ANEXO 1

Descripcin detallada de Business-One

Mdulo de GESTIN
SAP Business One ofrece las herramientas que le permiten personalizar los datos y crear archivos de respaldo para los mismos, definir las tasas de cambio de divisas, configurar permisos y alertas.

Funcionalidad:
1. Sistema de Alarmas. 2. Flujos de Autorizacin. 3. Definicin de Lmites de Crdito. 4. Administracin y definicin de Usuarios. 5. Manejo de folios para documentos comerciales. 6. Administracin y definicin de perodos Fiscales.

Descripcin:

El sistema permite administrar los distintos roles que pueda tener el personal dentro de la empresa a travs de autorizaciones y restricciones a todos los aspectos del sistema. Puede crear flujos de autorizacin para la creacin de documentos comerciales en el sistema. El flujo de autorizacin define etapas especficas que se deben cumplir para aprobar un documento y registrarlo en el sistema. Los flujos de autorizacin controlan: Desviacin de lmite de crdito. Desviacin de inventario comprometido. Porcentaje de ganancia bruta. Descuentos. Desviacin de presupuesto Documento total. El Sistema de alarmas permite crear notificaciones por medio de correo electrnico, fax, SMS o mensaje interno. Se pueden crear las alarmas que se deseen siempre y cuando la informacin exista en la base de datos. No se pueden crear alarmas de eventos, es decir, que se mande una alarma porque algn usuario trat de modificar algn campo. Permite la creacin de perodos fiscales. Los periodos le permiten llevar un control ms estricto sobre los ejercicios contables dentro de un ao fiscal. Tambin tiene la opcin de rehabilitar perodos concluidos, para correcciones posteriores o asientos contables despus del perodo concluido. Genera una numeracin especfica para cada documento de forma nativa al sistema. Inclusive se pueden crear distintas numeraciones, por bloques, y asignarlas a distintos vendedores. Esta opcin permite reservar un cierto nmero de facturas o pedidos para que no se puedan imprimir y permite al sistema continuar con una numeracin ntegra en la prctica. Se pueden definir lmites de crdito para clientes y proveedores, con lo cual, la direccin tiene mayor control sobre compras o ventas dependiendo de los montos involucrados en las transacciones comerciales. La seguridad del sistema se basa en autorizaciones de los usuarios. Dichas autorizaciones son para los mdulos del sistema y a las funcionalidades que contienen cada una. Otro aspecto a destacar son los tres niveles de autorizacin: autorizacin total, autorizacin para lectura, y acceso restricto a informacin o accin.
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CRM
El mdulo de Oportunidades de Venta (CRM) puede ser utilizado para llevar este tipo de control y monitoreo. Ante la capacidad de reporteo dinmico y esttico que ofrece el mdulo del CRM es perfecto para cubrir las necesidades de las empresas comercializadoras. La solucin consiste en tres aspectos: 1. Vinculacin de Informacin a nivel documento.- El documento Oportunidad de Venta adems de ser un documento que permite llevar un control por etapa o fase, es tambin un encapsulador de informacin. Esta capacidad permite que la oportunidad de venta tenga asociada el pedido del cliente as como la orden de fabricacin interna para cuestiones de control y monitoreo. 2. Alimentacin del avance a nivel Etapa.- En la oportunidad de venta, en la seccin de Etapas se puede llevar un control de las fases por las que ha atravesado la orden de fabricacin y llevar una bitcora de fechas y usuarios para controlar dicho proceso.

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Fases del Proceso

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Anlisis Dinmico de las fases del Proceso

Vinculacin de Informacin

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Vinculacin de Informacin

Alimentacin del avance a nivel Etapa

En resumen, adaptar la funcionalidad del CRM de SAP Business One para monitorear y agregar mayor control, por ejemplo a las rdenes de fabricacin u otro proceso que la empresa decida, es posible mediante ajustes, adaptaciones de campos y configuracin de bsquedas con formatos.

Sin embargo, hay que hacer notar que se pierde la funcionalidad original del CRM, ya que no pueden coexistir varias fases o etapas en el CRM. Es por eso que si se utiliza esta solucin no se pueden alimentar las oportunidades para dar seguimiento a la relacin comercial con clientes.

El alcance del mdulo esta acotado exclusivamente a la funcionalidad brindada por el sistema de forma estndar sin configuracin adicional ni desarrollo a la medida.
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Actividades
Las actividades son parte de la herramienta para llevar el control de eventos, pendientes o actividades como: llamadas de telfono, reuniones, tareas u otro tipo de actividades relacionadas con servicio al cliente o el proceso comercial con prospectos. El seguimiento de estas interacciones permite analizar las tareas con los clientes, tanto en actividades pendientes como histricas (cerradas). Estos movimientos se deben de capturar de forma manual y son responsabilidad del usuario.

Las actividades pueden ser basadas en tiempo y se introducen al calendario de forma automtica. El calendario le permite visualizar, programar y actualizar actividades por fecha y por usuario.

Oportunidades de Venta
Puede utilizar las oportunidades para registrar, realizar el seguimiento y analizar cada paso de las posibilidades de ventas con un cliente o un cliente potencial, se puede actualizar en funcin del progreso de las actividades de ventas y las negociaciones. Los datos se introducen en cada etapa del proceso de ventas, para permitir su anlisis durante el proceso y despus de cerrar la oportunidad de ventas. Puede crear los niveles del ciclo segn sus necesidades y actualizar un porcentaje de cierre (probabilidad de xito) para cada nivel. El sistema calcula un Importe ponderado para cada etapa en funcin del Importe potencial planificado para la oportunidad. Puede modificar el porcentaje de cierre de cada oportunidad en todos los niveles. Puede utilizar en la oportunidad tantos niveles como desee y en cualquier orden.
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A continuacin se muestra un ejemplo:

Territorios
En SAP Business One los territorios sirven para administrar zonas geogrficas, marcas o categoras de artculos y sus jerarquas. Cuando se asigna un territorio al socio de negocio en su dato maestro, ste quedar configurado por defecto para las oportunidades de ventas que se generen con dicho socio. En los informes de oportunidades se puede utilizar el territorio como parmetro para filtrar la visualizacin en funcin de las opciones necesarias del informe.

Anlisis de Oportunidades
Pipeline de oportunidades.- Es un informe que proporciona un resumen de todas las oportunidades actualmente abiertas. Tambin indica el potencial de ventas, el nivel de ventas, el empleado responsable, etc. Al seleccionar cada elemento, puede llamar un informe detallado de cada nivel. Anlisis de Oportunidad Dinmico.- Con base al informe de pipeline de oportunidades, se pueden mostrar las oportunidades ms importantes (abiertas o cerradas), de una hasta treinta oportunidades, junto con todos los detalles desde el punto en que se crearon hasta el momento en que se cerraron. Puede utilizar este informe par analizar las oportunidades abiertas en el pipeline de ventas. Desde este informe es ms fcil identificar las oportunidades con ms probabilidades xito.
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FINANZAS
El manejo de todas las transacciones financieras y contables de la empresa se realizan en el mdulo de Finanzas en SAP Business One. Algunas de las principales definiciones a nivel empresa se realizan de forma conjunta en esta seccin as como en Gestin, dado que la naturaleza del catlogo contable y reglas de contabilizacin bsicas se realizan en ambos mdulos.

Plan de Cuentas
Organiza las cuentas de mayor de la empresa en una estructura jerrquica. El nivel superior de la estructura (nivel 1) consta de secciones o grupos de cuentas de diferentes clases (activo, pasivo, capital, ingresos, gastos, etc.). El sistema muestra la seccin como un cajn de armario (vase la figura). Cada cajn tiene un ttulo de seccin, que no se puede modificar. Los ttulos de nivel inferior se muestran en azul y las cuentas activas (contables) en negro. Las cuentas registradas en la Determinacin de cuentas de mayor (cuentas primarias y/o asociadas) se muestran en verde. Los niveles 2 a 4 pueden contener cuentas activas o ttulos (mayor), que combinan varias cuentas activas. El nivel 5 slo contiene cuentas activas.

