APPLICATIONS MTIERS

PROJECT 2010
Guide pratique pour les chefs de projet

Vincent Capitaine

Table des matires

Avant-propos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Chapitre 1 Dcouvrir Project 2010 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1.1 Introduction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Quelques chiffres pour commencer... . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Pourquoi utiliser un outil de planication ? . . . . . . . . . . . . . . . . Une version 2010 vraiment innovante . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

XI 1 1 1 2 2 3 4 5 7 7 8 9 11

1.1.1 1.1.2 1.1.3 1.2 1.3 1.4

Les tches manuelles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Le ruban . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . La chronologie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Chapitre 2 Prparer la planication . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.1 2.2 2.3 2.4 Introduction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Comment parvenir tablir le plan du projet ? . . . . . . . . . . . . . . Dnir lorganigramme des tches . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Dnir les dpendances entre les tches . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

VI

Project 2010

Chapitre 3 Initialiser le projet dans Project 2010 . . . . . . . . . . . . . 3.1 3.2 Introduction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Crer le projet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Crer un nouveau projet vierge . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Utiliser un modle . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Crer un projet partir dun classeur Excel . . . . . . . . . . . . . . .

13 13 13 14 14 15 16 17 19 23 23 24 24 25 27 27 28 31 31 32 32 33 34 36 37 37 39

3.2.1 3.2.2 3.2.3 3.3 3.4 3.5

Dterminer la date de dbut du projet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Dnir le calendrier du projet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Enregistrer le projet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Chapitre 4 Planier le projet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4.1 4.2 Introduction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Saisir les tches . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Deux modes de planication . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Diffrents types de tches . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Choisir le mode de planication . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Crer une tche . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

4.2.1 4.2.2 4.2.3 4.2.4 4.3 4.4

Utiliser les tches planies manuellement . . . . . . . . . . . . . . . . . Hirarchiser les tches . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Abaisser ou hausser le niveau des tches . . . . . . . . . . . . . . . . . . Exploiter la hirarchisation du projet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Afcher la tche rcapitulative du projet . . . . . . . . . . . . . . . . . .

4.4.1 4.4.2 4.4.3 4.5

Estimer les dures et/ou le travail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Dnir la dure dune tche . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Dnir la quantit de travail dune tche . . . . . . . . . . . . . . . . .

4.5.1 4.5.2 4.6

Lier les tches . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Diffrents types de liaisons . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Dlai entre deux tches . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

4.6.1 4.6.2

Table des matires

VII

4.6.3 4.6.4 4.7

Crer les liaisons avec Project . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . La bote de dialogue Interdpendance des tches . . . . . . . . . . .

40 41 42 42 45 45 46 47 49 49 50 50 51 51 52 52 53 55 55 59 61 62 62 63 63

Renseigner les donnes complmentaires . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Ajouter une contrainte ou une chance . . . . . . . . . . . . . . . . . . Dnir la priorit de la tche . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Saisir des remarques sur la tche . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

4.7.1 4.7.2 4.7.3 4.8 4.9

Dsactiver une tche . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Identier les incohrences de la planication . . . . . . . . . . . . . . .

Chapitre 5 Affecter les ressources . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5.1 5.2 Introduction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Les diffrentes typologies de ressources . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Les diffrents types de ressources . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Ressources nominatives ou gnriques . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Ressources budgtaires . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

5.2.1 5.2.2 5.2.3 5.3

Crer une nouvelle ressource . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Dnir une nouvelle ressource . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Caractriser une ressource . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

5.3.1 5.3.2 5.4

Dnir le type de tche et le pilotage par leffort (planication automatique) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Quel type de tche choisir ? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Quest-ce que le pilotage par leffort ? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Capacit xe, travail xe et pilotage par leffort . . . . . . . . . . . . Dure xe et pilotage par leffort . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Affectation dune nouvelle ressource sans le pilotage par leffort

5.4.1 5.4.2 5.4.3 5.4.4 5.4.5 5.5

Affecter les ressources aux tches . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Premire mthode : affecter les ressources depuis lafchage Diagramme de Gantt . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

5.5.1

VIII

Project 2010

5.5.2 5.5.3 5.6

Deuxime mthode : utiliser la bote de dialogue Affecter les ressources . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Troisime mthode : utiliser le formulaire . . . . . . . . . . . . . . . . .

