Profesor: Luis Horacio

Tablas dinmicas en Excel

Qu es una tabla dinmica?
Una tabla dinmica es una de las herramientas ms poderosas de Excel, pero tambin es una de las caractersticas que ms usuarios de Excel se sienten intimidados a utilizar. Si eres uno de ellos te ests perdiendo de utilizar una gran herramienta de Excel. Las tablas dinmicas te permiten resumir y analizar fcilmente grandes cantidades de informacin con tan slo arrastrar y soltar las diferentes columnas que formarn el reporte.

Reportes flexibles
Es verdad que puedes formar muy buenos reportes con lo que ya sabes de Excel, pero imagina la siguiente situacin. Ya has creado un gran reporte que compara el total de ventas en las diferentes regiones del pas, pero ahora tus superiores han pedido que hagas otro reporte que compare las ventas de cada regin con los tipos de productos vendidos. Y por si fuera poco, despus de terminar el segundo reporte, te piden un tercero para comparar las ventas de los productos pero ahora por cada ciudad del pas. Es muy probable que tengas que empezar desde cero para crear los nuevos reportes. Afortunadamente Excel tiene la funcionalidad de tablas dinmicas que ayuda a resolver este problema. Al utilizar una tabla dinmica podrs crear los reportes sin escribir una sola frmula, pero lo ms notable ser que podrs arreglar el reporte de una manera dinmica de acuerdo a tus necesidades.

El verdadero problema de las tablas dinmicas

Muchos usuarios de Excel evitan el uso de las tablas dinmicas porque parecieran muy complicadas a primera vista. Aunque las tablas dinmicas pueden parecer desafiantes, la realidad es que el problema radica en que muy pocas veces se explican adecuadamente. En varias ocasiones he ledo libros o tutoriales en Internet que utilizan trminos como Anlisis multidimensional, que aunque es un concepto importante, el presentar este tema a un principiante con este lenguaje solo lo intimidar desde un principio. A partir de hoy iniciar con una serie de artculos que hablarn sobre tablas dinmicas. Mi objetivo es presentarlas con un lenguaje sencillo de manera que puedas entender fcilmente y pronto puedas utilizar adecuadamente esta caracterstica de Excel que te har ms productivo.

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Cmo crear una tabla dinmica

Las tablas dinmicas en Excel reciben su nombre por su capacidad de cambiar dinmicamente la informacin agrupada con tan solo rotar las columnas o filas de la tabla. En esta ocasin veremos un ejemplo claro de cmo crearlas.

Crear una tabla dinmica en Excel 2010

Haz clic sobre cualquier celda de la tabla de datos que se desea considerar en la nueva tabla dinmica.

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Ahora selecciona el comando Tabla dinmica que se encuentra dentro del grupo Tablas de la ficha Insertar.

Se mostrar el cuadro de dilogo Crear tabla dinmica. Si es necesario podrs ajustar el rango de datos que se considerar en la tabla dinmica.

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En este mismo cuadro de dilogo se puede elegir si se desea colocar la tabla dinmica en una nueva hoja de Excel o en una ya existente. Haz clic en el botn Aceptar y se crear la nueva tabla dinmica.

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Excel agregar en la parte izquierda del libro la tabla dinmica y en la parte derecha la lista de campos. Esta lista de campos est dividida en dos secciones, primero la lista de todos los campos de los cuales podremos elegir y por debajo una zona a donde arrastraremos los campos que darn forma al reporte ya sea como columna, fila, valor o como un filtro. Para completar la tabla dinmica debemos arrastrar los campos al rea correspondiente. Siguiendo el ejemplo propuesto del artculo anterior, colocar como columna el campo Producto y como fila al campo Ciudad. Finalmente como valores colocar el campo Ventas.

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De manera predeterminada Excel aplica la funcin SUMA a los valores y la tabla dinmica que resulta despus de hacer esta configuracin es la siguiente:

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Utilizando una tabla dinmica fue posible crear un reporte de una manera fcil y sin la necesidad de utilizar frmulas. Pronto veremos cmo se pueden elaborar tablas dinmicas ms complejas que permitirn realizar un anlisis profundo de la informacin.