Tratar Plan de Cuentas

Se utiliza para aadir un nuevo ttulo, borrar una cuenta o mover ttulos y cuentas dentro de la estructura del plan de cuentas. Slo pueden borrarse cuentas que no tengan contabilizaciones.
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Multimoneda
La moneda local es la moneda en que la empresa est obligada legalmente a mantener sus libros. La moneda del sistema puede ser diferente de la moneda local en este caso, el sistema calcula automticamente todas las contabilizaciones en la moneda local y gestiona un saldo de cuenta adicional en la moneda del sistema esto facilita la generacin de informes. Moneda Extranjera es la moneda en la cual pueden realizar contabilizaciones en una moneda adicional a las anteriores y a su vez el sistema automticamente hace la conversin a la moneda local. El sistema utiliza el tipo de cambio de la tabla de tipos de cambio (el cual se debe capturar de forma diaria y manualmente por el usuario) para convertir los importes en moneda extranjera a local y, a continuacin, en la moneda del sistema.

Impuestos
Se definen cdigos de impuestos para clientes y proveedores. Iva Acreditable e Iva por Pagar. El sistema cuenta con la funcionalidad del reconocimiento efectivo del impuesto al momento del pago o cobro segn sea el correspondiente. Esto nicamente si los documentos son efectuados por el documento comercial correspondiente (factura de clientes y/o factura de acreedores).

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Retencin de Impuestos de Honorarios, Arrendamiento, Fletes estas se pueden definir al momento de la factura o al momento del pago.

Asiento (Registro de Diario)

En SAP Business One, un asiento se contabiliza automticamente en muchos documentos, como facturas de deudores y acreedores. Asimismo, se puede contabilizar un asiento manual directamente en una cuenta de mayor o en una cuenta de libro auxiliar de socio de negocio. La informacin necesaria para contabilizar registros son cuentas, fechas de contabilizacin, de documento, numeracin de documentos y referencias adicionales.

Documentos Preliminares
Es un procedimiento en dos pasos para crear asientos. Puede crear los asientos previamente como documentos preliminares (borradores) corregirlos y contabilizarlos ms adelante. Los documentos preliminares se pueden modificar siempre que no se hayan contabilizado y pueden grabarse como no saldados siempre que se encuentre en el modo de documento preliminar.

Plantillas de Contabilizacin
Puede crear plantillas de contabilizacin para asientos que cuentan con una estructura muy similar. Estos modelos pueden contener nmeros de cuenta, pero tambin puede limitarse a especificar la descripcin de la cuenta en una partida individual si no sabe todava qu cuenta se va a utilizar para ella. En lugar de importes fijos, slo se introducen porcentajes. Estos porcentajes indican cmo se distribuye el importe total entre las partidas individuales. El modelo de contabilizacin se archiva con un cdigo y una descripcin.

Contabilizaciones Peridicas
Funcin para asientos creados de forma regular. Las contabilizaciones peridicas utilizan un modelo de contabilizacin archivado con un cdigo y una descripcin. En este modelo se define (entre otras cosas) la frecuencia con que se espera crear el asiento y la validez de la contabilizacin peridica. Las entradas posibles del campo Frecuencia son las siguientes: Diaria, semanal, mensual, trimestral, semestral y anual: Tambin debe especificar la siguiente fecha de ejecucin para estas entradas.

Anular Transacciones
Funcionalidad para provisionar asientos de diario y que el sistema de forma automtica avise cuando tenemos que anular dicha transaccin. Siempre dicha fecha tiene que ser posterior a la fecha del sistema.
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Diferencias por Tipo de Cambio

Las cuentas de socios de negocio y de mayor que gestiona en una moneda extranjera contabilizan un saldo de cuenta en la moneda extranjera correspondiente y un saldo de cuenta en la moneda local. El saldo de la moneda local contiene las posiciones en moneda extranjera convertidas mediante el tipo de campo en la tabla de tipos de cambio durante la fecha de contabilizacin o la fecha fiscal. En otras palabras, el saldo se basa en tipos de cambio pasados. En el cierre del perodo, por tanto, debe valorar los saldos de cuenta en moneda extranjera con el tipo de cambio en la fecha clave de contabilizacin. Cuando ejecuta la funcin, el sistema genera una lista de propuestas para las contabilizaciones de diferencias. Puede aceptar o rechazar cada propuesta de forma individual. Puede seleccionar cuentas en moneda extranjera y una moneda extranjera, as como especificar una fecha de ejecucin. Puede introducir una fecha futura en el campo Anulacin automtica. Esto permite anular esta contabilizacin de forma automtica en el futuro.

Diferencias de Conversin
Adems de la moneda local, el sistema gestiona los datos en la moneda del sistema de forma paralela. Si la moneda local de la empresa es diferente a la moneda de sistema, pueden surgir diferencias de tipo de cambio. El sistema puede compensar estas diferencias automticamente.

Modelos de Informes Financieros

Para generar informes financieros, el sistema necesita un modelo que especifique la estructura del informe. Estos modelos de informe financiero deben definirse previamente. Tambin puede copiar la estructura del plan de cuentas y realizar las modificaciones necesarias. Puede utilizar los modelos de informe financiero para generar balances, estados financieros (totales y saldos de las cuentas de mayor y de socios de negocio). El modelo de informe financiero puede contener las cuentas de todos los grupos. Muestra los totales de todos los grupos pero no ofrece ningn clculo de subtotales. Tambin puede crear informes de comparacin que comparen las cifras de una empresa o un ejercicio especficos con las de una empresa o ejercicio diferentes.

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Reconciliacin Interna
Hace referencia a la verificacin de igualdad y compensacin de posiciones abiertas del Haber con posiciones abiertas del Debe en una cuenta (por lo tanto, son internas). Esto es necesario en cuentas donde un proceso empresarial no se considera completo hasta que cada importe del Haber tiene un importe del Debe correspondiente: En el caso de las cuentas de deudor, un crdito (Debe) debe ir seguido de un cobro (Haber). En las cuentas de acreedor, un pasivo (Haber) debe ir seguido de un pago efectuado (Debe). En el caso de cuentas de entrada de mercancas/recepcin de factura (GR/IR), cada factura recibida (Debe) debe corresponder a una entrada de mercancas (Haber), etc.

Gestionar Reconciliaciones Anteriores

La funcin Gestionar reconciliaciones anteriores permite revisar o cancelar una reconciliacin de usuario.
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Puede seleccionar reconciliaciones por cuenta, fecha de reconciliacin y nmero de reconciliacin, as como cancelarlas individualmente o cancelarlas y realizar una nueva manualmente (restablecer). Esta funcin no permite anular contabilizaciones de reconciliacin. Las contabilizaciones siguen existiendo aunque se cancele la reconciliacin.

Presupuestos
El presupuesto se define por cuenta contable. Este se introduce en la parte del Debe (parte de gastos y costos). El sistema slo comprueba un presupuesto deudor. El sistema desglosa el presupuesto anual en presupuestos manuales con el Mtodo de asignacin de presupuesto. Existen tres mtodos de asignacin ya configurados: Igual: Cada mes recibe una parte igual del presupuesto anual. Ascendente: El presupuesto anual se asigna utilizando ponderaciones ascendentes de 1 a 12. Descendente: El presupuesto anual se asigna utilizando ponderaciones descendentes de 12 a 1. En lugar de introducir manualmente un presupuesto anual, puede introducir una cuenta superior y un porcentaje. A continuacin, el sistema deriva el presupuesto de la cuenta subordinada como el porcentaje del presupuesto anual de la cuenta superior. Tenga en cuenta que el importe inferior se aade junto con el del superior. El sistema tambin muestra los saldos actuales de las cuentas. Se puede utilizar varios escenarios de presupuesto que pueden ser independientes o bien basarse los unos en los otros.

