El proceso de compras consta de las siguientes fases: Planificacin de las compras.

Consiste en hacer un estudio anticipado de las necesidades para estar preparado antes de que surja la necesidad. Anlisis de las necesidades. El departamento de compras recibe los boletines de solicitud de materiales y analiza la prioridad de las peticiones para tramitar su gestin. Solicitud de ofertas y presupuesto. Es un paso obligado para evitar tomar decisiones que puedan afectar a la economa de la empresa. Evaluacin de las ofertas recibidas. Una vez recibidas las ofertas hay que estudiarlas, analizarlas, compararlas y examinarlas. Seleccin del proveedor. Los factores que se comparan durante la fase de seleccin son el precio, la calidad, las condiciones y las garantas personales de la empresa que suministrar el producto. Negociacin de las condiciones. Durante esta fase se comentan y especifican algunos puntos de la oferta que pueden ser negociables. Solicitud del pedido. Cuando el comprador y el vendedor llegan a un acuerdo deben formalizar un documento que comprometa a ambas partes (contrato de compraventa o pedido en firme). Seguimiento del pedido y los acuerdos. Se hace para verificar que hemos recibido todo el material solicitado, que se corresponde a las caractersticas detalladas en el pedido y que se han suministrado a tiempo. El proceso puede variar de una empresa a otra debido a la actividad principal. La empresa industrial centra sus compras en los materiales que utiliza para elaborar el producto. La empresa comercial, por su parte, busca conseguir el producto a un precio competitivo. Y por ltimo, para la empresa de servicios la variable principal es satisfacer las necesidades del cliente. Algunas veces el proceso de compras es largo y complejo debido a que para tomar una decisin final se necesita informacin o respuesta de otras empresas.

EVALUACION DE PROVEEDORES - ISO 9001 Con respecto al requisito de ISO 9001:2008 - 7.4 Compras, ste afecta a todas las compras de productos tangibles o servicios, aunque los controles establecidos sobre los proveedores y sus productos deben ser proporcionales a la importancia de sus productos para la calidad final de las prestaciones a los clientes. De este modo, y volviendo al ejemplo anterior, el procedimiento de gestin de compras para el instituto de enseanza debera ser sencillo, o incluso ni siquiera documentado. Algo muy diferente sucede en el caso de la empresa automotriz, cuyo proceso de gestin de compras es fundamental para sus actividades. Para la adecuada gestin de compras es muy importante el proceso de evaluacin de proveedores, el cual debera tener en cuenta aspectos tales como: Experiencia pertinente Desempeo de los proveedores en relacin con los competidores Requisitos de calidad del producto, precio, entrega y repuesta a los problemas Capacidad potencial para proporcionar los productos requeridos, en las condiciones requeridas

Evaluacin financiera para asegurar la viabilidad del proveedor durante todo el perodo de suministro Respuesta del proveedor a consultas, solicitudes de presupuestos y de ofertas Cumplimiento de los requisitos legales y reglamentarios pertinentes Tambin, la direccin de la empresa debera considerar las acciones necesarias para mantener el adecuado desempeo de la organizacin para satisfacer a las partes interesadas en el caso de que falle el proveedor. EVALUACIN DEL DESEMPEO DE PROVEEDORES Al momento de establecer un mtodo para la evaluacin de proveedores, resulta conveniente que adems de considerar los aspectos mencionados anteriormente, se definan determinados criterios que favorezcan una evaluacin adecuada del desempeo de los proveedores. Ejemplo de tales criterios son: Anlisis de los Plazos de Entregas: se verifica si el producto o servicio comprado est disponible en el momento acordado, ni antes ni despus. Cumplimiento de estandard de especificaciones tcnicas: se comprueba si el producto o servicio comprado alcanza el estandard exigido. Calidad del Servicio que presta: se analiza si la gestin del proveedor ocasiona o no inconvenientes, cmo responde a reclamos o solicitudes, etc. Confiabilidad: demostracin de que lo suministrado es confiable repetitivamente. Adems, las actividades de evaluacin de los proveedores se deben llevar a cabo en forma continua, partiendo de una evaluacin inicial y continuando con re-evaluaciones peridicas, para garantizar que stos continan cumpliendo con los requisitos establecidos y que mejoran de acuerdo con las expectativas de la organizacin. Tambin resulta bastante conveniente integrar el sistema de evaluacin de proveedores con el propio sistema de mejora continua de la organizacin, en virtud de que la obtencin y el tratamiento de informacin relativa a los proveedores es una parte ms del sistema que permitir mejorar la performance general de una empresa.