HOJA DE CUBIERTA, CONTROL Y REVISIN DE DOCUMENTOS

CDIGO: TITULO:

Pedir cdigo a 1 DE x Normalizacio NMERO DE HOJA: n PROTOCOLO GENERAL DE CALIFICACIN DE LA INSTALACIN DE SOFTWARE EPICOR ERP CONTROL DE CAMBIOS

NMERO DEL CAMBIO NA

FECHA DEL CAMBIO NA

DESCRIPCIN DEL CAMBIO Documento nuevo

VERSION 1

ELABORADO POR NOMBRE: K. Noble

Firma:___________ Fecha:____________ CARGO:

REVISADO POR NOMBRE: J. Rudas

Firma:___________ Fecha:____________ CARGO:

REVISADO POR NOMBRE: M. Llanos

Firma:___________ Fecha:____________ CARGO:

NOMBRE: ????? Firma:___________ Fecha:____________ CARGO:

APROBADO POR NOMBRE: M. Leal Firma:___________ Fecha:____________ CARGO: D.A.C.

CONTROL DE COPIAS Entrega de Obsoletos AREA COPIA No. Si/No (Cuantos)

FECHA DE EMISIN

NOMBRE /CARGO

FECHA DE ENTREGA

FIRMA DE RECIBIDO

CODIGO TITULO 1. OBJETIVO

VERSION

NUMERO DE HOJAS

2 de 8

PROTOCOLO GENERAL DE CALIFICACIN DE LA INSTALACION DE

El objetivo de este protocolo es definir los requerimientos de la calificacin de la instalacin (IQ) y criterios de aceptacin para el software Epicor a ser instalado en Laboratorios Rety de Colombia s.a.; de forma que se valide que el sistema sea instalado conforme a las especificaciones de compra y los detalles y requerimientos de Retycol S.A. 2. ALCANCE Este protocolo definir los procedimientos de prueba, documentacin, y criterios de aceptacin, requeridos para establecer que el software Epicor a ser instalado en Laboratorios Rety de Colombia s.a.; se encuentra de acuerdo a las especificaciones del fabricante y los criterios de aceptacin de Retycol S.A. 3. RESPONSABILIDADES 3.1 Jefe de Sistemas Revisa el protocolo. Encargado de Aprobar el protocolo y reporte de calificacin de la instalacin Encargado de coordinar y/o desarrollar el protocolo y reporte de calificacin de la instalacin Encargado de la toma de datos para la calificacin Apoyarse de manuales, planos y en general la documentacin necesaria para ejecutar el protocolo de calificacin. Encargado de revisar la documentacin del equipo. 3.2 Director de Aseguramiento de la Calidad 3.3 Asistente de Sistemas

4. DESCRIPCIN DEL SISTEMA DE CALIFICACIN. A continuacin se relacionan las variables a monitorear en la validacin. 4.1 Se identifica la funcin del software de manera general Los objetivos principales que debe tener el software son: Contar con un sistema totalmente integrado que permita una mayor eficiencia operativa, una mayor confiabilidad en la operacin y que evite re-procesos en la informacin. Integracin total del sistema ERP, incluyendo los mdulos de Gestin de Produccin, Mantenimiento de Equipos, Gerencia- Administracin, Nomina y Gestin Humana. Cumpla con las caractersticas de integracin, trazabilidad, seguridad y oportunidad de la informacin, as como la flexibilizacin por parametrizacin de los procesos que todo ERP de clase mundial ofrece.