Contabilidad de Costos
Para utilizar las funciones de contabilidad de costos en SAP Business One, debe definir los departamentos o centros de costo de la empresa como centros de beneficio. Posteriormente podr afectar una cuenta de prdidas y ganancias para cada centro de beneficios en cada perodo. Se puede combinar los centros de beneficio en grupos mediante un cdigo de clasificacin. Las normas de reparto definen cmo se distribuyen los costos o ingresos contabilizados en una cuenta en los centros de beneficio. Para que estos se vean reflejados en la contabilidad y se puedan emitir los reportes por centros de costos es necesario que al momento de contabilizar los diferentes registros contables se especifique manualmente el centro de costo/beneficio correspondiente.
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Proyectos
Esta funcionalidad se utiliza para identificar las transacciones comerciales y contables las cuales requieren una atencin en especfico (proyectos internos, externos o relevantes para la compaa). Se deben introducir en las partidas individuales, o bien, en el asiento o el documento de marketing. Tambin puede introducir proyectos en cuentas de mayor o de socios de negocio. El proyecto correspondiente se registra automticamente en los documentos que contabiliza en estas cuentas. Lo cual puede generar varios informes estndar para un proyecto especfico; por ejemplo: Cuenta de prdidas y ganancias, Balance de sumas y saldos, Informe presupuesto.

COMPRAS
Este mdulo contempla la gestin de la actividad entablada con los Proveedores de la empresa, a travs del control y emisin de documentos de seguimiento del ciclo de compras de insumos, materias primas, productos y/o servicios generales. Flujo de Documentos SAP Business One le permite controlar completamente el proceso de compras: las negociaciones con proveedores, las solicitudes de compras, la entrega de los pedidos de artculos y el procesamiento de las facturas recibidas.

1. Orden de compra: Cuando introduce una Orden de compra, se modifica el estatus de la mercanca sin afectar la Contabilidad. Sin embargo, las cantidades de las rdenes de compra se enumeran en la gestin de stocks. Puede visualizar las cantidades pedidas en diversos informes y ventanas, como el informe de status de almacn y la ventana de datos maestros de artculo.
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2. Entrada de mercancas: Se recomienda generar este documento en cuanto recibe las mercancas basado en la orden de compra previamente pactada con proveedor. Cuando registra una Entrada de mercancas, se aceptan las mercancas en el almacn y se actualizan las cantidades en el inventario. Se genera un registro en el diario que contabiliza el valor de las mercancas en la cuenta de mayor asociada al inventario. Si necesita corregir una Entrada de mercancas, deber crear una Devolucin para anular el movimiento de inventario y contable. 3. Facturas de acreedores: Cuando se recibe una factura, se contabilizan las cuentas relacionadas con el proveedor como cuenta por pagar. Si la entrega de un pedido no procede a la Factura en el sistema y se estn comprando artculos gestionados en el almacn, el stock se incrementa al contabilizar la factura. Se genera un registro en el diario que contabiliza la cantidad facturada y la deuda con el proveedor. Si necesita corregir una Factura de proveedores, deber crear una Nota de crdito de proveedores. Los documentos de compras se procesan de la misma manera que los documentos de ventas, brindando as la capacidad de que el usuario pueda participar en ms de un proceso operativo.

Flujo de Documentos Proceso de Compras

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Al crear un documento, siempre se puede hacer referencia a uno o varios documentos creados con anterioridad. Cuando se crea un documento haciendo referencia a otro existente, slo se visualizan los documentos pendientes. Todos los documentos para los que no se haya creado un documento subsiguiente tienen el status de abierto. Los documentos abiertos permanecen con ese status hasta que todas los artculos se hayan transferido a un documento subsiguiente, o bien hasta que los cierre o anule manualmente. No se pueden realizar modificaciones en documentos base que se hayan copiado ntegramente en un documento subsiguiente.

Particin de Orden de Compra

SAP Business One permite partir una Orden de compra con artculos de varios almacenes en una orden subordinada para cada almacn por separado. Esta opcin puede ser til cuando los almacenes de la empresa se encuentran en ciudades diferentes o incluso en otros estados. Nota: No se pueden partir pedidos que contengan artculos de un almacn solamente.

Entregas Parciales/ Exceso de Suministro

1. Si hace referencia a una Orden de compra al introducir una Entrada de mercancas, podr incrementar o disminuir (Entrada parcial) la cantidad copiada. Se pueden generar tantas entradas parciales como sea necesario para completar la cantidad de la Orden de compra.

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2. Tambin puede aadir artculos adicionales en la Entrada de mercancas.

Solicitud de Anticipo a Proveedores

Es posible crear una solicitud de anticipo para los proveedores basado en una Orden de Compra o inclusive de una Entrada de Mercancas. Este documento no crea ninguna contabilizacin de stocks ni contable. Si se crea una solicitud de anticipo de proveedor basada en una orden de compra o entrada de mercancas, el documento base no ser cerrado. De este modo, se puede copiar el mismo documento base posteriormente a un documento de compras destino, por ejemplo: una factura de proveedor o una entrada de mercancas.

Factura de Anticipo a Proveedores

La factura de anticipo de proveedores es realmente una factura que se compensa con un pago recibido. A diferencia de la factura de proveedores, la factura de anticipo de proveedores crea una registro en el sistema de contabilidad pero no tiene ninguna influencia sobre valores y cantidades de stock.

Factura de Reserva de Proveedores

Las facturas de reserva de proveedores se utilizan para crear una factura proforma. A diferencia de las facturas estndar, las facturas reservadas no modifican el stock en almacn pero si generan una cuenta por pagar con el proveedor. La cantidad Disponible aumenta en funcin de la cantidad del pedido. La Factura de reserva de proveedores se contabiliza antes de crear un Entrada de mercancas. La cantidad Disponible aumenta segn la cantidad pedida, si se crea sin una Orden de compra como documento base. La entrega se contabiliza ms adelante con referencia a la factura de reserva de deudores. Esto reduce la cantidad En stock. Las facturas de reserva de deudores crean contabilizaciones basadas en valores.

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Flujo de Documentos Factura Reserva

Precio de entrega
La funcin Precio de Entrega permite, a las empresas que importan mercancas, calcular los precios de compra de los artculos importados como: las tasas de aduanas, los gastos de transporte, seguros, impuestos y otros costos de importacin. El documento de Precio de Entrega debe basarse en la entrada de mercancas o en un Costo de Importacin previo. Est diseado para actualizar los costos de los artculos, lo cual es necesario para calcular la valoracin del inventario y las ganancias brutas, as como otros clculos relacionados con el inventario. Se puede utilizar el documento de Precio de Entrega para crear una entrada en el registro en el diario que refleje los Costos de importacin (aduanas, seguros, transporte, impuestos, etc.) en la contabilidad de la empresa.

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Flujo de Documentos recomendado Importacin

Contabilizacin de Diferencias de Precios

El precio de la Factura de proveedores puede diferir del precio introducido originalmente en la Entrada de mercancas. En este caso, el sistema identifica y contabiliza la diferencia en la cuenta de existencias para ajustar el valor del stock.

Contabilizacin de Artculos Fuera de Stock en el Proceso de Compras

Cuando compra artculos que no se gestionan como artculos de almacn (por ejemplo, artculos de consumo propio), el sistema no inicia la contabilizacin del documento Entrada de mercancas, aunque haya creado uno. La contabilizacin se realiza hasta la Factura de proveedores afectando las cuentas de gasto y la deuda con el proveedor. En resumen, cuando un dato maestro de artculo no tiene la opcin de gestin de inventario, el sistema no genera ninguna contabilizacin de inventario aunque se registren documentos de afectacin en el stock.

Modificaciones al Inventario en Compras

En el siguiente cuadro se muestra la afectacin al stock de los distintos documentos del mdulo de compras:

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MRP
El sistema cuenta con una herramienta de Recomendaciones de Compra basado en la planificacin de necesidades (MRP) que permite analizar informacin actual y proyectarla meses hacia delante para determinar las cantidades y fechas en riesgo para el ciclo de abastecimiento.

