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42 IT-Business Tipps für den Projektalltag

Robert Krauss

Rund um die Projektarbeit gut organisiert


Teil 1: Wohnen und Daten synchronisieren
Die Verhandlungen sind abgeschlossen, die Details sind fixiert und der Vertrag ist unterschrieben.
Das Projekt ist interessant, herausfordernd und kann beginnen. Leider liegen Wohn- und Arbeitsort
über 500 km auseinander. Das bedeutet Wohnen vor Ort, zusätzlicher Organisationsaufwand und
Wochenendheimfahrt.

Gerade wer neu im Geschäft ist, den Pro­ steuerlich nicht zu beanstandende Größe
jektort nur vom Hörensagen kennt oder der Wohnung bis hin zu einem Mietvertrag
nur wohnortnahe Projekte gewohnt ist, mit kurzen Kündigungsfristen.
findet zahlreiche Tools und Infos im Web, Darauf haben sich überregionale Wohn­
die die Eigenorganisation einfach und un­ raumvermittler wie www.homecompany.de
kompliziert machen sollen. Doch welche oder www.immonet.de spezialisiert. Hier
sind für IT-Freiberufler besonders hilfreich? trifft man auf ein breit gefächertes Ange­-
bot in allen Preis- und Qualitätsstufen. Wei­-
Wohnen und Umgebung tere Zeitwohnanbieter findet man auch mit
Hotelsuche Hilfe von Google. Gängige Suchwörter sind
Die ersten Wochen im Projekt verbringt dafür der gewünschte Wohnort (z. B. Ham­
man in der Regel im Hotel. Das ist verläss­ burg) in Verbindung mit den Begriffen
lich, verhältnismäßig schnell organisiert ‚Zeitwohnen’, ‚Ferienwohnung’ oder ‚Mit­
und unkompliziert. Aber wo findet man ein wohnzentrale’. Auch diese Lösung ist nicht
geeignetes Hotel? Manchmal haben Agen­- ganz billig, da die Vermittler von neuen
tur oder Endkunde eine Hotelliste. Sonst Mietern in der Regel Provisionen verlangen.
IT-Freiberufler Robert Kraus: „Wer neben seinem Laptop
muss man sich selbst auf die Suche ma­ Nützliche und notwendige Dienste auch noch einen Büro-PC oder einen PDA regelmäßig
chen. Dem Ortsunkundigen helfen dabei nutzt, kennt auch das Problem mit der Synchronisation
Die großen sozialen Business-Netzwerke wie
Hotelportale wie www.hrs.de oder www. der Rechner untereinander.“
www.xing.com leisten hier aber auch gute
hotel.de. Diese ermöglichen die schnelle nutzt, kennt auch das Problem mit der Syn­
Dienste. Für fast jede größere Stadt gibt
Suche nach verfügbaren Hotelzimmern vor chronisation der Rechner untereinander.
es im Gruppenbereich ein entsprechendes
Ort und die mittlerweile üblichen Bewer­- MS Outlook ist hier das meist genutzte
Forum, in dem man Fragen nach Wohnraum
tungen der anderen User sind ein sehr Werkzeug. Wurde der Termin jetzt auf dem
oder anderen Wohnmöglichkeiten stellen
hilfsreiches Mittel bei der Qualitätsbewer­ Handy oder auf dem Notebook-Outlook
kann. Für größere Städte findet man auch
tung jenseits der berühmten Sterne. eingetragen? Und war nicht das To-do für
oft sogenannte Xing-Regionalgruppen, die
Die Buchung selbst kann auch über das Projekt XY längst auf erledigt gesetzt? Und
durch ihre regelmäßigen Treffen ‚im rich­
Portal erfolgen und die Kosten für ein fatal ist es, wenn der Link zum Kundenintra­
tigen Leben’ unkompliziert die lokale
Zimmer liegen oftmals niedriger als bei net daheim auf dem Büro-PC, aber nicht auf
Kontaktaufnahme auch nach Feierabend
einer direkten Anfrage im Hotel. Ob die dem Laptop gespeichert wurde. Wer jetzt
und die Vernetzung fördern.
Umgebung passt oder ob die Lage zum einen eigenen Exchange-Server oder etwas
Kunden in Ordnung ist, findet man dann Wo kann ich abends hingehen, wo finde Vergleichbares einsetzt, ist in der Regel fein
