GUA DIDCTICA - MDULO DE PLANILLA SIPE

La PLANILLA, se pueden generar directamente desde la empresa, la casa, o en s desde cualquier lugar del mundo, debido a que un empleador podr desde su computador personal ingresar al afiliado a las actividades y labores de su empresa. Qu se necesita para acceder al SIPE CSS? Para acceder a la pgina, antes que todo, es necesario contar con una serie de elementos bsicos de equipo y de programa, determinado comnmente como hardware y software, entre los cuales se encuentran: Requerimientos de hardware para Usuario WEB. (Equipos o especificacin mnima de equipos de computador y red). Requerimientos de Software, Principalmente los de navegacin por la intranet y otros componentes que se explican ms adelante. Conexin a Internet para usuario WEB.

Cules son los Requerimientos para Cliente y/o Usuario Web?

El cliente Web requiere de un acceso a SIPE mediante un navegador de Internet. En trminos generales, se requiere un equipo con capacidad de ejecutar alguno de los navegadores soportados por SIPE, en este caso especfico para iniciar el uso del mdulo de Planlla, ser Mozzilla FIREFOX y/o Windows Internet Explorer.

Mdulo de Planilla Este modulo est compuesto de dos partes, la primera la creacin de grupo de empleados o solicitud de la creacin de un nuevo grupo, y la segunda parte el Proceso de Planilla en todas sus etapas. Ira. PARTE: Para realizar el proceso de planilla, lo primero que debemos realizar es el paso de la creacin de Grupo de Empleados, el cual servir tambin para solicitar un NUEVO GRUPO. I. GRUPO DE EMPLEADOS SOLICITAR NUEVO GRUPO

Quin es el responsable de hacer EL GRUPO DE EMPLEADOS O LA SOLICITUD PARA NUEVO GRUPO?

El REPRESENTANTE LEGAL, es el encargado de solicitar NUEVO GRUPO, a travs de la seleccin de GRUPOS DE EMPLEADOS y accionar la casilla de SOLICITAR NUEVO GRUPO.

Este REPRESENTANTE LEGAL es el que solicita al sistema ingresar al EMPLEADOR . EMPLEADOR: Con ayuda del icono lupa encontrar un buscador con casilleros de verificacin para hacer gil su bsqueda y escoge el que desee. El sistema botar un listado de Empleadores, y l deber elegir al que tendr el grupo.

Cules son las utilidades del uso de la Planilla en el SIPE?

El empleador tiene la responsabilidad de reportar la informacin individual de cada asegurado, lo que antes haca a travs de una planilla, de un formulario de novedades o cambios laborales, hoy lo har en red, con la validacin en cada caso, usando la firma digital que dar legitimidad a la informacin relacionada; desde el sistema con herramientas aplicadas directamente desde su oficina, legitimando cada novedad y creando un mecanismo de autocontrol. GRUPO DE EMPLEADORES-SOLICITAR NUEVO GRUPO Primer Paso 1. En este ejemplo que ilustraremos el REPRESENTANTE LEGAL, dando click en SOLICITAR NUEVO GRUPO.

2. SELECCIONE AL EMPLEADOR QUE TENDRA EL GRUPO

La imagen ilustrativa anterior muestra la pantalla que el usuario encontrar. El sistema le solicitar ingresar al Empleador, dado que el que est gestionando es el Representante Legal. Empleador: Con ayuda del Icono Lupa encontrar un Buscador con casilleros de verificacin para hacer gil su bsqueda, escoja el que desee. Incluya la pista en el espacio en blanco, luego oprima el Botn Buscar. El sistema le botar un listado de empleadores, elija al que tendr el grupo. Luego oprima el Botn Aceptar para continuar en el diligenciamiento de la informacin. En la parte superior del Buscador encontrar el campo: Filtro: Este cuadro de texto en Blanco podr ser diligenciado especificando un nombre particular referente a su bsqueda. El usuario escoger entre los tres botones inferiores del buscador: Botn Aceptar: Si el resultado le provey el empleado correspondiente, de click sobre la que le corresponda. Botn Limpiar Resultados: Si en el resultado no encuentra al empleado que le incumbe. Si da click en este botn el sistema recomienza la bsqueda. Botn Cancelar: Cancela la bsqueda, el sistema lo devuelve al momento de seleccionar.