Visin General
La Planificacin de necesidades de material (MRP) permite planificar necesidades futuras de material. Ell MRP crea recomendaciones de pedidos para artculos de compra, de forma que stos puedan satisfacer las necesidades. El MRP puede tomar en cuenta: stock existente, previsiones de ventas, almacenes especficos, rdenes de compra abiertas, pedidos de clientes abiertos y el nivel de stock mnimo.

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Anlisis y Resultado MRP

Previsiones
Las previsiones se crean para planificar compras de manera anticipada, incluso antes de recibir los pedidos de cliente reales. SAP Business One utiliza la informacin de las previsiones en la ejecucin de planificacin del MRP como fuente adicional de requerimientos de mercanca. Puede recibir Pedidos de cliente con poca antelacin, pero el tiempo en que llega el producto puede ser demorado. Por lo tanto, algunas compaas solicitan el producto segn la previsin de tal forma que cuando se reciben pedidos de clientes se puede suministrar las mercancas aunque los reciba con poca antelacin. Esto se recomienda solamente para productos de alta rotacin donde el pronstico de ventas haya sido analizado previamente por la gerencia comercial para comprometer los niveles de compra bajo este esquema.

INVENTARIO
Dato Maestro de Artculo
Los datos maestros de artculo muestran informacin general de compras y ventas, almacn y datos de planificacin para MRP. SAP Business One permite administrar todos los artculos que adquiere, fabrica, vende o mantiene en stock. Los servicios tambin se pueden definir como artculos, a pesar de que slo son relevantes para ventas o para compras. En cada artculo, introduce los datos relevantes para un rea determinada del sistema. Estos datos se utilizan automticamente en las compras, ventas,
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produccin, gestin del almacn y contabilidad financiera. Por lo tanto, proporciona el soporte para los procesos en la empresa, por ejemplo: en Ventas, ayuda a crear pedidos, notas de entrega y facturas emitidas, ya que los precios, las unidades de venta y la ganancia bruta se calculan automticamente.

Nmeros de Serie
El seguimiento de los artculos se realiza a travs de sus nmeros de serie, los cuales pueden proporcionar informacin adicional acerca de un artculo concreto y de su fecha de fabricacin, fecha de garanta, ubicacin en el almacn, etc. El mtodo de trabajo consiste en introducir los nmeros de serie de los artculos que tienen especificada la gestin de nmeros de serie, cuando se producen entradas o salidas de stock y seleccionar los nmeros de serie correspondientes en los documentos de ventas o liberacin.

Nmeros de Lote
Los lotes permiten dividir el stock de un artculo en grupos con criterios comunes. Es posible que desee implementar la gestin de lotes por razones prcticas o para controlar los productos de forma ms estricta. Puede especificar en el registro maestro de artculo que el material se gestione en lotes. Tambin puede definir la cantidad de unidades del artculo relacionada con cada lote y las propiedades adicionales como la fecha de vencimiento, la ubicacin en el almacn, etc. El mtodo de trabajo suele consistir en la creacin de lotes para artculos de gestin por lotes durante la entrada de stocks y la seleccin de una determinada cantidad del lote correspondiente durante alguna salida de inventario (tpicamente por un concepto de venta).
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El usuario podr crear un informe de operaciones de nmero de lote para visualizar todas las transacciones realizadas con cada uno de los lotes.

Artculos Alternativos
Utilice esta funcionalidad para definir artculos alternativos para los artculos que no estn en stock en un almacn determinado; se definen por artculo. Es posible construir una jerarqua de artculos alternativos mediante la definicin de alternativos para los alternativos. Al momento de generar documentos comerciales, se puede abrir la lista de artculos alternativos y sustituir el artculo que no est en stock.

Nmeros de Catlogo de Socio de Negocio

Con esta funcin se pueden utilizar los cdigos de artculos del cliente o proveedor en un documento a travs del nmero de catlogo de Socios de Negocio. Se puede introducir una relacin 1:n entre un socio de negocio y varios artculos o una relacin 1:n entre un artculo y varios socios de negocio. Estos nmeros de catlogo se pueden utilizar en documentos de compra y de venta.

Operaciones de Stock
Cuando se compra o se vende un artculo, el stock en almacn se reduce o incrementa automticamente cuando se introducen transacciones en compras y ventas.

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La compra o venta de un artculo no es la nica transaccin que da como resultado una entrada o salida de mercancas. Es posible que sea necesaria una entrada de mercancas, por ejemplo, si despus de realizar un inventario fsico determina que no ha tenido en cuenta parte de la cantidad almacenada. Este grfico muestra un resumen sobre las diferentes posibilidades de movimientos de stock.

Entrada y Salidas de Mercanca

Utilice la entrada de mercancas para contabilizar cantidades sin hacer referencia a una Orden de Compra especfica. Utilice la salida de mercancas para contabilizar cantidades sin hacer referencia a un pedido de cliente especfico. En el caso de entradas o salidas de mercanca, se deber especificar el almacn al que va a afectar la contabilizacin de mercancas. El sistema siempre utiliza el almacn por defecto del registro maestro del artculo, si no especifica otro.

Transferencia de Stock
Se utiliza para trasladar stock de un almacn a otro. Las transferencias de stock tambin se pueden realizar como consignaciones para un cliente (generando un almacn especfico por cliente). El sistema utiliza el costo del artculo para calcular los precios para el registro en el diario cuando se realiza la transferencia de stock entre almacenes.

Inventario Fsico
La funcin de inventario fsico se utiliza para:
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1. Preparar el inventario con listas de inventario impresas. 2. Introducir los resultados del inventario en el sistema, una vez que el inventario se realiz en un almacn. 3. A partir de los resultados de inventario, se utiliza la funcin Contabilizacin de stocks para afectar tanto el inventario como contabilidad y actualizar el nivel de inventario correcto con base al conteo fsico.

Listas de Precios
Todos los artculos estn enlazados con todas las listas de precios del registro maestro de artculos. Se pueden introducir precios en el propio registro maestro de artculos o en las listas de precios directamente. Las diferentes listas de precios para los artculos le suministran la flexibilidad para ofrecer precios personalizados a sus clientes. Donde cada lista de precios se puede basar en otra lista de precios multiplicando por un factor para actualizar los precios de forma automtica.

Precios Especiales
Esta funcin permite definir precios especiales con base a las listas de precios. Un precio especial se puede aplicar en un perodo de tiempo determinado (rango de fechas) o por volumen en cuestion de cantidades. Los precios especiales se asignan a: Socios de Negocios. Listas de Precios (Jerarquas y Ampliaciones en SAP). Propiedad, Fabricante o Grupo (Grupos de Descuento en SAP). Adicionalmente, el sistema cuenta con una funcin para el mantenimiento y actualizacin de los precios especiales. Dicha funcin permite actualizar una lista de precios especfica, socios de negocio especficos, actualizar artculos con precios especiales especficos, etc.

Gestin de Stock por Almacn

Esta funcin permite definir si el producto en cuestin manejar el nivel del inventario, nivel mnimo, mximo y punto de reorden. Esta opcin asigna las caractersticas anteriores al producto en general o por cada almacn. Se recomienda implementar la gestin de stock por almacn, ya que as se garantiza el nivel de inventario por almacn. Si no se utiliza la opcin gestin de stock por almacn hay un riesgo de que un producto quede en stock negativo.
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Ejemplo: Un producto con stock de 100 piezas en el Almacn A y 50 piezas en el Almacn B, si la gestin de stock por almacn est deshabilitada, al generar una salida de 125 piezas del Almacn A el sistema deja en negativo 25 piezas del Almacn A. Esto es porque el nivel del inventario se gestiona a nivel global por artculo. Es por esta razn que se recomienda utilizar gestin de stock por almacn en todos los productos.