64 66 67 67 70 70 70 71 73 73 74 74 76 77 77 77 78 79 81 81 82 84 85

Utiliser le planicateur dquipe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Prsentation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Limite du planicateur dquipe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

5.6.1 5.6.2 5.7

Rsoudre les problmes de surutilisation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Empcher les problmes de surutilisation avec le planicateur dquipe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Dtecter et rsoudre les problmes de surutilisation depuis lafchage Diagramme de Gantt . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

5.7.1 5.7.2

Chapitre 6 Grer les cots du projet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6.1 6.2 6.3 6.4 6.5 6.6 Introduction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Les champs permettant la gestion des cots . . . . . . . . . . . . . . . . . Cots lis au travail des ressources . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Cots des ressources matrielles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Cots xes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Utilisation des ressources de type cot . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Rappel : cration dune ressource de type cot . . . . . . . . . . . . . Utilisation dune ressource Cot . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

6.6.1 6.6.2 6.7

Avancement des projets et gestion des cots . . . . . . . . . . . . . . . .

Chapitre 7 Piloter le projet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7.1 7.2 7.3 Introduction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Prparer le planning au pilotage : enregistrer la planication initiale . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Saisir lavancement du projet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Saisir lavancement Dure . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

7.3.1

Table des matires

IX

7.3.2 7.3.3 7.3.4 7.3.5 7.4

Saisir lavancement Travail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Saisir lavancement Physique . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Dpendance entre lavancement Dure et lavancement Travail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Date dtat et avancement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

86 86 87 88 90 93 93 94 94 95 96 98 100 100 101 103 107 107 107 108 110 111 111 111 113

Replanier les tches du projet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Chapitre 8 Communiquer avec Project . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8.1 8.2 Introduction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Raliser la chronologie du projet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Crer la chronologie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Mettre en forme la chronologie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Exporter la chronologie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

8.2.1 8.2.2 8.2.3 8.3 8.4 8.5

Gnrer les rapports . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Utiliser les rapports visuels . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Copier limage ou imprimer le plan de projet . . . . . . . . . . . . . . . . Copier limage du projet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Imprimer le plan du projet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

8.5.1 8.5.2

Chapitre 9 Personnaliser Project . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9.1 9.2 9.3 9.4 9.5 9.6 Introduction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Trier, ltrer et regrouper les donnes dun afchage . . . . . . . . . . Ajouter une colonne un afchage . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Champs personnaliss . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Crer rapidement un champ personnalis avec Project 2010 . . Crer un champ personnalis calcul . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Formule de calcul . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Calculs sur les lignes rcapitulatives . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

9.6.1 9.6.2

Project 2010

9.6.3 9.6.4 9.7

Calculs sur les lignes daffectation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Indicateurs graphiques . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

113 113 114 114 116 118 118 119 120 120 121 123 125 127

Crer un champ personnalis bas sur une liste de valeurs . . . . Liste simple . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Liste hirarchise . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

9.7.1 9.7.2 9.8

Personnaliser le diagramme de Gantt . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Utiliser les options de longlet Outils Diagramme de Gantt . . Modier lchelle de temps . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

9.8.1 9.8.2 9.9

Personnaliser le ruban de Microsoft Project 2010 . . . . . . . . . . . . Crer un nouvel onglet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Ajouter des groupes et des commandes un onglet . . . . . . . . . Personnaliser la barre doutils Accs rapide . . . . . . . . . . . . . . .