3.

Una vez de click en el Botn Aceptar, el sistema ingresar al empleado seleccionado. Oprima el Botn Siguiente para continuar.

4. Informacin Del Grupo En este paso el sistema le solicita informacin del grupo: Tipo de grupo de empleados: Diligenciar con ayuda de la flecha, le proporcionar un listado de opciones. Escoja la que le corresponda. Descripcin del grupo de empleados: Escriba la descripcin correspondiente. Sea especfico.

2.

Una vez diligencie la informacin solicitada de click en el Botn Siguiente para avanzar.

2. PASO: ELEGIR EL EMPLEADO PARA ADICIONAR AL GRUPO

La imagen ilustrativa anterior muestra la pantalla que el usuario encontrar. El sistema le solicitar ingresar al Empleado. 1. Empleado: Con ayuda del Icono Lupa encontrar un Buscador con casilleros de verificacin para hacer gil su bsqueda, escoja el que desee. Incluya la pista en el espacio en blanco, luego oprima el Botn Buscar. El sistema le botar un listado de empleados, elija al que tendr el grupo. Luego oprima el Botn Aceptar para continuar en el diligenciamiento de la informacin. En la parte superior del Buscador encontrar el campo:

Filtro: Este cuadro de texto en Blanco podr ser diligenciado especificando un nombre particular referente a su bsqueda. 2. El usuario escoger entre los tres botones inferiores del buscador: Botn Aceptar: Si el resultado le provey al empleador correspondiente, de click sobre la que le corresponda. Botn Limpiar Resultados: Si en el resultado no encuentra al empleador que le incumbe. Si da click en este botn el sistema recomienza la bsqueda. Botn Cancelar: Cancela la bsqueda, el sistema lo devuelve al momento de seleccionar. Una vez de click en el Botn Aceptar, el sistema ya habr adicionado al empleado seleccionado. Oprima el Botn Siguiente para continuar.

3.

Seleccione El Usuario Para Su Grupo

El sistema con ayuda de la flecha le facilitar tramitar el usuario para su grupo. Escoja en el listado el que le pertenezca. Una vez seleccionado el usuario de click en el Botn Siguiente, para avanzar.

4.

Cargar Firma

Con ayuda del Botn Examinar ubicar la firma correspondiente, ver imagen ilustrativa.

Una vez cargada la firma correspondiente, oprima el Botn Siguiente. El sistema le enviar un aviso de Confirmacin.

De click Confirmar en caso positivo, en caso contrario de click en Cancelar. Una vez de click en Confirmar, el sistema le enviar un aviso de Resultado: Envo exitoso. De click en el Botn Aceptar para terminar el proceso. Ver Imagen a continuacin SEGUNDA PARTE: OPERACIN PARTICULAR MENU PRINCIPAL-USUARIO EMPLEADOR-PLANILLAS La PLANILLA, se pueden generar directamente desde la empresa, la casa, o en s desde cualquier lugar del mundo, debido a que un empleador podr desde su computador personal ingresar al afiliado a las actividades y labores de su empresa.

Quin es el responsable de hacer LA PLANILLA REGULAR?

Una vez ingrese correctamente el nombre de usuario y la contrasea el Empleador Legal, tendr acceso directo al Men Principal, desde l podr acceder a los servicios particulares de su funcin. El sistema habilita en pantalla el men donde se visualiza la opcin de Ingresos que desplegar posteriormente el submen que contiene todos los temas de este componente para el uso de este rol especfico. EL USUARIO EMPLEADOR solicita al sistema PLANILLA-PLANILLA REGULAR dando clic encima

PLANILLAS-PLANILLA REGULAR El USUARIO EMPLEADOR, solicitar PLANILLAS PLANILLA REGULAR dando click encima. El sistema le develar la siguiente pantalla, Cuando el proceso se hace desde usuario con el Rol de Oficinista. Cuando se hace desde el empleador conectar directamente al proceso del captulo 12.1.1. de PLANILLA REGULAR CONSULTA Y EDICION DE PLANILLAS DETALLES.

