EJERCICIO 7 CAPITULO 4 COMO LOGRAR UNA ORGANIZACIN EFECTIVA

No. 0

Problema Las personas en los niveles superiores tratan de controlar tantas decisiones como les sea posible. Se convierten en cuellos de botella, y toman decisiones basadas en informacin y consejos inadecuados. Las personas se quejan acerca de las decisiones irracionales de los gerentes. Los objetivos de la empresa, sus aspiraciones y visin no son conocidos ni compartidos dentro de sus miembros. Ven las cosas que estn mal pero no hacen nada al respecto. Nadie se ofrece voluntario. Los errores y problemas son habitualmente escondidos o archivados. Conservar o mejorar el status es ms importante que la resolucin de los problemas

Probable Causa Estructura organizacional compleja, en donde no se delega la responsabilidad y la autoridad.

Principio que aplica Delegacin de Responsabilidades y Autoridad

La empresa no tiene un buen lder o una autoridad quien les comunique objetivos y visin. Falta de comunicacin No existe organizacin ni una buena comunicaciones dentro de la empresa, y nadie se preocupa por hacer que las cosas mejoren.

Linea de Mando y Autoridad

Delegacion, Descentralizacion y Desconcentracion.

Al parecer la autoridad no funciona y no hay mejora ni control ni automatizacin en el proceso Se culpan mutuamente No existe una buena cuando se suscitan comunicaciones entre problemas. los compaeros de trabajo y no existe apoyo mutuo. Piensan que la No existen unidades de responsabilidad de salvar el trabajo comunes ni una barco es de la buena relacin entre los administracin empleados y tampoco jerarquizacin.

Autoridad Funcional

Especializacin y divisin de trabajo, y Responsabilidad

Departamentalizacin y Jerarquizacin.

EJERCICIO 8 CAPITULO 4- COMO LOGRAR UNA ORGANIZACIN EFECTIVA

PROCEDIMIENTO

PROCESO

En que se parecen? Procedimiento: es un tipo de plan que establece el modo de trabajar las actividades futuras. Proceso: Es el conjunto de actividades que toma los insumos hasta producir las salidas. EN QUE SE DIFERENCIAN?

Procedimiento es un modo como se desenvuelve el proceso Procedimiento es la sucesin de los actos Procedimiento es la decena Procedimiento secuencia cronolgica de acciones requeridas

CON RESPECTO A

Proceso es un todo conjunto de actos procesados Proceso sucesin de esos actos Proceso es minuto exacto Proceso de acciones que se realizan en un tiempo determinado

CONCLUSION O INTERPRETACION PROCESO: ES ALGO QUE SE LLEVA A CABO DE PRINCIPIO A FIN. PROCEDIMIENTO: ES PROCEDER HACER ALGO ES DECIR EJERCITAR UNA ACCION

EJERCICIO 9 CAPITULO 5- TIPOS DE SISTEMAS DE INFORMACION Elabore un resumen para el tipo de informacin requerida en cada nivel de la organizacin. Utilice la tabla dada a continuacin. Tipo de Sistema Utilizado Caracterisitca principalmente para: s Principal apoyo a la organizacio n El ahorro de trabajo es una ventaja medible Ejemplo del Sistema

Sistema de procesameint o de transacciones

Administrar actividades de rutina y operacional

Sistemas de Automatizacio n de oficinas

Sistemas de Informacion para la Administracio n Sistema de apoyo para la forma de decisiones

