Registros e informes 13.

1 Perspectiva general de los registros de la Iglesia

Los registros exactos ayudan a los lderes de la Iglesia a conocer a los miembros y a darse cuenta de sus necesidades. Por ejemplo, los registros pueden ayudar a los lderes a saber a quines podr hacerles falta una atencin especial para llegar a ser ms activos en la Iglesia o para llegar a ser dignos de las bendiciones del templo. Los registros que se llevan con precisin tambin ayudan a los lderes a evaluar el progreso alcanzado y a formular planes para mejorar. Otro propsito importante de llevar registros en la Iglesia es determinar cules son las ordenanzas de salvacin que ha recibido cada persona. En las unidades de la Iglesia se mantienen los siguientes tipos de registros: Informes sobre la participacin de los miembros, que incluyen informacin sobre la asistencia a las reuniones, las visitas de los maestros orientadores y las maestras visitantes, la actividad y el oficio del sacerdocio de los miembros nuevos y la condicin de la recomendacin para el templo de los miembros que hayan recibido la investidura (vase 13.5). Cdulas de miembro, que incluyen el nombre y la direccin de los miembros, as como las ordenanzas y otros datos esenciales (vase13.6). Registros histricos, que incluyen informacin sobre los logros, los retos, las experiencias que edifican la fe y otros acontecimientos notables de la unidad (vase13.7). Registros financieros, que incluyen informacin sobre los diezmos y otras ofrendas y sobre el costo de las actividades y los materiales (vase el captulo 14).

13.2 Instrucciones generales para los secretarios

La integridad de todos los secretarios deber ser incuestionable y debern demostrar que estn dispuestos a seguir los mandamientos del Seor. Debern llevar los registros de forma honrada y minuciosa. A la vez, debern ser maestros y administradores competentes. El secretario asignado a las finanzas debe tener las aptitudes necesarias para el manejo de los asuntos financieros. El llamar a secretarios que renan esos requisitos contribuir a que tengan consigo el Espritu del Seor al trabajar con los asuntos financieros y con los registros de la Iglesia. Los secretarios deben seguir minuciosamente las normas y los procedimientos vigentes para salvaguardar los fondos de la Iglesia y asegurarse de que los registros de la Iglesia estn al da y sean exactos. Los secretarios debern notificar de inmediato a los lderes del sacerdocio de cualquier falta que afecte los fondos y los registros de la Iglesia. La duracin del llamamiento de los secretarios debe ser suficiente para que aprendan sus deberes, magnifiquen su llamamiento y mantengan la continuidad en su labor. Puesto que no son parte de la presidencia de estaca ni del obispado, no es necesario relevarlos cuando se reorganice la presidencia de

estaca o el obispado. Las responsabilidades de los secretarios de barrio y de estaca se describen en 13.3.2,13.3.3, 13.4.2 y 13.4.3.

13.3 Registros e informes de estaca

13.3.1

Presidencia de estaca
El presidente de estaca supervisa el mantenimiento de los registros en la estaca. Puede asignar a sus consejeros y secretarios para que, bajo su direccin, realicen gran parte de esta labor. Tambin se asegura de que sigan las normas y los procedimientos de la Iglesia en el cumplimiento de esas responsabilidades.

13.3.2

Secretario de estaca
Cada estaca debe tener un secretario de estaca competente que cumpla con sus funciones. El presidente de estaca llama y aparta a dicho secretario, quien deber ser un poseedor del sacerdocio de Melquisedec que sea digno de tener una recomendacin para el templo. La presidencia de estaca capacita al secretario de estaca, y l trabaja bajo su direccin. El presidente de estaca puede asignarle responsabilidades como las que se detallan en esta seccin. Se puede llamar a secretarios auxiliares de estaca para ayudar (vase 13.3.3).

Responsabilidades de llevar los registros

El secretario de estaca da apoyo administrativo a la presidencia de estaca. l lleva un registro de las asignaciones que se hacen y las decisiones que se toman en las reuniones de liderazgo de estaca. Adems, le recuerda a la presidencia de estaca los asuntos a los que deba darse seguimiento o consideracin adicional. El secretario de estaca (y los secretarios auxiliares de estaca asignados) prepara los registros e informes de estaca, los cuales incluyen registros financieros (vase el captulo 14), informes sobre la participacin de los miembros (vase 13.5), informacin sobre los miembros (vase 13.6) y registros histricos (vase 13.7). El secretario de estaca se asegura de que los registros y los informes sean exactos, estn completos y se hagan a tiempo. El secretario de estaca (y los secretarios auxiliares de estaca asignados) se rene con el presidente de estaca para revisar los registros e informes. El secretario proporciona datos de esos materiales para ayudar a los lderes a darse cuenta de (1) las necesidades de los miembros y de las organizaciones, (2) la disponibilidad de recursos, como las finanzas y la fortaleza de los que poseen el sacerdocio, y (3) las tendencias, los puntos fuertes y los dbiles. El secretario de estaca debe familiarizarse con los programas de llevar registros en el sistema de computadoras (ordenadores) de la Iglesia, donde estn disponibles. Otras tareas de llevar registros que la presidencia de estaca puede dar al secretario de estaca o a un secretario auxiliar de estaca incluyen:

1. Asegurarse de que se preparen y distribuyan los certificados de ordenacin al Sacerdocio de Melquisedec, y de que las ordenaciones se registren con exactitud y de manera puntual. 2. Registrar la informacin sobre las recomendacin del templo. 3. Preparar el formulario Sostenimiento de oficiales para la conferencia de estaca. 4. Disear e imprimir planos con los posibles lmites para la propuesta de una nueva delineacin de la estaca y de los lmites de los barrios. 5. Supervisar el traslado de los registros, la correspondencia y las cuentas del barrio cuando se cree un nuevo barrio, se descontine un barrio o se releve a un obispo. 6. Registrar la informacin de los consejos disciplinarios de la estaca (vanse 6.10.4 y 6.10.11). 7. Mantener y actualizar el sitio web de la estaca, si sta tiene un sitio aprobado por la Iglesia (vase 17.1.24).