Una vez encontrado el registro pulse el botn Aceptar para habilitar el registro en el recuadro como se presenta a continuacin.

El sistema habilitar el asistente para incluir los datos de la planilla como se muestra en los siguientes pasos

PLANILLA REGULAR CONSULTA Y EDICION DE PLANILLAS

Detalles El sistema le develar la anterior pantalla, encontrara Detalles en el primer recuadro Informacin particular del Empleador, en el inferior un listado Planilla - de empleados con atributos particulares: Identificacin Empleado Nombre Cambios Laborales.

A continuacin se ilustra cmo se diligencia la planilla. Delante de cada Nombre de empleado se encuentra un casillero de verificacin, dando click sobre l, se proveer un titulo Conceptos Observaciones. Ver secuencia de Imgenes.

Una vez de click sobre Conceptos se abrirn opciones: Sueldos Otros Salarios Otros Ingresos Observaciones. Ver Imagen a continuacin.

Para gestionar Sueldos de click encima, el sistema le proveer un cuadro de datos para diligenciar. Deber detallar cifras sobre: Comisiones Bonificaciones Gastos de Representacin Salario en Especie Sueldo. Una vez escriba las cifras correspondientes oprima el Botn Aceptar para continuar con la gestin particular del empleado escogido. Diligenciamiento de Sueldos.

Para gestionar Otros Salarios de click encima, el sistema le proveer un cuadro de datos para diligenciar. Deber detallar cifras sobre: Primas de Produccin Combustible - Dieta - Participacin beneficio salario Dividendo Participacin beneficio ingresos Decimo Tercer mes. Una vez escriba las cifras correspondientes oprima el Botn Aceptar para continuar con la gestin particular del empleado escogido. Diligenciamiento de Otros Salarios.

Para gestionar Otros Ingresos de click encima, el sistema le proveer un cuadro de datos para diligenciar. Deber detallar cifras sobre: Preaviso Indemnizacin Viticos Otros Ingresos. Una vez escriba las cifras correspondientes oprima el Botn Aceptar para continuar con la gestin particular del empleado escogido. Diligenciamiento de Otros Ingresos.

Para gestionar Observaciones de click encima, el sistema le proveer un cuadro para diligenciar. Deber ser claro y preciso. Una vez escriba las observaciones adecuadas oprima el Botn Aceptar para continuar con la gestin particular del empleado escogido. Diligenciamiento de Observaciones.

NOVEDADES:

Novedades: Para gestionar las Novedades del mismo empleado encontrar en la parte derecha de Conceptos, el titulo Novedades (en la fila Cambios Laborales), de click en el casillero de verificacin delante del mismo, el sistema le botar el titulo Entrada

Una vez de click en Entrada, el sistema le botar informacin del empleado referente a: Fecha Entrada Cargo - Tipo Horario Horas Laborales por Semana.

Una vez terminado el diligenciamiento oprima el Botn Guardar. El Sistema le enviar automticamente al empleado siguiente en la planilla. Dado que el sistema rechazara solo un diligenciamiento individual de la planilla es fundamental el diligenciamiento de todos los empleados en ella. A continuacin una secuencia fotogrfica de los tres empleados restantes en nuestro ejemplo.

SUELDOS:

OTROS SALARIOS:

OTROS INGRESOS:

Una vez gestionado todos los requerimientos de click en el Botn Guardar. El sistema pasar automticamente al siguiente empleado en la planilla.

Una vez terminado el diligenciamiento de todos los empelados de la Planilla, oprima el Botn Guardar. Luego de click en el Botn Siguiente para avanzar en el diligenciamiento de la planilla.

CONSULTA DE REPORTE DE PLANILLAS /DETALLE

El sistema generar una vez se ha captado la informacin en la planilla regular un reporte de panilla en formato .xls de excel

CLCULOS INFORMATIVOS En este paso el sistema le proveer un Clculo Informativo del total de la planilla en los aspectos diligenciados para cada empleado. Encontrar Detalles en el primer recuadro Informacin particular del Empleador, en el inferior un listado Planilla - de los Atributos particulares generales con su respectivo calculo.