VENTAS
La funcionalidad de este mdulo permite administrar a detalle la actividad transaccional con los Clientes, es decir controlar y dar seguimiento mediante distintas transacciones al ciclo de venta en su totalidad. Los parmetros base de este mdulo, as como los datos utilizados en los formatos del ciclo de aprovisionamiento provienen de diferentes mdulos como son Gestin, Finanzas, Socios de Negocio e Inventarios. Siendo el primero de estos, donde se realiza la parametrizacin especfica del mdulo de Ventas. Al crear un documento, siempre se puede hacer referencia a uno o varios documentos base creados con anterioridad (excepto en el caso de las ofertas). Cuando se crea un documento haciendo referencia a otro existente, slo se visualizan los documentos pendientes. Todos los documentos para los que no se haya creado un documento destino tienen el status de abierto. Los documentos abiertos permanecen con ese status hasta que todas las partidas se hayan transferido a un documento destino o bien, hasta que los cierre o cancele manualmente. No se pueden realizar modificaciones en documentos base que se hayan copiado ntegramente en un documento subsiguiente.

Propiedades de los Documentos de Ventas

Las ofertas, pedidos y notas de entrega son opcionales; sin embargo, si no se hace referencia a una nota de entrega al contabilizar una factura de deudores, dicha factura afectar al stock. 1. Al crear un pedido, la cantidad Disponible se reduce y la cantidad de Comprometido se incrementa en la cantidad que figura en el pedido de cliente. 2. Al crear una entrega, la cantidad En stock y la cantidad de Comprometido se reducen. 3. Al crear una factura, la cantidad En stock se reduce si previamente no se ha creado una nota de entrega.
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1. Factura de deudor es el nico documento que hay que crear en el sistema necesariamente para afectar cuentas por cobrar e Ingresos. Las ofertas, los pedidos y las entregas son opcionales. 2. Ofertas y pedidos pueden modificarse o cancelarse despus de haberlos creado. Puede deshabilitar la posibilidad de realizar modificaciones en los pedidos de cliente. 3. Entregas y Facturas de deudores no pueden modificarse despus de haber registrado la transaccin. a) Si necesita corregir una entrega, deber crear una devolucin. b) Si necesita corregir una factura de cliente, cree una Nota de Crdito de cliente. 4. Referencias entre documentos Al crear un pedido, puede hacerlo con referencia a una oferta de ventas. a) Puede crear una entrega haciendo referencia a una oferta, a un pedido o a una factura de reserva de clientes. b) Puede crear una factura de cliente haciendo referencia a una oferta, a un pedido o a una entrega. 5. Contabilizaciones cuando se crea una entrega, tambin se contabiliza la salida de mercancas. La cantidad En stock se reduce. Cuando se crea una factura de cliente sin referencia a una entrega, la salida de mercancas tambin se contabiliza y la cantidad En stock se reduce. 6. La salida de mercancas de la entrega y la factura de cliente contabilizan los valores del libro mayor.

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Solicitud de Anticipo de Clientes

Es posible crear una solicitud de anticipo para los clientes de la empresa basado en una cotizacin o pedido de cliente. Este documento no crea ninguna contabilizacin de stocks ni contable. Si se crea una solicitud de anticipo de cliente segn una entrega o pedido de cliente, el documento base no ser cerrado. De este modo, se puede copiar el mismo documento base posteriormente a un documento de ventas superior, por ejemplo, una factura de cliente o una entrega.

Factura de Anticipo de Clientes

La factura de anticipo de clientes es realmente una factura que se compensa con un pago recibido. A diferencia de la factura de cliente, la factura de anticipo de clientes crea una contabilizacin en el sistema de contabilidad pero no tiene ninguna influencia sobre valores y cantidades de contabilidad de stock.

Proceso de Ventas con Picking

Con el Gestor de efectuar picking y embalar se introducen los criterios de seleccin para crear listas de picking. Puede realizar un seguimiento de los artculos en diferentes etapas del proceso de picking, desde el status abierto del principio, pasando por la liberacin de los artculos, hasta la creacin de la lista para efectuar el picking de los artculos. El Gestor de efectuar picking y embalar le permite liberar todos o parte de los artculos y efectuar un picking de artculos parcial o total. Tambin puede crear una entrega en cualquier etapa del proceso de picking.
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Flujo de Documento Picking

Asistente de Creacin de Documentos

El asistente de creacin de documentos de SAP Business One es un proceso sencillo utilizado para reunir las partidas de los documentos base con los documentos de destino, basados en distintos parmetros definidos por el usuario. El sistema lleva al usuario por los pasos individuales necesarios para definir los parmetros del resumen. El asistente cuenta con una restriccin debido a que no maneja clientes definidos como multimoneda.

Proceso de facturacin con asistente de creacin de documentos

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Ventas a Clientes Ocasionales

SAP Business One proporciona la transaccin Factura cliente + pago para las ventas a clientes ocasionales o venta mostrador. Requisitos: El cliente paga el importe completo de una vez (por ejemplo, en una tienda). El cliente no necesita ningn documento adicional a la factura, como un pedido o una nota de entrega. Parametrizaciones en el sistema: El sistema maneja un cliente genrico que se llama automticamente cuando se introduce la Factura cliente + pago. No se puede modificar el nmero de cliente en el documento. Sin embargo, se puede modificar su nombre y direccin en los campos correspondientes. A partir de los valores propuestos en los parmetros de usuario, es posible asignar un registro maestro de cliente separado para cada usuario en la transaccin Factura de deudores + Pago.

Funciones de Ventas
El sistema ofrece diferentes funciones para el proceso de ventas. No todas funcionan en todos los documentos de ventas. En el siguiente cuadro se muestran las diversas funciones para cada documento.

Principales funciones de documentos de venta

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Verficacin de Disponibilidad en Pedido de Clientes

Al crear un pedido de cliente e indica una cantidad de unidades de un artculo mayor que la cantidad disponible del mismo aparece automticamente la ventana Verificacin disponibilidad artculo. Cantidad pedida: Cantidad de la lnea de artculo del pedido de cliente por unidad de medida de ventas. Cantidad disponible: Cantidad disponible por unidad de medida de inventario (restando cantidad comprometida en pedidos y sumando cantidad solicitada a proveedores).

Enlace de Pedido de Cliente con Orden de Compra

La activacin de la casilla de seleccin del campo Pedidos en la ficha Logstica del pedido de cliente permite crear automticamente rdenes de compras para los artculos del pedido de cliente. El sistema crea pedidos de compra automticamente y establece un enlace entre el pedido de cliente y los pedidos de compras cuando se utiliza esta opcin. Mediante una pantalla de confirmacin se seleccionan las partidas a comprar as como la seleccin del proveedor.

Factura Reserva de Cliente

Las facturas de reserva de clientes se utilizan para crear una factura pro forma. A diferencia de las facturas estndar, las facturas reservadas no modifican el stock en almacn. La cantidad Disponible se reduce en funcin de la cantidad del pedido de cliente. La factura de reserva de deudores se contabiliza antes de crear una nota de entrega. La cantidad Disponible (estatus) se reduce si previamente no se ha creado un pedido de cliente. La entrega se contabiliza ms adelante con referencia a la factura de reserva de deudores. Esto reduce la cantidad En stock. Las facturas de reserva de deudores crean contabilizaciones basadas en los montos del documento como una cuenta por cobrar.

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Flujo de Documentos Factura Reserva

BANCOS
Pagos Recibidos / Efectuados
El registro de las operaciones cada vez que la empresa recibe un pago de cliente, proveedor o cuenta contable se realiza a travs de los pagos recibidos o efectuados dependiendo de la naturaleza del movimiento. Es posible utilizar diversas formas de pago/cobro como medios de pago: Efectivo, Cheque, Tarjeta de Crdito, Transferencia Bancaria. Una vez aadido el cobro/pago, se crear el asiento contable correspondiente. Es posible crear un cobro para compensar la deuda de una factura de deudores pendiente o saldo inicial. Tambin puede crearse un cobro para un anticipo recibido antes de suministrar los bienes o servicios. Cuando se crea un cobro para compensar (total o parcialmente) un documento u operacin, la reconciliacin interna se efecta automticamente. Cuando se registra el pago recibido / efectuado, SAP genera el traslado del monto correspondiente por impuesto a la cuenta definitiva. Al momento de generar el documento factura el sistema traslada el impuesto a una cuenta puente transitoria hasta que se registre el documento de pago.