Revisin de los registros e informes de barrio

El secretario de estaca (y los secretarios auxiliares de estaca asignados) revisa los registros e informes de los barrios para constatar que sean exactos y estn completos, y resuelve problemas de los registros antes de entregar los informes al presidente de estaca. Para resolver problemas sencillos, trabaja directamente con el secretario de barrio y con los secretarios auxiliares de barrio; analiza problemas graves con el presidente de estaca o, a solicitud de ste, con el obispo. Todos los aos, dos veces por ao, el secretario de estaca se rene con el secretario de cada barrio. El secretario de estaca o los secretarios auxiliares de estaca tambin pueden reunirse con los secretarios auxiliares de barrio, segn sea necesario. Estas reuniones se llevan a cabo para asegurarse de: 1. Que las cdulas de miembro se actualicen de manera puntual y con exactitud de modo tal que incluyan todos los bautismos y las confirmaciones, las ordenaciones al sacerdocio, las investiduras, los matrimonios y los fallecimientos. 2. Que los certificados de bendicin, de bautismo y confirmacin, y de ordenacin en el sacerdocio se entreguen a los miembros del barrio. 3. Que la historia anual del barrio se mantenga al da y se entregue a la estaca al final de cada ao (vase 13.7).

Instruccin para llevar registros

Cuando lo solicite el presidente de estaca o un obispo, el secretario de estaca instruye a los secretarios auxiliares de estaca, a los secretarios de barrio y a los secretarios auxiliares de barrio para asegurarse de que reciban toda la capacitacin que necesiten para efectuar sus responsabilidades de llevar registros. La instruccin sobre llevar registros es especialmente importante cuando hay secretarios recin llamados, cuando se presenta o se actualiza un programa para llevar registros y cuando los registros no se han llenado debidamente. A los nuevos secretarios auxiliares de estaca y de barrio, y a los nuevos secretarios de barrio, se les debe instruir dentro de los 30 das despus que sean llamados.

Auditoras
El secretario de estaca debe estar al tanto de los procedimientos y de los informes de auditora. Los secretarios auxiliares de estaca tambin deben estar al tanto de los procedimientos y de los informes de auditora en relacin con su rea de responsabilidad. Para informacin sobre las auditoras de las cdulas de miembro, vase 13.6.24. Para informacin sobre las auditoras de las finanzas de la Iglesia, vase 14.9.

Registros histricos de estaca

Vase 13.7. 13.3.3

Secretarios auxiliares de estaca

El presidente de estaca o un consejero asignado puede llamar y apartar a uno o varios secretarios auxiliares de estaca, segn sea necesario. Los secretarios auxiliares de estaca deben ser poseedores del Sacerdocio de Melquisedec dignos de tener una recomendacin para el templo. Trabajan bajo la direccin de la presidencia de estaca y el secretario de estaca. Si se llama a secretarios auxiliares de estaca, la presidencia de estaca puede asignarles varias labores para llevar los registros de la estaca, entre ellas llevar los registros financieros (vase el captulo 14), los informes sobre la participacin de los miembros (vase 13.5), la informacin sobre los miembros (vase 13.6) y los registros histricos (vase 13.7).

Materiales de la Iglesia
La presidencia de estaca puede asignar a uno de los secretarios auxiliares de estaca que se familiarice con los materiales de recursos publicados por la Iglesia y sepa cmo pedirlos a los Servicios de Distribucin de la Iglesia. Adems, coordina la labor de ayudar a los miembros de la estaca a informarse sobre esos materiales y a saber cmo obtenerlos.

Computadoras (ordenadores) y tecnologa

La presidencia de estaca puede asignar a uno de los secretarios auxiliares de la estaca para ser el especialista de estaca en tecnologa. Si es necesario, al secretario de estaca se le podra dar esta asignacin. Este secretario tiene las siguientes responsabilidades en la administracin de las computadoras de la estaca, incluso las que se encuentran en los centros de historia familiar: Recibe orientacin de la presidencia de estaca en cuanto a disponer, compartir, reasignar y programar el uso de todas las computadoras de la estaca. Es el contacto principal para los servicios en tecnologa y dispositivos electrnicos en todos los centros de reuniones de la estaca. Cuando se lo piden, da apoyo tcnico a quienes usan las computadoras en los centros de reuniones de la Iglesia. Mantiene un inventario actualizado de todo el hardware de las computadoras, con nmeros de serie, modelos, capacidad y ubicaciones fsicas. Se asegura de que (1) las computadoras, los programas y la informacin confidencial estn seguras, (2) con regularidad se haga una copia de respaldo de los archivos de informacin y (3) los archivos de respaldo no se almacenen dentro del mismo edificio (vanse 13.8 y 13.9).

Deber estar familiarizado con las normas generales para las computadoras de la Iglesia que estn en 17.1.12. Adems, deber estar familiarizado con las pautas para la adquisicin y la administracin de las computadoras de la Iglesia. Esas pautas estn disponibles en las Oficinas Generales de la Iglesia o en la oficina administrativa correspondiente. Proporcionan informacin sobre asuntos como el hardware y el software, las computadoras donadas, las conexiones a internet, las reparaciones, el desecho de computadoras, las computadoras robadas o daadas, la seguridad y el uso por parte de los miembros.