CODIGO TITULO

VERSION

NUMERO DE HOJAS

3 de 8

PROTOCOLO GENERAL DE CALIFICACIN DE LA INSTALACION DE

Tener un sistema que agilice los procesos de compra, produccin, control de inventarios y activos fijos al igual que toda la cadena de suministros. Tenga la habilidad de recibir y entregar interfaces con otros sistemas, en tiempo real y con confirmacin de cumplimiento. 4.2 Se verifican las caractersticas tcnicas del software y hardware y se listan los componentes principales del mismo Caractersticas Tcnicas del Software: Manejo de la planeacin y control de ventas Permitir la creacin de clientes de acuerdo a condiciones de crdito, controlar y almacenar informacin sobre garantas. Tener la habilidad de interactuar con sistemas de los bancos para confirmar controladamente los depsitos que realiza el cliente en las cuentas bancarias. Manejar ventas en el extranjero transadas en dlares. Tener un reporte de cartera, control de recaudos en efectivo, transferencias y cheque. Permitir captura de las facturas de proveedores. Registrar facturas en varias monedas, calculando la prdida o utilidad en cambio cuando la moneda sea extranjera. Se requiere conciliaciones bancarias automticas. Flujos de caja y pronsticos de efectivo, por plantas y consolidados. Manejar presupuestos. Reporteador para Estados Financieros. Habilidad para crear transacciones contables de manera interactiva. Es requerido hacer el manejo de compras nacionales e importaciones tanto en pesos como en USD. El inventario debe llevarse controlado por lotes con toda trazabilidad desde las materias primas que se utilizan para Caractersticas Tcnicas del Hardware: Para el servidor de Base de datos Memoria RAM 4GB 3 Discos de 146 GB Raid 5 Microsoft SQL Server 2005 0 Superior Sistema Operativo Windows 2003 0 Superior Para el servidor de Aplicaciones Procesador Qual Core Intel Xeon 2.33 GHZ Memoria RAM 8GB 2 Discos Duros de 146 GB Raid 1 Sistema Operativo Windows 2003 Server o Superior

CODIGO TITULO

VERSION

NUMERO DE HOJAS

4 de 8

PROTOCOLO GENERAL DE CALIFICACIN DE LA INSTALACION DE

4.3 Se verifican los aspectos de seguridad del equipo y de la acometida elctrica y de aire comprimido asociado al hardware. Actualmente contamos con una UPS que cuenta con un panel que nos indica el estado actual de sta y los procedimientos a seguir en caso de problemas. El objetivo de contar con esta UPS es evitar inconvenientes y catstrofes iniciados por estos equipos o en su defecto estar alerta a malos funcionamiento de los mismos y evitar daos severos en los equipos de la compaa o perder informacin en los servidores de datos. De manera detallada tenemos el procedimiento IF-05 donde se explica el manejo de la UPSs y Servidores. 4.4 Se verifica sistema de apoyo crtico relacionados, calibracin, mantenimiento preventivo y limpieza requeridos. Actualmente tenemos un plan de mantenimiento preventivo para los servidores ya que al liberarlo de impurezas evita cortos internos en el sistema y bloqueos parciales. Estos problemas impiden que el equipo no muestre un ptimo funcionamiento en las tareas. Se realiza el siguiente proceso: Limpieza fsica interna y externa del Equipo: Eliminacin de impurezas de los siguientes componentes: Teclado, Mouse, Fuente de Poder, Unidades de CD-ROM y Floppy, Regulador de voltaje, UPS y pantallas. El segundo paso es integrar la prevencin y la correccin de errores menores y optimizacin del software de la mquina, lo cual permite conocer su estado actual y prevenir daos graves. Se realiza el siguiente proceso: 1. Revisin y anlisis del sistema: En esta fase se detecta errores en el sistema operativo como tambin si los recursos con lo que cuenta la mquina son adecuados para soportar el software que se est utilizando. 2. Instalacin Software Deteccin de errores: Se corre un programa especializado en deteccin y correccin de errores: Estructura del sistema operativo, libreras, registro del sistema y otros 3. Instalacin Software Optimizacin: Se corre una herramienta que permite optimizar el rendimiento del sistema, este hace que las aplicaciones se ejecuten rpidamente 4.5 Se realizan prueba de encendido y apagado y de back up de informacin Para pruebas de encendido y apagado, adjuntamos imgenes siguientes de restauracin de un bkp hasta dejarlo operativo.

CODIGO TITULO

VERSION

NUMERO DE HOJAS

5 de 8

PROTOCOLO GENERAL DE CALIFICACIN DE LA INSTALACION DE

Aqu se restaura el bkp de la base de datos en produccin a la base de pruebas Training. Primeramente se detienen los appserver en el servidor de aplicaciones (Epicor-ap), realizado esto nos ubicamos en la base datos (Servidor de Base de Datos Epicor-sql) donde se va a proceder con la restauracin. En la opcin de tareas, seleccionamos restaurar/ base de datos. Posteriormente se busca la ruta donde est guardada la copia de seguridad y le damos en aceptar para comenzar el proceso. Al finalizar el proceso de restauracin encendemos los Appservers en el servidor de aplicaciones. Se ingresa a la herramienta Progress Explorer Tool. User: Administrador y la clave se deja en blanco y se presiona ok. Verificacin de que los App server estn iniciados.

