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Como leer o interpretar los estados financieros

Contabilidad y Finanzas Post Muchos gerentes de empresas industriales, comerciales y de servicios no tienen los conocimientos necesarios para interpretar los estados financieros de la corporacin y, para su desgracia, mas alto es su cargo dentro de la jerarqua de la organizacin. Ms difcil les resulta pedir ayuda. En este punto es importante mencionar que los ejecutivos de entidades financieras (bancos, financieras y casas de cambio) e lidian diariamente con personas fsicas y empresas y realizan con las mismas operaciones de crdito, inversin, captacin, comercio exterior, cambios, etc., en funcin directa con el tamao o volumen de bienes, derechos, obligaciones, ingresos y egresos que dichos clientes manejan, por lo que la lectura o interpretacin de estados financieros es fundamental. Sin embargo, a usted de aliviara saber que no necesita ser un especialista en contabilidad y finanzas para aprender a interpretar correctamente los informes financieros. COMO LEER UN BALANCE Comience con el balance para darse una idea de la posicin financiera de su empresa los activos que posee y la forma como se financian partiendo de la fecha del estado financiero. Mire primero los grandes totales y los subtotales, los cuales reflejan el tamao de la empresa, los activos ms importantes y la forma como esos activos se financian con los pasivos y el patrimonio. Como en la mayora de los informes financieros se presentan datos corporativos para varios periodos. Observe los cambios que se reflejan en los distintos balances durante el periodo del informe. Por ejemplo, si ha habido un cambio en el total de los activos averige si esa tendencia se ha debido a un aumento importante en los activos corrientes, los activos fijos u otros activos. Despus compare esas tendencias con los cambios en el total de los pasivos y el patrimonio; por ltimo, compare el nivel de los pasivos y el patrimonio y por ltimo, compare el nivel de los pasivos corrientes con la deuda a largo plazo. Ahora trate de identificar las tendencias y las relaciones lgicas entre las cuentas con base en su conocimiento de la compaa. Por ejemplo, si sabe que las ventas han aumentado, lo ms probable es que vea un aumento proporcional en las cuentas por cobrar, el inventario y los activos fijos, el cual es el reflejo de ese crecimiento.

Los pasivos corrientes deben cambiar de manera similar a los activos corrientes a los cuales financian, mientras que las deudas a largo plazo suelen compararse de igual manera que los activos fijos. Cualquier discrepancia, como la disminucin del inventario acompaada de un aumento en las cuentas por pagar, amerita una investigacin ms detallada. Cuando revise los activos, no olvide que estos se contabilizan segn su costo histrico (algunas empresas le adicionan los ajustes por inflacin). Su valor comercial, correspondiente a lo que valen en la actualidad puede ser muy distinto, en particular en el caso de los bienes races que la empresa posee desde hace mucho tiempo. Una vez analizado el balance para determinar si las operaciones de la compaa concuerdan, revise las mismas cuentas pero desde el punto de vista de la liquidez. Al hacerlo tenga presentes las pautas siguientes:

Hay consumo de flujo de fondos cuando aumentan las cuentas de los activos, mientras que hay generacin cuando se reducen. Hay generacin de flujo de fondos cuando aumentan las cuentas de los pasivos y el patrimonio, mientras que hay consumo cuando se reducen.

Ahora, determine si los cambios en los activos han creado o consumido efectivo. Haga lo mismo con los pasivos y el patrimonio. Despus tome nota de los cambios en el balance de la cuenta de efectivo durante los perodos cubiertos. Este anlisis le dar por lo menos una base acerca del estado de liquidez de la empresa. En este momento debe tener una idea general sobre lo siguiente:

El tamao de la compaa. Los cambios ms recientes en los activos. La forma como los pasivos y el patrimonio financian los activos. Los cambios importantes que hayan ocurrido recientemente con respecto a las deudas y el patrimonio.