9.9.1 9.9.2 9.9.3

Rfrences bibliographiques . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Index . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Avant-propos

Le management de projet est un art difcile et souvent prilleux. Le chef de projet doit savoir structurer, planier et ensuite piloter son projet en jonglant avec des informations nombreuses et varies. Il doit galement organiser le plus efcacement possible la communication autour du projet vers lensemble des parties prenantes : les ressources, la hirarchie, les fournisseurs, le client... Microsoft Project est loutil compagnon par excellence du chef de projet ou du planicateur : il permet tout dabord de construire le plan du projet et dassurer ensuite son pilotage. Il offre aussi la possibilit doptimiser la gestion des ressources affectes au projet et de suivre son cot. Enn, il propose de nombreux afchages et rapports pour organiser la communication du chef de projet. Mais Microsoft Project nest pas lui seul un outil complet pour la gestion du projet, certains aspects du management de projet ne pouvant tre directement intgrs dans un plan de projet. Par exemple, la gestion documentaire ou encore la gestion des risques ne sont pas possibles directement dans Microsoft Project. Au sein dune entreprise, pour grer ces informations, Microsoft SharePoint 2010 savre un complment idal de Microsoft Project. En plus, il est dsormais possible de publier et de partager un plan de projet via Microsoft SharePoint, sans ncessairement avoir installer Microsoft Project Server 2010 !

XII

Project 2010

Cet ouvrage sadresse tous les utilisateurs de Microsoft Project 2010, en particulier aux chefs de projet et aux planicateurs dsireux de mieux connatre et utiliser la dernire version en date de loutil de planication de Microsoft. Il a t crit pour rpondre aux questions que pourraient se poser les utilisateurs des versions antrieures de Microsoft Project, mais aussi pour apporter un maximum daide aux chefs de projet souhaitant aujourdhui utiliser Microsoft Project. En particulier, les chefs de projet se servant jusqu prsent dun simple tableur pour grer leurs projets trouveront dans cet ouvrage de nombreux arguments dcisifs pour prfrer dsormais Microsoft Project 2010 Microsoft Excel ! Pour conclure cet avant-propos, un petit mot tout de mme de la solution Microsoft Enterprise Project Management (EPM) 2010, mme sil ne sagit pas du sujet de cet ouvrage. Il sagit de la solution de Microsoft permettant doptimiser la gestion de projets lchelle dune entreprise. Elle offre la possibilit de consolider les informations en provenance de tous les projets de lentreprise, en proposant synthses et tableaux de bord pertinents (gestion du portefeuille oprationnel des projets). Elle permet aux ressources dindiquer via une interface web leur avancement sur les tches sur lesquelles elles sont affectes et de les soumettre pour validation aux chefs de projet concerns. La solution EPM 2010 permet galement dsormais la gestion stratgique des projets : elle permet de slectionner les bons projets mener partir de toutes les demandes initialises... Le tout est possible en connectant Microsoft Project 2010 (en version Professional) un serveur Microsoft Project Server 2010.

propos de lauteur
Fort de plus de dix annes dexprience dans le domaine de la formation et du conseil, Vincent Capitaine pilote de nombreux projets dimplmentation de Microsoft Project en entreprise. Certi Microsoft Project et Microsoft Project Server (MCTS et MCITP), il a reu le prix Most Valuable Professional (MVP) de Microsoft en avril 2010.
Vous pouvez retrouver lauteur sur son blog et changer avec lui, en vous connectant ladresse suivante http://blogepm.spaces.live.com

9
Personnaliser Project

9.1 INTRODUCTION
La personnalisation de Project permet aux chefs de projet dinclure dans leurs plannings des informations spciques leurs projets et de crer des indicateurs de pilotage cohrents avec les objectifs xs, grce lutilisation de champs personnaliss. Il est galement possible de crer de nouveaux afchages, de ltrer, trier et regrouper les donnes. Microsoft Project 2010 apporte de nombreuses amliorations, qui tendent rendre son utilisation plus aise.

9.2 TRIER, FILTRER ET REGROUPER LES DONNES DUN AFFICHAGE

Project 2010 permet de trier, ltrer ou regrouper les donnes dun afchage beaucoup plus rapidement quauparavant. En effet, toutes ces possibilits sont dsormais accessibles via len-tte de chaque colonne afche.

