INTRODUCCIN

MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES

Sea una pequeo emprendimiento, una mediana o gran empresa, de hecho que todas sin excepcin necesitan algn tipo de pauta organizativa. Definir algunas cosas como los valores, la visin y misin, los cuales son los conceptos esenciales que orientan a la empresa hacia un objetivo; sin embargo, hay algo tambin importante, sobre todo si hay empleados, nos referimos a los organigramas y al MOF, en este trabajo tendremos conocimiento de porque es tan importante tener en cuenta estos dos instrumentos en la empresa, as tambin veremos la relacin que hay entre ellos. Es muy frecuente encontrar en las empresas trabajadores que no saben que deben hacer, sobre todo los que recin ingresan, pasan dos o tres das adivinando cules son sus roles. Lo anterior se debe a la falta de organizacin. El trabajador debe conocer desde el ingreso en la compaa tres documentos claves: las declaraciones estratgicas (visin, misin, valores y objetivos),

el organigrama funcional de toda la empresa y del rea donde va a desempearse y el Manual de Organizacin y Funciones. El Manual de Organizacin y Funciones, es un documento normativo que describe las funciones especficas a nivel de cargo o puesto de trabajo desarrollndolas a partir de la estructura orgnica y funciones generales establecidas en el Reglamento de Organizacin y Funciones, as como en base a los requerimientos de cargos considerados en el Cuadro para Asignacin de Personal.

CONTENIDO
INTRODUCCIN ................................................................................................................................... 1 CAPITULO I .......................................................................................................................................... 3 INTRODUCCIN ........................................................................................................................... 3 CAPITULO II ......................................................................................................................................... 4 BASE LEGAL ................................................................................................................................. 4 CAPITULO III ........................................................................................................................................ 4 OBJETIVOS ................................................................................................................................... 4 CAPITULO IV ........................................................................................................................................ 4 POLTICAS .................................................................................................................................... 4 CAPITULO V ......................................................................................................................................... 5 LNEA DE AUTORIDAD, RESPONSABILIDAD Y COORDINACIN ................................................... 5 CAPITULO VI ........................................................................................................................................ 7 FUNCIONES GENERALES .............................................................................................................. 7 CAPITULO VII ....................................................................................................................................... 9 ORGANIZACIN ........................................................................................................................... 9 CAPITULO VIII .................................................................................................................................... 10 CUADRO DE ASIGNACIN DEL PERSONAL ................................................................................ 10 CAPITULO IV ...................................................................................................................................... 11 FUNCIONES ESPECFICAS A NIVEL DE CARGO ........................................................................... 11

CAPITULO I
INTRODUCCIN

El presente manual de organizacin y funciones (MOF) de la Librera Editorial Minerva es un documento que indica normas bsicas de la organizacin para su juicio movimiento y control de la institucin.

En este manual se desarrolla los aspectos, funciones generales; especficas y laborales. a. Finalidad El manual de organizacin y funciones es un documento normativo que regula las funciones de una empresa. Dar a conoces en forma clara las funciones, actividades de la editorial minerva Permitir que el personal conozca con claridad las funciones del cargo que se le asigne

b. Alcance El Manual de Organizacin y Funciones MOF, debe ser de conocimiento de todo el personal de la empresa, a travs de su respectiva Jefatura. Se encuentra dentro del marco de las actividades y relaciones internas y externas de los diferentes rganos de la empresa por lo que su conocimiento y cumplimiento es obligatorio. c. Aprobacin y Actualizacin El presente manual fue autorizado por el Gerente general en el ao 1997 El MOF se renueva cada 3 aos. La ltima actualizacin se realiz en 2010.

CAPITULO II
BASE LEGAL

El MOF de la Editorial Minerva est bajo la base legal del Art. 7 y 8 Ley N 28086 En el rubro de Editorial e Imprenta.

