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Planificacin y presupuestos
Los planes estratgicos se reflejan financieramente en los presupuestos de las empresas, los que consisten en proyectar la situacin financiera a futuro, considerando las posibles ventas, necesidades de produccin, costos y flujos, entre otros. En la clase anterior vimos que el plan estratgico inclua programas de nuevas inversiones, de comercializacin y otros. Todos ellos tienen una dimensin financiera, la que se refleja en los presupuestos de la organizacin. A travs del presupuesto, la planificacin define cifras que pueden ser comparadas con las obtenidas en la situacin real. Mediante el anlisis de las desviaciones, se realiza un control expost del desempeo de la empresa y se obtiene informacin para mejorar la planificacin futura, o incluso para redefinir los objetivos de la empresa. La elaboracin de los presupuestos consiste en proyectar la situacin financiera a futuro y estimar los efectos de las estrategias que se ha decidido adoptar. Normalmente, se conoce como presupuesto al estado de resultados proyectado, pero se debe destacar que el Presupuesto Maestro incluye tambin el balance y el flujo de caja proyectados, adems de otros presupuestos relacionados con la operacin. Este Presupuesto Maestro cumple la funcin de coordinar las diferentes unidades funcionales, en pos de lograr el objetivo establecido en la planificacin, y tambin permite comunicar a toda la organizacin los aspectos cuantitativos de los planes de la empresa. El primer paso para llegar a un estado de resultados proyectado es realizar un presupuesto de ventas. ste definir el nivel de actividad y ser, por tanto, clave para determinar el resto de los presupuestos. El presupuesto de ventas consiste en estimar las ventas que se espera realizar, en unidades y montos. Una forma de construirlo es comenzando por la estimacin de la fuerza de ventas e ir agregando valores hasta tener una proyeccin para toda la empresa. Otra forma es realizar una proyeccin central, basada en antecedentes histricos, conocimiento de la industria, anlisis de las estrategias de publicidad, factores externos relevantes, etc. No se debe perder de vista que esta cifra depende de los planes estratgicos de la organizacin y que cualquier intento por proyectar ventas en forma mecnica, sin considerar la aplicacin de estos planes, no tendr utilidad alguna, a menos que la estrategia sea ms de lo mismo. Esta proyeccin de ventas entrega la base para tomar decisiones sobre cantidades de materia prima a comprar, inversiones en activos fijos, formas de financiar las actividades, etc. El proceso presupuestario comprende, por lo tanto, proyectar las variables necesarias para alcanzar el volumen de ventas estimado, analizar la forma de lograrlo y, de ser necesario, realizar modificaciones para compatibilizar las posibilidades de produccin, distribucin y financiamiento, con las ventas potenciales.

Anlisis de desviaciones del presupuesto

Mdulo 3 - Planificacin y presupuestos -1-

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La comparacin y anlisis entre lo presupuestado y lo real es la base del control operativo, pero adems entrega informacin valiosa para reformular los presupuestos y evaluar la validez de las estrategias seguidas. Si se compara directamente el Estado de Resultados Proyectado (Presupuesto Esttico) y el Estado de Resultados Real, se encontrarn variaciones atribuibles tanto a diferencias en cantidades, como a diferencias en los precios y costos estimados. Con el fin de mejorar el anlisis, se utiliza el Presupuesto Flexible, que consiste en una estimacin de lo que habra sucedido si la cantidad vendida hubiera sido la real, pero se hubiesen mantenido todos los precios y costos unitarios utilizados en el Presupuesto Esttico. A la diferencia total entre el Presupuesto Esttico y el Presupuesto Flexible se le llama Variacin volumen, ya que obedece a un cambio en el volumen de ventas. Por su parte, la diferencia entre el Presupuesto Flexible y el Estado de Resultados Real, se denomina variacin respecto al Presupuesto Flexible, y corresponde a cambios en los valores de precios de venta y costos unitarios. Con ello se puede determinar de mejor forma las responsabilidades de cada rea funcional en las desviaciones.

Centros de responsabilidad La empresa puede definir a ciertas unidades como Centros de Responsabilidad, con el objeto de evaluar el funcionamiento de cada una de ellas por separado. Existen tres tipos de Centros de Responsabilidad: Centro de Costos: En este caso, se acumulan todos los costos relativos a esa unidad, con el fin de compararlos con los beneficios que genera o con el costo de realizar las mismas funciones en forma externa. Para evaluarlo, se utiliza un presupuesto de costos para ste. Centro de Utilidad: En este centro de responsabilidad no slo se acumulan los costos y gastos, sino que tambin los ingresos generados por ste, con el fin de determinar el aporte que realiza a la utilidad de la empresa. Existe, por tanto, un estado de resultados presupuestado con el cual comparar. Centro de Inversin: Adems de acumular ingresos y gastos, este centro es responsable de los Activos que utiliza. En este caso, la evaluacin principal deber considerar el nivel de Activos utilizado por el centro.

En resumen 1. La elaboracin de los presupuestos consiste en proyectar la situacin financiera a futuro y estimar los efectos de las estrategias que se ha decidido adoptar. 2. El Presupuesto Maestro (que incluye balance, flujos de caja proyectados y otros presupuestos relacionados con la operacin) cumple la funcin de coordinar las diferentes unidades funcionales, en pos de lograr el objetivo establecido en la planificacin, y tambin permite comunicar a toda la organizacin los aspectos cuantitativos de los planes de la empresa. 3. El proceso presupuestario comprende, por lo tanto, proyectar las variables necesarias para alcanzar el volumen de ventas estimado, analizar la forma de lograrlo y, de ser necesario, realizar modificaciones para compatibilizar las posibilidades de produccin, distribucin y financiamiento, con las ventas potenciales. 4. La comparacin y anlisis entre lo presupuestado y lo real es la base del control operativo, pero adems entrega informacin valiosa para reformular los presupuestos y evaluar la validez de las estrategias seguidas.

Mdulo 3 - Planificacin y presupuestos -2-

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5. La diferencia total entre el Presupuesto Esttico y el Presupuesto Flexible se denomina Variacin volumen. La diferencia entre el Presupuesto Flexible y el Estado de Resultados Real, se denomina variacin respecto al Presupuesto Flexible.

Mdulo 3 - Planificacin y presupuestos -3-