mit Hilfe von Googe Maps (maps.google.de) ich einen guten Zahnarzt? Solch einfache raus. Ein Link zum eigenen Intranet genügt
schnell heraus. Mittlerweile kann man sich Fragen stellen nicht nur Freelancer am Pro­- und alle angeschlossenen Geräte sind auf
dort auch die Route zum Ziel für Fußgänger jektstandort vor Herausforderungen. Mit dem aktuellen Stand. Alle anderen müssen
anzeigen lassen. Wir kommen auf dieses www.qype.com gibt es seit einiger Zeit ihre Daten manuell synchron halten. Da
Feature später noch zurück. ein Internet-Portal zur Bewertung von Microsoft eine Synchronisation (Abgleich
Leider ist ein Hotel in der Regel relativ Restaurants und Bars oder von Dienstleis­ von Kontakten, Terminen, Aufgaben und
teuer und durch die Wochenendheim­- tern wie Ärzten und Handwerkern. Auch Notizen) von verschiedenen Outlook-Datei­
fahrten zeitweise ungenutzt. Zudem hat wenn man die Einträge immer mit einer en ohne Exchange-Server offiziell nicht un­
man wenig Privatsphäre oder wird Ihre gesunden Portion Misstrauen wegen mög­- terstützt, gibt es einen recht großen Markt
Wohnung täg­lich durch unbekannte, licher Eigenwerbung betrachten sollte, so für Tools und Online-Dienste, die sich dieser
dienstbare Geister aufgeräumt? erhält man immerhin eine erste Orien­ Aufgabe mehr oder weniger erfolgreich ge­
tierung über die Qualität der jeweils er­ stellt haben. Wir haben uns in einem nicht
Wohnungssuche
brachten Dienstleistung. Das Portal lebt repräsentativen Kurztest drei Tools auf ihre
Viele Freiberufler schätzen daher ein Zim­ vom Mitmachen. So kann jeder seine Er­ Alltagstauglichkeit zur Synchronisation von
mer oder eine kleine Wohnung vor Ort – fahrungen ebenfalls der Allgemeinheit zur zwei räumlich getrennten Outlookinstal­la­
insbesondere bei Projekten mit längeren Verfügung stellen und davon profitieren, tionen angesehen.
Laufzeiten. Nun ist die Suche nach ge­ dass die Informationen mit jedem Eintrag
eignetem Wohnraum ohne Kontakte vor Tool 1: syncing.net 2
verlässlicher werden.
Ort schon nicht mehr ganz so trivial, da Seit 2008 ist die Firma Syncing.net (www.
Projektarbeiter in der Regel andere Wün­- Büro und Daten syncing.net) mit ihrem Produkt ‚syncing.net
sche und Anforderungen haben als ‚nor­ Synchronisation von Aufgaben und Ter­minen 2’auf dem Markt. Das Konzept der Software
male’ Mieter. Das beginnt bei dem Wunsch, Wer neben seinem Laptop auch noch ein­ geht davon aus, dass beide Rechner zur
möbliert zu mieten und geht über eine en Büro-PC oder einen PDA regelmäßig selben Zeit im Internet online sind. Dann
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baut die Software für diese Rechner ein Tool3: SynchPST 6 erlaubt es auch die Verschlüsselung einer
Peer-to-peer Netzwerk auf, verbindet sie Ein sehr ähnliches Programm kommt von kompletten Festplatte. Das verhindert sogar
und stößt die Replikation an. Ist nur einer der Firma Wisco (www.synchpst.de). Hier das Booten des Rechners ohne korrekte
der Rechner im Internet, so hinterlegt liegt der Schwerpunkt allerdings auf ein­- Passworteingabe. Wenn dieses mit Bedacht
dieser auf dem Server des Herstellers, der er einfachen Möglichkeit, die Synchroni­ und entsprechender Länge gewählt ist, sind
aus Datenschutzgründen in Deutschland sationsvorgänge zu automatisieren und die Daten vor Kriminellen, Mitbewerbern
steht, einen verschlüsselten Container, zeit­gesteuert ausführbar zu machen. Auch und (fremd)staatlichen Lauschern gut ge­