Depsitos
Funcionalidad que se utiliza para compensar registros efecutados en efectivo, cheques, tarjetas de crdito as como movimientos posfechados, ya que el sistema puede manejar una cuenta transitoria para no ver afectado el saldo contable en el momento del registro.

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Asistente de Pago
El asistente de pago permite crear pagos y cobros de forma masiva para transferencias bancarias y cheques. Los pagos se crean en funcin de los criterios de seleccin y las vas de pago. Las ejecuciones del asistente de pago comprenden operaciones y documentos de deudor y acreedor que no estn pagados por completo, abonados ni reconciliados, as como los pagos a cuenta asignados/sin reconciliar. Cada ejecucin del asistente de pago se identifica mediante un nombre de ejecucin del asistente y la fecha de la ejecucin de pagos. Cuando se inicia el asistente de pago, se especifican varios criterios de seleccin: Parmetros generales, como la fecha de la siguiente ejecucin de pagos planificada, la clase (pago o cobro), el medio de pago (cheque o transferencia bancaria) y la serie de documento que se utiliza para crear documentos de pago. Los socios de negocio que verifica el sistema para localizar facturas vencidas. Criterios de seleccin para los documentos que incluye el sistema. Las vas de pago que utiliza el sistema. En funcin de estos criterios, el sistema crea un informe de recomendacin que es una lista de pagos propuestos. Puede aceptar o rechazar estas recomendaciones. Puede grabar las recomendaciones y continuar en una fecha posterior o bien puede ejecutar los pagos. El pulsador Trans.no incluida crea una lista de todas las partidas abiertas que no se pudieron incluir en la ejecucin de pagos.

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Extractos Bancarios y Reconciliacin Externa

Al igual que en las cuentas de socios de negocio, las cuentas bancarias en SAP Business One tambin contienen partidas abiertas y reconciliadas. Las partidas abiertas se crean cuando: El sistema realiza contabilizaciones directamente en la cuenta bancaria. Se deposita efectivo, cheques y tarjetas de crdito. Se contabilizan pagos mediante transferencias bancarias como medio de pago. Estas partidas no se reconcilian hasta que se recibe el extracto bancario, despus de que el banco haya efectuado realmente el pago. Por tanto, slo las partidas reconciliadas de la cuenta bancaria reflejan el saldo actual de la cuenta en el banco. Cuando se lleva a cabo una reconciliacin externa, se reconcilian las partidas abiertas de una cuenta de mayor con las partidas abiertas de un extracto de cuenta externa. En la mayora de los casos, el extracto de cuenta se recibe de un banco y la cuenta que debe reconciliarse es la cuenta bancaria asociada. Opciones de reconciliacin externa: Reconciliacin Manual. Reconciliacin Automtica. Reconciliacin Semiautomtica. El extracto de cuenta bancario se tiene que capturar de forma manual en la opcin de extracto de cuenta o por la va de Data Transfer por parte del usuario.

Confirmacin de Nmero de Cheque

Esta funcin permite verificar que los cheques se han impreso correctamente y que los nmeros asignados a los cheques por SAP Business One coinciden con los nmeros de los cheques impresos.

Impresin de Documento
Esta funcin se utiliza para imprimir lotes de documentos segn los criterios de seleccin correspondientes. La ventaja de esta opcin es la impresin de varios documentos en recuenta ya registrados en SAP. Esta funcin permite imprimir todos los tipos de documento disponibles, sin embargo, se asocian al mdulo de bancos para los siguientes documentos: Pagos Recibidos. Pagos Efectuados.
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Cheques para Pago. Depsitos. Registros de Diario.

GESTIN
Descripcin de Modificaciones
Modificacin a las descripciones de los campos dentro del sistema. Esta funcionalidad se asocia al cambio de las etiquetas de los campos, pestaas y algunas secciones dentro de un documento en SAP Business One. Estos cambios aplican para toda la empresa, por lo tanto, dichos cambios los visualizan todos los usuarios.

Log de Modificaciones
Utilice el log de modificaciones para seguir las modificaciones en los documentos principales del ciclo de compras y ventas de SAP Business One. Cada vez que actualiza, por ejemplo, las autorizaciones o las ventas, o los documentos de compra, el sistema sigue el cambio y lo graba en el Log de modificaciones. Por default, SAP guarda los ltimos 99 eventos por cada dato maestro y documento comercial; sin embargo, este parmetro se puede cambiar dentro del mdulo de Gestin.

Parametrizaciones de Formulario
Al procesar un documento, se puede definir cules campos y columnas se deben visualizar y activar o desactivar. De este modo se puede visualizar la informacin detallada utilizada con ms frecuencia para poder introducir los datos con mayor facilidad.

Men de Usuario
Utilice la ficha Men de usuario del Men principal para configurar un men personal que incluya las ventanas, las opciones de men y las consultas que utiliza con mayor frecuencia. El men personalizado del usuario no afecta los mens de otros usuarios o los nativos de SAP Business One.

Acceso Rpido de Usuario

Se utiliza para definir teclas de acceso rpido propias con las que abrir las ventanas de uso ms frecuente.

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Calendario
El calendario se utiliza para visualizar, aadir o actualizar reuniones, llamadas telefnicas y otras actividades.

ANEXO 2
Reportes Estndares de SAP Business One
MODULO FINANZAS
FINANZAS

Cuentas De Libro Mayor Y Socios De Negocio: Este informe permite

generar una lista de cuentas de mayor y/o socios de negocios. Esta ventana se utiliza para especificar criterios de seleccin para el informe. Para acceder al informe, seleccione Finanzas > Informes financieros > Contabilidad >Cuentas LM y socios de negocios >. Como alternativa, brala desde el mdulo Informes.

Libro Mayor: Este informe permite generar una lista de asientos contabilizados en la base de datos de la empresa de acuerdo con diversos criterios. Esta ventana se utiliza para especificar criterios de seleccin para el informe. Para abrir la ventana, seleccione Finanzas > Informes financieros > Finanzas > Libro mayor. Tambin puede abrirla desde el mdulo Informes. Antigedad De Saldos Antigedad de Saldos de Clientes: Este informe enumera todos los
crditos pendientes de los clientes, clasificados por antigedad, y brinda un anlisis de cada crdito adeudado por el cliente. Para abrir la ventana, seleccione una de las siguientes opciones: Finanzas > Informes financieros > Finanzas > Antigedad > Antigedad de saldos de clientes. Socios de negocios > Informes de socio de negocios > Antigedad > Antigedad de saldos de clientes. Tambin puede abrirlo desde el mdulo Informes.

Antigedad de Saldos de Proveedores: En este informe se analizan

las deudas de los proveedores, clasificadas por su antigedad.
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Para abrir la ventana, seleccione una de las siguientes opciones: Finanzas > Informes financieros > Finanzas > Antigedad > Antigedad de saldos de proveedores. Socios de negocios > Informes de socio de negocios > Antigedad > Antigedad de saldos de proveedores. Tambin puede abrirlo desde el mdulo Informes.

Informe Diario de Operaciones: En este reporte se visualiza una lista de transacciones de acuerdo con el tipo de transaccin seleccionado.
Para abrir la ventana, seleccione Finanzas > Informes financieros > Finanzas > Informe diario operaciones.

Informe de Transaccin por Proyectos: En este informe se visualizan las

operaciones realizadas en SAP Business One y se agrupan segn los proyectos relacionados con ellas. Para abrir la ventana, seleccione Finanzas > Informes financieros > Contabilidad > Informe de transaccin por proyectos . Como alternativa, brala desde el mdulo Informes.