CUADROS QUE SE VERN EN LA PANTALLA

En el siguiente cuadro podr apreciar todos los atributos, bastar con dar click en la flecha lado inferior derecho para pasar la pgina. Ver Imagen a continuacin

De clic en el botn siguiente para avanzar

CLCULOS

Una vez revisado los Clculos Informativos, el sistema le botar el Rubro Calculo de la planilla.

CARGAR FIRMA Con ayuda del botn Examinar ubicar la firma correspondiente, ver imagen ilustrativa.

Una vez cargada la firma correspondiente, oprima el Botn firmar. El sistema le enviar un Aviso de Confirmacin.

De click Confirmar en caso positivo, en caso contrario de click en Cancelar.

Revisin En este momento se permite la revisin de la informacin suministrada en la Planilla Regular.

A continuacin se ilustran en secuencia de imgenes cada una de las carpetas para revisar. Bastar con dar click encima de ellas para que se abran
Consulta y edicin de planilla.

Clculos Informativos:

Clculos:

CARGAR FIRMA:

Una vez finalice la revisin, de click en el Botn terminar, el sistema le enviar un aviso de Planilla Regular enviada exitsamente. De click en el Botn Aceptar para terminar el proceso. MENU PRINCIPAL USUARIO REPRESENTANTE LEGAL PLANILLAS PENDIENTES

Una vez ingrese correctamente el nombre de usuario y la contrasea el Representante Legal, tendr acceso directo al Men Principal, desde l podr acceder a los servicios particulares de su funcin. El sistema habilita en pantalla el men donde se visualiza la opcin de Ingresos que desplegar posteriormente el submen que contiene todos los temas de este componente para el uso de este rol especfico. PLANILLAS-PLANILLA PENDIENTES

En este ejemplo que ilustraremos el USUARIO REPRESENTANTE LEGAL, solicitar PLANILLAS PLANILLA PENDIENTES dando click encima. El sistema le develar la siguiente pantalla. En ella encontrara un listado de usuarios con los atributos: Grupo de Empleados Inicio / Fin periodo Tipo de Planilla. Elija el que est pendiente para planillar dando click en el casillero de verificacin.

Luego Oprima el Botn Examinar para elegir la firma. Ver secuencia explicativa de imgenes.

Localizada la firma oprima el Botn Firmar, el sistema le enviar un aviso de confirmacin, escoja la opcin que corresponda. (Cancelar Confirmar)

Si da click en Confirmar el sistema le enviar un aviso Envo Exitoso. De click en el Botn Aceptar para Terminar.

MENU PRINCIPAL USUARIO EMPLEADOR PLANILLAS COMPROBANTES

Una vez ingrese correctamente el nombre de usuario y la contrasea el Empleador, tendr acceso directo al Men Principal, desde l podr acceder a los servicios particulares de su funcin. El sistema habilita en pantalla el men donde se visualiza la opcin de Ingresos que desplegar posteriormente el submen que contiene todos los temas de este componente para el uso de este rol especfico.

1.1

PLANILLAS COMPROBANTE DE INGRESOS

En este ejemplo que ilustraremos EL USUARIO EMPLEADOR, solicitar PLANILLAS COMPROBANTES DE INGRESO dando click encima. El sistema le develar la siguiente pantalla.

1.1.1 DESCARGAR DEL COMPROBANTE INGRESO

El sistema le enviar la siguiente pantalla, dando click encima de: Comprobante de Ingreso, el sistema le enviar el mismo, ver imgenes a continuacin. A travs del oficinista o el propio empleador podr generar el comprobante. En este caso selecciones el tipo de empleador de la lista.

Pulse el botn siguiente para continuar, y usando el buscador selecciones el empleador especfico.

Una vez seleccionado, pulse el botn Aceptar. El sistema le habilita dos opciones: a. b. La de generar el Reporte y la de observar el reporte.

Al seleccionar una opcin como la de generar, se habilita el listado para seleccionar la factura, de un mes especifico, como se aprecia en la imagen anterior. Seleccione el registro de la lista y presione el botn Siguiente. El sistema genera un vnculo o hipervnculo a un archivo .pdf, a travs del cual podr cargar, visualizar, imprimir o salvar el comprobante. Una vez impreso o archivado el comprobante, de click en el Botn Terminar para finalizar el proceso de descarga.

