TECNOLGICA DE ALIMENTOS S.A.

Elaborado por: Silvia Len Revisado por: Aprobado por: Versin N: 001

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Fecha de Aprobacin: Setiembre 2011

MANUAL GASTOS DE VIAJE SAP

Cdigo:

MANUAL GASTOS DE VIAJE SAP

DOCUMENTO CONTROLADO Prohibida su reproduccin sin la autorizacin de la Gerencia de Tecnologa de Informacin de Tecnolgica de Alimentos S.A.

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OBJETIVO Establecer las pautas para la creacin de planes de viaje y liquidaciones en el mdulo de gastos de viaje va SAP de TASA.

CREACIN DE PLAN DE VIAJE

La transaccin para crear un plan de viaje es la transaccin es TP01. Se ingresa el cdigo de empleado de trabajador:

Luego seleccionar y se procede a ingresar la siguiente informacin: Fecha de inicio del viaje Fecha de fin de viaje Destino del viaje Pas PE Regin Actividad Motivo En el caso de la opcin se marca solo en el caso de viaje por transporte terrestre ya que los pasajes areos no se incluyen dentro de los gastos considerados para viticos ya que estos tienen su propio procedimiento y en tal caso no se deber marcar el check .

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La asignacin de viticos para cada trabajador depender de las siguientes condiciones: Categora del trabajador Destino de viaje Duracin de viaje.

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La tabla de viticos es la siguiente:

Clasificacin destinos y categoras:

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Una vez que se ha ingresado toda la informacin requerida para la creacin del plan de viaje, deber seleccionar para grabar, momento en el cual aparecer un cuadro de dilogo en el podr seleccionar si desea grabar o no este plan de viaje.

Una vez que cre el plan de viaje, est pendiente de aprobacin. El status para indicar que el plan de viaje est pendiente de aprobacin es La estrategia de aprobacin es segn organigrama.

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APROBACIN DEL PLAN DE VIAJE

Para la aprobacin del plan de viaje el superior jerrquico, deber ingresar a la transaccin TP01 y seleccionar , aparecer un cuadro de dilogo en donde podr seleccionar AUTORIZAR, RECHAZAR O CANCELAR,

Una vez que se haya autorizado el plan de viaje, existen 2 situaciones: 1. Cuando al momento de la creacin se seleccion , Tesorera proceder a realizar el abono en la cuenta del trabajador. 2. Cuando al momento de la creacin no se marco check , en este caso el trabajador podr ingresar sus gastos en la transaccin PR05. En el caso se genere el requerimiento como indica el primer caso aparecer la confirmacin del mismo mediante el siguiente mensaje:

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Inmediatamente aprobado el plan de viaje el status cambiar al siguiente: Un mensaje que indica la autorizacin del mismo .

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LIQUIDACIN DE GASTOS DE VIAJE

Para liquidar los gastos de viaje el trabajador deber ingresar uno a uno los gastos generados en su viaje mediante la transaccin PR05 ingresando su cdigo de trabajador. Para empezar a ingresar los gastos el trabajador deber seleccionar el viaje y luego el cono .

Una vez seleccionado el lpiz aparecer la siguiente pantalla: Que es donde se empezarn a ingresar los gastos. Como se muestra en la pantalla, esta transaccin jala los datos de la creacin del gasto de viaje.

Para seleccionar el tipo de gasto que se encuentra parametrado en el mdulo de Gastos de Viaje, dar click en el match code de donde aparecer una lista desglosable de gastos:

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Ejemplo: Tenemos una factura por consumo con los siguientes datos: Valor de venta IGV 18% Servicio TOTAL S/.100 18 10 S/. 128

El ingreso del gasto debera ser como sigue: En total importe se debe ingresar el total del gasto, en este caso los S/. 128.00 (nuevos soles) En impuesto ingresar el importe correspondiente al IGV S/. 18.00 En indicador de impuesto es C1 cuando el gasto est afecto a IGV No es necesario ingresar los S/. 10.00 por concepto de servicio, el sistema calcula la diferencia y le asigna una cuenta contable. Nota: La fecha del gasto aparece por defecto con la fecha de inicio del viaje, hay que irla modificando de acuerdo a la fecha real del gasto.

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Una vez ingresado el gasto de la factura, dar ENTER y aparecer la siguiente pantalla: En esta ventana se procede a ingresar la informacin de la factura. Nota: Por default aparece el cdigo 01. Factura 3. Boleta de venta 12. Ticket 16. Pasaje nacional. Estos datos aparecen segn el tipo de gasto seleccionado.

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Ingreso de nmero de RUC del proveedor.

Enter y doble click en el RUC del proveedor

A continuacin completar los datos de la factura:

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Tener en cuenta que los siguientes gastos tienen indicador de impuestos C0

Una vez terminado de ingresar los gastos, el sistema determinar el saldo en caso lo hubiere, si el importe gastado es menos que el importe abonado para gastos de viaje, se deber efectuar el depsito por la diferencia e ingresar los datos del depsito de tal manera que el saldo sea cero.

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Cuando los gastos estn cuadrados los gastos, proceder a grabar en forma Definitiva. Solo en los casos en los que no se hayan ingresado todos los gastos deber seleccionar Preliminar

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Imprimir la liquidacin de gastos de viaje para la firma del superior jerrquico y su firma y su posterior envo a contabilidad. Para generar el resumen de la liquidacin de gastos se deber seleccionar: el cual se muestra de la siguiente manera:

Una vez que se haya grabado en forma definitiva est listo para que su superior jerrquico pueda aprobar los gastos de viaje en el sistema y firma del resumen de la liquidacin fsica.

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APROBACIN DE GASTOS DE VIAJE

Los gastos de viaje son probados mediante la transaccin PR05. El superior jerrquico ingresa el cdigo de empleado en la transaccin PR05 y procede a autorizar los gastos segn est conforme.

Inmediatamente aprobado cambia el status de la liquidacin.

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CONTABILIZACIN DEL GASTO

La contabilizacin del gasto se realiza mediante la transaccin PR05 El analista contable ingresa el cdigo de empleado para proceder a revisar los gastos y posteriormente liquidarlos. Para facilitar la revisin existe la opcin Excel la informacin de los gastos ingresados. para poder exportar a

Una vez verificada su conformidad proceder a liquidar Aparece el siguiente cuadro de dialogo:

Y aparece una nueva ventana para colocar la fecha de contabilizacin

Click ac para aceptar.

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Una vez que el sistema haya terminado de contabilizar en forma automtica aparece la siguiente ventana:

En la parte superior aparecen nuevas opciones una vez efectuada la liquidacin: Para poder mostrar el asiento

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Asiento generado por la liquidacin de gastos:

Para anulacin de la contabilizacin

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Para exportar y ver los nmeros de los documentos contabilizados

NOTA: El sistema no permite la contabilizacin si Tesorera no ha efectuado el abono de la RQ y se ha realizado la conciliacin correspondiente.