der später automatisch einen zweiten die Benutzeroberfläche wirkt aufgeräum­ schützt.
oder mehrere Rechner synchronisiert. ter, ohne dabei auf umfangreiche Einstel­
Die Firma nennt diese Technologie ‚store- Hinweise für Auslandsreisen
lungsoptionen zu verzichten.
and-forward’. Wäh­rend der Tests gefiel der Nicht vergessen sollte man dabei aber, dass
Anbieter durch seine schnellen Updates und
einen reibungslosen Support. Die auf der
CeBit 2008 neu vorgestellte Funktionalität
war allerdings zum Zeitpunkt unserer Tests
im Spätsommer noch nicht voll ausgereift
und führte in Einzelfällen dazu, dass nicht
alle geänderten Einträge zuverlässig syn­
chronisiert wurden.
Auf der anderen Seite hat der kleine und
schnelle syncing.net Client, der seine Be­
nutzer mit keinerlei Administrations- oder
Konfigurationsmöglichkeiten verwirrt,
durch sein innovatives store-and-forward-
Konzept durchaus das Zeug zu einem
ernstzunehmenden Exchangeersatz für
Einzelkämpfer und verteilte Teams.
Tool 2: Easy2Sync
SynchPST mit anwenderfreundlicher Oberfläche und Zeitsteuerung
Einen anderen Weg geht die Software
‚Easy2Sync für Outlook’ von IT-Services Tool 4: Daten sicher übertragen mit True
fremde Staaten teilweise nicht zimperlich
Thomas Holz (www.itsth.de). Hier gibt Crypt
reagieren, wenn man mit verschlüsselten
es die Möglichkeit, entweder die Rechner In diesem Zusammenhang stellt man sich Datenträgern in das Land einreisen möchte.
über ein LAN zu synchronisieren oder man auch immer wieder die Frage nach der Die USA sind ein Beispiel dafür. Seit einigen
verwendet eine dritte Datei, vom Hersteller Sicherheit der Daten, da es ja nicht immer Monaten dürfen die Einreisebeamten je­
‚Brückendatei’ genannt. Diese kann vermeidbar ist, auch Kundendaten mit sich den Datenträger ihrer Wahl ohne Verdacht
auch auf einem USB-Medium oder online herumzutragen. Die kürzlich aufgedeckten durch­suchen und die Inhalte kopieren. Bei
gespeichert sein. Wichtig ist nur, dass sie Datenskandale bei deutschen Konzernen verschlüsselten Datenträgern ist auch die
sich über einen Laufwerksbuchstaben in oder die regelmäßigen Datenverluste der Beschlagnahme nicht ungewöhnlich. Ob und
den PC einbinden lässt. Zusammen mit britischen Behörden haben hier für eine wann man dann seinen Rechner, sein Handy,
den umfangreichen und damit mitunter begrüßenswerte Sensibilisierung gesorgt. seine USB-Festplatte oder seinen MP3-Player
komplexen Einstellmöglichkeiten für die Hier hilft ein Verschlüsselungsprogramm, wiederbekommt, steht in den Sternen. Nicht
Behandlung von Konfliktsituationen (ein das entweder Teile oder die komplette ohne Grund bieten einige Konzerne für ihre
Termin oder ein Kontakt wurde auf beiden Festplatte eines Rechners verschlüsseln USA-Reisenden speziell gesäuberte Note­
Rechnern geändert; welcher gewinnt?) hat kann. Unter www.truecrypt.org findet man books an.
sich diese Art der Synchronisation als sehr ein erprobtes, quelloffenes und kostenloses
robust erwiesen. Programm für diesen Zweck. Seit der Version Im nächsten Teil erfahren Sie u. a., wie Viel­­-
reisende mit Hilfe eines Zweit-iPod so man­
che Klippe umschiffen können.

Über den Autor


i
Robert Krauss, Jahrgang 1963, seit
1988 im IT-Geschäft und seit 1990
freiberuflich tätig. Er lebt mit sei­
ner Familie in der Region Hannover.
Seine Schwerpunkte: Beratung, Pro­
grammierung und Unterstützung in
den Bereichen IT-Servicemanagement,
IT-Systemintegration, IT-Support und
IT-Administration

Kontakt
E-Mail: hallo@k-server.de
Web: www.k-server.de
Die Profilvorschau von Easy2Sync für Outlook