Podr terminar el proceso guardando, salvando o imprimiendo el reporte del comprobante y haciendo clic en el botn terminar

OPERACIN MENU PRINCIPAL USUARIO OFICINISTA Comprobante facturas antiguas

Una vez ingrese correctamente el nombre de usuario y la contrasea el Oficinista Ingreso, tendr acceso directo al Men Principal, desde l podr acceder a los servicios particulares de su funcin. El sistema habilita en pantalla el men donde se visualiza la opcin de Ingresos que desplegar posteriormente el submen que contiene todos los temas de este componente para el uso de este rol especfico.

2.1

PLANILLAS GENERAR COMPROBANTE PARA FACTURAS ANTIGUAS.

En este ejemplo que ilustraremos EL USUARIO OFICINISTA INGRESO, solicitar PLANILLAS GENERAR COMPROBANTE PARA FACTURAS ANTIGUAS dando click encima.

El sistema le develar la siguiente pantalla.

2.1.1 CREACIN DE COMPROBANTE SELECCIONAR EMPLEADOR

PARA

FACTURAS

ATRASADAS

Empleador: Con ayuda de la flecha podr escoger el tipo de empleador: (Con Actividad Comercial Empleador domstico). Una vez lo elija, el sistema le solicitar el Empleador al que se le crear el comprobante para facturas atrasadas.

Con el mismo mtodo explicado anteriormente, diligenciar al Empleador: Con ayuda del Icono Lupa encontrar un Buscador con casilleros de verificacin para hacer gil su bsqueda, escoja el que desee. Incluya la pista en el espacio en blanco, luego oprima el Botn Buscar. El sistema le botar un listado de empleadores, elija el que corresponda. Luego oprima el Botn Aceptar para continuar en el diligenciamiento de la informacin.

En la parte superior del Buscador encontrar el campo: Filtro: Este cuadro de texto en Blanco podr ser diligenciado especificando un nombre particular referente a su bsqueda. El usuario escoger entre los tres botones inferiores del buscador: Botn Aceptar: Si el resultado le provey el empleador correspondiente, de click sobre la que le corresponda. Botn Limpiar Resultados: Si en el resultado no encuentra al empleador que le incumbe. Si da click en este botn el sistema recomienza la bsqueda. Botn Cancelar: Cancela la bsqueda, el sistema lo devuelve al momento de seleccionar. Una vez de click en el Botn Aceptar, el sistema ingresar al empleador seleccionado. Grupo Empleados: Escoja con la ayuda de la flecha el grupo que le atae.

2.1.2 CREACIN DE COMPROBANTE SELECCIONE LA FACTURA

PARA

FACTURAS

ATRASADAS

El sistema le develar la siguiente pantalla. En ella encontrara un listado de usuarios con los atributos: Concepto Mes cuota Debito Crdito Saldo Fecha de vencimiento. Elija el que est pendiente para crear comprobante dando click en el casillero de verificacin. Luego Oprima el Botn Siguiente para avanzar.

Descargue Su Comprobante El sistema le enviar la siguiente pantalla, dando click sobre Descargar Comprobante, podr visualizarlo, archivarla e imprimirlo. Luego de click en el Botn Siguiente para avanzar.

REVISIN En este momento se permite la revisin de la informacin suministrada para la creacin de comprobante para facturas atrasadas. A continuacin se ilustran en secuencia de imgenes cada una de las carpetas para revisar. Bastar con dar click encima de ellas para que se abran.

Una vez finalice la revisin, de click en el Botn terminar, el sistema le enviar un aviso de Proceso satisafctorio. De click en el Botn Aceptar para terminar el proceso.

Planillas Complementarias
1. Para solicitarla solo debe dar click en Planillas-Planillas Complementarias 2. Seleccione el Perodo, con ayuda del icono lup y un Buscador disponible podr diligenciar esta solicitud. 3. Ingrese una pista, el sistema le botar un listado, escoja el perodo para la diligencia. 4. Oprima el Botn Aceptar, el sistema automticamente registrar el perodo en el lugar destinado.