Partes de una tabla dinmica

Una vez que has aprendido cmo crear una tabla dinmica en Excel es conveniente detenerse un momento para conocer las partes que la componen y comprender el funcionamiento de cada una de ellas.

Partes de una tabla dinmica en Excel

Justo cuando se ha creado una tabla dinmica se muestra en la parte derecha de la hoja la lista de campos disponibles y por debajo las reas donde podemos arrastrar dichos campos. Estas reas denotan cada una de las partes de una tabla dinmica.

Filtro de informe. Los campos que coloques en esta rea crearn filtros para la tabla dinmica a travs de los cuales podrs restringir la informacin que ves en pantalla. Estos filtros son adicionales a los que se pueden hacer entre las columnas y filas especificadas. Etiquetas de columna. Esta rea contiene los campos que se mostrarn como columnas

de la tabla dinmica. Etiquetas de fila. Contiene los campos que determinan las filas de la tabla dinmica. Valores. Son los campos que se colocarn como las celdas de la tabla dinmica y que sern totalizados para cada columna y fila. Una vez especificados los campos para cada una de las reas, la tabla dinmica cobra vida. Puedes tener una tabla dinmica funcional con tan solo especificar las columnas, filas y valores. Los filtros son solamente una herramienta para mejorar el anlisis sobre los datos de la tabla dinmica.

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Dar formato a una tabla dinmica

Una vez que has creado una tabla dinmica, Excel permite aplicarle formato fcilmente como si fuera una tabla de datos. La ficha Diseo incluye comandos especiales para aplicar formato a una tabla dinmica. La ficha Diseo es una ficha contextual, por lo que debers seleccionar la tabla dinmica para que se muestre.

Esta ficha est dividida en tres grupos.

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Diseo. Este grupo permite agregar subtotales y totales generales a la tabla dinmica as como modificar aspectos bsicos de diseo.

Opciones de estilo de tabla dinmica. Las opciones de este grupo permiten restringir la seleccin de estilos que se muestran en el grupo que se encuentra justo a su derecha. Es decir, si seleccionas la opcin Filas con bandas, entonces se mostrarn a la derecha los

estilos que tienen filas con bandas.

Estilos de tabla dinmica. Muestra la galera de estilos que se pueden aplicar a la tabla dinmica. Con tan slo hacer clic sobre el estilo deseado se aplicar sobre la tabla.

Puedes hacer clic en el botn Ms del grupo Estilos de tabla dinmica para ver todos los estilos disponibles. Con tan slo elegir alguno de los estilos se aplicar inmediatamente a la tabla dinmica.

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Formato de valores en una tabla dinmica

En esta ocasin te mostrar cmo dar formato rpidamente a los valores agrupados de una tabla dinmica de manera de puedan tener el formato de nmero adecuado. Solamente sigue los siguientes pasos:

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Supongamos la siguiente tabla dinmica:

Para dar formato a los valores numricos debes hacer clic sobre el campo correspondiente dentro del rea Valores.

Del men mostrado debes seleccionar la opcin Configuracin de campo de valor.

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Se mostrar el cuadro de dilogo Configuracin de campo de valor.

Debes hacer clic en el botn Formato de nmero y se mostrar el cuadro de dilogo Formato de celdas donde podrs seleccionar el formato deseado:

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Despus de hacer la seleccin adecuada acepta los cambios y de inmediato se aplicar el nuevo formato a todos los valores de la tabla dinmica:

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Filtrar una tabla dinmica

Puedes filtrar y ordenar la informacin que se encuentra dentro de una tabla dinmica utilizando los filtros que Excel coloca de manera predeterminada en el reporte como Etiquetas de columna y Etiquetas de fila. Al seleccionar cualquier de las opciones del filtro, la informacin ser resumida y solamente mostrar un subconjunto de los datos de la tabla dinmica.

Una vez que se ha aplicado un filtro, Excel reemplaza el icono predeterminado para indicar que ese campo est siendo actualmente filtrado.