Determinar Transaccin de Diario segn importes: Este listado cuenta con la facilidad de filtrar las transacciones contables mediante un rango de monto determinado, para identificar los movimientos contables por importe. Determinar Transaccin de Diario segn mbito de importes en ME:
Este listado cuenta con la facilidad de filtrar las transacciones contables mediante un rango de monto determinado, para identificar los movimientos contables por importe en ME.

Diario de Documentos: En este informe se visualizan en detalle los asientos

creados manual o automticamente mediante documentos creados en SAP Business One. La gran variedad de criterios de seleccin permite crear los informes ms precisos segn los requisitos de la empresa. Para abrir la ventana, seleccione Finanzas > Informes financieros > Contabilidad > Informe de diario de documentos. Como alternativa, brala desde el mdulo Informes.

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Impuestos Informe de Retencin de Impuesto: En este informe se visualizan los

importes de retencin de impuestos afectados y pagados durante perodos especficos. Criterio de Seleccin: Tipo de Retencin, Fechas de Contabilizacin, Tipo de Movimiento.

Ventas Aplazadas y Libro de Compras: Este informe crea una lista

de todas las operaciones de ventas y compras, agrupadas por indicador de impuestos o clase de impuesto.

Informe de Ventas y de Compras: En este informe se visualiza una lista de todas las operaciones de ventas y compras que incluyen impuesto diferido (transitorio). Dado que el impuesto diferido slo se reconoce cuando se realiza el pago, slo se incluyen las facturas de deudores y proveedores pagas.
FINANCIERO

Balance (Balance General): En este informe se visualizan los pasivos y activos acumulados de una empresa hasta una fecha en particular, utilizando la frmula de contabilidad: Total Activo = Total Pasivo + Capital propio. Balance Provisional (Balanza de Comprobacin): En este informe se
visualiza un resumen de todos los saldos de cuentas y/o socios de negocios para una fecha especfica. El informe puede comprender todos los saldos de cuentas y socios de negocios de SAP Business One, o slo una parte de ellos.

Cuenta de Prdidas y Ganancias (Estado de Resultados): Este

informe permite ver el saldo de todas las cuentas de mayor de prdidas y ganancias. El resultado total de la cuenta es la prdida o ganancia de la empresa en el perodo seleccionado.

Flujo de Caja: Este informe permite analizar el flujo de caja en base a todos
los ingresos y costos, por ejemplo, cheques, tarjetas de crdito, operaciones de cuentas peridicas, deudas con los clientes, etc. El usuario define el nivel de detalle para los resultados individuales. El informe brinda informacin sobre la liquidez de sus negocios que excede el alcance de una cuenta de prdidas y ganancias. Toma en consideracin si ya se cancelaron los pagos pendientes y, si no, la probabilidad de que se cobren esas deudas. Permite prever futuros ingresos y costos para facilitar las decisiones de negocios.

COMPARACIN

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Estos informes permiten revisar los resultados de actividades de negocios de dos perodos de contabilizacin, o comparar dos empresas. Se consideran los siguientes reportes financieros: Balance. Balance Provisional. Cuentas de Perdidad y Ganancias.

PRESUPUESTO
Este informe analiza las actividades empresariales que se han llevado a cabo durante un perodo definido con referencia a un escenario de presupuesto seleccionado. Adems tiene las modalidades de revisin por: Informe de Presupuesto Balance. Informe de Presupuesto Balance Test. Informe de Presupuesto de Prdidas y Ganancias.

MDULO DE OPORTUNIDADES DE VENTAS

Los informes de oportunidades se utilizan para analizar las oportunidades y optimizar el proceso de ventas, se pueden basar en todos los parmetros o se pueden filtrar de acuerdo con parmetros concretos. Al seleccionar un parmetro se abren una o ms ventanas donde se pueden seleccionar las diferentes opciones. Algunos informes se pueden visualizar en formato de grfico o de tabla.

Informe de previsin de oportunidades: presenta una proyeccin de las

oportunidades de ventas potenciales, basadas en las fechas previstas para todas las oportunidades abiertas.

Informe de previsin de oportunidades a largo plazo: presenta una previsin de las oportunidades abiertas y cerradas agrupadas en funcin del perodo de tiempo seleccionado. Informe estadstico de oportunidades: presenta el nmero de oportunidades abiertas y cerradas, adems los datos se pueden ordenar para visualizarlos de acuerdo con varias combinaciones de opciones y de agrupacin. Anlisis de Etapas: proporciona un resumen de la tasa de xito de las actividades de ventas. Contiene datos sobre cuantas oportunidades de ventas han concluido en un nivel concreto, o sobre cunto tiempo permanecen las oportunidades de ventas en cada nivel del proceso de ventas.

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Reporte de distribucin fuente a lo largo del tiempo: presenta las

oportunidades de venta de acuerdo con su fuente, y puede agruparse para visualizar perodos de tiempo especficos (por ejemplo das, semanas o meses).

Informe de oportunidades ganadas: visualiza informacin sobre las

oportunidades de ventas que ha tenido xito.

Informe de oportunidades perdidas: se puede utilizar para analizar

oportunidades que no han tenido xito.

Mis oportunidades abiertas / cerradas: visualiza las oportunidades relacionadas con el usuario que ha iniciado sesin en SAP Business One. Pipeline de oportunidades: proporciona un resumen de todas las oportunidades actualmente abiertas. Tambin indica el potencial de ventas, el nivel de ventas, el empleado responsable, etc.
Al seleccionar cada elemento, puede llamar un informe detallado de cada nivel.

Anlisis de Oportunidad Dinmico: muestra las oportunidades ms

importantes (abiertas o cerradas), de diez a treinta, junto con todos los detalles desde el punto en que se crearon hasta el momento en que se cerraron. Puede utilizar este informe para analizar las oportunidades abiertas en el pipeline de ventas. Desde este informe es ms fcil identificar las oportunidades con ms probabilidades xito.

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Oportunidades: Pipeline

Seleccionar: Pasar a o hacer clic con el botn

Anlisis oportunidad dinmico

MDULO DE VENTAS
Anlisis de ventas: se puede identificar rpidamente los puntos dbiles de su cartera de ventas y productos. Proporciona informacin sobre ventas basada en los siguientes criterios:
Clientes. Artculos. Empleados depto. Ventas. Una combinacin de todo lo anterior.

Lista de partidas abiertas: permite al usuario visualizar ventas abiertas y

documentos de compras. slo los documentos en status Abierto aparecen en este informe. En este informe tambin aparecen los documentos parcialmente copiados en documentos destino.

Pedido Atrasado: Este informe visualiza una lista de pedidos del cliente atrasados o facturas de anticipo de deudores que no se pueden enviar debido a cantidades faltantes de stock. Permite definir las prioridades y acelerar los pedidos o las rdenes de fabricacin.

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El informe de Pedidos retrasados se puede ejecutar diaria, semanal o mensualmente. En este informe se visualizan todos los pedidos de cliente con una cantidad pendiente segn los criterios de seleccin indicados

Arrastrar y vincular: El men Arrastrar y vincular es una etiqueta del men

principal de SAP Business One. Es una herramienta interactiva que se puede utilizar en paralelo para mtodos de trabajo regulares. Utiliza consultas predefinidas para generar informes en el sistema, busca tanto en informes como en los datos maestros, por ejemplo, en las Cuentas de mayor e Interlocutores comerciales. La funcin Filtro permite filtrar informes.

MDULO DE COMPRAS
Anlisis compras: Permite gestionar un negocio de manera eficiente, se necesita informacin detallada acerca del volumen de compras realizado por sus proveedores. Deber ser capaz de determinar los productos que compra en mayor cantidad y cules de sus empleados de compras consiguen las mejores operaciones.
Esta informacin la proporciona el anlisis de compras y se refleja con mayor claridad mediante la visualizacin de un grfico.