CAPITULO III
OBJETIVOS

Ser lderes Comercializando toda la extensa gama de artculos para oficina de marcas conocidas tanto nacionales como importadas y de papelera en general Mantener el prestigio en el mercado peruano por la excelente calidad de

productos en el ramo de editorial y en la fabricacin de cuadernos y material escolar en nuestra marca (Minerva).

CAPITULO IV
POLTICAS

Satisfacer plenamente las necesidades de nuestro cliente con productos de buena calidad. Brindar un buen servicio de atencin al cliente

CAPITULO V
LNEA DE AUTORIDAD, RESPONSABILIDAD Y COORDINACIN

J.G.A

Gerente General

Sub Gerente Asesora Financiera

Dto. De RR.HH

Dto. De Contab.

Gerencia Operacin

Gerencia De Ventas

Dto. De Produc.

Dto. De Acabad.

Dto. De Ventas

Dto. De MKT.

Div. Almac.

Div. De Cobranza

La gerencia General es autoridad del sub Gerente, de las unidades de apoyo e unidades de lnea, a su vez estas unidades tendrn que reportar a la gerencia general. La gerencia de operaciones es autoridad de los departamentos (de produccin, de acabados) y de la divisin (de almacn) a su vez estos departamentos divisin reportan a la gerencia de operaciones La gerencia de ventas es autoridad de los departamentos (ventas, de acabados), divisin (de cobranza) a su vez los departamentos y la divisin reportan a la gerencia de ventas. Coordinacin Existe coordinacin entre asesora financiera y gerencia de ventas ya que la gerencia de ventas necesita estar informado, sobre quienes pueden ser clientes principales productos. Existe coordinacin entre a Gerencia de Ventas con la Gerencia de Operaciones porque ambos necesitan de los dos para tomar decisiones sobre la produccin y venta de los productos de Minerva. para la comercializacin y distribucin sus y

adecuada de sus

CAPITULO VI
FUNCIONES GENERALES

1. Gerente General Es el representante legal de la editorial minerva y el encargado de tomar decisiones, crear planes de contingencia ante una situacin o punto crtico.

2. Sub- Gerente

Ejecuta las rdenes y decisiones tomadas emitidas por el Gerente General. Es el representante General. de la empresa en caso de ausencia del Gerente

3. Asesora Se encarga de sugerir y proponer ideas con respecto a la lnea editora.

4. Departamento de RR. HH Mantener el registro e informacin sobre el personal, pago de remuneraciones y otros aspectos de servicios generales.

5. Departamento De Contabilidad Es el encargado de establecer y operar las medidas necesarias para

garantizar que el sistema de contabilidad del Centro este diseado para que su operacin facilite la fiscalizacin de los activos, pasivos, ingresos, costos, y gastos

Elabora, analiza y consolidad los estados financieros de la editorial.

6. Gerencia de Operaciones Se encarga de realizar y supervisar todo el proceso de fabricacin.

Administrar los equipos, maquinarias, herramientas, materiales insumos y potencial humano.

7. Gerencia de Ventas Se encarga de administrar medir y evaluar el desempeo de la fuerza de ventas como (Marketing). Realiza el monitoreo y el control del mbito de la comercializacin y de esa forma aumentar las ventas mediante la administracin eficiente del recurso humano disponible y del mercado potencial de clientes en un plazo determinado. En este caso tambin realizar cobranzas.

CAPITULO VII
ORGANIZACIN

1. Unidad de Direccin 1.1. 1.2. Gerencia General Sub Gerente General

2. Unidad de Asesora 2.1. Asesora Financiera

3. Unidad de Apoyo 3.1. 3.2. Departamento de RR.HH Departamento de Contabilidad

4. Unidad de Lnea 4.1. Gerencia de Operaciones

4.1.1. Departamento de Produccin 4.1.2. Departamento de Acabados 4.1.3. Divisin de Almacenes 4.2. Gerencia de Ventas

4.2.1. Departamento de ventas 4.2.2. Departamento de Marketing 4.2.3. Divisin de cobranza

CAPITULO VIII
CUADRO DE ASIGNACIN DEL PERSONAL

NOMBRE DE LA UNIDAD Gerencia General Sub Gerencia General Depto. de Asesora Financiera Depto. de RR.HH Depto. de Contabilidad Gerencia de Operaciones Depto. de Produccin Depto. de Acabados Divisin de Almacenes Gerencia de Ventas Depto. de Ventas Depto. de Marketing Divisin de Cobranza