Sistemas estratgicos

Sistemas expertos

Facturacin, cuentas por cobrar, contabilidad ,cuentas por pagar Apoyan las Almacenan, Ayudan con Calendarios actividades Comunican y soporte a organizadore especialmente con Administran los s de la comunicacin y documentos trabajadore horarios, organizacin. s de los notas, relojes datos. etc. Crean reportes para Controlan los Apoyo con Se utilizan apoyar las recursos, y la toma de los datos operaciones d3e los permiten decisiones generados negocios. producir el control y para producir reportes. la reportes. | planeacion. Inteligencia de Toman Cada uno Facilita la negocios/ decisiones de los consulta de BussinessIntelligenc para controlar datos los todos los e el sistema convierte datos. dentro de la en organizacin. informacin . Proyecta informnes Estos se van Ayudan a Completo de todos los desarrollando tener un control de las negocios y las a lo largo de mejor actividades ventas de la cada control de realizadas. organizacin. situacin las dentro de la acciones empresa. ejecutadas. Capacitar al recurso Crea una Tiene la Permite humano dentro de inteligencia capacidad pensar y la organizacin. en quienes se de hacer razonar a la apoyan por ver a cada hora de la este sistema. ser humano toma de de su deciciones. capacidad

Lograr ahorros, entrada y salida de informacin

por lograr las cosas. EJERCICIO 10 CAPITULO 5- TIPOS DE SISTEMA DE INFORMACION Realice un anlisis del tipo de implicaciones que tiene en la automatizacin de un proceso administrativo, el nivel en que este proceso se encuentre dentro de la organizacin y complete el cuadro adjunto.

NIVEL OPERACIONAL

Implicacioes en la Automatizacion de Procesos Administrativos Los datos son creados e impuestos por los niveles superiores, se siguen ordenes e instrucciones de lo que se debe realizar, si no se comunica bien la informacin el proceso de automatizacin puede fracasar. La informacin que se obtiene en este nivel son estrategias e instrucciones otorgadas por el nivel estratgico, se planea y se agiliza la informacin para luego transmitirla al nivel operacional, si no se tiene una buena estrategia para dar instrucciones al nivel operacional el proceso de automatizacin puede fracasar. En este nivel se obtiene la informacin del nivel operacional y del nivel medio para la toma de decisiones y asi dar instrucciones a los niveles debajo de lo que deben realizar, si no se obtiene la informacin requerida este proceso puede fracasar en la automatizacin.

MEDIO

ESTRATEGICO

EJERCICIO 12 CAPITULO 6 ENFOQUE PARA LA CONTRUCCION DE SISTEMAS . Recopilacion de informacin Se renen todos los datos que sern utilizados, se analiza y luego se distribuye la informacin hacia quienes la utilizaran.

Registro y documentacion del Sistema Actual

Se analiza el sistema actual y se ven que aspectos se deben mejorar y cuales deben cambiarse para que el sistema funcione bien.

Analisis y critica de la informacin recabada

Toda la informacin que se obtiene se debe procesar y analizarla, para ello se pueden usar estrategias, diagrams para entender las salidas y las entradas.

Determinacion de Requerimientos

Cuando se obtiene la informacin mas importante y se tiene en mente las estrategias para realizar, se hacen las transformacin necesarias para mejorar el sistema.

EJERCICIO 11 CAPITULO 6

este metodo hace el analisis y diseo de sistmeas mas manejable y como resultado mejorar la calidad de la implementaicon final.

SADM Es una tcnica de anlisis y Diseo de sistemas que ha Sido ampliamente utilizada Para la definicin de sistemas SADT

METODOS PARA REALIZAR EL ANALISIS DE SISTEMAS PUD proceso de desarrollo de software configurable que describe que productos crear, como desarrollados. SDLC Se inicia con una fase de estrategia y termina con la operacin de un sistema

EJERCICIO 13 CAPITULO 7 BASES PARA EL DISEO DE LA RECOPILACION DE DATOS

Responder las siguientes prguntas para el sistema estudiado. 1. Qu es lo que voy a investigar o examinar? 2. Qu me interesa descubir o confirmar? 3. A quienes o a cuales voy a observar, entrevistar, etc? Disee la recopilacin de datos, con base en las respuestas anteriores. Especifique que documentos debe analizar, que entrevistas, cuestionarios debe realizar, que proceso debe observar, etc.

cuestionamiento Qu informacin estoy buscando?

En donde encuentro esta informacin?

Cmo la encuentro?

Cuando dispponga de ella, Qu debo hacer con ella?