Posteriormente se debe ingresar al programa a cambiar 2 parmetros en la configuracin, uno en la compaa y un agente del Sistema. La ruta para cambiar el parmetro de compaa se puede realizar desde cualquier planta en la ruta: System Management\Company Maintenance\Compaia. Al abrir buscamos la pestaa que dice Sistema. En Database Connection cambiamos el nombre de la base de datos, debe quedar como muestra la figura siguiente. El segundo parmetro es modificar el agente del sistema que est en la ruta: System Management\Utilities\System Agent. En la pestaa Detail cambiamos la clave del manager y los puertos que usa training para su conexin. Es importante anotar que dependiendo de la base de datos que se vaya a restaurar cambian los puertos de conexin: Training: 9013 9011 Test: Piloto: 9023 9021 9033 9031

CODIGO TITULO Produccin:

VERSION

NUMERO DE HOJAS

6 de 8

PROTOCOLO GENERAL DE CALIFICACIN DE LA INSTALACION DE 9011 9013

Por ltimo reiniciamos los AppServer para que inicien con los cambios realizados. 5. CRITERIOS DE ACEPTACIN Y RECHAZO. 5.1 Los sistemas de apoyo crtico deben cumplir los requerimientos del equipo. 5.2 Los equipos deben cumplir con los aspectos de seguridad asociado al equipo. 5.3 La verificacin de las especificaciones tcnicas del equipo y equipos asociados debe estar acorde a los lineamientos planteados. 5.4 Los sistemas de apoyo crtico deben estar acorde a las necesidades del equipo. 5.5 Los equipos deben superar las pruebas requeridas.

6. CRITERIOS DE MEDICIN. Se utilizara como convencin de unidades: Magnitud Unidad

? 7. PARMETROS A EVALUAR. 7.1 Especificaciones tcnicas del equipo. Esto es lo mismo que el 7.3????? 7.2 Sistemas de apoyo Crtico asociados. 7.3 Caractersticas tcnicas de los equipos. 7.4 Aspectos de seguridad asociados al equipo. 8. IDENTIFICACION DE EQUIPO Caractersticas Tcnicas. Especificaciones Dell T610 110 10

Item Fabricante: Modelo: Serie: Voltaje: Amperaje: Frecuencia: Velocidad de aplicacin.

Verificacin

CODIGO TITULO

VERSION

NUMERO DE HOJAS

7 de 8

PROTOCOLO GENERAL DE CALIFICACIN DE LA INSTALACION DE

Nivelacin: Cumple parmetros de diseo

SI

NO

Revisado por:

VERIFICACION DEL SISTEMA DE APOYO CRTICO RELACIONADO

Listado de los sistemas de apoyo crtico con que cuenta el equipo en mencin. SISTEMA DE APOYO CRITICO ELECTRICIDAD AIRE COMPRIMIDO COMENTARIOS: Nota: en caso de que aplique sistema de apoyo crtico elctrico incluya aquella informacin que conlleve al conocimiento del sistema en cuanto a calibre, voltaje, amperaje, polo a tierra.
9. REVISION DEL CUMPLIMIENTO DE LAS BPMv

REQUERIMIENTO 230 +/-10 V / 22 Amp. 80 psi +/- 10 psi / 0 a 0.6 m/min

INSTALADO

CUMPLE

Indique con S si cumple, con N en caso de falta de cumplimiento, NA cuando no aplique el requerimiento REQUERIMIENTO CUMPLE (S/N) El equipo est diseado de forma que permite su fcil limpieza y N mantenimiento Existen registros de verificacin y control de limpieza y mantenimiento N El equipo cuenta con una BITACORA Existe un control de cambios en el equipo El rea donde se localiza el equipo permite su fcil limpieza y mantenimiento N El equipo est correctamente sealado e identificado

CODIGO TITULO

VERSION

NUMERO DE HOJAS

8 de 8

PROTOCOLO GENERAL DE CALIFICACIN DE LA INSTALACION DE

10. Prueba de encendido, apagado y parada de emergencia.

Prueba de Encendido El equipo se energiza o apaga al presionar el pulsador

Equipo

Observaciones

Realizado Por:

Revisado por:

C = cumple / NC = no cumple 11. DISPOSICIN Y CONTROL DE REGISTROS. Identificacin: Reporte general de calificacin de la instalacin de _______. Diligenciado Por: Katherine Noble Almacenamiento: En carpeta en el archivo de Aseguramiento de Calidad Proteccin: En carpetas para garantizar la integridad y mantenimiento del registro.. Recuperacin: Por el nombre del reporte y cdigos. Tiempo de Conservacin y disposicin de registro: por la permanencia del mtodo validado sin cambio en el equipo. Luego se destruye por autorizacin de aseguramiento de calidad.