108

Chapitre 9. Personnaliser Project

En cliquant sur le bouton situ droite de chaque en-tte, un menu droulant apparat. Il permet successivement :
le tri : par ordre croissant (de A Z) ou par ordre dcroissant

(de Z A) ; le regroupement sur le champ slectionn ; le ltrage des donnes (possibilit de slectionner les valeurs ltrer parmi celles proposes ou possibilit de crer un ltre personnalis en cliquant sur Filtres ).

Figure 9.1 Trier, regrouper ou filtrer sur une colonne

Les options Aucun groupe et Effacer le ltre permettent dannuler le regroupement ou le ltre en cours.

9.3 AJOUTER UNE COLONNE UN AFFICHAGE

Pour ajouter une colonne un afchage, cliquer sur le bouton situ dans la colonne Ajouter une nouvelle colonne. La liste de tous les champs disponibles dans Microsoft Project 2010 apparat alors : cliquer sur le champ souhait.

9.3 Ajouter une colonne un affichage

109

Il existe plus dune centaine de champs natifs dans Project. Tous peuvent un jour susciter lintrt dun chef de projet. Le tableau suivant tente de recenser les champs de caractrisation des tches les plus utiles.
Tableau 9.1
Dates des tches Dbut Dbut planifi Fin Fin planifie Variation de dbut Variation de fin Dure Dure relle Dure restante Dure planifie Variation de dure Units Date de dbut de la tche Date de dbut planifie de la tche Date de fin de la tche Date de fin planifie de la tche cart entre la date de dbut et la date de dbut planifi cart entre la date de fin et la date de fin planifie Dure des tches Dure de la tche Dure ayant dj t consacre la tche Dure restante pour terminer la tche Dure planifie de la tche Diffrence entre la dure et la dure planifie Taux daffectation dune ressource, utilis dans le calcul de la dure ou du travail (champ de niveau affectation) lors de laffectation de la ressource. Lorsque cette donne est dfinie, elle nest plus modifie par Microsoft Project. Taux daffectation maximal dune ressource affecte une tche (champ accessible uniquement partir des affichages de type affectation comme Utilisation des tches ou Utilisation des ressources). Travail (charge) Travail Travail rel Travail restant Travail planifi Variation de travail % achev % travail achev % physique achev Charge ncessaire pour accomplir la tche Charge ayant dj t consacre la ralisation de la tche Charge restante pour terminer la tche Charge planifie de la tche Diffrence entre le travail et le travail planifi Avancement des tches Pourcentage davancement de la tche (en dlai) Pourcentage davancement de la tche (en charge) Pourcentage davancement physique estim par le chef de projet Capacit des ressources affectes aux tches

Pointe

110

Chapitre 9. Personnaliser Project

Tableau 9.1 (suite)

Cots des tches Cot Cot rel Cot restant Cot fixe Cot planifi Variation de cot Prdcesseurs Successeurs Niveau hirarchique WBS Cot de la tche (gal aux cots lis aux ressources + cot fixe) Cot consomm de la tche Cot restant consommer de la tche Cot fixe de la tche Cot planifi de la tche Diffrence entre le cot et le cot planifi Ordonnancement des tches Liste des tches prdcesseurs Liste des tches successeurs Hirarchisation des tches Niveau hirarchique de la tche WBS Work Breakdown Structure de la tche (quivalent par dfaut au champ N hirarchique) Ressources Noms ressources Mode Tche Ressources affectes la tche Mode de planification Slection du mode de planification automatique et manuelle pour la tche slectionne Autres champs utiles Priorit Marge libre Marge totale Priorit de la tche Retard que peut prendre la tche sans quil ny ait dimpact sur le dbut de la tche suivante Retard que peut prendre la tche sans quil ny ait dimpact sur la fin du projet

Les donnes planies sont celles qui ont t rfrences ( photographies ) par le chef de projet lors de lenregistrement de la planication initiale.