Respuesta Por lo regular buscamos la informacin mas urgente la que nos esta ocasionando problemas para poder resolver y luego proceder con la informacin importan ya que toda la informacin es importante. por lo que se debe llegar al fondo de todos aquellos procesos que puedan estar afectando o dando respuestas negativas. Para poder conseguir este tipo de informacin se buscan las cosas que nos estn dando resultados negativos y luego buscarle una alternativa y una solucin. Procedemos a encontrar la informacin, esta la podemos conseguir a travs de documentos, informes, reportes contables y financieros e informes utilizados en la toma de decisiones. Asi tambin puede ser informacin que los mismos empleados de nuestra empresa nos transmitan. Para encontrar la informacin lo que debemos hacer buscarla por medio de diferentes fuentes que nos la puedan proporcionar, debemos decidir que es la informaicon que deseamos obtener, y luego buscar las alternativas para encontrarla puede ser a traves de entrevista con los empleados, encuesta a ellos mismo, asi tambin observar cuales son los problemas que actualmente estn ocurriendo para poder ver que es lo que queremos aprender y luego encontrarla. Nuestros empleados son los que nos pueden proporcionar una mejor informacin acerca de lo que sucede en la actualidad. Cuando se dispone de la informacin que se requeria, lo que procede es hacer una anlisis y buscar alternativas para poder mejorar los procesos, tener mejor rendimeiento de los empleados y asi tambin tener respuesta y saber solucionar los problemas que se dan, y poder tomar buenas decisiones, al momento de enfretar una dificultal. Asi tambin realizar un reporte de la informacin que encontramos para tenerla a la mano al momento de querer requerir a ella.

EJERCICIO 14 CAPITULO 7 PRINCIPALES HALLAZGOS Elaborar el informe preliminar de la recoleccin de datos, enunciar los principales hallazgos como resultado de la recopilacin y anlisis de la informacin recabada. Tmense de ejmplo los hallazgos para el caso de Chocola`k en el ejemplo 0 No. 0 Qu informacin estoy buscando? Razn por la que devolvieron el producto (ejemplo) Principales hallazgos 1. nicos cliente cadena de supermercados. 2. Venta a consignacin 3. Baja rotacin del producto. 4. Devolucin del producto. 5. La liquidez esta bajando. 6. Acumulacin de inventario. 1. Empaques ms llamativos. 2. Cambiarle ingredientes al producto. 3. Nuevo logotipo que valla de acuerdo al producto. 1. Degustaciones 2. impulsadoras presentando el producto 3. Promociones 1. Buscar empresas que estn interesadas en vender chocolate. 2. Mas tiendas y abarroteras que estn cercanas a las personas. 3. Colocar kioscos en centros comerciales. 1. Buscar panaderas. Pasteleras, etc, que esten interesados en vender el producto, y darles un precio especial. 2. Colocar un paquete de precio especial por la compra de volumen del producto. 1. Producto de buena calidad a un menor costo. 2. A las empresas que compran producto por mayor ofrecerle un mejor precio, 3. Para que los precios estn al alcance de todos, tener varias presentaciones del producto.

Innovaciones al producto

Estrategias que se utilizan para lograr la venta del producto

Potenciales distribuidores

Las empresas complementarias son las que deberas llegar a un acuerdo de ventas.

Como podramos vender ms producto?

EJERCICIO 15 CAPITULO 8

PROMOVER LA PARTICIPACION

AUTONOMIA

Motivar a cada empleado para que elabore mejor su trabajo. Cada empleado deber tomar bien su en el trabajo para hacerlo correctamente. Establecer parmetros de temas y desarrollos del mismo.

Trabajar enfocadamente en el trabajo que se nos es asignado. Descripcion de los mtodos estudiados. Investigar y buscar otro recurso para el automatizar nuestro trabajo. Trabajar el trabajo que se nos es asignado sin depender de los dems.
COMUNICACIN

IDENTIFICACION Y UTILIZACION DE FORTALESAS

Utilizacin de documentos requeridos para elaborar el trabajo. Seguir las reglas de la empresa. Utilizar el mobiliario y equipo correctamente.

