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Documentation utilisateur

Le 30/01/09

Guide utilisateur, Bureau virtuel Auteur : Service technique Version : 1.0

Guide Utilisateur
Bureau virtuel BOOST v1.0

Guide Bureau Virtuel

30/01/09

Sommaire
Accs .......................................................................................................................................................................... 4 Connexion ....................................................................................................................................................................... 4 Ergonomie ...................................................................................................................................................................... 4 Page daccueil ............................................................................................................................................................. 5 Zone applications ........................................................................................................................................................... 5 Zones messages .............................................................................................................................................................. 6 Zone assistance technique .............................................................................................................................................. 6 Zone Favoris ................................................................................................................................................................. 10 Zone Bons dinterventions ............................................................................................................................................ 11 Mes Documents.........................................................................................................................................................12 Ergonomie .................................................................................................................................................................... 12 Principes de navigation ................................................................................................................................................ 13 Crer un rpertoire ....................................................................................................................................................... 14 Dposer un ou plusieurs fichiers ................................................................................................................................... 15 Rcuprer un fichier...................................................................................................................................................... 17 Supprimer un fichier ..................................................................................................................................................... 18 Commenter un fichier/rpertoire ................................................................................................................................. 18 Voir le commentaire dun fichier/rpertoire ................................................................................................................. 18 Couper un fichier/rpertoire ......................................................................................................................................... 18 Renommer un fichier .................................................................................................................................................... 19 Renommer un rpertoire .............................................................................................................................................. 19 Trier les colonnes .......................................................................................................................................................... 20 Comptes externes ......................................................................................................................................................... 20

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Mes services ..............................................................................................................................................................21 Tlchargement doutils et logiciels ............................................................................................................................. 21 Documentations des logiciels ....................................................................................................................................... 21 Facturation ................................................................................................................................................................... 21

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Accs
Connexion
Laccs au bureau virtuel (BV) se fait via lURL qui vous a t communique par le service technique BOOST. Laccs est scuris. Vous devez renseigner votre login et mot de passe administrateur pour y accder :

Si vous cocher la case Se connecter automatiquement ? vous naurez pas besoin de renseigner vos identifiants la prochaine utilisation du BV.

Ergonomie
Le BV sorganise en 3 onglets principaux : -Accueil : Contient laccs aux applications, les messages dalertes et le module de dclaration dincidents. -Mes documents : Accs la gestion de documents lectroniques du BV -Mes Services : Accs aux Services + du BV et aux fonctionnalits spcifiques dveloppes pour vos besoins mtiers.

La barre de menu horizontale vous permet deffectuer des Recherches Google. La version 2 du BV vous permettra daccder galement : -Bureau Mobile : pour accder votre BV depuis un PDA -Bureau Light : pour accder votre BV depuis un accs Internet faible dbit -Favoris : Pour grer vos sites Internet favoris Lorsque vous tes connect, une vignette reprend lensemble des paramtres de votre compte utilisateur :

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- Le lien Dconnexion vous permet de quitter le bureau virtuel (cela supprime votre cookie didentification) - Le lien Guide du Bureau BOOST vous permet daccder lensemble des procdures dutilisation du BV

Page daccueil
Zone applications
Le BV vous permet de lancer lensemble des applications mises votre disposition :

Les documentations de certaines applications sont disponibles en cliquant sur licne Note importante : Si vous utiliser des applications publies en Citrix, vous devez imprativement installer le client Citrix compatible avec votre systme dexploitation. Les dernires versions des clients Citrix sont disponibles dans la rubrique Mes Services Tlchargement doutils et logiciels du bureau virtuel.

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Zones messages
Cette zone retrace lensemble des messages/alertes qui vous sont destines :

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Il existe 4 typologies de message : -Messages Gnraux ( ) : Messages dalertes gnralement, qui sont destination de lensemble des utilisateurs. -Messages Applicatifs ( ) : Messages qui sont lis une application dont vous disposez (indique dans lmetteur du message). -Messages Personnels ( -Messages Internes ( ) : Messages qui vous sont personnellement adresss.