Consulta y Edicin de Planillas 1. El sistema le develar la anterior pantalla, encontrara Detalles en el primer recuadro informacin particular del Empleador. 2. En el inferior un Listado-Planilla de Empleados con atributos particulares: identificacin EmpleadoNombre-Cambios Laborales.

3. El sistema le develar la anterior pantalla, enontrara Detalles en el primer recuadro Informacin particular del Empleador, en el inferior un listado-Planilla de empleados con atributos particulares:Identificacin Empleado-Nombre-Cambios Laborales. 4. Delante de cada nombre de empleado se encuentra un casillero de verificacin 5. Dar click sobre l, se proveer un titulo Conceptos-Observaciones.

6. Para gestionar sueldos de click encima, el sistema le proveer un Cuadro de datos para diligenciar. 7. Deber detallar cifras sobre: Comisiones-Bonificaciones-Gastos de Representacin-Salario en Especie-Sueldo. 8. Una vez escriba las cifras correspondientes oprima el Botn Aceptar para continuar con la gesin particular del empleado escogido.

9. Para gestionar otros salarios de click encima 10. El sistema le proveer un cuadro de datos para diligenciar. 11. Deber detallar cifras sobre. Primas de Produccin-Combustible-Dieta-Participacin beneficio salario-Dividendo-participacin beneficio ingresos-Decimo tercer mes. 12. Una vez escriba las cifras correspondiente oprima el Botn Aceptar para continuar con la gestin particular del empleado escogido.

13. Para gestionar Otros Ingresos, de click encima, el sistema le proveer un cuadro de datos para diligenciar. 14. Deber detallar cifras sobre: Preaviso-Indemnizacin-Viticos-Otros Ingresos. 15. Una vez escriba las cifras correspondientes oprima el Botn Aceptar para continuar con la gestin particular del empleado escogido.

16. Para gestionar Observaciones de click encima. 17. El sistema le proveer un cuadro para diligenciar. 18. Una vez escriba las observaciones adecuadas oprima el botn Aceptar para continuar con la gestin del empleado escogido.

19. Novedades: para gestionar Novedades del mismo empleado encontrar en la parte derecha de Conceptos, el ttulo Novedades (en la fila Cambios Laborales), de click en el casillero de verificacin 20. Delante del mismo, el sistema le botar el ttulo Entrada. 21. Una vez de clic en entrada, el sistema le botar informacin del empleado referente : a. fecha Entrada-Cargo-Tipo de Horario-Horas Laborales por Semana.

22. Una vez terminado el Diligenciamiento oprima el Botn Guardar. CLCULOS INFORMATIVOS En este paso el sistema le proveer un Clculo Informativo del total de la planilla en los aspectos diligenciados para cada empleado. 1. Encontrar Detalles en el primer recuadro informacin particular del Empleador 2. En el inferior un Listado-Planilla de los Atributos particulares generales con su respectivo clculo.

3. Bastar con dar click en la flecha lado inferior derecho para pasar la pgina.

4.

De click en el Botn siguiente para avanzar.

Clculos 1. Una vez revisado los Clculos informativos, el sistema le botar el Clculo de la Planilla Complementaria.

Cargar Firma: 1. Con ayuda del Botn Examinar ubicar la firma correspondiente

2. Una vez cargada la firma correspondiente, oprima el botn Frimar. 3. El sistema le enviar un Aviso de Confirmacin.

4. 5. 6. 7.

De click Confirmar en caso positivo. En caso contrario de Click en Cancelar. Una vez de click en Confirmar, el sistema le enviar un aviso de Resultado: Envo Exitoso. De click en el Botn Aceptar para terminar el proceso.

Revisin Se permite la revisin de la informacin suministrada en la Planilla complementaria. 1. Bastar con dar click encima de ellas para que se abran.

2. Una vez finalice la revisin, de click en el Botn terminar 3. El sistema le enviar un avido de Planilla complementaria enviada exitosamente 4. De click en el Botn Aceptar para terminar el Proceso.

5.