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Para mostrar de nuevo todos los valores de los campos filtrados debes hacer clic en el botn de filtrado y seleccionar la opcin Borrar filtro de.

De igual manera puedes ordenar instantneamente los valores de la tabla dinmica. Solamente haz clic sobre el botn de Etiquetas de fila o Etiquetas de columna y elige la opcin Ordenar de A a Z o la opcin Ordenar de Z a A.

Segmentacin de datos en tablas dinmicas

La segmentacin de datos en tablas dinmicas es una nueva caracterstica de Excel 2010 que permite hacer un filtrado de los datos dentro de una tabla dinmica. De esta manera puedes filtrar fcilmente la informacin por ms de una columna. En primer lugar debes hacer clic sobre cualquier celda de la tabla dinmica y posteriormente en la ficha Opciones y dentro del grupo Ordenar y filtrar debers hacer clic sobre el comando Insertar Segmentacin de datos.

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Excel mostrar el cuadro de dilogo Insertar segmentacin de datos.

En este cuadro debers seleccionar los campos que deseas utilizar como filtros en la tabla dinmica y Excel colocar un filtro para cada campo seleccionado:

Para filtrar la informacin de la tabla dinmica es suficiente con hacer clic sobre cualquiera de las opciones del filtro.

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Excel ajustar la informacin de la tabla dinmica de acuerdo a las opciones seleccionadas. Para mostrar de nuevo toda la informacin puedes hacer clic en el botn Borrar filtro que se encuentra en la esquina superior derecha de cada panel.

Podrs agregar tantos filtros como campos disponibles tengas en la tabla dinmica, lo cual te permitir hacer un buen anlisis de la informacin.

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Modificar campos de una tabla dinmica

Las tablas dinmicas son muy fciles de manipular y de modificar. Excel permite cambiar los campos de la tabla de una manera muy sencilla y reestructurar la informacin con tan solo arrastrar los nuevos campos.

Lista de campos de una tabla dinmica

Las modificaciones las haremos en la Lista de campos de la tabla dinmica que se encuentra en la parte derecha de la pantalla. Esta lista se mostrar con tan solo hacer clic en cualquier celda de la tabla dinmica.

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Modificar el tipo de clculo de una tabla dinmica

De manera predeterminada Excel utiliza la funcin SUMA al momento de crear los totales y subtotales de los valores de una tabla dinmica sin embargo es probable que necesites utilizar alguna otra funcin diferente como el promedio o la cuenta de elementos. Para cambiar la funcin que se utiliza en los valores resumidos debes hacer clic sobre el campo de valor y seleccionar la opcin de men Configuracin de campo de valor:

En el cuadro de dilogo mostrado podrs cambiar la funcin que deseas utilizar:

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Los valores disponibles son los siguientes:

Cuenta. Contabiliza el nmero de registros. stas es la opcin predeterminada si el campo es de tipo texto (en lugar de la Suma). Promedio. Obtiene el promedio de los elementos. Mx. Obtiene el valor numrico ms alto. Mn. Obtiene el valor numrico ms bajo. Producto. Multiplica todos los valores numricos de ese campo, si existe algn campo de texto ser ignorado. Contar nmeros. Obtiene el nmero de registros con valor numrico. Desvest. Obtiene la desviacin estndar. Desvestp. Obtiene la desviacin estndar en funcin de la poblacin. Var. Calcula la varianza de una muestra. Varp. Calcula la varianza en funcin de la poblacin.

Al aceptar los cambios Excel aplicar de inmediato el nuevo tipo de clculo seleccionado.

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Si por alguna razn esta lista de campos no aparece en tu libro de Excel, debes activarla con el comando Lista de campo que se encuentra dentro del grupo Mostrar de la ficha Opciones.

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Quitar un campo de una tabla dinmica

Para remover un campo arrstralo fuera del rea donde se encuentra y cuando el puntero del ratn se convierta en una X suelta el botn del ratn para eliminar el campo. Otra manera de eliminar el campo es haciendo clic sobre l y seleccionar la opcin Quitar campo.