9.4 CHAMPS PERSONNALISS

Microsoft Project offre la possibilit de crer des champs personnaliss, an de rpondre aux besoins des utilisateurs pour lesquels les champs standards ne savrent pas sufsants. Ces champs permettent de

9.5 Crer rapidement un champ personnalis avec Project 2010

111

caractriser les tches ou les ressources (voire les projets en cas dutilisation de Project Server 2010). Il existe diffrents types de champs personnaliss, permettant de stocker des dates, du texte, des dures ou encore des valeurs boolennes (Oui/Non). Ces champs peuvent tre bass sur des listes de valeurs, calculs ou en saisie libre.

9.5 CRER RAPIDEMENT UN CHAMP PERSONNALIS AVEC PROJECT 2010

La cration de champs personnaliss avec Project 2010 est simplie. En effet, un champ personnalis est cr ds lors que des donnes sont ajoutes dans la dernire colonne de la table afche, dont lentte est Ajouter une nouvelle colonne. En fonction des premires informations saisies dans la colonne, le champ est automatiquement considr comme un champ de type date, texte, dure ou autre. En double-cliquant ensuite sur len-tte de colonne, il est possible dditer le nom du champ.

9.6 CRER UN CHAMP PERSONNALIS CALCUL

Les champs calculs sont souvent utiliss pour mesurer des carts entre la situation en cours dune tche (au niveau de la dure, du travail, de la date de n de la tche...) et le rfrentiel dengagement. Ils servent galement calculer des taux dvolution. Ils se basent sur les autres champs disponibles dans loutil ainsi que sur des fonctions, comme dans Microsoft Excel. Pour crer un champ calcul, cliquer sur la commande Champs personnaliss de longlet Projet. La bote de dialogue Champs personnaliss safche alors.

9.6.1 Formule de calcul

Cliquer sur le bouton Formule... de la fentre Champs personnaliss pour crer la formule.

112

Chapitre 9. Personnaliser Project

Exemple de formule de base

Le champ personnalis Cot de facturation est gal au champ Cot multipli par le coefcient 1,3 :
Cot de facturation = [Cot]*1,3

Figure 9.2 Champ calcul avec une formule de base

Exemple de formule utilisant une fonction

Le champ Alerte n est gal Retard si le champ Variation de n est positif, sinon il est gal Pas de retard .
Alerte Fin = iif([Variation de fin]>0;"Retard";"Pas de retard")

Figure 9.3 Champ calcul avec une formule utilisant une fonction

9.6 Crer un champ personnalis calcul

113

La fonction iif() fonctionne de manire identique la fonction si() de Microsoft Excel. En cliquant sur le bouton Un champ , une liste droulante apparat, permettant de choisir un champ insrer dans la formule. Le bouton Une fonction permet dinsrer une fonction, choisie dans la liste droulante, dans la formule. Le bouton Importer une formule... permet dimporter une formule dun champ dun autre chier Microsoft Project ouvert.

9.6.2 Calculs sur les lignes rcapitulatives

La formule de calcul cre dans ltape prcdente ne sapplique par dfaut quaux tches lmentaires ou aux ressources. Lorsque les tches sont hirarchises ou les ressources regroupes, il est possible de choisir si la formule de calcul doit aussi sappliquer aux lignes de regroupement, en choisissant Utiliser une formule dans la rubrique Utiliser pour les lignes rcapitulatives de tches et de groupes. En choisissant une fonction dans la liste droulante Report, la moyenne, le maximum, la somme... des valeurs subordonnes safchent alors au niveau de la ligne rcapitulative.

9.6.3 Calculs sur les lignes daffectation

Par dfaut, la formule dun champ personnalis ne sapplique pas au niveau des affectations (celles-ci sont afches par exemple dans les afchages Utilisation des tches ou Utilisation des ressources). Pour que le calcul seffectue jusquau niveau de laffectation, choisir Gnraliser sauf en cas de saisie manuelle.

