la inflacin. La agencia necesitaba determinar la validez del proceso de fijacin de precios one-pass y si los precios durante el perodo del contrato haban aumentado conforme a la inflacin. Analizar los datos de varios aos sobre los precios de los repuestos era una tarea difcil, pero Minitab Statistical Software se dise expresamente para facilitar la ejecucin, y comprensin, de los anlisis estadsticos.

RETO DE CALIDAD
Minimizar el precio de las piezas de repuesto

PRODUCTOS UTILIZADOS
Minitab Statistical Software

RESULTADOS
Reduccin de los precios de los repuestos en un 9.4%, para un ahorro de $9.5 millones Ahorros proyectados de $3.16 millones al ao Reduccin significativa de la duracin del proceso de fijacin de precios one-pass

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Cmo ayud Minitab

El equipo del proyecto LSS defini una mtrica que clasificaba a los repuestos como aceptables si se mantenan dentro de una banda de ms o menos 15% con respecto al precio original especificado en el contrato. Los precios que fluctuaban fuera de esta banda se clasificaban como defectos. Con esta mtrica definida, el equipo utiliz Minitab para analizar los aumentos de precios defectuosos y determinar si esos aumentos de precios estaban aportando beneficios a Honeywell que excedan los trminos del contrato. La medicin de los defectos revel que slo el 40% de los repuestos se encontraba dentro de la banda de precios aceptables y el 60% estaba fuera de la banda al experimentar un aumento o disminucin de ms 15% en el precio. Las grficas de Minitab ayudaron al equipo a concluir que los precios de los repuestos haban aumentado ms del 21% desde el precio inicial del contrato. Cuando lleg el momento de realizar una lluvia de ideas acerca de las posibles causas y soluciones para disminuir los precios de los repuestos, el equipo se apoy en los diagramas de causa y efecto de Minitab para organizar y mostrar claramente toda la informacin de su lluvia de ideas.

Los diagramas de causa y efecto de Minitab permitieron al equipo de LSS de la DLA organizar y mostrar claramente toda la informacin de su lluvia de ideas.

Resultados

Su sesin de lluvia de ideas llev al equipo a la conclusin de que era necesario incluir en el contrato un mecanismo de ajuste peridico de precios cada tres a cinco aos, a fin de controlar eficazmente los precios. Tras implementar la estrategia de ajustes de precios, el equipo utiliz Minitab para crear resmenes grficos de los datos sobre piezas de repuesto con precios ajustados que mostraron claramente el efecto de la iniciativa. Una nueva medicin del total de defectos revel que el 82% de los repuestos estaba dentro de la banda de precios aceptables, y slo el 17.5% de las piezas inclua un aumento de ms de un 15% en el precio. El poderoso anlisis de la capacidad que realiza Minitab proporcion otra representacin grfica de la eficacia de los ajustes de precios. Este anlisis revel que la mayora de los precios de los repuestos se redujo, con un 49% de las piezas mostrando una significativa reduccin de precios de ms del 15%.

La poderosa herramienta de anlisis de la capacidad que ofrece Minitab ayud al equipo a ilustrar los resultados de su plan de ajustes de precios para las piezas de repuesto.

En conjunto, el precio total de las piezas de repuesto se redujo en un 9.4%, lo que signific un ahorro de $9.5 millones para la DLA. Adems, el equipo logr identificar un ahorro adicional de $3.2 millones al cancelar un envo excesivo de piezas. En el futuro, el equipo espera que los ahorros generados con la nueva estrategia de precios sean de por lo menos $3.16 millones al ao. Adems del ahorro monetario, el proyecto redujo el proceso de fijacin de precios one-pass de 36 semanas a entre 12 y 16 semanas mediante la adicin de un paso de ajuste de los precios al final de los trminos del contrato. Con los beneficios de las nuevas disposiciones sobre precios demostrados por el anlisis de Minitab, el equipo logro validar el proceso de fijacin de precios one-pass como un mtodo viable para el sostenimiento de precios razonables para las piezas de repuesto. Con el poder de Minitab, la DLA y su equipo de LSS pudieron utilizar tcnicas de mejora de la calidad para mejorar el proceso de obtencin de repuestos, reduciendo los precios y ahorrando millones de dlares a la agencia.
La investigacin descrita en este caso de xito se public originalmente en el informe Report No. D-2011-042: Lean Six Sigma Project Defense Logistics Agency/Honeywell Long-Term Contract Model Using One-Pass Pricing for Sole-Source Spare Parts, Inspector General del Departamento de Defensa de los Estados Unidos, 18 de febrero de 2011.

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