Mover un campo de una tabla dinmica

Para mover un campo ya existente hacia una nueva ubicacin solamente arrstralo de un rea a otra o de igual manera selecciona cualquiera de las opciones de men que permiten mover el campo a cualquiera de las reas disponibles: Mover al filtro de informe, Mover a rtulos de fila, Mover a rtulos de columna o Mover a valores.

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Con este mtodo puedes cambiar fcilmente las columnas por filas y viceversa.

Nuevo campo en una tabla dinmica

Finalmente para agregar un nuevo campo puedes arrastrarlo desde la lista de campos hacia el rea deseada. Tambin puedes marcar la caja de seleccin del campo lo cual har que sea agregado a alguna de las reas predeterminadas.

Las tablas dinmicas son un elemento de anlisis de informacin de Excel muy poderoso y esa fortaleza proviene de la facilidad que provee para manipular la informacin de acuerdo a tus necesidades.

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Crear un grfico dinmico

Un grfico dinmico es un grfico que est basado en los datos de una tabla dinmica y que se ajusta automticamente al aplicar cualquier filtro sobre la informacin. Con este tipo de grfico podrs ayudar en la compresin de los datos de una tabla dinmica.

Cmo crear un grfico dinmico en Excel

Para crear un grfico dinmico debes hacer clic sobre cualquier celda de la tabla dinmica que servir como base del grfico y posteriormente hacer clic sobre el comando Grfico dinmico que se encuentra dentro del grupo Herramientas de la ficha Opciones.

Se mostrar el cuadro de dilogo Insertar grfico de donde podrs seleccionar el tipo de grfico que deseas utilizar.

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Una vez que has seleccionado el grfico adecuado Excel lo insertar en la hoja de trabajo. Observa cmo el grfico se modifica al momento de aplicar algn filtro sobre la tabla dinmica:

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De igual manera puedes filtrar la informacin utilizando los botones de filtrado que aparecen dentro del grfico dinmico:

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Para eliminar un grfico dinmico solamente debes seleccionarlo y pulsar la tecla Suprimir.

Mover un grfico dinmico

Es probable que encuentres til el mover un grfico dinmico a su propia hoja de Excel para poder trabajar con l de manera independiente e inclusive aplicar algn estilo y formato personalizado.

Mover un grfico dinmico a otra hoja

Para mover un grfico dinmico debes seleccionarlo y posteriormente seleccionar el comando Mover grfico que se encuentre en el grupo Ubicacin dentro de la ficha Diseo.

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Se mostrar el cuadro de dilogo Mover grfico y podrs seleccionar una nueva hoja donde ser colocado.

Modificar el estilo de un grfico dinmico

Ya sea que muevas el grfico a una nueva hoja de Excel o lo dejes en su ubicacin original puedes modificar su estilo con los comandos de la ficha Diseo, Presentacin y Formato:

Dentro de la ficha Diseo encontrars los comandos necesarios para seleccionar un nuevo estilo del grfico dinmico. Con los comandos de la ficha Presentacin podrs

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personalizar an ms el grfico dinmico agregando ttulos, rtulos de eje y leyendas. Finalmente la ficha Formato permitir refinar los estilos de forma del grfico creado.

Cambiar origen de datos de una tabla dinmica

Es probable que el origen de datos de una tabla dinmica haya cambiado de ubicacin y ahora tengas que considerar este cambio en tu tabla dinmica. A continuacin unos pasos muy sencillos para modificar el origen de los datos. Haz clic sobre la tabla dinmica y selecciona el comando Cambiar origen de datos que se encuentra en la ficha Opciones dentro del grupo Datos.

Se mostrar el cuadro de dilogo Cambiar origen de datos de tabla dinmica el cual te permitir ampliar (o reducir) o cambiar el rango de los datos de la tabla dinmica.

Acepta los cambios y la tabla dinmica reflejar el nuevo rango de datos que has especificado.

Nota: si con este documento no aprende tablas dinmicas estamos en la olla. Lalo muy bien para que pueda aplicar lo que dice en este.