NUMERO DE CARGO 01 01 01 01 01 01 01 01 02 01 03 15 02 01 02 01 02 10 02 02

DENOMINACIN DEL CARGO ESTRUCTURADO Gerente General Secretaria Sub Gerente Secretaria Asesor Financiero

DENOMINACIN DEL CARGO CALIFICADO Lic. en Administracin Secretariado Ejecutivo Lic. en Administracin Secretariado Ejecutivo Lic. en administracin y Derecho Lic. en Administracin Secretariado Ejecutivo Contador Pblico Colegiado Tcnico en Contabilidad Ingeniero Industrial Tcnico en arte graficas II Operadores de equipo de Imprenta Tcnico en impresiones Tcnico en Administracin Tcnico en Administracin Lic. en Marketing Tcnico en Administracin ------------------------------------Tcnico en Marketing Tcnico en Administracin

Jefe de RR.HH Secretaria Contador General Asistentes Gerente de Operaciones Jefe de Produccin Operarios Supervisor Jefe de Almacn Auxiliares Gerente de Ventas Supervisor Vendedores Personal de Publicidad Personal de Cobranza

CAPITULO IV
FUNCIONES ESPECFICAS A NIVEL DE CARGO

1. GERNCIA GENERAL

1.1.

Gerente General

Designar todas las posiciones gerenciales. Realizar evaluaciones peridicas acerca del cumplimiento de las funciones de las diferentes gerencias de lnea. Planear y desarrollar metas a corto y largo plazo junto con objetivos anuales. Coordinar con las oficinas administrativas para asegurar que los registros y sus anlisis se estn ejecutando correctamente. Crear y mantener buenas relaciones con los clientes, gerentes corporativos yo de lnea, proveedores para mantener el buen funcionamiento de la empresa.

1.2.

Secretaria

Apoyar directamente al gerente General en la elaboracin y despacho de los documento Tramitar los archivos de documento recibidos y evaluados por el gerente Realizar otras funciones que le asigne el gerente

2. SUB-GERENCIA GENERAL

2.1.

Sub-gerente General

Asesorar al gerente general y a las dems dependencias del nivel directivo de la empresa, en asuntos jurdicos y administrativos que interesen a la

misma y absolver las consultas que se le formulen en estas materias.

Ejercer la representacin de la empresa en los procesos en que esta sea parte o tenga inters. Proyectar los actos administrativos necesarios para el cumplimiento de las funciones a cargo de la empresa. Elaborar los contratos y convenios que deba celebrar la empresa Resolver los conflictos que surjan dentro de la empresa.

2.2.

Secretaria

Realiza todas las funciones que se le asigne el Sub-Gerente,

3. ASESOR FINANCIERO

Sugerir, proponer y estar al margen de todos los movimientos financieros de la empresa editorial Planear, obtener y usar los fondos para maximizar el valor de la organizacin.

4. DPTO. RECURSOS HUMANOS (RR.HH)

4.1.

Jefe de RR.HH

Proponer las polticas generales de administracin de los recursos humanos, teniendo en consideracin las normas estatutarias pertinentes y los principios de administracin de personal.

Mantener actualizados la documentacin y los registros con todos los antecedentes y la informacin referida al personal. Ejecutar y tramitar la incorporacin, promocin, retiro o destinacin del personal, como tambin lo relativo a licencias, permisos, asignaciones

familiares y todo lo relacionado a solicitudes del personal.