COMO LEER EL ESTADO DE RESULTADOS Pasemos al estado de resultados o llamado por otros el "prdidas y ganancias" y con l estudiemos los resultados o desempeo de las operaciones de un perodo. Este estado muestra los ingresos operacionales (los generan la prestacin de servicios, ventas de productos, segn sea su objeto social principal) y los no operacionales (venta de

desperdicios, ingresos financieros y otros extraordinarios), as como los costos de los servicios o ventas y los gastos de administracin y de ventas (denominados egresos operacionales), como complementariamente los gastos no operacionales, que resultan de arrendamientos, intereses, comisiones, gastos bancarios, prdidas sbitas, etc. Para su interpretacin y anlisis comience con el panorama general de los ingresos por concepto de prestacin de servicios o ventas, observando las tendencias ocurridas durante los perodos cubiertos. Despus mire los totales ms importantes - utilidad bruta, utilidad operativa, otros ingresos y egresos no operacionales y la utilidad o prdida neta final. Con este conocimiento bsico de las tendencias de la compaa en lo que se refiere a las ventas, los gastos principales y el efecto resultante sobre las utilidades para los perodos contemplados, pase a analizar el informe con ms detalle. Estudie una lnea de productos o un segmento de ventas, junto con la informacin de costos correspondiente. Si cuenta con datos detallados del costo de las ventas, concntrese en las cuentas principales - materiales, mano de obra y gastos generales. Tenga presente que el costo de los bienes no vendidos aparece como el inventario en el balance. Siga estudiando el estado de resultados y compare las distintas cuentas de gastos de operacin con el desempeo reciente de la empresa en materia de ventas y utilidades, tomando nota de cualquier discrepancia que amerite un examen de fondo. Recuerde que los ingresos se reconocen en el momento en que ocurre la venta o la prestacin del servicio, independientemente de la fecha en la cual se recibe el dinero del cliente, mientras que los gastos se reconocen en el momento en que se producen, independientemente de la fecha en la cual se efecta el pago. Esta es la base contable por causacin o acumulada, la cual se ajusta a los principios contables aceptados pero no refleja claramente el flujo de caja. Para revisar el estado de prdidas y ganancias desde la perspectiva del flujo de fondos, smele la depreciacin, las previsiones de incobrabilidad de la cartera, los ajustes por inflacin y las amortizaciones a la utilidad o prdida neta. As obtendr una versin aproximada del "ingreso efectivo", ya que esas partidas no generaron salida de fondos o efectivo, pero si afectaron la utilidad o prdida. Este anlisis breve del estado de resultados debe darle una idea general sobre lo siguiente:

El volumen y la tendencia de las ventas Los totales y las tendencias de los gastos principales. El ingreso neto o la prdida resultante.

El ingreso efectivo generado por la actividad de la empresa.

COMO LEER EL ESTADO DE CAMBIOS EN EL PATRIMONIO Este estado incluye las variaciones de las cuentas del patrimonio, que son:

El Capital Social en aportes o en acciones Las Reservas que se van sacando de las utilidades de los aos anteriores con el propsito de utilizarla cuando haya prdidas. La Revalorizacin del Patrimonio (corresponde al valor adicional que se computa al capital como compensacin a la inflacin de un pas). Las donaciones recibidas en efectivo o en especie ( solo es patrimonio cuando es una empresa comercial, cooperativa o que no tenga dedicacin especial) Las utilidades o excedentes de aos anteriores no repartidos a sus dueos. La utilidad o prdida del ejercicio Las valorizaciones que se aplican a las inversiones (por valor de mercado o valores intrnsecos) y a los activos fijos (por avalos tcnicos).