Establecer medios de comunicacin con quienes nos rodean. Informar a nuestros jefes toda informacin importante. Verificacin de reportes,en equipo. Trabajar en equipo con una buena comunicacin.

INTRODUCCIN
En el siguiente trabajo se encuentra un pequeo resumen de lo que se aprendio durante este trimestre en Adminsitracion de procesos administrativos 2, ya que en este trimestre aprendimos el Analisis de sistemas en el marco de la automatizacin de procesos administrativos. En cada capitulo estudiado se aprendieron temas que nos son se mucha utilidad al momento de elaborar nuestrar tareas dentro de la organizacin y asi poder automatizar nuestras labores y ser mas eficientes en nuestro trabajo.

ANLISIS DE SISTEMAS EN EL MARCO DE LA AUTOMATIZACIN DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS.

En mi aprendizaje acerca del tema de Anlisis de Sistemas en el marco de la automatizacin de procesos administrativos. Al principio del aprendizaje del libro aprend que para conocer las entradas, los procesos y las salidas de un sistema podemos utilizar el Modelo IPO, este modelo nos sirve para analizar las entradas conocer los procesos y las salidas al momento de elaborar este modelo por lo tanto nos es de mucha ayuda. Aprendi a diferenciar quien hace el papel de caja negra y quienes hacen el papel de caja blanca, caja negra son los que conocen las entradas y las salidas pero desconocen el proceso del sistema, y la caja blanca conoce el proceso de elaboracin para los resultados que se quieren obtener en el desarrollo de un sistema. En la importancia de los sistemas aprendi que se clasifican segn su clasificacin, ya que todos los sistemas hay que dividirlos por clase, para poder resolverlos y hacer un mejor desarrollo de los mismos, los sistemas se dividen por su clasificacin: por su propsito, si sirven para un propsito Purposeful o bien para un purposive, tambin se clasifican por su interrelacion con su ambiente, de acuerdo al tipo de ambiente en el que se desarrolla dicho sistema. Por su respuesta al ambiente, puede qe su respuesta sea dinmica o pasiva, esto va a depender del tipo de sistema que se este desarrollando. Por su naturalez, a esto se refiere al lugar en donde se elabora el sistema, y los cambios naturales, que tenemos o bien los creados por el hombres como diseos diferentes las culturas que se manejan las relaciones sociales y financieras, del mismo. Al aprender el tema de AVA Analisis del Valor Agregado este es un proceso que nos ayuda mucho en la elaboracin de nuestras tareas diarias en la oficina el agregar el valor agregado a nuestro trabajo podemos identificar cuales aspectos no nos estn generando valor y si lo mejor es cambiarlos o hacerle modificaciones, y si bien esas modificaciones no funcionan lo mejor es eliminar lo que no nos este generando valor y sustituirlo por algo nuevo, esto nos funciona muy bien ya que muchas veces tenemos sistemas que no nos generan valor y lo mejor es eliminarlos y cambiarlos por los que si nos generen valor en la elaboracin de nuestras labores.