4.2.

Secretaria

Apoya y realiza todas las funciones asignadas por el jefe de RR:HH

5. DPTO. DE CONTABILIDAD

5.1.

Contador General

Llevar contabilidad al da mensualmente Impresin de Libros Contables Elaboracin de Reportes Contables

5.2.

Asistente (2)

Recibe, examina, clasifica, codifica y efecta el registro contable de documentos. Revisa y compara lista de pagos, comprobantes, cheques y otros registros con las cuentas respectivas. Archiva documentos contables para uso y control interno. Elabora y verifica relaciones de gastos e ingresos.

Transcribe informacin contable en un microcomputador. Revisa y verifica planillas de retencin de impuestos. Revisa y realiza la codificacin de las diferentes cuentas bancarias. Recibe los ingresos, cheques nulos y rdenes de pago asignndole el nmero de comprobante. Totaliza las cuentas de ingreso y egresos y emite un informe de los resultados. Participa en la elaboracin de inventarios.

6. GERENCIA DE OPREACIONES

6.1.

Gerente de operaciones

Se encarga de realizar vigila todo el proceso de fabricacin Administrar los equipos, maquinarias herramientas, materiales insumos y potencial humano. Estable y toma decisin sobre el proceso de produccin

6.2.

supervisor de produccin

superiora el trabajo del personal bajo tu cargo verifica el diseo color formato de los trabajos requeridos realiza montaje planos lneas, tramados y seleccin de colores Realiza otras funciones que le asigne el gerente de operaciones

6.1.2. Operarios (15) Armar moldes de impresiones en tipos de acuerdo al diagramado Reproducir documentos diversas, operando maquinas impresoras Realizar trabajos de compaginacin, encuadernacin, empaste, cortes de pale y otros.

6.3.

Supervisor de acabados (2)

Revisar las pruebas de imprenta, calidad y darle un toque minal al producto.

6.4.

Jefe de almacn

Planificar, Coordinar y Supervisar todos los Movimientos Operativos del Almacn Velar por la Integridad de la Carga que est bajo su custodia

Controlar que la Mercanca que est Almacenada Realiza inventario fsico

7. GERENCIA DE VENTAS

7.1.

Gerente de ventas

Planeacin y presupuesto de ventas. Determinacin del tamao y estructura de la organizacin de ventas. Reclutamiento, seleccin y entrenamiento de la fuerza de ventas. Distribucin de los esfuerzos de ventas y establecimiento de las cuotas de ventas. Compensacin, motivacin y direccin de la fuerza de ventas. Anlisis del volumen de ventas, costos y utilidades. Medicin y evaluacin del desempeo de la fuerza de ventas. Monitoreo del mbito de la comercializacin. Y marketing

7.2.

Supervisor de ventas

Ejecucin de todo el proceso de ventas Supervisin del personal a cargo Elaborar planes a corto y mediano plazo Manejar tiempos de entrega del servicio Establecer procedimientos de retroalimentacin Clasificar clientes potenciales y de cartera Participar en eventos para dar a conocer el servicio Actualizar documentacin de clientes

7.2.1 Vendedores (10)

Vender todos los productos que la Editorial Minerva determine, en el orden de prioridades por ella establecidos. Cerrar las operaciones de venta a los precios y condiciones determinados por la empresa. Respetar los circuitos o itinerarios previamente trazados en su zona. Cumplimentar los formularios y procedimientos para registrar las operaciones de venta. Mantener a los clientes informados sobre novedades, posibles demoras de entrega y cualquier otro tipo de cambio significativo. Brindar buena atencin al cliente

7.3.

Personal de publicidad (2)

Es el encargado de la publicidad del producto de nuestra marca minerva

7.4.

Personal de cobranza (2)

Realizar tareas para activar la cobranza en funcin de cumplir con las metas fijadas en los presupuestos mensuales. Realiza los cobros correspondientes.