13.3.4

Secretario ejecutivo de estaca

El presidente de estaca o el consejero asignado llama y aparta al secretario ejecutivo de estaca. El secretario ejecutivo de estaca deber ser un poseedor del sacerdocio de Melquisedec y ser digno de tener una recomendacin para el templo. El secretario ejecutivo es un ayudante administrativo de la presidencia de estaca. Se rene con la presidencia y prepara las agendas que se le soliciten. Adems, es miembro del comit ejecutivo del sacerdocio de estaca y del consejo de estaca. Cuando se lo indique la presidencia de estaca, hace el seguimiento de las asignaciones que se le hayan dado en esas reuniones. Coordina los asuntos de la estaca entre la presidencia de estaca, el sumo consejo y otros lderes de estaca. Tambin programa las entrevistas de la presidencia de estaca. Distribuye, inmediatamente despus de haberlos recibido, los ejemplares de las publicaciones de la Iglesia y la correspondencia. Junto con la presidencia de estaca, considera las condiciones de la orientacin familiar en la estaca. Si la presidencia de estaca se lo asigna, anima y ayuda a los secretarios ejecutivos de barrio en sus labores de suscripcin a la revista Liahona. Puede ayudar a la presidencia de estaca a animar y seguir la participacin en los programas del SEI de los miembros elegibles de la estaca (vase 11.1 y11.2). Informa a la presidencia de estaca sobre los miembros que vayan a entrar en el servicio militar o que ya estn en l. Bajo la direccin de la presidencia de estaca, puede ayudar a coordinar la orientacin de la Iglesia para los miembros de la estaca que vayan a entrar en el servicio militar (vase 10.1 y10.3). Orienta a los nuevos secretarios ejecutivos de los barrios en cuanto resulte razonable despus de que se los haya llamado, y les contina dando instruccin cuando lo necesiten.

13.4 Registros e informes de barrio

13.4.1

Obispado
El obispo supervisa el manejo de los registros del barrio. Puede asignar a sus consejeros y

secretarios para que, bajo su direccin, realicen gran parte de esta labor. El obispo se asegura de que se ensee a los secretarios de barrio y a los lderes de qurum, grupo y organizaciones auxiliares sus responsabilidades en el manejo de registros. Tambin se asegura de que sigan las normas y los procedimientos de la Iglesia en el cumplimiento de esas responsabilidades. 13.4.2

Secretario de barrio
Cada barrio debe tener un secretario de barrio competente que cumpla con sus funciones. Al secretario de barrio lo recomienda el obispado, y lo llama y aparta un miembro de la presidencia de estaca. Deber ser un poseedor del sacerdocio de Melquisedec y ser digno de tener una recomendacin para el templo. Al secretario de barrio lo capacita el obispado y los secretarios de estaca; trabaja bajo la direccin del obispado. El obispo puede asignarle responsabilidades como las que se detallan en esta seccin. Se puede llamar a secretarios auxiliares para ayudar (vase 13.4.3). Para ver ms responsabilidades del secretario de barrio, vase el Manual 2,4.6.4.

Responsabilidades de llevar los registros

El secretario de barrio da apoyo administrativo al obispado. l lleva un registro de las asignaciones que se hacen y las decisiones que se toman en las reuniones de liderazgo de barrio. Adems, le recuerda al obispado los asuntos a los que deba darse seguimiento o consideracin adicional. El secretario de barrio (y los secretarios auxiliares de barrio asignados) prepara los registros e informes de barrio, los cuales incluyen registros financieros (vase el captulo 14), informes sobre la participacin de los miembros (vase 13.5), cdulas de miembros (vase 13.6) y registros histricos (vase 13.7). El secretario de barrio se asegura de que los registros y los informes sean exactos, estn completos y se hagan a tiempo. El secretario de barrio (y los secretarios auxiliares de barrio asignados) se rene regularmente con el obispo para revisar los registros e informes; el secretario provee datos de esos materiales para ayudar a los lderes a darse cuenta de (1) las necesidades de los miembros y de las organizaciones, (2) la disponibilidad de recursos, como las finanzas y la fortaleza de los que posean el sacerdocio, y (3) las tendencias, los puntos fuertes y los dbiles. Al compilar los informes sobre la participacin de los miembros, el secretario de barrio revisa la informacin que entregaron las organizaciones del barrio para asegurarse de que sea exacta y est completa, y resuelve problemas en cuanto al manejo de los registros antes de dar el informe al obispo. Para resolver los problemas sencillos, trabaja directamente con los secretarios de las organizaciones, pero si hay problemas serios, los analiza con el obispo o, a solicitud de ste, con el lder de la organizacin correspondiente. El secretario de barrio debe familiarizarse con los programas de llevar registros en el sistema de computadoras (ordenadores) de la Iglesia, donde estn disponibles. l o uno de los secretarios auxiliares de barrio proporciona al obispado, a otros lderes del sacerdocio y a los de las organizaciones auxiliares directorios, listados y listas de asistencia. El secretario de barrio o uno de los secretarios auxiliares de barrio proporciona a los miembros

copias del Resumen de ordenanzas personales para sus registros personales y para ayudarles a acceder a los servicios de historia familiar y de otra ndole de la Iglesia, segn lo soliciten. l imprime esos resmenes utilizando el software de la Iglesia para el manejo de registros. En los lugares en los que no est disponible ese software, l puede solicitar copias de esos resmenes a la oficina administrativa correspondiente. Otras tareas de llevar registros que el obispado puede dar al secretario de barrio o a un secretario auxiliar de barrio incluyen: 1. Asegurarse de que los certificados de bendicin, de bautismo y confirmacin, y de ordenacin en el sacerdocio se entreguen a los miembros del barrio y de que dichas ordenanzas se registren con exactitud y de manera puntual. 2. Preparar el formulario Sostenimiento de oficiales para la conferencia de barrio. 3. Registrar la informacin de los consejos disciplinarios del barrio (vanse 6.10.4 y 6.10.11). 4. Mantener y actualizar el sitio web del barrio, si ste tiene un sitio aprobado por la Iglesia (vase 17.1.24).

Instruccin para llevar registros

El secretario de barrio coordina la instruccin para llevar registros que se imparte a los secretarios auxiliares de barrio y a los secretarios de qurum, de grupo y de las organizaciones auxiliares; se asegura de que reciban instruccin cuando recin se los llame, cuando se presenta o se actualiza un programa para llevar registros y cuando stos no se han llenado debidamente. Al instruir a los secretarios auxiliares y a los dems secretarios, el secretario de barrio debe hacerles comprender de qu manera los datos de los registros y los informes pueden ayudar a los lderes.