9.6.4 Indicateurs graphiques

Enn, il est possible de remplacer les rsultats des calculs dans les cellules par des indicateurs graphiques. Cliquer sur le bouton Indicateurs graphiques... de la fentre Champs personnaliss. Des indicateurs graphiques peuvent tre dnis pour les lignes lmentaires (non rcapitulatives), les lignes rcapitulatives et la tche rcapitulative du projet.

114

Chapitre 9. Personnaliser Project

Pour dnir un indicateur graphique, choisir une valeur dans la colonne Test (par exemple, Suprieur , gal ...), puis choisir ou saisir la valeur de comparaison dans la colonne Valeur puis lindicateur graphique dans la colonne Image. Plusieurs indicateurs graphiques peuvent tre dnis pour un mme champ.

Figure 9.4 Cration dindicateurs graphiques

9.7 CRER UN CHAMP PERSONNALIS BAS SUR UNE LISTE DE VALEURS

Project 2010 permet la cration de listes simples (sur un niveau) et de listes hirarchises (sur plusieurs niveaux).

9.7.1 Liste simple

Aprs avoir choisi le type et le nom du champ, cliquer sur le bouton Choix... pour dnir les valeurs de la liste droulante. Saisir les valeurs de la liste dans la rubrique Table de choix (et ventuellement une description des champs). En cliquant sur le bouton Dnir par dfaut, la valeur slectionne devient la valeur par dfaut de la liste droulante.

9.7 Crer un champ personnalis bas sur une liste de valeurs

115

Figure 9.5 Cration dune liste de valeurs simple

La rubrique Ordre dafchage de la table de choix permet de dterminer si les valeurs doivent safcher dans la liste en fonction de lordre de saisie (Par numro ligne), par ordre croissant (Tri croissant) ou dcroissant (Tri dcroissant). La case cocher Autoriser la saisie dlments supplmentaires dans les champs permet davoir une liste droulante volutive : si un moment lutilisateur saisit une valeur non prsente dans la liste droulante, alors celle-ci est ajoute la liste.

116

Chapitre 9. Personnaliser Project

9.7.2 Liste hirarchise

Une liste hirarchise est une liste avec plusieurs niveaux dindentation. Pour crer une liste hirarchise, il faut choisir le type de champ Code hirarchique. Ensuite, aprs avoir choisi le nom du champ, cliquer sur le bouton Choix... La diffrence avec une liste simple est la ncessit de dnir un masque de code. Dans la rubrique Masque de code (facultatif), cliquer sur le bouton Modier le masque...

Figure 9.6 Utilisation dun champ code hirarchique

Figure 9.7 Dfinition du masque de code

Par exemple, si la liste droulante doit avoir trois niveaux, alors il est ncessaire de dnir chaque niveau dans la fentre Dnition du masque de code. La colonne Squence permet de choisir le type de caractres accepts pour chaque niveau (que des majuscules, des minuscules, des nombres ou tout type de caractre). La colonne

9.7 Crer un champ personnalis bas sur une liste de valeurs

117

Longueur permet de dterminer la quantit de texte quil est possible de saisir pour chaque niveau (la valeur Indiffrent permet la saisie de nimporte quelle longueur de texte).

Figure 9.8 Cration de la liste de valeurs hirarchises

118

Chapitre 9. Personnaliser Project

La case cocher Autoriser uniquement les codes sans valeurs subordonnes permet dautoriser la slection des codes quel que soit leur niveau ( ) ou uniquement des codes sans valeur subordonne ( ).

9.8 PERSONNALISER LE DIAGRAMME DE GANTT

9.8.1 Utiliser les options de longlet Outils Diagramme de Gantt
La personnalisation du diagramme de Gantt est trs utile pour afcher toutes les donnes souhaites directement sur le diagramme. Celle-ci est beaucoup plus simple avec Project 2010 quavec les versions antrieures de loutil, car les options principales sont toutes accessibles depuis longlet contextuel Outils Diagramme de Gantt.