Lista de partidas abiertas: Slo los documentos con el status Pendiente

aparecen en este informe. En este informe tambin aparecen los documentos parcialmente copiados en documentos destino. Tambin se pueden visualizar los documentos desde el informe.

Arrastrar y vincular: El men Arrastrar y vincular es una etiqueta del men

principal de SAP Business One. Es una herramienta interactiva que se puede utilizar en paralelo para mtodos de trabajo regulares. Utiliza consultas predefinidas para generar informes en el sistema, busca tanto en informes como en los datos maestros, por ejemplo, en las Cuentas de mayor e Interlocutores comerciales. La funcin Filtro permite filtrar informes.

MDULO DE INVENTARIO
Lista de Artculos: Este informe crea una lista de artculos, teniendo en cuenta las opciones definidas. Informe de ltimos precios: En este informe se visualizan los ltimos precios de
compra y venta de un artculo, para un socio de negocios especfico o para todos los socios de negocios.

Artculos inactivos: Utilice este informe para determinar los artculos que no se han empleado para una operacin definida desde una fecha especfica.
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Lista de registros contables de inventario: La lista de contabilizacin de stocks ofrece una visin general de todas las contabilizaciones del sistema, con base en diferentes criterios de seleccin y opciones de clasificacin. Se puede generar un informe para almacenes especficos basado en uno de los criterios de seleccin siguientes:
Artculo. Socio de negocios. Otros: Permite especificar un criterio de seleccin que puede ser como almacn o empleado del departamento de ventas.

Status de Stock: Utilice este informe para analizar el status actual del inventario y
verificar las operaciones de stock planificadas para un artculo en particular. Las operaciones de stock planificadas incluyen: Stock que se va a expedir a clientes. Stock que fue pedido por proveedores y que se recibir en el almacn.

Informe de Stock en almacn: Este informe muestra los inventarios actuales

por almacn basndose en la informacin de estos documentos. A continuacin, se pueden aplicar medidas como, por ejemplo, traslados de stock para suplir el inventario de un almacn.

Informe de Auditora de Stock: Este informe ofrece un seguimiento de auditora para las operaciones de stock contabilizadas en el plan de cuentas.
Este informe se utiliza para realizar comparaciones entre la vista de contabilidad (cuentas de saldo stock) y la vista logstica (valor de stock visualizado por el informe de auditora). El informe explica las modificaciones de valor en las cuentas de existencias.

Informe de Valoracin de Stocks: Si se trabaja con la gestin de inventario

permanente, se puede utilizar este informe para valorar todo el inventario del almacn de todos los artculos en una fecha de notificacin. Normalmente, se valorar el inventario del almacn en la fecha de notificacin del balance. Este informe se considera un informe de gestin para verificar los escenarios de simulacin. Por ejemplo, se puede ver lo que ocurre si se valora un artculo basado en un mtodo del clculo del costo distinto. Este informe no se utilizar como informe de auditora. Para las auditoras, se utilizar el Informe de auditora de stock.

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Se puede seleccionar uno de los siguientes mtodos de determinacin para la valoracin de inventario: Promedio ponderado. FIFO. Por lista de precios. ltimo precio determinado.

Informe de Operaciones de nmero de Serie: El informe le permite mostrar diferentes operaciones de nmero de serie para el nmero de artculo seleccionado.
El contenido del informe vara segn las opciones que se seleccionen para obtener el informe.

Informe de Operaciones de nmero de Lote: El informe le permite mostrar diferentes operaciones de nmero de lote para el nmero de artculo seleccionado.
El contenido del informe vara segn las opciones que se seleccionen para obtener el informe.

MDULO DE GESTIN DE BANCOS

Registro de Cheques: Este informe genera un resumen de los cheques para
pago creados en SAP Business One. Segn los criterios de seleccin que se definan, el informe lista los cheques para pago, agrupados segn las cuentas de origen, y proporciona informacin tal como si un cheque se ha impreso, su importe, el status de confirmacin, etc.

Informe de Documentos de Pago Preliminar: Utilice esta funcin para

visualizar y procesar documentos preliminares de cobros y pagos efectuados.

Cheques p. pagos extendidos en informe seccin fechas: Enlista los registros de los cheques creados, dicho informe se genera en base a un rango de fechas de estos Documentos.

MDULO DE PRODUCCIN
Informe de Lista de Materiales: Este informe suministra una lista detallada de
todas las listas de materiales que ha creado. Para abrir la ventana, seleccione Produccin > Informes de produccin > Informe de lista de materiales.

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Lista de partidas abiertas: permite al usuario visualizar las rdenes de Fabricacin abiertas. Slo los documentos en status Planificacin aparecen en este informe. En este informe tambin aparecen los documentos parcialmente copiados en documentos destino.

MDULO DE SERVICIOS
Llamadas de Servicio: Este informe proporciona informacin sobre llamadas de servicio pendientes y cerradas y permite analizar toda la informacin acerca de la gestin de las llamadas de servicio en la empresa. Llamadas de Servicio por Cola: Este informe proporciona informacin acerca de las llamadas de servicio en cada cola de servicio y permite verificar todas las llamadas de servicio en espera en una cola. Tiempo de respuesta por Informe de Responsable: Este informe le permite
analizar el tiempo de respuesta de empleados asignado a llamadas de servicio especficas. Si una llamada de servicio est en una cola, obtendr informacin sobre el tiempo que la llamada de servicio estuvo en la cola antes de que un empleado la respondiera.

Informe Tiempo Cierre Promedio: Este informe proporciona detalles sobre la

cantidad de tiempo promedio que se necesita para cerrar las llamadas de servicio. Utilice este informe para comprobar el rendimiento del departamento de servicios. Es posible visualizar llamadas de servicio con la misma fecha de cierre. Tambin puede seleccionar llamadas de servicio finalizadas por un empleado determinado.

Informe Tarjeta Equipo del Cliente: Este informe proporciona informacin sobre
los artculos especficos comprados por cada cliente o asignados a stos.

Monitor Servicio: Utilice este informe para analizar la eficiencia y el rendimiento

de su departamento de servicio. Puede visualizar sus propias llamadas de servicio, o bien todas las llamadas de servicio pendientes. El informe presenta dos vistas dinmicas de las llamadas de servicio: Llamadas de servicio abiertas El grfico visualiza el porcentaje de llamadas de servicio pendientes en SAP Business One; que es el nmero de llamadas de servicio pendientes por minuto durante la ltima hora. Llamadas de servicio atrasadas

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El grfico visualiza el porcentaje de llamadas de servicio atrasadas en SAP Business One; que es el nmero de llamadas de servicio atrasadas por minuto durante la ltima hora. Mis Llamadas de Servicio: Utilice este informe para ver y analizar las llamadas de servicio que tiene asignadas. El informe muestra las llamadas de servicio pendientes, cerradas y atrasadas. Puede evaluar la prioridad de las llamadas de servicio y realizar las acciones necesarias. Usted tambin puede analizar su propia eficiencia y rendimiento. Mis Llamadas de Servicio Pendientes: Utilice este informe para ver y analizar las llamadas de servicio pendientes de las que es responsable. Puede comprobar cada llamada de servicio, visualizar su progreso y realizar las acciones necesarias. Mis Llamadas de Servicio Atrasadas: Utilice este informe para ver y analizar las llamadas de servicio que han pasado su fecha de vencimiento. Puede comprobar cada llamada de servicio y evaluar su progreso, as como realizar las acciones necesarias para solucionar el problema lo antes posible. Usted tambin puede analizar su propia eficiencia y rendimiento.

MDULO DE RECURSOS HUMANOS

Lista de Empleados: Utilice este procedimiento para visualizar e imprimir listas de empleados de la empresa de acuerdo con sus criterios de seleccin. Informe de Ausentismo: Utilice este procedimiento para generar un informe
que muestre el tiempo que los empleados han estado ausentes.

Agenda Telefnica: Utilice este procedimiento para crear una agenda telefnica que contenga los nmeros de empleados especficos de las sucursales y los departamentos seleccionados.

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