Registros histricos de barrio

Vase 13.7. 13.4.3

Secretarios auxiliares de barrio

Se puede llamar a uno o a ms secretarios auxiliares de barrio, segn sea necesario. Los recomienda el obispado, y los llama y aparta un miembro de la presidencia de estaca o un miembro asignado del sumo consejo. Estos hermanos debern ser poseedores del sacerdocio de Melquisedec que sean dignos de tener una recomendacin para el templo. Si a un secretario auxiliar de barrio se le asignan las finanzas, deber poseer el sacerdocio de Melquisedec. Los secretarios auxiliares de barrio trabajan bajo la direccin del obispado y del secretario de barrio. Si se llama a secretarios auxiliares de barrio, el obispado puede asignarles varias labores para llevar los registros del barrio, entre ellas llevar los registros financieros (vase el captulo 14), los informes sobre la participacin de los miembros (vase 13.5), las cdulas de miembro (vase13.6) y los registros histricos (vase 13.7). El obispado puede tambin asignar a uno de los secretarios auxiliares de barrio para que se

familiarice con los materiales de recursos publicados por la Iglesia y sepa cmo pedirlos a los Servicios de Distribucin de la Iglesia. Dicho secretario coordina los esfuerzos de ayudar a los miembros del barrio a informarse sobre esos materiales y a saber cmo obtenerlos. 13.4.4

Secretario ejecutivo de barrio

Al secretario ejecutivo de barrio lo recomienda el obispo y lo llama y aparta un miembro de la presidencia de estaca, o un miembro asignado del sumo consejo. Deber ser un poseedor del sacerdocio de Melquisedec y ser digno de tener una recomendacin para el templo. El secretario ejecutivo es un asistente administrativo del obispado. Se rene con el obispado y prepara las agendas que se le soliciten. Adems, es miembro del comit ejecutivo del sacerdocio de barrio y del consejo de barrio. Cuando se lo indique el obispado, hace el seguimiento de las asignaciones que se le hayan dado en esas reuniones (vase el Manual 2,4.6.5). Coordina los asuntos del barrio entre el obispo y otros lderes. Puede tambin ayudar a brindar continuidad entre el consejo de barrio y el comit ejecutivo del sacerdocio. Programa las entrevistas para el obispado. Adems, distribuye las publicaciones de la Iglesia y la correspondencia de inmediato. Junto con el obispado, considera las condiciones de la orientacin familiar en el barrio. Si el obispo se lo asigna, coordina los esfuerzos de suscripcin a la revista Liahona en el barrio, y ayuda a los miembros a recibir las bendiciones de tener en el hogar ejemplares de las revistas de la Iglesia. Lo pueden ayudar un representante de revistas de barrio y otros que el obispado designe. Puede ayudar al obispado con los asuntos relacionados con seminario e instituto, entre ellos la inscripcin para las clases (vanse 11.1 y 11.2). Lleva una lista actualizada de los nombres y las direcciones de los miembros del barrio que se encuentren en el servicio militar y da copias de esta lista al consejo de barrio. Adems, informa al secretario ejecutivo de estaca cuando algn miembro tenga planes de entrar en las fuerzas armadas.

13.4.5

Lderes del sacerdocio y de las organizaciones auxiliares

Los lderes del sacerdocio y de las organizaciones auxiliares supervisan el manejo de registros en sus respectivas organizaciones, y pueden asignar a los secretarios a realizar gran parte de esta labor, bajo su direccin. Se renen regularmente con los secretarios a fin de asegurarse de que los registros sean exactos, estn completos y se hagan a tiempo.

13.5 Informes sobre la participacin de los miembros

Los informes sobre la participacin de los miembros consisten en informacin semanal, mensual y

trimestral que ayuda a los lderes a concentrarse en el progreso y las necesidades de los miembros. En estos informes se debe incluir a todos los miembros inscritos (segn se define en 13.6.2). 13.5.1

Componentes de los informes Informes de asistencia

Reunin sacramental. El secretario de barrio o uno de los secretarios auxiliares de barrio registra la asistencia a la reunin sacramental. El total de asistencia es el nmero de personas que estn fsicamente presentes en la reunin, aunque no pertenezcan al barrio. No se cuenta a los integrantes del barrio que estn ausentes por motivo de alguna asignacin o porque asisten a otro barrio. Reuniones dominicales del sacerdocio y de las organizaciones auxiliares. El secretario del grupo, de qurum o la secretaria de la Sociedad de Socorro registran la asistencia a las reuniones del grupo de los sumos sacerdotes, a las del qurum de lderes y a las de la Sociedad de Socorro respectivamente. La asistencia a las reuniones de los qurumes del Sacerdocio Aarnico y a las clases de las Mujeres Jvenes la registran los secretarios de qurum y las secretarias de clase, respectivamente, y la recopilan los secretarios de los Hombres Jvenes y de las Mujeres Jvenes del barrio. La asistencia a la Primaria la registran los (las) maestros(as) y la recopila la secretaria de la Primaria.

Informes de orientacin familiar y de maestras visitantes

Vase el Manual 2, 7.4.4 y 9.5.4.

Informe trimestral
El Informe trimestral solamente incluye la informacin del ltimo mes de cada trimestre. Sin embargo, el presidente de estaca u obispo puede solicitar esta informacin cada mes. El secretario de barrio o uno de los secretarios auxiliares del barrio prepara el informe bajo la direccin del obispo. Para el da 10 del mes que sigue a la finalizacin de cada trimestre, los lderes o secretarios de qurum y de las organizaciones auxiliares le entregan al secretario de barrio la informacin de asistencia del mes anterior para que la incluya en el informe. Asimismo, el qurum de lderes y el grupo de sumos sacerdotes entregan la informacin de orientacin familiar correspondiente al mes anterior, y la Sociedad de Socorro proporciona la informacin de las visitas de las maestras visitantes. El obispo revisa el informe para asegurarse de que sea correcto, y se asegura de que el secretario lo enve a tiempo. Unidades que usan el software de la Iglesia para el manejo de registros. Un secretario de cada barrio prepara el informe en la computadora y lo transmite electrnicamente a las Oficinas Generales de la Iglesia, de acuerdo con las instrucciones que figuran en el informe. Los secretarios deben imprimir, distribuir y retener copias, segn sea necesario. Unidades que no usan el software de la Iglesia para el manejo de registros.Al final de cada trimestre, cada barrio recibe de la oficina administrativa correspondiente una copia por escrito del Informe trimestral. En esta copia aparecen preimpresas las cifras del nmero de miembros y de los que estn inscritos en cada organizacin. El secretario de cada barrio llena los espacios en blanco y enva el informe terminado a la estaca, de acuerdo con las instrucciones que figuran en el informe. Los secretarios deben distribuir y retener copias, segn sea necesario.