Figure 9.9 Onglet Outils Diagramme de Gantt

Les principales options de cet onglet sont :

Lafchage du chemin critique, cest--dire le chemin le plus

long du projet, dont les tches, si elles sont retardes ou durent plus longtemps que prvu, ont un impact sur la date de n du projet. En cochant la case Tches critiques, les barres de celles-ci safchent en rouge. Lafchage de la marge libre de chaque tche, en cochant la case Marge. La marge libre est le retard que peut prendre une tche sans que cela nimpacte ses tches successeurs et elle safche sous la forme dun trait n noir droite des tches. Mettre en vidence les Tches en retard, cest--dire celles qui ont un retard davancement par rapport la date dtat (ou la date du jour si aucune date dtat na t dnie). Les barres des tches en retard safchent en noir. Afcher une des planications initiales en la choisissant dans la liste droulante Planication initiale.

9.8 Personnaliser le diagramme de Gantt

119

Afcher la Tche rcapitulative du projet. Il sagit de la tche

n 0 du projet, qui rsume les informations du projet (date de dbut et de n du projet, dure, travail...).

Figure 9.10 Affichage de la planification initiale dans le diagramme de Gantt

Project 2010 propose diffrentes apparences pour le diagramme de Gantt, dans la rubrique Type de diagramme de Gantt. Enn, il est possible de modier le Quadrillage du diagramme de Gantt en cliquant sur le bouton du mme nom. Il permet par exemple dafcher la date du jour ou la date dtat.

Figure 9.11 Modification du quadrillage du diagramme de Gantt

9.8.2 Modifier lchelle de temps

Lchelle de temps est modiable depuis longlet Afchage ou depuis la barre dtat de la fentre de Project 2010, via le curseur Zoom ( ). Le bouton Zoom sur tout le projet permet

120

Chapitre 9. Personnaliser Project

dajuster le diagramme de Gantt de telle sorte quil safche entirement dans la place qui lui est alloue dans la fentre de Project 2010.

Figure 9.12 Choix de lchelle de temps

9.9 PERSONNALISER LE RUBAN DE MICROSOFT PROJECT 2010

An daccder plus facilement certaines fonctionnalits avances de loutil, chaque chef de projet a la possibilit de personnaliser le ruban de Microsoft Project. Trois possibilits soffrent lui : ajouter de nouvelles commandes dans un onglet existant, crer un nouvel onglet ou ajouter des commandes la barre doutils Accs rapide.

9.9.1 Crer un nouvel onglet

Pour crer un nouvel onglet, cliquer avec le bouton droit de la souris sur le ruban puis choisir Personnaliser le ruban dans le menu contextuel qui safche (galement accessible via longlet Fichier > Options).

9.9 Personnaliser le ruban de Microsoft Project 2010

121

Figure 9.13 Accs la commande Personnaliser le ruban

Dans la fentre Options de Project qui apparat, cliquer ensuite sur le bouton Nouvel onglet. Un nouvel onglet apparat alors dans la liste de droite nomme Onglets principaux. Pour le renommer, cliquer avec le bouton Renommer, saisir le nom de longlet et appuyer sur le bouton OK.

Figure 9.14 Renommer un onglet

Dans le menu contextuel, il est galement possible de dterminer lordre dafchage de longlet, grce aux boutons Monter ( ) et Descendre ( ), voire de supprimer un onglet personnalis en cliquant sur le bouton Supprimer.

9.9.2 Ajouter des groupes et des commandes un onglet

Chaque onglet est constitu de commandes, rassembles au sein de groupes. Pour ajouter un nouveau groupe dans un onglet, cliquer avec le bouton droit de la souris sur le ruban puis choisir la commande Personnaliser le ruban dans le menu contextuel. Depuis la fentre Options de Project qui apparat alors, dans la liste Onglets principaux, slectionner longlet o ajouter le nouveau groupe puis cliquer sur le bouton Nouveau groupe.