Para llevar un mejor control de nuestras labores, nuestros sistemas, y nuestro personal, lo mejor es siempre tener todo bajo control por medio de un mapa conceptual o bien por medi de un diseo organizacional que nos facilite la elaboracin de nuestras tareas diarias y que se nos sea fcil de entenderlo. Aprendi que para automarizar un proceso administrativo lo que debemos hacer es llevar ciertos seguimientos para que se nos facilite lograr la automatizacin de nuestras tareas laborales. Los procesos para tener una mejor automatizacin son la autoridad, la responsabilidad, la especializacin y divisin del trabajo, departamentalizacin, la jerarquizacin y la unidad de mando, al localizar cada uno de estos aspectos en nuestra empresa se nos hara mucho mas fcil poder automatizar nuestras tareas en la empresa. Para lograr una organizacin efectiva dentro de nuestra empresa lo que debemos hacer es detectar los problemas que nos estn causando dificultades para la elaboracin de algunas tareas especificas, cuando ya logramos detectar el problema que se tiene, pasamos a buscar la causa que nos esta provocando dicho problema, debemos encontrar que es lo que nos esta generando dificultad para lograr lo deseado, y luego de que ya se tiene el problema, y las causas del problema, debemos buscarle una solucin y ver que principios debemos aplicar para la solucin del mismo las soluciones que son sugeridas deben ser aplicadas en los procesos de la elaboracin de las labores diarias y asi tener una organizacin efectiva. Tenemos varios tipos de sistemas de informacin que nos ayudan a tener un mejor proceso en nuestros sistemas dichos sistemas son los sitemas de procesameintos de transacciones, los sitemas de automatizacin de oficinas, sistemas de informacin para la administracin, sistemas de apoyo para la forma de decisiones, sistemas extrategicos y sistemas externos, al momento de identificar cada uno de estos sistemas, nos ayudaran a lograr una mejor automatizacin y a tener efectivos nuestros sistemas. Las implicaciones que se tienen en la automatizacin de un proceso administrativo son los varios niveles los cuales son: nivel operacional, nivel medio y nivel estratgico. As tambin se tienen varios mtodos para realizar el anlisis de sistemas, estos son sistemas que nos sirven para automatizar nuestras tareas laborales, estos sistemas son creados especialmente para que nos faciliten las tareas, existen varios sistemas que se pueden utilizar, y entre los mas utilizados estn el sistema SADM, SDLC, SADT y el sistema PDU, estos sistemas son de mucha ayuda al momento de la elaboracin de nuestras tareas diarias.

La base para el diseo de la recopilacin de datos es fundamental para la toma de decisiones y para la elaboracin de las tareas laborales dentro de nuestra

empresa, para la recopilacin de datos se deben hacer varias preguntar, Qu informacin estoy buscando? Si es el tipo de informacin que necesitamos o no nos es necesaria, en donde encuentro esta informacin? Debemos buscar la informacin que requerimos en documentos, reportes, reportes financieros etc. Cmo la encuentro? Con que tipo de personas debemos tratar de conseguir esta informacin y saber buscar en los documentos que nos facilitaran esta informacin, Qu hacerms cuando ya tenemos la informacin? Cuando ya se obtiene la informacin que necesitbamos debemos saber darle buen uso para poderle dar buena informacin a quienes requieren la misma. En la recopilacin de los datos requeridos debemos identificar los principales hallazgos que se tienen y que se encontraron al momento de obtener nuestra informacin, puede ser que al momento de hacer nuestra investigacin y rescopilacion de datos, encontramos hallazgos importantes que nos sirven el momento de enocntranos con problemas en nuestra organizacin puede que encontres hallazgos que nos ayudan a la resolucin de problemas que se estn generando en nuestra empresa. En la empresa siempre se debe de promover la participacin de nuestros empleados, que nuestra autonoma dentro de a empresa sea eficaz y eficiente, identificar y utilizar las fortalezas que estn dentro de la empresa, y sobre todo mantener una buena comunicacin dentro del personal de la empresa. Para que en nuestra empresa se den siempre resultados postivos debemos tener una buena organizacin, un diseo organizacin bien definido, tener siempre la informacin importante a la mano, que nuestros sistemas funciones de acuerdo a las tareas de cada empleado para que se pueda automatizar de manera eficiente.

CONCLUSIONES
Se presento un resument de lo que se aprendio en libro de Automatizacion de procesos Administrativos 2, en el Analisis de Sistemas en el marco de la Automatizacion de procesos adminsitrativos, aprendimos la importancia de los sistemas dentro de la organizacin y toda la ayuda que este nos proporciona al momento de automatizar nuestras labores diarias, la importancia de la informacin, la manera en la que debemos buscar la informacin que requerimos, conocer que la organizacin estructural dentro de la empresa es importante para tener un mejor control de nuestra empresa y asi obtener mejores resultados.