La estaca tambin recibe de la oficina administrativa una copia por escrito del Informe trimestral. En esta copia aparecen preimpresas las cifras del nmero de miembros y de los que estn inscritos en cada organizacin de cada barrio de la estaca. Despus de recibir los informes de los barrios, el secretario de estaca o uno de los secretarios auxiliares de la estaca completa el informe de estaca, lo revisa con el presidente de estaca y lo enva a la oficina administrativa dentro de los 30 das siguientes a la finalizacin del trimestre.

13.5.2

Listas de miembros
Las listas de miembros son generadas por las computadoras de los barrios o por la oficina administrativa correspondiente. Las listas de miembros proporcionan informacin complementaria importante para informes sobre la participacin de los miembros. Ayudan a los lderes a determinar quines son los miembros que tienen la edad para recibir ordenanzas, los jvenes varones en edad de cumplir una misin, los hombres que poseen el Sacerdocio de Melquisedec, los miembros que han sido investidos y los jvenes que tienen que ser citados para las entrevistas del obispado. Los lderes de los qurumes y de las organizaciones auxiliares deben tener acceso a las listas con los nombres de las personas que pertenezcan a sus qurumes u organizaciones.

13.5.3

Uso de la informacin
Todo nmero y dato estadstico que aparezca en un informe representa a un miembro determinado que tiene necesidades particulares. Al considerar a quin deben ayudar y qu tipo de ayuda dar, los lderes deben procurar la gua del Seor. Los datos de estos informes son sumamente importantes para el obispado y el consejo de barrio a fin de seguir el progreso de los miembros del barrio y de decidir cmo bendecirlos y fortalecerlos. Por ejemplo, los informes pueden ayudar a los lderes a reconocer cules son los miembros que no reciben visitas de los maestros orientadores o de las maestras visitantes con regularidad. Asimismo estos informes pueden ayudar a los lderes a determinar qu conversos adultos no han asistido a las reuniones del sacerdocio o de la Sociedad de Socorro durante el mes. Los porcentajes que figuran en los informes sobre la participacin se pueden usar para indicar tendencias, como por ejemplo, si la actividad va en aumento o est disminuyendo. Sin embargo, los porcentajes no se deben utilizar para comparar un barrio con otro, un qurum con otro ni una persona con otra. Las circunstancias de cada barrio y de cada persona son nicas.

13.6 Cdulas de miembro

En las cdulas de miembro se encuentra el nombre y la direccin de los miembros, as como las ordenanzas y otros datos esenciales. El barrio debe tener una cdula de miembro por cada uno de los miembros que viva dentro de sus lmites. Estas cdulas deben mantenerse en el barrio en el cual viva el miembro. Las excepciones, que deben ser mnimas, exigen el consentimiento de los obispos y el (los) presidente(s) de estaca correspondientes y la

aprobacin de la Oficina de la Primera Presidencia. A fin de pedir una excepcin, el (los) presidente(s) de estaca manda(n) una carta a la Oficina de la Primera Presidencia para que sta la apruebe. Las cdulas de miembro son el nico medio de registrar ordenanzas y otros hechos oficiales en los registros permanentes de la Iglesia; por lo tanto, el obispo se asegura de que los secretarios lleven las cdulas con exactitud y de que enven de manera puntual cualquier informacin actualizada a las Oficinas Generales de la Iglesia o a la oficina administrativa correspondiente. Es especialmente importante registrar los datos de las ordenanzas, solicitar de inmediato las cdulas de los miembros que se muden al barrio y trasladar de inmediato las cdulas de los miembros que se muden a otro barrio. Antes de entrevistar a un miembro para un llamamiento en la Iglesia, una ordenacin a un oficio en el Sacerdocio de Melquisedec o una recomendacin para el templo, el obispo debe examinar con detenimiento la cdula de miembro de la persona a fin de comprobar que no haya una anotacin, un comentario relacionado con la restriccin de un sellamiento u ordenanza, ni comentarios en cuanto a medidas disciplinarias de la Iglesia que an no se hubiesen resuelto. A los miembros no se les debe dar ni mostrar copias de las cdulas oficiales de miembro de la Iglesia. Tampoco se las puede copiar para los miembros. Bajo ninguna circunstancia se puede entregar una cdula de miembro a nadie, excepto al obispo o a un secretario. A los miembros se les alienta a tener una copia del Resumen individual de ordenanzas para s mismos y para cualquier hijo dependiente que viva en el hogar. Cada ao, los secretarios o los miembros del obispado revisan con los miembros esos resmenes, de acuerdo con la norma de la privacidad que se indica en 13.8 y 13.9. Esta revisin se puede llevar a cabo como parte del ajuste anual de diezmo. Si hubiese errores, el secretario se asegura de que se corrijan en las cdulas de miembro. En las unidades de la Iglesia que cuenten con el software para el manejo de los registros de la Iglesia, los secretarios pueden imprimir el Resumen individual de ordenanzas para cada uno de los miembros. En otras unidades, los lderes o secretarios pueden solicitar copias de estos resmenes a la oficina administrativa correspondiente. La oficina administrativa proporciona manuales y otras instrucciones detalladas para crear y actualizar las cdulas de miembro. En los prrafos siguientes se describen algunos principios generales. 13.6.1

Nombre que se usa en los registros de la Iglesia

En las cdulas de miembro y en los certificados de ordenanzas se debe usar el nombre completo y legal de la persona, de acuerdo como lo define la ley o las costumbres locales.