122

Chapitre 9. Personnaliser Project

Figure 9.15 Organisation du ruban : onglets, groupes et commandes

Figure 9.16 Exemple donglet personnalis

Pour ajouter des commandes dans un groupe, slectionner dans la liste de gauche la commande souhaite (pour tre certain de visualiser toutes les commandes, il est prfrable de choisir la catgorie Toutes les commandes), dans la liste de droite le groupe, puis cliquer sur le bouton Ajouter .

Figure 9.17 Ajouter une commande dans un groupe

9.9 Personnaliser le ruban de Microsoft Project 2010

123

tout moment, il est possible de rinitialiser lensemble du ruban, en cliquant sur le bouton Rinitialiser puis en choisissant la commande Rinitialiser toutes les personnalisations.

Figure 9.18 Rinitialiser le ruban

9.9.3 Personnaliser la barre doutils Accs rapide

La barre doutils Accs rapide est situe par dfaut au-dessus du ruban. Ny sont afches que des icnes, pour un accs immdiat aux commandes les plus utilises. Cette barre doutils est visible quel que soit longlet du ruban slectionn.

Figure 9.19 Personnaliser la barre doutils Accs rapide

Pour y ajouter des commandes supplmentaires, cliquer avec le bouton droit de la souris sur le ruban puis choisir la commande Personnaliser la barre doutils Accs rapide... dans le menu contextuel qui safche. La fentre Options de Project apparat et la rubrique Barre doutils Accs rapide est afche. Slectionner ensuite dans la liste de gauche la commande souhaite (pour tre certain de visualiser toutes les commandes, il est prfrable de choisir la catgorie Toutes les commandes) puis cliquer sur le bouton Ajouter . Les boutons Monter ( ) et Descendre ( ) permettent de dnir lemplacement de chaque commande au niveau de la barre doutils.

124

Chapitre 9. Personnaliser Project

Figure 9.20 Ajouter une nouvelle commande la barre doutils Accs rapide

INFOPRO

TYPE DOUVRAGE LESSENTIEL SE FORMER RETOURS DEXPRIENCE

Vincent Capitaine

PROJECT 2010
Guide pratique pour les chefs de projet
Ce livre sadresse aux chefs de projet et aux planicateurs qui souhaitent dcouvrir et utiliser Microsoft Project 2010, la nouvelle version du produit de Microsoft dj vendu plus de 20 millions dexemplaires travers le monde. Lauteur poursuit le mme dessein que Microsoft Project 2010 : rconcilier les chefs de projet avec les outils de management de projet, souvent considrs comme complexes et difciles matriser. Les chapitres de cet ouvrage abordent toutes les tapes du management de projet qui peuvent tre matrises laide de Project : prparer la planication, initialiser le projet, planier le projet, affecter les ressources, grer les cots, piloter le projet, communiquer, personnaliser. Pourquoi utiliser Project 2010 plutt quExcel pour planier et piloter son projet ? Quelles sont les nouveauts de la version 2010 ? Comment grer facilement les ressources du projet ? En quoi la version 2010 de Project permet-elle de mieux collaborer et communiquer avec les parties prenantes du projet ? Toutes les rponses ces questions et bien dautres sont prsentes dans cet ouvrage.
De nombreuses informations complmentaires sont disponibles sur le blog de lauteur : http://blogepm.spaces.live.com

MANAGEMENT DES SYSTMES DINFORMATION APPLICATIONS MTIERS TUDES, DVELOPPEMENT, INTGRATION EXPLOITATION ET ADMINISTRATION RSEAUX & TLCOMS

VINCENT CAPITAINE Fort de plus de dix annes dexprience dans le domaine de la formation et du conseil, Vincent Capitaine pilote de nombreux projets dimplmentation de Microsoft Project en entreprise. Il est Microsoft Most Valuable Professional (MVP) sur Project. Il est certi Microsoft Project et Project Server (MCTS et MCITP) et signe son deuxime livre sur le management de projet avec Project.

6 9 0 2 3 57 ISBN 978-2-10-054467-7

www.dunod.com