Administración de un proyecto con Microsoft Project 2003

La administración de proyectos es simplemente la planificación, organización y

administración de tareas y recursos necesarios para llevar a cabo un objetivo
definido, normalmente con limitación de tiempo y costos. Un plan puede ser tan
simple como escribir en un bloc de notas una lista de tareas con sus fechas
previstas de comienzo y fin o puede ser tan complejo, que conste de miles de
tareas y recursos, y de un presupuesto de millones.

Con Microsoft PROJECT podemos realizar la etapa más importante de un proyecto:

la PLANIFICACION. En esta etapa, se incluye la definición de las tareas y sus
duraciones, el establecimiento de relaciones entre tareas y, si se va a realizar el
seguimiento del uso de recursos y la asignación de los mismos.

La administración de proyectos por computador se inicio en los años de 1950 en

Estados Unidos. Con PROJECT se utilizan dos herramientas graficas para el control
de poyectos. La primera es el diagrama PERT (también llamado diagrama de red)
hace referencia a la representación gráfica de las relaciones entre tareas.

Con este diagrama se obtiene un “camino crítico”. Aquí los procesos, estructuras y
sistemas se analizan mediante gráficos. Se denomina "gráfico" a un conjunto de
puntos llamados "nodos" y a un conjunto de arcos que vinculan esos puntos. Los
procesos o proyectos a programar se representan mediante estos gráficos; cada
tarea es simbolizada por un nodo o por un arco. Establecidos los tiempos que
corresponden a las tareas, el método busca determinar la secuencia de arcos
adyacentes (denominada camino) que, yendo desde el principio al final del proceso
o proyecto, tenga mayor duración. Este es denominado "camino crítico" e interesa
conocerlo, pues condicionará la duración total del proceso o proyecto: por ello, las
tareas comprendidas en ese camino ("tareas críticas") deben ser las más
controladas y en caso de desear acelerarlo, habrá que comenzar por ellas

La otra herramienta, es el diagrama de Gantt. Este diagrama inventado por Henry

L. Gantt, representa gráficamente las actividades a lo largo de una escala de
tiempo.

El gráfico de Gantt cubre las distintas funciones de la programación: asignación de

recursos y determinación de la secuencia y cronología. A pesar de su sencillez
constituye uno de los métodos de programación más completos y, sin duda, el más
usado. El gráfico se confecciona a dos escalas: en la horizontal se mide el tiempo
(en horas, días, semanas, etc.); en la vertical, se ordenan los elementos que
intervienen en la programación: máquinas, hombres, tareas, órdenes de trabajo,
etc... El gráfico establece, de tal forma, una relación cronológica entre cada
elemento productor o tarea.

Microsoft Project y otros programas similares como Gantt Project, son paquetes de
software para la gestión de proyectos. Estos programas permiten organizar la
información acerca de la asignación de tiempos a las tareas, los costos asociados y
los recursos, tanto de trabajo como materiales, del proyecto para que se puedan
respetar los plazos sin exceder el presupuesto y conseguir así los objetivos
planteados.

Microsoft Project es una herramienta de administración de proyectos eficaz y

flexible que puede utilizar para controlar proyectos simples o complejos. Le ayudará
a programar y realizar un seguimiento de todas las actividades para supervisar su
progreso

Primero pasos en Project

Las delimitaciones en un proyecto son factores que pueden restringir las opciones
del administrador del proyecto. Normalmente, las delimitaciones principales son:

• Programación, como una fecha de fin fija o una fecha límite para una tarea
principal.
• Recursos (materiales, instalaciones, equipamiento y personal, así como los
costos asociados), como un presupuesto preestablecido; los cuales son
necesarios para el proyecto

Cuando se hayan definido los objetivos del proyecto y decidido sus fases
principales, se puede comenzar a crear el plan. Los primeros pasos en la creación
de una programación consisten en iniciar un nuevo archivo, designar una fecha de
comienzo o fin del proyecto e introducir información general del proyecto.

Luego se especifica y organiza la lista de tareas que se deben realizar, así como la
duración de cada tarea. A continuación, se agrega al plan personas, equipamiento y
materiales, y sus costos. Después se asignan estos recursos a las tareas. Con esta
información, Microsoft Project crea una programación.
En esta ventana se cambian los días laborables y no laborables

En esta ventana se fijan la lista de tareas con su duración, fecha de

comienzo y de terminación.

Después se obtiene el grafico de Gantt, estableciendo cuales tareas

preceden a otras (es decir es necesario realizar unas tareas primero, para
poder realizar otras posteriores).