13.6.2

Miembros inscritos
Para propsitos estadsticos y de informes, las siguientes personas son miembros inscritos, y cada una debe tener una cdula de miembro: 1. Aquellos que hayan sido bautizados y confirmados. 2. Los menores de nueve aos que hayan sido bendecidos pero no bautizados. 3. Los que no son responsables a causa de discapacidad mental, sea cual sea su edad. 4. Los nios menores de 8 aos que no hayan sido bendecidos cuando(a) por lo menos uno

de los padres es miembro de la Iglesia; y (b) ambos padres han dado permiso para que se cree una cdula de miembro para el nio. En esto se incluye a los hijos de los conversos. (Si uno de los padres no tuviese la custodia legal de ese hijo, el permiso del padre que tenga la custodia ser suficiente.) No se considera miembro inscrito a una persona que tenga 9 aos o ms y que tenga cdula de miembro pero que no se haya bautizado ni se le haya confirmado; no obstante, el barrio en que reside la persona guarda la cdula de miembro hasta que la persona cumpla 18 aos. A esa edad, si la persona opta por no bautizarse a pesar de habrsele dado toda oportunidad de hacerlo, el obispo, despus de recibir permiso por escrito del presidente de estaca, cancela la cdula de miembro. Sin embargo, no se cancelan las cdulas de los miembros que no se hayan bautizado que no se consideren responsables a causa de discapacidad mental. 13.6.3

Cdulas de nuevos miembros del barrio

El secretario de barrio o uno de los secretarios auxiliares del barrio se rene con los nuevos miembros del barrio poco despus de la llegada de stos para revisar el Resumen Individual de ordenanzas y ver que sea correcto. Para ver las instrucciones sobre cmo presentar a los nuevos miembros despus de que lleguen sus registros o despus de que se bauticen y se los confirme, vase Cmo presentar a los nuevos miembros en el Manual 2,18.2.2.

13.6.4

Cdulas de miembros que se muden o se alejen del hogar por un tiempo

Los lderes, maestros orientadores o secretarios de barrio consiguen la nueva direccin de los miembros que se vayan a mudar tan pronto como sepan que los miembros tienen intencin de mudarse. Los lderes del barrio nuevo deben ponerse en contacto con los miembros lo ms pronto posible despus de que stos lleguen al barrio. Si despus de un esfuerzo suficiente, al secretario no le es posible averiguar adnde se han mudado los miembros, obtiene autorizacin del obispo para enviar las cdulas de esos miembros a las Oficinas Generales de la Iglesia o a la oficina administrativa correspondiente, donde continuarn los esfuerzos por localizarlos. Si una persona se muda de un barrio durante ms de tres meses, por lo general el secretario traslada la cdula de miembro al barrio nuevo. Como excepcin, la cdula no se traslada si el miembro tiene la intencin de regresar despus de haberse ausentado para tomar empleo temporal o por otra razn similar que pueda prolongarse durante ms de tres meses. Cuando una persona se aleja del barrio por menos de tres meses y tiene la intencin de regresar, la cdula de miembro se mantiene en el barrio de origen, as como sus registros financieros. Si los lderes locales tienen dudas en cuanto a la unidad donde se debe mantener una cdula de miembro (como por ejemplo en el caso de un miembro que se halle en la crcel), deben determinar cul ser el barrio ms propicio para atender las necesidades del miembro y mantenerla en l.

13.6.5

Cdulas de miembros que presten servicio fuera del barrio de origen Presidentes de misin y de templo
Las cdulas de miembro de un presidente de misin y de su esposa deben permanecer en el barrio de origen a menos que tengan hijos que los acompaen en su asignacin. Si los hijos los acompaan, la cdula del presidente de misin, la de su esposa y la de sus hijos deben enviarse al barrio donde residan durante su misin. La cdula de miembro de un presidente de templo y la de su esposa debe permanecer en su barrio de origen.

Otras asignaciones de la Iglesia

Si los miembros tienen asignaciones de la Iglesia fuera de su barrio, las cdulas de miembro y los registros financieros se mantienen en el barrio de origen. Si esas asignaciones les exigen mudarse de su barrio durante tres meses o ms, y si tienen hijos que los acompaen, las cdulas de miembro se trasladan al nuevo barrio.

Misioneros de tiempo completo

Vase 4.9.10. 13.6.6

Cdulas de jvenes adultos solteros

Vase el Manual 2, 16.6.6.

13.6.7

Cdulas de miembros que residen en un hospital o en un hogar de ancianos

Las cdulas de los miembros que vivan en un hospital, en un hogar de ancianos o en una casa de convalecencia para enfermos se deben mantener en el barrio que sea ms propicio para atender sus necesidades. En la mayora de los casos, ser el barrio donde se encuentre el hospital o el hogar de ancianos. Los lderes del barrio deben asegurarse de que esos miembros reciban el programa completo de la Iglesia hasta donde sea posible.

13.6.8

Cdulas de miembros en el servicio militar

Cuando un miembro entra en el servicio militar para el entrenamiento, la cdula de miembro se mantiene en el barrio de origen hasta que se le asigne al miembro un puesto de estacionamiento a largo plazo. En ese momento, el miembro debe ponerse en contacto con su barrio de origen y proporcionar el nombre y la direccin del barrio nuevo a fin de que un secretario de barrio pueda trasladar la cdula de miembro. Si un miembro permanece largo tiempo en alta mar, si est asignado a una zona de guerra o si no se encuentra dentro de los lmites de una estaca ni una misin, su cdula de miembro se mantiene por lo general en el barrio que preste apoyo a la instalacin militar que le corresponda.

13.6.9

Cdulas de miembros sin direccin permanente

Los miembros que viajen mucho y no tengan una direccin permanente deben consultar con el obispo del lugar donde residan principalmente y deben designar un barrio de origen. Las

cdulas de miembro se mantienen en ese barrio y los lderes del barrio deben permanecer en contacto con los miembros. Las contribuciones financieras y las declaraciones de diezmo se deben hacer en ese barrio. 13.6.10

Cdulas de miembros con discapacidad mental

Si el obispo determina que una persona de ocho aos o mayor no es responsable de sus actos, le pide al secretario que indique No responsable en la cdula de miembro de la persona, bajo la seccin correspondiente al bautismo (vase 16.3.5.) El secretario enva la informacin actualizada a las Oficinas Generales de la Iglesia o a la oficina administrativa correspondiente. Esa cdula no debe cancelarse.