Si el estado de resultados refleja el desempeo de la empresa durante el perodo y el balance refleja el cuadro general de la compaa al cierre de dicho perodo, no debera ese cuadro reflejar el desempeo?. Claro que s; la utilidad o (prdida) final se suma (o resta) a la cuenta del patrimonio denominada utilidades retenidas para mostrar que las utilidades ganadas durante el perodo se reinvierten en la compaa. Las utilidades pagadas a los propietarios en forma de dividendos se reflejan en una cifra menor de utilidades retenidas o no distribuidas. Aunque esta cuenta refleja las ganancias reinvertidas, no representa efectivo. Es posible que una empresa cuyas ventas y utilidades van en aumento pueda tener problemas financieros y llegue incluso a la quiebra?. Muchas empresas en esas circunstancias han fracasado o se han visto seriamente amenazadas por desconocimiento de la mecnica del flujo de fondos. COMO LEER UN ESTADO DE FLUJOS DE EFECTIVO El estado de flujo de fondos o de efectivo revela no slo el aumento o la disminucin del efectivo durante el perodo, sino tambin aquellas cuentas, por categora, a las cuales se debieron los cambios, clasificadas por las actividades operativas, de inversin y financieras. Para su comprensin inicie por la parte final donde aparece el aumento o disminucin del Efectivo, su saldo inicial y final de todo el efectivo (efectivo son los saldos de caja, bancos,

cuentas de ahorros y las inversiones que no tengan vencimiento para su cobro superior a 90 das). Ahora mire independiente los resultados de aumento o disminucin del efectivo de las actividades operativa, de inversin y financiera y concluya cules fue la incidencia de cada uno de ellas en el final del aumento o disminucin. La actividad operativa muestra la gestin de la administracin en la generacin de efectivo por el ciclo de operacin (compras, produccin, despachos, ventas y cobranzas), es decir si los resultados son positivos o supervit, se puede considerar que es una empresa en marcha ptima y su dependencia financiera principal es la operacin y no depende totalmente de deudas. Un ejemplo de la importancia de esta actividad, lo tendramos en las ventas ($125millones) de una empresa que se muestran en el estado de resultados y en cambio en el de Flujos de Efectivo (recibidos de clientes $45millones) se mostrara lo efectivamente recibido por esas ventas de ese perodo como los recaudos de los anteriores. En otras palabras utilizar exclusivamente el estado de resultados como base para la distribucin de beneficios es muy peligroso porque se repartiran dividendos o participaciones sobre ingresos no recibidos realmente. Para representar el flujo de derivado de las operaciones se puede usar un mtodo "directo o indirecto". Con el mtodo directo la entrada y la salida de efectivo se resumen con respecto a las categoras principales, entre las cuales estn las siguientes:

El efectivo recibido de los clientes El efectivo pagado a los empleados y los proveedores El efectivo pagado por concepto de intereses El efectivo pagado por concepto de impuestos.

Aunque el mtodo directo es una forma ms intuitiva de comprender los flujos de fondos correspondientes a las actividades de operacin. El mtodo indirecto es el que utiliza en la mayora de los informes anuales. Con el mtodo indirecto se presentan primero el ingreso neto, seguido de una serie de ajustes para eliminar los efectos de la contabilidad acumulada. El primer ajuste consiste en sumarle al ingreso neto el gasto de depreciacin por tratarse de un gasto que no es efectivo y que se resto en el momento de determinar los ingresos netos. A este subtotal simplificado del "ingreso efectivo" mencionado anteriormente, se suma o se resta el efectivo creado o absorbido por las cuentas correspondientes a capital de trabajo (activo y pasivo corriente) que se utilizan en las operaciones diarias de la empresa.

Es en estas cuentas que el efectivo parece aparecer o desaparecer como por encanto. El flujo de fondos derivado de las actividades de operacin es uno de los indicadores ms importantes del desempeo de la empresa. Por fortuna, es mucho ms fcil comprender las actividades de inversin y financiamiento que aparecen en el estado de flujo de fondos. Las actividades de inversin se relacionan principalmente con la adquisicin o eliminacin de los activos fijos u otros activos. Puesto que la mayora de las compaas adquieren ms activos fijos de reposicin o expansin de los que venden, el efecto de las actividades de inversin sobre el flujo de fondos suele ser negativo. El flujo de fondos generado por las actividades de financiamiento incluye el efecto de las transacciones con los acreedores e inversionistas. Los intereses de los prstamos y las inversiones de los accionistas se reflejan en flujo de fondos positivo, mientras que la amortizacin de los prstamos y el pago de dividendos se traducen en un flujo de fondos negativo. Ahora busque una relacin entre las actividades de inversin y las de financiamiento. Por ejemplo, una adquisicin importante de activos fijos suele ir acompaada de un aumento del pasivo o del patrimonio para financiarla. Al mismo tiempo que trata de identificar estas relaciones, busque tambin las semejanzas entre el tiempo de vida del activo y la duracin de la financiacin. Los vehculos, por ejemplo, rara vez se tienen durante ms de cinco aos, de manera que normalmente se financian con una deuda de cinco aos o menos. Este anlisis breve del estado de flujo de fondos debe darle una idea general sobre lo siguiente:

La cantidad de efectivo creado o consumido por las operaciones diarias, incluyendo el efecto que tiene sobre la liquidez los cambios en las cuentas de capital de trabajo. La cantidad de efectivo invertido en activos fijos o en otros activos. La cuanta de la deuda tomada en prstamos o amortizacin. La entrada de efectivo por s de la venta de acciones o salida por pagos de dividendos. El incremento o la disminucin del efectivo durante el periodo en cuestin.

Puesto que cada uno de los estados financieros ofrece una perspectiva diferente acerca de la solidez de la empresa, posicin financiera Vs. Desempeo operativo Vs. Flujo de fondos, es preciso analizarlos en su conjunto a fin de ver el cuadro global. Ahora que los ha analizado uno por uno, estdielos simultneamente.

Vea la Aplicacin del Anlisis de Estados Financieros como herramienta de Prevencin de LD PARA COORDINAR LA INFORMACIN Primero estudie las operaciones diarias. Compare las ventas, el costo de ventas y la utilidad bruta resultante con los balances, los cambios y las tendencias en las cuentas de capital de trabajo, las cuales se necesitan para atender las ventas y los gastos. Luego analice esas mismas cuentas desde el punto de vista del flujo de fondos, concentrndose en los flujos de fondos derivados de las actividades de operacin. Despus, vea la situacin de la compaa desde una perspectiva a largo plazo. Para ello, estudie en el balance las tendencias de los activos fijos y otros activos, las deudas a largo plazo y el patrimonio, y en el estado de flujo de fondos, la liquidez generada de las actividades de inversin y financiamiento. De esta forma podr apreciar las inversiones a largo plazo y la forma como la empresa ha financiado esos gastos. Si el anlisis parece indicar que est en camino una expansin importante o desposeimiento, las tendencias de las ventas, el costo de las ventas y los gastos de operacin deben reflejar la situacin correspondiente. De haber discrepancias, es preciso encontrar la explicacin. NOTAS A LOS ESTADOS FINANCIEROS En la parte inferior de cada pgina del informe financiero seguramente habr una frase que lo remita a las Notas a los Estados Financieros, esto significa que los estados financieros no estn completos sin las notas, en las cuales se presenta mucha informacin adicional. La primera nota, titulada "Resumen de las polticas contables pertinentes", es una lista de los procedimientos contables aceptados que la empresa ha escogido entre muchas otras alternativas. Entre ellos estas los mtodos de conciliacin y depreciacin y las tcnicas para contabilizar el inventario. Esta informacin puede ser muy tcnica puesto que contiene los detalles sobre cuestiones tales como los convenios de arrendamientos, las deudas de vencimiento a largo plazo, los planes de pensiones y distribucin de utilidades, las prestaciones sociales y cesantas, los impuestos de renta y los pasivos contingentes. COMO INTERPRETAR EL INFORME DE LOS AUDITORES Las compaas que estn en manos del pblico (capital abierto) deben someterse todos los aos a una auditoria por parte de una firma independiente de contadores pblicos, la cual debe verificar la exactitud y la confiabilidad de los estados financieros.

La opinin de los auditores no equivale a una evaluacin de la compaa o de su desempeo o valor. Las compaas que no estn en manos del pblico (capital cerrado) por lo general no son auditadas. En ese caso, la no participacin de los auditores se refleja en un informe final en el cual deben ofrecer menor garanta o no ofrecer garanta alguna sobre la exactitud de los estados financieros.