) : Messages qui sont adresss votre socit.

Zone assistance technique

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Les incidents Les incidents sont des problmes techniques que vous rencontrs lors de lutilisation dune solution logicielles, mais aussi les problmatiques souleves par lvolution de ces solutions. Il ne sagit donc pas ncessairement dune panne. Il peut sagir aussi dune simple demande de renseignement. Les Tickets Les tickets sont la matrialisation de votre demande. Un ticket est identifi par un numro unique, qui est communiqu lors de chaque change. La vie dun ticket se dcoupe en plusieurs tapes : cration, rponse 1 N (incluant les changements dtats) et clture. Privilgiez lutilisation des tickets dincidents pour votre communication avec le service support. Vos demandes seront traites plus rapidement. Ladministrateur socit Ladministrateur est une personne qui a le droit de vue sur tous les tickets crs par les collaborateurs de votre socit. Cette personne reoit des e-mails lors de la cration de tickets, lors de la modification de tickets et lors de leur clture. Cration dun nouveau ticket

ticket

un nouveau

Pour dclarer un ticket dincident, vous devez renseigner les informations suivantes :

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-Objet : libell descriptif court de votre problme/demande -Service concern : Choisissez lapplication concerne par votre problme/demande -Description : Soyer le plus prcis possible. Donnez le navigateur et lordinateur (configuration matrielle si possible) que vous utilisez. Dcrivez la ou les actions que vous faites pour produire le problme et nhsitez pas joindre des captures dcrans. -Captures dcran ou pices jointes (optionnel) : Vous permet de joindre des fichiers votre demande. Cliquez sur le lien Ajoutez Fichier pour joindre des documents votre ticket dincident :

Cliquez ensuite sur le bouton Envoyer votre demande au support pour enregistrer votre ticket.

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Suivi des tickets Cette rubrique vous permet de visualiser tous les tickets ouverts ainsi que les tickets en cours de traitements (Soumis pour traitement) et les tickets Clos. Vous pouvez galement filtrer la liste de vos tickets par Service concern :

Le statut des tickets est reprsent par diffrents icnes : : En attente : le ticket nest pas encore trait par le service support : Soumis pour traitement : le ticket est en cours de rsolution : Clos : le ticket est rsolu.

Pour accder au dtail dun ticket, cliquez sur le N de ticket correspondant :

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La fentre suivant apparat :

Vous pouvez tout moment ajouter un complment dinformation au ticket. Note : Si le ticket est Clos , lajout dun complment dinformation le refait pass en tat Soumis pour traitement .

Zone Favoris
Cette zone vous permet dhistoriser vos Favoris Internet afin de les avoir constamment avec vous. Ajout dun Favori : Cliquez sur le bouton Renseignez le libell de votre lien ainsi que lURL (adresse Internet) du site que vous souhaitez sauvegarder dans les Favoris :

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Cliquez sur Valider. Le lien vient dajouter dans votre liste. Consultation des Favoris : Les Favoris sont consultables en cliquant sur lun des liens disponibles dans : - La vignette Favoris - Le menu droulant se trouvant dans la barre doutils de votre Bureau :

Zone Bons dinterventions


Cette zone vous permet de consulter lensemble des interventions effectues par BOOST dans le cadre de vos carnets temps. Vos carnets sont dcompts par tranche de 0.25 h (15 min.). Vous pouvez consulter la dure du carnet, le nombre dheures consommes et le temps restant :

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Cliquez sur licne afin de dployer le dtail des bons dintervention :

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Cliquez sur le lien voir pour consulter le dtail de lintervention BOOST :

Mes Documents
Ergonomie
Votre gestion de documents lectronique (GED) se prsente comme un explorateur de fichiers classique :

Vous disposez dune vue arborescente des rpertoires et dun listing de documents qui se rafraicht au fur et mesure de votre navigation. Un compteur vous permet de consulter tout moment lespace que vous consommez.