13.6.11

Cdulas de miembros sordos o con deficiencias auditivas

Los miembros que utilizan la dactilologa (abecedario manual), y sus familias, pueden elegir en cul de los siguientes lugares quieren tener su cdula de miembro de la Iglesia: (1) en el barrio de origen, (2) en un barrio al cual se le haya asignado organizar un grupo para los miembros que tengan deficiencias auditivas dentro de un rea geogrfica determinada o (3) en un barrio o rama organizados especialmente para los miembros que tengan deficiencias auditivas.

13.6.12

Cdulas de nios adoptivos

Las cdulas de nios adoptivos solamente se pueden crear o actualizar despus de que se haya finalizado la adopcin. El nombre que aparezca en la cdula de miembro debe estar de acuerdo con el que figure en el decreto de adopcin. De igual manera, las cdulas de los padres adoptivos solamente se pueden actualizar despus de que se haya finalizado la adopcin.

13.6.13

Cdulas de nios nacidos fuera del vnculo matrimonial

Vase el Manual 2, 20.2.3.

13.6.14

Cdulas de nios de padres divorciados

Si los padres de un nio se han divorciado, su apellido legal, segn lo defina la ley o la costumbre local, se debe registrar en la cdula de miembro y en los certificados de ordenanzas y bendiciones del sacerdocio.

13.6.15

Cdulas con anotaciones

Vase 6.13.4.

13.6.16

Cdulas con comentarios especiales

Vase 6.13.5.

13.6.17

Cdulas en las que el obispo solicite que se comuniquen con l

Vase 6.13.6.

13.6.18

Restricciones en el traslado de cdulas de miembro

Si un miembro se muda mientras haya pendiente una medida disciplinaria o algn otro asunto

serio, el obispo o el secretario de barrio (con la aprobacin del obispo) pueden ponerse en contacto con las Oficinas Generales de la Iglesia o con la oficina administrativa correspondiente y solicitar que se imponga una restriccin de traslado a esa cdula de miembro. Este tipo de restriccin tambin se puede pedir en casos de abuso del programa de bienestar. Una cdula en la que se haya impuesto una restriccin de traslado no se enviar a una nueva unidad sino hasta que el lder del sacerdocio que solicit la restriccin autorice que se levante tal restriccin. 13.6.19

Cdulas del archivo Domicilio desconocido

Cuando se encuentra a un miembro despus de que se haya enviado su cdula al archivo Domicilio desconocido, se enva la cdula de miembro al barrio con un mensaje en el que se alienta al obispado y a los lderes de qurum a visitar a la persona cuanto antes y a hermanarla. Tambin se puede pedir a los misioneros de tiempo completo que visiten y hermanen a esos miembros.

13.6.20

Registro y correccin de la informacin sobre ordenanzas

Vase el Manual 2, captulo 20.

13.6.21

Preparacin de certificados de ordenanzas y de bendiciones

Los lderes del sacerdocio se aseguran de que los secretarios preparen y distribuyan los correspondientes certificados de ordenanza y bendicin lo ms pronto posible despus de una bendicin de nio, de un bautismo y confirmacin y de una ordenacin en el sacerdocio. Dichos certificados son la nica fuente que los miembros de la Iglesia recibirn con los nombres de aquellos que llevaron a cabo la ordenanza o la bendicin. Los lderes deben alentar a los miembros a guardar los certificados en lugar seguro y explicarles que, si se pierden o se destruyen, pueden ser irreemplazables.

13.6.22

Registro y correccin de la informacin civil

La cdula de miembro contiene la informacin civil de la persona (el nombre; el nombre de los padres; la fecha de nacimiento; los datos de casamiento; la fecha de divorcio, si lo hubo; y los lugares donde hayan ocurrido estos hechos). Si los miembros, al revisar el Resumen de ordenanzas personales, advierten que esta informacin es incorrecta, pueden pedir al secretario que la corrija en sus cdulas de miembro. Si existen documentos oficiales a disposicin, quizs el obispo quiera revisarlos para verificar la exactitud de la correccin que se haya solicitado.

13.6.23

Situaciones especiales
En el caso de situaciones especiales que no se mencionan en esta seccin, como los registros de un hombre y una mujer que hayan vivido como esposo y esposa, pero que no hayan estado casados legalmente, los lderes deben ver las instrucciones en las cdulas de miembro o ponerse en contacto con las Oficinas Generales o la oficina administrativa correspondiente.

13.6.24

Auditoras de las cdulas de miembro

Cada ao, el secretario de estaca o uno de los secretarios auxiliares de la estaca realiza una auditora de las cdulas de miembro de cada barrio. Para ayudar con estas auditoras, el

presidente de estaca puede llamar a otras personas que tengan experiencia en el manejo de las cdulas de miembro. Las auditoras se deben terminar para el 30 de junio de cada ao. Adems de estas auditoras, el obispo asigna a uno o a ms secretarios del barrio para llevar a cabo con los miembros una revisin anual del Resumen de ordenanzas personales, segn se explica en 13.6. Si hubiese errores, el secretario se asegura de que se corrijan en las cdulas de miembro.