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Une zone est ddie la cration de rpertoire :

Une zone est ddie lenvoi de fichiers :

Principes de navigation
Arbre de navigation : Pour dvelopper/rduire les diffrents niveaux de larborescence de rpertoires, vous devez cliquez sur licne :

Pour visualiser le contenu dun rpertoire, vous devez cliquez sur son libell ; la liste des rpertoires/fichiers se trouvant dans ce rpertoire apparat alors dans le listing de documents :

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Note : le rpertoire courant, dans lequel vous tes situ, est repr par un soulignement bleu :

Listing de documents : Vous pouvez galement naviguer dans les rpertoires de la GED par lintermdiaire du listing de documents. Vous devez cliquer sur licne ou sur le libell dun rpertoire pour accder son contenu :

Crer un rpertoire
Pour crer un rpertoire, vous devez renseigner son libell et cliquer sur le bouton Crer le dossier dans la zone correspondante. Ce rpertoire sera automatiquement cr dans le rpertoire reprable grce au fil dAriane :

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Vous tes ensuite automatiquement plac dans le rpertoire nouvellement cr afin dy dposer des fichiers.

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Dposer un ou plusieurs fichiers

Pour dposer des fichiers vous devez cliquez sur le bouton dans la zone Envoyer des fichiers . La fentre suivante apparat :

prvu

Vous pouvez alors slectionner 1 ou plusieurs fichier en mme temps (en maintenant la touche Ctrl appuye sur le clavier et en cliquant successivement sur les fichiers souhaits). Lorsque votre slection est faite, cliquez sur le bouton Ouvrir . La zone suivante apparat :

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Il sagit du panier denvoi de fichier. A ce stade, vous pouvez de nouveau slectionner dautres fichiers ou au contraire supprimer certaines slections laide du bouton . Cette zone retrace lensemble des fichiers envoyer et vous donne un estimatif du poids total de lenvoi :

Lorsque votre slection est valide, vous devez cliquer sur le bouton Envoyer les fichiers pour dclencher lenvoi :

Les fichiers sont alors envoys automatiquement sur la GED. A la fin de lenvoi, le panier denvoi disparat et le listing de documents est automatiquement rafraichit avec les fichiers que vous venez de dposer. Lespace consomm se met galement jour.

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Comme pour les rpertoires, le dpt des fichiers se fait dans le rpertoire courant, reprable grce au fil dAriane :

Rcuprer un fichier
Pour tlcharger un fichier sur votre ordinateur, vous devez cliquer sur licne du fichier ou sur son libell :

Note : Si votre navigateur bloque le tlchargement de fichier, une barre dinformation peut apparatre en haut de la fentre :

Dans ce cas, cliquez sur cette barre et slectionnez loption Tlcharger le fichier :

La fentre de votre navigateur se rafrachit. Vous devez ensuite cliquer de nouveau sur le fichier souhait pour le rcuprer. Supprimer un rpertoire Pour supprimer un rpertoire, vous devez cliquer sur licne , se trouvant dans le listing de documents :

Vous pouvez supprimer un rpertoire si ce dernier est vide, cest--dire sil ne contient aucun sous-rpertoire et aucun fichier.

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Supprimer un fichier

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Pour supprimer un rpertoire, vous devez cliquer sur licne , se trouvant dans le listing de documents :

Aprs suppression dun fichier, lespace consomm se mets jour automatiquement.

Commenter un fichier/rpertoire
Pour commenter un fichier ou un rpertoire vous devez cliquer sur licne le listing de documents. La fentre suivante apparat : , se trouvant dans

Vous devez renseigner votre commentaire et cliquez sur le bouton Valider pour lenregistrer. Vous pouvez galement annuler lenregistrement du commentaire.