13.7 Registros histricos

La presidencia de estaca supervisa al secretario de estaca o a uno de los secretarios auxiliares de estaca en la preparacin de la historia anual. La presidencia de estaca tambin puede llamar a un especialista de historia para preparar la historia bajo la direccin del secretario asignado. El obispado supervisa al secretario de barrio o a uno de los secretarios auxiliares de barrio en la preparacin de la historia anual del barrio. El obispado tambin puede llamar a un especialista de historia para preparar la historia bajo la direccin del secretario asignado. Se enva la historia anual de cada barrio a la estaca, y sta se vale de ella para preparar la historia anual de la estaca. Las instrucciones para preparar y entregar estas historias figuran en el formulario Historia anual para estacas y distritos. Las historias anuales proporcionan el medio para recolectar, preservar y compartir las experiencias que ocurren en la Iglesia. Las personas que preparen estas historias debern proporcionar suficientes detalles para que se entiendan claramente los acontecimientos descritos y el efecto que hayan tenido en las personas que participaron en ellos. Las historias se deben compilar a lo largo del ao para asegurar que contengan informacin precisa. Las historias anuales no deben incluir informacin sobre disciplina de la Iglesia, finanzas, miembros que hayan recibido ayuda de bienestar ni sobre la dignidad de las personas. Como una excepcin, si dicha informacin es esencial para documentar la historia de la unidad, sta podra incluirse en una seccin por separado de la historia anual y etiquetada como confidencial. Las historias de la Iglesia a nivel de rea o de pas son optativas. Si los miembros de la Iglesia tienen el deseo y las aptitudes para escribir ese tipo de historias, los lderes de la Iglesia podran alentarlos a hacerlo por iniciativa propia. Para obtener ms informacin sobre las iniciativas de un rea o un pas, pngase en contacto con el Departamento de Historia de la Iglesia (vase la informacin de contacto ms adelante). Tales iniciativas podran incluir escribir una historia, mejorar el contenido histrico del sitio web de un pas, recolectar registros, establecer un depsito local de registros o celebrar un aniversario histrico. Con criterio selectivo, la Biblioteca de Historia de la Iglesia retiene otros registros histricos para el bien de la iglesia, y para las generaciones futuras (D. y C. 69:8). Las dudas que se tengan en cuanto al valor histrico de los registros se pueden dirigir a: Church History Library 15 East North Temple Street Salt Lake City, UT 84150-1600 Telfono: 1-801-2402272 Correo electrnico: churchhistorylibrary@ldschurch.org

13.8 Carcter confidencial de los registros

Los registros de la Iglesia son confidenciales, ya sea que estn en papel, en computadoras o en otros medios de comunicacin electrnicos, y entre ellos se incluyen las cdulas de miembro, los registros financieros, los apuntes de las reuniones, los formularios y documentos oficiales (incluso los registros de consejos disciplinarios) y las notas que se tomen durante las entrevistas privadas. Los lderes y los secretarios deben salvaguardar los registros de la Iglesia tratndolos, guardndolos y deshacindose de ellos de una forma que proteja la privacidad de las personas. Los lderes se aseguran de que los datos que se pidan a los miembros (1) se limiten a lo que la Iglesia requiera y (2) se utilicen nicamente para los propsitos aprobados por la Iglesia. Slo se puede proporcionar la informacin de los registros e informes de la Iglesia a aquellas personas que estn autorizadas para utilizarla. La informacin que se almacene electrnicamente se debe mantener segura y protegida por medio de una contrasea (vase 13.9.1). Los lderes se aseguran de que esos datos no se empleen en objetivos personales, polticos ni comerciales. No se autoriza dar la informacin de los registros de la Iglesia, incluso la informacin histrica, a ninguna persona ni agencia que lleve a cabo investigacin o encuestas. Los directorios de estaca o barrio que se distribuyen a los miembros deben cumplir con las pautas que aparecen en 17.1.16. Las listas de miembros que tengan ms informacin, tal como la edad y el estado de miembro, slo pueden entregarse a los lderes autorizados de estaca y barrio.

13.9 Administracin de los registros

Los lderes de estaca y barrio deben lograr que la administracin eficaz de los registros sea parte integral de sus procedimientos del manejo de registros. En los prrafos siguientes se describen tres aspectos importantes de la administracin de registros. 13.9.1

Proteccin
Toda informacin debe protegerse contra acceso, cambios, destruccin o divulgacin no autorizados. Los registros, informes, copias de respaldo de programas de informtica (software) y la informacin deben guardarse en un lugar seguro. Los registros sumamente confidenciales, incluso los impresos de computadora y los medios electrnicos de almacenamiento deben guardarse en un cajn o armario cerrados con llave, en la oficina del lder, cuando no estn en uso. Para proteger la informacin confidencial que se encuentre en la computadora, los lderes y secretarios deben emplear los elementos de contrasea que se usan en los sistemas del manejo de registros de la Iglesia. Las contraseas deben escribirse en un papel y guardarse bajo llave en un archivo distante de la computadora. Se deben cambiar peridicamente y siempre que se releve a un lder o secretario. Si los miembros utilizan las computadoras de barrio y estaca para la obra de historia familiar, no deben tener acceso a la informacin de las cdulas de miembro ni a la financiera. En muchos pases se han aprobado leyes para la proteccin de datos que regulan el

procesamiento de informacin personal, como la que se encuentra en las cdulas de miembro y otros registros que revelan la identidad de las personas. A fin de determinar el grado hasta el cual esas leyes rigen la administracin local de los registros de la Iglesia, o para obtener orientacin en casos especficos, los lderes pueden ponerse en contacto con el oficial de privacidad de datos de la Iglesia a la siguiente direccin de correo electrnico: dataprivacyofficer@ldschurch.org. 13.9.2

Retencin
Los registros deben guardarse solamente el tiempo necesario para los propsitos administrativos y legales. Los lderes que tengan dudas especficas sobre cunto tiempo guardar los registros deben consultar las instrucciones sobre el manejo de registros o comunicarse con las Oficinas Generales de la Iglesia o con la oficina administrativa correspondiente.

13.9.3

Desecho
Los registros desactualizados que ya no se necesiten deben destruirse de tal modo que no sea posible sacar de ellos ninguna informacin ni reconstruirlos. Cuando se borre informacin financiera o de las cdulas de miembro que se encuentre en discos de informtica o cualquier otro dispositivo electrnico de almacenamiento, alguien debe asegurarse de que la informacin no se pueda recuperar por ningn medio tcnico. Los registros que contengan datos de posible valor histrico no deben desecharse, destruirse ni guardarse en la biblioteca del centro de reuniones. Las preguntas sobre el valor histrico de los registros se pueden enviar a la Biblioteca de Historia de la Iglesia (vase la informacin de contacto en13.7).