Voir le commentaire dun fichier/rpertoire


Pour consulter le commentaire dun fichier/rpertoire, vous devez cliquer sur licne , se trouvant dans le listing de documents. Le commentaire apparat sous le nom du document :

Pour masquer le commentaire du document, cliquez enfin sur licne

Couper un fichier/rpertoire

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Vous pouvez dplacer un fichier ou un rpertoire complet grce la fonction Couper/Coller de la GED. Pour couper un fichier/rpertoire vous devez cliquer sur licne , se trouvant dans le listing de documents. Lorsque vous coupez un document, le lien Coller dans le rpertoire courant apparat en haut de la liste de fichiers. Vous devez ensuite naviguer dans la GED et cliquez sur le lien Coller dans le rpertoire courant pour finaliser le dplacement du document.

Renommer un fichier
Pour renommer un fichier vous devez cliquer sur licne documents. La fentre suivante apparat : , se trouvant dans le listing de

Pour pouvez renommer compltement le fichier (extension comprise). Note : Au tlchargement vous rcuprerez votre fichier avec le nom que vous avez attribu, par exemple :

Renommer un rpertoire
Pour renommer un fichier vous devez cliquer sur licne documents. La fentre suivante apparat : , se trouvant dans le listing de

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Renseignez le nom du rpertoire et cliquez sur Valider pour enregistrer votre modification.

Trier les colonnes


Vous pouvez trier lensemble des colonnes du listing de documents. Les tris peuvent se cumuler sur plusieurs colonnes. Pour trier une colonne, vous devez cliquez sur son libell den-tte. Exemple : Un premier clic effectue un tri croissant. Un deuxime clic effectue un tri dcroissant. Un troisime clic annule le tri. Le tri sopre sur les fichiers et rpertoires.

Comptes externes
Vous pouvez crer des accs privilgis votre GED pour des personnes externes votre socit. Crer un compte externe Pour crer un compte externe cliquez sur le bouton suivant : Vous devez alors renseigner les champs suivant : - Prnom et Nom du compte externe : Ces informations peuvent tre gnriques sil ne sagit pas dun compte pour une personne nomme. - Login et Mot de passe : Un compte externe est un compte auquel vous attribuez un accs au bureau virtuel, lui permettant de consulter les documents que vous souhaitez changer. - Email : Email du compte externe. Cliquez enfin sur Valider pour crer le compte externe : - un mail de notification part automatiquement ladresse Email renseigne lui indiquant quun accs lui a t ouvert sur le bureau virtuel afin dchanger des documents avec votre socit. - Un rpertoire portant le libell CptExt_Prenom_Nom est cr dans larborescence de votre GED. Cest la zone dchange entre vous et le compte externe, qui ne verra que cette partie de la GED. Suivi des comptes externes

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Ce module vous permet de modifier tout moment le mot de passe daccs au bureau virtuel ou lemail des comptes externes :

Mes services
Tlchargement doutils et logiciels
Cette zone vous permet daccder un ensemble dutilitaires permettant lutilisation dapplications en ASP. Vous trouverez notamment les dernires versions des Clients Citrix installer sur vos postes.

Documentations des logiciels


Cette zone vous permet de consulter lensemble des documentations lies aux applications que vous utilisez.

Facturation
Le module Facturation vous permet de consulter les services que vous acheter. Pour voir lensemble des abonnements en cours, une date darrt de facturation donne (ex : 1er ou 15 du mois en cours), vous devez slectionner une date laide du calendrier :

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Cliquez ensuite sur le bouton Valider. 3 zones distinctes apparaissent dans le listing des abonnements : - Articles Socit : Services vendus votre socit sous forme de package, pool dutilisation, sans notion daffectation une personne physique (utilisateur) (ex : connexions Citrix simultanes) - Articles Utilisateur : Services vendus un utilisateur nomm, une personne physique de votre socit (ex : compte de messagerie) - Publication : Affiche le nombre daccs publis sur le bureau virtuel, regroups par applications.

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